Enklare Vardag 2013

IDÉERNA SOM FÖRENKLAR DIN VARDAG

ENKlarE VARDAg

© 2013 InsightLabKungsgatan 71

SE-112 27 Stockholm 08-587 624 00

ENKLARE VARDAG – EN DEL AV WWW.INSPIraTIONSBOXEN.SE

#1/2013 Årgång 3

MINDrE SÄG

SaGTSIDAN 9

OCH FÅ MEr

FörENKlaGENOM aTT PlOCKa

BOrT

rOBIN SHarMaS vErKTyG:

SIDAN 20

GÖR 2013 TILL DITT BÄSTa År HITTIllS

uTNyTTja

SIDAN 18

HjÄrNaNS

PEaKTIDEr

SIDAN 3

2 © 201 InsightLab AB 08-587 624 00, www.insightlab.se 08-587 624 00, www.insightlab.se © 2013 InsightLab 3

EFFEKTIVA EGNA VANOR

RedaktionenE-post: [email protected] utgivare: Håkan RilegårdRedaktör: gabriella MorathRedaktion: Thomas Nyberg, Cristoffer Harlos, Jeanette Fagerhall, Annika Lagerhorn och Mats FrickBeställningar: 08-587 624 00 © InsightLab AB, Kungsgatan 71, 112 27 Stockholm. Enklare vardag utkommer med 8 nummer per år. Innehållet i tidningen får ej dupliceras, distribueras eller säljas utan skriftligt tillstånd från InsightLab AB.

Om InsightLabInsightLab förser sedan 1995 chefer och personalansvariga med uppdateringar och effektiva verktyg inom ledarskap och human resource.

”Less is more” – förenkla genom att plocka bortDet finns ett oändligt antal appar, sys-tem och tankesätt att ta till för att fören-kla vardagen. De flesta fyller var och en för sig sin funktion – bara man hinner ta till sig och praktisera all ny information och teknologi. En av de bästa metoderna för att bli mer effektiv är emellertid att göra färre saker. Fokusera på de vikti-gaste delarna, och ta bort allt som kan undvikas. Gör du detta till en vana kom-mer du på sikt att uppnå bättre resultat i det du gör.

Kom igång med sållandet och förenkla din vardag. Vad

behöver verkligen göras – och hur kommer man fram

till vad som ska bort? Matthew E. May tipsar i boken

”The Laws of Subtraction” om några effektiva tillväga-

gångssätt:

Experimentera med att plocka bort ett tidigare

”självklart” moment. Polisen i Colorado brukade tidi-

gare vara på plats för att dirigera tung trafik kring firan-

det av fjärde juli varje år. Det visade sig vara onödigt;

genom att istället bevaka trafiken genom monitorer och

enbart agera där det var nödvändigt sparade man inte

bara tid och energi – trafikproblemen löste sig även

några minuter snabbare än tidigare.

Säg mindre. Kommunikationscoachen Carmine gallo

arbetade med ett stort teknikföretag och hjälpte dem

att utforma en presentation inför ett årligt invester-

armöte. Han instruerade cheferna till att plocka bort

så många ord som möjligt ur genomgången för att

göra den så effektiv som möjligt. Presentationen blev

ovanligt lyckad och de flesta mötesdeltagare kunde

i efterhand till och med minnas och citera den första

PowerPoint-sliden, som med åtta ord beskrev företa-

gets framtidsvision.

öka pressen och uppnå bättre resultat. Vi arbetar

bättre under en viss press (inom rimliga gränser). När

resurserna och tiden är knappa tvingas vi prestera

bättre och ökar vårt fokus. Att plocka bort lite tid eller

resurser ur ett projekt kan med andra ord ge goda

resultat.

Minska onödig administration. Hur mycket admi-

nistrativt arbete går du igenom mest för ”sakens

skull”? Dan Markovitz, grundaren bakom TimeBack

Management, insåg att blanketter och formalia stal allt

för mycket tid i arbetsgruppen. Han bad medarbetarna

att strunta i blanketter och istället muntligt stämma av

med honom innan de tog ledigt. Det hela resulterade

i att Markovitz behövde lägga betydligt mindre tid på

pappersarbete och medarbetarna tog dessutom ut

färre semesterdagar.

Skapa mindre team och arbetsgrupper. Ett mindre

team är snabbare i vändningarna. ”Two pizza rule” kan

vara en effektiv måttstock när det gäller storleken på en

arbetsgrupp; ett helt team ska kunna bli mätta på två

pizzor – då är det lagom litet för att fungera optimalt.

Ställ tre frågor som snabbt sållar bort onödighe-

ter. gå vid varje problem eller utmaning igenom tre

specifika frågeställningar: Vad ska vi satsa på och vad

kan vi ignorera? Vad ska vi inkludera och vad kan vi

exkludera? Vad ska vi göra och vad ska vi undvika? Ta

bort alla onödiga och överflödiga faktorer; allt som är

förvirrande, slösar med era resurser eller på något sätt

svåranvänt. Undvik om möjligt onödiga moment eller

faktorer redan i startskedet av varje projekt.

Källa: ”The Laws of Subtraction”, Matthew E. May 2012, McGraw-Hill, ISBN-10: 0071795618

Den här krönikan blir något kortare än vanligt. Det här numret har nämligen omärkligt kommit att handla om det gamla talesättet "less is more" – om att förenkla genom att plocka bort. Skär ner på onödig kommunikation, inför en mejlbudget, banta ner

antalet timmar du spenderar på sociala medier. Lägg mindre tid på

att läsa nyheter och skriv snabbare. Plocka bort tidigare "självklara"

moment; säg mindre, håll färre möten. gå på djupet istället för bred-

den. Slipp krångliga registreringar, lägg mindre tid på att bifoga tunga

filer. Hur du faktiskt gör allt detta i praktiken kan du läsa mer om på

följande sidor.

Vi vill att du ska kunna gå hem en timme tidigare, eller få mer tid över

till att göra sådant som är viktigt för dig. Du ska kunna fylla fler av

dygnets timmar med det som intresserar dig på allvar. Vi räknar kallt

med att varken Outlook eller Excel platsar på listan över dina högsta

prioriteringar i livet. Vi vet att våra tips hjälper dig med att få de bitarna

ur världen – med lite mindre ansträngning.

Vi har kort och gott inte tid med varken krångliga

omskrivningar eller onödig mejlsortering. Jag

tycker istället att vi satsar på att 2013 blir vårt

bästa (se sidan 20) – och enklaste – år hittills.

God fortsättning!

gabriella Morath

Enklare vardag

I detta nummerEFFEKTIVA EgNA VANOR"Less is more" – förenkla genom att plocka bort............ ..................................3Tre åtgärder som vässar din att göra-lista.................................................4Bli av med ditt uppskjutarbeteende....................................5

VåRA BäSTA TIPSFredrik Neumüller & Lasse Andersson..................................... 6, 7, 8

KOMMUNIKATIONSäg mindre och få mer sagt......................9

TEAMARBETESätt ihop ett effektivt team från grunden................................................10 Utveckla teamets innovativa förmåga................................................10

MöTENEtt mötesverktyg för alla funktioner.......11

KREATIVITET & INNOVATIONDagliga kreativitetstips med appen Oflow...................................................... ...12 Säkra ett kreativt arbetsklimat..................12

LEDARSKAPFörenkla förändringsprocessen............13

INFORMATIONSöVERFLöD Bli bättre på att sålla med tydligare mål och ökat djup....................................14

E-POSTMobil mejlhantering 2.0 ........................15Färre mejl med "mejlbudget"........... ..15

TEKNIKTIPS & APPARSkicka tunga filer snabbt...................17Bump överför snabbt data mellan mobiler..............................................17Förvandla din iPad till ett skiss-block................................................17

KOMPETENS & LäRANDELär dig skriva snabbare.................. ...18 Dra nytta av hjärnans "peaktider".........18

MOTIVATION & ENERgIHantera motgångar effektivt..............19

PERSONLIgTgör 2013 till ditt bästa år hittills – fyra konkreta steg.............................20


EFFEKTIVA EGNA VANOR

Tre åtgär-der som vässar din att göra-listaFörtydliga din att göra-lista och gör det på så sätt både enklare och roligare att sätta igång med dina projekt.

