ELABORATION DU SDSI EXEMPLE DE SCHEMA DIRECTEUR DES...

ELABORATION DU SDSI

EXEMPLE DE SCHEMA DIRECTEUR DES SYSTEMES D’INFORMATION

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Exemple de schéma directeur des systèmes d’information Elaboration du SDSI

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03/12/07 2/33 SI36SDSI-EX V1.0.doc

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REFERENCESLe GMSIH a produit les références suivantes relatives à l’élaboration du Schéma Directeur des Systèmes d’Information :

[1] Guide méthodologique – Elaboration du SDSI - SI36GUI

[2] Outil (tableur) d’aide à la définition des projets et scénarios - SI36SCN

[3] Mode d’emploi de l’outil d’aide à la définition des projets et scénarios - SI36SCNMod

[4] Plan type de schéma directeur - SI36SDSI

[5] Fiche projet type - SI36FPRO

[6] Exemple de démarche d’analyse des scénarios - SI36SCN-EX

[7] Scénario maximal - Tableur : SI36SCNMax

[8] Scénario Minimal - Tableur : SI36SCNMin

[9] Schéma directeur exemple : SI36SDSI-EX (Le présent document)

[10] Fiche projet exemples - SI36PRO-EX

[11] Fiches de synthèse démarche de gouvernance SI36GOUV


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Sommaire

1. Préambule .....................................................................................................................................6 2. Introduction au SDSI....................................................................................................................8

2.1 Synthèse ..................................................................................................................................8 2.2 Démarche suivie................................................................................................................... 11 2.3 Documents de référence ..................................................................................................... 12

2.3.1 Exigences de la certification HAS.................................................................................... 12

2.3.2 Exigences du Contrat pluriannuel d’objectifs et de moyens (CPOM).............................. 13

3. Objectifs ..................................................................................................................................... 14 3.1 Objectifs assignés au système d’information................................................................... 14 3.2 Le systeme d’information existant au vu de ces objectifs .............................................. 17

3.2.1 Le partage des informations patient ................................................................................ 17

3.2.2 La prise en charge clinique et médico-technique ............................................................ 17

3.2.3 L’organisation et la planification de l’activité.................................................................... 18

3.2.4 La gestion des informations médico-économiques ......................................................... 19

3.2.5 Les infrastructures techniques......................................................................................... 19

3.2.6 La sécurité du SI .............................................................................................................. 19

3.2.7 La gouvernance du SI...................................................................................................... 19

3.2.8 Les référentiels et bases de connaissance ..................................................................... 19

4. Le système d’information cible ............................................................................................... 20 4.1 Eléments d’organisation structurants ............................................................................... 20 4.2 Schéma d’urbanisation fonctionnelle ................................................................................ 21 4.3 Cadre de référence de mise en œuvre du système cible................................................. 21

4.3.1 Principes d’urbanisation................................................................................................... 21

4.3.2 Cadre technique............................................................................................................... 22

4.3.3 Accompagnement du changement.................................................................................. 22

4.3.4 Gouvernance du SI.......................................................................................................... 23


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5. Les projets du schéma directeur............................................................................................. 24 5.1 Présentation des projets ..................................................................................................... 24 5.2 Ordonnancement des projets ............................................................................................. 26

6. Evaluation .................................................................................................................................. 28 6.1 Evaluation globale ............................................................................................................... 28 6.2 Charges internes.................................................................................................................. 28 6.3 Dépenses externes .............................................................................................................. 29 6.4 Fonctionnement ................................................................................................................... 29 6.5 Charges de Prestations externes ....................................................................................... 30

7. Pilotage du système d’information ......................................................................................... 31 7.1 Organisation prévue pour le pilotage ................................................................................ 31

7.1.1 Organisation de la maîtrise d’ouvrage............................................................................. 31

7.1.2 Organisation de la maîtrise d’œuvre................................................................................ 31

7.1.3 Instances de pilotage et de suivi du SDSI ....................................................................... 31

7.1.4 Pilotage des projets ......................................................................................................... 32

7.2 Organisation de la fonction informatique.......................................................................... 32 7.3 Mise à jour et révision du sDSI........................................................................................... 32

8. Annexes ..................................................................................................................................... 33 8.1 Personnes ayant participé à l’élaboration du SDSI.......................................................... 33 8.2 Scénarios d’évaluation des projets.................................................................................... 33 8.3 Fiches projet......................................................................................................................... 33


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1. PREAMBULE

Le présent document est une illustration du plan-type de schéma directeur des systèmes d’information (SDSI), appliquée au périmètre de travail pour l’analyse de scénarios réalisée en phase 3 de l’étude « Elaboration du SDSI ».

Pour mémoire, le périmètre étudié est celui de la gestion des biens et services nécessaires à la prise en charge du patient. Ce périmètre couvre :

• Le circuit des produits de santé, • Le circuit des actes, c'est-à-dire les prestations à caractère médical, paramédical et

médico-technique réalisés au bénéfice du patient, • L’organisation, la planification et la mise à disposition des ressources1, nécessaire à la

prise en charge du patient.

Avertissement :

Le présent document a pour seul objectif d’illustrer les outils associés au guide méthodologique sur le périmètre de l’étude ne correspondant qu’à une partie du périmètre de la production de soins. Il ne constitue en rien une référence ou une préconisation sur ce que devraient être les objectifs d’amélioration d’un établissement, la structuration de ces axes d’amélioration en projets, la priorisation de ces projets et leur ordonnancement. Il revient à chaque établissement de santé de définir son schéma directeur SI en fonction de son propre contexte : ses objectifs, son existant, son système cible.

Les projets identifiés et leur découpage sont limités dans ce document au périmètre retenu pour cette étude : le traitement des circuits de biens et service (de la prévision de la demande à la mise à disposition des ressources et au suivi de réalisation, incluant la documentation de cette réalisation (résultats). Il s’agit donc d’un exemple dont il est peu probable qu’il corresponde exactement à un cas précis.

En effet, dans un schéma directeur SI couvrant l’ensemble des activités de l’établissement, ces activités de gestion du circuit des biens et services auraient vraisemblablement vocation à intégrer un seul projet de Production de soins.

Un tel découpage n’aurait toutefois pas grand sens dans le cadre de notre périmètre d’étude (la définition de plusieurs projets dont plusieurs de taille homogène étant nécessaire à l’illustration du guide méthodologique pour l’ordonnancement de projets et l’analyse de scénarios).

De ce fait, les projets identifiés se situent à un niveau de maille plus fin que ce que l’on rencontrerait dans un schéma directeur SI. Ce découpage présente toutefois l’intérêt, au-delà de la dimension méthodologique pour l’analyse de scénarios, de présenter un exemple de lotissement pour un projet couvrant la totalité de la production de soins.

Ces projets n’ont donc que vocation d’exemple sur une partie du périmètre du système d’information d’un établissement de santé. Ils ne constituent en rien une recommandation que les établissements de santé devraient s’efforcer de suivre.

Compte tenu de l’étendue du périmètre de la production des soins et du nombre d’acteurs concernés, par exemple dans le contexte de la mise en place des pôles, la mise en œuvre des projets sera progressive, chaque palier permettant d’accroitre le périmètre fonctionnel, d’intégration et de partage des informations patient.

L’évaluation régulière des résultats et objectifs à atteindre permettra le déclenchement ou la réévaluation des paliers suivants dans le cadre du processus de révision du schéma directeur.

1 Tout élément nécessaire à la réalisation d’une activité ou d’une action métier : Peut-être matérielle (équipement, salle, bâtiment, consommable, etc.), immatérielle (informations, services, etc.) ou humaine. Elle peut être permanente ou temporaire.


