El director general y la empresa - Presentación...

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RAD-06__Director Versión: Septiembre de 2012 Revisor: Blanca González

El director general y la empresa

Por: Blanca González

En este aspecto la labor de un directivo es trascendental y delicada. Así como en el cuerpo humano la sangre lleva oxígeno hasta la última de las células, en la organización social, cualquiera que sea su magnitud, las comunicaciones sirven para llevar la información necesaria para que el trabajo se realice en todos los niveles. (González, 2003, p. 184)

Las empresas son muy importantes dentro de la economía de un país ya que producen bienes o servicios para las personas además son una fuente de empleos. Las empresas son dirigidas por un director general que en ocasiones se le nombra gerente general. Esta persona está al frente y es la cabeza que gobierna las decisiones que se toman dentro de la empresa. De acuerdo con Robbins (2005), el Director general es la persona que define los objetivos que necesita alcanzar una empresa y los medios que se requieren para lograrlo. Es decir, ¿qué se quiere lograr? y ¿qué recursos son necesarios? En primer lugar debe mantener una comunicación constante con el área de Dirección Administrativa. También indica las tareas por realizar y define una estructura para la organización, debe motivar a las personas a dar su mejor esfuerzo, debe mantener una comunicación constante y verificar que se cumpla con el desempeño esperado Van Den Berghe, Edgar (2010, p. 82) sostiene que “Gerenciar es hacer que los objetivos en la empresa se logren, a través de los colaboradores que trabajan en ella.” Ser el director general dentro de una empresa implica una gran responsabilidad, el siguiente cuadro muestra que el director general debe asumir su responsabilidad al frente de la empresa, tanto al interior como al exterior.

Responsabilidad del Director general Al interior

Accionistas Buscar que la empresa sea productiva y genere utilidades.

Colaboradores Cumplir con las ley federal del trabajo, con ley del seguro social, hacer un pago justo por el trabajo y proporcionar un lugar seguro y limpio para que realicen el trabajo.

Tabla 1. Responsabilidad interna del Director general


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Al exterior

Gobierno y medio ambiente

Cumplir las leyes, pagar los impuestos, realizar operaciones licitas y proteger al medio ambiente.

Sociedad y clientes

Produciendo bienes y servicios con calidad y evitando cualquier actividad ilegal.

Tabla 2. Responsabilidad externa del Director general Debido a gran la diversidad de productos o servicios que se elaboran en las distintas empresas, no es sencillo enlistar y enumerar las actividades de un director general, sin embargo después de grandes estudios, observaciones y análisis se determinaron diferentes enfoques para explicar el trabajo que realizan. En esta ocasión explicaremos tres enfoques

1. Por las funciones administrativas 2. Por los papeles o roles que cumplen 3. Por las habilidades administrativas

Primer enfoque: Funciones administrativas A principios del siglo XX, un industrial francés llamado Henri Fayol afirmó que todos los administradores realizan cinco funciones administrativas: planificar, organizar, dirigir, coordinar y controlar. A continuación describiré en qué consiste administrar: “Consiste en coordinar actividades de trabajo de modo que se realicen de manera eficiente y eficaz con otras personas y a través de ellas (Robbins, 2005, p.7). “La eficiencia consiste en obtener los mayores resultados con la mínima inversión” (Robbins, 2005, p. 7). “La eficacia es hacer las cosas correctas” (Robbins, 2005, p. 8). Llevar a cabo una buena administración es imprescindible en todo tipo de organización, sin importar que tan grande o pequeña sea, también se debe realizar dentro de cada una de las áreas que conforman las empresas y a todos los niveles. Claro está que cada persona pose una personalidad única y tiene una forma distinta de realizar el proceso administrativo y lo que en unas empresas funciona, en otras puede no obtener el mismo resultado. Por la amplitud de aplicación de la administración se dice que es universal.


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Figura 1. Necesidad Universal de la Administración (Robbins, 2005). Diariamente todos nos relacionamos con distintas organizaciones, ya sea que tengamos que ir a pagar un recibo de luz y las personas que reciben el pago no valoran el tiempo de los demás, o que tengamos que ir a un banco en hora pico y no estén abiertas todas las cajas para atendernos, o que vayamos a una farmacia y tengan surtida la medicina que buscamos, o por ejemplo que el baño de algún restaurante no tenga la higiene necesaria. En todos los casos mencionados anteriormente el cliente no ha sido bien atendido, por lo que deducimos que no existe una adecuada administración. Las organizaciones que no tienen una administración funcional pierden clientes, en cambio las que están administradas de forma eficaz mantienen la lealtad de sus clientes. En otras palabras podemos decir que administrar es el proceso de realizar eficazmente actividades, mediante la coordinación del trabajo de un conjunto de personas para alcanzar los objetivos de la organización (Robbins, 2005).

