En onboarding i världsklass – så lyckas du!

EN GUIDE AV

EN ONBOARDING I VÄRLDSKLASS – SÅ LYCKAS DU! 2

Inledning

Det är ingen hemlighet att det är kandidatens marknad och många chefer kämpar med samma sak – att attrahera, utveckla och behålla riktigt bra personal. När makten ligger i kandidatens händer är det extra viktigt att säkerställa toppklass på de saker du faktiskt kan påverka. Onboardingen är en sådan!

I den här guiden vill vi belysa vikten av att skapa

en positiv upplevelse under hela onboardingen

– från första intervjun till signerat kontrakt,

följt av tiden innan start och vidare under de

inledande månaderna väl på plats.

EN ONBOARDING I VÄRLDSKLASS – SÅ LYCKAS DU! 2

EN GUIDE AV

EN ONBOARDING I VÄRLDSKLASS – SÅ LYCKAS DU! 3

Många gör misstaget att prata om introduktion och

onboarding som samma sak, vilket blir missvisande

då själva introduktionen bara är en del av en större

onboardingprocess.

Startskottet för en onboarding går redan vid

första intervjutillfället, det vill säga en bra bit

innan själva introduktionen väl på plats äger rum.

Redan under första intervjun börjar kandidaten

omgående samla på sig intryck och bilda sig en

uppfattning om er som potentiell arbetsgivare,

vilket fortsätter under hela processens gång.

Introduktion vs. onboarding – vad är skillnaden?

KRITISK TID FRÅN SIGNERAT KONTRAKT TILL FÖRSTA ARBETSDAGEN

För dig som chef kan det vara farligt att luta dig

tillbaka efter att ha fått ett signerat avtal med din

drömkandidat. Kandidatens uppsägningstid som

ofta ligger runt 2-3 månader är en sårbar tid där

mycket kan hända. Under veckorna eller månaderna

från att ni skakade hand tills det är dags att börja

finns en överhängande risk att kandidaten får ett

lockande mot-erbjudande från en konkurrerande

arbetsgivare, eller att den nuvarande arbetssitua-

tionen förbättras – med allt från bättre förmåner

eller lön till nya spännande arbetsuppgifter. Vad

du istället bör göra är att se den här tiden som

ett gyllene tillfälle att stärka relationen och upp-

vakta din nya medarbetare, och ta vara på den

nyfikenhet som ofta finns.

EN ONBOARDING I VÄRLDSKLASS – SÅ LYCKAS DU! 4

6 tips för en lyckad onboarding

Vi vill istället lyfta vikten av att se onboar-

dingen som en helhet som sträcker sig under

en lång tid – där alla delar är lika viktiga för

att säkerställa att kandidaten får en positiv

upplevelse av er som arbetsgivare.

Här delar vi med oss av 6 bra tips för att

säkerställa att er onboarding håller världklass!

1. KOMMUNICERA MERA

En intervjuprocess är ofta intensiv där kan-

didaten träffar dig och dina medarbetare

med hög frekvens under förhållandevis kort

tid. Att helt låta kommunikationen dö ut så

fort avtalet är signerat och förvänta dig att

kandidaten kommer tillbaka med full ener-

gi och motivation första arbetsdagen är som

gjort för magplask. Du måste med andra ord

hålla kommunikationen vid liv! Visar inte

du tillräckligt med intresse finns risken att

någon annan gör det, och innan du hinner

blinka har ett bättre erbjudande dykt upp

och du kan vinka hejdå till din drömkandidat.

2. INFORMERA INTERNT OM DIN NYA REKRYTERING

För att din nya medarbetare ska känna sig väl-

kommen och uppskattad är det viktigt att alla

på företaget är informerade om rekrytering-

en och aktuellt startdatum. Ingen vill komma

till sin nya arbetsplats och behöva få frågor

om var den eventuella företrädaren har tagit

vägen, så det är din uppgift som chef att

se till att det inte händer. Ta därför ansvar

för att marknadsföra din nya nyckelrekry-

tering internt med bra engagemang, och på

så sätt undvika att kandidaten själv behöver

presentera sig själv och sin nya roll till alla

på företaget.

EN ONBOARDING I VÄRLDSKLASS – SÅ LYCKAS DU! 5

”Att kontinuerligt fånga upp tankar, känslor och upplevelser

gör att kandidaten känner sig sedd och hörd”

3. BJUD IN TILL AKTIVITETER

Ta för vana att alltid bjuda in kandidaten

till aktuella aktiviteter på företaget för att

tidigt skapa en känsla av delaktighet och

samhörighet – det gäller allt från konferenser

till AW:s. Lägg ingen värdering i vad som kan

vara roligt och inte – bjud in till allt och låt

kandidaten själv välja! De saker som redan

är inplanerade i kalendern kan du med för-

del bjuda in till direkt efter signering.

4. SKICKA HEM ETT VÄLKOMSTPAKET

De flesta av oss gillar glada överraskningar

och din kandidat lär inte vara något undan-

tag. Välj ut några saker till ett välkomst-

paket som kan vara uppskattat att få hem

innan det är dags att sätta igång på allvar.

