Empresa de Servicios

Proyecto Creación Empresa

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PROYECTO CREACIÓN EMPRESA DESTINADA A LA ORGANIZACIÓN, CAPACITACIÓN,

ASISTENCIA TÉCNICA Y ASESORÍA EN GESTIÓN DOCUMENTAL.

ASTRID ARELLY TORRES MARIN JAKELINE BROCHERO CUARTAS

LUZ MARINA LONDOÑO CÁRDENAS

ASESORA: PATRICIA JARAMILLO LÓPEZ, SOCIÓLOGO Y ESPECIALISTA EN MERCADEO

MEDELLÍN INSTITUCIÓN UNIVERSITARIA CEIPA

ESCUELA DE ADMINISTRACIÓN 2002


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TABLA DE CONTENIDO Pàg. GLOSARIO 1 1. IDENTIFICACIÓN 5 1.1 TÌTULO 5 1.2 DURACIÓN 5 1.3 RESPONSABLES 5 1.4 SÌNTESIS DEL PROYECTO 5 2. PROBLEMA 6 2.1 FORMULACIÒN DEL PROBLEMA 6 2.2 RESPUESTA AL PROBLEMA 7 3. JUSTIFICACIÓN 8 3.1 IMPORTANCIA PARA EL SECTOR PÙBLICO 8 3.2 IMPORTANCIA PARA LA EMPRESA PRIVADA 9 3.3 IMPORTANCIA PARA EL ALUMNO 9 3.4 IMPORTANCIA PARA LA UNIVERSIDAD 10 4. OBJETIVOS 11 4.1 OBJETIVO GENERAL 11 4.2 OBJEWTIVOS ESPECÍFICOS 11 5. MARCO TEÓRICO 12 5.1 DEFINICIÓN Y FASES DE UN PROYECTO 12 5.1.1 PERFIL DEL PROYECTO 12 5.1.2 LOS ESTUDIOS DE PREFACTIBILIDAD Y FACTIBILIDAD 13 5.1.3 ETAPAS DE FACTIBILIDAD 13 5.1.3.1 Factibilidad de Mercado 13 5.1.3.2 Factibilidad Técnica 15 5.1.3.3 Factibilidad Financiera 17 5.1.4 CICLOS DEL PROYECTO 18 5.2 LA GESTIÓN DOCUMENTAL Y SU IMPORTANCIA 18 5.2.1 NORMATIVIDAD ARCHIVÍSTICA 18 5.2.2 MODELO DE LOS QUE DEBE SER UNA OFICINA DE

ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL 22


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Pág. 6. METODOLOGÍA 23 6.1 ZONIFICACIÓN DEL DEPARTAMENTO DE

ANTIOQUIA 23 6.1.1 ÁREA METROPOLITANA DEL VALLE DE

ABURRÁ 23 6.1.2 ZONA URABÁ 23 6.1.3 ZONA MAGDALENA MEDIO 23 6.1.4 ZONA BAJO CAUCA 23 6.1.5 ZONA NORTE 24 6.1.6 ZONA NORDESTE 24 6.1.7 ZONA SUROESTE 24 6.1.8 ZONA OCCIDENTE 24 6.2 INSTRUMENTOS A UTILIZAR 24 6.2.1 ENCUESTAS 24 6.2.2 ENTREVISTAS 24 6.2.3 OBSERVACIÓN DIRECTA 24 6.3 TAMAÑO DE LA MUESTRA 24 6.4 RESULTADOS DE LA MEDICIÓN 25 6.4.1 TABULACIÓN DE LA OBSERVACIÓN DIRECTA 28 7. FACTIBILIDAD DEL MERCADO 29 7.1 ANÁLISIS DEL AMBIENTE INTERNO 29 7.1.1 IDENTIFICACIÓN DEL SERVICIO 29 7.1.2 SEGMENTO O MERCADO OBJETIVO 29 7.1.3 ESTRUCTURA DEL MERCADO 30 7.1.4 FORTALEZAS Y DEBILIDADES DEL SERVICIO 30 7.2 ANÁLISIS DEL AMBIENTE EXTERNO 31 7.2.1 FACTORES POLÍTICOS LEGALES 32 7.2.2 FACTORES CULTURALES Y ECONÓMICOS 32 7.2.3 LOS PROVEEDORES 33 7.2.4 LOS COMPETIDORES 36 7.2.5 TECNOLOGÍA 38 7.2.6 LOS CONSUMIDORES 39 7.2.7 AMENZAS Y OPORTUNIDADES DEL MERCADO 40 7.2.7.1 Oportunidades 40 7.2.7.2 Amenazas 40 7.3 ANÁLISIS DE LA MATRIZ DOFA 40 7.3.1 ESTRATEGIA F-O 41 7.3.2 ESTRATEGIA D-O 41 7.3.3 ESTRATEGIA F-A 41 7.3.4 ESTRATEGIA D-A 41


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Pág. 8. FACTIBILIDAD TÉCNICA 42 8.1 TAMAÑO 42 8.2 LOCALIZACIÒN 43 8.3 INGENIERÍA DEL PROYECTO 44 8.3.1 PROCESO DEL SERVICIO 44 8.3.2 RELACIÓN DE GASTOS Y COSTOS 49 8.4 ASPECTOS LEGALES 51 8.4.1 LA CONSTITUCIÓN DE LA EMPRESA UNIPERSONAL 51 8.4.1.1 Requisitos del documento de constitución 52 8.4.1.2 Denominación o razón social de la empresa 52 8.4.1.3 El domicilio de la empresa 52 8.4.1.4 El término de duración 52 8.4.1.5 Actividades principales 52 8.4.1-6 Monto de capital 52 8.4.1.7 Cuotas de capital 52 8.4.1.8 Forma de administración 52 8.4.1.9 Inscripción ante Cámara de Comercio 53 8.5 ASPECTOS ADMINISTRATIVOS 53 8.5.1 VISIÓN 53 8.5.2 MISIÓN 53 8.5.3 OBJETIVOS 53 8.5.4 ESTRATEGIAS CORPORATIVAS 54 8.5.5 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL 54 9. FACTIBILIDAD FINANCIERA 56 9.1 BALANCE GENERAL 56 9.2 ESTADO DE RESULTADOS 56 9.3 FLUJO DE CAJA DEL PROYECTO 57 9.4 HERRAMIENTAS PARA EVALUAR EL PROYECTO 59 10. HALLAZGOS 60 11. CONCLUSIONES 61 12. RECOMENDACIONES 63 BIBLIOGRAFÍA 64 ANEXOS 65


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GLOSARIO ARCHIVO: Fondo documental que contiene todos los documentos producidos y recibidos por una entidad o empresa, durante el desarrollo de sus actividades y gestión administrativa, productiva o de servicios. Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material acumulados en un proceso natural por una persona o entidad publica o privada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia. ARCHIVO CENTRAL O INTERMEDIO: A este archivo se transfieren los expedientes de los archivos de gestión, cuya consulta no es tan frecuente; es decir, cuando están en su segundo ciclo de vida (semiactivos). ARCHIVO DE GESTION O DE OFICINA: En el cual reposan los expedientes de los asuntos que se manejan a diario y que respaldan la tarea administrativa. ARCHIVO HISTORICO O PERMANENTE: Es aquel al cual se transfieren los expedientes con documentos que por su valor para la investigación, la ciencia y la cultura deben conservarse permanentemente. ARCHIVO PUBLICO: Conjunto de documentos pertenecientes a entidades oficiales y aquellos que se deriven de la prestación de un servicio publico por entidades privadas. ARCHIVO PRIVADO DE INTERES PUBLICO: Aquel que por su valor para la historia, la investigación, la ciencia o la cultura es de interés publico y declarado como tal por el legislador. ARCHIVO TOTAL: Proceso integral de la formación del archivo en su ciclo vital: producción o recepción, distribución, trámite, consulta, retención, almacenamiento, preservación y disposición final (conservación o eliminación). Archivo de Gestión + Archivo Permanente. ASESORÍA: Prestar consultoría y ayudar a la realización de un trabajo. ASISTENCIA TÉCNICA: Acompañamiento que se hace en un proceso productivo o de servicios. CAPACITACIÒN: Acción de capacitarse. Formar en actitudes o disposición para hacer algo.


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COMITÉ DE ARCHIVO: Grupo asesor de la alta dirección, responsable de definir las políticas, los programas de trabajo y la toma de decisiones en los procesos administrativos y técnicos de los archivos. Debe ser interdisciplinario. DIGITALIZACIÓN O TECNOLOGÍA ELECTRÓNICA Facilidad de copiar los documentos y trasmitirlos textualmente a través de una red interna o externa. Disco Versátil Digital que en 6 horas almacena 12.000 imágenes, 24 resmas de papel. DOCUMENTO DE ARCHIVO: Registro de información producida o recibida por una entidad publica o privada en razón de sus actividades o funciones. DOCUMENTO HISTÓRICO: O sea único, que por su significado jurídico, autográfico o por sus rasgos externos y su valor permanente para la dirección del Estado, la Soberanía Nacional, las relaciones internacionales, las actividades científicas, tecnológicas y culturales, se convierte en un documento histórico y especialmente valioso para el país. DOCUMENTO OFICIAL: es el documento que produce, posee o maneja una entidad estatal. DOCUMENTO ORIGINAL: Es la fuente primaria de información con todos los rasgos y características que permiten garantizar su autenticidad e integridad. Ley 594 de julio 14 de 2000. DOCUMENTO PRIVADO: El perteneciente a personas naturales y jurídicas, entidades, instituciones y organizaciones que no tienen carácter oficial. EXPEDIENTE O UNIDAD ARCHIVISTA: conjunto de documentos relacionados con un mismo tema. Ejemplos: historial laboral, concejo municipal- acuerdos. FONDO DOCUMENTAL: es toda la documentación producida y recibida por una empresa ejemplo: fondo documental de CADES, fondo documental del municipio de Medellín, fondo documental de CENDAP y otros FUNCION ARCHIVISTICA: Actividades relacionadas con la totalidad del quehacer archivístico, que comprende desde la elaboración del documento hasta su eliminación o conservación permanente. GESTION DOCUMENTAL: Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación.


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IDENTIFICACIÓN DOCUMENTAL: Permite reconocer la procedencia, caracterizar y describir la documentación motivo de análisis. FONDO, SECCION, SERIE, UNIDAD, ASUNTO. MICROFILMACION: Fotografía en miniatura que se utiliza para el manejo de los archivos históricos o permanentes; una película de microfilm de 100 pies (16mm) almacena 2.500 documentos. PATRIMONIO DOCUMENTAL: Conjunto de documentos conservados por su valor histórico o cultural. SECCIÓN DOCUMENTAL: agrupación documental generada por cada unidad administrativa de mayor o menor rango. Ejemplo: Alcaldía Municipal, Consejo Municipal, Contraloría Municipal, Unidad de Gestación Humana, Tesorería, planeación, Secretaria General. SELECCION DOCUMENTAL: Proceso para determinar el destino final de la documentación, bien sea para su eliminación o su conservación parcial o total. SERIE DOCUMENTAL: conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneo, emanados de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones especificas. SOPORTE DOCUMENTAL: Medios en los cuales se contiene la información, según los materiales empleados. Además de los archivos en papel existen los archivos audiovisuales, fotográficos, fílmicos, informáticos, orales y sonoros. TECNOLOGÍA ELECTRÓNICA (DIGITALIZACIÓN): Escáner (Scanner). Facilidad de copiar los documentos y trasmitirlos textualmente a través de una red interna o externa. Disco Versátil Digital que en 6 horas almacena 12.000 imágenes, 24 resmas de papel. TECNOLOGÍA MAGNÉTICA: Unidades de cinta Discos duros, discos flexibles, disquetes. TECNOLOGÍA OPTICA: Discos de video (video discos). Discos compactos, CD-Rom, Worm TRANFERENCIAS DOCUMENTALES: Remisión de documentos de los archivos de gestión o de oficina (activo), al archivo central (semiactivo) y de éste al archivo histórico (inactivo), de conformidad con las Tablas de Retención Documental aprobadas por el Comité de Archivo de cada entidad. UNIDAD DOCUMENTAL: unidad de análisis en los procesos de identificación y caracterización documental. Puede ser simple cuando la conforman un solo


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documento ejemplo: actas, resoluciones, acuerdos, memorandos o compleja (compuesta) Cuando la constituyen varios tipos de documentos formando un expediente: movimiento contable mensual, anexos de las actas, informes y anexos, cursos (borradores, copias). VALORACIÓN DOCUMENTAL: Proceso para determinar los valores primarios y secundarios de los documentos, con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases de archivo: De Gestión, Central e Histórico.


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1. IDENTIFICACIÓN

1.1 TÍTULO PROYECTO CREACIÓN EMPRESA DESTINADA A LA ORGANIZACIÓN, CAPACITACIÓN, ASISTENCIA TÉCNICA Y ASESORÍA EN GESTIÓN DOCUMENTAL.

1.2 DURACIÓN El proyecto tiene una duración de cuatro meses

1.3 RESPONSABLES

Astrid Arelly Torres Marin

Jaqueline Brochero Cuartas Luz Marina Londoño Cárdenas

1.4 SÍNTESIS DEL PROYECTO El proyecto: Creación de una empresa destinada a la organización, capacitación, asistencia técnica y asesoría en la gestión documental, pretende investigar la factibilidad que el mercado ofrece para atender las necesidades de las empresas en cuanto a la organización de los documentos que produce y recibe. El proyecto toma como referencia la normatividad archivística que rige en el país, el estado real de los archivos que se espera conocer por medio de un estudio del mercado: empresas que se dedican a estas labores –competencia-y su portafolio de servicios, y obviamente, las empresas a las cuales se les puede vender el servicio, bien sea privadas o públicas. Finalmente, lograr que las presentadoras del proyecto hagan unas recomendaciones antes de tomar la decisión de hacer, o no, realidad la empresa.