Figura 2. Definición de Administrar (Robbins, 2005).

Organizaciones de todos los tamaños Pequeñas Grandes

La administración se necesita en…

Organizaciones de todos los tipos Privadas No Lucrativas

Todas las áreas de las organizaciones: Operación, mercadotecnia, capital humano, contabilidad, sistemas de información, etc.

Todos los niveles de las organizaciones Abajo Arriba

Proceso

actividades eficazmente

Personas

Objetivo de la organización

de realizar

Con un grupo de

para alcanzar


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Al definir administrar utilizamos la palabra proceso. “Esto quiere decir que es una actividad secuencial, múltiple, y no algo puntual o preciso” (Díez de Castro et al, 2002, p. 43). En la actualidad se reconocen 4 funciones de la Administración que conforman el proceso administrativo

1. Planear 2. Organizar 3. Dirigir 4. Controlar

Figura 3. Funciones de la Administración (Robbins, 2005 p. 9)

A continuación te explicaré a detalle las 4 funciones o actividades de la Administración 1.- PLANEAR, consiste en establecer una serie de pasos que los puedes agrupar de la siguiente manera.

Figura 4. Pasos de la planeación (Robbins, 2005).


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Para definir un plan el director general debe tener muy claro hacia donde quiere llevar a la empresa. Ya que de esa forma se puede enfocar definiendo las estrategias necesarias para llegar a ese destino.

Planear implica que el gerente y los directivos proyecten de antemano sus metas y acciones… Para proyectar las metas y acciones, hay que poseer un amplio conocimiento de la organización, de las actividades que se realizan, de la competencia, del mercado en general y del medio socio económico actual y proyectado en el que opera o planea realizar operaciones la compañía. (Apellido , año, p. )

2. ORGANIZAR, implica un conjunto de actividades que sirven para identificar por orden de importancia ¿Qué tareas se tienen que hacer? ¿Qué personas deben hacer esas tareas? ¿Cómo se llevarán a cabo? El director se encargará de dividir las diversas tareas que requiere la organización para que las realicen distintas personas de acuerdo a sus capacidades. Es decir tendrá que definir la estructura organizacional también conocido como organigrama para determinar quién es responsable de cierta tarea y quién reporta a quien. A continuación te presento una definición de organigrama

“es una representación gráfica de los diferentes niveles de la empresa que muestra dependencia y señala los subalternos de cada cargo, con sus relaciones directas e indirectas, si el cargo es de línea, con sus funciones de autoridad y responsabilidad dados por la organización (se acostumbra representar estos cargos con líneas continuas) si es de staff, sus funciones son de consejo o asesoría (se representan estos cargos con líneas punteadas).” (Van Den Berghe, año p. 90)

Por lo general en varias empresas se realizan funciones similares, pero cada una decide de qué manera dividir el trabajo y crea distintos departamentos, puede elegir que un departamento sea responsable de una sola función, un solo cliente, de un área geográfica, etc. Es decir en cada empresa son distintos los criterios de departamentalización.


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De acuerdo con Gilli et al. (2008) el organigrama representa la estructura formal de la empresa, la división del trabajo, las posiciones que existen en la empresa, cómo se agrupan y cómo fluye entre ellas la autoridad formal. Para Gerald (1991), los organigramas son útiles en las empresas por las siguientes razones:

• Comunican a personas ajenas a la empresa y al capital humano actual y nuevo que se va incorporando a la empresa el puesto que ocupan dentro de ésta

• Reflejan relaciones formales de la compañía • Muestran cuáles son los canales de comunicación • Sirven como punto de arranque para realizar un cambio en la organización

En una ocasión tuve la oportunidad de entrevistarme con el director general de una empresa y recuerdo que amablemente me comenzó a explicar la forma en que estaba dividido el trabajo dentro de la organización y mientras me explicaba al mismo tiempo estaba dibujando el organigrama de la empresa. Esta persona tenía muy claro todos los departamentos que integraban la empresa y la forma en que estos se relacionaban. Es importante mencionar que una estructura organizacional u organigrama no es estático, tampoco los puestos son fijos ya que con los cambios que se viven en la actualidad, las empresas deben ser dinámicas, flexibles y adaptarse a nuevas situaciones. Por ejemplo pueden requerir asignar más responsabilidades y tareas a algunas personas, es decir hacer reestructuras internas y el puesto asciende a uno de mayor jerarquía además las empresas al crecer requieren de más personal que cubran nuevos puestos. De acuerdo con Amauro (2008) existen diversos tipos de organigramas y éstos pueden ser organizados según los siguientes criterios:

• Personas • Funciones • Productos • Clientes • Área geográfica

Ejemplo de organigrama por funciones Este organigrama nos sirve para identificar las funciones o tareas se hacen dentro de la empresa.


