E-Invoicing Infoveranstaltung 1.2 - Strecker, Berger · E-Mails mit der Funktion eines Handels-oder...
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Die E-Rechnungs-Verordnung und seine Auswirkungen auf den Mittelstand
Vortragender: StB/WP Torben Teichmann
Elektronische Rechnungsstellung
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SB+P Themenübersicht
Was ist eigentlich passiert?
Was ist eine elektronische Rechnung?
1. Kurzer zeitlicher Überblick
Welche Entwicklungen werden auf Sie zukommen?
Was kann gemacht werden?
2. Auswirkungen auf den Mittelstand
Wie kann sb+p helfen?
Welche Schritte kommen auf mich zu?
3. Unterstützungsangebote
E-Rechnung Trend der europäischen
Vereinheitlichung elektronischer
Rechnungsstellung
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SB+P 1. Kurzer zeitlicher Überblick
16.04.2014
EU-Richtlinie 2014/55/EU über die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen
16.04.2014
EU-Richtlinie 2014/55/EU über die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen
10.04.2017
Umwandlung der europäischen Richtlinie in nationales Recht
E-Rechnungs-Gesetz
10.04.2017
Umwandlung der europäischen Richtlinie in nationales Recht
E-Rechnungs-Gesetz
18.10.2017
Verordnung über die elektronische Rechnungs-stellung im öffentlichen Auftragswesen des Bundes (ERechV)
18.10.2017
Verordnung über die elektronische Rechnungs-stellung im öffentlichen Auftragswesen des Bundes (ERechV)
Ab 27.11.2020
Elektronische Rechnungs-stellung an öffentliche Auftraggeber des Bundes verpflichtend
Ab 27.11.2020
Elektronische Rechnungs-stellung an öffentliche Auftraggeber des Bundes verpflichtend
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SB+P 1.1 Die E-Rechnungs-Verordnung und der Mittelstand
• Ausnahme: Direktaufträge bis zu einem Auftragswert von 1.000 €
Phasen der Umstellung auf elektronische Rechnungsstellung:
ÖffentlicheÖffentliche
Jährliches Auftrags-volumen des Staates liegt bei 350 Mill. €.
LieferantenLieferanten
Ca. 50 % der Unternehmen in Deutschland haben eine Geschäftsbeziehung mit mind. einer öffentlichen Institution.
Mittelstand und KleinunternehmerMittelstand und Kleinunternehmer
Kleinunternehmer ohne direkten Bezug zu den Öffentlichen sind betroffen.
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SB+P 1.1 Die E-Rechnungs-Verordnung und der Mittelstand – Wer ist öffentlicher Auftraggeber?
PolizeiBundesländer
Abfallwirtschaft Mehr als 11.100 Städte
Universitäten1.400 kommunale Unternehmen
Energieunternehmen Schulen
LandkreiseSchulen
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SB+P 1.2 Was ist eine elektronische Rechnung?
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SB+P 1.2 Was ist eine elektronische Rechnung?
Re
chn
un
g Papier
PDF / TIF / JPG
EDIFACT / XML / JSON / ..
