1

報告人：宋竹齡

時 間：中華民國101年5月2/9日

文書處理簡介

2

3

臺北市立教育大學公文與檔案管理系統

筆硯公文製作系統

臺北市政府公文處理整合系統

基嘉科技影像系統

檔案管理局目錄建檔軟體

柯達影像掃描系統

公文處理

檔案管理

98年1月5日

4

*機關公文電子交換有三類:第一類(經電子交換中心處理)、

第二類(機關間點對點傳遞者)

第三類(直接登載電子公布欄) ，由【員工愛上網】進入電子公布欄。

5

文書處理

6

7

線上簽核測試及正式上線時間

測試網址為http://doctest.taipei.gov.tw，帳號和正式主機相同，密碼預設為777777 。

本校線上簽核規劃第一期分二階段執行。

第一階段：101年5月3日創簽稿線上簽核。

第二階段：101年5月21日電子來文線上簽核。

8

公文處理流程之異同

9

線上簽核處理流程圖

線上簽核處理流程圖

分文

承辦人

線上陳核

批示

判行 校對及更正核稿

歸檔

發文

會辦

總收文

提陳

ENDEND

判定是否線上簽核

是否

列印紙本

歸檔

送至發文臺

1.單位主管以下決行.2.含附件在5頁以內.3.保存年限在1年內.4.副本.5.存查案.

創創稿稿

電子來文電子來文

收發同號1.先簽後稿2.以稿代簽3.簽稿並陳

製稿製稿

1.不掛文號-列印分文.2. 掛文號-個人文；臺灣教育大學系統文；

改分文案件-列印分文.3.掛文號-檢核相關事項（文別、性質、

附件等）並修正完畢-依內容電子檔分文.

10

實施線上簽核配合事項

1. 請承辦人每日上、下午至少各一次進入«臺北市政府公文處理整合系統»，查看是否有線上來文待辦。(如非所承辦業務，請於2小時內線上退文並送改分文單)。

2.各單位指定專人上網檢視單位內無人簽收之公文並分文。

3.每月行政會議列出各單位之線上簽核數(30%績效)。

11

實施線上簽核配合事項(續)

4.列印公文時，請列印文號並雙面逐件(批次列印時附件容易出狀況)列印。

紙本公文職名章位置如下圖(時間8碼)。

5.請假時，請於«臺北市政府公文處理整合系統»設定代理人(公文管理/共通性作業/5.代理人流程設定/設定代理人及起訖日期)。

12

公文列印後用印位置

13

線上簽核作業之限制

1.學校重要政策之訂定。

2.案情複雜之會辦案。

3.人事任免案。

4.重要之採購案。

5.保存年限10年案。

14

分文1.依本校公文分文原則(10104101010410行政會議修正通過)分文。2.最速件及有修正之重複來文，本組以電話通知承辦單位。

改分文：單位承辦人認為公文非屬業務範圍時，請2小時內線上退文，並填送改分文建議表，由本組列印紙本（連同建議表）改分。

每日取紙本文時間：各單位連絡人，每日上午9:30至10時、下午2:30至3時至本組簽收公文。

本校連絡員離校至市政府時間:上午９時整

發文請於下午4時前送本組處理發文作業。遇有急件需當日發文者，請事先通知本組，並俟本組完成發文作業無誤後才可離校(有狀況時可即時通知補正)。

15

16

一般規定：*收發文同號。創簽稿之公文應於

陳核前取文號(整合系統取號)。

*本文應加蓋騎縫章(公文超過兩頁時，點選套印騎縫章 )。

*發文內容承辦人需留存參考者，以「抄本」繕發。

臺北市政府文書處理實施要點971007修正，共計一百八十五點)

17

職名章位置

*應於適當位置蓋職名章，但機關首長得以簽名代之，並註記時間(8碼)。紙本用印(職名章)位置原則：由上而下,由左到右(範例)。「代為決行」在職名章上

方用印。（內會在左方，外會在右）

右上方(校長批示位置)。右下角條碼請勿加註任何註記或用印(掃描公文收文號位置)。

0426/1108

18

19

20

21

22

23

免備文逕送案件之處理(紙本文)

填送資料時－整合系統中以發文處理歸檔。擬辦事項中除敘明依限送達（或填報）外，資料內容尚需經陳核程序（如範例）。

無資料可免送時－在簽擬事項中敘明並陳閱後以一般歸檔程序處理。

24

分層負責(第十點)

