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EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO HOSPITAL MUNICIPAL SAN ANTONIO

TIMANA – HUILA Nit.891.180.198-3

Carrera 4 No. 12-06 Timaná. Telefax: Administración 8374121 – Urgencias 8374738 E-mail [email protected]

EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO

HOSPITAL SAN ANTONIO DE TIMANA-HUILA

RESOLUCION No. 104 (30 DE SEPTIEMBRE DE 2014)

POR LA CUAL SE ADOPTA EL MANUAL DE CONTRATACION DE LA E.S.E.

HOSPITAL SAN ANTONIO DE TIMANA-HUILA

La Gerente de la E. S. E. HOSPITAL SAN ANTONIO DE TIMANA-HUILA, en ejercicio de sus facultades legales y en especial las que le confiere los

artículos 209 y 269 de la Constitución Política de Colombia, y:

CONSIDERANDO 1. Que la Constitución Política de Colombia, en su artículo 209 establece que la

función administrativa está al servicio de los intereses generales y se desarrolla

con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad.

2. Que según la Ley 100 de 1.993, en el numeral 6 del artículo 195 y el Decreto

1876 de 1994, en su artículo 16, las Empresas Sociales del Estado en materia

contractual se regirán por las normas de derecho privado y estarán sujetas a jurisdicción ordinaria conforme a las normas sobre la materia: pero podrán

discrecionalmente utilizar las cláusulas excepcionales previstas en el estatuto general de la Contratación de la administración pública.

3. Que en ejercicio de las funciones asignadas a la Junta Directiva, consignada en

el Decreto 065 del 07 de noviembre de 1996 (Estatutos internos), adopto y

aprobó el Estatuto que rige la contratación, de conformidad con lo estipulado en el artículo 76 de la Ley 1438 de 2011.

4. Que el Acuerdo No. 011 del 06 de junio de 2014 de la Junta Directiva contempla

la política general de contratación y las reglas y procedimientos en materia contractual que deben ser tenidos en cuenta por sus servidores de la EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO HOSPITAL SAN ANTONIO DE TIMANA-HUILA, y en

su artículo 66 autorizó al Gerente para que de acuerdo con las pautas y principios generales allí contenidos, reglamente su implementación y expida el

respectivo reglamento de contratación, de obligatorio cumplimiento para todos los contratistas y de aplicación estricta en todos los contratos.

5. Que por expreso mandato de la ley 100 de 1993 y en concordancia con el

artículo 13 del Estatuto Interno de Contratación, la EMPRESA SOCIAL DEL

ESTADO HOSPITAL SAN ANTONIO DE TIMANA-HUILA en materia contractual se sujeta al régimen de Derecho Privado, a los estatutos sociales y a

los reglamentos internos, pero podrá discrecionalmente utilizar las cláusulas excepcionales previstas en el estatuto general de la contratación de la administración pública.

6. Que la aplicación de las reglas del Derecho Privado a la celebración y ejecución

de los contratos que celebre la EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO HOSPITAL SAN ANTONIO DE TIMANA-HUILA, no implica que al desarrollar esas

actividades, la empresa deje de estar sometida a la observancia de los principios superiores de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, consagrados en el artículo 209 de la Constitución Política, por lo cual,

mediante este reglamento se asegura el cumplimiento efectivo de los mismos.




7. Que en consecuencia, y sin perjuicio de la reserva consagrada en la ley respecto

de los documentos de carácter comercial o privado, tanto de la entidad como de sus respectivos contratistas, para dar cabal aplicación al principio constitucional

de publicidad, se continuará garantizando el acceso que a la información de carácter contractual tienen y ejercen las autoridades competentes. También se continuarán publicando en su correspondiente portal en Internet o página Web y

en lugar físico visible de las dependencias en cada una de la sedes, las informaciones mensuales correspondientes a los contratos celebrados por la

entidad, con indicación de su objeto, cuantía y la identificación del respectivo contratista.

8. Que la aplicación de las reglas del Derecho Privado a la celebración y ejecución

de los contratos no excluye, en modo alguno, la obligación de observar y

respetar las normas constitucionales que consagran o establecen inhabilidades o incompatibilidades en materia de orden contractual.

9. Que sin perjuicio de que en materia contractual la EMPRESA SOCIAL DEL

ESTADO SAN ANTONIO DE TIMANA-HUILA, se encuentre sometida al

régimen de Derecho Privado, dado su carácter de Empresa Social. también le son aplicables otras disposiciones legales que establecen requisitos o exigencias

para la celebración o ejecución de contratos por parte de las entidades cuyo patrimonio se encuentre integrado por recursos públicos, como es el caso de las

disposiciones atinentes a la obligación de quienes deseen contratar con entidades estatales de encontrarse al día en sus aportes parafiscales y respecto de la obligación de quien desee contratar de no encontrarse en mora con alguna

entidad del Estado y, por tanto, es responsabilidad de la administración cumplir y asegurar que se cumplan dichas disposiciones legales.

10.Que con fundamento en lo anterior, se hace necesario adoptar el Reglamento

Interno de Contratación de la EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO HOSPITAL

SAN ANTONIO DE TIMANA-HUILA, con el fin de facilitar que la administración asegure la eficiencia y celeridad en la realización de sus

operaciones, sin que por ello se menoscabe la observancia obligatoria y armónica de los diferentes principios y disposiciones que han quedado

señalados.

En mérito de lo expuesto,

RESUELVE:

ARTÍCULO PRIMERO: Adóptese el Reglamento Interno de Contratación de la Empresa Social del Estado Hospital SAN ANTONIO DE TIMANA-HUILA,

el cual se encuentra contenido en el presente manual.

TÍTULO I

DE LOS ASPECTOS GENERALES DE LA CONTRATACIÓN

CAPÍTULO I

DISPOSICIONES GENERALES

EL PROCESO DE CONTRATACION: Es el conjunto de etapas, trámites y

actuaciones que encadenados entre sí conducen a la adquisición de los bienes, obras y servicios requeridos por la ESE HOSPITAL SAN ANTONIO




DE TIMANA-HUILA, para cumplir los fines generales asignados por la

Constitución y la Ley.

Son responsables de adelantar los procesos de contratación en la ESE SAN ANTONIO DE TIMANA-HUILA:

a) El Gerente en su calidad de representante legal de la entidad y, b) Los funcionarios, previa delegación de aquel. A los funcionarios citados

anteriormente, para efectos de este reglamento se les denominará "Funcionarios

Responsables de la Contratación".

Los procesos de contratación deben adelantarse en estricto acatamiento de las normas generales y especiales que los rigen. Lo que quiere decir, que

para tales efectos ha de tenerse en cuenta, la Ley 100 de 1993; El Manual Interno de Contratación y las demás disposiciones concordantes y

complementarias de la contratación estatal, como son las normas del Código de Comercio y del Código Civil en materia de elementos, requisitos y clases

de contratos. El presente Reglamento ha sido elaborado de conformidad con dichos preceptos. Igualmente se tendrá en cuenta la facultad de utilizar

discrecionalmente las cláusulas exorbitantes contenidas en el Estatuto

General de la Contratación de la Administración Pública y los principios generales del artículo 209 de la Constitución Política y el desarrollo legal de

los mismos. Entendiendo la contratación como el proceso que comienza con la identificación del o de los contratos que es preciso celebrar para ejecutar

un determinado proyecto de inversión o de funcionamiento y, que termina con la efectiva aplicación de los bienes, obras o servicios para el fin que son

adquiridos, es posible distinguir tres fases o etapas:

a.- ETAPA PRECONTRACTUAL: Se inicia en el momento en que la Administración decide ejecutar un determinado proyecto, adoptando al

mismo tiempo la decisión de celebrar con dicha finalidad el o los contratos necesarios; termina con la notificación de la decisión de adjudicar el contrato

a uno o varios de los participantes en el procedimiento de selección. En esta etapa, la actuación de la entidad se centra en preparar el procedimiento

para la selección y escogencia objetiva del contratista. Para ello, debe adelantar las siguientes actividades generales:

Preparar el procedimiento de selección; Convocar los posibles interesados en la contratación; Recibir y evaluar las ofertas presentadas;

Seleccionar el contratista; Adjudicar el contrato y,

Comunicar y notificar a los interesados la decisión de la adjudicación.

b.- ETAPA CONTRACTUAL: Comienza con la preparación y elaboración del

documento del contrato por la entidad y, finaliza cuando el contrato termina, bien por haberse ejecutado su objeto dentro del plazo estipulado, bien por el

vencimiento del plazo pactado o, porque se haya acordado u ordenado su terminación antes del vencimiento del plazo convenido. La actuación de la

Administración se dirige a lograr la cabal ejecución del objeto contratado.

Esta etapa, según las normas aplicables, comprende la realización de las siguientes actividades generales:

Determinación de la forma y contenido del contrato a celebrar;

Elaboración del documento en que se consignan los acuerdos de las partes y las demás cláusulas necesarias o convenientes;




Perfeccionamiento del contrato;

Cumplimiento de los requisitos de ejecución del contrato; Cumplimiento de otros requisitos establecidos por la ley;

Identificación y ejecución de las actividades complementarias necesarias para la cabal ejecución del contrato y,

Ejecución del contrato o cumplimiento de las prestaciones recíprocas

estipuladas.

c.- ETAPA POSTCONTRACTUAL: Comienza al terminar el contrato por cualquiera de las razones indicadas atrás. La actuación de la Administración

se encamina a liquidar el contrato según las prescripciones de la Ley y a aplicar los bienes, servicios u obras adquiridos al fin para el cual fueron

contratados. La etapa, de conformidad con la ley, comprende la realización de las siguientes actividades generales:

La liquidación del contrato;

La realización de las acciones necesarias para lograr el cabal cumplimiento del contrato y la reparación de los daños causados;

El ingreso de los bienes, obras o servicios al patrimonio de la entidad; La aplicación de los bienes, obras o servicios al fin para el cual fueron

adquiridos.

TÍTULO II

DE LAS ETAPAS DEL PROCESO DE CONTRATACIÓN

CAPÍTULO I

DE LA GESTION PRE- CONTRACTUAL

En este capítulo se pretenden fijar unos parámetros que orienten las

actividades previas a la celebración del contrato-preparación de la contratación, selección del contratista y adjudicación del contrato- de

conformidad con la Ley y, especialmente, con los principios de igualdad, imparcialidad, eficiencia, eficacia, celeridad y publicidad, que deben presidir

las actuaciones administrativas en general (Art. 209 de la Constitución y Art. 3° del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso

Administrativo) y, con los principios de transparencia, economía y responsabilidad que orientan la actuación contractual, en particular .

Es responsabilidad de todos y cada uno de los funcionarios de la empresa

garantizar el estricto acatamiento de la Ley en los procesos de contratación y, asegurar que los recursos destinados a la adquisición de bienes, obras y

servicios, cumplan los fines de interés general asignados a la entidad y a los

fines especiales del proyecto con cargo al cual se ejecutan. Con el propósito de contribuir al logro de tales objetivos, la Gerencia por instrucciones de la

Junta Directiva, ha preparado el presente Reglamento, el cual servirá de instrumento del control que le corresponde ejercer.

Así las cosas, cuando se determine una necesidad de la entidad que deba

culminar en la suscripción de un contrato, el Gerente o su delegado designará el funcionario RESPONSABLE de impulsar y adelantar los trámites

establecidos por las normas aplicables y, preparar los proyectos de actos y demás documentos que deban expedirse en desarrollo de esta Etapa

precontractual.




Dicho funcionario responderá por la eficacia, eficiencia, legalidad y

transparencia del procedimiento de selección del contratista, en el marco de las funciones asignadas. La designación podrá hacerse en forma verbal o

escrita. En este punto, es conveniente precisar que al orientarse por unos mismos y únicos principios, las actividades generales relacionadas con la

preparación de la contratación, la selección del contratista y la adjudicación

del contrato, son comunes a los procedimientos de licitación o concurso y a la contratación directa, independientemente de que en este último caso, las

formalidades exigidas por la Ley sean menores. En este orden de ideas, tanto en los procedimientos licitatorios o concursales

como en la contratación directa, deben cumplirse las siguientes actividades:

1. VERIFICACIÓN DE COMPETENCIA: Es la comprobación de que tanto el Hospital como el funcionario responsable de la contratación, tienen

capacidad para adelantar el procedimiento de selección del contratista, adjudicar y celebrar el contrato correspondiente.

Por consiguiente, la verificación comprende:

El examen de los objetivos y funciones que le asignan la Constitución y la Ley al

Hospital o, si es el caso, los convenios celebrados con entidades públicas o privadas, nacionales o internacionales, con el fin de que el contrato se adapte a

dichas funciones u objetivos. El estudio de las funciones asignadas al servidor que pretende adelantar el

procedimiento de selección del contratista, adjudicar y celebrar el contrato de que se trate y, la verificación de que posee la facultad para adelantarlo y/o celebrarlo. Para tal efecto, deben tenerse en cuenta el acto administrativo

mediante el cual se delega total o parcialmente las competencias relacionadas con la contratación.

2. PROGRAMACIÓN Y PREPARACIÓN DEL PROCEDIMIENTO DE

SELECCIÓN DEL CONTRATISTA: Tiene por finalidad disponer de la totalidad de la información necesaria para elaborar los Términos de

Referencia de la contratación y, dar cumplimiento a los requisitos que deben agotarse previamente a la iniciación del procedimiento de selección del

contratista, según lo establecido en la Ley. En esta fase, juegan de manera especial, los principios de transparencia y

economía. La estricta observancia de los trámites legales y la realización de los estudios previos necesarios a la elaboración de los términos de

referencia, es lo que garantiza la selección de la mejor oferta y el desarrollo normal del contrato sin dilataciones ni perturbaciones. Dichos trámites o

actividades que deben agotarse cualquiera sea la modalidad de selección del contratista (oferta privada, contratación directa, contratación con invitación

pública en cartelera, contratación con invitación pública en página web) son:

VERIFICACIÓN DE LA CONCORDANCIA DEL CONTRATO QUE SE

PRETENDE CELEBRAR (ADQUISICIÓN DE OBRAS, BIENES O SERVICIOS)

CON EL PLAN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL, Y/O PLANES OPERATIVOS. Igualmente, si es el caso, con los convenios celebrados con

otras entidades públicas o privadas, nacionales o internacionales.

