Auxiliar Administrativo - Adams Tema12 El Procedimiento Administrativo
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Assistente & Auxiliar Administrativo
Por Jhonny Lopes – www.caminhosdoemprego.com
Assistente &
Auxiliar administrativo
DIREITOS AUTORAIS
Nem todo nem parte deste material podem ser
reproduzida ou transmitida por qualquer forma,
eletrônica ou mecânica, incluindo fotocópia ou qualquer
outro meio de armazenamento sem a prévia autorização
do autor.
Assistente & AuxiliarAdministrativo
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2 Direitos Autorais
1Assistente Administrativo
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Feliz é o homem que acha sabedoria, e ohomem que adquire entendimento;Provérbios 3.13.
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Introdução:Com a expansão do mercado de trabalho as profissões sofrem
mudanças a cada dia, taismudançasnão são acompanhadaspor
todos os setores ao mesmo tempo, em um país do “Jeitinho”
comooBrasilmuitasempresaspreferemmanterumasecretária,
porexemplo,registradocomoassistenteouassessora,afimde
pagar menos impostos. Outro exemplo é a profissão de
Assistente Administrativoqueécomumenteconfundidacoma
do Auxiliar administrativo evice-versa. Todavia temdiferença
deAuxiliarparaAssistenteAdministrativo.Ao finaldesteLivro,
você estará apto a diferenciar essas duas profissões, bem como
entender suas atribuições em cada uma das quatro principais
ocupações como: Administração geral, Recursos Humanos,FinançaseLogística.
BoaLeitura!
Jhonny Lopes!
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Sumário:
ConteúdoIntrodução: ........................................................................................... 3
Entendendoasdiferenças ..................................................................... 6
Exemplo de hierarquia: ........................................................................ 7
AuxiliarAdministrativodeDiretoria................................................... 11
AuxiliarAdministrativodePresidência................................................ 11
AuxiliarAdministrativoBilíngüe......................................................... 11
AuxiliarAdministrativodeTrilingue................................................... 11
ConhecimentosBásicosNecessáriosparaoAssistenteAdministrativo.12
PrincipaisfunçõesrelacionadascomaáreadeESCRITÓRIO:............ 13
PrincipaisfunçõesrelacionadascomáreadeVENDAS:...................... 14
SistemaTributárioNacionalNoçõesBásicas ....................................... 15
LegislaçãoEmpresarialNoçõesBásicas............................................... 18
AlgumasatribuiçõesdoAuxiliarAdministrativo.................................. 23
Pontos de sucesso ........................................................................ 24
Perfil esperado do auxiliar administrativo.................................. 25
Assistenteadministrativo..................................................................... 26
Comunicação: ..................................................................................... 27
• Voz..................................................................................... 28
• Postura................................................................................ 28
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• Olhar .................................................................................. 28
•
Oportunidades.................................................................... 29
• Clareza................................................................................ 30
• Estudo ................................................................................ 30
• BomSenso.......................................................................... 30
• Relacionamento .................................................................. 31
ConstruaSeuMarketingPessoal.......................................................... 32
OquenãoéMarketingPessoal?.................................................. 32
4PASSOSPARAUMCURRÍCULOEFICIENTE ........................... 36
1-Oquecolocarnoobjetivo?........................................................ 36
2-Erroscomuns ............................................................................ 36
3-Quemodeloeudevoutilizar?..................................................... 37
4-Experiênciaprofissional............................................................. 37
Excel–DicasPráticas......................................................................... 39
Cálculocomdatashorasevalores....................................................... 41
Calculando a Idade dos Funcionários: ............................................... 52
Outro exemplo da fórmula Datadif: .................................................. 54
Bibliografia ......................................................................................... 58
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Entendendo as diferençasAsprincipais ocupações doAssistente eAuxiliarAdministrativo
CBO 4110-10 contemplam as seguintes áreas administração em
geral, recursos humanos, finanças e logística: tratar documentos
(receber,triar,conferir,classificar,distribuir,controlarearquivar);
preparar relatórios, formulários e planilhas (pesquisar e coletar
informações,digitartextoseplanilhas,redigir eefetuarcálculos);
acompanharprocessosadministrativos(verificarprazos,localizare
controlar processos, atualizar cadastros); atender fornecedores e
clientesnaempresa;executarrotinasnaáreaderecursoshumanos;
prestarapoio logístico (levantarnecessidades, realizarpesquisade
mercado, receber, conferir, distribuir e controlar requisições e
materiais); comunicar-se oralmente e por escrito (redigir cartas,
ofícios e memorandos); utilizar recursos tecnológicos
(computador,internet,telefone,fax,copiadoraecalculadora)etc.