5. INFORMERA OM STÖRRE FÖRÄNDRINGAR DIREKT

Har kandidaten tackat ja till jobbet i tron

om att arbeta tätt tillsammans med en

särskild kollega på företaget, som hinner

säga upp sig under uppsägningstiden? Eller

pratade ni om delaktighet i ett projekt som

sedan hinner blåsas av? Informera direkt om

sådana saker. Om inte förväntningarna mot-

svarar verkligheten väl på plats är risken stor

att kandidaten tackar för sig och vänder på

klacken.

EN ONBOARDING I VÄRLDSKLASS – SÅ LYCKAS DU! 6

Att själva introduktionen på plats bara är en

del av en större onboardingprocess vet vi vid

det här laget, men den är fortfarande ack så

viktig. Om inte den första tiden känns riktigt

bra finns risken att din nya kollega börjar

omvärdera sitt beslut. Det går med andra ord

inte att ligga på latsidan här!

Ett vanligt misstag är att det saknas ett

strukturerat schema för de första dagarna.

Ett gediget introduktionsschema gör det

enklare att smidigt och snabbt komma in

i jobbet och underlättar för både chef och

medarbetare. På Inhouse har vi valt att ta

fram en intern utbildningsplattform, Inhouse

Academy, varav en del är just introduktionen

för att säkerställa att alla nya medarbetare

snabbt kommer in i sin roll och verksamheten.

Så tar du fram ett introduktionsschema

6. HA LÖPANDE AVSTÄMNINGAR

Löpande och regelbundna avstämningar är

lika viktigt för kandidaten som för dig som

arbetsgivare. Att kontinuerligt fånga upp tan-

kar, känslor och upplevelser gör att kandida-

ten känner sig sedd och hörd, samtidigt som

du får chansen att identifiera förbättrings-

möjligheter inför både framtida onboarding-

processer som för företaget i stort. Kartlägg

hur kandidatens första intryck av företaget

och rollen stämmer överens med förväntning-

arna som fanns innan start och se samtidigt

till att ha en tydlig plan för den individuella

utvecklingen framåt på arbetsplatsen.

EN ONBOARDING I VÄRLDSKLASS – SÅ LYCKAS DU! 7

PS! Glöm inte heller att boka in lunch med någon eller några av kollegorna

första dagen. Du vill absolut inte hamna i ett läge där din nya medarbetare står

ensam utan lunch när klockan slår 12.00, för att alla andra har med sig egna

matlådor. Det kommer garanterat skapa en dålig känsla direkt!

Vårt varumärke är en viktig del av vårt

företag och därför får de nya kollegorna

även en genomgång av vår kommunika-

tionschef, som är ansvarig för vårt varu-

märke och extern kommunikation. Hon

beskriver bland annat vår kommunika-

tionsplattform, vår kommunikationstrategi

och hur vi skapar närvaro och synlighet.

En viktig nyckel är självklart även admi-

nistration kring våra tidrapporter, vårt

affärssystem, policys, utläggsredovisningar

och vår ekonomifunktion med mera. Som

hjälp får även alla våra anställda vår

personalhandbok som vi kontinuerligt upp-

daterar med aktuell information.

• Extern kommunikation

• Ekonomi- och administration

Förutom att förstå vår företagskultur och vår

historia behöver våra nyanställda såklart

även en hög förståelse för vår verksamhet.

Det är först när nya medarbetare greppar

vad vår affär handlar om som de kan vara

med och jobba mot företagets mål.

Någon gång under de första dagarna sätter

sig våra nya kollegor ner med vår VD för att

ta del av varför vi finns, varför vi gör det vi

gör och hur vi gör det. Det handlar om en

djupare förståelse än det som går att utläsa

ur årsredovisningen eller genom att gran-

ska ett organisationsschema, det är här vi

beskriver vår historia, själ och vart vi är

på väg.

HÄR FÖLJER NÅGRA DELAR AV VÅRT INTRODUKTIONSPROGRAM:

• Why, What och How

• Verksamhetsförståelse

EN ONBOARDING I VÄRLDSKLASS – SÅ LYCKAS DU! 8

PS! Du kan även outsorca arbetet till experter på området – som oss

på Inhouse! Lär känna oss lite bättre här:

www.inhouse.se/om-oss/om-inhouse/

Känner du igen dig? Oavsett om du känner dig trygg eller inte med

punkterna ovan är det ofta tiden som brister och gör att hela onboarding-

processen blir en dålig upplevelse. För att maximera kandidatupple-

velsen och ha en chans att attrahera, behålla och utveckla talanger

på dagens tuffa marknad måste dock onboardingen prioriteras – och

dessutom hålla toppkvalitet!

Det är med andra ord bara att ta sig tid – det kommer löna sig

långsiktigt. Lyckligtvis finns dessutom en rad olika hjälpmedel och

verktyg idag för att effektivisera arbetet, allt från olika HR-system till

onboarding-appar.

Låt med andra ord inte tiden bli ett hinder – se till att er onboarding

håller världsklass redan idag!

“Jag har inte tid!”

WWW.INHOUSE.SE

STUREGATAN 10

114 36 STOCKHOLM

T. +46(0)8-52223310

INFO@INHOUSE.SE

KUNGSPORTSAVENYN 21

411 36 GÖTEBORG

T. +4672-3505035