ECM StandardSystem V04

ECM kravställning på standardsystem

1

Syftet med presentationen

Ämne Innehåll Tidsåtgång

Introduktion Introducera Claudio Reyes och ECMÖvergripande syn på kapitalstruktur och ramverk.

10 min

Kravställning Kravställning av IT-system inom ECM området 15 min

Diskussion Avslutande diskussion om hantering av LOU-anpassade krav.

15 min

40 Min40 Min

2

Agenda

Introduktion till ECM

Kapitalstruktur och ramverk

Kravställningsmetodik

3

Konsultroller

Kort historik

• Tieto Technology (Documentumexpert)

• Accenture ((London) Information Management rådgivare)

• Acando (Information Management beställarstöd/expert)

• Fristående rådgivare

• Projektledning

• Strategi

• Expertrådgivare inom Enterprise Content Management

• Portal och dokumenthanteringsarkitektur

ECM rådgivare (Enterprise Content Management)

Claudio är rådgivare inom ECM och portaler. Arbetar ur ett verksamhets och IT perspektiv med mer än 15 års erfarenhet av projekt; strategi, design, införande, utbildning, systemförvaltning, etc

Claudio Reyes

4

En stor del av informationsbehoven inom verksamheter sker via digitalt innehåll

Bla! Bla!

Enterprise Content Management (ECM)

Information Management (IM)

Kommunikationsprocesser

Inom området Enterprise Content Management (ECM) lägger vi grunden till att skapa nödvändiga förutsättningar för att effektivt och säkert fånga in, leverera och hantera digitalt innehåll

Informationsteknik

5

Man kan göra en jämförelse med vanlig postgång…

Författa Adressera& beskriv

Lagra och organisera Distribuera

Sorteraper

adressatLeverera

Skicka &registrera

Ta emot & hämta

Bla! Bla!

LäsTänk utbudskap

Tolkaoch förstå

6

7

Enterprise Content Management fokuserar på effektiv och säker fångst, hantering och leverans av digitalt innehåll - både innehåll som informerar (dokument, instruktioner…) och innehåll som skapar upplevelser (musik, film...)

Författa Adressera& paketera

Lagra & organisera Distribuera

Sortera per

adressatLeverera

Skicka &registrera

Ta emot & hämta

Bla! Bla!

LäsTänk utbudskap

Tolka& förstå

ECM kan ses som en förening av många olika områden*

RecordsManagement

DocumentManagement

Digital AssetManagement

Web ContentManagement

DokumentE-post

DatabaserBlanketter

…

LjudBilder

MultimediaAnimationer

MusikVideo

Elektroniskadokument och

inscannade pappers-

dokument

TextGrafik

Webbsidor Ljud

Bilder

MetadataManagement

*AIIIM definition på ECMSource: www.aiim.org 8

Agenda




9

Vad är affärsvärde/-nytta med ECM?

Hur uppnår vi fäststälda mål och levererar förbättringar med mätbara nyttor?

•Anpassa lösningen till verksamhetens situation och marknadsmöjligheter

•Utvecklar lösningen så att process, organisation och IT-stöd samerkar.

•Att lösningen verkligen används av alla.

Strategisk inriktning

Lösningenseffektivitet

Användnings-grad av lösningen

x x = Nytta

10

Kapitalstruktur inom ECM

Beskriver faser I strategin

Aktiviteter med steg för steg manual.

Ramverk, mallar, checklist, etc.

Under åren som jag arbetat med ECM har jag tagit fram utbildningsmaterial för att leverera ECM strategier. Nedan är en skärmdump av “ECM Strategy Toolkit”

11

Agenda




12

Egenutveckling eller måttanpassad?

Egenutveckling*

Lösningsgrad•70%-80% egenutvecklat•30%-20% standardprodukt

Kravmetodiktens ansats•Så detaljerad kravställning som möjligt.•Syftet är att uppnå bästa kvalitet med befintliga resurser.

Måttanpassad*

Lösningsgrad•70% standardprodukt•30% konfiguration (utveckling)

Kravmetodikens ansats•Mäta produktens egenskaper i förhållande till verksamhetens behov. •Syftet är att uppnå bästa ”anpassningen” (best fit) till lägsta kostnad.

I dagens IT utveckling diskuteras frågan huruvida en applikation skall vara egenutvecklad eller måttanpassad. När kunden skall köpa ett s.k. Standardsystem (COTS (Commercial off-the-shelf)) är det en skillnad i ansatser.

*= Best practice

13

Ansats för måttanpassad utveckling.

Leverantörenbeskriver(HUR?)

Leverantörenbeskriver(HUR?)

Utmaningar och möjligheterTjänster och scenariosExempeldata och dokument

Utmaningar och möjligheterTjänster och scenariosExempeldata och dokument

Kravbild (VAD?)Kravbild (VAD?)

• Kvantitativa krav• Utvärderingskriterier• Proof of Concept scenarios

• Kvantitativa krav• Utvärderingskriterier• Proof of Concept scenarios

Kvalifikation (VARFÖR?)Kvalifikation (VARFÖR?)

Kravmetodiken för måttanpassad utveckling

1.Ta fram kravbilden

2.Begär att leverantören visar relevanta delar av systemet

3.Ta fram kvalifikationskrav för att värdera ”optimala anpassningen” (best fit)

= resultatatet skall leda till en rekommendation av vald produkt.

