En esta guía encontrarás información útil para conocer el entorno de Microsoft

Excel, crear libros sencillos, darles formato, elaborar tablas sencillas, insertar

gráficos y guardar dichos libros.

1. ¿QUÉ ES MICROSOFT EXCEL?

Excel es un programa informático que permite realizar tareas matemáticas, contables, financieras, estadísticas, etc. y

graficar los resultados de estas. Todas estas tareas son desarrolladas gracias a sus funciones, desarrolladas utilizando

hojas de cálculo. Las hojas de cálculo son un conjunto de columnas y filas a cuyo punto de encuentro se le denomina

celda. En Excel a los archivos se les conoce como Libros y cada libro puede tener hasta 255 hojas.

2. ¿PARA QUÉ SIRVE MICROSOFT EXCEL?

Algunas de las funciones de Microsoft Excel son:

Elaborar tablas.

Resolver operaciones matemáticas sencillas.

Generar informes contables.

Crear gráficos a partir de datos numéricos introducidos en la hoja de cálculo.

Hacer calendarios varios y especializados.

Hacer facturas.

Diseñar todo tipo de horarios.

Elaborar presupuestos detallados.

Llevar un registro de clientes, usuarios, empleados… o cualquier otro en el que se funcione mediante líneas y

columnas.

Llevar la contabilidad de una empresa, un comercio o incluso un hogar.

3. ¿CÓMO INGRESAR A MICROSOFT EXCEL?

FORMA 1:

1. Clic en Inicio.

2. Clic en Todos los programas.

3. Clic en Microsoft Office.

4. Clic en Microsoft Excel.

FORMA 2

Clic sobre el ícono de Microsoft Excel que se encuentra en la barra de tareas o en el escritorio.

4. PARTES DE LA VENTANA DE MICROSOFT EXCEL

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1. Barra de herramientas de acceso rápido.

2. Cinta y barras de opciones.

3. Barra de título.

4. Botones de: Ayuda – Presentación – Minimizar – Maximizar y Cerrar.

5. Barras de desplazamiento.

6. Zoom.

7. Vistas del libro.

8. Barra de estado.

9. Etiquetas de hojas.

10. Filas.

11. Celda.

12. Columnas.

13. Barra de fórmulas.

14. Cuadro de nombres.

5. CREAR UN LIBRO.

1. Abrir Microsoft Excel.

2. Seleccione un Libro en blanco.

3. Aparecerá una hoja divida conformada por celdas en las cuales puede escribir los datos que desee. Cada celda

es independiente y los datos que ingrese en una celda solo pertenecerán a esa celda. Tenga en cuenta que los

datos se irán insertando donde aparece el CURSOR (barra vertical intermitente que se mueve a medida que

estamos escribiendo)

6. DAR FORMATO A UN LIBRO

Después de ingresar los datos en el libro, usted puede darle el formato que desee; recuerde que cuando se habla de

formato se refiere a acciones como: tipo de fuente (letra), tamaño, color, negrita, cursiva, subrayado, alineación,

sangría, etc. En este documento se indicará como realizar cambios de formato sencillos que serán útiles para iniciar en

el uso de este programa.

Recuerde que para darle cualquier formato a los datos del libro primero deberá seleccionar la celda que lo contiene,

lo cual puede hacer de la siguiente manera:

Cambio tipo de fuente: Se refiere al estilo de la letra.

Cambio tamaño de fuente: Se refiere al tamaño de la letra. Puede utilizar cualquiera de las tres opciones para aumentar o disminuir.

Cambio color de fuente: Puede elegir diferentes colores para los datos.

Poner texto en Negrita: Hace que los datos se vean más oscuros.

Poner texto en Cursiva: Le da una inclinación a los datos.

Subrayar: Permite poner una línea bajo los datos para acentuar la información.

Alinear el texto: Permite ubicar los datos en una posición determinada.

Orientación: Gira los datos a un ángulo diagonal o a una orientación vertical.

Disminuir y aumentar sangría: Acerca o aleja los datos del borde de la celda.

Bordes: Permite agregar diferentes tipos de bordes a las celdas.

Tenga en cuenta que en la tabla anterior sólo aparecen algunos de los iconos que puede utilizar, pero puede explorar

los que no aparecen en la tabla e ir descubriendo para qué sirven.

Derecha Centrado Izquierda

SELECCIONAR UNA CELDA

Para seleccionar una celda, simplemente de clic sobre ella; sabrás que la celda fue seleccionada porque aparecerá

resaltada en comparación de las otras celdas.

SELECCIONAR VARIAS CELDAS

FORMA 1: Para seleccionar un rango, seleccione una celda y, después,

con el botón izquierdo del mouse presionado, arrastre sobre las otras

celdas.

FORMA 2: O bien use la tecla SHIFT + TECLAS DE DIRECCIÓN (flechas)

para seleccionar el rango.

Para seleccionar rangos de celdas y celdas no adyacentes, mantenga presionada la tecla CTRL y seleccione las celdas.

SELECCIONAR TODA LA FILA O LA COLUMNA

FORMA 1: Haga clic en el número de la fila o en la letra de la columna.

FORMA 2: Para seleccionar toda la columna, haga clic sobre una de las celdas de dicha columna y después presiona la

tecla CTRL + BARRA ESPACIADORA.