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2. EL PROBLEMA

2.1 FORMULACIÓN DEL PROBLEMA En la actualidad a nivel mundial, se están implementando programas para rescatar el patrimonio cultural de cada país, y por consiguiente de las empresas. Son muchas las instituciones que están proponiendo acciones de defensa del patrimonio cultural, universal, nacional, regional y local. Día a día va creciendo el grupo de aquellos que se preguntan por la identidad de su empresa o territorio porque la construcción de la historia sólo es posible a través de las diversas fuentes de información y la más rica es la documental que se encuentra diseminada en los archivos, y que constituyen la materia prima para la construcción del desarrollo histórico o toma de decisiones en cualquier organización. Para la conservación, manejo y difusión de esta información es necesario tener en cuenta una serie de normas que permiten valorarla y clasificarla; normas estas que si bien algunas de ellas fueron dadas hace algunos años, sólo desde la aparición de las normas ISO y las leyes que regulan la documentación en las entidades del estado han cobrado relevancia en el quehacer empresarial. Pero cuando se piensa en los objetivos, funciones y servicios que presta el archivo y se analizan los recursos de que se dispone para satisfacer al usuario, no se cuenta con el talento humano que la organización requiere. Por lo general, cuando los funcionarios son ineficientes o tienen mal carácter son confinados como castigo a trabajar en los archivos y como resultado, la actividad archivística que propende porque un documento esté a disposición del que lo necesita se convierte en un caos que es costoso, ofrece servicios desconectados y con pobres resultados. Bien se dijo en el Seminario Nacional sobre Patrimonio Documental en Colombia celebrado en 1984 en la ciudad de Medellín que “... los archivos del país presentan graves problemas de conservación y funcionamiento y cada vez son mayores las noticias sobre el deterioro y destrucción de esta riqueza cultural. Aunque la mayor parte de la documentación se encuentra bajo la custodia de las entidades estatales, el Estado carece de políticas referidas al patrimonio documental”. Ya en el año 2002, la situación no difiere en gran medida, pues aunque se cuente con la Ley 594/2000 es poco lo que se ha adelantando. Es necesario crear una cultura de la información e interacción entre los archivos y los funcionarios de la administración para que éstos sean capaces de gerenciar la información, mirar posibilidades de cofinanciación y diagnosticar la problemática de la gestión documental de una manera puntual.


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2.2. RESPUESTA AL PROBLEMA Los archivos presentan deficiencias en su organización, conservación y prestación de servicios; hecho que es resultado de una gestión documental que se haya en manos de personas no calificadas, que desconocen el proceso de la gestión documental, la normatividad archivística, y lo que es peor, la falta de compromiso de los directivos que no les dan la importancia que merecen. El directivo como responsable de sus actos administrativos, debe cumplir con la Ley y por ello tiene que organizar y adecuar sus archivos en forma inmediata, siendo necesario que en la mayoría de las veces recurra a la contratación externa para lograrlo.


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3. JUSTIFICACIÓN Los archivos presentan deficiencias en su organización, conservación y prestación de servicios; hecho que es resultado de una gestión documental que se haya en manos de personas no calificadas, que desconocen el proceso de la gestión documental, la normatividad archivística, y lo que es peor, la falta de compromiso de los directivos que no les dan la importancia que merecen. El directivo como responsable de sus actos administrativos, debe cumplir con la Ley y por ello tiene que organizar y adecuar sus archivos en forma inmediata, siendo necesario que en la mayoría de las veces recurra a la contratación externa para lograrlo. 3.1 IMPORTANCIA PARA EL SECTOR PÚBLICO

En publicación del periódico El Mundo –página 2- el 16 de agosto del año 2000, Hernando Roa Suárez dice que “Los archivos públicos son por excelencia los encargados de guardar las memorias de la nación a través de las fuentes”. Por tanto, “el archivo representa el elemento memoria del quehacer administrativo. Es un centro de información que guarda los documentos producidos en el ejercicio de determinada actividad”. Y tal como lo enuncia el señor Roa Suárez, “es necesario retomar este concepto para que al lado de él veamos la complementariedad entre administración pública, eticidad y archivística”. Y es que hay que correlacionar administración pública y archivos dado lo trascendental de la preservación cuidadosa de los documentos que son importantes para la investigación y las diferentes etapas de la evolución de los pueblos. Hoy, cuando la administración pública exige transparencia en sus actos administrativos se deben tener muy bien organizados y actualizados sus archivos para preservar y permitir la fácil localización para la consulta de todos los elementos básicos de información sobre procesos, actos, decisiones y documentos en general que puedan trascender en el ejercicio de la administración corriente. En el mundo contemporáneo, el de la comunicación y el control, los archivos en su forma pura y decantada son vitales para saber rastrear la historia de las naciones. Afortunadamente se ha empezado a descubrir que los archivos no deben ser precisamente la trastienda de las instituciones.


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3.2 IMPORTANCIA PARA LA EMPRESA PRIVADA El archivo es el cerebro y sistema nervioso de la empresa y tiene como meta promover la eficiencia y precisión en el mantenimiento de los registros cronológicos, la enumeración y los sistemas de archivo que se reflejen en los buenos y excelentes resultados para la empresa; por lo tanto la información contenida en los archivos requiere el análisis concienzudo para hacer la selección adecuada de un sistema de clasificación que sirva de apoyo a toda la labor informativa y documental de la empresa de modo que se tengan datos útiles y depurados para que sirvan a las directivas de la empresa en la toma de decisiones; y permitan evitar la duplicidad de documentos, economizar espacio y lograr el acondicionamiento técnico de los depósitos de archivo. Cada empresa, de acuerdo con su naturaleza, genera tipos documentales particulares de los que se depende para dar un óptimo servicio de información a los clientes internos y externos, además que generan una serie de derechos y obligaciones legales que se ven afectados cuando no son manejados con responsabilidad, o no se toman decisiones claves en la tecnificación para su manejo, custodia, préstamo, consulta, selección, descarte y preservación. Por tanto la reestructuración de los archivos exige un enfoque empresarial de modo que todos sus funcionarios, asesores, contratistas, contribuyan desde sus puestos de trabajo y actividades a lograr que la dirección de las entidades alcancen una adecuada administración de la empresa conforme con las recientes concepciones en materia de administración. 3.3 IMPORTANCIA PARA EL ALUMNO

Con base en lo anterior, se detecta una clara oportunidad para el profesional de Administración de empresas, ciencia que se viene imponiendo en nuestro medio como indispensable para alcanzar resultados exitosos bien sea de carácter financiero, social, político o de cualquier otro sector, y que implica la identificación de estrategias y especialmente de destrezas para estructurar y controlar los componentes básicos de una entidad u organización. Así las cosas las empresas –estatales y privadas- que han resuelto reorganizarse y enfocarse como empresas que buscan la satisfacción del cliente interno y externo, requieren dentro de dicho enfoque empresarial, entre otros aspectos básicos, organizar su historia (el archivo) y reenfocar los procesos archivísticos de forma que se logren los objetivos propuestos por cualquier administración. De esta forma la vinculación al proceso archivístico de quien tiene estudios en Administración de Empresas resulta más que pertinente, puesto que dicho proceso, regido por un enfoque eminentemente empresarial, debe estar precedido de un Plan de Gestión Documental que incluya fundamentalmente la definición de las alternativas y estrategias para su puesta en funcionamiento.


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3.4 IMPORTANCIA PARA LA UNIVERSIDAD El presente Proyecto de Creación de una empresa destinada a labores de capacitación, organización, asistencia técnica y asesoría en la Gestión Documental es una muestra fehaciente de las herramientas que la Universidad ha entregado a sus alumnos en la Escuela de Administración, herramientas que no sólo han de aplicarse a puestos de trabajo ya establecidos sino que motivan al egresado a buscar nuevas fuentes de empleo y a demostrarse a sí mismo que el mundo actual, un mundo que gira en un alto porcentaje alrededor de los servicios, brinda oportunidades que no pueden desaprovecharse. Es motivo de orgullo entonces, para la Universidad, saber que se han entregado al mercado laboral no sólo nuevos profesionales sino empresarios con visión futurista, lo cual obviamente posicionará la Escuela de Administración de Empresas en el medio estudiantil y empresarial.


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4 OBJETIVOS 4.1 OBJETIVO GENERAL

Desarrollar durante los cuatro meses siguientes, un estudio de factibilidad para la creación de una empresa que preste servicios relacionados con la gestión documental: organización, capacitación, asistencia técnica y asesoría, tanto a empresas oficiales como privadas del Departamento de Antioquia. 4.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS

• Estudiar el mercado de empresas oficiales y privadas que requieran los

servicios ofrecidos: organización de archivos, capacitación, asistencia técnica y asesoría.

• Analizar la factibilidad técnica de crear una empresa dedicada a la prestación de los servicios de organización de archivos, capacitación, asistencia técnica y asesoría.

• Establecer la factibilidad económico – financiera de la creación de una empresa que preste los servicios de organización de archivos, capacitación, asistencia técnica y asesoría, en el departamento de Antioquia.


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5 MARCO TEÓRICO 5.1 DEFINICIÓN Y FASES DE UN PROYECTO Un proyecto es la búsqueda de una solución óptima al planteamiento de un problema que tiende a resolver, entre tantas, una necesidad humana. Surge como respuesta a una “idea” que busca ya sea la solución de un problema o la forma de aprovechar una oportunidad de negocio, que por lo general corresponde a la solución de un problema de terceros (demanda insatisfecha). El proyecto pretende identificar los beneficios para las empresas y personas interesadas en adelantarlo y también el análisis de las dificultades o desventajas que implica el llevarlo a cabo. El proceso de identificación y análisis es sencillo pero requiere de un gran conocimiento del negocio o la actividad que se desea desarrollar y un gran compromiso de quien lo está realizando, puesto que este proceso lo induce a documentarse muy bien. Una vez analizados estos aspectos se procede a determinar la prioridad en que serán efectuadas las diferentes actividades que conllevan su desarrollo. Algunos de los factores que influyen en la toma de decisiones sobre un proyecto son:

o Las necesidades inmediatas que tiene la empresa: Proyectos a mediano y largo plazo vs marcha normal de la empresa.

o Los deseos del empresario: Se puede implementar grandes proyectos. o Los resultados de estudios de proyectos iniciales. o El valor y financiación del proyecto: Si el proyecto es de mucho valor (Uno

menos costoso). o El riesgo del proyecto que se piensa ejecutar. o El mercado: Ventas estimadas, mercado objetivo, entre otros. o La rentabilidad. o Política económica del gobierno: Tasa de cambio, legislación laboral y

comercial, impuestos entre otros. o Cambio tecnológico.

5.1.1 Perfil del proyecto Es un análisis sencillo que compara los costos con los beneficios de un período y se basa en información cualitativa, opinión de expertos y cifras estimativas. Es decir, su objetivo es determinar si existen antecedentes que justifiquen abandonar el proyecto sin efectuar gastos en futuros estudios que busquen mayor y mejor profundidad.


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5.1.2 Los estudios de prefactibilidad y factibilidad La etapa de prefactibilidad proyecta los costos y beneficios sobre la base de criterios cuantitativos, pero sirviéndose de información secundaria (Elaborada por terceros, información ya dada). La etapa de factibilidad, utiliza información primaria, o sea información que se genera en el medio y en el mercado. 5.1.3 Etapas de Factibilidad 5.1.3.1 Factibilidad de Mercado: El mercado es un conjunto de actividades encaminadas a satisfacer las necesidades del consumidor a través de productos (Bienes o servicios), proporcionándole beneficios económicos a la empresa. Los pasos para analizar el mercado son: • Identificación de las necesidades, deseos, problemas y expectativas de los

clientes (Compradores, usuarios, votantes, personas, empresas). • Diseñar productos tangibles e intangibles para satisfacer las necesidades

identificadas. • Entregar y comunicar información sobre esos productos de acuerdo a las

verdaderas expectativas, explicando características, ventajas y beneficios. • Hacer que los productos estén disponibles en los lugares y ambientes

adecuados, dónde, cuándo y cómo el cliente los requiera. • Proporcionar servicio, atención y seguimiento posterior con el fin de lograr

total satisfacción del cliente y fidelizarlo. La determinación del mercado es un paso de vital importancia en el estudio de proyectos, ya que aquí se define la cuantía de su demanda e ingresos de operación así como los costos e inversiones implícitas. El estudio de mercado es más que el análisis y determinación de la oferta, la demanda y el precio. Muchos de los costos de operación pueden preverse simulando la situación futura y especificando las políticas y procedimientos que se utilizan como estrategia comercial. La estrategia publicitaria tiene una fuerte repercusión, tanto como en inversión inicial como en los costos de operación. Para poder hacer el análisis, se deberán considerar cuatro mercados diferentes para la recolección de información para la preparación del proyecto:


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• Proveedores • Competidores • Distribuidores • Consumidores Cada uno de estos podrá ser determinante en la rentabilidad del proyecto. El mercado de proveedores: En el estudio del mercado del proveedor debe definirse: La disponibilidad y potencial de los insumos, los precios actuales y esperados, las fluctuaciones históricas, las condiciones de crédito que ofrecen los proveedores, las políticas de descuento, plazos de entrega lo cual es importante en la determinación del monto de inversión en capital de trabajo; productos sustitutos, duración, características especiales, etc. El mercado de competidores: Esta es una de las principales fuentes de información para los proyectos, de su estudio podrá conocerse mas acerca de: Los precios que se cobran, condiciones de crédito, la publicidad que realizan, las promociones, las formas para llegar al consumidor, la calidad, los canales de distribución, el origen de la competencia, etc. La competencia puede ser directa o indirecta: Directa: Es la que tiene relación con el hecho de centrarse en el producto como base de la competencia. Indirecta: Es la que tiene que ver con estrategias orientadas a competir por un proveedor y/o distribución. El mercado de distribuidores: El resultado más importante que le entrega al proyecto el estudio de este mercado es el que le dice la relación con los márgenes de comercialización, las políticas de venta. Igualmente deben calificar los procesos de inducción y capacitación de la fuerza de ventas de las empresas distribuidoras con respecto al producto objeto de análisis. Una mala selección del distribuidor atenta directamente contra la rentabilidad del negocio.


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El mercado de consumidores: Hace referencia al conjunto de clientes actuales y potenciales con necesidades, capacidad de pago y deseos de satisfacción, a través de los diferentes productos. Este estudio se realiza con el fin de conocer el comportamiento, hábitos, deseos, gustos, características, entre otros de los clientes actuales y potenciales que conforman el segmento del mercado objeto. Se debe tener claridad sobre: • La definición del negocio • La segmentación del mercado • La definición del mercado objetivo • El perfil del cliente • La motivación del consumidor (motivos emocionales y racionales) 5.1.3.2 Factibilidad Técnica Tiene como fin dar respuesta a las preguntas de dónde, cuándo, cómo, cuánto, con quien y por qué llevar a cabo el proyecto objeto de estudio, este permite determinar la localización y tamaño óptimo de planta, el proceso productivo, la estructura organizacional y desde luego suministra información financiera que se requiere para realizar la evaluación económica, es decir suministra información sobre las necesidades de capital, de mano de obra y de recursos materiales, tanto para la puesta en marca como para la posterior operación del proyecto en particular. Técnicamente existen diversos procesos productivos opcionales, cuya jerarquización puede diferir de lo que pudiera realizarse en función de su grado de perfección financiera. Por lo general, se estima que deben aplicarse los procedimientos y las tecnologías modernas, solución que es óptima técnicamente, pero que puede no serlo financieramente por la limitación de los recursos monetarios que tenga el proyecto. El análisis de las características y especificaciones técnicas podrá precisarse según la disposición de la planta. La descripción del proceso productivo hará posible, además, conocer las materias primas y los restantes de insumos. El tamaño del proyecto: La importancia de definir el tamaño que tendrá el proyecto se manifiesta principalmente en su incidencia sobre el monto de las inversiones y costos que se calculen y por lo tanto, sobre la estimación de la rentabilidad que podría generar su implementación


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La decisión que se tome sobre el tamaño determinará el nivel de operación que posteriormente explicará la estimación de los ingresos por venta del producto. Los factores que determinan el tamaño de un proyecto son: • La demanda • Disponibilidad de insumos • Tecnología • La localización del proyecto (Factores de localización: factores ambientales, la

cercanía del mercado, costos y disponibilidad de los terrenos, las comunicaciones, la situación social del entorno, medios y costos de transporte, etc.).