14

Objectives &

scope

Requirement&

solution

POC scenarios&

Evaluation/Implementation Project

completion

Project startup

Positioning of

current project

Detailed description of requirements phase

Identify and define application roles and key opportunities/challenges.

Identify, analyze, and document the target document processes and supporting services

Define and measure business performance targets and indicators translated into application performance values

Identify and decide what scenarios and key activities we expect the vendor to prove

A business objective describes “what” will be done - e.g. to reduce the rate of paper cost (unit cost).

Technical requirements

3-5 weeks

15

Metodikexempel

Vad vill vi uppnå?

16

Möjligheter

UtmaningMöjligheter

Utmaning

Lösningens omfattning

Goal• Definiera lösningens omfattning genom att identifiera

utmaningar och möjligheter.

How• Workshop där vi går igenom tillvägagångsätt• Brainstormar och skapar listor• Prioriterar listorna

Tools• Utmaningar och ECM lösningskomponenter (checklistor)• Kvantifierade lösningar (checklistor)

Vad vill vi uppnå (kundexempel)?

17

ECM behov 1/2

18

Goal

• Definiera huvudroller och -processer• OBS! Endast övergripande inga detaljer

How

Tools• Checklista för typiska ECM roller• Processmallar och pedagogiska exempel

P1

R1

R2

R3

OP

P

O P

• Identifiera huvudrollerna• Identifiera huvudprocesserna

Lösningens omfattning

ECM behov(kundexempel)

19

roller Steg (aktiviteter)

Återkoppla möjligheter

Återkoppla utmaningarna

ECM behov 2/2

20

Goal

• Definiera ECM tjänsterna som används av varje process

How• Identifiera dokumentprocessen (lifecycle)• Identifiera tjänsterna som behövs i dokumentprocessen• Prioritera

Tools• ECM ramverk med tjänster och pedagogiska exempel

P1

R1

R2

R3

OP

P

O P

Lösning

ECM behov 2/2 (kundexempel)

21

Gränssnitt (integrationer)

22

Goal

• Definiera externa gränssnitt som behövs.

How

Tools• Checklistor på integrationer• Pedagogiska exempel

• Identifiera externa parter och deras datakällor• Definiera antingen krav eller scenarios

ERPSystem

Web Portal

Additional

CRMSystem

Solution

Kvantitativa krav

23

Goal

• Definiera lösningens kvantitativa krav

How• Funktionella kvantitativa krav• Slutanvändarkrav (user-interface)• Tekniska krav

Tools• Ramverk/metod för framtagning av kvantitativa krav• Pedagogiska exempel och mallar.

Goal 1

Goal 2

Question 1 Metric 1

Metric 2

Metric 3

Metric 4

Metric 5

Metric 6

Question 2

Question 3

Question 4

Question 5

Level Solution

Kvantitativa krav (kundexempel)

Solution MetricsWS Outcome

Evaluation CriteriaAimed at vendor

PoC inputAimed internally

Goal Question Metric Comments Provability Green Yellow Red

ability to execute projects customized to Scanias needs

this metric covers the vendors ability to provide consulting, support, etc and sucessfully implementing similar projects too Scania

Show case client project

Has proven track record w ith similar clients

Has proven record w ith clients of other or similar business

Has no proven track record

ability to migrate from complex legacy system to solution vendors system

this metric covers the vendors solution strategy for migrating. NOTE! This does not cover technical integration capabilities



Has experience bot not directly applicable to Scania

No best practice solution vendor only provides softw are components. E.g. quoting technical jargon

ability to integrate with global software companies during client projects

this metric covers the vendors experience and strategy for integration. NOTE! This does note cover technical capabilities





To understand solution vendors ability to deliver

projects in a global organization

Does the vendor focus on

implementing the vision or just a

system?

Goal Question Metric Comments

ability to execute projects customized to Scanias needs

this metric covers the vendors ability to provide consulting, support, etc and sucessfully implementing similar projects too Scania

ability to migrate from complex legacy system to solution vendors system

this metric covers the vendors solution strategy for migrating. NOTE! This does not cover technical integration capabilities

ability to integrate with global software companies during client projects

this metric covers the vendors experience and strategy for integration. NOTE! This does note cover technical capabilities

To understand solution vendors ability to deliver

projects in a global organization

Does the vendor focus on

implementing the vision or just a

system?

Provability Green Yellow Red



Has proven record w ith clients of other or similar business

Has no proven track record









24

Struktur: presentera kravbilden (dok)

För-krav

Kvantitativa kravUtmaningar &

möjligheter

ProcesskartorECM Services

Icke-funktionell kravTCO Krav

PoC scenarios

Faser BeskrivningFör-krav 3-7 punkter som är viktiga för kunden

Kvantitativakrav Kvalificera lösningen lämplighet

Utmaningar och möjligheter Lösningens omfattning

Processkartor Beskriver roller och processer

ECM tjänster Beskriver tjänsterna som behövs.

Icke-funktionella Tekniska krav

TCO Kostnaden för lösningen (ägs av inköp)

PoC scenarios Scenarios som kunden vill ha demonstration på.

ECM StandardSystem V04

Documents

Transcript of ECM StandardSystem V04