Guide du module « Administration »

Version 1.0.6.5

1 burospace 91571 Bièvres (Standard) : 01 69 35 30 00 – (Support) : 01 69 35 30 06 01 69 35 30 01 http://www.aductis.com

SOMMAIRE I. CONFIGURATION DE L’APPLICATION ....................................................................................................... 2

1.1. FICHE D’INFORMATIONS SUR LE SITE................................................................................................................ 2 1.2. PARAMETRAGE DE LA MESSAGERIE .................................................................................................................. 2 1.3. GESTION DES PIECES JOINTES ........................................................................................................................... 3 1.4. INFORMATIONS DE VERSIONS ........................................................................................................................... 4

II. PARAMETRAGE DES LISTES .......................................................................................................................... 4 2.1. LISTE DES TYPES DE SUPPORTS E-ATAL ASSOCIES A UNE DEMANDE ................................................................. 4 2.2. LISTE DES PRIORITES E-ATAL ASSOCIEES D'UNE DEMANDE .............................................................................. 5 2.3. LISTE DES THEMATIQUES E-ATAL ASSOCIEES A UNE DEMANDE........................................................................ 5

III. PARAMETRAGE DES FORMULAIRES DE SAISIE...................................................................................... 5 3.1. PARAMETRAGE DES INFORMATIONS COMMUNES A SAISIR SUR LES FORMULAIRES DEMANDE ET REPONSE ...... 5 3.2. PARAMETRAGE DES INFORMATIONS A SAISIR SPECIFIQUEMENT POUR LE MODULE E-TRAVAUX ......................... 8 3.3. PARAMETRAGE DES INFORMATIONS A SAISIR SPECIFIQUEMENT POUR LE MODULE E-FOURNITURES ................. 8 3.4. PARAMETRAGE DES INFORMATIONS A SAISIR SPECIFIQUEMENT POUR LE MODULE E-PARC AUTO ..................... 9

IV. GESTION DES CATALOGUES (E-FOURNITURES – DEMANDE DE STOCK) ....................................... 9 V. GESTION DES UTILISATEURS...................................................................................................................... 11

5.1. CREATION DE NOUVEAUX UTILISATEURS ....................................................................................................... 11 5.2. GESTION DES DROITS DE L’UTILISATEUR ........................................................................................................ 14 5.3. ASSOCIATION DES DESTINATAIRES ET MISE EN PLACE DU CIRCUIT DES DEMANDES ........................................ 14 5.4. ASSOCIATION DES ACTIONS............................................................................................................................ 15 5.5. ASSOCIATION DES IMPUTATIONS .................................................................................................................... 18 5.6. ASSOCIATION DES EQUIPEMENTS POUR LE MODULE E-TRAVAUX ................................................................... 18 5.7. ASSOCIATION DE CATALOGUES POUR LE MODULE E-FOURNITURES (DEMANDE DE STOCK) ........................... 21 5.8. ASSOCIATION DES VEHICULES ........................................................................................................................ 21

VI. GESTION DE BASE ........................................................................................................................................... 22 6.1. PURGES DES DEMANDES ................................................................................................................................. 22 6.2. CLOTURE ET ARCHIVAGE DES DEMANDES E-TRAVAUX .................................................................................. 22

e-Atal Guide de l’administration Pour accéder au module d’administration e-Atal vous devez vous connecter avec le compte administrateur (par exemple : admin /admin). Avec cette session administrateur vous allez pouvoir accéder aux fonctions suivantes :

Gestion des utilisateurs : permet de créer, modifier, supprimer les comptes utilisateurs

Configuration de l’application : permet de définir les paramètres de l’application comme les informations de connexion au serveur smtp pour la notification par messagerie. Gestion des catalogues : permet de créer, modifier, supprimer les catalogues de fournitures pour les utilisateurs. Ces catalogues seront utilisés dans le module e-Fournitures. Paramétrage des listes : permet de créer, modifier, supprimer la source des listes proposées sur e-Atal comme par exemple : le type de support ‘Téléphone, télécopie, courrier…proposé sur le formulaire de saisie d’une demande. Paramétrage formulaires : e-Atal propose des fonctionnalités permettant de personnaliser le format des formulaires sur l’application, et personnaliser le comportement ou la navigation des actions liées aux formulaires, comme par exemple : masquer la rubrique thématique, ou encore rendre obligatoire la saisie de l’équipement... Gestion de base : permet de gérer les données de la base e-Atal : purge des demandes, clôture et/ou archivage des demandes e-Travaux à la place des utilisateurs.

