Guía para Facturas en Retenciones

En esta guía explicamos el acceso y funcionamiento de la sección de Facturas en Retenciones.

En la pantalla del perfil de cliente, presione Cambiar para escoger la fuente de Expert Tax (1).

Luego presione Guardar Fuentes (2).

De vuelta en el perfil del cliente presione Retención.

El sistema le mostrará los pasos a seguir en la configuración de la sección de Facturas. Presione Continuar.

Relevos - En la próxima pantalla verá los porcientos más comunes de retención. Los mismos están directamente

relacionados a las informativas y formas que se prepararán en el programa. No es necesario entrar porcientos

adicionales, pero si desea hacerlo, entre una descripción seguido el porciento de retención y presione Añadir.

Full – 0% Se utiliza cuando no se le retendrá al proveedor (solo cantidad pagada).

Parcial – 3% Para retener el 3% de la cantidad pagada.

Ninguno – 10% Para retener el 10% (años anteriores el 7%) de servicios prestados.

No-Residente US – 20% Para retenerle el 20% requerido por ley, para los proveedores foráneos de EU.

No-Residente Para retenerle el 29% requerido por ley, para proveedores foráneos.

Presione Continuar para el próximo paso.

Tipos de Pagos – Seguido tendrá un listado de todas las categorías de pagos para las facturas. Puede navegar las

paginas para ver los diferentes tipos de pago (1). Puede filtrar por clasificación (3) para ver los tipos de pagos por grupos.

Algunos tipos de pago tienen la opción de Editar (2), para entrar el porciento que desee. Siempre tendrá la opción de

editarlo luego en la pantalla principal de Facturas. Presione Continuar (4) para el próximo paso.

Añadir Proveedores – En el siguiente paso podrá entrar los proveedores. Tendrá 2 opciones Manualmente (data entry)

o Importar desde Excel.

Añadir proveedor manualmente

Entre la información básica del cliente. Solo los encasillados con asterisco son requeridos.

Luego presione Continuar para entrar la información de retención para este proveedor.

Entre la información de relevo, si le aplica alguno para el proveedor. También podrá entrar numero de cuenta bancaria,

generalmente requerido para pagos de intereses o dividendos. Ambos encasillados son opcionales. Presione Continuar.

Si entró información de relevo puede entrar la fecha de expiración. El programa le emitirá un aviso cuando el relevo está

próximo a vencer.

Añadir proveedor por Excel

Presione Descargar Plantilla (1) para guardar la hoja de Excel modelo a utilizar para importar los proveedores. Cuando

haya completado la hoja con la información, búsquela o haga “drag & drop” de la misma en la sección entre cortada (2).

Luego presione Importar (3) para ver la pantalla de resumen.

El archivo de Excel tendrá 2 hojas: Providers y Layout.

Layout

En esta hoja verá los encasillados con el tipo de data que debe tener y si es o no requerido.

Providers

Entre la información de los proveedores hacia el lado, dejándose llevar con el ejemplo incluido.

Pantalla principal de Facturas

La pantalla principal de facturas tiene todas las herramientas para entrar proveedores, facturas, ver reportes y cambiar

configuración de esta sección. También verá información relevante de los pagos, resumen mensual, etc.

A continuación, le explicamos las secciones informativas en la página principal.

Pagos abiertos

Verá la cantidad de pagos que están entrados, pero no marcados como

registrados. Recuerde que solo los pagos registrados se toman en cuenta para la

información de las formas mensuales, trimestrales y anuales. Presione Ver pagos

para entrar a los pagos abiertos.

Certificados de Exención

Le muestra cuantos relevos de los proveedores están próximos a expirar

basados en la fecha de expiración entrada en la información de retención del

proveedor. Los caducados son los que ya están vencidos.

Historial de Pagos

Tendrá un listado de los 10 pagos más recientes hechos a los proveedores con información de cantidad pagada, retenida

y si el pago está registrado o abierto.

Impuestos Retenidos Mensualmente

Verá un listado mensual del año escogido con los impuestos retenidos

(no cantidad pagada) por mes. Recuerde que solo se verán reflejadas las

facturas registradas.

Funciones principales

Añadir Factura

Al presionar añadir factura, se le mostrará a escoger la categoría del tipo de pago (1). Escoja uno de los tipos de pagos

(2) y presione continuar (3). Para entrar los datos manualmente del pago.

