Effectief presenteren
description
Transcript of Effectief presenteren
Academie voor DeeltijdBreda
Effectief presenterenEen inleiding in presentatietechnieken
Leo H. Broekhuizen MBA
1
Inhoudsopgave
Inhoudsopgave.....................................................................................................................21. Inleiding.......................................................................................................................32. De voorbereiding.........................................................................................................4
2.1 De eerste voorbereidingen...................................................................................42.2 Hulpmiddelen......................................................................................................62.3 De tijdsplanning...................................................................................................6
3. De presentatiestructuur................................................................................................83.1 Het ruitmodel.......................................................................................................8
4. Repeteren: oefenen, oefenen en nog een oefenen......................................................115. Verbale en non-verbale communicatie......................................................................12
5.1 Verbale communicatie.......................................................................................125.2 Non-verbale communicatie................................................................................125.3 Over spreekschema’s en spiekbriefjes..............................................................135.4 Vragen beantwoorden en tegenwerpingen ombuigen........................................14
Referentieliteratuur............................................................................................................17
2
1. Inleiding
Presenteren, een spreekbeurt houden, een lezing geven. Bij veel mensen slaat de angst nu
al om het hart. Voor een al dan niet grote groep iets moeten vertellen. Al die ogen die op
mij gericht zijn. Lukt het mij om hier een succes van te maken? Het lukt vast niet!
Met deze reader over presentatietechnieken krijgt je inzicht in de belangrijkste aspecten
om van je presentatie een succes te kunnen maken. Bij het schrijven van deze reader
realiseer ik mij terdege dat het onmogelijk is om een compleet beeld te geven van wat u
allemaal wel, en beslist allemaal niet moet doen tijdens een presentatie.
Als we kijken naar presentatietechnieken, dan valt op dat er boekenkasten over zijn
volgeschreven. Bovendien zijn er honderden bureaus, bedrijven en bedrijfjes die er hun
‘core business’ van hebben gemaakt om cursussen over presenteren en
presentatietechnieken te geven. Als je zorgt voor een goede voorbereiding én deze
combineert met je enthousiasme dat je jouw publiek op een gedegen en boeiende wijze
over iets gaat informeren of overtuigen, wordt het al een stuk aantrekkelijker om een
presentatie te geven.
Ik wens je veel voorbereidings- en presentatieplezier!
Leo BroekhuizenJuni 2005
3
2. De voorbereiding
Een oud Nederlands spreekwoord luidt: ‘Een goede voorbereiding is het halve werk.’ En
deze voorbereiding (je voorbereiding dus) is dan ook cruciaal voor het slagen van je
presentatie.
2.1 De eerste voorbereidingen
Het doel van je presentatie
o Wat is nu het doel van je presentatie?
o Wat wilt u (of je opdrachtgever) met de presentatie bereiken?
o Ga je een informatieve presentatie houden of ga je iets proberen te
verkopen aan je publiek?
o Ga je jouw publiek overtuigen, informeren of in een vrolijke stemming
brengen (amuseren)?
Samengevat kan worden gesteld dat er drie hoofddoelen zijn voor een professionele
presentatie:
1. informeren;
2. overtuigen;
3. amuseren.
Houdt u het specifieke doel voor ogen. Je kunt zelf proberen om het acroniem
SMART1 hierbij te hanteren.
o Wat dient je publiek na afloop van je presentatie:
Te weten;
Te kunnen;
Te vinden, en;
Te doen?
1 SMART staat voor Specifiek, Meetbaar, Ambitieus, Realistisch en Tijdsgebonden.
4
Je publiek
o Wie is je publiek?
o Wat is hun (opleidings- en/of ervarings)achtergrond?
o Wat weten ze al wel en wat (nog) niet over:
Jou;
Je bedrijf;
Je producten of diensten;
Je …..
De locatie van de presentatie
Veel mensen die een presentatie moeten verzorgen, oriënteren zich niet waar de
presentatie moet plaatsvinden. Ze komen er dan bij het binnenkomen achter, dat
bijvoorbeeld de zaal te klein is om een bepaald product te demonstreren. Ook zien ze pas
bij binnenkomst dat er geen audiovisuele hulpmiddelen beschikbaar zijn of dat de zaal is
ingericht volgens een heel onpraktische indeling.
Een korte checklist kan hier uitkomst bieden:
Waar wordt de presentatie gehouden?
Hoe ziet deze accommodatie eruit?
Is er voldoende ruimte voor het publiek?
Kan iedereen goed jou en je (eventuele) producten zien?
Welke hulpmiddelen kun je gebruiken bij je presentatie?