FORMA 3: Para seleccionar toda la fila, haga clic en cualquier celda de la fila y, después, presione la tecla SHIFT +

BARRA ESPACIADORA.

SELECCIONAR TODA LA HOJA

Para seleccionar toda la hoja de cálculo, haga clic en el BOTÓN SELECCIONAR TODO en la esquina superior izquierda.

7. CREAR UNA TABLA

1. Seleccionar los datos.

2. Clic en INICIO.

3. Seleccionar la flecha de menú que aparece en la opción TODOS LOS BORDES.

4. Seleccionar el borde deseado.

En este menú también encontrará otras opciones disponibles para que mejore sus tablas; explórelas y aprenda a

utilizar estas herramientas.

Para mejorar las tablas puede utilizar las herramientas de FUENTE y ALINEACIÓN para cambiar el color de las celdas y

la alineación de los datos de estas.

8. CREAR UN GRÁFICO

1. Seleccione datos para el gráfico.

2. Seleccione INSERTAR. En este punto puede seleccionar GRÁFICOS RECOMENDADOS y tomar una de las

opciones que le indica el programa o seleccionar el GRÁFICO que considere puede ser más útil para el

desarrollo de su actividad.

3. Realice los cambios que considere necesarios utilizando las herramientas de la opción DISEÑO. Dichos cambios

pueden ser cambiar a un diseño rápido, cambiar los colores, el estilo, el tipo de gráfico, etc. Recuerde que

para activar estas opciones el gráfico debe estar seleccionado. Además se recomienda que le dé nombre al

gráfico para que pueda ser comprensible a que se refiere.

El resultado final puede ser similar al siguiente, obviamente teniendo en cuenta que usted puede seleccionar el tipo

de gráfico que desee y hacerle cambios en cuanto al diseño.

Nota: Puede crear un gráfico inmediatamente, seleccionando los datos que quiere en el gráfico y presionando las

teclas ALT + F1.

9. ETIQUETAS DE HOJAS

Como se mencionó anteriormente, Excel es un libro y es por ello que los datos pueden almacenarse en diferentes hojas

para mayor organización. A continuación observarás como manipular algunas funciones de las hojas de manera

sencilla.

INSERTAR UNA HOJA

FORMA 1: Clic en el botón HOJA NUEVA.

Etiqueta de hoja

FORMA 2:

1. Clic derecho sobre una de las etiquetas de hojas que ya están creadas y seleccionar la opción INSERTAR.

2. Clic sobre la opción HOJA DE CÁLCULO y presione ACEPTAR.

CAMBIAR EL NOMBRE A UNA HOJA

FORMA 1:

1. Doble clic sobre la etiqueta de la hoja.

2. Escribir el nuevo nombre y presionar Enter.

FORMA 2:

1. Clic derecho sobre la etiqueta de la hoja y seleccionar la opción CAMBIAR NOMBRE.

2. Escribir el nuevo nombre y presionar la tecla ENTER.

ELIMINAR UNA HOJA

Antes de eliminar una hoja, tenga en cuenta que para que el programa lo permita, debe tener otra hoja dentro del

libro ya que éste no puede quedar sin ninguna hoja.

FORMA 1: Clic derecho sobre la etiqueta de la hoja que desea eliminar y seleccionar la opción ELIMINAR.

FORMA 2:

1. Seleccione la etiqueta de hoja que desea eliminar.

2. Clic en INICIO y en la sección CELDAS, seleccione la opción ELIMINAR.

3. Clic en ELIMINAR HOJA.

10. CONFIGURACIÓN DEL LIBRO

Cuando se habla de configurar un libro, se hace referencia a darle forma a las hojas de dicho libro; dentro de estos

cambios que se pueden realizar encontramos:

CAMBIAR EL TAMAÑO DE LA HOJA

1. Clic en DISEÑO DE PÁGINA.

2. Clic en TAMAÑO.

3. Seleccione el tamaño deseado.

CAMBIAR LA ORIENTACIÓN DE LA HOJA

1. Clic en DISEÑO DE PÁGINA.

2. Clic en ORIENTACIÓN.

3. Seleccione la orientación deseada.

CAMBIAR LAS MÁRGENES DE LA HOJA

1. Clic en DISEÑO DE PÁGINA.

2. Clic en MÁRGENES.

3. Seleccione las márgenes predeterminadas si son las que necesita o de clic en MARGENES PERSONALIZADOS

para elegir las que desee.

4. Si en las márgenes predeterminadas no encontró las que necesitaba, escribe las medidas que desea que

tenga su libro y de clic en aceptar.

11. GUARDAR UN LIBRO

Para guardar un libro por primera vez, haga lo siguiente:

1. Clic en ARCHIVO.

2. Clic en GUARDAR COMO.

3. Seleccionar la ubicación donde desea guardar el libro. Recuerde que puede elegir una unidad, una carpeta

que ya existe o crear una nueva; si no le aparece la ubicación que desea en el listado, puede dar clic en

EXAMINAR para que se abran otras opciones.

4. Cuando aparezca el siguiente cuadro de diálogo y ya hayas seleccionado la ubicación donde vas a guardar el

libro, escribe el nombre del libro y luego da clic en GUARDAR.

Para guardar cambios en un libro que ya se guardó con anterioridad, haga clic en el botón GUARDAR en la

Barra de herramientas de acceso rápido o presione las teclas CONTROL + G.