Si desea importar los datos en vez de entrarlos manual, puede presionar el botón de Importar (4).

La pantalla para entrar el pago se divide en 2 secciones información del proveedor y pago, y detalles del pago.

En el proveedor entre al menos 3 letras del proveedor, ya sea del nombre, apellidos o del nombre de la compañía.

Presione Enter y verá un listado de la búsqueda. Escoja el proveedor del listado.

Los encasillados con asterisco son requeridos (Proveedor, fecha del pago y descripción). La cuenta bancaria es opcional y

podrá escogerla si el proveedor ya tiene una asignada o añadirla directamente en el pago.

En el detalle de pago, entre la cantidad pagada del servicio y cualquier otro reembolso.

Recuerde que la exención por ley es de $500. Se le aplicará el 10% de retención al excedente de $500 para el proveedor.

En este ejemplo, vemos que el pago es de $600 y se le retendrá el 10% de $100 que son $10.

Presione Guardar. El sistema le preguntará si quiere dejar la factura abierta o registrarla.

Escoja una de las 2 opciones o presione cancelar para volver al pago y

editarlo.

Importar factura de Excel

Presione Descargar Plantilla (1) para guardar la hoja de Excel modelo a utilizar para importar las facturas. Cuando haya

completado la hoja con la información, búsquela o haga “drag & drop” de la misma en la sección entre cortada (2).

Luego presione Importar (3) para ver la pantalla de resumen con la información importada.

El archivo de Excel tendrá 3 hojas Layout, Invoice Detail y Codes.

Layout

Todos los encasillados a excepción de InvoiceNumber, CheckNumber y AccountNumber serán requeridos.

Codes

Esta hoja tiene un listado de los tipos de pago y descripción por categoría. El numero en Type Of Invoice es el que

entrará en TypeOfPayment en la hoja de Invoice Detail.

Invoice Detail

Esta hoja sirve como ejemplo y es donde debe entrar los detalles del pago.

Facturas

Esta sección le permitirá ver las facturas entradas, registrar, deregistrar, imprimir, entre otras

acciones.

1. Escoja el “tab” para ver los pagos Abiertos, Registrados o Nulos (Void).

2. Las opciones para los pagos en pantalla son Registrar Pagos, Anular, imprimir detalle y Exportar a Excel. Escoja

uno o más pagos y marque cualquiera de las opciones.

3. Puede filtrar por fecha Desde – hasta o también puede hacer una búsqueda por nombre, numero de cheque,

etc.

4. Puede entrar a ver el detalle del pago presionando Ver a la derecha de cada pago listado.

5. En esta pantalla también puede Añadir un Pago sin tener que regresar a la pantalla principal de Inicio.

Presione Ir a Inicio para regresar a la pantalla principal.

Proveedores

En Proveedores puede ver los proveedores entrados, editarlos o añadir nuevos.

1. Puede filtrar por el grupo al que pertenezca el proveedor, por tipo de relevo asignado o por estado del relevo.

2. Adicional, puede buscar por nombre, apellidos o nombre de compañía. Recuerde entrar al menos 3 letras.

3. Presione cualquier proveedor para entrar, ver el detalle y editar los datos de este.

4. En esta misma pantalla puede Añadir Proveedor sin tener que regresar al Inicio.

Presione Ir al Inicio para regresar a la pantalla principal.

Reportes

En los reportes podrá ver, exportar e imprimir varios reportes informativos relacionados a las facturas

entradas.

1. De acuerdo con el reporte que elija, tendrá la opción de escoger los parámetros para el reporte. Estos podrían

ser año, mes o rango de fecha.

2. Escoja cualquiera de los reportes marcando el checkmark.

3. Cada reporte tiene la opción de Imprimir (PDF) o exportar la información a Excel.

Presione Volver para regresar a la pantalla principal.

Configuración

La configuración le permitirá ver y editar los tipos de pagos, grupos de proveedores y tipos de

relevos.

1. Escoja que categoría desea ver o editar entre Tipos de Pago, Grupos de Proveedores y Tipo de Relevo.

2. Presione Ir a Inicio para regresar a la pantalla principal.

*Próximamente se incluirán las formas trimestrales a la sección de Facturas y tendrá la opción de transferir los

datos a las formas.