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Les abaques proposés dans le guide méthodologique ne constituent en aucun cas une référence du GMSIH applicable à l’ensemble des établissements de santé : ils sont un exemple qui a vocation à aider l’établissement à réaliser un premier chiffrage sommaire de ses projets.

Ces abaques s’appliquent plus particulièrement à des projets d’intégration d’outils applicatifs. Ils ne couvrent pas ou de façon imparfaite les projets à caractère technique ou organisationnel. Ils n’intègrent pas les éléments de charges et de coûts suivants : matériel, assistance à maîtrise d’ouvrage, coûts et charges d’administration et d’exploitation en fonctionnement courant qui doivent être évalués et estimés en complément. Pour affiner les chiffrages ou chiffrer les projets non pris en compte dans les abaques, l’établissement peut s’appuyer sur des devis de fournisseurs, sa propre expérience ou sa connaissance du marché, l’expérience d’établissements ayant déjà mené des projets similaires.

Afin de ne pas influer les établissements dans la définition de leur propre évaluation (charges et coûts (dont ceux de la MOA)) et de manière à rester neutre par rapport au contexte de chacun (taille, existant …) ou aux types de solutions disponibles, les abaques utilisés dans le cadre de la présente illustration proposent une évaluation résultant d’une application stricte et non retravaillée des données de référence proposées. Celles-ci n’ont de valeur que pour l’illustration.

En ce sens, l’évaluation des coûts liés à la MOA n’a pas été effectuée


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2. INTRODUCTION AU SDSI

2.1 SYNTHESE

Le Schéma Directeur des Systèmes d’Informations (SDSI dans la suite du document) se veut au service des objectifs de l’établissement et de ses différents métiers. Il vise à faire du système d’information (SI 2) un réel levier de performance pour rendre l’établissement plus efficace dans l’exercice de ses missions, dans son organisation et dans la conduite des processus de prise en charge du patient (qualité, sécurité et rapidité de la prise en charge).

Le SI doit notamment contribuer, par une meilleure circulation de l’information, à renforcer la notion de communauté médicale et soignante au service d’un patient.

Cet exemple de schéma directeur est centré sur l’amélioration des processus liés à la gestion des demandes de biens et de services nécessaires à la prise en charge du patient et l’organisation des ressources nécessaires à leur prévision ou réalisation.

Le système d’information doit accompagner l’établissement dans l’atteinte de ses objectifs. Ces objectifs, déclinés par rapport à la stratégie de l’établissement, s’organisent autour des axes suivants :

• Le développement des échanges et de la coordination entre tous les partenaires de la prise en charge : le SI doit contribuer au partage des informations patient, y compris avec les partenaires externes, en s’ appuyant sur un dossier patient partagé placé au cœur du SI. Il doit supporter le développement des modes de prise en charge alternatifs, en tenant compte des spécificités de programmation et de suivi d’activité de ces modes de prise en charge. Une meilleure utilisation des unités médico techniques (plateaux techniques) passe par une meilleure coordination avec les unités cliniques dans la programmation de l’activité. Enfin, pour dégager du temps soignant en faveur du patient, le SI doit être plus communicant et limiter au strict nécessaire les charges de saisie ;

• Une gestion maîtrisée des flux patient : le SI doit contribuer à une plus grande fluidité du parcours patient et réduire au minimum le temps « inutile » pour le patient, en permettant d’optimiser l’ordonnancement du séjour ;

• La sécurisation du circuit des produits de santé : le SI doit garantir la continuité de bout en bout du processus et permettre de répondre aux exigences de traçabilité ;

• La prise en compte des enjeux médico-économiques : le SI de productions de soins doit fournir les éléments d’aide à la décision pour optimiser la charge en ressources internes au vu des besoins de la prise en charge. Le SI doit simplifier la récupération des données nécessaires à l’établissement des factures dans le contexte T2A.

Enfin, le système d’information se voit fixer un objectif propre de maîtrise de ses coûts de maintenance et d’évolution. L’atteinte de cet objectif passe par la mise en place d’un système d’information répondant aux principes d’urbanisation, tout particulièrement en matière :

• De cohérence des données et d’unicité des référentiels transverses ;

• D’interopérabilité interne et externe ;

• De mutualisation fonctionnelle des services offerts ;

• D’unification du poste de travail.

2 Sauf mention contraire et explicite, l’acronyme SI fait toujours référence à la notion de Système d’information.


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Pour atteindre ces objectifs, le SDSI est organisé autour des 13 projets suivants :

MP02 - PEC clinique et Medico technique

MP02.2 – Demander des biens et services coordonnés

MP02.3 – Produire et mettre à disposition les CR et

résultats médico-techniques

MP02.1 – Sécuriser la gestion du plan de soins

MP01 - Partager l’information patient

MP08 – Mettre en place les référentiels et bases de

connaissance

MP03 - Organiser et planifier l’activité

MP03.1 – Connaître la disponibilité des lits

MP03.2 – Optimiser les déplacements des patients

MP03.3 – Coordonner et programmer les demandes

MP04 – Fiabiliser et centraliser les informations

médico-économiques

MP06 – Sécuriser le SI

MP05 - Infrastructures techniques

MP07 – Mettre en place le dispositif de gouvernance du

SI

MP05.1 – Doter le SI d’un socle d’intégration technique

MP05.2 – Faciliter l’accès aux informations et services

pour les populations nomades

Compte tenu des ressources et pour ne pas remettre en cause l’atteinte des objectifs majeurs, l’établissement mobilisera ses ressources sur les projets dont la contribution aux objectifs est la plus significative : la mission confiée aux acteurs en charge de la mise en œuvre du SDSI est de réussir la totalité des projets les plus significatifs et non de se disperser pour couvrir la totalité des périmètres.


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Le portefeuille « maximal » des projets est structuré comme suit :

Les projets présentés ci-dessus sont positionnés par rapport à leur date de fin prévisionnelle.

Code projet Projet Poids projet Horizon du projet Valorisation du projet (en K€) Risque

MP01 Partager l'information patient 591 sept.-09 300 3

MP02.1 Sécuriser la gestion du plan de soins 515 nov.-09 300 3

MP02.2 Demander des biens et services coordonnés 511 avr.-10 300 4

MP02.3Produire et mettre à disposition les compte-rendus et les résultats médico-techniques

366 mars-10 60 2

MP03.1 Connaître la disponibilité des lits 243 mars-08 10,15 2

MP03.2 Optimiser les déplacements du patient 240 août-08 60 2

MP03.3 Coordonner et programmer les demandes 432 nov.-10 300 4

MP04 Fiabiliser et centraliser les informations médico-économiques 333 avr.-11 300 4

MP05.1 Doter le SI d'un socle d'intégration technique 0 août-08 0 0

MP05.2 Faciliter l'accès aux informations et aux services pour les populations nomades 294 janv.-09 0 0

MP06 Sécuriser le SI 0 avr.-11 0 0

MP07 Mettre en place le dispositif de gouvernance du SI 0 mars-08 0 3

MP08 Mettre en place les référentiels et bases de connaissance 0 avr.-11 0 0

Les projets moins prioritaires pourront être lancés si l’établissement dispose des marges de manœuvre nécessaires quant à la disponibilité de ses ressources et sous réserve que cela ne remette pas en cause les gains attendus des projets majeurs.


