JIUREP20033

DU SYSTEgraveME Agrave DISQUES OPTIQUES AU SYSTEgraveME DE DIFFUSION EacuteLECTRONIQUE DES DOCUMENTS (SEacuteDOC)

BILAN DE LA SITUATION

par

Louis-Dominique Ouedraogo

Corps commun drsquoinspection

Genegraveve 2003

- iii -

TABLE DES MATIEgraveRES

Paragraphes Page

SIGLES iv

REacuteSUMEacute OBJECTIF CONCLUSIONS ET RECOMMANDATIONS vii

INTRODUCTION 1 - 6 1

I QUESTIONS DE POLITIQUE GEacuteNEacuteRALE 7 - 45 3

A Champ drsquoapplication du systegraveme 7 - 21 3

B Politique concernant lrsquoaffichage des documents dans les diffeacuterentes langues 22 - 28 7

C Accegraves au Seacutedoc 29 - 37 9

D Politique concernant lrsquoarrieacutereacute drsquoarchivage 38 - 45 12

II QUESTIONS DE GESTION 46 - 83 15

A La gestion du Seacutedoc 46 - 77 15

B Le Seacutedoc dans le cadre de la strateacutegie globale de lrsquoOrganisation concernant les technologies de lrsquoinformation et de la communication (TIC) 78 - 83 24

Annexes 27

- iv -

SIGLES

AIEA Agence internationale de lrsquoeacutenergie atomique

CAC Comiteacute administratif de coordination (remplaceacute par le CCS)

CCI Corps commun drsquoinspection

CCQAB Comiteacute consultatif pour les questions administratives et budgeacutetaires

CCS Conseil des chefs de secreacutetariat des organismes des Nations Unies pour la coordination

CEA Commission eacuteconomique pour lrsquoAfrique

CEE Commission eacuteconomique pour lrsquoEurope

CEPALC Commission eacuteconomique pour lrsquoAmeacuterique latine et les Caraiumlbes

CRP Document de seacuteance

CESAO Commission eacuteconomique et sociale pour lrsquoAsie occidentale

CESAP Commission eacuteconomique et sociale pour lrsquoAsie et le Pacifique

CNUCED Confeacuterence des Nations Unies sur le commerce et le deacuteveloppement

FAO Organisation des Nations Unies pour lrsquoalimentation et lrsquoagriculture

FIDA Fonds international de deacuteveloppement agricole

FMI Fonds moneacutetaire international

FNUAP Fonds des Nations Unies pour la population

HCDH Haut-Commissariat des Nations Unies aux droits de lrsquohomme

HCR Haut-Commissariat des Nations Unies pour les reacutefugieacutes

INSTRAW Institut international de recherche et de formation pour la promotion de la femme

OACI Organisation de lrsquoaviation civile internationale

OIT Organisation internationale du Travail

OMC Organisation mondiale du commerce

OMI Organisation maritime internationale

- v -

OMM Organisation meacuteteacuteorologique mondiale

OMPI Organisation mondiale de la proprieacuteteacute intellectuelle

OMS Organisation mondiale de la santeacute

OMT Organisation mondiale du tourisme

ONUDI Organisation des Nations Unies pour le deacuteveloppement industriel

ONUG Office des Nations Unies agrave Genegraveve

ONU-Habitat Programme des Nations Unies pour les eacutetablissements humains

ONUN Office des Nations Unies agrave Nairobi

ONUSIDA Programme commun des Nations Unies sur le VIHsida

ONUV Office des Nations Unies agrave Vienne

OTICE Organisation du Traiteacute drsquointerdiction complegravete des essais nucleacuteaires

PAM Programme alimentaire mondial

PNUCID Programme des Nations Unies pour le controcircle international des drogues

PNUD Programme des Nations Unies pour le deacuteveloppement

PNUE Programme des Nations Unies pour lrsquoenvironnement

Seacutedoc Systegraveme de diffusion eacutelectronique des documents

TANU Tribunal administratif des Nations Unies

TAOIT Tribune administrative de lrsquoOIT

TIC Technologies de lrsquoinformation et de la communication

UIT Union internationale des teacuteleacutecommunications

UNBIS Systegraveme drsquoinformation bibliographique des Nations Unies

UNESCO Organisation des Nations Unies pour lrsquoeacuteducation la science et la culture

UNICEF Fonds des Nations Unies pour lrsquoenfance

UNICRS Institut interreacutegional de recherche des Nations Unies sur la criminaliteacute et la justice

- vi -

UNIDIR Institut des Nations Unies pour la recherche sur le deacutesarmement

UNIFEM Fonds de deacuteveloppement des Nations Unies pour la femme

UNITAR Institut des Nations Unies pour la formation et la recherche

UNOPS Bureau des Nations Unies pour les services drsquoappui aux projets

UNRISD Institut de recherche des Nations Unies pour le deacuteveloppement social

UNRWA Office de secours et de travaux des Nations Unies pour les reacutefugieacutes de Palestine dans le Proche-Orient

UNSSC Eacutecole des cadres du systegraveme des Nations Unies

UNU Universiteacute des Nations Unies

UPU Union postale universelle

VNU Volontaires des Nations Unies

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REacuteSUMEacute OBJECTIF CONCLUSIONS ET RECOMMANDATIONS

OBJECTIF Faire le point de lrsquoapplication du Systegraveme de diffusion eacutelectronique des documents (Seacutedoc) afin de deacutefinir les questions de politique geacuteneacuterale et de gestion agrave reacutegler pour eacutelargir son utilisation en tant que dispositif drsquoarchivage et de recherche des documents officiels de lrsquoONU et drsquoautres organisations inteacuteresseacutees

Questions de politique geacuteneacuterale (chap I)

A Le systegraveme initial agrave disques optiques proposeacute par le Corps commun drsquoinspection (CCI) dans son rapport portant la cote (JIUREP8911) et approuveacute par lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale par sa reacutesolution 44201 B devait ecirctre mis en œuvre en trois phases Il eacutetait preacutevu qursquoil serait drsquoabord installeacute agrave lrsquoOffice des Nations Unies (ONUG) et au Siegravege ougrave il est effectivement devenu opeacuterationnel pendant les exercices biennaux 1990-1991 et 1992-1993 (phases 1 et 2) puis eacutetendu agrave lrsquoOffice des Nations Unies agrave Vienne (ONUV) aux cinq commissions reacutegionales agrave lrsquoOffice des Nations Unies agrave Nairobi (ONUN) et agrave drsquoautres lieux drsquoaffectation durant lrsquoexercice 1994-1995 (phase 3) Presque 10 ans plus tard la Commission eacuteconomique pour lrsquoAfrique (CEA) la Commission eacuteconomique et sociale pour lrsquoAsie et le Pacifique (CESAP) la Commission eacuteconomique pour lrsquoAmeacuterique latine et les Caraiumlbes (CEPALC) ainsi que lrsquoONUN nrsquoeacutetaient que partiellement couvertes par le systegraveme ou ne lrsquoeacutetaient pas du tout (par 15 agrave 21)

RECOMMANDATION 1

LrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale pourrait

a) Reacuteaffirmer qursquoelle a approuveacute la mise en place du systegraveme initial agrave disques optiques en tant que dispositif drsquoarchivage et de recherche des documents officiels eacutetant entendu qursquoil serait appliqueacute agrave lrsquoOrganisation tout entiegravere y compris lrsquoONUN et agrave toutes les commissions reacutegionales

b) Prier le Secreacutetaire geacuteneacuteral drsquoœuvrer activement agrave lrsquoapplication du Systegraveme de diffusion eacutelectronique des documents agrave la CEA agrave la CEPALC agrave la CESAP et agrave lrsquoONUN et de lui rendre compte des progregraves accomplis lors de sa cinquante-neuviegraveme session

B Au paragraphe 1 de sa reacutesolution 36117 B du 10 deacutecembre 1981 lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale a deacutecideacute que laquoles documents [seraient] effectivement distribueacutes simultaneacutement et en temps utile dans les langues officielles et les langues de travail des divers organes de lrsquoOrganisation des Nations Uniesraquo Dans un rapport qursquoil lui a preacutesenteacute agrave sa cinquante-sixiegraveme session (AC55612) le Secreacutetaire geacuteneacuteral a rappeleacute que cette regravegle avait eacuteteacute reacuteaffirmeacutee dans des reacutesolutions ulteacuterieures de lrsquoAssembleacutee et il a indiqueacute que laquoconformeacutement agrave ladite regravegle degraves leur parution dans les langues demandeacutees tous les documents officiels [eacutetaient] publieacutes sur le Seacutedoc dans toutes les langues simultaneacutementraquo Il ressort toutefois drsquoun examen des langues dans lesquelles les documents sont disponibles sur le Seacutedoc que dans certains cas ce principe nrsquoest pas respecteacute Il semble aussi qursquoil faille preacuteciser la regravegle en question notamment sous la rubrique laquoInformations geacuteneacuteralesraquo du Seacutedoc car elle donne parfois lieu agrave des erreurs drsquointerpreacutetation certains pensant qursquoil faut afficher la totaliteacute des documents officiels dans les six langues de lrsquoONU alors que tout deacutepend des dispositions du regraveglement inteacuterieur de lrsquoorgane consideacutereacute (par 22 agrave 28)

- viii -

RECOMMANDATION 2

Le Secreacutetaire geacuteneacuteral devrait

a) Rappeler agrave toutes les uniteacutes administratives chargeacutees drsquoafficher des documents sur le Seacutedoc que comme il lrsquoa souligneacute dans le rapport qursquoil a preacutesenteacute agrave lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale agrave sa cinquante-sixiegraveme session (AC55612) elles doivent se conformer strictement agrave la regravegle eacutetablie par la reacutesolution 36117 B du 10 deacutecembre 1981 ainsi qursquoaux reacutesolutions ulteacuterieures de lrsquoAssembleacutee qui prescrivent qursquoaucune version linguistique drsquoun document donneacute pas mecircme la version originale ne doit ecirctre diffuseacutee tant que toutes les autres versions linguistiques requises ne sont pas precirctes agrave ecirctre distribueacutees simultaneacutement

b) Veiller agrave ce que cette regravegle soit preacuteciseacutee et appliqueacutee conformeacutement aux prescriptions du regraveglement inteacuterieur de chaque organe directeur qui concernent les langues de publication des documents

c) Signaler dans son rapport agrave lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale sur le plan des confeacuterences les eacuteventuelles entorses agrave la politique officielle observeacutees dans le Seacutedoc et en donner les raisons

C Depuis que le Seacutedoc est devenu pleinement opeacuterationnel lrsquoaccegraves au systegraveme est accordeacute moyennant lrsquoinscription de lrsquoutilisateurabonneacute auquel est attribueacute un mot de passe Lrsquoaccegraves est gratuit pour les fonctionnaires du Secreacutetariat ainsi que pour les missions permanentes les missions drsquoobservation et drsquoautres services officiels des Eacutetats Membres Le nombre de mots de passe est actuellement limiteacute agrave 40 par Eacutetat Membre Drsquoautres organisations ou organismes des Nations Unies disposent drsquoun nombre tregraves restreint de mots de passe leur permettant drsquoacceacuteder gratuitement au systegraveme Pour les autres utilisateurs lrsquoaccegraves est payant conformeacutement agrave la reacutesolution 51211 F adopteacutee par lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale le 15 septembre 1997 (par 29 agrave 31)

D En deacutecembre 1997 apregraves avoir examineacute un rapport sur la diffusion simultaneacutee des documents deacutelibeacuteratoires dans les six langues officielles sur le site Web de lrsquoONU lrsquoAssembleacutee a eacutegalement demandeacute que le texte de tous les nouveaux documents accessibles au public soit afficheacute sur le site dans toutes ces langues La reconfiguration du systegraveme a permis drsquoen accroicirctre la capaciteacute minus on peut ajouter autant de disques magneacutetiques qursquoon le souhaite minus et le Secreacutetaire geacuteneacuteral a informeacute lrsquoAssembleacutee suite agrave cette demande qursquoil vaudrait mieux que les inteacuteresseacutes aient accegraves gratuitement au Seacutedoc au lieu drsquoutiliser le site Web qui nrsquoeacutetait pas conccedilu pour la consultation des documents Dans le projet de budget-programme pour lrsquoexercice biennal 2004-2005 des creacutedits sont donc preacutevus pour financer le passage agrave la gratuiteacute drsquoaccegraves (par 32 agrave 36)

RECOMMANDATION 3

LrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale pourrait revoir la politique drsquoaccegraves payant au Seacutedoc eacutetablie par sa reacutesolution 51211 F du 15 septembre 1997 et autoriser le Secreacutetaire geacuteneacuteral agrave mettre en œuvre degraves que possible une nouvelle politique drsquoaccegraves gratuit pour tous sous reacuteserve des observations et recommandations du Comiteacute consultatif pour les questions administratives et budgeacutetaires (CCQAB) concernant les creacutedits demandeacutes agrave ce titre dans le projet de budget-programme pour lrsquoexercice biennal 2004-2005

- ix -

E Le systegraveme est censeacute srsquoappliquer non seulement agrave la documentation reacutecente et agrave la documentation future mais encore agrave tous les documents anteacuterieurs de lrsquoONU le but eacutetant de faciliter lrsquoaccegraves agrave ces documents et de conserver la meacutemoire institutionnelle de lrsquoOrganisation La Bibliothegraveque Dag Hammarskjoumlld a entrepris en 1998 de numeacuteriser les documents deacutelibeacuteratoires publieacutes entre 1946 et 1992 et a deacutejagrave accompli une bonne partie de la tacircche pour les principaux organes de lrsquoONU Dans les lieux drsquoaffectation ougrave lrsquoarchivage dans le Seacutedoc vient juste de commencer ou a repris apregraves une interruption il peut ecirctre neacutecessaire pour la saisie des documents anteacuterieurs de passer au lecteur optique les textes qui nrsquoexistent pas encore sous forme eacutelectronique Il faudrait consulter les Eacutetats Membres avant de se prononcer sur la question de savoir si le systegraveme devrait comprendre tous les documents publieacutes depuis la creacuteation de lrsquoorganisation ou de lrsquoorgane consideacutereacutes ou seulement les laquodocuments importantsraquo (par 38 agrave 41)

F La question de lrsquoarrieacutereacute drsquoarchivage concerne aussi les documents dont on nrsquoa pas encore reccedilu certaines versions linguistiques en raison surtout du volume de travail des services de traduction Drsquoapregraves le Secreacutetariat les comptes rendus analytiques par exemple ne pourront ecirctre publieacutes dans un deacutelai raisonnable que si lrsquoon renforce nettement les effectifs des six services de traduction ou si lrsquoon preacutevoit des ressources suppleacutementaires consideacuterables pour financer la traduction agrave lrsquoexteacuterieur Pour arriver agrave ameacuteliorer les choses en ce qui concerne les prioriteacutes les deacutelais et les ressources il faudrait dresser un bilan preacutecis de la situation (par 42 agrave 45)

RECOMMANDATION 4

Dans le rapport sur le plan des confeacuterences qursquoil preacutesentera agrave lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale lors de sa cinquante-neuviegraveme session ou au titre drsquoun point plus approprieacute de lrsquoordre du jour le Secreacutetaire geacuteneacuteral devrait fournir des renseignements sur lrsquoeacutetat drsquoavancement du projet de numeacuterisation entrepris par la Bibliothegraveque Dag Hammarskjoumlld et faire le point de la situation en ce qui concerne les documents officiels qui ne sont pas encore parus ou qui ne figurent pas dans le Seacutedoc dans les langues requises et faire des recommandations sur la faccedilon de reacutegler les questions connexes

Questions de gestion (chap II)

G Lrsquoexamen du deacuteroulement des opeacuterations du Seacutedoc montre que la gestion du systegraveme relegraveve agrave la fois de trois deacutepartements du Siegravege et de diffeacuterents offices ou bureaux hors Siegravege Lrsquointroduction de documents dans le systegraveme fait partie inteacutegrante du processus global de gestion de la documentation Au Siegravege cette tacircche eacutetait auparavant confieacutee au Deacutepartement des services de confeacuterence puis elle a eacuteteacute assigneacutee en 1997 agrave la Division de lrsquoinformatique du Bureau des services centraux drsquoappui qui deacutepend du Deacutepartement de la gestion Agrave lrsquoONUG agrave lrsquoONUV et agrave lrsquoONUN elle est toujours exeacutecuteacutee par les divisions responsables des services de confeacuterence Le Deacutepartement de lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale et de la gestion des confeacuterences est chargeacute entre autres de surveiller de coordonner et drsquoameacuteliorer dans leur ensemble la gestion et le fonctionnement des services de confeacuterence de lrsquoONU Quand on constate que le controcircle de la qualiteacute lrsquoorientation et le suivi laissent agrave deacutesirer cela signifie qursquoune meilleure coordination est neacutecessaire entre tous les services qui participent agrave la gestion du Seacutedoc et que leurs rocircles respectifs doivent ecirctre preacuteciseacutes (par 46 agrave 52)

