El Proceso de Las Relaciones Pblicas

El Proceso de Las Relaciones Pblicas.Todas las personas son relaciones pblicas en potencia. De hecho todas las personas ejercitan las Relaciones Pblicas desde su mbito personal hasta el profesional.

Las empresas, como personas jurdicas que son, tambin ejercen de Relaciones Pblicas y las valoran como una herramienta fundamental para el conocimiento y presencia en el mercado donde desarrollan su actividad.

Las grandes empresas, ms sensibilizadas y necesitadas de esta tcnica comercial, disponen de departamentos especficos para llevar a cabo sus estrategias. No es as en las Pequeas y Medianas Empresas. Quiz por la intuicin del propietario, del Director General o del Responsable Comercial se realicen actividades, ms o menos frecuentes, que podran enmarcarse en el mbito de las Relaciones Pblicas (RR.PP.) pero no podran definirse como propiamente dichas.

En este artculo se presenta un esquema de realizacin de las Relaciones Pblicas, basadas en el proceso (1) que deben seguir las mismas, acorde a las capacidades de las PYMES.

Son diferentes las definiciones que se presentan de la teora y la tcnica de las Relaciones Pblicas. Entre todas ellas se ha escogido la siguiente: conjunto de actividades que hacen conocer una entidad o una idea creando una imagen favorable (Jaime de Urziz).

EL PROCESO DE LAS RELACIONES PBLICAS

El mtodo se centra en la realizacin de un trabajo continuo, en un proceso que tiene como objetivo conseguir la adaptacin de la empresa a sus pblicos.

El mercado moderno, la sociedad en su conjunto, es un manantial constante de informaciones en todos los sentidos. Por tal motivo, la labor de las RR.PP. se centra en captar y canalizar convenientemente dicha informacin, engarzndola con los intereses de la empresa. Sin una mnima planificacin esta labor es difcil de ejecutar o, en todo caso, no se materializar de una forma eficaz y eficiente.

El proceso se compone de cuatro fases bsicas:.

El siguiente esquema muestra grficamente las fases progresivas del proceso de Relaciones Pblicas, entendiendo que no se puede realizar una si no se ha llevado a cabo la anterior.El Proceso de las Relaciones Pblicas, esta representado en cuatros Fases:

1. Investigacin

2. Planificacin y Programacin

3. Accin y Comunicacin

4. Evaluacin del Programa.

En la primera fase, la Investigacin, se hace un anlisis de la situacin para identificar el problema u oportunidad. Este anlisis se logra investigando los mtodos informales (el contacto personal, los informes de campo, el panel consultivo, las cartas y los e-mail que enva y recibe la organizacin, la Oficina de Atencin al Cliente, las lneas de atencin telefnicas gratuitas, entre otros.) predominan sobre los mtodos formales que siguen criterios cientficos y utilizan muestras representativas (encuestas por correo, encuesta mediante entrevistas personales, anlisis de contenidos de medios de comunicacin, entre otros.). An as unos y otros son mtodos que se complementan, y su uso depende del tipo de organizacin y situacin a investigar.En la segunda fase, Planificacin y Programacin, cabe indicar que una vez definido el problema u oportunidad, a travs de la investigacin, las Relaciones Pblicas deben tomar las decisiones estratgicas bsicas sobre lo que se debe hacer y el orden en el que se debe hacer, planteando soluciones. Es el momento para definir las metas, revisando la Misin y la Visin de la Organizacin, a fin de establecer un Plan razonable para la consecucin de las metas establecidas. En este sentido cuando se planifica para desarrollar objetivos y estrategias especificas se debe tener pleno conocimiento de las distintas personas que son conocedoras del asunto o situacin, cules son sus sentimientos y sus acciones, para contribuir o reaccionar. Este entendimiento de lo que saben, cmo se sienten y qu hacen, en combinacin con quines son y dnde estn, proporciona la base para redactar los objetivos del programa para cada pblico sealado; por ello la primera fase es de vital importancia para que la segunda logre su efectividad. Esta segunda fase es la que va a definir los pblicos-objetivos, es decir a quienes debe dirigirse, alcanzar y beneficiar el programa de Relaciones Pblicas que se est elaborando.El programa, debe redactarse siguiendo una metodologa a travs de la cual se tome en cuenta y se describa todos los escenarios posibles, que pudiera sobrevenir, presentando diferentes pronsticos ante distintas situaciones, esta segunda fase es la responsable de presupuestar la totalidad del programa, valorando los costes reales, tanto del talento humano como de los productos y los servicios necesarios.En la fase de Planificacin y Programacin, tambin se puede realizar una prueba piloto, o un test de aquellos mensajes y elementos comunicativos del programa que son fundamentales, y que no pueden fallar. A travs de entrevistas y los grupos de discusin, es conveniente que determinados pblicos seleccionados directivos, representantes sindicales, lderes, periodistas, estudiantes, entre otros, respondan ante determinados mensajes y formatos. (Esto nos har conocer, si estamos en la direccin correcta).En la tercera fase del proceso de Relaciones Pblicas, es el momento de la accin y la comunicacin, es decir, se trasladan los resultados obtenidos en la investigacin, la planificacin y programacin hacia la Implantacin.