Istället för att skriva ner det för-

sta som dyker upp i huvudet

kan du testa att använda dig

av följande tre steg:

Börja alltid punkterna på att

göra-listan med ett verb. På

så vis bryter du automatiskt

ner större projekt i specifika

delmoment och det blir rent

praktiskt enklare att omedel-

bart skrida till verket.

Notera tid och datum.

Tidsbestäm varje uppgift och

sätt en deadline för varje punkt

på listan. Notera även när

större delmoment ska vara

avklarade.

Motivera handlingen för dig

själv och andra. Lägg till ett

”varför” intill varje uppgift. Dels

blir du själv per automatik mer

motiverad att ta itu med upp-

giften, dels blir det enklare att

snabbt delegera uppgiften om

sammanhanget tydligt framgår.

Källa: www.productiveflourishing.com

Appen Brewster jonglerar dina kon-takter åt digLägger du för mycket tid på

sociala nätforum? Du använ-

der dig kanske av ett antal

olika sociala mediekanaler,

och på varje forum har du en

grupp vänner eller kontakter

som du har olika tät kontakt

med. Det kan på sikt bli svårt

att jonglera mellan de olika

tjänsterna och risken är att

du förlorar kontakten med

vissa, eller lägger ner onödigt

mycket tid på att manövrera

mellan olika forum och kon-

versationer. Appen Brewster

löser problemet. genom att

samla alla dina kontakter – det

vill säga personerna du mejlar,

ringer eller kontaktar på forum

som Facebook, LinkedIn,

Twitter och Foursquare – på

ett och samma ställe får du en

omedelbar överblick över ditt

nätverk och vad som händer

i samtliga kanaler. Appen hål-

ler koll på dina mest frekventa

kontakter i samtliga forum och

skickar automatiska påmin-

nelser om du är på väg att

förlora kontakten med någon

av dessa personer. Brewster

är gratis och går att ladda ner

från iTunes.

Källa: http://gadgets.ndtv.com

Har du en viktig presentation på gång? Några sista finjusteringar och småskaliga förberedelser kan ibland vara avgörande för hur väl du lyckas med ditt framförande.

Skicklig retorik och goda förkunskaper till trots; din presentation hänger i

mångt och mycket på en rad hyfsat enkla men ibland direkt avgörande för-

beredelser. Ta hjälp av följande tips:

visualisera din publik. gå igenom dagens agenda och notera en gång

extra vilken typ av publik du ska tala inför. Om din framställning är en del av

ett större event, påminn dig även om i vilket sammanhang du kommer att

hålla din presentation – vilka delar tjänar du på att understryka och finns det

andra delar du bör plocka bort?

Håll dig uppdaterad kring de senaste nyheterna. Var noga med att ha

koll på viktiga händelser som på något sätt påverkar publiken, eller som

kan komma att kräva en kommentar från dig.

läs presentationen högt för dig själv. Håll dig till enkla stödord och

gå igenom hela eller utvalda delar av föredraget ett par gånger i förväg; i

duschen eller bilen om du har ont om tid.

var på plats en timme i förväg. Kontrollera lokal, teknisk utrustning och

ordningen på eventuella PowerPoint-slides. Om rummet är stort kan du be

om en rumsdelare. Räkna generellt med att 60 procent av deltagarna kom-

mer att dyka upp för att minimera risken att lokalen känns tom.

Finjustera ditt innehåll efter rådande omständigheter. Ska någon

annan tala innan dig? Lyssna om möjligt på eventuella presentationer innan

det är din tur – läs av publiken och notera vilka ämnen som behandlas.

Anpassa dig sedan så gott som det går efter situationen. När du presente-

rat dig själv, fråga publiken vad

de förväntar sig av ditt framfö-

rande. Justera om möjligt ditt

innehåll; lägg till eller ta om nöd-

vändigt bort utvalda delar.

Källa: ”Extreme Productivity”, Robert C. Pozen

Sluta skjuta upp saker – identifiera tankegångarna som hindrar dig

jojkhjhj

Hur mycket påverkas ”slumpen” av dina medvetna val? Hur bra koll har du på vad som är ”rätt” och vad som leder in dig på fel spår? Är du medveten om hur din slentrianmässiga inställning till livet och valen i det lilla kan påverka det som tycks yttra sig som rena tillfälligheter?

Ibland är livet tufft. Under ekonomiskt eller tidsmässigt ansträngda tider är det lätt hänt att vänja sig vid att ”köra på” och ”härda ut”. Det måste göras. Så du jobbar på. Denna egenskap är ofta beundransvärd och nödvändig, men den kan även göra det svårt att hamna i momentum och uppnå det där flowliknande tillståndet då ”saker bara fungerar”. Ju längre vi accepterar detta förhållningssätt – att härda ut, ignorera nycker och känslonyanser och avdomnade slita med vardagsbestyr och problem – desto större är risken att vi förlorar kontakten med den form av intuition som ibland är det enda som behövs för att knuffa oss tillbaka på rätt spår; spåret som leder till en händelsekedja av positiva omständigheter som plötsligt får bitarna att falla på rätt plats.

Låter det flummigt? Att ”låta livet vara enkelt” och räkna med att saker ordnar sig är en mental inställning och ett val av förhållningssätt som gör oss mer öppna för nya möjligheter. Det fungerar nämligen så att ju mer avslappnat förhållningssätt du har till nuläget, desto fler möjligheter upptäcker du i din omgivning. Se till att öka din uppmärksamhet kring de små och till synes ovidkommande detaljerna i varda-gen; vad som tycks fungera och var det brister. Här gäller två enkla huvudregler:

Om någonting fungerar – fortsätt på samma spår.

Lägg även märke till vad som inte fungerar, och sluta göra det.

Att sluta göra något som inte fungerar ska däremot inte blandas ihop med att ge upp. Lär dig att känna skillnad på ”utmanande” och ”svårt”. Det utmanande ger kickar och tillfredsställelse när du lyckas; det svåra känns helt enkelt fel i magen. Hitta rätt mindset med hjälp av följande frågor:

Vad fungerar bra?

Vad fungerar dåligt?

Vad bör du göra härnäst baserat på svaren på ovanstående frågor?

Hur kan du göra för att ”låta livet vara enkelt”?

Finns det någonting i din vardag – på jobbet såväl som i privatlivet – som du håller fast vid trots att du innerst inne vet att det leder dig i fel riktning?

Vad skulle hända om du släppte det som känns fel och började gå åt ett annat håll?

Behåll sedan perspektivet över din vardag. Ta med jämna mellanrum ett steg till-baka och betrakta ditt liv. Skärskåda vad som tycks flyta på, och var livsmönstret tycks ha hakat upp sig. Lita på din magkänsla och välj om möjligt den enkla vägen i alla situationer.

Källa: www.theinneredge.com, http:// joellekjay.com

Hur mycket påverkas ”slumpen” av dina medvetna val? Hur bra koll har du på vad som är ”rätt” och vad som leder in dig på fel spår? Är du medveten om hur din slentrianmässiga inställning till livet och valen i det lilla kan påverka det som tycks yttra sig som rena tillfälligheter?

Ibland är livet tufft. Under ekonomiskt eller tidsmässigt ansträngda tider är det lätt hänt att vänja sig vid att ”köra på” och ”härda ut”. Det måste göras. Så du jobbar på. Denna egenskap är ofta beundransvärd och nödvändig, men den kan även göra det svårt att hamna i momentum och uppnå det där flowliknande tillståndet då ”saker bara fungerar”. Ju längre vi accepterar detta förhållningssätt – att härda ut, ignorera nycker och känslonyanser och avdomnade slita med vardagsbestyr och problem – desto större är risken att vi förlorar kontakten med den form av intuition som ibland är det enda som behövs för att knuffa oss tillbaka på rätt spår; spåret som leder till en händelsekedja av positiva omständigheter som plötsligt får bitarna att falla på rätt plats.

