Effekhemtagning på Kronofogden
-
Upload
marten-janerud -
Category
Government & Nonprofit
-
view
247 -
download
0
Transcript of Effekhemtagning på Kronofogden
+46-73-868 67 63
Bättre verksamhetsutveckling på Kronofogdemyndigheten
med hjälp av nyttorealisering!KnowHow-netværket
Scandic Sydhavnen 27 oktober 2016
Mårten Janerud
• Project Portfolio Manager at the Swedish Enforcement Authority (IT Strategy, Demand Management, IT Road Map, Portfolio Management)
• Project Manager/Author for the first version of the Swedish Government’s guidance on Benefits Realization
• Contributor to Stephen Jenner’s and APMG”Managing Benefits”
• Senior advisor
• Program Manager
• Head of PMO
1. Benefits Realization in Sweden's Public Sector
2. Introduction to the Swedish Enforcement Agency (short)
3. Our framework for Benefits Management
4. Results so far and lessons learned
Guidance on Benefits Realization in Swedish Public Sector
2004 2007 2011 2008 2014
PENG C/B-analysis Benefits Modelling
Program Management
Benefits Realization
Framework v1
Benefits Realization
Framework v2
• Commercial method for identifying and valuating benefits
• Work Shop method for identifying and valuating benefits
• BRM as a work stream in Program Management
• Guiding Principles• Process• Roles • Benefits Maps • Valuation
principles• Benefits Matrix • Maturity Model • Business Case
Tool• Templates
• BRM in a context • Process• Implementing
BRM • Decision Making • BRM on a
portfolio level • Goal analysis • …
1997
The Swedish Framework for Benefits Realization
• was initiated by the Swedish e-Government Delegation (retired)
• is owned by The National Financial Management Authority
• the purpose was to provide better guidance om how to succeed with cost savings from IT-projects
• developed by a project group of representatives from 12 different organizations
• free maturity analysis helped introduce the concept
• a network with (over 30) participants throughout the Public Sector is maintaining the framework and sharing experiences
It’s the main reference source for
implementing Benefits Realization
Some reflections concerning the state of BRM
• Getting project delivery right is still our main concern
• Legacy replacement, mandatory investments (legislative) and maintenance is still the biggest spend in most portfolios
• The gap between recommended and actual practice is still big (the “knowing-doing” gap)
• Those that succeed the best with BRM are those that:• implement BRM on a Portfolio level • integrate it in their budget process• have a mature Performance Management System
1. Benefits Realization in Sweden's Public Sector
2. Introduction to the Swedish Enforcement Agency (short)
3. Our framework for Benefits Management
4. Results so far and lessons learned
Our mission
"A willingness to pay and do right shall be maintained in society, activities that can lead to over-indebtedness shall be discouraged. We shall make it easier for citizens and businesses to do the right thing. Citizens and enterprises must have confidence in the Swedish Enforcement Authority's activities."
Our Business
Preventive CommunicationDebt Relief
Supervision of the system for bankruptcies
Summary Proceedings
Enforcement of public and private claims
Compulsory Sales
2015
• 10.18 billion SEK collected
• 1.8 billion turnover
• 2 300 employees
• 39 local offices
• 2,269,013 cases filed (public and private)
• 7085 filed bankruptcy cases
• 2224 enforced evictions
• 102 280 wage foreclosures
• 5154 approved debt restructuring
”We have the focus of the customer”
We provide clients with opportunities to do things right
from the startWe have an agreed approach We work with continuous
improvements
We offer customers digital first and are easy to deal with
We focus on digitalization and becoming fewer We are professional and flexible
We see opportunities in the regulatory framework
We create value together with others
We have an effective and agile governance
”We can do more with less” ”We improve”
.
Customers Government Employees and managers
Our Strategies
Our IT-investment Portfolio
Efficiency12%
Digitalization
?
