共同供應契約 訂購實務與應注意事項 - bot.com.tw · 約商提供降價或促銷 點選項次之 ,品項名稱 -, 可查詢購案之採購規格,請 確認採購標的規格確實符合
採購驗收快速入門實務 - cls.hk.edu.twcls.hk.edu.tw/purchase/9Each/purchasing education...
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0
採購驗收快速入門實務
總務處
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1
綱要:
一、採購作業
二、驗收作業
三、付款作業
四、空間規劃
五、工程&裝修
六、設備採購
七、承攬管理
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一、採購作業
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3
一、採購作業(1/14)
1.採購時填寫「採購申請單」或「費用支出申請單」,並依各採購總金額規定檢附相關文件。
單價未達1萬填「費用支出申請單」,單價1萬以上
填「採購申請單」。
學校經費未達5萬及計畫經費未達10萬由單位逕行核
銷。
本校自營實習場所供應之標的,僅須檢附一家估價
單,無需填寫限制性招標申請書。
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4
一、採購作業(2/14)
依採購總額檢附文件:
採購總額 估價單 合約書
草約 採購
規範表 納稅 證明
商情分 析表
底價單 投標 須知
審核 權限
學校經費未達5萬及
計畫經費未達10萬 0
單位 主管
學校經費5萬以上及
計畫經費10萬以上
~未達50萬
3 ●
(30萬以上)
總務長
50萬以上~未達100
萬 3 ● ● ● ● ● ●
100萬以上 1 ● ● ● ● ● ● 校長
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一 、採購作業(3/14)
2.確認採購所需之規格內容、交貨條件、付
款條件及其他履約必要條件。
確認擬採購規格(或規範)及數量,不可特定廠牌型
號。
確認交貨期限:需考量存放空間可以安裝的時間。
付款條件如非一般原則,需先和會計室討論,並明訂
於合約中。
其他要件:勞工安全衛生法列管之危險性機械設備及
輻射相關設備,需依規定辦理,以維護校園安全。
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6
一、採購作業(4/14)
採購總額10萬以上未達100萬,應公告於採購資訊;
預算系統詢問是否公告時,請點選「是」。
公告及取得3家報價單後,即可送出採購單進行採購
程序。
應公告而未公告,申請單送至總務處時會退回單位重
新公告。
3.採購金額10萬元(含)~未達100萬元,需將採
購品項及詳細規格公告於本校「採購資訊」。
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一、採購作業(5/14)
採購公告系統新增內容:
(1)廠商點選「標的名稱」後,顯示“廠商報價注意事項”
畫面,提醒廠商報價需瞭解相關事項。
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一、採購作業(5/14)
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9
一、採購作業(6/14)
採購公告系統新增內容:
(2)於公告採購案詳細資訊畫面提供制式【空白報價單】
供廠商下載利用。
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報價單範本:
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一、採購作業(7/14)
4.審核廠商提供報價單內容是否完整與正確
■ 各廠商報價單採購物品名稱與數量是否一致?規格是否
符合需求?報價單是否有列出廠牌型號?
■ 確認報價單送至總務處是否已超過報價單有效期限?