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Le socle minimal du SDSI permettra d’atteindre un premier niveau de cible en 3 paliers, dans un délai de 3 ans :

MP01 Partager l'information patientMP02.1 Sécuriser la gestion du plan de soinsMP02.2 Demander des biens et services coordonnés

MP02.3 Produire et mettre à disposition les compte-rendus et les résultats médico-techniques

MP03.1 Connaître la disponibilité des litsMP03.2 Optimiser les déplacements du patientMP03.3 Coordonner et programmer les demandesMP04 Fiabiliser et centraliser les informations médico-économiquesMP05.1 Doter le SI d'un socle d'intégration technique

MP05.2 Faciliter l'accès aux informations et aux services pour les populations nomades

MP06 Sécuriser le SIMP07 Mettre en place le dispositif de gouvernance du SIMP08 Mettre en place les référentiels et bases de connaissance

20112008 2009 2010

Palier 1Socle technique

Palier 2Dossier patient

Palier 3Production de soins

Le plan de charges pour atteindre ce périmètre de couverture dans les délais prévu est le suivant :

2008 2009 2010 2011 2012 2013 TOTAL

TOTAL 395 595 210 0 0 0 1200

TOTAL 442 475 175 0 0 0 1092

TOTAL 213 375 152 0 0 0 740

TOTAL 218 965 477 0 0 0 1660Charges prestataires externes en jours hommes

Charges MOE en jours hommes

Charges MOA en jours hommes

Budget en Keuros

Remarque : le budget présenté ci-dessus (montant en Keuros) ne prend pas compte l’estimation financière de la charge AMOA (Cf. page 7)

2.2 DEMARCHE SUIVIE

Cet exemple de SDSI a été établi en s’appuyant sur les travaux des études précédentes du GMSIH sur les SI de productions de soins (cf. documents de référence ci après), études contextualisées dans les limites de notre périmètre de travail (le circuit des demandes de biens et de services et l’organisation des ressources).

La démarche suivie est la suivante :

• Définition d’un SI cible par agrégation des travaux précédents (études du cycle production des soins) « limité » au périmètre de l’étude ;

• Définition d’un SI existant exemple avec les établissements membres du groupe utilisateurs (groupes de travail et visites en établissement) ;

• Définition des objectifs, des projets et leur ordonnancement lors de réunions de travail avec le groupe utilisateurs, sur la base de propositions de l’équipe projet GMSIH.


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2.3 DOCUMENTS DE REFERENCE

Le manuel de certification de l’HAS (V2) est par définition un document de référence applicable pour l’élaboration de tout SDSI.

Les autres documents de référence applicables dans notre contexte de travail sont les documents produits dans le cadre études précédentes du GMSIH sur les SI de productions de soins, pour mémoire :

Etudes

Guide méthodologique pour l'alignement stratégique des systèmes d'information - SI32GMEV

Outil méthodologique pour l'alignement stratégique des systèmes d'information - SI32ASSI

Guide méthodologique Architecture et urbanisation des systèmes d'information hospitaliers - SI35GUI

Architecture et urbanisation - exemple d'architecture fonctionnelle d'un système de prise en charge du patient en unité clinique - SI35FON

Architecture et urbanisation - architecture métier exemple - SI35MODM

Analyse de l'existant et des besoins des systèmes d'information de production de soins - description et analyse des processus de production de soins - SI33PROV1

Analyse de l'existant et des besoins des systèmes d'information de production de soins - description des fonctions supportant les processus de production de soins - SI33FONV1

Analyse de l'existant et des besoins des systèmes d'information de production de soins - analyse des matrices fonctions/domaines - SI33MATV1

2.3.1 Exigences de la certification HAS

Le système d’information est un des éléments pris en compte dans la certification des établissements. Les dispositions mentionnées dans le manuel de certification de l’HAS doivent donc être prises en compte dans le schéma directeur des systèmes d’information (SDSI).

Les extraits ci après sont issus du document :

• « Manuel de Certification des établissements de santé et guide de cotation - édition 2007 » - Ref : 20070601_manuelv2007.pdf

• URL au 01/10/2007 - http://www.has-sante.fr/portail/display.jsp?id=c_539697)

« Chapitre 1 – référence 4 : La politique du système d’information et du dossier du patient.

« Page 29 + Référence 4A : La politique du système d’information est définie en cohérence avec les orientations stratégiques de l’établissement

« Le SI constitue un outil important pour mettre en oeuvre les orientations stratégiques de l’établissement notamment dans les domaines de la communication, de la relation avec l’environnement, de la sécurité ou de la qualité des soins. Il est donc essentiel que la politique du SI soit parfaitement intégrée à la démarche stratégique et politique d’ensemble. »


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Le schéma directeur du SI traite notamment des points suivants :

• sécurité du système ; • archivage et sauvegarde des données ; • accessibilité et adéquation des informations ; • équipement et renouvellement des équipements ; • maintenance des équipements et des applications ; • formation des personnels ; • évaluation du système d’information et de la satisfaction des utilisateurs.

Éléments d’appréciation

Prise en compte dans le schéma directeur du système d’information (SI), des orientations stratégiques de l’établissement.

Connaissance et prise en compte des besoins des utilisateurs dans les projets du SI.

Projets du SI définis, hiérarchisés et structurés en fonction des processus à optimiser et en recherchant l’adhésion des professionnels concernés.

Documents-ressources

• Orientations stratégiques ou projet d’établissement. • Schéma directeur du SI. • Modalités d’élaboration et d’approbation du schéma directeur du SI. • Documents relatifs aux projets du SI (fiche de lancement, documents de suivi,

comptes • rendus de réunion, etc.). • Procédures.

Personnes-ressources

• Responsable du SI. • Responsable du département de l’information médicale (DIM). • Professionnels. »

Les autres chapitres et références du manuel de certification définissent des exigences auxquelles le système d’information est susceptible d’apporter des éléments de réponse et qui doivent être prises en compte dans l’expression des besoins à satisfaire par le système d’information ».

2.3.2 Exigences du Contrat pluriannuel d’objectifs et de moyens (CPOM)

Le travail réalisé ne s’appuyant pas sur l’existant et les objectifs réels d’un établissement de santé particulier, ces exigences ne sont pas représentatives dans le cadre de notre illustration.


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3. OBJECTIFS

3.1 OBJECTIFS ASSIGNES AU SYSTEME D’INFORMATION

En appui du volet « projet du système d’information » du projet d’établissement, les objectifs opérationnels et les exigences pour le système d’information retenus pour l’élaboration du présent SDSI sont les suivants :

N° objectif Libellé Description

O01 Développer les modes de prise en charge alternatifs

Le SI doit être en capacité d'enregistrer l'activité de populations nomades. Les populations nomades doivent pouvoir accéder facilement à l'information patient et faire des mises à jour en déplacement.

Le système de gestion des rendez-vous doit être adapté au contexte hôpital de jour et hôpital de semaine (exigences accrues en termes de programmation et de respect du planning opératoire/consultations, en termes de localisation du patient-optimisation du parcours et des actes, en termes de disponibilité des comptes-rendus).

L'ergonomie du SI doit être adaptée à des prises en charge rapides (flux de patients en prise en charge sur une journée)

O02 Favoriser les échanges et la coordination entre tous les partenaires de la prise en charge

Le développement de modes de prise en charge alternatifs, ainsi que la qualité de la prise en charge coordonnée du patient nécessitent de disposer d'un SI plus ouvert vers l'extérieur pour développer les échanges avec la médecine de ville et les réseaux de santé (Echange d'information patient, Ouverture à l'extérieur des prises de RDV, etc.).

Le futur dossier patient doit répondre à des exigences de confidentialité des données d'autant plus strictes qu'il est susceptible d'être accessible de l'extérieur par des utilisateurs externes à l'établissement.

Les échanges de données nominatives avec les correspondants externes exigent de disposer d'un système de messagerie sécurisé.

La prise en charge coordonnée du patient dans un contexte de parcours de soins (liens entre l'établissement de santé et son environnement) doit pouvoir être évaluée.

