Elektronisches Postamt der Commonsense

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Der Austausch von elektronischen Belegen hängt von den Möglichkeiten der EDV-Infrastruktur, des im Einsatz befindlichen Warenwirtschaftssystems und ganz besonders mit dem Aufwand, der durch die gesetzlichen Anforderungen für die Archivierung im Zusammenhang mit der elektronischen Signatur gefordert sind, zusammen.

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Träumen Sie auch schon lange von einem papierlosen Büro?

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Common Sense2

Problemstellung

Der Austausch von elektronischen Belegen hängt von den Möglichkeiten der EDV-Infrastruktur, des im Einsatz be-findlichen Warenwirtschaftssystems und ganz besonders mit dem Aufwand, der durch die gesetzlichen Anforderun-gen für die Archivierung im Zusammenhang mit der elek-tronischen Signatur gefordert sind, zusammen. Die Pro-zessoptimierung war bisher eher großen Organisationen vorbehalten, die diese Voraussetzung geschaffen haben.

Der Einkauf von so genannten „indirekten Materialien“ – also den vielen kleinen Positionen, die nicht unbedingt mit der Produktion zusammenhängen, wird aber in der Regel von kleinen Unternehmen (KMU) abgedeckt. Diese Unter-nehmen können meist die geforderten Anforderungen an eine elektronische Belegkette nicht erfüllen.

Indirekte Materialien sind in vielen Fällen nicht durch ein-deutige Artikel definiert – Textbestellungen sind ein erheb-licher Anteil dieses Segments.

In der Regel werden 70% der Belege von 10-20% der Lie-feranten erstellt und verursachen damit einen erheblichen Prozessaufwand für die Bestellabwicklung und die Verbu-chung der Rechnungen.

Große Unternehmen versuchen die hohen Prozesskos-ten für den Belegeingang mit aufwändigen Verfahren wie Scannen, OCR-Erkennung und lernenden Systemen zu senken.

Lösungsansatz

▪ CoSeEDI ermöglicht es, Bestellungen und die Auf-tragsbestätigungen als elektronische Nachrichten abzuwickeln – auch wenn der Partner keine EDV-Möglichkeiten für EDI besitzt. Das Begleitdokument der Bestellung im PDF-Format erleichtert die Ori-entierung und wird durch die Standardisierung mit CoSeTag einfach machbar.

▪ CoSeInv signiert für den Belegabsender, verifiziert für den Belegempfänger und archiviert für beide Wertschöpfungspartner revisionssicher für die vom Gesetzgeber vorgeschriebene Zeit – unabhängig von der Größe oder der EDV-Entwicklungsstufe der

Das elektronische Postamt der Common Sense

Partner und löst damit das Problem für beide Wert-schöpfungspartner nachhaltig und pragmatisch.

▪ Das Kuvertieren als Zusatzmodul von CoSeInv ermöglicht es Partnern ohne EDV-Infrastruktur, Belege als PDF auf die Plattform CoSeDat zu laden und die Basisdaten für den CoSeTag zu erfassen

▪ CoSeArch bietet (optional als Zusatzmodul von CoSeInv) die Möglichkeit, die Belege (Lieferschei-ne, Fakturen, Auftragsbestellungen) in der eigenen/lokalen EDV automatisch indexiert abzulegen wenn kein Dokumenten-Management-System (DMS) im Einsatz ist.

▪ Für den Datenupload und –Download stehen ent-weder im Portal integrierte Werkzeuge zur Verfü-gung – für größere Datenmengen wird ein fertig konfiguriertes Paket auf der Basis von open source-AS2 angeboten.

▪ Der Belegempfänger (Kunde) bekommt sowohl die PDF-Dokumente – aber auch den kompletten Buchungssatz im CoSeTag und kann somit den Beleg in sein elektronisches Archiv übernehmen – andererseits die Informationen in die Buchungser-fassung integrieren.

Elektronisches Postamt

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Common Sense

Der Lieferant liefert somit die Buchungsinformation mit dem Beleg – elektronisch lesbar – mit. Der Kreis schließt sich:

CoSeEDI ▪ Die Bestellung wird dem Portal CoSeEDI übergeben ▪ Der Lieferant bestätigt oder korrigiert die Daten und

schickt die Daten wieder an den Besteller, der diese als elektronische Auftragsbestätigung automatisiert in sein ERP-System übernehmen kann.