Portfolio Management
Balancing Portfolios
Demandmanagement
Ideation & Funnel
Management
Investment Management
Monitor and evaluate
Legacy replacement
60%
Lifecycle(maintenance)
28%
Strategy Realization
?
From 147 MSEK (2015) to 244 MSEK (2017)
1. Benefits Realization in Sweden's Public Sector
2. Introduction to the Swedish Enforcement Agency (short)
3. Our framework for Benefits Management
4. Results so far and lessons learned
Why?
Who?
When?
How?
What?
I KEEP six honest serving-men (They taught me all I knew);
Their names are What and Why and When And How and Where and Who.
(Rudyard Kipling)
1. We didn’t know if our change initiatives delivered the expected results
2. Business cases were financial appraisals with unrealistic assumptions
3. We need to prioritize
4. Demand for increased transparency
5. So that the product can be activated as an (intangible) asset in the balance sheet
Why?
We agreed that we should never start a project…
Why?
• if we cannot set out what the benefits are• if we do not know how we will measure success• if we do not know how the benefits will be realized• and who will be responsible for realizing them
What?
TOT A L KO ST NAD TOT A L NYTT A NETTONYTT A NP V ROI PA YB ACK
19 000 37 000 18 000 16 576 95% 6 ,6 år (2020 ) K SE K K SE K KS EK KS EK
TO T AL RISK P OÄ NG
44
KO MPL EXITE T (1-4)
2,3
PO LITI SK AN GELÄ G.
Med ium
14000
12000
10000
12000
8000
6000
4000
2000
0
(blank) Myndighet Offentlig förvaltning
20 000
15 000
10 000
5 000
0
-5 000
-10 000
Kostnad
Nytta
Nettonytta
Ack. nettonytta
-15 000
60 000
4: Mycket hög
3: Hög
2: Låg
1: Mycket låg
50 000
40 000
30 000
20 000
10 000
0
Nytta Kostnad Nettonytta
Min Troligt Max
(blank)
Invester ing
Utredning
Införande
Drift/Förvaltning
1. Digitala tjänster ska utformas efter användarnas behov 4
2. Digitala tjänster ska vara enkla och säkra att använda 4
3. Det ska bli lättare att hitta rät t digital tjänst 5
4. Det ska bli lättare att hitta och använda öppna data 3
5. Fler ska kunna tillhandahålla statens digitala tjänster 3
6. Möjligheter till insyn och delaktighet i verksamheten ska öka 2
7 . Statsförvaltningens informationsutbyte ska bygga på gemensamma standarder
8. Statsförvaltningens informationssäkerhet ska förbättras
9. Statsförvaltningens verksamhet ska effekt iviseras genom ökad digitalisering 4
FÖRU TSÄT TN ING AR RISKPOÄ NG PER IN DIVI DU ELL RISK
U PPFYL LNA D STR ATEGISK A MÅ L KOST NA D PER KO STNA DSTYP (KSEK)
OSÄK E RHETSBEDÖ MNI NG SÄM ST-TROL IGT-BÄ ST (KSEK)
NE TTO NYTT A PER Å R (KSEK )
KOSTN AD PER OMRÅ DE (K SEK)
40000
35000
30000
25000 Säker
20000 Osäker
15000 (blank)
10000
5000
0 (b lank) Myndighet
NYT TA PER OMRÅ DE (K SEK )
0
6000 4800
1200
7000
39 600
28 000 22 500
55 000
37 000
19 000 18 000 15 400
5 500
2
1
0
ANTAL KVALITATIVA NYTTOR PER KATEGORI OCH PÅVERKAN
4
4
25000
12000
7000
0
Business Case and Benefits Tracking tool
RACI Benefits Maps
Work stream in our Project Governance Model
Integrated in budget and planning cycle
Instructions, guiding principles and valuation principles
The framework for Benefits Realization was implemented in April 2015 (based on the national guidance on Benefits Realization)
When?