5
2.2 Hulpmiddelen
Natuurlijk ben jij degene die de presentatie voorbereidt en verzorgt. En om een succes te
maken van je presentatie, kun je gebruik maken van hulpmiddelen. Er zijn nogal wat
mogelijkheden die je tot je beschikking hebt. Welke hulpmiddelen zijn er zoal?
Een flip-over;
Een overheadprojector;
Een krijtbord en/of white board;
Dia’s;
Posters en brochures;
Film en/of video;
Je eigen producten natuurlijk;
Een microfoon.
Bedenk wel dat hulpmiddelen niet tot doel moeten worden verheven. Jij presenteert! De
hulpmiddelen die je inzet, ondersteunen je verhaal en NIET andersom. En als je gebruik
maakt van bepaalde (elektronische) hulpmiddelen (overheadprojector, beamer en
computer of laptop, microfoon et cetera), zorg er dan voor dat je goed weet hoe alles
functioneert.
2.3 De tijdsplanning
Een zeer belangrijk onderdeel van je presentatie is de tijdsplanning. Ook hier kunt u
zichzelf weer veel vragen stellen om op voor te bereiden.
Hoeveel tijd krijg je om je verhaal te doen?
Is er een uitloopmogelijkheid of wordt de tijd strikt gehanteerd (ga in ieder
geval altijd van het laatste uit!)?
Is de tijd inclusief of exclusief het stellen van vragen door je publiek?
Zijn er meerdere sprekers? Zo ja, komen die dan vóór of ná jou?
6
En welke sprekers zijn dat dan?
o Zijn het concurrenten, dan moet je extra opletten!
Wat gaan zij presenteren;
Kun je hier rekening mee houden in je presentatie?
Hoe laat begint je presentatie en hoe laat moet deze zijn afgerond?
3. De presentatiestructuur
7
Je hebt in het vorige hoofdstuk een aantal belangrijke aspecten bestudeerd die met name
over voorbereidende handelingen gaan. In dit hoofdstuk gaan we nader in op de
presentatiestructuur van je presentatie.
3.1 Het ruitmodel
Een goede manier om je presentatie in te delen, is volgens het zogenaamde ruitmodel. Dit
model bevat de volgende onderdelen:
een kop;
een romp;
een staart.
In de kop vertel je wat je gaat presenteren. Zie het als een inleiding op je verhaal. Vertel
kort waar je het over gaat hebben, dan is je publiek ook voorbereid op wat er gaat komen
(en kunnen ze er eens ‘goed voor gaan zitten’). Als je alles goed aanpakt, trek je op een
professionele manier de aandacht van je publiek.
Wie ben je?
Waar gaat je presentatie over?
Wat word je publiek er ‘wijzer’ van?
Krijgt je publiek hand-outs, gelegenheid tot het stellen van vragen (achteraf of
tijdens de presentatie)?
Hoe lang duurt je presentatie?
Een variant op de hiervoor genoemde onderdelen is het acroniem INTRO:
I interesse (je moet direct interesse van je publiek wekken);
8
N noodzaak (toon aan dat het nodig is dat je publiek naar je luistert: wat je te
zeggen hebt, is belangrijk voor hen – het is juist voor hen (je publiek dus)
bedoeld;
T tijdsduur ( geef aan hoe lang je gaat spreken/presenteren);
R reactie (geef aan of en wanneer het publiek met vragen kan reageren);
O oogmerk (vertel wat je probeert te bereiken, wat het doel van de
presentatie is?
Na de kop, krijgen we de romp van de presentatie. Hier presenteer je daadwerkelijk de
inhoud van je boodschap.
In de staart doe je ook een aantal belangrijke zaken. Er wordt wel eens gezegd dat het
venijn zich in de staart bevindt. En in dit geval is niets minder waar! In dit laatste
gedeelte van je presentatie:
vat je de hoofdpunten van je presentatie nog even samen;
geef je het publiek (een laatste) gelegenheid tot het stellen van vragen;
sluit je het officiële gedeelte van je presentatie af.
9
“Vertellen wat je gaat presenteren”
KOP
“Presentatie” ROMP
STAART“Vertellen wat je hebt gepresenteerd”
4. Repeteren: oefenen, oefenen en nog een oefenen
10
Met de hiervoor genoemde aandachtspunten en tips ben je geruime tijd bezig om je
presentatie zo optimaal mogelijk voor te bereiden. De dag of, in voorkomende gevallen
de avond van de presentatie, komt met rasse schreden dichterbij. Wat kun je nog allemaal
doen om te zorgen dat je presentatie (nagenoeg) vlekkeloos verloopt?
Het antwoord is eenvoudig: door te oefenen! We kunnen best praten over het al dan niet
hebben van talent om te presenteren, maar iedereen kan het leren. En al zal je misschien
(of waarschijnlijk) niet een toppresentator worden die gevraagd wordt voor de nationale
televisie, je kunt je – door goed en veel te oefenen – je meester maken van alle
belangrijke aspecten die bij een goede presentatie horen.
