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EMPRESAS PÚBLICAS DE CUNDINAMARCA

EPC SA ESP

OFICINA DE CONTROL INTERNO

INFORME EJECUTIVO ANUAL CON BASE EN LA ENCUESTA DE IMPLEMENTACIÓN DEL MODELO ESTÁNDAR DE CONTROL INTERNO – MECI EMPRESAS PÚBLICAS

DE CUNDINAMARCA 2012, CON ALCANCE A 25 DE FEBRERO DE 2013

BOGOTÁ D.C., 26 DE FEBRERO DE 2013

OCI-INFORME-2012

Informe Ejecutivo Anual MECI-SGC

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TABLA DE CONTENIDO

1. OBJETIVO .................................................................................................................................. 3 2. ALCANCE ................................................................................................................................... 3 3. CLIENTES .................................................................................................................................. 3 4. EQUIPO DE TRABAJO .............................................................................................................. 3 5. CRITERIOS DE EVALUACIÓN .................................................................................................. 3 6. METODOLOGIA ......................................................................................................................... 5 7. ACTUALIZACIÓN DATOS DE LA ENTIDAD ....................................................................... 6 Y 7 8. ANÁLISIS DE LOS ELEMENTOS DEL SCI ............................................................................... 7 10.1. COMPONENTE 1. AMBIENTE DE CONTROL .......................... 8, 9, 10, 11, 12, 13, 14 Y 15 10.2. COMPONENTE 2. DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO ............ 126, 17, 18, 19, 20 Y 21 10.3. COMPONENTE 3. ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS ................................. 172, 23, 24 Y 25 10.4. COMPONENTE 4. ACTIVIDADES DE CONTROL ........................... 196, 27, 28, 29, 30 Y 31 10.5. COMPONENTE 5. INFORMACIÓN .......................................................... 32, 33, 34, 35 Y 36 10.6. COMPONENTE 6. COMUNICACIÓN PÚBLICA .............................. 287, 38, 39, 40, 41 Y 42 10.7. COMPONENTE 7. AUTOEVALUACIÓN .............................................................. 43, 44 Y 45 10.8. COMPONENTE 8. AUTOEVALUACIÓN INDEPENDIENTE .............................................. 46 10.9. COMPONENTE 9. PLANES DE MEJORAMEINTO ....................................... 47, 48, 49 Y 50 9. RESULTADOS IMPLEMENTACIÓN MECI .............................................................................. 51 10. INFORME EJECUTIVO ........................................................................................................ 52 11. CERTIFICACIÓN DEL DAFP ............................................................................................... 53 12. CONCEPTO JEFE DE CONTROL INTERNO ..................................................................... 54 ANEXO 1. ENCUESTA DAFP 2011 ............................................................................................ 55 ANEXO 3. RESULTADOS EVALUACIÓN INDEPENDIENTE....... ¡Error! Marcador no definido.





INFORME EJECUTIVO ANUAL CON BASE EN LA ENCUESTA DE IMPLEMENTACIÓN

DEL MODELO ESTÁNDAR DE CONTROL INTERNO – MECI, EN EMPRESAS PÚBLICAS DE CUNDINAMARCA ESP ESA ESP

1. OBJETIVO Elaborar el Informe Ejecutivo Anual con base en la encuesta de implementación, desarrollo y mejoramiento de los elementos que integran el Modelo Estándar de Control Interno – MECI, en Empresas Publicas de Cundinamarca. 2. ALCANCE La evaluación corresponde al periodo del año 2012 y tuvo en cuenta los resultados de las encuestas de Autoevaluación y Evaluación Independiente, el Manual de Implementación del Modelo de Control Interno para Entidades del Estado y el conocimiento que tiene la Oficina de Control Interno del desarrollo de los elementos que lo integran, informe presentado el 26 de febrero de 2013. 3. CLIENTES Los clientes de la evaluación son Empresas Publicas de Cundinamarca, los miembros del Comité de Coordinación, el Representante de la Alta Dirección, y las áreas encargadas de desarrollar los elementos del MECI, Subgerencia de desarrollo y estrategia. 4. EQUIPO DE TRABAJO El diligenciamiento de la encuesta “Autoevaluación” estuvo a cargo del Representante de la Alta Dirección, que para efectos de verificar el estado de cada una de las variables analizadas, fue designado el doctora Nidia Corredor, Subgerente de Desarrollo y Estrategia. El diligenciamiento de la encuesta “Evaluación Independiente” estuvo a cargo del Jefe de la Oficina de Control Interno Gonzalo Rodríguez Chía con base en el análisis efectuado. 5. CRITERIOS DE EVALUACIÓN

Decreto 1599 de 2005, por el cual se adopta el Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano.

Informe evaluación Sistema de Control Interno contable, correspondiente al año 2011 elaborado por la Oficina de Control Interno.

Resolución 357 de 2008, de la Contaduría General de la Nación, que adopta el procedimiento de control interno contable y de reporte del informe anual de evaluación a la citada entidad

Plan de Mejoramiento suscrito con la Contraloría de Cundinamarca en el año de 2011.





Decisión Empresarial No 017 del 26 de Julio de 2012 Por la Cual se adopta el Sistema Integrado de Gestión de Calidad EPC SA ESP, se adopta el manual del Sistema Integrado de Gestión de Calidad, se crea y se conforma el Comité Coordinador del Sistema de Control Interno y Gestión de la Calidad, se asigna sus funciones y se dictan otras disposiciones.

Circular externa No 003-100 del 28 de diciembre de 2012, del Departamento Administrativo de la Función Pública, sobre la presentación del Informe Ejecutivo Anual de Control Interno, a través de la Evaluación y Seguimiento al Sistema de Control Interno y al Sistema de Gestión de la Calidad NTCGP 1000.

Cuestionarios diseñados por el Departamento Administrativo de la Función Pública, en la vigencia 2012, para determinar la implementación y desarrollo del MECI y SGC.

6. METODOLOGIA

Metodología de Aplicación de la Encuesta de Autoevaluación y Evaluación Independiente El estado de implementación y desarrollo del Modelo Estándar de Control - MECI, se estableció con base en la percepción que tienen el Representante de la Alta Dirección y el Jefe de la Oficina de Control Interno, utilizando como instrumento la “Encuesta Implementación del MECI”, ver Anexo 1 diseñada por DAFP, la cual fue diligenciada a través del Aplicativo MECI. Para efectos del diligenciamiento de la encuesta “Evaluación Independiente”, la Oficina de Control Interno – OCI consultó a las áreas responsables de la implementación de los elementos del MECI, con el fin de conocer su estado, con base en la cual la OCI realizó su propio análisis. La interpretación de los resultados de la encuesta de autoevaluación, se hizo con base en la siguiente metodología dada por el DAFP, de acuerdo con el grado de implementación del MECI y Calidad.

RANGO CONCEPTO MECI

90% - 100%

De acuerdo a la información suministrada el modelo esta en un desarrollo óptimo, se debe continuar con actividades de mantenimiento

para su sostenimiento a largo plazo.