- x -

RECOMMANDATION 5

Le Secreacutetaire geacuteneacuteral devrait revoir la gestion drsquoensemble du Seacutedoc et eacutetudier srsquoil y a lieu de confier de nouveau la fonction drsquointroduction des documents dans le systegraveme au Siegravege au Deacutepartement de lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale et de la gestion des confeacuterences

H Indeacutependamment du projet de libre accegraves au Seacutedoc il convient de faire plus largement connaicirctre les possibiliteacutes de consultation offertes par cet outil comme lrsquoa deacutejagrave suggeacutereacute le CCQAB dans un rapport anteacuterieur Drsquoapregraves des donneacutees fournies par la Division de lrsquoinformatique les Eacutetats Membres eux-mecircmes ne profitent pas suffisamment des 40 mots de passe qui ont eacuteteacute attribueacutes agrave chacun drsquoentre eux Mis agrave part le personnel de lrsquoONU proprement dit les fonctionnaires des autres organisations ou organismes dont les documents sont afficheacutes sur le Seacutedoc en particulier ceux qui travaillent sur le terrain nrsquoont apparemment pas accegraves au systegraveme (par 53 agrave 58)

I La Division de lrsquoinformatique a creacuteeacute une fonction drsquoaccegraves direct permettant lrsquoeacutetablissement drsquohyperliens entre les sites Web autoriseacutes et le Seacutedoc ce dont pourraient profiter diffeacuterents sites outre celui de lrsquoONU Il faudrait aussi former davantage de personnes agrave lrsquoutilisation du systegraveme avec le concours de lrsquoInstitut des Nations Unies pour la formation et la recherche (UNITAR) et des centres drsquoinformation des Nations Unies (par 59 agrave 62)

RECOMMANDATION 6

Pour mieux faire connaicirctre le Seacutedoc agrave tous les inteacuteresseacutes et pour en promouvoir lrsquoutilisation

a) LrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale pourrait inviter les Eacutetats Membres agrave faire plus largement profiter du systegraveme leurs missions diplomatiques selon qursquoil conviendra ainsi que leurs administrations publiques en particulier celles qui srsquooccupent de questions lieacutees aux travaux des organes directeurs dont les documents sont afficheacutes sur le Seacutedoc

b) En attendant que le systegraveme soit gratuit pour tout le monde on devrait assurer et encourager lrsquoaccegraves des fonctionnaires des organisations autres que lrsquoONU proprement dite dont les documents sont afficheacutes sur le Seacutedoc

c) Le Secreacutetaire geacuteneacuteral devrait encourager tous les deacutepartements toutes les commissions reacutegionales et toutes les organisations dont les documents sont afficheacutes sur le Seacutedoc agrave lrsquoindiquer sur leurs propres sites Web et agrave obtenir lrsquoautorisation neacutecessaire pour beacuteneacuteficier de la fonction drsquoaccegraves direct on devrait en particulier pouvoir acceacuteder directement au texte des jugements du Tribunal administratif des Nations Unies (TANU) agrave partir des principaux sites Web eacutetablis par le Siegravege et les grands lieux drsquoaffectation de lrsquoOrganisation

d) Le Secreacutetaire geacuteneacuteral devrait chaque fois que possible prendre des dispositions pour offrir des stages de formation de base agrave lrsquoutilisation du Seacutedoc fondeacutes sur lrsquoexpeacuterience acquise lors des stages organiseacutes chaque anneacutee au Siegravege des ceacutedeacuteroms contenant des modules de formation dans diffeacuterentes langues pourraient ecirctre eacutetablis agrave lrsquointention des centres drsquoinformation des Nations Unies et drsquoautres services selon que de besoin ainsi que pour drsquoautres utilisateurs inteacuteresseacutes

- xi -

J Le CCQAB est drsquoavis qursquoil faudrait mettre en place un meacutecanisme permettant de savoir si les utilisateurs sont satisfaits du Seacutedoc La satisfaction des utilisateurs est en effet essentielle si lrsquoon veut que le systegraveme devienne lrsquooutil privileacutegieacute de recherche et de consultation des documents officiels Une surveillance efficace permettrait de mieux tenir compte du fait que les besoins varient selon les utilisateurs La satisfaction des utilisateurs deacutepend aussi de la convivialiteacute des diverses fonctions de recherche qui doivent ecirctre faciles agrave utiliser mecircme pour les personnes qui ne consultent qursquooccasionnellement le systegraveme et qui ne savent pas tregraves bien comment se preacutesentent les documents de lrsquoONU Agrave cet eacutegard la recherche par cote est de loin la solution la plus commode pour lrsquoutilisateur moyen mais actuellement la rubrique laquoInformations geacuteneacuteralesraquo du Seacutedoc ne donne pas assez drsquoindications au sujet des cotes correspondant aux diffeacuterents organes dont les documents sont disponibles sur le systegraveme En outre lrsquoaccegraves aux documents de seacuteance (CRP) devrait ecirctre faciliteacute lorsque ces documents contiennent des donneacutees de base utiles ou sont par ailleurs librement accessibles comme ceux du Programme des Nations Unies pour le deacuteveloppement (PNUD) (par 66 agrave 77)

RECOMMANDATION 7

Le Secreacutetaire geacuteneacuteral devrait prendre des mesures pour ameacuteliorer la satisfaction des utilisateurs et la convivialiteacute du Seacutedoc Il conviendrait notamment

a) De faire une enquecircte de satisfaction aupregraves drsquoun eacutechantillon drsquoutilisateurs comprenant des Eacutetats Membres des traducteurs et certaines cateacutegories drsquoutilisateurs appartenant au grand public

b) De revoir et drsquoactualiser la rubrique du Seacutedoc intituleacutee laquoInformations geacuteneacuteralesraquo pour aider les utilisateurs agrave mieux comprendre les cotes correspondant aux organes dont les documents officiels figurent dans le systegraveme on pourrait en particulier eacutetablir un hyperlien avec une annexe III reacuteviseacutee du document STLIB34Rev2 intituleacute laquoDocumentation de lrsquoOrganisation des Nations Unies Guide succinctraquo cette annexe qui donne la liste des indicatifs de seacuteries de cotes des principaux organes de lrsquoONU devrait ecirctre revue et compleacuteteacutee de faccedilon agrave inclure les cotes des documents de toutes les organisations couvertes par le systegraveme

c) De veiller agrave ce que la version arabe du document STLIB34Rev2 qui nrsquoest actuellement pas disponible sur le Seacutedoc soit publieacutee en temps utile aux fins de lrsquoapplication de la recommandation 7 formuleacutee agrave lrsquoalineacutea b) ci-dessus

d) De revoir la politique drsquoaccegraves aux CRP et de consulter en particulier le PNUD quant agrave la possibiliteacute de diffuser sur le Seacutedoc sans restrictions tous les documents de seacuteance soumis au Conseil drsquoadministration que lrsquoon peut consulter librement sur le site Web du Programme

K Bien que les offices hors Siegravege aient en principe eacuteteacute ducircment consulteacutes au preacutealable la strateacutegie concernant les technologies de lrsquoinformation et de la communication (TIC) preacutesenteacutee par le Secreacutetaire geacuteneacuteral agrave lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale lors de sa cinquante-septiegraveme session ne contient que deux projets relatifs au Seacutedoc au Siegravege et ne mentionne pas les incidences que pourrait avoir lrsquoextension du systegraveme aux lieux drsquoaffectation ougrave il nrsquoest pas encore appliqueacute

- xii -

Dans sa reacutesolution 57304 du 15 avril 2003 lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale a entre autres prieacute le Secreacutetaire geacuteneacuteral laquode faire en sorte que les besoins en matiegravere de technologies de lrsquoinformation et des communications des divers lieux drsquoaffectation et des commissions reacutegionales en particulier se situaient dans le pays en deacuteveloppement soient pleinement pris en compte dans ladite strateacutegie et que les dispositions voulues soient prises pour que ces technologies soient mises en œuvre dans ces bureauxraquo (par 78 et 79)

L Vu la rapiditeacute de lrsquoinnovation technique le systegraveme reconfigureacute aura sans doute une dureacutee utile infeacuterieure agrave celle du systegraveme initial agrave disques optiques qui a eacuteteacute utiliseacute pendant pregraves drsquoune deacutecennie Drsquoaucuns estiment que le Seacutedoc est peut-ecirctre deacutejagrave deacutepasseacute car il nrsquoutilise pas les normes modernes des systegravemes de gestion des documents Drsquoautre part la fonction de responsable de lrsquoinformatique devant ecirctre bientocirct inteacutegreacutee dans la structure du Secreacutetariat il importe de veiller agrave ce que le futur Seacutedoc soit conccedilu dans le cadre drsquoune strateacutegie coheacuterente et coordonneacutee de gestion eacutelectronique des documents le manque de coordination srsquoeacutetant jusqursquoagrave preacutesent traduit par lrsquoeacutetablissement de systegravemes le plus souvent autonomes (par 80 agrave 83)

RECOMMANDATION 8

Le Secreacutetaire geacuteneacuteral devrait inclure dans les TIC tous les aspects correspondant de lrsquoapplication du Seacutedoc dans les offices hors Siegravege et veiller agrave ce que une fois nommeacute le responsable de lrsquoinformatique lrsquoeacutevolution future du systegraveme soit consideacutereacutee dans le cadre plus geacuteneacuteral drsquoune strateacutegie coheacuterente et coordonneacutee de gestion eacutelectronique des documents agrave lrsquoONU

- 1 -

INTRODUCTION

Historique

1 Le systegraveme initial agrave disques optiques a eacuteteacute mis en place agrave lrsquoONU agrave la suite de trois rapports du Corps commun drsquoinspection (CCI) un rapport sur les problegravemes et les coucircts du stockage dans les organismes des Nations Unies (JIUREP869)1 un additif agrave ce document (JIUREP876)2 et un rapport intituleacute laquoDu projet pilote de disques optiques agrave lrsquoONUG agrave un systegraveme agrave disques optiques pour lrsquoONUraquo (JIUREP8911)3 Le projet pilote ayant donneacute de bons reacutesultats agrave lrsquoOffice des Nations Unies agrave Genegraveve (ONUG) les Inspecteurs laquoont abouti agrave la conclusion que le concept combinant la technologie du disque optique et la transmission de donneacutees agrave grande distance et agrave grande vitesse ne reacutevolutionnerait pas seulement la production le stockage et la distribution des documents mais permettrait aussi ils en [eacutetaient] fermement convaincus drsquoattendre une fois qursquoil serait inteacutegralement mis en application une productiviteacute accrue et des eacuteconomies massives de papier de machines de personnel de coucircts drsquoexpeacutedition de places de stockage etc (ce qui en derniegravere analyse [reacuteduirait] de faccedilon significative les deacutepenses de confeacuterence)raquo4 Le systegraveme proposeacute est devenu pleinement opeacuterationnel agrave lrsquoONUG et au Siegravege (New York) pendant la peacuteriode 1991-1992 et a ensuite eacuteteacute eacutetendu agrave drsquoautres lieux drsquoaffectation

2 En 1998-1999 en raison de la croissance exponentielle du nombre de documents stockeacutes sur disques optiques ainsi que du nombre drsquoutilisateurs et du fait que le systegraveme reposait sur des logiciels proteacutegeacutes et une technologie qui datait du deacutebut des anneacutees 90 le Secreacutetariat a ducirc envisager une reconfiguration tacircche entreprise par la Division de lrsquoinformatique Le nouveau systegraveme utilise des disques magneacutetiques et non plus optiques pour stocker les donneacutees Lrsquoexpression laquosystegraveme agrave disques optiquesraquo nrsquoeacutetant plus exacte du point de vue technique on lrsquoa rebaptiseacute laquoSystegraveme de diffusion eacutelectronique des documentsraquo (Seacutedoc) en franccedilais minus et pour ne pas avoir agrave changer de sigle laquoOfficial Documents Systemraquo (ODS) en anglais

Objectif du rapport et meacutethode

3 Le principal objectif de ce rapport du Corps commun est drsquoeacutetudier a) si lrsquoapplication du Seacutedoc jusqursquoagrave ce jour a eacuteteacute pleinement conforme aux deacutecisions prises par lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale et le Secreacutetaire geacuteneacuteral b) si la gestion du systegraveme soulegraveve encore des questions dont le regraveglement pourrait contribuer agrave ameacuteliorer encore le Seacutedoc en tant que dispositif drsquoarchivage et de recherche des documents de lrsquoONU et de mieux reacutepondre aux besoins de tous les inteacuteresseacutes

1 A41806

2 A42724 laquoLes problegravemes et les coucircts du stockage dans les organismes des Nations Unies (Additif)raquo

3 A44684

4 Ibid par 3

- 2 -

4 LrsquoInspecteur non seulement srsquoest entretenu avec des fonctionnaires du Siegravege de lrsquoONUG de lrsquoOffice des Nations Unies agrave Nairobi (ONUN) et de la Commission eacuteconomique pour lrsquoAfrique (CEA) mais encore a consulteacute des centaines drsquoentreacutees sur le Seacutedoc pour veacuterifier les langues de diffusion et voir si la politique drsquoaffichage simultaneacutee des documents dans toutes les langues requises eacutetait respecteacutee La veacuterification a porteacute sur des documents de tous les principaux organes de lrsquoONU et de plusieurs de leurs organes subsidiaires publieacutes au Siegravege (New York) agrave lrsquoONUG et agrave lrsquoOffice des Nations Unies agrave Vienne (ONUV) ainsi que sur des documents des commissions reacutegionales du Programme des Nations Unies pour le deacuteveloppement (PNUD) du Fonds des Nations Unies pour la population (FNUAP) du Fonds des Nations Unies pour lrsquoenfance (UNICEF) de la Confeacuterence des Nations Unies sur le commerce et le deacuteveloppement (CNUCED) du Haut-Commissariat des Nations Unies pour les reacutefugieacutes (HCR) du Haut-Commissariat des Nations Unies aux droits de lrsquohomme de lrsquoOrganisation des Nations Unies pour le deacuteveloppement industriel (ONUDI) du Programme des Nations Unies pour lrsquoenvironnement (PNUE) du Programme des Nations Unies pour les eacutetablissements humains (ONU-Habitat) du Conseil des chefs de secreacutetariat des organismes des Nations Unies pour la coordination (CCS) qui a remplaceacute le Comiteacute administratif de coordination (CAC) et du Tribunal administratif des Nations Unies (TANU) Pour les lieux drsquoaffectation ougrave la mise en œuvre du Seacutedoc nrsquoa pas encore commenceacute ou a eacuteteacute interrompue lrsquoInspecteur a chercheacute agrave obtenir des indications concernant la date agrave laquelle le systegraveme pourrait devenir pleinement opeacuterationnel et sur les principaux obstacles rencontreacutes le cas eacutecheacuteant

5 Le rapport portant la cote JIUREP8911 contenait une recommandation (la recommandation 3) aux termes de laquelle les organes deacutelibeacuterants eacutetaient inviteacutes agrave eacutetudier laquola possibiliteacute drsquoinstaller des systegravemes opeacuterationnels pour leur propre compteraquo Au sujet de lrsquoapplication de cette recommandation le Secreacutetaire geacuteneacuteral a fait observer en juin 1997 que laquola possibiliteacute drsquoavoir accegraves au systegraveme agrave disques optiques par Internet ougrave que lrsquoon se trouve dans le monde [avait] susciteacute un regain drsquointeacuterecirct pour ce systegraveme parmi tous les organismes des Nations Unies Au lieu de mettre en place leurs propres systegravemes les institutions pourraient envisager drsquoutiliser comme systegraveme commun une version eacutelargie du systegraveme actuel agrave disques optiques baseacute agrave New York et agrave Genegraveveraquo5 La reconfiguration du systegraveme aurait pu ecirctre lrsquooccasion recircveacutee drsquoeacutetudier avec les institutions la viabiliteacute drsquoun tel meacutecanisme mais lrsquoONU a malheureusement poursuivi ses propres plans sans les consulter au preacutealable La preacutesente eacutevaluation de lrsquoapplication du Seacutedoc ne porte donc pas sur la faccedilon dont les organisations et organismes autres que ceux qui sont mentionneacutes au paragraphe 4 stockent et recherchent les documents officiels