EVALUACIÓN DE LA CONVENIENCIA Y OPORTUNIDAD DEL OBJETO A

CONTRATAR. La evaluación de conveniencia y oportunidad de iniciar el procedimiento, hace relación al análisis de aspectos tales como, la urgencia de la necesidad a satisfacer, la disponibilidad de recursos para el pago oportuno de

las obligaciones económicas, el tiempo estimado para obtener autorizaciones en caso que ellas se requieran, etc. Es decir, esta actividad se centra en la




consideración y evaluación de todos los aspectos a tener en cuenta para

garantizar que el contrato se ejecutará sin tropiezos ni dilataciones.

ELABORACIÓN DE ESTUDIOS, DISEÑOS, PLANOS, ESTUDIOS DE

FACTIBILIDAD Y PREFACTIBILIDAD. Estos análisis y estudios son

indispensables para: A) Asegurar la satisfacción de la necesidad que se pretende resolver en la forma adecuada, más conveniente y menos costosa posible (análisis de alternativas); B) Definir con exactitud tanto el objeto a

contratar (especificaciones, calidad, cantidad, etc.) como las condiciones técnicas requeridas para su ejecución; C) Calcular técnica y fundadamente el

monto estimado del contrato a celebrar (y por tanto el procedimiento de contratación a seguir): D) Determinar los factores de selección de las propuestas y las ponderaciones correspondientes.

En consecuencia, el funcionario responsable de la contratación, según

designación de la gerencia debe asegurarse de que dichos estudios han sido elaborados en forma detallada y completa antes de convocar los

posibles interesados a participar en el procedimiento de selección. El servidor a quien cualquiera de dichos funcionarios hayan asignado las

funciones de impulsar y adelantar las actividades necesarias para seleccionar el contratista, responderá; igualmente, por la inexistencia,

deficiencia o insuficiencia de los estudios. Dichos estudios deben

elaborarse en todos los casos; es decir, independientemente de que el procedimiento a seguir sea la oferta privada, la contratación directa,

contratación con invitación pública en cartelera, contratación con invitación pública en página web. El Asesor de Control Interno estará

atento a controlar su estricto cumplimiento.

OBTENCIÓN DE AUTORIZACIONES Y APROBACIONES. El funcionario responsable de la contratación deberá verificar antes de iniciar el procedimiento

de selección, que se cuenta con las autorizaciones ordenadas por la Ley para ejecutar el contrato que se pretende, tales como, licencias ambientales, sanitarias, de construcción, etc. En caso contrario, antes de continuar el

procedimiento de selección del contratista, se deben gestionar las solicitudes respectivas y obtener las aprobaciones o autorizaciones correspondientes. Sólo

cuando se disponga de ellas podrá continuarse el procedimiento.

VERIFICACIÓN DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL. Consiste en

constatar la disponibilidad presupuestal suficiente para el pago de las obligaciones derivadas del contrato por parte del responsable del registro de la ejecución presupuestal y, en la obtención del certificado correspondiente por el

responsable de la contratación.

3. ELABORACIÓN Y ADOPCIÓN DE LOS TÉRMINOS DE REFERENCIA DE LA CONTRATACIÓN. Por Términos de Referencia de la Contratación,

entendemos el conjunto de disposiciones relacionadas con el objeto del contrato a celebrar y las condiciones de su ejecución y con los

procedimientos de elaboración, presentación y evaluación de las ofertas, independientemente de que se trate de procedimientos licitatorios.

concursales o de contratación directa. Aclaramos, sin embargo, se denominara Pliego de Condiciones a dichos términos cuando se trata de

Licitación y Términos de Referencia - cuando se trata de Concurso.

Los Términos de Referencia son indispensables para iniciar cualquier

procedimiento de selección y por consiguiente, deben elaborarse detalladamente y adoptarse formalmente con antelación a la iniciación del

procedimiento. Es decir, la elaboración y adopción de los términos de




referencia de la contratación son actividades que deben cumplirse

indispensablemente, tanto en los procedimientos de licitación o concurso públicos como en la contratación directa, aún cuando en algunos de estos

últimos casos pueden ser mucho menos complejos que en los dos primeros.

La elaboración de los términos de referencia debe orientarse por los

principios de objetividad, imparcialidad, igualdad, economía y transparencia. Su vulneración por el funcionario o la persona responsable de prepararlos, la

hace incurrir en responsabilidad disciplinaria, penal, fiscal y. eventualmente civil. De manera que los términos de referencia de la contratación deben

desarrollar clara, precisa y detalladamente aspectos como los que se indican a continuación y, también deben indicar la forma como los participantes

deben probar todas y cada una de las exigencias o requerimientos contenidos en los mismos y, las consecuencias que se derivarán del hecho

de no aportarlos de la manera establecida.

El funcionario responsable de la contratación deberá, antes de iniciar el procedimiento de selección, asignar por escrito el o los funcionarios que

elaborarán dicho documento, de acuerdo a la necesidad y al objeto a contratar. Se recomienda la elaboración de un índice donde se señale el

contenido; así mismo, elaborar un cronograma en el que se establezcan las

fechas desde la convocatoria hasta la suscripción del contrato, teniendo en cuenta entre otras, fecha de apertura, de cierre, consulta y venta de pliegos

si es el caso, fecha de la visita al sitio, plazo de la licitación, posible audiencia y alcance de pliegos, término para la evaluación de las ofertas y

posible prórroga del mismo; igualmente, término de adjudicación y notificación al favorecido, así como las comunicaciones a los no favorecidos.

Finalmente, es importante determinar las fechas de suscripción del contrato y plazo para la ejecución y liquidación del mismo.

Es importante tener en cuenta los siguientes parámetros:

• Objeto de la Contratación:

Los términos deberán describir los bienes que se pretenden adquirir, indicando su cantidad, condiciones de calidad, especificaciones técnicas y

toda otra condición que los artículos o mercancías deban reunir.

Cuando se trate de servicios, debe describirse genéricamente la clase de

servicios que se prestarán (asesoría. consultoría, diseño, edición, transporte, etc.) y, adicionalmente, deben detallarse las actividades que, como mínimo,

debe desarrollar el contratista para cumplir cabalmente el objeto del contrato, indicando igualmente, la forma como deben adelantarse dichas

actividades, si se requiere.

En el caso de obras, además de describir la clase de obra que se ejecutará (construcción, remodelación, reparación. etc.), debe indicarse precisamente

el lugar donde se realizará, las especificaciones técnicas de cada uno de los ítems a ejecutar (materiales, equipos, mano de obra), las cantidades de

cada uno de ellos y toda otra indicación de carácter técnico que sea necesaria de acuerdo con la obra

• Condiciones y Calidades de los Participantes: En los procesos de contratación pueden participar, en principio, todas las

personas naturales y jurídicas a las que la Ley Civil considera capaces para obligarse en un negocio jurídico.




Pero, tanto la Ley Civil y Comercial como el estatuto establecen que no

pueden participar en los procesos de contratación: A) Los incapaces a que se refieren las normas civiles y comerciales (Art. 1503 al 1505 del Código

Civil y Art. 12 y 14 del Código de Comercio); B) Las personas declaradas inhábiles o incursas en causales de incompatibilidad, según el Estatuto de

Contratación y demás normas aplicables.

En consecuencia y desde esta óptica, los términos de referencia de la

contratación deben indicar qué personas pueden participar y cuáles no pueden hacerlo, remitiéndose para ello a las normas citadas.

En los procesos de contratación, además de las personas naturales y

jurídicas no inhabilitadas por las Leyes aplicables, también pueden participar consorcios, uniones temporales y los proyectos de sociedad propuestos para

presentar una propuesta, celebrar y ejecutar un contrato estatal. En cualquiera de estos casos, los términos de referencia deben indicar clara y

expresamente no sólo los requisitos que deben cumplir estas asociaciones de personas para poder participar, tales como la forma y contenido del

documento en el que conste la asociación (objeto, integrantes, representante, duración, participación económica o de cualquier otra

naturaleza de cada uno de ellos en la ejecución del contrato, reglas que

regulen las relaciones entre los miembros y la responsabilidad, etc.), sino también, los requisitos que deben cumplir todas y cada una de las personas

naturales o jurídicas que los componen (prueba de su existencia, reunión de ciertas calidades y comprobación de las mismas, etc.). Es pertinente tener

en cuenta que como estas asociaciones son temporales y no permanentes, son sus miembros integrantes los que deben acreditar aspectos tales como,

la capacidad jurídica para comprometerse en la ejecución del contrato y la capacidad técnica, administrativa y financiera que exijan los términos de

referencia. Estos deben indicar, además, la manera como se contabilizarán dichas capacidades (a prorrata de la participación, por partes iguales, etc.),

para efectos de la calificación de las propuestas.

Adicionalmente, teniendo en cuenta la clase del contrato a celebrar, los términos de referencia deben indicar los demás requisitos que deban cumplir

los participantes.

La ausencia de antecedentes disciplinarios, penales y profesionales y, la

afiliación al sistema de seguridad social en salud y pensiones, cuando se trate de contratos de prestación de servicios de duración superior a tres

meses.

Sin embargo, ha de tenerse en cuenta que en cumplimiento de lo dispuesto en el Art. 13 del Decreto 2150 de 1995, los términos de referencia debe

indicar que el participante está eximido de comprobar dichos requisitos, si ya los ha aportado o para cualquier otro efecto, siempre y cuando los

documentos mantengan su vigencia según la Ley y los términos de referencia. En estos eventos se solicitará que el proponente indique la

oportunidad y la autoridad administrativa a quien los aportó.

• El plazo del Contrato a Celebrar:

Los términos de referencia deben indicar el plazo total en el cual se ejecutará el objeto contractual y de ser necesario los plazos parciales para el

desarrollo de las diferentes actividades integrantes de dicho objeto, así como los momentos a partir de los cuales deben comenzar a contarse dichos




plazos (pago de anticipo, entrega del inmueble donde se efectuarán las

obras, firma del acta de iniciación y entrega de información al contratista por la entidad, etc.).

• Presupuesto Oficial y Forma de Pago del Contrato:

Por Presupuesto Oficial, debe entenderse el monto razonadamente estimado

del contrato a celebrar. Dicha cuantía, obviamente, tendrá que resultar de los estudios y análisis de precios vigentes en el mercado (materiales, mano

de obra, artículos o mercancías, costos de servicios, etc.).

Los términos deben indicar, igualmente, las consecuencias a que quedan sometidas las propuestas que no se ajusten al presupuesto oficial, regla que

jugará un papel importante en el momento de la evaluación de las ofertas.

Así mismo, deben incluirse en los términos de referencia la forma como se pagará el contrato: anticipo, pagos parciales, pago final, etc., estableciendo

las condiciones para que proceda cada uno de esos pagos (certificación de servicios prestados, mediciones parciales de obra, entrega de una

determinada cantidad de bienes, cumplimiento de ciertas y determinadas actividades, etc.

Se recuerda que para efectos de los pagos del contrato, en virtud de lo ordenado por los artículos 13 y 19 del Decreto Extraordinario 2150 de 1995,

está prohibido exigir al contratista el diligenciamiento de cuentas de cobro y documentos que reposen en los archivos de la entidad, tales como la copia

del contrato que origina el pago, copia de la aprobación de pólizas, registro presupuestal, etc. Por lo tanto, en los términos de referencia de la

contratación no pueden incluirse prescripciones en tal sentido.

• Bases para la Elaboración de la Oferta (Técnicas, Económicas, Financieras, etc.):

Para facilitar la comprensión de los términos de referencia de la contratación, es conveniente desarrollar un capítulo donde se indiquen la

totalidad de las condiciones mínimas establecidas para que el interesado pueda elaborar su oferta (técnicas, económicas. financieras, etc.) en forma

clara, precisa y completa. Con ello se persigue, en aplicación del principio de

economía, evitar la formulación de propuestas erróneas, confusas y ofrecimientos discordantes con lo requerido, que conducirían, muy

probablemente, a descartar las propuestas o reducir su calificación. En los términos de referencia de la contratación y muy especialmente en los

pliegos de condiciones (licitación) y términos de referencia (concursos), deben incluirse las reglas que rigen el procedimiento de selección del

contratista:

Publicación de Avisos: Cuántos, con qué intervalos, en qué medios de circulación, si se trata de licitaciones o concursos.

Apertura de la Licitación: Se cita el acto administrativo correspondiente.

Plazo para Presentar Ofertas: Se indican fecha y hora del término inicial y

final, los casos en que el plazo podrá prorrogarse y la forma de hacerlo y

comunicarlo a los participantes e interesados.

Diligencia de Cierre de Urnas e Iniciación del Plazo para presentar Ofertas: Lugar, fecha, hora, elaboración y firma del acta correspondiente.




Aclaración de los Pliegos o Términos de Referencia: Forma de la solicitud, término para hacerla, forma y responsables de las respuestas, términos para

responder, etc.

Adendos de los Términos de Referencia: Casos en que se emitirán, forma,

responsables, comunicación a los participantes y a los posibles interesados, etc.

Presentación de las Propuestas: Forma (idioma, ejemplares, empaque, etc.),

contenido (documentos y elementos que deben incluir).