—O que os diferenciam é a posição Hierárquica, a formação, tempo de
experiência,salário,nívelderesponsabilidadeeoutrosfatoresqueestudaremos
nodecorrerdestelivro.
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Exemplo de hierarquia:
3Hierarquia
Administrador (Coordenador) CBO: 2521-05 Média Salarial: R$7.477,00;
Assistente Administrativo CBO: 4110-10. Média Salarial R$
1.883,00;
Administrador
Auxiliar
Administrativo
Auxiliar
Administrativo
Auxiliar
Administrativo
Assistente
Administrativo
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Assistente Técnico Administrativo CBO: 4110-10 Média Salarial
R$ 4.506,00;AuxiliarAdministrativoCBO: 4110, e 4110-05MédiaSalarialR$
1.300,00.
Notamos a primeira diferença vem na CBO (Classificação
Brasileiradeocupações).
Assistente Administrativo CBO: 4110-10.
Auxiliar Administrativo CBO: 4110, e 4110-05
Asegundadiferençaestánamédiasalarial
Assistente Administrativo R$ 1.883,00.
Auxiliar Administrativo R$ 1.300,00.
PorfimoquepudeperceberemminhaspesquisaséquegeralmenteoAssistenteAdministrativoestáemumaposição
HierárquicamaisacimadoqueoAuxiliarAdministrativo.O Assistente Administrativoexecutaeéresponsávelpeloserviçoepodecumpri-losozinho,assistindoalguémsuperioreoutendoaajudadeumauxiliar administrativo.
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Pré–requisitosAuxiliareAssistenteAdministrativo
ATRIBUIÇÕES
• Desenvolverdentrodecadasetorasatribuiçõesreferentesàsuafunção.
• Manterdocumentosarquivadoseorganizados.• Controledasrotinasdecadasetor.• Digitação
COMPETÊNCIA RequisitosMínimos:
• 2ºgraucompleto.• Conhecimentoeminformática:Windows,WordeExcel.• NoçõesbásicasdodepartamentoPessoal,DepartamentodeContabilidade,DepartamentofinanceiroeDepartamentodeCompras.
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4HierarquiaII
Administrador
Auxiliar
AdministrativoAuxiliar
Administrativo
Auxiliar
Administrativo
Assistente
Administrativo
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Auxiliar Administrativo de Diretoria
Auxiliar Administrativo de Presidência
Auxiliar Administrativo Bilíngüe
Auxiliar Administrativo de Trilingue
Pré - requisitos: (Formação Nível superior em Secretariado,
destaca-sequemtemfluênciaemdoisoumaisidiomas)
Esses profissionais pertencem a CBO 2523 suas principais
funções: (Assessoram os executivos no desempenho de suasfunções,gerenciandoinformações,auxiliandonaexecuçãodesuas
tarefas administrativas e em reuniões, marcando e cancelando
compromissos. Coordenam e controlam equipes (pessoas que
prestamserviços a secretária: auxiliaresdesecretária, office-boys,
copeiras, motoristas) e atividades; controlam documentos e
correspondências. Atendem clientes externos e internos;
organizam eventos e viagens e prestam serviços em idiomas
estrangeiros.Podemcuidardaagendapessoaldosexecutivos.)
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Trabalhamnasmaisvariadasatividadeseconômicasdaindústria,
comércio e serviços, além da administração pública, comoassalariadoscomcarteiraassinada,estatutários,ouautônomos,sob
supervisãoocasional.
Conhecimentos Básicos Necessários para o Assistente Administrativo.CONHECIMENTOS BÁSICOS NECESSÁRIOS
3. ROTINAS DE CONTABILIDADE BÁSICA
3.1Contabilidades:Patrimônio,inventárioebalanço
3.2Estudogeraldaconta,escrituraçãocomercialelançamentos
3.3ContasprincipaisdoPlanoOficialdeContabilidade(POC)ea
rotinacontábilmensal.
4. INFORMÁTICA NA FUNÇÃO ADMINISTRATIVA
4.1Ambientesdeescritórioeletrônico
4.2Utilizaçõesdeaplicaçãoinformáticanaatividadeadministrativa
4.3Aplicaçõesintegradasdaspráticasadministrativas
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5. RECEPÇÃO PRESENCIAL E TELEFÔNICA
5.1Atendimentospresenciaiseencaminhamento
5.2Comunicaçõestelefônicas
5.3Utilizaçõesdemeios informáticosnagestãoda comunicação
entreasempresas.
Principais funções relacionadas com a área de
ESCRITÓRIO: Tramitarentradaesaídadecorrespondência. Recepçãodedocumentos. Atenderchamadastelefônicas. Atenderaopúblico. Arquivardocumentos. Manter atualizadaa agenda, tanto telefônicacomodependências.
