El Gobierno Corporativo y La Comunicacuon Organizacional

EL GOBIERNO CORPORATIVO Y LA COMUNICACIÓN ORGANIZACIONAL

PRESENTAN:MARICARMEN VILLEGAS RONCES

ALBERTO ANTONIO NAVARRO LÓPEZ ELIESER CARMONA HERNÁNDEZ

Seminario de comunicación y negociación empresarialProfesora: DRA. MA. MAGDALENA CHAIN PALAVICINI

INDICE

1. Caso Práctico2. Conceptos de Gobierno Corporativo3. Elementos que lo contienen4. Empresas Familiares5. Comunicación planeada y propositiva

Maricarmen Villegas Ronces - Elieser Carmona Hernández - Alberto Antonio Navarro López

1. CASO PRÁCTICOGRUPO BIMBO, S.A. DE C.V.


Grupo Bimbo es una empresa global, líder enpanificación en América y una de las más

importantes en la industria alimenticia a nivel mundial, generando ventas por $117,163

millones de pesos en 2010.

Buscamos ser una empresa altamente productiva y plenamente humana, en la cual

nuestra gente hace la diferencia todos los días.


MISIÓN Alimentar, Deleitar y Servir a Nuestro Mundo.

VISIÓN 2015 Perfila lo que aspiramos a convertirnos en cinco años, la mejor empresa de

panificación en el mundo y un líder en la industria alimenticia con base en estos cinco pilares estratégicos:

Marcas líderes y confiables para nuestros consumidores El proveedor preferido de nuestros clientes

Una compañía innovadora que mira hacia el futuro Una empresa financieramente sólida Un lugar extraordinario para trabajar


Es indudable que el éxito de Bimbo, está íntimamente ligado a su visión, pero sobre todo a sus valores. Son estos valores, emanados de su fundador Don Lorenzo Servitje y su hijo Daniel Servitje, los que han

sido el motor de ésta exitosa empresa.

PersonaPasión

RentabilidadEfectividad

Trabajo en equipoConfianza

CalidadMaricarmen Villegas Ronces - Elieser Carmona Hernández - Alberto Antonio Navarro López

GRUPO BIMBO HOY…

Plantas en México: 42Año de fundación: 1945Oficinas corporativas: Ciudad de MéxicoPaíses: 17Ingresos en 2010: $117,163 millonesMarcas: Más de 150Principales categorías:

Pan de caja, pan dulce, muffins, bollos, confitería, botanas saladas, tortillas de harina, tostadas.

Plantas en el mundo: 103Colaboradores: Más de 108,000Rutas de distribución: Más de 41,000Puntos de venta: Más de 1.8 millones


Las ventas consolidadas se incrementaron 0.7% en un entorno económico difícil.

El crecimiento de los volúmenes estuvorespaldado por el fortalecimiento de marcas,la innovación en productos, una vigorosaactividad promocional y una mayor penetraciónde mercado.

La estratégica adquisición de North AmericanFresh Bakery de Sara Lee, cuyo cierre se esperapara el primer semestre de 2011, fortaleceráy ampliará significativamente el negocio de E.U.


RESPALDO A LA CONFIANZA DEL INVERSIONISTAA lo largo de su desarrollo, Grupo Bimbo siempre ha puesto en práctica los principios de ética empresarial. Grupo Bimbo se adhiere al Código de Mejores Prácticas Corporativas, iniciativa de la Bolsa Mexicana de Valores (BMV), cuyo objetivo es establecer las bases de Gobierno Corporativo para las empresas que operan en el país, sobre todo las que cotizan en la BMV y respaldar con ello la confianza de los inversionistas.

En Grupo Bimbo, estos principios, para el buen manejo de los negocios, se ejercen a través del CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN, que entre otras funciones tiene: Apoyar a la administración en la definición de políticas y estrategias, Recomendar esquemas que incrementen la eficiencia de su gestión en beneficio de los intereses de los accionistas. Participar en las decisiones relativas a la asignación eficaz de recursos del Grupo, específicamente en inversiones o des-inversiones.


ESTRUCTURA DEL CONSEJO DE ADMINISTRACIÓNEl Consejo de Administración de Grupo Bimbo está integrado por 17 consejeros propietarios y 17 consejeros suplentes, nombrados y ratificados en la Asamblea de Accionistas celebrada el 14 de abril de 2010.

