E):IMBANK~

I DTJTHAO I

CONG 1I0A xA 1101CIIU NGHiA VIET NAM. . .DQc L~p - Tlr Do - lI"nh Phuc

Tp.HeM, Ngll.l' ..2!lllulllg. ,05.lIiim ...c!.Q1G

D~I HOI DONG CO DONG TlWONG NIEN EXIMBANK NAM 2016

(D,~I HOI DONG CO nONG LAN Tlil) 32)

====.~,~~,~,~======~~=-~-~-~-=-=------=------------

QUV CHE nEN HANH HQP D~I HOI DONG CO DONG

TIIlfONG NIEN NAM 2016 LAN Till) HAl CVA NGAN HANG

TlWaNG M~I CO PHAN XUAT NH~I' KHAu VII;:T NAM

ChlHmg IQUV n!NH CHUNG

I>i~u I. Plll,un vi di~u chinh ya dbi tltvng ap dl}ng

1. Quy ch~ miy ap dl)ng cho vi~c t6 chire hop D<.lih{>id6ng cb dong thuang nien nAm 2016Ian thie hai (sau day gQi tAl Iii .'DCJi It(Jr) cua Ngan hang ttll1<.mg m<.li cd phau Xu At Nh~pkhAu Vi~t Nam (Eximhank).

2. Quy ch~ miy quy dinh c\I th~ v~ quy€n va nghia vI) ella c6 dong, nguai Iham dif h9P D~ihQi, di~u ki~n. 111&lhue ti~n himh hOp D~i hQi.

ChlfO'ng IIQUVENvA NGHiA vI) eVA cO DONG,NGUCIITHAM DI/ HQI' n,~1 IIQI

Di~u 2. Quy~n va nghia YI} cua cl1dong

l. Di~u ki~n tham d,! hOpD~i hQi:

Cae c(\ dong tham dl,ThOp D{li h9i hi d.c c6 dong ho~c nguai di,li di~n thea uy quy~n hgpphap cua cac c6 dong co ten trong danh sikh c6 dong co quy~n dl,l'h9P ti,li ngay ch6t danhsach c6 dong c6 quy~n dl,l'h9P D~i h(Ji.

2. Quy~n cua c6 dong tham dl,l'h9P O:,tihQi:

a) Dugc trl,l'Cti~p tham dl,I ha~c uy quy&n cho nguoi khac tham dV hQp D<;tihQi;

b) Dugc bi~ll quy~t tAt ca cac vJn d~ thuQc th~m quy~n ella D<;tihQi thea quy d!nh t~iDi~u I~Eximbank va thea quy djnh eua phap lu~t.

e) Dlrge Dan t6 chue D<;tihQi thong bao eong khai I1Qidung chuang tdnh h9P D<;tihQi

1/8

•o Tang 8. Vincom Center, 72 Le Thanh Ton & 45A Ly NTrong. P.Sen Nghe, 0.1, TP.HCM, Vili't Nam

8 (84 8}382100S6 +!t (84 8)38216913 Q Swift: EBVIVNVX ,;.~~www.eximbank.com.vn

d) T~i D~i h(li, moi e6 dong ho~e d~i di~n Iheo uy quy~n elia e6 dong duqe nMn Thebi~u quyh Phi~u bieu quy~t sau khi dang ky tham dl,f hQp D<,lihQi v6i Ban ki~m tratlI each e6 dong.

e) Gia trj bieu quy~t ella The bi~u quy€t, Phi~u bi~u quy€t tuang ling voi t)' I~ s6 e6phin eo quy~n bi~u quy€t rna nguai do sa hlhl ho~e d<)idi~n thea dang ky tham d!!h9P D<)i hQi tren t6ng s6 e6 phin co quy~n bi€u quyth elia eac e6 dong/d;;ti di~ntheo uy quy&n eua e6 dong e6 m<)tt<)iellQe hQp D<)ihQi.