6 LrsquoInspecteur remercie tous ceux qui ont contribueacute agrave lrsquoeacutetablissement du preacutesent rapport en lui fournissant des donneacutees ou en formulant des observations

5 A52206 par 11

- 3 -

I QUESTIONS DE POLITIQUE GEacuteNEacuteRALE

A Champ drsquoapplication du systegraveme

a) Cadre

Le plan initial pour un systegraveme agrave disques optiques

7 Dans son rapport publieacute sous la cote JIUREP8911 le Corps commun drsquoinspection avait recommandeacute a) qursquoun systegraveme agrave disques optiques pleinement opeacuterationnel pour le stockage et la recherche de la documentation reacutecente et future soit installeacute au Secreacutetariat de lrsquoOrganisation des Nations Unies et que des ressources approprieacutees soient preacutevues agrave cette fin dans le budget de lrsquoexercice biennal 1990-1991 (recommandation 1) b) que lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale eacutetudie la possibiliteacute de sous-traiter la saisie sur disques optiques de toute la documentation existante de lrsquoONU afin de preacuteserver la meacutemoire institutionnelle de lrsquoOrganisation drsquoassurer un accegraves facile agrave toute la documentation de lrsquoONU et de reacutealiser de substantielles eacuteconomies suppleacutementaires (recommandation 2)

8 LrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale a prieacute le Secreacutetaire geacuteneacuteral a) laquode mettre en œuvre le systegraveme agrave disques optiques tel que deacutecrit par le Corps commun drsquoinspection conformeacutement aux recommandations du Comiteacute consultatif pour les questions administratives et budgeacutetaires et compte tenu des vues exprimeacutees par les Eacutetats Membres agrave sa quarante-quatriegraveme sessionraquo b) laquodrsquoeacutetablir un rapport contenant un plan deacutetailleacute de mise en œuvre geacuteneacuterale du systegraveme [y compris] dans les commissions reacutegionales et autres lieux drsquoaffectation ainsi que les incidences du systegraveme sur lrsquoaccegraves des Eacutetats Membres agrave la documentation une analyse coucircts-avantages et tous autres renseignements techniques et financiers pertinents et de le lui preacutesenter agrave sa quarante-cinquiegraveme sessionraquo6

9 En reacuteponse agrave cette demande le Secreacutetaire geacuteneacuteral a soumis un premier rapport7 dont lrsquoexamen a eacuteteacute repousseacute agrave la quarante-sixiegraveme session pour laquelle il a eacutetabli un rapport compleacutementaire deacutecrivant un plan drsquoapplication en trois phases8 Pendant les phases I et II qui devaient ecirctre exeacutecuteacutees pendant les exercices biennaux 1990-1991 et 1992-1993 respectivement un systegraveme pleinement opeacuterationnel devait ecirctre installeacute drsquoabord agrave lrsquoOffice des Nations Unies agrave Genegraveve puis au Siegravege agrave New York permettant de stocker et de consulter les documents publieacutes aux deux endroits Lrsquoaccegraves au systegraveme eacutetait au deacutepart limiteacute aux utilisateurs du Secreacutetariat et agrave un nombre restreint de missions permanentes Au cours de la phase III pendant lrsquoexercice biennal 1994-1995 on devait deacutevelopper le systegraveme laquopour lrsquoeacutetendre agrave lrsquoOffice des Nations Unies agrave Vienne aux commissions reacutegionales agrave Nairobi et agrave un certain nombre drsquoautres lieux drsquoaffectation de lrsquoONU et pour permettre aux Eacutetats Membres et autres utilisateurs des documents de confeacuterence de lrsquoONU drsquoy acceacuteder agrave lrsquoeacutechelle mondiale par lrsquointermeacutediaire des reacuteseaux publicsraquo9

6 Reacutesolution 44201 B de lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale sect XVI partie II par 2 et 3

7 AC54558

8 AC54626

9 Ibid par 14

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10 Par sa reacutesolution 46185 B (sect V par 3) lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale a approuveacute la phase II sous reacuteserve de la preacutesentation drsquoun rapport deacutetailleacute sur lrsquoachegravevement de la phase I Ce rapport a eacuteteacute soumis par le Secreacutetaire geacuteneacuteral qui preacutevoyait notamment pour la phase III le stockage drsquoun million de pages par an et recommandait aussi laquoqursquoapregraves 1993 la capaciteacute du systegraveme soit augmenteacutee dans la limite des ressources disponibles et conformeacutement aux dispositions des budgets-programmes approuveacutesraquo10

Le systegraveme reconfigureacute

11 Comme on lrsquoa indiqueacute dans lrsquointroduction lrsquoaugmentation rapide du volume des donneacutees stockeacutees sur disques optiques et du nombre drsquoutilisateurs ont conduit le Secreacutetariat agrave envisager un renforcement de la puissance du systegraveme et finalement son remplacement Dans lrsquoexposeacute qursquoil a preacutesenteacute agrave la Cinquiegraveme Commission en novembre 1999 le Secreacutetaire geacuteneacuteral adjoint agrave lrsquoadministration et agrave la gestion a deacuteclareacute que de 1996 au premier semestre de 1999 le nombre de documents stockeacutes sur disques optiques eacutetait passeacute de 64 524 agrave 117 670 la capaciteacute des bases de donneacutees de 9638 meacutega-octets agrave 1 795 meacutega-octets (autrement dit elle avait presque doubleacute) et le nombre drsquoutilisateurs de 1 326 agrave 6 987

12 Apregraves que le feu vert eut eacuteteacute donneacute un prototype a eacuteteacute mis au point en feacutevrier 2000 et agrave lrsquoissue drsquoessais concluants il a eacuteteacute deacutecideacute drsquoaller de lrsquoavant et de proceacuteder agrave une refonte complegravete du systegraveme Le nouveau systegraveme a eacuteteacute mis en œuvre en deux phases La premiegravere a commenceacute au deacutebut de lrsquoan 2000 et srsquoest acheveacutee au deacutebut du mois de septembre 2001 Il srsquoagissait de transposer lrsquoancien systegraveme dans un nouvel environnement totalement inteacutegreacute au Web et fondeacute sur Windows 2000 et Lotus Notes La deuxiegraveme phase a consisteacute agrave ajouter une fonction drsquoappui multilingue qui est devenue opeacuterationnelle le 4 feacutevrier 2002 et permet aux utilisateurs drsquoacceacuteder au systegraveme et de rechercher des documents en employant nrsquoimporte laquelle des six langues officielles de lrsquoONU alors qursquoauparavant la recherche ne pouvait se faire qursquoen anglais et en franccedilais

13 Drsquoapregraves les chiffres fournis par la Division de lrsquoinformatique le coucirct total de la reconfiguration et de la mise au point du nouveau systegraveme a eacuteteacute estimeacute agrave 1 803 788 dollars des Eacutetats-Unis dont 922 188 dollars ont eacuteteacute consacreacutes en 2000 et en 2001 aux nouveaux logiciels drsquoapplication 381 600 dollars au financement de la deuxiegraveme phase et 500 000 dollars agrave lrsquoachat du mateacuteriel

14 Le nouveau systegraveme ne fait pas lrsquoobjet drsquoun droit de proprieacuteteacute et crsquoest lrsquoONU qui deacutetient maintenant le code source de son programme drsquoapplication Depuis le 1er juin 2002 la Division de lrsquoinformatique assure la maintenance et lrsquoexploitation du systegraveme fonctions auparavant confieacutees agrave une socieacuteteacute priveacutee Agrave lrsquoavenir elle pourra donc mettre au point de nouvelles applications dans le cadre de la gestion des connaissances en se fondant sur des informations sur le Seacutedoc La reconfiguration de 2001 ne srsquoest pas accompagneacutee drsquoun changement de politique en ce qui concerne le champ drsquoapplication final du systegraveme (organisations et lieux drsquoaffectation agrave couvrir) les orientations restant les mecircmes qursquoen 1993

10 AC54718Add1 par 20

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b) Champ drsquoapplication actuel du Seacutedoc

Situation au Siegravege agrave lrsquoONUG et agrave lrsquoONUV

15 Les documents stockeacutes en ligne dans les bases de donneacutees du Siegravege et de lrsquoONUG comprennent les documents publieacutes avant pendant et apregraves les sessions ou reacuteunions de lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale et de ses organes subsidiaires du Conseil de seacutecuriteacute du Conseil eacuteconomique et social et de ses organes subsidiaires ainsi que du Conseil de tutelle Ils comprennent aussi les documents deacutelibeacuteratoires du PNUD du FNUAP et de lrsquoUNICEF et ceux qui sont publieacutes pour les reacuteunions du HCR du Haut-Commissariat aux droits de lrsquohomme de la CNUCED et de la Commission eacuteconomique pour lrsquoEurope (CEE) Les documents eacutetablis agrave lrsquoONUV depuis 1997 y compris ceux de lrsquoONUDI sont stockeacutes sur le Seacutedoc gracircce agrave une liaison de teacuteleacutecommunication avec Genegraveve Les documents eacutetablis pour des confeacuterences mondiales organiseacutees sous lrsquoeacutegide de lrsquoONU sont aussi stockeacutes dans les bases de donneacutees du systegraveme Drsquoautres types de documents comme des textes administratifs et certains avis de vacance de poste sont eacutegalement archiveacutes

Situation dans drsquoautres offices hors Siegravege

16 Pour le Corps commun drsquoinspection les principaux objectifs du systegraveme initial agrave disques optiques pour la gestion des documents de lrsquoONU eacutetaient les suivants a) offrir un moyen de stockage plus eacuteconomique et plus sucircr b) acceacuteleacuterer la distribution agrave lrsquoeacutechelle mondiale et en reacuteduire le coucirct c) faciliter la consultation des documents par des utilisateurs du monde entier La disponibiliteacute immeacutediate de tous les documents de lrsquoONU et la conservation de la meacutemoire institutionnelle de lrsquoOrganisation figuraient parmi les laquoavantages eacutevidentsraquo du systegraveme mis en relief par le CCI dans son rapport publieacute sous la cote JIUREP8911 Le systegraveme proposeacute pour lrsquoarchivage et la recherche des documents officiels devait donc couvrir lrsquoOrganisation tout entiegravere principe clairement approuveacute par lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale dans sa reacutesolution 44201 B dont il a eacuteteacute question plus haut

17 Le systegraveme est devenu pleinement opeacuterationnel agrave lrsquoONUG et au Siegravege il y a pregraves de 10 ans et les raisons qui militent en faveur drsquoune couverture complegravete de lrsquoOrganisation sont aujourdrsquohui plus impeacuterieuses que jamais car tous les lieux drsquoaffectation concerneacutes accueillent des organes directeurs pour lesquels des documents officiels sont eacutetablis agrave des fins drsquoexamen Ces documents sont afficheacutes pendant un certain temps sur les sites Web respectifs de ces lieux drsquoaffectation mais cela ne saurait remplacer lrsquoutilisation du Seacutedoc pour le stockage et la recherche des documents deacutelibeacuteratoires Pour lrsquoONU lrsquoobjectif premier de ce systegraveme devrait rester la conservation de la meacutemoire institutionnelle de lrsquoOrganisation dans son ensemble ainsi que la facilitation de lrsquoaccegraves agrave tous les documents officiels et de leur recherche

18 Il convient de rappeler la deacutefinition du terme laquodocumentraquo dans le contexte onusien qui est donneacute au paragraphe 2 de lrsquoinstruction administrative STAI189Add3Rev2 laquoUn document est un texte soumis pour examen agrave un organe principal ou subsidiaire de lrsquoOrganisation des Nations Unies et porte habituellement sur une ou plusieurs questions inscrites agrave lrsquoordre du jour de lrsquoorgane concerneacuteraquo En outre pour appliquer un systegraveme comme le Seacutedoc il faut tenir ducircment compte de lrsquoorganisation du Secreacutetariat exposeacutee dans la circulaire STSGB19975 du Secreacutetaire geacuteneacuteral dateacutee du 12 septembre 1997 aux termes de laquelle (sect 1) laquoLe Secreacutetariat qui est lrsquoun des organes principaux de lrsquoONU a son siegravege agrave New York

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Les autres lieux drsquoaffectation principaux sont Addis-Abeba Bangkok Beyrouth Genegraveve Nairobi Santiago et Vienneraquo

19 Au fil des ans dans le cadre de la mise en œuvre progressive du Seacutedoc les commissions reacutegionales autres que la CEE et les offices hors siegravege autres que lrsquoONUG et lrsquoONUV se sont comporteacutes diffeacuteremment en ce qui concerne lrsquointroduction de leurs documents dans le systegraveme comme il ressort du tableau de lrsquoannexe I b) Les documents de la Commission eacuteconomique et sociale pour lrsquoAsie occidentale (CESAO) y sont archiveacutes depuis octobre 2000 mais lrsquoapplication du Seacutedoc a eacuteteacute de courte dureacutee pour ceux de la Commission eacuteconomique et sociale pour lrsquoAsie et le Pacifique (CESAP) de la Commission eacuteconomique pour lrsquoAmeacuterique latine et les Caraiumlbes (CEPALC) et des deux organismes baseacutes agrave Nairobi (le PNUE et ONU-Habitat) et agrave la fin de juin 2003 aucun des documents concernant les reacuteunions des organes directeurs de la CEA nrsquoavait encore eacuteteacute chargeacute Hormis lrsquoONUG lrsquoONUV la CEE et la CESAO les lieux drsquoaffectation semblent avoir eacuteteacute traiteacutes surtout comme des laquoutilisateursraquo et ne pas avoir eacuteteacute suffisamment consideacutereacutes comme des laquopourvoyeursraquo du systegraveme dans le cadre drsquoune politique globale drsquoapplication du Seacutedoc agrave lrsquoeacutechelle du Secreacutetariat

c) Incidences drsquoune couverture complegravete de lrsquoOrganisation

20 Consideacuterant les estimations de la Division de lrsquoinformatique en ce qui concerne le mateacuteriel et les logiciels neacutecessaires pour un serveurposte de travail destineacute agrave lrsquointroduction des documents on aurait pu commencer agrave appliquer le Seacutedoc dans tous les lieux drsquoaffectation restants pendant lrsquoexercice biennal en cours au moyen des ressources disponibles sauf peut-ecirctre lagrave ougrave lrsquoacquisition drsquoun lecteur optique rapide (qui coucircte en moyenne entre 7 000 et 10 000 dollars des Eacutetats-Unis) peut poser un problegraveme comme agrave Nairobi en particulier Agrave propos de ce lieu drsquoaffectation rappelons que bien que lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale dans sa reacutesolution 5222011 ait prieacute le Secreacutetaire geacuteneacuteral laquodrsquoaligner les arrangements financiers de lrsquoOffice des Nations Unies agrave Nairobi sur ceux des autres bureaux administratifs analogues de lrsquoOrganisationraquo la Division des services de confeacuterence de lrsquoONUN est toujours beaucoup trop tributaire des ressources extrabudgeacutetaires (provenant du PNUE et drsquoONU-Habitat) Addis-Abeba et Nairobi eacutetant devenus deux lieux drsquoaccueil importants pour les confeacuterences et les reacuteunions organiseacutees sous lrsquoeacutegide de lrsquoONU il est indispensable drsquoy mettre en œuvre le Seacutedoc Dans ces deux villes lrsquoInspecteur a constateacute que les inteacuteresseacutes avaient hacircte de commencer agrave charger les documents dans le systegraveme LrsquoONUN a indiqueacute que tous les documents officiels du PNUE et drsquoONU-Habitat publieacutes apregraves 1991 qui eacutetaient deacutejagrave sous forme eacutelectronique pourraient ecirctre chargeacutes avant la fin de 2003 Pour sa part la CEA srsquoest engageacutee agrave commencer agrave charger les documents degraves que certaines questions administratives auraient eacuteteacute reacutegleacutees La CESAO a fait savoir qursquoen octobre 2000 elle avait entrepris drsquoindexer les documents publieacutes depuis 1974 en arabe et en anglais et de les passer au lecteur optique en vue de leur affichage sur le Seacutedoc et qursquoelle comptait achever cette tacircche en 2004