Diligencia de Apertura de Urnas y Cierre del Plazo para Presentar Ofertas: lugar, fecha, hora, contenido del acta, firmantes, asistentes.

Causales de la admisión de las Ofertas: Presentación por fuera del plazo,

(envío por correo. etc.) y falta de muestras físicas (si se han solicitado, etc.).

Propuestas Descartadas o No Hábiles, Total o Parcialmente, para la

Evaluación: (falta de documentos o requisitos indispensables para la

comparación de las ofertas, enunciación de los mismos. etc.).

En los términos de referencia que se elaboren para la contratación directa y, especialmente para la contratación de menor cuantía, sólo se incluirán

aquellos aspectos acabados de indicar que sean necesarios para informar suficientemente al interesado sobre el objeto a contratar, las condiciones de

su ejecución, la forma y contenido de la oferta y el procedimiento de selección. Adicionalmente, los términos de referencia deben contener en

forma clara, precisa y detallada, todo lo relacionado con el procedimiento y la manera de evaluar las ofertas que se presenten.

Factores: Deben indicarse los criterios de comparación y calificación de las ofertas (plazo, precio, capacidad financiera, capacidad técnica, experiencia,

etc.), estableciendo el puntaje total de cada uno de ellos y su peso o impacto en la calificación total.

Metodología para la Calificación de las Propuestas: Otorgamiento de puntajes (puntaje más alto y forma de calificar las demás

ofertas, premios, castigos, etc.).

Calificación Preliminar: Responsables, parámetros para la realización de los estudios evaluativos y la elaboración de los informes de evaluación, plazos,

prórroga del plazo y circunstancias de la prórroga, etc.

Traslado de los Informes a los Proponentes junto con sus correspondientes Soportes (hojas de cálculo, propuestas, etc.): Lugar, plazo para formular

observaciones, forma y plazo para resolverlas.

Resultado de la Evaluación de las Observaciones por la Administración: (puede conducir a la modificación de las calificaciones iniciales, si las

observaciones son fundadas de acuerdo con los términos de referencia y la

Ley).

Adjudicación del Contrato: Se indican los requisitos de la propuesta que la Administración considerará más favorable (puntaje, otros), el plazo dentro




del cual adoptará la decisión de adjudicación, las prórrogas del plazo y las

circunstancias de la prórroga, etc. Indicar si la adjudicación se hará en audiencia pública y en tal caso, señalar el lugar y la fecha.

Declaratoria de Desierto del Procedimiento: Causales, plazo, forma.

Publicación de la Adjudicación: Se indica la forma de poner en conocimiento del proponente ganador y de los proponentes no ganadores, la decisión de

adjudicación. Los términos de referencia de la contratación han de contener, también, las reglas de acuerdo con las cuales se celebra, perfecciona y se da

comienzo al contrato. Firma y Perfeccionamiento del Contrato: Partes, plazo, consecuencias de la

falta de firma por el proponente seleccionado (aplicación de la garantía de seriedad, adjudicación a otro proponente, demandas por perjuicios causados

a la Administración, etc.).

Iniciación de la Ejecución: Requisitos (registro presupuestal del contrato, aprobación de garantía única), plazos, acta de iniciación si es el caso, pago

de anticipo (plazo, condiciones), cuando se estipula como requisito de la iniciación.

Otros Requisitos del Contrato: Publicación del contrato, pago de impuestos, cumplimiento de otros requisitos que se establezcan, plazo para el

cumplimiento de dichos requisitos, consecuencias del incumplimiento. Los pliegos de condiciones y términos de referencia deben contener un capítulo

en el que se indiquen las condiciones generales del contrato a celebrar y los eventos más importantes que pueden presentarse durante su ejecución. Así,

además, del objeto, precio y plazo del contrato, los términos de referencia deben especificar claramente lugar o lugares de ejecución total o parcial del

contrato (si por ejemplo, el objeto contractual es la venta de bienes y su entrega en diversos sitios). Obligaciones o responsabilidades de cada una de

las partes del contrato.

Control del Contrato: Quien lo realizará, facultades, limitaciones.

Garantía Única de Cumplimiento de las Obligaciones Contractuales:

Asegurado, beneficiario, riesgos, monto y vigencia de cada uno de dichos riesgos, oportunidad de constitución del amparo si es el caso, renovación de

montos, pago de las primas, aprobación de garantía y modificaciones en caso de insuficiencia o deficiencia, ampliación y extensión de garantías en

caso de modificación del contrato, etc.

Incumplimientos del Contratista: Procedimientos para imponer multas y declarar la caducidad, forma, contenido y notificación de las decisiones

correspondientes, etc.

Liquidación del Contrato: Plazo, forma y contenido de la liquidación. Cronograma del Procedimiento de Selección y Adjudicación del

Contrato:

Teniendo en cuenta que los plazos establecidos por los términos de referencia para adelantar cada una de las actividades de los procedimientos

de selección del contratista y adjudicación del contrato son perentorios, es necesario llevar el control de los mismos mediante la elaboración y control

permanente de un cronograma de actividades. Este debe elaborarse




teniendo en cuenta los lapsos establecidos en los términos de referencia

para el adelantamiento de cada actividad y el momento a partir del cual este lapso comienza a contarse. Dicho de otra manera, no es conveniente señalar

en los términos de referencia la fecha en la cual debe realizarse una determinada actividad, debido a que en el caso de prórroga de cualquiera de

ellas será necesario señalar nuevamente la fecha y hacerla conocer de los

interesados. Mientras que si se señala el plazo de que se dispone para realizarla y el momento a partir del cual se cuenta dicho plazo, los demás se

corren automáticamente sin necesidad de establecerlos nuevamente. Organización de la Información:

Con el fin de evitar la dispersión o pérdida de la información relacionada con

el procedimiento de selección del contratista, debe mantenerse en un solo lugar la totalidad de la información organizada en orden cronológico:

estudios, evaluaciones, certificaciones, autorizaciones, aprobaciones, planos, diseños, términos de referencia, conceptos, etc., así como el cronograma de

actividades., para tal fin y de acuerdo dichos documentos reposarán en la Oficina del Profesional Universitario. Finalmente, los términos de referencia

deben adoptarse formalmente por el responsable de la contratación en la medida en que constituyen un acto administrativo.

La adopción no requiere la expedición de otro acto administrativo como una

resolución; basta con la firma de dicho funcionario al final del texto. Para mayor seguridad, es conveniente rubricar cada una de las páginas.

Los pliegos de condiciones o términos de referencia según el caso, una vez

elaborados deberán ser enviados a la Oficina Jurídica quien expedirá visto bueno sobre los mismos.

CAPÍTULO II

DEL PROCEDIMIENTO CONTRACTUAL

En términos generales, puede afirmarse que el desarrollo de los procedimientos de selección del contratista (oferta privada, contratación

directa, contratación con invitación pública en cartelera, contratación con invitación pública en página web), obedecen a un mismo y único esquema.

Así, las actividades básicas de uno y otro procedimiento son:

2.1 ACTO QUE ORDENA LA INICIACIÓN DEL PROCEDIMIENTO: Es la decisión de iniciar el procedimiento de selección del contratista, manifestada

por el funcionario responsable de la contratación. En el caso de licitaciones o

concursos públicos, dicha decisión debe consignarse en un acto administrativo (escrito), debidamente motivado, mediante el cual el Gerente

o su delegado ordena la apertura de la licitación o del concurso, indicando en forma clara y precisa su objeto, determinando las fechas dentro de las

cuales pueden presentarse las ofertas, fijando las calidades de los participantes, ordenando la publicación de avisos y adoptando las demás

decisiones que estime necesarias o convenientes.

A este acto administrativo se le denomina comúnmente "Acto de Apertura de la Licitación o del concurso'. La parte considerativa o motiva de dicho acto,

debe hacer referencia al cumplimiento de la totalidad de requisitos establecidos por la Ley, previamente a la iniciación del procedimiento de

selección; se han hecho los análisis de conveniencia y oportunidad; se han realizado los estudios necesarios (factibilidad, prefactibilidad, diseños,

planos, etc.), indicando cuales; se han obtenido las autorizaciones y




aprobaciones ordenadas por la Ley, indicando cuales; se ha obtenido el

certificado de disponibilidad presupuestal, indicando el monto; se han elaborado y adoptado los pliegos de condiciones (licitación) o términos de

referencia (concurso) y finalmente, toda otra consideración que sea necesaria para sustentar la orden de iniciar el procedimiento de selección.

En los procedimientos de contratación directa, la Ley no exige expedir formalmente este acto. Sin embargo, la iniciación del procedimiento de

selección debe estar precedida de la orden dada en tal sentido por el funcionario responsable de la contratación.

Dicho de otra manera, en los procedimientos de contratación directa y,

especialmente en la contratación de menor cuantía, la decisión de iniciar el procedimiento de selección carece de formalidad, pudiendo ser verbal o

escrita; se dirigirá, en todo caso, al funcionario designado para impulsar el proceso de contratación.

2.2 PUBLICIDAD DE LA ORDEN DE INICIACIÓN DEL PROCEDIMIENTO

Y CONVOCATORIA A PRESENTAR OFERTAS: Consiste en la información que el Hospital proporciona a la comunidad en general de su intención de

celebrar un contrato, cuando la Ley lo ordena y, el llamado particular que

hace a quienes puedan hallarse interesados en celebrar el contrato que se pretende. Dicha información, en el caso de licitaciones o concursos, se

proporciona a través de: Publicación de la Información de la Licitación o Concurso en la página Web de la

ESE SAN ANTONIO DE TIMANA-HUILA, y en el portal de contratación del estado colombiano.

Publicación de la Información de la Licitación o Concurso en el Boletín de la Confederación de Cámaras de Comercio. Cuando se trate de procesos que se

sujetan a la ley 80 de 1993. Para ello, el funcionario responsable de la contratación, envía a la Cámara de Comercio de Neiva con un mes de antelación

a la apertura de la licitación o concurso y, dentro de los cinco primeros días del mes, la información que dichos organismos requieren(Resolución 2125 de 1994 de la Superintendencia de Industria y Comercio.)

Publicación de Avisos en Diarios de amplia circulación en el Departamento. A

través de por lo menos dos (2) avisos en periódico de amplia circulación regional o nacional, mediando entre ellos mínimo ocho (8) días hábiles, se

convocará a todos los interesados a presentar ofertas, señalando el lugar y término para la venta de los términos de referencia cuando hubiere lugar a ello, incluyendo la información indispensable, de acuerdo con la naturaleza del

contrato.

Los avisos a publicar deben contener, como mínimo: Entidad. Identificación de la licitación o concurso. (Número adjudicado al

procedimiento para diferenciarlo de otros). Objeto. (Descripción precisa del objeto del contrato que se pretende celebrar,

indicando sus características generales, cantidad, lugar donde se ejecutará y

demás datos necesarios para delimitar el objeto contractual, etc.). Condiciones para Participar. (Indicación de los requisitos que deben reunir los

proponentes, tales como la inscripción en el Registro de Proponentes, la capacidad de contratación, etc.).




Presupuesto Oficial. (Se indica el valor estimado del contrato según los

estudios realizados). Reglas de Adjudicación. (Se indican los factores de evaluación y calificación

de las propuestas y el puntaje que corresponde a cada uno de ellos en el puntaje total).

Garantía de Seriedad de la Oferta. (Se indica el monto que debe cubrir y la

vigencia). Valor del Pliego de Condiciones. (Se indica el valor fijado por cada ejemplar,

señalando que dicho valor no es reembolsable e informando la forma como debe pagarse).

Plazo para Presentación de Propuestas. (Se indican las fechas de iniciación y

terminación del plazo para presentar las ofertas). Audiencia de Precisión y Aclaración del Pliego. (Se indica el lugar, fecha y

hora donde se realizará, si el responsable de la contratación ha decidido oficiosamente celebrarla.

Consulta y Venta de Pliegos. (Se indica el lugar, el plazo, los días y los

horarios en los cuales los pliegos pueden consultarse y adquirirse).

En los casos de contratación directa, como ya se dijo, desde un punto de vista formal, la orden de iniciar el procedimiento se confunde, por

regla general, con las acciones de convocatoria a presentar ofertas. Dichas invitaciones deben publicarse en la página Web de la ESE SAN

ANTONIO DE TIMANA-HUILA y en las carteleras de la institución.

Para garantizar la celeridad y eficacia de la contratación, en la invitación

debe consignarse el plazo máximo para la presentación de la oferta, de manera que pueda reiniciarse inmediatamente el procedimiento, cuando

vencido dicho plazo no haya recibido la propuesta del invitado. Con la misma finalidad deben consignarse en la invitación los documentos que el

contratista aportará para celebrar el contrato (fotocopia documento de identidad, certificado de existencia y representación, inscripción en

registros establecidos por normas especiales, certificaciones de ausencia de antecedentes penales, disciplinarios o profesionales, etc.).

2.3 INICIACIÓN DEL PLAZO PARA PRESENTAR OFERTA:

Tradicionalmente, se ha marcado este inicio mediante la realización de una diligencia denominada de cierre de la urna y apertura de la licitación. Se

trata de garantizar a los proponentes que las ofertas se mantendrán en condiciones de seguridad adecuadas; sin embargo, dicho mecanismo no

suple la necesidad de llevar el registro escrito, donde se deje constancia de

la fecha y hora de recibo de las propuestas. Por esta razón y teniendo en cuenta el orden en que se presentaron las mismas, se debe dejar constancia

escrita de la fecha y hora de la presentación de la propuesta, nombre o razón del proponente, así mismo si hubiese sido enviada por correo, se

entenderán por fecha y hora de presentación las que aparezcan en el documento puestas por el encargado de recibirlas.

Cuando se hubieren recibido simultáneamente varias ofertas, se entenderá

recibida en primer lugar la del proponente que primero haya retirado los pliegos.