Para lograr un adecuado cumplimiento de sus funciones, el Consejo se apoya en cuatro Comités, que operan como órganos intermedios


Presidente PropietarioRoberto Servitje Sendra

Presidente SuplenteDaniel Servitje Montull

Secretario PropietarioLuis Miguel Briola Clément

Secretario SuplentePedro Pablo Barragán Barragán

Consejeros IndependientesConsejeros PropietariosRoberto Servitje SendraHenry Davis SignoretJosé Antonio Fernández CarbajalArturo Fernández PérezRicardo Guajardo TouchéAgustín Irurita PérezLuis Jorba ServitjeMauricio Jorba ServitjeFrancisco Laresgoiti HernándezNicolás Mariscal ServitjeJosé Ignacio Mariscal TorroellaMaría Isabel Mata TorrallardonaRaúl Obregón del CorralRoberto Quiroz MonteroAlexis E. Rovzar de la TorreLorenzo Sendra MataDaniel Servitje Montull

Consejeros Suplentes

Jaime Chico PardoPaul Davis CarstensFederico Reyes GarcíaAlejandro Hernández DelgadoFrancisco Zambrano RodríguezGuillermo Irurita PiñeroMireya Jorba AliacarRamón Pedroza MelendezMaría del Pilar Mariscal ServitjeGuillermo Lerdo de Tejada ServitjeRaúl Obregón ServitjeJavier de Pedro EspínolaFrancisco Laresgoiti ServitjeRosa María Mata TorrallardonaVicente Corta FernándezJorge Sendra MataPablo Elizondo Huerta


• Integrado únicamente por Consejeros Independientes

• Verifica que las operaciones se lleven a cabo dentro del marco normativo aplicable,

• Evalúa y supervisar las labores de la administración para el cumplimiento de políticas y prácticas contables

• Investiga violaciones a las políticas de control interno y auditoría interna.

• Integrado únicamente por Consejeros Independientes

• Emite opiniones respecto del nombramiento, evaluación y destitución del Director General y demás directivos relevantes,

• Emite opiniones respecto de las políticas para la retribución integral del Director General y de los demás directivos relevantes de Grupo Bimbo.

• Se encarga de analizar y aprobar la estructura general de compensación de Grupo Bimbo,

• Revisa las políticas y lineamientos generales de compensación y programas de desarrollo de los funcionarios y colaboradores.

• Analiza los resultados financieros de Grupo Bimbo y su impacto en la estructura general de compensación.

• Analiza y somete a la aprobación del Consejo de Administración, la evaluación de las estrategias a largo plazo y las principales políticas de inversión y financiamiento de Grupo Bimbo, así como la identificación de sus riesgos y la evaluación de las políticas para la administración de los mismos.

Comité de Auditoría

Comité de Prácticas

Societarias

Comité de Evaluación de

resultados

Comité de Finanzas y planeación

CÓDIGO DE ÉTICAGrupo Bimbo cuenta, de manera adicional, con medidas auto-regulatorias que rigen sus prácticas de negocios, como es el caso del Código de Ética, el cual incluye aspectos generales y políticas para interactuar con los distintos grupos de su entorno:• Con los colaboradores, para garantizar el respeto a su dignidad, a su individualidad y facilitar un ambiente para su bienestar y desarrollo.• Con los accionistas, para proporcionar una rentabilidad razonable de manera sostenida.• Con los proveedores, para mantener relaciones cordiales y propiciar su desarrollo.• Con los clientes, para brindar un servicio ejemplar y apoyarlos en su crecimiento y desarrollo, a través del valor de sus marcas.• Con los competidores, para contender de manera vigorosa y objetiva, basándose en prácticas de comercio leales.• Con los consumidores, para garantizar alimentos sanos y variedad en sus productos, mediante la mejora continua de los mismos.• Con la sociedad, para promover el fortalecimiento de los valores éticos universales, y apoyar el crecimiento económico y social de las comunidades donde tienen presencia.


CONFLICTO DE INTERESESA nivel interno, con el fin de evitar que se presenten conflictos entre los intereses personales de los colaboradores y los de la empresa, y propiciar una solución en caso de requerirse, todos los colaboradores tienen la responsabilidad de declarar cualquier interés financiero o no financiero que pueda entrar en conflicto con su función dentro de Grupo Bimbo.En el caso de ejecutivos y directivos se tiene establecido en la política “Conflicto de Intereses”, el llenado anual de un formato especial para tal efecto.El incumplimiento de esta política puede ser causa de terminación de la relación laboral.