Låter det flummigt? Att ”låta livet vara enkelt” och räkna med att saker ordnar sig är en mental inställning och ett val av förhållningssätt som gör oss mer öppna för nya möjligheter. Det fungerar nämligen så att ju mer avslappnat förhållningssätt du har till nuläget, desto fler möjligheter upptäcker du i din omgivning. Se till att öka din uppmärksamhet kring de små och till synes ovidkommande detaljerna i varda-gen; vad som tycks fungera och var det brister. Här gäller två enkla huvudregler:

Om någonting fungerar – fortsätt på samma spår.

Lägg även märke till vad som inte fungerar, och sluta göra det.

Att sluta göra något som inte fungerar ska däremot inte blandas ihop med att ge upp. Lär dig att känna skillnad på ”utmanande” och ”svårt”. Det utmanande ger kickar och tillfredsställelse när du lyckas; det svåra känns helt enkelt fel i magen. Hitta rätt mindset med hjälp av följande frågor:

Vad fungerar bra?

Vad fungerar dåligt?

Vad bör du göra härnäst baserat på svaren på ovanstående frågor?

Hur kan du göra för att ”låta livet vara enkelt”?

Finns det någonting i din vardag – på jobbet såväl som i privatlivet – som du håller fast vid trots att du innerst inne vet att det leder dig i fel riktning?

Vad skulle hända om du släppte det som känns fel och började gå åt ett annat håll?

Behåll sedan perspektivet över din vardag. Ta med jämna mellanrum ett steg till-baka och betrakta ditt liv. Skärskåda vad som tycks flyta på, och var livsmönstret tycks ha hakat upp sig. Lita på din magkänsla och välj om möjligt den enkla vägen i alla situationer.

Källa: www.theinneredge.com, http:// joellekjay.com

Fem avgörande "sista minuten"-förberedelser inför muntliga framställningar

Bråttas du ständigt med brinnande deadlines? Om du ofta skjuter upp saker utan egentlig anledning kan det vara en god idé att gå till botten med hur beteendet startade.

är du rädd för att misslyckas, eller kanske för att lyckas? Försöker du

undvika konsekvenserna till följd av att behöva ta ställning eller göra ett

obekvämt val? Skjuter du upp något mest för att det är svårt eller tråkigt,

eller handlar det om en omedveten ovilja att vara andra till lags? När du

väl identifierat orsaken bakom ditt uppskjutarbeteende, fråga dig hur pass

relevanta dina tankegångar kring det hela faktiskt är. Skriv ner dina tre

främsta anledningar till att skjuta på en uppgift eller ett beslutstagande och

försök sedan att hitta sätt att tackla din motvilja. Skjuter du upp någonting

av rädsla? Vilka ”skräckscenarier” ser du framför dig – och är de verkligen

så realistiska som du slentrianmässigt tänker dig? Inte sällan gör vi omed-

vetet problemen större än vad de faktiskt är. Istället för att skälla på dig själv

när du är ute i sista sekunden – ta dig tid att kartlägga och förstå ditt eget

beteende. När du väl kommit underfund med varför du skjuter upp det du

ska göra blir själva uppgiften mindre laddad – och därmed betydligt enklare

att komma igång med.

Källa: http://www.personal-growth-programs.com/procrastination


VÅRA BÄSTA TIPSFredrik Neumüller, säljchef, Draftit:

"Smartare mejlhantering hjälpte oss att nå rekordsiffror"Hur gör du för att förenkla vardagen?Jag använder mig av två olika typer av att göra-listor; en till jobbet och en

privat. Det är viktigt att den inte blir för lång – risken är då att man känner

att man ”misslyckats” med att bocka av dagens uppgifter och det sänker i

sig motivationen. Det blir en slags ”prestigeförlust” att behöva skjuta upp allt

för många projekt till morgondagen. Listan ska vara lagom lång helt enkelt,

då känner man att man ligger i fas och slipper onödig stress.

Ett annat klassiskt tips är att alltid börja med den jobbigaste eller svåraste

arbetsuppgiften. Bli av med det som tynger dig det första du gör på mor-

gonen, börja dagen med det du drar dig mest för. Risken är annars att en

sådan uppgift – om den blir liggande – drar ner dig mentalt och "blöder

över" i andra projekt; det är helt enkelt lätt att börja skjuta upp fler saker när

den där jobbiga uppgiften ligger och skaver i ditt medvetande. Börjar man

istället med det jobbigaste upptäcker man oftast två saker; det var inte så

jobbigt som man föreställt sig, och resten av dagen går av bara farten. Det

du gör i början av dagen sätter tonen för de resterande timmarna. Se till att

komma upp på rätt energinivå direkt.

Har du och din arbetsgrupp några ovanor som gör det svårare att arbeta effektivt?Det är lätt att hamna i ovanan att vilja läsa och svara på varje mejl på upp-

studs. Det här har tidigare stulit en del säljtid i mitt team, vilket har lett till

både frustration och lägre säljresultat. Det är ju en klassisk tidstjuv; att agera

reaktivt och hela tiden ta saker ”på uppstuds” när man egentligen behöver

fokusera ostört på sina arbetsuppgifter för att komma in i rätt flyt.

Min filosofi är att vi alla ska lägga så mycket tid som möjligt på det vi

faktiskt är anställda att göra, och så lite tid som möjligt på administrativa

uppgifter. Om jag vid behov kan hantera administrativa uppgifter åt mina

medarbetare så kan de i sin tur utnyttja säljtiden bättre.

Vi har i mitt team tillsammans satt upp några hållpunkter kring mejlhante-

ringen; mejl som inte är brådskande stjärnmärks och hanteras sedan på

eftermiddagen, alternativt i specialfall så vidarebefordras de till mig som sälj-

chef – vill medarbetaren då ifråga att jag svarar på mejlet så sköter jag det.

genom att lägga timmarna då du är som mest effektiv på dina viktigaste

uppgifter – och sedan schemalägga mejlhanteringen och andra administra-

tiva uppgifter så att de inte konkurrerar om den mest värdefulla arbetstiden

– så får du ökad arbetsro. Det medför i sin tur att du blir mer effektiv. Om-

mitt team blir mer effektivt blir jag mer effektiv. Efter att vi gjorde dessa jus-

teringar i mejlhanteringen så har vi har på kort tid uppnått stora resultat; vi

har slagit våra budgetar, vi har ökat fokus på försäljning, fått mer tid över

och det är inte längre en massa saker som stjäl tid – de flesta upplever helt

enkelt en större arbetstro nu än tidigare.

vilket är ditt bästa tips för att förenkla vardagen på jobbet? Börja dagen på rätt sätt. En seg start med drivor av mejl i inkorgen smittar

lätt av sig på resten av dagen och sänker ditt tempo och din energinivå.

Hela hemligheten ligger i att skapa rätt flyt redan från början. Ja, det kan

upplevas som osocialt av vissa – men ha för vana att komma tio minuter

tidigare än de andra och bocka av en eller två saker på listan direkt. Strunta

i att kolla mejlen eller ha längre samtal med kollegorna det första du gör. Vill

du vara riktigt effektiv kan du experimentera med att vänta med första kaf-

fekoppen tills du bockat av din första uppgift – det blir en slags ”motivering”

till att ta itu med sakerna direkt. När du gjort allt detta kan du med gott

samvete ta en kopp kaffe, småprata med kollegorna och svara på ett par

mejl – du har redan satt tonen för dagen och kommer förmodligen uppleva

en högre energinivå och få fler saker gjorda.

lasse andersson, utbildningsansvarig, Scania Cv:

"Lean har drastiskt förenklat vår vardag"Hur gör du för att förenkla vardagen?Jag använder Outlook till det mesta. Jag har kalendern synkad till telefo-

nen och olika mappsystem och påminnelser i Outlook för olika projekt och

arbetsuppgifter. Jag använder mig faktiskt inte av några andra appar eller

system, Outlook har fungerat bra för mig i flera år.

