Подключение 1С:ЭДО для 1С:Бухгалтерии 3.0

Перед началом использования функционала необходимо установить флажок Обмен электронными документами (В полном интерфейсе меню Сервис – Настройка учета – Настройка параметров учета, закладка – Электронные документы).

После установки флажка в главном меню (в интерфейсах «Полный», «Управление продажами», «Управление закупками») будут доступны команды:

Типовые соглашения об использовании электронных документов, Соглашения об использовании электронных документов, Настройка криптографии для электронных документов, Документы на подпись, Отправить и получить электронные документы, Архив электронных документов, Произвольные электронные документы.

В формах и списках документов, участвующих в электронном документообороте, будет доступна группа команд ЭД. Также выводится информация о текущем состоянии ЭД.

Настройка шифрования и ЭЦП

Если предполагается, что при обмене электронными документами будет использоваться ЭЦП и/или шифрование, то необходимо установить флажок Использовать электронные цифровые подписи в настройках параметров учета, а также выполнить общую настройку криптографии и настроить сертификаты подписей в форме Настройка криптографии.

Общая настройка криптографии

Для указания общих настроек провайдера (поставщика) криптографического сервиса нужно воспользоваться закладкой Общие настройки.В открывшейся форме следует заполнить следующие поля:

Провайдер ЭЦП – строка, идентифицирующая криптографический сервис, например: "Crypto-Pro GOST R 34.10-2001 Cryptographic Service Provider" – идентификатор криптографического провайдера от компании КриптоПро;

Тип провайдера ЭЦП – число, указывающее тип провайдера ЭЦП. Например, для КриптоПро – 75;

Алгоритм подписи – указывается алгоритм подписи. Выбирается из списка выбора, предоставляемого провайдером ЭЦП;

Алгоритм хеширования – указывается алгоритм хеширования. Выбирается из списка выбора, предоставляемого провайдером ЭЦП;

Алгоритм шифрования – указывается алгоритм шифрования. Выбирается из списка выбора, предоставляемого провайдером ЭЦП;

Выполнять криптографические операции: «на клиенте» или «на сервере» – место выполнения криптографических операций формирования и проверки электронных подписей, шифрования данных и расшифровки при работе с электронными документами. На компьютере, где предполагается выполнять криптографические операции должен быть установлен криптопровайдер, сертификаты подписей, а также доступны закрытые части ключей подписей;

Выполнять авторизацию: «на клиенте» или «на сервере» – место выполнения авторизации при обмене электронными документами через оператора ЭДО. На компьютере, где предполагается выполнять данную операцию, также должен быть установлен криптопровайдер, сертификаты подписей и доступны закрытые части ключей подписей.

Путь модуля криптографии (для сервера «1С:Предприятия» под управлением Linux) находится в форме, которая открывается командой Расширенная настройка криптографии (команда Все действия).

Настройка сертификатов подписей

Для того чтобы в дальнейшем в программе использовать шифрование и ЭЦП, необходимо импортировать сертификаты подписей, используя команды в группе Добавить, Сертификат из хранилища сертификатов или Сертификат из файла.

После того как сертификат импортирован в программу, в форме сертификата можно задать организацию и виды документов, для подписи которых будет использоваться данный сертификат. В процессе обмена электронными документами может возникнуть ситуация, когда функции разделены между пользователями: одни сотрудники организации готовят электронные документы, а другие – только подписывают их ЭЦП. В форме сертификата ЭЦП можно указать ограничение, кому из пользователей этот сертификат будет доступен для подписи. Если флажок Ограничить доступ к сертификату не установлен, то сертификат ЭЦП в программе будет доступен всем пользователям, зашедшим с компьютера, на котором установлен сертификат подписи. Если установлен флажок Запомнить пароль к сертификату, то при наличии доступа к закрытой части ключа подписи (обычно закрытая часть ключа хранится на внешних носителях) сформировать ЭЦП с помощью этого сертификата сможет любой пользователь программы. Такая ситуация может возникнуть, когда необходимо настроить автоматическое формирование ЭЦП программой на извещениях о получении документов без запроса пользователя. На закладке Состав исполнителей для сертификата задается список пользователей, которые могут отправлять электронные документы на подпись ответственному лицу – пользователю, который имеет право подписывать документы этим сертификатом (настройка Ограничить доступ к сертификату). Если флажок Проверять состав исполнителей не установлен, то на подпись ответственному лицу по данному сертификату может отправить любой пользователь программы. В форме сертификата по команде Тест настроек сертификата можно проверить корректность настроек криптографии для данного сертификата на текущем компьютере. В процессе обмена электронными документами программа генерирует служебные файлы (файлы с документами, файлы с ЭЦП, файлы с транспортной информацией и т. д.), которые перед отправкой собираются в пакет электронных документов (архивный файл). Для работы с такими файлами используется основной рабочий каталог программы.