INFORME ANUAL 2010A finales del año 2010, el Comité Directivo de GRUPO BIMBO, presentó al Consejo de Administración y a los Cuatro Comités su “Informe de la Administración y Estado de Resultados”

Asimismo el Comité de Auditoría y el Comité de Prácticas Societarias deben presentar su propio informe anual como se muestra a continuación:


2. CONCEPTOS DE GOBIERNO CORPORATIVO

Antecedentes a nivel mundial

A principios de los años noventa los accionistas minoritarios querían saber qué se estaba haciendo con su dinero y cuáles eran las expectativas futuras. Esto hizo que los accionistas mayoritarios de un negocio y sus administradores, iniciaran un proceso de apertura de la información, al mismo tiempo de profesionalización y transparencia en el manejo del mismo.

Empezaron a surgir códigos que respondían a estas necesidades, algunos ejemplos fueron el Reportes Cadbury publicado en 1992 en el Reino Unido, además de el Greenbury (1995) y el Hampel (1998), los cuales establecían normas para mejorar el funcionamiento de los consejos de administración.

En Francia se pública el informe Viénot en 1995. Holanda, Australia, España y Canadá comienzan a publicar documentos similares.

En 1997 con la crisis asiática se incrementó el interés por el tema.

A finales de 2001 y principios de 2002 con la crisis de confianza del mercado valores de los Estados Unidos empezó a ocupar una posición muy importante.


Antecedentes a nivel mundial

La Organización para la Cooperación y el Desarrollo Económicos (OCDE), emitió en mayo de 1999 y revisó en 2004 sus “Principios de Gobierno Corporativo” en los que se encuentran las ideas básicas que dan forma al concepto que es utilizado por los países miembros y algunos otros en proceso de serlo.

La OECD y el Banco Mundial, a través de la Corporación Financiera Internacional, junto con el Foro Global de Gobierno Corporativo tienen establecido un amplio programa de difusión del concepto de Gobierno Corporativo en el mundo En 2000 en Sao Paulo, Brasil 2001 en Buenos Aires, Argentina 2002 en la Ciudad de México 2003 en Santiago de Chile, Chile 2004 en Rio de Janeiro, Brasil 2005 en Lima, Perú 2006 nuevamente en Buenos Aires, Argentina 2007 en Medellín, Colombia 2008 nuevamente en la Ciudad de México 2009 en Santiago de Chile 2010 en Rio de Janeiro, Brasil La ciudad sede elegida para la próxima reunión es Lima, Perú en Octubre 2011.Maricarmen Villegas Ronces - Elieser Carmona Hernández - Alberto Antonio Navarro López

Gobierno Corporativo en México

En 1999, el Consejo Coordinador Empresarial, creó el Comité de Mejores Prácticas Corporativas, con el objetivo de analizar los lineamientos entonces vigentes y mejorar las prácticas de gobierno corporativo en México. Se emitió en julio de 1999 un Código de Mejores Prácticas Corporativas. En 2006 se hizo una primera revisión, y la segunda publicada en abril de 2010.

Las dos leyes fundamentales que afectan al gobierno corporativo son la Ley de Sociedades (Ley General de Sociedades Mercantiles, o LGSM), y la Ley del Mercado de Valores (LMV).

La LGSM, promulgada en 1934 y recientemente modificada en 1996, establece las formas de sociedad y los derechos básicos de los accionistas.

La LMV, que regula las empresas públicas, se introdujo en 1975, pero importantes enmiendas entraron en vigor en 2001. La nueva Ley de Mercado de Valores fue promulgada en 2006, tiene la intención de mejorar la regulación de la divulgación de la información y derechos de los accionistas minoritarios.


Definición de Gobierno Corporativo

El concepto original e internacionalmente aceptado señala que gobierno corporativo es:

“El sistema bajo el cual las sociedades son dirigidas y controladas”

Gobierno Corporativo es un sistema por el cual las sociedades son gobernadas, dirigidas y controladas, siguiendo los criterios establecidos por los accionistas, los principios de mejores prácticas e incluyendo la participación de todas las partes legítimamente interesadas en la organización.