ZUGFeRD
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SB+P 1.2 mögliche Konsequenzen bei Verstößen gegen die E-RechV
• Möglichkeit zur Einleitung einer Nachprüfung durch die Vergabekammer, da keine Sanktionen im Gesetz konkretisiert werden
• Gleichbehandlung der Teilnehmer im Vergabeverfahren (§ 97 GWB) nicht gegeben• Benachteiligung von Unternehmen bei dem Vergabeverfahren von öffentlichen Aufträgen, die komplett auf
elektronische Rechnungsstellung umgestiegen sind
Nachprüfungsverfahren nach § 160 GWB für Gemeinden, die nicht umgestiegen sind
• § 321 HGB
Berichtspflicht des Abschlussprüfers
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SB+P 1.3 Exkurs: E-Rechnung im Ausland - Italien
• ab 01.01.2019 werden Rechnungen flächendeckend elektronisch ausgestellt und über das offizielle Austauschsystem „Sistema di Interscambio“ (SDI)
versendet
• Rechnungen, die nicht über die zentrale Plattform verschickt werden, gelten
zukünftig als nicht gestellt und sind mit Sanktionen verbunden
eDelivery Service SDI
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SB+P 1.3 Exkurs: E-Rechnung im Ausland - Spanien
• Spanische Rechnungsstellung an Verwaltungen bereits seit 2015
• Übertragungsplattform FACe und
FACeB2B
• XML-basiertes Rechnungsformat „FacturaE“ mit elektronischer Signatur
E-Rechnungsstellung in Spanien
FACe
Allgemeiner Empfangspunkt für
elektronische RechnungenÖffentliche
AuftraggeberAuftragnehmer
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SB+P 1.3 Exkurs: E-Rechnung im Ausland - Skandinavien
• E-Invoicing seit 90er Jahre • Providersystem mit standardisierten
Formaten innerhalb der Länder
• PEPPOL-Projekt für internationale,
elektronische Rechnungsstellung durch Einsatz eines einheitlichen
Datenformats PEPPOL-UBL (SEEBURGER
Cloud Service)
Nationales und internationales
E-Invoicing
InvoiceUser
InvoiceUser
E-Rechnung
XML Dänemark
EU und weitere
SEEBURGER EDI ServiceSEEBURGER EDI Service
UBL
Format-umwandlung
oderOIOUBL
NorwegenUBL
SchwedenUBL
UBL
OIOUBL
B2B und B2G über PEPPOL
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SB+P 1.3 Exkurs: Quo vadis?
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SB+P 2. Auswirkungen auf den Mittelstand
Ab 27.11.2020 verpflichten E-RechG und E-RechV öffentliche Auftraggeber und
Auftragnehmer zur Ausstellung und Übermittlung elektronischer Rechnungen.
Wie ändern sich die relevanten Prozesse? Welche neuen Anforderungen ergeben sich in diesem Zusammenhang an die IT und das IKS?
2.3 Digitale Prozessumwandlung
Welche rechtlichen Grundlagen sind bei der Einführung elektronischer Rechnungen zu beachten?
2.1 Anforderungen an elektronische Rechnungen
Fragen und Antworten zur elektronischen Rechnungsstellung
2.2 TOP 10 häufigste Fragen
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SB+P 2.1 Anforderungen: Rechtliche Grundlagen
Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung
und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer
Form sowie Datenzugriff
(GoBD)
GoBGrundsätze
ordnungsgemäßer Buchführung
IDW RS FAIT2 Grundsätze ordnungsmäßigerBuchführung bei Einsatz von
Electronic Commerce
IDW RS FAIT3 Grundsätze ordnungsmäßiger
Buchführung beim Einsatz elektronischer Archivierungs-
verfahren
IDW RS FAIT1 Grundsätze ordnungsmäßigerBuchführung bei Einsatz von
Informationstechnologie
Konkretisierung in
Präzisierung in
Vorgaben aus Sicht der
Finanzverwaltung an
IT-gestützte Prozesse
BMF-Schreibenvom 29. Januar 2004 zu
Eigenschaften von Rechnungen,
vom 26. November 2010 zur
Aufbewahrung digitaler
Unterlagen und vom 11.07.2019
zur Veröffentlichung der
Neufassung der GoBD
Konkretisierung in
Detaillierung für
elektronische
Rechnungen
Verweis auf
Steuerrecht Handelsrecht
Vom IDW
konkretisiert
UStG
§14b Aufbewahrung von Rechnungen
HGB
Z. B. §§ 238, 239, 257, 261
AO
Z. B. §§ 90, 145, 146, 147, 148, 200
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SB+P 2.2 TOP 10 der häufigsten Fragen