— Ter conhecimento de uso de máquinas de escritório, de calculadoras a
fotocopiadoras,computadoreseosprogramasusados.
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Principais funções relacionadas com área de VENDAS: Elaborar propostas comerciais, de acordo com asnecessidadesdocliente.
Manter registro das consultas de clientes, para futuroscontatosenegociações.
Negociar com clientes, visando à obtenção do pedidodentrodecondiçõesmutuamentesatisfatórias.
Acompanhar o mercado quanto às práticas de preços,visando subsidiaradefiniçãodaspolíticasda empresana
áreacomercial.
Contratartransportadorasecarreteiros,negociandopreçosde fretes, visando assegurar a pontualidade nas entregas
dospedidos.
Supervisionarocontrolededocumentosdodepartamentocomercial,visandofacilitarasuarastreabilidade,visandoa
um pronto atendimento das necessidades dos clientes
internoseexternos.
Preparar propostas para participação em licitaçõespúblicas.
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Sistema Tributário NacionalNoções Básicas
TRIBUTOécontribuiçãocompulsória, instituídaporlei, coma
finalidadedesuprirasnecessidadesfinanceirasdeumentepolítico
doEstadoorganizado.
Espécies:Impostos,TaxaseContribuições
Níveis:Federal,EstadualeMunicipal.
Nível Federal
IMPOSTOS:
ImpostosobreaRendaP.Jurídica-IRPJ
ImpostosobreaRendaP.Física-IRPF
ImpostosobreProdutosIndustrializados-IPI
ImpostosobreImportação-I.I.
ImpostosobreExportação-I.E.
ImpostosobreOperaçõesFinanceiras-IOF
ImpostosobrePropriedadeTerritorialRural–ITR
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TAXAS: tudo que é cobrado em razão de uma prestação de
serviçosrealizadoporumarepartiçãofederal.Exemplo: taxaaduaneira; taxadoIBAMA; taxadepassaporte;
taxadevistoriasetc.
Contribuição: recolhimento que se faz para atender uma
finalidade específica; isto é, de acordo com o que ficou
estabelecidonaleiqueacriou.
Exemplo: contribuição para previdência social - INSS;
contribuição de intervenção do domínio econômico - CIDE;
FundoFiscalizaçãoTelecomunicações-FISTELetc.
Nível Estadual
IMPOSTOS:
ImpostoSobreaCirculaçãodeMercadoriaseServiços-ICMS
ImpostoSobreaPropriedadedeVeículosAutomotores-IPVA ImpostoSobreaTransmissãodeBenseDoações- ITCMD
TAXAS: tudo que é cobrado em razão de uma prestação de
serviçosrealizadoporumarepartiçãoestadual.
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Exemplo: taxa de bombeiros; taxa de licenciamento veículo;
taxadelicençadediversões;taxadevistoriasetc.Contribuição: recolhimento que se faz para atender uma
finalidade específica; isto é, de acordo com o que ficou
estabelecidonaleiqueacriou.
Exemplo: contribuição para previdência estadual - IPESC;
contribuiçãodemelhoriaporobraspúblicas-CMOPetc.
Nível Municipal
IMPOSTOS:
ImpostoSobreaPropriedadeTerritorialUrbana-IPTU
ImpostoSobreaPrestaçãodeServiços-ISS
ImpostoSobreaTransmissãodeBensImóveis-ITBI
TAXAS: tudo que é cobrado em razão de uma prestação de
serviçosrealizadoporumarepartiçãomunicipal.
Exemplo:taxadelocalizaçãoefuncionamen-to;taxadeusode
logradouropúblico;taxadecoletadelixourbano;taxadevistorias
etc.
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Contribuição: recolhimento que se faz para atender uma
finalidade específica; isto é, de acordo com o que ficouestabelecidonaleiqueacriou.
Exemplo:contribuiçãoparaprevidênciamunicipal- IPM;
contribuiçãodemelhoriaporobraspúblicas-CMOPetc.
Legislação EmpresarialNoções BásicasTITULOS DE CRÉDITO
Definição:instrumentojurídicoquerepresenta,aoseudetentor,a
titularidadede um crédito junto a um terceiro [pessoa física ou
pessoajurídica]
Espécies no Direito Brasileiro: Letra de Câmbio; Nota
Promissória; Cheque; Duplicata; Cédula de Crédito Industrial;
CéduladeCréditoComercial;CéduladeCréditoRuraletc.
Letra de Câmbio
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Aletradecâmbioéosaquedeumapessoacontraoutra,emfavor
deterceiro.Éumaordemdepagamentoqueosacadordirigeaosacado, seu devedor,para que, em certa época, estepaguecerta
quantia em dinheiro, devida a uma terceira, que se denomina
tomador.É,enfim,umaordemdepagamentoàvistaouaprazo.
