Efficiente mail

download Efficiente mail

of 46

  • date post

    25-Jan-2015
  • Category

    Documents

  • view

    539
  • download

    0

Embed Size (px)

description

 

Transcript of Efficiente mail

  • 1. Apple Club Knokke& Apple Club SeniorennetMail 4.0 Deel IIEffectief werken met MailVersie 1Hobbit 1/

2. Voorwoord!3Je inbox!4Je e-mail is geen takenlijst!7Structuur creren met vijf simpele mappen!9Automatische Filters !10Werken met slimme mappen!15E-Mail sneller verwerken met sneltoetsen!20Tips om zelf goede mails op te stellen!22Minder typewerk!25Houd nieuws uit je mailbox met RSS!28Laat je niet gek maken: zet e-mailnoticaties uit!30Overal dezelfde e-mail!32Mails als gesprek!34GTD: Hoe werkt dat (op een Mac)?!35GTD: Evernote gebruiken voor G T D!39GTD: Wat iedereen moet weten over Mail en GTD!431/ 3. 2/ 4. 1. Voorwoord Op het internet is nu eenmaal (bijna) alles te vinden. Zo heb ik nu ook een uitleg gevonden over het efcint gebruik van email ( voornaamste bron hierbij was MacWorld , applecoach en het boekje Take Control of Apple Mail Mail is een programma dat wij dagelijks gebruiken. In de volgende hoofdstukken vind je tips om je Mail effectief te gebruiken en zo minder tijd te verliezen. Het is een dikke boterham geworden. Ik was er zelf verbaasd van.( 40 blz. lectuur ) Elke regel heb ik wat bijgeleerd. Als men spreekt van je mail efcint(er) te maken, moest ik bijvoorbeeld vaststellen dat er in mijn inbox zich 1250 mails hadden aan gezameld. Tot mijn schande had ik er ook niet aan gedacht dat bij gebruik van slimme boxen de mail blijft staan in de oorspronkelijke box (inbox in dit geval) Zeker het laatste gedeelte over GTD is een aanrader om door te nemen Vanzelf sprekend staat het iedereen vrij om met zijn mails te doen wat hij wil. Dit document geeft je een overzicht van wat de mogelijkheden zijn. Ik denk dat dit een mooi vervolg is van mijn document over Mail Deel I: Tips 2010. Als kleine herhaling heb ik tevens een website gevonden met screencast (kleine video lmpjes met uitleg) over OS X. Hierbij is er ook een hoofdstuk over Mail zelf - zeker aan te raden voor beginners Deze link is te vinden bij MacManieren3/ 5. 2. Je inbox De sleutel tot het succesvol verwerken van e-mail ligt in het behouden van een overzicht. De makkelijkste manier om dit te doen is te zorgen dat je in je inbox alleen maar nieuwe email hebt zitten, waar je nog geen beslissing over hebt genomen. Als je dan ook nog een beslissing neemt over elke e-mail zodra je deze gelezen hebt, heb je aan het einde van iedere dag een lege inbox. Kijk nu eerst eens naar je eigen inbox. Hoeveel mails zitten er in? Hoeveel mails zijn gelezen? Hoeveel staan gemarkeerd als ongelezen, maar zijn eigenlijk gelezen? Meestal zijn dit mails die zijn gemarkeerd als ongelezen omdat je er nog iets moest mee doen. En in het slechtste geval ben je reeds vergeten waarvoor dat was. Wil jij ook controle over je mail?Neem dan een beslissing over elke e-mail die je ontvangt. Vanaf nu en direct. Maar wat doe je met de e-mail die je nog hebt? En wat doe je met de e-mail nadat je een beslissing genomen hebt? Afhankelijk hoeveel e-mail je nu hebt kan het verstandig zijn je internetverbinding uit te schakelen, de push mail op je iPhone niet langer aan te zetten en al deze mails als nieuw te beschouwen. Dit betekent dat je er n voor n doorloopt en een beslissing neemt. Een andere optie is het aanmaken van een nieuwe map, alle e-mail uit je inbox er in te slepen en dit later te verwerken. Zo kun je altijd nog terug naar je huidige situatie en kan alles weer worden zoals het was, als je bijvoorbeeld een andere methode vindt die beter bij jou past. Dit betekent wel dat je regelmatig een aantal mails zal moeten openen en hier een beslissing over moet nemen. En niet vals spelen: je magn keer beslissen of je van oud naar nieuw, of van nieuw naar oud werkt, maar daar moet je je vervolgens aan houden. En als je een mail opent moet je ook een beslissing nemen over die e-mail. De laatste optie is nu voor de laatste keer je inbox helemaal leeg te halen. Sleep alles naar de prullenbak en begin opnieuw. Het kan verstandig zijn je contacten hiervan op de hoogte te stellen door middel van een e-mail. Beginnen met beslissen Maar wat kun je eigenlijk allemaal doen met zon e-mail? Maak onderscheid tussen de volgende acties en type mails met bijbehorende mappen: Informatie: Een e-mail die gestuurd is ter informatie. Je hoeft hier geen actie op te nemen. Denk aan een e-mail als de problemen met de mailserver zijn opgelost. Hier hoef je niet direct actie op te ondernemen en dit is in de meeste gevallen ook niet urgent. Zet deze mails voorlopig in een map archief. Deze map kun je aanmaken door in het menu Postbus de optie Nieuwe postbus te selecteren en als naam Archief op te geven. Actie: Een e-mail waar je actie op moet ondernemen. Sommige acties kun je erg snel uitvoeren, zoals het bevestigen van een afspraak of het wijzigen van een e-mailadres in 4/ 6. je adresboek. Als dit het geval is kun je dit het best ook gelijk doen. Na het uitvoeren van de actie kun