La ingeniería del Proyecto: Se refiere a todo lo concerniente a la instalación y funcionamiento de la planta, es decir, al proceso de producción. En la ingeniería del proyecto se debe hacer un análisis para la adquisición de maquinaria teniendo en cuenta proveedores, precios, dimensiones, capacidad, mano de obra, costos de mantenimiento, costos de instalación, etc. igualmente la ingeniería del proyecto define la distribución de la planta, donde se determina distancias mínimas de recorrido, seguridad y bienestar del trabajador. • Ley 80 de 1993: Contratación de la Administración Pública. Es importante incluir en este capítulo los parámetros que para la contratación administrativa rigen en Colombia, ya que el objeto del presente proyecto es la creación de una empresa que preste los servicios de organización de archivos, capacitación y asesoría en la materia a empresas oficiales del Departamento de Antioquia. Se encuentra entonces que a la luz de la Ley 80/93 es posible crear la empresa puesto que según el Artículo 8º no se tendrían inhabilidades e incompatibilidades para contratar; no se tendría necesidad de recurrir al registro de proponentes ya que se podrían hacer contrataciones directas, las cuales se permiten de acuerdo con el presupuesto de las entidades estatales y se enuncian en el Artículo 24 de la Ley; y en casos especiales bastaría con cumplir las condiciones o términos de referencia que presenten las entidades, en cuyo caso se recurriría a la inscripción en el Registro de Proponentes.


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5.1.3.3 Factibilidad Financiera: El ultimo análisis de factibilidad de un proyecto es el estudio financiero. Los objetivos de esta etapa son ordenar y sistematizar la información de carácter monetario que proporcionaron todos los estudios. La sistematización de la información financiera consiste en identificar y ordenar todos los ítems de inversiones, costos e ingresos que pueden deducirse de estudios previos. La financiación óptima del proyecto: Aunque la evaluación del proyecto se debe efectuar de forma independiente de las fuentes de financiamiento, no cabe duda que mientras más convenientes sean las condiciones de financiamiento que se logren, mas atractivo será el resultado del proyecto. Estructura del estudio financiero: Estado de ganancias o pérdidas proyectado: Requiere:

• Proyección mensual, trimestral o anual de ventas. • Proyección de los costos (de acuerdo con la unidad de tiempo seleccionada).

Costos variables totales de la empresa Costos Fijos totales proyectados

• Inversión fija (Maquinaria y Equipos, muebles y enceres) • Depreciación Punto de Equilibrios Flujo de caja proyectado, que requiere conocer: • Ventas proyectadas • Políticas de recuperación de cartera • Políticas de pagos de la empresa • Costos fijos (menos la depreciación) • Monto de la inversión inicial • Costos preoperativos


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5.1.4 Ciclos del Proyecto La etapa de preparación, tiene por objeto definir todas las características que tengan algún grado de efecto en el flujo de ingresos y egresos monetarios del proyecto, la etapa de evaluación, con metodologías muy definidas busca determinar la rentabilidad de la inversión en el proyecto. Una etapa previa a la del estudio del proyecto, la constituye la identificación de la idea, la cual surge como atractiva desde el punto de vista económico, este estudio se configura como un diagnóstico, porque detecta la necesidad que llenaría el proyecto e identifica las vías de solución, cada una de las alternativas constituirá un proyecto que se deberá estudiar puesto que aparentemente será viable según un estudio preliminar. 5.2 LA GESTIÓN DOCUMENTAL Y SU IMPORTANCIA La nueva cultura de la informática y la archivística debe marchar paralela a la impulsada por el Archivo General de la Nación, para que fluya la información y para que los administradores de la información que de veraz quieran tener una gestión transparente, sepan que en todo momento cualquier ciudadano podrá acceder a una información ordenada y veraz. La falta de información y preservación de los archivos atenta contra la información de los ciudadanos. Un empleado, público o del sector privado, no debe ocultar sus actos de gobierno o gestión, todo lo contrario, debe procurar un camino a través de la información que sea complementario al proceso de modernización del estado y de las empresas. Las empresas deben tener archivos con servicios para la comunidad, competitivos desde el punto de vista de la fluidez de la información y de la globalización internacional; organizados por misiones, sistematizando muy bien las distintas instancias, teniendo en cuenta los objetivos que deben cumplir; emprendedor para seguir impulsando su utilidad y respetabilidad; preventivos desde la misma forma en que se almacenan, se habilitan o se restauran; descentralizados porque se puede dar un entrenamiento a los archivistas regionales y locales, desde el centro; y por resultados teniendo archivos actualizados en los cuales valga la pena invertir. Los archivos hay que administrarlos con calidad, hay que buscar la mejora continua de ellos para que cada día sean más respetados, respetables y protegidos.


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5.2.1 Normatividad Archivística

o Constitución Nacional de la República de Colombia: En nuestra constitución se encuentran una serie de artículos que tienen que ver con los archivos desde diferentes puntos de vista: Art. 8: Es obligación del Estado y de las personas proteger las riquezas culturales y naturales de la Nación. Art. 15: todas las personas tienen derecho a su intimidad personal y familiar y a su buen nombre, y el estado debe respetarlos y hacerlos respetar. De igual modo tienen derecho a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bancos de datos y en archivos de entidades públicas y privadas. Art. 20: Se garantiza a toda persona la libertad de expresar y de difundir su pensamiento y opiniones, la de informar y de recibir información veraz e imparcial, y la de ... Art. 23: El patrimonio cultural de la Nación estará bajo la protección del Estado... la Ley establecerá los mecanismos para adquirirlos cuando este se encuentre en manos de particulares. Art. 74: Todas las personas tienen derecho a acceder a los documentos públicos salvo los que establezca la ley ...

o Normas del Sistema Nacional de Archivos La Ley 80/89 crea el Archivo General de la Nación y dicta entre otras disposiciones, la implementación del sistema Nacional de Archivos en Colombia, como un programa especial para las instituciones públicas y privadas, El Decreto Nacional 1777/90 que aprueba el Acuerdo 001/90 del Archivo General de la Nación, sobre los estatutos del Archivo General de la Nación. El Acuerdo 07/94 conocido como el Reglamento General de Archivos, herramienta indispensable en todo archivo ya que en él se plantean aspectos fundamentales como la gestión de documentos, la estructura de fondos documentales, entrada y salida de documentos en los archivos, reprografía de los documentos, conservación de documentos y un glosario de términos archivísticos. Decreto Nacional 1382 del año 1995 que habla de las transferencias documentales y las tablas de retención documental, el cual es a su vez reglamentado por el Acuerdo 09/95.


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La Ley 594/2000, Ley General de Archivo, que en su artículo 4º literal a, establece que la política archivística debe estar orientada a desarrollar los principios que rigen la función archivística como son:

o Institucionalizar a través de la producción de documentos las decisiones administrativas y ser potencialmente parte del patrimonio documental y de la identidad nacional.

o Servir de antecedente para la toma de decisiones.

o Cumplir una función probatoria de los hechos, garantizadora de los

derechos y perpetuadora de los registros de la historia nacional.

o Actuar como elementos fundamentales de la racionalidad de la administración pública y como agentes dinamizadores de la acción estatal.

o Modernizar los sistemas de administración de documentos y archivos que

los hagan fácilmente recuperables para el aprovechamiento de los recursos informativos del Estado.

o Homogenizar las prácticas archivísticas mediante la centralización

normativa.

o Dirigir y coordinar la función archivística y salvaguardar el patrimonio documental, riqueza cultural de la Nación.

Estos lineamientos de política deben configurarse en el norte a seguir por las entidades y en el marco propio para sus planes, programas y proyectos de desarrollo archivístico. Los principios generales que rigen la función archivística están enunciados en el artículo 4º. De la Ley 594/2000:

a. Fines de los archivos: El objetivo esencial de los archivos es el de disponer de la documentación organizada, en tal forma que la información institucional sea recuperable para uso de la administración en el servicio al ciudadano y como fuente de historia.

Por lo mismo, los archivos harán suyos los fines esenciales del Estado, en particular los de servir a la comunidad y garantizar la efectividad de los principios, derechos y deberes consagrados en la Constitución y los de facilitar la participación de la comunidad y el control del ciudadano en las decisiones que los afecten, en los términos previstos por la ley;


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b. Importancia de los archivos: Los archivos son importantes para la administración y la cultura, porque los documentos que los conforman son imprescindibles para la toma de decisiones basadas en antecedentes. Pasada su vigencia, estos documentos son potencialmente parte de patrimonio cultural y de la identidad nacional.

c. Institucionalidad e instrumentalidad. Los documentos institucionalizan

las decisiones administrativas y los archivos constituyen una herramienta indispensable para la gestión administrativa, económica, política y cultural del Estado y la administración de justicia; son testimonio de los hechos y de las obras, documentan las personas, los derechos y las instituciones. Como centros de información institucional contribuyen a la eficacia, eficiencia y secuencia de las entidades y agencias del Estado en el servicio al ciudadano.

d. Responsabilidad: Los servidores públicos son responsables de la

organización, conservación, uso y manejo de los documentos.

Los particulares son responsables ante las autoridades por el uso de los mismos. e. Dirección y coordinación de la función archivística: El Archivo General

de la Nación es la entidad del Estado encargada de orientar y coordinar la función archivística para coadyuvar a la eficiencia de la gestión del Estado y salvaguardar el patrimonio documental como parte integral de la riqueza cultural de la Nación, cuya protección es obligatoria del Estado, según lo dispone el título I de los principios fundamentales de la Constitución Política.

f. Administración y acceso: Es una obligación del Estado la administración

de los archivos públicos y un derecho de la ciudadanía el acceso a los mismos, salvo las excepciones que establezca la ley;

g. Racionalidad: Los archivos actúan como elementos fundamentales de

la racionalidad de la administración pública y como agentes dinamizadores de la acción estatal. Así mismo, constituyen el referente natural de los procesos informativos de aquella;

h. Modernización: El estado propugnará por el fortalecimiento de la

infraestructura y la organización de sus sistemas de información, estableciendo programas eficientes y actualizados de administración de documentos y archivos;

i. Función de los archivos: Los archivos en un estado de derecho cumplen

una función probatoria, garantizadora y perpetuadora;


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j. Manejo y aprovechamiento de los archivos: El manejo y aprovechamiento de los recursos informativos de archivo responden a la naturaleza de la administración pública y a los fines del Estado y de la sociedad, siendo contraria cualquier otra práctica sustitutiva;

k. Interpretación: Las disposiciones de la presente Ley y sus decretos

reglamentarios se interpretarán de conformidad con la Constitución Política y los tratados o convenios internacionales que sobre la materia celebre el Estado colombiano.

Además de estas normas que se refieren específicamente a los archivos en entidades oficiales y de servicio público, es necesario apoyarse en el Código del Comercio, Código Civil y legislación complementaria. 5.2.2 Modelo de lo que debe ser una Oficina de administración documental La crítica principal que se hace a los archivos se relaciona con la falta de organización y confiabilidad de la información que en ellos reposa, por ello es necesario modernizar los sistemas de administración de documentos y archivos de gestión que los hagan fácilmente recuperables para la interconexión y aprovechamiento de los recursos informativos de las organizaciones, asegurando la consulta permanente, ágil y confiable, además de la conservación del patrimonio documental. Hoy los archivos requieren de personal idóneo para la administración y el manejo técnico de la documentación institucional en sus diferentes etapas, brindar las bases de la gerencia del conocimiento para convertirlo en parte fundamental del sistema de información de la empresa, involucrarlo de manera dinámica a sus procesos de toma de decisiones, investigación y de servicios y articular su actividad al Sistema Nacional de Archivos. Es igualmente necesario que se cuente con tecnologías informáticas aplicadas al manejo de los archivos. Finalmente, es indispensable que los procesos en la organización de archivos tengan una planeación estratégica de acuerdo con los principios de economía, eficiencia, eficacia y equidad, obviamente encaminados todos al logro de la visión y misión de las empresas.


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6. METODOLOGÍA Para determinar la viabilidad del proyecto: Creación de una empresa destinada a la organización, capacitación, asistencia técnica y asesoría en gestión documental, es necesario conocer las expectativas -en el ámbito empresarial y estatal- que se tienen respecto del manejo de la información y el cumplimiento de las normas que demandan la Constitución Nacional y el Sistema General de Archivos. Metodológicamente se recurrirá a diferentes instrumentos de medición ya que la extensión del departamento y la diversidad de empresas así lo exigen; por tanto se hará una zonificación del Departamento de Antioquia con el fin de hacer llegar algunas encuestas vía correo electrónico o fax, también se tendrán en cuenta las solicitudes de capacitación sobre el tema que se hacen a las escuelas o instituciones destinadas a la formación del personal que requieren los archivos, se recurrirá a la recolección de información teniendo en cuenta como fuente primaria, las solicitudes que se hacen al SENA para que preste los servicios ya mencionados a empresas del departamento; igualmente, para medir el mercado se recurrirá al trabajo de campo: visitas a diferentes archivos y observación directa. 6.1 ZONIFICACIÓN DEL DEPARTAMENTO Con el fin de facilitar el análisis del mercado, el Departamento de Antioquia se dividirá en las siguientes zonas: 6.1.1 Área Metropolitana del Valle de Aburrá Comprende los municipios de Medellín, Bello, Copacabana, Girardota, Barbosa, Itaguí, Caldas, Sabaneta, La Estrella y Envigado. 6.1.2 Zona Urabá Esta zona comprende los municipios de Apartadó, Turbo, Chigorodó, Mutatá, Carepa, Murindó, Vigía del Fuerte, Arboletes, Necoclí, San Juan de Urabá y San Pedro de Urabá. 6.1.3 Zona Magdalena Medio En esta zona se incluyen los municipios de Puerto Berrío, Caracolí, Maceo, Puerto Nare, Puerto Triunfo y Yondó.