O03 Maîtriser la gestion des flux patient

Le SI doit permettre de fluidifier la gestion du parcours patient tout au long du séjour au travers de la connaissance de sa localisation, d'une programmation optimisée des actes et des examens. Il doit donc offrir également des fonctions de visibilité/disponibilité des ressources et de gestion de file d'attente.

Les exigences propres aux urgences doivent être traitées : ergonomie doit être adaptée à un contexte de prise en charge rapide, visibilité sur la disponibilité des lits pour gérer au mieux les transferts en hospitalisation, programmation en quasi-temps réel.

Le SI doit enfin permettre à l'établissement de répondre à ses obligations réglementaires en termes de reporting aux tutelles (observatoire régional).


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O04 Contribuer aux équilibres médico-économiques

Le système de production de soins doit apporter sa contribution à la maîtrise des équilibres financiers dans le contexte de la T2A : alertes sur les redondances de prescriptions associées aux produits de santé ou aux examens, aide à la prescription, aide à la programmation du parcours patient (réduction des "temps morts" pour optimiser la DMS sans remettre en cause la sécurité des soins), analyse de la consommation des ressources (médicaments, petit matériel médical, consommables, équipements, etc.).

Le SI doit être en mesure de produire, à partir des informations collectées au plus près de la source, les informations d'activité et de consommations de ressources nécessaires au pilotage médico-économique (perspective d'un SI décisionnel, avec un objectif à terme de connaissance du coût de prise en charge d'un patient), au travers d'un "dossier résumé de venue".

Des actions de sensibilisation, voire de formation, sont nécessaires pour fiabiliser et optimiser le codage dans les services

O05 Garantir la qualité et la continuité de la prise en charge du patient

Le SI doit être organisé autour d'un dossier patient partagé transverse à l'établissement, facilitant la communication des informations patient (administratives, médicales, soins, paramédicales). La qualité de ce dossier passe notamment la non-redondance des informations et par la complétude de transmission des comptes-rendus et des résultats d'examens : le dossier patient doit communiquer avec les autres outils de production de soins.

Le SI doit répondre aux exigences de continuité de service (disponibilité et performance), tout particulièrement pour les unités en activité continue : systèmes de redondance, plan de reprise d'activité, etc.

La qualité de la prise en charge du patient repose sur la continuité et la simplicité de circulation d'information, au travers de solutions techniques à définir (stratégie d'intégration, mise en place d'un EAI, etc.), garantissant un système d'information communicant en interne et avec l'extérieur

O06 Améliorer l'utilisation des plateaux techniques

Le SI doit permettre une meilleure coordination des acteurs intervenant dans la prise en charge du patient : unité clinique et médico-techniques. L'établissement doit en conséquence se doter d'un système de gestion de rendez-vous et de mise à disposition des ressources (organisation des vacations, etc.) commun à tout l'hôpital.


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O07 Dégager du temps supplémentaire du personnel soignant pour les patients

Le SI doit être communicant pour supprimer les saisies multiples et redondantes d'information et soulager le personnel soignant de tâches administratives sans réelle valeur ajoutée.

L'optimisation du temps du personnel soignant passe également par un accès simplifié aux informations dont ces personnels ont besoin dans l'exercice de leur métier. Le SI devra donc être doté d'un système de gestion du plan de soins et permettre la gestion de l'information (accès à l'information, enregistrement de l'activité réalisée) au lit du patient.

O08 Sécuriser le circuit des produits de santé

Le SI doit garantir la continuité totale du circuit des produits de santé : demande, validation, mise à disposition, utilisation, vigilance. Cette exigence vaut notamment pour l'application du contrat de bon usage (médicament, PSL et DM)

O09 Faciliter les évolutions à venir des règles de facturation

Le SI doit permettre de simplifier les circuits et de raccourcir les délais de récupération des informations financières et non financières nécessaires à la facturation, en concentrant en un point donné l'ensemble de ces informations (notion de dossier résumé de venue). L'objectif en termes de qualité de service porte sur la réduction des délais de facturation (produire la facture patient le jour de la sortie) et de la charge de facturation.

O10 Maîtriser les coûts de maintenance et d'évolution du SI

La maîtrise des coûts de maintenance et d'évolution du SI nécessitent de s'appuyer sur un SI urbanisé, mettant en oeuvre des solutions de marché, privilégiant la mutualisation des solutions dès lors que les spécificités de certaines spécialités ou de certains modes de prise en charge peuvent être supportés par ces solutions. La construction du futur SI privilégiera donc une approche par les processus et les fonctions partagées à une approche par les spécialités. En termes d'organisation de l'information patient, la gestion des spécialités doit être considérée comme une "variable" du dossier patient unifié, sans développement de solutions dédiées ou déconnectées du reste du SI.

La maîtrise du SI nécessite de disposer d'un système de supervision de l'exploitation et de l'administration du SI.


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3.2 LE SYSTEME D’INFORMATION EXISTANT AU VU DE CES OBJECTIFS

Le système d’information en place ne permet pas de répondre aux exigences de service attendu et donc aux objectifs de l’établissement. Le professionnalisme et la disponibilité des différents intervenants dans la chaîne de prise en charge du patient et des soins permet de palier ces manques mais occasionne notamment une surcharge de travail au détriment notamment de cette qualité de la prise en charge.

En effet et en dépit d’acquis notables sur lesquels il faut s’appuyer (dossier patient papier homogénéisé, déploiement en cours du système de gestion du circuit du médicament, outils de gestion du laboratoire et de l’imagerie), le SI se caractérise principalement par :

• La non couverture (ou la couverture très partielle) de fonctions essentielles aux processus de prise en charge (gestion et traitement des demandes de services, gestion du plan de soins …) ;

• L’intégration insuffisante des briques existantes du SI, rendant longue et complexe à la fois la circulation de l’information mais aussi l’exploitation et la maîtrise du système informatique (ensemble des applications, interfaces et matériels) ;

• Un manque relatif de sécurité.

Remarque à l’attention des lecteurs : les éléments de synthèse présentés dans les chapitres suivants sont développés de façon plus approfondie dans les fiches projets associées à ce schéma directeur.

3.2.1 Le partage des informations patient

Il existe un dossier patient papier structuré de manière homogène bien utilisé et dont les informations qu’il contient sont partagées entre les partenaires (unités cliniques) en charge d’un patient. Il existe cependant quelques « dossiers de spécialité » informatisés de façon isolée et non communicants entre eux et avec le SI.

L’alimentation de ce dossier « papier » est essentiellement manuelle soit par agrégation de documents provenant d’autres sources, soit par recopie d’information.

La circulation du dossier, et par conséquent sa localisation et le partage de l’information, pose elle même quelques problèmes car généralement associée au contexte de prise en charge. La mise à disposition de ce même dossier aux unités médico techniques par exemple n’est pas toujours possible.

L’établissement souhaite donc se doter d’un système et d’une organisation permettant de gérer l’information patient de manière à répondre aux attentes des utilisateurs et d’être en conformité avec les exigences de la certification.

3.2.2 La prise en charge clinique et médico-technique

3.2.2.1 Le plan de soins Le plan de soins est géré manuellement par unité clinique.

Dans ce contexte, en complément du dossier patient, il existe un dossier de soins permettant d’effectuer le suivi chaque épisode de la prise en charge du patient en unité clinique. Le planning, géré manuellement dans chaque unité clinique, permet, pour un patient donné, d’avoir une vision d’ensemble des soins prévus ou en cours.

S’il permet d’avoir un suivi au mieux de l’activité de l’unité, il ne permet pas le suivi des informations associées aux demandes concernant les autres services et nécessite une recopie d’information dans le dossier de soins.


