E-facturatie

Gerard van Wijk

Waarom factureren ? Wat is het belang ?

U wilt iets betaald krijgen

U geeft aan dat u aan uw (contractuele) verplichtingen heeft voldaan

Het is wettelijk verplicht (omzet, kosten en BTW)

Bewijs van zakelijke transactie en brondocument bij geschillen

“Uw boekhouding moet na 7, respectievelijk 10 jaar, nog leesbaar en toegankelijk zijn. Als u gegevens hebt opgeslagen in gegevensbestanden van niet meer door u gebruikte programma's of apparatuur, moeten deze gegevens toch beschikbaar blijven (kunnen worden ingelezen en zo nodig kunnen worden afgedrukt).”

Alle gegevens over de onderneming, die u op papier, elektronisch of op microfilm vastlegt, behoren tot uw administratie. Denk aan:

•kasadministratie (ook kladaantekeningen) en kassabonnen •financiële aantekeningen, zoals in- en verkoopboek •tussentijds gemaakte controleberekeningen •ontvangen facturen en kopieën van verzonden facturen •bank- en giroafschriften •contracten, overeenkomsten en andere afspraken •agenda's en afsprakenboeken •correspondentie •databestanden •registers van overbrengingen naar andere EU-landen •verklaringen (landbouwverklaring, inkoopverklaring en dergelijke) •vergunningen •specificaties van uw aangiftenDeze gegevens hebt u onder andere nodig voor het juist kunnen invullen van uw Aangifte omzetbelasting. Bovendien zijn deze gegevens noodzakelijk voor controle door de Belastingdienst.

Bedrijfsleven “cassière” van de overheid.

Inkomsten van de overheid in mld €

13180

29

Belastingen

Premies

Overig

BT

W

Bedrijfsleven “cassière” van de overheid.

VAT as percentage of total taxation

“Today, they account for more than 30% of overall taxation in OECD member countries.”

Wat zijn belangrijke aspecten bij factureren ?

Integriteit & authenticiteit

Bewaarplicht

Betaald krijgen

Elektronisch factureren mág!

Wat is elektronisch factureren?

• “het proces van het elektronisch verzenden van een factuur, die vervolgens elektronisch kan worden verwerkt.” =>

• Oftewel: Een elektronische factuur is in feite een digitaal bericht dat rechtstreeks vanuit het “verkoopboek” van partij A in het “inkoopboek” van partij B verwerkt kan worden.

Wat zijn de voordelen van e-factureren ?

Procesverbetering

• Tijdsbesparing • Automatische matching• Minimaliseert invoerfouten• Versnelt goedkeuring• Snelle en uitgebreide rapportage• Opstap voor continuous improvement

Kostenbesparing

• Snelle implementatie• Eenvoudig aanpassen aan nieuwe behoeften• Besparingen door procesverbeteringen• Betalingskortingen en- betalingsboetes• Medewerkers komen weer toe aan hun kerntaak

Compliance en Controle

• Wet- en regelgeving• Audit- trail• Controle door eenvoudig beheer van goedkeuringsrechten• Snel inzicht in verplichtingen• Proces transparant en beheersbaar

Tacklen van werkkapitaal via e-facturatie

Optimizing the Company’s Biggest Asset……Cash

Control

Compliancy rules the world

Waar we het over hebben…

De belangrijkste aandachtspunten

• Afspraken tussen verzenders en ontvangers

• Adoptie van klanten en leveranciers is enorm belangrijk, iedere klant heeft eigen wensen

• Beveiliging, procesoptimalisatie en compliancy zijn van groot belang

• Archivering op orde (wettelijke verplichtingen)

• Internationale aspecten, in het buitenland gelden andere regels

Aanpak van Ricoh

proces analyse &

business case

project planning opleveren van de oplossing drijven van uw business case

Voordelen

• Het is een proces probleem dus u krijgt een proces oplossing

• Gegarandeerde kostenbesparing d.m.v. een business case

• Groeimodel in de transitie van papieren naar digitale facturen

• Compliant zowel bij nationaal als internationaal handelen

Waarom Ricoh?

• Brede kennis facturatie processen

• Standaard en bewezen methodiek om business case te definiëren

• Ontzorgen – één aanspreekpunt

• Strategische partnerships

• Juridische kennis voor B2B nationaal én internationaal factureren

• Programma voor vergroten acceptatie ontvanger/aansluiten verzender

• Resultaat verplichting

Vragen?

Voor meer informatie / vragen neem contact op met:

Gerard van Wijk

Gerard.van.wijk@ricoh.nl

Telefoon algemeen +31 73 645 11 11

Telefoon mobiel +31 6 39 11 52 23