Dynasty 6.0 -ohjeet palvelukeskuksille
description
Transcript of Dynasty 6.0 -ohjeet palvelukeskuksille
JYVÄSKYLÄN YLIOPISTO
Dynasty 6.0 -ohjeet palvelukeskuksille
Lisätietoja:
Kirjaamo / Jani Hartonen (varahenkilö Marja Lehto)
Ohje päivitetty 09/2014
JYVÄSKYLÄN YLIOPISTO
Ohjeen sisältö
Hankehallinnon prosessi Palvelukeskuksen huomioitava Henkilökohtaiset asetukset Oletusoikeudet Hankkeen ensimmäisen asiakirjan tallentaminen
– Perustietojen täyttäminen– Asiakirjan liittäminen – Asiakirjasta ilmoittaminen kirjaamoon
Muut asiakirjat liitteeksi ko. ensimmäiseen asiakirjaan Projektinavaus- ja päättymistietojen täyttäminen mallipohjaan Lisätietoja:
– Oikeuksien lisääminen tai poistaminen dokumentista– Väärän asiakirjan poistaminen– Asiakirjojen etsiminen haku –toiminnolla
Tietojen siirtyminen Dynastysta TUTKAan
2
JYVÄSKYLÄN YLIOPISTO
Hankehallinnon prosessi
3
1. Rahoitushakemuksen skannaus ja tallentaminen mahdollisine liitteineen (esim. hankeilmoitus/riskianalyysi, projektisuunnitelma). Hanke voi alkaa myös muulla asiakirjalla kuin hakemuksella (palvelukeskus)
2. Ilmoitus kirjaamoon Dynastyn Uusi viesti -toiminnolla (palvelukeskus)
Asianavaus ja hakemuksen liittäminen asiaan (kirjaamo) Rahoituspäätöksen tallentaminen ja liittäminen asiaan (kirjaamo) Ilmoitus rahoituspäätöksestä Dynastyn Uusi viesti -toiminnolla palvelukeskukseen ja
yliopistopalveluille (kirjaamo)=> rahoituspäätöksen perustietojen tarkistaminen (esim. saatu raha) (palvelukeskus)
3. Projektinavaustietojen täyttäminen mallipohjaan (palvelukeskus)
4. Ilmoitus Dynastyn Uusi viesti -toiminnolla projektinavauslomakkeesta: [email protected] (palvelukeskus)
Projektinavauslomakkeen täydentäminen ja projektitunnuksen lisääminen perustietojen otsikko-kenttään (yliopistopalvelut)
Ilmoitus kirjaamoon ja palvelukeskukseen projektinavauslomakkeesta Dynastyn Uusi Viesti -
toiminnolla (yliopistopalvelut) Projektinavauslomakkeen liittäminen asiaan (kirjaamo)
5 . Projektin päättymistietojen täyttäminen mallipohjaan ja ilmoitus Dynastyn Uusi viesti -toiminnolla [email protected] (palvelukeskus)
Kuten projektinavaustietojen osalta (yliopistopalvelut/kirjaamo)
JYVÄSKYLÄN YLIOPISTO
Palvelukeskuksen huomioitava
Selvitä mitä hankkeesta on ensimmäiseksi kirjattu– Voi olla hankeilmoitus/riskianalyysi, rahoitushakemus, rahoituspäätös,
ilmoitus rahoituksen saapumisesta (TEKES)
Sen alle liitteeksi kaikki muut ko. hankkeeseen liittyvät dokumentit (=> klemmari -kuvake)– jos hakemusta ei ole (esim. lahjakirja, tilaustutkimussopimus), täytä vain
rahoitushakemuksen perustiedot (tiedot eivät muutoin siirry TUTKAan)
4
JYVÄSKYLÄN YLIOPISTO
Tarkista henkilökohtaiset asetukset Dynastyssa
Klikkaa yläreunasta Käyttäjä: Oma nimi ja valitse Omat asetukset
Oletustiedot > Asiakirjat ja klikkaa Luokittelutietokenttien oletusarvot -otsikkoa
Tarkista seuraavat kohdat:– Yksikkö: jätä tämä kohta tyhjäksi,
mikäli työhösi kuuluu useita eri laitoksia => jatkossa: valitse perustiedoissa Laitos -kohdan pudotusvalikosta oikea laitos
5
JYVÄSKYLÄN YLIOPISTO
Oletusoikeuksien antaminen asiakirjoihin
Lisää oletusylläpitäjät laatimiisi asiakirjoihin (kertaluonteinen toimenpide) => etu: ei tarvitse lisätä jokaiseen asiakirjaan erikseen
1. Valitse alasvetovalikko Käyttäjä: Oma Nimi ja valitse Omat asetukset2. Valitse vasemmalta valikosta Oletustiedot ja Asiakirjat ja klikkaa keskeltä Muut asetukset.3. Klikkaa Hae –painiketta ja valitse vaihtoehto Ryhmittäin. Lisää se tiedekunta/laitos, jonka asioita
käsittelet ja klikkaa Valitse-painiketta. Ryhmän valitsemisen myötä ylläpito-oikeudet välittyvät kaikille valittuun ryhmään kuuluville henkilöille eikä yksittäisiä henkilöitä tarvitse erikseen valita oletuksiin.