2. Darf eine von Amazon als PDF eingegangene Rechnung ausgedruckt und in Papierform archiviert werden?
1. Darf, nachdem die Originalrechnung eingescannt wurde, diese für die Weiterverarbeitung mit Notizen versehen werden?
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SB+P 2.2 TOP 10 der häufigsten Fragen
Sind aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtige Dokumente elektronisch im Unternehmen eingegangen, sind diese auch in dieser Form aufzubewahren. (GoBD 2019, Rz. 119)
2. Darf eine von Amazon als PDF eingegangene Rechnung ausgedruckt und in Papierform archiviert werden?
Im Anschluss an eingescannten Papierbelegen darf die weitere Bearbeitung nur mit dem elektronischen Dokument erfolgen. Die Papierbelege sind dem weiteren Bearbeitungsvorgang zu entziehen, damit keine Bemerkungen, Ergänzungen etc. vermerkt werden können. Die auf dem elektronischen Dokument nicht enthalten sind.Sofern aus organisatorischen Gründen eine Weiterverarbeitung des Papierbeleges erfolgt, muss dieser im Anschluss erneut eingescannt und ein Bezug zum ersten Scanobjekt hergestellt werden (gemeinsamer Index).(GoBD 2019, Rz. 139)
1. Darf, nachdem die Originalrechnung eingescannt wurde, diese für die Weiterverarbeitung mit Notizen versehen werden?
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SB+P 2.2 TOP 10 der häufigsten Fragen
3. Müssen E-Mails, mit denen die elektronischen Rechnungen übermittelt wurden, aufbewahrt werden?
4. Darf die elektronische Rechnungsarchivierung im Ausland erfolgen?
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SB+P 2.2 TOP 10 der häufigsten Fragen
E-Mails mit der Funktion eines Handels- oder Geschäftsbriefes in elektronischer Form sind aufbewahrungspflichtig. Dient eine E-Mail nur als „Transportmittel“, z.B. für eine angehängte Rechnung, ohne weitere aufbewahrungs-pflichtigen Informationen, so ist diese nicht aufbewahrungspflichtig (GoBD 2019, Rz. 121).
3. Müssen E-Mails, mit denen die elektronischen Rechnungen übermittelt wurden, aufbewahrt werden?
Die Archivierung und Aufzeichnung der Buchhaltung im Ausland darf nur auf Antragstellung und nach Sondergenehmigung durch das Finanzamt erfolgen. (AO § 146 Abs. 2a).
4. Darf die elektronische Rechnungsarchivierung im Ausland erfolgen?
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SB+P 2.2 Antworten: TOP 10 der häufigsten Fragen
6. Ist eine regelmäßige Datensicherung der elektronischen Rechnungen für 4 Wochen ausreichend?
5. Ist die E-Mail-Archivierung mittels Office 365 rechtskonform?
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SB+P 2.2 Antworten: TOP 10 der häufigsten Fragen
Auch elektronische Dokumente im Sinne des § 147 Abs. 3 AO sind zur Langzeitarchivierung für 6 bis 10 Jahre digital zu archivieren (GoBD 2019, Rz. 113-119 iVm. AO § 147 Abs.3).
6. Ist eine regelmäßige Datensicherung der elektronischen Rechnungen für 4 Wochen ausreichend?
Die E-Mail Archivierung für Office 365 ist aktuell ohne ergänzende Dienstleistungsverträge (z.B. über die Cloud-Lösung im TelekomCLOUD Portal) nicht rechtskonform, da sich die eingesetzten Server in den Niederlanden befinden. Ab Januar 2020 soll der Einsatz von Office 365 allerdings durch die Microsoft Cloud Deutschland möglich werden, die Speicherung der Daten erfolgt dann über ein von der globalen Infrastruktur getrenntes Netzwerk.