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3.2.2.2 Les demandes de biens et service L’automatisation des processus de prise en charge (demandes) clinique et médico technique du patient est partielle et incomplète :

• Il existe un système de prescription des produits de santé, en cours de déploiement, mais uniquement sur certains secteurs/spécialités et pour certains produits. La version en place du système de gestion de la pharmacie ne permet pas répondre aux exigences du CBU (traçabilité de la prescription à l’administration, dispensation nominative des médicaments).

• La gestion des demandes d’actes est entièrement manuelle (bons de service).

Outre la lourdeur de la charge de gestion de l’information et de réalisation des processus, cette situation génère des risques pour la sécurité du patient et pour la traçabilité des demandes (produits) et des actes demandés : information incomplète, urgence d’une demande inadaptée, lourdeur des recopies et retranscriptions, risques d’erreurs (traitements, administration des soins, etc.).

3.2.2.3 Les comptes-rendus et résultats La mise à disposition des comptes-rendus et résultats est entièrement manuelle, en raison de l’absence actuelle d’un dossier patient partagé et informatisé. Il en est de même pour la production des comptes-rendus et observations cliniques.

Cette situation introduit des délais importants dans la circulation de l’information et des risques de perte d’information. Une solution interne, non pérenne, palie partiellement ces manques mais ne répond pas aux exigences de sécurité et confidentialité.

En complément, le découplage entre la réalisation des actes et le suivi de l’activité entraîne des difficultés pour l’enregistrement de l’activité et des diagnostics.

3.2.3 L’organisation et la planification de l’activité

3.2.3.1 La gestion des lits Le système de gestion administrative du patient offre des fonctions de gestion des lits et des mouvements qui répondent aux besoins fonctionnels.

La faible application des procédures et la sous utilisation de l’outil ne permettant toutefois pas d’avoir une visibilité fiable sur la disponibilité des lits et sur la localisation réelle du patient.

Cette situation entraîne des difficultés supplémentaires pour affecter le patient à un poste de soins, tout particulièrement dans le cas des venues non programmées. Elle empêche la mise en place d’un véritable pilotage d’activité (analyse du taux d’occupation des lits et mise en regard des coûts) et désorganise les activités de transport interne du patient (brancardage), de mise à dispositions de certains résultats (images, comptes rendus) ou produits (repas par exemple).

3.2.3.2 Le transport patient Les demandes de transport interne sont gérées de manière entièrement manuelle, sans lien avec la localisation du patient et son besoin éventuel de moyens adaptés, la programmation du séjour, la disponibilité des ressources. Une partie des transports est assurée par les soignants.

Les demandes de transport sont parfois redondantes ou non adaptées au contexte du patient.

3.2.3.3 La coordination et la programmation des demandes Le SI en place ne permet pas de garantir une programmation optimisée et respectée de l’activité associée aux demandes (prescriptions et actes) au bénéfice des patients.

Actuellement, seul le bloc opératoire dispose d’un outil de programmation, mais sans outil de gestion des ressources nécessaires au fonctionnement du bloc ou à la réalisation des actes interventionnels.


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La programmation des autres demandes (imagerie, laboratoire, etc.) est gérée « localement » dans des outils cloisonnés et non intégrés au SI, interdisant toute visibilité du planning d’un patient et ne permettant pas d’optimiser la programmation des actes chaînés. Les demandes sont essentiellement réalisées manuellement sur des bons de service/demande et de suivi.

Il en résulte des risques de programmation incohérente dans l’enchaînement des actes ou incompatible avec les ressources réellement disponibles.

3.2.4 La gestion des informations médico-économiques

Pour la bonne gestion des pôles et de l’établissement dans son ensemble, il est impératif de disposer des informations liées à la production de soins, que ces informations portent sur l’activité prévue ou réalisée, la qualité du processus, la gestion des ressources.

D’autre part, le besoin de facturer rapidement les différents débiteurs rend indispensable une centralisation des informations nécessaires à la facturation et ce de manière exhaustive.

3.2.5 Les infrastructures techniques

3.2.5.1 L’intégration du SI Le socle applicatif se compose aujourd’hui sur des applications reposant sur des technologies hétérogènes, voire obsolètes. Les échanges, le plus souvent point à point, reposent, lorsqu’ils sont disponibles, sur des interfaces plus ou moins normalisées ou automatisées.

La mise en place d’un système d’information « agile », cohérent et urbanisé nécessite de disposer d’une infrastructure permettant de simplifier d’un point de vue technique les règles d’urbanisation et la gestion des échanges.

3.2.5.2 La mobilité Le système d’information ne permet pas de répondre aux besoins particuliers des populations dites nomades (HAD, SSIAD, intervenants au lit du patient) pour l’accès à l’information, enregistrement et le suivi de l’activité.

3.2.6 La sécurité du SI

L’établissement a défini une politique de sécurité. Sa mise en œuvre et son évolution doit accompagner la réalisation du schéma directeur SI.

L’établissement doit également sécuriser ses échanges avec ses partenaires (autres établissements de santé, médecine de ville, partenaires (AMO, AMC, autres tutelles) : communication de documents de santé aux partenaires, accès par les partenaires au dossier patient partagé de l’établissement.

3.2.7 La gouvernance du SI

Le SDSI est la réponse au projet Système d’information décliné dans le projet d’établissement. Cette démarche s’intègre donc dans le projet de l’établissement et l’engage durablement. A ce titre, le système d’information doit être piloté dans la durée. Il s’agit notamment de coordonner la planification des projets, de pouvoir réallouer les ressources avec souplesse et de manière optimale, d’organiser la DSIO pour offrir un niveau de service compatible avec les exigences des utilisateurs, de définir précisément les rôles et responsabilités en matière de pilotage du système d’information et des projets inscrits au SDSI.

3.2.8 Les référentiels et bases de connaissance

L’application du schéma d’urbanisation nécessite de disposer de référentiels/bases de connaissance homogènes et partagés par l’ensemble des utilisateurs et des briques du SI de production de soins.


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4. LE SYSTEME D’INFORMATION CIBLE

4.1 ELEMENTS D’ORGANISATION STRUCTURANTS

La carte des processus proposée ci après est liée au contexte de l’étude. En ce sens, elle doit être adaptée au contexte du projet de SDSI de l’établissement et revêtir une apparence conforme aux habitudes et usages de l’établissement.

Sur la base de nos différents groupes de travail, la cartographie des processus proposée ci après est une vue synthétique de l’évaluation des processus de notre établissement.

Réalisation du processusnon satisfaisante

Réalisation du processuspeu satisfaisante

Réalisation du processusglobalement satisfaisante

Processus hors périmètre

Processus associés

Gérer le DRVPiloter et superviser l’activité

Processus support

Gérer et mettre à disposition les ressources Gérer la connaissanceGérer les informations

patientVigilance : Gérer les

risques Gérer la traçabilité

Produire les actes médico-techniques

Produire les analyses

biomédicales

Dispenser les PSL

Dispenser les produits de

santé

Réaliser les actes

chirurgicaux

Produire des actes

d’imagerie

Demander un bien ou un service

Coordonner et planifier

Coordonner les demandes Coordonner les soins

Coordonner et planifier

Coordonner les demandes Coordonner les soins

Coder les actes, diagnostics et produits de santé

Reporting PMSI Facturation/contrepartie

Prendre en charge le patient en unité clinique

Analyser les résultats et comptes-rendus

Gérer la sortie

Gérer la sortie de l’unité clinique

AccueilAccueillir un

patientprogrammé

Accueillir un patient

non programmé

Coder les actes, diagnostics et produits de santé

Examiner/ consulter le patient et

construire un diagnostic

Prescrire / demander des

actes, des soins ou des produits de

santé

Administrer les soins, les produits

de santé

Examiner/ consulter le patient et

construire un diagnostic

Prescrire / demander des

actes, des soins ou des produits de

santé

Administrer les soins, les produits

de santé

Analyser les résultats et comptes-rendus

L’objectif de l’établissement est d’atteindre un niveau de réalisation satisfaisant sur l’ensemble des processus contribuant à la prise en charge du patient. Les pôles d’activité étant en place, cet objectif ne requiert pas de changement organisationnel majeur mais pourra nécessiter, au-delà de la mise en place d’un système d’information plus évolué et mieux communicant, des évolutions des procédures opérationnelles (gestion des lits et des mouvements, programmation des demandes, codage des actes et diagnostics, etc.).