60% - 89% De acuerdo a la información suministrada

el modelo muestra un buen desarrollo pero requiere mejoras en algunos aspectos

0% - 59% De acuerdo a la información suministrada

el modelo requiere ser fortalecido





7. ACTUALIZACIÓN DATOS DE LA ENTIDAD Con base en las indicaciones del Aplicativo, esta Oficina, el 8 de febrero de 2013, procedió a actualizar los datos generales de Empresas Publicas de Cundinamarca EPC SA ESP, quedando de la siguiente manera:

Como Gerente suplente fue nombrado al doctor Germán Rodríguez Silva quien asumió sus funciones el 13 de febrero de 2012 y se desempeño hasta el 24 de septiembre de 2012, cuando asumió como gerente la doctora: Juana Laverde Castañeda. La encuesta de “Autoevaluación” fue desarrollada y evaluada por el Representante de la Alta Dirección doctora Nidia Corredor, delegado de la Señora Gerente quien se desempeña como Subgerente de Estrategia y Desarrollo de EPC SA ESP, se adelanto su incorporación en el CHIP el 25 de febrero de 2012, la información fue revisada por la doctora Nidia Corredor quien represento la Administración una vez contestado el cuestionario el cual consolido la información efectuó su evaluación arrojando un resultado de 40,942% 8. ANÁLISIS DE LOS ELEMENTOS DEL SCI El análisis a las variables que hacen parte del Sistema de Control Interno, se realizó con base en las indicaciones del Manual de Implementación del Modelo de Control Interno para Entidades del Estado, los Cuestionarios diseñados por el Departamento Administrativo de





la Función Pública – DAFP, del últimos año (2012) y en los elementos que hacen parte del Modelo Estándar de Control Interno – MECI. La información para efectos de determinar la implementación, desarrollo y mejoramiento continuo de los elementos del SCI, fue suministrada por las áreas responsables, mediante entrevistas de Funcionarios y de las reuniones adelantadas en el comité del Sistema de Gestión de Calidad y Sistema de control Interno. COMPONENTE1.AMBIENTEDECONTROL

Elemento 1. Acuerdos, Compromisos o Protocolos Éticos





1. Se verificó que se adopto mediante decisión empresarial No 017 de 2012, la cual contemplo lo relacionado con el Manual para el Sistema Integrado de Gestión de EPC, los principios y valore se construyeron con la participación de los servidores públicos de la Entidad, por medio de encuesta a todos los funcionarios. Por medio del Grupo de Talento Humano, se realizó la divulgación y socialización de los principios y valores mediante Plegables entregados, a la fecha se viene efectuando Seguimiento, se adelanto por parte de la Señora Gerente una nueva revisión en Diciembre 7 de 2012 donde se efectuó una evaluación y se propusieron modificaciones. Oportunidad de Mejoramiento: La OCI considera que la Dirección Administrativa, debe programar la realización de actividades tendientes a verificar la interiorización de los principios y valores por parte de los nuevos servidores públicos. 2. Se definieron y aplicaron mecanismos de socialización de los valores a todos los servidores de la entidad y los particulares que ejercen funciones públicas. Se incorporó esta información en la Plataforma para que en el proceso de re inducción los Servidores Públicos la socialicen. Oportunidad de Mejoramiento: La OCI considera que se debe incrementar mecanismos de socialización de los valores a los servidores públicos de la Entidad y particulares que ejercen funciones públicas. Elemento 2. Desarrollo del Talento Humano 3. Se determinaron y adoptaron las políticas y prácticas del Talento Humano. Se adoptó el [1] Plan institucional de Capacitación, [2] el Planes institucionales de Bienestar Social y el Programa de Salud Ocupacional. La OCI determinó, que la entidad debe desarrollar las políticas y prácticas a seguir en temas de capacitación y bienestar durante la vigencia 2013. 4. Se realizó seguimiento al cumplimiento de las Políticas de Talento Humano. Se realizó el seguimiento a los programas de Salud Ocupacional, Bienestar y Plan Institucional de capacitación a través del Plan Operativo. La OCI determinó que la Dirección Administrativa no realizó seguimiento al cumplimiento a los Planes de Capacitación y de Bienestar, donde no se registra el porcentaje de cumplimiento. Se debe adelantar el plan operativo de 2013 5. Producto del seguimiento a los acuerdos de gestión, se han generado acciones correctivas, preventivas o de mejora. No se han adelantado los acuerdos de Gestión durante 2012.





Oportunidad de Mejoramiento: La OCI considera que se debe asegurarse que las áreas correspondientes establezcan acciones de mejoras y un medio es los acuerdos de gestión. 6. Se elaboro informe consolidado del proceso de inducción. Se está elaborando el informe correspondiente al año 2013. Oportunidad de Mejoramiento: La OCI considera que el Área Administrativa, debe elaborar el informe consolidado del proceso de inducción y desarrollar el que se presento para este efecto. 7. Se elaboró y aprobó el Programa institucional Anual de Re inducción para los servidores públicos, que responda a cambios organizacionales, técnicos o normativos. Según el Área Administrativo, se viene realizó la política de inducción y re inducción a los Servidores Públicos; el programa institucional anual de re inducción hace parte integral del Programa institucional de Capacitación PIC, por tal motivo no se genera un programa independiente. Oportunidad de Mejoramiento: La OCI considera que para efectos de evidenciar el proceso de planeación, debe elaborar el Programa institucional Anual de Re inducción. Así mismo, establecer la política y los lineamientos para el proceso de re inducción institucional. 8. Se cumplieron los términos legales de la evaluación del desempeño. Según Área Administrativa, no se adelantaron las Evaluaciones de Desempeño Laboral de los Servidores Públicos para 2012. Oportunidad de Mejoramiento: La OCI considera que los directores, jefes de las áreas organizacionales, deben adelantar para EL 2013 las evaluaciones del desempeño laboral de los servidores públicos a su cargo, dentro del término legal establecido previa adopción de políticas de la Empresa. 9. Se elaboro informe a la evaluación del desempeño en el 2012. . Oportunidad de Mejoramiento: La OCI considera que la Dirección Administrativa, para efectos de evidenciar el proceso de verificación o seguimiento, en el Informe de la Evaluación del desempeño, debe incluir observaciones generales, conclusiones y recomendaciones para el mejoramiento continuo del proceso. 10. Con base en la evaluación del desempeño, se han formulado planes de mejoramiento individual. Se vienen formulado planes de mejoramiento individual en el área corporativa.





Oportunidad de Mejoramiento: La OCI considera que el área administrativa, como producto de los resultados de la evaluación del desempeño laboral, debe asegurar que las áreas correspondientes fortalezcan los Planes de Mejoramiento Individual. 11. Se elaboró el diagnostico institucional de necesidades de capacitación de EPC SA ESP. Según el área administrativa se efectuó su diagnostico pero no se desarrollo, Esto implica que se debe adelantar el Plan de de capacitación de EPC SA ESP para el 2013. 12. Se formulo y aprobó el Plan institucional Anual de Capacitación. Según el área administrativa, si se formuló un Plan institucional Anual de Capacitación, pero por falta de recursos no se pudo desarrollar. 13. El Plan Institucional Anual de Capacitación responde a las necesidades de capacitación contenidas en los Planes de Mejoramiento Individual. Según el área administrativa, el Plan Institucional de Capacitación se elaboró teniendo en cuenta el conjunto de cada uno de los Servidores Públicos, no se adelanto la valoración de Clima Organizacional de año 2012. La OCI estableció, que EPC SA ESP vienen adelantando Planes de Mejoramiento Individual pero corresponde institucional. Oportunidad de Mejoramiento: La OCI considera que el Grupo de Talento Humano, debe asegurarse que el Plan Institucional Anual de Capacitación, y este responda a las necesidades de capacitación contenidas en los Planes de Mejoramiento Individual. 14. Se diseñó y aplicó el instrumento para la evaluación del proceso de capacitación que incluya variables de medición de impacto. Según el área administrativa, se debe diseñar el instrumento de medición de impacto y hacer la divulgación a los Subgerentes y Directores. Oportunidad de Mejoramiento: La OCI considera que el área administrativa, dado que no cuenta con el instrumento diseñado para medir el impacto, debe asegurarse que se implemente para evaluar el proceso de capacitación. 15. Se realizó seguimiento al desempeño de los funcionarios, posterior a las capacitaciones. Según el área administrativa, no se realizó seguimiento al desempeño de los funcionarios, posterior a las capacitaciones.