I övrigt jobbar både jag och mina medarbetare mycket med visualisering

enligt Lean. Vi har planeringsmöten då vi visualiserar kommande projekt

och använder oss av den klassiska tavelmötesmodellen. En whiteboard

med aktuella projekt och målbeskrivningar får sedan sitta uppe så att alla

kan följa utvecklingen och lägga till eller ändra olika delar efter behov. Vi

kommer snart börja använda oss av färgmärkning och andra system för att

göra det ännu mer visuellt. genom att visualisera på detta sätt blir målen

mycket tydligare. Varje medarbetare får på ett djupare plan en bild av hur

uppgifterna hänger ihop och hur de individuellt bidrar till helheten. Att ha-


KOMMUNIKATIONVÅRA BÄSTA TIPS

I samma anda som Matthew E. Mays bok ”The laws of Subtraction” – som handlar om att förenkla genom att plocka bort – menar ledarskapsförfatta-ren David M. Shedd att vi kommunicerar bättre om vi kommunicerar mindre. Om vi minskar ner på kommunikationen i stort frigör vi värdefull tid och blir mer produktiva.

Vi blir dagligen överösta av information från alla håll och

kanter; inte sällan blandade budskap och onödig infor-

mation som stjäl fokus från våra viktigaste uppgifter.

Vi har alla ett visst ansvar när det gäller att varken ta

emot eller överösa varandra med onödig information.

David M. Shedd tipsar om några åtgärder att ta till för

att minska informationsmängden och på så vis uppnå

en mer produktiv kommunikation:

• Sålla hårdare bland dina viktigaste budskap.

Särskilt viktigt om du är chef är att plocka ut tre till

fem huvudfaktorer och inte presentera alltför mycket

information på en gång. Ibland kan det vara nöd-

vändigt att stryka vissa delar för att ditt viktigaste

budskap ska få tillräcklig genomslagskraft.

• Håll färre möten. Spara om möjligt fem ärenden

till ett enda tillfälle istället för att hålla fem minimöten

kring varje ärende.

• Skicka färre mejl. Skicka mejl till färre medarbe-

tare. Tänk över om alla tilltänkta mottagare verkligen

berörs.

• Tacka personligen istället för via mejl. Risken är

att artiga tackmejl stjäl mer tid än vad de gör nytta.

Det är dessutom roligare att uttrycka och ta emot

tacksamhet direkt än via datorn.

• Håll koll på din egen mejlfrekvens. Notera under

en vecka hur många mejl du skickar och hur många

som tar emot dessa mejl. Om du skickar fler än 100

mejl per vecka till 150 personer eller fler kan det

vara en bra idé att överväga sätt att dra ner på mej-

landet. Skickar du fler än 200 mejl till omkring 300

personer behöver du med största sannolikhet se

över och dra ner på dina mejlrutiner – för allas skull.

Källa: http://moveyourcompanyforward.com/2013/01/03/to-communicate-better-communicate-less/

Dra ner på onödig kommunikation och få mer sagt

våra dagliga projekt och målsättningar tillgängliga och ständigt uppdaterade

på en whiteboard gör att detaljer inte lika lätt glöms bort. Det ger helt andra

resultat än om man förvarar all information i någon pärm som sedan göms

undan och bara plockas fram vid vissa tillfällen. Vi har hållit tavlemöten och

använt oss av visualiseringar i ett år nu och har sett tydliga resultat. En stor

del av poängen är att varje medarbetare hela tiden påminns om vart vi är

på väg och exakt vad han eller hon måste leverera för att uppnå målen.

Har du och din arbetsgrupp några ovanor som gör det svårare att arbeta effektivt?Egentligen inte. Mycket av det som tidigare ställde till problem – som otyd-

ligheter kring arbetsuppgifter eller arbetsfördelning – har tydliggjorts i och

med att varje medarbetare hela tiden kan referera till vår gemensamma

whiteboard. Problem som annars kanske hade fallit mellan stolarna kommer

upp till ytan på ett annat sätt, det blir det enklare att reda ut var eventuella

problem ligger och alla får sina röster hörda. På tavlan fokuserar vi även på

ständiga förbättringar och utveckling.

vilket är ditt bästa tips för att förenkla vardagen på jobbet?Börja jobba mer med leantänk, man får en organisation som synkar bättre

med arbetsuppgifterna, en lärande organisation. Helt enkelt, lägg tonvikten

på tydlighet genom visualisering och sträva efter ständiga förbättringar. Nu

har vi arbetat så länge med leanmodellen att det nästan omedvetet blivit

en slags livsstil som smittar av sig även när man är ledig; man börjar auto-

matiskt söka efter sätt att bli mer effektiv, att hitta mervärdet och undvika

onödigt slöseri med resurser.


TEAMARBETE

Teamarbetet har förändrats. Det menar Harvardprofessorn amy Edmondson, som skrivit boken ”Teaming: How Organizations learn, Innovate and Compete in the Knowledge Economy”. Effektivt teamarbete handlar idag i allt högre utsträckning om förmågan att snabbt byta kurs och lära av sina misstag.

Innovativ tankeförmåga ligger enligt Edmondson högst på arbetsgivarnas

lista över de egenskaper som får team att fungera optimalt. Det handlar

i allt högre utsträckning om att kunna agera utan omsvep, reflektera och

snabbt analysera situationen, för att sedan lära av eventuella misstag och

omformulera procedurer och tillvägagångssätt. Edmondson ger tre råd för

ett modernare och mer snabbmanövrerat teamarbete:

Skapa en standardmodell för lärande av misstag. Edmondson menar

att det är en myt att de mest kreativa teamen också är de mest ostruk-

turerade. Inom kreativa team råder snarare ett visst slags ”kontrollerat

kaos”, inom tydliga ramar. Skapa en tydlig handlingsplan för teamarbetet

som inkluderar steg som handling, reflektion, ny handling och ny reflek-

tion. Betrakta processen som ett ständigt lärande. En av teamets mest

högprioriterade målsättningar bör vara att ständigt lära av egna och andras

misstag.

Gör tydlighet och ordentlig informationsspridning till högsta priori-

tet. Inte sällan havererar projekt och arbetsuppgifter för att vissa medarbe-

tare missar att delge viktig information till sina kollegor. Edmondson säger

sig själv ha sett exempel på detta i ett flertal workshops och övningar; en

grupp chefer som individuellt får tillgång till all information de behöver för

att i grupp lyckas lösa ett problem misslyckas inte sällan just på grund av

bristande kommunikation.

Se misslyckanden som en värdefull läroprocess. All innovation och

kreativitet innebär en viss mån av risktagande. Då mångas rädsla för att

misslyckas står i vägen är det viktigt att samtliga medarbetare är med och

inspirerar sina teammedlemmar till att våga vara nyfikna, öppna, modiga

och ha roligt. Helst bör gruppens huvudfokus ligga på det ständiga lärandet

snarare än på slutresultatet.

Källa: http://www.forbes.com/sites/dorieclark/2012/03/28/five-ways-to-become-a-better-team-player/

Alla nya team upplever en

viss typ av startsträcka. Som

teamledare kan du snabba

upp processen med hjälp av

följande tips:

Identifiera teamets verkliga

syfte. Teammedlemmarna

behöver tydliga instruktioner

kring vad som förväntas – tids-

och resultatmässigt. Ta reda

på vad som driver teammed-

lemmarna – både individuellt

och i grupp.

Bestäm på vilka sätt du mäter

teamets effektivitet och fak-

tiska resultat.

Försäkra dig om att team-

medlemmarna fungerar bra

ihop personlighetsmässigt.

avsätt tid för teamaktiviteter

som ökar sammanhållningen.

Se till att alla är medvetna om

vem som ansvarar för vad.

utvärdera sedan löpande

både teamets gemensamma

åstadkommanden och teamkli-

matet i stort.

