EIB Integración Con Inventario - EIB - Activo Fijo

8/15/2019 EIB Integración Con Inventario - EIB - Activo Fijo

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ablemos de mejoras

EIB: Enterprise InstalledBase - Base Instalada

Integración con Inventarios,EIB y Activos Fijos


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1 INFORMACION CONFIDENCIAL – Documento propiedad dComunicaciones Nextel de México S.A. de C.V.PROHIBIDA SU REPRODUCCI N TOTAL O PARCIAL

Control de Versiones

Autor Elsa Adriana Nadurille MolinaFecha 01/04/2008Fecha de

Impresión

01/07/2008

Versión 1.0

Aprobadores

Aprobadores Puesto Firma

Elsa Adriana Nadurille Molina Key UserFederico Rivera Padilla PMO Nextel

Revisores

Revisores Empresa Puesto FirmaIgnacio Macías Duvignau Deloitte Gerente del ProyectoOmar Moheno Rasgado Deloitte Consultor AplicativoMiguel Ángel Vázquez Canales Nextel PMO Nextel


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Introducción

El presente manual describe el uso del módulo de Integración con inventarios, Enterprise InstallBase y Activos Fijos

Su objetivo es explicar claramente los pasos a seguir para el ingreso, realizar búsquedas delartículo y utilizar las instancias del artículo, recibir artículos, conocer información registrada delartículo, visualizar el registro de transacciones que ha sufrido (ver sus detalles). En general verrepresentados los movimientos que se realizan el Activos Fijos, Proyectos e Inventarios.

La elaboración de este manual se divide en 4 Capítulos:

1 Ingreso al Sistema Oracle

2Crear instancias en EIB por la recepción de artículos inventariables y creación de activofijo.

3 Identificar las transacciones de Inventarios que afectan EIB

4Interfase de transacciones de movimientos y transacciones varias con Activos FijosAssets – Informe

Prerrequisitos del Curso

Un requisito previo para este curso es la comprensión básica del Ambiente Operativo Windows(como mínimo Windows 98).

Otros conocimientos y habilidades que son prerrequisitos para este curso incluyen:

• El conocimiento de las prácticas y procesos de negocio de su Áreao Dirección dentro de Nextel.

• Conocimientos en Navegación Básico de Oracle Financials E-Business Suite.

• El administrador de eventos en SFM activo

• Los administradores de interfase de inventarios activos.

• Periodos abiertos para los módulos de proyectos, inventarios,cuentas por pagar, contabilidad general y inventarios.

• Artículos dados de alta con los con los atributos rastrear en baseinstalada y crear activo fijo activos.


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1 Ingreso al SistemaOracleActividad 1:AbrirNavegador deInternet

Usuario:

Ingresar a la Intranet es sencillo, solo se necesita acceder al navegadorInternet Explorer a través del ícono de acceso directo.

Ícono de acceso directo para iniciar el Navegador InternetExplorer.

Paso Acción

a Dar clic en el botón Inicio b Dar clic en el menú Todos los Programas c Dar clic sobre el ícono de acceso Internet Explorer

a

b

c


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Actividad 2: Acceder aOracleFinancials através de laIntranet de

Nextel

Usuario:

La página de la Intranet de NEXTEL se iniciará automáticamente (debido aque así se encuentra inicialmente configurada por Sistemas en tu PC oLaptop), una vez que se inicie el navegador Internet Explorer.

Recuerda que…

Los usuarios y contraseñas serán designados y asignados a través delSistema de Accesos a Oracle Financials. Se deberá de leer la Política:Administración de Accesos a Oracle Financials (CISA-PO-02) y deberecordarse que por cuestiones de seguridad, dichos usuarios ycontraseñas son personalizados e intransferibles.

Paso Acción

a Dar clic en el menú Aplicaciones.Se cargará la sección de todas las aplicacionescorporativas de Nextel

a


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Paso Acción

b Dar clic sobre el vínculo de Acceso a OracleFinancials

b


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Paso Acción

c Ingresar Nombre de Usuariod Ingresar Contraseñae Dar clic en el botón Conexión

Nota Importante (Superusuario):

Con la finalidad del desarrollo de estos materiales de capacitación, durantealgunos de los capítulos que se revisarán durante su capacitación es probable queestos materiales hagan referencia a un tipo de responsabilidad de acceso al

sistema conocido como Superusuario. Esta responsabilidad y sus funciones, NO estarán disponibles para ningún usuario de la operación de negocio de Nextel, yaque dichas responsabilidades son asignadas a cada usuario de acuerdo a loslineamientos de la Política: Administración de Accesos a Oracle Financials (CISA-PO-02), sin embargo para fines ilustrativos del flujo del procedimiento de estemanual será utilizado.