Quando for a prazo, o sacado deveaceitá-la, firmando nela sua
assinaturadereconhecimento:éoaceite.Nessemomento,osacadosevinculanarelaçãojurídico-material,obrigando-seaopagamento.
Portanto, a relação se estabelece entre trêspessoas:o sacador,o
sacado e o tomador. Entretanto, a lei faculta que uma mesma
pessoa ocupemais deumadessasposições.Nada impedequea
letradecâmbiopossasersacadaembenefíciodoprópriosacador
ouosacadorsejaamesmapessoadosacado(LU,art.3.º).
Nota Promissória
Éumapromessa direta queo devedor faz ao credor, poisela é
emitidapelodevedor.
Trata-sedeum títuloautônomoque independeda indagaçãoda
causa quemotivou a obrigação. “Nota promissória regularmente
emitidaeavalizada,mesmoorigináriadeumcontratoparticular,-
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decidiuoTribunal-podecircular.Umavezendossada,representa
dívidaautônoma,comcausalegítima”(inRT659/150). Jáaletradecâmbioéemitidaporumapessoaquedáumaordem
aoseudevedor(sacado)parapagarcertaquantiaaumterceiro
Cheque
DisciplinadopelaLei nº 7.357 de 02/09/1985,éumaordemdepagamento à vista, sacada contra um banco e com base em
suficienteprovisãodefundos.
Qualquercláusulaquealtereoumodifiqueanaturezado cheque
deve ser considerada não-escrita. A pós-data, por exemplo, não
gera efeito ao banco sacado; ela é considerada não-escrita,
vinculandoapenasocredoràobrigaçãodeobservá-la.
Valeressaltarqueochequecomportaapenasumendosso.Istoé,
ocredororigináriopodetransferiraumterceiro.Entretanto,este
estáproibidodeefetuarnovoendosso.Não há de se falar em aceite, pois se trata de uma ordem de
pagamentoàvista.
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Aapresentaçãodeumchequeaobancoéde30(trinta)diaspara
chequedamesma praça depagamento e 60 (sessenta) diasparachequedeoutrapraça.
Duplicata
AleiobrigaentrepartesdomiciliadasnoBrasil,aemissãodefatura
emtodavendamercantil,comprazonãoinferiora30dias,ondeo
vendedordescreveasmercadoriasvendidasou indica,apenas,os
números e valores dasnotas fiscais expedidas. Permite-se que a
nota fiscal ea fatura estejamnummesmodocumento, chamada
NotaFiscal/Fatura,facilitandotantooaspectocomercialquantoo
fiscal.
Emitidaafatura,poderáoempresárioextrairumaduplicata.
Definição: A duplicatamercantil é, então, saque do empresário
contraocompradordemercadoriasaprazo.[Esteprazonãopode
serinferiora30dias]
Com base em uma oumais notas fiscais, o empresário extrai a
fatura,sendoaduplicata,praticamente,asuacópia.Nãoumamera
reprodução,masumdocumentoparaoempresáriofazercircular.
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Éafatura,odocumentodocontratodecompraevendamercantil,
queensejaaemissãodaduplicata.
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Dicas Práticas
O que é ser um auxiliar administrativo?
O auxiliar, ou assistente, administrativo é o profissional que
trabalhanaáreaadministrativadeumaempresadequalquertipo,
auxiliando o administrador em suas atividades rotineiras e no
controleegestãofinanceira.Esseprofissionalcoordenaatividades
administrativas, financeirasede logísticadaunidade,organizaos
arquivos, controla os recebimentos e remessas de
correspondências e documentos, redige cartas, gerencia
informações,cuidaascontasapagar,entreoutrasatribuições.Esse
profissional realiza atividades comcerta autonomia,mas sempre
sobsupervisão.
Algumas atribuições do Auxiliar Administrativo
• ConheceroRegimentointernodaEmpresaondetrabalha;
• Conheceradocumentaçãointernaeexternadaempresa;• ConhecerLivrosFiscais;
• Sabersobreoarquivodedocumentosdaempresa,
respeitandoacodificação;
• Recebimentoedistribuiçãodecorrespondências;
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• Manutençãoecoordenaçãodearquivosdosetor;
• Atendimentoaclientes,fornecedoresoufuncionários;
• Preenchimentoerequisiçõesdemateriais;
• Preenchimentodeformuláriosdeusodosetor;
• Controledeentradaesaídadefuncionáriosparaoutros
departamentos;
Devemoslembrarqueestasatribuiçõesvariammuitodeempresa
para empresa e que não se trata de uma regra para todas.
Antesdeanalisarmosafunçãodoauxiliaradministrativodevemos
levaremconsideraçãoosseguintespontos:
• Otipodeserviçodesenvolvidopelaempresa;
• Otamanhodaempresa;
• Ograudeinformatização;
• Avisãodeseusdiretores.
