Einheitliche Rechnungsformulare der Universität Heidelberg

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Einführung einheitliche Rechnungsformulare 12.7.2004, Jürgen Jülg, Folie 1 Montag, 12. Juli 2004 Einheitliche Rechnungsformulare der Universität Heidelberg Erläuterungen und steuerliche Hinweise

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Einheitliche Rechnungsformulare der Universität Heidelberg. Erläuterungen und steuerliche Hinweise. Montag, 12. Juli 2004. Ablauf der Veranstaltung. Handlungsbedarf Was ist eine Rechnung ? Lösung Pflichtangaben in einer Rechnung Feststellung der Steuerpflicht - PowerPoint PPT Presentation

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Montag, 12. Juli 2004

Einheitliche Rechnungsformulare der

Universität HeidelbergErläuterungen und steuerliche Hinweise

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Ablauf der Veranstaltung• Handlungsbedarf• Was ist eine Rechnung ?• Lösung • Pflichtangaben in einer Rechnung• Feststellung der Steuerpflicht• Regelfall einer Rechnung• Ausnahmefall einer Rechnung• Vorsteuerabzug• Fragen

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Handlungsbedarf

Gründe für Handlungsbedarf

• Neue gesetzliche Formvorschriften für Rechnungen (§14 Umsatzsteuergesetz) gelten z.T. auch für Körperschaften des öffentlichen Rechts wie die Universität Heidelberg

• Rechnungsempfänger lehnen Rechnungen der Universität wegen Formmängel ab

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Was ist eine Rechnung?

Eine Rechnung ist:

- jedes Dokument, mit dem über eine Lieferung oder sonstige Leistung abgerechnet wird,

- gleichgültig, wie dieses Dokument im Geschäftsverkehr bezeichnet wird.

- Rechnungen sind auf Papier oder vorbehaltlich der Zustimmung des Empfängers auf elektronischem Weg zu übermitteln. (§ 14 I UStG)

Hinweis: auch ein Mietvertrag, ein Kassenzettel oder eine Quittung ist somit eine Rechnung.

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Lösung

Einheitliches Rechnungsformularfür externe Leistungsabrechnungen

• Vereinfachung der Rechnungserstellung (Formular)• Einheitliches Auftreten nach Außen• Rechtssicherheit• Vermeidung von Rückfragen durch Rechnungsempfänger• Eindeutige Identifizierung jeder Rechnung durch fortlaufende

Nummerierung Gesetzlichen Pflicht zur Nummerierung von Rechnungen mit einer

fortlaufenden, einmalig vergebenen RechnungsnummerStandardisierte Rechnungserfassung in der Finanzbuchhaltung

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Pflichtangaben 1

1. den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers (§ 14 IV Nr. 1 UStG)

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Pflichtangaben 2

2.) die Steuernummer des leistenden Unternehmers oder dessen Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (§ 14 IV Nr. 2 UStG),

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Pflichtangaben 3

3.) das Ausstellungsdatum (§14 IV Nr. 3 UStG),

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Pflichtangaben 4

4. eine fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die zur Identifizierung der Rechnung vom Rechnungsaussteller einmalig vergeben wird (Rechnungsnummer) (§ 14 IV Nr. 4 UStG),

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Rechnungsnummer 1

Jede Abteilung/Stelle oder Forschungsgruppe, die eigenständig Ausgangsrechnungen erstellt, muss sich nach unten beschriebenem Prinzip ihre spezifischen Rechnungsnummern erstellen.

Die Rechnungsnummer setzt sich wie folgt zusammen:

- Die ersten 4 Ziffern des Dienststellenschlüssels- Nach einem Sonderzeichen (Punkt)

folgt eine zweistellige „Rechnungsstellernummer“, (freie Vergabe in den die in den jeweiligen Instituten/Dienststellen durch die Institutsleitung. Jede Stelle, die eigenständig Rechnungen stellt, erhält eine eigene, interne Nummer (sogenannte Rechnungsstellernummer), die gewährleistet, dass auch innerhalb eines Instituts/Dienststelle keine Rechnungsnummer doppelt vergeben wird.)

- Nach einem Sonderzeichen (Punkt) - folgt das Jahr (zweistellig).- Nach einem Sonderzeichen (Punkt) - folgt die fortlaufende Nummerierung (fünfstellig).

