Einführung in das Prozessmanagement
-
Upload
lilah-horton -
Category
Documents
-
view
70 -
download
2
description
Transcript of Einführung in das Prozessmanagement
S5-A1: Einführung in das Prozessmanagement (PPP) 2
Einführung in dasProzessmanagement
Grundlagen verstehen
Prozesse -Steckbrief,-Aufnahme, -Ziele,
-Kennzahlen
Prozesse optimieren
Prozesse vernetzen
S5-A1: Einführung in das Prozessmanagement (PPP) 4
Was ist ein Geschäftsprozess?
Aktivität
1
Aktivität
2
Aktivität
3 Input Output
Kunde Kunde
Der Durchlauf des Prozesses verbraucht Zeit und Ressourcen.
S5-A1: Einführung in das Prozessmanagement (PPP) 5
Funktionale versus prozessorientierte Sichtweise
Alle ziehen an einem Strang, damit die vom Kunden angestoßenen Abläufe transparent und effizient ablaufen!
prozessorientiert
• fachorientiert• teiloptimiert• viele Funktionsverantwortliche• lange Durchlaufzeiten• viele Schnittstellen
-
funktional
• produktorientiert• gesamtoptimiert• ein Prozessverantwortlicher• kurze Durchlaufzeiten• Schnittstellen abgestimmt
S5-A1: Einführung in das Prozessmanagement (PPP) 6
Prozessmanagement umfasst die zielorientierte
Gestaltung, Steuerung und Durchführungaller Prozesse eines Unternehmens.
Überprüfung und Verbesserung der Prozesse
Das bedeutet:
Identifikation und Strukturierung der Prozesse
Führung und Anwendung des Prozesses
Gestaltung der Prozesse
S5-A1: Einführung in das Prozessmanagement (PPP) 7
Vorteile durch Prozessorientierung
• Ausrichtung an realen Unternehmensabläufen• Klare Verantwortlichkeiten und Schnittstellen• Transparenz für jeden Mitarbeiter• Gesteigerte Akzeptanz bei den Beschäftigten• Stärkere Eigenverantwortung durch Identifikation mit den
eigenen Tätigkeiten• Kontinuierlicher Verbesserungsprozess setzt direkt an den
Abläufen an• Gesamtsicht schafft Basis für verbesserte Wertschöpfung
S5-A1: Einführung in das Prozessmanagement (PPP) 8
Prozess – Steckbrief
Prozess – Aufnahme
Prozess – Ziele und Kennzahlen
S5-A1: Einführung in das Prozessmanagement (PPP) 10
Prozesseigner; -team
Lieferanten / Nahtstellen (bzgl. Input):
• Produktion: Ware • Qualitätsmanagement: Prüfungen• Vertrieb/Verkauf: Kundenvorgaben, Auftrag
Lieferanten / Nahtstellen (bzgl. Input):
• Produktion: Ware • Qualitätsmanagement: Prüfungen• Vertrieb/Verkauf: Kundenvorgaben, Auftrag
Kunde/n
Empfänger / Nahtstellen (bzgl. Ergebnis / Output):
• Produktion: Fertigungsauftrag• Logistik: Versandauftrag
Empfänger / Nahtstellen (bzgl. Ergebnis / Output):
• Produktion: Fertigungsauftrag• Logistik: Versandauftrag
Kurzbeschreibung / Zweck:Kostenoptimale Erfüllung des Kundenwunsches laut Kunden-, oder Fertigungsauftrag.Prozessziele:• Einhaltung des Liefertermins zu 95%• Reduktion der Auftragskosten um 3% jährlich• Senkung der Reklamationsquote unter 2%• Erzeugung von Zusatzverkäufen bei 10% der AuftragskundenProzesskenngrößen:• Relation Liefertermin laut Auftrag und tatsächlicher Liefertermin• auftragsbezogene Kosten / Kostenstellen: Material, Personal, Nebenkosten• Anzahl Reklamationen; Kundenzufriedenheitsquote• Auftrags-/Verkaufswerte der Zusatzverkäufe
Kurzbeschreibung / Zweck:Kostenoptimale Erfüllung des Kundenwunsches laut Kunden-, oder Fertigungsauftrag.Prozessziele:• Einhaltung des Liefertermins zu 95%• Reduktion der Auftragskosten um 3% jährlich• Senkung der Reklamationsquote unter 2%• Erzeugung von Zusatzverkäufen bei 10% der AuftragskundenProzesskenngrößen:• Relation Liefertermin laut Auftrag und tatsächlicher Liefertermin• auftragsbezogene Kosten / Kostenstellen: Material, Personal, Nebenkosten• Anzahl Reklamationen; Kundenzufriedenheitsquote• Auftrags-/Verkaufswerte der Zusatzverkäufe