Oportunidad de Mejoramiento: La OACI considera que se debe asegurarse que se realice seguimiento al desempeño de los funcionarios, posterior a la capacitación. 16. Se establecieron y adoptaron las políticas de Bienestar Social para los servidores públicos. Según el área administrativa, no se establecieron y adoptaron las políticas de Bienestar Social. La OACI determinó, que la entidad debe adoptar las políticas de Bienestar Social para la vigencia 2013. 17. Se elaboró el diagnóstico para definir el Programa de Bienestar que incluya a todos los servidores públicos y a su núcleo familiar. El diagnóstico para definir el Programa de Bienestar no incluyó a todos los servidores públicos y a su núcleo familiar. Oportunidad de Mejoramiento: La OACI considera que el área administrativa, debe considerar involucrar a todos los servidores públicos y a su núcleo familiar para elaborar el diagnóstico para definir el Programa de Bienestar Social. 18. Se evaluó la ejecución del Programa de Bienestar. No se evaluó la ejecución del Programa de Bienestar y no está consolidando el informe final. 19. Se elaboró y Ejecutó el programa de Calidad de Vida Laboral. No se elaboró, ni se ejecutó el programa de Calidad de Vida Laboral, a través del Programa de Bienestar Social Laboral. 20. Se realizó medición de clima laboral. No se realizó medición del Clima Laboral. 21. Se evaluó la ejecución del Plan de Incentivos. Según el área administrativa, no se evaluó la ejecución del Plan de Incentivos. 22. Se actualizó o ajustó el Manual de Funciones y Competencias Laborales. Según el área administrativa, se actualizó el Manual incluyendo las competencias laborales de cada uno de los cargos, se adoptó mediante Decisión Empresarial No 19 del 28 de Junio de 2011.





La OCI determinó, que el área administrativa con base en la actualización del Manual de Funciones y Competencias Laborales, entregó a cada servidor público las funciones del empleo que desempeña para su conocimiento. Elemento 3. Estilo de Dirección 23. El manual de procedimientos de la entidad fue diseñado, construido, adoptado y divulgado a partir de la recopilación e integración de la información que regula las acciones de la entidad. El Manual de Funciones, fue divulgado a través de la publicación en la web, en donde los funcionarios pueden consultar y acceder a la información de manera inmediata. El de procedimientos de la entidad, se adopto mediante decisión empresarial 017 de 2012. 24. La entidad ha presentado cambios favorables en los resultados de la medición del Índice de transparencia con relación al obtenido en la vigencia anterior. Para el año 2012 no se adelanto la evaluación en cuanto a la medición de índices de transparencia. La OCI determina que se debe adelantar mecanismos que permitan adelanta la medición respectiva. 25. Durante la vigencia 2012, han disminuido el número de quejas y reclamos relacionados con la prestación del servicio. A través de quejas y reclamos no se han recibido peticiones relacionadas con la empresa, se reciben lo relacionado a la prestación del servicio o atención de los servidores, se cuenta con el link dando cumplimiento a lo establecido por la ley 1474 de 2011. 26. Se ha tenido en cuenta los requerimientos de los clientes, cuando se han realizado revisiones a los procesos. Se ha tenido en cuenta los requerimientos de los clientes de tal manera que se da cumplimiento a la ley 1474 con relación a las quejas y reclamos que presentan la ciudadanía. La OCI estableció que en el Manual de funciones se delego la subgerencia comercial para atender y adelantar el seguimiento en este aspecto. 27. Se cuenta con políticas para el desarrollo de las competencias, habilidades, aptitudes e idoneidad del servidor público. Según el área de Administrativa no se ha desarrollado y se encuentran en borrador. 28. La alta dirección ha generado lineamientos para fortalecer el MECI y el Sistema de Gestión de la Calidad.





Se a desarrollo y se ha venido a través de la adopción del Sistema de gestión de calidad. 10.1. COMPONENTE 2. DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO

Elemento 4. Planes y Programas





29. Se realizó seguimiento a la ejecución presupuestal en cuanto a la revisión de los certificados de disponibilidad presupuestal, Registros presupuestales, revisión de los saldos de ejecución fiscal y cierre de año a 31 de diciembre en materia de presupuesto y contabilidad durante la vigencia 2012. Respecto de los Informes de Gestión Financiera, se adelantó una recopilación de toda la información contractual desde el punto de vista presupuestal y financiero tanto de ingresos como de gastos, La OCI estableció, que el área Financiera presentó el Informe de Gestión Financiera, el cual contiene la Ejecución Presupuestal de la vigencia 2012, con los siguientes cortes: 31 de marzo, 30 de junio, 30 de septiembre y 31 de diciembre. 30. La implementación del MECl ha mejorado la ejecución presupuestal de la entidad, tanto de funcionamiento como de inversión. Indicar caso específico. Según el Grupo de Financiera, la ejecución presupuestal de la Entidad mejoró en el segundo semestre en la vigencia 2012. Esta Oficina colaboró con la Subgerencias, las Direcciones, en asesoría, control y suministro de información necesaria para que las imputaciones de los gastos se efectuaran de manera adecuada y controlada. Igualmente para que los saldos se utilizaran de manera racional, aprovechando los recursos existentes, realizó traslados presupuestales oportunos. En general, controló que toda la ejecución presupuestal se llevara a cabo en el marco de las disposiciones vigentes. 31. Se tuvo en cuenta en la formulación de la planeación institucional y el diagnostico estratégico. Según el Subgerente de desarrollo y Estrategia no pues se encuentra en la Formulación del Plan Estratégico y de los Planes Operativos de cada una de las dependencias. La OACI estableció, que en el último semestre se inicio la elaboración del Plan Estratégico. 32. Para la formulación de los planes y programas de la entidad tuvo en cuenta: a) consultas a la ciudadanía y a las partes interesadas, b) requerimientos y expectativas de los clientes, c) un análisis o verificación de los requerimientos legales y/o presupuesto. a) Si, en la formulación de los planes 2012, se tuvo en cuenta los planes presentados por los Alcaldes inscritos al PDA, debido a que este es un tema netamente interno institucional. b). Si se tuvieron en cuenta los requerimientos y expectativas de los clientes tales como la Contraloría de Cundinamarca, c) En el momento de la formulación de los planes si se tuvo en cuenta tanto los requerimientos legales como los presupuestales, lo cual se puede evidenciar en las aportes que cada Municipio cuenta en FIA y respaldan la realización de dichos proyecto. 33. Se ha realizado seguimiento a la planeación institucional frente al cumplimiento de las actividades propuesta.