Настройка соглашений об использовании электронных документов

Настройки параметров обмена электронными документами между контрагентами выполняются в справочнике Соглашения об использовании электронных документов (меню Сервис – Электронные документы – Соглашения об использовании электронных документов). Обмен электронными документами может осуществляться как напрямую между контрагентами, так и через оператора электронного документооборота (далее оператора ЭДО). Новый элемент нужного способа обмена можно ввести из списка соглашений, находясь на нужной закладке.

Настройка соглашения обмена через оператора ЭДО

Для использования обмена электронными документами между контрагентами через оператора ЭДО необходимо ввести одно общее соглашение для всех участников обмена. Обмен через оператора ЭДО в программе возможен только при применении электронных цифровых подписей и выполненных настройках криптографии (см. раздел «Настройка шифрования и ЭЦП»). Согласно законодательству обмен электронными счетами-фактурами между контрагентами предусматривает обязательное участие третьей стороны – оператора ЭДО. В настоящее время в программе поддержан обмен через оператора ЭДО – компанию «Такском» в рамках совместного решения «1С-Такском». Соглашение через оператора ЭДО можно ввести двумя способами:

используя помощник регистрации нового соглашения (по команде Создать); заполнив все требуемые реквизиты вручную в форме нового элемента по

команде Создать новое (ручной режим).

Воспользовавшись помощником регистрации нового соглашения, можно последовательно задать и протестировать общую настройку криптографии в системе, импортировать и настроить сертификат ЭЦП. Результатом работы помощника будет открытая форма нового соглашения с рекомендуемыми настройками (данный способ ввода нового соглашения является рекомендуемым). В помощнике необходимо осуществить следующие пошаговые операции (при регистрации нового соглашения через оператора ЭДО):

1. Проверить общие настройки криптографии (программа заполнит их автоматически).

2. Указать организацию и сертификат организации, который будет использоваться для авторизации на сервисе оператора ЭДО.

3. Задать идентификатор организации, который был получен у оператора ЭДО в процессе регистрации участника электронного документооборота.

В случае ручного заполнения формы элемента, в форме соглашения необходимо задать следующие настройки обмена:

указать организацию; указать сертификат организации, который будет использоваться для

авторизации на сервисе оператора ЭДО; задать идентификатор организации, который был получен у оператора ЭДО в

процессе регистрации участника электронного документооборота.

Для того чтобы проверить правильность выполненных настроек, необходимо воспользоваться командой в соглашении Тест настроек соглашения. Для подключения к обмену нового участника (контрагента) необходимо предварительно добавить его в список участников и отправить ему приглашение к обмену через сервис оператора ЭДО по команде Отправить приглашения. Для того чтобы получить новые приглашения от других контрагентов, а также актуализировать статусы участников обмена, необходимо воспользоваться командой Обновить статусы с сервиса. Программа загрузит новые приглашения в статусе Ожидает согласие, которые в дальнейшем необходимо обработать (принять их или отклонить). Чтобы одобрить приглашение к обмену или отказаться от обмена, нужно выбрать соответствующую команду из группы Изменить статус. Этими командами можно воспользоваться в любой момент времени, чтобы отказаться от обмена с конкретным контрагентом.

Обмен с контрагентом через оператора ЭДО возможен только в том случае, если участник одобрил приглашение к обмену. Тогда сервис оператора ЭДО вернет его идентификатор, и программа установит статус Присоединен. Настройки, выполненные в соглашении, действуют только в том случае, если соглашение находится в статусе Действует.

Формирование и отправка исходящего электронного документа

Для формирования и отправки электронных документов в формах и списках документов расположена группа команд ЭД. С помощью этих команд можно выполнить следующие действия. С помощью команды Сформировать, подписать и отправить будет создан электронный документ, будет предложено подписать его с помощью ЭЦП (если есть право подписи у текущего пользователя и сертификат подписи установлен на компьютер), и документ будет поставлен в очередь на отправку получателю. Если у пользователя нет прав подписи или на компьютере не установлен сертификат, заданный в качестве подписывающего для этого вида электронного документа по текущей организации, то программа перенаправит электронный документ на подпись ответственному лицу, имеющему право подписывать электронный документ. Данная команда всегда выполняется для последней версии электронного документа и двигает его вперед по этапам. То есть если до выполнения команды электронный документ был сформирован, то утвердит его и передаст на подпись, если утвержден, то подпишет и поставит в очередь на отправку и т. д. Повторного действия для одной и той же версии электронного документа команда не выполняет.