Dans ce guide l’ensemble des fonctions du module Administration de e-Atal seront présentées. Cette présentation ne sera pas faite dans l’ordre d’apparition de ces fonctions, mais dans l’ordre adéquat pour un paramétrage de l’application.

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I. Configuration de l’application Accessible depuis la session administration, vous allez pouvoir définir les paramètres de l’application comme les informations de connexion au serveur smtp pour la notification par messagerie… Cette configuration comporte 4 parties. 1.1. Fiche d’informations sur le site

Nom du site : apparaît dans l’entête e-Atal (‘Ville de Maville’)

Description du site : apparaît dans l’entête e-Atal (‘Gestion simplifiée des demandes’)

Astuce : pour se déconnecter rapidement [Alt] D + [Enter] 1.2. Paramétrage de la messagerie

Messagerie interne : active ou désactive la notification par messagerie Authentification smtp : active ou désactive l’authentification au serveur smtp Smtp Serveur : adresse IP ou Hostname du serveur smtp Smtp Port : port du serveur Smtp (25 par défaut) Authentification User Smtp Server : compte utilisé pour l’authentification au serveur smtp

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e-Atal Guide de l’administration Authentification Password Smtp Server : mot de passe associé au compte utilisé Nom du serveur e-Atal: adresse IP ou hostname du serveur sur lequel est installé e-Atal Port utilisé : port TCP utilisé par e-Atal, par défaut 8080, ou 80. Lors de la notification par messagerie, un message sera envoyé lors de la saisie et du traitement d’une demande. Ce message ne contiendra pas de données sensibles mais uniquement un lien à partir duquel l’utilisateur sera automatiquement transporté vers le formulaire concerné. Exemple :

1.3. Gestion des pièces jointes

Gestion des pièces jointes : cliquer sur « Oui » pour l’activer Taille maximum des pièces : indiquer la taille maximum des pièces jointes aux demandes Taille maximum du dossier contenant les pièces : indiquer la taille maximum du dossier qui stockera ces pièces jointes sur le serveur. Au-delà de cette taille, il ne sera pas possible de rajouter de pièces jointes. Taille maximum des pièces devant être zippées : indiquer la taille de pièces jointes à partir de laquelle ces dernières devront être compressées. Pour gérer des pièces jointes compressées, vous n’avez par besoin d’avoir d’utilitaire spécifique sur le serveur pour effectuer la compression (e-Atal en contient un). Par contre pour que les utilisateurs puissent lire ces fichiers, ils doivent posséder en local un de ces utilitaires capable de décompresser les fichiers « .zip ». Si vous n’en possédez pas ou que vous ne souhaitez pas que les fichiers soient compressés, il vous suffit d’indiquer en « taille minimum des pièces devant être zippées » une taille au moins égale à la « taille maximum des pièces ».

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1.4. Informations de versions

Version : version e-Atal dont vous disposez Version Atal : version Atal dont vous disposez (à modifier lors d’une mise à jour majeure de version d’Atal)

II. Paramétrage des listes 2.1. Liste des types de supports e-Atal associés à une demande Cette liste est proposée par défaut avec plusieurs types de supports d’une demande : Accueil, Courrier demandeur, Courriel (e-mail), Fax, Téléphone. A tout moment, celle-ci peut être enrichie ou simplement modifiée. Toutefois, il n’est pas possible de modifier ou supprimer des éléments déjà utilisés dans des demandes. S’il est nécessaire que certains éléments ne soient plus utilisables pour les demandes futures, il est possible de les désactiver afin qu’ils n’apparaissent plus dans la liste proposée sur la demande. Il vous suffit de cocher « Aucun » pour l’activation par module du support considéré pour le désactiver totalement ou décocher le module concerné par la désactivation.

Après la désactivation d’un type de support, celui-ci n’apparaît plus dans la liste de type de support sur la demande :

Pour créer un nouveau type de support, il suffit d’entrer son libellé à la place du texte « Nouvelle entrée » puis de valider.

Sélectionner ensuite les modules concernés par ce nouveau type de support.

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2.2. Liste des priorités e-Atal associées d'une demande

Pour créer une nouvelle priorité, il suffit d’entrer son libellé à la place du texte « Nouvelle entrée » puis de valider la modification.

