e-Fakturace prostřednictvím EDI e-Fakturace by means...

©ŠKODA AUTO, E-invoicing – Sending of Electronic Invoices by Means of EDI, 09.02.2018 1

e-Fakturace prostřednictvím EDI

e-Fakturace by means of EDI


E-fakturace prostřednictvím EDI


Obsah

................................................................................................................................................ 2

Obsah ....................................................................................................................................... 3

Základní doporučení ..................................................................................................................... 4

Základní podmínky e-Fakturace ....................................................................................................... 4

EDI informační portál SKODETTE – edi.skoda-auto.cz ............................................................................ 5

Hrubý nástin harmonogramu – orientační časový odhad ........................................................................ 6

Kontaktní osoby .......................................................................................................................... 7


Základní doporučení

Nastavení EDI komunikace:

veřejný internet + protokol OFTP2 nebo ISDN + protokol OFTP1

OFTP2 – šifrování na úrovni kanálu prostřednictvím TLS (Transport Layer Security)

zpráva Global INVOIC V3 na bázi UN/EDIFACT INVOIC D07A

bez elektronického podpisu

Nastavení procesu EDI fakturace mezi partnery:

uzavřít smlouvu o používání e-fakturace

uzavřít dodatek smlouvy o využívání prostředků EDI pro provoz e-fakturace (EDI Agreement) –

stejná pro všechny partnery

rozšířit EDI smlouvu o technické dodatky s detailní specifikací použitých technických prostředků

– rozdílné s jednotlivými partnery

Základní podmínky e-Fakturace

Vystavení a zpracování e-faktur:

Odesílatel musí zajistit, že

bude vystavena pouze e-faktura bez duplicitní papírové faktury

e-faktura bude vystavena pouze jednou

vystavená e-faktura odpovídá struktuře dohodnuté v EDI smlouvě a dodatku

vystavení a odeslání faktury odpovídá platnému zákonu

Příjemce musí zajistit, že

e-faktura bude zpracována, odpovídá-li způsob odeslání a struktura uzavřené EDI

smlouvě

zaúčtuje pouze formálně a věcně správnou e-fakturu

e-faktura bude zaúčtována pouze jednou

Oba partneři musí zajistit, že

každá odeslaná e-faktura bude také přijata

jejich systémy jsou schopny zjistit všechny chybějící nebo nepřijaté faktury

Archivace:

Odesílatel i příjemce musí

uchovávat EDI zprávy v jejich původním formátu

uchovávat příslušné protokoly ze zpracování (log files)

zajistit vazbu mezi protokolem a odeslanou/přijatou EDI zprávou

umožnit daňové a finanční kontrole přístup k uloženým datům v čitelné podobě

uchovávat daňového doklady v elektronické podobě (tj. data a protokoly) po zákonem

předepsanou dobu (min. 10 let)


EDI informační portál SKODETTE – edi.skoda-auto.cz

Základní informace o EDI komunikaci se ŠKODA AUTO a.s. EDI parametry/komunikační profil

Implementační příručka – GLOBAL INVOIC/VDA4938


Hrubý nástin harmonogramu – orientační časový odhad

GLOBAL INVOIC/VDA4938

a příprava prvního

testovacího souboru –

dodavatel

Nastavení parametrů/profilu

pro komunikaci – dodavatel

+ p. Nettl

obratem 14 dní obratem

Vygenerování a odeslání

prvního testovacího

souboru – dodavatel

obratem

Ověření správnosti

příchozích dat na straně

ŠA – p. Nettl, p. Cudlín,

pí. Bradová

Pilotní testovací provoz

(fakturační data + PDF,

původní fyzická fakturace

zachována) – dodavatel +

ŠA

obratem

Vyhodnocení pilotního

testovacího provozu a

zapracování připomínek –

dodavatel + ŠA

1 měsíc

14 dní

Pilotní produktivní provoz

(fakturační data + PDF,

původní fyzická fakturace

zastavena) – dodavatel +

ŠA

Vyhodnocení pilotního

produktivního provozu a

zapracování připomínek –

dodavatel + ŠA

Stanovení termínu pro plný

produktivní provoz (pouze

fakturační data, původní

fyzická fakturace zastavena) –

dodavatel + ŠA

obratem obratem

Odsouhlasení a podepsání smlouvy mezi ŠA a obchodním partnerem – dodavatel + ŠA


Kontaktní osoby

Účetnictví (administrativa, proces a další kroky,…) Bc. Monika Bradová – akvizice dodavatelů

