Een praktijkassistente aannemen - Domus Medica · 2019-10-22 · Jan Feb Maa Apr Mei Jun Jul Aug...
Transcript of Een praktijkassistente aannemen - Domus Medica · 2019-10-22 · Jan Feb Maa Apr Mei Jun Jul Aug...
Een praktijkassistente aannemenHoe ga ik praktisch te werk?
LOK module Domus Medica
Kennisdomein Praktijkorganisatie
Deel 1: Bezin eer je begint
Deel 2: Personeelsadministratie
Deel 3: Impulseo
Programma
1. Voorbereiden en beslissen
2. Aanwerving
3. En dan…..hoe verder als de PA er is…?
Deel 1: Bezin eer je begint
Visie
Budget
Voltijds of deeltijds
Infrastructuur
takenpakket
1. Voorbereiden en beslissen
Een doordachte keuze maken
• Wie beslist en wanneer wordt beslist over de aanwerving?– Best in consensus: akkoord van alle artsen (en andere
zorgverleners) in de praktijk
• Wat is de visie van de HAP op huisartspraktijkvoeren? – (Hoe) past praktijkassistentie daarin?
– Welke lange termijn doelen? Welke evolutie te verwachten?
• Hoe zien we het takenpakket van de PA?
• Kiezen we voor voltijdse PA(‘s) of deeltijdse PA (‘s)
• Aard en locatie van de werkplaats in de praktijk
• Wat kost dat en hoe gaan we dat financieren?
Takenpakket
• Administratief organisatorische taken– Onthaal taken
– Administratieve taken
– Management praktijkvoering
– ICT taken
– Dossiers in orde houden
– Stockbeheer
– Boekhouding en financiën
– Onderhoud
• Patiënten educatie en voorlichting & preventie
• Medisch technische taken
Opleiding PA
• Een hoge opleiding is niet altijd nodig.
• Zijn er veel medische taken die gedelegeerd kunnen worden, dan kan een PA met een diploma verpleegkunde aan te raden zijn.
Voltijds of deeltijds
• Eén voltijdse PA- Gemakkelijke
communicatie- Continuïteit in taken en
uitvoering- Vertrouwdheid bij
patiënten- Eenvoudig management- Probleem bij vakanties,
ziekten, zwangerschap, e.a.
- Moeilijker te vervangen- Andere
• Enkele deeltijdse PA- spreiding van taken mogelijk- Werkafspraken mogelijk- Gemakkelijker management
bij afwezigheden- Moeilijkere communicatie- Moeilijker management- Andere
Infrastructuur
• Wettelijke bepalingen inzake sanitair, eetgelegenheid, brandveiligheid, arbeidsongevallen e.a.
• Werkruimte PA moet optimaal aangepast zijn aan de taken van het secretariaat– Aangepaste telefooninfrastructuur
– (elektronisch) agendabeheersysteem (online)
– Aangepast PC netwerk
– Gemakkelijk bereikbaar archief
Profiel PA
Sollicitatiegesprek
2. Aanwerving
De geknipte persoon voor de job
Profiel van de persoon moet aangepast zijn
aan de visie en de noden van de praktijk.– Man/vrouw – (geen) binding met de praktijk?
– Leeftijd
– Talenkennis
– Opleiding
– Communicatief vaardig en professioneel
– Vriendelijk - positief ingesteld – “gezicht van de praktijk”
– Kordaat t.o.v. patiënten
– Efficiënt – multitasking
– Prioriteiten kunnen inschatten
– Werken met PC (Word, Exel, website…)
Sollicitatiegesprek
• Selectie a.d.h.v. CV • Uitnodigen voor gesprek over:
– motivatie – wat heb jij ons te bieden – wat verwacht je van ons– vroeger werk– privé– wat verwachten wij van de PA / takenpakket– visie van de praktijk
Eventueel in tweede ronde: met 1 of 2 geselecteerden– Afstemmen rond visie– Praktische proeven– Financieel aspect bespreken– Praktische zaken
Afspraken rond de persoon van de PA
Afspraken rond het werk van de PA
informeren van patiënten
3. Hoe verder als de PA er is?
Afspraken rond persoon van PA
• Wie stuurt de PA (aan)? – 1 aanspreekpunt
• Wie doet de (loon)administratie?
• Hoe PA optimaal motiveren?– Feedback geven / krijgen
– Betrekken van de PA bij de praktijkwerking: volwaardig teamlid
– Ruimte bieden voor eigen inbreng/initiatief
– Functioneringsgesprekken voeren
– Evaluatiegesprekken
Afspraken rond het werk van PA
• Bij welke vergadering betrokken?
• Welke opleiding nog volgen?
• Werken met procedures? Groeit geleidelijk..
– Hoe telefoon beantwoorden “…”
– Stockbeheer, urgentietrousse,…
– Boekhouding…..