Pontos de sucesso
1. Respeitarahierarquiaadministrativa;2. Conhecerassuasatribuições;
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3. Darinformaçõespreciosas;4.
Serorganizadonotrabalho;
5. Pontualidade.Perfil esperado do auxiliar administrativo
• Competência
• Discrição• Cortesia
• Responsabilidade
• Sinceridade
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26
Assistente administrativo
O profissionalnão é simplesmente alguém
que executa funções que lhe foram
determinadas e sim alguém que consegue
diferenciar em meio a outros que muitas vezes realizam as
mesmas tarefas diárias.
Asempresasestãoàprocuradestetipodeprofissionalparao
seu quadro pessoal. Com o surgimento de padrões de
qualidade, o termotime is Money torna-secadavezmais
real,pois a equação “tempo xqualidade”temquesermuito
bem administrada.Com issoaprocuraporprofissionais quepossam desenvolver multe - funções sem que a qualidade
possa ser colocada à parte está cada vez maior.
Anecessidadedeprofissionaiscomumavisãomaisamplade
mercado e compossibilidadede crescimento dentrodeumaorganização faz com que o
Assistente administrativo seja bem mais valorizado
_Lirecentementeemumarevistainternacional,umamatéria
sobreavalorizaçãodoprofissional,amatériafalavajustamente
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daprofissãoassistenteadministrativo, ementrevistaagestora
diz:“Onossobemmaiorsãonossosfuncionários!”arepórtersurpresaindagou:Nãoseriamosclientesobemmaisprecioso?
A gestora novamente respondeu: Sim certamente, e nossos
funcionáriossãoemprimeirolugarnossosclientes,emerecem
ser tratadosdamelhor forma possível,porque toda empresa
precisa manter o seu banco de talentos!
Nãoéumaprofissãonovanomercadodetrabalho,entretanto
continua valorizada e valorizando seus profissionais e
premiandoacompetênciadaquelesqueenxergamofuturonão
apenasopresente.
Comunicação:
Podemos afirmar que a comunicação eficaz é a base para o
crescimento profissional nos dias atuais. Comunicar-se bem no
ambiente de trabalho, no dia-a-dia, e saber tratar as pessoas dediversosníveis,desdeoporteiroatéopresidente,semarrogânciae
sem submissão, são fundamentais.
Quandoseaprendeatrabalharacomunicação,torna-senecessário
colocá-la em prática para que suas chances de crescimento
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profissionalaumentem.Vamosaalgumaliçõesimportantesnessa
área:
• Voz
Asuadicçãodeveserclaraeotomdevozdevetransmitir
segurança,semseragressivo.Procuretreinarparamelhorar
cadavezmais,querumaajudinha?Lávai!Leiaemvozalta:“Háquatro quadros três e trêsquadros quatro. Sendoquequatro
destes quadros são quadrados, um dos quadros quatro e três dos
quadrostrês.”—Conseguiu?Não?Tenteoutravez!
• Postura
Evitecruzarbraços,colocarmãosnobolsootempotodo
eficarsegurandoobjetoenquantoexpõeidéias.Oaperto
demãodeveserforteedecidido.FiqueatentoaExpressão
doseurosto,sempredeveestádeacordocomaquiloque
estáafirmando.
• Olhar
Emtodasassituaçõesvocêdeveolharnosolhosdapessoa
aquemestásedirigindo.Nocasodeumapalestra,evite
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olharparaumaúnicapessoa,semprealterneoolhar,
passandofirmezaesegurançaedacredibilidadeaoquevocêdiz.
• Aparência
• Estarbemcuidadoevestidoéfundamental.AsRoupas
devemserdiscretaseimpecáveis,assimcomoocabeloea
maquiagem.
• Oportunidades
NãoTenhamedoeaproveitetodasaschancesdemostrar
seupotencial.Reuniões,palestras,negócioscomclientese
atéeventossociaissãomomentospropíciosparavocêse
expormaisefazersuapresençanotadasemcomisso
forçarabarra.”Adicaaquié:Sejaomaisnaturalpossível,
lembre-sedahumildade”.
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• Clareza
Nãofiquefalandodeassuntosquevocênãodomine.Isso
farácomquesuasinformaçõessejamimprecisas.Fale
sobreosassuntosquedomina.Quantomaiorclareza
conseguirtransmitirparaosoutros,maiorsuachancede
crescimentoprofissional.”Lembre–sementiratempernas
curtas!”