21 Agrave la reacuteunion tenue en juin 2003 par le Comiteacute directeur pour la modernisation et la gestion inteacutegreacutee des bibliothegraveques de lrsquoONU il a eacuteteacute convenu que la Bibliothegraveque Dag Hammarskjoumlld fournirait une assistance aux commissions reacutegionales pouvant creacuteer des versions en format PDF de la documentation locale et les envoyer agrave la Bibliothegraveque en vue de leur combinaison avec des 11 Par 101

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meacutetadonneacutees et de leur teacuteleacutechargement dans le Seacutedoc La Division de lrsquoinformatique collaborait deacutejagrave avec la CEPALC pour permettre le chargement direct de ses documents officiels dans le Seacutedoc au Siegravege agrave partir de Santiago Agrave la mecircme reacuteunion la CESAP et lrsquoONUN ont indiqueacute qursquoils eacutetaient tout disposeacutes agrave reprendre leurs efforts en vue de charger eux-mecircmes leurs documents Agrave la fin de juillet 2003 la situation geacuteneacuterale dans les offices hors siegravege eacutetait meilleure qursquoagrave la fin de 2002 la CEA la CEPALC et lrsquoONUN travaillaient au chargement des documents Reacutetrospectivement lrsquoInspecteur estime que dans les cas ougrave le Seacutedoc nrsquoa pas eacuteteacute mis en œuvre pour une raison ou pour une autre les lieux drsquoaffectation consideacutereacutes auraient ducirc ecirctre tenus de soumettre leurs documents officiels en vue drsquoun archivage et drsquoune recherche centraliseacutes Le retard pris dans lrsquoapplication du systegraveme dans ces lieux drsquoaffectation est peut-ecirctre ducirc en partie agrave ce que le Siegravege nrsquoa pas fourni de directives claires et nrsquoa pas exerceacute le controcircle voulu

B Politique concernant lrsquoaffichage des documents dans les diffeacuterentes langues

a) La politique officielle

22 Agrave la cinquante-sixiegraveme session de lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale le Secreacutetaire geacuteneacuteral a preacutesenteacute un rapport12 sur la publication simultaneacutee des documents deacutelibeacuteratoires dans les six langues officielles sur le site Web de lrsquoOrganisation dans lequel il a rappeleacute ce qui suit laquoDans sa reacutesolution 36117 B du 10 deacutecembre 1981 lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale a fixeacute une regravegle selon laquelle les documents officiels doivent ecirctre distribueacutes simultaneacutement dans toutes les langues officielles Cette regravegle qui veut qursquoaucune version linguistique drsquoun document donneacute y compris la version originale ne soit diffuseacutee tant que toutes les autres versions linguistiques demandeacutees ne sont pas precirctes agrave ecirctre distribueacutees a eacuteteacute reacuteaffirmeacutee dans les reacutesolutions 42207 C du 11 deacutecembre 1987 5011 du 2 novembre 1995 et 53208 B du 18 deacutecembre 1998 Conformeacutement agrave ladite regravegle degraves leur parution dans les langues demandeacutees tous les documents officiels sont publieacutes sur le Seacutedoc dans toutes les langues simultaneacutementraquo

23 Cette politique a eacuteteacute reacuteaffirmeacutee par lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale dans ses reacutesolutions 54248 C 55222 et 56242 Agrave cet eacutegard selon la Division de lrsquoinformatique la pratique actuelle veut qursquoun document ne soit pas publieacute sur le Seacutedoc tant que les six versions linguistiques ne sont pas precirctes et que les documents soient laquotoujoursraquo afficheacutes simultaneacutement dans les six langues minus avec pour seule exception les rares cas ougrave bien qursquoun document ait eacuteteacute reccedilu dans les six langues une version linguistique pose un problegraveme et doit ecirctre corrigeacutee et rechargeacutee lrsquoaffichage de cette version pouvant alors ecirctre diffeacutereacute de laquoquelques heuresraquo Pour sa part le Deacutepartement de lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale et de la gestion des confeacuterences affirme aussi qursquoil applique strictement le mandat que lui a confieacute lrsquoAssembleacutee dans ses reacutesolutions sur la distribution simultaneacutee des documents dans toutes les langues officielles et que les documents ne sont afficheacutes sur le Seacutedoc que lorsque toutes les versions demandeacutees ont eacuteteacute publieacutees sur papier

12 AC55612

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b) Les entorses agrave la politique officielle

24 Malgreacute les assurances donneacutees par le Secreacutetariat les Eacutetats Membres continuent agrave se plaindre du fait que la politique de distribution simultaneacutee des documents dans les langues requises nrsquoest pas suivie strictement ainsi qursquoen teacutemoigne le paragraphe 3 de la section III de la reacutesolution 57283 B adopteacutee par lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale le 15 avril 2003 Tout en constatant qursquoune grande majoriteacute de documents est afficheacutee sur le Seacutedoc conformeacutement aux principes eacutetablis lrsquoInspecteur ne peut que confirmer agrave lrsquoissue de longues recherches sur les deux principales bases de donneacutees du systegraveme (la base laquoDocumentsraquo et la base laquoReacutesolutionsraquo) que dans de nombreux cas effectivement il y a des entorses agrave la politique officielle avec des retards bien supeacuterieurs aux laquoquelques heuresraquo dont parle le Secreacutetariat Cela vaut pour des documents de presque tous les organes dont certains ne sont toujours pas disponibles dans les langues requises plusieurs anneacutees apregraves leur eacutetablissement Par exemple le rapport de la Cinquiegraveme Commission sur le financement de la Mission drsquoobservation des Nations Unies en Sierra Leone (A54686Add1) a eacuteteacute diffuseacute le 11 juin 2000 en arabe en chinois en espagnol et en franccedilais mais au 30 juillet 2003 le Seacutedoc indiquait que le texte original anglais et la version russe eacutetaient laquonon encore parusraquo

25 Drsquoapregraves le Deacutepartement de lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale et de la gestion des confeacuterences il peut arriver que les copies papier soient publieacutees dans toutes les langues requises mais qursquoune ou plusieurs versions linguistiques ne soient pas afficheacutees simultaneacutement sur le Seacutedoc agrave cause drsquoun dysfonctionnement du systegraveme ou parce que certaines versions doivent ecirctre passeacutees au lecteur optique avant de pouvoir y ecirctre introduites Ces problegravemes sont censeacutes ecirctre reacutegleacutes degraves qursquoon srsquoen aperccediloit mais ce nrsquoest apparemment pas toujours le cas Parfois mecircme ces raisons laquocompreacutehensiblesraquo ne peuvent pas justifier le fait que les documents nrsquoont pas eacuteteacute afficheacutes simultaneacutement dans les langues requises ou du moins diffuseacutes dans un deacutelai plus raisonnable Un exemple parmi bien drsquoautres le document A56791-S2002111 contenant une lettre dateacutee du 23 janvier 2002 adresseacutee au Secreacutetaire geacuteneacuteral par le Repreacutesentant permanent du Qatar aupregraves de lrsquoOrganisation des Nations Unies a eacuteteacute publieacute en chinois le 29 janvier 2002 mais ni lrsquooriginal anglais ni les versions dans les quatre autres langues officielles ne figuraient encore sur le Seacutedoc agrave la fin de juillet 2003 Drsquoautres cas analogues sont citeacutes dans lrsquoannexe I c)

26 Sans remettre en cause le principe de la distribution simultaneacutee dans toutes les langues il convient de preacuteciser les exigences reacuteelles de la politique officielle dont le Secreacutetariat lui-mecircme a sans doute contribueacute agrave brouiller les contours Il est inteacuteressant drsquoobserver lrsquoeacutevolution des termes employeacutes pour deacutecrire les langues dans lesquelles les documents publieacutes avant pendant et apregraves les sessions sont censeacutes ecirctre afficheacutes sur le Seacutedoc pour les reacuteunions du Conseil de seacutecuriteacute de lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale et de ses organes subsidiaires du Conseil eacuteconomique et social et de ses organes subsidiaires et du Conseil de tutelle ainsi que pour les confeacuterences convoqueacutees par lrsquoONU Le premier manuel drsquoutilisation du Seacutedoc publieacute en 1994 (STSCSERA37) indiquait que les documents seraient stockeacutes dans toutes les langues officielles de lrsquoONU13 Le texte reacuteviseacute paru environ un an plus tard signalait qursquoune laquooption permettant de [hellip] consulter [les documents] dans drsquoautres languesraquo avait eacuteteacute ajouteacutee pour tenir compte du fait que des documents eacutetaient disponibles en allemand Sous la rubrique laquoInformations geacuteneacuteralesraquo du systegraveme avant la reconfiguration on indiquait plus prudemment que les documents eacutetaient 13 STCSSERA37 par 2

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normalement disponibles dans les six langues officielles mais qursquoils nrsquoeacutetaient pas toujours publieacutes dans les six langues et que les diffeacuterentes versions linguistiques ne paraissaient pas forceacutement toujours en mecircme temps Il eacutetait preacuteciseacute que le systegraveme indiquerait quelles eacutetaient les versions linguistiques disponibles Aujourdrsquohui on trouve simplement la mention suivante laquoLes documents sont disponibles dans les langues officielles des organes ou organismes agrave lrsquointention desquels ils ont eacuteteacute publieacutesraquo

27 Comme lrsquoa rappeleacute le CCI dans son rapport sur le multilinguisme dans le systegraveme des Nations Unies14 les langues dans lesquelles sont publieacutes les documents officiels des organes directeurs varient drsquoune organisation agrave lrsquoautre et parfois mecircme au sein de la mecircme organisation drsquoun organe agrave lrsquoautre Crsquoest le regraveglement inteacuterieur de chaque organe directeur qui eacutedicte les prescriptions agrave respecter en la matiegravere Les deacuteclarations drsquoordre geacuteneacuteral laissant entendre que laquotous les documentsraquo devraient paraicirctre dans toutes les langues officielles peuvent donc induire en erreur Agrave cet eacutegard la mention qui apparaicirct actuellement sur le Seacutedoc mecircme si elle reflegravete mieux les regravegles en vigueur serait encore plus preacutecise si elle eacutetait libelleacutee en ces termes laquoLes documents officiels sont afficheacutes sur le Seacutedoc dans les langues prescrites par le regraveglement inteacuterieur de lrsquoorgane consideacutereacuteraquo Il serait ainsi tenu compte du fait que pour certains organes directeurs par exemple les documents sont disponibles uniquement dans les langues de travail et non pas dans toutes les langues officielles

28 Il faut aussi bien voir que si la plupart des documents de lrsquoONU et des organismes affilieacutes sont conserveacutes dans le Seacutedoc les organes directeurs ne sont pas tous tregraves stricts en ce qui concerne la distribution simultaneacutee dans toutes les langues requises La grande majoriteacute des textes originaux est reacutedigeacutee en anglais (environ 76 mecircme agrave lrsquoONUG) et la tentation est grande de publier drsquoabord les documents dans la langue de soumission et mecircme drsquoen diffuser une version preacuteliminaire (laquoadvance copyraquo) geacuteneacuteralement en anglais minus pratique toleacutereacutee voire reacuteclameacutee par les Eacutetats Membres dans certains cas

C Accegraves au Seacutedoc

a) La politique actuelle

29 Lrsquoaccegraves au Seacutedoc est reacuteserveacute aux utilisateursabonneacutes inscrits auxquels sont attribueacutes un code drsquoidentification et un mot de passe Dans sa reacutesolution 51211 F du 15 septembre 1997 lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale a encourageacute le Secreacutetaire geacuteneacuteral agrave laquoeacutelaborer une politique en vue de poursuivre le deacuteveloppement du systegraveme agrave disques optiques de lrsquoOrganisation des Nations Unies preacutevoyant notamment comment ouvrir le systegraveme moyennant un droit drsquoutilisation agrave quiconque srsquoy inteacuteresse eacutetant entendu que lrsquoaccegraves restera gratuit pour les missions permanentes les missions drsquoobservation et les administrations publiques des Eacutetats Membres chacun de ces derniers disposant au maximum de 10 mots de passe et preacutevoyant eacutegalement de donner accegraves au systegraveme agrave tous les fonctionnaires du Secreacutetariatraquo15 Dans la mecircme reacutesolution lrsquoAssembleacutee a eacutegalement prieacute le Secreacutetaire geacuteneacuteral laquodrsquoeacutelaborer cette politique en tenant compte des besoins particuliers des pays en deacuteveloppement et drsquoautres cateacutegories speacuteciales drsquoutilisateurs eacuteventuelsraquo

14 A5893 (JIUREP200211)

15 Par 1 du dispositif

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La capaciteacute du systegraveme eacutetant limiteacutee on nrsquoa accordeacute aux autres organisations et organismes des Nations Unies qursquoun nombre restreint de mots de passe pour leurs fonctionnaires En ce qui concerne lrsquoaccegraves du grand public on a institueacute un droit drsquoabonnement annuel les organisations agrave but non lucratif beacuteneacuteficiant drsquoune reacuteduction

30 Pour les fonctionnaires de lrsquoONU et les missions permanentes agrave New York agrave Genegraveve et agrave Vienne les demandes drsquoaccegraves et drsquoinscription sont traiteacutees respectivement par le Siegravege lrsquoONUG et lrsquoONUV Ce sont la Section de la vente et de la commercialisation du Deacutepartement de lrsquoinformation agrave New York et lrsquoONUG qui srsquooccupent des abonnements

31 Avec la reconfiguration du systegraveme on peut en accroicirctre la capaciteacute en ajoutant simplement des disques et on peut accueillir davantage drsquoutilisateurs en ajoutant des puces meacutemoire et des processeurs Le nombre de mots de passe par Eacutetat Membre est drsquoabord passeacute de 10 agrave 20 le 28 aoucirct 2001 puis reacutecemment a eacuteteacute porteacute agrave 40 Le but est de supprimer toutes les restrictions drsquoici agrave 2004 et le Secreacutetariat a demandeacute des creacutedits pour lrsquoexercice biennal 2004-2005 afin drsquoorganiser lrsquoaccegraves gratuit de tous les utilisateurs au Seacutedoc

b) Neacutecessiteacute de passer drsquoun accegraves payant agrave un accegraves gratuit

32 Les propositions initiales faites par le CCI en 1989 eacutetaient fondeacutees sur le principe drsquoun systegraveme payant qui procurerait des recettes mais aujourdrsquohui de nombreux arguments militent en faveur de lrsquoaccegraves gratuit au Seacutedoc pour tous les utilisateurs et pour tous les documents rendus publics prise de conscience du droit drsquoaccegraves agrave lrsquoinformation interaction croissante avec la socieacuteteacute civile souci de transparence etc En outre les donneacutees fournies par le Secreacutetariat montrent que le nombre drsquoabonnements va diminuant en partie parce qursquoon peut souvent avoir librement accegraves aux documents sur les sites Web des organisations concerneacutees Dans sa reacutesolution 52214 du 22 deacutecembre 1997 lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale a elle-mecircme prieacute le Secreacutetaire geacuteneacuteral laquode veiller agrave ce que le texte de tous les nouveaux documents rendus publics dans les six langues officielles et des documents drsquoinformation de lrsquoOrganisation des Nations Unies soit afficheacute chaque jour sur le site Web de lrsquoOrganisation et puisse ecirctre consulteacute immeacutediatement par les Eacutetats Membresraquo16 Une fois que ces documents sont sur le site Web ils ne sont pas reacuteserveacutes aux Eacutetats Membres mais peuvent ecirctre consulteacutes par tout le monde Les documents officiels de lrsquoONU ont donc eacuteteacute et continuent agrave ecirctre mis agrave disposition sur le principal site Web de lrsquoOrganisation Ils eacutetaient auparavant copieacutes sur ce site qui faisait ainsi double emploi avec le Seacutedoc

33 Dans un rapport ulteacuterieur le Secreacutetaire geacuteneacuteral a signaleacute agrave lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale que laquopour que les documents eacutetablis agrave lrsquointention des organes deacutelibeacuterants puissent ecirctre disponibles sur lrsquoInternet dans les six langues officielles simultaneacutement il vaudrait mieux donner au public la possibiliteacute drsquoacceacuteder gratuitement au Seacutedoc plutocirct que drsquoadapter le site Web de lrsquoOrganisation pour permettre la consultation des documents ce site nrsquoest en effet pas conccedilu pour servir agrave lrsquoarchivageraquo17 Il a souligneacute la neacutecessiteacute de reacuteviser les dispositions de la reacutesolution 51211 F de lrsquoAssembleacutee relatives agrave la politique drsquoaccegraves au systegraveme et a suggeacutereacute drsquoadapter le site Web de