Källa: http://uk.blackberry.com/betterbusiness/relationships/team-building.jsp

Bygg upp ett effektivt team från grunden

MÖTEN

Tre nycklar för att utveckla teamets innovativa förmåga

Med hjälp av en enhetlig lösning blir det enklare att organisera och genom-föra effektiva möten. Hantera allt från inbjudningar till mötesanteckningar och uppföljningar med webb-baserade verk-tyget MeetingKing.

Med verktyget kan du skapa alla dokument du behö-

ver för att förbereda och följa upp detaljer i samband

med möten. När du loggar in på MeetingKing kan du

snabbt överblicka dina nyligen genomförda och upp-

kommande möten, utdelade uppgifter och uppgifter

du själv behöver utföra. Det går även att få ett mejl

som varje dag håller dig uppdaterad kring kommande

möten och status för utdelade uppgifter. Det går att

kalla in till ett nytt möte antingen på MeetingKings

hemsida eller via Outlook, google Calendar eller iCal.

Vill du bjuda in mötesdeltagare via något av dessa

program är det bara att lägga till adressen schedule@

meetingking.com, och mötet kommer automatiskt att

läggas in i MeetingKing-agendan. Använd verktyget på

följande sätt:

Förbered ett möte

Skapa en mötesagenda genom att använda någon

av MeetingKings mallar, eller skapa en egen mall. Om

mötet är en uppföljning av ett tidigare möte går det

enkelt att överblicka vilka uppgifter som delades ut i

det föregående mötet. Det går även i förväg att bifoga

dokument och dela ut uppgifter till mötesdeltagarna.

Fånga viktiga mötesdetaljer under mötets gång

Använd dig av funktionerna ”Note”, ”Decision” eller

”Task” för att göra noteringar under själva mötet. Det

går även att anteckna individuellt och anteckningarna

behöver inte delas med övriga mötesdeltagare. Så

snart en uppgift är inlagd i systemet kan du enkelt

dela ut den till någon av mötesdeltagarna genom att

sätta en deadline och mejla den vidare till ansvarig per-

son. Det går att överblicka samtliga inlagda uppgifter

efter kategorier som person, projekt eller avdelning

oavsett under vilket möte uppgifterna delades ut eller

lades in. Det går även att lista sidospår och möjliga

framtida mötesämnen i en slags ”pakeringsfunktion”.

Parkerade sidospår kan förläggas till ett framtida möte

eller datum, och risken för att något viktigt faller mellan

stolarna minskar.

Följ upp

Skicka ut kompletta mötesanteckningar – omedelbart

efter mötet. Mötesdeltagarna kan via MeetingKing

ta del av anteckningar, diskussionstrådar, parkerade

sidospår, utdelade uppgifter och även se vilka uppgifter

som ännu inte bockats av. Det går att bifoga dokument

till mötesanteckningarna och sedan i efterhand bocka

av avklarade projekt och uppgifter. Det går även att

söka bland mötesanteckningarna; sök efter ansvarig

person, mötesdeltagare, datum, projektstatus eller

olika taggar som manuellt kan läggas in i verktyget.

MeetingKing finns tillgänglig i fyra olika versioner; Pro

Individual plan, Pro Small plan, Pro Medium plan och

Pro Large plan. Priset ligger på mellan omkring 60 till

800 kronor per månad. Mer information hittar du på

www.meetingking.com.

Källa: The Organized Executive

Ett enda mötesverktyg sköter alla mötesfunktioner


KREATIVITET & INNOVATION LEDARSKAP

För DreamWorks animation – som står bakom storproduktioner i stil med Shrek och Madagaskar 3 – är ett kreativt arbetsklimat en grundläggande fram-gångsfaktor.

På DreamWorks förväntas samtliga anställda regelbundet komma med

kreativa lösningar på olika problem, och företaget lägger stor vikt vid att

skapa rätt förutsättningar för de anställda. För att skapa och upprätthålla en

kreativ anda på arbetsplatsen använder man sig av tre specifika principer:

anställ goda kommunikatörer. DreamWorks ser redan under anställ-

ningsprocessen till att enbart anlita de jobbkandidater som på ett tydligt sätt

kan förklara sina arbetsuppgifter även för någon som arbetar med något

helt annat.

utbilda medarbetarna i konsten att kommunicera övertygande. På

DreamWorks tränas varje medarbetare – helt oavsett ansvarsområde – i

konsten att sälja in en idé.

Skapa och underhåll en känsla av delaktighet. Se till att alla medarbe-

tare oavsett befattning är inblandade i och medvetna om organisationens

övergripande projekt och affärsplaner. DreamWorks bjöd till exempel nyligen

samtliga 2200 anställda på en resa till Kalifornien för att presentera företa-

gets pågående projekt.

Källa: “How DreamWorks Teaches All Employees to Flex Their Creativity Muscle”, Anita Bruzzese

Ett förändringsarbete är som bekant sällan ett enstaka event utan ofta en lång kedja av komplexa delmoment. Ett vanligt misstag är trots detta att som ledare se en förändring som en tidsbe-gränsad aktivitet snarare än en längre pågående process. Genom att få medar-betarna att ta till sig förändringen som ett självklart inslag i vardagen gör du processen betydligt enklare. Inledningen är ofta avgörande – börja i rätt ände med hjälp av fem effektiva metoder.

När du ska introducera en förändring för dina medar-

betare är det alltid en god idé att betrakta din inledan-

de presentation som en av många dialoger kring för-

ändringen. För många medarbetare kan det ta veckor

eller månader att helt ta till sig de nya villkoren. Snabba

på processen med hjälp av följande tips:

Döm inte medarbetarna utifrån deras inledande

reaktioner. Var beredd på att det kan storma lite och

avsätt lite tid för de anställda att processa informa-

tionen innan du bedömer deras förändringsvilja och

förmåga att anpassa sig till de nya omständigheterna.

Kom ihåg att det ligger i vår natur att initialt se för-

ändring som ett hot; vi tenderar att först fokusera på

möjliga förluster snarare än möjligheter och framtida

vinningar. Räkna med att det tar olika tid för olika per-

soner att gå igenom de olika faserna i en förändring.

var (nästan överdrivet) tydlig. Upprepa dina vikti-

gaste budskap. Kom ihåg att mycket av det du säger i

den inledande fasen kan försvinna i bruset av förvirring

och uppståndelse kring själva förändringen i sig. Det

är troligt att dina medarbetare faktiskt inte tar in allt du

säger – risken är stor att de skapar sig en snedvriden

bild av hela sammanhanget.

Ställ öppna frågor kring hur de känner inför

förändringen i sig. Att fråga om vad de tycker om

förändringen är detsamma som att fråga om deras

rent affärsmässiga syn på det hela – vilket kan ge

en felaktig bild; den kan skilja sig markant från deras

känslomässiga reaktion. Det är möjligt att personen

ifråga förstår logiken och håller med rent praktiskt men

samtidigt känner sig hotad i sin egen situation. Du kan

på så sätt gå miste om viktig information eller luras till

att tro att medarbetarna är mer positivt inställda än vad

de verkligen är.

Börja i rätt ände. Leder du en grupp chefer är det

viktigt att de själva till fullo accepterat och sett det

positiva i förändringen innan de tar sig an att övertyga

medarbetarna om detsamma. En ledare som försöker

driva igenom en förändring som denne själv tvivlar på

har en mycket svår utmaning framför sig.

Presentera förändringen för rätt personer först.

I de flesta arbetsgrupper finns inofficiella ledare som

har övriga medarbetares fulla förtroende. Börja med att

introducera förändringen för dessa, och även för perso-

ner som har visat sig ha särskilt enkelt för att anpassa

sig till nya situationer. genom att på ett tidigt stadium

involvera arbetsplatsens informella ledare får du hjälp

på traven i förändringens första, skälvande fas.

genom att inledande lägga tonvikten på att bygga

förtroende hos medarbetarna har du som föränd-

ringsledare ett stort försprång i processen. Missar du

däremot detta steg är risken stor att medarbetarna

instinktivt agerar på rädsla och egenintressen – och

tar desto längre tid på sig att acceptera förändringen.

