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Einzigartige Transparenz für Planung, Analyse und Reporting

Für einen erfolgreichen Vertrieb ist es entscheidend, die richtigen Ziele zu verfolgen, den Vertriebsplan genau zu kennen sowie den Außendienst optimal zu strukturieren und einzusetzen. Dazu müssen Unternehmen erst den Begriff „Erfolg“ definieren und festlegen, an welchen Kennzahlen sie ihn festmachen. In der Praxis dauert es aber oft viel zu lange, die relevanten Basisdaten aufzubereiten. Häufig existieren mehrere Parallelwelten, es sind viele verschiedene Bereiche und Abteilungen beteiligt und ein einheitliches Zahlenverständnis fehlt. So ist eine Menge an Herausforderungen zu meistern, ehe Zahlen auch wirklich aussagekräftig werden. Wie lässt sich aber eine operative und strategische Lösung für das Vertriebscontrolling auf effiziente Weise realisieren?

Unternehmen müssen zusehends ihre Geschäftstätigkeit an die Veränderungen im Markt ausrichten. Daten sollen transparent, schnell und verlässlich zur Verfügung stehen, um bei Schieflagen besser reagieren zu können. Doch wissen Sie, welcher Vertriebskanal der effizienteste ist? Welche Tarife oder Produkte den größten Deckungsbeitrag liefern? In welcher Region Sie verstärkt Ihre Neukunden gewinnen und wo Sie Marktanteile verlieren? Wie entwickeln sich Kosten und Marge? Welcher Tarif entwickelt sich zur „Cash Cow“ und welcher zum „Poor Dog“?

Fragen, die ein stringentes und durchdachtes Vertriebscontrolling beantworten kann. Vertriebscontrolling ist daher von entscheidender Bedeutung: Es dient zum einen als Basis für strategische Entscheidungen. Zum anderen macht es den Erfolg der Strategien messbar, sodass gegebenenfalls der eingeschlagene Kurs geändert werden

kann. Aber nicht nur die Bedeutung des Vertriebscontrollings wächst aufgrund von Veränderungen im Markt. Auch die Anforderungen, die an ein Vertriebscontrolling gestellt werden, steigen. Nur ein effizientes Vertriebscontrolling kann folgende häufige Fragen in Unternehmen beantworten:

Mit welchen Produkten/Tarifen und in welchen Regionen und Kundensegmenten verdiene ich am besten?

Wie verhält sich mein Plan zu Ist und Prognose?

Wie entwickeln sich Kosten und Marge und welcher Trend lässt sich daraus ableiten?

Welcher Vertriebskanal ist der beste?

Welche Performance bringt mein Außendienst?

• Welche Angebote wurden gelegt und wie hoch ist die Abschlusswahrscheinlichkeit?

• Wie verhält sich die Ratio zwischen Angeboten und Abschlüssen und mit welchen Mengen, Preisen und Margen?

• Wie ist der Status meiner aktiven Verträge und wann laufen diese aus oder müssen verlängert werden? Auch hier interessieren vor allem Mengen, Preise und Margen.

• Welches sind meine Top-/Flop-Sondervertragskunden?

Wie lassen sich relevante Basisdaten effizient bereitstellen, gegebenenfalls auch für die Erfolgsbeteiligungen?

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Die Herausforderungen bei der Beantwortung dieser Fragen liegen meist in einer hohen Intransparenz durch mehrere Parallelwelten im Unternehmen. So sind viele Abteilungen und Bereiche an wichtigen Vertriebsthemen beteiligt. Diese arbeiten meist getrennt voneinander, teilweise mit verschiedenen Systemen und Prozessen – im schlimmsten Fall sogar mit unterschiedlichen Daten. Manuelle „Kopien“ der benötigten Daten aus Vorsystemen und Weiterverarbeitung in Tabellenkalkulationsprogrammen wie Microsoft Excel sind da keine Seltenheit. Diese wurden jedoch nicht für umfangreiche Controlling- und Steuerungsprozesse konzipiert, so dass umständliche Workarounds an der Tagesordnung sind.

Durch die komplexen Arbeitsschritte, manuelle Bearbeitung und die fehlende Berücksichtigung aller relevanten Daten werden Fehlern Tür und Tor geöffnet. Entsprechend verwenden die Abteilungen unterschiedliche Datensätze, die noch dazu unzuverlässig und lückenhaft sind. Hinzu kommt, dass die Mitarbeiter meist nur wenig Zeit für Analysen haben und kaum über Simulationsmöglichkeiten verfügen. Sie besitzen auch in der Regel kein einheitliches Verständnis zu Unternehmenszahlen oder Key Performance Indikatoren, so dass jede Abteilung mit anderen Daten operiert. Fehlende Performance und geringe Effizienz der Systeme sind weitere Hindernisse.

Einzigartige Transparenz für Planung, Analyse und Reporting

Umfassende Lösung

Eine Lösung für ein effizientes Vertriebscontrolling muss daher einen integrierten Ansatz für Planung, Analyse und Reporting bieten. Die Planungsfunktion bildet dabei die Basis für die Ermittlung von Anforderungen, Bedarf und Prozessen für den Vertrieb sowie die Produktion. Die Lösung sollte dabei die Definition optimaler Vertriebsdimensionen wie Kunden, Produkte oder Regionen ermöglichen sowie die Entwicklung konkreter Empfehlungen für einzelne Segmente und Kunden.