Externer Kunde
Herr Müller
Kern-Prozess (Unternehmen; Version; Datum): Auftragsabwicklung
Kern-Prozess (Unternehmen; Version; Datum): Auftragsabwicklung
Wareausgeliefert;Rechnung
bezahlt
Ent-gegennahme
Kundenauftragvon
Verkauf
S5-A1: Einführung in das Prozessmanagement (PPP) 11
Tätigkeiten: Hauptaufgaben • Entgegennahme des Kundenauftrags• Erstellen eines Fertigungsauftrags; Einplanung in die
Produktion• „Überwachung“ des Produktionsstatus• Erstellung der Versandunterlagen• Erstellen der Rechnung; Überprüfung des Zahlungseingangs
Parallele Aufgaben:• Personalbedarf planen; neue Mitarbeiter auswählen,
beurteilen u. integrieren • Mitarbeiterurlaube planen, steuern u. regeln• Ermitteln des Weiterbildungsbedarfs u. Bewerten der
Maßnahmen
Eigenständige Sub-Prozesse:• Je nach Größe des Unternehmens
Tätigkeiten: Hauptaufgaben • Entgegennahme des Kundenauftrags• Erstellen eines Fertigungsauftrags; Einplanung in die
Produktion• „Überwachung“ des Produktionsstatus• Erstellung der Versandunterlagen• Erstellen der Rechnung; Überprüfung des Zahlungseingangs
Parallele Aufgaben:• Personalbedarf planen; neue Mitarbeiter auswählen,
beurteilen u. integrieren • Mitarbeiterurlaube planen, steuern u. regeln• Ermitteln des Weiterbildungsbedarfs u. Bewerten der
Maßnahmen
Eigenständige Sub-Prozesse:• Je nach Größe des Unternehmens
Aktuelle Störgrößen / Verbesserungspotenziale / Verbesserungsmaßnahmen:
• Vertretungsregeln nicht geregelt• Schnittstellen nicht eindeutig definiert• Absprache mit Prozess Produktion
nicht organisiert
Aktuelle Störgrößen / Verbesserungspotenziale / Verbesserungsmaßnahmen:
• Vertretungsregeln nicht geregelt• Schnittstellen nicht eindeutig definiert• Absprache mit Prozess Produktion
nicht organisiert
Anforderungen / Ressourcen:• EDV-ProgrammeAnforderungen / Ressourcen:• EDV-Programme
Kern-Prozess (Unternehmen; Version; Datum): Auftragsabwicklung
Kern-Prozess (Unternehmen; Version; Datum): Auftragsabwicklung
WareAusgeliefert;
Rechnungbezahlt
Ent-gegennahme
Kundenauftragvon
Verkauf
S5-A1: Einführung in das Prozessmanagement (PPP) 12
Darstellung des Prozessablaufes
Input VerantwortlichAktivitäten Output
Teamleiter XY
Abt.leiter EM
Herr Huber
Definierter Start
Definiertes Ende
S5-A1: Einführung in das Prozessmanagement (PPP) 14
• Start- und Endpunkt bestimmen, bevor die einzelnen Prozessschritte beschrieben werden.
• Prozessbeteiligte in die Prozessaufnahme mit einbinden. Sie haben die besten Kenntnisse über die tatsächlichen Abläufe und mögliche Verbesserungen.
• Auf die Erfüllung der Kundenanforderungen fokussieren.• Nicht in die Erstellung der perfekten Flussdiagramme
verzetteln, in denen jede Tätigkeit bis ins kleinste beschrieben ist
• Prozessbeschreibungen nicht „überfrachten“
Empfehlungen für die Prozessaufnahme
S5-A1: Einführung in das Prozessmanagement (PPP) 15
Wann ist Prozessaufnahme sinnvoll?
sehr niedrig
niedrig hochsehr hoch
sehr selten,sehr
gering
selten, gering
häufig, hoch
sehr, häufig
sehr hoch
sehr niedrig
niedrig hochsehr hoch
sehr niedrig
niedrig hochsehr hoch
Routine- fall
Regel- fall
Projekt- fall
Einzel- fall
Einfachheit der Aufgaben
Strukturierbarkeit
Gleichartigkeit
Wiederholungsgrad
hochgeringNutzen einer detaillierten
Prozessaufnahme
S5-A1: Einführung in das Prozessmanagement (PPP) 17
Worauf können sich Ziele beziehen?