Elle apparaître dans la colonne « Libellé », compléter la description associée et indiquer la valeur associée dans Atal dans la colonne « Valeur », et enfin cocher le ou les modules e-Atal concernés. Vous pouvez aussi modifier le libellé déjà existant en remplaçant par exemple « A » par « URGENT » ou « Sera effectuer sous 24 heures ». De plus vous ne pourrez supprimer de priorité que si elle n’a pas été utilisée sur les demandes. 2.3. Liste des thématiques e-Atal associées à une demande Vous allez pouvoir créer ici un classement propre à e-Atal. Vous allez créer ici les différentes thématiques que vous souhaitez utiliser. Pour activer cette notion, il faudra la paramétrer sur les formulaires (voir chapitre suivant).

III. Paramétrage des formulaires de saisie Ce menu permet de paramétrer plusieurs fonctionnalités de l’application selon le module : - les informations présentes sur les demandes et les réponses, - la navigation sur les demandes et les réponses, - les états des demandes devant être pris en compte dans l’ensemble des demandes à traiter. 3.1. Paramétrage des informations communes à saisir sur les formulaires

Demande et Réponse La majorité des paramètres modifiables sont communs aux différents modules. Nous verrons plus loin les paramètres propres à chaque module.

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Définition des champs du formulaire par rubrique

En passant votre souris (sans cliquer) sur le bouton « Légendes », la légende des colonnes du paramétrage des formulaires apparaîtra :

- M signifie que le champ est Masqué : le champ ainsi coché ne sera pas visible sur le formulaire, ce qui permet d’alléger le formulaire

- V signifie qu’il est Visible : le champ sera visible, mais il ne sera pas obligatoire de les renseigner pour pouvoir valider la saisie

- O signifie qu’il est Obligatoire de saisir l’information pour valider la saisie - U signifie qu’il est Unique : s’applique principalement aux listes dont le choix devient

unique, le « Service demandeur » est donc restreint au service demandeur sélectionné sur la fiche du demandeur et cela pour tous les demandeurs (Attention il faut avoir sélectionné un service demandeur par défaut sur les fiches des demandeurs).

- NM signifie que le champ est visible et Nom Modifiable Pour choisir le format d’apparition de chaque champ, il vous suffit de cocher le rond bleu adéquat à votre fonctionnement. Tous les formats ne sont pas possibles pour tous les champs, les ronds gris clair sont inaccessibles.

Pour info : selon votre paramétrage des formulaires, certains champs seront obligatoires, renseignés par défaut, ou non modifiables. Un code de format a donc été défini pour ces champs sur les formulaires de saisie : Champs obligatoires : affichés en rouge. Votre demande ne pourra pas être transmise si ces champs ne sont pas renseignés. Champs renseignés par défaut : certains champs sont déjà pré renseignés afin d’accélérer la saisie des formulaires. Ces informations sont parfois tout de même modifiables. Champs pré renseignés et non modifiable : ces champs sont en général grisés et il est impossible de les modifier.

Opérateur/Demandeur Service demandeur : affiche la liste du service du demandeur (peut être obligatoire ou unique) Opérateur : possibilité d’indiquer le nom de l’opérateur qui saisie la demande sur e-Atal (utile surtout dans le cas d’un guichet où le demandeur et différent de l’opérateur) Dates Date de saisie : champ date (préférentiellement non modifiable) Date de la demande : champ date (utile si le demandeur n’est pas l’opérateur qui saisie la demande) Heure de la demande : champ heure (utile si l’on veut connaître l’ordre d’arrivée des demandes à l’heure près) sous forme de menu déroulant pour les heures et pour les minutes. Date souhaitée : champ date pour renseigner le souhait du demandeur Date butoir : champ date pour indiquer une échéance à ne pas dépasser sur la demande

e-Atal Guide de l’administration Date estimée : champ date pour une échéance au demandeur lors de la réponse Ces dates pourront être renseignées en utilisant un calendrier visible sur le formulaire. Contact Les informations, liées au contact, sont réparties sur plusieurs onglets sélectionnables comme suit :

Astuce : si les demandeurs saisissent la totalité des les informations utiles dès la première saisie de demande, ces informations seront reprises automatiquement sur les saisies suivantes dès que le contact sera spécifié.