4. Oletusoikeudet asiakirjoihin tulee lisätä myös yliopistopalveluiden ryhmälle Dynprojekti (Tutkimus- ja innovaatiopalvelut, talouspalvelut) sekä kirjaamolle => katso seuraava dia.
5. Valitut ryhmät/nimet näkyvät ylläpito-oikeudet -kentässä. Klikkaa lopuksi Tallenna-painiketta
6
JYVÄSKYLÄN YLIOPISTO
7
Oletusoikeudet asiakirjoihin oman yksikön lisäksi yliopistopalveluille
Oikeudet lisätään valitsemalla ryhmistä Kirjaamo ja Dynprojekti
Tarvittaessa voit antaa tai poistaa yksittäisiä oikeuksia jälkikäteen asiakirjakohtaisesti Oikeudet -palkista: Hae / Poista
7
JYVÄSKYLÄN YLIOPISTO
1. Hankkeen ensimmäisen asiakirjan tallentaminen
8
Jos hankkeesta ei ole Dynastyssa mitään asiakirjoja, luo uusi asiakirja.
Asiakirjat -näkymässä:1. Klikkaa yläreunasta Uusi-painiketta ja valitse
Asiakirja.2. Täytä ensin asiakirjan perustiedot
JYVÄSKYLÄN YLIOPISTO
2. Perustietojen täyttäminen
1. Täytä ensin asiakirjan Perustiedot:– Otsikko näin: esim. Rahoitushakemus, projektin nimi ja
lyhenne sekä hakemuksen lähetyspäivämäärä– Oletuksena: kuluva luontipäivämäärä, oma nimi laatijana ja julkinen– Allekirjoitettu -valintaruudun voit jättää tyhjäksi– S/L/S kohtaan valitse Lähtevä ja kirjoita vastaanottaja -
kohtaan rahoittajan nimi– Valitse yksikkö (laitos) ja asiakirjalaji, jonka jälkeen muut
pakolliset kentät avautuvat täytettäviksi
9
JYVÄSKYLÄN YLIOPISTO
2. Peruskortin tietojen täyttäminen
Oikeudet-palkista voit tarvittaessa tarkistaa ne henkilöt/ryhmät, joilla on oltava oikeudet asiakirjaan
10
2. Tallenna.
JYVÄSKYLÄN YLIOPISTO
3. Tallennetun asiakirjan liittäminen
1. Klikkaa Tiedostot -palkista Laadi uusi versio -painiketta
2. Valitse Hae levyltä…3. Etsi oikea dokumentti ja paina Open-
painiketta4. Valitse väline tiedoston mukaan: jos
PDF: Acrobat Reader tai Word. Klikkaa OK.