5. Ist die E-Mail-Archivierung mittels Office 365 rechtskonform?
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SB+P 2.2 Antworten: TOP 10 der häufigsten Fragen
7. Kann ich elektronische Rechnungen an jeden verschicken?
8. Darf die elektronische Rechnungserstellung an einen Dienstleister ausgelagert werden?
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SB+P 2.2 Antworten: TOP 10 der häufigsten Fragen
Die Zustimmung des Rechnungsempfängers muss vorher vorliegen. Dies kann auch über eine Änderung der AGB-Klauseln erfolgen. Möglich ist auch eine stillschweigende oder nachträgliche Zustimmung.
7. Kann ich elektronische Rechnungen an jeden verschicken?
Das Umsatzsteuerrecht sieht in § 14 Abs. 2 Satz 4 UStG vor, dass eine Rechnung nicht nur durch den Leistenden, sondern auch durch einen Dritten als Stellvertretung ausgestellt werden kann.
8. Darf die elektronische Rechnungserstellung an einen Dienstleister ausgelagert werden?
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SB+P 2.2 Antworten: TOP 10 der häufigsten Fragen
9. Müssen elektronische Rechnungen signiert werden?
10. Gelten digital signierte PDF-Rechnungen auch als elektronische Rechnungen?
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SB+P 2.2 Antworten: TOP 10 der häufigsten Fragen
E-Rechnungen müssen nicht signiert werden, werden jedoch akzeptiert.
9. Müssen elektronische Rechnungen signiert werden?
PDF-Rechnungen (auch signierte) sind keine elektronischen Rechnungen im Sinne der EU-Richtlinie und werden von Bundesdienststellen nicht akzeptiert!
10. Gelten digital signierte PDF-Rechnungen auch als elektronische Rechnungen?
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SB+P 2.2 Antworten: TOP 10 der häufigsten Fragen
11. Muss eine Rechnung die elektronisch verschickt wird, als bildhafte Kopie (PDF)
aufbewahrt werden?
12. Ich erhalte Rechnungen als PDF und möchte diese als JPG speichern – was muss
ich aufbewahren?
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SB+P 2.2 Antworten: TOP 10 der häufigsten Fragen
Nein, wenn jederzeit auf Anforderung ein entsprechendes Doppel erstellt werden kann, ABER:
- Entsprechende Stammdaten werden historisiert- AGB werden ebenfalls historisiert- Originallayouts der Rechnungen / Geschäftspapier wird als Layer historisiert
11. Muss eine Rechnung die elektronisch verschickt wird, als bildhafte Kopie (PDF)
aufbewahrt werden?
12. Ich erhalte Rechnungen als PDF und möchte diese als JPG speichern – was muss
ich aufbewahren?
Aufbewahrung beider Formate ist dann nicht nötig, wenn:
- Keine bildliche oder inhaltliche Veränderung vorgenommen wird- Keine Informationen gehen verloren- Es besteht eine Verfahrensdokumentation für die Konvertierung- Maschinelle Auswertbarkeit und Datenzugriff der Finanzverwaltung werden nicht eingeschränkt
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SB+P 2.2.1 Beispiele zu GoBD-Verstößen
Urteil FG Münster vom 29.03.2017
„Bei der Nutzung programmierbarer elektronischer Kassensysteme stellt das Fehlen der Programmierprotokolle einen gewichtigen formellen Kassenführungsmangel dar, der jedenfalls bei bargeldintensiven Betrieben zu Hinzuschätzungen berechtigt.“
Fehlende Programmierprotokolle bei Kassen
Urteil BFH vom 25.03.2015
„Bei einem programmierbaren Kassensystem stellt das Fehlen der aufbewahrungspflichtigen Betriebsanleitung sowie der Protokolle nachträglicher Programmänderungen einen formellen Mangel dar, […] der daher grundsätzlich schon für sich genommen zu einer Hinzuschätzung berechtigt.“
Hinzuschätzung bei programmierbaren Kassensystemen
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SB+P 2.2.1 Beispiele zu GoBD-Verstößen
Urteil BFH vom 25.07.2016
„Die Klägerin konnte die von der Prüferin angeforderten Kassendaten für die Jahre 2007 und 2008 nicht übermitteln, weil die Kasse Ende 2008 ohne Sicherung der Daten ausgetauscht worden war. Die Kassendaten für das Jahr 2009 konnten nicht lesbar gemacht werden. Die Klägerin legte weder Nachweise über die Grundprogrammierung der verwendeten Kassen noch über Programmänderungen vor.“
Hinzuschätzungen bei mangelnder Nachvollziehbarkeit und Vollständigkeit
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SB+P Hinweis: Das „zeitliche Problem mit dem Finanzamt“
Prüfung des Geschäftsjahres 2019 durch das Finanzamt in 2024..