Las buenas prácticas de Gobierno Corporativo tienen la finalidad:• Incrementar el valor de la sociedad• Facilitar su acceso al capital• Contribuir para su perennidad• Facilitar el acceso a un mayor volumen de financiamiento externoMaricarmen Villegas Ronces - Elieser Carmona Hernández - Alberto Antonio Navarro López

Los 4 ejes del Gobierno corporativo

RENDICIÓN DE CUENTAS EQUIDAD

TRANSPARENCIA RESPONSABILIDAD CORPORATIVA

La Administración debe rendir cuentas al Consejo.

El Consejo debe rendir cuentas a los Accionistas.

Asegurar la revelación exacta de la situación financiera, el desempeño, la propiedad y el gobierno corporativo.

Proteger los derechos de los Accionistas.

Tratar a los accionistas mayoritarios y minoritarios por igual.

Reconocer los derechos de todos las partes legamente interesadas.

Estimular cooperación entre la organización y los accionistas para crear riqueza, empleo y sustentabilidad económica


3. ELEMENTOS QUE LO CONTIENEN

Los 5 Elementos Clave

GOBIERNO CORPORATIVO

• Buenas prácticas del consejo

• Procesos de Control Apropiados

• Sistema fuerte de transparencia y revelación de la información

• Protección de los derechos de los accionistas

• Fuerte compromiso con las reformas de gobierno corporativo


Los Principios Básicos

El trato igualitario y la protección de los intereses de todos los accionistas El reconocimiento de la existencia de los terceros interesados en la marcha

de la empresa La definición de las responsabilidades y funciones de los consejeros La emisión y revelación responsable de la información, así como la

transparencia en la administración El aseguramiento de que existan guías estratégicas en la sociedad, así como

la identificación y control de los riesgos a la que está sujeta La declaración de principios éticos y de responsabilidad social empresarial La prevención de operaciones ilícitas y conflictos de interés La revelación de hechos indebidos y protección a los informantes El cumplimiento de las regulaciones a que está sujeta la sociedad


Estructura del Gobierno Corporativo


Asamblea de Accionistas

Es el órgano supremo de la Empresa y la componen los tenedores de acciones, según conste en los libros sociales de la empresa.

Se reúne en la mayoría de los casos en forma anual, es importante que actúe con formalidad, transparencia y eficacia, ya que es un órgano de decisión y control básico para la vida de las sociedades, así como para la protección de los intereses de todos los accionistas.


Funciones de la Asamblea de Accionistas

Aprueba el uso y goce de los bienes y servicios, en favor de personas que ejercen poder de mando.

Aprueba las políticas para la utilización de los recursos humanos y materiales.

Aprueba las operaciones que involucran la enajenación del 30% o más de los activos y aquellas que representen dicho porcentaje y sean llevadas a cabo con personas relacionadas.


Consejo de Administración

Es el órgano responsable de la administración de la sociedad con todas las facultades requeridas. Es designado por la Asamblea General Ordinaria de Accionistas.

Los principios de gobierno corporativo consideran que la operación diaria de una sociedad es responsabilidad del equipo de dirección, mientras que la labor de definir la visión estratégica, vigilar las operaciones y aprobar la gestión, es responsabilidad del Consejo de Administración.

Se recomienda que el Consejo esté integrado por máximo 15 consejeros, a fin de agilizar la toma de decisiones por parte de dicho órgano, de los cuales 25% deberán de ser independientes.

Dependiendo de la sociedad de que se trate, el Consejo puede apoyarse en uno o varios comités que fungirán como una extensión del propio consejo y no intervendrán en la operación.


Funciones del Consejo de Administración

Establece la estrategia del negocio y lineamientos de control interno.

Identifica alternativas para generar valor. Vigila la gestión de la sociedad por parte del Director

General y directivos relevantes. Aprueba los estados financieros. Aprueba ciertas operaciones, nombramientos y

retribuciones a directivos con la opinión del Comité de Prácticas Societarias.

Aprueba lineamientos y políticas relativos a temas contables y de control interno con la opinión del Comité de Auditoría. (Art. 28 LMV).


El Consejo debe promover las siguientes condiciones:

Protección de los derechos de todos los accionistas. Revelación de información y transparencia en la administración. Responsabilidad en la emisión de información. Un buen sistema de control interno. Sistemas para la emisión de información. Consideración de la existencia de los terceros interesados en la buena

marcha de la empresa. Manifestación de ser socialmente responsable. Declaración de principios éticos. Cuidado de la reputación y la marca.


