EA - WordPress.com · EA HVAD, HVORFOR OG HVORDAN En brochure om Enterprise Arkitektur i det...
Transcript of EA - WordPress.com · EA HVAD, HVORFOR OG HVORDAN En brochure om Enterprise Arkitektur i det...
EA HVAD, HVORFOR OG HVORDAN En brochure om Enterprise Arkitektur i det offentlige Grønland
Udarbejdet af Didde-Marie Højberg, Anja Zimmer og Sarah Ebler
Studerende ved IT Universitetet i København
April 2009
Forord
It-sekretariatet har siden december 2008 arbejdet sammen med os, tre specialestuderende fra ITU, omkring en
undersøgelse af anvendelsesmulighederne af Enterprise Arkitektur (EA) i det fællesoffentlige samarbejde i
Grønland. Dette samarbejde har ført til, at vi har besøgt Grønland af to omgange, for at indsamle informationer
og foretage workshops. Efter gennemførelsen af workshops i marts 2009, blev der udtrykt et ønske om et
dokument, der kort kunne introducere begrebet EA for de involverede parter. Dette er udmundet i følgende
brochure, der gennemgår Enterprise Arkitektur under overskrifterne: Hvad, hvorfor og hvordan.
Den endelige rapport, med vores analyse af anvendelsen af EA, samt konkrete værktøjer og modeller er
tilgængelig for Hjemmestyre og kommunerne i august 2009.
HVORFOR & HVAD
Op igennem 80’erne begyndte virksomheder og
offentlige organisationer at købe samt udvikle
forskellige it-systemer, til at understøtte de enkelte
forretningsområders behov. It blev i høj grad
introduceret som et redskab og en supportfunktion
indenfor både det private og det offentlige.
It-systemer og applikationer blev udviklet og indført
decentralt i enkelte afdelinger, for at løse konkrete
problemstillinger. Det betød at mange
virksomheder og offentlige instanser efterhånden
fik opbygget et voksende og i høj grad ustruktureret
systemlandskab, bestående af vidt forskellige og
separate it-systemer. Det betød at mange it-systemer
ikke kunne ”tale” sammen, hvilket medførte at
medarbejderne i de forskellige afdelinger måtte taste
de samme oplysninger ind i mange forskellige
systemer, hvilket øgede muligheden for
fejlindtastninger og skabte unødigt dobbeltarbejde.
De mange forskellige it-systemer var efterhånden
blevet hæmmende for forretningen som helhed, i
kraft af at det ofte var it-systemerne der afgjorde om
en ny forretningsgang var mulig eller ej. It var gået
hen og blevet en tung bureaukratisk ”klods” om
benet på forretningen.
Den adskilte udvikling af de enkelte afdelingers it-
systemer, kaldes også for en: ”Silo-opbygning” eller
”silo-struktur” og figuren til højre skal illustrere at
forskellige systemer fungerer som siloer med en
masse information, hvor det ikke er muligt at
udveksle information fra en silo til en anden.
EA tankegangen er blandt andet en måde at gøre op
med silo-strukturer, som besværliggør og
komplicerer arbejdsgange og processer unødigt.
Herudover er EA en måde at få it til at understøtte
den overordnede forretningsstrategi, således at it og
forretning sammentænkes. It må ikke være styrende
for hvilke visioner der kan gennemføres. It skal
understøtte og muliggøre de visioner forretningen
har.
EA startede med at blive udviklet i det private, hvor
John Zachman (IBM) i 1987 skabte det første
rammeværk i EA regi, med det formål at
sammentænke it og forretning. Zachman’s
rammeværk bruges til at kortlægge samt inddele en
virksomheds systemer og processer. Sidenhen er der
løbet meget vand under broen, og der findes i dag et
utal af EA rammeværker og metodologier, udviklet
af, og til private og offentlige organisationer. EA er
således ikke kun et værktøj indenfor det private
erhvervsliv, men anvendes også i høj grad af
offentlige organisationer verden over til at mindske
bureaukrati, skabe mere interoperabilitet samt en
mere sammenhængende offentlig sektor.
Denne ustrukturerede udvikling indenfor
anvendelsen og udviklingen af it, har i høj grad også
præget det offentlige Grønland.
