ENFIN un mode d’emploi - CELGE€¦ · Si, vous aussi, vous vous interrogez sur la manière...
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Transformation digitale : Why not ? ENFIN un mode d’emploi !
Transcript of ENFIN un mode d’emploi - CELGE€¦ · Si, vous aussi, vous vous interrogez sur la manière...
Transformation digitale :
Why not ?
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Introduction . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3
1 . La transformation digitale est-elle inéluctable ? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5
Une course effrénée vers la compétitivité et la productivité . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .6
De nouvelles attentes consommateurs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .6
Une profusion de données à exploiter . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .7
L’accélération des évolutions règlementaires . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .7
2 . Les solutions incontournables de l’entreprise digitale . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8
Les 3 leviers les plus plébiscités : Dématérialisation, Data Visualisation et Cloud . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .9
D’autres solutions accessibles : Big Data, Collaboratif, Robotisation,… . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .11
3 . Pourquoi 70% des DAF considèrent la dématérialisation comme le 1er levier
technologique de la transformation digitale . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13
Une offre de solutions adaptées, performantes et accessibles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .14
Une vraie simplification, sans compromis sur la performance . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .14
Des bénéfices immédiats, un retour sur investissement rapide . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .15
4 . Quelques vraies idées fausses reçues sur la démat’ ! . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16
N°1 Nos processus sont lourds et complexes . Le passage à la démat n’en sera que plus fastidieux . . . . . . .17
N°2 Les délais et la complexité de mise en œuvre sont trop importants pour nous . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .17
N°3 Je ne suis pas sûr(e) d’obtenir des gains de productivité . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .18
N°4 Le passage à la dématérialisation induit un risque de fraude . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .18
N°5 Dématérialiser ses factures implique un bouleversement
des méthodes de travail des collaborateurs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .19
N°6 Nous allons perdre le contrôle en automatisant nos processus . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .19
N°7 La mise en place d’une solution de dématérialisation performante est forcément onéreuse . . . . . . . . . . .19
N°8 Je ne suis pas sûr(e)que la solution puisse s’adapter à nos besoins très spécifiques . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .20
N°9 L’intégration d’une solution de démat’ implique d’avoir des compétences techniques en interne . . .20
N°10 Les résultats concrets ne sont pas toujours visibles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .20
Conclusion . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21
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La révolution Internet a transformé nos vies et celles de nos entreprises en
ouvrant la voie à de nouveaux usages que, jusqu’alors, notre imagination ne concevait même pas : communication en temps réel, suppression des contraintes
géographiques, mobilité, objets connectés…
De nouveaux entrepreneurs – souvent non experts du domaine – ont exploité
les nouvelles opportunités du digital pour faire naître de nouveaux besoins et de
nouveaux usages : e-commerce, réseaux sociaux, géolocalisation, chatbots, …
Ainsi, nos attentes, voire exigences, de consommateurs ont considérablement évolué avec les potentiels offerts par la transformation digitale des offreurs .
Qu’entendons-nous réellement par « transformation digitale » ?
La transformation digitale désigne le passage d’une économie essentiellement
matérielle, s’appuyant sur des points de ventes physiques (bureau, dossiers
papiers, paiements en espèces, etc.) à une économie dématérialisée s’appuyant sur des échanges de données (plateformes e-commerces, cloud, monnaies virtuelles, etc.). Ces usages numériques impactent l’entreprise dans toutes ses dimensions : fonctions, processus, services (commercial, marketing, finance, RH,…). Les barrières physiques sont gommées, l’accès à l’information est facilité, les volumes de données disponibles se sont multipliés, les modes de consommation et de communication
se sont transformés .
Capgemini Consulting1 a classé les entreprises en quatre catégories selon leur
degré d’avancement en matière de digitalisation : les « Beginners » (ou les sceptiques), les « Conservatives » (les utilisateurs modérés), les « Fashionistas » (ceux qui l’utilisent comme une mode), et les « Digital Masters » (ceux qui ont définitivement intégré le digital comme outil de transformation stratégique) .
Les chiffres parlent d’eux-mêmes : les Digital Masters sont en moyenne 26% plus
rentables que leurs pairs avec un chiffre d’affaires 9% supérieur.
Nous constatons que cette transformation semble d’autant plus
cruciale pour les PME et ETI : « les entreprises absentes de l’univers digital disparaîtront d’ici 10 ans au profit de concurrents plus agiles et réactifs »2 .
1 : The Digital Advantage: How digital leaders outperform their peers in every industry, Cap Gemini Consulting & MIT center for Digital Business, 20162 : Digital economy and society statistics – enterprises, 2018
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À la lecture de ces chiffres, il parait donc difficile d’échapper à cette vague
disruptive, sans mettre en péril le devenir de l’entreprise. Aussi, chaque dirigeant s’interroge nécessairement sur le sens du digital pour son organisation et la meilleure
manière d’agir comment : faut-il se réinventer en rendant obsolète son propre modèle comme le prône Stéphane Mallard ?
Ou bien gérer sa transition de manière progressive et pragmatique comme le propose le cabinet Deloitte qui évoque que « la transformation digitale nécessite de suivre un parcours vers la maturité digitale, dont la première étape est l’intégration d’outils
digitaux destinés à améliorer l’efficacité de l’activité »3. Autrement dit, selon
Deloitte, les premières étapes du parcours vers le tout numérique doivent prouver leur
pertinence en démontrant une efficacité immédiate !
Autre question légitime : quel dirigeant doit porter cette transformation ?
Le DG, le DAF, le DSI… ? Accenture Strategy précise : « la direction financière joue
désormais un rôle de conseiller stratégique et de garant des prévisions de résultats des
investissements numériques. Elle contribue également de plus en plus à l’adoption du numérique au sein de l’entreprise, notamment par l’utilisation croissante de l’analyse prédictive et de l’intelligence artificielle pour interpréter les données lors de décisions stratégiques ». 4
Si, vous aussi, vous vous interrogez sur la manière d’aborder ce virage crucial pour votre
entreprise, ce livre blanc est fait pour vous. Il explique par quelques chiffres évocateurs
l’accélération de la tendance « tout numérique » et l’aspect inéluctable de cette
transformation pour les entreprises qui veulent performer dans un contexte de
compétitivité accrue . Il détaille également quelques solutions technologiques
adaptées à l’amorçage de votre mutation numérique et explique pourquoi la
dématérialisation est plébiscitée par les DAF pour la gérer de manière pragmatique.
3 : Impact of digitalisation on SMBs in France-Deloitte, Economie numérique : Le Digital, une opportunité pour les PME françaises, 20184 : The CFO Reimagined: from driving value to building the digital enterprise, Accenture, 2018
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1 . La transformation
digitale est-elle
inéluctable ?
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Une course effrénée vers la compétitivité et la productivité
L’intensité concurrentielle ne cesse de s’accentuer .
Des entreprises solidement posi-tionnées sur leur marché, ont soudainement vu leur avenir fragilisé par de nouveaux acteurs qui possèdent deux caractéristiques majeures : [1] leur offre répond parfaitement aux nouvelles attentes des consommateurs, et [2] leur modèle utilise nativement les technologies numériques .
On pense ici, bien entendu à Uber, et on parle d’ailleurs de phénomène d’ « Ubérisation ».
Selon le Petit Robert, « Ubériser » décrit un moyen de « déstabiliser et transformer avec un modèle économique innovant tirant parti des nouvelles technologies ». Sans aller aussi loin, les entreprises engagées dans un processus de transformation digitale affichent une croissance jusqu’à 6 fois supérieure et sont en moyenne 25% plus profitables que leurs pairs restés dans une approche traditionnelle5 .
Ces quelques éléments semblent démontrer que l’utilisation des technologies numériques constitue un puissant levier pour (re)trouver les conditions de la compétitivité .
De nouvelles attentes consommateurs
Le phénomène d’ubérisation reste intéressant à observer car il menace principalement les professions qui tardent à intégrer des progrès technologiques dans leur offre . Si un mouvement d’ubérisation débarque sur un secteur, c’est parce que la demande n’est pas pleinement satisfaite par l’offre actuelle .
Lutter contre l’ubérisation revient donc à s’interroger sur les attentes (explicites ou non) de ses clients, et l’adéquation de l’offre que l’on propose… tout en intégrant que le profil des clients évolue régulièrement . Aujourd’hui ils sont plus « mobiles », plus « connectés », en demande de « réactivité »… bref, plus exigeants qu’hier !
En réalité, comme le démontre l’introduction qui précède, cette question est obsolète car la réponse est une évidence. Toutes les études l’attestent : les entreprises qui sortiront leur épingle du jeu sont celles qui auront su gérer cette transition de manière pertinente .
L’aspect inéluctable de cette démarche est encore renforcé par plusieurs phénomènes majeurs et concomitants :
■■ Une course effrénée vers la compétitivité et la productivité
■■ De nouvelles attentes des consommateurs
■■ Une profusion de données à exploiter
■■ L’accélération des évolutions règlementaires
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Une profusion de données à exploiter
Le taux de croissance du volume de données créées progresse de 30 % par an6. Ce taux passe à 40 % pour les données critiques .
Le stock d’informations créé atteindra, 163 Zettabytes en 2025, soit 163 000 milliards de gigaoctets… 10 fois plus qu’en 2016 !Autre indicateur intéressant : le nombre moyen d’interactions avec des données numériques, par personne et par jour. Il s’élèvera à 600 en 2020, à plus de 4 700 en 2025, contre seulement 85 en 2010.Le trafic Internet, qui représentait seulement 100 Gigabytes par seconde en 2002 a dépassé les 27 000 gigabytes par seconde en 2017 . Il atteindra 105 800 Gigabytes par seconde en 20217…
Cet afflux exponentiel de données pose inéluctablement la question de la capacité de traitement et de gestion . Une multitude d’outils digitaux ont fait leur entrée contribuant à faciliter les communications, le partage, la mobilité, la manipulation de données, l’harmonisation des processus, le reporting, … Gartner confirme : « la capitalisation boursière d’une entreprise qui exploite intelligemment ses données serait trois fois supérieure à la moyenne des autres entreprises ».La capacité à traiter et gérer les données de façon efficace pour une entreprise est donc, sans conteste, un chantier stratégique .
L’accélération des évolutions règlementaires
On a souvent dit, qu’en France, la règlementation court après les usages . Le document numérique fait partie de nos usages de longue date, mais jusqu’à peu, aucun texte n’encadrait son utilisation. Ce retard français est en passe d’être rattrapé puisque plusieurs textes favorisant l’usage du document électronique ont fait leur apparition ces 5 dernières années .
Et en matière de transformation numérique, les évolutions régle-mentaires s’affichent comme de vrais accélérateurs !Depuis 2013, les factures « PDF simple » sont acceptées comme voie de facturation électronique . Le décret de décembre 2016 a défini très largement le périmètre de la « copie fiable » de
documents en lieu et place du document papier . Le récent arrêté de mars 2017 autorise maintenant la production de « copies fiables » de factures permettant aux entreprises de présenter des archives électroniques en cas de contrôle par l’Administration Fiscale.Si la France affichait un retard évident en matière de facturation électronique (5% en 2016, à comparer à 8% au niveau mondial et 40% dans les pays nordiques)8, on peut parier sur une véritable accélération dès 2020 puisque, d’ores et déjà, les 100 millions de factures traitées par le secteur public seront incontestablement électroniques .
6 : Data Age 2025: The Evolution of Data to Life-Critical Don’t Focus on Big Data; Focus on the Data That’s Big, IDC, Seagate7 : The Zettabyte era : trends and analysis, Cisco, juin 2017.8 : Edicom
Twittez maintenant
Depuis le 1er janvier 2019, la facturation électronique
est devenue obligatoire
pour les entreprises
de plus de 10 salariés .
Dès 2020, 100% des entreprises, fournisseurs du service public, devront
émettre des factures
électroniques et les
déposer sur le
portail Chorus.
Et si la transformation
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2 . Les solutions
incontournables de l’entreprise
digitale
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On peut sans conteste affirmer qu’un projet de transformation digitale réussi démarre par une étape qui saura démontrer des résultats immédiats en termes d’efficacité et de productivité :
■■ Etude PwC/ DFCG Priorités 2018 du directeur financier : « l’optimisation des processus est considérée comme le principal moteur de la transformation digitale. »9
■■ Cabinet Deloitte : « la transformation digitale nécessite de suivre un parcours vers la maturité digitale, dont la première étape est l’intégration d’outils digitaux destinés à améliorer l’efficacité de l’activité. »
Ainsi, si on focalise notre propos sur les approches technologiques qui permettent d’optimiser les processus et d’améliorer la productivité, on va évoquer un nombre plus réduit de solutions : Dématérialisation, Data Visualisation, Cloud, …
Je veux le lire
9 : Priorités 2018 du directeur financier, oser la transformation, PWC, DFCG, décembre 2017.10 : Your guide to accounts payable automation technology, Paystream Advisors.
Les 3 leviers les plus plébiscités : Dématérialisation, DataVisualisation et Cloud
La dématérialisation
Pour aborder leur transformation digitale, les entreprises s’orientent en priorité vers la dématérialisation du processus Purchase-to-Pay. 9
■■ il s’agit d’un processus manuel coûteux et chronophage :
■■ la gestion d’appel fournisseurs représente 41 % du temps d’un comptable,
■■ la gestion des retards de paiement consomme 31 % du temps d’un comptable,
■■ les coûts de traitement unitaires des factures oscillent entre 9,4 € et 20,8 €,
■■ le processus manuel est souvent source d’erreurs (erreurs de paiement, pertes de factures),
■■ les étapes successives conduisent à un délai de traitement long au regard des exigences de délai de paiement . Le temps de traitement moyen d’une facture varie de 45 jours pour les « novices » (entreprises n’utilisant pas de solution de dématérialisation) à 5 jours pour les « innovators »
(entreprises ayant automatisé leur processus factures)10 .
Choisir de dématérialiser et d’automatiser son processus Purchase-to-pay permet de gérer et d’automatiser, depuis une solution unique, la gestion de ses engagements et dépenses et garantit de nombreux bénéfices :
■■ réduction des coûts administratifs, ■■ accélération du délai de
traitement,■■ industrialisation et sécurisation des
processus, ■■ amélioration du contrôle de
gestion, ■■ mise en conformité avec la
règlementation, etc
La nature même de ce processus explique facilement ce choix :
Livre Blanc
« Comment devenir
un Top performer du processus Comptabilité
Fournisseurs »
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La dématérialisation Purchase-to-pay, premier levier de transformation digitale des entreprises
Pourquoi ?
Processusmanuel
Erreursde paiement
Pertede factures
Processusdématérialisé
oscille entre9,40 20,80Traitement
unitaire des factures
en moyenne
du temps
d’un comptable
en moyenne en moyenne
Appelsfournisseurs
Retardsde paiement
CoûteuxChronophage Productivité
Simplicité
SécuritéTraçabilité
Rapidité
Gain de productivité
Réduction significative
des temps de
Collecte
Recherche
Saisiedes données
Temps de traitementd’une facture = 5 jours
Temps de traitementd’une facture = 45 jours
2,22Traitement
unitaire des factures
Coûts de traitement
Tempsconsacré autraitement
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La Data Visualisation
La Data Visualisation est l’exploration visuelle et interactive de données en provenance (souvent) de sources hétérogènes. Elle permet le traitement de volumes de données significatifs et de les représenter sous une forme graphique, facilitant ainsi l’exploitation, l’exploration, le partage et l’analyse des données .
Les données brutes sont ainsi rendues accessibles et compréhensibles, même par des néophytes. Selon PWC, 89 % des DAF souhaitent améliorer leurs reportings et tableaux de bord en intégrant davantage de data visualisation .
Le cloud
83 % des DAF français pensent que le cloud sera un incontournable du SI Finance, dans tous les domaines : dématérialisation de documents et de dossiers de clôture, gestion de trésorerie, fiscalité… 11
De ce point de vue, l’année 2017 a marqué une rupture : en 2016, seulement 31 % des DAF avaient placé le cloud dans leur priorité. Ils sont 47 % un an plus tard… C’est aujourd’hui le troisième levier technologique de la transformation, après la dématérialisation et la visualisation des données . Le cloud est devenu le standard du système d’information .
En parallèle, il faut dire aussi que les éditeurs de logiciels ont fait évoluer leur modèle de commercialisation, du On-Premise vers le cloud, ce qui a contribué à favoriser l’adhésion du marché, notamment grâce à la tarification à la demande, à l’agilité du déploiement et aux offres de réversibilité .
D’autres solutions accessibles : Big Data, Collaboratif, Robotisation, …
Parmi les autres leviers technologiques de la transformation digitale conduisant à constater des bénéfices rapides, on peut aussi citer le Big Data, les outils collaboratifs ou la robotisation ; même s’ils n’apparaissent pas dans le top des priorités du DAF.Face à l’explosion du volume d’informations, les solutions Big Data prennent le relais des solutions traditionnelles d’analyse et de stockage de données .
Les directions financières envisagent ces méthodes de data analytics pour calculer des prévisions de stocks, de ventes, de trésorerie, ou encore de risques de non-conformité…
Quelle que soit la taille de l’entreprise, l’analyse des données joue un rôle clé dans la performance de l’entreprise. Grâce à une meilleure exploitation et valorisation des données, elle fait gagner un temps précieux aux équipes de la direction financière, facilite la prise de décision et contribue à créer de la valeur grâce à un retour sur investissement rapide .
11 : Priorités 2018 du directeur financier, oser la transformation, PWC, DFCG, décembre 2017 (échantillon composé de près de 80 % de PME et d’ETI).
89 %des DAFsouhaitent
améliorer leurs reportings
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Les outils collaboratifs répondent aux nouvelles exigences de réactivité, de mobilité et de partage des utilisateurs . La transformation digitale nécessite que ces derniers disposent, d’une part, d’outils connectés, et, d’autre part, de solutions collaboratives, notamment pour partager/gérer l’information et les données. Ainsi, l’agilité, la mobilité et le collaboratif formeront le triptyque sur lequel reposera toute transformation organisationnelle et managériale . D’autant que les entreprises, y compris les PME, utilisent de plus en plus des environnements de partage de documents, en particulier SharePoint, Exchange, OneDrive, Google Drive, Dropbox .
Il faut ainsi pouvoir gérer des données et des flux documentaires n’importe quand, depuis n’importe où, avec n’importe quel terminal et pour n’importe quel type de contenu, que l’on soit dans l’entreprise ou en dehors . Un principe résumé par l’acronyme ATAWADAC (Any Time, Any Where, Any Device, Any Content).
La robotisation consiste à automatiser des activités répétitives et à faible valeur ajoutée . Les activités candidates à l’automatisation par la robotisation sont identifiables par leur caractère manuel, répétitif, chronophage et basé sur des règles simples ne nécessitant pas l’analyse humaine, comme par exemple la gestion des paiements et des factures, la production de rapports, le traitement des transactions, la copie de données ou les connections à des applications. L’expression Robotic Process Automation (RPA) est d’ailleurs de plus en plus utilisée pour décrire cette automatisation de tâches répétitives.
Dans le domaine de la finance, la RPA est par exemple utilisée pour accélérer la production des comptes, faciliter l’entrée de données dans un ERP, en lien avec les prises de commandes et le système de facturation, ou encore automatiser les circuits de validation de documents selon des règles de contrôle interne déterminées. Gartner cite 4 bénéfices de la robotisation dans les domaines financiers et comptables : la réduction de la complexité des audits, l’accélération des clôtures comptables, l’accélération de la prise de décision et la réduction des erreurs .12
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La robotisation
fait d’ailleurs partie
intégrante des solutions
de dématérialisation
de factures de dernière
génération .
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3 . Pourquoi 70% des DAF considèrent la dématérialisation comme le 1er levier technologique de la transformation digitale
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La dématérialisation apparaît comme le premier levier technologique de la transformation des entreprises, pour 7 DAF sur 10, devant le cloud (47 % des entreprises) ou le Big Data (26 %)… Un DAF sur deux a au moins un projet de dématérialisation de son processus Purchase-to-Pay dans les trois ans à venir .13
Pourquoi cet engouement récent ?
Les offres de dématérialisation des factures ou du procesus P2P ont considérablement évolué ces dernières années pour proposer une accessibilité en mode SaaS, une simplification de l’utilisation et de la mise en œuvre (sans compromis sur la performance) et une accélération du Retour Sur Investissement des projets.
Une offre de solutions adaptées, performantes et accessibles
La disponibilité de ces solutions en mode SaaS (Software as a Service) s’avère être une excellente nouvelle au service de l’accessibilité de ce type de solution :
■■ Aucun investissement préalable ni en matériel ni en logiciel n’est requis .
■■ Les solutions sont accessibles 24/24 et 7/7, depuis n’importe quel terminal connecté à Internet : PC, Mac, smartphone/tablette …
■■ Elles sont en règle générale facturées comme un service, « à l’usage », en fonction de la consommation, ce qui rend le modèle économique adapté à l’utilisation qui en est faite .
Une vraie simplification, sans compromis sur la performance
Le cauchemar de la complexité, des délais de mise œuvre et d’optimisation importants, tant redouté par les DAF et DSI est désormais terminé .
Les solutions nouvelle génération ne nécessitent pas de phase d’installation, le paramétrage est intuitif et accessible à tous, l’intégration avec le système comptable ou l’ERP est native, …
Tous ces éléments combinés permettent une mise en place rapide, en quelques heures ou quelques jours seulement .
13 : Priorités 2018 du directeur financier, oser la transformation, PWC, DFCG, décembre 2017 (échantillon composé de près de 80 % de PME et d’ETI).
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la dématérialisation
apparaît comme le 1er
levier technologique de
la transformation des
entreprises
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Les solutions de
dématérialisation
nouvelle génération
ne nécessitent pas de
phase d’installation, le paramétrage est intuitif
et accessible à tous, l’intégration avec le sys-tème comptable ou l’ERP
est native
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Des bénéfices immédiats, un retour sur investissement rapide
Au-delà de la disparition des coûts évidents liés au traitement, stockage et impression des documents, les avantages de la mise en œuvre de ce type de solutions sont directs, immédiats et mesurables : cycles de validation divisés par 5 à 20, multiplication par 2 de la productivité de traitement, accès à tous les documents numériques en temps réel . . .
Sur le plan des bénéfices indirects, elles contribuent à améliorer le pilotage de l’activité grâce à des reportings intelligents, à se mettre en conformité avec la règlementation (piste d’audit fiable, copie fiable), et à sécuriser le processus (contrôles de cohérence, détection des doublons, détection de fraudes, protection des données, suppression des pertes de documents) .
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La mise en place
d’une solution de
dématérialisation des
factures divise les
cycles de validation et
de décision par 5 à 20, multiplie par 2 à 3
la productivité de
traitement, réduit les coûts administratifs
de 30 à 70%,
Et si la transformation
DigitalE avait Enfin son
moDE D’Emploi ?
4 . Quelques
vraies idées fausses reçues
sur la démat’ !
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Nos processus sont lourds et complexes. Le passage à la démat n’en sera que plus fastidieux.
« Nous avons une comptabilité analytique très détaillée car nous devons établir des résultats par parking avec des présentations différentes en fonction de nos interlocuteurs. C’est un élément qui rentrait dans notre complexité de système. Avant Yooz, nous avions un système manuel, très lourd et très complexe avec un volume important de factures. Nous avons tous très vite adopté Yooz qui nous a séduits par sa grande simplicité et sa souplesse d’adaptation, avec des gains en termes de productivité, une extrême simplicité d’utilisation et une grande souplesse d’adaptation aux besoins. »
Philippe Sarthou, Directeur FinancierQ-Park France18 000 factures par anComptabilité / ERP : Navision
Les délais et la complexité de mise en œuvre sont trop importants pour nous.
« Nous souhaitions moderniser notre système de comptabilité avec une solution permettant de dématérialiser l’intégralité du processus de gestion de factures fournisseurs ; il était fondamental que la solution sélectionnée puisse s’interfacer au sein du système existant et notamment avec la plateforme SAP .
Yooz a su mettre en œuvre simplement, en 3 semaines, sur les 200 sites du groupe, une solution de gestion des factures fournisseurs très performante, conforme à nos attentes fonctionnelles et techniques, notamment vis-à-vis de SAP, malgré la difficulté apparente liée à notre très forte décentralisation. »
Sophie Blahuta, Directrice de projetDomusVI180 000 factures par anComptabilité / ERP : SAP
Certaines entreprises sont encore réticentes à entamer « leur transformation digitale » par un projet de dématérialisation de leurs factures car elles associent bien souvent ces termes à un processus coûteux, complexe et long à mettre en place.
A tort. Quoi de mieux, pour mettre fin aux préjugés, que d’entendre les dirigeants et DAF de PME et d’ETI commenter leurs expériences ?
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Je ne suis pas sûr(e) d’obtenir des gains de productivité.
« Nous étions à la recherche d’une solution capable d’accompagner la fusion de nos 5 services comptables, d’absorber un volume de factures croissant, de faciliter et fluidifier la validation des factures entre les sites distants et de nous faire gagner en productivité concernant le processus de traitement des factures fournisseurs .
Nous avons pu observer très rapidement des gains de temps significatifs sur la saisie des factures grâce à une reconnaissance très performante et des délais de validation des factures extrêmement raccourcis (de 15 jours à moins de 5 jours). »
Jean-Claude Poulain, Chef ComptableDigitre Group15 000 factures par anComptabilité / ERP : Cador-Dorac
Le passage à la dématérialisation induit un risque de fraude.
« Nous souhaitions montrer l’exemple auprès de la communauté financière en utilisant des solutions innovantes pour améliorer la sécurité et le contrôle interne et fiabiliser le processus de validation entre nos nombreuses antennes régionales.Nous avons choisi Yooz pour répondre à ces différentes préoccupations et automatiser le traitement de 12 000 factures en environnement Cegid, avec à la clé une amélioration du contrôle interne, un contrôle à “ 4 yeux ” permettant de décourager toute tentative de fraude interne, une optimisation du processus comptable malgré l’éloignement des valideurs. »
Béatrice Lebouc, Déléguée GénéraleDFCG180 000 factures par anComptabilité / ERP : SAP
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Dématérialiser ses factures implique un bouleversement des méthodes de travail des collaborateurs.
« Notre objectif principal était de pouvoir centraliser nos engagements et nos factures, émis et reçus dans nos 3 centres de gestion distants. Nous souhaitions améliorer la visibilité sur les opérations en cours, tracer l’ensemble des actions effectuées et supprimer les pertes de documents et retards de paiement . Quelques semaines après le choix de la solution, les 3 centres de gestion, les 300 collaborateurs concernés étaient opérationnels : 100% des achats et factures étaient dématérialisés !Nos processus ont gagné en fluidité et en transparence, nous permettant d’améliorer à la fois la qualité de notre relation avec les fournisseurs et le confort de travail de nos équipes. Aujourd’hui il serait impensable de revenir en arrière ! »
Anne-Laure Dandre, Responsable du Service AchatsM comme Mutuelle12 000 factures par anComptabilité/ERP : Sage 1000
Nous allons perdre le contrôle en automatisant nos processus.
« L’objectif est d’amener l’entreprise familiale agissant dans un secteur traditionnel à l’ère du 3 .0 .
Yooz a permis une meilleure traçabilité des documents avec la possibilité de les retrouver facilement sur l’application . Le service comptabilité fournisseurs a pu réaliser un gain de temps significatif en réorientant ses compétences vers des tâches à plus forte valeur ajoutée. Les dirigeants ont également bénéficié de cet avantage grâce à la possibilité de validation à distance. Les relations fournisseurs se sont améliorées car le Groupe est plus réactif et traite plus rapidement les litiges. »
M. Nicolas PRUNIERES, Directeur GénéralTransports Prunières
7 500 factures par anComptabilité/ERP : Sage 1000
La mise en place d’une solution de dématérialisation performante est forcément onéreuse.
« Disposant d’un service commercial et administratif à l’étranger, la mise en place d’un projet de dématérialisation devenait nécessaire pour répondre à cette contrainte d’éloignement. Par ailleurs, nous recherchions une solution permettant de favoriser un contrôle des factures plus poussé et d’améliorer nos reportings .
Yooz nous a permis de prendre le temps d’étudier nos dépenses et ainsi d’économiser immédiatement 30 000 euros ! »
Cyril Abou, Directeur FinancierEtiolles Country Club1 500 factures par anComptabilité / ERP : EBP
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Je ne suis pas sûr(e) que la solution puisse s’adapter à nos besoins très spécifiques.
« Nous avions une préférence pour une solution SaaS. Yooz avait l’avantage de proposer un abonnement mensuel adapté à notre besoin. Nous avons bénéficié d’un très bon accompagnement commercial. Enfin, nous avons aimé que la solution soit intuitive pour les utilisateurs et permette un accès à l’administration en totale autonomie .
La solution Yooz a pu être déployée, simultanément, selon la méthode “ big bang ”, sur les 150 sites : plus de 2 000 factures étaient déjà dématérialisées moins d’un mois après la décision d’implémentation ! »
Michael AIMARD, Responsable Comptable Adjoint
Biogroup LCD40 000 factures par anComptabilité/ERP : Sage 100
L’intégration d’une solution de démat’ implique d’avoir des compétences techniques en interne.
« Yooz a très vite été adopté par l’ensemble des collaborateurs du service comptabilité grâce à une interface user-friendly et une facilité d’utilisation qui nous permettent d’être efficaces. Notre comptable fournisseurs était 100 % opérationnel après 1 jour seulement de mise en oeuvre et formation ! »
Frédéric Garo, Directeur Administratif et FinancierFive Guys6 000 factures par anComptabilité/ERP : Sage 1000
Les résultats concrets ne sont pas toujours visibles.
« Yooz nous a fait gagner un temps gigantesque : toutes les échéances sont respectées avec un gain d’un mois de délai de paiement et une traçabilité totale !Sa mise en place a complètement changé les choses. C’est le jour et la nuit ! »
Jean-Xavier MATHIAN, Directeur des ComptabilitésCovage12 000 factures par anComptabilité/ERP : Sage 1000
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Essayez de taper « Transformation digitale » dans Google… Il vous affichera près de 63 millions de résultats ! Difficile donc de s’y retrouver parmi toutes ces sources d’informations et d’y entrevoir une feuille de route claire pour aborder ce chantier .
Nous espérons, avec ce Livre Blanc, avoir mis en lumière l’évidence de cette transformation, avoir convaincu les plus sceptiques que cette mutation est inéluctable, et apporté des réponses concrètes quant à la manière d’initier cette mutation .C
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La Foir’Fouille amorce sa transformation digitale en automatisant les processus comptables de ses 47 magasins avec Yooz !
Pour en savoir plus sur la mise en place de leur projet de dématérialisation avec Yooz et ses bénéfices concrets, visionnez notre webinar replay :
J’écoute le témoignage
Le présent document a valeur d’information générale et ne saurait se substituer à un conseil professionnel en matière comptable, fiscale, d’ingénierie informatique, de gestion de projet ou autre. Pour toute question spécifique, nous vous conseillons de vous adresser à vos interlocuteurs habituels et/ou de contacter Yooz directement Crédits photos : Fotolia
Yooz est la solution Cloud de dématérialisation et d’automatisation du processus Purchase-to-Pay (P2P) la plus intelligente, la plus puissante et la plus facile à utiliser. Elle apporte des bénéfices inégalés en matière de productivité, de rapidité et de sécurité à plus de 2 000 clients et 100 000 utilisateurs dans le monde qui traitent leurs achats et leurs factures .
Son succès s’appuie sur la combinaison unique des performances de ses technologies d’Intelligence Artificielle, de son extrême simplicité de mise en œuvre et d’utilisation, et de sa capacité à couvrir l’ensemble du processus P2P, depuis la gestion des achats jusqu’au bon à payer des factures fournisseurs. Yooz propose aussi un choix unique de plus de 200 connecteurs vers les principaux ERP et logiciels comptables .
Yooz est une entreprise innovante de croissance et plusieurs fois primée comme « 10 Best Cloud Solution Provider of 2018 » par Industry Era, « Best of SaaS Showplace (BoSS) » par THINKstrategies, « Top 10 Accounting Solution Provider » par CFO Tech Outlook, …
Yooz propose trois éditions Cloud de son service Cloud : Yooz Business Edition dédiée aux entreprises et associations, Yooz Expert Edition dédiée aux cabinets d’expertise comptable et Yooz Public Edition dédiée aux collectivités et établissements publics .
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