El departamento de organización de Eventos de la Empresa Mabel Lebrero

El Departamento de Organización de Eventos

de la Empresa

Mabel Alejandra Lebrero

OBJETIVOS

Eventos Empresarios:

Los eventos empresarios son hechos comunicativos que

implican protagonistas que llevan a cabo acciones, en un lugar y

tiempo compartido.

Todo está construido con la intencionalidad de cumplir objetivos

corporativos.

OBJETIVOS


Constituyen, asimismo, herramientas de

marketing directo, que permiten la medición

inmediata de receptividad de una propuesta.

•Apuntan a un segmento cautivo.

•Permiten la retroalimentación, corrección y medición de receptividad y reacciones a lo propuesto.

OBJETIVOS


Los eventos se nutren de disciplinas como la publicidad, el

marketing y la comunicación para su profesionalización.

A la vez son herramientas de dichas disciplinas.

OBJETIVOS


Un evento corporativo constituye una presencia pública de

imagen institucional.

Permite posicionamiento corporativo en el mercado interno y

externo.

No es un pasatiempo sino una apuesta profesional y de

negocios.

OBJETIVOS

Por qué es importante la creación de un Departamento de

Organización de Eventos de la Empresa:

Porque son los profesionales pertenecientes a la empresa

quienes más conocimiento tienen de: su historia, misión, valores,

creencias; productos y servicios; inserción en el mercado;

competencia…

OBJETIVOS

Por qué es importante la creación de un Departamento de

Organización de Eventos de la Empresa:

Porque los eventos reflejan lo que la empresa es o quiere ser.

•Reconocida en el mercado. •Competitiva. •Innovadora, actualizada. •Una gran familia corporativa.

OBJETIVOS

Porque de sus eventos depende, en parte, el cumplimiento de

sus objetivos.

RESPONSABLES

¿Quiénes realizan normalmente los eventos en las

empresas?

Responsables de Marketing.

Responsables de Comunicación.

Responsables de Relaciones Públicas.

Responsables de Ceremonial y Protocolo.

Responsables de Áreas Administrativas.

RESPONSABLES

¿Quiénes debieran realizarlos?

Responsables de Organización de Eventos

o

Responsables de Marketing.

Responsables de Comunicación.

Responsables de Relaciones Públicas.

Responsables de Ceremonial y Protocolo.

Responsables de Áreas Administrativas.

Capacitados en técnicas de Organización de Eventos.

Dirigidos y coordinados por un

Organizador de Eventos Profesional

FUNCIONES

Tareas que debe desarrollar:

Organización Integral: Investigación, generación de ideas,

planificación y ejecución, de eventos internos y externos.

FUNCIONES


Organización parcial (resto delega en un organizador externo).

Es de su incumbencia:

•Establecimiento de Objetivos.

•Definición del perfil de convocantes

y convocados.

•Definición de presupuesto.

•Suministro de toda la información

necesaria de la empresa, para el evento.

•Supervisión de la tarea del organizador.

FUNCIONES

El Responsable de Eventos de la Empresa:

Invierte en eventos por beneficios corporativos.

Es influenciado por la opinión pública y el mercado.

Pone en juego la imagen institucional.

Resuelve en función de los intereses corporativos que

representa.

Tiene la responsabilidad de controlar al organizador externo.

Mantiene una relación profesional con el mismo.

FUNCIONES


Elaboración de presupuestos: parciales y totales.

Planes de financiación: créditos, planes de inversión, patrocinios.

FUNCIONES


Elaboración del Plan de Comunicación (en conjunto con el

Departamento de Comunicación de la Empresa)

•Definición del contenido a comunicar.

•Establecimiento de plazos para convocatoria y difusión.

•Listado de invitaciones especiales (personalidades, prensa, etc.)

•Perfil del segmento a apuntar.

•Lineamientos generales del plan: PRENSA, PUBLICIDAD y

PROMOCIÓN.

RECURSOS

La implementación del Departamento de Organización de

Eventos de la Empresa implica los siguientes recursos:

Recursos humanos (personal afectado)

Recursos de capital (partida presupuestaria anual para eventos

internos y externos)

Recursos de infraestructura (oficina, salas de reuniones)

Recursos de equipamiento y materiales (equipamiento de

oficina, materiales afines)

Recursos promocionales (tarjetas, papelería comercial, etc.)

Recursos de capacitación y asesoría (instrucción permanente al

personal, participación en eventos de actualización del sector,

etc.)

RECURSOS

Productos y Servicios Propios y de Terceros:

Personal fijo y/o contratado.

Equipamiento y servicios para eventos.

Sedes.

Recursos de equipamiento y materiales (equipamiento de

oficina, materiales afines)

Recursos promocionales (tarjetas, papelería comercial, etc.)

Recursos de capacitación y asesoría (instrucción permanente al

personal, participación en eventos de actualización del sector,

etc.)