■ 報價單應有保固年限,用電設備需有消耗能源。
■ 報價單上是否有公司印章或報價章及聯絡資訊(含公
司電話及聯絡人姓名)。
■ 不同廠商報價文件格式、內容是否為同一人或同一廠
商繕寫或出具,如瑕疵處相似或雷同,廠商地址、電
話號碼、傳真機號碼、手機號碼、聯絡人、電子郵件
位址或網址相同者。
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一、採購作業(8/14)
5.審核報價廠商資格
■ 廠商登記或設立證明的營業項目是否符合報價資格,廠
商資格查詢網址如下:
■ 商工登記公示資料查詢服務
http://findbiz.nat.gov.tw/fts/query/QueryBar/queryInit.do
■ 財政部稅務入口網
http://service.etax.nat.gov.tw/etwmain/front/ETW113W1
http://findbiz.nat.gov.tw/fts/query/QueryBar/queryInit.dohttp://service.etax.nat.gov.tw/etwmain/front/ETW113W1
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一、採購作業(9/14)
冷卻水塔工程採購案,廠商營業項目不符
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一、採購作業(10/14)
公司名稱不同,負責人相同。
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一、採購作業(11/14)
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一、採購作業(12/14) 6.依採購案類別應會簽圖資中心、安環室或總務處事營組。
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一、採購作業(13/14) 7.新購電腦、筆記型電腦需填寫「資訊設備新
購評估表且需報廢同等量(含)以上的設備。
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8.使用計畫經費進行工程建置或裝修,需額外
編列空污費。
■ 空污費計算方式與工程類別分類方式
http://211.72.89.61/%E7%87%9F%E5%BB%BA/DeclareProfile-2.asp
■ 營建工程空氣污染防制費線上試算
http://114.33.11.52/pre_cost/index.php
一、採購作業(14/14)
http://211.72.89.61/%E7%87%9F%E5%BB%BA/DeclareProfile-2.asphttp://211.72.89.61/%E7%87%9F%E5%BB%BA/DeclareProfile-2.asphttp://211.72.89.61/%E7%87%9F%E5%BB%BA/DeclareProfile-2.asphttp://211.72.89.61/%E7%87%9F%E5%BB%BA/DeclareProfile-2.asphttp://114.33.11.52/pre_cost/index.php
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二、驗收作業
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二、驗收作業(1/10)
複驗權限~依採購總價
採購總額
複驗權限
1萬以上~
未達30萬
30萬以上~
未達50萬
50萬以上~
未達100萬 100萬以上
保管組承辦人 ● ● ● ●
保管組組長 ● ● ●
總務長 ● ●
會計室(監驗) ● ●
校長(指派人員) ●
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二、驗收作業(2/10) 1
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3
交貨後7個工作日內單位辦理初驗
交貨日期:同出貨單簽收日期。
初驗完成日:單位驗收當日。
履約期限:議價時約定之日期。
品質認定人:含會簽單位用印。
初驗記錄單:填寫原則如下
1.因單位未按期間內完成驗收程序。
2.廠商交貨物品有問題或缺件。
3.未提供實驗儀器實驗數據。
4.辦理分次驗收。
5. 其他特殊情形。
以上請填寫初驗記錄留下資料,務必
請廠商簽名並請廠商限期改善。
初驗後7個工作日內送保管組
驗收申請單及採購申請單。
合約書﹙30萬以上﹚。
出貨單
功能測試紀錄(報告)。
保管組7個工作日內進行複驗
◆複驗當日單位備妥下列文件查核: 1.說明書→中文說明書
2.授權書→系統、軟體
3.設備出廠證明書→產品出產序號
4.保固書→保管組複驗完成後起算 年
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初驗紀錄單(保管組網頁表單下載)
二、驗收作業(3/10)
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設備功能測試記錄(報告)範例
二、驗收作業(4/10)
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二、驗收作業(5/10) ◆ 交貨日期:
系統點單會自動帶出交貨日期(點單當日) ,若與廠商出貨單或單位簽收日期不符,可自行於系統修改為正確交貨日期;手動修改日期請務必蓋章。
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二、驗收作業(6/10)
◆ 客製化物品之型號請填寫訂製品。
◆ 品質認定人欄位或相關說明欄位
須會簽相關單位之設備:
1.圖資中心→電腦、筆電、伺服器、
網路佈線工程、一般套裝軟體、網