CoSeInvDer Rechnungssteller erstellt ein PDF-Dokument ▪ Der CoSeTag mit der gesamten Information wird auf

dem PDF aufgedruckt und steht so allen Partnern elek-tronisch lesbar zur Verfügung

▪ Für Partner, die kein EDV-System zur Verfügung ha-ben, das diese Voraussetzung erfüllt, kann das PDF-Dokument ohne CoSeTag mit vorhandenen Werkzeu-gen auf das Portal geladen werden und mit

▪ „Kuvertieren“ die Daten für den CoSeTag nacherfassen

Durch die direkte und standardisierte Information aus dem CoSeTag sind eine eindeutige Identifikation und damit eine hohe Datensicherheit gegeben. Das Berechtigungskon-zept kann interpretationsfrei aus den CoSePar-Nummern des Senders und des Empfängers abgeleitet werden.

Der Rechungsempfänger kann den Beleg direkt in sein Ab-lagesystem und die Buchungsinformation in das Warenwirt-schaftssystem übernehmen.

Damit stehen diese Funktionen für alle Wertschöpfungspart-ner zur Verfügung, die

▪ den Bestellprozess mit allen Lieferanten optimieren wollen – ohne Rücksicht darauf, ob das EDV-System des Wertschöpfungspartners EDI-fähig ist (oder nicht)

▪ den Rechnungsstellungs- und –Empfangprozess optimieren wollen – ohne Rücksicht auf den EDV-Entwicklungsstand des Lieferanten

Es können natürlich sowohl ausgehende Belege (Kunden) als auch eingehende Belege (Einkauf) damit optimiert wer-den.

Durch die Bindung an eine eindeutige Partnernummer Co-SePar ergibt sich, dass die Abläufe primär für feste Ge-schäftsverbindungen (B2B) geeignet sind. Neu ist, dass auch Partner partizipieren, die kein oder kein adäquates EDV-System besitzen, das diese Prozesse unterstützt. Die technisch recht einfache Implementierung erlaubt es aber gleichzeitig, die eigenen Systeme stufenweise zu erweitern, um so einen erhöhten Vorteil zu lukrieren – ohne dass das massive Veränderungen im Gesamtprozess nach sich zieht.

CoSeEDI, CoSeInv decken den kompletten Belegablauf elektronisch ab. Durch die Standardisierung der Partnerin-formation und der Kennung des PDF-Dokumentes mit dem CoSeTag ist der elektronische Datenaustausch einfach und sicher abzudecken.

Die Funktionen von CoSePostTM sind Teil des elektronischen Martplatzes CoSeDatTM und stehen allen Branchen und Fir-men offen, die den „paper-to-ERP-Prozess“ optimieren wol-len - d.h. aus „paper-to-ERP“ wird „PDF-to-ERP“.

Zusammenfassung

Nur wenn Sie keinen Strom haben, können Sie nicht mitmachen!

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Common Sense4

CoSePost - Common Sense Postoffice

Wollen Sie Ihrem Kunden elektronische Prozesse als zu-sätzliches Service anbieten? Die Bestellung Ihres Kunden und die Auftragsbestätigung auf einem Internet-Portal ab-wickeln - ohne aufwändige EDV-Programme? Ihrem Kun-den anbieten, die Rechnungen elektronisch signiert zu liefern? Und Ihrer Rechnung den Buchungssatz „im Ruck-sack“ mitzugeben, um den Prozess bei Ihrem Kunden zu vereinfachen und Prozesskosten bei Ihnen und Ihrem Kunden zu sparen? Mit der Funktion des „Kuvertierens“ einfach wie das Markenpicken!

Träumen Sie auch schon lange vom papierlosen Büro? Dass Sie nicht nur die großen Partner mit EDI-Prozessen einbinden – sondern auch die 10% der Lieferanten, die 60-70% des Belegvolumens ausmachen, papierlos abwi-ckeln können? Pro Beleg bis zu 12 € Prozesskosten spa-ren? Die Analyse Ihres Belegvolumens bei undifferenzier-ten Bestellungen, Rechnungen ohne Bestellungen wird die Werte und den raschen ROI des Projektes bestätigen.