Si a través de los informes presentados por los supervisores, Subgerencia de Agua y Saneamiento básico y la oficina Jurídica Institucional. La OCI establece, que se debe fortalecer que cada área organizacional presente su reporte de seguimiento sobre los logros alcanzados respecto del Plan Operativo propuesto, resultados que vienen siendo revisados por el Comité de Dirección de la Empresa en reuniones semanales propuesto por la actual administración. 34. Con base en los resultados de los seguimientos se han efectuado ajustes a la planeación. Si se vienen efectuados ajustes de acuerdo con las necesidades de los dueños de los procesos. También se adelanta los ajustes a los Planes Operativos. 35. El Normo grama se encuentra actualizado frente a las competencias, responsabilidades o cometidos asignados a la entidad por mandato legal. Se cuenta con un Normo grama pero falta actualizarlo. La OCI considera que la Oficina Asesora Jurídica, debe proceder a gestionar la actualización del Nomograma de EPC SA ESP, de manera que contenga las modificaciones y novedades dadas por mandato legal. Elemento 5. Modelo de Operación por Proceso La OCI estableció, que se implemento los procesos de EPC SA ESP, que permite el cumplimiento de los objetivos pactados, cuyo Mapa de Procesos se adopto por decisión empresarial No 017 de 2012. 36. Se han realizado revisiones a los procesos y ajustes de ser necesario Se cuenta con una revisión y cuya propuesta se encuentra para análisis y su respectiva aprobación. 37. Se han realizado revisiones a los indicadores de los procesos y ajustes cuando ha sido necesario. Se realizó una propuesta de ajuste a las baterías de indicadores. Se deben implementar los indicadores que miden el cumplimiento de los procesos. 38. El modelo de operación por procesos implementado en la entidad ha facilitado la Planeación, Ejecución, Evaluación y Comunicación. Se encuentra en la etapa de implementación se requiere adelantar el cumplimiento de las metas establecidas en los indicadores. 39. En la vigencia 2012, se realizaron jornadas de socialización del mapa de los procesos a los servidores.





Se adelanto su elaboración y se efectuó su socialización y se encuentra para su evaluación, listas de asistencia de estas actividades, las cuales están en el archivo. Elemento 6. Estructura Organizacional La OCI estableció, que la actual Estructura Organizacional de EPC SA ESP, es la siguiente, la cual define las áreas organizacionales, funciones y los niveles de responsabilidad y autoridad: Organigrama de 2012

Así mismo, se determinó que EPC SA ESP definió su planta de personal y cuenta con el manual específico de funciones y competencias laborales adoptado por las decisiones Empresariales de 2011, No 17 “Por la cual se establece la estructura organizacional”, No 18 “por la cual se establece la planta de empleos” y No 19 “Por el cual se establece el manual especifico de funciones y competencias laborales”. 40. La entidad cuenta con una estructura organizacional flexible la cual contribuye a la gestión de procesos. La actual estructura esta dentro de ese criterio, y se adelanta un estudio de reestructuración de la planta de personal. 41. Se tienen en cuenta los niveles de autoridad y responsabilidad en la ejecución de los procesos.

JUNTA

SUBGERENCIA CORPORATIVA (05)

SUBGERENCIA

SUBGERENCIA COMERCIAL (05)

SUBGERENCIA DE AGUA Y

SUBGERENCIA DE ESTRATEGIA Y

DIRECCION DE

INTERVENT

DIRECCION DE

SUPERVISIO

DIRECCION DE GESTION

DE

DIRECCION DE

PROGRAMA

ASAMBLEA GENERAL DE ACCIONISTAS

DIRECCION DE

CONTABILID

DIRECCION FINANCIERA

Y

DIRECCION ADMINISTR

ATIVA DIRECTOR DIRECTOR DIRECTOR DIRECTOR DIRECTOR DIRECTOR DIRECTOR

JEFE OFICINA

JEFE DE

DIRECTOR OFICINA JURIDICA

DIRECTOR DE

REVISORIA

REVISOR

Secretaria de

Profesional de

Gra

Gra

Secretaria de

Gra

Profesional de

Gra

Profesional

Gra

Profesional

Gra

Profesional

Gra

Secretaria Of.

Gra

ASISTENCIAL PROFESIONAL

GERENTE GENERAL

SUBGERENTE

SUBGERENTE

SUBGERENTE SUBGERENTE SUBGERENTE





La OCI estableció, que las actividades necesarias para la ejecución de los procesos se encuentra aprobados, se encuentra en revisión para su actualización 42. Los niveles de autoridad y responsabilidad establecidos en la estructura Organizacional han contribuido al logro de los objetivos de los procesos. Se establece que los dueños de los procesos tienen claramente definidas sus responsabilidades y se adelanta una revisión para actualizarlos.





COMPONENTE 3. ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS

Elemento 7. Contexto Estratégico 43. Se encuentran establecidos los lineamientos para el proceso de identificación, manejo y control de los riesgos.





La Empresa cuenta con una política de riesgos de acuerdo DAFP, y con un Mapa de Riesgos el cual está para revisión y actualización, se cuenta con el procedimiento documentado denominado “Procedimiento para la Elaboración de Mapa de riesgos”, el cual forma parte del Sistema de Gestión de la Calidad 44. La entidad ha revisado el documento de soporte de contexto estratégico para determinar nuevos factores de riesgo. Se encuentra en revisión y actualización de acuerdo a la ley 1474 de 2011está en proceso e implementación Elemento 8. Identificación de Riesgos 45. Se divulgó la presentación del mapa de riesgos institucional y políticas de Administración del Riesgo. Se adelanto su divulgación en cartelera y en la página de la Entidad. Elemento 9. Análisis de Riesgos 46. La Administración del Riesgo ha contribuido a disminuir la materialización del riesgo en la vigencia 2012. A la fecha no se tienen registros de materialización de riesgos. Elemento 10. Valoración de Riesgos 47. Se ha hecho seguimiento a la efectividad de los controles de los riesgos identificados. Se adelanta una evaluación para su actualización. La OCI realiza su seguimiento. Elemento 11. Políticas de Administración de Riesgos 48. Se han realizado acciones tendientes a mejorar las políticas de Administración de Riesgo. Se están ajustando los riesgos de acuerdo con lo establecido por el DAFP y la ley 1474 de 2011, la OCI establece que se viene adelantando gestiones para efectos de actualizar el Mapa de Riesgos a los nuevos parámetros establecidos por el DAFP. Oportunidad de Mejoramiento: La OCI que se debe continuar con las gestiones tendientes a la actualización del Mapa de Riesgos de EPC SA ESP, considerando los lineamientos dados por el Departamento Administrativo de la Función Pública – DAFP. 49. La alta dirección ha revisado los lineamientos con respecto al tratamiento de los riesgos.





Se viene trabajando para la actualización de la Política de Administración del Riesgo y su mapa de riesgos. 50. La entidad ha verificado el cumplimiento de las políticas de administración de riesgo. Se encuentra en etapa de evaluación. La OCI recomienda que se deba establecer, que las áreas organizacionales responsables de la ejecución de los procesos, realicen periódicamente seguimiento al Mapa de Riesgos, el cual remiten a la Subgerencia de Desarrollo y Estrategia para lo pertinente a su competencia. 51. La administración del riesgo ha contribuido a disminuir el número de hallazgos de la contraloría. Según la auditoria adelantada por la Contraloría de Cundinamarca vigencia 2011, el número de hallazgos han reducido. 52. La cultura del control se ha fortalecido a través de la aplicación de la Administración del Riesgo en Procesos, Proyectos y Contratación. Se debe adelantar un seguimiento con la medición de indicadores para fortalecer la cultura de Control. La OCI estableció, que la cultura de la Administración del Riesgo, se debe fortalecer en la medida que los procesos cuentan con la identificación y valoración del riesgo. Así mismo, se determinan los riesgos inherentes a la contratación ya que es la actividad más sobresaliente de la Empresa. COMPONENTE 4. ACTIVIDADES DE CONTROL