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SB+P 2.3 Digitale Prozessumwandlung
Prozesse der Rechnungsausstellung, -verarbeitung und -archivierung müssen für
elektronische Rechnungen angepasst bzw. neu definiert werden.
Rechnungseingang und –verarbeitung als komplett neu und digital definierter Prozess
2.3.1 Empfang als digitaler Rechnungsworkflow
Pflichtbestandteile und –formate elektronischer Rechnungen
2.3.2 Erstellung elektronischer Rechnung
Einführung eines DMS zur Digitalisierung und Archivierung von Einkaufsbelegen
2.3.3 Revisionssicheres, digitales Archivierungssystem
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SB+P 2.3.1 Elektronische Rechnung erst der Anfang?
eVergabe
eBestellung
eRechnung
ePayment
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SB+P 2.3.1 Empfang: Einrichtung eines digitalen Rechnungsworkflows
Eingang
•Eingang:
•Papier
•Fax
•EDI
•Scannen
•Indexierung
Verarbeitung
•Prüfung:
•Automatische Erkennung
•Manuele Verifikation
•Vernichtung
Export
•Datenzugriff
•ERP
•Datenbank
•DMS, Workflow
•XML
•etc.
Verfahrensdokumentation: Gemäß GoBD (10.1 Verfahrensdokumentation) ist eine
aussagefähige und aktuelle Verfahrensdokumentation Pflicht.
Übergabe(I/F):
Scan-App,
Fax-/Mail-
Server
Revisions-sichere Auf-
bewahrung:
Archiv
Sicherheits-
anforderungen
IT-Umfeld/
Organisation/
Systeme
Sicherheits-
anforderungen
IT-Umfeld/
Organisation/
Systeme
IKS
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SB+P 2.2 Exkurs: Automatische Rechnungsverarbeitung durch KI
Die KI erzeugt Templates für jedes Rechnungslayout zur Durchführung der Extraktion relevanter Rechnungsdaten (z.B. Lieferant, Rechnungsnummer, Datum, etc.).Die Datenextraktion kann zudem individuell um weitere erforderliche Datenfelder ergänzt werden.
Extraktion relevanter Rechnungsdaten
Selbstlernende Software erkennt für jeden Beleg den Belegkopf, die Positionen sowie den Belegfluss und führt eine Seitentrennung automatisiert durch.
Unbekannte Belege werden in Kopf-, Fuß-, Positionsteil zerlegt für die manuelle Kontrolle.
Seitentrennung digitaler Rechnungen und Belege
Anhand erfasster Rechnungsdaten und der Buchungshistorie lernt darauf die KI, welche Konten angesprochen werden müssen und erzeugt dadurch automatisch ein Regelwerk für die Buchführung.Bei Abweichungen wird diese manuell durch einen Mitarbeiter geprüft.
