MICE 기획 및 실무 온라인 교육

강 사 : 임 현 주 부장

(주) 인터컴

5강 : 국제회의 기획서 작성실습 2

1. 학습목표

2. 용어의 정의

3. 기획서 작성

- 행사구성

- 운영계획

- 추진계획

- 예산계획

국제회의 구성요소를 이해하고 각 운영 부문에 대한 기획내용을 이해할 수 있다.

구체적인 행사사례를 적용하여 국제회의 기획서를 작성할 수 있다.

기획한 행사의 예산을 산출할 수 있다

기획서(企劃書)

기획(企劃)

[명사][하다형 타동사][되다형 자동사] 일을 꾸미어 꾀함

※ ‘기획’과 ‘계획’의 구별

기획(企劃)

‘아직까지 없거나 어떤 새로운 일을 이루기 위해 미리 짠 얽이’라는 뜻.

‘무엇을 할 것인가?’에 대한 성찰이다.

계획(計劃)

‘미래의 일에 대한 좀더 조직적이고 세부적이며 실천성을 고려한 얽이’를 뜻한다.

그러므로 기획의 목적을 달성하기 위한 하나하나의 세부적 방침까지를 이를 때도 있다. ‘어떻게 할 것인가?’에 대한 성찰이다.

일반적인 국제회의 기획서는 “기획” 과 “계획”의 요소를 모두 포함

국제회의

Scientific Program

Meetings Social Program

Exhibition

Cultural Event

Tour Program

행사장 조성

행사장 확보

행사장 배치

행사장 조성

주요시스템 구축 등

효율적인 행사장 사용을 위해 프로그램의 규모, 시간, 복잡성 등을 충분히숙지하고 반드시 사전에 현장답사를 한 후 물리적, 심리적 환경 요소를 고려하여 행사장 조성 계획 수립

홍보

대상별, 매체별, 시기별 홍보계획

홍보물 제작 및 활용 방안

On-line / Off-line 홍보

홈페이지 운영계획 (메뉴구성 및 업그레이드)

홍보를 이용한 협찬유치 등

숙박

등급별 소요객실 산출

숙박호텔 Room Blocking 및 해제

숙박신청접수 및 예약 관리 계획

등록

참가자분류 및 등록비책정

• 참가자 대상자 구분

• 등록비 통화: 원화 또는 달러

• 기간에 따른 등록비 차별화

• 등록비 포함사항

등록방식 결정: On-line과 Off-라인 방식을 병행

• Off-line 방식: 우편, 팩스

• On-line 방식: 이메일, website 접속 방식

사전등록 접수 및 관련 제반 업무

현장등록운영

회의

초청연사 선정 및 섭외

발표자료집 및 CD-ROM 제작

회의장 배치계획 수립 및 도면 작성

회의 시청각 기자재 수급 및 운영

동시통역 계획 수립 및 장비 수급

동시통역사 섭외

회의장 운영인력 선발 및 교육

회의장 운영

행사

행사별 Concept 설정

공연 연출 및 프로그램 선정

행사장 준비 및 Set-up 계획

총 리허설 진행계획

관광

관광코스 조사 및 개발, 선정

공식여행사 선정

동반자행사 계획 수립

현장 관광데스크 운영

입출국 및 의전

참가자 입국절차에 따른 세부운영

• 일반참가자 편의제공

• VIP 의전제공

공항영접 관련 기관 협조요청 사항

영접관련 설치물 제작 및 Set-up

수송

각 구간별, 대상별, 행사별 세부운영 사항

차량확보 (협찬 등)

차량배차

주·정차 계획 등

인쇄 및 제작물

회의 인쇄물 종류 및 수량 산출

회의 관련 인쇄물 디자인

인쇄 및 출판, 배포

식·음료

회의장 음료제공 계획

음식특이자 파악 및 관리

위생점검 및 관리

인력

유형별 소요인력 산출

• 주최측, 관련기관 , 전문요원, 자원봉사자 등

인력확보 방안

인력교육

• 기본교육, 직무교육, 리허설 및 현장교육

인력 배치 및 운용

물자조달 및 관리

임차 물품

• 회의 기자재

• 사무 기자재

• 가구 및 비품

• IT 관련 회선, 시설 등

구매물품

• 사무용품

• 기타 소모품 등

조직체계 수립 조직위원회

회의기획자; 기획단, PCO

유관 기관

단계별 추진업무 기획단계

준비단계

실행단계

완료단계

주요업무추진일정 각 부문별 업무 추진일정

• 시작 시점• 완료 시점

지출 초청비

- 항공, 숙박, 강연료, 일비 등

행사장 임차료

식음료, 공연잔 등 사교행사비

홍보비

시청각 및 기자재 임차비

인쇄 및 제작물

운영요원 인건비

기획사 대행료 등

수입과 지출의 balance는 반드시 “O”으로 처리

예비비 항목을 반드시 포함

수입 등록비

전시비

후원/협찬비

광고비

이자 등 기타