Elemento 12. Políticas de Operación 53. Las políticas de la operación de la entidad están adoptadas y divulgadas. Aun no se han establecido, que EPC SA ESP debe adelantar la política de operación ya que es un elemento más del Modelo estándar de Control Interno – MECI, En la vigencia 2012, no se socializaron las políticas de operación a los servidores. 54. Las políticas de Operación han facilitado la ejecución de los procesos y las actividades, en cumplimiento de los objetivos institucionales. Según el Grupo de Planeación se viene adelantando Elemento 13. Procedimientos 55. Relacionar las actividades que están pendientes de documentar su procedimiento en el Sistema de Gestión de Calidad, son necesarias para el cumplimiento de los objetivos de Talento Humano. El proceso de Talento humano cuenta con procesos y procedimientos, riesgos, lo cual permite un mejor desempeño y actualmente se adelanta su revisión y actualización La OCI considera, que EPC SA ESP, tiene identificados y documentados sus procesos y actividades.se sugiere que las áreas organizacionales adelanten una evaluación y propongan mejoras a los adoptados. 56. Los procedimientos de la entidad están adoptados y divulgados. Se adelanto su aprobación mediante decisión empresarial No 017 de 2012 se estableció, que los procedimiento de ejecución de las actividades asociadas a los procesos, se encuentra documentada y se adelanta su desarrollo en del Sistema de Gestión de la Calidad. 57. Se desarrollan las actividades de acuerdo a los procedimientos documentados. Se efectuó su etapa de implementación y se adelanta una revisión de la actual administración. 58. Se han realizado revisiones a los procedimientos por parte de los responsables de los procesos. Se puede evidenciar que la versión O se encuentra en revisión para su actualización 59. Los procedimientos documentados han facilitado el desarrollo de los procesos. Están en etapa de implementación, los procedimientos documentados permite al servidor público ejecutar la actividad de conformidad a lo establecido. Elemento 14. Controles





60. La entidad tiene definidos los controles preventivos y correctivos para los procesos o actividades. Se encuentra en la etapa de implementación y deben ser tenidos en cuenta dentro de los controles de los mapas de riesgo, se establece que los controles asociados a la ejecución de las actividades y procesos, se encuentran publicados la página de la Empresa y forman parte del Sistema de Gestión de la Calidad, en su componente de riesgos. 61. Se ha llevado a cabo revisión a los controles. Se realiza seguimiento a los mapas de riesgos y a los indicadores de los procesos. 62. Los controles han contribuido a que los riesgos no se materialicen. Cada dueño de proceso debe adelantar la revisión de sus controles para evitar la materialización de los riesgos. En las evaluaciones integrales y de gestión que practica la Oficina de Control Interno, establecidas en el Programa Anual de Auditoría Interna Independiente, se contempla la verificación de los controles asociados a la actividad, descritos en el Mapa de Riesgos y en el procedimiento documentado. 63. En caso de materialización de los riesgos, los controles permiten reducir el impacto. Si, en términos generales no se han materializado los riesgos del proceso. Elemento 15. Indicadores 64. Cuáles indicadores estratégicos y de gestión se han diseñado, que permiten controlar el comportamiento de la ejecución de planes, proyectos y actividades del proceso de participación ciudadana. Los indicadores no se han establecieron en el Plan Operativo de la Entidad que se viene adelantando, a través del reporte de indicadores que adelante la Empresa. 65. La entidad cuenta con indicadores que le permiten realizar la evaluación de su gestión. No se cuenta con indicadores de gestión. La OCI estableció, que se debe formular los indicadores para la ejecución de los objetivos y metas, a través del Plan Operativo, así mismo, los cuales se autoevalúar periódicamente por el ejecutor del mismo. 66. Se ha revisado la pertinencia de los indicadores para evaluar la gestión de los procesos. No, se están ajustando los indicadores, se viene adelantando gestiones para efectos de revisar los indicadores de gestión, de conformidad con los ajustes al Mapa de Riesgos y a las Caracterizaciones de los Procesos. 67. Se ha realizado la evaluación de los indicadores teniendo en cuenta la oportunidad, finalidad, claridad, practicidad, confiabilidad, entre otros aspectos.





Se encuentra para adelantar la implementación de la batería de indicadores. 68. La evaluación de los indicadores ha permitido medir el cumplimiento de los factores críticos de los procesos. No se han establecido. 69. La información reportada por los indicadores ha facilitado la toma de decisiones. No se puede determinar por qué están para establecerse 70. La información reportada por los indicadores ha permitido la generación de acciones tanto preventivas como correctivas. Actualmente no se tiene muy en cuenta los indicadores. Se debe adelantar el análisis de los indicadores para desarrollar las acciones respectivas Elemento 16. Manual de Operación 71. El manual de procedimientos u operaciones es de fácil acceso para todos los servidores de la entidad. La OCI estableció, que el Manual de procesos y procedimientos se adelantos su adopción y se encuentra publicado en la página de la entidad. 72. El manual de procedimientos u operaciones es utilizado como herramienta de consulta. Es herramienta diaria de trabajo. 73. Se ha actualizado el Manual de Procedimientos u Operaciones cuando se presentan cambios en la operación de la entidad. Aun no por estar en implementación y evaluación, la OCI estableció, que el Manual de Calidad y de procesos y procedimientos se viene implementando. 74. La operación de la entidad, cumple con la estandarización establecida en el Manual de Procedimientos u Operaciones. Según el Subgerente de Desarrollo se adelanta su implementación y se encuentra en revisión. 10.2. COMPONENTE 5. INFORMACION





Elemento 17. Información Primaria





75. La entidad tiene identificadas las fuentes externas de información y los mecanismos para su administración y manejo. Los mayores proveedores de información son las alcaldías, los contratistas y sus interventoria, organismos de control y en algunos casos la comunidad, por medio de la cual se adelanta la información de proyectos, estado de obras y procesos relacionados con la Empresa. La OCI estableció, que las fuentes externas de información se deben describir en la caracterización del proceso “Coordinación y Comunicaciones Institucional. 76. Se clasifica la información teniendo en cuenta sus necesidades de operación. La información que se entrega en la Empresa se clasifica y se entrega a las diferentes dependencias al cual va dirigido, además a través de seguimiento a los principales proyectos de la Empresa se procesa la información por medio de los documentos base. 77. Se revisa el procedimiento de la recepción y análisis a la información que soporta su operación. Se debe adelantar periódicamente seguimiento al procedimiento de recepción de la información que soporta la operación y ser plasmado en un informe. 78. El análisis de la información recibida de la ciudadanía y partes interesadas ha sido utilizada para determinar acciones, preventivas, correctivas y de mejora. Esta información es básica para el cumplimiento de los adjetivos de la Empresa. Estos insumos deben ser utilizados para realizar el análisis respetivo y proponer acciones tendientes a su mejoramiento. 79. Cuenta con mecanismos de verificación para garantizar la oportunidad de la información. Parcialmente,se debe adelantar por medio de encuestas de percepción a realizar los usuarios que tienen que ver con las Alcaldías y se logra verificar la oportunidad de la información y se toman las medidas pertinentes. 80. Se han realizado acciones, con el fin de fijar las políticas o directrices necesarias para la consecución, captura, almacenamiento y uso de la información primaria para la Empresa y cada uno de los procesos identificados. Se adelanto las políticas, procedimientos y reglamentos para el trámite interno de atención a Derechos de Petición, Quejas y Reclamos y procedimiento para realización de Audiencias Públicas de Rendición de Cuentas. La OCI estableció, en relación con el proceso de Servicio al Ciudadano, se cuentan con las políticas, directrices y procedimiento documentado para la atención a los ciudadanos, así como una base de datos de la información solicitada y la respuesta dada. Elemento 18. Información Secundaria