• Estudo
Use seu conhecimento como diferencial no ambientede
trabalho.Leiabastante,assistanoticiários,saibaoqueestá
acontecendonoseupaísetambémnomundo.Informe-se
sobretudooquepudereuseissosemprequehouveruma
oportunidade. “Eu particularmente, acompanho as noticias nos
grandes portais da internet, portais que utilizam a atualização
automática, sempre exibem as notícias praticamente ao vivo”, e é
claroque,aleituradeumbomBlog,ajudamuito!
• Bom Senso
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Quantomaisvocêpensarantesdetomardeterminadas
atitudes,maioresserãosuaschancesdeacertos.Profissionaissensatossãocadavezmaisvalorizadosno
mercadodetrabalho.”Talvezvocêjáconheçaoprovérbioquediz:
Quemfalademais,dábomdiacavalo!”
• Relacionamento
Éprecisotercuidadoparanãosermuitoagressivoenem
submeterdemais.Saibaimporseuritmocomjogodecinturae
mantenhaumrelacionamentocordialcomorestodaequipe.
Cuidadoparanãoestimularintrigasouinveja.
Useessasinformaçõesnoprocessoseletivoetambémquantovocê
estiverdesenvolvendosuasatividadesnoambientedetrabalho.A
máxima aqui é: Saiba dizer não!emaisdoquenunca
provandoparaseussuperioresqueaqualidadeestáacimada
quantidade.
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Construa Seu Marketing Pessoal
Marketing pessoal é tudo que você faz para promover seu
profissional.QuandosefalaemMarketingpessoalécomum,as
pessoasconfundiremessaatitudecom“Puxa-saquismo”.Masuma
coisanãotemnadaavercomaoutra.Oqueacontece,muitas
vezes,équeaspessoasnãosabemoqueéMarketingPessoale
acabamfazendopuxa-saquismomesmo.Eumacoisainteressante
éque,quandosefalaemserbajuladorlogoserelacionavocêaum
chefe.Masnarealidade,vocêpodeestarsendopuxasacodevocê
mesmo!QuandoumapessoaconfundeMarketingPessoalcom
puxa-saquismoelapodecometeratitudesnegativaseem
decorrênciadisso,deixadepraticaraçõesqueseriam
recomendáveisparaampliarseupotencialderealização.
O que é Marketing Pessoal?
— Marketingpessoalétudoquevocêfazparapromoverseuprofissional.
O que não é Marketing Pessoal?
—Puxa-saquismo,sujeiçãoservildequalquerespécie,querer
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Assistente & Auxiliar Administrativo
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aparecere“mostrarserviço”,valorizandorealizaçõesmenos
relevantes,falarbemdesimesmo,tentarprojetar-seportruquesinfantiscomousoderoupaestranha,cortedecabelomaluco,
comportamentoexcêntricos.
Boas práticas de Marketing pessoal
• Desenvolvertrabalhosúteisevalorosos.
• Comunicar-seadequadamente–comclareza,precisão,
assertividade,convicção,projetandoassimumaimagemde
competênciaeprofissionalismo.
• Procurarfeedbackparasaberseotrabalhoqueseestá
fazendo,comoestáfazendo,vematendendoasexpectativas.
• Buscarumaatuaçãoqualitativaeprofissional,parapor
meiodelarealizar,nãosóosobjetivosdafunção,mas
tambémoslegítimosobjetivospessoaisdecrescimento.
• OMarketingpessoalémuitoimportantenosdiasdehoje,maselenãopodeservirdepropagandaparapessoasque
nãotemconteúdoparaofereceraomercadodetrabalho.
O primeiro passo para um Bom marketing pessoal é
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perguntar: Quem sou eu? Que tipo de identidade eu
construí?.Paratersucesso,nuncapodemosseguiospassosdeoutrapessoa,
temosqueseroriginais.Observaroutraspessoaséválido,mas
copiaraidentidadedeoutrapessoanão.Seumapessoanãobusca
seroriginalemelhorarospontosfrágeisdesuaimagem,nunca
teráumMarketingPessoalsustentável.
Dicas para obter um bom Marketing pessoal.
• Expressões–Tomecuidadoparanãoexpressaremoções
noseuambientedetrabalho,principalmenteexpressõesde
raiva,choroouexplosãodecomportamento.• Sejaverdadeiro–sefizerumapromessamantenha.
• Sedisserquevaifazeralgocumpra.Quandoestabelecer
umadatalimite,cumpra.
• Respeitoalheio–Nãocritiqueotrabalhodeoutrapessoa,
antesdissoimaginecomopoderiaajudararesolveroproblema.
• Atrasos–Nãochequeatrasadonoserviço,issopode
parecerquevocênãoteresponsabilidades.
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• Alimentar-se–nãosealimenteduranteotrabalho,faça
issonashorasapropriadas.•
Aotelefone–Atendadeformaanimadaetranqüila,isso
geraumaenergiaboaqueépercebida,dooutroladoda
linha.Ouçaoqueapessoatemadizer,esódepoiscomece
aresponder.