Para mayor información contacte a la Dirección de Operaciones Financieras.

c

d

e


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Actividad 3:Seleccionar laresponsabilidad

Usuario:Sigue los siguientes sencillos pasos para cambiar de ubicación unproducto que se encuentra en inventario.

Paso Acción

a Seleccionar la responsabilidad de base instalada.

b Elegir un vínculo para ingresar, para este caso esOracle Installed Base.

a

b


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2 Crear instancias en EIB por larecepción de artículos inventariablesy creación de activo fijo

Actividad 1:Consultarinstanciacreada porrecepción deorden decompra

Usuario:En el momento que se recibe un artículo trackeable en el almacén deinfraestructura de manera inmediata crea una instancia en IB.

Recuerda que…Para seleccionar una instancia dentro de IB contamos con 2 opciones:

• Búsqueda rápida, se utiliza cuando tenemos un identificador únicoque diferencie la instancia, dentro de las opciones tenemos númerode instancia, número de serie, orden de compra, número de activo.

• Búsqueda avanzada, nos ofrece la opción de utilizar diversos filtrosde consulta.

La Instancia de Artículo es el identificador único asignado en baseinstalada, útil para dar seguimiento a los artículos instalados y activos.Realizar una búsqueda por medio de la Instancia de Artículo, lograrásubicar con mayor rapidez el articulo deseado.

Paso Acción

a Seleccionar instancia creada por la recepción eninventarios.

a


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Actividad 2:Analizardetalles de lainstancia

Usuario:En esta pantalla se muestran los Detalles de Instancia de Artículo, esdecir información puntualizada acerca del artículo desde que fue recibidodentro del almacén.

Paso Accióna Identificar la descripción de artículo

b Identificar el Nombre de Organización delinventario donde fue recibido el artículo.c Consultar el Número de Serie

a

b

c


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Paso Acción

d Analizar la ubicación del artículo

d


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Actividad 3:Ingreso aTransacciones

Usuario:En esta pantalla se muestran los Detalles de Instancia de Artículo, esdecir información puntualizada acerca del artículo desde que fue recibido.

Paso Accióna Ingresar a Transacciones para conocer las últimasrealizadas al artículo elegido.

a


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Actividad 4:Visualizarúltimastransacciones

Recuerda que…Los datos presentados en la tabla son un reflejo de todas las transaccionesque han modificado la información almacenada dentro de base instalada.

Paso Acción

a Consultar el ID de Transacción. Es un identificadorque asigna IB a todas las transacciones que registra.b Identificar el Tipo de Transacción.

cIdentificar el número de orden de compra. Cuando eltipo de transacción es recepción de orden de compraen inventario contamos con dicha referencia.

d

Consultar el estado de la transacción.• Pendiente: Falta por ejecutarse los procesos

que llevan la información a AF y/o PA. Los

procesos que actualizan el estado son EIB:creación de activo fijo y EIB: Ajuste de activofijo

• Completa: Lo programas concurrentesactualizaron la información pertinente, ya seaen AF y/o PA.

ba c d


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Actividad 5:Crear ActivoFijo

Usuario:Para crear un activo fijo por la recepción de un artículo dentro del almacénde infraestructura se ejecuta el proceso EIB: creación de activo fijo.

Recuerda que…Se ejemplificará como ejecutar de manera Manual el proceso concurrente.

En el ambiente productivo estará programado para ejecutarse de maneraautomática.

Paso Acción

a Dentro de la responsabilidad de EIB seleccionarSolicitud > Ejecutar

Paso Acciónb Seleccionar Juego de Solicitudes c Presionar el botón Aceptar

b

a

c


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Paso Acción

d Seleccionar Juego Solicitudes EIB: CREACIÓN DEACTIVOS FIJOSe Presionar el botón Ejecutar

e

d


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Actividad 6:ContabilizarAltas Masivas

Usuario:Para asignar un número de activo al artículo recibido en el almacénrequerimos correr el proceso contabilizar Altas Masivas.

Recuerda que…El proceso encargado de cargar la información en altas masivas se llama

EIB: creación de activo fijo. Dentro de los campos que agrega en lainterfase están:• Libro, categoría del activo, costo, nombre del proveedor, número

de orden de compra, cuenta de compensación, número de instancia(en el campo comentarios), número de etiqueta, número de serie,tipo activo, descripción del activo, clave del activo, número deunidades y las asignaciones.

Paso Acción

a Dentro de la responsabilidad de activos fijosseleccionar Altas Masivas > Contabilizar AltasMasivas

a


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Paso Acción

b Establecer los Parámetros de ejecuciónc Presionar el botón Ejecutar

b

c


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Paso Acción

d Para monitorear que el proceso se ejecutócorrectamente seleccionamos Ver > Solicitudes

e En la pantalla Encontrar solicitudes presionar el botónEncontrar

d

e


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Paso Acción

f Validar que la Fase termine como Finalizado g Validar que el Estado termine en Normal

f g


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Actividad 7:Ver Estado deTransacción

Usuario:Al ejecutar los procesos concurrentes el estado de nuestras transaccionescambia de Pendiente a Completo

Recuerda que…

Puedes consultar la Guía de Uso de instancias y transacciones paraaprender a utilizar la consulta rápida y avanzada.

Paso Acción

a Elegir criterio por el cual se realiza la BúsquedaRápida

b Capturar el dato del Artículo, posteriormentepresionar el botón Ir.

c Seleccionar la Descripción del artículo para ingresara la instancia

Paso Acciónd Seleccionar el vínculo de transacciones

a b

c

d


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Paso Acción

e La transacción Actualización de Estado de Activode Instancia es la encargada de sincronizar lainformación entre activos fijos y base instalada.

fIdentificar que todos los procesos se corrieron demanera adecuada consultando el Estado DeTransacción

g Ir al vínculo Activo

e

f

g


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Paso Acción

h Visualizar la información del activo creado en elejercicio

h


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3 Identificar lastransacciones deinventarios que afectan

EIB

Actividad 1:Cambio desubinventarioen el almacénde

infraestructura

Usuario:Una transferencia de subinventario mueve el material del inventario entresubinventarios. Un subinventario es una ubicación física o lógica quepermite separar los artículos nuevos de los usados o los usados de losdefectuosos por ejemplo.

EIB maneja de forma distinta los artículos inventariables trackeables de losno trackeables.

Artículos inventariables trackeables:

EIB busca en la base de datos el subinventario origen ligado al artículo yanaliza que el estado de uso sea igual a En inventario y actualiza elsubinventario en la instancia con el nuevo valor.

Artículos inventariables no trackeables:

Al realizar la transferencia entre subinventarios EIB busca una instancia

destino que cuente con el mismo artículo y ubicación, si existe una conestas características actualiza la cantidad de la instancia. En caso de queno ubique la instancia destino crea una nueva.

Recuerda que:

Para mayor detalle de cómo realizar una transferencia entresubinventarios referirse al manual de Planeación del módulo deinventarios.

Paso Accióna Elegir criterio por el cual se realiza la BúsquedaRápidab Capturar el valor a filtrar

c Seleccionar la Descripción del artículo para ingresara los detalles de la instancia


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Paso Acciónd Seleccionar el vínculo Transacciones

a b

d

c


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Actividad 2:Consultar latransferenciadeSubinventario

Usuario:Una vez que en inventarios se realizó la transferencia del artículo de unsubinventario origen a uno destino, podrás realizar consulta, siguiendo lospasos que a continuación se presentan (1).

Paso Acción

a Visualizar la transacción de tipo transferencia desubinventario

b

Identificar el Estado de Transacción.Para los cambios de ubicación es necesarios correr elproceso EIB: ajuste de activo fijo para completar latransacción

cSeleccionar el ID De Transacción para obtener eldetalle de cómo actualizó la transacción a baseinstalada

b

c

a


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c


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Actividad 3:Consultar elEstado deltraslado alSubinventario

Usuario:Después de ejecutar el proceso EIB: ajuste de activo fijo el estado cambiade pendiente a completo.

Para conocer como ejecutar el proceso que actualiza las ubicaciones Leer

la sección del manual llamada Interfase de transacciones de movimientosy transacciones varias con activos fijos – Informe

Paso Acción

a Ingresar a Transacciones para visualizar el dato delEstado

a


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Actividad 4:Crear pedidode movimiento

Usuario:Los pedidos de movimiento permiten llevar material de una ubicación dealmacenaje origen a una destino y de una ubicación de almacenaje origena un proyecto.

Para los artículos de infraestructura las transacciones definidas en

inventarios son:• EIB Salida a Sitio Pedido - Utilizado para artículos usados que no

deben afectar presupuesto.• Proyecto: S Pedido / Movimiento – Para artículos nuevos que deben

afectar al presupuesto de proyectos.• Transferencia entre subinventarios

Recuerda que:

Para mayor detalle de cómo realizar un pedido de movimiento referirse almanual de Planeación del módulo de inventarios.

Paso Acción

a Dentro de la responsabilidad de InventariosSeleccionar Pedidos de movimiento > Pedidos deMovimiento

a


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Paso Acción

b Establecer el Tipo de Transacción en la sección pordefecto

cIngresar los campos requeridos para cada artículo.Artículo, cantidad, proyecto y tarea (En caso de ser

necesario), subinventario origen, destino, etc.d Aprobar el pedido de movimiento

b

c

d


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Actividad 5:Tramitarpedido demovimiento

Usuario:Después de que un pedido de movimiento es aprobado podemos ejecutarlocon la opción de tramitar pedido de movimientoRecuerda que:

Para mayor detalle de cómo tramitar un pedido de movimiento referirse almanual de Planeación del módulo de inventarios.

Paso Acción

aDentro de la responsabilidad de InventariosSeleccionar Pedidos de movimiento > Tramitarpedido de movimiento

a


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Paso Acción

b Seleccionar el Número de pedido de movimientoaprobado para ejecutar

b


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Paso Acción

c Ingresar detalle por cada una de las líneasseleccionándola y presionando el botón Asignar

d Presionar el botón Hacer Transacción paraejecutarla

c

d


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Actividad 6:Validar elregistro de latransaccióndentro de IB.

Usuario:De manera inmediata cuando tramitamos un pedido de movimiento seregistra en base instalada.

Recuerda que:

Para los artículos no trackeables IB busca una instancia destino dondeactualizar la cantidad de artículos disponibles en base a la ubicación, encaso de existir crea una nueva.

Paso Acción

a Elegir criterio por el cual se realiza la BúsquedaRápida

b

Seleccionar la Descripción del artículo para ingresara los detalles de la instancia

En el ejemplo existen 2 instancias para el artículo

debido a que originalmente había 5 artículos enexistencia y el pedido de movimiento fue por 3.Como podemos observar nos generó una nuevainstancias.

a

b


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Paso Acciónc Seleccionar el vínculo Transacciones

c


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Actividad 7:Consultar elpedido demovimiento

Usuario:Podemos consultar la transacción del pedido de movimiento. Es importanterecordar que en el vínculo de transacciones contamos con el historial detodas las transacciones que han modificado a la instancia

Paso Acción

a Visualizar la transacción de transferencia de pedidode movimiento

b

Identificar el estado de transacción.Para los cambios de ubicación es necesarios correr elproceso EIB: ajuste de activo fijo para completar latransacción.

cSeleccionar el ID De Transacción para obtener eldetalle de cómo actualizó la transacción a baseinstalada

ca


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b

c


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Actividad 8:TransaccionesVarias

Usuario:EIB soporta las transacciones misceláneas del módulo de inventarios. Cadatransacción es registrada en IB.

Dentro de los diferentes tipos de transacciones que afectan a los artículosde infraestructura tenemos:

Entrada:1. EIB Entrada de Sitio HZ – Transacción que se utiliza para recibir

artículos usados en los sitios. Este tipo se selecciona cuando no sequiere afectar las erogaciones de un proyecto.

2. Proyecto: Entrada Miscelánea – Transacción para recibir artículo deun proyecto. Afecta las erogaciones del proyecto por lo que sólo seutiliza si el artículo es nuevo.

Salidas:1. EIB Salida a Sitio HZ – Para artículos que no deben afectar las

erogaciones de un proyecto. (Artículos usados)2. Proyecto: Salida Miscelánea – Para artículos nuevos. Afecta

erogaciones de un proyecto. (Transacción utilizada como ejemploen el manual)

Recuerda que:Para mayor detalle de cómo hacer una transacción miscelánea referirse almanual de Planeación del módulo de inventarios.

Paso Acción

a Dentro de la responsabilidad de inventariosseleccionar Transacciones > Transacciones

Varias

a


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Paso Acción

b Seleccionar el tipo de transacción, en el campoNombre.

b


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Paso Acción

c

Ingresar los valores solicitados de la salidamiscelánea. Dentro de los campos solicitados están elartículo, cantidad, proyecto y tarea, etiqueta yserie, dirección destino, cuenta, etc.

d Guardar transacción

c

d


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Actividad 9:Validar latransacciónmiscelánea.

Usuario:De manera inmediata cuando ejecutamos una transacción miscelánea seve reflejado en las transacciones del módulo

Recuerda que:

Para actualizar la ubicación de los activos fijos necesitamos correr elproceso EIB: Ajuste de activo Fijo. Este proceso se toca en la sección delmanual llamada Interfase de transacciones de movimientos ytransacciones varias con activos fijos – Informe

Paso Acción

a Elegir criterio por el cual se realiza la BúsquedaRápida y ingresar el valor

b Seleccionar la Descripción del artículo para ingresara los detalles de la instancia

b

a


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Paso Acción

c Validar en los detalles de la instancia el cambio deubicación

c


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Paso Acción

d Seleccionar el vínculo de Transacciones e Identificar la transacción miscelánea

f

Seleccionar el número de la transacción para

identificar el cambio (Recordar que el cambio en losactivos fijos se realiza con el proceso EIB: ajuste deactivos fijos)

d e

f


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f


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4 Interfase de transacciones demovimientos y transaccionesvarias con activos fijos –Informe

Actividad 1:Identificartransacciónafectada poruna salida

miscelánea

Usuario:Ingresar a un registro en base instalada que contenga una salidamiscelánea.

Paso Acción

a Elegir el criterio por el cual se realiza la Búsqueda Rápida.

b Capturar el dato para generar la búsqueda yposteriormente presionar el botón Ir.

ba


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Paso Acción

c Dar clic en el vínculo del artículo en la columnaDescripción para conocer la ubicación de este (1)

c


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1


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Paso Acción

d

Ingresar a Transacciones para conocer las que hansido ejecutadas al artículo. Observa que en este casola transacción Emisiones Varias Hasta Proyecto se encuentra en Estado Pendiente. Esta transacción

se encuentra en pendiente debido a que la ubicacióndel activo fijo no ha sido ajustada.

d


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Actividad 2:Ejecutar elprogramaconcurrente

Usuario:EIB: ajuste de activo fijo es un juego de solicitudes que procesa cualquiermovimiento de un artículo como puede ser transferencia entre subinventarios, salidas y entradas misceláneas, etc.

Recuerda que:El proceso va a estar programado para ejecutarse de manera automática

El proceso actualiza:• Ubicación en activos fijos• La llave del activo• El estado de la transacción en base instalada

Paso Acción

a Dentro de la responsabilidad de EIB seleccionarSolicitud > Abrir

a


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Paso Acción

b Seleccionar Juego De Solicitudes c Presionar el botón Aceptar

b

c


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Paso Acción

d Seleccionar juego de solicitudes EIB: CREACIÓN DEACTIVOS FIJOS e Presionar el botón Ejecutar

d

e


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Paso Acción

f Para monitorear que el proceso se ejecutócorrectamente seleccionamos Ver > Solicitudes

g En la pantalla Encontrar solicitudes presionar el botónEncontrar

g

f


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Paso Acción

h Validar que la Fase termine como Finalizado I Validar que el estado termine en Normal

h i


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Paso Acción

j Ingresar nuevamente a Transacciones.

k Identificar el cambio del Estado de la Transacción a Completa

l

Identificar la nueva transacción del tipoActualización de Estado de Activo de Instancia.Esta transacción se registra cuando actualizamos lainformación del activo fijo en IB

mPara conocer los detalles de la transacción, dar clicen el vínculo del ID de transacción que deseasconocer a detalle.

m

j

k l


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Paso Acción

n Presionar la tecla Borrar (de tu computadora), pararegresar a la tabla de transacciones.

n


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Paso Acción

o Ingresar a Activos para conocer la información delActivo al que pertenece el Artículo.

p Identificar la nueva ubicación del activo

p

o

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