Die nächste Generation des elektronischen Belegaustausches „PDF-to-ERP“ bekommen Sie von uns.

In einem Schritt – ohne Scannen, eventuell als Ergänzung zur OCR-Erkennung - vom Lieferanten direkt in den Bu-chungsworkflow, in ein Archivsystem und in die Erfassung bzw. die Kontrolle der Buchung. Sie bekommen die Bu-chung von Ihrem Lieferanten als zusätzliches Service mit dem PDF-Beleg geliefert – und alles rasch und einfach zu implementieren.

Damit werden die Voraussetzung für eine zentrale Schnitt-stelle für alle juristischen Einheiten – also für ein „shared service“ Eingangsrechnungen geschaffen. Ein gleiches Format für die „großen“ und „kleinen“ Lieferanten bei elek-tronischen Eingangsrechnungen sind die Basis.

Stammdaten-Management der Common Sense

Elektronische Markplätze unterscheiden sich von Firmen-portalen primär dadurch, dass Daten zwischen vielen Sen-dern und vielen Empfängern ausgetauscht werden – eben wie bei einem Postamt. Konsistente Absender- und Emp-fängeradressen sind eine Grundvoraussetzung, um mit einem eindeutigen Berechtigungskonzept die Sicherheit der Daten vor fremden Zugriff zu schützen – aber auch einen interpretationsfreien Daten- und Belegaustausch zu gewährleisten.

Business Intelligence (BI), Customer Relationship Ma-nagement (CRM) und das Supplier Relationship Manage-ment (SRM) sind erst perfekt, wenn die zugrunde liegen-den Stammdaten über alle Systeme hinweg konsistent sind. Diese Anforderungen sind branchenunabhängig und damit allgemein gültig. Die Komplexität steigt aber mit der Größe der Unternehmen. Wir qualifizieren Ihre Adressen über alle Systeme hinweg und schaffen so einerseits die Voraussetzung für eine Teilnahme am elektronischen

Marktplatz – andererseits die Möglichkeit, den system-übergreifenden Blick auf Ihre Kunden und Lieferanten zu erhalten. Mit der eindeutigen CoSePar-Nummer wird eine übergreifende Auswertung von Umsätzen, Zahlungs-konditionen bei gleichen Lieferanten und Kunden u.v.m. möglich.

Gleichzeitig ist mit der CoSePar-Nummer die Basis für das Berechtigungskonzept, der Kennzeichnung der Schnittstellendaten und vor allem der Kennung auf den PDF-Dokumenten gegeben. Siehe CoSePar.

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Common Sense

CoSePar - Common Sense Partnercode

Management SummaryEine eindeutige Partnernummer für alle am Datenaus-tausch Beteiligten, ermöglicht eine eindeutige Zuordnung aller Transaktionen und ist Basis für alle Aktivitäten auf CoSeDat.

DetailinformationCoSePar™ definiert den eindeutigen Partnercode für den Datenaustausch über das Portal CoSeDat™, CoSeInv™ und CoSeEDI™

CoSePar™ basiert auf einem adaptierten open source-CRM-System „sugar“. Die Registrierung ist kostenlos. Die zentrale Wartung der Adressdaten bleibt in der Verantwor-tung der dahinter stehenden Organisation - die Datenho-heit bleibt somit beim Partner. CoSePar™ wird mit ande-ren Datenbanken verlinkt und bewirkt so eine generelle Qualitätssteigerung bei Adressdaten.

CoSePar™ ist unabdingbare Voraussetzung für die Por-talteilnahme. Das Berechtigungskonzept (MDM master data management) wird von CoSePar™ abgeleitet.

CoSePar™ übernimmt die Daten der Partner im Excel-format, prüft mit einem Adressprogramm auf postalisch richtige Schreibweise und protokolliert etwaige Dubletten in den Partnerdaten. Damit wird das komplette Stammda-tenmanagement – auch über mehrere Quellsysteme hin-weg – bereinigt.