Ein umfassendes System verbindet mit einem integrierten Ansatz nicht nur die verschiedenen Planungshorizonte (kurz-, mittel- und langfristig) miteinander, sondern auch alle Typen von Planung. Unternehmen können dann alle vorhandenen Daten zuverlässig wie in einem Data Warehouse nach dem Prinzip „Single Point of Truth“ integrieren. Dabei sollte sie die Lösung über den gesamten Reportingprozess hinweg assistentengesteuert begleiten.

Idealerweise berechnet das System den Kundenwert nach mehreren Methoden, zum Beispiel mittels einer mehrstufigen Deckungsbeitragsrechnung. Das Planen sollte auf beliebigen Ebenen möglich sein, wie etwa über eine Kombination aus Produkt und Kunde oder über alle Kunden mit Verteilungen analog zu einer beliebigen Referenzperiode wie Forecast. Eine automatische Verteilung von Jahreswerten auf Monate, eine Planung gegen Top-down-Ziele (etwa auf Segmentebene) sowie einfache Simulationen sind ebenfalls hilfreich. Die automatische Datenübernahme aus SAP und anderen üblichen Vorsystemen ist dabei selbstverständlich.

Einige oft unterschätzte Punkte sollten dabei besondere Berücksichtigung finden. Einer davon ist die Visualisierung der Daten. Schließlich können Mitarbeiter nur dann effizient mit der Lösung arbeiten und diese akzeptieren, wenn die Ergebnisse anschaulich und intuitiv verständlich dargestellt werden. Dazu sollte die Lösung klassische, individuell anpassbare sowie moderne Darstellungsformen beherrschen. Zu den klassischen Varianten zählen etwa Tabellen, Symbole, bedingte Formate, Säulen, Flächen, Kreisdiagramme und Ampeln. Individuelle Visualisierung bieten Radar, Wasserfall, Blasendiagramme oder Sparklines. Moderne Darstellungsformen sind Icicle, Sunburst View oder Treemaps.

Abbildung 1: Sales Report Geochart

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Die Lösung sollte auch möglichst viele Analyseformen beherrschen, um sich flexibel an geänderte oder neue Fragestellungen anpassen zu lassen. Dazu gehören Ist-Plan-, Zeitreihen-, Top-Ten-, Top-Value-, Break-Even- und Abweichungsanalyse, die visuelle Analyse von Massendaten oder die Fortgeschrittene Trendanalyse. Forecasts, Histogramme und Klassenvergleiche sind ebenso wichtig wie Ad-hoc-Auswertungen, Slice & Dice, Roll-up, Drill-down, Drill-through und Rollierender Forecast.Um alle Anforderungen zu erfüllen, sind zusätzlich folgende Eigenschaften hilfreich:

Einfach nutzbare, übersichtliche KPI-Dashboards

Automatisierte Berichtsverteilung

Konsistente Daten in IST und PLAN

Einheitliche Steuerung aller Maßnahmen

Umfangreiche Datenvalidierungen und Logs

Assistent für Text-, Datenraum- oder Teilbaumfilter

Anpassung von Budget, Ressourcen und Zeit

Dezentrale Datenerfassung über das Web

Mobile Nutzung über Smartphones und Tablets

Einzigartige Transparenz für Planung, Analyse und Reporting

Zahlreiche VorteileEin solches einheitliches Performance Management Tool für Berichtswesen, Analyse, Dashboards und Planung bietet zahlreiche Vorteile. Dazu gehören eine hohe Datensicherheit und -transparenz sowie die Automatisierung bislang manueller Prozesse. Dies führt neben praktischen Kommentierungs- und Nachvollziehbarkeitsmöglichkeiten zu einer optimalen Usability. Die Folge sind eine hohe Akzeptanz und Zufriedenheit der Nutzer sowie eine deutliche Effizienzsteigerung.

Die nahtlose Integration in komplexe Systemlandschaften wird durch definierte Schnittstellen unterstützt. Dadurch und durch weitestgehende Automatisierung erhält das Unternehmen eine hohe Performance auch bei großen Datenmengen sowie Investitionssicherheit durch flexible Skalierbarkeit. Zudem lässt sich die Lösung Schritt für Schritt sowie in verschiedenen Modulen für alle Controllingthemen einführen und anpassen. Als Ergebnis können Unternehmen Analysen, Simulationen, Szenarien und Reports in Echtzeit realisieren – und damit ein optimales, effizientes operatives und strategisches Vertriebscontrolling.

Abbildung 2: Unit4 prevero Dashboard Abbildung 3: Unit4 prevero Dashboard

Über unsprevero, ein Unit4 Unternehmen, bietet Corporate Performance Management (CPM)- sowie Business Intelligence (BI)-Lösungen für die Bereiche Unternehmensplanung, Budgetierung, Forecasting, Daten-Analyse, Dashboarding und Reporting. Mit seinem Portfolio unterstützt der Hersteller die nachhaltige Verbesserung von Entscheidungs- und Steuerungsprozessen in Unternehmen jeder Größe und Branche.

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