16 Partie C par 2 du dispositif

17 AC55612 par 12

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lrsquoOrganisation pour y ajouter des liens hypertextes directs avec les documents deacutelibeacuteratoires archiveacutes sur le Seacutedoc

34 Pour sa part commentant le rapport du Secreacutetaire geacuteneacuteral sur la reconfiguration du systegraveme le Comiteacute consultatif pour les questions administratives et budgeacutetaires (CCQAB) srsquoest feacuteliciteacute des progregraves accomplis et a encourageacute le Secreacutetariat laquoagrave poursuivre le projet de maniegravere que toutes les organisations non gouvernementales accreacutediteacutees aient un accegraves illimiteacute et gratuit au systegravemeraquo18

35 La Division de lrsquoinformatique compte que la gratuiteacute drsquoaccegraves se traduira par une augmentation spectaculaire du nombre drsquoutilisateurs publics et considegravere que la capaciteacute du systegraveme nrsquoest pas encore suffisante pour pouvoir faire face agrave un tel afflux Le projet de budget-programme pour lrsquoexercice biennal 2002-2003 preacutevoyait une augmentation de 2 116 800 dollars des Eacutetats-Unis des creacutedits requis pour le mobilier et le mateacuteriel de la Division de lrsquoinformatique mais lrsquoAssembleacutee a deacutecideacute de ne pas approuver ce montant19 La Division affirme que de ce fait elle a eacuteteacute obligeacutee de limiter ses activiteacutes aux opeacuterations indispensables agrave lrsquoOrganisation et qursquoelle a ducirc annuler la plupart des nouveaux projets notamment celui qui concernait lrsquoaccegraves gratuit au Seacutedoc Le Comiteacute de lrsquoinformation srsquoest pencheacute sur la question du libre accegraves agrave sa vingt-cinquiegraveme session lorsqursquoil a examineacute le rapport du Secreacutetaire geacuteneacuteral sur la reacuteorientation des activiteacutes de lrsquoONU dans le domaine de lrsquoinformation et de la communication20 dont lrsquoannexe II exposait entre autres les exigences et les avantages du passage agrave la gratuiteacute Comme il est indiqueacute dans cette annexe la Division de lrsquoinformatique a demandeacute un creacutedit de 1 530 000 dollars des Eacutetats-Unis dans le projet de budget-programme pour lrsquoexercice biennal 2004-2005 afin de laquofinancer lrsquoouverture du Seacutedoc au grand public agrave titre gracieuxraquo Dans son rapport agrave lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale21 le Comiteacute de lrsquoinformation a recommandeacute agrave lrsquoAssembleacutee drsquoaccueillir avec satisfaction laquola proposition du Secreacutetaire geacuteneacuteral tendant agrave offrir au public un accegraves gratuit au Systegraveme de diffusion eacutelectronique des documents de lrsquoOrganisation des Nations Unies gracircce au raccordement au site Web de lrsquoOrganisation qui doit ecirctre examineacutee dans le contexte du projet de budget-programme pour lrsquoexercice biennal 2004-2005raquo22

36 Si le principe de la gratuiteacute drsquoaccegraves est approuveacute par lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale il faudra quand mecircme conserver le systegraveme drsquoinscription pour certains utilisateurs car le Seacutedoc contient non seulement des documents pouvant ecirctre consulteacutes par tous mais encore des documents auxquels lrsquoaccegraves est restreint et continuera agrave ecirctre proteacutegeacute par un mot de passe

18 A56475 par 12

19 Reacutesolution 56253 chap 27 D par 159

20 AAC19820032

21 A5821

22 Ibid projet de reacutesolution B par 71 du dispositif

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c) Les diffeacuterents niveaux drsquoaccegraves

37 Actuellement il y a sept niveaux drsquoaccegraves au Seacutedoc comme lrsquoindique le graphique ci-apregraves Crsquoest le Deacutepartement de lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale et de la gestion des confeacuterences qui srsquoen occupe Selon le niveau drsquoaccegraves qui leur est accordeacute les utilisateurs peuvent se voir refuser le droit de consulter certains documents pourtant stockeacutes dans le Seacutedoc Les niveaux 1 agrave 4 donnent accegraves agrave des documents dont la distribution nrsquoest plus restreinte agrave des documents dont la distribution est geacuteneacuterale agrave des documents publieacutes en un nombre limiteacute drsquoexemplaires (seacuterie L) comme les projets de reacutesolution et agrave des documents provisoires La plupart des utilisateurs ont accegraves au systegraveme jusqursquoau niveau 4 Le niveau 5 est accordeacute aux repreacutesentants et permet drsquoacceacuteder agrave des documents dont la distribution est reacuteserveacutee aux participants comme les documents de seacuteance (CRP) en sus des documents accessibles au niveau 4 Seuls quelques fonctionnaires du Deacutepartement ont droit au niveau 6 qui permet de consulter des documents dont la distribution est restreinte outre les documents accessibles au niveau 5 Le niveau 7 est reacuteserveacute pour lrsquoadministration du Seacutedoc

Niveaux drsquoaccegraves au Seacutedoc

Niveau 7 Administration du Seacutedoc Niveau 6 Traducteurs Niveau 5 Repreacutesentants Niveau 4 Accegraves public

Source Deacutepartement de lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale et de la gestion des confeacuterences et Division de lrsquoinformatique

D Politique concernant lrsquoarrieacutereacute drsquoarchivage

38 Bien qursquoau deacutepart le systegraveme fucirct censeacute conserver la laquodocumentation reacutecente et futureraquo du Secreacutetariat de lrsquoONU le Corps commun drsquoinspection a abordeacute la question de lrsquoarchivage des documents anteacuterieurs dans un rapport (JIUREP8911) qui contenait une recommandation (la recommandation 2) adresseacutee agrave lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale tendant agrave ce que celle-ci eacutetudie laquola possibiliteacute de sous-traiter la saisie sur disques optiques de toute la documentation existante de lrsquoONU ce qui [permettrait] de preacuteserver la meacutemoire institutionnelle de lrsquoOrganisation drsquoassurer un accegraves facile agrave toute la documentation de lrsquoONU et de reacutealiser de substantielles eacuteconomies

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suppleacutementairesraquo23 Les estimations faites alors ont abouti agrave la conclusion que la saisie de tous les documents de confeacuterence deacutejagrave parues (environ 40 agrave 50 millions de pages agrave lrsquoeacutepoque) entraicircnerait une deacutepense non renouvelable de 4 agrave 5 millions de dollars des Eacutetats-Unis

39 Dans un se ses rapports peacuteriodiques sur lrsquoapplication des recommandations du CCI le Secreacutetaire geacuteneacuterale et indiqueacute qursquoil avait tenu compte de la recommandation 2 pour lrsquoeacutetablissement du projet de budget-programme Des creacutedits de plus de 100 000 dollars des Eacutetats-Unis ont eacuteteacute ouverts pour la lecture optique et lrsquoindexage de base de toutes les reacutesolutions adopteacutees par les principaux organes de lrsquoONU jusqursquoen 1992 Cette tacircche a eacuteteacute confieacutee agrave des socieacuteteacutes exteacuterieures qui lrsquoont meneacutee agrave bien en 1995 pour un coucirct drsquoenviron 110 000 dollars avec le concours de la Bibliothegraveque Dag Hammarskjoumlld pour lrsquoindexage Le Secreacutetaire geacuteneacuteral a cependant jugeacute que pour pouvoir inclure reacutetroactivement dans le systegraveme laquodes documents autres que les reacutesolutions et deacutecisions des principaux organes de lrsquoOrganisation qui [paraissaient] manifestement les plus utiles agrave premiegravere vue il faudrait faire de longues recherches ndash et peut-ecirctre disposer drsquoindications de la part des Eacutetats Membres ndash pour deacuteterminer quels [eacutetaient] les documents qui [pouvaient] ecirctre consideacutereacutes comme ldquoimportantsrdquo Eacutetant donneacute lrsquoampleur et lrsquoimportance drsquoun tel projet et compte tenu du montant limiteacute des ressources qui [eacutetaient] disponibles au titre du budget ordinaire une solution pourrait consister agrave creacuteer dans ce but speacutecifique un fonds drsquoaffectation speacuteciale alimenteacute au moyen de contributions volontairesraquo24 LrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale nrsquoa pas donneacute drsquoorientations particuliegraveres ni pris de deacutecision agrave ce sujet

40 Malgreacute cette deacutemarche prudente lrsquoInspecteur relegraveve dans le rapport du Secreacutetaire geacuteneacuteral intituleacute laquoLrsquoinformation au Secreacutetariat plan drsquoactionraquo publieacute en 2000 que le Deacutepartement de lrsquoinformation a entrepris de numeacuteriser les documents de lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale et du Conseil de seacutecuriteacute anteacuterieurs agrave 1993 afin qursquoon puisse les consulter au moyen du Seacutedoc25 En outre sur un site Web eacutetabli par ce mecircme deacutepartement (httpwwwunorgDeptsdhllandmarkamajorhtm) on indique qursquoen 1998 la Bibliothegraveque Dag Hammarskjoumlld a entrepris laquoun programme en vue de la numeacuterisation des documents parlementaires des Nations Unies dans toutes les langues officielles pour les anneacutees 1946-1992 en vue de leur inclusion dans le systegraveme [agrave disques optiques] de lrsquoOrganisationraquo et que laquoce projet de numeacuterisation est lrsquoun des nombreux projets reacutealiseacutes par la Bibliothegraveque Dag Hammarskjoumlld afin drsquoameacuteliorer lrsquoaccegraves multilingue et eacutelectronique agrave la documentation de lrsquoOrganisation des Nations Uniesraquo Les Eacutetats Membres devraient ecirctre mieux informeacutes de lrsquoeacutetat drsquoavancement de ce projet de son champ drsquoapplication et de la date drsquoachegravevement preacutevue

41 La question de lrsquoarrieacutereacute drsquoarchivage comporte trois aspects Le premier concerne les documents anteacuterieurs agrave la mise en œuvre du systegraveme Ceux qui existent deacutejagrave sous forme eacutelectronique peuvent ecirctre plus facilement chargeacutes dans le Seacutedoc Ceux qui sont sur papier seulement doivent ecirctre passeacutes au lecteur optique la question qui se pose ici est de savoir jusqursquoougrave remonter dans le temps et si les ressources ne permettent pas drsquoarchiver tous les documents anciens comment deacuteterminer ceux qui sont laquoimportantsraquo et meacuteritent

23 A44684 par 63

24 A52206 laquoApplication des recommandations du Corps commun drsquoinspection par 10

25 A55780 par 45

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OMM Organisation meacuteteacuteorologique mondiale

OMPI Organisation mondiale de la proprieacuteteacute intellectuelle

OMS Organisation mondiale de la santeacute

OMT Organisation mondiale du tourisme

ONUDI Organisation des Nations Unies pour le deacuteveloppement industriel

ONUG Office des Nations Unies agrave Genegraveve

ONU-Habitat Programme des Nations Unies pour les eacutetablissements humains

ONUN Office des Nations Unies agrave Nairobi

ONUSIDA Programme commun des Nations Unies sur le VIHsida

ONUV Office des Nations Unies agrave Vienne

OTICE Organisation du Traiteacute drsquointerdiction complegravete des essais nucleacuteaires

PAM Programme alimentaire mondial

PNUCID Programme des Nations Unies pour le controcircle international des drogues

PNUD Programme des Nations Unies pour le deacuteveloppement

PNUE Programme des Nations Unies pour lrsquoenvironnement

Seacutedoc Systegraveme de diffusion eacutelectronique des documents

TANU Tribunal administratif des Nations Unies

TAOIT Tribune administrative de lrsquoOIT

TIC Technologies de lrsquoinformation et de la communication

UIT Union internationale des teacuteleacutecommunications

UNBIS Systegraveme drsquoinformation bibliographique des Nations Unies

UNESCO Organisation des Nations Unies pour lrsquoeacuteducation la science et la culture

UNICEF Fonds des Nations Unies pour lrsquoenfance

UNICRS Institut interreacutegional de recherche des Nations Unies sur la criminaliteacute et la justice

- vi -

UNIDIR Institut des Nations Unies pour la recherche sur le deacutesarmement

UNIFEM Fonds de deacuteveloppement des Nations Unies pour la femme

UNITAR Institut des Nations Unies pour la formation et la recherche

UNOPS Bureau des Nations Unies pour les services drsquoappui aux projets

UNRISD Institut de recherche des Nations Unies pour le deacuteveloppement social

UNRWA Office de secours et de travaux des Nations Unies pour les reacutefugieacutes de Palestine dans le Proche-Orient

UNSSC Eacutecole des cadres du systegraveme des Nations Unies

UNU Universiteacute des Nations Unies

UPU Union postale universelle

VNU Volontaires des Nations Unies

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REacuteSUMEacute OBJECTIF CONCLUSIONS ET RECOMMANDATIONS

OBJECTIF Faire le point de lrsquoapplication du Systegraveme de diffusion eacutelectronique des documents (Seacutedoc) afin de deacutefinir les questions de politique geacuteneacuterale et de gestion agrave reacutegler pour eacutelargir son utilisation en tant que dispositif drsquoarchivage et de recherche des documents officiels de lrsquoONU et drsquoautres organisations inteacuteresseacutees

Questions de politique geacuteneacuterale (chap I)

A Le systegraveme initial agrave disques optiques proposeacute par le Corps commun drsquoinspection (CCI) dans son rapport portant la cote (JIUREP8911) et approuveacute par lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale par sa reacutesolution 44201 B devait ecirctre mis en œuvre en trois phases Il eacutetait preacutevu qursquoil serait drsquoabord installeacute agrave lrsquoOffice des Nations Unies (ONUG) et au Siegravege ougrave il est effectivement devenu opeacuterationnel pendant les exercices biennaux 1990-1991 et 1992-1993 (phases 1 et 2) puis eacutetendu agrave lrsquoOffice des Nations Unies agrave Vienne (ONUV) aux cinq commissions reacutegionales agrave lrsquoOffice des Nations Unies agrave Nairobi (ONUN) et agrave drsquoautres lieux drsquoaffectation durant lrsquoexercice 1994-1995 (phase 3) Presque 10 ans plus tard la Commission eacuteconomique pour lrsquoAfrique (CEA) la Commission eacuteconomique et sociale pour lrsquoAsie et le Pacifique (CESAP) la Commission eacuteconomique pour lrsquoAmeacuterique latine et les Caraiumlbes (CEPALC) ainsi que lrsquoONUN nrsquoeacutetaient que partiellement couvertes par le systegraveme ou ne lrsquoeacutetaient pas du tout (par 15 agrave 21)

RECOMMANDATION 1

LrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale pourrait

a) Reacuteaffirmer qursquoelle a approuveacute la mise en place du systegraveme initial agrave disques optiques en tant que dispositif drsquoarchivage et de recherche des documents officiels eacutetant entendu qursquoil serait appliqueacute agrave lrsquoOrganisation tout entiegravere y compris lrsquoONUN et agrave toutes les commissions reacutegionales

b) Prier le Secreacutetaire geacuteneacuteral drsquoœuvrer activement agrave lrsquoapplication du Systegraveme de diffusion eacutelectronique des documents agrave la CEA agrave la CEPALC agrave la CESAP et agrave lrsquoONUN et de lui rendre compte des progregraves accomplis lors de sa cinquante-neuviegraveme session