Mithilfe von CoSeParTM wir ein eindeutiger Partnercode für den Datenaustausch definiert.

Einstieg in CoSePar - basierend auf sugarCRM

Grüne Konten sind registrierte Partner

www.cosepar.com

CoSePar ▪ Registrierung kostenlos ▪ Basiert auf sugarCRM ▪ Qualitätssteigerung der Adressdaten ▪ Zentrale Adressdatenbank

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CoSeInv - Common Sense Invoice

Management SummaryEin standardisierter Aufdruck auf dem PDF ermöglicht es, Belege im Originalformat des Absenders auszutauschen. Aufwändige EDV-Abstimmungen entfallen.

DetailinformationCoSeInv™ ermöglicht den Austausch von PDF-Belegen. Unsigniert für Bestellungen, Lieferscheine, usw. signiert für Gutschriften und Fakturen.

Neue signierte Belege werden dem Empfänger mit einer eMail avisiert (Notification) - die Problematik des Beleg-versands per eMail (Urlaub, Abwesenheit usw) wird damit gelöst. Signierte Belege müssen explizit bestätigt werden. Ein dreistufiger Eskalationsprozess stellt sicher, dass kei-ne Belege unbearbeitet liegen bleiben.

In der ersten Eskalation wird der definierte Mitarbeiter des Absenders davon informiert, dass die Belege vom Empfänger nicht mehr abgeholt werden. In der zweiten Exkalationsstufe wird der Absender des Dokuments be-nachrichtigt, in einer nächsten Stufe wird zusätzlich die Common Sense informiert.

Elektronisch signierte Belege werden - für beide Partner - revisionssicher für die gesetzlich vorgeschriebenen 10 Jahre plus 1 Wirtschaftsjahr archiviert. Unsignierte PDF-Dokumente werden kürzer gespeichert. Mit CoSeArch™ wird ein optionales Werkzeug angeboten, die Dokumente lokal zu speichern.

Der PDF-Austausch wird durch CoSeTag™ wesentlich vereinfacht. CoSeTag™ ist ein standardisierter Aufdruck im PDF, über den der komplette Prozess abgewickelt wird. CoSeTag™ ist Voraussetzung für die Teilnahme an CoSeInv™.

Die Optimierung des Rechnungseinganges (PDF-to-ERP) als Folgeprozess hängt eng mit der Abwicklung der signierten PDFs und der eindeutigen Codierung durch den MetaTag zusammen. Die Common Sense bringt viel Prozesserfahrung mit ein.

Alle PDF-Dokumente mit einem Zugang, gleichem Benutzer und nach der gleichen Logik, revisionssicher und technisch einfach austauschen? Mit CoSeInvTM ist das Realität.

Auflistung aller Eingang- und Ausgangsrechnungen

www.coseinv.com

CoSeInv ▪ Austausch von PDF Belegen ▪ Zweistufiger Eskalationsprozess ▪ Signatur als Dienstleistung für den Absender ▪ Verifikation als Dienstleistung für den Emp-fänger

▪ Archivierung der Dokumente beide Partner

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Common Sense

CoSeTag - Common Sense META-Tag

Um eine standardisierten Datenaustausch von PDF-Dokumenten zu vereinfachen, wird der so genannte MetaTag der Common Sense auf allen Belegen angedruckt. Im MetaTag werden die Informationen des Beleges im Klartext – aber in normierter Form – andruckt. Damit können die Probleme mit der Berechtigungsprüfung, dem Dateinamen usw. einfach gelöst werden. Der MetaTag codiert

▪ CoSePar-Nummer Absender und Empfänger ▪ Beleg-Nummer und –Datum (es können Rechnungen, Gutschriften aber auch z.B. Bestellungen und andere

Belegarten verschickt werden) ▪ Optional: Netto, MWST-%, MWST-Betrag, Brutto, Bestellnummer und Lieferschein

Aufbau des MetaTAG:

Pflichtfelder Optional (Anhang) Kennung META TAG CoSeTag (case sensitive) CoSePar-Referenz 2(Nr)Version 3