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6.1.4 Zona Bajo Cauca En esta zona se encuentran los municipios de Caucasia, Tarazá, Cáceres, El Bagre, Nechí, Taraza, Zaragoza. 6.1.5 Zona Norte Santa Rosa de Osos,Belmira, Carolina, Donmatías, Entrerríos, Gómez Plata, Guadalupe, San Andrés, San José, Yarumal, Angostura, Briceño, Campamento, Ituango, Valdivia, San Pedro y Toledo,. son los municipios que conforman la zona Norte del departamento. 6.1.6 Zona Nordeste Corresponden a esta zona, para efectos del estudio, los municipios de Cisneros, Amalfi, Anorí, Remedios, San Roque, Santo Domingo, Segovia, Vegachí, Yalí y Yolombó. 8.1.7 Zona Suroeste Los municipios de Amagá, Betania, Ciudad Bolívar, Andes, Sonsón, Andes, Támesis, Abejorral, Argelia, La Unión, Nariño, Betulia, Caicedo, Concordia, Hispania, Jardín, Jericó, Pueblo Rico, Salgar, Tarso, Urrao, Angelópolis, Caramanta, Fredonia, Montebello, Santa Bárbara, Titirbí, Valparaíso, Venecia, conforman la zona norte en este proyecto. 6.1.8 Zona Occidente Esta zona esta integrada por los municipios de Santa Fe de Antioquia, Sopetrán, San Jerónimo, Frontino, Abriaquí, Cañasgordas, Dabeiba, Peque, Uramita, Anzá, Armenia, Buriticá, Ebéjico, Giraldo, Heliconia, Liborina, Olaya, Sabanalarga. 6.1.9 Zona Oriente Rionegro, La Ceja, Guarne, Marinilla, Carmen de Viboral, El Santuario, Concepción, Cocorná, El Peñol, Granada, San Francisco, San Vicente, San Luis, San Rafael, Guatapé, El Retiro, San Carlos, Alejandría, conforman la zona oriente del departamento de Antioquia.


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6.2 INSTRUMENTOS A UTILIZAR 6.2.8 Encuestas: No tienen que hacerse personalmente, exigen menos compromiso para quien responde; por lo tanto no tienen que ser firmadas y a veces dan mayor libertad para responder. 6.2.9 Entrevistas: Son personales, por tanto se hacen preguntas que luego son confrontadas. 6.2.3 Observación: Es directa y constituye trabajo de campo. Nivel de la investigación Esta investigación se hace en un nivel exploratorio, por lo cual se emplea un muestreo no probabilÍstico por juicio 6.3 TAMAÑO DE LA MUESTRA Para adelantar el estudio del mercado se toma una muestra de 35 empresas privadas y 24 oficiales. 6.4 RESULTADOS DE LA MEDICIÓN El formato de encuesta –Anexo 1- fue aplicado en 59 empresas tanto del sector privado como estatal, igualmente las entrevistas realizadas se hicieron con base en el mismo formato. Una vez tabulados los datos obtenidos se encontró que: Resultados encuestas y entrevistas: Las empresas interesadas en los servicios de la empresa que se pretende crear están ubicadas principalmente en el Área Metropolitana del Valle de Aburrá, tal como lo muestra la tabulación de los datos que se presenta a continuación.


30

Zona No. empresas Estatales No. Empresas Privadas Área Metropolitana

20

34%

34

58%

Urabá

0

0

0

0

Magdalena Medio

1

1.6%

0

0

Bajo Cauca

1

1.6%

0

0

Zona Norte

1

1.6%

1

1.6%

Zona Nordeste

0

0

0

0

Zona Suroeste

0

0

0

0

Zona Occidente

1

1.6%

0

0

Según la tabla anterior, la ubicación de las empresas que demandarían el servicio está en el Área Metropolitana; de ellas el 34% pertenecen al sector estatal y un 58% al sector privado. Lo cual quiere decir que es factible prestar alguno de los servicios en alguno de estos sectores, pero que inicialmente este mercado debe enfocarse al Área Metropolitana. Los servicios que se solicitan son:

Servicio Empresa Estatal Empresa privada Zona ubicación

Capacitación 14 58% 21 60% Área Metropolitana

Asistencia técnica y Asesoría 11 46% 20 57% Área Metropolitana

Organización y sistematización de Archivos

10 42% 12 34% Área Metropolitana

Automatización 2 8% 2 6% Área Metropolitana

Otros (almacenamiento) 0 0 1 3% Área Metropolitana

No solicitan servicio 4 17% 3 9% Área Metropolitana

Se observa que los servicios más demandados en ambos sectores son los de capacitación, con un segundo lugar para la organización y sistematización en el sector estatal. En el sector privado el servicio que mas se solicita después del de capacitación es el de asesoría y organización y sistematización en tercer lugar. Lo anterior indica que el portafolio de servicios debe priorizarse en estos tres renglones: Capacitación (que se ofrecerá globalmente o por módulo o seminarios), organización y sistematización de archivos y asesoría.


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A continuación se observa el estado en que se encuentran los archivos y la opinión de los directivos respecto a la organización de los mismos.

Empresas estatales Empresas privadas ITEMS

SI NO SI NO

Tiene la empresa un archivo centralizado 12 50% 12 50% 27 77% 8 23%

Tiene definidos los procesos archivísticos 8 33% 16 67% 21 60% 14 40%

El personal que labora en el archivo tiene formación específica en el área

6 25% 18 75% 18 51% 17 49%

Conoce usted la normatividad archivística 7 29% 17 71% 17 48% 18 52% Si es empresa oficial, conoce y aplica la Ley 594/2000, y la Ley del Archivo General de la Nación

5 21% 19 79% 0 0 0 0

Sabe a que se refiere la norma ISO cuando habla de procesos documentados

6 25% 18 75% 15 43% 20 53%

Tiene la empresa identificadas las series documentales

6 25% 18 75% 12 34% 23 66%

Cuenta la empresa con una Tabla de Retención Documental

6 25% 18 75% 14 40% 21 60%

Tiene la empresa un inventario documental 6 25% 18 75% 22 63% 13 37%

Existe en su empresa un Comité de Archivo 6 25% 18 75% 11 31% 24 69%

Cree usted que el archivo facilita la gestión administrativa

20 83% 4 17% 34 97% 1 3%

El archivo de su empresa suministra información confiable

18 75% 6 25% 31 88% 4 12%

Recupera fácilmente la información que ha sido archivada

14 58% 10 42% 29 83% 6 17%

Cree que es importante tener un archivo organizado 24 100% 0 0 34 97% 1 3%

Entregaría usted la organización del archivo de su empresa a terceros

15 63% 9 37% 16 46% 19 54%

Le interesaría recibir información sobre una empresa que le ofreciera los servicios anteriores

11 46% 13 54% 28 80% 7 20%

Según la tabla anterior las respuestas negativas son las que constituyen los clientes potenciales para la empresa, especialmente en el sector estatal; ya que: El 79% desconoce la ley 594/2000 y no la aplica, prueba de ello es que el 75% no identifica sus series documentales, no tiene tabla de retención documental no posee inventario, ni Comité de Archivo, no cuenta con personal idóneo para desempeñar las funciones archivísticas; por lo tanto el 67 % de estas empresas no han definido sus procesos archivísticos.


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Las empresas privadas, aunque en un mayor porcentaje tienen organizados sus archivos, también son clientes potenciales para la empresa, pues un 69% de ellas no poseen Comité de Archivo, el 66% no identifica sus series documentales, el 60% no tiene tablas de retención y el 49% de sus funcionarios no tienen capacitación en el área. Tal como se dijo anteriormente, se pueden prestar servicios diferentes para este segmento. Al tabular las encuestas se encuentra que la información de las empresas se halla principalmente en soporte papel, lo cual constituye un riesgo para la conservación de la información y la preservación del medio ambiente; Por esto se considera que a futuro existe una clara oportunidad de ofrecer los servicios de automatización en la gestión documental. La tabla siguiente es una prueba de lo dicho anteriormente.

Soporte Empresa Estatal Empresa privada

Papel

22

92%

30

86%

Disquete

13

54%

12

34%

Videos

2

8%

4

11%

Microfilm

2

8%

15

43%

Cdroom

3

13% 6

17%

No se encargaría la organización del archivo a terceros por:

Motivo o razón Empresa Estatal Empresa privada Poco volumen no lo amerita

1

4%

5

15%

Es mejor aprender a manejar el archivo

1

4%

0

0

Lo debe hacer personal de la misma empresa que conoce sus documentos

1

4%

2

6%

Son de cuidado de la empresa

1

4%

2

6%

Son confidenciales

1

4%

8%

24%

Porque no están bajo su supervisión

1

4%

0

0

Ya lo hicieron y tienen experiencia negativa

0

0

1

3%

Los datos anteriores permiten identificar que el sector estatal confiaría la organización de sus archivos a terceros, aquellos que no lo harían aducen razones que pueden cambiarse después de que la empresa tenga referencias y gane posición en el mercado por la calidad y ética con la cual maneja la información. En el sector privado el porcentaje del 24% podríamos decir que no es inquietante para los objetivos de la empresa.


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El número de archivos que no están organizados y que requieren los servicios, están ubicados en los sectores de:

Sector económico Empresa Estatal Empresa privada Zona ubicación

Sector Servicios

10

6

Área Metropolitana

Sector Industrial

2

0

Área Metropolitana

Sector comercio

0

2

Área Metropolitana

Los resultados anteriores indican que las personas encargadas de prestar servicios deben conocer toda la normatividad archivística. 6.4.8 Tabulación de la observación directa El número de empresas que han solicitado servicios al SENA en los últimos años es:

Servicio solicitado Empresa Estatal Empresa privada Zona ubicación

Capacitación

56

70

AMVA

Asistencia Técnica y Asesoría

51

50

AMVA

Organización y sistematización

3

7

AMVA

Automatización

Ninguna Ninguna AMVA

Tal como lo muestra el cuadro anterior, los servicios que más solicitan son los de capacitación, seguidos por los de asesoría y asistencia técnica; renglones éstos que están contemplados en el portafolio de servicios de la empresa.


34

7. FACTIBILIDAD DEL MERCADO

Como la investigación de mercados para prestación de servicios al consumidor comienza con un estudio de prácticas existentes, se llevaron a cabo también algunas preguntas de prueba, con el fin de establecer el elemento diferenciador del servicio de la nueva empresa, Entre estas preguntas están:

• ¿Cuáles son los objetivos de la competencia y de la compañía?. • ¿Qué servicios proporciona la competencia y cuáles la compañía?.

• ¿Qué servicios adicionales quieren los clientes?

• ¿Qué tan rentables son los servicios?

• ¿Cuál es la etapa del ciclo de vida del servicio?

También se consideraron aspectos primordiales de servicio al cliente, que el Plan de Mercadeo tiene que cubrir,: educación del cliente, educación del personal, administración de quejas de los clientes y los niveles de costos. El estudio investigativo de servicios al cliente recoge información para la toma de decisiones y se registra de manera apropiada.

7.1 ANÁLISIS DEL AMBIENTE INTERNO

7.1.1 Identificación del servicio Los servicios que incluye el portafolio son bienes intangibles de selección ya que son fundamentales para una buena gestión administrativa, bien sea de empresas estatales o privadas; también puede decirse que es un servicio especial ya que la gestión documental requiere de una planeación adecuada de la producción y organización del acervo documental. 7.1.2 Segmento o mercado objetivo Entidades oficiales y privadas del Departamento de Antioquia que requieran los servicios de organización de archivos, capacitación, asistencia técnica y asesoría, haciendo énfasis en la grande y mediana empresa.


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7.1.3 Estructura del mercado: La empresa se moverá en un mercado fragmentado o de libre competencia y por lo tanto es indispensable resaltar para la venta de sus servicios, las fortalezas que se tienen y minimizar las debilidades que se presentan. 7.1.4 FORTALEZAS Y DEBILIDADES DEL SERVICIO

Fortalezas del Servicio:

• Experiencia y capacitación del personal.

La vinculación al proceso archivístico de quien tiene estudios en Administración de Empresas resulta más que pertinente, puesto que dicho proceso, regido por un enfoque eminentemente empresarial, debe estar precedido de un Plan de Gestión Documental que incluya fundamentalmente la definición de las alternativas y estrategias para su puesta en funcionamiento. Se cuenta además con una especialista en archivo que viene prestando ya estos servicios a través del SENA y que tiene un posicionamiento en el sector.

El tener un ingeniero de sistemas en el equipo de trabajo permitirá aconsejar a las empresas sobre la clase de equipo que se requiera, y aún más se le podrá ofrecer un servicio de automatización de acuerdo con sus necesidades.

• Interdisciplinariedad del equipo de trabajo: ingeniero de sistemas, administrador de empresas, técnico en administración documental, entre otros.

Esta interdisciplinaridad permitirá ofrecer servicios globales que facilitaran el ser elegidos entre la competencia.

• Diversificación del portafolio: asesoría y asistencia técnica, capacitación,

organización, automatización. Lo cual permite que el cliente seleccione uno o más servicios de acuerdo con sus necesidades y/o capacidad de pago. • Precios bajos, los cuales son posibles ya que los socios de la empresa son

quienes prestarán los servicios. • Metodología acertada para el desempeño de las actividades. El contar con

un grupo interdisciplinario permitirá seleccionar el mejor método para cada empresa.


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• Disponibilidad para la prestación del servicio.

• Conocimiento de la normatividad archivística. El Administrador documental conoce las leyes que rigen al respecto tanto para la empresa estatal como para la privada, y aún las normas específicas que regulan cada sector.

Debilidades del servicio

• Poca disponibilidad de recursos financieros. Por ser una empresa que apenas comienza, y como se está en una etapa de introducción no es aconsejable hacer grandes inversiones. • Costo de los equipos de automatización. Para automatizar un archivo se requiere un servidor de gran capacidad, un escáner de alta resolución y rapidez, y además es indispensable que cada funcionario involucrado en la gestión documental cuente con una terminal de trabajo; costo que no esta al alcance de todas las empresas. • Empresa nueva en el negocio Es necesario una campaña publicitaria agresiva para dar a conocer la empresa y su portafolio de servicios. Es necesario además iniciar los trámites legales y jurídicos que son indispensables para iniciar el negocio. • Dificultad para desplazarse a sitios lejanos. Esta es una debilidad relacionada con una amenaza del entorno, y es la falta de seguridad vial. • Contratación con terceros de equipos audiovisuales o de microfilmación.

Dado el cambio de tecnología y los pocos recursos financieros que posee la empresa, es necesario arrendar los equipos cuando se requieran, hecho que podría traer dificultades en un momento dado por la falla del proveedor o la escasez de los equipos.

7.2 ANÁLISIS DEL AMBIENTE EXTERNO En el mundo contemporáneo, el de la comunicación y el control, los archivos en su forma pura y decantada son vitales para saber rastrear la historia de las naciones. Afortunadamente se ha empezado a descubrir que los archivos no deben ser precisamente la trastienda de las instituciones.