Before• Identify• Specify
• Prioritize• Confirm
Under• Plan
• Update• Confirm• Prepare
After• Realize
• Review & learn
Myndighetsgemensamt register:Effekter
Ange aktuellt projekt
Är nyttan möjlig att realisera i pengar (ekonomis k) eller ej (kvalitativ)?
Uppstår nyttan hos Kronofogden eller hos externt part?
Ange en kortf attad beskrivning av nyttan
Var ska nyttan följas upp och tas hem?
Vilket verksamhetsområde?
Vem är ansvarig för att ta hem ef fekten? (Chef VO/enhet/stab)
Ursprunglig årligeff ekthemtagning (IB2)
Ursprunglig tid för start eff ekt-hemtagning (IB2)
Datum f ör senaste revidering (IB)
Ange om nyttan ska resultera i en budgetjustering eller ej (endast ekonomiska)
Projekt Typ av nytta Intern/Extern nytta? Vad är nyttan? Var uppkommer
nyttan? VO Realiseringsansvarig 2015 2016 2017 2018 2019 2020 Ursprungligeffekt
Ursprunglig tidplan
Senaste revidering
Ska budgetjustering
göras?
Program ERS Ingen (nyttan uppstår i de ingående projekten) 0 0 0 0 0 0
Avveckling RIS (Init) Ingen (TTA) 0 0 0 0 0 0Ersättning RIS (Duffex) Ingen (TTA) 0 0 0 0 0 0Ny teknisk plattform för
blanketter, SIB Ingen (TTA) 0 0 0 0 0 0Ny teknisk plattform för
blanketter, ej SIB Ingen (TTA) 0 0 0 0 0 0Autentisering e-tjänster Ingen (TTA) 0 0 0 0 0 0
FIA - Fordringsanmälan på fil Ekonomisk Internt
Minskad tid för registrering av fordringar
Skuldsanering och konkurstillsyn VO1 Per-Olof Lindh 0 278 555 625 694 694 0 2016 2015-02-03 Nej
FIA - Fordringsanmälan på fil Ekonomisk Internt
Minskad posthantering (preparering hos teamen)
Skuldsanering och konkurstillsyn VO1 Per-Olof Lindh 0 64 128 144 160 160 0 2016 2015-02-03 Nej
FIA - Fordringsanmälan på fil Ekonomisk Internt
Minskad tid för kvalitetssäkring vid skuld-sammanställning
Skuldsanering och konkurstillsyn VO1 Per-Olof Lindh 0 32 64 72 80 80 0 2016 2015-02-03 Nej
FIA - Fordringsanmälan på fil Ekonomisk Internt
Minskade skanningskostnader VO1 20 54 54 54 54 54 54 2015 2015-02-03 Ja
Kronofogdens Projektportal
Kvalitativ Internt
Bidra till 80% träffsäkerhet i leverans av projekt på tid och inom budget IT-organisationen MyndighetsgemensamtIT-chef 0 0 0 0 0 0 0 2015 2014-04-29 Nej
Kronofogdens Projektportal
Kvalitativ Internt
Minskad tid för administration av portfölj- och projektledning IT-organsiationen MyndighetsgemensamtAnsvarig Projektkontor 0 0 0 0 0 0 0 2015 2014-04-29 Nej
Kronofogdens Projektportal
Ekonomisk Internt
Öka transparensen på och nyttjandet av resurserna inom IT-organisationen IT-organisationen MyndighetsgemensamtIT-chef 1 250 2 500 2 500 2 500 2 500 0 2 500 2015 2014-04-29 Ja
Kronofogdens Projektportal Kvalitativ Internt
Ökad uppföljning och styrning av projekt-verksamheten IT-organisationen MyndighetsgemensamtAnsvarig Projektkontor 0 0 0 0 0 0 0 2015 2014-04-29 Nej
Maskinell årlig omräkningEkonomisk Internt
Minskad resursåtgång i arbetet med löneutmätning
Verkställighetsprocessen (VO2, VO3) VO3 Sven Kihlgren 0 8 625 8 625 8 625 8 625 8 625 8 625 2016 2015-02-17 Ja
Maskinell årlig omräkningEkonomisk Internt
Minskade centrala utskrifter och porto Administrativa enheten MyndighetsgemensamtSven Kihlgren/Agnetha Olsson 0 800 800 800 800 800 800 2016 2015-02-17 Ja
Årlig ef fekthemtagning i tusentals kronor
K/N-analys för Kronofogdens utvecklingsprojekt
