Elaboración de Hoja de Requerimiento

Quipucamayoc Manual de Usuario del Módulo de Logística versión 4.2.22

SISTEMA INTEGRAL DE LOGÍSTICA Versión 4.2.22

Manual de usuario

Hojas de Requerimiento

Universidad Nacional Mayor de San Marcos Oficina del Proyecto Quipucamayoc

Octubre – 2014

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Quipucamayoc Fecha 07/10/14 Sistema Integral de Logística versión 4.2.22

Perfil: Jefe de Planeamiento

Manual de usuario versión 1.0.0

Historial de cambios

Fecha Versión Descripción Autor

12/10/2012 1.0

Primera versión del manual de usuario

del módulo del Cuadro de Necesidades

del Sistema Integral de Logística

Stephany Daneri Beltrán

11/06/2014 2.0

Segunda versión del manual de usuario

del perfil de Operador de Dependencia,

operaciones con la Hoja de

Requerimiento

Carlos Alberto Ochoa Aly

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Contenido Introducción ........................................................................................................................................................4

Objetivo ..............................................................................................................................................................4

Inicio ...................................................................................................................................................................5

Ejecución del sistema .....................................................................................................................................5

Sobre permisos de acceso: .............................................................................................................................5

Cambio de Contraseña:..................................................................................................................................6

Operaciones ........................................................................................................................................................8

Interfaz: Hoja de Requerimientos de Bienes Consolidada .................................................................................9

Reconociendo la interfaz ..............................................................................................................................10

Operaciones con la Hoja de Requerimiento de Bien ...................................................................................11

A. Elaboración de Hoja de Requerimiento de Bien ...................................................................11

B. Modificar una Hoja de Requerimiento de Bien .....................................................................16

C. Enviar una Hoja de Requerimiento de Bien ........................................................................20

D. Eliminar una hoja de Requerimiento de Bien ........................................................................21

Interfaz: Hoja de Requerimientos de Servicios Consolidada ...........................................................................24


Operaciones con la Hoja de Requerimiento de Servicio .............................................................................26

A. Elaboración de Hoja de Requerimiento de Servicio .............................................................26

B. Modificar una Hoja de Requerimiento de Servicio ..............................................................30

C. Enviar una Hoja de Requerimiento de Servicio ..................................................................35

D. Corregir detalles de los servicio no atendidos en una Hoja de Requerimiento ............37

E. Eliminar una hoja de Requerimiento de Servicio ..................................................................42

Interfaz: Consultar Flujo de Hoja .....................................................................................................................45


Operaciones de Consulta ..............................................................................................................................47

A. Búsqueda de una Hoja ............................................................................................................47

B. Ver reporte de Hoja de Requerimiento..................................................................................48

C. Ver reporte de Observaciones en la hoja de Requerimiento. ...........................................50

Mantenimiento ..................................................................................................................................................52

Interfaz: Mantenimiento de Proveedor .............................................................................................................52


Operaciones Mantenimiento de Proveedor ..................................................................................................57

A. Registrar un proveedor .............................................................................................................57

B. Modificar un proveedor ............................................................................................................61

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Introducción

El Sistema Integral de Logística es una aplicación que le facilita al usuario la creación de Hojas de

requerimiento que le permitirán al usuario un registro y seguimiento de las compras que haga y los

servicios que contrate para resolver las necesidades de la Dependencia o Facultad solicitante.

Todos los bienes y servicios deben estar registrados en el Cuadro de Necesidades antes de elaborar

la Hoja de Requerimiento para dicho bien o servicio. El sistema tiene una opción para consultar

reporte de hojas y muestra una lista de las unidades por donde ha transitado la hoja dentro del

sistema.

Objetivo

El Manual de Usuario del Sistema Integral de Logística, con perfil: Operador de Requerimiento

tiene como objetivo principal constituirse como medio de consulta, donde muestre las pautas

necesarias para el fácil manejo de las operaciones con la hoja de requerimiento y acceso a la

información disponible sobre estas.