Comité de Auditoria

Es el órgano de gobierno de apoyo al Consejo de Administración, responsable de la vigilancia de la empresa a través del establecimiento y seguimiento al sistema de control interno, aseguramiento de la transparencia en la rendición de cuentas y la revisión de operaciones con partes relacionadas.

Además, le permite al Consejo evaluar y dar seguimiento a la administración del negocio mediante una visión sobre la forma en que el modelo operativo responde a las definiciones y preocupaciones estratégicas de dicho Consejo. El Comité de Auditoría estará integrado exclusivamente por consejeros independientes, mínimo 3.


Funciones del Comité de Auditoria

Investiga posibles incumplimientos de los que tenga conocimiento. Vigila que el director general dé cumplimiento a los acuerdos de las asambleas y del

consejo de administración. Designa, supervisa, evalúa y remueve al auditor externo, con base en la determinación

de sus honorarios y actividades a realizar. Opina sobre lineamientos de control interno, políticas contables y servicios adicionales

que puede prestar el auditor. Discute los estados financieros con los directivos y el auditor externo, para proponer su

aprobación al consejo. Vigila que las operaciones con personas relacionadas y las relevantes se ajusten a lo

establecido por la ley. Investiga posibles incumplimientos a los lineamientos y políticas de operación, control

interno y registro contable. Si lo requiere, solicita opinión de expertos independientes. Convoca a asambleas de accionistas. (Art. 42 LMV).


Comité de Prácticas Societarias

Es el órgano de apoyo al Consejo de Administración responsable de los aspectos de nominación y compensación, manejo de las operaciones relevantes y con partes relacionadas.

El Comité de Prácticas Societarias se establece como mecanismo para evitar conflictos. El Comité de Prácticas Societarias estará integrado exclusivamente por consejeros independientes, mínimo 3.


Funciones del Comité de Prácticas Societarias

Opina sobre transacciones con personas relacionadas y las relevantes. Opina sobre designación, desempeño, remuneración y otorgamiento de

préstamos para los directores ejecutivos y ejecutivos clave. Propone candidatos para los órganos de administración del grupo

empresarial. Si lo requiere, solicita opinión de expertos independientes. Aprueba políticas respecto al uso de los activos de la Compañía o

transacciones relacionadas con terceros. Apoya al consejo de administración en la elaboración de reportes de

prácticas financieras. Convoca a asambleas de accionistas (Art. 43 LMV).


Consejero Independiente

Es aquel consejero que cumple todos los requisitos para determinar que no tiene una relación patrimonial, profesional o familiar con el grupo, libre de conflictos de interés y que su opinión podrá ser objetiva.

Son llamados a formar parte del Consejo de Administración por su experiencia, capacidad y prestigio profesional.


Desafíos para su Implementación

Identificar el camino y las soluciones que mejor se ajusten a sus necesidades.

Contar con personas en su interior que promuevan el buen gobierno corporativo.

Comunicar que la credibilidad ante el mercado es fundamental.

Entender que el buen gobierno corporativo es un viaje, no un destino final.

Compromiso de los accionistas.


El gran dilema del Gobierno Corporativo

En México, 3 de cada 10 empresas piensan que adoptar prácticas de gobierno corporativo es innecesario, no desean tenerlas o simplemente no las consideran importante, reveló una encuesta realizada por el IMEF, IPADE y la consultoría KPMG.

El estudio reveló que 6 de cada 10 empresas en México sí cuentan con un consejo de administración, lo que se relaciona con el número de empleados, el giro del negocio y la facturación de la empresa.

En el país más del 90% de los negocios son pequeñas y medianas empresas, según datos oficiales.

El Código de Mejores Prácticas Corporativas, emitido por el Consejo Coordinador Empresarial da consejos para profesionalizar a las empresas. Sin embargo, muchas de ellas enfrentan el problema de ser empresas familiares donde se cuenta con un control tradicional.

"El carácter familiar no es un problema fundamental para las empresas, lo que se busca es la profesionalización de ellas", dijo el director del IPADE, Enrique Taracena, quien destacó que muchas de las grandes empresas son dirigidas por las mismas familias.