It-arbejdet har hidtil været drevet meget decentralt i
den grønlandske offentlige sektor, hvilket har
betydet at der ikke har været nogen koordinering
imellem hvilke it-systemer og processer der blev
udviklet og indkøbt i de forskellige afdelinger på
tværs af kommuner og Hjemmestyre. Visionen om
”Bedre Borgerservice og enklere administration”, på
tværs af kommuner og Hjemmestyret, kræver
ændringer indenfor it-anvendelsen. Dette arbejde er
man gået i gang med, igennem en række
fællesoffentlige projekter, hvor der arbejdes på at
effektivisere ressourceudnyttelse og skabe en mere
sammenhængende offentlig sektor.
Hvis man ser på begrebet: EA, så består det af to
ord: Enterprise og Arkitektur.
Arkitektur er beskrivelser gennem f.eks. ord og
billeder – sådanne har de fleste organisationer
mange af, det afgørende er derfor hvorvidt disse
beskrivelser er sammenhængende, præcise,
dokumenterede og komplette, og ikke mindst
hvorvidt de faktisk anvendes aktivt i forhold til
udarbejdelse af strategi og handlingsplaner.
Enterprise er en betegnelse for den organisation
eller samling af organisationer der forsøges
beskrevet. Det fællesoffentlige Enterprise i Grønland
kan beskrives på følgende måde:
7 departementer + 1 direktorat + 4 kommuner = 1 organisation
Enterprise Arkitektur betyder således en
beskrivelse/kortlægning af Enterpriset, og det kan
f.eks. være dokumenter indeholdende:
Vision og strategi
Politikker og lovgivning
Regler og forordninger
Organisatorisk design, diagrammer og
jobbeskrivelser
Proceskort- og modeller
Applikations-, teknologi- og sevicedesigns
EA er ikke kun rammeværker og metodologier - det
er en disciplin som påvirker hele organisationen og
beslutningsområder, hvilket ses illustreret i figuren
nedenfor.
EA er langt mere end en række beskrivelser,
disciplinen indeholder både rammeværker,
metodologier, best practices, værktøjer og
artefakter, der foreskriver hvordan man bedst sikrer
at beskrivelserne er ensartede, sammenhængende,
præcise, dokumenterede, komplette og opdaterede.
HVORDAN Det er vigtigt at understrege at EA er et
rammeværk, som er udviklet ud fra best practice,
men rammeværket er ikke et endeligt facit, men skal
tjene som udgangspunkt og inspiration, da alle
virksomheder og organisationer har forskellige
behov. Det er derfor vigtigt at man tilpasser EA
tilgangen til de specifikke omstændigheder en given
organisation befinder sig i.
Vi vil i denne brochure ikke gå i dybden omkring
tilpasningen af en EA til det fællesoffentlige
Grønland, men vi vil beskrive nogle af de metoder
og værktøjer der findes indenfor området.
DEN TREDIMENSIONELLE EA KUBE
EA guruen Scott Bernard, som arbejder for den
amerikanske regering, har med inspiration fra
Zachman skabt sit eget rammeværk: EA3 (EA
Kuben). Kuben handler om at lave en kortlægning
af hele virksomheden, fra det (1) overordnede
strategiske niveau, (2) til produkter, processer og
services, (3) til data og information, (4) videre til
systemer samt applikationer og helt ned til (5)
netværk og infrastruktur. Ud fra denne kortlægning
af den nuværende arkitektur (Current
Architecture), udarbejdes en tilsvarende kortlægning
af den fremtidige arkitektur (Future Architecture).
Herefter udarbejdes en EA management
plan/migreringsplan, for hvordan overgangen fra
den nuværende arkitektur til den ønskede
fremtidige arkitektur skal nås. Kuben muliggør
herudover et differentieret syn på forskellige
forretningsområder (lines of business), da det kan
være svært at lave en fælles samt ensartet
kortlægning af hele virksomheden. Endvidere
kortlægges sikkerhed, standarder og workflows på
tværs af de forskellige lag.
I tillæg til rammeværket (EA3) har Scott Bernard
udviklet en tilgang (EA approach), som illustreret i
figuren på side 3, således at man ikke kun har et
rammeværk, men blandt også en metodologi, som
består af 20 konkrete trin, til implementering af en
EA.
OIO EA METODEN
I Danmark har man udviklet et EA rammeværk
specielt til det offentlige. Denne model indeholder
både et rammeværk såvel som en metodologi. Vi
har valgt at anvende denne model, på grund af dens
danske terminologier, til at guide læseren igennem
vores gennemgang af konkrete EA værktøjer.
Modellen vil nedenfor blive gennemgået trin for
trin, hvor vi vil fremhæve nogle af de værktøjer vi
finder væsentlige i forhold til det fællesoffentlige
samarbejde i Grønland.