CuidadosgeraisCuidadocomamaneiradesevestirsaibaouvir,saibasecomportartenhaboasmaneirasseguindoasregrasbásicasdeetiqueta,cuidedesuacomunicação.
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4 PASSOS PARA UM CURRÍCULO EFICIENTE
1 - O que colocar no objetivo?
Muitosdosmeusalunosde
informáticameperguntamoquedevocolocarnoobjetivo em meu
currículo?
Arespostaésimples!Comootítulosugere,sejaobjetivo!Coloque
otítulodavagaemquestão:Ex: Operador (a) deTelemarketing, Auxiliar de Loja, Vendedor, Gerente de
projetos, assistente comercial, gerente de projetos com
ênfase em SAP e MBA... Etc.!
2 - Erros comuns
• Comojácoloqueiemmatériasanteriores,jamaiscoloque
maisdeumcargonoobjetivo.
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• Jamaiscoloquefrasesdotipo,"crescercomaempresa","atuardemaneiraprodutiva","Qualquervagadisponível"etc...Eudissejamais...Issoécoisadopassado!
3 - Que modelo eu devo utilizar?
Seguindoasdicasdesteblogedemuitosoutrosprofissionaisna
internet,vocêdeverácriarseuprópriomodelo,Evitemodelos
generalizados,principalmenteosmodelosquemuitasagênciasde
empregodisponibilizam,sãomodelostotalmenteultrapassados,
"digoissoporexperiênciaprópria".
4 - Experiência profissional
Comootítulosugerenestequesitovocêdeverelacionarastrêsúltimasempresasquetrabalhou;ocargo;oresumodasatividadesdesenvolvidas;esuacontribuiçãoparaaempresa,façatudodemaneiraquesuasexperiênciasseencaixemnoperfildavagaemquestão.É o meu primeiro emprego e agora? Não possuo experiência.
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Sejaousado!Jáexperimenteiissocomalgunsalunosetemfuncionadomuitobem!Vocênuncatrabalhoudecarteiraassinada,porémtenhocerteza,quevaiaobancoparaamãe,pai,tia,primo,vaiaosupermercado,járealizouum"bico","trabalhoextra"paraalguém.Relateissoemexperiênciaprofissional,comoporexemplo:OfficeBoi,Auxiliardeserviçosgerais,Assistenteadministrativo,
etc.vocêteráumagrandesurpresa!Éclaroeevidentequevocêteráquesermuitocomunicativonahoradaentrevistaejamaisminta.Pelocontráriosejahonesto,digasempreaverdade,sejafirmeemseuobjetivoenassuasrespostas.
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Excel Dicas PráticasDeparou-se com um número excessivo de cálculos e
operações matemáticas? Recorra ao Excel, você pode
encontrar diversos comandos que poderão ajudá-lo a
resolver velhos problemas diários.
Através de exemplos práticos, com a utilização dessas
instruções pode facilitar e melhorar sua rotina de
trabalho.
Confira uma pequena Lista de comandos utilizados
no Excel para realizar algumas operações:
Comando Descrição
TAXA
Comando utilizado para
se calcular a taxa de juros
de determinado período
(dia, mês, ano etc.).
NPER
Calcula o número de
períodos ou de parcelasexistentes em uma
operação
PGTOFaz o cálculo do
pagamento, ou seja, do
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valor a ser desembolsado
a cada período (valor decada parcela)
VF
Calcula o valor futuro,
obtido ao final de um
determinado período.
VP
Efetua o cálculo do valor
atual de uma determinada
operação financeira.
SOMA()
Faz a somatória de todos
os números em um
intervalo de células.
(+) Somatória de valores
(-) Subtração de valores
(*) Multiplicação de valores
(/) Divisão de valores
(^) Potenciação de valores
HOJE()Exibe a data atual do
sistema
AGORA()Exibe a data e a hora
atual do sistema
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DATADIF()
Calcula a diferença entreduas datas, ideal para
verificar a pendências de
clientes, parcelas em
atraso. Exibe os valores
em dias meses e anos.
SE() Função condicional.
PROCV Procura vertical de
valores em uma matriz.
PROCHProcura Horizontal de
valores em uma matriz.
MEDIA()Calcula a média
aritmética.