Version der Kennung V2 (z.B.) CoSePar-Referenz 3(Nr)Version 3

CoSePar-Absender (Nr) Referenz 1 Währung (EUR, GBP, ...) Version 2 Format Absender (DE, UK) für Datumsformat, Interpunktion DE = Datum TT.MM.JJJJ, Trennzeichen Betrag KommaUK = Datum YYYY/MM/DD, Trennzeichen Betrag Punkt

Netto-Betrag (0,00) bzw. 0.00

CoSePar-Empfänger (Nr) %MWST (0,00) bzw. 0.00 Belegart – derzeit ist INV (Invoice/Rechnung) und CRN (Creditnote/Gutschrift)ORD (Bestellung)OSP (Auftragsbestätigung)WTP (weight ticket protocol) Wiegeschein/Lieferschein BDP (bone dry protocol = ATRO-Protokoll)SLP (single log protocol = Einzelstamm-/Vermessungspro-tokoll)

MWST Land Signatur Version 4 (AT,DE,GB..)Abb.Streckengeschäft

Belegnummer (Nr) MWST-Betrag (0,00) bzw. 0.00

Belegdatum (TT.MM.JJJJ) bzw. YYYY/MM/DD Brutto-Betrag (0,00) bzw. 0.00Bestellnummer (Nr)alpha-numerischLieferscheinnummer (Nr)alpha-numerisch

Getrennt mit Semikolon (;) und in eckige Klammer gesetzt ([ ]). Verwendet wird die TrueTyp-Schrift „Times New Roman“ - um den Aufdruck „unsichtbar“ zu machen entweder „weiße Schrift auf weißem Grund“ oder Schriftgröße 1.

Beispiel:

Version 1 CoSeTagV1[1910;DE;1000;INV;123;31.12.2007;1,00;20,00;0,20;1,20;4711-1;LS1234]Version 2 CoSeTagV2[1910;DE;1000;INV;123;31.12.2007;EUR;1,00;20,00;0,20;1,20;4711-1;LS1234] Version 3 CoSeTagV3[1910;DE;1000;INV;123;31.12.2007;1234;5678;EUR;1,00;20,00;0,20;1,20;4711-1;LS1234] Version 4 CoSeTagV4[1910;DE;1000;INV;123;31.12.2007;1234;5678;EUR;1,00;20,00;AT;0,20;1,20;4711-1;LS1234]

Leere Felder werden ebenfalls durch Semikolon getrennt – d.h. die Anzahl der durch Semikolon definierten Felder ist immer gleich.

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Common Sense8

CoSeInv -Zusatzmodul „Kuvertieren“

Pflichtfelder OptionalAbsender (CoSePar)

Wenn mehrere Firmen möglich sind, kann ausgewählt werden

Währung Lt. Portaleinstellung

Empfänger(CoSePar)

Auflistung aller Empfänger, mit denen eine Vereinbarung besteht

Betrag Netto

Rechnungs-Nummer

Beleg-Nummer VAT % MWST/VAT %

Typ Rechnung, Gutschrift usw. VAT-Betrag MWST/VATSprache DE, UK

Format (Datum, Betrag)VAT-Land wird nichts erfasst, wird mit dem

Adressland aufgefülltDokumentenDatum

Tagesdatum mit Kalender-funktion

Gesamtbetrag Netto + MWST (wird geprüft)

Bestellnummer ggf. aus CoSeEDILieferung Nummer

Elektronische Belege so einfach wie das Kuvertieren eines Briefes – auch von Partnern ohne aufwändige IT-Infrastruktur? Mit CoSeInv + Zusatz-funktion „Kuvertieren“ ist das Realität.

Als Ergänzung zu CoSeInv

Kuvertieren ▪ Hochladen von PDF-Dokumenten ohne CoSeTag

▪ Erfassen der Beleginformationen in kontrol-lierter Umgebung

▪ Möglichkeit der Validierung der erfassten Informationen

▪ Schreiben des CoSeTag

Management SummaryDer elektronische Belegaustausch auf PDF-Basis war bisher nur Wertschöpfungspartnern vorbehalten, deren Warenwirtschaftssysteme PDF-Druck inklusive CoSe-Tag und EDV-Techniken zum Upload dieser Dateien be-herrscht haben. Mit der Funktion „Konvertieren“ steht die-se Funktion allen Partnern offen.