Este es el espacio en que se mueven las tcnicas de Relaciones Pblicas. En esta fase se contemplan tanto las acciones como el hecho de comunicar/informar sobre dichas acciones . Las Relaciones Pblicas han de ser responsables de un programa que incluye acciones directas sobre los pblicos, convirtiendo, la accin en componente de la estrategia de Relaciones Pblicas. As pues, la gran dificultad en esta fase ser la coordinacin entre accin y comunicacin hasta convertir, tambin, a la comunicacin en un componente de la estrategia del programa.Realmente, conseguir la aceptacin de una idea y persuadir a los pblicos de la bondad de una informacin no es tarea fcil. Por ello la comunicacin a travs de los diferentes medios, como la Web Corporativa, el Boletn Interno, o un Folleto Institucional, entre muchos otros, deber perseguir siempre la adecuacin del mensaje segn el pblico al que se dirija.Por otra parte, cuando se considere necesaria la utilizacin de otras tcnicas como las que Organizan Eventos o dinamizan la Responsabilidad Social Corporativa del cliente, estas debern contar con la participacin de expertos, tambin se deber velar por la significacin de los mensajes y su adecuacin segn a qu pblicos se dirija. La siguiente descripcin nos facilita informacin de cmo se Implanta una accin o campaa; estas son las siete C de la comunicacin de Relaciones Pblicas. Credibilidad, Contexto, Contenido, Claridad, Continuidad, Consistencia, y Canales; todas estas segn el tipo de pblico.Finalmente la cuarta y ltima fase del proceso de Relaciones Pblicas, corresponde a la Evaluacin del Programa. La evaluacin se har mediante la investigacin, pero esta debe considerarse diferente a la investigacin de que se ejecuta en la primera fase del proceso. La investigacin de la cuarta fase del proceso, evala la planificacin de la segunda fase, y la implantacin de la tercera fase, esta pasa a denominarse Investigacin de Evaluacin.

Una evaluacin completa del programa debe arrojar la siguiente informacin:

Impacto del material informativo

Impacto de las estrategias comunicacionales

Aumento de la satisfaccin del Cliente

Posicionamiento de la organizacin o producto en los medios de comunicacin. Mediciones cientficas, (conocimiento de la empresa, o cambio de opinin de sus pblicos). Cambios econmicos, polticos y sociales a favor de la organizacin.Las metas impuestas al programa de relaciones Pblicas, son las que marcarn un mayor o menor nivel de exigencia en la Investigacin de Evaluacin.Es importante mencionar que cada una de las cuatro fases del proceso de Relaciones Pblicas, estar ajustada al tipo de empresa para la cual se realiza, por ello cada uno de los programas son nicos, no deben ser utilizados como una especie de receta mgica.

Formulacin del Programa de Relaciones Pblicas.El programa debe concordar y responder a los aspectos generales y a la problemtica resultante de la investigacin.

En un sentido general, la confeccin de un programa de Relaciones Pblicas abarca los puntos y el ordenamiento siguiente:

I. Bases de Operacin.

Fijacin de las bases filosficas, sociales y econmicas que conforme a la concepcin relacionista, deben ser marco operacional de la entidad.

II. Principios del programa.

Determinacin de la poltica o conducta de la Entidad, que a la luz de las relaciones Pblicas responda a las bases del programa: utilizando numerales para destacar los lineamientos de dicha poltica.

III. Objetivos Generales.Sealamiento de la meta o metas finales que se propone alcanzar el programa, desbancndolas con numerales si la claridad de exposicin as lo exige, y supeditndolas a los principios del programa.IV. Objetivos Especficos.

Numeracin y especificacin de las metas parciales y sucesivas que han de cumplirse para alcanzar los objetivos generales.

V. Accin y/o Comunicacin con los Pblicos.

Pasos con cada pblico. Indicacin de cada pblico implcito en el problema y formulacin del propsito con cada uno de ellos en particular, propsito conducente hacia el cumplimiento del objetivo especfico que involucra al pblico referido.

VI. Ejecucin.

Delineamiento de los aspectos operativos de la accin y / o comunicacin, indicacin del cmo y del cundo de la utilizacin de los medios seleccionados, segn y de acuerdo con los pblicos involucrados en el programa.

VII. Evaluacin.

Prefijacin de la periodicidad y escogencia del mtodo, para la medicin de los resultados de la programacin.

Esta gua de procedimiento es aplicable para cualquier Organizacin o Entidad; las variantes as como los alcances del programa, lo determina el carcter de la Entidad y/o la naturaleza de la accin relacionstica que se desea realizar.