Cálculo com datas horas e valores1 Abra o Excel
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2 Em seguida com o livro de pontos em mãos,
planilha todos os dados anotados por cada
durante o decorrer do mês.
o.com
asse para a
funcionário
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3–Depoisdepassarosdadosparaaplanilha,precisa
ototaldehorastrabalhadasporcadafuncionárioeo
pagoacadaumdeles.
tivo
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oscalcular
aloraser
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4–Posicioneocursornaprimeiracélulaabaixodoca
deveráexibironúmerodehorasdiáriastrabalhadasp
funcionário.
o.com
poque
rcada
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5–Subtraiaohoráriodesaídadoalmoçododeentra
horáriodesaídadaempresaaohorárioderetornodo Comaseguinteformula:
tivo
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aesomeo
lmoço.
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6–Afórmulaserácriadaobservandoosdadosacima
G9Etc.).Assim,suafórmulaserá=E6-d6+G6-F6.
o.com
D6,E7,F8,
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7–RepitaaoperaçãonacolunaTotaldeHoras.Ova
podeserasomadashorasmultiplicadapelovalorda
valorespordia.
tivo
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ortotal
oraouos
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8–Digitenabarra=Soma(H6:H31).Altereaformat
[hh]mm.Emtotalaserpago,digite=H35*A22*24.
o.com
çãopara
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9–Paracálculosdivididospordias,emTotalaserpa
=H6*A22*24.Essafórmulaéonúmerodehorasvez
vezes24.
tivo
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odigite
svalor
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10–Agorarealizeasomatotalaserrecebidonomês.
comando=Somaeindiqueointervalodecélulasque
(I6:I31).
o.com
Ativeo
eráutilizado
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11–Confiratudo.Pronto!Agoravocêjásabetrabalh
soma,subtraçãoeMultiplicaçãodevalores,Horased
Excel.Viucomoéfácil?
Obs:EutinhaprazoparaterminaroLivro,porissout
antigas,salvasemmeuarquivopessoal,noentanto,es
fórmulasseaplicamemqualquerversãodoExceldas
maisatualExcel2010.
tivo
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rcom
tasno
ilizeitelas
asmesmas
ntigasa
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Eparanãoficarsomentenessastelasvamosfazerumúltimoexercício?
Calculando a Idade dos Funcionários:
Digiteosdadoscomonoexemploacima:
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NaCélulaC4Digiteafórmula =DATADIF(B4;HOJE();Y)ONDE:DatadiféafunçãoquecalculaadiferençaentreduasdataseexibeoresultadoemAnos“y”;meses“m”oudias“d”.Asintaxeé:=datadif(data_inicial;data_final;modo_de_exibição).NOexemploacimaadatainicialéB4representandoadatadenascimento,adatafinal,ouseja,odiaemquevocêquersabero
resultadodaidadedapessoaestárepresentadopelafórmulahoje(),afórmulahojeexibeadataatual,efinalmenteomododeexibição“y”poisqueremossaberquantosanosapessoatem.
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Outro exemplo da fórmula Datadif:
1 - Digite os dados da planilha acima
2 EmC4digite:=B4+30,copieaformulaecolenascélulasabaixo.
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3 Digite as informações acima nas células seguintes:
4 EmD4digite:=DATADIF(B4;HOJE();"y")&"Ano(s)"onde:
D4éadatadevencimentodaparcelainicial,Hoje()éadatafinal,“Y”éparasabermosquantosanosdeatrasotemaparcela,&“Ano(s)”éafunçãoconcatenarousejajuntaroresultadodafunçãodatadifcomotextoAno(s)parafacilitaracompreensãodosdadosapresentadosnaCélula.
5 EmC4digite:=DATADIF(B4;HOJE();"m")&"Mês(es)"
6 EmD4digite:=DATADIF(B4;HOJE();"d")&"Dia(s)"
Oresultadofinalserá:
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Aindatemoutrosexemplos,essafunçãopoderáserutilizadacomoutrasfunçõescomo,porexemplo:=Se(datadif;a1;hoje();Y);Procv(a2;matriz;0);respostaalternativa). Complicado? IssoéapenasumexemploquedeixareiparaopróximolivrodeExcelIntermediárioeAvançado
paraAssistenteadministrativo.
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JhonnyLopeséprofessordeinformática,epossuiconhecimentosavançadosdoExcel.Casovocêqueiraenviesuasdúvidas,esugestõesparaumpróximoLivro“ExcelparaAssistenteAdministrativo”,ondeabordaremospassoapassocomomontarsuaprópriafolhadepagamentonoExcel,importandodadosdainternetparacálculodeFGTS,IRF,ETC.Oe-mailparaenviarsuassugestõesé:[email protected].
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Bibliografiawww.caminhosdoemprego.com
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http://www.guiarh.com.br
CursodeCapacitação
AssistenteAdministrativo:ConvenioUnivali–AssociaçãoLarPadre
Jacó.
MTE–MinistériodoTrabalhoeEmprego
http://www.sindsemg.com.br/cbo.htm
http://www.guiarh.com.br/tabeladesalarios.htm