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Figura 5. Organigrama por funciones.

Ejemplo de organigrama por área geográfica

Figura 6. Organigrama por área geográfica

Con base a Amauro (2008, p. 88), “la autoridad es el derecho legítimo que los jefes o gerentes tienen de dirigir o gobernar el comportamiento de los integrantes de su equipo, llamados subordinados, colaboradores o funcionarios”. Las personas que se encuentran en la parte superior del organigrama tienen autoridad sobre las que están en los niveles inferiores. Por ejemplo, en la figura 7 puedes identificar que el Director académico tiene una amplitud de control sobre 12 personas. También puedes notar que cada maestro de cierta área tiene una amplitud de control sobre 2 maestros de apoyo. La amplitud de control es la cantidad de personas que están bajo la autoridad de un superior.


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Figura 7. Organigrama por áreas académicas

3. DIRIGIR De acuerdo con Van Den Berghe, 2010 dirigir “Es la forma como la gerencia y los administradores lideran e influyen en sus subordinados, haciendo que se efectúen las tareas asignadas dentro de la empresa.” pag. 94 Para poder influir en las personas el director general debe esforzarse por comunicar claramente los planes a todos sus colaboradores; además tiene que lograr motivarlos para que todas las personas que integran la empresa cooperen y trabajen como un solo equipo. Adicionalmente debe proveer un ambiente favorable dentro de la organización para que las personas puedan tener un mejor desempeño y alcanzar una mayor productividad.

“para que el gerente pueda dirigir mejor la organización… debe 1. Conocer el mercado y el producto. 2. Identificar el tipo de competencia. 3. Formar o reformar la organización. 4. Evaluar y comprobar lo realizado con lo planeado. 5. Reaccionar rápidamente ante los hechos.”

(Van Den Berghe, 2010 p. 96)

Director académico

Psicopedagogo Maestro área de comunicación

Maestro ciencias sociales

Maestro ciencias exactas

Tutor Maestro de apoyo

Tutor Maestro de apoyo

Maestro de apoyo

Maestro de apoyo

Maestro de apoyo

Maestro de apoyo


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4. Control De acuerdo con Van Den Berghe, 2010 Esta función se debe realizar en todos los niveles de la organización y sirve para asegurarse que la empresa ha trabajado conforme a los planes además permite detectar las fallas para determinar las acciones correctivas adecuadas. Se lleva a cabo observando y evaluando los resultados conforme los criterios establecidos con anterioridad.

De acuerdo con Stephen Robbins (2005, p. 13), la figura 2 muestra las habilidades y funciones gerenciales clasificadas de la siguiente manera:

Habilidad Planeación Organización Dirección Control Adquisición de poder Saber escuchar Elaborar presupuestos Elegir estilo de liderazgo

*** *** *** ***

*** *** ***

Preparación *** Formación de equipos eficaces Delegación Diseñar puestos motivadores Cultivo de la confianza Disciplina Entrevistas

*** *** *** *** *** *** *** *** *** *** ***

Manejo de conflictos *** *** Manejo de la resistencia al cambio *** *** *** Tutelaje Negociación Cómo dar retroalimentación Interpretar la cultura organizacional

*** *** *** *** ***

Reconocimiento del entorno *** *** Fijación de metas Solución de problemas Valoración de la diversidad

*** *** *** *** *** ***

*** *** *** ***

Figura 2. Habilidades y funciones gerenciales (Robbins, 2005, p. 13).

Como podrás notar la habilidad de manejo de cambio, solución de problemas y valoración de la diversidad son las que involucran más funciones del proceso de administración. La importancia de la toma de decisiones La esencia de las funciones del Director General es la toma de decisiones, que beneficien en mayor grado a la organización y busquen alcanzar su visión y objetivos. A continuación te muestro la figura 3, en la que se plasma


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Figura 3. Toma de decisiones (Diez de Castro, Redondo, Barreiro y López, 2002, p. 43).

La toma de decisiones en el día a día La toma de decisiones casi nunca sigue el mismo camino. Al tomar decisiones se pueden presentar

• Obstáculos • Interrupciones • Retrasos • Urgencias • Imprevistos

Es entonces cuando la creatividad del director general se pone en acción para encontrar la solución más favorable para la empresa.


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Segundo enfoque: Rol del gerente general Un segundo enfoque para entender el trabajo que realizan los gerentes generales es el resultado de los estudios de Mintzberg quien realizo importantes observaciones del trabajo que realizan los gerentes generales y como resultado identifico 10 roles o papeles principales que desempeñan los gerentes y los agrupo en 3 categorías.