Detailinformation Mit diesem Zusatz kann der Portalteilnehmer sein Doku-ment

▪ Als PDF drucken ▪ Mit den vorhandenen und integrierten Werkzeugen

auf das Portal CoSeDat laden ▪ Systemunterstützt die Informationen erfassen, um

den CoSeTag vollinhaltlich auszufüllen. Die Einga-ben werden validiert – damit ist sichergestellt, dass der Beleg beim Empfänger richtig kontiert empfan-gen werden kann.

Aufgrund der Partner-Vereinbarungen können Regeln definiert werden – z.B. dass pro Rechnung nur eine Be-stellnummer kontiert werden darf. Eine Verbindung zum Bestellwesen CoSeEDI ist möglich.

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Common Sense

CoSeEDI - Common Sense Web-EDI

Management SummaryAuf der Basis der Schnittstellen aus den Warenwirtschafts-systemen, wird ergänzend zum Angebot CoSeDat™ und CoSeInv™ eine WEB-Oberfläche angeboten, über die der Lieferant die Bestellung bearbeiten und als EDI-Auftrags-bestätigung an den Kunden retournieren kann.

Detailinformation Mit CoSeEDI™ steht eine WEB-EDI-Plattform zur Verfü-gung, die die vorhandenen Schnittstellen von und zu Co-SeDat™, zu den Warenwirtschaftsystemen (ERP) und die Registrierung auf CoSePar™ nutzt. CoSeEDITM ist eine sinnvolle Ergänzung für die CoSeDat™-Partner, steht aber grundsätzlich allen Unternehmen zur Verfügung.

Über CoSeEDI™ werden elektronische Bestellungen auf die Plattform CoSeDat™ übergeben, vom Lieferanten über eine Browseroberfläche bestätigt oder gegebenenfalls ab-geändert gespeichert. Die so entstandene Auftragsbestäti-gung wird elektronisch an den Kunden zurück übermittelt.

Die Originalbestellung im PDF-Format mit CoSeTag™ be-gleitet den elektronischen Datenaustausch und hilft dem Lieferanten (Datenempfänger) die Bestellung zu bearbei-ten.

CoSePar™ ist unabdingbare Voraussetzung für den Da-tenaustausch auf CoSeEDI™

Zielgruppen ▪ Bearbeiter

Lieferanten ohne EDI-fähiges Warenwirtschaftssys-tem (ERP) auf der Plattform CoSeEDI

▪ Absender und Empfänger der elektronischen Daten: Kunden mit Warenwirtschaftssystemen, die EDI-Schnittstellen anbieten - in der Regel also eher größere Organisationen ▫ Übergabe der Bestelldaten im Format ORDER

z.B. als SAP-IDOC oder EANCOM 96a an die CoSeDat-Plattform

▫ Re-Integration der elektronischen Auftragsbe-stätigung im Format SAP-IDOC oder ORDRSP nach EANCOM 96a

Abwicklung aller Bestellungen aus dem Warenwirtschaftssystem – auch mit nicht EDI-fähigen Lieferanten – mit CoSeEDI ist das Realität.

Detailansicht der Bestellung

www.coseedi.com

CoSeEDI ▪ Austausch von elektronischen Bestellun-gen und Auftragsbestätigungen

▪ Lieferaviso ist optional möglich ▪ Schnittstelle zu ERP-Systemen ▪ Bestellung als PDF-Dokument für den Bearbeiter

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Angesprochene Abteilungen

Die Partner der Common Sense

Freecom

Der IT-Dienstleister der Mayr Melnhof Karton-Gruppe, die für das MDM (Master Data Management = Berech-tigungstool), die elektronische Signatur mit allen Funk-tionen wie Archivierung usw. und für die Betreuung der Ausgangs- und Eingangsschnittstellen zuständig sind. www.free-com.at

CoSePost ist ein Angebot an alle Lieferanten und integriert somit auch Klein- und Mittelbetriebe, die bisher aufgrund der EDV-Ausstattung nicht partizipiert haben. Durch die standardisierten Schnittstellen und konsistenten Stamm-daten werden die Projektkosten dramatisch gesenkt.

