ＩＡＭ調達電子商取引

運用マニュアル (Ver.1)

２０１２年 ３月

株式会社ＩＨＩエアロマニュファクチャリング

管理部 管理・調達Ｇ

財務・システム部 情報システム部

目次

１．システムの目的 － １ ２．概要 （１）対象業務および連携内容 － １ （２）業務のイメージ － １ （３）システムフロー図 － ２ ３．申請手続き － ３ （１）フロー図 － ３ （２）取引先コードについて － ４ ４．運用方法 － ５

（１）共通 － ５ （２）EDI取引先 － ５ （３）非 EDI（ＦＡＸ）取引先 －１２ ５．問合先 －１２

１．システムの目的 取引先殿及び弊社の発注業務における事務処理の効率化、EDI（Webデータ交換） もしくは FAX送信による発注検収・支払通知等の情報伝達のスピードアップ図ります。

２．概要 （１）対象業務および連携内容

連携方法 契約種別 連携内容 弊社 取引先殿 実施時期 単価協定品 見積依頼 H２４年５月から 一般購入品 見積回答 （人手） 外注品 発注情報、受領情報 H２４年４月から 支払情報 順次 付加情報 図面・仕様書 等 第２次で計画

（２）業務のイメージ 弊社 取引先殿 は、ＥＤＩ 又は ＦＡＸ は、人手

調達部門 見積依頼 受 付 ・見積依頼書 受 付 見積回答 調達要求 注文書 受 付 ・注文書、仮単価注文書 緊急注文については、全てＦＡＸ 受領・検査・検収 納 品(＊) ＊取引先殿の納品書に 注文番号を明記 ・受領書（受領を以って発行） 経理部門 受 付 ・支払通知書 ・期日現金残高表 ・買掛金相殺明細表

１

（３）システムフロー図

営業日夜間処理にて 自動送信 ＥＤＩ取引先殿向け 非ＥＤＩ取引先殿向け

IHI電子商取引（EDI）ｻｰﾊﾞｰ ＦＡＸ 緊急注文書は、ＥＤＩ取引先業者も ＦＡＸにて送信

取引先殿ＰＣ

２

ＩＡＭ新発注検収システム プロキュア air-sys 調達電子商取引 送信帳表

調達関係：見積依頼書・注文書・受領書 財務関係：支払通知書・期日現金残高明細表・買掛金相殺明細表

ﾌｧｲﾔｰｳｫｰﾙ

電子証明書 インストール

インターネット網

取引先殿契約 プロバイダー

３．申請手続き （１）フロー図

取引先殿 弊 社 備 考 調達部門 情報ｼｽﾃﾑＧ

ＥＤＩ取引先殿向け整備 受付後、約１～２週間

非ＥＤＩ取引先殿向け整備 受付後、約１週間

３

ＩＡＭ新発注

検収システム

利用申込書 受付

データ交換に

よる基本取引

契約書 送付（２部）

データ交換に

よる基本取引

契約書 確認・捺印 返送（２部）

内容確認

社内手続

ＩＡＭ新発注

検収システム

利用申込書 送付

ＩＡＭ新発注

検収システム

利用申込書 記入・捺印 返送

ＥＤＩ取引先殿向け整備 ＦＡＸ送信テスト 運用マニュアルの送付 電子証明書発行手続き 運用開始のお知らせ

利用環境整備

電子証明書・

パソコン設定

(EDI取引先)(FAX 受信確認) (運用確認) など

本番運用開始

非ＥＤＩ取引先殿向け整備 ＦＡＸ送信テスト 運用マニュアルの送付 運用開始のお知らせ

データ交換に

よる基本取引

契約書 保管（１部）

（２）取引先コードについて ① 事業所・営業所 等で、取引部署が異なる時は、下記の通りのコード体系となります。 例：１２３４－０ 本社部門 １２３４－１ 営業所１ ② ｢ＩＡＭ新発注検収システム｣利用申込書は、営業所単位にて申込をして下さい。 ③ 支払通知書・期日現金残高表・買掛金相殺明細表につきましては、代表コード（－０） に送付します。

４

４．運用方法 （１）共通 実施時期 ２０１２年４月１日より運用開始

（ＥＤＩ取引先殿については、４月・５月・６月の３時期に分けて順次運用を開始） 納品時の変更点

従来の弊社納品場所は「本社」のみでしたが、注文書の「納品場所」が「城前工場」と なっている場合は「城前工場」に納品願います。

なお、従来の弊社フォーマットの「現品添付票」は無くなります。 納品時は、各取引先殿の「納品書」に必ず弊社注文番号を明記し、現品に添付のうえ納品願います。

設備・運用に関わる費用について

基本的な考え方 ＩＡＭ調達電子商取引における設備・運用区分および費用区分の考え方については、 弊社と取引先殿の応分の負担を原則とし、弊社、取引先殿が準備するデータの作成、受発信に 利用するシステム構築やインターネット接続に要する設備やファクシミリ機器等の運用費用