5. Hakemus avautuu ko. ohjelmaan. Sulje ohjelmaikkunan rastista ilman tallennusta.
6. Palaat Dynastyyn, jossa klikkaat Tallenna-painiketta (!)
7. Jätä asiakirjan Tilaksi ”luonnos”. 8. Tallenna
11
JYVÄSKYLÄN YLIOPISTO
4. Viestin lähetys kirjaamoon 1(2)Lähetä Dynastysta asiakirjan linkki kirjaamoon:
1. HUOM: Klikkaa yläreunasta Uusi -painiketta ja valitse Viesti.
2. Valitse Sähköpostiviesti (Asiakirja linkkinä… -välilehti)
3. Klikkaa Lisää vastaanottaja -painiketta.
4. Kirjoita Nimija Sähköposti:[email protected] OK.* kirjoita Viesti –kenttään ”Paperiversio tulee”
5. Klikkaa Lähetä - painiketta.=> ”Viestin lähetysonnistui” -kuittaus
6. Lopuksi sulje asiakirja oikean yläkulman rastista
JYVÄSKYLÄN YLIOPISTO
* Viestin lähetys kirjaamoon 2(2)
Voit lisätä tarvittaessa muitakin vastaanottajia Otsikko tulee automaattisesti Voit halutessasi täyttää viesti -kenttään lisää tekstiä Kirjoita viestiin kirjaamolle ohjeet, mihin asiaan
hakemus liittyy, jos asialla on jo diaarinumero Ilmoita myös jos lähetät alkuperäiset asiakirjat
kirjaamoon
13
JYVÄSKYLÄN YLIOPISTO
Jatkossa: lisää muut asiakirjat ensimmäisen hankkeesta olevan asian
liitteeksi1. Klikkaa ensin Muokkaa-painiketta ja sitten asiakirjan
Liitteet -palkkia.2. Klikkaa Uusi -painiketta3. Täytä perustiedot kuten edellä ensimmäisessä
asiakirjassa ja hae levyltä tiedosto.
14
JYVÄSKYLÄN YLIOPISTO
* Vapauta asiakirja muokattavaksi
Muista lopuksi vapauttaa asiakirja– klikkaa yläreunasta Vapauta -painiketta– muutoin Lukko -kuvake, jos asiakirja on vain tietyn henkilön käytössä
15
JYVÄSKYLÄN YLIOPISTO
Projektinavauksen perustietojen täyttäminen 1(4)
Tiedot täytetään asiakirjamallipohjaan. Täyttöohjeita: www.jyu.fi/yliopistopalvelut/intra/laitoksille/how-to/projektinavauslomake
1. Avaa ensimmäinen asiakirja hankkeesta.2. Klikkaa Muokkaa-painiketta ja Valitse Liitteet –palkki sekä
klikkaa Uusi -painiketta.3. Täytä perustietoihin:– Otsikko: Projektinavauslomake, projektin nimi, lyhenne ja
mahdollinen rahoittajan koodi– S/L/M: Muu ja Muu-kohtaan asianomainen palvelukeskus (esim.
PAKE/KTK) – Valitse Yksikkö ja asiakirjanlajiksi
pudotusvalikosta: Projektinavauslomake
16
JYVÄSKYLÄN YLIOPISTO
Projektinavauksen perustietojen täyttäminen 2(4)
4. Tämän jälkeen avautuvat muut pakolliset kentät täytettäväksi
- Hankkeen alkamis- ja loppumispvm:t
- Rahoituslähde
5. Tallenna
17
JYVÄSKYLÄN YLIOPISTO
Projektinavaustiedot aina asiakirjamallipohjaan 3(4)
6. Klikkaa Tiedostot -palkkia ja Laadi uusi versio-painiketta.
7. Valitse Luo mallista…8. Valitse Asiakirjamallit -ikkunassa
Projektinavauslomake.(kun on valittu => teksti tummalla pohjalla)
9. Klikkaa Valitse -painiketta.10. Dynasty avaa nyt automaattisesti
mallipohjan Word -ohjelmaan: täytä lomakkeen tiedot. Sulje Word ruksista. Word kysyy: Haluatko tallentaa tehdyt muutokset? Kyllä.
18
JYVÄSKYLÄN YLIOPISTO
Projektinavaustiedot aina asiakirjamallipohjaan 4(4)
11. Dynastyssa: klikkaa Perustiedot
-näkymän yläreunasta Tallenna-
painiketta
HUOM: Jätä asiakirja luonnos -
tilaan.
12. Lähetä viesti
projektinavauslomakkeesta
vain osoitteeseen
HUOM: Klikkaa Uusi… -
painiketta ja valitse Viesti
19
JYVÄSKYLÄN YLIOPISTO
Projektin päättymistiedot aina asiakirjamallipohjaan
1. Toimi kuten projektinavaustietojen täyttäminen asiakirjamallipohjaan 1-4(4)– Täytä ensimmäisen asian liitteeksi: valitse Liitteet -palkista Uusi– Perustiedoissa täytä otsikkoon: Projektin päättymisilmoitus ja projektin