81. La realimentación del cliente interno ha contribuido para la mejora de los procesos. Se debe adelantar la retroalimentación con el cliente interno que permita implementar acciones de mejora, también adelantar mediciones con quien maneje correspondencia. 82. Tiene identificados los mecanismos de verificación de la información que se origina. Se requiere fortalecer y verificara través del seguimiento a la información recibida, el contenido de la Pagina Web y de la diferente entrega de correspondencia. 83. Tiene identificados los mecanismos para la administración de la información que se origina y procesa en su interior. La administración de la información que se origina y se procesa al interior de la entidad, está a cargo de cada responsable de área, aquella que se divulga a través de medios de comunicación está a cargo de la gerente y los de la página a cargo del técnico de sistemas. La OCI estableció, que EPC SA ESP cuenta con la herramienta de software y pagina Web, en el cual se registra la información que ingresa y se produce en su interior, la cual se guarda en back up siendo efectivo para salvaguardar la información. 84. Se han realizado acciones con el fin de fijar las políticas o directrices necesarias para el diseño, procesamiento/producción, conservación y divulgación de la información secundaria y cada uno de los procesos identificados. Se han establecido lineamientos internos para la información a publicar en la página Web, la información emitida a través de medios de comunicación e impresos es revisada por la gerencia. Varios informes emitidos por las dependencias son insumo para la rendición de cuentas a la ciudadanía o para dejar a disposición en la página Web. 85. Se han realizado acciones, para establecer los mecanismos de divulgación de la información generada por EPC SA ESP en desarrollo de su función, con el fin de proporcionar elementos de juicio a la comunidad o grupos de interés, para que verifique y determine el grado de cumplimiento de los compromisos adquiridos por la Empresa. Se adelanta, especialmente a través de la página Web, siguiendo los parámetros de Gobierno en Línea y a través de la Rendición de Cuentas a la Ciudadanía se adelanta su cumplimiento en las audiencias que adelanta el Señor Gobernador en los Municipios. La OCI establece, que el medio institucional para la divulgación de la información producida por la Empresa, es la página web, donde se publica la planeación y la gestión realizada en cuanto los proyecto que adelanta la Empresa. Elemento 19. Sistemas de Información 86- Se Cuenta con mecanismos de verificación para garantizar la oportunidad de la información.





Se efectúa el seguimiento a los mecanismos de información ciudadana con seguimiento general a través de la Pagina Web y el otro en los soportes de cada área. La OCI establece, que la Empresa verifica el cumplimiento de los términos legales de respuesta a los mecanismos de participación ciudadana, como derechos de petición y de información. Así mismo, la OCI realizó evaluación al proceso durante la vigencia 2012, para determinar su estado. 87- Conoce y tiene en cuenta para sus procesos de atención a la ciudadanía los lineamientos establecidos en la Ley 962 de 2005 (Anti trámites). Si se tiene en cuenta los lineamientos en la Ley 962 de 2005. 88- Las tablas de retención documental de todas las áreas organizacionales de la Empresa, se adelanta su actualización de acuerdo a lo dispuesto en la Ley 594 de 2000 En cuanto a la Gestión Documental, se remitió las tablas de retención documental y mejoramiento de Archivo, ante el respectivo Comité Departamental de archivo el cual adelanto observaciones, estas fueron respondidas y remitidas nuevamente. La OCI considera que el Grupo de Gestión Documental, debe continuar con la gestión de solicitar la aprobación de las tablas de retención documental, de conformidad con lo dispuesto en la Ley 594 de 2000 y adelantar un plan de mejoramiento en la conservación de Archivo. 89 -Las Tablas de Retención Documental - TRD, han contribuido a la mejora en el desarrollo de los procesos que ejecuta la Entidad, Indicar caso específico. Las TRD han contribuido para la organización de los archivos de gestión y transferencias documentales, Las Tablas de Retención Documental se pueden consultar por vía electrónica, se estudia la posibilidad de incorporar los documentos en un link de Gestión Documental, y se puede consultar por todas las dependencias. Elemento 20. Sistemas de Información 90-Se ha realizado actualización y/o mantenimiento a los Sistemas de Información que utiliza la entidad relacionar nombre de la herramienta, fecha de actualización o mantenimiento y tipo de labor. Según el administrador del sistema para la página Web se realizo el rediseño del nuevo portal de EPC SA ESP. Se adquirió nuevo Software para el área de presupuesto, se cuenta con un sistema Web para el control de nomina a su vez el área contable posee un paquete para ese fin. Adicional se adelanta actualizaciones de antivirus y sistema operativo de los diferentes equipos de la Entidad.





10.3. COMPONENTE 6. COMUNICACIÓN PÚBLICA

Elemento 20. Comunicación Organizacional





91-Se ha identificado la política de comunicación de la entidad. Se viene adelantando una propuesta para temas de Comunicaciones, adelantar una Política de operación de comunicación. 92-Se ha elaborado el plan de comunicaciones de la entidad. No se cuenta con un plan de Comunicaciones, Se debe adelantar y presentar una propuesta actualizada del plan de comunicaciones de la entidad y la estrategia para el manejo de las comunicaciones. 93-Se ha revisado el plan de comunicación y de ser necesario se efectuaron los ajustes pertinentes. Para temas de Comunicaciones la alta dirección estudia un nuevo plan de comunicaciones, Para el año 2013. 94-El plan de comunicación ha facilitado el manejo de la información de la entidad. Se adelanta una serie de actividades en la entidad, pero se requiere de soportarla en el manejo, seguimiento, control y coordinación de la información emitida por la entidad. 95-Se han realizado acciones para institucionalizar las Mesas de Trabajo u otro instrumento en cada área organizacional de la Empresa, como mecanismo de comunicación y divulgación de las decisiones tomadas en el Comité de Dirección, donde participen los servidores públicos ejecutores de los procesos, mejorando la trazabilidad de la información. La Empresa cuenta con correo interno donde se ha dado a conocer las diferentes decisiones y actas de las reuniones que permiten canalizar esta comunicación, entre ellos se encuentra con los link de contratación, emergencia, informática entre otros. Además existen otros mecanismos de comunicación como la publicación de circulares institucionales, al igual que boletines que garantizan el mejoramiento de la trazabilidad de la información. 96-La WEB se mantiene actualizada. Relacione cuadro de seguimiento que el Grupo de Sistemas realizó a la actualización de la página WEB durante la vigencia del año 2012 En respuesta a este Ítem la empresa posee 2 Páginas web una es la de epc.com.co y la otra es pdacundinamrca.com.co. Según el Administrador de Sistemas de Información, que tiene bajo su responsabilidad el correcto funcionamiento del Portal WEB de epc.com.co en el año 2012 se realizo los siguientes cambios:

Se rediseño totalmente el sitio en cuanto a imagen y funcionamiento. Se monto un administrador de contenidos dinámico para realizar los cambios y/o actualizaciones en tiempo real.





En cuanto a las actualizaciones requeridas siempre se han estado publicando artículos en la sección de contratación y Atención de Emergencias con referencia a los mismos.

Se lleva un control de Registro de Proponentes por intermedio del sitio y esta a su vez alimenta una Base de Datos donde llevamos el registro de los mismos.