Automatische Kontierung
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SB+P 2.3.2 Erstellung elektronischer Rechnungen
Zustimmung und Kontrolle durch den Empfänger
Umsatzsteuerrechtliche Pflichtbestandteilen:
• Lieferantennummer• Auftragskennnummer• Zahlungsbedingungen• DE-Mail/ E-Mail• Bankverbindungsdaten• NEU: Leitweg-ID
Anforderungen an die Rechnungsstellung
Dokument, mit dem eine bestimmte Leistung oder Lieferung abgerechnet wird und in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wirdBeispielformate: XRechnung, PEPPOL, XML
„Elektronische Rechnung” laut EU-Richtlinie
• Web-Formular • Upload von Files• Web-Services (Portale)• DE-Mail/ E-Mail
Zulässige Übertragungswege
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SB+P 2.3.2 Portallösungen
Zentrale Rechnungseingangsplattform des Bundes ZREFür die Übermittlung elektronischer Rechnungen an oberste Bundesbehörden zwingend!
DATEV – Smart TransferOnline-Portal für B2B- und B2G-Rechnungsstellung über DATEV
Neopost e-Services-Portal, InvoiceHub etc.Softwareunabhängiges B2B/B2G-Online-Portal
PEPPOLFür B2B- und B2G-Rechnungsstellung zwischen EU-Ländern
Online-Dokumentenaustausch im B2B- und B2G-Bereich
Portal
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SB+P 2.3.2 Portallösungen
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SB+P 2.3.3 Einrichtung eines revisionssicheren Archivierungssystems
Langfristige und unveränderliche Speicherung von rechnungsrelevanten Unterlagen auf maschinenlesbaren Datenträgern zur Erfüllung der gesetzlichen Aufbewahrungspflichten gemäß § 257 HGB
Elektronische Archivierung
Auslagern von Datensätzen aus Datenbanken von Anwendungssystemen durch Übertragung in Archivdateien und Löschung der Datensätze in der Online-Datenbank
Datenarchivierung
Aufbewahrung entspricht den Anforderungen der GoB und den GoBD hinsichtlich Datensicherheit, Unveränderbarkeit, Aufbewahrung und Auswertbarkeit
Revisionssichere, elektronische Archivierung
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SB+P 2.3.3 Besonderheiten bei der E-Mail - Archivierung
• Archivierung privater E-Mails verstößt gegen das Fernmeldegeheimnis, da dies eine Verarbeitung personenbezogener Daten darstellt
• Ausnahme: vertragliches Verbot der betrieblichen E-Mail-Nutzung für private Zwecke
Private E-Mail Kommunikation im Betrieb
• als Originalversion mitsamt Anhang digital zu archivieren• Ausnahme: E-Rechnung lediglich als Anhang• Papierdruck optional archivierbar
E-Rechnungen als E-Mail
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Archiv
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SB+P 2.3.4 Neue Anforderungen an die IT und das IKS
• Zugangs- und Zugriffsberechtigungen auf Basis entsprechender Berechtigungskonzepte• Funktionstrennungen
• Erfassungs-, Abstimmungs- und Verarbeitungskontrollen
• Schutzmaßnahmen gegen Verfälschung
Kontrollen gemäß den GoBD
Die angemessene Ausgestaltung des IKS ist abhängig von der Komplexität der Geschäftstätigkeit und der Organisationsstruktur sowie des eingesetzten DV-Systems:
• IT: Sicherheitsanforderungen sind gemäß RS FAIT 1 zu erfüllen• IKS: gemäß GoBD sind Kontrollen einzurichten, auszuüben und
zu protokollieren
Neue Leistungsanforderungen an die IT und das IKS
ITIT
IKSIKS
Digitalisierte GF-ProzesseDigitalisierte GF-Prozesse
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SB+P 4.1 So können wir unterstützen
Einführung / Prüfung passender Compliance Strukturen „Tax Compliance“
Beratung bei der Erstellung der Verfahrensdokumentation
Prüfung der Ausgestaltung des IKS und IT-Umfelds sowie Systemprüfung
Projektbegleitende Prüfung der digitalen Prozesse und Verfahrensdokumentation
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Fragen?
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Adresse Phone Email Website
Brüder-Grimm-Platz 434117 Kassel
+49 561 70 94 3 0 [email protected] www.sb-p.de
Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit