ENCUENTRO DEPARTAMENTAL DE RECTORES Y DIRECTORES RURALES “Gestión para la Calidad Educativa”...

ENCUENTRO DEPARTAMENTAL DE RECTORES Y DIRECTORES RURALES

“Gestión para la Calidad Educativa”

Octubre 2014

OFICINA DE ATENCION AL CIUDADANO“Gestión para la Calidad Educativa”

OFICINA DE ATENCIÓN AL CIUDADANO: “AL SERVICIO DE LA COMUNIDAD EDUCATIVA”

Oficina de Atención al Ciudadano1. Mecanismo de comunicación entre la SEDCHOCO y la comunidad docente2. Recepción y trámite de solicitudes, peticiones, quejas3. Orientación permanente sobre los servicios que ofrece la Secretaria4. Diseño e implementación de nuevos servicios que buscan mejorar la calidad de vida de los

docentes, acortando distancias y permitiendo tramites mas agiles y oportunos. 5. Herramienta tecnológica: SAC, de comunicación permanente con el docente


Comunidad Educativa

Secretaria de

Educación Departamen

tal

Oficina Atención al Ciudadano

Comunicación

Orientación

Nuevos servicios

Recepción

Servicios Mejorar la calidadDe vida de los docentes


ComunicaciónEs el medio que establece la SEDCHOCO para conocer las necesidades, expectativas, intereses de la comunidad y a su vez para dar a conocer los servicios, actividades, programas que implementa para el desarrollo de la comunidad educativa

OrientaciónOrientar consiste en proporcionar información, guía y asesoramiento a al ciudadano, para que pueda tomar decisiones adecuadas, teniendo en cuenta las características de las opciones elegibles.

Orientación y atención personalizada año 2014: 13.990


Recepción y Trámite de solicitudesRecepcionar, revisar, y direccionar a la dependencia correspondiente, verificando su posterior respuesta.


Actualmente se están radicando 3542 solicitudes mensuales.

Estadística Radicación

1 2 3 4 5 6

Año 2009 2010 2011 2012 2013 2014

Atención 2662 9967 13990 24210 25380 23168

2009 2010 2011 2012 2013 20142662

9967

13990

24210 2538023168

Estadística 2014, hasta elMes de Agosto



• Recepción y trámite de solicitudes 2014Ejes temáticos con mayor número de radicación: Eje Temático Número Radicados

Solicitud tiempo de servicio 1592

Solicitud carta laboral 1243

Novedades Educativas 1524

Solicitud factor salarial 678


• Recepción y Trámite de solicitudes 2014 Instituciones Educativas que mas nos visitan…

Institución Educativa Municipio

IE San Rafael El Dos Unión Panamericana

IE Agroecológica Departamental Atrato de Lloró

Lloró

IE Bernardino Becerra Rio Quito

CE Santa Teresita de Cañaveral Sipi


• Tipo de Radicación: Personal / Virtual

Radicación Personal Radicación Virtual

Presencia física oficina Quibdó, A través del aplicativo SAC (internet),

Costos de transporte, alojamiento alimentación

En su municipio, escoge la hora de realizar la radicación y el sitio desde el cual desea conectarse y realizarla.

Atención con turno (espera) En la comodidad de su hogar, sitio de trabajoTodo tipo de trámites se pueden realizar de manera virtual

OFICINA DE ATENCIÓN AL CIUDADANO: “AL SERVICIO DE LA COMUNIDAD EDUCATIVA

Incremento uso del SAC VIRTUAL, comparativo años 2011- Agosto 2014

1 2 3 4

Año 2011 2012 2013 2014

Cantidad 2269 4199 4287 7001

2011 2012 2013 20142269

4199 4287

7001

Dato hasta Agosto de 2014


• Plan de Fortalecimiento en el Uso del SAC VirtualCampaña visita Municipios SAC Viajero.Objetivo: Visitar los diferentes municipios, Instituciones Educativas, para motivar mas el uso

del SAC virtual, mostrando sus beneficios, bondades y la facilidad para su uso, identificando como su principal bondad el manejo del tiempo escolar, es decir, permite al docente realizar sus tramites desde su sitio de trabajo sin tener que ausentarse y perjudicar sus horarios de clases.


Atención personalizada Fondo:Solicitud cita Pagina web

Orientación sobre el proceso y recepción de documentos

Atención año 2014: 561 ciudadanos


Atención personalizada Escalafón:Solicitud cita Pagina web

Orientación sobre el proceso y recepción de documentosAtención año 2014: 165 ciudadanos que han recibido atención

personalizada en escalafón


Atención personalizada Citas rectores:Solicitud cita Pagina web

Recordar:La atención al rector se hará a través de solicitud de citaLa citación saldrá directamente de la Oficina de Atención al Ciudadano.Detallar el motivo solicitud de cita y diligenciar el formato que se encuentra en la web.


Beneficios Atención Personalizada Comunicación directa con el funcionario que permite aclarar dudas con respecto al

desarrollo del proceso de solicitud de prestaciones. Ahorro tiempo y dinero Facilidad en el proceso que permite ser realizado directamente por el docente. Organización en la atención, cada ciudadano llega con su cita, respetando horarios de

atención Atención con citas previas lo que permite coordinar por parte del docente el tiempo escolar

OFICINA ATENCION AL CIUDADANONUEVOS SERVICIOS


Nuevos serviciosAtención Personalizada NominaA partir del 15 de Octubre, los días jueves en horario de atención de la Oficina de Atención al Ciudadano, se tendrá atención personalizada para aquellos docentes que soliciten aclaración sobre el proceso de pago o presenten inconvenientes con pagos de meses anteriores.


Nuevos ServiciosCHAT Oficina Atención al CiudadanoA partir del 15 de Octubre, los días viernes se tendrá disponible un Chat, coordinado por la Oficina de Atención al Ciudadano, donde el docente podrá hacer sus consultas a través del medio virtual, referente a cualquier tema que tenga que ver con la SEDCHOCO y sus procesos.


Nuevos serviciosTrámite de solicitudes de tiempo de servicio y carta laboral a través del SAC VIRTUAL.

OFICINA ATENCION AL CIUDADANONOTIFICACIONES


• Servicios

NotificacionesResolución 2170 de 07 de Mayo de 2013“Por la cual se designan las funciones de notificar actos administrativos a los Rectores y Directores Rurales de los Establecimientos Educativos de los municipios no certificados del Departamento del Choco”.

Artículo PRIMERO. Facultar. Facultar a los Rectores para notificar los actos administrativos correspondientes a traslados, nombramientos, retiros forzosos, comisiones y aceptación de renuncias.


• ServiciosNotificacionesResolución 2170 de 07 de Mayo de 2013Articulo OCTAVO. Procedimiento para la notificaciónc. Devolución de actos administrativos notificados: Una vez efectuado el proceso de

notificación se tiene un tiempo no mayor a CINCO días para la hacer la devolución del acto administrativo a la SEDCHOCO.


• Estadísticas Año 2014

Enero Febrero

Marzo Abril Mayo Junio Julio Agosto

Total

Canti-dad

384 162 158 179 194 157 260 167 1661

% cumpl.

99 95 92 92 98 92 92 97 NaN

384162 158 179 194 157

260 167

1661

99 95 92 92 98 92 92 97

Agosto 2013: 958 notificaciones


• Estadísticas promedio días Notificación por Rector

1 2

Año 2013 2014

Promedio 5 8

2013 2014

Comparativo Agosto 2013- Agosto 2014


ERRORES FRECUENTES EN LA NOTIFICACION- Diligenciamiento del acta de notificación- Escaneo y envío del acta de notificación

- Fecha de notificación del acto administrativo- Notificación concluyente (el docente conoce el acto administrativo y posterior se niega a notificarse)- Notificación con testigo

OFICINA DE ATENCIÓN AL CIUDADANO: “AL SERVICIO DE LA COMUNIDAD EDUCATIVAERRORES FRECUENTES EN LA NOTIFICACION

La Oficina de Atención al Ciudadano contribuyendo a mejorar la calidad de la Gestión Educativa.

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