Betraktar du förändringen som en längre process blir

det enklare att hantera medarbetarnas reaktioner under

tidens gång.

Källa: www.maketheleap-coaching.com

Fem tips för att framgångsrikt driva igenom en förändring

Säkra ett kreativt arbetsklimat – gör som storfilmsproducenterna

Oflow fungerar som en slags

tipsgenerator med över hundra

kortfattade kreativitetstips

och metoder som hjälper dig

att tänka utanför boxen och

inspireras till att tänka mer

kreativt. Huvudmenyn består

av fyra kategorier: ”Methods”,

”Favourites”, ”Notes” och

”Reminders”. genom att gå in

på Methods slumpar appen

fram ett kortfattat kreativitets-

tips åt gången. Stjärnmärk

tipset och det hamnar under

Favourites. Du kan även skicka

tipset vidare via mejl direkt

från appen. Under rubriken

Notes hamnar alla dina egna

anteckningar. Den kanske

mest användbara funktionen

Reminders slumpar fram ett

kreativitetstips och levererar

det varje dag vid ett visst

klockslag som du själv stäl-

ler in. Oflow kostar 15 kronor,

fungerar för iPhone, iPod

touch, och iPad. Ladda ner

appen från iTunes.

Källa: http://oflowapp.com/

Slumpa fram dag-liga krea-tivitetstips med appen Oflow


E-POSTINFORMATIONSÖVERFLÖD

att hålla sig uppdaterad och påläst utan att för den sakens skull drunkna i drivor av information kan vara en svår balansgång. Bli bättre på att sålla och håll dig uppdaterad utan att offra din produktivitet och kreativa tankeförmåga.

Att effektivt sålla bland all information kan kräva sökmotorer och sållnings-

verktyg, men minst lika mycket hänger på vår inställning och urskiljnings-

förmåga. Vart är du på väg och vilken typ av information behöver du för att

ta dig dit du vill – utan att fastna på vägen? Förenkla ditt informationsintag

med hjälp av följande tips:

Bryt ner ditt ”övergripande livsmål” i en enda mening. Vart är du på

väg? Vilken kunskap och information behöver du för att ta dig dit du vill nå?

Vårt informationsintag kan långsamt och omärkligt ändra vår färdriktning i

livet. Se till att du är på väg åt rätt håll i allt du gör och tar till dig. Att ha tyd-

liga mål för vem du vill vara och vart du vill nå gör det betydligt enklare att

undvika onödiga distraktioner och effektivt lyckas sålla bland all information.

Minska på mängden information i dina nyhetsflöden på Facebook

och Twitter. TweetDeck, Hootsuite och andra program och appar ha filter-

funktioner där du enkelt kan designa ett socialt medieflöde som intresserar

dig och inte stjäl onödigt mycket tid.

Satsa på djup istället för bredd. Hitta dina intresseområden och bestäm

dig för vad du vill fokusera på. Bli riktigt bra på ett område snarare än att

browsa igenom ett tiotal på samma tid.

varva informationsintag med informationstorka. Låt med jämna mel-

lanrum helt bli att ta till dig ny information. Läs inga böcker, undvik om möj-

ligt sociala medier under en eller ett par dagar. Denna paus kan vara svår

att få till men ger positiv utdelning i form av ökat perspektiv och mer tid och

energi.

Källa: http://www.relevantmagazine.com/culture/tech/6-ways-manage-informa-tion-overload

Det finns tusentals fantastiska

verktyg som kan förenkla ditt

jobb och minska onödigt intag

av information. gör till en vana

att ta dig an ett nytt verktyg

per månad. Fokusera på ett

område åt gången och ge

appen eller programmet lite

tid. Vilken typ av information

stör dig mest i vardagen? Vad

stressar dig mest och var läg-

ger du ner onödigt mycket tid?

Börja med att leta upp verktyg

som hjälper dig där du för till-

fället befinner dig. Bry dig inte

om att testa de allra senaste

verktygen utan testa saker

som är nya för dig. Inspireras

av vad experter inom området

själva använder eller fråga runt

bland kollegor och vänner vilka

verktyg de rekommenderar.

För tips och verktyg inom för-

enkling och effektivitet, gå in

på www.inspirationsboxen.se.

Källa: http://www.blissintegrated.com/2012/12/18/information-overload-your-frenemy-for-the-new-year/#.UPbezGZZmb9

”Email was designed 30 years ago for comput-ers chained to desks”, säger grundaren bakom den kommande mejlappen Mailbox, som är tänkt att ta smartphonemejlandet till en ny, enklare och mer intuitiv nivå.

Företaget Orchestra som ligger bakom Mailbox har arbetat med att utforma

appen i ett år, och den är tänkt att lanseras för iPhone i början av 2013.

Mailbox förvandlar inkorgen till en slags lättmanövrerad att göra-lista med

enkla swipefunktioner och färgsymboler. Då de flesta mejlappar använder

sig av knappfunktioner för att ta bort, arkivera eller sortera mejl har Mailbox

tagit sig an inkorgen med ett annorlunda angreppssätt: genom att markera

mejlet i fråga och dra fingret åt antingen höger eller vänster kommer du åt

fyra olika funktioner. Dra fingret åt höger för att arkivera mejlet, spara mejlet

för senare läsning genom att dra fingret till vänster. Dra fingret åt höger och

håll kvar det en sekund och mejlet raderas. gör du samma sak åt vänster

öppnas en lista där flytta eller märka upp dina mejl efter olika kategorier.

Appen är snabbanvänd och använder sig av pushmeddelanden. Att skicka

ett mejl via Mailbox påminner mer om att skriva en tweet än ett traditio-

nellt mejl, och mejlkonversationerna liknar SMS snarare än vanliga mejl;

mejltrådarna består av chattbubblor där allt utom det faktiska meddelandet

tagits bort. För att se signatur, Cc och övrig information kan du gå in på ett

enskilt mejl.

Schemalägg senare läsning och synka appen med ditt Gmail-konto

genom att markera ett mejl och sedan dra fingret till vänster dyker det upp

sju symboler som alla representerar olika typer av ”snoozealternativ” för

när du vill att mejlet ska dyka upp på nytt. Välj bland alternativ som ”This

Weekend”, ”Next Week”, ”Later Today” eller ”In a Month”. Det går även att

ange ett specifikt datum. I inställningarna kan du själv förinställa till exempel

vilken tid ”Later Today” innebär för just dig, beroende på när du vill att mej-

let ska dyka upp på nytt. Ställ in samtliga sju alternativ i förväg och anpassa

inställningarna helt efter din agenda och din livsstil. Mailbox är kompatibel

med gmail och skapar dessutom en ”Later-folder” i ditt gmail-konto, vilket

innebär att du kan dra nytta av appen även på din dator. Exakt lanserings-

datum och pris för Mailbox var i skrivande stund inte angivna.

Källa: http://www.theverge.com/2012/12/13/3759494/mailbox-for-iphone-email-app

Appen Mailbox – mobil mejlhantering 2.0

Minska överdrivet mejlskickan-

de genom att införa en mejlpo-

licy som begränsar medarbe-

tarna till ett visst antal utskick

per vecka. Satsa om möjligt

på högst 15-20 gruppmejl per

person och vecka. Behöver

någon ”använda” fler mejl bör

det finnas relevanta skäl till

detta. Betrakta varje mejl som

en tidsinvestering i miniatyr,

och lägg om möjligt in en

förmån eller belöning för alla

medarbetare som lyckas hålla

veckans ”mejlbudget”. Se till

att rent fysiskt uppmärksamma

vikten av att hålla mejlandet

på en rimlig nivå; klistra upp

påminnelser här och var över

arbetsplatsen, eller sätt upp

gruppmål och tävla i vem som

kan skicka minsta antalet mejl

under en bestämd tidsperiod.