… identifica diez roles del gerente, agrupados en tres tipos. Los roles interpersonales incluyen cabeza visible, líder y enlace. Los roles informativos incluyen monitor, difusor y portavoz. Por último los roles decisorios son emprendedor, gestor de anomalías, asignador de recursos y negociador. (Mintzberg, 1997 p. 30)

La siguiente tabla contiene información para profundizar en la compresión de los roles o funciones que desempeña el gerente general y algunos ejemplos.

Roles interpersonales

Representar la máxima autoridad de la empresa, es la conexión entre lo que sucede fuera y dentro de la empresa. Ejemplos: • Manejar las relaciones, acuerdos

internos y externos. • Motivar y capacitar a todos sus

colaboradores para que realicen su trabajo de la mejor manera.


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Roles informativos Son el conjunto de acciones para adquirir, guardar y comunicar información. Ejemplos: • Estar siempre alerta ante los cambios

económicos del país, del mundo, de los cambios en la demanda y preferencias de los consumidores.

• Transmitir una comunicación constante y

clara a todas las áreas.

Roles de toma de decisiones

Debe tomar decisiones sobre 4 temas fundamentales: 1) emprender o no algo, 2) resolver conflictos, 3) distribuir recursos económicos 4) negociar. Ejemplos:

• Decidir el rumbo de la empresa e introducir los cambios necesarios para mantenerse competitiva.

• Decidir si se deben introducir innovaciones o cambios en la forma de trabajar de alguna área de la empresa.

Tabla 3. Roles del Gerente General según Mintzberg

La diferencia entre un Director general y un Director administrativo radica en que el Director General no puede dedicarse exclusivamente a realizar funciones administrativas ya que mantiene un contacto continuo con el entorno externo de la empresa y está observando los cambios que se están presentando afuera, es el representante de la empresa ante el exterior, por estas razones no se encuentra presente el 100% del tiempo dentro de la empresa. El Director general, es quien tiene la última palabra en todas las decisiones importantes de la empresa en los casos en que suceden situaciones imprevistas en el entorno externo que afecten a la empresa tanto de manera positiva como de forma negativa debe de tomar las medidas necesarias para hacerles frente. Por ejemplo imaginemos una empresa radiodifusora en la cual uno de sus principales ingresos es el que se obtiene por la comercialización de espacios publicitarios (spots), supongamos que está por iniciar el período de elecciones presidenciales de cierta ciudad, esta es una situación muy favorable


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para la empresa ya que podrá vender más espacios publicitarios, tendrá que pedirle a su departamento creativo que diseñe spots publicitarios atractivos para captar la atención de las personas que emitirán su voto, esta situación provoca que se incremente el trabajo en ciertas áreas y que se obtengan más ingresos. Si el director general detecta esa oportunidad puede aprovecharla e incrementar los ingresos de la empresa radiodifusora, entonces ¿qué rol está desempeñando el director general? Por otro lado una empresa pequeña que se dedico por varios años a reparar aparatos eléctricos como licuadoras, cafeteras, lámparas, planchas etc. se le ha dificultado continuar ofreciendo su servicio ya que con el paso de los años le resulta cada vez más difícil encontrar las refacciones para poder realizar las reparaciones. El dueño de esta empresa está analizando la posibilidad de cambiar de giro de negocio y ahora dedicarse a la comercialización de herramientas en una ferretería. En este ejemplo ¿qué rol está realizando esta persona? El director general debe estar alerta de buscar nuevas oportunidades para la empresa en el entorno global cambiante. Para poderlo comprender mejor imaginemos que el Director General es el piloto de un avión y el director Administrativo es el copiloto (Robbins, 2005).

Tercer enfoque: Habilidades Administrativas Otra forma de comprender la complejidad del trabajo que realizan los directores generales es conociendo las habilidades administrativas que ellos necesitan para desarrollar su trabajo. Estas habilidades se agrupan en 3 categorías y son el resultado de estudios realizado por Robert L. Katz.

Tabla 4. Tipos de Habilidades Administrativas Robbins p. 12 El trabajo de un director general es muy diverso y no termina a una hora fija, siempre se tiene que relacionar y comunicar constantemente con las personas que integran la empresa y con lo que sucede afuera de la empresa, es común que tenga que estar viajando y realizando acuerdos, convenios y negociaciones externas.

Tipos de habilidades Administrativas Técnicas Ser competente y tener conocimientos sólidos en un campo

especializado. Por ejemplo en computación, finanzas, arquitectura, etc.

De trato personal

Capacidad de trabajar eficientemente dentro de un grupo de personas o de manera individual.

Conceptuales Capacidad de pensar y reflexionar sobre situaciones complejas y abstractas.


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Referencias

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Gilli, J., Arostegui, A., Lesularuro, A. & Schulman, D. (2007).

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