Contact : pouvoir renseigner le nom du contact (Attention : S’il est décoché, le téléphone contact et les informations contact n’apparaissent pas non plus)Courriel Contact : pouvoir indiquer son adresse e-mail Téléphone Contact : pouvoir indiquer son numéro de téléphone fixe et de télécopie Téléphone Mobile Contact : pouvoir indiquer son numéro de téléphone portable Adresse Contact : pouvoir indiquer son adresse sous forme de 4 champs (adresse 1, adresse 2, CP et Ville) Informations Contact (Champ libre) : Champ libre présent sur le premier onglet Informations Contact (onglet complémentaire) : Champ libre pour l’ajout d’information concernant le contact comme son Organisme de rattachement et son Titre au sein de cet organisme Type de support : affiche la liste paramétrée (voir précédemment) des types de support, proposée pour qualifier l’origine de la demande (fax, courriel, courrier, téléphone...) Informations de suivi Destinataire : affiche la liste des destinataires de la demande selon le circuit de validation établie (voir Gestion des utilisateurs) (Actuellement cette liste est obligatoire) Etat par défaut de la demande Atal : permet de présélectionner un état lors de l’intégration de la demande dans Atal Détails de la demande Commentaires : Affiche la zone de texte des commentaires (généralement afficher sur la réponse) Description : Affiche la zone de texte de la description (généralement afficher sur la demande) Thématique Atal : Liste des causes de la demande, elle est liée aux thématiques ATAL (Entretien, réparation, vandalisme…) ou Nature d’activités Thématique : Affiche la liste des thématiques paramétrées dans e-Atal (voir précédemment) Priorité : Affiche la liste des priorités paramétrées dans e-Atal (voir précédemment) Imputation : Affiche la liste des imputations budgétaires d’ordre de Atal (pour l’intervention, l’ordre de réparation et la demande de fournitures) Prévisualisation après saisie de la demande et la réponse Mise en place d’une page récapitulative de la demande et/ou de la réponse après saisie. Après vérification vous pourrez valider ou modifier la demande et/ou la réponse.

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Etats des demandes devant être traitées Vous aller choisir ici les états des demandes devant être pris en compte par défaut dans « Demandes à traiter ». Par défaut, ce suivi récupère les demandes « En attente », « Analyse en cours » et « Redirigée », Voici tous les états possibles : ACCEPTEE ANALYSE EN COURS ANNULEE ARCHIVEE CLOTUREE EN ATTENTE PRISE EN COMPTE REDIRIGEE REFUSEE 3.2. Paramétrage des informations à saisir spécifiquement pour le module e-

Travaux Quartier : permet de filtrer l’équipement sur lequel doit être effectué l’intervention Secteur : permet de filtrer l’équipement sur lequel doit être effectué l’intervention Type d’équipement : permet de filtrer l’équipement sur lequel doit être effectué l’intervention Equipement : permet de sélectionner l’équipement sur lequel doit être réalisée l’intervention Lieu de l’intervention : champ texte permettant de préciser le lieu de l’intervention La liste des équipements pourra être restreinte en fonction des utilisateurs sur la fiche des demandeurs (voir Gestion des utilisateurs) Service gestionnaire Atal : permet de présélectionner un service gestionnaire de la demande dans Atal 3.3. Paramétrage des informations à saisir spécifiquement pour le module e-

Fournitures

• Demande de stock et demande d’achats Lieu de livraison Lieu de livraison : permet de préciser le lieu de livraison Paramétrage panier Ajout d’articles au panier pendant le traitement : tout gestionnaire qui va traiter la demande, pourra ajouter des articles à cette demande (uniquement si visible est coché) tant que cette demande est à l’état « En attente », « Analyse en cours » ou « Redirigée »

• Demande de stock Paramétrage panier Affichage des totaux sur le panier d'une demande Stock : affiche les totaux du panier de la demande Stock au moment de la saisie du formulaire Vue sur la quantité en stock pour l’article : permet d’avoir l’information des quantité en stock (utile surtout sur le formulaire de réponse pour pouvoir valider ou modifier les quantités demandées

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• Demande d’achats Paramétrage demandes d’achats Article générique HS : sélectionnez un des articles générique d’Atal qui sera utilisé pour créer des demandes d’achats Article générique HS Frais d'expédition : sélectionnez un des articles générique d’Atal qui sera utilisé pour les frais d’expédition Imputation pour les frais de port : sélectionnez une imputation d’Atal sur laquelle sera décompté les frais d’expédition 3.4. Paramétrage des informations à saisir spécifiquement pour le module e-

Parc Auto Véhicule : permet de sélectionner un véhicule (actuellement obligatoire) par son numéro d’immatriculation ou son code parc Service gestionnaire Atal : permet de présélectionner un service gestionnaire de la demande dans Atal

IV. Gestion des catalogues (e-Fournitures – Demande de stock) Pour le module e-Fournitures, e-Atal propose une gestion de catalogues de fournitures construits sur le stock Atal. L’objectif étant d’établir une liste de catalogue et d’associer à chaque utilisateur le ou les catalogues nécessaires. Dans notre exemple, nous allons commencer par créer deux catalogues : « Electricité » et « Produits d’entretien ».

Pour commencer la création d’un catalogue, cliquez sur . Indiquez le nom du catalogue, vous pouvez aussi associer une description du catalogue. Précisez si vous voulez que les demandeurs aient accès aux articles génériques d’Atal. C’est par la fonction « Catalogue activé » que vous pourrez désactiver un catalogue.

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e-Atal Guide de l’administration Il faut ensuite associer ensuite les articles au catalogue. Dans « Contenu du catalogue », vous avez accès aux Domaines d’Atal (1er niveau de classement des articles dans Atal).

- Si vous cocher un domaine, tous les articles de ce domaine seront associés au catalogue (articles des sous-niveaux compris).

- Si vous souhaitez n’associer que quelques familles, ne cochez pas de domaine, mais cliquez sur celui-ci.

Le fonctionnement des Familles (2ème niveau de classement des articles dans Atal) est identique à celui des domaines. Idem pour les Sous-Familles (3ème niveau de classement des articles dans Atal) et les Catégories (4ème niveau de classement des articles dans Atal). Si vous avec cocher une Famille parce que vous vouliez sélectionner tous les articles de cette famille excepté une sous famille, cliquez sur la famille, puis décochez la sous-famille que vous vouliez exclure du catalogue. Fonctionnement identique pour chaque niveau.

Cliquez ensuite sur le bouton « Enregistrer » pour valider la création du catalogue. Une fois les deux catalogues créés vous obtenez le tableau récapitulatif suivant :

Cliquez sur pour obtenir la liste des articles associés au catalogue.

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Cliquez sur pour modifier la liste des articles associés au catalogue. Cliquez sur pour supprimer le catalogues et les articles associés. Nous allons maintenant passer par la colonne ‘utilisateurs associés’ pour associer ces catalogues à des demandeurs.

Il vous suffit de cliquer sur pour le catalogue à publier. Vous obtenez alors un tableau listant tous les demandeurs déjà créer dans Atal, il suffit de sélectionner les demandeurs qui auront le droit d’avoir accès à ce catalogue.

Remarque : si vous avez suivi l’ordre de ce manuel, vous n’avez encore créé aucun demandeur, nous feront donc l’association au moment de la création de leur accès à e-Atal

Faire de même pour le catalogue « Produits d’entretien », ainsi le directeur d’école pourra lors de la saisie d’une demande de fournitures consulter les articles proposés sur ces catalogues.

V. Gestion des utilisateurs Une gestion applicative des utilisateurs est proposée sur e-Atal afin de pouvoir associer à chaque acteur un environnement, un rôle… 5.1. Création de nouveaux utilisateurs Pour une optimisation de la création des différents utilisateurs, réfléchissez au préalable à un circuit de validation du demandeur jusqu’à la personne qui intégrera les demandes dans Atal.

(disponible en haut à gauche de la vue) Ce lien, disponible sur la gestion des utilisateurs permet d’accéder à la fiche de saisie d’un nouvel utilisateur sur l’application

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Nom : nom complet ou description de l’utilisateur (50 caractères maximum) Code d’accès : code d’accès (nom de connexion) à saisir sur la page de connexion à l’application (25 caractères maximum) Mot de passe : mot de passe associé au code d’accès (32 caractères maximum) Adresse de messagerie : adresse de courriel pour la notification (option à activer dans la configuration application) Téléphone : numéro de téléphone de l’utilisateur Fax : numéro de télécopie de l’utilisateur Rôle * : rôle de l’utilisateur (demandeur, demandeur manager, gestionnaire) Service demandeur ** : service demandeur associé par défaut à l’utilisateur (ce sont les service demandeur d’Atal) Restreindre Oui/Non : permet de restreindre le service demandeur par défaut ainsi l’utilisateur ne pourra pas changer son service lors de la saisie d’une demande Compte activé : permet de bloquer l’accès à l’application en cochant Non Notification de l’utilisateur par mail : permet d’activer la notification par courriel de l’arrivée de demande ou de la désactiver L’utilisateur peut changer son mot de passe : permet d’activer pour l’utilisateur le droit de changer son mot de passe (ce mot de passe pourra être changé à tout moment par vous) Style des tableaux : vous pouvez modifier le style de tableaux, sélectionné ici par défaut, en choisissant l’un de ceux proposé dans le menu déroulant (*) Les rôles sur e-Atal : A chaque utilisateur e-Atal est associé un rôle : - Demandeur : permet de saisir une demande, de suivre l’état d’avancement de ses demandes uniquement