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Rechnungsnummer 2

Beispiel für die Vergabe der zweistelligen „Rechnungsstellernummer“:

Rechnungssteller innerhalb gleicher Dienststelle

Rechnungsstellernummer (Abteilung)

Institutsverwaltung erhält bspw. Nr. 00

Forschergruppe I erhält bspw. Nr. 01

Forschergruppe II erhält bspw. Nr. 02

Prof. xy erhält bspw. Nr. 50

Prof. yz erhält bspw. Nr. 51

Bibliothek erhält bspw. Nr. 99

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Rechnungsnummer 3

Beispiel für die gesamte Rechnungsnummer: Juristisches Seminar (Dienststelle 020410), Prof. yz stellt die Rechnung (interne Nr. bspw. 51), Jahr 2004, 5. Rechnung des Jahres

Stellen(16) 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16

Rechnungsnummer 0204 . 51 . 04 . 00005

Erläuterung (Dienstst) Sonder-zeichen

(Abt) Sonder-zeichen

(Jahr) Sonder-zeichen

(fortlaufende Nr)

Die 16-stellige Rechnungsnummer lautet folglich: 0204.51.04.00005

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Pflichtangaben 5

5.) die Menge und die Art (handelsübliche Bezeichnung) der gelieferten Gegenstände oder den Umfang und die Art der sonstigen Leistung (§ 14 IV Nr. 5 UStG),

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Pflichtangaben 6

6.) den Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung (§14 IV Nr. 6 UStG),

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Pflichtangaben 7

7.) das nach Steuersätzen und einzelnen Steuerbefreiungen aufgeschlüsselte Entgelt für die Lieferung oder sonstige Leistung (§ 10) sowie jede im Voraus vereinbarte Minderung des Entgelts, sofern sie nicht bereits im Entgelt berücksichtigt ist (§ 14 IV Nr. 7 UStG)

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Pflichtangaben 8

8.) den anzuwendenden Steuersatz sowie den auf das Entgelt entfallenden Steuerbetrag oder im Fall einer Steuerbefreiung einen Hinweis darauf, dass für die Lieferung oder sonstige Leistung eine Steuerbefreiung gilt (§ 14 IV Nr. 8 UStG).

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Pflichtangaben 1-8

Eine Rechnung muss gem. § 14 IV UStG folgende Angaben enthalten:

1. den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers (§ 14 IV Nr. 1 UStG),

2. die dem leistenden Unternehmer vom Finanzamt erteilte Steuernummer oder die ihm vom Bundesamt für Finanzen erteilte Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (§ 14 IV Nr. 2 UStG),

3. das Ausstellungsdatum (§14 IV Nr. 3 UStG),

4. eine fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die zur Identifizierung der Rechnung vom Rechnungsaussteller einmalig vergeben wird (Rechnungsnummer) (§ 14 IV Nr. 4 UStG),

5. die Menge und die Art (handelsübliche Bezeichnung) der gelieferten Gegenstände oder den Umfang und die Art der sonstigen Leistung (§ 14 IV Nr. 5 UStG),

6. den Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung (§14 IV Nr. 6 UStG),

7. das nach Steuersätzen und einzelnen Steuerbefreiungen aufgeschlüsselte Entgelt für die Lieferung oder sonstige Leistung (§ 10) sowie jede im Voraus vereinbarte Minderung des Entgelts, sofern sie nicht bereits im Entgelt berücksichtigt ist (§ 14 IV Nr. 7 UStG) und

8. den anzuwendenden Steuersatz sowie den auf das Entgelt entfallenden Steuerbetrag oder im Fall einer Steuerbefreiung einen Hinweis darauf, dass für die Lieferung oder sonstige Leistung eine Steuerbefreiung gilt (§ 14 IV Nr. 8 UStG).

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Prüfung der Steuerpflicht

„Die Feststellung einer Umsatzsteuerpflicht wird nur durch die ZUV vorgenommen und den betreffenden Stellen mitgeteilt.

Ein eigenmächtiger Ausweis von Umsatzsteuer auf Rechnungen der Universität kann finanzielle und haftungsrechtliche Auswirkungen haben.