Projektinformation:Projektnamn:Program:Projekttyp:Projektbeställare:Projektledare:Skapad datum:Direktiv, diarienr:Direktiv, version:Projektnummer:
Grundvärden:Avskrivningstid (År): 5 OBS! Om längre avskrivningstid än 5 år, kontakta ekonomistabenDriftsättning (kalenderår) BP4a: 2015 Ange år f ör Effekthemtagning/Driftstart
Investeringsbeslut IB1
Datum:
Kalkyl:
Länk till: 2014 2015 2016 2017 2018 2019 2020 2021 2022 2023 2024 2025 2026 Summa (KSEK)
Projekbudget Projektbudget, lån (PBL) 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0Lån till Ränta innan driftstart 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Summa lån 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0Projektbudget Projektbudget, anslag (PBA) 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0Drift & förvaltning Drift- och förvaltningskostnad 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0Avskrivningar Avskrivningar 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0Ränta Ränta 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Lån till Ränta innan driftstart 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0Summa anslag 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Ekonomiska nyttor Ekonomiska nyttor 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0Påverkan på anslag 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
0KSEK
Projektbudget(Exkl. räntor)
KSEK
Namnförtydligande:
Underskrift av beställare:
KSEK
Nettonytta(5 års dr ift)
0KSEK
Total kostnad
0
Total nytta(ekonomis k)
0
Benefits
Realization
plan
Benefits
Register
Budget
Business Case
When?
Initiative Portfolio/Enterprise
*bruttonytta
When?
Vad?Who?
• CFO owns the framework− Including the Benefits Register
• PMO provides support− Benefits Maps/Benefits Modelling
− Cost/Benefits Analysis
− Financial Analysis
− Quality Assurance
• Project Owners owns the ”Benefits Case”
EnablersChangesBenefitsBusiness Goals Contributes to realize drives
Connected to demands needs
Future State New Measurable State Measures, make new, do differently to stop doing
Business Project
Drivers
Strategies
Rätt ärende
Stärka och aktivera
kunderna
Effektiv verksamhet
Effektiv utveckling av
vår verksamhet
Slut-effekt
Slut-effekt
Slut-effekt
Slut-effekt
Del-effekt
Slut-effekt
Del-effekt
Del-effekt
Del-effekt
Förändring
Förändring
Förändring
Förändring
Möjliggörare
Möjliggörare
Möjliggörare
How? Benefits Maps
Prerequisite for the realization of the change
FÖRMÅGOR:SAMSYN OCH
ACCEPTANS AV NULÄGE OCH
MÅLBILDFÖRÄNDRINGSKRAFT
LEDARSKAPRESURSER
KOMPETENSMANDAT OCH PRIO
STÄRKA OCH AKTIVERA
KUNDERNA
EFFEKTIV VERKSAMHET
DRIVKRAFTER
MÖJLIGGÖRAREFÖRÄNDRINGARSLUTEFFEKTERVERKSAMHETS-MÅL
Framtida tillstånd Nya mätbara tillstånd Åtgärder, göra nytt, göra annorlunda alt sluta göra
Nödvändig förutsättning för att kunna genomföra en
förändring
EFFEKTIV ARBETSPROCESS
FÖR LÖS-EGENDOMS
FÖRSÄLJNING
INFÖRA EN ENHETLIGARE OCH
EFFEKTIVARE KÖPPROCESS FÖR
KUNDER
IT-STÖDÄRENDEHANTERING FÖR FÖRSÄLJNING
UPPDATERA STYRANDE OCH VÄGLEDANDE DOKUMENT
IT-STÖDAUKTIONSTJÄNST
LÄGRE KOSTNDAD
PER ÄRENDE
VI UPPFYLLER VÅRT
UPPDRAG! NY LAG
STIFTNIN
G
LEVA UPP TILL FÖRVÄNTNINGAR FRÅN KUNDER (GÄLDENÄR, BORGENÄR OCH SPEKULANTER! FÖRTROENDE HOS UPPDRAGSGIVAREN!