([email protected], tel. +420 734 999 333)

Martin Cudlín, IT podpora účetnictví/Key User ([email protected], tel. +420 326 831 254)

IT (technická a odborná podpora, testovací data)

Ing. Michal Nettl – EDI komunikace

([email protected])

mailto:[email protected]




E-invoicing by means of EDI


Contents

Basic Recommendations .............................................................................................................. 10

Basic Conditions of E-invoicing ...................................................................................................... 10

SKODETTE – EDI Information Portal - edi.skoda-auto.cz ....................................................................... 11

Rough Outline of the Schedule – Indicative Estimate .......................................................................... 12

Contacts .................................................................................................................................. 13


Basic Recommendations

Setting EDI communication:

public internet + OFTP2 or ISDN protocol + OFTP1 protocol

OFTP2 – encryption at the channel level by means of TLS (Transport Layer Security)

Global INVOIC V3 report based on UN/EDIFACT INVOIC D07A

without electronic signature

Setting EDI Invoicing between Partners:

conclude a contract on the use of e-invoicing

conclude the contract amendment on the use of EDI means, which operate the e-invoicing (EDI

Agreement) – the same for all the partners

extend the EDI agreement with technical supplements which include detailed specifications of

the technical means used– different for every partner

Basic Conditions of E-invoicing

Issuing and Processing of E-Invoices:

The sender must ensure that

only the e-invoice without a duplicate paper invoice will be issued

the e-invoice will be issued only once

the e-invoice issued correspond with the structure agreed in the EDI agreement and its

amendment

the act of invoice issuing and sending corresponds with the applicable law

The receiver must ensure that

e-invoice will be processed, if the process of sending and the structure of invoice

corresponds with the one in the concluded EDI agreement

only an invoice, that is formally and factually correct, will be posted

e-invoice will be posted only once

Both partners must ensure that

each sent invoice will be also received

their systems are capable of detecting all missing or unaccepted invoices

Archiving:

The sender and receiver must

archive the EDI reports in their original format

archive relevant processing protocols (log files)

ensure a connection between a protocol and sent/received EDI message

enable the tax and financial authorities to access archived data in a legible form

archive tax documents/invoices in electronic form (i.e. data and protocols) for a period

as provided by law (min. 10 years)


SKODETTE – EDI Information Portal - edi.skoda-auto.cz

Basic information on the EDI communication with ŠKODA AUTO a.s. EDI parameters/communication profile

Implementation guide – GLOBAL INVOIC/VDA4938


Rough Outline of the Schedule – Indicative Estimate

Reading implementation

guide - GLOBAL

INVOIC/VDA4938 and

preparing the 1st testing

file – supplier

Setting parameters of a

profile for communication –

supplier + Mr. Nettl

14 days immediately

Generating and sending

the 1st testing file –

supplier

Verifying correctness of

incoming data

ŠA – Mr. Nettl, Mr.

Cudlín, Mrs. Bradová

Pilot testing run (invoicing

data + PDF, original

physical invoicing

maintained) – supplier +

ŠA

Evaluation of the pilot test

run and the incorporation of

comments – supplier + ŠA

1 month

14 days

Pilot productive run

(invoicing data + PDF,

original physical invoicing

stopped) – supplier + ŠA

Evaluation of the pilot

productive run and the

incorporation of comments

– supplier + ŠA

Setting the date for a full

productive run (only invoicing

data, original invoicing

stopped) – supplier + ŠA

Approving and signing the contract between

ŠA and business partner – supplier + ŠA

immediately

immediately immediately

immediately immediately


Contacts

Accounting Bc. Monika Bradová – supplier acquisiton

([email protected], tel. +420 734 999 333)

Martin Cudlín, IT support of accounting/Key User ([email protected], tel. +420 326 831 254)

IT

Ing. Michal Nettl – EDI communication

([email protected])




e-Fakturace prostřednictvím EDI e-Fakturace by means...

Documents

Transcript of e-Fakturace prostřednictvím EDI e-Fakturace by means...