及び業務運用費用は双方の負担となります。（電子証明書の使用費用は弊社負担）

２０１２年４月発送の２０１２年３月分の支払通知書について 従来通り、郵送いたします。 各種帳表の送信時間帯

弊社営業日 23:00～翌日 5:00の間のいずれかに、順次データ送信・ＦＡＸ送信を行います。 （２）ＥＤＩ取引先 実施時期 初期運用開始時 ２０１２年４月、５月、６月の３時期に分けて順次運用を開始します。 各取引先殿の運用開始時期については、別途個々に通知します。 なお、５月、６月に運用を開始いただく取引先殿については、 ４月～開始までの期間はＦＡＸ送信となります。 緊急注文書 緊急注文書は、随時ＦＡＸ送信され、ＥＤＩではデータ送信されません。 運用時間 ＩＨＩ－ＥＤＩサーバーへの接続及びデータの確認・ダウンロード サーバー機器及び通信機器の保守点検時（故障時）を除く２４時間３６５日 新規ＥＤＩデータのＥＤＩサーバー登録 弊社営業日２２：００～翌朝５：００までの間のいずれか （新規ＥＤＩデータの発生時、ご希望に応じて取引先担当者殿へメール通知）

５

ＥＤＩ利用環境 必要機器等 備 考 （スペック等） パソコン Microsoft Windows XP以上を推奨 ブラウザ Microsoft Internet Explorer Ver6 以上 電子証明書 弊社より配布手続き（認証機関：サーバートラスト社） （弊社Ｗｅｂサーバー接続時の認証に使用） 電子メール環境 電子メールソフト（Outlook など） 電子メールアドレス（Yahoo、Googleなどの無償メールは不可） インターネット環境 インターネットに接続できる環境であること （取引先殿任意のインターネット・プロバイダーで可） 帳票閲覧ソフト 富士ゼロックス社 簡易帳票閲覧ビューワーソフト

「DocuWorks Viewer Light」 富士ゼロックス ホームページより無償ダウンロード

http://www.fujixerox.co.jp/product/software/docuworks/viewer101.html プリンタ機器 Ａ４用紙対応 レーザープリンタを推奨 ファクシミリ機器 Ａ４用紙対応 レーザー印字タイプを推奨 （緊急注文時、またシステム障害時の帳票類 代替送付手段） 電子証明書について セキュリティ（電子証明書）について セキュリティ対策として、取引先殿の申請に基づき、弊社が予め配布した 電子証明書により、取引先殿の認証、暗号化による改ざん、なりすまし、情報漏洩等を 防止します。取引先殿は電子証明書をインストールしたパソコンからのみ当システムの利用が 可能です。

電子証明書の発行機関 サイバートラスト社

電子証明書の発行単位

電子証明書の発行は、原則として取引先殿単位（＊）に１枚発行・配布します。 １証明書につき１台のパソコンのみにインストールするものとし、複数の パソコンにインストールはしないで下さい。 但し、営業所等が有る取引先殿につきましては、営業所毎に申込をして下さい。 ＊ 発行単位は申請いただく電子メールアドレスがキーとなります。 既にＩＣＭ・ＩＴＪ等、ＩＨＩグループの電子商取引を行っている 取引先殿については、既登録以外の電子メールアドレスにて申請して下さい。

６

電子証明書の有効期限と取扱い Ａ．電子証明書の有効期限は発行から３年となります。有効期限満了前に更新の ご案内致しますので、手続を行って下さい。 Ｂ．有効期限が切れた電子証明書では「ＩＡＭ新発注検収システム」が利用できません。 Ｃ．電子証明書１枚につき、パソコン１台のみにインストールを実施して下さい。 電子証明書受領時には、取引先殿宛てに発行されたものであることを必ず確認して下さい。

Ｄ．「ＩＡＭ新発注検収システム」を利用しなくなる場合は使用していたパソコンから 電子証明書を必ず削除して下さい。 パソコンの故障やリース満了に伴い、パソコンの取り替えが生じた場合は未使用と なるパソコンから電子証明書を必ず削除して下さい。