Källa: http://www.information-week.com/smb/network/8-modest-proposals-for-reducing-email/240144547

Bli bättre på att sålla bland information med ökat djup och tydligare personliga mål

Minska info-över-flödet med ett verktyg i månaden

Färre mejl med strikt ”mejlbudget”


TEKNIKTIPS & APPAR

Snabb delning av bilder och dokument med appen BumpDela kontaktuppgifter, bilder

eller annan information mel-

lan två smartphones eller via

smartphone till dator. Bump

är gratis och överför snabbt

information mellan två enheter

när du ”stöter” telefonerna

mot varandra. Det går relativt

snabbt att överföra ett större

antal bilder och Bump fungerar

även som en praktisk lösning

i situationer då du vill dela

kontaktuppgifter men inte har

med dig dina visitkort. Appen

går dessutom att koppla till

ditt Facebook- Twitter- och

LinkedIn-konto. Bump är

kompatibel med iPhone, iPad

och iPod touch och finns på

iTunes.

Källa: http://www.businessinsi-der.com/best-productivity-apps-2012-2012-12?op=1

Snabbspola ditt nyhetsintag med appen SummlyVill du snabba upp din nyhetskonsumtion och slippa lägga tid på att

skumma irrelevanta textmassor? Då kan appen Summly vara något för dig.

Du kan själv ange specifika sökord, nyhetskällor och ämnen som intres-

serar dig, och Summly sammanfattar sedan med omkring 400 tecken per

artikel nyhetsflödet utifrån dina angivna intressen och preferenser. Du kan

dessutom enkelt dela nyheter via sociala mediekanaler och e-post. Summly

är gratis, finns tillgänglig för iPhone, iPod touch och iPad och går att ladda

ner från iTunes.

Källa: http://summly.com/

Ständigt uppdaterad adressbok med appen AddapptDina kontakter ändrar ständigt mejladresser och telefonnummer och det

kan vara omständligt att manuellt behöva gå in och uppdatera adressboken

i din smartphone. Appen Addappt löser problemet. genom att ladda ner

appen och uppdatera dina egna kontaktuppgifter söker den automatiskt

igenom dina kontakter. De kontakter som har laddat ner appen synkronise-

ras sedan automatiskt med din telefon. Så snart någon av dessa personer

uppdaterar sin kontaktinformation i sina egna telefoner kommer informa-

tionen även uppdateras i din telefon. I nuläget är Addappt tillgänglig för

iPhone, iPod touch och iPad, men en

Androidversion är beräknad att lanseras

i mitten av 2013. Addappt är gratis och

finns att ladda ner från iTunes.

Källa: https://itunes.apple.com/se/app/addappt/id526181666?mt=8&ign-mpt=uo%3D4

Behöver du skicka ett större antal bilder eller en tung fil? Istället för att lägga

tid och energi på att bifoga filerna via mejl eller krångla med USB-stickor

kan du använda dig av WeTransfer, som gör det ovanligt smidigt att skicka

stora mängder innehåll vid ett och samma tillfälle. På www.wetransfer.com

kan du gratis skicka tunga filer till vem som helst, och tjänsten kräver heller

ingen registrering utan kan användas omedelbart. Du kan skicka upp till 2

gB per överföring. Mottagaren får ett mejl med en notifikation att du skickat

filer eller bilder via WeTransfer och kan enkelt tanka ner filerna direkt i sin

dator. Vill du skicka tyngre filer än så får du för omkring 100 kronor i måna-

den tillgång till premiumversionen WeTransfer Plus; i priset ingår bland annat

5 gB per överföring till upp till 100 mottagare vid ett och samma tillfälle,

och WeTransfer ger dig dessutom ett lagringsutrymme på 50 gB för dina

uppladdade filer.

Källa: https://www.wetransfer.com/

Förvandla din iPad till ett kreativt skissblock med appen PaperTa tillvara på nya idéer, eller gör mindmaps, skisser och enkla diagram

direkt i din iPad. Appen Paper är påtagligt avskalad; det finns inga kompli-

cerade funktioner att sätta sig in i och designen är enkel och ren. Tanken

är att appen ska fungera som ett digitalt skissblock, och det finns ett antal

olika färger, pennor och penslar att välja mellan. Paper som är gratis är

kompatibel med iPad, och finns att ladda ner från iTunes.

Källa: https://itunes.apple.com/se/app/id506003812?mt=8&src=af&affId=2064962

Skicka tunga filer snabbt, gratis och utan registrering med WeTransfer

Att organisera löpande uppda-

teringar på Twitter, Facebook

och LinkedIn kan vara ett

tidskrävande arbete. Buffer är

en schemaläggningsapp där

du i förväg enkelt kan tids- och

datumbestämma dina inlägg

och på så vis automatiskt få

dem postade vid lämpliga

tillfällen. Det går att skapa

olika publiceringsmönster för

de olika forumen så att du till

exempel publicerar fler inlägg

måndag till fredag och färre

under helgen. I appen ingår

även statistik över hur inläg-

gen tas emot av följare, fans

och kontakter. Appen är finns

i både en gratis- och en pre-

miumversion och går att ladda

ner på iPhone, iPad och iPod

touch.

http://tommygun.la-bas.se/2012/03/26/buffer-app/

Schemalägg dina inlägg på Twitter, LinkedIn och Facebook med appen Buffer


MOTIVATION & ENERGIKOMPETENS & LÄRANDEBästa inlärningstiden enligt forskarna – få mer gjort genom att utnyttja hjärnans "peaktider"När har du som lättast för att fokusera på en komplicerad uppgift? Tiden då vi är som mest mentalt alerta beror på ett flertal olika faktorer; alltifrån sömn-vanor till genetisk uppsättning och ljusexponering. Trots att resultatet kan variera från person till person har forskarna ändå kartlagt en generaliserad bild över hjär-nans peaktider – när vi bör fokusera på våra svåraste uppgifter och under vilka tider på dygnet vi gör bäst i att koppla av.

genom att medvetet börja arbeta med hjärnan och följa dess naturliga top-

par och dalar blir det lättare att både fokusera och slappna av. Försök om

möjligt att anpassa dina arbetsuppgifter och förlägga din fritid efter följande

riktlinjer.

Klockan 9-11: Fokus och kreativitet. Hjärnans kortisolvärden gör det

enklare att uppnå full koncentration och du är förmodligen mer kreativ nu

än under resterande timmarna på dygnet.

Klockan 11-14: Svåra uppgifter. Vid den här tiden har mängden av

sömnhormonet melatonin drastiskt minskat, vilket gör dessa timmar idea-

liska för fokus på mer komplexa uppgifter och tankebanor.

Klockan 15-18: Samarbeten och fysisk träning. Hjärnan har vid det här

laget tappat en del av förmiddagens energireserver, men du är samtidigt

mer lättsam och avkopplad. Mindre komplexa uppgifter eller samarbeten

av olika slag lämpar sig därför extra bra under dessa timmar. Detta är även

den ultimata tiden för fysisk aktivitet.

Klockan 18-20: relationer och personlig utveckling. Hjärnan befin-

ner sig i en slags ”underhållningsfas”, melatoninhalten är dock fortfarande

relativt låg och risken att du blir trött är ganska liten. Lägg tiden på familj,

vänner eller personlig utveckling.

Klockan 20-22: avkoppling. Mängden seretonin som bland annat regle-

rar energinivå och glädje sjunker drastiskt omkring den här tiden. Dags att

koppla ur och koppla av.

Klockan 22 och framåt: Sömn. Hjärnan befinner sig nu i en slags bear-

betningsfas där den går igenom dagens intryck samtidigt som den bearbe-

tar ny kunskap. Detta bör helst ske i sovande tillstånd.

Källa: http://blog.healthychoicenaturals.com/discover-your-brains-best-time-to-learn/

Använder du pekfingervalsen?