UN MERCADO EN CRECIMIENTO

Estadísticas de eventos

Las EXPOSICIONES son un sector en aumento, y el marco ideal

para dar a conocer un producto o servicio.

EXPOSICIONES EN TODO EL PAÍS

Exposiciones Expositores

Nacionales

Expositores

Extranjeros

Visitantes

Nacionales

Visitantes

Extranjeros

Generales 309 40.522 1.899 12.950.591 1.899

Rurales 119 13.952 52 2.683.900 2.680

Totales 428 54.474 1.951 15.634.491 4.579

Total de inversión anual: 3.605 millones de pesos


Estadísticas de eventos

Los CONGRESOS son reuniones de divulgación, debate y

reflexión desde una óptica académica y/o científica..

CONGRESOS EN TODO EL PAÍS

Congresos Asistentes

Nacionales

Asistentes

Extranjeros

1.979 986.792 100.874

Total de inversión anual: 3.621 millones de pesos

CIFRAS 2012 POR TIPO DE EVENTOS

Congresos 608

Jornadas 692

Encuentros 218

Seminarios 107

Simposios 85

Reuniones 49

Conferencias 56

Foros 41

Coloquios 14

Cursos 67

Convenciones 14

Talleres 16

Olimpíadas 12

Fuente: Revista

Perspectiva Anuario 2013.

Relevamiento basado en

eventos realizados por

organismos y asociaciones,

con una duración mínima

de una jornada y un básico

de 50 asistentes.

CONGRESOS POR SEDE 2012

Ciudad de Buenos Aires 515

Córdoba 271

Mar del Plata 204

Pcia. de Buenos Aires 198

Tucumán 173

Rosario 170

Salta 140

Mendoza 138

Chubut 40

Entre Ríos 27

Santiago del estero 14

Santa fe 13

Río Negro 10

San Juan 9

Chaco 9

San Luis 8

Corrientes 7

Misiones 7

Otras 26

Total 1.979


Tendencias para considerar en eventos corporativos

●Eventos Virtuales

Plataformas on line, Salas de Videoconferencia, que

permiten compartir archivos en distintos formatos PDF, Power

Point, Imágenes, navegar por Internet, ver videos on line,

hacer conferencias grupales con cámara y micrófono.

Aplicaciones:

•Capacitaciones

•Ruedas de negocios

•Videoconferencias en directo

•Presentaciones de productos…



Diseños en 3D de exposiciones

Aportan:

•Costos menores.

•Inmediatez de información.

•Retroalimentación permanente.

•Mayor alcance y acceso global.

●Uso de Redes Sociales para convocatoria y Twitter

•Personalización de la información.

•Contacto directo y fluido con el destinatario.



Plataformas de Mobile Marketing

•Permite compartir información on line del evento:

•Organizadores, Disertantes, Patrocinadores.

•Programas de actividades.

•Interactuar con dichos protagonistas a través de consultas y

opiniones.

•Acceder a la información desde un celular, pc, tablet.

VIDEO FLYERING



Eventos Sostenibles

Eventos que promueven el cuidado del medio ambiente a través

del uso de elementos no contaminantes ni invasivos.

Aportan:

•Réditos económicos, sociales y ambientales; directos e indirectos

tanto para organizadores, sponsors, proveedores, asistentes y

destino receptivo, entre otros.

•Ahorro de costos: conservación de energía, reducción de basura,

compra de productos locales.



Imagen positiva: promueve la iniciativa tecnológica que permite

la utilización de recursos en forma eficiente.



Sensibilización: tanto a los participantes, como al personal, los

proveedores, la comunidad local sobre los beneficios de la

utilización de productos y servicios sostenibles.

Beneficios sociales: crea puestos de trabajo y mejores

condiciones.



Eventos Tecnológicos

Son aquellos eventos que utilizan diferentes recursos

tecnológicos con el fin de:

•Agilizar las comunicaciones.

•Ofrecer un marco contextual de avanzada.

•Incrementar el confort.

•Brindar alternativas novedosas de servicios.



•Recursos aplicados

•Video mapping: proyección en 3D sobre diferentes estructuras.

•Imágenes grabadas en directo y ampliadas que se

complementan con diseños computarizados.

CONSIDERACIONES FINALES

Los eventos son herramientas de marketing directo para la

concreción de objetivos corporativos.

Las empresas buscan posicionarse y diferenciarse en un

mercado sumamente competitivo.

La fidelización del cliente interno y externo favorece la imagen

institucional, la productividad y el crecimiento.

CONSIDERACIONES FINALES

●La empresa no es una isla, sino que forma parte de un conjunto,

es necesaria su participación en eventos colectivos.

●La inversión en eventos debe ser entendida desde el capital

destinado para los mismos, como de los recursos humanos

idóneos para llevarlos a cabo y la planificación de acciones

coordinadas por un Departamento Especializado y dedicado

exclusivamente.

Mabel Alejandra Lebrero

[email protected]

GRACIAS!

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