CoSePost deckt primär die vielen Bestellungen und die dazu gehörigen Rechnungen für so genannte „indirekte Materialien“ ab, die entweder mit unspezifischen Artikel-nummern, als Textbestellungen – aber auch ohne EDV-unterstützte Bestellung abgewickelt werden. Diese Pro-zesse können mit dem klassischen EDI schwer oder gar nicht optimiert werden, machen aber in der Regel einen nicht unerheblichen Teil des Gesamtbelegvolumens aus.

Durch den CoSeTag wird dem PDF-Dokument die Infor-mation für den Empfänger mitgegeben. Diese Information ermöglicht eine einfache Integration in vorhandene Ar-chiv-, Workflow- und Buchhaltungslösungen des Kunden.

Automatische elektronische Belegprozesse vom Lieferan-ten zum Kunden – ein Schritt zum viel zitierten „papierlo-sen Büro“ ist Realität geworden.

▪ Einkauf generell ▫ CoSeEDI™ Abwicklung Bestellungen, Auftrags-

bestätigungen mit nicht-EDI-fähigen Lieferanten.

▫ CoSeInv™ Eingang signierter Rechnungen und Integration in den Workflow Buchhaltung und Archivierung

▪ Verkauf ▫ Abwicklung der Ausgangsfakturen/-Gutschriften

mit elektronischer Signatur mit CoSeInv™ ▫ Abwicklung anderer Dokumente z.B. Angebote,

Auftragsbestätigungen als elektronische PDF’s (unsigniert)

▫ Reklamationen, Kundenbestellungen mit Verbin-dung in ein Dokumentenarchiv und Workflow mit CRM-Integration zu Innen- und Außendienstmit-arbeitern.

▪ Stammdatenverwaltungmit der Vergabe der CoSePar™-Nummer ist ein Qualifizierungsprozess der Adressdaten von Kun-den und Lieferanten verbunden, in dem sowohl Du-blettenbereinigungen – aber auch die Korrektur der Schreibweisen der Adressen angeboten werden. Die Common Sense bietet einen Abgleich mit den Postleitzahlenverzeichnissen von Deutschland, Österreich, Schweiz und Frankreich an. Weitere Länder auf Anfrage. Damit können unterschiedliche Datenbanken zusammengeführt werden.

Das Internet-Portal CoSeDat™ mit allen Modulen wird von der Common Sense – als neutraler Orchestrator – betrieben. Die Entwicklungspartner sind:

XWEB

xweb als Rechenzentrumsbetreiber. Der RZ-Betrieb ist vollständig outgesourced – die Systeme stehen im Wie-ner Rechenzentrum der COLT . Die Gesamtverantwor-tung, die Verwaltung der Standards und die Pflege der Berechtigungen obliegt der Common Sense. www.xweb.cc www.colt.net

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Common Sense

„Wenn ich meine Kunden gefragt hätte, was sie wollen, hätten sie schnellere Pferde verlangt.“

Dieser – dem Autopionier Henry Ford zugeschriebene – Satz, fasst das Bemühen der Common Sense nach innovativen Lösungen, die den Kunden

überraschen, zusammen.

Die jahrzehntelange EDV-Erfahrung schafft die Basis, diese Innovationen praxis-gerecht und gediegen umzusetzen. Die Realisierung steht also unter dem Motto:

„Mit Hausverstand – eben Common Sense“

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Common SenseIT-Consulting GmbH

Schubertweg 11A-6380 St.Johann in Tirol

Sie haben noch Fragen zu Common Sense und sei-nem Angebot? Wir sind gerne für Sie da.

Allgemeine Informationen erhalten Sie auf unserer Webseite www.commonsense.atoder per E-mail an [email protected]

Oder rufen Sie uns an unter +43 (0)5352 64286

Die in dieser Broschüre beschreibenen Leistungen, Dienste und Pro-dukte werden vorbehaltlich technischer und betrieblicher Änderungen freibleibend angeboten. Die vorliegende Veröffentlichung ist kein Ver-tragsbestandteil. Es gelten die Allgemeinen Geschäftsbedingungen der Commonsense IT-Consulting GmbH.

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