Modellen er bygget op som en cyklus, hvilket
illustrerer det iterative forløb en EA proces bør
have, idet en organisation ændrer sig løbende og det
skal der skal tages højde for i kortlægningsarbejdet.
Under samtlige bokse er det på OIO’s hjemmeside
(http://ea.oio.dk) muligt at klikke og få oversigter
over metoder og værktøjer samt eksempler på
hvorledes de forskellige områder kortægges. De tre
bokse; strategi, forretning og teknik viser
kortlægningen af en organisations nuværende
arkitektur.
Den øverste lyseblå boks; tekniske og
forretningsmæssige trends skal tjene som input til
den løbende kortlægning. Når de tre områder er
kortlagt, udarbejdes en fremtidig model af samme
tre områder. Hvor vil vi gerne hen? Og hvad er
vores mål indenfor de forskellige områder?
Herefter udarbejdes en gap analyse af hvor langt
der er fra den nuværende arkitektur til den
fremtidige arkitektur. Dette gøres på baggrund af en
kortlægning af muligheder, udfordringer og
restriktioner der kunne påvirke overgangen fra den
nuværende arkitektur til den fremtidige arkitektur.
Når gap analysen er udarbejdet er det efterfølgende
muligt at udarbejde en konkret og realistisk
migreringsplan, som er det næste trin. For at sikre
at man når hele vejen, uden at miste fokus
undervejs, findes der en række styringsværktøjer,
som beskrives i den nederste røde bjælke; styring
og principper. Her præsenteres hjælpeværktøjer
som skal sikre at migreringsplanen kan gennemføres
succesfuldt.
STRATEGI
Som beskrevet ovenfor handler EA om at sikre en
bedre udnyttelse af ressourcer ved at sikre en større
sammenhæng mellem forretningens behov og
anvendelsen af it. Derfor startes de fleste EA-
tilgange med en analyse af organisationens vision,
mission og strategi. Dette skal sikre at alt andet
relateres til disse overordnede mål.
Kortlægningen af hele organisationen på de
forskellige niveauer muliggør det store overblik. Det
er dette overblik der skal sikre at it ikke bare
indkøbes og udvikles decentralt i de enkelte
afdelinger, men at it sammentænkes på tværs af hele
organisationen, så det sikres at et system i én
afdeling ikke spænder ben for en anden afdeling, og
dermed også muliggør genbrug og anvendelse på
tværs af forskellige afdelinger. It skal anvendes
strategisk, og ikke som brandslukning ved enkelt
opståede behov, hvilket vil sige at der skal
udarbejdes en fælles overordnet vision/mission for
anvendelsen af it.
Den overordnede vision/mission/strategi skal sikre,
at der er et fælles fremadrettet mål med de initiativer
som igangsættes, og for at sikre dette anbefales det
at der bliver udarbejdet en række principper. Disse
principper tjener som nogle overordnede rammer
og retningslinjer som alle projekter skal følge.
Principperne tjener som rettesnor og sikrer at
projekter ikke får deres eget liv og ender i en anden
retning end den endelige vision/mission, som man
forsøger at nå gennem målarkitekturen (fremtidig
arkitektur). I den fællesoffentlige grønlandske
sektors tilfælde er dette målet om bedre
borgerservice og enklere administration.
Der udarbejdes først en række overordnede
principper, på baggrund af den overordnede
vision/mission. Disse principper danner herefter
grundlag for principper på de underliggende
niveauer, således at der udarbejdes principper for
systemer, processer, applikationer osv.
Det betyder som figuren til højre illustrerer, at der
er principper indenfor visioner og pejlemærker, som
så igen danner grundlag for de principper, der
udvikles på forretningsarkitektur niveau, og videre
til informationsarkitektur og endeligt helt ned til den
tekniske arkitektur.
Denne teknik betyder at den overordnede
vision/mission sikres helt ned på
appliaktionsniveau.
Et eksempel på et princip og opstillingen af dette:
Andre eksempler på hvad principper kan omhandle:
1. Genbrug
At it-løsninger skal være fleksible og
genbrugelige.
2. Interoperabilitet
Handler om at få selvstændige systemer til
at spille sammen.
3. Løs kobling
Kobling er graden af hvor meget hvert
program-modul er afhængig af hvert af de
andre moduler. Dermed reducerer løs
kobling risikoen for at en forandring i et
modul vil medføre forandringer i et andet
modul.
Det skal dog understrejes at alle organisationer har
principper, om de så er bevidste og nedskrevet eller
uformelle og endda ubevidste.