B Au paragraphe 1 de sa reacutesolution 36117 B du 10 deacutecembre 1981 lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale a deacutecideacute que laquoles documents [seraient] effectivement distribueacutes simultaneacutement et en temps utile dans les langues officielles et les langues de travail des divers organes de lrsquoOrganisation des Nations Uniesraquo Dans un rapport qursquoil lui a preacutesenteacute agrave sa cinquante-sixiegraveme session (AC55612) le Secreacutetaire geacuteneacuteral a rappeleacute que cette regravegle avait eacuteteacute reacuteaffirmeacutee dans des reacutesolutions ulteacuterieures de lrsquoAssembleacutee et il a indiqueacute que laquoconformeacutement agrave ladite regravegle degraves leur parution dans les langues demandeacutees tous les documents officiels [eacutetaient] publieacutes sur le Seacutedoc dans toutes les langues simultaneacutementraquo Il ressort toutefois drsquoun examen des langues dans lesquelles les documents sont disponibles sur le Seacutedoc que dans certains cas ce principe nrsquoest pas respecteacute Il semble aussi qursquoil faille preacuteciser la regravegle en question notamment sous la rubrique laquoInformations geacuteneacuteralesraquo du Seacutedoc car elle donne parfois lieu agrave des erreurs drsquointerpreacutetation certains pensant qursquoil faut afficher la totaliteacute des documents officiels dans les six langues de lrsquoONU alors que tout deacutepend des dispositions du regraveglement inteacuterieur de lrsquoorgane consideacutereacute (par 22 agrave 28)

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RECOMMANDATION 2

Le Secreacutetaire geacuteneacuteral devrait

a) Rappeler agrave toutes les uniteacutes administratives chargeacutees drsquoafficher des documents sur le Seacutedoc que comme il lrsquoa souligneacute dans le rapport qursquoil a preacutesenteacute agrave lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale agrave sa cinquante-sixiegraveme session (AC55612) elles doivent se conformer strictement agrave la regravegle eacutetablie par la reacutesolution 36117 B du 10 deacutecembre 1981 ainsi qursquoaux reacutesolutions ulteacuterieures de lrsquoAssembleacutee qui prescrivent qursquoaucune version linguistique drsquoun document donneacute pas mecircme la version originale ne doit ecirctre diffuseacutee tant que toutes les autres versions linguistiques requises ne sont pas precirctes agrave ecirctre distribueacutees simultaneacutement

b) Veiller agrave ce que cette regravegle soit preacuteciseacutee et appliqueacutee conformeacutement aux prescriptions du regraveglement inteacuterieur de chaque organe directeur qui concernent les langues de publication des documents

c) Signaler dans son rapport agrave lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale sur le plan des confeacuterences les eacuteventuelles entorses agrave la politique officielle observeacutees dans le Seacutedoc et en donner les raisons

C Depuis que le Seacutedoc est devenu pleinement opeacuterationnel lrsquoaccegraves au systegraveme est accordeacute moyennant lrsquoinscription de lrsquoutilisateurabonneacute auquel est attribueacute un mot de passe Lrsquoaccegraves est gratuit pour les fonctionnaires du Secreacutetariat ainsi que pour les missions permanentes les missions drsquoobservation et drsquoautres services officiels des Eacutetats Membres Le nombre de mots de passe est actuellement limiteacute agrave 40 par Eacutetat Membre Drsquoautres organisations ou organismes des Nations Unies disposent drsquoun nombre tregraves restreint de mots de passe leur permettant drsquoacceacuteder gratuitement au systegraveme Pour les autres utilisateurs lrsquoaccegraves est payant conformeacutement agrave la reacutesolution 51211 F adopteacutee par lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale le 15 septembre 1997 (par 29 agrave 31)

D En deacutecembre 1997 apregraves avoir examineacute un rapport sur la diffusion simultaneacutee des documents deacutelibeacuteratoires dans les six langues officielles sur le site Web de lrsquoONU lrsquoAssembleacutee a eacutegalement demandeacute que le texte de tous les nouveaux documents accessibles au public soit afficheacute sur le site dans toutes ces langues La reconfiguration du systegraveme a permis drsquoen accroicirctre la capaciteacute minus on peut ajouter autant de disques magneacutetiques qursquoon le souhaite minus et le Secreacutetaire geacuteneacuteral a informeacute lrsquoAssembleacutee suite agrave cette demande qursquoil vaudrait mieux que les inteacuteresseacutes aient accegraves gratuitement au Seacutedoc au lieu drsquoutiliser le site Web qui nrsquoeacutetait pas conccedilu pour la consultation des documents Dans le projet de budget-programme pour lrsquoexercice biennal 2004-2005 des creacutedits sont donc preacutevus pour financer le passage agrave la gratuiteacute drsquoaccegraves (par 32 agrave 36)

RECOMMANDATION 3

LrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale pourrait revoir la politique drsquoaccegraves payant au Seacutedoc eacutetablie par sa reacutesolution 51211 F du 15 septembre 1997 et autoriser le Secreacutetaire geacuteneacuteral agrave mettre en œuvre degraves que possible une nouvelle politique drsquoaccegraves gratuit pour tous sous reacuteserve des observations et recommandations du Comiteacute consultatif pour les questions administratives et budgeacutetaires (CCQAB) concernant les creacutedits demandeacutes agrave ce titre dans le projet de budget-programme pour lrsquoexercice biennal 2004-2005

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E Le systegraveme est censeacute srsquoappliquer non seulement agrave la documentation reacutecente et agrave la documentation future mais encore agrave tous les documents anteacuterieurs de lrsquoONU le but eacutetant de faciliter lrsquoaccegraves agrave ces documents et de conserver la meacutemoire institutionnelle de lrsquoOrganisation La Bibliothegraveque Dag Hammarskjoumlld a entrepris en 1998 de numeacuteriser les documents deacutelibeacuteratoires publieacutes entre 1946 et 1992 et a deacutejagrave accompli une bonne partie de la tacircche pour les principaux organes de lrsquoONU Dans les lieux drsquoaffectation ougrave lrsquoarchivage dans le Seacutedoc vient juste de commencer ou a repris apregraves une interruption il peut ecirctre neacutecessaire pour la saisie des documents anteacuterieurs de passer au lecteur optique les textes qui nrsquoexistent pas encore sous forme eacutelectronique Il faudrait consulter les Eacutetats Membres avant de se prononcer sur la question de savoir si le systegraveme devrait comprendre tous les documents publieacutes depuis la creacuteation de lrsquoorganisation ou de lrsquoorgane consideacutereacutes ou seulement les laquodocuments importantsraquo (par 38 agrave 41)

F La question de lrsquoarrieacutereacute drsquoarchivage concerne aussi les documents dont on nrsquoa pas encore reccedilu certaines versions linguistiques en raison surtout du volume de travail des services de traduction Drsquoapregraves le Secreacutetariat les comptes rendus analytiques par exemple ne pourront ecirctre publieacutes dans un deacutelai raisonnable que si lrsquoon renforce nettement les effectifs des six services de traduction ou si lrsquoon preacutevoit des ressources suppleacutementaires consideacuterables pour financer la traduction agrave lrsquoexteacuterieur Pour arriver agrave ameacuteliorer les choses en ce qui concerne les prioriteacutes les deacutelais et les ressources il faudrait dresser un bilan preacutecis de la situation (par 42 agrave 45)

RECOMMANDATION 4

Dans le rapport sur le plan des confeacuterences qursquoil preacutesentera agrave lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale lors de sa cinquante-neuviegraveme session ou au titre drsquoun point plus approprieacute de lrsquoordre du jour le Secreacutetaire geacuteneacuteral devrait fournir des renseignements sur lrsquoeacutetat drsquoavancement du projet de numeacuterisation entrepris par la Bibliothegraveque Dag Hammarskjoumlld et faire le point de la situation en ce qui concerne les documents officiels qui ne sont pas encore parus ou qui ne figurent pas dans le Seacutedoc dans les langues requises et faire des recommandations sur la faccedilon de reacutegler les questions connexes

Questions de gestion (chap II)

G Lrsquoexamen du deacuteroulement des opeacuterations du Seacutedoc montre que la gestion du systegraveme relegraveve agrave la fois de trois deacutepartements du Siegravege et de diffeacuterents offices ou bureaux hors Siegravege Lrsquointroduction de documents dans le systegraveme fait partie inteacutegrante du processus global de gestion de la documentation Au Siegravege cette tacircche eacutetait auparavant confieacutee au Deacutepartement des services de confeacuterence puis elle a eacuteteacute assigneacutee en 1997 agrave la Division de lrsquoinformatique du Bureau des services centraux drsquoappui qui deacutepend du Deacutepartement de la gestion Agrave lrsquoONUG agrave lrsquoONUV et agrave lrsquoONUN elle est toujours exeacutecuteacutee par les divisions responsables des services de confeacuterence Le Deacutepartement de lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale et de la gestion des confeacuterences est chargeacute entre autres de surveiller de coordonner et drsquoameacuteliorer dans leur ensemble la gestion et le fonctionnement des services de confeacuterence de lrsquoONU Quand on constate que le controcircle de la qualiteacute lrsquoorientation et le suivi laissent agrave deacutesirer cela signifie qursquoune meilleure coordination est neacutecessaire entre tous les services qui participent agrave la gestion du Seacutedoc et que leurs rocircles respectifs doivent ecirctre preacuteciseacutes (par 46 agrave 52)

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RECOMMANDATION 5

Le Secreacutetaire geacuteneacuteral devrait revoir la gestion drsquoensemble du Seacutedoc et eacutetudier srsquoil y a lieu de confier de nouveau la fonction drsquointroduction des documents dans le systegraveme au Siegravege au Deacutepartement de lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale et de la gestion des confeacuterences

H Indeacutependamment du projet de libre accegraves au Seacutedoc il convient de faire plus largement connaicirctre les possibiliteacutes de consultation offertes par cet outil comme lrsquoa deacutejagrave suggeacutereacute le CCQAB dans un rapport anteacuterieur Drsquoapregraves des donneacutees fournies par la Division de lrsquoinformatique les Eacutetats Membres eux-mecircmes ne profitent pas suffisamment des 40 mots de passe qui ont eacuteteacute attribueacutes agrave chacun drsquoentre eux Mis agrave part le personnel de lrsquoONU proprement dit les fonctionnaires des autres organisations ou organismes dont les documents sont afficheacutes sur le Seacutedoc en particulier ceux qui travaillent sur le terrain nrsquoont apparemment pas accegraves au systegraveme (par 53 agrave 58)

I La Division de lrsquoinformatique a creacuteeacute une fonction drsquoaccegraves direct permettant lrsquoeacutetablissement drsquohyperliens entre les sites Web autoriseacutes et le Seacutedoc ce dont pourraient profiter diffeacuterents sites outre celui de lrsquoONU Il faudrait aussi former davantage de personnes agrave lrsquoutilisation du systegraveme avec le concours de lrsquoInstitut des Nations Unies pour la formation et la recherche (UNITAR) et des centres drsquoinformation des Nations Unies (par 59 agrave 62)

RECOMMANDATION 6

Pour mieux faire connaicirctre le Seacutedoc agrave tous les inteacuteresseacutes et pour en promouvoir lrsquoutilisation

a) LrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale pourrait inviter les Eacutetats Membres agrave faire plus largement profiter du systegraveme leurs missions diplomatiques selon qursquoil conviendra ainsi que leurs administrations publiques en particulier celles qui srsquooccupent de questions lieacutees aux travaux des organes directeurs dont les documents sont afficheacutes sur le Seacutedoc

b) En attendant que le systegraveme soit gratuit pour tout le monde on devrait assurer et encourager lrsquoaccegraves des fonctionnaires des organisations autres que lrsquoONU proprement dite dont les documents sont afficheacutes sur le Seacutedoc

c) Le Secreacutetaire geacuteneacuteral devrait encourager tous les deacutepartements toutes les commissions reacutegionales et toutes les organisations dont les documents sont afficheacutes sur le Seacutedoc agrave lrsquoindiquer sur leurs propres sites Web et agrave obtenir lrsquoautorisation neacutecessaire pour beacuteneacuteficier de la fonction drsquoaccegraves direct on devrait en particulier pouvoir acceacuteder directement au texte des jugements du Tribunal administratif des Nations Unies (TANU) agrave partir des principaux sites Web eacutetablis par le Siegravege et les grands lieux drsquoaffectation de lrsquoOrganisation

d) Le Secreacutetaire geacuteneacuteral devrait chaque fois que possible prendre des dispositions pour offrir des stages de formation de base agrave lrsquoutilisation du Seacutedoc fondeacutes sur lrsquoexpeacuterience acquise lors des stages organiseacutes chaque anneacutee au Siegravege des ceacutedeacuteroms contenant des modules de formation dans diffeacuterentes langues pourraient ecirctre eacutetablis agrave lrsquointention des centres drsquoinformation des Nations Unies et drsquoautres services selon que de besoin ainsi que pour drsquoautres utilisateurs inteacuteresseacutes

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J Le CCQAB est drsquoavis qursquoil faudrait mettre en place un meacutecanisme permettant de savoir si les utilisateurs sont satisfaits du Seacutedoc La satisfaction des utilisateurs est en effet essentielle si lrsquoon veut que le systegraveme devienne lrsquooutil privileacutegieacute de recherche et de consultation des documents officiels Une surveillance efficace permettrait de mieux tenir compte du fait que les besoins varient selon les utilisateurs La satisfaction des utilisateurs deacutepend aussi de la convivialiteacute des diverses fonctions de recherche qui doivent ecirctre faciles agrave utiliser mecircme pour les personnes qui ne consultent qursquooccasionnellement le systegraveme et qui ne savent pas tregraves bien comment se preacutesentent les documents de lrsquoONU Agrave cet eacutegard la recherche par cote est de loin la solution la plus commode pour lrsquoutilisateur moyen mais actuellement la rubrique laquoInformations geacuteneacuteralesraquo du Seacutedoc ne donne pas assez drsquoindications au sujet des cotes correspondant aux diffeacuterents organes dont les documents sont disponibles sur le systegraveme En outre lrsquoaccegraves aux documents de seacuteance (CRP) devrait ecirctre faciliteacute lorsque ces documents contiennent des donneacutees de base utiles ou sont par ailleurs librement accessibles comme ceux du Programme des Nations Unies pour le deacuteveloppement (PNUD) (par 66 agrave 77)

RECOMMANDATION 7

Le Secreacutetaire geacuteneacuteral devrait prendre des mesures pour ameacuteliorer la satisfaction des utilisateurs et la convivialiteacute du Seacutedoc Il conviendrait notamment

a) De faire une enquecircte de satisfaction aupregraves drsquoun eacutechantillon drsquoutilisateurs comprenant des Eacutetats Membres des traducteurs et certaines cateacutegories drsquoutilisateurs appartenant au grand public

b) De revoir et drsquoactualiser la rubrique du Seacutedoc intituleacutee laquoInformations geacuteneacuteralesraquo pour aider les utilisateurs agrave mieux comprendre les cotes correspondant aux organes dont les documents officiels figurent dans le systegraveme on pourrait en particulier eacutetablir un hyperlien avec une annexe III reacuteviseacutee du document STLIB34Rev2 intituleacute laquoDocumentation de lrsquoOrganisation des Nations Unies Guide succinctraquo cette annexe qui donne la liste des indicatifs de seacuteries de cotes des principaux organes de lrsquoONU devrait ecirctre revue et compleacuteteacutee de faccedilon agrave inclure les cotes des documents de toutes les organisations couvertes par le systegraveme

c) De veiller agrave ce que la version arabe du document STLIB34Rev2 qui nrsquoest actuellement pas disponible sur le Seacutedoc soit publieacutee en temps utile aux fins de lrsquoapplication de la recommandation 7 formuleacutee agrave lrsquoalineacutea b) ci-dessus

d) De revoir la politique drsquoaccegraves aux CRP et de consulter en particulier le PNUD quant agrave la possibiliteacute de diffuser sur le Seacutedoc sans restrictions tous les documents de seacuteance soumis au Conseil drsquoadministration que lrsquoon peut consulter librement sur le site Web du Programme

K Bien que les offices hors Siegravege aient en principe eacuteteacute ducircment consulteacutes au preacutealable la strateacutegie concernant les technologies de lrsquoinformation et de la communication (TIC) preacutesenteacutee par le Secreacutetaire geacuteneacuteral agrave lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale lors de sa cinquante-septiegraveme session ne contient que deux projets relatifs au Seacutedoc au Siegravege et ne mentionne pas les incidences que pourrait avoir lrsquoextension du systegraveme aux lieux drsquoaffectation ougrave il nrsquoest pas encore appliqueacute

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Dans sa reacutesolution 57304 du 15 avril 2003 lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale a entre autres prieacute le Secreacutetaire geacuteneacuteral laquode faire en sorte que les besoins en matiegravere de technologies de lrsquoinformation et des communications des divers lieux drsquoaffectation et des commissions reacutegionales en particulier se situaient dans le pays en deacuteveloppement soient pleinement pris en compte dans ladite strateacutegie et que les dispositions voulues soient prises pour que ces technologies soient mises en œuvre dans ces bureauxraquo (par 78 et 79)