Effektivität des Prozesses
Effizienz des Prozesses
die gewünschten Ergebnisse
werden klar definiert
der erforderliche Prozess
wird klar definiert
Entsprichtdas Ergebnis des
Prozesses den gestellten
Anforderungen?
Entspricht der Prozesszur Erbringung des
Ergebnissesden gestellten
Anforderungen?
Die richtigen Dinge tun
Güte des Prozessergebnisses
Die Dinge richtig tun
Güte der Prozessdurchführung
Stabilität des Prozesses
die erlaubten Abweichungen
werden klar definiert
Entspricht die Qualitätbei der Durchführung des
Prozessesden gestellten
Anforderungen?
Die Dinge immer richtig tun
Güte der Prozessqualität
S5-A1: Einführung in das Prozessmanagement (PPP) 18
Ableitung von Zielen für den Sollprozess
Wechselwirkungder Kategorien
bei Zielableitung
Produktvielfalt
Projektvielfalt
Dokumentenvielfalt
Toolvielfalt
Kunden
Mitarbeiter
Partner
Beschwerdehäufigkeit
Arbeitsunfälle
Schwachstellen
Datenverluste
Verfügbarkeit
Auslastung
Material
Maschinen
Personal
Entwicklungszeit
Durchlaufzeit
Antwortzeit
Termintreue
Ausbeute
Ausschuss
Anzahl Retouren
Anzahl Änderungen
Kosten
Einfachheit
Zeit
Qualität
Zufriedenheit
Sicherheit
S5-A1: Einführung in das Prozessmanagement (PPP) 19
Wie formuliere ich Ziele?
die Erreichung der formulierten Ziele und Vorgabenist messbar, d.h. es gibt geeignete Kenngrößen
die Ziele sind klar definiert und verständlich beschrieben
das Ziel ist mit den bereitgestellten Kompetenzen und Ressourcen erreichbar
die Ziele sind mit übergeordneten Zielen abgestimmt
es ist ein Termin für die Zielerreichung festgelegt
SMARTe Ziele
Spezifisch
Messbar
Abgestimmt
Terminiert
Realistisch
T
A
M
S
R
S5-A1: Einführung in das Prozessmanagement (PPP) 20
Stufen von
Verbesserungsansätzen • Analyse der Durchlaufzeiten:
– Identifikation und Reduktion von Transport- und Lieferzeiten
• Prozessorientierte Wertanalyse:– Kernaktivitäten; Unterstützende Aktivitäten; Steuernde Aktivitäten;
Korrigierende Aktivitäten
• Ablauforganisatorische Maßnahmen:– Reihenfolge ändern; Zusammenfassen; Parallelisieren; Automatisieren;
Wahrnehmung und Wechsel der Verantwortung
• Kundenbedürfnisse:– Erwartungen und Bedürfnisse richtig verstanden und umgesetzt?; die
richtigen Ziele gesetzt
• Qualität; Kosten:– Qualitätsrelevante Erfolgsfaktoren identifizieren; Qualitätskosten
aufzeigen; Einsparmöglichkeiten identifizieren
S5-A1: Einführung in das Prozessmanagement (PPP) 21
Prozessorientierte Wertanalyse Bewertung der einzelnen Prozessschritte nach ihrem Beitrag im Prozess
Leisten
einen
wesentlichen
Beitrag
zur Erbringung
des
definierten
Ergebnis
Kern-AktivitŠten
Sind
als Plattform
fŸr die Erstellung
des Ergebnis
notwendig
unterstŸtzendeAktivitŠten
Haben
Kontrollcharakter
prŸfendeAktivitŠten
Entstehen
durch
Suchen und
Beseitigung
von
Problemen
und Fehlern
korrigierendeAktivitŠten
notwendig hinterfragen reduzieren eliminieren
Haben
Management-
und/oder,
Berichts-
charakter
SteuerndeAktivitŠten
reduzieren
S5-A1: Einführung in das Prozessmanagement (PPP) 22
Was sind die richtigen Ziele? (Das Unternehmen und seine Interessengruppen)
Das Unternehmen
Partnerunternehmen
Öffentlichkeit
Lieferanten
Kunden und Verbraucher
Investoren