Als je gaat repeteren, kun je dat op diverse manieren doen. Zo kun je natuurlijk alleen in
een kamertje oefenen, voor de spiegel, met een cassetterecorder, een videorecorder of
zelfs met een ‘life’ publiek. Je kunt dan denken aan familie, vrienden en kennissen die als
publiek fungeren.
Welke manier je ook kiest, het vooral goed en herhaaldelijk repeteren, kan je belangrijke
bijdragen leveren in het succes van je presentatie. Stel jezelf, en in geval je een ‘life’
publiek hebt, de volgende vragen:
Is de inhoud van de presentatie goed overgekomen?
Zijn de hulpmiddelen doeltreffend gebruikt?
Heeft de presentatie niet langer dan de vooraf ingestelde tijd geduurd?
Is er een balans tussen mijn verbaal en non-verbaal gedrag?
5. Verbale en non-verbale communicatie
11
Communiceren! Het is bijna een magisch woord. Deskundigen leggen vaak uit dat het
niet mogelijk is om niet te communiceren. We kunnen communiceren met woorden,
klanken, gebaren en ga zo maar door. Ook een bepaalde blik in iemands ogen is een vorm
van communiceren.
5.1 Verbale communicatie
Communiceren met woorden. Dat is iets wat iedereen heeft geleerd. Als je moet
presenteren, gebruik dan eenvoudig te begrijpen taal. Stem het af op je publiek. Let
vooral op dat je ‘de taal van de klant’ spreekt. Een goede afstemming vooraf kan je voor
onaangename verrassingen behoeden. Zorg ook voor de nodige herhalingen in je betoog.
Je kunt hierbij gebruik maken van de samenvattingtechniek; na drie argumenten even
kort samenvatten. Spreek ook je publiek persoonlijk aan en laat gerust af en toe een pauze
of een stilte vallen. De kracht van de stilte is namelijk heel erg groot. Ook hier geldt dat
je moet oefenen. Hoe hard moet ik spreken? Welke woorden moet ik gebruiken?
Het is zeker belangrijk om je stem goed te gebruiken. Zorg ervoor dat je vooral duidelijk
articuleert. Een prima oefening is om te re-pe-te-ren. Niets is zo vervelend als de
woorden die je uitspreekt eenvoudigweg niet worden verstaan. En dan niet omdat je te
zacht praat! Probeer ook je intonatie te variëren. Hanteer een rustig tempo met spreken,
maar ga ook weer niet te langzaam. Leer van de feedback die je krijgt als je oefent.
5.2 Non-verbale communicatie
Aan het begin van dit hoofdstuk werd het al gemeld. Het is niet mogelijk om niet te
communiceren. Je non-verbale communicatie (houding, de blik in je ogen, je
bewegingen) zenden ook een boodschap uit. En dat je gespannen bent, dat is heel
normaal. En het is ook helemaal niet erg als je publiek merkt dat je (positief) gespannen
bent. Dat werkt zelfs vaak in je voordeel. Probeer in ieder geval wel:
12
je handen rustig langs je lichaam te laten hangen;
met een vriendelijke blik (glimlach dus ook) je publiek aan te kijken (en kijk ze
ook echt aan!);
een ontspannen indruk te maken. Dit staat misschien wel haaks op de inleidende
alinea, maar zorg in ieder geval voor een ontspannen houding. Hiermee straal je
ook een bepaalde mate van zelfvertrouwen uit;
dat je beweegt bij je presentatie, zonder dat je nu gaat ‘ijsberen’. Maak als het
ware ondersteunende bewegingen. Je handen nemen hier een belangrijke plaats in;
om beslist niet tegen een muur of op een tafel/stoel te leunen.
Ook je kleding maakt deel uit van je communicatie. Met betrekking tot het kiezen van de
juiste kleding, vind je hieronder een aantal tips en suggesties:
je kleding moet vooral prettig zitten;
de kleding die je draagt, moet bij jou passen, maar ook bij je presentatie en je
publiek;
Vermijd in ieder geval:
o Het dragen van extreem modieuze kleding;
o Een overdaad aan aftershave, eau de toilette, parfum en/of make-up;
o Geluid makende sieraden.