Es ist strikt darauf zu achten, dass bei Rechnungen die Umsatzsteuer nur nach Rücksprache mit der ZUV, Abteilung 4.3, ausgewiesen wird.“Ergänzender Hinweis:§ 14 c (2) UStG regelt: Wer in einer Rechnung einen Steuerbetrag gesondert ausweist, obwohl er zum gesonderten Ausweis der Steuer nicht berechtigt ist (unberechtigter Steuerausweis), schuldet den ausgewiesenen Betrag.

Das bedeutet, dass auch, wenn Sie als Privatperson auf einer Rechnung Umsatzsteuer ausweisen, sie die die ausgewiesene Umsatzsteuer schulden und an das Finanzamt abführen müssen!

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Regelfall

Im Regelfall findet das Rechnungsformular für steuerfreie Leistungen Anwendung

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Regelfall Muster

Anlage zu Rundschreiben Nr. 09/04 vom 30.06.2004

Rechnungsbeispiel für steuerfreie Leistung (Regelfall)

Vollständige und genaue Anschrift

desLeistungs-

empfängers

Freiwillige Angaben

Einmalig vergebene

fortlaufendeRechnungs-nummer

entsprechend der besonderen

Vergabe-systematik der Universität

Heidelberg (siehe

gesonderte Erläuterung)Zeitpunkt bzw.

Zeitraum der Leistungs-erbringung

Handelsübliche Bezeichnung der Lieferung oder Leistung (allg.

Bezeich-nungen wie „Büromaterial“

reichen nicht aus)

Ausweis des nach Steuersätzen

getrennten Nettoentgelts

Erstelldatum der Rechnung

Anzuwendender Steuersatz oder

Kleinbuchstabe a),b),c)

(Siehe Fußnote)

Hinweis:Im Regelfall ist

hier der Kleinbuchstabe a)

einzutragen.

Ausweis von Umsatzsteuer

darf nur nach vorheriger Absprache mit

der ZUV Abt.4.3

erfolgen

Auf das Entgelt entfallender

Umsatzsteuer-betrag

Ausweis der Umsatzsteuer-ID Nr. für innergemeinschaftliche Erwerbe (Einkäufe),

sowie der für die gesamte Universität gültigen Umsatzsteuernummer

„Fußnote“ zu der unter der Spalte „USt-Satz*“ auszuweisenden

Steuerbefreiungsvorschrift

Vollständige und genaue Anschrift des Leistungsgebers

Postanschrift Institut/Dienstelle

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Ausnahmefall

Nur wenn ein geprüfter Betrieb gewerblicher Art (BGA)

vorliegt, findet das Rechnungsformular für

steuerpflichtige Leistungen Anwendung !

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Bestehende BGA‘s

Die Universität Heidelberg hat zur Zeit drei BGAs

1.) Versuchstierhaltung

2.) Patente und Lizenzen

3.) Auftragsforschung (NEU seit 1.1.2004)

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Faustregel

1. Liegen z.b. Verkäufe oder Anwendung gesicherter Erkenntnisse (z.B. Materialprüfung, Analysen, etc.) vor ?

2. Belaufen sich die daraus erzielten Einnahmen nachhaltig auf mind. 30.000 Euro/pro Jahr ?

Faustregel zur Prüfung des Vorliegens eines BGAs:

Sollten Sie beide Fragen mit JA beantworten,

bitte umgehend Herrn Bollmann Tel. 2190 oder Herrn Jülg, Tel. 2219 zur Prüfung der Steuerpflicht kontaktieren

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Vorsteuerabzug

Wenn ein BGA vorliegt:

1. Besteht Umsatzsteuerpflicht und

2. Kann in Rechnung gestellte Umsatzsteuer als Vorsteuer abgezogen werden

Beispiel: Kauf von Papier für 116 Euro inkl. 16 % Umsatzsteuer

Belastung des Budgets: 116 Euro, wenn kein BGA vorliegt100 Euro, wenn ein BGA vorliegt

Wichtig: Vorsteuerabzug ist nur erlaubt, wenn die Rechnungen unseres Lieferanten den steuerlichen Vorschriften entsprechen!

Die Lieferantenrechnungen sind darum zu prüfen und ggfs. zu korrigieren!