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Hoy, cuando la administración pública exige transparencia en sus actos administrativos se deben tener muy bien organizados y actualizados sus archivos para preservar y permitir la fácil localización para la consulta de todos los elementos básicos de información sobre procesos, actos, decisiones y documentos en general que puedan trascender en la gestión estatal. Además, la empresa privada de acuerdo con su naturaleza, genera tipos documentales particulares de los que se depende para dar un óptimo servicio de información a los clientes internos y externos y generan una serie de derechos y obligaciones legales que se ven afectados cuando no son manejados con responsabilidad, o no se toman decisiones claves en la tecnificación para su manejo, custodia, préstamo, consulta, selección, descarte y preservación. Por tanto la reestructuración de los archivos exige un enfoque empresarial de modo que todos sus funcionarios, asesores, contratistas, contribuyan desde sus puestos de trabajo y actividades a lograr que la dirección de las entidades alcancen una adecuada administración de la empresa conforme con las recientes concepciones en materia de administración. 7.2.1 Factores político-legales

• Constitución Política de la República de Colombia, artículos 8, 15, 20, 23, 74

• Código de Comercio • Código Laboral • Ley 80/93 – Contratación Administrativa – • Ley 100/93 – Seguridad Social • Ley 80/89 – Archivo General de la Nación- • Decreto Nacional 1777/90 – Estatutos del AGN • Acuerdo 07/94 – Reglamento General de Archivos- • Decreto 1382/95 – Transferencias Documentales y TRD • Ley 594/2000 –Política Archivística -

7.2.2 Factores culturales y económicos En la actualidad se están implantando programas a nivel mundial para rescatar el patrimonio cultural de cada país, y por consiguiente de las empresas. Son muchas las instituciones que están proponiendo acciones de defensa del patrimonio cultural, universal, nacional, regional y local. Día a día va creciendo el grupo de aquellos que se preguntan por la identidad de su empresa o territorio porque la construcción de la historia sólo es posible a través de las diversas fuentes de información y la más rica es la documental que se encuentra diseminada en los archivos, y que constituyen la materia prima para la construcción del desarrollo histórico o toma de decisiones en cualquier


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organización. Para la conservación, manejo y difusión de esta información es necesario tener en cuenta una serie de normas que permiten valorarla y clasificarla; normas que si bien algunas de ellas fueron dadas hace algunos años, sólo desde la aparición de las normas ISO y las leyes que regulan la documentación en las entidades del estado han cobrado relevancia en el quehacer empresarial. Pero cuando se piensa en los objetivos, funciones y servicios que presta el archivo y se analizan los recursos de que se dispone para satisfacer al usuario, no se cuenta con el talento humano que la organización requiere. Por lo general, cuando los funcionarios son ineficientes o tienen mal carácter son destinados a trabajar en los archivos como castigo. Y como resultado, la actividad archivística que propende porque un documento esté a disposición de quien lo necesita, se convierte en un caos que es costoso, ofrece servicios desconectados y con pobres resultados. Los archivos del país presentan graves problemas de conservación y funcionamiento y cada vez son mayores las noticias sobre el deterioro y destrucción de esta riqueza cultural. En general, puede afirmarse que las empresas destinan poco presupuesto o casi nada para la organización y conservación de sus archivos. 7.2.3 Los proveedores: En el estudio del mercado del proveedor debe definirse la disponibilidad y potencial de los insumos, los precios actuales y esperados, las fluctuaciones históricas, las condiciones de crédito que ofrecen los proveedores, las políticas de descuento, plazos de entrega lo cual es importante en la determinación del monto de inversión en capital de trabajo; productos sustitutos, duración, características especiales, etc. Los proveedores requeridos por la empresa para la prestación de los servicios son: • Empresas dedicadas a la microfilmación de documentos, ya que cuando este

servicio se requiera, puede sugerirse a la empresa que recurra al outsourcing. • Compañías dedicadas al arriendo de equipos audiovisuales: videobeen,

proyector, retroproyector de opacos, papelógrafos. • Empresas dedicadas al fotocopiado. • Litografías para elaboración de plegables • Portales de internet • Auditorios


39

AYUDAS AUDIOVISUALES Nombre del proveedor Ofrece créditos Ofrece

descuento Disponibilidad Valor

Ayudas Audiovisuales

Si son más de 3 equipos y los prestan por más de 4 días

Si son más de 3 equipos y los prestan por más de 4 días

Depende del tiempo que lo necesite

Retroproyector $44.000 Video Beam $114.000 (no incluye computador) Computador $45.000 proyector de opacos $68.000 El valor se cobra por día o fracción, incluye el IVA y el transporte.

Boxlight

NO

NO

Siempre

Retroproyector $35.500 Video beam $149.000 (no incluye computador) proyector de opacas $53.000 El valor se cobra por día o fracción, incluye el IVA y el transporte.

Artesonido

NO

NO

Siempre


Audiovisuales AGCH

NO

NO

Reservar 2 días anterioridad


Enfoque

NO

NO

Siempre

Retroproyector $30.000 proyector de opacas $50.000 Video beam $140.000 (Incluye telón y asistencia técnica, no incluye computador) El valor se cobra por día o fracción, incluye el IVA y el transporte.

Al indagar sobre los servicios de fotocopiado se encontró la siguiente información:


40

SERVICIOS DE FOTOCOPIADO

Nombre del proveedor Ofrece crédito Ofrece descuentos Disponibilidad Valor Fotocopias Carabobo NO NO inmediata

$70 Copia, $2.400 Argollado

fotoCopiar NO NO inmediata

$40 Copia $2.000 a $4.000 Argollado

Fotocopias miles NO NO inmediata


Copy margen NO NO Inmediata


Fotolaser NO NO inmediata


AUDITORIOS Nombre del proveedor Ofrece

crédito Ofrece

descuentos Disponibilidad Valor Servicio

Auditorio Comfenalco la Playa

NO

NO

Se debe reservar con tiempo de anticipación El salón cuenta con capacidad para 150 personas

$372.000 (1 día) Computador $50.000 El costo del refrigerio es de $3.000 por persona (Incluye 2 refrigerios por persona).

El valor incluye Ayudas audiovisuales como son: Video Beam (Sin computador), papelografo, retroproyector de acetatos, de opacos. Servicio de aromática, agua y tinto.

Auditorio Unicentro

NO

NO

De lunes a viernes de 6:00am a 10:00 pm y sabádos de 6:00am a 1:00 pm. Tiene capacidad para 200 personas

$400.000 (1 día). El costo del refrigerio es de $3.000 por persona (Incluye 2 refrigerios por persona)

El valor incluye: dotación de silleterias, aire acondicionado, televisor, VHS, retroproyector de acetatos, proyector de filminas, pantalla, papelografo, sonido, unidad de CD y deck. (No presta la ayuda audiovisual de Video Beam y computador) Incluye servicios de agua, café y aromatica

Auditorio Comfama

NO

NO

De lunes a Viernes 8:00am a 6:00pm. Se debe reservar con tiempo. El salón cuenta con capacidad para 400 personas

$798,600. El costo del refrigerio es de $3.000 por persona (Incluye 2 refrigerios por

Incluye todas las ayudas audiovisuales. No incluye servicios de agua, tinto y aromática


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SERVICIOS DE LITOGRAFÍA Además de los servicios de fotocopiado –entrega de memorias en los eventos de capacitación- es necesario también calcular los gastos de publicidad impresa, por tanto el precio promedio de un afiche o plegable promocional es el que se detalla a continuación:

Nombre del proveedor Ofrece crédito Ofrece descuentos Disponibilidad Valor Indumarcas

NO NO inmediata

$350 un plegable $250 un Afiche $200.000 un pendón

Con base en la información anterior, el informe final que se tiene sobre los proveedores es el siguiente:

Tipo proveedor Producto o servicio Ofrece crédito

Ofrece Descuentos Disponibilidad

Arriendo ayudas Audiovisuales

Equipos audiovisuales NO NO Inmediata

Fotocopiadoras Fotocopias NO NO Inmediata

Auditorios Salones con capacidad de 50 personas hasta 200 personas NO NO

Reservar con 8 días de anticipación

Litografías Plegables, Afiches y Pendones SI SI Inmediata

En conclusión puede decirse que la empresa no tendrá ninguna dificultad con los proveedores, ya que se encuentran fácilmente en el mercado, hay disponibilidad del servicio o producto requerido y los precios son asequibles a la empresa. 7.2.4 Los competidores: Esta es una de las principales fuentes de información para los proyectos, de su estudio podrá conocerse mas acerca de: Los precios que se cobran, condiciones de crédito, la publicidad que realizan, las promociones, las formas para llegar al consumidor, la calidad, los canales de distribución, el origen de la competencia, etc. La competencia puede ser directa o indirecta: Directa: Es la que tiene relación con el hecho de centrarse en el producto como base de la competencia.


42

Indirecta: Es la que tiene que ver con estrategias orientadas a competir por un proveedor y/o distribución. El estudio de la competencia arrojó los siguientes resultados:

EMPRESAS –COMPETENCIA – PRESTADORAS DEL SERVICIO

Nombre de la empresa Ofrece crédito Ofrece descuentos Portafolio de servicios Valor

U de A

Si

No

Capacitación, asesoría, asistencia técnica, organización de archivos

Diplomados de 160 horas con un costo de $1.000.000. La asesoría y asistencia técnica tiene un costo según el estado del archivo.

Tecnológico de Antioquia

SI

No


Ofrece Tecnología en Gestión Documental y se paga según estrato socio económico. El mínimo es de $680.000 semestre.

SENA

No

No


No tiene costo alguno.

Actualidad Empresarial

NO

NO

Capacitación asesoría, interventoría, organización de archivos, implantación de procedimientos documentales.

Varía si la empresa suministra el personal o no, si no lo suministra $1.000.000 mensuales y otras condiciones como el tiempo que se dedica en la empresa. Capacitación: seminario de un día $65.000

Archivar Ltda..

Si

Si

Creación software para automatización de archivos.

Según flujo documental

Micromatización

No

No

Creación software para automatización de archivos.

Según flujo de documentos.

CADES

Si

Si

Capacitación

$70.000 por seminario de un día, incluido refrigerio y memoria


43

Nombre de la empresa Ofrece crédito Ofrece descuentos Portafolio de servicios Valor Servissoft

SI

Si

Digitalización de archivos

Según flujo de documentos.

Archivos Micro-ópticos

NO

NO

Capacitación y asesoría

Según intensidad del módulo y acervo documental

FENALCO

SI

SI

Capacitación

Se ofrece el servicio de capacitación a las empresas afiliadas y el costo por grupo empresarial es de $700.000 aprox.

C.U. Regminton

SI

NO

Capacitación

Solo se ofrece cuando una empresa lo solicita para un grupo. El costo varía según intensidad y número de participantes.

Archivo Histórico

NO

NO

Asesoría y capacitación

Sólo se ofrece a archiveros municipales.

Archilogic Ltda.

NO

NO

Asesoría y desarrollo de software para gestión documental.

Según flujo documental y estado de los archivos.

QBZ IMAGEN

Servicios de capacitación, distribución de software para administración de documentos. Servicios de asesoría

Diplomados en nuevas tecnologías y normatividad. Costo por cada uno de $350.000 (3 ó 4 días). El costo de la asesoría varía según estado del archivo.

Con base en la información recolectada de la competencia se ha estructurado el portafolio de servicios, se ha definido una política de precios y se han establecido unos servicios post-venta, que se ofrecerán por determinado tiempo después de contratado el servicio. 7.2.5 Tecnología La incorporación de nuevas tecnologías en la administración de documentos hace parte de este proyecto, entre ellas se tienen: la digitalización, Intranet, multimedia e internet en las nuevas labores de conservación, restauración y difusión de los archivos. Sin embargo, si bien los funcionarios de la empresa dedicada a la prestación de los servicios deben conocerlas y manejarlas, no es indispensable


44

que ella disponga de estos equipos ya que serán las instituciones interesadas en organizar sus archivos las que tendrán que disponer de estas herramientas, o en caso contrario, se ofrece entonces un servicio personalizado acorde con las condiciones económicas de la empresa. 7.2.6 Los consumidores: Hace referencia al conjunto de clientes actuales y potenciales con necesidades, capacidad de pago y deseos de satisfacción, a través de los diferentes productos. Este estudio se realiza con el fin de conocer el comportamiento, hábitos, deseos, gustos, características, entre otros de los clientes actuales y potenciales que conforman el segmento del mercado objeto. Se debe tener claridad sobre • La definición del negocio • La segmentación del mercado • La definición del mercado objetivo • El perfil del cliente • La motivación del consumidor (motivos emocionales y racionales) Para caracterizar el perfil del consumidor se utilizaron diferentes instrumentos de medición ya que la extensión del departamento y diversidad de empresas así lo exigen; por tanto se zonificó el Departamento de Antioquia con el fin de hacer llegar vía correo electrónico o fax, algunas encuestas; también se tuvieron en cuenta las solicitudes de capacitación sobre el tema en las escuelas o instituciones destinadas a la formación del personal que requieren los archivos. La información se recolectó teniendo en cuenta como fuente primaria, las solicitudes que se hacen al SENA para que preste los servicios ya mencionados a empresas del departamento; igualmente, para medir el mercado se recurrió al trabajo de campo: visitas a diferentes archivos y observación directa.

PERFIL DEL CONSUMIDOR

Tipo de empresa Servicio Requerido Ubicación Pública Privada

14

58%

21

60%

Capacitación

AMVA

11

46%

20

57%

Asistencia técnica y Asesoría

AMVA

10

42%

12

34%

Organización y sistematización de Archivos

AMVA

2

8%

2

6%

Automatización

AMVA

0

0

1

3%

Almacenamiento

AMVA


45

7.2.7 Amenazas y oportunidades del mercado 7.2.7.1Oportunidades • Normatividad vigente: obligatoriedad de la organización de los archivos

públicos. • Pocas empresas dedicadas al negocio. 7.2.7.2 Amenazas

• Inseguridad vial • Presupuesto reducido para las entidades estatales • Desconfianza de los empresarios para que terceros organicen sus archivos.

Al identificar las fortaleza y debilidades de la empresa, al mismo tiempo que se conocen las oportunidades y amenazas que ofrece el mercado se elabora la matriz DOFA y se definen las siguientes estrategias: 7.3 ANÁLISIS DE LA MATRIZ DOFA Ambiente Interno Ambiente externo

Fortalezas

Debilidades

Oportunidades

F-O Conocimiento de la normatividad archivística. / obligatoriedad de la organización de los archivos públicos.

D-O Costo de los equipos de automatización / Pocas empresas dedicadas al negocio.