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e-Atal Guide de l’administration - Demandeur manager : hérite du rôle demandeur avec en plus la possibilité de suivre l’état d’avancement de l’ensemble des demandes portant sur les équipements associés de l’utilisateur (nous verrons plus loin comment associer des équipements) pour le module e-Travaux - Gestionnaire : hérite du rôle demandeur, peut également traiter et suivre l’état d’avancement des demandes qui lui sont assignée (**) Le service demandeur Lors de la saisie d’une demande, une rubrique service demandeur est proposée, cette liste trouve sa source sur la liste des services demandeurs Atal. Afin de faciliter la saisie sur e-Atal, nous proposons fonction des modes de gestion d’associer un service demandeur et parfois même de le verrouiller si besoin. Voici deux exemples pour l’illustrer : - Cas 1 : mode gestion « guichet unique » : paramétrage du service demandeur par défaut Guichet, sans verrou ainsi l’opérateur aura la possibilité de définir un service du demandeur différent à chaque saisie. - Cas 2 : mode gestion « accès d’un directeur d’école » : paramétrage du service demandeur par défaut Scolaire, avec verrou ainsi l’opérateur n’aura pas la possibilité de changer le service qu’il lui est associé. Ce verrou permet aussi à l’utilisateur d’avoir une donnée de moins à saisir et ainsi gagner du temps.

NB : un paramètre permettant de verrouiller le service demandeur pour l’ensemble des utilisateurs existe. Lors du paramétrage des formulaires il suffit de cocher « U » (liste déroulante à élément unique) pour le service demandeur. Ce paramètre a exactement la même définition avec l’avantage si besoin de faire abstraction du paramètre de restriction des fiches utilisateurs et n’est à renseigner qu’une seule fois. Il faut néanmoins que sur chaque fiche utilisateur, un service demandeur ai été sélectionné par défaut.

Exemple de paramétrage pour un utilisateur ‘Monsieur Direcole’ :

Après avoir enregistré la fiche de l’utilisateur, celle-ci est modifiable à tout moment en cliquant sur le nom de l’utilisateur ou sur (colonne Propriétés) du tableau des utilisateurs.

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e-Atal Guide de l’administration Il est possible de supprimer un utilisateur par . Et cela uniquement si celui-ci n’est pas impliqué sur une demande au niveau de la saisie ou du traitement. Il est alors recommandé de désactiver le compte de l’utilisateur (Accessible sur la fiche de l’utilisateur) Nous allons maintenant pouvoir associer différents attributs aux utilisateurs à partir du tableau récapitulatif des utilisateurs.

Il suffit de rouvrir la fiche de l’utilisateur et de cliquer sur les icônes associés aux attributs :

5.2. Gestion des droits de l’utilisateur On a vu sur la fiche utilisateur que l’on peut associer un rôle par défaut à chaque utilisateur. L’accès aux modules e-Atal et à leurs fonctionnalités est dépendant de ce rôle. Nous allons pouvoir affiner les droits d’accès de l’utilisateur pour chaque module. Il existe quatre types de droits différents : aucun, demandeur, demandeur manageur et gestionnaire. Ces droits sont restreints par le rôle par défaut de l’utilisateur. Dans notre exemple, cas du directeur d’école Mr Direcole dont le rôle est « demandeur » : pour chaque module, les droits d’accès disponibles sont « aucun » (Pas d’accès possible au module) ou demandeur. Alors qu’un gestionnaire pourra être gestionnaire, demandeur manageur, ou simplement demandeur ou ne pas avoir de droit d’accès au module. 5.3. Association des destinataires et mise en place du circuit des

demandes Pour chaque module, nous allons pouvoir associer des destinataires aux utilisateurs. Pour un demandeur, les destinataires associés sont les gestionnaires vers qui il va pousa demande.

voir assigner

Pour un gestionnaire, les destinataires vont être les autres gestionnaires vers qui il va pouvoir rediriger la demande selon l’action effectuée.