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Inicio

Ejecución del sistema

1. Ejecución del sistema: iniciemos el Módulo de logística

2. Llenamos nuestros datos:

Sobre permisos de acceso: Cabe resaltar que solo tienen acceso a esta funcionalidad los usuarios que tienen el perfil de

operadores de requerimientos.

………

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3. Clic en “Aceptar” e ingresamos a nuestra sesión:

Cambio de Contraseña:

Si quisiéramos cambiar la contraseña, basta con dar clic en “Cambiar Contraseña”, con lo

que se abre una ventana en la que nos piden nuestros datos:

Clic en “Cambiar” y listo. En cualquier momento puede cancelar la acción.

3. Retomando el punto 3 (ingreso a sesión), veamos los elementos que se encuentran presentes:

a) Al pie de la aplicación se muestra los datos del inicio de sesión:

Nota: Este usuario es de Prueba

b) En la parte superior derecha, vemos los datos de la aplicación, datos del usuario, fecha y un

menú que contiene las acciones que se pueden realizar; debajo, tenemos un submenú con

………

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opciones básicas, tales como guardar, nueva hoja (con respecto a la que tenemos abierta),

modificar y eliminar.

Nota: Este usuario es de Prueba

c) Procederemos a explicar a continuación la funcionalidad de la Elaboración de Hoja de

Requerimiento de Bien (Menú Operaciones – Hoja de Requerimientos – Bienes)

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Operaciones

Del menú principal de la aplicación nos dirigimos a Operaciones, submenú Hoja de Bienes.

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Interfaz: Hoja de Requerimientos de Bienes Consolidada

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Reconociendo la interfaz

Nota: Los campos con fono amarillo no son editables.

Leyenda:

1. Código de Dependencia o Facultad.

2. Nombre de Dependencia o Facultad.

3. Documento de Referencia.

4. Botón de selección para fuente de Financiamiento.

5. Numero de Hoja de Requerimiento.

6. Botón para buscar Hoja de Requerimiento de Bien guardada.

7. Botón para buscar artículos del cuadro de necesidades registrados en el mes

presente según especifica.

8. Botón para cargar todos los artículos del cuadro de necesidades registrados en el

mes presente.

9. Descripción de la Hoja de Requerimiento.

10. Lista de Bienes a solicitar en la Hoja de Requerimiento.

11. Detalle de un artículo.

12. Monto total disponible de los artículos.

13. Datos del proveedor (Solo para artículos que pertenezcan a un Proceso de Selección).

14. Monto total solicitado en la Hoja de Requerimiento.

15. Botón para ver el reporte de la Hoja de Requerimiento.

16. Botón para enviar la Hoja de Requerimiento.

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Operaciones con la Hoja de Requerimiento de Bien

A. Elaboración de Hoja de Requerimiento de Bien

Pasos:

1. Abrir interfaz de Hoja de Requerimiento de Bienes Consolidada.

2. Llenar datos Generales de la Hoja de Requerimiento de Bien. El documento de referencia,

no es obligatorio, la descripción de la Hoja si lo es.

3. Seleccionar la Fuente de Financiamiento.

4. Agregar artículos a solicitar.

Click en el Botón Buscar Artículos.

12




Selecciones las categorías.

Click en Aceptar.

13




Seleccione los artículos, y luego “Agregar”.

A continuación se agregaran los artículos a la Lista de Bienes.

5. Colocar la cantidad de los artículos a solicitar. Las cantidades son enteras. No puede ser

mayor que la cantidad disponible.

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6. Colocar los detalles de cada artículo. El detalle es una descripción que ayuda a precisar el

bien que se desea comprar, puede especificar características del bien. Este campo no es

obligatorio.

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7. Guardar Hoja de Requerimiento.

Click en Guardar.

Aceptar mensaje.

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B. Modificar una Hoja de Requerimiento de Bien

Pasos:

1. Abrir interfaz de Hoja de Requerimiento de Bienes Consolidada.

2. Buscar la Hoja de Requerimiento.

Click en Buscar Hoja.

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Seleccionar Hoja de Requerimiento.

3. Habilitar la modificación de la Hoja.

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4. Modificar Hoja de Requerimiento.

Puede modificar:

La Descripción y Documento de Referencia.

Agregar o eliminar bienes.

Para agregar haga click en buscar artículos, para quitar seleccione el artículo y haga click

derecho.

Cantidad y el detalle de un bien solicitado

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C. Enviar una Hoja de Requerimiento de Bien

Pasos:

1. Elaborar Hoja de Requerimiento de Bien (ver Elaboración de Hoja de Requerimiento de

Bien pág. 11). Puede también buscar una Hoja de Requerimiento de Bien ya elaborada (ver

Modificar una Hoja de Requerimiento de Bien pág. 16).

2. Enviar Hoja.

3. Aceptar Mensaje

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4. Aceptar Mensaje

D. Eliminar una hoja de Requerimiento de Bien

Pasos:

1. Buscar La Hoja de Requerimiento de bien a eliminar.

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2. Seleccionar Hoja de Requerimiento.

3. Click en el botón “Eliminar”.

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4. Confirmar mensaje.

5. Aceptar mensaje.

Nota: Solo se puede eliminar una hoja de requerimiento cuando el usuario solicitante no haya

enviado la hoja de requerimiento a Abastecimiento o cuando se le haya devuelto toda la

hoja.

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Interfaz: Hoja de Requerimientos de Servicios Consolidada

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Reconociendo la interfaz

Nota: Los campos con fono amarillo no son editables.

Leyenda:

1. Código de Dependencia o Facultad.

2. Nombre de Dependencia o Facultad.

3. Documento de Referencia.

4. Botón de selección para fuente de Financiamiento.

5. Numero de Hoja de Requerimiento.

6. Botón para buscar Hoja de Requerimiento de Servicio guardada.

7. Botón para cargar todos los servicios del cuadro de necesidades registrados en el

presente mes según especifica.

8. Botón para cargar todos los servicios del cuadro de necesidades registrados en el

presente mes.

9. Descripción de la Hoja de Requerimiento de Servicio.

10. Lista de servicios a solicitar en la Hoja de Requerimiento.

11. Detalle de un servicio.

12. Monto total disponible de los servicios.

13. Datos del proveedor (Solo para servicios que pertenezcan a un Proceso de Selección

o Locación de Servicio).

14. Monto total solicitado en la Hoja de Requerimiento.

15. Botón para ver el reporte de la Hoja de Requerimiento.

16. Botón para enviar la Hoja de Requerimiento.

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17. Detalle Actual. Solo para servicios que no hayan sido atendidos, después que la hoja

de requerimiento haya llegado a Abastecimiento.

Operaciones con la Hoja de Requerimiento de Servicio

A. Elaboración de Hoja de Requerimiento de Servicio

Pasos:

1. Abrir interfaz de Hoja de Requerimiento de Servicios Consolidada.

2. Llenar datos Generales de la Hoja de Requerimiento de Servicio.

El documento de referencia, no es obligatorio, la descripción de la Hoja si lo es.

3. Seleccionar la Fuente de Financiamiento.

27




4. Agregar servicios a solicitar.

Click en el Botón Buscar.

Selecciones las categorías.

Click en Aceptar.

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Seleccione los servicios, y luego “Agregar”.

A continuación se agregaran los artículos a la Lista de Bienes.

5. Colocar el monto. El monto no puede ser mayor que el monto disponible.

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6. Colocar los detalles de cada artículo. El detalle es una descripción que ayuda a precisar el

bien que se desea comprar, puede especificar características del bien. Este campo no es

obligatorio.


Click en el botón “Guardar”.

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Aceptar mensaje.

B. Modificar una Hoja de Requerimiento de Servicio

Pasos:

1. Abrir interfaz de Hoja de Requerimiento de Servicios Consolidada.

2. Buscar la Hoja de Requerimiento.

Click en Buscar Hoja.

31




Seleccionar Hoja de Requerimiento.

3. Habilitar la modificación de la Hoja.

32




4. Modificar Hoja de Requerimiento.

Puede modificar:

La Descripción y Documento de Referencia.

Agregar o eliminar servicios.

Para agregar haga click en buscar servicios, para quitar seleccione el servicio y haga click

derecho.

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Monto y detalle de un servicio solicitado.

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C. Enviar una Hoja de Requerimiento de Servicio

Pasos:

1. Elaborar Hoja de Requerimiento de Servicio (ver Elaboración de Hoja de Requerimiento de

Servicio pág.23). Puede también recuperar una Hoja de Requerimiento de Servicio ya

elaborada (ver Modificar una Hoja de Servicio pág. 27).

2. Enviar Hoja.

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3. Aceptar Mensaje

4. Aceptar Mensaje

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D. Corregir detalles de los servicio no atendidos en una Hoja de Requerimiento

Esta operación es para aquellos servicios de una hoja de requerimiento que no hayan sido

atendidos en la Oficina de Abastecimiento. Son devueltos a la Dependencia solicitante para

modificarles el detalle. Los demás servicios atendidos sigue el flujo normal dentro del

sistema.

Pasos:

1. Buscar La hoja de requerimiento a Modificar.

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2. Seleccionar una Hoja de Requerimiento de Servicio.

3. Click en Botón modificar.

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4. Colocar el Detalle Actual. El Detalle no se borrara, quedara como un registro.

Nota: Solo se activara el Campo “Detalle actual” para aquellos servicios que no hayan sido

atendidos, luego de que en Abastecimiento ya se haya elaborado el informe de control. Esto quiere

decir que existen servicios que si fueron validados, a estos ya no se les activara el campo “Detalle

actual”.

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5. Guardar hoja de Requerimiento.

6. Aceptar mensaje

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E. Eliminar una hoja de Requerimiento de Servicio

Pasos:

6. Buscar La Hoja de Requerimiento a eliminar.

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7. Seleccionar Hoja de Requerimiento.

8. Click en el botón “Eliminar”.

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9. Confirmar mensaje.

10. Aceptar mensaje.

Nota: El usuario solicitante solo puede eliminar la hoja de requerimiento en los siguientes

casos:

1. Cuando no haya sido enviada, es decir se encuentra en la Dependencia.

2. Cuando haya sido devuelta a la Dependencia.

No se puede eliminar una hoja que tenga servicios atendidos en Abastecimiento y servicios

devueltos a la Dependencia (Por corrección del detalle).

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Interfaz: Consultar Flujo de Hoja

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Reconociendo la interfaz Primera Parte: Parámetros de Búsqueda

Segunda Parte: Flujo de la hoja de Requerimiento

Tercera Parte: Lista de Detalles

Leyenda:

1. Código de la Dependencia o Facultad.

2. Nombre de la Dependencia o Facultad.

3. Filtro por número de Hoja de Requerimiento.

4. Filtro por fecha de creación.

5. Lista de Hoja de Requerimiento filtradas.

6. Botón para exportar una Hoja de Requerimiento en formato Excel.

7. Botón para exportar una Hoja de Requerimiento en formato pdf.

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8. Botón para exportar las observaciones y detalles corregidos de una Hoja de Requerimiento

de servicio. en formato Excel.

Nota: Solo está habilitado para servicios.

9. Historial del flujo de la Hoja de Requerimiento.

10. Lista de servicios en la Hoja de Requerimiento.

Operaciones de Consulta

A. Búsqueda de una Hoja

Pasos:

1. Filtrar por Fecha de Creación.

Seleccione la fecha de inicio o fin.

Seleccionar mes y día.

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2. Filtrar por número de hoja.

Nota: Puede escribir parte o todo el número de hoja. Si no aparece puede que la hoja no se

encuentre en el rango de Fecha.

B. Ver reporte de Hoja de Requerimiento. Pasos:

1. Seleccione una Hoja de Requerimiento.

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2. Presionar botón “Ver Reporte”.

3. A continuación se visualiza el Reporte de la Hoja de Requerimiento.

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C. Ver reporte de Observaciones en la hoja de Requerimiento.

1. Seleccione una Hoja de Requerimiento.

2. Presionar botón “Ver Reporte”.

51




3. A continuación se visualiza el Reporte de la Hoja de Requerimiento.

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Mantenimiento

Interfaz: Mantenimiento de Proveedor

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Reconociendo la interfaz Pestaña Datos Generales

Leyenda:

1. Botón para buscar un proveedor.

2. Tipo de proveedor: Persona Natural o Empresa.

3. Número RNP del proveedor.

4. Numero RUC del proveedor.

5. Razón social del proveedor.

6. Apellido paterno (Si el tipo de proveedor es Persona natural).

7. Apellido materno (Si el tipo de proveedor es Persona natural).

8. Nombres (Si el tipo de proveedor es Persona natural).

9. CCI del proveedor.

10. Botón para guardar el documento CCI escaneado en formato PDF.

11. Botón para descargar el documento CCI.

12. Botón para tener una vista previa del documento.

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Pestaña Datos Ubicación

Leyenda:

13. Dirección del proveedor.

14. Correo electrónico del proveedor.

15. Teléfono del proveedor.

16. Página del proveedor.

17. Fax del proveedor.

18. Observaciones sobre el proveedor.

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Pestaña Tipo Empresa

Leyenda:

19. Botón para seleccionar el tipo (Nacional o Extranjero).

20. Botón para seleccionar la genérica del bien o servicio que se provee.

21. Botón para seleccionar la sub genérica del bien o servicio que se provee.

22. Botón para seleccionar la especifica del bien o servicio que se provee.

23. Botón para agregar la específica a la lista de rubros del proveedor.

24. Lista de rubros del proveedor (Especificas).

25. Botón para quitar una específica de la lista.

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Pestaña Representante

Leyenda:

26. Apellido paterno del representante.

27. Apellido materno del representante.

28. Nombres del representante.

29. Cargo del representante.

30. Teléfono del representante.

31. Correo electrónico del representante.

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Operaciones Mantenimiento de Proveedor

A. Registrar un proveedor

Pasos:

1. Abrir interfaz de Hoja de Mantenimiento de proveedor.

2. Llenar los campos que se solicitan en cada pestaña.

Nota: Los campos con asterisco (*) son obligatorios. Si el tipo de proveedor es empresa

apellidos y nombre no es obligatorio.

Pestaña Datos Generales

Nota: En caso sea Persona natural la razón social se llena automáticamente, si es Empresa se

activa el campo para digitarlo.

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Pestaña Datos Ubicación

En esta se pestaña se registra los datos para contactar al Proveedor.

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Pestaña Tipo Empresa

En esta pestaña se registran el tipo de proveedor, si es nacional o del extranjero y la

partida del artículo o servicio que provee.

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Pestaña Representante

En esta pestaña se registran los datos del representante del proveedor.

3. Guardar proveedor

4. Confirmar registro.

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5. Aceptar mensaje.

B. Modificar un proveedor

Pasos:

1. Abrir interfaz de Hoja de Mantenimiento de proveedor.

2. Buscar proveedor a modificar.

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3. Seleccionar Buscar por RUC o Razón Social .Luego digitar el ruc o razón social del

proveedor a modificar según lo seleccionado.

4. Seleccionar proveedor y click en cargar.

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5. Se cargaran los datos del proveedor. Y se procede a modificar los campos.

6. Guardar los cambios.

7. Confirmar los cambios.

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8. Aceptar mensaje.

Elaboración de Hoja de Requerimiento

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