Se DEBE elaborar un formato de recepción de propuestas, el cual debe

reposar en la Oficina del Profesional Universitario, que contenga los siguientes requisitos mínimos:

Número de llegada o de orden de presentación de la propuesta. Nombre del proponente.




Número de paquetes contentivos de la propuesta, si es el caso, y número de

folios. Fecha y hora de entrega o de depósito.

Firma del funcionario responsable de recibir las propuestas. Observaciones.

En los casos de contratación directa, el plazo para presentar ofertas

comenzará a correr desde el momento en que lo señalen los avisos: y en la contratación de menor cuantía, dicho término comienza a correr desde el

recibo de la invitación por el invitado o, desde el momento en que el

interesado se informa de la contratación a través del aviso colocado en lugar visible de la entidad.

2.4 AUDIENCIA DE PRECISIÓN Y ACLARACIÓN DE LOS TÉRMINOS DE

REFERENCIA DE LA CONTRATACIÓN: Esta actividad, se realiza con la finalidad de precisar el contenido y alcance de los pliegos de condiciones

(licitación) y términos de referencia (concurso), puede, pero no es obligatorio, emplearse en los casos de contratación directa, cuando el

funcionario responsable de la contratación lo considere necesario para dar suficiente claridad a los posibles proponentes sobre el objeto que se

pretende contratar.

La audiencia en el caso de licitación o concurso, puede disponerse oficiosamente o realizarse a petición de cualquiera de las personas que

hayan retirado pliegos o términos de referencia. En cualquiera de los dos

casos, tendrá lugar dentro de los tres días hábiles siguientes al comienzo del plazo para presentar propuestas. Este plazo, hace aconsejable que los

pliegos puedan consultarse con anterioridad a la fecha de apertura de la licitación (iniciación del plazo para presentar ofertas), para que los

interesados puedan conocerlos, estudiarlos, y formular los interrogantes que estimen pertinentes, para que les sean aclarados en la audiencia. Sólo de

esta manera puede garantizarse el derecho que la Ley pretende proteger.

La realización de la audiencia, las precisiones de la entidad, los interrogantes de los interesados y las aclaraciones correspondientes a cargo del

funcionario responsable de la contratación, deben hacerse constar en acta que firmarán quienes hayan intervenido en la diligencia. Las aclaraciones

pueden hacerse en la misma audiencia o, en caso de requerir algún estudio adicional, podrán ser respondidas mediante adendos publicados en la página

Web cuando la respuesta interese a todos los participantes y se modifiquen

los pliegos producto de ella; ó será respondida por escrito a todos los participantes que adquieran pliegos de licitación cuando por la respuesta no

se modifiquen los pliegos.

Podrá igualmente la administración suspender la audiencia el tiempo requerido para hacer esos estudios.

Si como resultado de lo debatido en la audiencia se hace necesario modificar

el pliego de condiciones, así se hará pudiéndose prorrogar el plazo de la licitación o el concurso, por esta razón hasta por seis días hábiles.

Aún cuando en los casos de contratación directa la realización de la

audiencia es discrecional y, por consiguiente, no está sujeta a formalidad alguna; si se decide efectuarla, es conveniente dejar constancia de su

desarrollo.




2.5 ACLARACIONES Y MODIFICACIONES DE LOS TÉRMINOS DE

REFERENCIA DE LA CONTRATACIÓN: Como en el caso anterior, estas situaciones pueden presentarse en desarrollo de cualquiera de las

modalidades de selección del contratista (licitación, concurso, contratación directa).

Sin perjuicio de su intervención en la audiencia de precisión del pliego de condiciones o términos de referencia, cualquier interesado (no se requiere

haber adquirido los términos de referencia), puede solicitar aclaraciones adicionales sobre los términos de referencia de la contratación. La solicitud

puede presentarse en los plazos señalados en aquellos documentos, si se trata de procedimientos licitatorios o concúrsales. En cualquier momento si

se trata de contratación directa, a menos que se haya establecido un plazo determinado.

En aplicación de los principios de transparencia e igualdad de los

participantes, la entidad debe responder al solicitante por escrito y debe poner su respuesta en conocimiento de todos los que hayan adquirido los

términos de referencia, enviando copia a cada uno de ellos y/o mediante adendos publicados en la página Web si se acepta una observación de

cualquier proponente que implica modificación del pliego.

En todo caso, teniendo en cuenta que con fundamento en las aclaraciones

que den y que, en ocasiones, como resultado de las mismas se hace necesario modificar los términos de referencia de la contratación-todo lo cual

puede conllevar a la modificación de las propuestas en preparación por los oferentes -, es recomendable señalar el término máximo dentro del cual las

aclaraciones pueden solicitarse, de manera que todas ellas sean resueltas antes del cierre de licitación y que los proponentes dispongan de un plazo

razonable para reconfeccionar la oferta, si es el caso. Todo ello, en aras de garantizar una amplia y adecuada participación y la transparencia e

imparcialidad del procedimiento.

Las modificaciones a los términos de referencia de la contratación (pliego, términos de referencia del concurso y de la contratación directa), de ser

necesarias, se efectuarán por escrito mediante adendo, el cual se hará

conocer de todas las personas que los hayan retirado y se adicionarán a los que se hallen para la venta o consulta.

Cuando las modificaciones se refieran a cualquiera de los aspectos incluidos

en los avisos de prensa, además de informarse a cada uno de los participantes y de anexarse a los términos de referencia en venta o consulta,

deberán hacerse conocer por aviso publicado en los mismos medios de circulación en que se publicó el aviso inicial. Si las modificaciones efectuadas

aconsejan prorrogar el plazo para presentar ofertas, así debe hacerse con la finalidad de que los participantes puedan ajustar las propuestas en

elaboración.

2.6 PRESENTACIÓN DE OFERTAS Y TERMINACIÓN DEL PLAZO PARA PRESENTARLAS: Las ofertas pueden presentarse en cualquier momento

pero dentro del plazo señalado para el efecto.

Las ofertas o propuestas deben presentarse de la manera establecida en el pliego de condiciones y deben referirse y sujetarse a todos y cada uno de

sus puntos.




Se permitirá a los oferentes, presentar propuestas alternativas técnicas y

económicas, siempre y cuando ellas no signifiquen condicionamientos para la adjudicación, es decir, por el hecho de aceptar las propuestas alternativas

no está obligada a adjudicar el contrato en los términos de la alternativa o de la excepción.

Los proponentes podrán presentar estas propuestas alternativas, adicionalmente a la propuesta básica. Por ejemplo un plazo menor de

entrega, un precio según el pago, es decir condiciones que el oferente puede ofrecer para mejorar la propuesta pero que la administración no pidió en los

términos por ejemplo, pudieran ser un criterio adicional que definiera un desempate.

Por estas razones y para garantizar la evaluación objetiva de las propuestas,

en los pliegos debe exigirse que los oferentes presenten, en todo caso, una propuesta básica ajustada estrictamente a los requerimientos del pliego y

adicionalmente la alternativa que deseen.

Cuando un proponente presente una alternativa, deberá adjuntar toda la información necesaria para su análisis. Todos los costos necesarios para

desarrollar la alternativa deberán estar incluidos en la oferta. Sólo serán

consideradas las propuestas alternativas del proponente que en la evaluación de las propuestas básicas haya quedado en primer orden de

elegibilidad; y la selección de la alternativa será potestad del hospital y/o en caso de empate entre proponentes.

Apertura de la urna y cierre de la licitación: Participan los proponentes que

lo deseen y su desarrollo debe constar en un acta en la cual se consigna el número de las propuestas presentadas, la identificación de las mismas y la

información que la entidad considera esencial: precio, garantía, plazos. etc.

En los procedimientos de contratación directa, es conveniente señalar una fecha y hora límite para presentar las ofertas, con el fin de no prolongar

innecesariamente el procedimiento a la espera de propuestas que no se sabe si llegarán. Este plazo, será obligatorio para la Administración como

mecanismo de control, garantizando la objetividad y transparencia

propuestas por fuera de dicho término deberán ser rechazadas.

2.7 EVALUACIÓN DE LAS OFERTAS E INFORME DE LA EVALUACIÓN: Deberá verificarse el cumplimiento de los requisitos exigidos a los

proponentes para poder participar en el proceso de calificación, los Jurídicos, Económicos y Técnicos que sean habilitadores; algunos pueden ser

subsanables en los plazos el proceso siempre y cuando no se hayan estableado como habilitadores; de no cumplir los requisitos ó no subsanar

algún faltante oportunamente, es procedente descalificarlos sin considerar o evaluar los términos de la oferta económica y propuesta en relación con el

objeto, bien o servicio. En los pliegos se designará el responsable ó responsables de verificar el cumplimiento los requisitos exigidos a los

proponentes para poder participar en el proceso de calificación de la propuesta, acorde el perfil de esta selección con los requisitos a verificar. En

caso de no contemplar los términos de referencia o los pliegos según el caso

el responsable o responsables de esta verificación, el Gerente los asignará.




En todos los caso la evaluación jurídica previa la realizará el asesor asignado

por la gerencia, y solo una vez habilitada jurídicamente podrá ser objeto de revisión la parte técnica y financiera.

La evaluación técnica y financiera será realizada por los funcionarios

asignados por la gerencia de acuerdo al objeto a contratar.

Surtido este proceso se convocará a los comités de adquisiciones.

EL COMITE PARA LA ADQUISICIÓN DE BIENES. Deberá ser convocado

cuando la cuantía a contratar sea superior a 500 salarios mínimos legales mensuales y estará compuesto por:

El Profesional Universitario.

El Jefe de Recursos físicos. El responsable del área que requiere la adquisición del bien, o quien haga

sus veces. Un representante de la Asociación de Usuarios.

El COMITE PARA LA ADQUISICIÓN DE SERVICIOS. Deberá ser

convocado previamente a la contratación de servicios, personales

administrativos o asistenciales, en cuantía superior a quinientos (500) salarios mínimos legales mensuales vigentes. Estará compuesto por:

El Profesional Universitario

El responsable del área que requiere la adquisición del servicio, o quien haga sus veces.

Un representante de la Asociación de Usuarios

En los eventos en que lo requiera, el Gerente asistirá a los comités y los presidirá.

La comparación, calificación y clasificación de las ofertas en un listado de

elegibles, compete a los Comités Asesores de la Gerencia quienes evaluarán las propuestas y recomendarán el orden de selección, sin embargo el

Gerente o su delegado son autónomos en su decisión.

La evaluación de las ofertas y la elaboración del informe correspondiente

deben hacerse dentro del plazo señalado en el pliego de condiciones. Dicho término puede prorrogarse excepcionalmente por un plazo igual al

inicialmente definido mediante acto administrativo motivado.

La forma de hacer la comparación y evaluación depende del número de ofertas presentadas.

En primer lugar, deberán verificarse el cumplimiento de los requisitos

exigidos a los proponentes para poder participar en el proceso de selección y, de no ajustarse a alguno de ellos, es procedente descalificarlos sin

considerar o evaluar los términos de la propuesta en relación con el objeto, bien o servicio.

Cuando se han obtenido dos o más ofertas, éstas se cotejan, en primer lugar, con lo requerido y solicitado en los términos de referencia de la

contratación (pliego o términos de referencia de la licitación o concurso o, términos de referencia de la contratación directa) en sus aspectos jurídicos,




técnicos y económicos); luego se cotejan entre sí y se revisa la calificación

de acuerdo a lo establecido en los mismos términos.

Los resultados del examen, cotejo y calificación se consignan en un informe debidamente sustentado, al cual se anexan los documentos que le sirven de

soporte (hojas de cálculo, propuestas, etc.) y se firma por quienes han

intervenido en la evaluación (miembros del Comité Técnico Asesor de la Gerencia).

Finalmente, se recomienda al Gerente o su delegado el orden de selección

de las ofertas evaluadas y calificadas, o lista de elegibles, recomendación que como tal no es obligatoria. El gerente puede reevaluar la decisión del

Comité Técnico Asesor y por razones de conveniencia institucional debidamente sustentada adjudicar ó declarar desierta una licitación, cuando

a su juicio exista evidencia de ello ó surja nueva evidencia técnica no tenida en cuenta por el Comité.

El informe de evaluación, junto con sus soportes y la documentación en que

consta el procedimiento adelantado, debe someterse a examen de la Asesoría Jurídica, quien revisará la legalidad del procedimiento y sí es el

caso, hará observaciones y recomendaciones necesarias para sanearlo.

2.8 OBSERVACIONES A LOS INFORMES DE EVALUACIÓN: Aún cuando

éste es un trámite previsto para el caso de licitaciones o concursos, nada impide que en los procesos de contratación directa y, particularmente, en los

de menor cuantía, los participantes puedan objetar la evaluación, si por cualquier medio tienen conocimiento de la misma. En este caso, el

funcionario responsable de la contratación estaría obligado a verificar la evaluación y corregirla si es necesario.

En cambio, en los procedimientos licitatorios y concursales, la norma obliga

a poner en conocimiento de los proponentes tanto el informe o informes de evaluación elaborados como la lista de elegibles, para que aquellos hagan

las observaciones que consideren pertinentes. Para ello, dichos informes se colocan a disposición de los proponentes en la Gerencia o en la oficina del

Profesional Universitario, junto con los soportes y la totalidad de las

propuestas presentadas, por el término señalado en los pliegos de condiciones o en los términos de referencia.

El funcionario responsable de la contratación debe examinar cuidadosamente

las observaciones presentadas y, si es necesario, como resultado de las mismas, debe modificar la evaluación y la lista de elegibles para garantizar

la transparencia del procedimiento y el principio de imparcialidad de las actuaciones, consignando en el acto de adjudicación (acto administrativo

escrito o verbal en audiencia pública), la solución dada a todas y cada una de las observaciones formuladas.