En cuanto al portal del PDA (pdacundinamarca.com.co)

Solo se han realizado pequeñas actualizaciones en la sección de boletines. Para los dos portales para garantizar su funcionamiento se han venido realizando las tareas normales como Backup, renovación de Hosting y Dominio. 87-La información disponible para el ciudadano y partes interesadas se ha mantenido actualizada.

Es necesario que las diferentes subgerencias mantengan un flujo de la información que ellos tienen a su cargo para a su vez poderla montar en las diferentes paginas. Esta información son resúmenes de Avance, boletines Informativos y galería de imágenes.

Se debe realizar un seguimiento por la parte comercial para actualizar el portafolio de servicios y sección de atención al ciudadano. (ya existe pero se puede mejorar)

La OCI estableció, que la gestión o ejecución de los Planes Operativos de EPC SA ESP para la vigencia 2012 se vienen reportando en el SECOP. 88-La entidad facilita la divulgación de la información y la participación ciudadana. Se han diseñado e implementado diversas estrategias de participación para facilitar el acceso a la información, especialmente a través de canales virtuales. La OCI establece, que la Empresa divulga su información que produce a través de página web, diario oficial, y audiencias públicas, entre otros. Elemento 21. Comunicación Informativa 89-Las herramientas o instrumentos tecnológicos utilizados en la Entidad, han garantizado a los ciudadanos y partes interesadas el fácil acceso para la obtención de los servicios ofrecidos, indicar caso específico. Las herramientas tecnológicas de la Empresa sí han garantizado a los ciudadanos el fácil acceso para la obtención de los servicios ofrecidos. Mediante el Portal WEB de la Empresa, se ofrecen servicios a la ciudadanía tales como: Módulo de PQR - Peticiones, Quejas y Reclamos mediante el se tiene encuentra la Participación Ciudadana y desde este link se puede realizar direccionamiento y seguimiento a este tipo de solicitud realizada por el ciudadano. 90-Se han realizado acciones, con el fin de efectuar una revisión a los mecanismos de Comunicación Informativa de EPC SA ESP. Esto se refiere, a generar estrategias y procedimientos que garanticen la rendición de Cuentas amplia y transparente de la





gestión realizada por la Empresa, tanto a la comunidad y sus grupos de interés como a los organismos de control fiscal. La empresa ha venido realizando sus diferentes informes y rendición de cuentas a las diferentes entidades tales como, Dian, contaduría, Función pública contraloría de Cundinamarca y cámara de comercio, Adicionalmente viene cumpliendo con la publicación de contratos y diferentes procesos en el portal de contratos.gov.co (SECOP) 91-Se han realizado acciones, con el fin de fijar las políticas o directrices necesarias para la implementación de estándares de Comunicación Informativas para la Empresa y para cada uno de los procesos identificados. A la fecha se está adelantando borradores para ser evaluados por la Empresa y poder definir en materia de Comunicaciones Elemento 22. Medios de Comunicación 86. La Rendición de Cuentas ha contribuido a aumentar la participación y reconocimiento por parte de la ciudadanía. Si, se viene participando por parte del señor Gerente en las Audiencias Públicas, y comités que se adelanta para revisar la ejecución de los diferentes contratos. La OCI estableció, que la Empresa realiza Audiencia Pública por cada sector técnico, que permite la participación ciudadana especialmente por los alcaldes y los gerentes de Empresas de Servicios Públicos de los respectivos Municipios y por grupos de interés, además se participa en las audiencias que adelanta en el Señor Gobernador. 87. Cuenta con canales de comunicación interno y externos para socializar la información generada. para temas de Comunicaciones, esta entidad cuenta con canales de comunicación definidos tanto internos como externos entre los que se encuentran el sistema de correspondencia, un correo institucional, una página Web, un correo electrónico interno, boletines informativos, y la entrega de la información por parte de Servientrega, permitiendo el flujo normal de la comunicación. 88. La entidad verifica la funcionalidad de sus canales de comunicación (página Web, carteleras edictos, entre otros.) Hasta el momento no han reportado fallas en cuanto a las diferentes publicaciones, desde allí se han venido realizando diferentes procesos de contratación y licitaciones públicas; por intermedio del SECOP se publica Adendas y diferentes requisitos para tales fines, para comunicación interna se adelanta mediante la cartelera en la cual se viene publicando los temas más relevantes. 89. Se revisa de ser necesario los métodos, recursos e instrumentos utilizados para la divulgación de la información.





Para temas de Comunicaciones, a través de los resultados obtenidos de los oficios remitidos, se presentan recomendaciones para mejorar los mecanismos y las herramientas de divulgación de la información en los informes entregados a la dirección. 90. Se han realizado acciones para revisar los procesos de Comunicación Organizacional de EPC SA ESP. Cada vez que hay lugar a revisión por parte de la dependencia, se revisa y actualiza los procesos de Comunicación Organizacional. 91. Se ha diseñado el Plan de Medios, que permita la implementación del Elemento Medios de Comunicación del Sistema de Control Interno, es decir, se han establecido los mecanismos, métodos, recursos e instrumentos para divulgación y circular amplia y focalizada de la información generada y su socialización a los grupos de interés. Para temas de Comunicaciones EPC SA ESP le falta contar con una plan de medios completo en el que se establezcan los medios, las herramientas y los mecanismos para divulgar de manera adecuada la información y se encuentra contenido en la estrategia de comunicaciones que se divulga en la entidad entre los grupos de interés y la ciudadanía en general. 92. Cuáles son los indicadores estratégicos y de gestión diseñados, que permiten controlar el comportamiento de la ejecución de planes, proyectos y actividades del proceso de comunicación. En el 2013 no se conto con indicadores acordados por la entidad, se requieren tener en cuenta y ser contenidos en la batería de indicadores, la cual debe ser parte de seguimiento constante.





10.4. COMPONENTE 7. AUTOEVALUACIÓN

Elemento 23. Autoevaluación de Control 93. Las acciones de mejora producto de la autoevaluación del control han fortalecido el funcionamiento de control interno.





Se adelantan regularmente y se efectúa revisión en los comités de gerencia de las actividades y tareas a desarrollar. La OCI establece, que las áreas organizacionales verifican y evalúan sus controles, al momento de determinan el cumplimiento de sus metas, objetivos e indicadores, y el análisis a la materialización de los riesgos, el cual se recomienda se ejecute mensualmente. Elemento 24. Autoevaluación de Gestión 94. Tiene definidos los mecanismos de verificación y evaluación por parte de los líderes de proceso para determinar el cumplimiento de la gestión institucional. Actualmente se encuentra en proceso de aprobación ya que se efectuó su elaboración por parte de la Empresa en las reuniones semanales de evaluación y seguimiento. 95. Se ha realizado seguimiento a las acciones preventivas, correctivas y/o de mejora. Se viene adelantando a través de diferentes mecanismos, el cual se ha dado las instrucciones por parte de la Gerencia para que se elabore cronogramas donde se tenga claridad de las fechas donde la Empresa debe presentar los informes y obligaciones en el tiempo oportuno. Además a través de los planes de mejoramiento se viene adelantando las diversas acciones para su cumplimiento 96. Las acciones de mejora producto de la autoevaluación de la gestión han fortalecido el cumplimiento de metas. La autoevaluación todavía no forma parte de la cultura en la entidad, a OCI estableció, que las áreas organizacionales deben monitorean periódicamente sus indicadores, lo cual permitirán detectar desviaciones y establecer las medidas correctivas para la consecución de los objetivos. 10.5. COMPONENTE 8. AUTOEVALUACIÓN INDEPENDIENTE Elemento 25. Evaluación del Sistema de Control Interno Elemento 26. Auditoría Interna