首長得就本機關職權及單位職掌，將部分公務授權各層主管決定處理，並由被授權者負責其決定之責任。

本校被授權各單位主管：各處（教務處、學務處、總務處、研發處、進修推廣教育處）、室（人事室、會計室）、三中心（計網中心、師培暨就輔中心、校培中心）、圖書館及三學院（教育學院、人文藝術學院、理學院) 。

25

單位主管決行時用印位置

單位主管決行時，於決行處蓋「代為決行」及職名章。

核稿人員代理決行者決行文稿時，於決行處蓋本人職名章，並於蓋章處右側加一「代」字，本人核稿處毋需再行蓋章。

承辦與決行同為一人時，在決行處蓋章並加註「兼代為決行」，承辦人員原處無需蓋章。

代為決行

26

27

28

文書簡化(第一百三十五至一百三十八點)

簡化公文遞送流程： 有關校內之開會通知、會議紀錄（行政會

議、校務會議、系所務會議…等）使用E-mail送至各單位(師長)信箱，或以內部網路刊載。

利用業務會報商討涉及二個以上單位之案件 ，經成決定後再辦，以減少公文會簽手

續。

29

(一)公文雙面列印(含附件及資料)。

(二) 各項研討會資料、報名表等網頁下載；公文傳閱。

(三)推動會議資料及簡報直接投影之E化會議。

(四) 適度使用二手紙(公文稿及正式公文不得使用)

(五)以替代原列印之發文或歸檔之清單(如下圖)

節能減紙--節約用紙採行措施

30

發文、歸檔送件簿

31

申請用印

業務單位相關作業簽准之案件，配合用印。

有用印需求時，填送用印申請書經核准後用印。

發文之公文附件需要用印時，於用印之附件上黏貼見出標籤提示之。

32

申請套用印信(第一百四十二~第一百四十六點)

製作大量之公文書、聘書（聘函）、畢業證書、獎狀等

提出申請表並經 校長核定。登記並填妥領據領取印模（同時檢具承印廠商

具結切結書）依核定數量印製並編定流水序號（由使用單位

指定專人負責保管，填發時應分別設置專用簿冊登記）

作廢之證照書狀，應列冊敘明種類、編號、份數及理由，簽報核定後銷毀，並副知文書組登錄備查。

33

34

密件之處理

機密文書處理作業，確實註明保密期限或解密條件。

例：本件至103年4月26日解密；

本件於附件抽存後解密(需再加註解密年月日)。

所蓋職名章下方均需簽註八碼(含以職名章當騎縫章) 。

35

36

文書流程管理(第一百七十點)

一般公文：最速件1日；速件3日；普通件6日；限期公文；專案管制案件。

立委議員質詢案件(隨到隨辦)

人民陳情案件(函復時檢附處理情形滿意度調查表)

人民申請案件(依法規之規定)

訴願案件

37

38

學校內受會單位案件處理時限（第一百六十八點）

最速件：單位會簽會核時限1小時。速 件：單位會簽會核時限2小時。普通件：單位會簽會核時限4小時。機密文書：單位會簽會核時限1小時。

：

39

逾期前一日系統即自動寄e-mail提醒承辦人，逾期即自動稽催至歸檔完成。

各單位逾期未歸檔之公文，將在每月行政會議中籲請 貴單位主管協助查催。

公文處理將逾期時，請於逾期前上系統展延並列印申請單(第一次展期須簽請單位主管同意；第二次展期則須簽請主秘以上主管同意)，簽請單位主管同意。

稽催管制作業

40

考核獎懲情形(第一百七十八~一百八十五點)市政府公文處理重大疏失各級人員懲處標準表

獎勵（3項）： 文書流程管理推動制度、流程簡化具重大貢獻者。

文書流程管理制度之革新或改進建議，經採行確具績效者。

議處（15項） 無故拒收公文或對承辦公文，延不簽收逾二日者。

未依規定改分或移文，嚴重影響案件處理時效者。

承辦人員無故未將判發之文稿送發文，逾一日者。

41

公文之成效檢核 (本府文書處理實施要點一百七十五點)

依規定對內部單位辦理公文之成效，應至少每年檢核一次。

本校每年依｢文書處理實施要點｣及教育局公文檢核之重點內容，修訂｢本校公文處理自我檢核表｣ ，辦理公文成效檢核。

42

文書處理相關規定及本校訂定之相關規定(詳細內容請上文書組網頁)

研訂本校「處理閱卷作業要點」。

依行政程序法資訊公開原則，研訂本要

點。

研訂本校『檔案鑑定小組設置要點』

依檔案保存價值鑑定規範第三點規定，

研訂本要點。

43