2.9 ADJUDICACIÓN DEL CONTRATO: La adjudicación es la decisión de la

entidad, adoptada y expresada por conducto del funcionario responsable de la contratación. La adjudicación se rige por las siguientes reglas:

En licitaciones y concursos públicos puede realizarse en audiencia pública. Debe ser objetiva e imparcial; debe recaer en la propuesta que ocupa el

primer lugar en la lista definitiva de elegibles. Pero el funcionario responsable puede adjudicar al segundo proponente cuando el primero no




firma el contrato en el plazo señalado, siempre que la propuesta sea

igualmente favorable. Igualmente, el gerente puede reevaluar la decisión del Comité Técnico Asesor y por razones de conveniencia institucional

debidamente sustentada, adjudicar o declarar desierta una licitación, cuando a su juicio exista evidencia de ello ó surja nueva evidencia técnica no tenida

en cuenta por el Comité.

El acto de adjudicación debe expedirse dentro del plazo señalado en los

términos de referencia de la contratación. Este plazo puede prorrogarse hasta por la mitad del término señalado inicialmente, si las necesidades de

la Administración lo exigen.

El acto de adjudicación es irrevocable, obliga a la entidad y al adjudicatario y carece de recursos en la vía gubernativa.

El acto de adjudicación debe motivarse debidamente y notificarse al ganador

personalmente o mediante edicto, según lo dispuesto por los artículos 65 a 73 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso

Administrativo y publicando la resolución de adjudicación en la página Web y notificando la audiencia o de manera personal o por edicto; se comunicará a

los no favorecidos. Si la adjudicación se hace en audiencia pública, la

comunicación a éstos últimos se entiende surtida durante la diligencia. En caso contrario, debe comunicarse formalmente dentro de los cinco días

calendario siguiente a la expedición del acto.

Se anota, finalmente, que en los procedimientos de contratación directa, la adjudicación no requiere de formalidad alguna y tiende a confundirse con la

orden de elaborar el contrato a nombre del mejor proponente.

De conformidad con el Estatuto de Contratación de la ESE HOSPITAL SAN ANTONIO DE TIMANA-HUILA, se podrá contratar directamente en los

siguientes casos: 1. Cuando se trata de contratos cuyo valor sea igual o inferior a 400 salarios

mínimos legales mensuales vigentes cualquiera que sea su naturaleza.

2. Los empréstitos externos o internos, los cuales estarán sujetos a las disposiciones legales que los regulen.

3. Contrato de prestación de servicios. 4. Contratos de asociación o riesgo compartido. 5. Contratos de consultoría e interventoría

6. Los interadministrativos, con excepción del contrato de seguro. 7. Para la prestación de servicios profesionales, especialmente de salud. o para el

desarrollo directo de actividades científicas, artísticas o tecnológicas. que sólo puedan encomendarse a determinados artistas o expertos.

8. Los contratos de arrendamientos de bienes muebles e inmuebles.

9. Los contratos de encargo fiduciario y fiducia. 10.Los contratos de Leasing.

11.Los requeridos para superar situaciones de urgencia. 12.Cuando el proceso de convocatoria pública realizado haya sido declarado

desierto o no se haya podido celebrar la contratación fundamentada en la

misma por causas no imputables a la ESE HOSPITAL SAN ANTONIO DE TIMANA-HUILA.

13.Cuando no se presente propuesta alguna o ninguna propuesta que se ajusta a los términos de convocatoria. En general, cuando falte voluntad de participación.

14.Cuando no exista pluralidad de oferentes. Se entiende que no hay pluralidad de

oferentes cuando no se hayan inscrito por lo menos dos (2) persona en la convocatoria.




15.Cuando se trate de trabajos o servicios que sólo determinada persona pueda

ejecutar o de la adquisición de bienes, de equipos o de elementos que sólo determinado proveedor pueda suministrar.

16.Los contratos que celebre la ESE HOSPITAL SAN ANTONIO DE TIMANA-HUILA para la prestación de servicios de salud a sus empleados oficiales y beneficiarios.

17.Cuando se trate de la adquisición de bienes y/o servicios con precios y/o tarifas regulados por autoridad competente.

18.Cuando se requiera la adquisición de un bien o equipo para ampliar, reponer, reparar, complementar y/o modificar uno ya existente que sólo determinado proveedor u oferente esté en capacidad de ofrecer.

19.Cuando se trate de adquisición de equipo que, por razones tecnológicas y económicas no se considere conveniente el cambio de la tecnología utilizada.

20.Cuando se trate de actividades relacionadas con proyectos pilotos, con los cuales se pretenda lograr objetivos como: Demostrar la viabilidad de nuevas tecnologías y la compatibilidad con los sistemas existentes: ilustrar sobre las

capacidades y las bondades de nuevas tecnologías; adquirir el conocimiento sobre nuevas tecnologías; evaluar otros aspectos que permitan la viabilidad de

implementar un proyecto de nuevas tecnologías. 21.Cuando se trate de la presentación de los servicios públicos de salud mediante

sistemas de asociación o participación para áreas específicas.

22.Cuando se trate de contratos que se celebren para el desarrollo directo de actividades científicas o tecnológicas que sólo pueden encomendarse a

determinados expertos. 23.Los contratos de fomentos de actividades científicas y tecnológicas establecidas

en el decreto 591 de 1991.

Para realizar dicha contratación directa se deberá contratar con los oferentes

que presenten condiciones más favorables, buscando siempre un mayor beneficio para la ESE HOSPITAL SAN ANTONIO DE TIMANA-HUILA,

procurando que se cumplan los fines buscados al disponerse la contratación.

En el caso de contratación directa derivada de convocatoria pública fallida,

no se podrán variar las condiciones técnicas contenidas en los términos de referencia del concurso en cuestión, ni darse detrimento en las condiciones

económicas. Como regla excepcional, para los eventos previstos en los numerales 2. 6, 8, 11, 12, 13, 14, 15, 18, 19, 22 y 23, no se requerirá más

de una oferta.

En consecuencia, cuando la administración se encuentre en el evento descrito en los numerales 2, 6, 8, 11, 12, 13, 14, 15, 18, 19, 22 y 23 el

proceso utilizado será la solicitud privada de oferta.

En ese orden de ideas se podrá obtener solo una (1) oferta o cotización, cuando se trate de:

a) Los empréstitos externos o internos, los cuales estarán sujetos a las

disposiciones legales que los regulen. b) Los interadministrativos. con excepción del contrato de seguro.

c) Los contratos que hayan de celebrarse con entidades estatales, establecimientos de educación superior y personas jurídicas en las que las Empresas tengan

participación. d) Los contratos de arrendamientos de bienes muebles e inmuebles. e) Los requeridos para superar situaciones de urgencia.

f) Cuando el proceso de convocatoria pública realizado haya sido declarado desierto o no se haya podido celebrar la contratación fundamentada en la

misma por causas no imputables a la ESE HOSPITAL SAN ANTONIO DE TIMANA-HUILA.




g) Cuando no se presente propuesta alguna o ninguna propuesta que se ajusta a

los términos de convocatoria. En general, cuando falte voluntad de participación. h) Cuando no exista posibilidad de oferentes. Se entiende que no hay pluralidad de

oferentes cuando no se hayan inscrito por lo menos dos (2) persona en la convocatoria.

i) Cuando se trate de trabajos o servicios que sólo determinada persona pueda

ejecutar o de la adquisición de bienes, de equipos o de elementos que sólo determinado proveedor pueda suministrar.

j) Cuando se requiera la adquisición de un bien o equipo para ampliar, reponer, reparar, complementar y/o modificar uno ya existente que sólo determinado proveedor u oferente esté en capacidad de ofrecer.

k) Cuando se trate de adquisición de equipo que, por razones tecnológicas y económicas no se considere conveniente el cambio de la tecnología utilizada.

l) Cuando se trate de contratos que se celebren para el desarrollo directo de actividades científicas o tecnológicas que sólo pueden encomendarse a determinados expertos.

m) Los contratos de fomentos de actividades científicas y tecnológicas establecidas en el decreto 591 de 1991.

n) La adquisición de un bien para prueba o ensayo, sólo en la cantidad necesaria para su práctica.

o) Los casos en que la competencia, las circunstancias especiales de oportunidad

del mercado, la confidencialidad o las estrategias de negocios lo hagan necesario, previa autorización de la Junta Directiva.

p) La ocurrencia de siniestros, calamidades, desastres, fuerza mayor o caso fortuito y cualquier otra circunstancia que no dé tiempo para solicitar varias ofertas.

q) La ampliación, actualización o modificación de software ya instalado en la Empresas o del soporte del mismo, respecto del cual el propietario tenga

registrados tales derechos. r) Las actividades relacionadas con proyectos pilotos, con los cuales se pretenda

lograr objetivos como: Demostrar la viabilidad de nuevas tecnologías y la compatibilidad con los

sistemas existentes.

Ilustrar a los usuarios sobre las capacidades y las bondades de las nuevas tecnologías.

Adquirir el conocimiento (Know-how) sobre nuevas tecnologías. Evaluar otros aspectos que permitan analizar la viabilidad de implementar un

proyecto con nuevas tecnologías.

s) La adquisición por permuta de bienes muebles y equipo. t) Los contratos de asociación a riesgo compartido u otros de colaboración

empresarial. u) Los contratos de mercadeo y publicidad de los bienes y servicios, previa

autorización del Gerente General.

v) Los contratos de valor estimado igual o inferior a cien (100) salarios mínimos legales mensuales vigentes.

En los casos previstos en el presente artículo, cuando su naturaleza y

condiciones propias lo permitan, deberá existir la justificación de la aplicación de la respectiva causal de solicitud privada de una oferta o

cotización, y deberán tenerse como referencia los precios del mercado o las evaluaciones económicas efectuadas por las Empresas.

2.10 DECLARATORIA DE DESIERTA: Dentro del mismo plazo señalado

para adjudicar el contrato, puede declararse desierto el procedimiento licitatorio o concursa!. La declaración se sujeta a las siguientes reglas:

a) Únicamente procede por motivos o causas que impidan la escogencia objetiva

del contratista, tales como la ausencia de proponentes, la falta de adecuación de las propuestas a los términos de referencia, la ausencia de los requisitos




señalados a los oferentes para poder participar y. en general, cuando falta

voluntad de participación, o cuando surjan imprevistos técnicos ó financieros que alteren el equilibrio de la propuesta ó lesionen patrimonialmente a la

Institución. b) La decisión debe adoptarse en acto administrativo motivado en el que deben

consignarse en forma expresa y detallada las razones que conducen a adoptarla.

c) El acto correspondiente se notifica de acuerdo con los artículos 65 a 73 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo y es

impugnable a través del recurso de reposición. d) El acto abre paso a la contratación directa pero, en el nuevo procedimiento de

selección no puede variarse el objeto del contrato ni las condiciones técnicas de

ejecución, ni modificarse sustancialmente las condiciones de los términos de referencia de la contratación (pliego, términos de referencia), salvo que sea

necesario corregir los errores que hayan podido conducir al fracaso del procedimiento. A éste no deben invitarse las personas que hayan presentado ofertas artificialmente bajas.

2.11 URGENCIA MANIFIESTA: De acuerdo al Artículo 49 del Manual de

Contratación Interno, se podrá celebrar contratos sin el lleno de los requisitos plenos exigidos, con el fin de resolver eventuales Necesidades

excepcionales que reclamen la pronta intervención. Se considera que hay urgencia manifiesta cuando a pesar de la planeación y programación debida,

la continuidad del servicio exige el suministro de bienes. o la prestación de servicios, o la ejecución de obras en el inmediato futuro; cuando se

presenten situaciones relacionados con los estados de excepción, cuando se

presenten situaciones relacionados con los estados de excepción, cuando se trate de situaciones similares que imposibilite acudir a los procedimientos de

selección o convocatoria pública. Los contratos necesarios para resolver las misma serán celebrados directamente por el Gerente, cuando se trate de

contratos que se deben efectuar por convocatoria pública deberá informar dentro de las siguientes 72 horas a la Junta Directiva sobre la situación de

emergencia presentada y de las acciones tomadas por la empresa para superar dicha emergencia.

2.12 NEGOCIACIÓN DIRECTA-AJUSTE ECONÓMICO-MODALIDADES:

Negociación directa: Se podrá realizar negociación directa cuando existiendo una sola oferta elegible se considere que se pueden obtener

mejores condiciones comerciales. En estos eventos no podrá haber cambios sustanciales de las condiciones técnicas.

En los contratos de asociación a riesgo compartido u otros de colaboración empresarial, cuando la invitación a asociarse es plural, puede negociarse

directamente con los oferentes, atendiendo el orden de elegibilidad, agotándolo hasta donde las Empresas lo consideren conveniente.

Ajuste económico: Previos los estudios y análisis pertinentes, el

funcionario competente para aceptar la oferta dispondrá, si es del caso, que se proceda a la etapa de ajuste económico, siempre con arreglo a los

principios señalados en este Estatuto: a) Cuando las propuestas recibidas sean económicamente inconvenientes. b) Cuando la incidencia del precio en la valoración global de la oferta pueda

conducir a desestimar ofertas que presenten ventajas comparativas. c) Cuando se considere que de dicho procedimiento se pueden obtener ventajas

económicas.




d) Cuando se encuentre un error técnico en los pliegos por parte de la Institución,

que obligue a declarar desierta una invitación ó licitación pública.

En estos casos se solicitará a los proponentes que resulten elegibles que presenten una nueva propuesta económica en sobre cerrado, dentro del

término que con tal fin se fije, vencido el cual se procederá a su apertura y a la evaluación de las ofertas, considerando los factores de selección

inicialmente establecidos.

Durante la etapa de ajuste económico ningún proponente podrá retirar su oferta ni introducir modificaciones que la hagan más desfavorable.

