Page 1 of 3   Project Management Basic – EVM made simple © SeeHua Phang  

Earned Value Management EVM is a project management cost‐control/performance measurement technique.   It compares the PLANNED vs ACTUAL PERFORMANCE. 

EVM measures and compares: 

• The amount of work actually completed and the resources actually consumed at a point in time in the project, with 

• The amount of work planned (budgeted) to be completed and the resources planned to be consumed at the same point in time in the project. 

 

Acronym  Term  Formula  Interpretation 

PV  Planned Value  Planned Values  The estimated value of the work planned to be done and the planned resources to be consumed. 

EV  Earned Value  Earned Values  The estimated value of the work actually accomplished and the resources consumed. 

AC  Actual Cost  Actual Values  The actual cost incurred doing the work and paying for the resources consumed. 

CV  Cost Variance  CV = EV ‐ AC  If (+), then we spend less than planned. 

CPI  Cost Performance Index 

CPI =    A productivity indicator 

SV  Schedule Variance  SV = EV ‐ PV  If (+), then we are ahead of schedule. 

SPI  Schedule Performance Index 

SPI =    A productivity indicator 

BAC  Budget at Completion 

Total budgeted cost  How much did we budget for the project? 

ETC  Estimate to Complete 

ETC =    From this point on, how much MORE do we expect it to cost to finish the job? 

EAC  Estimate at Completion 

EAC = AC + ETC  What do we currently expect the total project to cost? 

VAC  Varian at Completion  VAC = BAC ‐ EAC  How much over or under budget do we expect to be at the end of the project? 

 

Page 2 of 3   Project Management Basic – EVM made simple © SeeHua Phang  

 

 

On the work‐package level: 

• EV = PV when the work is done, otherwise EV < PV. 

• AC is the actual cost of performing the work.  It can be more or less than EV, and PV. 

 

Note: A good baseline schedule – accurate and complete estimate of work/resources/time is a must to use EVM. 

 

   

Page 3 of 3   Project Management Basic – EVM made simple © SeeHua Phang  

Using an example to clarify the concept:  You have a project to build a new fence around a circular running track.  The fence is 5‐sided as shown in the diagram.  Each side is to take one day to build, and with a budgeted for AUS$2000 per side.  The sides are to be completed one after the other.  Today is the end of day three.  And, the project status: Day 1’s task: Completed, and spent AUS$2,000. Day 2’s task: Completed, and spent AUS$2,400. Day 3’s task: Completed 50%, and spent AUS$1,200. Day 4’s task: Not yet started. Day 5’s task: Not yet started. 

 

 

Use the project status information provided to calculate EV, etc and results are captured in the chart below: 

What is  Formula/ Calculation  Answer  What it means 

PV  Planned Values  3 * 2000 = $6,000  The planned work for the 3 days 

EV  Earned Values  $5,000  Completed “planned values” for the 3 days; work‐done 

AC  Actual Values  $5,600  The actual amount spent for the 3 days of work done. 

BAC  Budget at Completion  5 * 2000 = $10,000  The total planned budget for the project at completion. 

CV  EV – AC  ‐$600  Over spent by $600 

CPI  EV/AC  0.89  Productivity – over spent 

SV  EV ‐ PV  ‐$1,000  Behind schedule 

SPI  EV/PV  0.83  Productivity ‐ behind schedule 

ETC  (BAC – EV)/CPI  $5,618  Estimated cost to complete the project. 

EAC  ETC + AC  $11,218  The estimated project’s total cost. 

VAC  BAC ‐ EAC  ‐$1,218  Variance at Completion 

 

Reference: 

1. Introduction to Project Management by Kathy Schwalbe. 2. http://en.wikipedia.org/wiki/Earned_value_management