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4.2 SCHEMA D’URBANISATION FONCTIONNELLE

La cartographie fonctionnelle proposée ci après est adaptée au contexte de l’étude et porte principalement sur son périmètre. En ce sens, elle doit être adaptée au contexte du projet de SDSI de l’établissement et revêtir une apparence conforme aux habitudes et usages de l’établissement.

Le schéma d’urbanisation fonctionnel cible de l’établissement est le suivant :

Production clinique et médico-technique

Pilotage et supervision

Gestion de venue

Cod

age

acte

s et

dia

gnos

tics

Analyse de l’activité

Ges

tion

du p

lan

de s

oins

Coordination, organisation et planificationGestion des RDV et

planification des demandes

Gestion des plannings des

ressources

Gestion du DRV

Gestion partagée des informations patient

Gestion du dossier patient

Partage de la connaissance

Protocoles

Nomenclatures et référentiels (CCAM, CIM10, structures annuaires, etc.)

Bases de connaissance

Gestion et partage des informations de vigilance

Suivi des vigilances

Localisation Gestion des mouvements

patient

Gestion des consentements

Gestion des dépôts de valeur

Identification patient

Reporting PMSI

Prescription des produits de

santé

Gestion des demandes

d’actes

Prescription chimiothérapie

Production des CR cliniques et

médico techniques

Production des résultats de bio

analyses

Production des résultats

d’imagerie

Facturation et contrepartie

Authentification, sécurité, éditique, archivage, échanges de données, adm

inistration, exploitation

Gestion des ressources

Gestion des transports

Gestion hôtelière

Dispensation produits de

santé

Ressources Humaines Équipements

Administration de l’information patient

Administration de l’identité patient

Relation partenaires de santé (DMP, réseaux, etc.)

Gestion des profils d’accès

Gestion des mandats

Organisation et annuaire

Gestion des personnes

Gestion de l’organisation

Gestion des structures

Gestion des équipements

Nouvelle fonction à instrumenter dans le SI

Fonction partiellement couverte dans le SI, à compléter

Fonction instrumentée, pour laquelle les solutions en place doivent évoluer

Fonction instrumentée, pour laquelle les solutions en place doivent être remplacées

Le périmètre des différents blocs fonctionnels est décrit dans le document Exemple d’architecture fonctionnelle de l’étude Architecture et urbanisation des SI.

4.3 CADRE DE REFERENCE DE MISE EN ŒUVRE DU SYSTEME CIBLE

4.3.1 Principes d’urbanisation

La construction du SI cible s’intégrera en respectant dans la mesure du possible les principes d’urbanisation suivants (illustration des principes d’urbanisation proposés dans le guide méthodologique de l’étude Architecture et urbanisation des SI) :

• Cohérence des données : unicité de référence de chaque objet sur son périmètre. Les référentiels transverses sont gérés dans un seul bloc applicatif.

• Interopérabilité interne et externe :

• Respect des principaux standards d’interopérabilité et schémas d’intégration

• Mise en place d’un socle d’intégration technique et de supervision des échanges


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• Sécurisation des accès aux informations :

• Sécurisation des accès par des éléments externes sans compromission de la qualité de service, de l’intégrité des données, du niveau de confidentialité des informations ;

• Mise en place d’un système d’authentification forte des professionnels de santé dans l’établissement ;

• Cloisonnement des informations les plus sensibles ;

• Mise en place de services de chiffrement du stockage d’informations.

• Mutualisation des services fonctionnels offerts : On privilégiera dès que possible une approche transversale aux différentes spécialités et particularités des différents services. Ces particularités, justifiées par des contextes de prise en charge spécifiques, seront dès que possible traités comme des cas d’application de fonctions mutualisées.

• Unification du poste de travail : chaque utilisateur doit pouvoir réaliser les processus et activités métier de la manière la plus continue et la plus fluide possible, quelle que soit la diversité des applications mises en œuvre :

• Un seul point d’accès au SI

• Authentification unique

• Conservation du contexte de travail lors du changement d’application

• Présentation à l’utilisateur des seules applications auxquelles il est habilité

• Ergonomie normalisée.

4.3.2 Cadre technique

Non représentatif dans le contexte de notre illustration.

4.3.3 Accompagnement du changement

L’accompagnement du changement est un facteur clé de réussite des projets : il est facteur de mobilisation des acteurs et garant de l’appropriation des bonnes pratiques et nouvelles règles d’organisation.

Tous les projets du schéma directeur intégreront un volet accompagnement du changement couvrant :

• La définition et la mise en place de nouveaux processus ;

• Les besoins en ressources « utilisateurs clé, référents ou responsable métier MOA », ressources pour lesquelles la disponibilité n’est pas neutre en terme de charge de travail ;

• Les actions de communication, de formation et d’assistance aux utilisateurs lors de la mise en place de nouveaux services.

Les actions d’accompagnement veilleront tout particulièrement à mettre en valeur :

• Les bénéfices et gains attendus par la mise en place du système d’information ;

• les besoins de circulation de l’information et en conséquence à positionner chaque acteur dans la chaîne globale de la prise en charge du patient ;

• la nécessité d’une alimentation du système d’information la plus proche possible du temps réel ;


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• les bonnes pratiques nécessaires au respect des exigences de confidentialité.

Elles veilleront également à introduire auprès des personnels médicaux et soignants les liens entre la prise en charge du patient et les exigences de pilotage de l’établissement.

Chaque projet intégrera donc un plan d’accompagnement du changement, qui s’appuiera sur une analyse préalable des impacts du projet sur les populations concernées.

Au-delà de cette approche par projet, un plan de communication du SDSI sera mis en place. Il aura pour objectif de mobiliser l’ensemble des personnels autour des objectifs de l’établissement et des évolutions du SI, il leur donnera une visibilité régulière sur la progression des travaux et des résultats obtenus.

4.3.4 Gouvernance du SI

La capacité de l’établissement à piloter de manière coordonnée le portefeuille de projets du SDSI, à organiser les relations maîtrise d’ouvrage-maîtrise d’œuvre, à préserver dans la durée le schéma d’urbanisation fonctionnelle est un prérequis majeur à l’atteinte des objectifs du SDSI.

Ce point fait l’objet d’un traitement détaillé dans le chapitre 7 (Pilotage du système d’information page 31).