Cae e6 dong, d<;lidi~n theo uy quy&n elia e6 dong khi dl,ThQp D<)ihQi duqe thaolu~n va bi~u quy€t thong qua cae n(li dung neu t<;lichuang trinh hQp D<)ihQi.

g) Co quy~n phat bitu, d6ng gop y ki€n. Vi~e plult bi~u, dong gop }' kiJn th!!e hi.;n onhoa, van minh. co tr~t tl,l'thea Quy eh~ nay thea W di~u khi~n eua Chll IQadoan.

h) C6 dong, d<)idi~n thea uy quy~n elia e6 dong d~n dl,ThQp D<;lih(li mUQn co quy&ndang ky ngay va sau do co quy~n tham gia va bi&u quy&t ngay t<)iD<)ihQi. Chu tQadaim khong co ldeh nhi~m dung D<;1ihQi d€ eho e6 dong den muon dang ky vahi~u I!!e eua cae dqt bieu quy€t di\ tiJn hanh s~ khong bi anh huemg.

i) Cae quy~n khae theo quy dinh eua Dib 1~Eximbank va quy djnh elia phap lu~t.

3. Nghia VI,! ella cft dong khi Iham dV h9P D<)ihOi:

a) C6 dong, ngU'oi d<)idi~n thea uy quy~n eua e6 dong khi tham dl,f h9P D<)ih(li phaimang thea Chung minh nhan dan/IIQ chi~u, Thong baa moi hQp, Giay uy quy&n(d6i voi d<)idi~n thea tiy qu)'~n) va dang ky tham dl,f h9P D;.!ihQi thea quy dinh.

b)

c)

Di~u3.

Twin thu cae quy dinh tf,liQu)' eh€ nay thea di~u khitn elia Chli t9a doan.

Cae nghia VI) khae thea quy djnh eua Di~u I~ Eximbank va quy dlnh eua phap lu~l.

Quy~n va nghia H} cua Ban ki~m tra hI each e.1 d6ng

Ban kiem tra tLleach e6 dong do HQi d6ng Quan trj ("HDQT") thanh l~p va duqe gi6i Ihil)u voiD<;lihQi. co ehuc nang va nhi~m VI,! nhu sau:

I. Ki~m tra tu each c6 dong ho~e dl,li di~n thea uy qu)'~n ella c6 dong d~n dl,l'hQp Dl,li hQi:Giay chung minh nhan dan ho~e HQ ehi€u, Gia)' uy quy~n (d6i voi dl,li di~n thco uyquyb), ThOng baa mai h9p.

2. Phat eho e6 dong ho~e d<)idi~n thea liy quy~n ella c6 dong: The bi~u quy€t; Phi~u bi~uquy€t; va cae lai li~u hQp lien quan khac;

3. Baa cao tmoc D'.li hQi v~ k€t qua kitm tra tu each e6 dong dl,f h9P D<;lih(li tl,li cae thaidi~m sau:

Truoc khi khai ml,le Dl,lihQi;

Tru6c moi IAnbi~u quyJt Clla D;.!ihQi n~u co 51,1' thay d6i v~ s6 e6 dong dang ky tham dl,!'Dl,lihi)i (Cll dong d~n mU9n dang ky dV h9P).

218

Di~u~. Quy~n va nghia vI}ella Ch1i tqa, T6 thl1 k~'D~i hQi

I. Chu 19a:

a) D(,lihOi se do Chu tjch 1-If)QT chu tri. Chu t9a 0<.ti hOi co th~ d~ Cll'mOt Chu t9adorm vai 56 Ilf(lng khong qua 3 nglrai d~ dmg chu tri D<.tih<)i,

b) Quyen va nghia Vl,lcua Chu t93 doan:

(i) Di~u khi~n D;.tihQi Iheo chuang trinh, Quy ch~ da duqc 0<.tih<)ithong qua;

(ii) Ti~n himh cac ho;;tt dQng ma Chu IQa doim thft)' dn thi~t d~ di~u khi€n D;;tih9i m9t cach hqp I~ va co tr~t til; ho~c d~ D<.tih9i phim anh duqc mongmubn Clla da 56 tham dl!.