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Kleinbetragsrechnungen

Eine Rechnung, deren Gesamtbetrag 100 Euro (inkl. USt. !) nicht übersteigt (= Kleinbetragsrechnung gem. § 33 UStDV), muss mindestens folgende Angaben enthalten:

1. den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers,

2. das Ausstellungsdatum,

3. die Menge und die Art der gelieferten Gegenstände oder den Umfang und die Art der sonstigen Leistung und

4. das Entgelt und den darauf entfallenden Steuerbetrag für die Lieferung oder sonstige Leistung in einer Summe sowie den anzuwendenden Steuersatz oder im Fall einer Steuerbefreiung einen Hinweis darauf, dass für die Lieferung oder sonstige Leistung eine Steuerbefreiung gilt.

Die §§ 31 und 32 sind entsprechend anzuwenden. Vorstehendes gilt nicht für Rechnungen über Leistungen im Sinne der §§ 3c, 6a und 13b des Gesetzes; d.h. z.B. Lieferungen aus oder in das Gemeinschaftsgebiet.

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Beispiel Kleinbetragsrechnung

1.

4.

3.

2.

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Hinweise zu Kleinbetragsrechnungen

Wichtig bei BGA‘s:

Falls Sie für einen BGA z.B. Bareinkäufe tätigen, deren Gesamtsumme über 100 Euro liegt (z.B. Papier für 105 Euro), so reicht der Kassenzettel oder die Quittung nicht aus um den Vorsteuerabzug geltend machen zu dürfen, wenn auf diesem die Pflichtangaben des § 14 IV UStG

nicht alle vorliegen. (z.B. fehlt oft die vollständige Anschrift des Leistungsempfängers d.h. der Universität Heidelberg)

Verlangen Sie in diesem Fall eine umsatzsteuerlich korrekte Rechnung.

Der Verkäufer ist gesetzlich verpflichtet (§ 14 II UStG) Ihnen eine umsatzsteuerlich korrekte Rechnung auszustellen.

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Ausnahmefall Muster

Vollständige und genaue Anschrift

desLeistungs-

empfängers

Freiwillige Angaben

Einmalig vergebene

fortlaufendeRechnungs-nummer

entsprechend der besonderen

Vergabe-systematik der Universität

Heidelberg (siehe

gesonderte Erläuterung)

Zeitpunkt bzw. Zeitraum der

Leistungs-erbringung

Handelsübliche Bezeichnung der Lieferung oder Leistung (allg.

Bezeichnungen wie „Büromaterial“ reichen nicht aus)

Ausweis des nach Steuersätzen

getrennten Nettoentgelts

Erstelldatum der Rechnung

Anzuwendender Steuersatz oder

Kleinbuchstabe a),b),c)

(Siehe Fußnote)

Ausweis von Umsatzsteuer

darf nur nach vorheriger Absprache mit

der ZUV Abt.4.3 erfolgen

Auf das Entgelt entfallender

Umsatzsteuer-betrag

Ausweis der Umsatzsteuer-ID Nr. für innergemeinschaftliche Erwerbe (Einkäufe),

sowie der für die gesamte Universität gültige Umsatzsteuernummer

„Fußnote“ zu der unter der Spalte „USt-Satz*“ auszuweisenden

Steuerbefreiungsvorschrift

Vollständige und genaue Anschrift des Leistungsgebers

Postanschrift Institut/Dienstelle

Rechnungsbeispiel für steuerpflichtige Leistung

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Rechnungsformulare und Hinweise finden Sie unter:

www.zuv.uni-heidelberg.de/kasse/uni/Formulare/startseite_formulare.html

oder

www.zuv.uni-heidelberg.de/d6/formulare/formulare.html

Fundstelle der Formulare

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Zur Zeit sind folgende Aufgaben in Bearbeitung

Ausblick

- Erstellung neuer Formulare (Auszahlungs- und Annahme- anordnung) um eine eindeutige Kennzeichnung von steuer- pflichtigen BGA zu ermöglichen

- Behandlung von Investitionen im Bereich der BGA, insbesondere Auftragsforschung, wenn die Laufzeit des Projektes kürzer ist als die Nutzungsdauer des Investitionsgutes

- Erstellung neuer Anlagenbeiblätter zur Kennzeichnung von im Rahmen von BGA angeschafften Investitionsgütern

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Offene Fragen

Also, das habe ich nicht so richtig verstanden -

Da muß ich doch gleich mal nachfragen

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