Amenazas

F – A Diversificación del portafolio: asesoría y asistencia técnica, capacitación, organización, automatización. Lo cual permite que el cliente seleccione uno o más servicios de acuerdo con sus necesidades y/o capacidad de pago./ Presupuesto reducido para las entidades estatales

/

D-A

• Dificultad para desplazarse a sitios lejanos. / Inseguridad vial

•

De acuerdo con los resultados arrojados en la matriz anterior se trazarán las siguientes estrategias:


46

7.3.1 Estrategia F-O Teniendo en cuenta que la empresa cuenta con una especialista en archivo que conoce ampliamente la normatividad que rige en la actualidad sobre archivos públicos y privados, se hará una amplia difusión entre las empresas de la obligación que tienen de mantener organizados sus archivos, especialmente las empresas estatales que tienen que cumplir la Ley 594/2000 y las empresas privadas que deben mantener organizadas las hojas de vida de sus empleados pues así lo dice la Ley 100/93 y la exigencia del numeral sobre documentación contemplado en las normas ISO. 7.3.2 Estrategia D-O Los equipos que se requieren para la automatización de archivos tienen costos altos, por lo cual no pueden ser adquiridos por la empresa en los momentos iniciales, pero teniendo en cuenta que son pocas las empresas dedicadas al negocio de la organización y sistematización de archivos, la nueva empresa puede convertirse en intermediaria entre la empresa que requiere los servicios de microfilmación pero no tienen como comprar la microfilmadora y aquellos proveedores que tienen equipos para hacerlo, además de ofrecer asistir al interesado en qué documentos es necesario microfilmar para que no se incurra en gastos innecesarios. 7.3.3 Estrategia F-A El contar con un portafolio de servicios que permite al cliente tomar paquetes completos o módulos, permite que el cliente, de acuerdo con sus capacidades de pago, decida si capacita a su personal para que adelante el trabajo y contrate luego una revisión, o contrate con la organización una capacitación corta y luego se haga un seguimiento al trabajo adelantado por la empresa, o se incline por un paquete completo incluyendo la automatización de su archivo. 7.3.4 Estrategia D-A El problema de inseguridad vial debido al orden público que se presenta en el país es una amenaza importante para que la empresa pueda desplazarse a prestar sus servicios en los municipios fuera del Area Metropolitana, pero a medida que estado garantice la tranquilidad y seguridad en el Departamento, los integrantes de la empresa se desplazarán con tranquilidad por las diferentes zonas. Con base en estas cuatro estrategias se desarrollará entonces una campaña publicitaria que incluye la entrega de plegables y volantes, ubicación de puestos de información en seminarios y congresos a los cuales deban asistir los jefes de personal o jefes de áreas administrativas (según el tema a tratar en el evento) y avisos publicitarios en internet.


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8. FACTIBILIDAD TÉCNICA 8.1 EL TAMAÑO Se concibe una empresa Unipersonal, la cual arrendará un local pequeño; no se necesitan grandes instalaciones por no tener personal de planta, maquinaria pesada, ni manejar procesos productivos. La prestación de servicios se hará en las instalaciones de las empresas que lo requieran (Asistencia técnica, Asesoría y Organización de Archivos) y en Auditorios (Capacitación). Inicialmente la empresa requerirá en forma permanente una secretaria, quien se encargara de recibir y tramitar las solicitudes de los usuarios (Empresas). Para la prestación de servicios se contratarán conferencistas, administradores de eventos, administradores de documentos para asistencia y organización, auxiliares de archivos y/o ingenieros de sistemas, dependiendo de los servicios requeridos y contratados por las empresas y se les pagará por honorarios. El proyecto demandará una mínima inversión, porque lo único que se necesita será:

COSTO TOTAL DE LA INVERSIÓN Concepto Valor de la inversión

Muebles y equipos $4.160.000

Gastos de Constitución $400.000

Material Publicitario (pendones) $1.200.000

Caja y Bancos (Disponible) $3.240.000

TOTAL $9.000.000

Se establece entonces, una tabla salarial y de honorarios de acuerdo con los servicios que se ofrezcan en el portafolio de Servicios, así:


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CAPITAL HUMANO CANTIDAD VALOR FRECUENCIA

SECRETARIA 1 $309.000 Mensual

CONFERENCISTA 1 $400.000 Por Evento

ADMINISTRADOR DEL EVENTO 1 $100.000 Por Evento

ADMINISTRADOR DE DOCUMENTOS PARA ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS 1 $550.000

Por prestación total de servicio (mes)

ADMINISTRADOR DE DOCUMENTOS PARA ASISTENCIA TÉCNICA Y ASESORÍA 1 $800.000


INGENIERO DE INGENIERO 1 $800.000

Por creación de Software

AUXILIAR DE ARCHIVOS 1 $350.000


Se requerirán los muebles y equipos que a continuación se detallan:

MUEBLES Y EQUIPOS CANTIDAD VALOR % DEPRECIACION ANUAL VALOR DEPRECIACION

VIDA UTIL AÑOS

COMPUTADOR 1 $ 2.500.000 20% $500.000 5

IMPRESORA 1 $500.000 5

MUEBLE DE COMPUTO 1 $150.000 10

TELEFONO 1 $100.000 10

FAX 1 $370.000 10

ESCRITORIO 1 $ 180.000 10

SILLA (c/u a $120.000) 3 $360.000 10

TOTAL 9 $4.160.000 $500.000

8.2 LOCALIZACIÓN Para definir la localización de la empresa (Oficina), se analizaron los siguientes factores: Las vías de acceso, el recurso humano disponible, la disponibilidad de insumos y el transporte.


49

Las zonas elegidas para buscar el local son los Municipios de Medellín, Itaguí o Envigado.

ZONAS

MEDELLÍN ITAGUI ENVIGADO FACTORES PESO

Calificación Ponderado Calificación Ponderado Calificación Ponderado

Vías de Acceso 0.30 11 3.3 8 2.4 6 1.8

Recurso Humano Disponible 0.28 8 2.24 7 1.96 6 1.68

Disponibilidad de Insumos 0.22 9 1.98 6 1.32 5 1.1

Transporte 0.20 10 2 7 1.4 7 1.4

TOTAL 1 (100) 9.52 7.08 5.98

En la tabla anterior se puede observar que las condiciones de ubicación para la empresa no son muy favorables en Itaguí ni en Envigado. Por ello, se decide que la empresa se localizará en Medellín. 8.3 INGENIERIA DEL PROYECTO 8.3.1 Proceso del Servicio Está empresa cuenta con los conocimientos sobre toda la normatividad archivística, se apoyará en la contratación de terceros calificados con amplios conocimientos sobre el tema, y se recurrirá al alquiler de equipos audiovisuales y auditorios para la prestación de servicios Se presentan en las páginas siguientes los diagramas de procesos para cada uno de los productos que contiene el portafolio de servicios:

• Servicios de capacitación • Servicios de organización de archivos • Servicios para asistencia técnica • Servicios para asesoría en gestión documental


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SERVICIOS DE CAPACITACIÓN

inicio definición mercado potencial

Selección sitio para la capacitación

Diseño del programa

Promoción

Hay demanda NO

SI

Selección aspirantes

Presentación conferencia

Logística

Inscripciones Cierre del evento

FIN


51

PROCESO ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS

INICIO Creación Comité de Archivo

Elaboración de encuestas Definición de

series documentales Elaboración

TRD

Implementación Procesos de Control

Elaboración Manual de Archivo

Selección sistema de clasificación y almacenamiento

Inventario Documental

Normas elaboración documentos

Descarte y eliminación de documentos

FIN


52

PROCESO ASISTENCIA TÉCNICA La prestación e los servicios de asistencia técnica no sigue un proceso do ya que estos Dependen del diagnóstico que se haga de la empresa.

Siempre los procesos y planes a seguir en toda empresa deberán ser aprobados por el Comité de Archivo. En la Asistencia técnica se requiere que la empresa cuente con el Personal calificado para llevar a cabo los diferentes procesos archivísticos.

INICIO Diagnóstico según proceso requerido por la empresa

Presentación Plan de Trabajo Implementación

de los procesos que sean aprobados

FIN


53

PROCESO ASESORÍA

INICIO Creación

Comité de Archivo

Elaboración de

encuestas Definición de

series documentales

Elaboración TRD

Implementación Procesos de

Control

Elaboración Manual de

Archivo

Selección sistema de

clasificación y almacenamiento

Inventario Documental

Normas elaboración documentos

Descarte y eliminación de documentos

FIN

Elaboración diagnóstico

Elaboración y Presentación

Plan de Trabajo ante Comité de

Archivo

Presentación Plan de Trabajo a personal de

la empresa

Plan aprobado

Capacitación en procesos

archivísticos a personal de la

empresa

NO SI


54


55

8.3.2 RELACIÓN DE GASTOS Y COSTOS

Costos operativos Vlr. Mes Vlr. anual

ARRIENDO DE OFICINA (Con Administración incluida)

$400.000 $4.800.000

SERVICIOS PUBLICOS (Agua, Energía y Teléfono)

$200.000 $2.400.000

MANTENIMIENTO DE EQUIPOS (Computador, impresora y Fax)

$10.000 $120.000

PAPELERIA (Lápices, lapiceros, Toner, papel para impresora, papel de fax, etc...)

$40.000 $480.000

PUBLICIDAD (Plegables y Afiches)

$50.000 $600.000

IMPLEMENTOS DE ASEO $10.000 $120.000

�� TOTAL $710.000 $8.520.000

GASTOS ADMINISTRATIVOS

��AUXILIO DE TRANSPORTE VALOR MENSUAL VALOR ANUAL

��

Salario Básico $309.000 $34.000 $343.000 $4.116.000

�� $343.000 $4.116.000

PROVISIÓN ESTIMADA DEL FACTOR PRESTACIONAL

EMPLEADO � �� FACTOR PRESTACIONAL MENSUAL VALOR PRESTACIONAL ANUAL

�� $343.000

$171.500$2.058.000

�� $171.500 $2.058.000


56

FACTOR PRESTACIONAL

Cesantías 8.33%

Intereses a las cesantías 1%

Vacaciones 4.17%

Primas 8.33%

ICBF 9%

Pensión 10.125%

Salud 8%

A.R.P. 0.525%

Total

50%

CONSOLIDADO DE GASTOS OPERACIONALES

��! ��"�#�$%��! ��"�#�$%��! ��"�#�$%��! ��"�#�$%�Vlr. Mes Vlr. Anual

�� "� �&��'&�"��(%� �� $400.000 $4.800.000

� "��)� �� #�*�� $200.000 $2.400.000

+,�� $-"� �� +,� ") �$-��&�"�"�.!*�� #�� $10.000 $120.000

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#�*�� &��&$50.000 $600.000

� +,#��"�+,"� �$%� � &�"�� "�� $10.000 $120.000

/ � � $%�'#��!�0&�"�#��"�� 1! 32 "�.�*�� #��'&�"��!+,#�*�$%��4 $41.667 $500.000

/ � � $%� � �� 2 � "��"�$-�� 4 $343.000 $4.116.000

/ � � $%�'(%��$%��3#��" � $-�� $171.500 $2.058.000

�5�6�� $1.266.167 $15.194.000

Los costos y gastos por servicio que demandará la empresa SERVIDOC se relacionan en la página siguiente:


57

COSTOS Y GASTOS POR SERVICIO

COSTOS Y GASTOS POR SERVICIOS DE ACUERDO A LA PROYECCION DE LA DEMANDA COSTO POR CADA SERVICIO VALOR ANUAL

��7�� 5�� 8�9 $9.456.000 $198.576.000

��6� ��59 �� 9�� :��6�� $800.000 $12.800.000

�6� ;6��9�� <�� 869>= �� ?�� @�� $1.700.000 $11.900.000

�5�6�� $11.956.000 $223.276.000

8.4 ASPECTOS LEGALES Una vez evaluadas las opciones de constitución de la empresa, de toma la

decisión de crear una Empresa Unipersonal llamada ��. De acuerdo con la definición legal, mediante la empresa unipersonal una persona natural o jurídica que reúna las calidades requeridas para ejercer el comercio, podrá destinar parte de sus activos para la realización de una o varias actividades de carácter mercantil. La empresa unipersonal, una vez inscrita en el registro mercantil, constituye una persona jurídica. 8.4.1 La constitución de la empresa unipersonal • La constitución de una empresa unipersonal es solemne, pues debe efectuarse

por escrito, es decir, por documento privado o escritura . • Si se constituye por documento privado, éste deberá ser reconocido por el

constituyente o empresario ante juez o notario o presentado personalmente ante el secretario de la cámara.


58

• Cuando se aporten a la empresa unipersonal activos cuya transferencia

requiera escritura pública, la constitución de la empresa deberá hacerse de igual manera e inscribirse también en la Oficina de Registro de Instrumentos Públicos.

• 8.4.1.1 Requisitos del Documento de constitución: Nombre, documento de identidad, domicilio y dirección del empresario. Nombre: Jacqueline Brochero Cuartas Identificación: Cédula 32.835.625 de Medellín Domicilio y Dirección: Boston, Cll 59 A # 37-30 8.4.1.2 Denominación o razón social de la empresa

��. 8.4.1.3 El domicilio de la empresa El centro de Medellín 8.4.1.4 El término de duración Indefinido 8.4.1.5 Una enunciación clara y completa de las actividades principales Empresa dedicada a la prestación de servicios de la administración documental tales como: Asistencia técnica y Asesoría, Capacitación y Organización de archivos 8.4.1.6 El monto del capital haciendo una descripción pormenorizada de los

bienes aportados con estimación de su valor. El capital es de $9.000.000. 8.4.1.7 El número de cuotas de igual valor nominal en que se dividirá el

capital de la empresa. Se tendrán 9.000 cuotas a $1.000 cada una.


59

8.4.1.8 La forma de administración y el nombre, documento de identidad Nombre: Jacqueline Brochero Cuartas Identificación: Cédula 32.835.625 de Medellín La solicitud de matrícula debe presentarse en la cámara de Comercio y renovar la matricula entre enero y marzo de cada año. 8.4.1.9 La inscripción de la empresa en la cámara de comercio • Presentar copia del documento privado o escritura pública junto con el

formulario de matrícula para personas jurídicas. • Diligenciar el formulario adicional de registro para fines tributarios, con el

propósito de tramitar el Número de Identificación Tributaria NIT, quedar inscrito en el Registro único Tributario RUT que lleva la DIAN y en el Registro de Información Tributaria RIT, que lleva la Secretaria de Hacienda del Distrito si fuere el caso.

• Cancelar el valor de los derechos de inscripción e impuesto de registro por

concepto del documento de constitución y los derechos de matrícula que le liquidará el cajero con base en el capital de la empresa.

8.5 ASPECTOS ADMINISTRATIVOS 8.5.1 Visión En el año 2007 obtendremos reconocimiento por ser una empresa dedica a facilitar a nuestros clientes la conservación y organización de su patrimonio documental y su memoria institucional, mediante capacitación, organización, asistencia técnica y asesoría en la gestión de sus archivos, garantizándoles confiabilidad y ética en el manejo de sus documentos, e incorporando la tecnología que la empresa requiera según su situación específica, de modo que se ofrezca a los usuarios acceso a una información rápida y confiable. 8.5.2 Misión Somos una empresa dedicada a optimizar el manejo de documentos y archivos de todo tipo de organización, integrando soluciones que van desde la capacitación, organización física de archivos y servicios de asistencia técnica y asesoría, hasta la implantación de sistemas computarizados de administración de documentos digitalizados, disminuyendo así el consumo de papel y contribuyendo a la conservación del medio ambiente.