Lär dig skriva betydligt snab-

bare med rätt fingersättning.

genom att träna en kvart varje

dag i ett par veckor får du på

kort tid upp hastigheten. gör

såhär:

• Hitta rätt utgångsläge

för fingrarna. De flesta

tangentbord har piggar på

F och J för att du snabbt

ska hitta utgångsläget.

• vänster pekfinger ska vila

på F, långfingret på D, ring-

fingret på S, lillfingret på A.

• Höger pekfinger ska vila

på J, långfingret på K, ring-

fingret på L och lillfingret

på ö.

• Tummarna ska vila på

mellanslagstangenten.

Därefter övar du ett par gånger

på att automatiskt sätta

händerna i rätt utgångsläge.

Använd sedan det finger som

är närmast när du skriver, till

exempel skriver du bokstä-

verna H,Y U, N och M med

höger pekfinger. öva så ofta

som möjligt på att låta bli att

titta ner när du skriver.

Källa: http://www.mediamannis-kan.se/skriv-tangentbordet

Kraftiga nedskärningar på arbetsplatsen eller en relation som tar slut; då och då i livet dyker det oundvikligen upp större stressmoment, och dessa kan sätta stor press på dina energireserver. Genom att bli bättre på att tackla dagliga irri-tationsmoment och mindre utmaningar bygger du samtidigt upp en energire-serv att ta av när det verkligen behövs. ledarskapsbloggaren amy Martinez ger sina bästa tips för ökad energi och men-tal styrka.

Det är lätt att mentalt låta sig dräneras av mindre,

ibland omärkliga och till synes harmlösa energiläckage.

Kanske har du en energitjuv till kollega – och en dag

som börjar på fel sätt fortsätter inte sällan i samma

bana. För att hålla orken uppe behöver du dels bli

uppmärksam på energitjuvar i din närhet – men också

ta en närmre titt på ditt eget sätt att hantera motgångar

och pressade situationer. Bibehåll och utöka dina ener-

gireserver med hjälp av följande tips:

Bli medveten om hur du påverkar andra – och hur

andra påverkar dig

Nästa gång du pratar med din chef, kollega, partner

eller familjemedlem; lägg märke till huruvida du ger eller

tar energi i samtalet. Lägg också märke till hur interak-

tionen i sig får dig att må – känner du dig upplyft och

glad eller tömd på energi? Kom ihåg att du hela tiden

– i varje situation – har möjligheten att antingen ge eller

ta energi. Arbeta medvetet med ditt förhållningssätt till

omvärlden och notera samtidigt vad och vilka som får

dig att må bra.

välj aktivt hur du vill spendera din energi

Det är inte alltid det går att undvika energitjuvar och

personer som får dig att må dåligt. Du kan däremot

påverka situationen genom att aktivt välja ditt förhåll-

ningssätt gentemot personer eller situationer som stjäl

energi. Bestäm dig till exempel i förväg för att undvika

bråk och destruktiva diskussioner. Om någon behand-

lar dig illa; undvik att falla för frestelsen att ge tillbaka

med samma mynt. Fråga dig istället vilket slags age-

rande som slösar minst energi.

Släpp taget om saker du inte kan kontrollera

Oro stjäl mycket energi. Ta inte på dig för mycket

ansvar, och våga överlåta en del ansvar på omgiv-

ningen. Sätt upp en personlig gräns för både oro och

ansvar.

Täta dina egna energiläckor

Ta hand om dig själv, gör hälsosamma val som att äta

rätt, sova tillräckligt och röra på dig – tre uppenbara

men fullkomligt avgörande faktorer. Omge dig med

personer som får dig att må bra. Identifiera dina största

energiläckor i vardagen. Har de uppstått till följd av

dina egna vanor, eller består de av personer eller fak-

torer i omgivningen som på olika sätt gör att du tappar

energi? Våga vara radikal – bryt upp om så behövs.

genom att se efter dina egna energireserver är chan-

sen dessutom större att din ökade energi smittar av sig

på omgivningen.

Källa: http://money.usnews.com/money/blogs/outside-voi-ces-careers/2012/05/23/4-steps-to-boost-your-personal-energy-reserves-

Boosta dina energinivåer och bli bättre på att tackla motgångar

Lär dig skriva snabbare

20 © 201 InsightLab AB 08-587 624 00, www.insightlab.se

PERSONLIGT

Förmågan att fokusera har blivit viktigare än intelligens. Det menar för-fattaren robin Sharma som målcoachar en mängd framgångsrika idrottsstjärnor och företagsledare världen över. Dessa personer har alla någonting gemensamt – fyra konkreta vanor som på kort tid kan revolutionera din vardag.

Det är de små, repetitiva vanorna som ger de stora

resultaten. Robin Sharma beskriver de fyra stegen

som avgörande när det kommer till självutveckling och

personligt ledarskap. Utförda löpande kan dessa steg

dramatiskt förbättra din livskvalitet.

Steg 1: Gör en ”one page plan” – en målbeskriv-

ning på högst en a4

Ta god tid på dig att renodla dina mål. Var så specifik

som möjligt men använd dig inte av mer än en sida

när du skriver ner vad du vill uppnå. Ju kortare och

mer genomarbetad din målbeskrivning är desto bättre.

Inkludera följande:

• Ditt ”best case scenario”. Om allt går precis som du

vill att det ska gå inom samtliga områden i ditt liv,

exakt hur skulle det då se ut? Lista dina drömsce-

narion i detalj.

• Dina tre viktigaste grundvärderingar i livet.

• Fem saker som du vill ska hända i år. Vad skulle

göra 2013 till ditt bästa år hittills?

• Ett mål för varje kvartal. Totalt fyra mindre delmål.

Steg 2: En timmes förberedelse inför varje dag

Sharma understryker vikten av att inleda varje dag väl

förberedd – fysiskt som psykiskt. Om möjligt, stig upp

en timme tidigare än normalt. Använd tiden på följande

vis:

• 20 minuters fysisk aktivitet. Att träna en stund varje

morgon förbättrar ditt liv radikalt. Du blir stark, lugn

och får mer energi. Ditt fokus ökar dramatiskt.

• 20 minuters lärande. Ett av karaktärsdragen hos

extremt framgångsrika personer är just strävan efter

att ständigt lära nytt. Se kunskap som en investe-

ring snarare än en kostnad.

• 20 minuters reflektion. Skriv dagbok eller gå igenom

dagens planer.

Steg 3: Träna ytterligare 20 minuter efter jobbet

Investera ytterligare 20 minuter varje dag i fysisk aktivi-

tet. När du förbättrar din hälsa förbättrar du per auto-

matik samtliga områden i ditt liv, och din mentala styrka

ökar. Att lägga ytterligare några minuter på träning varje

dag är en av de bästa investeringarna du kan göra i

dig själv och ditt liv.

Steg 4: Gör en veckoplanering varje söndag

Sharmas så kallade ”weekly design system” tar bara

några minuter att sätta ihop men är kraftfullt när det

gäller måluppfyllnad och överblick. gör såhär:

• Börja med att gå igenom förra veckans schema.

Skriv en kort notering om varje dag – detta ger dig

överblick över ditt nuläge. Vad kan du göra bättre?

• Poängsätt föregående vecka på en skala mellan ett

till tio. Hur väl nådde du dina mål? Notera noga dina

framgångar.

• Börja nästa veckas planering med att lista dina

tre viktigaste veckomål – både privat och i jobbet.

Släng sedan ett öga på dessa mål varje morgon

under den kommande veckan.

Bygg dina dagar kring mål och prioriteringar. Våga vara

obekväm – försätt dig ofta i situationer där du pushar

dina gränser till det yttersta. Kom ihåg att förändring

är rörigt i början men ofta fantastiskt efter ett tag – ge

dina nya vanor omkring 40 dagar. När de väl blivit rutin

kommer du att spela på en helt annan planhalva än

idag.

Källa: http://www.robins-harma.com/yabyy/the-4-habits-to-make-2013-awesome/

Gör 2013 till ditt bästa år hittills – fyra konkreta steg

Enklare Vardag 2013

Documents

Transcript of Enklare Vardag 2013