ELECTRONIC MEDICAL RECORDS (EMR) STREAMLINE 

“CH’I” PROCESS 

Ping Xia, Ph.D.Head of Medical Physics

Department of Radiation OncologyCleveland Clinic

Disclosure 

• I have received research grants from Siemens and Phillips. 

Outlines and Objectives

• Overview of “paperless” operation.• Discussion of the development of new communication pathway.

• Discussion of new challenges in the “paperless”environment. 

• Understand how to apply EMR to enhance clinical workflow.

• Understand new pitfalls of “missing charts” under the “paperless” environment. 

Record and Verify Systems

• The initial intent of R&V system is simply to verify that the delivered MUs and MLC shapes are as planned and to record what we delivered. 

• The R&V system is a significant invention in radiation therapy, drastically reducing human errors in our delivery. 

• The treatment parameters are electronically transferred to R&V system, avoiding another source of human errors. 

From R&V to Computer Controlled Treatment

• Before Computer controlled treatment, delivery of the radiation treatment mandated radiation therapists manually set between 15‐20 parameters per patient, including field size, collimator angle, and gantry angle.

Significant Treatment Errors Reduction 

• Manual data entry had an error rate of 0.21% per segment.

• Computer controlled treatment delivery has an error rate of 0.085% per segment.

Advancements in Radiotherapy

• Along with MLC and computer optimization,  computer controlled delivery enables us to deliver more complex treatments such as 3D conformal, IMRT, VMAT, etc.

Conventional Dose Distributions

49 Gy45 Gy35 Gy

9002700

5503050

00

12502350

Intensity Modulated Volumetric Arc Therapy  

Increased beam directions from 7~9 to 90~180

Checklist Manifesto

Dosimetry Quality Checklist

Physics New Plan Quality Checklist

Adapt to Changes from Conventional Delivery to Modern Delivery

• From manual data entry and recording to electronic data transferring and recording.

• From everything on paper to everything electronically. 

• From intuitive beam shapes to non‐intuitive beam shapes

• From a few beams to many beams. 

Using EMR to improve RT Quality 

• EMR  contains all things happening at RO.– Patients– All procedures – Planning data, treatment data– Resources (simulators, Linacs)

Using EMR to improve RT Quality 

• Using EMR– Optimize management of Department Resources• Even new start distribution (days, among machines).

– Tracking of patients through the treatment course.

– Manual and automated checks at critical junctures of the process.

– Tracking of delivery quality

EMR Is Less Forgiving

• Time stamps matter, not forgiving.• The signature sequences must be followed.• The charges must be billed on time.• The documents must be generated with the same day as the charges are billed.

• IMRT QA must be done prior to the first treatment.

• ….

New Pitfalls of “Missing charts”Under the “Paperless” Environment

Simulation  Ready for Tumor vol.  

Tumor Vol.Ready

Plan approved 

Phys. check completed 

IMRT QAcompleted 

Therapy check completed 

Ready for treatment

? ? ? ?

? ?

Chart arrived on machine  list 

?

New Pitfalls of “Missing charts”Under the “Paperless” Environment• The chain is broken if one does not hand over to the next step despite all the work  is done.

• Later chart, later chart, ….• Rush makes mistakes.

• Develop a standard language used in R&V system and be compliant .– Label IMRT plans as TP‐IMRT, Label SBRT  plans as TP‐SBRT.

– The status of a new patient is designated as: • S ‐ start, • P ‐ portal day, • O ‐ old patient with new treatment• A ‐ adaptive plan to start,…………. 

Develop a Standard Language

Enhance Clinical Workflow

Patient  Name

Start Hours Phys Dosi Sim

IMRT QA Document Status

New Chart Status

Apply EMR to Enhance Clinical Workflow

Availability of machine time

• Automatically email to a group (IMRT QA group) to alert how many new IMRT plans are just completed and ready for IMRT QA and their due dates. 

• Email a group (dosimetry and physics groups) how many new patients are going to start on each machine and what are the status of the charts.

• Email a group (e.g. physicians) how many verification images are needed to be approved, who are responsible, and due dates.

• Email a group (e.g. physics and dosimetry) which charts have not been checked for more than 4 fractions since last check. 

Development of New Communication Pathway

Modern Electronic Gadgets

Summary

• EMR can increase workload, requiring more timely documentation. 

• EMR can also improve efficiency if we use it effectively.

• Physicists will lead effort to use EMR to improve workflow and quality. 

Summary