nimi
2. Valitse asiakirjalajiksi ”Projektin päättymisilmoitus” ja Tallenna.
3. Täytä tiedot asiakirjamallipohjaan
4. Lähetä viesti ilmoituksesta: [email protected] – Uusi…-painikkeesta Viesti
20
JYVÄSKYLÄN YLIOPISTO
Hankkeeseen liittyvät asiakirjatAsiat -näkymässä
Asiakirjat = ”oma työpöytä”, mutta voit halutessasi vaihtaa Asiat –näkymään, jossa näet kaikki hankkeeseen liitetyt asiakirjat
Napsauta Toiminnot –painiketta ja valitse Asiat
21
JYVÄSKYLÄN YLIOPISTO
Lisätietoja
22
JYVÄSKYLÄN YLIOPISTO
Oikeuksien lisääminen tai poistaminen yhdestä dokumentista
Oikeudet -palkista: – Hae -painikkeesta voit tarvittaessa lisätä uusia
henkilöitä tai ryhmiä yksittäiseen asiakirjaan– tai: valitse hlö(t) listalta ja klikkaa Poista -
painiketta
23
JYVÄSKYLÄN YLIOPISTO
Asiakirjan poistaminen
Jos huomaat lisänneesi väärän asiakirjan, mutta haluat säilyttää jo täytetyt perustiedot:
1. Asiakirjat -näkymässä valitse ensin dokumentti aktiiviseksi (harmaa pohja)
2. Klikkaa yläreunasta Poista -painiketta ja valitse ”Asiakirjan versio 0.1”
– Jos haluat poistaa myös perustiedot, rastita asiakirjan nimi
3. Klikkaa Poista -painiketta
24
JYVÄSKYLÄN YLIOPISTO
Etsi asiakirjoja Haku -toiminnolla
Voit hakea Hakuehto –kentällä otsikon tietoja Voit etsiä tarkemmin tietyt ehdot täyttäviä asiakirjoja:
1. klikkaa oikeasta reunasta Laajennettu haku –painiketta2. määrittele sopiva hakuehto/-ehdot ja klikkaa Suorita haku -painiketta
Lisää hakuehto -kohdasta saat uusia kenttiä ja voit valita esim. • Yksikkö (laitos tai tiedekunta)• Laatija • Asiakirjalaji (esim. Rahoitushakemus, Rahoituspäätös)
Huomioi haun päivämäärä riittävän kauaksi (Viimeksi muokattu) Voit tarvittaessa myös tallentaa valitsemasi haku-ehdot seuraavaa kertaa varten Tallenna
haku –painikkeella
25
JYVÄSKYLÄN YLIOPISTO
Tietojen siirtyminen Dynastysta TUTKAan
Rahoitushakemus, Rahoituspäätös ja Projektinavauslomake- asiakirjat pitää olla Dynastyssa hankkeen ensimmäisen
asiakirjan liitteenä
JYVÄSKYLÄN YLIOPISTO
Mistä kentistä hankkeen tiedot siirtyvät Dynastysta TUTKAan? 1/3
27
Rahoitushakemuksesta:- Vastuullinen johtaja (Sukunimi Etunimi)- Haettu raha
Huom! Asiakirjalaji pitääolla Rahoitushakemus, muutoin tieto ei siirry TUTKAan Huom!
JYVÄSKYLÄN YLIOPISTO
Mistä kentistä hankkeen tiedot siirtyvät Dynastysta TUTKAan? 2/3
28
Rahoituspäätöksestä:- Lähettäjä (=rahoittaja), tarkista kirjoitusasu (TUTKA-rahoittajalistasta)- Yksikkö, Rahan 1. käyttövuosi, Päätös (myönteinen/kielteinen), Saatu raha (=vain yliopiston ulkopuolinen rahoitusosuus)
JYVÄSKYLÄN YLIOPISTO
Mistä kentistä hankkeen tiedot siirtyvät Dynastysta TUTKAan? 3/3
29
Projektinavauslomakkeesta:- Otsikko: Projektin nimi, projektin tunnus - Hankkeen alkamis- ja loppumispvm
JYVÄSKYLÄN YLIOPISTO
30
Tiedot TUTKAan näin
JYVÄSKYLÄN YLIOPISTO
Tietojen siirto Dynastysta TUTKAan – tarkennuksia rahoitushakemuksen kirjaamiseen
– Vastuullinen johtaja –kenttään saa kirjoittaa vain yhden nimen (Sukunimi Etunimi). Vastuullisen johtajan tulee olla Jyväskylän yliopiston henkilökuntaan kuuluva, vaikka koko hankkeen vastuullinen johtaja olisi toisesta organisaatiosta
– Rahoitushakemuksen vastaanottaja-kenttään tulee kirjoittaa rahoittajan nimi, jolta rahoitusta haetaan (EI esim. ”MLTK-palvelukeskus” tai ”rahoittaja”)
– Jos eri laitoksilta on kaksi vastuullista tutkijaa, jotka hakevat rahaa samalle projektille, tulee rahoitushakemuksen lisäksi tehdä myös projektinavaukset molemmille laitoksille
– Jos on kaksi rahoitushakemusta ja molemmissa sama laitos, oletetaan että uudempi on oikea. Kaksi saman laitoksen henkilöä ei voi saada nimeään yhteen rahoituspäätökseen TUTKAssa
31
JYVÄSKYLÄN YLIOPISTO
Tietojen siirto Dynastysta TUTKAan – tarkennuksia rahoituspäätösten kirjaamiseen
– Rahoituspäätös siirtyy TUTKAan vain jos sillä on projektinavauslomake Dynastyssa (edes perustiedot)
– Mikäli JY:n rooli hankkeessa on alihankkija/osatoteuttaja, laitetaan rahoittajaksi pääsääntöisesti taho (tilaaja) jonka kanssa sopimus on tehty. Jos tilaajan alkuperäisessä sopimuksessa on mainittu JY alihankkijana, merkitään rahoittajaksi taho, jolta rahoitus alun perin tulee.