Командой Сформировать новый электронный документ в форме документа формируется новая версия электронного документа. Этот вариант позволяет не только принудительно переформировать электронный документ (чего нельзя сделать командой Сформировать, подписать и отправить), но и визуально оценить сформированный электронный документ в открывшейся форме электронного документа, выполнить

команды по переходу на следующий этап (утвердить или подписать, в зависимости от настроек программы и соглашения). Ответственное лицо организации может подписывать электронные документы как из формы просмотра самого электронного документа, так и из отдельной формы, которая вызывается по команде Документы на подпись в панели действий. Если пользователь имеет возможность подписывать электронные документы двумя и более сертификатами, то в форме будет содержаться список всех сертификатов ЭЦП, которые установлены на компьютере и доступны для подписания текущему пользователю, а также количество подписываемых электронных документов по каждому сертификату. В форме можно подписать все электронные документы по сертификату (по команде Подписать все по сертификату). При этом указывать секретный ключ к закрытой части ключа ЭЦП нужно будет только один раз (аналог операции: подписать каждый документ в пачке своей подписью одним нажатием).

Подробную информацию, какие действия необходимо выполнить пользователю со своей стороны, а также требуемые действия со стороны других участников можно увидеть в форме Электронные документы, открываемой по команде Список электронных документов группы команд ЭД.

После формирования все электронные документы попадают в архив электронных документов, на страницу Исходящие. В списке архива можно установить отбор по ответственному, виду и статусу электронного документа, открыть для просмотра форму электронного документа. Архив может открываться по команде главного меню Сервис – Электронные документы – Архив электронных документов.

В подсистеме электронных документов для каждого электронного документа предусмотрена форма просмотра. В форме просмотра электронного документа содержится печатная форма учетного документа, которая позволяет визуально оценить содержимое сформированного электронного документа. В форме также содержатся установленные для электронного документа ЭЦП и их статусы, пройденные и планируемые статусы электронного документа (зависят от настроек соглашения для данного вида электронных документов). В форме электронного документа с помощью гиперссылки Отражен в учете можно открыть документ информационной базы. В зависимости от пройденных этапов в форме можно выполнить команды по переходу на следующий этап.

Также программа позволяет обмениваться произвольными электронными документами – аналогами электронных писем. Произвольный электронный документ позволяет заполнить сопроводительную записку, вложить необходимые файлы, если требуется, установить ЭЦП и направить документ в адрес контрагента. Документ можно использовать для обмена неформализованными документами (например, договорами или актами сверки взаиморасчетов). Хранение версий для произвольного электронного

документа не предусмотрено. Списки входящих и исходящих произвольных электронных документов открываются по команде главного меню  Сервис – Электронные документы - Произвольные электронные документы.

Получение и обработка входящего электронного документа

Непосредственное получение входящих данных осуществляется либо по команде главного меню Сервис – Электронные документы – Отправить и получить электронные документы панели действий, либо с помощью регламентного задания Получение оформленных электронных документов. После получения входящих данных будет автоматически сформировано извещение о доставке пакета данных. Сформированное извещение будет автоматически выслано на адрес отправителя (если не требует подписания ЭЦП в случае прямого обмена или если обмен происходит через оператора ЭДО, для сертификата ЭЦП был сохранен пароль). Если применяется прямой обмен и в соглашении задано использование шифрования электронных документов, то получаемые данные загружаются в зашифрованном виде. Такие пакеты электронных документов после загрузки будут находиться в списке Архив электронных документов, на закладке Нераспакованные пакеты, т. к. расшифровка требует интерактивных действий пользователя – доступа к закрытой части ключа сертификата шифрования. Зашифрованные пакеты загружаются в список в статусе К распаковке. Для некорректных пакетов, пакетов, которые вызывают ошибку в процессе распаковки, можно установить статус Отменен (без обработки) и выяснить причину ошибки, сохранив файл пакета электронных документов на диск по команде Сохранить пакет на диск из формы документа Пакет электронных документов (групповое сохранение файлов пакетов доступно для пользователя с ролью Полные права с помощью команды Все действия – Сохранить пакеты ЭД на диск на закладке Все пакеты).

Для автоматической распаковки зашифрованных данных сразу при получении для сертификата расшифровки необходимо запомнить пароль доступа в сертификате ЭЦП. Также рекомендуется для целей шифрования использовать отдельный сертификат ЭЦП, отличный от подписания электронных документов.