CAPÍTULO III DEL PERFECCIONAMIENTO DEL CONTRATO

Se fijarán en este Capítulo, unos parámetros-guía para la realización de las actividades relacionadas con la celebración, perfeccionamiento,

cumplimiento de los requisitos del contrato y ejecución del mismo, de acuerdo con las normas aplicables a dichas actuaciones.

De la misma manera que en la Etapa precontractual, el funcionario

responsable de la contratación debe designar, verbalmente o por escrito, un responsable de impulsar y adelantar los trámites y actividades propios de

esta etapa. Es conveniente que este responsable sea el mismo que ha tenido a su cargo las actividades de la etapa anterior para que el proceso no pierda

su dinámica. El perfeccionamiento es un elemento esencial del contrato en la medida en

que determina su existencia y validez. Los contratos se perfeccionan cuando el acuerdo de las partes sobre el objeto y la contraprestación se eleva a

escrito y ellas suscriben el documento. En la contratación como resultado de

la urgencia manifiesta ha de entenderse, que el contrato se perfecciona cuando el contratista recibe y acepta la autorización (orden) que le imparte

la entidad contratante.

A partir del perfeccionamiento, el contrato comienza a producir sus efectos jurídicos. Es importante tener presente que se requiere concepto previo

favorable de la Oficina Jurídica, como un mecanismo de control para proceder a la firma por parte del Señor Gerente.

Emitido el concepto, si no es favorable, se remitirá a la Dependencia correspondiente para su corrección y una vez corregido, se envía

nuevamente a Jurídica.

Verificados todos los antecedentes, la Oficina Jurídica emite concepto escrito favorable y procederá a remitir a la Gerencia o su delegado para la firma.

Una vez firmado, se radica en el libro de contratos el cual reposará en la Oficina de Contratación, se numera atendiendo un orden consecutivo y

cronológico, se archiva el original y una copia a la Oficina del Profesional Universitario para su archivo.

En los casos de compra de bienes es fundamental remitir una copia al

Almacén, para que verifique la entrega en el tiempo y con las características exigidas en el contrato, en los demás casos reposará en la Oficina del




Profesional Universitario quien designará un supervisor mediante

memorando que verifique su cumplimiento, dentro del plazo requerido.

Es importante resaltar que, al igual que en la etapa precontractual, las actividades correspondientes a esta etapa son comunes a la celebración,

perfeccionamiento y ejecución de los contratos resultantes de

procedimientos licitatorios, concúrsales y de contratación directa. Dichas actividades son:

3.1 LA FORMA DEL CONTRATO: Esta actividad consiste en definir si el

contrato que se pretende celebrar debe revestir la forma de un contrato sin formalidades plenas o de mínima cuantía, o un contrato con formalidades

plenas.

En primer término, es preciso aclarar que, de conformidad con lo establecido por el artículo 32 del Manual de Contratación Interno, los contratos

celebrados por la ESE HOSPITAL SAN ANTONIO DE TIMANA-HUILA siempre deben constar por escrito. La única excepción contemplada por la

Ley en este aspecto, hace referencia a los contratos resultantes de la declaratoria de urgencia manifiesta, en los cuales puede prescindirse de la

suscripción de contrato escrito para iniciar la ejecución.

Sin embargo, aún en estos eventos, si bien la ESE HOSPITAL SAN

ANTONIO DE TIMANA-HUILA queda eximida de elaborar y firmar con el contratista escogido el documento que contiene las estipulaciones del

contrato, el mismo precepto exige impartir por escrito al contratista la autorización para ejecutar las obras, suministrar los bienes o prestar los

servicios de que se trate.

En segundo lugar, ha de tenerse en cuenta que cuando la ley exige formas solemnes para que el contrato exista (como ocurre en los contratos de

enajenación de inmuebles, imposición de gravámenes, hipotecas, prendas, etc. y, en cualquier otro caso en que la Ley lo exija como en los contratos de

sociedad, todos los cuales deben elevarse a escritura pública), dichas formalidades deben ser cumplidas también por la ESE HOSPITAL SAN

ANTONIO DE TIMANA-HUILA.

En tercer lugar, es preciso aclarar que la determinación de la forma del

contrato (contrato con o sin formalidades plenas o de mínima cuantía), es diferente de la determinación del procedimiento que debe seguirse para la

selección del contratista (licitación, concurso o contratación directa). Lo que se quiere decir es que cuando la Ley se refiere a contratos sin formalidades

plenas o de mínima cuantía, nos está hablando de un documento contractual sujeto a un mínimo de requisitos formales; más no nos dice que en este

caso el contratista puede ser seleccionado por procedimientos de escogencia directa, como equivocadamente algunos lo han entendido.

Hechas estas salvedades, se tiene que según lo dispuesto en 32 del Manual

de Contratación Interno, los contratos escritos que celebra la ESE HOSPITAL SAN ANTONIO DE TIMANA-HUILA de dos clases:

Contratos sin formalidades plenas o de mínima cuantía, cuando su cuantía es inferior o igual al equivalente de 100 salarios mínimos legales mensuales.




Contratos con formalidades plenas, cuando su cuantía supera el equivalente

de 100 salarios mínimos legales mensuales.

CONTRATOS SIN FORMALIDADES PLENAS O DE MINIMA CUANTIA. Son aquellos comúnmente denominados órdenes (de trabajo, de suministro,

de servicios).

Estas órdenes deben ser impartidas por escrito por el funcionario

responsable de la contratación, previamente al inicio de la ejecución de las obras, la prestación de los servicios o el suministro de los bienes.

La orden impartida no requiere la firma del contratista escogido -en señal de

aceptación-, cuando la contratación sea el resultado de una oferta o cotización presentada por el oferente y aceptada por el funcionario

responsable de la contratación. En estos casos, la cotización u oferta debe aparecer anexa a la orden, pues es la prueba de la aceptación del

proponente y del acuerdo de las partes sobre el objeto, precio y demás circunstancias contenidas en la solicitud de oferta hecha por la entidad.

Para efectuar su pago basta con la copia de la orden impartida, la constancia

expedida por el funcionario responsable de la contratación sobre el

cumplimiento del contrato a satisfacción y, la orden de pago emitida por el funcionario competente.

El pago tampoco requiere la presentación de cuentas de cobro por el

contratista, en virtud de lo dispuesto por el artículo 19 del Decreto Extraordinario 2150 de 1995. De donde se deduce que el pago es el

resultado de un trámite interno en el que el contratista sólo debe intervenir para reclamar el cheque.

Cualquier estipulación o exigencia en contravía de estas disposiciones,

constituye una violación de las normas citadas y del principio de economía de la contratación. En consecuencia, es una conducta susceptible de

sancionar disciplinariamente.

Finalmente, se precisa que los contratos sin formalidades plenas, hoy

contratos de mínima cuantía, igualmente requieren ser publicados, según se desprende de lo dispuesto por el artículo 19 del Decreto 1510 de 2013.

En cuanto a la garantía única de cumplimiento de las obligaciones, debe

tenerse en cuenta que en los contratos de menor cuantía y que no requieran de formalidades plenas, su estipulación es facultativo de las partes.

En todo caso, la constitución de la garantía debe exigirse cuando la ESE

HOSPITAL SAN ANTONIO DE TIMANA-HUILA perciba eventuales riesgos en la ejecución del contrato tal y como ocurre cuando se entrega anticipo o

se hacen pagos anticipados. Pero, si el contrato es de menor cuantía y debe celebrarse con formalidades plenas, la estipulación de la garantía es

obligatoria.

Con el objeto de uniformizar los textos de las -órdenes- , los funcionarios

responsables de la contratación deberán asesorarse en Jurídica.

LOS CONTRATOS CON FORMALIDADES PLENAS. Por formalidades plenas se entiende, la elaboración de un documento escrito, firmado por las




partes, en el que además de establecer los elementos esenciales del

contrato (objeto, precio y plazo), se incluyen las demás cláusulas que sean necesarias para definir de la manera más completa posible, las condiciones

de ejecución del contrato y dar cumplimiento a expresos mandatos legales.

Como en el caso de los contratos sin formalidades plenas o de mínima

cuantía, el pago en esta clase de contratos no requiere la presentación de la cuenta de cobro por el contratista, ni el trámite de actos administrativos

reconociendo y ordenando los pagos a que haya lugar, bastará el documento contractual.

3.2 ESTIPULACIONES O CLÁUSULAS DEL CONTRATO. Como se ha

visto, el contenido y la mayor o menor cantidad de estipulaciones depende de la clase del contrato y de que, atendiendo los montos señalados, éste

deba celebrarse con o sin formalidades plenas.

A) CONTRATOS SIN FORMALIDADES PLENAS O DE MINIMA CUANTIA. De conformidad con las disposiciones atrás citadas, las -órdenes deben

contener por lo menos: Identificación y Numeración: En el encabezamiento de la orden deberá indicarse

su clase (orden de compra, de trabajo (para la ejecución de obra), de servicios).

Igualmente, deberá consignarse el número consecutivo de la radicación. El objeto de la misma, es decir, el bien, obra o servicio que el contratista debe

entregar, ejecutar o prestar (características generales y particulares, especificaciones, cantidad, etc.), el lugar de ejecución o de entrega, el modo de la ejecución de las obligaciones, etc., todo lo cual debe indicarse en forma clara,

precisa y detallada, de manera que no dé lugar a confusiones ni a interpretaciones diferentes sobre el objeto.

La Contraprestación: es decir, la remuneración o pago que debe efectuar o la que debe recibir, según el contrato de que trate, así como la forma de pago.

El Plazo para la ejecución de las obras, la entrega de los bienes o la prestación

de los servicios, indicando los plazos parciales, si se requiere. La Disponibilidad Presupuestal certificada por el funcionario competente,

previamente a la iniciación del procedimiento. La Declaración del Contratista de no hallarse incurso en Inhabilidades e

incompatibilidades para contratar.

Las demás estipulaciones que la entidad considere necesarias. tales como la obligación de constituir garantía de cumplimiento de las obligaciones del

contrato (riesgos que se requiere amparar, el monto y vigencia respectivos). así como la facultad de ejercer el control y supervisión por parte de la

Administración.

B) CONTRATOS CON FORMALIDADES PLENAS. El contenido de los

contratos con formalidades plenas es, como mínimo, el siguiente: Identificación y Numeración: En el encabezamiento de cada hoja del contrato

debe colocarse una leyenda en la que se indique la clase de contrato y las

partes. A partir de la fecha, todo contrato con formalidades plenas será numerado y radicado en el despacho del Gerente. Ello implica que se suprime la

numeración de los contratos con formalidades plenas en la Oficina del Profesional Universitario; sin embargo, deberán archivar copia del mismo, para efectos de control y seguimiento.

Consideraciones Previas: Luego de la mención de las partes y de su capacidad para celebrar el contrato (competencia del funcionario, capacidad del particular

persona natural o jurídica), debe consignarse la información relacionada con el plan de compras o necesidades que justifican la celebración del contrato y la




identificación de la licitación, concurso o procedimiento de contratación directa,

adelantados previamente a la celebración el contrato. El objeto. es decir, el bien, obra o servicio que el contratista debe entregar,

ejecutar o prestar. debe ser claro y precisamente detallado, con las estipulaciones necesarias relacionadas con las circunstancias de modo y lugar como deba ejecutarse.

Si es la prestación de un servicio, el objeto comprende no sólo la descripción genérica del mismo sino también las actividades mínimas que deben realizarse

para cumplirlo y los productos que deben entregarse; si es la compra de bienes muebles, deben indicarse las características técnicas, cantidad, colores, calidades de los mismos. etc.

No obstante, se reitera que en todos los contratos, DEBE coincidir con el objeto descrito en las convocatorias a presentar ofertas y en los términos de referencia

de la contratación (pliegos de condiciones, términos de referencia del concurso o términos de referencia de la contratación directa).

La Contraprestación, y la irrevocabilidad del precio concertado es una norma de

carácter general y protectora de los contratantes. Por este motivo y porque los estudios previos a la iniciación del procedimiento de selección del contratista

han sido elaborados en forma completa y detallada, sólo excepcionalmente se admite su variación durante la ejecución del contrato.

En este orden de ideas, los contratantes deben suscribir acuerdos y pactos

necesarios sobre cuantía, condiciones, forma de pago, gastos adicionales. E incluso, reconocimiento de costos financieros e intereses; siempre y cuando la

equivalencia del contrato no obedezca a causas atribuibles al contratista o a la falta de planeación de la Administración.

Finalmente, se recuerda que los contratos no pueden adicionarse en más del

50% de su valor inicial expresado en salarios mínimos legales mensuales. La Forma de Pago: En los contratos que celebre el Hospital debe estipularse la

forma como se hará el pago del valor del contrato. Así mismo, deben pactarse los requisitos que el contratista debe llenar para que la entidad efectúe cada uno

de los pagos convenidos. sin exigir documentos que tiene en su poder. Se puede pactar el pago anticipado o la entrega de anticipo, pero su monto no

podrá exceder del 50% del valor del respectivo contrato., en ese sentido es

importante tener en cuenta los siguientes aspectos: El pago anticipado se convierte en un ingreso a las arcas del contratista. Por lo tanto, éste puede

disponer de los recursos que se entreguen con tal finalidad. El anticipo, por el contrario, constituye una especie de préstamo al contratista para que se inicie la obra. Por este motivo, sólo el pago anticipado es objeto de descuentos

tributarios como el IVA y la contribución especial de orden público. En todo caso, deben pactarse los mecanismos que permitan al controlar que los recursos

entregados al contratista bajo una u otra modalidad, son invertidos, real y efectivamente en la ejecución del contrato.