– Esim. 1: Yhdellä päätöksellä tulee rahaa kolmelle laitokselle -> Päätös kirjataan kolmelle laitokselle ja kullekin tulee tehdä oma projektinavauslomake. Jos hakemus on vain kertaalleen pitää tehdä/kopioida hakemuksen perustiedot myös kolmelle laitokselle.
– Esim. 2: Yhdellä päätöksellä tulee rahaa kolmelle hankkeelle -> Päätös kirjataan kolmena hankkeena ja kullekin tulee tehdä oma projektinavauslomake. Jos hakemus on vain kertaalleen, pitää hakemuksen perustiedot tehdä/kopioida kaikkiin hankkeisiin.
32
JYVÄSKYLÄN YLIOPISTO
Tietojen siirto Dynastysta TUTKAan – tarkennuksia rahoituspäätösten kirjaamiseen
– Esim. 3: Eri rahoittajien päätöksillä tulee rahaa yhdelle hankkeelle (vain yksi projektinavauslomake) -> Hankkeesta on jo tehty ensimmäinen asiakirja, jonka liitteeksi muut asiakirjat tulevat. Oleellista on, että rahoituspäätöksissä on eri rahoittajat. JOS tulee samalta rahoittajalta, pitää tehdä uusi ensimmäinen asiakirja. Muuten vanha päätös ylikirjoitetaan TUTKAssa.
– Esim. 4: Jos samalta rahoittajalta tulee samalle laitokselle, samalle käyttövuodelle useampi erillinen rahoituspäätös, tulee jokaisesta rahoituspäätöksestä viedä perustiedot Dynastyyn. Mikäli kaikki hankkeet avataan samalle projektinumerolle tulee kaikkien rahoituspäätösten liitteeksi tehdä saman projektinavauslomakkeen perustiedot ja myös hakemuksen perustiedot.
– Esim. 5: Jos samalle hankkeelle tulee lisärahoitusta samalta rahoittajalta, eikä sille avata uutta projektinumeroa, laitetaan jatkorahoituspäätös liitteeksi samaan hankkeeseen, eri vuodelle (Rahan 1. käyttövuosi –kenttä). Jos jatkorahoitussumma sisältyy jo aiemmin tulleeseen rahoituspäätökseen, laitetaan asiakirjalajiksi muu, jotta rahoitus ei tule Tutkaan ylimääräisenä
33
JYVÄSKYLÄN YLIOPISTO
Tietojen siirto Dynastysta TUTKAan – tarkennuksia rahoituspäätöksen kirjaamiseen
– Rahoituspäätös ei siirry TUTKAan mikäli rahoittajaryhmäksi on Dynastyssa valittu omarahoitus. TUTKAan tulee vain yliopiston ulkopuolinen rahoitus
Tietojen siirto Dynastysta TUTKAan – tarkennuksia projektinavauslomakkeen kirjaamiseen
– Jos hanke saa jatkoaikaa (mutta ei rahaa) tai hankkeen kesto muuten muuttuu, pitää projektinavauslomakkeen perus- eli metatiedoissa olevat päivämäärätiedot käydä muuttamassa.
– Projektinavauslomake jätetään ”Luonnos”-tilaan (ei laiteta ”Valmis”-tilaan)
34
JYVÄSKYLÄN YLIOPISTO
Mitkä rahoituspäätökset käsin TUTKAan?
– Vanhat ennen 1.1.2010 alkaneet rahoituspäätökset ja niiden muutokset (esim. jatkorahoitus) kirjattava käsin laitoksella TUTKAan.
– Rahoitus, joka ei kulje yliopiston kirjanpidon kautta (esim. henkilökohtaiset apurahat) kirjattava käsin laitoksella. Huom! Vain jos liittyy omaan tieteelliseen asiantuntemukseen ja yliopiston toimintaan.
35
Huomioi Rahaliikenne -valinta