MitarbeiterInnen
GewerkschaftenVerbände
Behörden
Zukünftige Generation
Medien
Netzwerke
Politik / Regierungen
NGOs
Aktionsgruppen
S5-A1: Einführung in das Prozessmanagement (PPP) 24
Einteilung von Geschäftsprozessen
Führungsprozesse:z.B. Zielsetzung oder PersonalentwicklungManagementprozesse
wertschöpfende Prozesse:z.B. Produktherstellungoder Autolackierung Kernprozesse
wertsichernde Prozesse:z.B. Abfallmanagement oder Instandhaltung
Unterstützungsprozesse
S5-A1: Einführung in das Prozessmanagement (PPP) 25
Führungsprozesse
Mitarbeiterentwicklung, Finanzen, Unternehmensplanung- u. steuerung, Krisen- u. Risikomanagement, Controlling
UnterstützungsprozesseEinkauf/Beschaffung, Logistik, Wartung/Instandhaltung, EDV / IT, Reklamationsbearbeitung, Marketing und PR
Kernprozesse (wertschöpfende Prozesse)
• Verkauf• Innovation und Produktentwicklung• Produktion• Auftragsabwicklung
S5-A1: Einführung in das Prozessmanagement (PPP) 26
Schnittstelle zum externen Kunden
Strategie, Ziele
Produkt-information
Produktionsdaten
Produktdaten
Fertigungs-auftrag
Produkte, Termin-warnung
Pläne, Updates & Reviews
Produkt-informationen
Termin-warnung
Kunde
Lieferschein
Waren
KundeUnternehmen
Produkt-fertigungProdukt-fertigung
FührungsprozesseFührungsprozesse
EntwicklungEntwicklung
AuftragsabwicklungAuftragsabwicklung
Marketing / Vertrieb / KundenserviceMarketing / Vertrieb / Kundenservice
Beschaffungs-prozessKunde
Produkt-management
Kunde
Entwicklungs-prozessKunde
Beschaffungs-prozessKunde
Buchhaltungs-prozesse
Kunde
Produktions-prozess Kunde
Forecast
Produkt-planung, Kunden-
anforderung
Rechnung
Anfor-derungen
Nach-frage
Support-infor-
mationen
Entwicklungs-kooperation
S5-A1: Einführung in das Prozessmanagement (PPP) 28
Verwendete Quellen
EFQM/DGQ (Hrsg.) (2003): Das EFQM-Modell für Excellence. Version für Unternehmen. EFQM Brussels Representative Office, Deutsche Gesellschaft für Qualität e.V. (DGQ).
future e.V. (Hrsg.) (2005): Auf be.stem Weg. Prozessorientiert – nachhaltig – excellent. Kalender für das Jahr 2006.
Westermann, U.; Merten, T.; Baur, A. (2003): Nachhaltige Prozessbewertung mittels des Sustainable Excellence Ansatzes. In: Linne, G.; Schwarz, M. (Hrsg.) (2003): Handbuch Nachhaltige Entwicklung. Wie ist nachhaltiges Wirtschaften machbar? Leske + Budrich: Opladen.
Zu Arbeitsmaterialien aus dem be.st-Projekt:
www.sustainable-benchmarking.de
S5-A1: Einführung in das Prozessmanagement (PPP) 29
Modellversuch »Entwicklung und Erprobung eines Weiterbildungskonzeptes zu nachhaltigem Wirtschaften als Zukunftschance für das Handwerk«.Gefördert durch das Bundesinstitut für Berufsbildung mit Mitteln des Bundesministeriums für Bildung und Forschung im Rahmen des Modellversuchsschwerpunkt »Berufsbildung für eine nachhaltige Entwicklung«.Laufzeit: 01.09.2004-31.08.2007
AnsprechpartnerWestdeutscher Handwerkskammertag e.V. Ingo Rauhut0211/[email protected]
AnsprechpartnerKlaus Novy Institut e.V.Dr. Herbert Klemisch0221/[email protected]
AnsprechpartnerWuppertal Institut für Klima, Umwelt, Energie GmbHHolger Rohn / Thomas Lemken0202/2492-245 /-179 [email protected]
www.bibb.de/nachhaltigkeitwww.handwerk-agenda21plus.de