L Vu la rapiditeacute de lrsquoinnovation technique le systegraveme reconfigureacute aura sans doute une dureacutee utile infeacuterieure agrave celle du systegraveme initial agrave disques optiques qui a eacuteteacute utiliseacute pendant pregraves drsquoune deacutecennie Drsquoaucuns estiment que le Seacutedoc est peut-ecirctre deacutejagrave deacutepasseacute car il nrsquoutilise pas les normes modernes des systegravemes de gestion des documents Drsquoautre part la fonction de responsable de lrsquoinformatique devant ecirctre bientocirct inteacutegreacutee dans la structure du Secreacutetariat il importe de veiller agrave ce que le futur Seacutedoc soit conccedilu dans le cadre drsquoune strateacutegie coheacuterente et coordonneacutee de gestion eacutelectronique des documents le manque de coordination srsquoeacutetant jusqursquoagrave preacutesent traduit par lrsquoeacutetablissement de systegravemes le plus souvent autonomes (par 80 agrave 83)

RECOMMANDATION 8

Le Secreacutetaire geacuteneacuteral devrait inclure dans les TIC tous les aspects correspondant de lrsquoapplication du Seacutedoc dans les offices hors Siegravege et veiller agrave ce que une fois nommeacute le responsable de lrsquoinformatique lrsquoeacutevolution future du systegraveme soit consideacutereacutee dans le cadre plus geacuteneacuteral drsquoune strateacutegie coheacuterente et coordonneacutee de gestion eacutelectronique des documents agrave lrsquoONU

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INTRODUCTION

Historique

1 Le systegraveme initial agrave disques optiques a eacuteteacute mis en place agrave lrsquoONU agrave la suite de trois rapports du Corps commun drsquoinspection (CCI) un rapport sur les problegravemes et les coucircts du stockage dans les organismes des Nations Unies (JIUREP869)1 un additif agrave ce document (JIUREP876)2 et un rapport intituleacute laquoDu projet pilote de disques optiques agrave lrsquoONUG agrave un systegraveme agrave disques optiques pour lrsquoONUraquo (JIUREP8911)3 Le projet pilote ayant donneacute de bons reacutesultats agrave lrsquoOffice des Nations Unies agrave Genegraveve (ONUG) les Inspecteurs laquoont abouti agrave la conclusion que le concept combinant la technologie du disque optique et la transmission de donneacutees agrave grande distance et agrave grande vitesse ne reacutevolutionnerait pas seulement la production le stockage et la distribution des documents mais permettrait aussi ils en [eacutetaient] fermement convaincus drsquoattendre une fois qursquoil serait inteacutegralement mis en application une productiviteacute accrue et des eacuteconomies massives de papier de machines de personnel de coucircts drsquoexpeacutedition de places de stockage etc (ce qui en derniegravere analyse [reacuteduirait] de faccedilon significative les deacutepenses de confeacuterence)raquo4 Le systegraveme proposeacute est devenu pleinement opeacuterationnel agrave lrsquoONUG et au Siegravege (New York) pendant la peacuteriode 1991-1992 et a ensuite eacuteteacute eacutetendu agrave drsquoautres lieux drsquoaffectation

2 En 1998-1999 en raison de la croissance exponentielle du nombre de documents stockeacutes sur disques optiques ainsi que du nombre drsquoutilisateurs et du fait que le systegraveme reposait sur des logiciels proteacutegeacutes et une technologie qui datait du deacutebut des anneacutees 90 le Secreacutetariat a ducirc envisager une reconfiguration tacircche entreprise par la Division de lrsquoinformatique Le nouveau systegraveme utilise des disques magneacutetiques et non plus optiques pour stocker les donneacutees Lrsquoexpression laquosystegraveme agrave disques optiquesraquo nrsquoeacutetant plus exacte du point de vue technique on lrsquoa rebaptiseacute laquoSystegraveme de diffusion eacutelectronique des documentsraquo (Seacutedoc) en franccedilais minus et pour ne pas avoir agrave changer de sigle laquoOfficial Documents Systemraquo (ODS) en anglais

Objectif du rapport et meacutethode

3 Le principal objectif de ce rapport du Corps commun est drsquoeacutetudier a) si lrsquoapplication du Seacutedoc jusqursquoagrave ce jour a eacuteteacute pleinement conforme aux deacutecisions prises par lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale et le Secreacutetaire geacuteneacuteral b) si la gestion du systegraveme soulegraveve encore des questions dont le regraveglement pourrait contribuer agrave ameacuteliorer encore le Seacutedoc en tant que dispositif drsquoarchivage et de recherche des documents de lrsquoONU et de mieux reacutepondre aux besoins de tous les inteacuteresseacutes

1 A41806

2 A42724 laquoLes problegravemes et les coucircts du stockage dans les organismes des Nations Unies (Additif)raquo

3 A44684

4 Ibid par 3

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4 LrsquoInspecteur non seulement srsquoest entretenu avec des fonctionnaires du Siegravege de lrsquoONUG de lrsquoOffice des Nations Unies agrave Nairobi (ONUN) et de la Commission eacuteconomique pour lrsquoAfrique (CEA) mais encore a consulteacute des centaines drsquoentreacutees sur le Seacutedoc pour veacuterifier les langues de diffusion et voir si la politique drsquoaffichage simultaneacutee des documents dans toutes les langues requises eacutetait respecteacutee La veacuterification a porteacute sur des documents de tous les principaux organes de lrsquoONU et de plusieurs de leurs organes subsidiaires publieacutes au Siegravege (New York) agrave lrsquoONUG et agrave lrsquoOffice des Nations Unies agrave Vienne (ONUV) ainsi que sur des documents des commissions reacutegionales du Programme des Nations Unies pour le deacuteveloppement (PNUD) du Fonds des Nations Unies pour la population (FNUAP) du Fonds des Nations Unies pour lrsquoenfance (UNICEF) de la Confeacuterence des Nations Unies sur le commerce et le deacuteveloppement (CNUCED) du Haut-Commissariat des Nations Unies pour les reacutefugieacutes (HCR) du Haut-Commissariat des Nations Unies aux droits de lrsquohomme de lrsquoOrganisation des Nations Unies pour le deacuteveloppement industriel (ONUDI) du Programme des Nations Unies pour lrsquoenvironnement (PNUE) du Programme des Nations Unies pour les eacutetablissements humains (ONU-Habitat) du Conseil des chefs de secreacutetariat des organismes des Nations Unies pour la coordination (CCS) qui a remplaceacute le Comiteacute administratif de coordination (CAC) et du Tribunal administratif des Nations Unies (TANU) Pour les lieux drsquoaffectation ougrave la mise en œuvre du Seacutedoc nrsquoa pas encore commenceacute ou a eacuteteacute interrompue lrsquoInspecteur a chercheacute agrave obtenir des indications concernant la date agrave laquelle le systegraveme pourrait devenir pleinement opeacuterationnel et sur les principaux obstacles rencontreacutes le cas eacutecheacuteant

5 Le rapport portant la cote JIUREP8911 contenait une recommandation (la recommandation 3) aux termes de laquelle les organes deacutelibeacuterants eacutetaient inviteacutes agrave eacutetudier laquola possibiliteacute drsquoinstaller des systegravemes opeacuterationnels pour leur propre compteraquo Au sujet de lrsquoapplication de cette recommandation le Secreacutetaire geacuteneacuteral a fait observer en juin 1997 que laquola possibiliteacute drsquoavoir accegraves au systegraveme agrave disques optiques par Internet ougrave que lrsquoon se trouve dans le monde [avait] susciteacute un regain drsquointeacuterecirct pour ce systegraveme parmi tous les organismes des Nations Unies Au lieu de mettre en place leurs propres systegravemes les institutions pourraient envisager drsquoutiliser comme systegraveme commun une version eacutelargie du systegraveme actuel agrave disques optiques baseacute agrave New York et agrave Genegraveveraquo5 La reconfiguration du systegraveme aurait pu ecirctre lrsquooccasion recircveacutee drsquoeacutetudier avec les institutions la viabiliteacute drsquoun tel meacutecanisme mais lrsquoONU a malheureusement poursuivi ses propres plans sans les consulter au preacutealable La preacutesente eacutevaluation de lrsquoapplication du Seacutedoc ne porte donc pas sur la faccedilon dont les organisations et organismes autres que ceux qui sont mentionneacutes au paragraphe 4 stockent et recherchent les documents officiels

6 LrsquoInspecteur remercie tous ceux qui ont contribueacute agrave lrsquoeacutetablissement du preacutesent rapport en lui fournissant des donneacutees ou en formulant des observations

5 A52206 par 11

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I QUESTIONS DE POLITIQUE GEacuteNEacuteRALE

A Champ drsquoapplication du systegraveme

a) Cadre

Le plan initial pour un systegraveme agrave disques optiques

7 Dans son rapport publieacute sous la cote JIUREP8911 le Corps commun drsquoinspection avait recommandeacute a) qursquoun systegraveme agrave disques optiques pleinement opeacuterationnel pour le stockage et la recherche de la documentation reacutecente et future soit installeacute au Secreacutetariat de lrsquoOrganisation des Nations Unies et que des ressources approprieacutees soient preacutevues agrave cette fin dans le budget de lrsquoexercice biennal 1990-1991 (recommandation 1) b) que lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale eacutetudie la possibiliteacute de sous-traiter la saisie sur disques optiques de toute la documentation existante de lrsquoONU afin de preacuteserver la meacutemoire institutionnelle de lrsquoOrganisation drsquoassurer un accegraves facile agrave toute la documentation de lrsquoONU et de reacutealiser de substantielles eacuteconomies suppleacutementaires (recommandation 2)

8 LrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale a prieacute le Secreacutetaire geacuteneacuteral a) laquode mettre en œuvre le systegraveme agrave disques optiques tel que deacutecrit par le Corps commun drsquoinspection conformeacutement aux recommandations du Comiteacute consultatif pour les questions administratives et budgeacutetaires et compte tenu des vues exprimeacutees par les Eacutetats Membres agrave sa quarante-quatriegraveme sessionraquo b) laquodrsquoeacutetablir un rapport contenant un plan deacutetailleacute de mise en œuvre geacuteneacuterale du systegraveme [y compris] dans les commissions reacutegionales et autres lieux drsquoaffectation ainsi que les incidences du systegraveme sur lrsquoaccegraves des Eacutetats Membres agrave la documentation une analyse coucircts-avantages et tous autres renseignements techniques et financiers pertinents et de le lui preacutesenter agrave sa quarante-cinquiegraveme sessionraquo6

9 En reacuteponse agrave cette demande le Secreacutetaire geacuteneacuteral a soumis un premier rapport7 dont lrsquoexamen a eacuteteacute repousseacute agrave la quarante-sixiegraveme session pour laquelle il a eacutetabli un rapport compleacutementaire deacutecrivant un plan drsquoapplication en trois phases8 Pendant les phases I et II qui devaient ecirctre exeacutecuteacutees pendant les exercices biennaux 1990-1991 et 1992-1993 respectivement un systegraveme pleinement opeacuterationnel devait ecirctre installeacute drsquoabord agrave lrsquoOffice des Nations Unies agrave Genegraveve puis au Siegravege agrave New York permettant de stocker et de consulter les documents publieacutes aux deux endroits Lrsquoaccegraves au systegraveme eacutetait au deacutepart limiteacute aux utilisateurs du Secreacutetariat et agrave un nombre restreint de missions permanentes Au cours de la phase III pendant lrsquoexercice biennal 1994-1995 on devait deacutevelopper le systegraveme laquopour lrsquoeacutetendre agrave lrsquoOffice des Nations Unies agrave Vienne aux commissions reacutegionales agrave Nairobi et agrave un certain nombre drsquoautres lieux drsquoaffectation de lrsquoONU et pour permettre aux Eacutetats Membres et autres utilisateurs des documents de confeacuterence de lrsquoONU drsquoy acceacuteder agrave lrsquoeacutechelle mondiale par lrsquointermeacutediaire des reacuteseaux publicsraquo9

6 Reacutesolution 44201 B de lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale sect XVI partie II par 2 et 3

7 AC54558

8 AC54626

9 Ibid par 14

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10 Par sa reacutesolution 46185 B (sect V par 3) lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale a approuveacute la phase II sous reacuteserve de la preacutesentation drsquoun rapport deacutetailleacute sur lrsquoachegravevement de la phase I Ce rapport a eacuteteacute soumis par le Secreacutetaire geacuteneacuteral qui preacutevoyait notamment pour la phase III le stockage drsquoun million de pages par an et recommandait aussi laquoqursquoapregraves 1993 la capaciteacute du systegraveme soit augmenteacutee dans la limite des ressources disponibles et conformeacutement aux dispositions des budgets-programmes approuveacutesraquo10

Le systegraveme reconfigureacute

11 Comme on lrsquoa indiqueacute dans lrsquointroduction lrsquoaugmentation rapide du volume des donneacutees stockeacutees sur disques optiques et du nombre drsquoutilisateurs ont conduit le Secreacutetariat agrave envisager un renforcement de la puissance du systegraveme et finalement son remplacement Dans lrsquoexposeacute qursquoil a preacutesenteacute agrave la Cinquiegraveme Commission en novembre 1999 le Secreacutetaire geacuteneacuteral adjoint agrave lrsquoadministration et agrave la gestion a deacuteclareacute que de 1996 au premier semestre de 1999 le nombre de documents stockeacutes sur disques optiques eacutetait passeacute de 64 524 agrave 117 670 la capaciteacute des bases de donneacutees de 9638 meacutega-octets agrave 1 795 meacutega-octets (autrement dit elle avait presque doubleacute) et le nombre drsquoutilisateurs de 1 326 agrave 6 987

12 Apregraves que le feu vert eut eacuteteacute donneacute un prototype a eacuteteacute mis au point en feacutevrier 2000 et agrave lrsquoissue drsquoessais concluants il a eacuteteacute deacutecideacute drsquoaller de lrsquoavant et de proceacuteder agrave une refonte complegravete du systegraveme Le nouveau systegraveme a eacuteteacute mis en œuvre en deux phases La premiegravere a commenceacute au deacutebut de lrsquoan 2000 et srsquoest acheveacutee au deacutebut du mois de septembre 2001 Il srsquoagissait de transposer lrsquoancien systegraveme dans un nouvel environnement totalement inteacutegreacute au Web et fondeacute sur Windows 2000 et Lotus Notes La deuxiegraveme phase a consisteacute agrave ajouter une fonction drsquoappui multilingue qui est devenue opeacuterationnelle le 4 feacutevrier 2002 et permet aux utilisateurs drsquoacceacuteder au systegraveme et de rechercher des documents en employant nrsquoimporte laquelle des six langues officielles de lrsquoONU alors qursquoauparavant la recherche ne pouvait se faire qursquoen anglais et en franccedilais

13 Drsquoapregraves les chiffres fournis par la Division de lrsquoinformatique le coucirct total de la reconfiguration et de la mise au point du nouveau systegraveme a eacuteteacute estimeacute agrave 1 803 788 dollars des Eacutetats-Unis dont 922 188 dollars ont eacuteteacute consacreacutes en 2000 et en 2001 aux nouveaux logiciels drsquoapplication 381 600 dollars au financement de la deuxiegraveme phase et 500 000 dollars agrave lrsquoachat du mateacuteriel

14 Le nouveau systegraveme ne fait pas lrsquoobjet drsquoun droit de proprieacuteteacute et crsquoest lrsquoONU qui deacutetient maintenant le code source de son programme drsquoapplication Depuis le 1er juin 2002 la Division de lrsquoinformatique assure la maintenance et lrsquoexploitation du systegraveme fonctions auparavant confieacutees agrave une socieacuteteacute priveacutee Agrave lrsquoavenir elle pourra donc mettre au point de nouvelles applications dans le cadre de la gestion des connaissances en se fondant sur des informations sur le Seacutedoc La reconfiguration de 2001 ne srsquoest pas accompagneacutee drsquoun changement de politique en ce qui concerne le champ drsquoapplication final du systegraveme (organisations et lieux drsquoaffectation agrave couvrir) les orientations restant les mecircmes qursquoen 1993

10 AC54718Add1 par 20

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b) Champ drsquoapplication actuel du Seacutedoc

