Efficiënt versturen van e-facturen

Zender én ontvanger hebben profijt van e-factureren Sinds februari 2009 hoeft u uw klanten niet meer officieel om toestemming te vragen voor het

versturen van een elektronische factuur. En kunt u direct al profiteren van de vele voordelen.

Elektronisch aanmaken, distribueren en opslaan van facturen is gemakkelijker en veiliger dan

het verwerken van de papieren variant. En levert u bovendien flinke tijd- en kostenbesparingen

op. Die zelfs enorm interessant worden als ook de ontvangers van uw facturen hun systemen

en processen op e-facturering inrichten. Daarom helpen wij ook uw klanten met het efficiënt

ontvangen en verwerken van elektronische facturen. Elektronisch factureren, in welke vorm dan

ook, is tegenwoordig voor iedere ondernemer betaalbaar en verdient zich in snel tempo terug.

Bovendien bewijst u het milieu een grote dienst.

Automatiseer uw tijdrovende handelingen! Verstuurt u uw facturen nog steeds op papier? Dan verliest

u onnodig veel tijd. Uw medewerkers zijn vaak druk bezig

met printen, kopiëren, in een envelop stoppen, frankeren en

verzenden van de facturen en bijlagen. De in archiefmappen

opgeslagen facturen moeten weer handmatig opgezocht

worden als bijvoorbeeld de Belastingdienst of uw accoun-

tant vragen heeft. Of als de klant met vragen komt. Waarna

de kans bestaat dat de factuur moet worden aangepast of

gecrediteerd. U weet toch ook dat dit hele proces kan

tegenwoordig veel gemakkelijker, sneller en veiliger kan

verlopen? Volledig elektronisch! Wanneer stapt u over? Of

heeft u nog vragen?

Loont e-factureren voor uw organisatie? Na het uitvoeren van een ‘quick scan’ van de facturatie-

processen in uw organisatie, kunnen we op korte termijn uw

mogelijkheden op het gebied van elektronisch factureren

in kaart brengen en u aangeven of het voor uw organi-

satie lonend is uw facturen digitaal aan te maken en uit

te sturen. We bekijken welke manier van e-factureren het

meest oplevert, gelet op kostenbesparing en pro ces-

optimalisatie.

Vraagstukken waar u bij een overstap van papieren naar

digitale facturen mee te maken krijgt, zullen we samen met

u beantwoorden, zoals:

• Moetue-factureringin-ofoutsourcen?

• Hoesplitstudefacturentussenpapierendeverschillende

digitale formaten?

• Hoeschakeltugeleidelijkovervanpapiernaar

elektronisch?

• Hoe enwaar vindt de omzetting van digitale formaten

plaats?

• WatalsubuitenNederlandmoetfactureren?

• Watisnuwelenniettoegestaan?

Wij helpen ook uw klanten met elektronische ontvangstOmdat een groot deel van uw kostenbesparing wordt bereikt

als zender en ontvanger geautomatiseerd samenwerken,

helpen wij u ook met de acceptatie van uw elektronische

facturen bij uw eigen klanten. Daarbij gaan wij in op:

• Klanteisenm.b.t.eenspecifiekdigitaalformaat,hoekunt

u koppelen?

• Hoeovertuigtuuwklantenvandevoordelenvandigitaal

factureren?

• Hoezorgtuvooreenhogereacceptatiegraadvandigitale

facturen?

Zorg er altijd voor dat de ontvanger de factuur zo snel en

gemakkelijk mogelijk kan ophalen en verwerken. Dat kan

betekenen dat u de factuur verrijkt met informatie die de

klant wenst. Afhankelijk van de voorkeur van de klant wat

betreft de daar aanwezige systemen en qua uitwisseling

van de factuur.

Snelle uitwisseling van facturenUw facturen kunnen op verschillende manieren bij uw klant

terechtkomen:

• Viae-mail,alsbijlage;

• Uwcomputerendievandeklantkunnendefactuurvia

desystemenuitwisselen;

• Klantenkunnenzelfdefactuurinzienenophalenvaneen

beveiligdwebportal;

• Klantenmakenzelfdefacturenaanbijdeleverancierop

eenwebportal;

• Deleveranciergeeftinhetsysteemvandeklantopdracht

tot betaling van de factuur.

Voordelen versturen van e-facturen

Tijdbesparing: facturen sneller in juiste vorm en

formaat op de juiste plaats

Lagere print-, kopieer- en verzendkosten

Besparing archiefruimte en -kosten

Alle factuurinformatie direct uitwisselbaar

Diverse manieren van factuurverzending

Geen risico op foute gegevensovername

Transparantie in hele proces

Eenvoudig voldoen aan juridische bewaarplicht

Papierbesparing

Milieuvriendelijkerebedrijfsvoering

Ricoh,Utopialaan25,5232CD’s-Hertogenbosch,+31(0)736452600,www.ricoh.nl

Kortom,erzijnveelmogelijkhedenomdefactuursnelinhet

juiste formaat op de juiste plaats te krijgen. Wij kijken samen

metuwelkewijzevooruenuwklantenhetmeestefficiëntis.

TussenoplossingOok als de klant uw facturen nog op papier wil ontvangen,

kunt u al kosten besparen in de eerste processtap: het digi-

taal aanmaken van de factuur. Mocht de klant binnen

afzienbare tijd toch overstappen op het elektronische

factuurverwerking, dan kunt u na overleg over de gewenste

ontvangstwijze van uw facturen, de vervolgstappen

eenvoudig uitvoeren.

Goede beveiliging, juridisch altijd juistU kunt de factuur beveiligen met een geavanceerde elek-

tronische handtekening of door een factuur te versturen via

een beveiligde verbinding. Ook de opslag is beveiligd. Bij

vragen van de klant, controlerende instanties of andere

betrokkenen, hebben uw medewerkers na het invoeren van

hun inlogcode, de elektronisch opgeslagen facturen

razendsnel in beeld.Met e-factureren voldoet u aan alle

geldende wetten en regels voor verzenden en bewaren en

staat u juridisch altijd sterk.

MilieuvriendelijkerAls het proces van opmaak, verzending en opslag van

facturen digitaal verloopt, verbruikt u aanzienlijk minder

papier, bespaart u op uw afdrukkosten en spaart u het milieu!

Waarom Ricoh?Ricoh is de aangewezen partner in informatievraagstukken.

Informatielogistiek is al jarenlang ons domein waarmee wij

ervoor zorgen dat uw informatie en documenten door de

juiste persoon op de juiste plek gebruikt kunnen worden.

Intern draagt het bij aan een gestroomlijnde workflow waar-

door uwmensen efficiënter en plezieriger werken. Daar-

naast kunt u met onze praktische en duurzame oplossingen

informatie organisatiebreed delen, maar ook met uw klanten,

partners en leveranciers. Dit creëert overzicht zodat u beter

kunt sturen.

Concluderend: met een goed georganiseerde informatie-

logistiek wordt uw organisatie slagvaardiger. Ricoh vergroot

uw concurrentiekracht en stimuleert groei.

Geïnteresseerd in efficiënt versturen vane-facturen?Neem contact op met Ricoh.