El gran dilema del Gobierno Corporativo

El sector automotriz es donde se pueden ver más estas prácticas (100%), seguido de empresas dedicadas a la energía y recursos naturales y construcción e inmobiliarias.

Respecto al número de empleados, la mayoría de las empresas que cuentan con más de 1000 empleados poseen un consejo de administración (88% de ellas) y, en el mismo tono, las que facturan más de 200 millones de pesos anualmente (81%).

Las prácticas de gobierno corporativo buscan una buena administración financiera y social de negocio. En México lo llevan principalmente las empresas listadas en el mercado bursátil, donde reportan de forma trimestral y anual sus resultados financieros.

Adoptar este tipo de administración de negocio, como contar con un consejo de administración y un comité de evaluación, con lleva a obtener mejores rendimientos para las empresas, según los expertos.


4. EMPRESAS FAMILIARES

¿Qué es una empresa familiar?

Es un negocio donde los miembros de una determinada familia se unen entre sí para trabajar, tomar decisiones, cumplir ciertas tareas y distribuirse los beneficios de forma justa. Es bueno que la familia permanezca unida, siempre y cuando alguno de sus miembros no obstaculice la labor que le compete en el seno de la empresa.

“Se estima que un 80% de las empresas en el mundo son Empresas Familiares”.


Fortalezas y debilidades

*Confianza mutua *Intereses comunes por parte de los integrantes *Comunicación fluida *Tienen un ideal compartido *Sacrificio y gran dedicación personal para lograr el éxito *Autoridad reconocida *Intuición, liderazgo, voluntad e innovación*Alto nivel de exigencia

*Se exige lealtad absoluta a las ideas y conceptos del dueño de la empresa y sus familiares *Odios y recelos entre los integrantes *Rigidez o poca disposición al cambio y a las críticas *Se fomenta la murmuración y las relaciones informales *Refugio de ineptos *Poca disposición para delegar autoridad y responsabilidad *Se resisten a incorporar especialistas o profesionales

Fortalezas

Debilidades

Retos de las Empresas Familiares en México

1. Conciliación de intereses entre empresa y familia.

La influencia que la familia ejerce sobre la empresa es enorme, posiblemente más que en cualquier otra cultura.

Si en la familia hay compromiso hacia la empresa y existe capacidad y talento en los miembros que la operan, esa influencia terminará por ser positiva. Si la influencia es negativa, la empresa tendrá muy pocas posibilidades de supervivencia.

Deberán apuntar hacia la profesionalización de sus organizaciones y evitar la tentación de hacer de la empresa una mera extensión de la familia.



2. La integración de talentos por parte de miembros de la familia.

En la medida que estas empresas tengan la facultad de sumar y lograr sinergias entre miembros de la familia que laboran en la empresa, los resultados serán más favorables.

La percepción de que los tiempos de sus padres han caducado puede llevar a los jóvenes a menospreciar los conocimientos, habilidades y experiencias de sus mayores.

Los mayores deberán ceder espacios a sus hijos y así propiciar su desarrollo profesional, haciéndolos partícipes de las decisiones relevantes



3. La profesionalización de la empresa.

La profesionalización es un proceso de transformación gradual que implica un cambio de mentalidad de cada uno de los elementos de la organización.

Hay una serie de tradiciones y prácticas administrativas que dieron buenos resultados en el pasado, y por eso se piensa que deben conservarse.

El gran dilema de quienes dirigen empresas familiares es decidir qué debe cambiar y qué debe permanecer.



4. El proceso de sucesión.

La sucesión involucra a los tres subsistemas de la empresa familiar (la empresa, la familia y la propiedad) y durante este proceso cada uno de éstos experimenta cambios importantes.

En la medida que se realice de forma planeada y que los diversos implicados en este proceso lo enfrenten con conciencia y sensibilidad, se aumentarán las posibilidades de lograr la continuidad de las empresas familiares en nuestro país.


5. COMUNICACIÓN PLANEADA Y PROPOSITIVA

Comunicación organizacional

La comunicación organizacional consiste en el proceso de emisión y recepción de mensajes dentro de una compleja organización. Dicho proceso puede ser interno, es decir, basado en relaciones dentro de la organización, o externo (por ejemplo, entre organizaciones). Si la organización se trata de una empresa, la comunicación distingue tres sistemas:

Operacionales, se refiere a tareas u operaciones. Reglamentarios, órdenes e instrucciones. Mantenimiento, relaciones públicas, captación y

publicidad.