FORRETNING
I forbindelse med kortlægningen af ’forretningen’
giver det i Grønland ikke nødvendigvis mening at
snakke om hverken kommuner eller departementer
som selvstændige forretningsområder i forhold til
EA. Ofte vil der eksistere tydelige vertikale
forretningsområder (Lines of business), såsom
forretningsområder i en virksomhed, men i andre
tilfælde vil forretningsområder være noget der giver
mening i forhold til EA, og som ikke er en etableret
organisatorisk adskillelse.
I forhold til det fællesoffentlige it-samarbejde vil det
umiddelbart give mere mening at snakke om
serviceområder, som man f.eks. har gjort i Danmark
i forbindelse med FORM (fællesoffentlig
FOrretningsReferenceModel). Dette skyldes at det
ikke umiddelbart lader sig gøre i forhold til EA at se
departementer og kommuner som adskilte
segmenter, i og med at nogle forvaltningsområder
går på tværs af den lokale og centrale
administration, og da kommunerne ikke kan
betragtes som adskilte organisationer i forhold til it.
I forbindelse med modernisering og digitalisering af
den offentlige sektor igangsatte den digitale
taskforce FORM-projektet. I FORM indgår 12
serviceområder, der er en gruppering af
opgaveområder på tværs af den offentlige sektor i
større forvaltningsområder med fælles overordnet
formål og faglig/forvaltningsmæssig kunnen. At
FORM er en referencearkitektur giver en række
fordele, hvor nogle af dem er listet nedenfor:
Brugerne kan på længere sigt få mere sammenhængende arbejdsgange, fordi der er en fælles forståelse af arbejdsdelingen mellem systemerne / komponenterne.
Siloløsninger bliver mindre udbredte, idet en række vigtige arkitekturbeslutninger i projekterne kan tages ud fra fælles pejlemærker.
Funktionalitet og infrastruktur kan udvikles som fælles komponenter, frem for at blive udviklet taktisk fra løsning til løsning (system til system).
Det bliver nemmere at etablere arbejdsgange på tværs af organisationer, når integrationer baseres på fælles principper og standarder.
Det bliver billigere at vedligeholde løsningerne, når arbejdsdelingen mellem systemerne er mere klar.
Genbrug af integrationer og fælles komponenter (baseret på fælles standarder) bliver mulig, hvilket betyder mindre udgifter til integration mellem systemer.
TEKNIK
Som nævnt i indledningen så handler EA om at få it
til at understøtte forretningen. En kortlægning af en
organisations it-systemer, er derfor meget
nødvendigt hvis man skal skabe sig det ønskede
overblik. Hvis det lykkedes at kortlægge
organisationens it-landskaber, eksisterer der et stort
potentiale for optimering af processer og it-
systemer, hvilket kan spare både tid og penge. Alt
for mange virksomheder vælger at købe nye store
systemer, som skal erstatte de gamle små systemer, i
håb om at de får et mere sammenhængene it-
systemlandskab, som bedre kan understøtte
forretningen. Dette er dog ikke nødvendigvis
løsningen, og med en EA er det i stedet essentielt at
system- og proceslandskabet kortlægges først
således at man i nogle tilfælde får optimeret og
effektiviseret de systemer der anvendes i dag, inden
man køber nye. Endvidere får man også
værktøjerne til fremtidigt at tænke strategisk i
forhold til videreudvikling og indkøb af nye
systemer.
Teknik området i OIO modellen indeholder fire
emner, som man kan arbejde med og bør overveje i
sin EA proces. Det første områder er informations
arkitektur, som handler om at skabe et overblik
over de tilgængelige data der befinder sig i
organisationen, for derigennem at kunne samle
nogle af dem som er overlappende og skabe en
fælles dataplatform. I Grønland’s tilfælde kunne
eksemplet være en sammenlægning af de forskellige
registre, som ville resultere i ét eller to fælles
registre, i stedet for flere forskellige.
Resultatet af konsolideret data, er således at man får
mere præcise, fuldkomne og opdaterede data og
dette er med til at sikre at der tages bedre og
hurtigere beslutninger.
Servicearkitektur, er ligeledes et område som man
ofte i offentlige organisationer vælger at gøre brug
af. Serviceorienteret arkitektur (SOA) er et af
eksemplerne indenfor dette område. Det handler
om en komponent opdelt arkitektur, som skal sikre
en større fleksibilitet i forretningen. FORM er et
eksempel herpå, da denne har en serviceorienteret
tilgang til de offentlige services, og funktionaliteten
af disse services udvikles som komponenter, i stedet
for selvstændige it-systemer der ikke kan arbejde på
tværs af organisationen eller bruges i andre
sammenhænge. Dette er med til at sikre agilitet,
fleksibilitet samt genbrug.