電子証明書発行フローと証明書の設定

取引先殿 弊 社 備 考 調達部門 情報ｼｽﾃﾑＧ

・・・ ・・・ （図Ａ）

案内メールの内容 送信元の弊社メールアドレス

edi@iam.ihi.co.jp

件名: 証明書発行のお知らせ（･･･）

（図Ｂ）

証明書の設定 上記メール記載の電子証明書取得

ＵＲＬリンクよりログインページ （図Ａ）を開き、メール記載の

ユーザー名とパスワードを入力し ログインしてください。 ログイン後（図Ｂ）、電子証明書

取得マニュアルの手順に沿って 図Ｂ 電子証明書を取得・設定願います。

７

電子証明書 発行処理 案内メール

を送付

社内手続

ＥＤＩ取引先殿向け整備 ＦＡＸ送信テスト 運用マニュアルの送付 電子証明書発行手続き 運用開始のお知らせ

利用環境整

備 電子証明書 の取得作業

と パソコン設

定 (FAX 受信確認)

本番運用開始

データ交換

による基本

取引契約書 保管（１部）

操作方法 取引データの有無については、基本的に毎日システムを起動し確認いただく事になりますが、 ご希望により、取引データが発生した際に電子メールでお知らせすることが可能です。 （メール通知の要否は、初期申請時もしくは随時申請可能です）

システムの起動 電子証明書が設定済みで、インターネットに接続されたパソコンにてブラウザを起動し、 「プロキュア air-sys」（https://ihiap6.ihi.co.jp/polaris/index.html）に接続します。

（パソコンの環境によって）

「セキュリティの警告」が表示 「はい」をクリック

（パソコンの環境によって） 「デジタル証明書の選択」が表示 「IAM EDISystem」を選択し「ＯＫ」 をクリック （パソコンの環境によって） 「秘密交換キーを使ってデータの署名」 が表示されたら「ＯＫ」をクリック

認証が完了すると、 弊社「調達電子商取引メニュー」が が表示されます

８

データのダウンロード

「データのダウンロード」を クリックします

「ダウンロードファイル一覧」が 表示されるので、未ダウンロード ファイルの「選択」をクリック

（パソコンの環境によって） データのダウンロード時の 「セキュリティ保護」を解除して ください

ファイルをデスクトップなど

最寄りの場所に「保存」します

9

ファイルのダウンロード完了後、

「ファイル受信完了」をクリック してください

これにより取引先殿によるデータの 受領が完了したことになります

「ファイル受領完了」画面が 表示されたら、×「閉じる」を クリックします

「メニューに戻る」または 「×」をクリックして終了

その他の機能

取引先殿の「登録情報の確認」 弊社からの「お知らせ」 をメニューよりご覧いただく ことができます。

１０

ダウンロードファイルの確認 最寄りの場所に保存したダウンロードファイル（zip圧縮形式）を解凍し、 各ファイルを開いて内容をご確認ください。（保管、印刷も可能） なお、事前に富士ゼロックス社 簡易帳票閲覧ビューワーソフト

「DocuWorks Viewer Light」のセットアップが必要です。 前述、「ＥＤＩ利用環境」の「帳票閲覧ソフト」を参照ください。

（同社 DocuWorks Ver4 以上がインストールされていても閲覧可能です）

例：解凍後のファイル類

１１

（３）非ＥＤＩ（ＦＡＸ）取引先 ２０１２年４月より、対象となる全取引先殿に対して運用を開始します。 利用環境

必要機器等 備 考 （スペック等） ファクシミリ機器 Ａ４用紙対応 レーザー印字タイプを推奨 （ＦＡＸ） 運用 弊社営業日に発生した、注文書、受領書、見積依頼、支払通知書 等の帳票を、 各取引先殿宛てにＦＡＸにて夜間自動送信します。 （夜間送信・・・弊社営業日 23:00～翌日 5:00の間のいずれか）

緊急の「注文書」に関しては、弊社営業日に随時ＦＡＸ送信します。

ＦＡＸ送信時、通信回線重複や取引先殿ＦＡＸ環境のご事情により正常送信されなかった場合は、 弊社翌営業日に再送信します。 また、印字不良などお気づきの点がありましたら、お手数ですが弊社調達Ｇ担当までご一報ください。

５．問合先 （１）データ＆ＦＡＸ送受信確認、調達業務に関するお問合せ先

管理部 調達グループ （対象調達品の各調達先窓口宛て） 電話 ０２６６－４１－５２３０（直通） ＦＡＸ ０２６６－４１－３９９６

（２）電子証明書関連、システム障害、画面操作関連でのお問合せ先 財務・システム部 情報システムグループ 電話 ０２６６－４１－３７２８（直通） ＦＡＸ ０２６６－４１－３９９６ ヘルプデスクＥ－Ｍａｉｌ ： ｅｄｉ＠ｉａｍ．ｉｈｉ．ｃｏ．ｊｐ

以上 １２