El plazo para la ejecución, la entrega de los bienes o la prestación de los

servicios, indicando los plazos parciales, si se requiere. Si las condiciones de ejecución del contrato permiten prever dilaciones no

imputables a ninguna de las partes, es conveniente pactar los eventos de prórroga del contrato. Igualmente, en algunos contratos será conveniente pactar lo relativo a los eventos de suspensión del contrato y su reiniciación

(condiciones, procedimiento, formas, controles, etc.). Tanto en la prórroga como en la suspensión, es necesario ampliar la vigencia de

la garantía única de cumplimiento, por un término igual al de la prórroga o suspensión.

Las estipulaciones que de acuerdo con la legislación comercial y civil y con la

normatividad contenida en el Estatuto de Contratación Interno. Las obligaciones y derechos de las partes. Para que las partes tengan la mayor

claridad sobre el objeto que se contrata y las condiciones de su ejecución, es conveniente incorporar en una cláusula las obligaciones más relevantes a que queda sometida cada una de ellas.

Las Sanciones imponibles en caso de incumplimiento y, los pagos a que tienen derecho por concepto del perjuicio ocasionado con el incumplimiento.




Será necesario, entonces, pactar las multas (no son obligatorias y su

estipulación depende de la voluntad de los contratantes). indicando las causales por las cuales se impondrán, el monto aplicable en cada caso de incumplimiento

y el monto total de las multas, de las que pueden imponerse durante la ejecución del contrato con relación al valor de éste, la forma de imponerlas (con o sin requerimiento previo de la ESE HOSPITAL SAN ANTONIO DE TIMANA-

HUILA para que el contratista cumpla), forma del acto administrativo (decisión debidamente motivada), recursos contra las mismas. etc.

Así mismo. debe pactarse lo relacionado con la sanción penal pecuniaria sí se considera necesario. En este caso, se indicará su monto en relación con el valor del contrato, las causales y la manera de imponerla (forma del acto, recursos,

etc.). La Garantía del Contrato: La garantía única de cumplimiento de las obligaciones

del contrato tiende a respaldar el cumplimiento del contratista de lo pactado en el contrato luego de su perfeccionamiento. durante su ejecución, liquidación y la prolongación de sus efectos. Es decir, garantiza hasta el cumplimiento de las

obligaciones que deban cumplirse con posterioridad a la extinción del contrato. como son la calidad de la obra construida, el bien suministrado o el servicio

prestado, la provisión de repuestos y accesorios, el pago de salarios, la responsabilidad civil extracontractual, etc.

En los contratos que celebre la ESE HOSPITAL SAN ANTONIO DE TIMANA-

HUILA deben incluirse estipulaciones relacionadas con los siguientes aspectos: a) El contratista prestará garantía única para avalar el cumplimiento de las

obligaciones del contrato; es obligatoria en todos los contratos excepto en los de empréstito, interadministrativos y de seguros. Tampoco es obligatoria en los contratos sin formalidades plenas o de mínima cuantía, pero pueden

pactarse si se estima necesario. En cualquier caso de incumplimiento de las obligaciones contractuales, se debe hacer efectiva la garantía sin necesidad

de acudir al órgano jurisdiccional. En este caso, se debe dictar el acto administrativo debidamente motivado. en el que declare el incumplimiento

de una o varias obligaciones del contrato por el contratista e imponga la multa que se haya estipulado o aplique la cláusula penal. Esta decisión debe notificarse a la compañía aseguradora quien puede hacer uso de los recursos

que la Ley establece. b) El Control y Supervisión del Contrato: El texto del contrato debe contener la

estipulación en virtud de la cual el contratista reconoce y acepta la atribución de la ESE HOSPITAL SAN ANTONIO DE TIMANA-HUILA de vigilar y controlar el contrato a través del funcionario que designe o del particular que

contrate con tal finalidad y, a facilitar a éste la realización de la labor de vigilancia y control del contrato. Las funciones asignadas al interventor o

supervisor mediante acto escrito, se harán conocer del contratista previamente a la iniciación del contrato. Todo el clausulado del contrato debe hacerse concordar con esta estipulación y. en especial. Las cláusulas en las

que se pactan obligaciones del contratista, pues la relación entre éste y el Hospital se mantiene durante la ejecución y liquidación del contrato a través

del interventor o supervisor. c) En los contratos de obra que hayan sido celebrados como resultado de un

proceso de licitación o concurso público, la intervención deberá ser

contratada con una persona independiente de la entidad quien responderá por los hechos y omisiones que le fueren imputables.

d) Igualmente es obligatorio establecer las supervisiones o revisiones periódicas de las obras ejecutadas. servicios prestados o bienes suministrados. con el objeto de verificar el cumplimiento de las condiciones de calidad y

responsabilidad por parte de los contratistas; para estos efectos se deberá designar el supervisor mediante acto escrito, en el cual se consignen todas

sus obligaciones. e) La Apropiación Presupuestal: En los contratos debe consignarse la

información relacionada con el código y rubro presupuestal, con cargo al cual

se pagarán las obligaciones económicas derivadas del contrato. Esta información debe corresponder con la contenida en el certificado de




disponibilidad presupuestal, obtenido previamente a la iniciación del

procedimiento de selección del contratista. f) Cesión y Subcontratación: Teniendo en cuenta que los contratos se celebran

en consideración a la persona del contratista (por cuanto resultan de un procedimiento de selección), el documento debe estipular que la cesión del contrato requiere autorización previa, expresa y escrita de la ESE

HOSPITAL SAN ANTONIO DE TIMANA-HUILA. Así mismo, si se considera conveniente, deben estipularse las condiciones, procedimientos y efectos de

la subcontratación. g) Participación Ciudadana: La ESE HOSPITAL SAN ANTONIO DE TIMANA-

HUILA reconoce la intervención ciudadana en el control de su gestión y,

particularmente, en el control de la ejecución de los contratos, las modificaciones al contrato por petición de la comunidad deben evaluarse por

la ESE, en caso de ser viables jurídicamente, deben acordarse por las partes por escrito, previamente a la ejecución.

h) Se deben desarrollar mecanismos que faciliten el control ciudadano la

publicación en lugares visibles de la entidad los contratos suscritos por la Administración (mensualmente), incluir la cláusula de veeduría ciudadana,

participación de la asociación de usuarios en el proceso contractual en todas sus etapas.

3.3 REQUISITOS PARA LA EJECUCION: Aprobación de la Garantía Única de Cumplimiento de las Obligaciones del Contrato: Consiste en la

manifestación escrita, expresa y unilateral, emitida por conducto del

funcionario responsable de la contratación, de aceptación de la garantía constituida por el contratista para avalar o afianzar el cumplimiento de las

obligaciones del contrato. Dicha aceptación es el resultado de la constatación de que la garantía reúne los requisitos estipulados en el contrato o derivados

de la Ley. A partir de la fecha, se realizará mediante sello mecánico y por tanto es necesario la apertura de un libro radicador de pólizas, en el cual se

consignen todos los aspectos mencionados, que permita efectuar seguimiento a todas y cada una de las pólizas. La Oficina Asesora de Control

Interno estará atenta a esta obligación.

Adicionalmente, se deben tener en cuenta las siguientes precisiones: Las garantías deben corresponder a la naturaleza del objeto a contratar y sólo

se deberán exigir las necesarias para cubrir el riesgo a que pueda estar sometido el contrato; es fundamental determinar con anterioridad el riesgo a

cubrir, desde el momento en que se genera.

Los riesgos más usuales son: Buen Manejo y Correcta Inversión del Anticipo o del Pago Anticipado: Este

amparo cubre el 100% de la suma entregada al contratista y su vigencia no

debe ser inferior a la duración del contrato y su liquidación. Cumplimiento del Contrato: Este amparo debe ser igual o superior al monto de

la cláusula penal pecuniaria estipulada y/o al 10% del valor del contrato y de sus adiciones. Debe cubrir las obligaciones de transferencia de conocimientos y tecnología cuando se hayan previsto estas obligaciones en el contrato. Su

vigencia debe ser igual o superior a la duración del contrato y su liquidación. Calidad del Bien o Servicio y correcto Funcionamiento de los Equipos y

Estabilidad de la Obra: Su monto se determina en cada caso, teniendo en cuenta el valor final de la obra, bien o servicio y el objeto del contrato, lo cual

implica que de haberse constituido con anterioridad a la entrega de las obras, bienes o servicios como resultado de la ejecución del contrato, su monto deberá ajustarse. La vigencia del amparo, así como el amparo de provisión de

repuestos y accesorios, debe cubrir el lapso durante el cual el contratista deba garantizar los vicios ocultos, buen funcionamiento. estabilidad de la obra y el

suministro, de acuerdo con las normas civiles y comerciales vigentes.




Tratándose de contrato de obra, la vigencia del amparo de estabilidad no puede

ser inferior a cinco años. Pago de Salarios. Prestaciones Sociales e Indemnizaciones: Debe estipularse en

los contratos de obra y prestación de servicios en los que el contratista emplee personal y en los que de acuerdo con el Código Sustantivo del Trabajo (Art. 34) se crea necesario, es decir, cuando el contratista asume el trabajo con plena

autonomía y a su propio riesgo. El monto debe ser, como mínimo, igual al 5% del valor total del contrato y la vigencia igual al término del contrato y tres años

más, lo cual implica que al terminar el contrato deberá reajustarse el valor de la garantía.

Igualmente, mediante un amparo autónomo contenido en una póliza anexa,

deben garantizarse los daños a terceros derivados de la ejecución del contrato, cuando se trate de contratos de obra y, en los demás casos que la entidad lo

estime necesario (responsabilidad civil extracontractual). En el caso de la garantía de seriedad no puede ser inferior al 10% del valor de la

oferta o del presupuesto estimado.

El término de vigencia de la garantía deberá cubrir el plazo de ejecución más tres años. La garantía debe mantenerse vigente durante la vida y liquidación del

contrato y aún durante su prolongación. Para todos los efectos, es obligación del Interventor o supervisor avisar

cualquier prórroga o suspensión que implique la necesidad de modificar la

garantía Sin embargo, la dependencia correspondiente deberá velar por el reconocimiento y cobro de las sanciones y garantías a que hubiese lugar.

El control permanente de la cobertura y vigencia de la garantía durante la

ejecución del contrato, su liquidación y la prolongación de sus efectos, corresponderá al interventor o supervisor designado o contratado.

Se reitera que la aprobación de la póliza, aún cuando es un acto que debe

constar por escrito, no requiere la expedición de una Resolución. Basta, en criterio de esta oficina, con utilizar un sello de tinta y firma del ordenador

del gasto.

EL REGISTRO PRESUPUESTAL DEL CONTRATO: El registro presupuestal

es la operación realizada por el funcionario responsable del presupuesto, que consiste en tomar nota oficial de la existencia de un contrato para reservar

con destino al mismo los dineros correspondientes en el presupuesto de la entidad, evitando que los recursos sean destinados a un fin diferente del

objeto contratado. Para ello, el registro debe indicar claramente el valor y los plazos en que deben hacerse los pagos del contrato.

Otros Requisitos Generales:

Así denominamos aquellos requisitos que deben cumplirse en todos los

contratos, independientemente de su clase o del objeto. Ellos son:

Pago de Impuestos: Los contratos están sometidos al pago del impuesto de timbre, al IVA (según la clase de contrato), a la retención en la fuente

(artículo 9º, Ley 223/95) y en los contratos de obra, al pago de la

contribución especial establecida en la Ley 418de 1997.

Aún cuando no es requisito para el perfeccionamiento ni ejecución del contrato, el Hospital debe exigir al contratista acreditar el pago del impuesto

de timbre, cuando haya lugar; es conveniente hacerlo en el mismo momento en que se le solicita constituir la póliza y ordenar la publicación del

contrato.




Requisitos Especiales:

Los contratos deben sujetarse a todos los requisitos que establezcan las Leyes y los Reglamentos. Es así como en virtud de lo dispuesto en las Leyes

190/95 y 100/93 y los Decretos 2232 de 1995 y 2150 de 1995, cuando se celebren contratos de prestación de servicios con duración superior a tres

meses, el contratista debe presentar la entidad:

El Formato Único de Hoja de Vida adoptado por el Departamento Administrativo

de la Función Pública. Se entiende que en los demás contratos en que deba

acreditarse la idoneidad del contratista; aún cuando su duración sea inferior a tres meses, éste debe presentar al Departamento la Hoja de Vida debidamente

soportada. La declaración de bienes y rentas y de actividad económica privada.

El certificado de ausencia de antecedentes judiciales, disciplinarios o profesionales.

Libreta militar.

La constancia de afiliación al sistema de seguridad social en pensiones y salud. Por disposición del Art. 42 del Decreto 111 de 1996, debe acreditarse la

idoneidad de la persona contratada para ejecutar las actividades a que se refieren los Art. 13, 25, 42, 43, 44 al 52, 54, 61, 64, 67 al 70, 79, 366 y 368 de la Constitución Política. Así mismo, debe acreditarse la idoneidad en los

contratos que se celebren en desarrollo del Art. 355 de la misma Carta.

CAPÍTULO IV DE LA EJECUCION DEL CONTRATO

Es el conjunto de actividades, trámites y actuaciones que se desarrollan

desde cuando el contrato se perfecciona hasta su terminación.

En esta etapa de ejecución, las partes ejercen los derechos y cumplen las obligaciones acordadas en el contrato.

El contrato puede comenzar a ejecutarse cuando se han cumplido los

requisitos establecidos. Como por regla general, a partir de este momento

comienza a correr el plazo de ejecución, es absolutamente necesario informar al contratista formalmente y por escrito, que por haberse reunido

los requisitos indicados, el contrato puede comenzar a ejecutarse.