頁製作及需圖資中心協助開發之客
製化軟體。
2.事營組→視聽、土建、機電、冷氣
機、照明、電信及安裝儀器,需裝
設水電管線(路)等設備。
3.安環室→職業安全衛生法列管之危
險性機械設備及輻射相關設備。
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二、驗收作業(7/10)
注意事項 1. 各項設備請確實拆封測試各項功能是否完善;複驗時,若
設備未拆封及測試,將另擇期驗收並呈報總務長,適時對
單位承辦人進行教育訓練。
2. 訂有合約者請確認是否如期交貨,如逾履約日期,請通知
總務處辦理罰違約金事宜;此外合約已註記需完成教育訓
練才付款,單位初驗也應確認是否完成教育訓練再送單。
3. 電腦、螢幕、筆電、印表機及影印機須貼上「尊重智慧財
產權」貼紙,未貼貼紙請至保管組領取。
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二、驗收作業(8/10)
校內財產未達耐用年限擬報廢 (維修不符合成本、發生重大災害事故等狀況)時,因應會計室要求,增加向沙鹿稽徵所報備作業。
1. 單位填寫報廢申請單辦理報廢流程。
2. 保管組填寫「營利事業固定資產及設備報廢或災害
申請表」,並檢附「該設備之財產目錄」與「待報
廢之財產設備照片(需顯示日期與財產編號)」。
3. 將以上表單資料,郵寄至沙鹿稽徵所。
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二、驗收作業(9/10)
校內財產未達耐用年限擬報廢 (維修不符合成本、發生重大災害事故等狀況)時,因應會計室要求,增加向沙鹿稽徵所報備作業。
4. 沙鹿稽徵所收件後,當日或隔日將主動聯繫學校
是否進行書審或實地審查通知。
A. 書審 → 寄待報廢設備銷毀照片。
B. 實地審查 → 指派人員檢核。
5. 經完成上述流程後,再將財產報廢單與相關資料
進行校內報廢作業。
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二、驗收作業(10/10)
營利事業固定資產及設備報廢或災害申請表
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三、付款作業
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三、付款作業(1/5)
付款期程
付款方式 付款日期
(例假日順延) 領取方式
匯款轉帳
(一般)
每月 15、30 網銀預約付款(實
際付款日為次月 14 日,國科
會計畫為即期)
直接匯入廠商金融帳戶,銀行於
預約付款及付款時以 e-mail 通
知。(廠商扣手續費 30 元,醫
院、學校、公家機關不扣手續)
支票
(退匯重開等
特殊狀況)
每月 15 日寄發(付款日為次
月 14 日,國科會計畫為即期) 以掛號方式郵寄
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三、付款作業(2/5)
廠商資料建檔
■ 新合作廠商及舊有合作廠商未提供帳戶者, 應提供:
1.廠商匯款同意書
2.戶名為公司之【存褶影本】
■ 廠商匯款同意書下載路逕:
總務處出納組→表單下載 →廠商匯款同意書
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三、付款作業(3/5)
帳號錯誤態樣
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三、付款作業(4/5)
帳號錯誤重新付款
■ 帳戶錯誤重新付款:付款銀行通知退匯,
帳款將重新送至會計室改以支票方式支付
寄發,付款時程將會延後;需再請廠商提
供【廠商匯款同意書】、【存褶影本】
重新修正資料。
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付款-帳款查詢
三、付款作業(5/5)
■ 帳款查詢: 廠商帳款查詢請至:弘光首頁→校友來賓 →整合資訊統(舊)→訪客→行政-付款明細 查詢。(須事先與出納組連絡索取密碼)
■ 校內查詢(限申請人或受款人本人):弘光首頁→校務資訊→校務資訊系統(舊) →全校共用系統→付款明細查詢。
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四 、空間規劃
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四、空間規劃 (1/9)
整修窗戶
(1)忘記裝紗窗(網)
(2)忘記裝窗簾
窗簾 紗窗
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裝修天花板
(1)沒有顧慮到照明→(燈管/燈泡)
(2)沒安裝電扇
(3)沒安裝消防感應設備
電扇 電燈
消防感應設備
四、空間規劃 (2/9)
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隔間
(1)需要網路
(2)安裝電話
(3)冷氣設備
(4)重新粉刷牆面後,門窗和窗簾顯得太老舊
四、空間規劃 (3/9)
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裝水槽
(1)沒規劃給排水設施→水槽裝好了,無法給水及排水。
(2)無說明冷熱水需求→一般排水管無法承受熱水。
四、空間規劃 (4/9)
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排水設備
排水設施規劃不完善
→空間的水可以排出去,卻沒規劃水最後排到哪裡
四 、空間規劃 (5/9)
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裝設備
(1)沒有先評估放置設備的空間是否有足夠的供電能力。
→插電後…卻無法啟動。
→插電後…機器故障了。
→插電後…「Boom」~整間、整層樓或整棟樓跳電了!
(2)沒有事先規劃插座位置及數量
→設備安裝完畢,卻沒有插座可以插
→買了N個設備,只有only one的插座
→過度使用延長線,造成環境危險
四、空間規劃 (6/9)
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(3)供電設備完成後,有分110V和220V的插座
→已有特殊標示(紅殼及白殼)、標示伏特值
→務必於課前宣導,別拿110V的設備,拆除封條插到220V的插座
→220V的插座不是只有「T」型,也有跟110V一樣的形狀唷!!!!!!
傳統想法的220插座@@#
四、空間規劃 (7/9)
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四、空間規劃 (8/9) (3) 要思考整體空間的美感及消防設備
→設備下方一堆管很難看。規劃時即應思考如何美化,一併施工。
→消防設備、逃生動線均不得受阻礙。
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也許在空間上會需要……
桌椅(一般的/特殊的)、櫥櫃(三層櫃/四層櫃/N層櫃)、OA
板、監視設備、特殊材質的設施、其他個別需求之設備…
單位的需求,單位最清楚!!! 務必於規劃時, 認真清楚的思考提出單位所要的需求唷(!!)
四、空間規劃 (9/9)
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五、工程&裝修
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五、工程&裝修(1/14)
※自行發包之工程案,會辦總務處事營組時,請購單位需提供:
A.施工位置圖說
B.施工項目之設計圖說
C.施工規範
D工程詳細價目表(預算報價)
E工程詳細價目表(空白標單)
※上述資料可請廠商協助提供,亦可自己做。
※若有打除、穿牆、鑿孔等損及結構之工程項目請先確認結構
安全性無虞,再以圖說標示位置,並視工程內容格局變化提
供平面配置圖。
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五、工程&裝修 (2/14) 施工位置圖說 施工項目設計圖說 施工規範
工程詳細價目表(預算報價)
工程詳細價目表(空白標單)
B棟整棟
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五、工程&裝修 (3/14)
「施工項目之設計圖說」之內容務必與「工程詳細價目表」
是【一致】的。
Ex1:工程詳細價目表項目有10個110v插座,
但施工圖說中只劃了8個 110插座。
Ex2:工程詳細價目表寫3處排水孔,
但施工圖說中沒有劃出排水孔的位置。
施工位置圖說 施工項目設計圖說 施工規範 工程詳細價目表(預算報價)
工程詳細價目表(空白標單)
不一致,就會退件請單位修正
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須配合工程詳細價目表進行設計
五、工程&裝修 (4/14)
廠商提供的
施工位置圖說 施工項目設計圖說 施工規範 工程詳細價目表(預算報價)
工程詳細價目表(空白標單)
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須配合工程詳細價目表進行設計
五、工程&裝修(5/14) 施工位置圖說 施工項目設計圖說 施工規範
工程詳細價目表(預算報價)
工程詳細價目表(空白標單)
單位自己畫 也是可以的
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五、工程&裝修 (6/14) 施工位置圖說 施工項目設計圖說 施工規範
工程詳細價目表(預算報價)
工程詳細價目表(空白標單)
1、訂定基本性能之設計、施工、與驗收規範
2、要求送審項目及資料
3、保固年限之要求
4、遵守校方之交通、環安衛管理等規範
5、…..
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五、工程&裝修 (7/14)
「工程詳細價目表」的規格一定要明確。
文字不好表達的可以用圖或照片來輔助說明。
Ex1:工程詳細價目表寫4張椅子。
原木椅?鐵椅?有無輪子?有無靠背?高背或低背?…
Ex2:工程詳細價目表中寫油漆牆面一式。
應該有數字的一定要用量化數字來表示,才能正確抓出
預算。油漆牆面應該寫「??平方公尺」
施工位置圖說 施工項目設計圖說 施工規範 工程詳細價目表(預算報價)
工程詳細價目表(空白標單)
不明確,就會退件請單位修正
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五、工程&裝修 (8/14)
「預算報價」把單價及複價金額拿掉之後就是「空白標單」。
「空白標單」的用途: 1:找其他廠商訪價。
2:採購標單。
施工位置圖說 施工項目設計圖說 施工規範 工程詳細價目表(預算報價)
工程詳細價目表(空白標單)
貨比三家不吃虧!
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五、工程&裝修 (9/14)
1.「一定要」填寫安環室的承攬管理作業表」,並善盡現場管理之責。
2. 施工前「一定要」通知事營組的大哥,才能協助單位要求施工品質。
稽核室的內外稽核都會檢查這張表
單,請單位在發包給外部廠商時,
一定要填寫這張表單唷!!!!!!
※單位務必請廠商填寫安環室的承攬管理表(FM-11100-060 )
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五、工程&裝修 (10/14)
※開工前:開工協調會議
於開工前進行重要事項宣
達、不同廠商之間之作業
協調、廠商應配合校內規
範之注意事項……等,並
做會議紀錄及簽到。
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五、工程&裝修 (11/14)
單位須視情況進行該工程之工務會議,並將會議紀錄留
存及寄發相關人員以確保校方及廠商之權益。
※施工期間:工務會議
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五、工程&裝修 (12/14)
1.每週一提供上一週的工程進度報告及施工照片請發mail,
2.工程進度表之空白表單由事營組提供。 範例如下:
※施工期間:工程進度報告
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五、工程&裝修 (13/14)
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五、工程&裝修 (14/14) ※驗收時
請承攬廠商提供「驗收資料」(含施工前中後照片),若為分
期驗收,應提供「估驗資料」,由承辦單位自行核對確認資
料裡的內容正否正確、驗收功能性是否符合需求,再會簽事
營組。
事營組為「協驗」不是「品質認定人」
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六、設備採購
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六、設備採購 (1/4)
購買耗能設備,在點採購單前,請先知會事營組,
事營組先協助單位做空間電力評估,提供適當的
用電安全建議。
※不是點採購單才會簽。
1.耗能設備購買前….
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2.耗能設備購買時…. A.請於估價單上寫上消耗功率後,再與採購單一起會簽事營組。
B.進行更新單位的能源審查資料
每年10月會通知各單位進行能源審查,
更新能源設備資料。立即更新能源審
查資料,在此提醒大家:設備購入後
立即更新,屆時輕鬆交資料!
六、設備採購 (2/4)
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3.耗能設備購買時….