60

8.5.3 Objetivos • Crear en los directivos de las empresas la convicción de contar con archivos

organizados. • Prestar servicios de alta calidad, confiabilidad y ética, de modo que se

garantice una comunicación verbal positiva de nuestros clientes, para lograr así la conservación de ellos o la consecución de nuevos clientes.

• Lograr penetrar el mercado de organización, sistematización y automatización de archivos, para que los socios de la empresa lo tengan como una alternativa laboral para ellos mismos y para otros.

• Lograr en el primer año de servicios, atender el 80% de las empresas que

respondieron afirmativamente a las encuestas realizadas. 8.5.4 Estrategias corporativas

o Estrategias para penetración de mercados actuales

Para adelantar esta estrategia recurrimos al Desarrollo del Producto –en este caso servicio- y buscamos con la creación del portafolio de servicios satisfacer los cambios en las necesidades de los archivos empresariales (consumidores), en el caso específico facilitarle que cumplan con la Ley 594/2000 y la Ley General de Archivos. Buscamos además contrarrestar los productos de la competencia, ya que diversificaremos nuestro portafolio, pues ofreceremos: • Diversos tipos de servicios, de modo tal que la empresa pueda seleccionar uno

según el estado de su archivo y/o su capacidad de pago. • Satisfacer las necesidades de las empresas en cuanto a la organización de los

archivos, de acuerdo con la normatividad vigente y el empleo de nuevas tecnologías.

• Segmentar el mercado, sectorizándolo en dos grandes grupos: Empresas

Estatales y Empresas Privadas, para luego a su vez atender un sector específico, dado que según el sector existen diferentes normas para la valoración y conservación de los documentos que tienen las empresas.

8.5.5 Estructura organizacional Como se prevé una empresa unipersonal que sólo contará con los servicios permanentes de una secretaria y los demás se contratarán con terceros a medida que las circunstancias lo ameriten se presenta la siguiente estructura organizacional:


61

ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL SERVIDOC E.U.

PROPIETARIO

SECRETARIA

OUTSOURCING


62

9. FACTIBILIDAD FINANCIERA 9.1 BALANCE GENERAL

BALANCE INICIAL SERVIDOC E.U

Enero/2003 ACTIVOS PASIVOS Activos Corrientes Pasivos Corrientes $0 Caja y Bancos $3.240.000 Pasivos a largo Plazo $0 Activos Fijos Mueble y Enceres $4.160.000 TOTAL PASIVOS $0 Computador $2.500.000 Impresora $500.000 Mueble de computo $150.000 Escritorio $180.000 PATRIMONIO Sillas $360.000 Capital $9.000.000 Teléfono $100.000 Superavit $0 Fax $370.000 Reservas $0 TOTAL PATRIMONIO $9.000.000 Otros Activos $1.600.000 Material Publicitario $1.200.000 Gto de Constitución $400.000 TOTAL ACTIVOS $9.000.000 PASIVO + PATRIMONIO $9.000.000 9.2 ESTADO DE RESULTADOS

ESTADO DE RESULTADOS AÑO 2003

Ingresos por Servicios $272.961.200 - Costo por Servicios $223.276.000 = Utilidad Bruta $49.685.200 - Gastos Operacionales $15.194.000 = Utilidad antes de Impuestos $34.491.200 - Impuestos (35%) $12.071.920 = Utilidad Neta $22.419.280


63

9.3 FLUJO DE CAJA DEL PROYECTO Ingresos por servicios anuales

INGRESOS POR SERVICIOS ANUALES

SERVICIO VALOR SERVICIO DEMANDA AÑO 2003 TOTAL

Capacitación $11.347.200 21 $238.291.200

Asistencia Técnica y Asesoría $1.200.000 16 $19.200.000

Organización de Archivos $2.210.000 7 $15.470.000

TOTAL INGRESOS POR SERVICIOS 44 $272.961.200

SERVICIO VALOR SERVICIO Aumento 6%

DEMANDA AÑO 2004 TOTAL

Capacitación $12.028.032 22 $264.616.704






Capacitación $12.749.713 23 $293.243.420






Capacitación $13.514.695 24 $324.352.698






Capacitación $14.325.576 25 $358.139.417





64

FLUJO DE CAJA PROYECTADO (5 AÑOS)

CONCEPTO AÑO 2003 AÑO 2004 AÑO 2005 AÑO 2006 AÑO 2007 Ingresos por Servicios $272.961.200 $303.910.904 $338.726.748 $376.626.390 $416.579.181

- Costo por Servicios $223.276.000 $248.568.728 $277.044.607 $308.042.724 $340.720.112

=Utilidad Bruta $49.685.200 $55.342.176 $61.682.141 $68.583.666 $75.859.069

- Gtos. Operacionales $15.194.000 $16.897.446 $18.833.207 $20.940.427 $23.161.802

=Utilidad antes de Impto. $34.491.200 $38.444.730 $42.848.934 $47.643.239 $52.697.267

- Impuestos (35%) $12.071.920 $13.455.655 $14.997.127 $16.675.134 $18.444.043

=Utilidad después de Impto $22.419.280 $24.989.075 $27.851.807 $30.968.105 $34.253.224

+Depreciación $500.000 $500.000 $500.000 $500.000 $500.000

Flujo de Caja Proyectado $22.919.280 $25.489.075 $28.351.807 31.468.105 $34.753.224

Notas: • El precio de ventas (servicios) tendrá un incremento del 6% cada año. • En el año 2003 cuesta producir los servicios un 81.79% aproximado del total de

ingresos por servicios. C.S / I.S = 223.276.000 / 272.961.200. En relación con esta información se incrementa anualmente este mismo porcentaje.

• En el año 2003 los gastos operaciones equivalen al 5.56% aproximado de los ingresos por servicios. G.O / I.S = 15.194.000 / 272.961.200. En relación con esta información se incrementa anualmente este mismo porcentaje.

GRAFICA DEL FLUJO DE CAJA PROYECTADO

$9.000.000

$22.919.280

$25.489.075 $28.351.807

$31.468.105 $34.753.224

2003 2004 2005 2006 2007 Año

Tasa 12%


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9.4 HERRAMIENTAS PARA EVALUAR EL PROYECTO Valor Presente Neto: VPN = 91.682.096 El valor presente Neto es > 0, ósea $91.682.096, se puede decir que el proyecto es viable financieramente porque recupera la inversión ($9.000.000) y hay un excedente de $91.682.096. Tasa Interna de Retorno: TIR 265.18% El proyecto está generando una rentabilidad promedio de 265.18%, ya que es > que el costo de oportunidad (12%). Razón Costo Beneficio: R(B/C) = VPFCP / I.I R (B/C) = 91.682.096 + 9.000.000

9.000.000 R (B/C) = 11.18 La inversión se recupera en 11.18 veces ó por cada peso que se invierte se recupera en $11.18.


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10. HALLAZGOS

• Las empresas, potenciales clientes de los servicios que se ofrecen, están ubicadas en el Área Metropolitana del Valle de Aburrá-.

• Las empresas estatales, en un alto porcentaje, no cumplen con la Ley

594/2000-

• Los directivos no contratan la organización de sus archivos porque no saben que se ofrece este servicio, o bien porque no confían en la calidad del trabajo final y en la confidencialidad que debe caracterizar a las personas que desempeñan estas labores.

• Son pocas las empresas que ofrecen un portafolio de servicios tan amplio:

capacitación, organización, asistencia técnica y asesoría en archivos.

• Es posible recurrir a la contratación de servicios por auotsourcing para organizar los archivos de las empresas.


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11. CONCLUSIONES

• Al terminar el proyecto se determinó la factibilidad para la creación de una empresa que preste servicios relacionados con la gestión documental: organización, capacitación, asistencia técnica y asesoría, tanto a empresas oficiales como privadas del Departamento de Antioquia, especialmente en el Área Metropolitana del Valle de Aburrá.

• Al tabular la información recolectada a través de las encuestas, entrevistas

y observación directa se concluye que los servicios más demandados en ambos sectores son los de capacitación, con un segundo lugar para la organización y sistematización en el sector estatal. En el sector privado el servicio que mas se solicitó después del de capacitación es el de asesoría y organización y sistematización en tercer lugar.

Lo anterior nos indicó que el portafolio de servicios debe priorizarse en estos tres renglones: Capacitación (que se ofrecerá globalmente o por módulo o seminarios), organización y sistematización de archivos y asesoría.

• El estudio de factibilidad técnica demostró que es posible crear una Empresa

Unipersonal, la cual arrendará un local pequeño; no necesitará grandes instalaciones por no tener personal de planta, maquinaria pesada, ni manejar procesos productivos.

La prestación de servicios se hará en las instalaciones de las empresas que lo requieran (Asistencia técnica, Asesoría y Organización de Archivos) y en Auditorios (Capacitación). Inicialmente la empresa requerirá en forma permanente una secretaria, quien se encargara de recibir y tramitar las solicitudes de los usuarios (Empresas). Para la prestación de servicios se contratarán conferencistas, administradores de eventos, administradores de documentos para asistencia y organización, auxiliares de archivos y/o ingenieros de sistemas, dependiendo de los servicios requeridos y contratados por las empresas y se les pagará por honorarios.

Se estableció entonces, una tabla salarial y de honorarios de acuerdo con los servicios que se ofrezcan en el portafolio de Servicios.


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• El estudio económico-financiero permitió establecer unos precios de penetración de mercados –más bajos que los ofrecidos por la competencia- y aún con los precios fijados y teniendo en cuenta que es una empresa nueva en el mercado, se determina que para los próximos cinco años la demanda esperada es:

Seminarios de Capacitación: 21, 22, 23, 24 y 25 Organización de archivos: 7, 7, 8, 9 y 9 Asistencia Técnica y Asesoría 16, 18, 19, 20 y 22 El costo por seminario de capacitación de dos días es de $9.456.000 El costo por asistencia técnica y asesoría mensualmente es de: $ 800.000 El costo mensual por organizar un archivo es de $1.700.000

Lo cual quiere decir que es necesario contar en cada evento de capacitación con una asistencia mínima de 50 personas para lograr el punto de equilibrio y máxima de 100; de esta manera se optimizan los recursos y se logra un excedente que permite la viabilidad financiera del proyecto. Según la demanda proyectada, se encontró entonces que con una inversión de $9.000.000 se tiene un NVP de 91.682.096

Al analizar el flujo de caja proyectado, y hallar el porcentaje de retorno de la

inversión se encontró que este es de 11.18% • En conclusión, el proyecto de creación de una empresa destinada a la

organización, capacitación, asistencia técnica y asesoría en la gestión documental, es factible técnica y financieramente.


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12. RECOMENDACIONES . Se recomienda una campaña promocional agresiva con el fin de posicionar la empresa en el mercado y lograr la aceptación por parte de los directivos de las empresas no sólo para que envíen su personal a capacitarse, sino para que confíen la organización de sus archivos a SERVIDOC E.U. . Debe contarse con una base de datos del personal que en un momento dado pueda contratarse para prestar los servicios de auotsourcing: auxiliares de archivo, administradores documentales, historiadores, ingenieros de sistemas y personal especializado en el manejo de sistemas de información. . A medida que vayan mejorando las condiciones de seguridad vial en el departamento de Antioquia, se recomienda visitar los municipios más cercanos, tomar uno o dos de cada zona en las cuales fue dividido el departamento de Antioquia, con el fin de promocionar los servicios antes las Administraciones Municipales e invitarlos a que conformen el Archivo General del Municipio como ente encargado de dirigir y coordinar el quehacer archivístico en el nivel municipal y conformado por los fondos documentales de las entidades públicas y los recibidos de empresas privadas que deban conservarse por ser de interés para la ciencia, la cultura o porque son patrimonio documental.


70

BIBLIOGRAFÍA MIRANDA; Juan José. Gestión de Proyectos. Ed. Guadalupe Ltda.. ed. 3ª. Bogotà, 1999. NEXOS. Boletín del Sistema Nacional de Archivos de Colombia. No. 44. AGN, Bogotá, 2001. PIMIENTA R., Luz Eugenia. Técnicas de Administración Documental I. Tecnológico de Antioquia. Medellín, 1990 RÉPUBLICA DE COLOMBIA, GOBIERNO NACIONAL. Ley 594 de 2000. Ley General de Archivos. Bogotá, 2000. ROA Suárez, Hernando. Archivística y ética pública. El Mundo, ed. 16 de agosto de 2000, pág. 2. Medellín TRUJILLO Monsalve, Gustavo A. Marco Legal de los archivos y documentación en Colombia. Medellín, 26 de mayo de 2000. SAPAG, Namir y SAPAG, Reinaldo. Fundamentos de Preparación y presentación de Proyectos.


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ANEXO 1

ENCUESTA PARA DIRECTIVOS DE EMPRESAS

Agradecemos la colaboración que usted pueda brindarnos con el diligenciamiento de la presente encuesta. Los resultados obtenidos se utilizarán exclusivamente para determinar la factibilidad de creación de una empresa que se dedique a la prestación de servicios de capacitación, asesoría y asistencia técnica y organización de archivos. No requiere de la identificación personal de quien lo responde. Usted puede estar seguro de que la información suministrada es totalmente confidencial. 1. Identificación de la empresa: Privada ___ Pública ___ Sector al cual pertenece: Industrial ___ Comercio ___ Servicios ___ Otro ___ Especifique cuál ________________ Municipio donde esta ubicada _____________________ 2. Organización archivística:

Items SI NO Tiene la empresa un archivo centralizado Tiene definidos los procesos archivísticos Qué medios de conservación utiliza: Papel __ disquete ____ video ___ microfilm ___ CDroom ___

El personal que labora en el archivo tiene formación específica en el área Conoce usted la normatividad archivística Si es empresa oficial, conoce y aplica la Ley 594/2000, y la Ley del Archivo General de la Nación

Sabe a que se refiere la norma ISO cuando habla de procesos documentados Tiene la empresa identificadas las series documentales Cuenta la empresa con una Tabla de Retención Documental

Tiene la empresa un inventario documental Existe en su empresa un Comité de Archivo Cree usted que el archivo facilita la gestión administrativa El archivo de su empresa suministra información confiable Recupera fácilmente la información que ha sido archivada Cree que es importante tener un archivo organizado Entregaría usted la organización del archivo de su empresa a terceros Explique su respuesta: _________________________________________________ _________________________________________________

Qué tipo de servicios contrataría Asesoría ___ Asistencia técnica ____ Capacitación ___ Organización y sistematización ___ Automatización ___

Le interesaría recibir información sobre una empresa que le ofreciera los servicios anteriores


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INFORME EJECUTIVO

PROYECTO CREACIÓN EMPRESA DESTINADA A LA

ORGANIZACIÓN, CAPACITACIÓN, ASISTENCIA TÉCNICA Y

ASESORÍA EN GESTIÓN DOCUMENTAL.