je ook deze e-mail in archief plaatsen of helemaal weggooien. Andere acties kosten meer tijd. Misschien krijg je via e-mail het verzoek of je een rapport wilt schrijven waar je 6 uur voor nodig hebt. Het is niet handig om dit direct te doen. Wat je met deze mails moet doen komt in het volgende hoofdstuk. Voorlopig kun je deze in de map actie plaatsen. Delegeren: Dat iemand actie moet ondernemen op een e-mail wil niet zeggen dat jij hier de meest geschikte persoon voor bent. Als dit niet het geval is kun je deze mail doorsturen naar iemand anders. Vervolgens sleep je de mail in je archief. Verwijderen: Nieuwsbrieven, mails van sociale netwerken,niet-urgente, en vaak nietrelevante, mails direct weggooien. Later zullen we een systeem aanleggen om hier ook efcint mee om te gaan, maar voorlopig scheelt het een hoop tijd en energie als je begint deze mails weg te gooien. Bovendien is het maar de vraag of een nieuwsbrief nog wel nieuws is als deze al 4 maanden in je inbox ligt en een herinnering dat Truus 2 maanden geleden jarig was is nu ook niet relevant meer. Er zijn nog wel enkele acties, maar voorlopig zijn dit de belangrijkste. Als je inbox nmaal de eerste keer leeg is begint het pas echt: bijhouden! Hoe zorg je er voor dat je inbox leeg blijft? In het volgende artikel zal ik meer uitleg geven over het doel van e-mail en zeker ook waar het niet voor bedoelt is.Verminder de toevloed van je email Bekijk nu alvast onderstaande owchart zodat je alvast je inkomende mails kan verwerken. Druk hem eens uit en hang hem naast je Mac5/ 7. StartKun je deze email lterenJaMaak een lter aanBeantwoord de email Moet deze email beantwoord worden?JaKan dit binnen 2 minuten?Ja Nee Plaats in beantwoorden-mapBevat deze email een actie / taak?JaBen jij de juiste persoon?JaActie op je takenlijst plaatsen voor laterNeeDoorsturen naar de juiste persoon en email in je "Nakijken"-map plaatsenHeb je de email nog nodig voor je taak?JaPlaats in referentiemapNeeArchiveren of verwijderen6/ 8. 3.Je e-mail is geen takenlijstIn het vorige artikel hebben we een onderscheid gemaakt tussen mails waar jij nog actie op moet nemen en mails waarop je dat niet hoeft. Kijk nu eens in de mails waar taken in stonden. Hoe vaak was je zelf de afzender n ontvanger? Veel mensen gebruiken hun mail als een takenlijst, omdat veel taken toch al binnenkomen via de mail. Klinkt eigenlijk best logisch, niet? Maar je inbox is geen takenlijst! E-Mail is bedoelt voor communicatie en is niet erg geschikt als todo-lijstje. Vaak zijn de taken die je jezelf mailt niet duidelijk omschreven, of diep verborgen in de tekst. De volgende stap in het proces is dan ook het leegmaken van de lijst met acties. Voor we hier aan beginnen is het handig wat lege vellen papier en een potlood te pakken. Bekijk vervolgens elke mail in deze lijst en bepaal waarom deze mail zich tussen je acties bevindt. We kunnen een onderscheid maken in drie acties: Je wilt deze e-mail nu niet lezen, maar je wilt het wel later lezen Je moet deze e-mail beantwoorden Er staan n of meerdere taken in de e-mail die jij moet uitvoeren Map Later We gaan nu een extra map aanmaken met de naam Later. In deze map plaats je de mails die je later rustig wilt lezen. Vraag jezelf wel even af waarom je deze e-mail later wilt lezen. Vaak is dit eigenlijk een teken dat de e-mail niet relevant is voor jou, maar je deze toch niet wilt verwijderen. Bijvoorbeeld omdat je bang bent dat je iets mist. In dit geval is het vaak beter om de e-mail alsnog te verwijderen, of in ieder geval naar je archief te slepen. Map Beantwoorden Als je de mail moet beantwoorden en er geen andere actie aan vast zit mag je ze in een nieuwe Beantwoorden-map plaatsen. Dit is het enige type mail wat daar in thuishoort. Ten slotte zijn er de mails waarin iets van jou gevraagd wordt. Bijvoorbeeld het schrijven van een offerte of een concept voor een nieuw logo maken. Als dit het geval is is het belangrijk dat je de taken opschrijft op de vellen papier die je gepakt hebt. Vanaf Mail 3.0 kan je een takenlijst (to-do) aanmaken. Dit door een tekst te markeren en vervolgens de `To Do knop bovenaan in de Toolbar aan te klikken. Er verschijnt een gele hoofding verschijnt bovenaan je bericht met je taak. Van hier kunt u de tekst uitgeven, of op de pijl links van de nieuwe taak klikken om een prioriteit, een vervaldatum, of een alarm vast te stellen. Mail voegt dit dan deze nieuwe taak toe aan zijn lijst maar voegt ze ook toe in iCal. Een mooie uitleg hierover kan je vinden bij Macworld7/ 9. Het kan zijn dat je al een systeem hebt om deze taken op te bergen, zoals het programma Things of DevonThink. In dit geval kun je de taken ook gelijk hier noteren, maar het is vaak jner om ze eerst (letterlijk) op papier te zetten. Als je ze vervolgens in je takenlijst gaat zetten kun je dan rustig lteren en je gelijk afvragen of je deze dingen wel echt moet doen. Maar wat als je de e-mail nog moet beantwoorden na het uitvoeren van de actie? Dit is natuurlijk vaak het geval. Je wilt de e-mail niet terugzien in je beantwoorden-map als je deze nog niet kan bea