LEVA UPP TILL FÖRVÄNTNINGAR HOS MEDARBETARE OCH ERBJUDA EN MODERN ARBETSPLATS DÄR MEDARBETARE KÄNNER SIG PROFESSIONELLA!
ÖKAD RÄTTSSÄKERHET!
MINSKAD ÖVERSKULD-SÄTTNING!
ALLMÄNHETENS FÖRTROENDE
KOSTNADS-EFFEKTIV
VERKSAMHET
TYDLIGGÖRA OCH INFÖRA ENHETLIG LOGISTIKPROCESS FRÅN UTMÄTNING
TILL LEVERANS
NÅR EN STÖRRE MARKNAD, ÖKAD TILLGÄNGLIGHET
24/7 OCH ENKLARE
BETALNINGAR
FLER SPEKULANTER
STÄRKT VARUMÄRKE
HÖGRE PRISER FÖR KUND
KORTARE HANDLÄGGNING
GENOM AUTOMAT-
ISERING
SÄLJER SNABBARE OCH MER
DEFINIERA ROLLER OCH INFÖRA ETT
GEMENSAMT ARBETSSÄTT
FÄRRE FEL
ÖKAD TRANSPARENS
LÄGRE PRODUKTIONS-
KOSTNAD
EFFEKTIV STYRNING OCH UPPFÖLJNING
DELEFFEKTER
FÖRÄN
DRINGSLEDN
ING, KO
MM
UN
IKATION
OCH U
TBILDNIN
G
TILLFÖRLITLIGARE HANDLÄGGNING
GENOM ENHETLIGHET
Ex. på effekt-kedja!
MÖJLIG-GÖRARE
BALANS I ARBETET”Minst 90 procent av
Kronofogdens medarbetare upplever
att de har en balanserad arbetssituation.”
20%
VI SKAPAR FÖRUTSÄTTNINGAR FÖR ATT ANVÄNDA
TILLDELADE EKONOMISKA
RESURSER OPTIMALT
CONTROLLER SOM KVALITETSSÄKRARE AV
BUDGET OCH PROGNOSER
ETT NYTT FÖRHÅLLNINGSSÄTT/ATTITYD TILL SAMT
FÖRSTÅELSE FÖR BUDGETETING OCH PROGNOSTISERING
UPPDATERA OCH FÖRTYDLIGA
BUDGETANVISNINGEN NYCKLAR, SCHABLONER, RIKTLINJER
OCH ANVISNINGAR FÖRTYDLIGAS
BÄTTRE STÖD TILL CHEFER/
BUDGETANSVARIGA
TYDLIGGÖRA ROLLER OCH ANSVAR I
EKONOMISTYRNINGEN
BÄTTRE BESLUTSUNDERLAG TILL
MYNDIGHETS-LEDNINGEN
VERKSAMHETS-MÅL EFFEKTMÅL
FÖRÄND-RINGAR
EFFEKTIV VERKSAMHET”Vi bedriver vår
verksamhet effektivt, kundanpassat och hållbart över tid.”