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NB : Un paramétrage efficace de cette fonction demande que tous les acteurs d’un circuit de validation soient déjà créés.

5.4. Association des actions e-Atal propose depuis la console d’administration, une gestion des actions associées à chaque utilisateur. Nous avons vu dans les rubriques précédentes la notion du rôle associé à un utilisateur. Rôle à partir duquel une gestion des droits d’accès était proposée, voilà maintenant fonction de ce même rôle : une liste d’action qui va être paramétrable par utilisateur. e-Atal fournit des scénarios demande/réponse sur l’ensemble des modules métiers. A une demande peuvent être associées plusieurs réponses. Les réponses sont données par les rôles gestionnaires. Ce qu’il est important de retenir : pour pouvoir répondre à une demande, la saisie d’une action est obligatoire, par conséquent, l’identification de cette action passera par une liste entièrement paramétrable. Vous allez donc pourvoir maîtriser le circuit décisionnel avec les rôles, les destinataires, et les actions associées.

Demandeur

Liste complète des actions disponibles :

Gestionnaires

Réponses n°

Demande n°

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Pour associer des actions à un utilisateur, cliquez sur depuis la gestion des utilisateurs. Vous obtenez alors les choix suivants par module :

Dans notre exemple le directeur d’école étant ‘demandeur’ il dispose par défaut des actions disponibles sur son rôle dans un mode par défaut, vous pouvez accéder au mode avancé et retrouvez alors la liste complète des actions présentées précédemment. Autre exemple concret avec un service scolaire destinataire des demandes du directeur d’école :

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Ainsi le service scolaire, destinataire des demandes du directeur d’école, pourra :

- refuser ou alors rediriger au service suivant (les services techniques par exemple) les demandes de travaux

- et refuser ou intégrer les demandes de fourniture ou alors le rediriger si ces demandes n’ont pas été dirigées au bon service.

Grâce à cette fonction vous maîtrisez donc la personne qui pourra intégrer les demandes dans Atal… Le service scolaire aura alors la liste des actions suivantes lors de la saisie de la réponse à une demande de travaux :

5.5. Association des imputations Vous allez pouvoir associer les imputations réelles (demande d’achat) et d’ordre (demande de travaux, demande de stock, demande de réparation) à chaque utilisateur. 5.6. Association des équipements pour le module e-Travaux Pour le module e-Travaux, nous allons pouvoir, pour chaque utilisateur, paramétrer la liste des équipements Atal associés (bâtiments, voies, espaces verts). L’objectif étant de pouvoir rendre plus facile la saisie des demandes pour l’utilisateur, en proposant par exemple une rubrique d’équipements personnalisée. Dans le cas d’un directeur d’école nous pourrons associer son établissement, ou encore pour un service guichet scolaire l’ensemble des équipements de nature scolaire …

NB : un paramètre application permet de rendre obligatoire la saisie de l’équipement Important : toutes ces données équipements sont directement récupérées de l’environnement Atal.

Les fonctions disponibles permettent d’associer les équipements selon 3 modes :

- par type : ainsi l’ensemble des équipements du type concerné est associé à l’utilisateur, ex : les bâtiments

- par nature : association par nature d’équipements, ex : scolaire, sportif…

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Dans ce mode, il ne faut pas activer la boîte à cocher ‘Bâtiments’, mais cliquer sur l’étiquette ‘Bâtiments’ afin de récupérer la liste des natures d’équipements associée. Puis sélectionner la ou les natures souhaitées.

- par liste exhaustive :

Cliquez sur « Bâtiment », puis sur « Scolaires » et cochez le ou les bâtiments qu’il faut associer à l’utilisateur. A partir de la liste exhaustive d’équipements, que vous pouvez récupérer, pour chaque niveau, une boîte à cocher ‘restreindre’ est disponible, elle permet de restreindre la liste des sous niveaux de l’équipement concerné, autrement dit dans l’exemple ci-dessus. L’équipement ‘Ecole J.Prévert’ est sélectionnée sans restriction, donc avec l’ensemble des ses sous niveaux, ce qui a pour conséquence de remonter automatiquement dans la liste le sous niveaux ‘Extension’ l’utilisateur aura donc :

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En revanche l’équipement ‘Ecole St Exupéry// Maternelle’ est sélectionné en mode restreint, voilà pourquoi il est seul dans la liste ci-dessus. Modifions maintenant le paramétrage de l’école St Exupéry comme ci après, en décochant donc la case ‘restreindre’ :

Résultat :

NB : Lorsqu’un utilisateur n’aura qu’un seul type d’équipement e-Atal le proposera automatiquement sur le formulaire de saisie d’une demande facilitant ainsi cette dernière.