Tipos de comunicación

Formal: es la comunicación cuyo contenido está relacionado con aspectos institucionales. En general, se utiliza la escritura como medio (como comunicados, memorandos). La velocidad es lenta debido a que tiene que cumplir todas las formalidades establecidas.

Informal: es el tipo de comunicación que contiene aspectos institucionales, pero utiliza canales no oficiales (por ejemplo, la reunión alrededor del botellón de agua, encuentros en los pasillos). Es más veloz que la formal.

Vertical: es la comunicación que se genera en las áreas directivas de la organización y desciende utilizando los canales oficiales. En una comunicación corporativa óptima, debería existir la comunicación vertical ascendente que posibilite el intercambio.

Horizontal: conocida también como comunicación plana y ubica a todos los actores en un mismo nivel de información y de circulación de la misma. Generalmente se produce entre las personas de un mismo nivel. Muy pocas veces utiliza las canales oficiales y es totalmente informal por lo que es difícil operar sobre ella.

Rumores: Se trata de la comunicación informal que recorre la institución sin respetar canales y muy rápidamente. Generalmente, se construyen versiones o interpretaciones de la realidad basadas en información parcial y de diferentes fuentes. Son originadas por la ausencia de información completa y creíble de los canales que correspondan. También son llamadas “bolas”, “radio bemba” o “radio pasillo”.


Planificación para una comunicación efectiva

La planificación de la comunicación efectiva empieza con estas preguntas. Los siguientes pasos le ayudarán a responderlas.

1. ¿Por qué se está comunicando? 2. ¿Qué se está comunicando? 3. ¿Quién tiene que recibir la comunicación? 4. ¿Cómo se puede llegar mejor a la audiencia? 5. ¿Cómo saber si usted comunica de manera

efectiva?



Paso 1: Clarifique sus objetivos de comunicación ¿Por qué se está comunicando y qué es lo que quiere lograr con esta comunicación? ¿Está anunciando un nuevo servicio a sus clientes? ¿Está buscando información? ¿Está usted con la esperanza de influir en las actitudes? ¿Usted está pidiendo a la gente tomar una decisión o acción? ¿Su objetivo es llegar a un consenso? ¿Está construyendo una visión compartida de la estrategia o un desafío a la cultura? ¿Por qué alguien necesita su comunicación - ¿por qué prestar atención?

Paso 2: Conozca a su público Piense en sus necesidades de información, a quien tiene que oír, y su papel en la organización. Hacer su investigación para entender a su público, diferentes audiencias pueden requerir variaciones de su mensaje. ¿Los miembros de la audiencia ya sabe sobre mi tema? ¿Necesitan la información de fondo? ¿Cuáles son los beneficios específicos para cada audiencia en particular? ¿Qué aspecto de este tema es importante para ellos?



Paso 3: Crear sus mensajes Use un lenguaje conciso para adaptar sus mensajes a los miembros de su audiencia, evitar la jerga, e incluyen referencias donde los lectores pueden obtener más información si así lo desean. Pon a prueba tu mensaje con los lectores que aún no conoce el tema.

Paso 4: Escoja su canal Un canal de comunicación es simplemente el método o mecanismo que elija para transmitir su comunicación. Su elección del canal depende de la audiencia que está tratando de alcanzar, si se desea un debate interactivo o simplemente para proporcionar información, y si el mensaje es largo y complejo, o corto y simple.

Paso 5: Evaluar el resultado Consulte con miembros de su público - lo que recibe la comunicación? Fue claro y útil para ellos? Lo hizo alcanzar su meta? ¿Qué vas a hacer diferente la próxima vez?


Recomendaciones para una comunicación eficaz

El presidente o gerente debe comprometerse en la filosofía y el comportamiento, con la noción de que comunicarse con los empleados es esencial para el logro de las metas de la organización.

Asociar las acciones con las palabras Comprometerse con la comunicación de dos vías (descendente y ascendente) Énfasis en la comunicación cara a cara Mantener a los miembros de la organización informados de los cambios y decisiones dentro de la organización Dar confianza y valor a los empleados para comunicar malas noticias Diseñar un programa de comunicación para transmitir la información que cada departamento o empleado

necesita Luchar porque la información fluya continuamente


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