Applikationsarkitekturen derimod handler om at
træffe nogle beslutninger omkring hvordan it-
systemer skal kunne snakke sammen. Her kan der
tages stilling til om man eksempelvis ønsker at gøre
brug af åbne standarder, og om dette vil bringe
værdi for organisationen eller ej. Hvis man vælger at
benytte sig af åbne standarder, vil man i højere grad
være leverandøruafhængig.
Det sidste område er teknologiarkitektur. Dette
område omhandler organisationens netværk samt
infrastruktur. Hvis man ønsker et samarbejde på
tværs af organisationen er det vigtigt at få kortlagt
datanettet, som vil danne rammen for en bedre
platform.
FORANDRING OG GAP ANALYSE
Efter kortlægningen af den nuværende arkitektur og
efter fremstillingen af den fremtidige arkitektur,
foretages der en gap analyse. Denne gap analyse
muliggør udarbejdelsen af en realistisk
migreringsplan fra den nuværende arkitektur til den
fremtidige arkitektur.
Måden man ofte gennemfører en EA på, er
igennem projekter og initiativer. Det vil sige at man
kommer fra den nuværende arkitektur til den
fremtidige arkitektur ved hjælp af nogle projekter,
som man igangsætter. Det som adskiller
”almindelige” projekter og EA projekter, er den
konkrete stillingtagen til projekterne, det vil sige
udvælgelsen samt prioriteringen af projekter. Man
vil lave en analyse af hvorfor de enkelte projekter er
vigtige, hvordan de relaterer sig til hinanden samt
konsekvenser af disse valg
Dermed handler EA i høj grad også om
porteføljestyring, hvor der bliver skabt et klart
overblik over hvor stort budgettet er, hvilke
projekter som er i gang, hvilke projekter som skal
sættes i gang samt hvilke projekter som skal
afsluttes.
Resultatet af porteføljestyring er en prioriteret
ressourceallokering, som giver optimeret
ressourceforbrug, hvorved organisationen sparer
både penge og tid.
GOVERNANCE OG STYRING
Rundt om hele EA modellen og værktøjerne ligger
governance, der består af følgende tre mekanismer:
Beslutningsstrukturer
Alignmentprocesser (dvs. processer som skal
sikre at adfærd sker i overensstemmelse med de
beslutninger som er blevet truffet)
Kommunikation
Det er essentielt at der etableres de nødvendige
beslutningsstrukturer, processer samt
kommunikationsstrategier, således at det sikres at
fælles principper og visioner for den fremtidige
arkitektur følges og overholdes på tværs af
organisationen.
Et eksempel på beslutningsstrukturer i det
fællesoffentlige Grønland er den fællesoffentlige it-
styregruppe. Et sådant organ er essentielt for et godt
samarbejde mellem Hjemmestyret og kommunerne,
og skal sikre at visionen om det fællesoffentlige it-
samarbejde bliver en succes.
Beslutninger er dog ikke nok alene, og må følges op
af processer der sikre at beslutningerne overholdes.
Et eksempel på dette kan være en
finansieringsmodel for at sikre tilstrækkelige midler
til de ønskede projekter eller service level
agreements (SLA’er). Sidst men ikke mindst er en
eller flere kommunikationstilgange afgørende for
at sikre at en EA bliver integreret samt forankret i
organisationen. Her kan man bl.a. gøre brug af
uddannelse – og af kommunikationsmidler kan man
benytte sig af intranet (EA portal), nyhedsbreve og
lignende.
OPSUMMERING
Hvis EA skal anvendes som et styringsværktøj i arbejdet med det fællesoffentlige it, er det vigtigt at alle de
involverede parter har det samme udgangspunkt. Med denne brochure har vi forsøgt at skabe fundamentet for
en fælles referenceramme. Brochuren skal endvidere fungere som informationsmateriale omkring den mulige
anvendelse af EA, samt som en generel introduktion til EA.
Den endelige rapport, som er tilgængelig pr. august 2009, indeholder en analyse af anvendelsen af EA i forhold
til de udfordringer som det fællesoffentlige it-samarbejde står med. Her præsenterer vi en konkret EA model, der
kan skabe værdi for arbejdet med det fællesoffentlige it i Grønland.