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5. LES PROJETS DU SCHEMA DIRECTEUR

5.1 PRESENTATION DES PROJETS

Après analyse de l’existant pour le périmètre concerné, conformément aux objectifs fixés par le projet d’établissement et plus particulièrement par le volet « Système d’information », les projets suivants du SDSI ont été définis ; Les fiches descriptives de chaque projet sont jointes en annexe dans un document séparé :

MP02 - PEC clinique et Medico technique

MP02.2 – Demander des biens et services coordonnés

MP02.3 – Produire et mettre à disposition les CR et

résultats médico-techniques

MP02.1 – Sécuriser la gestion du plan de soins

MP01 - Partager l’information patient

MP08 – Mettre en place les référentiels et bases de

connaissance

MP03 - Organiser et planifier l’activité

MP03.1 – Connaître la disponibilité des lits

MP03.2 – Optimiser les déplacements des patients

MP03.3 – Coordonner et programmer les demandes

MP04 – Fiabiliser et centraliser les informations

médico-économiques

MP06 – Sécuriser le SI

MP05 - Infrastructures techniques

MP07 – Mettre en place le dispositif de gouvernance du

SI

MP05.1 – Doter le SI d’un socle d’intégration technique

MP05.2 – Faciliter l’accès aux informations et services

pour les populations nomades


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Le périmètre des différents projets peut être synthétisé comme suit, par superposition avec le schéma d’urbanisation fonctionnelle :

Production clinique et médico-technique

Pilotage et supervision

Gestion de venue

Cod

age

acte

s et

dia

gnos

tics

Analyse de l’activité

Ges

tion

du p

lan

de s

oins

MP0

2.1

Coordination, organisation et planificationGestion des RDV et

planification des demandes

Gestion des plannings des

ressources

Gestion du DRV

Gestion partagée des informations patient

Gestion du dossier patient

Partage de la connaissance

Protocoles

Nomenclatures et référentiels (CCAM, CIM10, structures annuaires, etc.)

Bases de connaissance

Gestion et partage des informations de vigilance

Suivi des vigilances

Localisation Gestion des mouvements

patient

Gestion des consentements

Gestion des dépôts de valeur

Identification patient

Reporting PMSI

Prescription des produits de

santé

Gestion des demandes

d’actes

Prescription chimiothérapie

Production des CR cliniques et

médico techniques

Production des résultats de bio

analyses

Production des résultats

d’imagerie

Facturation et contrepartie

Authentification, sécurité, éditique, archivage, échanges de données, administration, exploitation

Gestion des ressources

Gestion des transports

Gestion hôtelière

Dispensation produits de

santé

Ressources Humaines Équipements

Administration de l’information patient

Administration de l’identité patient

Relation partenaires de santé (DMP, réseaux, etc.)

Gestion des profils d’accès

Gestion des mandats

Organisation et annuaire

Gestion des personnes

Gestion de l’organisation

Gestion des structures

Gestion des équipements

MP01Partager l’information patient

MP02.1Sécuriser la gestion du plan de soins

MP02.2Demander des biens et services coordonnés

MP02.3Produire et mettre à disposition

CR et résultatsMP03.1

Connaître la disponibilité des lits

MP03.2Optimiser les déplacements patient

MP03.3Coordonner et programmer

les demandes

MP04Fiabiliser et centraliser

les informations médico-économiques

MP05.1Doter le SI d’un socle

d’intégration technique

MP05.2Faciliter l’accès aux informations

et aux services pour lespopulations nomades

MP06Sécuriser le SI

MP08Mettre en place les référentiuels

et basesde connaissance

Les niveaux de priorité respectifs de ces projets sont les suivants :

N° projet Nom du projet Priorité

MP01 Partager l’information patient Nécessaire

MP02.1 Sécuriser la gestion du plan de soins Nécessaire

MP02.2 Demander des biens et services coordonnés (demandes d’actes, circuit du médicament)

Obligatoire (CBU, T2A)

MP02.3 Produire et mettre à disposition les comptes-rendus et résultats médico-techniques (intégration automatisée dans le dossier patient)

Souhaitable (dans notre périmètre mais nécessaire pour le médico-économique)

MP03.1 Connaître la disponibilité des lits Nécessaire (prérequis à MP3.03)

MP03.2 Optimiser les déplacements patient Souhaitable

MP03.3 Coordonner et programmer les demandes Nécessaire

MP04 Fiabiliser et centraliser les informations médico-économiques Souhaitable (dans notre périmètre)

MP05.1 Doter le SI d’un socle d’intégration technique Nécessaire (prérequis)


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N° projet Nom du projet Priorité

MP05.2 Faciliter l’accès aux informations et services des populations nomades

Souhaitable (dans notre périmètre)

MP06 Sécuriser le SI Nécessaire (prérequis)

MP07 Mettre en place le dispositif de gouvernance du SI Nécessaire (prérequis)

MP08 Mettre en place les référentiels et bases de connaissance Nécessaire (prérequis)

5.2 ORDONNANCEMENT DES PROJETS

Les projets entrant dans le périmètre de réalisation du schéma directeur ont été définis par confrontation des niveaux de priorité de ces projets avec les capacités de l’établissement.

Deux scénarios ont été étudiés :

• Un scénario maximaliste, intégrant la totalité des projets

• Un scénario minimaliste, intégrant les seuls projets « obligatoires » ou « nécessaires ».

Projet Scénario maximaliste

Scénario minimaliste

MP01 – Partager l’information patient X X

MP02.1 – Sécuriser la gestion du plan de soins X X

MP02.2 – Demander des biens et services coordonnés X X

MP02.3 – Produire et mettre à disposition les comptes-rendus et résultats médico-techniques

X

MP03.1 – Connaître la disponibilité des lits X X

MP03.2 – Optimiser les déplacements du patient X

MP03.3 – Coordonner et programmer les demandes de service X X

MP04 – Fiabiliser et centraliser les informations médico-économiques X

MP05.1 – Doter le SI d’un socle d’intégration technique X X

MP05.2 – Faciliter l’accès aux informations et aux services pour les populations nomades

X

MP06 – Sécuriser le SI X X

MP07 – Mettre en place le dispositif de gouvernance du SI X X

MP08 – Mettre en place les référentiels et bases de connaissance X X

Les projets grisés sont ceux communs aux deux scénarios. Ils constituent le socle incontournable du SDSI.


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Sur le périmètre du scénario minimaliste, l’ordonnancement des projets est le suivant :

MP01 Partager l'information patientMP02.1 Sécuriser la gestion du plan de soinsMP02.2 Demander des biens et services coordonnés

MP02.3 Produire et mettre à disposition les compte-rendus et les résultats médico-techniques

MP03.1 Connaître la disponibilité des litsMP03.2 Optimiser les déplacements du patientMP03.3 Coordonner et programmer les demandesMP04 Fiabiliser et centraliser les informations médico-économiquesMP05.1 Doter le SI d'un socle d'intégration technique

MP05.2 Faciliter l'accès aux informations et aux services pour les populations nomades

MP06 Sécuriser le SIMP07 Mettre en place le dispositif de gouvernance du SIMP08 Mettre en place les référentiels et bases de connaissance

20112008 2009 2010

Palier 1Socle technique

Palier 2Dossier patient

Palier 3Production de soins

Ce planning permet une mise en œuvre progressive des projets prioritaires et d’assurer, à horizon de 3 ans, la mise à disposition d’un système sécurisant la prise en charge des patients, tant en termes de qualité que d’efficacité organisationnelle de cette prise en charge.

Cette mise en œuvre progressive sera matérialisée par l’atteinte de 3 paliers3. Les projets complémentaires pourront être lancés et positionnés dans le planning en fonction de la progression de ces projets prioritaires.

3 Un palier est un état de cohérence du SI permettant de ne pas mener les projets suivants ou de revoir les orientations sans remettre en cause les acquis


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6. EVALUATION

L’évaluation ci-après porte sur le périmètre du scénario minimaliste.

6.1 EVALUATION GLOBALE

2008 2009 2010 2011 2012 2013 TOTAL

TOTAL 395 595 210 0 0 0 1200

TOTAL 442 475 175 0 0 0 1092

TOTAL 213 375 152 0 0 0 740

TOTAL 218 965 477 0 0 0 1660Charges prestataires externes en jours hommes



Budget en Keuros

6.2 CHARGES INTERNES

Cette rubrique intègre l’ensemble des charges (exprimées en jours hommes) des ressources internes à l’établissement. Dans le cadre de l’étude, la valorisation en € de ces charges internes n’a pas été réalisée, en l’absence d’éléments significatifs à disposition.