(iii) Huang dan D{tih9i thao lu~n, bi~u quy~t cac vAn d&trong chuang trinh nghjSl)'clla D;;tihOi va cac van d&co lien quan trong qua trinh hQp D;;tih9i;

(iv) Di~u ph6i D;;tihQi lam vi~c trong lrJt tl)', vAn minh va phat bi~u)' ki&n theathu tl! va thai luqng eho phep;

(v) Giai quy~t cac v.ln de phat sinh trong su6t qua trinh hQp D;;tihQi:

(vi) Giai dap )' ki~n cho c6 dong tnlc tiep, thong qua "Phtiu ghi f kiln donggop" eua c6 dong ho~c tra lai bang vAn ban sau D;;ti hQi khi dn thu th~pthem thong lin.

2, T6 thu ky O;;tih9i

a) Chu tQa d&clf T6 thu ky de l~p bien bim Di,lihoi.

b) Qllytn va nghia V1,Jeua T6 tim ky:

(i) Ghi bien ban hQp D<;lihQi va sOi,lnthao bien ban duqc thong qua t{liO{li h9i;

(ii) Thl)'c hi~n d.c eang vi~c khac thea Sl)'phan cong eua Chu tQa dorm va theaguy djnh tl;liDj~u I~clla Eximbank.

f)i~u 5. Quyh \'a nghia \'1} eua Ran ki~m phitu

1. Ban ki~m phi~u

O<;lihQi b<1umQt ho~c mot 56 nguai vao Ban kiem phi&ll thea dt ngh! cua Chu 19n cuQchQp.

2. Qlly&n va nghia vI,!eua Ban ki~m phiJu:

a) Ki€m Phieu bi~u qlly~t, giai quy~t cac thAc m&ecua e6 dong ve bi~u qUY&l;

b) L~p bien ban ve k~t qua ki~m phi~ll co chO' ky Clla tAt ca lhanh vien Ban ki~mphiJu;

c) C6ng b6 k~t qua ki~m Phi&u bi~u quy~t tmoc O.;ti hoi va giao toan bQ tai li~u choChu tQ3. K~t qua kiem phieu bi~u quyJt se duqc xac I$p thanh bien ban rieng.

3/8

Oi~u6.

Chwng IIITRiNH Tl!TIEN nANn HQP IJ~IIIQI

Di~u ki~1l ti~n hanhh'lPO;,li hi)i

D(,lihQi dugc ti~n ha-nh khi co s6 c6 dong va d{!i di~n dugc uy quy~n cua e0 dong d~ hQp d~i di~ncho it nh~t 51% (",1m muai m6t phAn tram) t6ng s6 c6 phAn co quy~n bieu quyJt thea danh sachc6 dong co quy~n d~ h9P D(,lihOi duge I~p t{!ithai di~m ch6t danh sach c6 dong co quy~n d~ hQpD{!ihQi.

m~u 7. Caeh thfrc ti~n hanh h9Jl va bi~u qU}.~tt~i Dl,Ii h(H

1. Trinh II! ti~n hanh:

CUQChQp D{\i hQi d\I ki~n thea dung chuang tdnh h9P D(,li hQi. D{!i hQi se IAn luqt thitolu~n va thong qua cae nQi dung neu tl,lichuang trinh hOp D""ihQi.

2. Phat bi~u I~i eo{le h9Jl O{li hQi:

e6 dong tham dV h9P D;;.i hQi co quyen phat bi€u y ki~n dong gop thea s~ ditu khien cuaChu t9a doan ho~e yeu du giai dap th~c m~c bing each phat bieu tr~re ti&p t6i da 3 phut t<,liD;;ti hQi va khong trung hip nqi dung nhim dam baa quy~n phat bi~u cua nhi&u c6 dongho~e c6 dong ghi tom t~t nQi dung phat bi6u vilO "PhiJu ghi y kiJn (tong gop" va gui ll),iT6 thu ky d~ t~p hgp va chuyen cho Chu tQa doan. Chu tQa doan xem xct Hnh phu hqp ellan{li dung phat bitu tnrae D;;.ihQi, d0ng thai trao d6i, giai dap nhOng y ki~n eua e6 dong.

3. Bi~u quy~t:

a) Nguyen t~c chung:

(i) MQi c6 dong duge baa dam quy~n bieu quy~t.

(ii) C6 dong co the tqrc ti&p tham d~ ho~e uy quy&n bing van ban cho motnguai khae d\r hQp D;;.ihQi de Ihl!e hi~n quy~n bi~u quy~t. Nguai duge uyquy&n khong duge uy quy~n l""ieho nguai khac d~ hop Dl),i hoi. Vi~e uyquy&n duge th~e hi~n thea guy djnh eua Di~u I~ Eximbank va quy dinh cuaplulp lu~t.

(iii) Tnrae khi tham d~ hQp O<,lihQi, e6 dong ho~e d(,lidi~n duge liy quy~n thl!ehi~ll thli tl,lCdang ky e6 dong bang vi~e di&n thong tin In~n Phi~u xac nh~ntham dV thea mau Eximbank, k)", ghi ro hQ tell va Ira 1.;licho Ban tf! ehl"reD(,lih9i.

Tfit ca cae v~n d~ trong chuang trlnh nghi s~ elia Ol),i ht)i d~u phai dugethong qua bang cach lAyy kiJn bieu qlly~t eua c6 dong.

(iv) Vi~c bi~u qlly~t se duge th~e hi~n thong qua The bitu qu)'~t ho~e Phi~ubi~u quy~t.

b) Cach bi~u qlly~t:

4/8

C6 dong sc bi~u quy€t cac vdn d~ b~ng The bi~u quy€t (cho cac vdn d~ khong coPhitu bi~u quy€t dLIqCin san) ho~c Phi€u bi~u quy~t theo mau Eximbank.

• The bi€u quy~t:

M3i c6 dong nh~n 1 the bi~u quytt co in d~y du 56 thu tl! theo thLImai hQp,56 dang k)', hQ va ten cua c6 dong, hQ va ten d;:ti di~n dLIqc uy quy~n, 56CMND!hi? chi~u/DKKD, dia chi, 56 Iw;mg c6 phAn, t6ng 56 phi€u co quy~nbi~u quytt cua c6 dong do. c6 dong bi~u quy~t tung vdn d~ dn bi~u quyttbAng cach giO'the bi~u quytL Khi bibu quytt, m~t tmac cua the bi~u quy~tphai dLIqc hLHmgv~ phla Chu t(la Joan. D6i vai tung vAn d~ bi~u quy~t, c6dong 5Ccho)' kitn "d6ng }"', "kh6ng d6ng f' ho~c "khong co y kitn".

Khi tien himh bi~u quytt bAng the t<:tiD;:ti hQi, 56 the "d6ng y" ngh! quyttdllQ'C dtm tmac, 56 the "khong d6ng y" ngh! quy~t, 56 the "kh6ng co ykito" duQ'c dem sau, cu6i cung can cu vao tbog s6 phi€u "d6ng y" hay"kh6ng d6ng y" dt quy~t djoh.

• Phitu bi~u quy&t:

Moi e6 dong nh~n 03 Phi~u bi&u quyet co in dhy du 56 thu tl! theo thu moihOp, s6 dang kyo h9 va tcn cua c6 dong. hQ va ten dQ.idi~n duqc uy quy~n,s6 CMND/hQ chieu/DKKD, dia chi, s6 luqng c6 phAn. t6ng 56 phitu coquy~n bi&u quy&t Clla c6 dong do. nhung n0i dung dn bi~u quytt t.(l.iOQ.ihQi va phAn d~ e5 dong danh dAu v~ y ki~n "dbng f', "khong d6ng y" ho~c"khong co 'S' ki~n" va 01 Phi~u bi~u quytt co in dAy du s6 thu til thea thumoi hQp, s6 dang k)', h(l va ten cila c6 dong, h(l va tcn d;:ti di~n dLIqCuyquy~n. s6 CMNDlhQ chitu/OKKD, dja chi, 56 hrqng c6 ph~n, tbog 56 phituco qu)'~n bi~u quy€t Clla cb dong d6, n('li dung dn bi~u quytt t<:tiDQ.ih(>ivaphAn d~ c6 dong daoh dAu chQn "t6i da 9 thallh vien HOQT", "t6i da 11thanh vicn HOQT' ho~c "khong co y ki~n".

PhiJu bid/{ fjuyit Iwp If 10.:

+ Phitu do Ban t5 cht're phat ra thea mdu dung quy djnh;

+ Phieu bieu quyet co danh dJu chQn vao mQt trang eae a "d6ng y","kh6ng d6ng y" va "khong co y kitn" eho cac nQi dung bi~u quyeldllQ'Cc6ng b6 tmac OQ.ihQi;

+ Phi~u bi~u quy~t c6 danh dAu chQn vao m9t trong cac a ..t6i da 9thanh vien HOQT", "t6i da 11 tMnh vien HDQT" va "khong co )'ki€n" cho n('li dung bieu quy~t Thong qua TO' trinh s6 luqng tha-nhvicn IIQi d6ng quan tr! nhi~111k)' VI (2015 - 2020).

Phiiu bi~u ljuyJr btfr h(Jp I~ It.,:

+ Phi~u khong do [lan tf>chuc phat ra theo mju dung quy djnh;

SiR

+ Phi&u bj tjy xoa, xe nieh;

+ Phi~u khang danh dju vao tAtca eae a. ho~e danh d<1unhi~u han 1 0trong eae 0 "d6ng f', "khong d6ng )'" va "khang co y kiJn" ehottrng nQi dung bi~u quy~t:

+ Phi~u khang danh d<1uvao tAtca cac 0, ho~c danh dAu nhi~u han I 0trong eae a "t6i da 9 thanh vien HDQT", "tbi da II thanh vienHDQT" va "khong eo }' ki~n" eho nQi dung bi~u quy&t Thong quaTO'trinh s6lugng tMnh vien IIQi dbng qmin tri nhi~m k)' VI (2015-2020);

+ Phifu bi g~eh cac nQi dung dJ dugc in 5~n trong Phifu bi~u quy~tho~c ghi them nhung nQi dung khac,

PhiiulWl'if WI befl/WI' If li'mg p/uJn hI:

+ Trang Phifu bi~u quy~t, nQi dung mio khang danh dAu g;:lch eheovao bjt k)' 0 nao trong eae 0 "ubng y", "khong d6ng )'" va "khangeo y kifn" hay danh diu nhi~u han 1 a trong cae 0 do thi nQi dungd6 bdt hgp l~. Cae nQi dung khac dugc danh dju dung quy dinh thi5e dugc ghi nh~n Iii.hgp I~.

4. Nguyen t~e btl phi~u va ki~mphi~u trong bi~uquy~t b~ng Phi~u bi~uquy~t

Dih8.

a)

b)

c)

d)

Truck khi ti~n himh b6 phiku, Ban ki~m phifu titn hanh ki~m tra thung phi&u d~xac dinh Iii thung phitu con tr6ng. chua eo phi~u nao truGc 51!chung ki~n cua caee6 dong.

Vi~c b6 phi~u duQ'c bAt dfiu khi D~i hc)i bau ra Ban ki~m phi~u va kft tluJc khi c6dang cubi cung b6 phi&u vao thtlng phi~u trong thai gian eha phep elm D.;ti hc)idu6i 51!ehu trl ella Cluj tQa doan,

Vi~c ki€m phi~u phai duQ'c ti~n hanh ngay 5au khi k~t thlle vi~e b6 phi~u.

Vi~c b6 phi~u sau khi da ma thilllg phi~u dS ki&m phi~u d~u khong hqp I~, trir(ruoog hqp Ban ki~m phi~u th6ng nhAt d6ng y.

f-)i~uki~n thong qua ngh! qU)'~1D"i hQi

I, TAt ca cae vAn d~ theo ehuang Idnh nghi 51!dlrQ'e neu ra t<.IiD<.Iihc)i duQ'c thong qua t<.IieUQc hQp khi baa dam cae di~u ki~n sal!:

Duge 56 c6 dong d;:li di~n tren 51% (nam mllai m6t ph.1n tram) t6ng 56 phi~u bi~u quy~teua cae c6 dong dl! hQp eo quy~n bi~u quy&t co m~t trl!e ti~p ho~c thong qua d;:lidi~n duQ'cuy quy~n eo m~t t<.IiD<.IihQi eh<1pthu~n, ngo~i ttll truemg hqp quy dinh t;:li khoan 2 Di~unay.

2. Cae v~n d~ neu sau phai duge s6 e6 dong d<.Iidi~11tren 65% (sau muai lam phfin tram)t6ng 56 phi~u bi~u quy~t eua t.1tca e6 dong dl! h9P chjp thu~n:

6/8

a) Thong qua phuong an thay d6i muc v6n di~u l~; thong qua phu01lg an chao ban c6phftn, baa g6m 10i;licb phftn va 16ng 56 e6 phftn eua tUng 10i;liduqe quy~n chao ban;

b) Quytt dinh sua d6i, b6 sung Di~u I~ Eximbank;

c) Quytt djnh vi~e t6 ehue l{li,giai th~, pha san Eximbank;

d) Quy~t dinh vi~e dftu IU, mua, ban tai san eua Ngan hang co gia tri tir 20% (haitnuoi phftn trAm) trO' len so vai v6n di~u I~ eua Eximbank ghi trang baa cao taiehinh da duqe ki~m toan gAn nhat;

e) Thay d6i ngill1h, ngh~ va linh v~rckinh doanh;

f) Thay d6i cO'du 16 ehue quan I)' e6ng ty

3. Trang trubng hqp TO' trinh s61uQllg thanh vicn HOQT t6i da 9 thanh vien va 11 thanh vienkh6ng du ty I~ thong qua thea quy dinh t{li khoan I Oi~u nay, s6 IUQllg thanh vien HDQTduqe ap dl:mg thea cae quy dinh t{li Di~u l~ eua Eximbank (kh6ng qua 11 thanh vien).

Di~u 9. Bien han cUQc hQp f)~i hQi

NQi dung eUQc h9P D{li hQi duqc l~p thanh bien ban. Bien bim phai duqc I~p bAng ti~ng Vi~t, cochii ky xae nh~n cua Chu tQa Di;lihQi va Thu k)' va duQ'c I~p thea quy dinh eua Lu~t Daanh nghi~pva t{li Quy eh~ nay. Cae ban ghi ehep, bien ban, s6 chit ky eua ciie e6 dong dLJhQp va van ban uyquy~n (ham dLJphili duqc hru gili t{li (rv sa ehinh eila Ngan hang.

Chmrng IVcAc QUYD!NlI KHAc

Di~u 10. Tnr<mg hQ'p tA chue hQp Dl,Iih{ii khong thanh

Truong hqp Di;li hQi khong duqe ti~n hanh do khong eo du 56 di;li bi~u dn thi€t thea quy dinh t{liDi6116 Quy eh~ nay thi eUQe h9P D{li hQi d6ng C6 dong thuang nien nam 2016 Iftn thir ba co th~duqe tri~u (~p trang vong 20 (hai muoi) ngay k~ Iii ngay 24/5/2016 va trang trubng hqp nay cllQehQp D{li h9i d6ng c6 dong thuong nien nam 2016 duqe li~n hanh khong ph\! thllQe vaa s6 IUQllge6 dong hay di;li di~n uy quy~n tham dl,l va duqe eoi 1<\hqp I~ va co quy~n quy~t d!nh tAt ea caevAn d~ ma O{lih9i d6ng e6 dong IAnthu nhjt eo th~ phe chu~n.

Di~u II. Luugifr fai Ii~ucUQc hQp I)~ihqi

Sau khi k~t thlie hop D{li hQi, Eximbank eo Ideh nhi~m luu giii tui li~u cUQc hOp D{li hQi thea quydjnh eiJa Di&u l~ Eximbank va qllYd!nh eua phap 1u~t.

Chll(Jng VHIJ;:U LllC TIIIIIANII

f)j~u12. Hi~u Igc thi himlt

1. Quy eh~ nay g6m 5 Chuang, 12 Di~u va co hi~u h,re ngay sau khi duqe D~i hQi bitu quyttthong qua boi cae e6 dong d{li di~n tren 51% (nam muai m6t phAn tram) tbng s6 phi~u

7/8

bi~u quy€t cua cac c6 dong dV hQpc6 quy~n bi€u quy€t c6 m~t trvc ti€p ho~c thong quad~i di~n dllqCuy quy~n c6 m~t ~i D~i hQi.

2. cb dong va nhOng ngllO'id~i di~n duqc uy quy~n tham dl! hQpD~i hQic6 tnkh nhi~m thl!Chi~n theo cac quy djnh t~i Quy ch~ miy.l.

D~I H(n DONG CO DONG

8/8