空調設備:請選擇日立、三菱、大金等品質較穩定的廠牌,
以利日後維修。
採購時認明三個重要的標章: 環保標章
節能標章
省水標章
六、設備採購 (3/4)
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4.耗能設備的採購準則
能源
管理
使用
採購 維護
廢棄
選擇較省能的設備
當用則用,當省則省
落實定期維護保養,提高效能
汰舊換新,減少不必要的浪費
六、設備採購 (4/4)
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七、承攬管理
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七、承攬管理(1/8)
民法第490條:
稱承攬者,謂當事人約定,一方為他方完成一定之工作,他方俟工作完成,給付報酬之契約。
約定由承攬人供給材料者,其材料之價額,推定為報酬之一部。
校內承攬案例:
1.請廠商來辦公室進行冷氣維修或安裝,完成工作後給付
費用給廠商。
2.排球館更換燈具,請廠商施作後給付費用。
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職業安全衛生法
第26條
事業單位以其事業之全部或一部分交付承攬時,應於
事前告知該承攬人有關其事業工作環境、危害因素暨
本法及有關安全衛生規定應採取之措施。
承攬人就其承攬之全部或一部分交付再承攬時,承攬
人亦應依前項規定告知再承攬人。
如A公司要安裝冷氣,將工作發包給B公司,A公司應該先告知
要注意哪些危險的事項及必要資訊,並留下記錄備查。
若B公司又將工程給C公司,B公司也應先告知C公司注意事項。
職業安全衛生法要求事項: 危害預防及危害告知義務
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七、承攬管理(2/8)
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職業安全衛生法
第25條
事業單位以其事業招人承攬時,其承攬人就承攬部分
負本法所定雇主之責任;原事業單位就職業災害補償
仍應與承攬人負連帶責任。再承攬者亦同。
原事業單位違反本法或有關安全衛生規定,致承攬人
所僱勞工發生職業災害時,與承攬人負連帶賠償責任。
再承攬者亦同。
如A公司找B公司人員安裝冷氣,安裝過程因故受傷或死亡除B
公司須依法賠償之外,A公司也須負連帶責任。
69
職業安全衛生法要求事項:
危害預防及危害告知義務
七、承攬管理(3/8)
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職業安全衛生法
第27條
事業單位與承攬人、再承攬人分別僱用勞工共同作業時,為防
止職業災害,原事業單位應採取下列必要措施:
一、設置協議組織,並指定工作場所負責人,擔任指揮、監督
及協調之工作。
二、工作之連繫與調整。
三、工作場所之巡視。
四、相關承攬事業間之安全衛生教育之指導及協助。
五、其他為防止職業災害之必要事項。
事業單位分別交付二個以上承攬人共同作業而未參與共同作業
時,應指定承攬人之一負前項原事業單位之責任。
A公司找B公司一同進行大樓改建工作,A公司需要設置溝通的組織(協
議組織)並負責法定管理項目。 70
職業安全衛生法要求事項: 危害預防及危害告知義務
七、承攬管理(4/8)
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案例介紹 【新北市訊】新北市政府勞動檢查處102.04.05日上午11時左右,接獲消防局通報,三重區重新路5段某辦公大樓發生1名工人墜落意外,謝姓承包商委託今漢電器公司前往安裝冷氣,當時今漢電器公司所僱勞工黃○德(男性,62歲)正站在2樓窗臺協助冷氣安裝,過程中疑似因下雨造成窗臺溼滑,使得黃員不慎失足墜落地面,墜落高度約4公尺,雖經送往署立臺北醫院急救,最後仍宣告死亡。 勞檢處表示,依安全衛生設施規則281條第1項規定,雇主對於在高度2公尺以上之高處作業,勞工有墜落之虞者,應使勞工確實使用安全帶、安全帽及其他必要之防護具,否則一旦疏忽,將造成不幸的事件發生。 勞檢處目前已要求雇主立即停工配合調查,未來在缺失改善計畫未送勞檢處核備前不得復工;至於雇主未做好安全設備以致勞工發生職災死亡一事,因已涉及刑事責任,未來將移送地檢署偵辦。此外,新北市政府勞工局亦將協助勞工家屬處理後續職災慰助事宜。
冷氣安裝 不慎墜落
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七、承攬管理(5/8)
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案例介紹
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七、承攬管理(6/8)
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四、承攬管理(7/8) 案例介紹
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如何管理?
1.由發包單位請廠商填寫「承攬管理作業表」(至安環室表 單下載專區下載),並依照表格內容進行檢核。(第26條)
2.不定期巡視廠商工作現況,若發現危險事項立即告知,必要時
通知安環室協助處理。
3.安環室每半年彙整調查各單位承攬數量,並確認是否有發生意
外事故。
4.承攬作業過程如有疑問請電洽安環室(2251燕宗)。
詳情請參考本校「承攬管理作業」辦理,
文件至教品中心網頁「內控文件」中下載。
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四、承攬管理(8/8)
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75
~感謝聆聽~