• Charges MOA : ressources métier et fonctionnelles

2008 2009 2010 2011 2012 2013 TOTAL

MP01 Partager l'information patient 174 99 0 0 0 0 273MP02.1 Sécuriser la gestion du plan de soins 168 105 0 0 0 0 273

MP02.2 Demander des biens et services coordonnés 100 103 70 0 0 0 273

MP02.3 Produire et mettre à disposition les compte-rendus et les résultats médico-techniques 0 0 0 0 0 0 0

MP03.1 Connaître la disponibilité des lits 0 0 0 0 0 0 0MP03.2 Optimiser les déplacements du patient 0 0 0 0 0 0 0MP03.3 Coordonner et programmer les demandes 0 168 105 0 0 0 273

MP04 Fiabiliser et centraliser les informations médico-économiques 0 0 0 0 0 0 0

MP05.1 Doter le SI d'un socle d'intégration technique 0 0 0 0 0 0 0

MP05.2 Faciliter l'accès aux informations et aux services pour les populations nomades 0 0 0 0 0 0 0

MP06 Sécuriser le SI 0 0 0 0 0 0 0

MP07 Mettre en place le dispositif de gouvernance du SI 0 0 0 0 0 0 0

MP08 Mettre en place les référentiels et bases de connaissance 0 0 0 0 0 0 0

Projet 14 0 0 0 0 0 0 0 0Projet 15 0 0 0 0 0 0 0 0Projet 16 0 0 0 0 0 0 0 0Projet 17 0 0 0 0 0 0 0 0Projet 18 0 0 0 0 0 0 0 0Projet 19 0 0 0 0 0 0 0 0Projet 20 0 0 0 0 0 0 0 0TOTAL 442 475 175 0 0 0 1092



Version 1.0

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• Charges MOE : ressources du service informatique

2008 2009 2010 2011 2012 2013 TOTAL











Projet 14 0 0 0 0 0 0 0 0Projet 15 0 0 0 0 0 0 0 0Projet 16 0 0 0 0 0 0 0 0Projet 17 0 0 0 0 0 0 0 0Projet 18 0 0 0 0 0 0 0 0Projet 19 0 0 0 0 0 0 0 0Projet 20 0 0 0 0 0 0 0 0TOTAL 213 375 152 0 0 0


740

6.3 DEPENSES EXTERNES

Cette rubrique regroupe les dépenses externes sur le périmètre des dépenses prises en compte dans les abaques.

2008 2009 2010 2011 2012 2013 TOTAL












Budget en Keuros

6.4 FONCTIONNEMENT

Non représentatif dans le cadre de notre illustration. Les dépenses de fonctionnement liées aux droits d’usage, à la maintenance du système et de la cartographie sont fortement dépendantes de la solution existante et de celle qui sera potentiellement mise en œuvre.


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6.5 CHARGES DE PRESTATIONS EXTERNES

Par application des abaques, les charges associées aux prestations externes de maîtrise d’œuvre s’établissent comme suit.

2008 2009 2010 2011 2012 2013 TOTAL












Charges prestataires externes en jours hommes


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7. PILOTAGE DU SYSTEME D’INFORMATION

Ce chapitre n’est pas représentatif dans le cadre de notre illustration : le présent exemple de SDSI ne s’appuie pas sur un établissement réel, dont les modes d’organisation et la culture sont structurants pour définir les modalités de pilotage du système d’information.

Seuls sont renseignés ci-après les sujets qui doivent être traités dans le présent chapitre et quelques recommandations

7.1 ORGANISATION PREVUE POUR LE PILOTAGE

Décrire l’organisation pour le pilotage du schéma directeur et des projets, en précisant les acteurs et leurs responsabilités. Les sujets à traiter sont :

• Les maîtrises d’ouvrage : quel est le rôle respectif de la MOA stratégique et de la MOA opérationnelle, qui en est responsable ;

• La maîtrise d’œuvre : quel est le rôle de la MOE et qui l’assure ;

• Les instances de pilotage et de suivi du schéma directeur ;

• Les principes de pilotage des projets : l’organisation type prévue pour le pilotage des projets, a minima des gros projets : instances de pilotage, chefs de projet MOA et MOE, etc.

7.1.1 Organisation de la maîtrise d’ouvrage

La maîtrise d’ouvrage stratégique a la responsabilité d’un domaine fonctionnel du schéma d’urbanisation. Elle fixe les orientations structurantes sur son domaine de responsabilité, en lien avec les objectifs du SDSI et en veillant tout particulièrement à respecter l’architecture du SI définie dans le schéma d’urbanisation

La maîtrise d’ouvrage opérationnelle a la responsabilité d’une partie d’un domaine fonctionnel. Elle a en charge le pilotage des projets entrant dans son domaine d’intervention, la réalisation des travaux purement métier de ces projets (définition des processus et de l’organisation, spécification du besoin, validation de la solution mise en place, accompagnement du changement), le suivi dans la durée de l’adéquation entre le niveau de service offert et les besoins des différents métiers. Chaque projet est piloté par un chef de projet nommément désigné par la MOA stratégique.

7.1.2 Organisation de la maîtrise d’œuvre

La maîtrise d’œuvre a en charge la réalisation et la mise à disposition des services applicatifs. Elle pilote les prestataires qui fournissent, installent et intègrent ces solutions.

Elle jour également un rôle d’assistance à la maîtrise d’ouvrage, pour ce qui concerne la formalisation des besoins, les impacts des besoins exprimés sur l’architecture du SI, la prise en compte des contraintes techniques.

7.1.3 Instances de pilotage et de suivi du SDSI

La mise en œuvre du SDSI est pilotée par un comité de pilotage constitué des maîtrises d’ouvrage stratégiques et de la DSIO, sous la présidence du directeur général. Ce comité de pilotage prend toute décision concernant les évolutions du SDSI : modifications des priorités, arbitrages sur les ressources, lancement de projets non prévus au SDSI, report ou abandons de projets inscrits au SDSI.

Le secrétariat, la préparation des arbitrages et l’organisation des réunions sont de la responsabilité de la DSIO.


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7.1.4 Pilotage des projets

Chaque projet donne lieu à la mise en place :

• D’un chef de projet MOA ;

• D’un chef de projet MOE ;

• Des groupes de travail nécessaires à la définition du besoin, selon le périmètre du projet. Ces groupes sont pluridisciplinaires et représentatifs des métiers concernés et privilégient une approche par processus à une approche par service ;

• D’un comité de pilotage projet, présidé par la maîtrise d’ouvrage stratégique et associant des représentants (ayant un pouvoir de décision) des métiers concernés, le chef de projet MOA et le chef de projet MOE. La préparation des réunions du comité de pilotage et des arbitrages à rendre est assurée conjointement par le chef de projet MOA et le chef de projet MOE.

7.2 ORGANISATION DE LA FONCTION INFORMATIQUE

Non représentatif dans le cadre de notre illustration

7.3 MISE A JOUR ET REVISION DU SDSI

Le SDSI est mis à jour annuellement au vu de l’avancement réel des projets et des projets à lancer non prévus dans le plan de charge.

Un bilan intermédiaire est réalisé a minima une fois avant le terme prévu du SDSI.


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8. ANNEXES

8.1 PERSONNES AYANT PARTICIPE A L’ELABORATION DU SDSI

Non applicable dans le cadre de notre illustration

8.2 SCENARIOS D’EVALUATION DES PROJETS

Se rapporter au document « Exemple de définition et d’analyse de scénarios »

8.3 FICHES PROJET

Les fiches projet sont regroupées dans un document annexe pour en faciliter la lecture.

Se rapporter au document « Exemple de définition et d’analyse de scénarios : fiches projets »

ELABORATION DU SDSI EXEMPLE DE SCHEMA DIRECTEUR DES...

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