• Wie vervangt bij ziekte, verlof?
• Visitatie van andere praktijken met PA?
Patiënt en PA
• Heldere instructies aan patiënt over wijzigingen in de onthaalprocedure
• Feedback van patiënten over PA terugspelen in functioneringsgesprek
• Moeilijke taken i.v.m. patiënten niet doorschuiven naar PA
• PA beschermen tegen agressie van patiënten
Referentie: Presentatie SD Worx “Huisarts als werkgever”
Deel 2: Personeelsadministratie
Huisarts als Werkgever
• Ziekte
• De loonlijn
• Tewerkstellingsmaatregelen
• Formaliteiten
• Interessante diensten van SD Worx
• Vragen
Ziekte
Gewaarborgd
Loon
ArbeiderBediende ArbeiderBediende
Loon betalen
30
kalenderdagen
Loon betalen
2 weken
Uitkering
mutualiteit
Een PA is per definitie
een bediende !
De loonlijn
Totale loonkost
=
+ Patronale bijdrage
Brutoloon
- RSZ
- Bedrijfsvoorheffing
=
Nettoloon
De loonlijn
Jan Feb Maa Apr Mei Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dec Totaal
Totale Loonkost
2283,37 2283,37 2283,37 3869,61 2283,37 2283,37 2283,37 2283,37 2283,37 2283,37 2283,37 2283,37 28.986,68
PatronaleBijdrage
559,20 559,20 559,20 559,20 559,20 559,20 559,20 559,20 559,20 559,20 559,20 559,20 6710,40
Brutoloon 1724,17 1724,17 1724,17 1724,17 1724,17 1724,17 1724,17 1724,17 1724,17 1724,17 1724,17 1724,17 20.690,04
VakantieGeld
1586,24 1586,24
RSZ 85,43 85,43 85,43 292,75 85,43 85,43 85,43 85,43 85,43 85,43 85,43 85,43 1232,48
BV 265,75 265,75 265,75 739,13 265,75 265,75 265,75 265,75 265,75 265,75 265,75 265,75 3189,00
Netto 1372,99 1372,99 1372,99 2278,53 1372,99 1372,99 1372,99 1372,99 1372,99 1372,99 1372,99 1372,99 17.588,74
• Voorbeeld voltijdse bediende
Jan Feb Maa Apr Mei Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dec Totaal
Totale Loonkost
2283,37
2283,37
2283,37
3869,61
2283,37
2283,37
2283,37
2283,37
2283,37
2283,37
2283,37
2283,37
28.986,68
PatronaleBijdrage
559,20 559,20 559,20 559,20 559,20 559,20 559,20 559,20 559,20 559,20 559,20 559,20 6710,40
Brutoloon
1724,17
1724,17
1724,17
1724,17
1724,17
1724,17
1724,17
1724,17
1724,17
1724,17
1724,17
1724,17
20.690,04
VakantieGeld
1586,24
1586,24
RSZ 85,43 85,43 85,43 292,75 85,43 85,43 85,43 85,43 85,43 85,43 85,43 85,43 1232,48
BV 265,75 265,75 265,75 739,13 265,75 265,75 265,75 265,75 265,75 265,75 265,75 265,75 3189,00
Netto 1372,99
1372,99
1372,99
2278,53
1372,99
1372,99
1372,99
1372,99
1372,99
1372,99
1372,99
1372,99
17.588,74
De loonlijn
• Voorbeeld voltijdse bediende
De loonlijn
Jan Feb Maa Apr Mei Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dec Totaal
Totale Loonkost
2283,37 2283,37 2283,37 3869,61 2283,37 2283,37 2283,37 2283,37 2283,37 2283,37 2283,37 2283,37 28.986,68
PatronaleBijdrage
559,20 559,20 559,20 559,20 559,20 559,20 559,20 559,20 559,20 559,20 559,20 559,20 6710,40
Brutoloon 1724,17 1724,17 1724,17 1724,17 1724,17 1724,17 1724,17 1724,17 1724,17 1724,17 1724,17 1724,17 20.690,04
VakantieGeld
1586,24 1586,24
RSZ 85,43 85,43 85,43 292,75 85,43 85,43 85,43 85,43 85,43 85,43 85,43 85,43 1232,48
BV 265,75 265,75 265,75 739,13 265,75 265,75 265,75 265,75 265,75 265,75 265,75 265,75 3189,00
Netto 1372,99 1372,99 1372,99 2278,53 1372,99 1372,99 1372,99 1372,99 1372,99 1372,99 1372,99 1372,99 17.588,74
• Voorbeeld voltijdse bediende
De loonlijn
Jan Feb Maa Apr Mei Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dec Totaal
Totale Loonkost
2283,37 2283,37 2283,37 3869,61 2283,37 2283,37 2283,37 2283,37 2283,37 2283,37 2283,37 2283,37 28.986,68
PatronaleBijdrage
559,20 559,20 559,20 559,20 559,20 559,20 559,20 559,20 559,20 559,20 559,20 559,20 6710,40
Brutoloon 1724,17 1724,17 1724,17 1724,17 1724,17 1724,17 1724,17 1724,17 1724,17 1724,17 1724,17 1724,17 20.690,04
VakantieGeld
1586,24 1586,24
RSZ 85,43 85,43 85,43 292,75 85,43 85,43 85,43 85,43 85,43 85,43 85,43 85,43 1232,48
BV 265,75 265,75 265,75 739,13 265,75 265,75 265,75 265,75 265,75 265,75 265,75 265,75 3189,00
Netto 1372,99 1372,99 1372,99 2278,53 1372,99 1372,99 1372,99 1372,99 1372,99 1372,99 1372,99 1372,99 17.588,74
• Voorbeeld voltijdse bediende
De loonlijn
• Totale loonkost voltijdse bediende
• Totale loonkost halftijdse bediende
De Loonlijn
Sociaal
abonnementMaaltijdcheques
• Gunsten waar u mee rekening kan houden
Bijkomende kosten
Sociaal
abonnement
Tussenkomst in
woon-werkverkeer
Afhankelijk van
vervoermiddel
Afhankelijk van de
afstand
• Sociaal abonnement
Bijkomende kosten
MaaltijdchequesEén maaltijdcheque
per gewerkte dag
Max.
werkgeversbijdrage:
€ 5,91
Vrijgesteld van RSZ
en Bedrijfsvoorheffing
Min.
werknemersbijdrage:
€ 1,09
• Maaltijdcheques
Bijkomende kosten
Wat is nu het voordeel?
Stel: Maaltijdcheque = € 7,00
Werkgeversbijdrage: € 5,91 Werknemersbijdrage: € 1,09
Stel: 20 werkdagen
Totaal bedrag maaltijdcheques = € 140,00
Netto voordeel werknemer = € 140,00 - € 21,80
= € 118,20
Tewerkstellingsmaatregelen
• Doelgroepverminderingen
• Tewerkstellingspremie 50+
• Individuele beroepsopleiding (IBO)
Doelgroepverminderingen
• Wat is een doelgroepvermindering?– Een doelgroepvermindering is een vermindering van
de patronale bijdragen die een werkgever kan krijgen wanneer hij iemand uit een bepaalde doelgroep aanwerft.
– Te beschouwen als een soort subsidie
Doelgroepvermindering eerste aanwerving
Eerste aanwerving
- Q1 – Q5: € 1550,00 / Q
- Q6 – Q9: € 1050,00 / Q
- Q10 – Q13: € 450,00 / Q
Tweede aanwerving
- Q1 – Q5: € 1050,00 / Q
- Q6 – Q13: € 450,00 / Q
Derde aanwerving
- Q1 – Q5: € 1050,00 / Q
- Q6 – Q9: € 450,00 / Q,,
Vierde en vijfde
aanwerving
- Q1 – Q5: € 1000,00 / Q
- Q6 – Q9: € 400,00 / Q,,
Vlaamse tewerkstellingspremie 50+
• Geen vermindering maar een premie
• Bij aanwerving van een 50+
• Premie afhankelijk van de leeftijd en
duurtijd van de werkloosheid
• Cumuleerbaar met eerste aanwerving
• 5 kwartalen ononderbroken in dienst blijven
Individuele beroepsopleiding (IBO)
• Cursist is ingeschreven bij de VDAB als niet-
werkende werkzoekende
• Cursist volgt opleiding op de werkvloer
• Minimum 1 maand, maximum 6 maanden
• Cursist krijgt uitkering +
productiviteitspremie
• Werkgever betaalt enkel de premie!
Formaliteiten
Registratie bij RSZ
Arbeidsongevallen
verzekering
Arbeidsovereen-
komst
Arbeidsreglement
EDPB
Kinderbijslagfonds Kostenloos Vrije keuze Famifed
Interessante diensten van SD Worx
Mini Service Center
Als steunpunt voor Impulseo helpt Domus Medica u met uw aanvraag. Voor meer informatie: mail naar [email protected] of surf naar http://www.domusmedica.be/impulseo
Deel 3: Impulseo
Wat geeft de toekomst?
• De bevoegdheden voor Impulseo werden in juli 2014 overgedragen van de Federale Overheid naar de Gewesten. Momenteel (dd. april 2015) is men volop bezig om dit concreet te maken waardoor er nog wijzigingen mogelijk zijn waarvan we nu niet op de hoogte zijn.
• Nieuwe aanvraagformulieren beschikbaar op www.domusmedica.be/impulseo
• De oude formulieren mogen dit jaar nog gebruikt worden
Impulseo II en III
• WAT?Tegemoetkoming voor de kosten van praktijkassistentie en telesecretariaat
• VOOR WIE?
– Solopraktijken
– Groepspraktijken
Impulseo III
TEGEMOETKOMING:
– praktijkassistentie helft van de reële kost, met een maximum van
6300 euro/arts
– telesecretariaathelft van de reële kost met een maximum van
3474 euro/arts
Voorwaarden voor Impulseo praktijkassistentie
– 150 GMD’s x aantal artsen in de praktijk
(geldt niet voor groepering van recent erkende huisartsen) Voor een duopraktijk moeten er dus in totaal min. 300 GMD’s zijn. Dit kunnen er 200 op naam van arts 1 zijn en 100 op naam van arts 2
– Gelabeld EMD
– Minstens een derde voltijdse equivalent te werk stellen met arbeidsovereenkomst (=13u/week). Dit geldt ook voor groepspraktijken!
– Bediende wordt minstens vergoed volgens PC 330 cat. 4
Voor solopraktijken en groepspraktijken
Voorwaarden voor Impulseo telesecretariaat
– 150 GMD’s x aantal artsen in de praktijk
(geldt niet voor groepering van recent erkende huisartsen) Voor een duopraktijk moeten er dus in totaal min. 300 GMD’s zijn.
(Dit kunnen er 200 op naam van arts 1 zijn en 100 op naam van
arts 2)
– Gelabeld EMD
– Ondertekend contract met telesecretariaat + online agenda (Dit mag via een aparte dienstverlener)
Cumul mogelijk?
• JA: voorwaarde: afzonderlijke maanden binnen hetzelfde jaar.
– Vb.: Tussen mei 2014 werkte u met telesecretariaat. Vanaf november 2014 met praktijkassistent. Dan kan u beiden aanvragen. Maximumbedrag cumul van 6.300 EUR/arts,
Af te leveren documenten
• Subsidie praktijkassistent(e)
• Hoe kan u uw aanvraag voor subsidiëring aanvragen?
Praktijkassistentie
• Aanvraagformulier
• Kopie arbeidsovereenkomst met taakomschrijving
• ID-kaarten van arts(en) en bediende(n)
• Attest van het sociaal secretariaat met loonkost
• Attest werkgever
• Attest erkenning RIZIV
• Samenwerkingsovereenkomst (bij groepering)
• Statuten BVBA indien van toepassing
Samenwerkingsovereenkomst
• Voor groepering: geschreven samenwerkingscontract dat o.m. de volgende modaliteiten bevat:
1. Verdeling tussenkomst
2. Modaliteiten intern overleg
3. Modaliteiten raadpleging medisch dossier in het bijzonder GMD’s
4. Regels over hoe beslissingen worden genomen
5. Regels volgens welke samenwerkingsakkoord kan worden beëindigd
Voorbeeld opvragen bij [email protected]
Arbeidsovereenkomst
• Voorwaarden waaraan personeel moet voldoen– Ondertekende arbeidsovereenkomst (bediendencontract)
– Taakomschrijving: onthaal en praktijkbeheer
– Minimum barema (paritair comité 330 categorie 4)
– Bepaalde duur of onbepaalde duur
– Interimcontracten, vervangingscontracten en studentenovereenkomsten komen in aanmerking
– Echtgeno(o)t(e) kan indien er bediendencontract is
– Min. 1 maand ononderbroken tewerkstelling
Arbeidsovereenkomst
• Indien de arbeidsovereenkomst niet over het volledige kalenderjaar loopt: tussenkomst pro rata aantal volledige maanden tewerkstelling.
• Indien een groepering slechts een deel van het kalenderjaar voldoet aan de voorwaarden: tussenkomst pro rata aantal maanden dat aan de voorwaarden is voldaan.
Sociaal Secretariaat
• Aanwerving en administratieve procedure om het in dienst nemen van een personeelslid mogelijk te maken
• Domus Medica helpt u graag verder (sociaal secretariaat in uw buurt)
Aanvraag subsidie telesecretariaat
• Aanvraagformulier 2014
• ID-kaarten van arts(en)
• Attest erkenning RIZIV
• Kopie contract met telesecretariaat
• Inlichtingen over inhoud aangeboden dienst (incl. online agenda)
• Facturen 2014 of overzichtsfactuur
• Indien groepering: kopie samenwerkingsakkoord
• Indien BVBA: statuten
Telesecretariaat
• Hoe begin ik met een telesecretariaat?
• Waar vind ik een goede dienstverlening?
– Domus Medica helpt u graag verder (telesecretariaat in uw buurt)
Waar?
• Domus Medica is erkend als steunpunt
• Dus maar één adres
– 03/425.76.76
– [email protected] of
– [email protected] of
Per post: Domus Medica, Lange Leemstraat 187, 2018 Antwerpen