5.3 Over spreekschema’s en spiekbriefjes
Als je een presentatie gaat geven, kan het zeker handig zijn om een en ander op papier te
hebben staan. Misschien wil je je hele presentatie uitschrijven, of alleen de hoofdpunten
of steekwoorden noteren. Ook het maken van een zogenaamd spreekschema kan een
goed hulpmiddel zijn. Om een compleet overzicht te maken van wat nu wel en niet
13
moet/mag, voert voor deze reader te ver. Zet je zaken op papier, doe dat dan als een extra
hulpmiddel. Houd de volgende tips en suggesties in de gaten:
schrijf vooral duidelijk (of beter: typ het uit);
gebruik voldoende witregels. Je doet vooral jezelf een plezier als je tussen de
regels voldoende ruimte laat. Je kunt dan makkelijker lezen en je ogen ‘springen’
minder makkelijk halverwege een zin naar een andere regel;
let vooral op dat het een hulpmiddel is wat je af en toe raadpleegt. Je publiek zit in
de zaal en wil graag een presentatie van je zien en geen voordracht vanaf papier!
5.4 Vragen beantwoorden en tegenwerpingen ombuigen
Na het bestuderen van deze reader blijven er, zoals in de inleiding als is vermeld,
voldoende onderdelen over die (nog) niet of niet volledig zijn behandeld. In de loop van
je studie aan de Avans Hogeschool zullen deze echter ruimschoots de revu passeren. Nu
je de belangrijkste onderdelen om een presentatie voor te bereiden en uit te voeren hebt
gehad, komt er een belangrijk aspect naar voren dat zeker het behandelen waard is:
Wat nu als er vragen worden gesteld? Stel dat iemand uit het publiek het niet met
mij eens is? Wat doe ik als iemand mij bewust probeert ‘onderuit te halen?’
Er is een aantal vaste regels bij het beantwoorden van vragen:
1. Herhaal de vraag (hiermee test je jezelf of de vraag juist is overgekomen. En
ben je er zeker van dat je publiek de vraag ook goed heeft gehoord);
2. Blijf altijd correct. Toegegeven, het zal soms moeilijk zijn, maar toch. Blijf
vriendelijk en vermijd (persoonlijke) vetes. Laat je beslist niet verleiden tot
welles-nietes discussies en machtsspelletjes.
14
3. Als je het antwoord op een vraag niet weet, geef dit dan ook gewoon toe. En
vertel vervolgens wat je gaat doen om de vragensteller of –stelster alsnog het
antwoord te geven. Je kunt dan denken aan het mailen, nabellen, er in een
volgend gesprek of presentatie op terug komen et cetera. Ook kun je de vraag
doorspelen aan de mensen uit je publiek. Dit bevordert ook nog eens de
communicatie over en weer.
Als iemand uit het publiek een vraag stelt die eigenlijk een tegenwerping is, bijvoorbeeld
over de prijs die ten opzichte van de concurrentie wel 20% hoger is, let dan op de
volgende zaken:
1. Ga vooral niet in de verdediging. Vermijd ook woorden als ‘ja, maar…’;
2. Vat de vraag samen en noem deze tegenwerping bij naam: “Kan ik hieruit
afleiden dat u onze prijs te hoog vindt?”
3. Buig vervolgens de tegenwerping om in een koopargument. Bijvoorbeeld: “De
investering die u doet is inderdaad hoog, het blijkt daarbij dat op termijn
(noem die termijn als je deze weet) ons product u zoveel procent bespaart
door….”
4. Eventueel kun je deze tegenwerping verder ombuigen door nog meer
compenserende voordelen te noemen.
5. Vergeet niet om na het ombuigen ook de vraag af te sluiten. Je kunt dit op
diverse manieren doen. Zo kun je zeggen: “en daarmee betaalt de investering
zichzelf ruimschoots terug” of “heb ik daarmee voldoende argumenten voor u
aangevoerd….” Et cetera.
Ook bij dit soort situaties geldt dat je je gedegen moet voorbereiden op zaken die aan de
orde gesteld kunnen worden. Daarnaast is het verstandig om je uiteraard verder te
bekwamen in communicatie- interview en commerciële technieken om een goed
presentator te worden.
15
Tot slot:
Bij het maken van deze reader is zoveel mogelijk rekening gehouden met de belangrijkste
aspecten die bij het presenteren naar voren komen. Bij je verdere
competentieontwikkeling zal blijken dat deze reader inderdaad een inleiding is om
professioneel te leren presenteren. Belangrijker dan deze tekst is het veelvuldig oefenen
en uitvoeren van presentaties. Alleen op die manier wordt het mogelijk om jezelf te
ontwikkelen en op een professionele en succesvolle wijze presentaties te geven.
Veel succes!
Referentieliteratuur
Pike, R. (1999), Professioneel Presenteren, Velp, TFC Trainingsmedia
16
Cornelis, L. En Tielens, T. (2004), Boodschap in beeld, Schoonhoven, Academic Service
Geemert, K. van (2004), Succesvol presenteren, Amsterdam, Uitgeverij Otto Cramwinckel
www.lichaamstaal.nl
www.lichaamstaal.pagina.nl
17