RESPONSABLES:

ASTRID ARELLY TORRES MARIN

JAKELINE BROCHERO CUARTAS

LUZ MARINA LONDOÑO CÁRDENAS

Síntesis del Informe final de tesis

presentada como prerrequisito para optar el título de Administrador

de Empresas.

MEDELLÍN

INSTITUCIÓN UNIVERSITARIA CEIPA

ESCUELA DE ADMINISTRACIÓN

AÑO 2002

3. IDENTIFICACIÓN


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3.1 TÍTULO PROYECTO CREACIÓN EMPRESA DESTINADA A LA ORGANIZACIÓN, CAPACITACIÓN, ASISTENCIA TÉCNICA Y ASESORÍA EN GESTIÓN DOCUMENTAL.

3.2 DURACIÓN El proyecto tiene una duración de cuatro meses

3.3 RESPONSABLES

Astrid Arelly Torres Marin

Jaqueline Brochero Cuartas Luz Marina Londoño Cárdenas

3.4 SÍNTESIS DEL PROYECTO El proyecto: Creación de una empresa destinada a la organización, capacitación, asistencia técnica y asesoría en la gestión documental, pretende investigar la factibilidad que el mercado ofrece para atender las necesidades de las empresas en cuanto a la organización de los documentos que produce y recibe. El proyecto toma como referencia la normatividad archivística que rige en el país, el estado real de los archivos que se espera conocer por medio de un estudio del mercado: empresas que se dedican a estas labores –competencia-y su portafolio de servicios, y obviamente, las empresas a las cuales se les puede vender el servicio, bien sea privadas o públicas. Finalmente, lograr que las presentadoras del proyecto hagan unas recomendaciones antes de tomar la decisión de hacer, o no, realidad la empresa.


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4. EL PROBLEMA

Los archivos presentan deficiencias en su organización, conservación y prestación

de servicios; hecho que es resultado de una gestión documental que se haya en

manos de personas no calificadas, que desconocen el proceso de la gestión

documental, la normatividad archivística, y lo que es peor, la falta de compromiso

de los directivos que no les dan la importancia que merecen.

El directivo como responsable de sus actos administrativos, debe cumplir con la

Ley y por ello tiene que organizar y adecuar sus archivos en forma inmediata,

siendo necesario que en la mayoría de las veces recurra a la contratación externa

para lograrlo.

Día a día va creciendo el grupo de aquellos que se preguntan por la identidad de

su empresa o territorio porque la construcción de la historia sólo es posible a

través de las diversas fuentes de información y la más rica es la documental que

se encuentra diseminada en los archivos, y que constituyen la materia prima para

la construcción del desarrollo histórico o toma de decisiones en cualquier

organización. Para la conservación, manejo y difusión de esta información es

necesario tener en cuenta una serie de normas que permiten valorarla y

clasificarla; normas que si bien algunas de ellas fueron dadas hace algunos años,

sólo desde la aparición de las normas ISO y las leyes que regulan la

documentación en las entidades del estado han cobrado relevancia en el quehacer

empresarial.

Pero cuando se piensa en los objetivos, funciones y servicios que presta el archivo

y se analizan los recursos de que se dispone para satisfacer al usuario, no se

cuenta con el talento humano que la organización requiere. Por lo general,


75

cuando los funcionarios son ineficientes o tienen mal carácter son confinados

como castigo a trabajar en los archivos y como resultado, la actividad archivística

que propende porque un documento esté a disposición del que lo necesita se

convierte en un caos que es costoso, ofrece servicios desconectados y con pobres

resultados.

Es necesario crear una cultura de la información e interacción entre los archivos y

los funcionarios de la administración para que éstos sean capaces de gerenciar la

información, mirar posibilidades de cofinanciación y diagnosticar la problemática

de la gestión documental de una manera puntual.

El proyecto Creación de una empresa destinada a la organización, capacitación,

asistencia técnica y asesoría en la gestión documental, investigó la factibilidad que

el mercado ofrece para atender las necesidades de las empresas en cuanto a la

organización de los documentos que produce y recibe. El proyecto tomó como

referencia la normatividad archivística que rige en el país.


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5. OBJETIVOS

5.1 OBJETIVO GENERAL

Se llevó a cabo un estudio de factibilidad para la creación de una empresa que preste servicios relacionados con la gestión documental: organización, capacitación, asistencia técnica y asesoría, tanto a empresas oficiales como privadas del Departamento de Antioquia. 3.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS

• Se estudió el mercado de empresas oficiales y privadas que requieren los servicios ofrecidos: organización de archivos, capacitación, asistencia técnica y asesoría.

• Se analizó la factibilidad técnica de crear una empresa dedicada a la prestación de los servicios de organización de archivos, capacitación, asistencia técnica y asesoría.

• Se estableció la factibilidad económico – financiera para crear una empresa que preste los servicios de organización de archivos, capacitación, asistencia técnica y asesoría, en el departamento de Antioquia.


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6. SÍNTESIS DE LA METODOLOGÍA

Para determinar la viabilidad del proyecto: Creación de una empresa destinada a la organización, capacitación, asistencia técnica y asesoría en gestión documental, fue necesario conocer las expectativas -en el ámbito empresarial y estatal- que se tienen respecto del manejo de la información y el cumplimiento de las normas que demandan la Constitución Nacional y el Sistema General de Archivos. Metodológicamente se recurrió a diferentes instrumentos de medición ya que la extensión del departamento y la diversidad de empresas así lo exigen; por tanto se hizo una zonificación del Departamento de Antioquia con el fin de hacer llegar algunas encuestas vía correo electrónico o fax, también se tuvieron en cuenta las solicitudes de capacitación sobre el tema que se hacieron a las escuelas o instituciones destinadas a la formación del personal que requieren los archivos, se recolectó información teniendo en cuenta como fuente primaria, las solicitudes que se hicieron al SENA para que prestará los servicios ya mencionados a empresas del departamento; igualmente, para medir el mercado se llevó a cabo un trabajo de campo: visitas a diferentes archivos y observación directa. Con la metodología utilizada se logró entonces hacer un estudio sobre los

consumidores, clasificarlos según su naturaleza: pública o privada y conocer las

necesidades de cada uno de ellos, el conocimiento que tienen sobre la

normatividad archivística y el cumplimiento de las mismas, si el personal que se

dedica a las labores de gestión documental tienen formación específica y cuál es

el motivo por el cual no contratan con terceros los servicio de organización de sus

archivos.

Una vez identificados los consumidores de los servicios, se procedió a analizar los proveedores y la competencia; análisis que permitió conocer las facilidades de los recursos necesarios para la presentación de los servicios y determinar un precio que permite ser competitivos.

Para el estudio de los proveedores se recurrió a la entrevista telefónica y el trabajo

de campo, lo cual arrojó resultados positivos para los intereses del proyecto, ya

que se encontró facilidad en el mercado para acceder a los insumos o productos

necesarios para la prestación de los servicios.


78

Como la investigación de mercados para prestación de servicios al consumidor comienza con un estudio de prácticas existentes, se llevaron a cabo también algunas preguntas de prueba, con el fin de establecer el elemento diferenciador del servicio de la nueva empresa, Entre estas preguntas están:

• ¿Cuáles son los objetivos de la competencia y de la compañía?. • ¿Qué servicios proporciona la competencia y cuáles la compañía?.

• ¿Qué servicios adicionales quieren los clientes?

• ¿Qué tan rentables son los servicios?

• ¿Cuál es la etapa del ciclo de vida del servicio?

También se consideraron aspectos primordiales de servicio al cliente, que el Plan de Mercadeo tiene que cubrir,: educación del cliente, educación del personal, administración de quejas de los clientes y los niveles de costos. El estudio investigativo de servicios al cliente recogió información para la toma de decisiones y se registró de manera apropiada.


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5. HALLAZGOS

• Las empresas, potenciales clientes de los servicios que se ofrecen, están

ubicadas en el Área Metropolitana del Valle de Aburrá-.

• Las empresas estatales, en un alto porcentaje, no cumplen con la Ley

594/2000-

• Los directivos no contratan la organización de sus archivos porque no

saben que se ofrece este servicio, o bien porque no confían en la calidad

del trabajo final y en la confidencialidad que debe caracterizar a las

personas que desempeñan estas labores.

• Pocas empresas dedicadas al negocio. Hasta hace poco tiempo se

reconoció la importancia de los archivos, y esto se debió en gran parte a la

implementación de las leyes: Es una necesidad reciente y por tanto son

pocas las empresas que hasta la fecha se han dedicado a la prestación de

estos servicios.

• Es posible recurrir a la contratación de servicios por auotsourcing para

organizar los archivos de las empresas.

• En un alto porcentaje la información se encuentra en soporte papel, lo cual

es una oportunidad que debe aprovechar la empresa para ofrecer los

servicios de digitalización de documentos o la implementación del uso de

las tecnologías como el Intranet para disminuir el consumo de papel en sus

oficinas.

6. CONCLUSIONES


80

• Al terminar el proyecto se determinó la factibilidad para la creación de una empresa que preste servicios relacionados con la gestión documental: organización, capacitación, asistencia técnica y asesoría, tanto a empresas oficiales como privadas del Departamento de Antioquia, especialmente en el Área Metropolitana del Valle de Aburrá.

• Al tabular la información recolectada a través de las encuestas, entrevistas

y observación directa se concluye que los servicios más demandados en ambos sectores son los de capacitación, con un segundo lugar para la organización y sistematización en el sector estatal. En el sector privado el servicio que mas se solicitó después del de capacitación es el de asesoría y organización y sistematización en tercer lugar.

Lo anterior nos indicó que el portafolio de servicios debe priorizarse en estos tres renglones: Capacitación (que se ofrecerá globalmente o por módulo o seminarios), organización y sistematización de archivos y asesoría.

• La incorporación de nuevas tecnologías en la administración de

documentos es parte esencial de este proyecto, y por ello es necesario recurrir a la digitalización, intranet, multimedia e Internet, como parte de las nuevas labores de conservación, restauración y difusión de los archivos. Sin embargo, si bien los funcionarios de la empresa dedicada a la prestación de los servicios deben conocerlas y manejarlas, no es indispensable que ella disponga de estos equipos ya que serán las instituciones interesadas en organizar sus archivos las que tendrán que disponer de estas herramientas, o en caso contrario, se ofrecerá entonces un servicio personalizado acorde a las condiciones económicas de la empresa.

• El estudio de factibilidad técnica demostró que es posible crear una Empresa

Unipersonal, la cual arrendará un local pequeño; no necesitará grandes

instalaciones por no tener personal de planta, maquinaria pesada, ni

manejar procesos productivos.

La prestación de servicios se hará en las instalaciones de las empresas que

lo requieran (Asistencia técnica, Asesoría y Organización de Archivos) y en

Auditorios (Capacitación).


81

Inicialmente la empresa requerirá en forma permanente una secretaria,

quien se encargara de recibir y tramitar las solicitudes de los usuarios

(Empresas).

Para la prestación de servicios se contratarán conferencistas,

administradores de eventos, administradores de documentos para

asistencia y organización, auxiliares de archivos y/o ingenieros de sistemas,

dependiendo de los servicios requeridos y contratados por las empresas y

se les pagará por honorarios.

Se establece entonces, una tabla salarial y de honorarios de acuerdo con

los servicios que se ofrezcan en el portafolio de Servicios, así:

• Es estudio económico-financiero permitió establecer unos precios de

penetración de mercados –más bajos que los ofrecidos por la competencia-

y aún con los precios fijados y teniendo en cuenta que es una empresa

nueva en el mercado, se determina que para los próximos cinco años la

demanda esperada es:

Seminarios de Capacitación: 21, 22, 23, 24 y 25

Organización de archivos: 7, 7, 8, 9 y 9

Asistencia Técnica y Asesoría 16, 18, 19, 20 y 22

El costo por seminario de capacitación de dos

días es de $9.456.000

El costo por asistencia técnica y asesoría

mensualmente es de: $ 800.000

El costo mensual por organizar un archivo

es de $1.700.000


82

Lo cual quiere decir que es necesario contar en cada evento de

capacitación con una asistencia mínima de 50 personas para lograr el punto

de equilibrio y máxima de 100; de esta manera se optimizan los recursos y

se logra un excedente que permite la viabilidad financiera del proyecto.

Según la demanda proyectada, se encontró entonces que con una inversión de $9.000.000 se tiene un NVP de 91.682.096

Al analizar el flujo de caja proyectado, y hallar el porcentaje de retorno de

la inversión se encontró que este es de 11.18%

• En conclusión, el proyecto de creación de una empresa destinada a

la organización, capacitación, asistencia técnica y asesoría en la

gestión documental, es factible técnica y financieramente.


83

7. RECOMENDACIONES

. Se recomienda una campaña promocional agresiva con el fin de posicionar la empresa en el mercado y lograr la aceptación por parte de los directivos de las empresas no sólo para que envíen su personal a capacitarse, sino para que confíen la organización de sus archivos a SERVIDOC E.U. . Debe contarse con una base de datos del personal que en un momento dado pueda contratarse para prestar los servicios de auotsourcing: auxiliares de archivo, administradores documentales, historiadores, ingenieros de sistemas y personal especializado en el manejo de sistemas de información. . A medida que vayan mejorando las condiciones de seguridad vial en el departamento de Antioquia, se recomienda visitar los municipios más cercanos, tomar uno o dos de cada zona en las cuales fue dividido el departamento de Antioquia, con el fin de promocionar los servicios antes las Administraciones Municipales e invitarlos a que conformen el Archivo General del Municipio como ente encargado de dirigir y coordinar el quehacer archivístico en el nivel municipal y conformado por los fondos documentales de las entidades públicas y los recibidos de empresas privadas que deban conservarse por ser de interés para la ciencia, la cultura o porque son patrimonio documental.


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BIBLIOGRAFÍA

MIRANDA; Juan José. Gestión de Proyectos. Ed. Guadalupe Ltda.. ed. 3ª. Bogotà, 1999. NEXOS. Boletín del Sistema Nacional de Archivos de Colombia. No. 44. AGN, Bogotá, 2001. PIMIENTA R., Luz Eugenia. Técnicas de Administración Documental I. Tecnológico de Antioquia. Medellín, 1990 RÉPUBLICA DE COLOMBIA, GOBIERNO NACIONAL. Ley 594 de 2000. Ley General de Archivos. Bogotá, 2000. ROA Suárez, Hernando. Archivística y ética pública. El Mundo, ed. 16 de agosto de 2000, pág. 2. Medellín TRUJILLO Monsalve, Gustavo A. Marco Legal de los archivos y documentación en Colombia. Medellín, 26 de mayo de 2000. SAPAG, Namir y SAPAG, Reinaldo. Fundamentos de Preparación y presentación de Proyectos.

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