Sin embargo, cuando la ejecución queda sometida a una condición (como el pago del anticipo, por ejemplo), para que no exista duda alguna acerca del

inicio y vencimiento del plazo de ejecución del contrato, es recomendable suscribir un acta en la que las partes den cuenta del cumplimiento de la

condición y declaren iniciado el plazo de ejecución. Esta acta recibe ordinariamente el nombre de -Acta de Iniciación del Contrato - y debe

suscribirse por el contratista y el interventor. Si las partes no han acordado nada sobre el particular, se entiende que la

ejecución comienza a partir del día siguiente en que se comunica al contratista el cumplimiento de los requisitos de ejecución del contrato

(aprobación de la garantía y registro presupuestal).

Los derechos y obligaciones de las partes de los contratos que celebran

las entidades estatales, aparecen consignados en la legislación civil y comercial aplicable, De manera general, puede decirse que ellos son:

Garantizar la ejecución idónea del contrato, formulando al contratista y/o a su

garante, las exigencias necesarias para el cumplimiento cabal del contrato, en las condiciones de calidad convenidas y dentro de los plazos acordados.




Así mismo. -luego de ejecutado el contrato- se deben adelantar revisiones periódicas de las obras ejecutadas, servicios prestados o

bienes suministrados, por lo menos cada seis meses, para verificar que cumplen con las condiciones de calidad ofrecidas por el contratista y, en

caso contrario, promover las acciones de responsabilidad pertinentes.

Adelantar las gestiones necesarias para el reconocimiento y pago de las

sanciones pecuniarias y garantías a que haya lugar.

Mantener el equilibrio de la Ecuación Contractual.

Es en aplicación de este principio del equilibrio que al acordar o disponer unilateralmente la modificación, interpretación o terminación del contrato,

deben convenirse las indemnizaciones y compensaciones a que haya lugar para evitar perjuicios al contratista.

De todas maneras, ha de tenerse en cuenta que estas situaciones que

obligan a revisar los precios y adoptar las demás medidas para

restablecer el equilibrio contractual, son excepcionales y obedecen a hechos ajenos a la voluntad de las partes. Es decir, tales mecanismos no

deben utilizarse para suplir los errores u olvidos de la propuesta del contratista.

Promover las acciones de responsabilidad contra los funcionarios, asesores,

interventores, consultores y contratistas para obtener la indemnización de los daños causados en desarrollo o con ocasión del contrato y, a repetir contra las mismas personas, por las indemnizaciones que la entidad deba pagar.

DEL CONTRATISTA: a) Ejecutar el objeto contratado y garantizar su calidad.

El objeto debe ejecutarse por el contratista en la forma, calidad, cantidad y plazos convenidos en el contrato.

Para ello el contratista debe realizar las actividades prometidas o las

necesarias para ejecutarlo idóneamente; debe garantizar la calidad mediante la constitución de la garantía única y debe acatar las

indicaciones e instrucciones que la entidad le imparta, en orden para

lograr la cabal ejecución del objeto contratado.

b) Actuar con lealtad y buena fe evitando toda conducta que pueda lesionar los intereses de la entidad y los fines del contrato y, toda dilación o perturbación en su ejecución.

c) Percibir la Remuneración. d) Derecho de Petición: El contratista tiene derecho a presentar las peticiones que

estime necesarias o convenientes para lograr la cabal ejecución del contrato y a que dichas peticiones se resuelvan lo más pronto posible y, como máximo. dentro de los tres meses que establece la Ley de Contratación (art. 25, #16).

Para garantizar este derecho, la Ley consagra el silencio administrativo positivo, según el cual vencido este término se entiende que la entidad ha respondido en

el sentido solicitado por el contratista.

En estos casos el funcionario responsable de la omisión puede incurrir en

responsabilidad penal, civil o disciplinaria y hacerse acreedor a las

sanciones contempladas en la Ley.




Una vez perfeccionado el contrato como se manifestó anteriormente y con la finalidad de disponer de los instrumentos necesarios para la vigilancia y

control de las obligaciones del contratista, es obligatorio designar o contratar un interventor o un supervisor del contrato celebrado, teniendo en cuenta

que las múltiples ocupaciones del Gerente o sus delegados (responsable de

la cabal ejecución del contrato), le impedirían el cabal ejercicio de dichas funciones en forma directa.

El interventor o el supervisor pueden ser contratados o designados. El

interventor puede ser contratado, cuando se trate de contratos de obra pública cuya celebración que resulte de un proceso de licitación o concurso.

En los casos en que no se considere conveniente ni necesario contratar la

interventoría éstas labores deben ser ejercidas por personal de planta que tenga el perfil requerido para ejercer adecuadamente la supervisión.

La designación del interventor o supervisor debe hacerla el Gerente o su

delegado, funcionarios responsables de la contratación. Dicha designación se hará formalmente, es decir, mediante escrito en el que se detallen en forma

clara y precisa las funciones asignadas.

De esta manera se determina exactamente el alcance de las atribuciones de

control que le corresponde, las cuales en manera alguna, pueden sustituir al funcionario responsable de la contratación.

Una copia del acto de designación del supervisor o interventor debe enviarse

al contratista, de manera que éste conozca la amplitud de las atribuciones conferidas a la persona encargada del control del contrato.

Dado que los contratos surten efectos entre las partes y no obligan a terceros. Las funciones del mismo, como se dijo, deben detallarse en el acto

de su designación o en el contrato respectivo, más no en el contrato principal.

El interventor o supervisor deben poseer los conocimientos técnicos,

administrativos y jurídicos necesarios para desempeñar su tarea a cabalidad,

sin perjuicio de las consultas que deban hacer a personas especializadas en situaciones que no sean de su total dominio. En cumplimiento de dicha

función y en atención a los criterios técnicos y reglas que rigen dicha labor, las actividades básicas mínimas a cargo del interventor o supervisor serían:

Tener pleno conocimiento del objeto que se contrata.

Cumplir y hacer cumplir todas y cada una de las cláusulas contractuales. Elaborar y suscribir con el contratista, con el visto bueno del responsable de la

contratación, las actas de iniciación, suspensión y reiniciación del contrato, así

como las actas de recibo parcial y final del objeto contratado, de reajustes o revisiones de precios, dentro de los plazos señalados en el contrato.

Exigir al contratista y verificar el cumplimiento de la programación y cronograma de las actividades del contrato y, en los contratos de obra efectuar mediciones periódicas.

En los contratos de obra, abrir y llevar conjuntamente con el contratista y/o el residente, una memoria diaria de la obra en la Bitácora o Libro Diario de Obra

para hacer constar las acciones realizadas diariamente. Verificar la vigencia y cobertura de las garantías y sus modificaciones y, exigir la

ampliación o extensión de la misma cuando sea necesario.




Supervisar o revisar periódicamente las obras ejecutadas, servicios prestados o

bienes suministrados, con el objeto de verificar el cumplimiento de las especificaciones y condiciones de calidad del objeto contratado.

Exigir al contratista la ejecución del contrato de conformidad con las cantidades. calidades, especificaciones y plazos estipulados en el contrato y, ordenar los análisis y pruebas que se requieran para verificar el cumplimiento de las

especificaciones y calidad. Ordenar al contratista el reemplazo de las obras. bienes o servicios ejecutados

en contravención a lo contratado. En los contratos de obra, verificar que el contratista cuente en la obra con el equipo ofrecido en la propuesta y que el mismo se halla en perfectas condiciones de servicio.

Verificar la calidad del objeto contratado y su conformidad con las especificaciones convenidas, ordenar el arreglo o reemplazo si se requiere;

recibirlo, elaborar y suscribir las actas parciales o finales correspondientes, según lo pactado en el contrato. Resolver las consultas que presente el contratista y hacer las observaciones que estime pertinentes.

Evaluar permanentemente las condiciones de ejecución del contrato y proponer al Gerente o su delegado la imposición de sanciones y la aplicación de las

cláusulas excepcionales, si es necesario; velar por el reconocimiento y cobro de las sanciones y garantías.

Elaborar el acta de liquidación del contrato, exigir al contratista la extensión y

ampliación de la garantía y proponer la liquidación unilateral cuando se requiera. Coordinar con la Oficina Jurídica, las acciones necesarias resultantes de la

liquidación del contrato. Las órdenes e instrucciones del interventor al contratista deberán hacerse por

escrito. Cuando la urgencia lo requiera podrán hacerse verbalmente, pero se

ratificarán por escrito dentro de los tres días siguientes. Como mecanismo de control y para efectos de efectuar control administrativo al

proceso establecido en la ley, es necesario consagrar como especial obligación del interventor o supervisor, la presentación de informes mensuales de los

contratos bajo su supervisión, copia de los cuales se deben remitir al Asesor de Control Interno.

CAPÍTULO V

DE LA GESTION POST-CONTRACTUAL

La etapa comienza cuando el contrato termina, bien por la ejecución íntegra

de las prestaciones recíprocas de las partes, por el vencimiento de su plazo o por terminación anticipada (terminación de común acuerdo, terminación

unilateral o caducidad). Gira alrededor de la liquidación del contrato y de algunas actividades complementarias necesarias para garantizar el debido

registro, utilización y aprovechamiento de los bienes, obras o servicios adquiridos.

4.1 LIQUIDACIÓN DEL CONTRATO: La liquidación se refiere no sólo a las

obligaciones económicas o financieras del contrato como se entiende corrientemente, sino que abarca la totalidad de las obligaciones que se

hayan pactado, sin que importe su clase o naturaleza.

Deben liquidarse: 1) Los contratos de tracto sucesivo. o sea aquellos en que el cumplimiento del

contrato supone la ejecución de prestaciones sucesivas durante un tiempo más o menos largo, como el arrendamiento, el suministro, etc.

2) Aquellos cuya ejecución se prolonga en el tiempo, como los de obra, concesión. consultoría, etc.




3) Los demás que lo requieran. Esto es que en los casos de contratos diferentes de

los descritos en los literales anteriores, es facultativo de las partes estipular en el contrato la liquidación.

La liquidación debe hacerse dentro del plazo establecido en el contrato:

en defecto de la estipulación de plazo, el contrato debe liquidarse dentro de los cuatro meses siguientes a la finalización del contrato o a la

expedición del acto administrativo que la disponga o, a la fecha del acuerdo de las partes para terminarlo.

En la etapa liquidatoria, las partes pueden solicitar los reconocimientos, ajustes y revisiones a que haya lugar para preservar la ecuación

económica inicial del contrato y llegar a los acuerdos, conciliaciones y transacciones que sean necesarios para solucionar las diferencias que

hayan surgido durante la ejecución.

Para tales efectos, indicarán la forma y los plazos de cumplimiento de las obligaciones pendientes o de las que se acuerden para la cabal ejecución

del objeto contratado y la forma de garantizarlas.

Si convocado el contratista con la finalidad de liquidar el contrato no se

presentare o, si presentándose no estuviere de acuerdo con la liquidación efectuada preliminarmente, se adquiere la facultad de liquidar

unilateralmente el contrato. Por esta razón, es que el interventor está obligado a realizar los trámites tendientes a la liquidación con la debida

anticipación; es decir, apenas terminado el contrato, debe preparar el proyecto de acta correspondiente y convocar al contratista.

Al tiempo que se realiza la liquidación del contrato, se deben adelantar

las gestiones para ingresar al patrimonio de la ESE en debida forma, los bienes u obras adquiridos (valoración y registro contable de las obras

construidas o de las remodelaciones, ampliaciones, etc.)

4.2 ADICIONES CONTRACTUALES: Conforme al artículo 40 del estatuto

contractual, cuando se presente circunstancias especiales, debidamente comprobadas, que justifiquen la modificación de alguna de las cláusulas del

mismo, las partes suscribirán un acta modificatoria, previo el visto bueno del supervisor del respectivo contrato, que contendrá con claridad y precisión la

reforma pertinente.

Los contratos sólo podrán adicionarse cuando se presenten circunstancias que lo justifiquen y, en todo caso, no podrán adicionarse en más del

cincuenta por ciento (50%) de su valor inicial, expresado éste en salarios mínimos legales mensuales.

4.3 VENTA DE BIENES MUEBLES E INMUEBLES: Conforme al parágrafo

del artículo 13 del Manual Interno de Contratación, se requiere aprobación previa por parte de la Junta Directiva los contratos de enajenación de bienes

inmuebles (compra y venta), empréstitos, compra de títulos de valor,

contratos de sociedad y contratos de riesgo compartido y los demás que expresamente determine la ley. Obtenida la autorización el proceso será el

siguiente:

Los bienes muebles: a) Mediante subasta pública cuando su valor exceda de doscientos (200) salarios

mínimos legales mensuales vigentes.




b) En forma directa a las entidades estatales y a las personas jurídicas en las

cuales las Empresas tengan participación. c) Conforme a las reglas y procedimientos internos de las Empresas, en los demás

casos.

Los bienes inmuebles: a) Mediante subasta pública cuando el valor exceda de cuatrocientos (400) salarios

mínimos legales mensuales vigentes. b) En forma directa, a las entidades estatales, a las personas jurídicas en las

cuales las Empresas tengan participación. c) Conforme a las reglas y procedimientos internos de las empresas cuando el

valor sea igual o inferior a cuatrocientos (400) salarios mínimos legales mensuales vigentes.

ARTICULO SEGUNDO:- Sanciones Disciplinarias. La inobservancia de cualquiera de las disposiciones contenidas en la presente resolución

generará la correspondiente investigación disciplinaria para el funcionario,

según las previsiones de la Ley 734 de 2002 y las normas que la adicionen, modifiquen o aclaren.

ARTICULO TERCERO.- Vigencia. La presente resolución rige a partir de la

fecha de su publicación.

Dada en la ciudad de Timaná (Huila), a los 30 días del mes de Septiembre de 2014.

PUBLIQUESE Y CUMPLASE

Dra. DUAYEN MARLEIVY CORTES CUELLAR

Gerente

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