97. Las auditorias de calidad se desarrollan de acuerdo al procedimiento documentado.





La OCI estableció, que las Auditorías Internas de Calidad se encuentra en proceso de implementación en consonancia no se han adelantado los procedimiento establecido para el efecto. 10.6. COMPONENTE 9. PLANES DE MEJORAMEINTO

Elemento 27. Plan de Mejoramiento Institucional 98. Se han realizado seguimientos programados a los planes de mejoramiento. Se viene adelantando permanente y de manera trimestral donde se realiza seguimiento y se presenta informes respectivos a la Contraloría de Cundinamarca





Se estableció, que EPC SA ESP realizó de manera periódica , en cabeza de la Oficina de Control Interno, seguimiento al Plan de Mejoramiento Institucional, el cual se centra en las acciones formuladas por la Contraloría de Cundinamarca y General de la Republica. Elemento 28. Plan de Mejoramiento por Procesos 99. Se han realizado planes de mejoramiento con base en los informes de la evaluación de la gestión. No se han adelantado por estar en proceso de implementación. 100. Están debidamente identificados los planes de mejoramiento por proceso, de acuerdo a las necesidades de mejora de los mismos, las metas esperadas y los resultados alcanzados. Se encuentra en etapa de evaluación ya que tan solo se adoptaron en el segundo semestre de 2012. 101. Los responsables de los procesos han realizado seguimientos programados a los planes de mejoramiento. No en lo referente a planes de mejoramiento por procesos hasta que se adelante su evaluación. 102. El plan de mejoramiento por procesos cuenta con acciones que responden a las recomendaciones de la Oficina de Control Interno. La OCI estableció, de acuerdo con el Plan formulado que se adelantar su evaluación ya que su adopción se efectuó en el segundo semestre de 2012. 103. Se ha evaluado la eficacia de las acciones del plan de mejoramiento por procesos. Aun no. 104. El modelo de operación por procesos, se ha fortalecido debido a las acciones de mejora de los planes de mejoramiento por procesos. Se espera adelantarlos en el 2013 ya que se encuentran elaborados y se adelanta una revisión. Elemento 29. Plan de Mejoramiento Individual 105. Se cuenta con la formulación de Planes de Mejoramiento Individual. Se han recomendado y están adelantando por áreas en el 2013 ,La OCI ha recomendado las acciones de mejora las cuales se adelantan por cada funcionario y requiere que se





registren en el formato establecido por el Sistema de Gestión de la Calidad, para ser formalmente establecido. Se requiere asegurarse que al interior se formulen los Planes. 106. Los jefes han realizado seguimiento programado a los planes de mejoramiento de los servidores a su cargo. Actualmente se inicia su evaluación. 107. Los jefes han verificado que las acciones contempladas en los planes de mejoramiento individual, son las adecuadas para minimizar o eliminar las desviaciones encontradas. Se a recomendado que se deba adelanten la implementación acuerdos de gestión y planes individuales de Mejoramiento. 108. Se hizo seguimiento al desarrollo y efectividad de las acciones de mejoramiento individual. La OCI estableció, que la Empresa viene adelantándose acciones para adelantar Planes de Mejoramiento Individual pero falta implementarlos, por tal razón no se puede hacer seguimiento a la efectividad de las acciones, Se requiere fortalecer su implementación. 109. Se evidencia una mejora en el desempeño de los servidores, producto del plan de mejoramiento individual. La Oficina de Control Interno viene recomendando a todas las áreas organizacionales de EPC SA ESP, continuar con las gestiones conducentes a mejorar el desarrollo y mantenimiento de todos los elementos que integran el Sistema de Control Interno. 9. RESULTADOS IMPLEMENTACIÓN MECI Se estableció, que el grado de implementación de MECI es del 40.94 De acuerdo a la información suministrada por el DAFP según certificado del informe del 2012, por lo que el modelo requiere ser fortalecido. Según los resultados arrojados por el Aplicativo MECI, los siguientes subsistemas obtuvieron la siguiente información de avances: Control Estratégico: 50.00% Control de Gestión: 40.00% Control de Evaluación: 23.00%. En cuanto los componentes se tiene el siguiente avance Ambiente de control 51%, Direccionamiento estratégico 60%, administración de riesgos 33%, actividades de control 25%, información 53%, comunicación publica 42%, autoevaluación 21%, evaluación independiente 7%, planes de mejoramiento 40%

De los 29 elementos evaluados 22 elementos que equivalen al 75.86% están dentro

del rango del 0% al 59% arrojando como concepto Mecí (El Modelo Requiere ser

Fortalecido)






del Rango del 60% al 89% presentando un concepto MECI (El Modelo muestra un

buen desarrollo pero requiere mejoras en algunos aspectos.


del Rango del 90% al 100% presentando un concepto MECI (El Modelo está en un

desarrollo óptimo, se debe continuar con actividades de mantenimiento para su

sostenimiento a largo plazo.





10. INFORME EJECUTIVO Con base en los resultados de la Evaluación Independiente de la Oficina de Control Interno a la Implementación del MECI, se presenta el análisis de los avances y dificultades del Sistema de Control Interno, que forma parte del Informe Ejecutivo Anual, por Subsistema.





11. CERTIFICACIÓN DEL DAFP Con base en los registros realizados en el Aplicativo MECI, el 8 de febrero de 2012, el sistema arrojó el siguiente Certificado de Recepción de Información, con radicado.





12. CONCEPTO JEFE DE CONTROL INTERNO Considerando los resultados de la Autoevaluación de Implementación del MECI y la Evaluación Independiente, esta Oficina conceptúa lo siguiente: Esta autoevaluación se adelanto en conjunto con la representante de la alta dirección Doctora Nidia corredor y corresponde a lo observado con corte 31 de Diciembre de 2012, dejando de presente que hizo de manera que se muestre una situación real sin desconocer que este índice bajo se viene creando las condiciones para adelantar sus correcciones de manera inmediata.

El Sistema de Control Interno de EPC SA ESP muestra un grado de desarrollo bajo, corresponde a análisis de toda la entidad, por cuanto en términos generales, los instrumentos, mecanismos y elementos de control adoptados, se requiere fortalecer de manera sustancial los elementos suficientes que permitan el logro integro de los objetivos y metas institucionales. El proceso de Implementación del Modelo Estándar de Control Interno – MECI en EPC SA ESP, como herramienta del Sistema de Control Interno, se encuentra en un avance del 40.942%, con un nivel de riesgo Alto, donde cada uno de los elementos del MECI deben ser fortalecido para atacar cada uno de los riesgos que se pueda presentar en su interior.

Como concepto de La Oficina Asesora de control Interno, se requiere que se estudie la posibilidad de implementar la oficina de Aseguramiento de La Calidad en EPC-SA-ESP, ya que se espera cumplir con cada una de las actividades propias e inherentes a esta área, garantizando la prestación de nuestros servicios con calidad y satisfacción de nuestros clientes, afianzando el proceso documental que es una de nuestras debilidades, sirviendo como complemento de las actividades de Control Interno para un desarrollo al 100% del MECI, Norma NTCGP:1000 y demás requerimientos de Ley. Se requiere documentar los diferentes elementos y desarrollar las políticas que se establece para su implementación y desarrollo.

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_______________ GONZALO RORIGUEZ CHIA Jefe Oficina de Control Interno



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