Dans notre exemple, le directeur d’école n’ayant que des bâtiments, il aura automatiquement sur son formulaire de saisie le type pré renseigné :

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Astuce : pour cocher ou décocher automatiquement la liste des équipements d’une nature, passer par la case de la nature associée. Faire de même pour les natures associées à un type d’équipement.

(Consulter la documentation e-Travaux pour plus d’informations sur le module) 5.7. Association de catalogues pour le module e-Fournitures (Demande de stock) Pour le module e-Fournitures, e-Atal propose une gestion de catalogues de fournitures construits sur les articles de stock gérés dans Atal. L’objectif étant d’établir une liste de catalogue et publier pour chaque utilisateur le ou les catalogues souhaités pour simplifier la saisie des demandes de stock. Une fois les deux catalogues créés, vous allez pouvoir les associer à chaque utilisateur depuis la liste des catalogues (dans Gestion des catalogues) ou depuis la fiche d’un utilisateur.

Sur la fiche d’un utilisateur, il suffit de cliquer sur pour pouvoir choisir le ou les catalogues à associer à cet utilisateur.

Il suffit de cocher les catalogues autorisés pour l’utilisateur, puis cliquez sur Valider. (Consulter la documentation e-Fournitures pour plus d’informations sur le module) 5.8. Association des véhicules Pour le module e-Parc auto, vous allons pouvoir associer des véhicules à chaque utilisateur

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Sur la fiche d’un utilisateur, il suffit de cliquer sur , puis sur . Vous allez obtenir la liste des services associés à des véhicules dans Atal. Vous avez deux possibilités pour associer les véhicules :

- si vous cochez un service, l’ensemble des véhicules de ce servir sera associé à l’utilisateur - pour voir les véhicules associés au service, il suffit de cliquer sur le service considéré, puis

de cocher les véhicules désirés apparaissant dans la colonne de droite Dans les deux cas pour sauvegarder votre sélection, cliquez sur le bouton « Valider ».

VI. Gestion de base

Actuellement seul deux fonctions sont actives : la purges des demandes et la clôture et l’archivage des demandes du module e-Travaux. Ces deux fonctions permettent de « nettoyer » la base e-Atal. 6.1. Purges des demandes Cette fonction est à manipuler avec précaution. Elle va vous permettre de supprimer de façon irréversible des demandes selon différents critères. Les différents critères peuvent être un numéro de demande, un état de demande, un demandeur, des dates, des modules e-Atal. Vous pouvez bien entendu croiser plusieurs critères. Cette fonction est utile pour supprimer des essais ou pour pouvoir supprimer les demandes d’un utilisateur suite à son départ. Attention cette purge ne concerne que e-Atal et ne supprimera pas l’intégration d’une demande dans Atal. 6.2. Clôture et archivage des demandes e-Travaux La clôture et l’archivage des demandes peuvent être effectué par les utilisateurs eux-mêmes. Si toutefois, vous devez la faire pour eux, vous n’êtes pas obligé de vous connecter sous leur session e-Atal, il vous suffit d’utiliser cette fonction.

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Lorsque les travaux demandés ont été réalisés, par « Suivi de mes demandes » ou par « Rechercher », la demande sera à l’état « PRISE EN COMPTE » avec une intervention associée à l’état « Terminée ». Pour pouvoir différencier les demandes nouvellement satisfaites de celle déjà consulté, il suffit de les clôturer au fur et à mesure. Après cette étape, la demande apparaîtra à l’état « terminée » et l’utilisateur pourra visuellement faire la part avec les demandes nouvellement réalisées. L’archivage, quant à lui, va permettre d’alléger le « Suivi de mes demandes » des utilisateurs. Après quelques semaines d’utilisation ce suivi contiendra des demandes en attente, … , prise en compte, terminée, alors en archivant les demandes terminées ce suivi sera plus clair. Exemple de fonctionnement de cette fonction :

Après avoir rechercher les demandes clôturées de l’utilisateur CTM, je vais les archiver.

Pour information : ces demandes archivées n’ont pas été supprimées (contrairement à la purge), l’utilisateur pourra toujours les consulter par la fonction Recherche en cochant Archivée dans l’état des demandes.

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