80%
DELEFFEKTER
MER REALISTISKA BUDGETAR
”AVVIKELSE PER KOSTNADSSLAG HAR
MINSKAT”
MER TRÄFFSÄKRAPROGNOSER
MER TID PÅ ANALYSER AV UTFALL OCH RESULTAT
EN FÖRBÄTTRAD EKONOMISTYRNING
FÖRANKRAD NULÄGESANALYS
(RESULTAT FÖRSTUDIE)
NYTT IT-STÖD FÖR BUDGET, PROGNOS OCH UPPFÖLJNING
LEDNINGENS UTTALADE OCH I
HANDLING UTTRYCKTA STÖD
MINSKA TID FÖR ATT ADMINISTRERA DATA OCH
TILLGÄNGLIGGÖRA INFORMATION
GENOMFÖRA UTBILDNING I BUDGETERING OCH PROGNOSTISERING
MED SAMTLIGA BUDGETANSVARIGA
INFÖRA ERFARENHETSÖVER-
FÖRING OCH STÄNDIGA FÖRBÄTTRINGAR I
BUDGETPROCESSEN
UTFALL OCH PROGNOS MER LÄTTTILLGÄNGLIG FÖR BUDGETANSVARIG
OCH CONTROLLER
TYDLIGGÖRA RESULTATKRAV
OCH ÅTERKOPPLA RESULTAT I BUDGET- OCH
VERKSAMHETS-PLANERINGSPROCESSEN
ÖKAT FÖRTROENDE HOS REGERINGS-KANSLIET
MINSKADE ANSLAGSRAMAR
Ex. på effekt-kedja!
Effektkedja för nytt it-stöd för planering, uppföljning och budgetering
1. Benefits Realization in Sweden's Public Sector
2. Introduction to the Swedish Enforcement Agency (short)
3. Our framework for Benefits Management
4. Results so far and lessons learned
• Monetary benefits are booked and realized through the budget process • 85% of our projects have Benefit Realization Plans with economic and
qualitative benefits that are measurable and realizable
• Controllers and Project Managers are educated in the framework
• PMO provides support and quality assurance
• Benefits Maps
− are mandatory
− establishes consensus on scope
• Benefits Realization is monitored and evaluated at the Portfolio level
• From IT projects to business development
Results so far…
Continued work
• Education of Project Owners, Steering Groups and Line Managers
• Measurement of non-monetary Benefits (performance indicators)
• Benefits Reviews (“Did we get what was intended?”)
• Benefits Realization as a tool for Strategy Realization
What we have learned 1. Understand and accept the level of uncertainty (cost and benefits will change)
2. Delayed project has implications for (already booked) Benefits Realization
3. Also when the investment is mandatory Benefits Realization is needed
4. Benefits Maps creates consensus and should be used for all projects/initiatives
5. Not another project artifact but an important tool for the project owner
6. Cost savings versus the selling of own initiative
7. Yes, it’s sometimes hard to find good ways to measure and isolate benefits – in the end it’s the results that matter (take an holistic approach)
OBJECTIVES
VOLUMES &INIDICATORS
SERVICES
PROCESSES
APPLICATIONS
LEGISLATION
POTENTIAL BENEFITS
Management
Controller
Business Architect
Process Developer
IT Architect
Lawyer
?
• Mission• Objectives • Business Model(s)
• FTE? • How many claims, additions, phone calls, appointments?• Processing time, response time? Balances?, NMI, etc.
• What services do we provide to the client, creditors, debtors, collaboration partners?• How can we transfer traffic to digital channels, how can we optimize existing digital channels?
• What can we do easier, more efficient, better?• What can we automate?
• Which applications we use, what should we invest/replace?• What should we develop (Road map per application)?• Which technically mandatory investments do we know about?
• What consequences will ongoing legislative and regulatory work have on our processes and applications?
• Given the balance of the above, what is the area's development needs?• What is the potential for cost efficiencies and increased customer benefit?
CUSTOMER SERVICE
ENFORCE-MENT
BESLUT & UTRED. SALES SUMMARY
PROCEEDINGSDEBT
RELIEF SUPER-VISION
BRM must be integrated
• From focus on delivery (time, cost, quality) to focus on value creation
Awareness of the need for change
Desire to support and participate in the change
Knowledge of how to change
Ability to implement the change
Reinforcement to sustain the change
ADKAR
The key question: How do you establish a benefits driven culture?