Situation au Siegravege agrave lrsquoONUG et agrave lrsquoONUV

15 Les documents stockeacutes en ligne dans les bases de donneacutees du Siegravege et de lrsquoONUG comprennent les documents publieacutes avant pendant et apregraves les sessions ou reacuteunions de lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale et de ses organes subsidiaires du Conseil de seacutecuriteacute du Conseil eacuteconomique et social et de ses organes subsidiaires ainsi que du Conseil de tutelle Ils comprennent aussi les documents deacutelibeacuteratoires du PNUD du FNUAP et de lrsquoUNICEF et ceux qui sont publieacutes pour les reacuteunions du HCR du Haut-Commissariat aux droits de lrsquohomme de la CNUCED et de la Commission eacuteconomique pour lrsquoEurope (CEE) Les documents eacutetablis agrave lrsquoONUV depuis 1997 y compris ceux de lrsquoONUDI sont stockeacutes sur le Seacutedoc gracircce agrave une liaison de teacuteleacutecommunication avec Genegraveve Les documents eacutetablis pour des confeacuterences mondiales organiseacutees sous lrsquoeacutegide de lrsquoONU sont aussi stockeacutes dans les bases de donneacutees du systegraveme Drsquoautres types de documents comme des textes administratifs et certains avis de vacance de poste sont eacutegalement archiveacutes

Situation dans drsquoautres offices hors Siegravege

16 Pour le Corps commun drsquoinspection les principaux objectifs du systegraveme initial agrave disques optiques pour la gestion des documents de lrsquoONU eacutetaient les suivants a) offrir un moyen de stockage plus eacuteconomique et plus sucircr b) acceacuteleacuterer la distribution agrave lrsquoeacutechelle mondiale et en reacuteduire le coucirct c) faciliter la consultation des documents par des utilisateurs du monde entier La disponibiliteacute immeacutediate de tous les documents de lrsquoONU et la conservation de la meacutemoire institutionnelle de lrsquoOrganisation figuraient parmi les laquoavantages eacutevidentsraquo du systegraveme mis en relief par le CCI dans son rapport publieacute sous la cote JIUREP8911 Le systegraveme proposeacute pour lrsquoarchivage et la recherche des documents officiels devait donc couvrir lrsquoOrganisation tout entiegravere principe clairement approuveacute par lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale dans sa reacutesolution 44201 B dont il a eacuteteacute question plus haut

17 Le systegraveme est devenu pleinement opeacuterationnel agrave lrsquoONUG et au Siegravege il y a pregraves de 10 ans et les raisons qui militent en faveur drsquoune couverture complegravete de lrsquoOrganisation sont aujourdrsquohui plus impeacuterieuses que jamais car tous les lieux drsquoaffectation concerneacutes accueillent des organes directeurs pour lesquels des documents officiels sont eacutetablis agrave des fins drsquoexamen Ces documents sont afficheacutes pendant un certain temps sur les sites Web respectifs de ces lieux drsquoaffectation mais cela ne saurait remplacer lrsquoutilisation du Seacutedoc pour le stockage et la recherche des documents deacutelibeacuteratoires Pour lrsquoONU lrsquoobjectif premier de ce systegraveme devrait rester la conservation de la meacutemoire institutionnelle de lrsquoOrganisation dans son ensemble ainsi que la facilitation de lrsquoaccegraves agrave tous les documents officiels et de leur recherche

18 Il convient de rappeler la deacutefinition du terme laquodocumentraquo dans le contexte onusien qui est donneacute au paragraphe 2 de lrsquoinstruction administrative STAI189Add3Rev2 laquoUn document est un texte soumis pour examen agrave un organe principal ou subsidiaire de lrsquoOrganisation des Nations Unies et porte habituellement sur une ou plusieurs questions inscrites agrave lrsquoordre du jour de lrsquoorgane concerneacuteraquo En outre pour appliquer un systegraveme comme le Seacutedoc il faut tenir ducircment compte de lrsquoorganisation du Secreacutetariat exposeacutee dans la circulaire STSGB19975 du Secreacutetaire geacuteneacuteral dateacutee du 12 septembre 1997 aux termes de laquelle (sect 1) laquoLe Secreacutetariat qui est lrsquoun des organes principaux de lrsquoONU a son siegravege agrave New York

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Les autres lieux drsquoaffectation principaux sont Addis-Abeba Bangkok Beyrouth Genegraveve Nairobi Santiago et Vienneraquo

19 Au fil des ans dans le cadre de la mise en œuvre progressive du Seacutedoc les commissions reacutegionales autres que la CEE et les offices hors siegravege autres que lrsquoONUG et lrsquoONUV se sont comporteacutes diffeacuteremment en ce qui concerne lrsquointroduction de leurs documents dans le systegraveme comme il ressort du tableau de lrsquoannexe I b) Les documents de la Commission eacuteconomique et sociale pour lrsquoAsie occidentale (CESAO) y sont archiveacutes depuis octobre 2000 mais lrsquoapplication du Seacutedoc a eacuteteacute de courte dureacutee pour ceux de la Commission eacuteconomique et sociale pour lrsquoAsie et le Pacifique (CESAP) de la Commission eacuteconomique pour lrsquoAmeacuterique latine et les Caraiumlbes (CEPALC) et des deux organismes baseacutes agrave Nairobi (le PNUE et ONU-Habitat) et agrave la fin de juin 2003 aucun des documents concernant les reacuteunions des organes directeurs de la CEA nrsquoavait encore eacuteteacute chargeacute Hormis lrsquoONUG lrsquoONUV la CEE et la CESAO les lieux drsquoaffectation semblent avoir eacuteteacute traiteacutes surtout comme des laquoutilisateursraquo et ne pas avoir eacuteteacute suffisamment consideacutereacutes comme des laquopourvoyeursraquo du systegraveme dans le cadre drsquoune politique globale drsquoapplication du Seacutedoc agrave lrsquoeacutechelle du Secreacutetariat

c) Incidences drsquoune couverture complegravete de lrsquoOrganisation

20 Consideacuterant les estimations de la Division de lrsquoinformatique en ce qui concerne le mateacuteriel et les logiciels neacutecessaires pour un serveurposte de travail destineacute agrave lrsquointroduction des documents on aurait pu commencer agrave appliquer le Seacutedoc dans tous les lieux drsquoaffectation restants pendant lrsquoexercice biennal en cours au moyen des ressources disponibles sauf peut-ecirctre lagrave ougrave lrsquoacquisition drsquoun lecteur optique rapide (qui coucircte en moyenne entre 7 000 et 10 000 dollars des Eacutetats-Unis) peut poser un problegraveme comme agrave Nairobi en particulier Agrave propos de ce lieu drsquoaffectation rappelons que bien que lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale dans sa reacutesolution 5222011 ait prieacute le Secreacutetaire geacuteneacuteral laquodrsquoaligner les arrangements financiers de lrsquoOffice des Nations Unies agrave Nairobi sur ceux des autres bureaux administratifs analogues de lrsquoOrganisationraquo la Division des services de confeacuterence de lrsquoONUN est toujours beaucoup trop tributaire des ressources extrabudgeacutetaires (provenant du PNUE et drsquoONU-Habitat) Addis-Abeba et Nairobi eacutetant devenus deux lieux drsquoaccueil importants pour les confeacuterences et les reacuteunions organiseacutees sous lrsquoeacutegide de lrsquoONU il est indispensable drsquoy mettre en œuvre le Seacutedoc Dans ces deux villes lrsquoInspecteur a constateacute que les inteacuteresseacutes avaient hacircte de commencer agrave charger les documents dans le systegraveme LrsquoONUN a indiqueacute que tous les documents officiels du PNUE et drsquoONU-Habitat publieacutes apregraves 1991 qui eacutetaient deacutejagrave sous forme eacutelectronique pourraient ecirctre chargeacutes avant la fin de 2003 Pour sa part la CEA srsquoest engageacutee agrave commencer agrave charger les documents degraves que certaines questions administratives auraient eacuteteacute reacutegleacutees La CESAO a fait savoir qursquoen octobre 2000 elle avait entrepris drsquoindexer les documents publieacutes depuis 1974 en arabe et en anglais et de les passer au lecteur optique en vue de leur affichage sur le Seacutedoc et qursquoelle comptait achever cette tacircche en 2004

21 Agrave la reacuteunion tenue en juin 2003 par le Comiteacute directeur pour la modernisation et la gestion inteacutegreacutee des bibliothegraveques de lrsquoONU il a eacuteteacute convenu que la Bibliothegraveque Dag Hammarskjoumlld fournirait une assistance aux commissions reacutegionales pouvant creacuteer des versions en format PDF de la documentation locale et les envoyer agrave la Bibliothegraveque en vue de leur combinaison avec des 11 Par 101

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meacutetadonneacutees et de leur teacuteleacutechargement dans le Seacutedoc La Division de lrsquoinformatique collaborait deacutejagrave avec la CEPALC pour permettre le chargement direct de ses documents officiels dans le Seacutedoc au Siegravege agrave partir de Santiago Agrave la mecircme reacuteunion la CESAP et lrsquoONUN ont indiqueacute qursquoils eacutetaient tout disposeacutes agrave reprendre leurs efforts en vue de charger eux-mecircmes leurs documents Agrave la fin de juillet 2003 la situation geacuteneacuterale dans les offices hors siegravege eacutetait meilleure qursquoagrave la fin de 2002 la CEA la CEPALC et lrsquoONUN travaillaient au chargement des documents Reacutetrospectivement lrsquoInspecteur estime que dans les cas ougrave le Seacutedoc nrsquoa pas eacuteteacute mis en œuvre pour une raison ou pour une autre les lieux drsquoaffectation consideacutereacutes auraient ducirc ecirctre tenus de soumettre leurs documents officiels en vue drsquoun archivage et drsquoune recherche centraliseacutes Le retard pris dans lrsquoapplication du systegraveme dans ces lieux drsquoaffectation est peut-ecirctre ducirc en partie agrave ce que le Siegravege nrsquoa pas fourni de directives claires et nrsquoa pas exerceacute le controcircle voulu

B Politique concernant lrsquoaffichage des documents dans les diffeacuterentes langues

a) La politique officielle

22 Agrave la cinquante-sixiegraveme session de lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale le Secreacutetaire geacuteneacuteral a preacutesenteacute un rapport12 sur la publication simultaneacutee des documents deacutelibeacuteratoires dans les six langues officielles sur le site Web de lrsquoOrganisation dans lequel il a rappeleacute ce qui suit laquoDans sa reacutesolution 36117 B du 10 deacutecembre 1981 lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale a fixeacute une regravegle selon laquelle les documents officiels doivent ecirctre distribueacutes simultaneacutement dans toutes les langues officielles Cette regravegle qui veut qursquoaucune version linguistique drsquoun document donneacute y compris la version originale ne soit diffuseacutee tant que toutes les autres versions linguistiques demandeacutees ne sont pas precirctes agrave ecirctre distribueacutees a eacuteteacute reacuteaffirmeacutee dans les reacutesolutions 42207 C du 11 deacutecembre 1987 5011 du 2 novembre 1995 et 53208 B du 18 deacutecembre 1998 Conformeacutement agrave ladite regravegle degraves leur parution dans les langues demandeacutees tous les documents officiels sont publieacutes sur le Seacutedoc dans toutes les langues simultaneacutementraquo

23 Cette politique a eacuteteacute reacuteaffirmeacutee par lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale dans ses reacutesolutions 54248 C 55222 et 56242 Agrave cet eacutegard selon la Division de lrsquoinformatique la pratique actuelle veut qursquoun document ne soit pas publieacute sur le Seacutedoc tant que les six versions linguistiques ne sont pas precirctes et que les documents soient laquotoujoursraquo afficheacutes simultaneacutement dans les six langues minus avec pour seule exception les rares cas ougrave bien qursquoun document ait eacuteteacute reccedilu dans les six langues une version linguistique pose un problegraveme et doit ecirctre corrigeacutee et rechargeacutee lrsquoaffichage de cette version pouvant alors ecirctre diffeacutereacute de laquoquelques heuresraquo Pour sa part le Deacutepartement de lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale et de la gestion des confeacuterences affirme aussi qursquoil applique strictement le mandat que lui a confieacute lrsquoAssembleacutee dans ses reacutesolutions sur la distribution simultaneacutee des documents dans toutes les langues officielles et que les documents ne sont afficheacutes sur le Seacutedoc que lorsque toutes les versions demandeacutees ont eacuteteacute publieacutees sur papier

12 AC55612

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b) Les entorses agrave la politique officielle

24 Malgreacute les assurances donneacutees par le Secreacutetariat les Eacutetats Membres continuent agrave se plaindre du fait que la politique de distribution simultaneacutee des documents dans les langues requises nrsquoest pas suivie strictement ainsi qursquoen teacutemoigne le paragraphe 3 de la section III de la reacutesolution 57283 B adopteacutee par lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale le 15 avril 2003 Tout en constatant qursquoune grande majoriteacute de documents est afficheacutee sur le Seacutedoc conformeacutement aux principes eacutetablis lrsquoInspecteur ne peut que confirmer agrave lrsquoissue de longues recherches sur les deux principales bases de donneacutees du systegraveme (la base laquoDocumentsraquo et la base laquoReacutesolutionsraquo) que dans de nombreux cas effectivement il y a des entorses agrave la politique officielle avec des retards bien supeacuterieurs aux laquoquelques heuresraquo dont parle le Secreacutetariat Cela vaut pour des documents de presque tous les organes dont certains ne sont toujours pas disponibles dans les langues requises plusieurs anneacutees apregraves leur eacutetablissement Par exemple le rapport de la Cinquiegraveme Commission sur le financement de la Mission drsquoobservation des Nations Unies en Sierra Leone (A54686Add1) a eacuteteacute diffuseacute le 11 juin 2000 en arabe en chinois en espagnol et en franccedilais mais au 30 juillet 2003 le Seacutedoc indiquait que le texte original anglais et la version russe eacutetaient laquonon encore parusraquo

25 Drsquoapregraves le Deacutepartement de lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale et de la gestion des confeacuterences il peut arriver que les copies papier soient publieacutees dans toutes les langues requises mais qursquoune ou plusieurs versions linguistiques ne soient pas afficheacutees simultaneacutement sur le Seacutedoc agrave cause drsquoun dysfonctionnement du systegraveme ou parce que certaines versions doivent ecirctre passeacutees au lecteur optique avant de pouvoir y ecirctre introduites Ces problegravemes sont censeacutes ecirctre reacutegleacutes degraves qursquoon srsquoen aperccediloit mais ce nrsquoest apparemment pas toujours le cas Parfois mecircme ces raisons laquocompreacutehensiblesraquo ne peuvent pas justifier le fait que les documents nrsquoont pas eacuteteacute afficheacutes simultaneacutement dans les langues requises ou du moins diffuseacutes dans un deacutelai plus raisonnable Un exemple parmi bien drsquoautres le document A56791-S2002111 contenant une lettre dateacutee du 23 janvier 2002 adresseacutee au Secreacutetaire geacuteneacuteral par le Repreacutesentant permanent du Qatar aupregraves de lrsquoOrganisation des Nations Unies a eacuteteacute publieacute en chinois le 29 janvier 2002 mais ni lrsquooriginal anglais ni les versions dans les quatre autres langues officielles ne figuraient encore sur le Seacutedoc agrave la fin de juillet 2003 Drsquoautres cas analogues sont citeacutes dans lrsquoannexe I c)

26 Sans remettre en cause le principe de la distribution simultaneacutee dans toutes les langues il convient de preacuteciser les exigences reacuteelles de la politique officielle dont le Secreacutetariat lui-mecircme a sans doute contribueacute agrave brouiller les contours Il est inteacuteressant drsquoobserver lrsquoeacutevolution des termes employeacutes pour deacutecrire les langues dans lesquelles les documents publieacutes avant pendant et apregraves les sessions sont censeacutes ecirctre afficheacutes sur le Seacutedoc pour les reacuteunions du Conseil de seacutecuriteacute de lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale et de ses organes subsidiaires du Conseil eacuteconomique et social et de ses organes subsidiaires et du Conseil de tutelle ainsi que pour les confeacuterences convoqueacutees par lrsquoONU Le premier manuel drsquoutilisation du Seacutedoc publieacute en 1994 (STSCSERA37) indiquait que les documents seraient stockeacutes dans toutes les langues officielles de lrsquoONU13 Le texte reacuteviseacute paru environ un an plus tard signalait qursquoune laquooption permettant de [hellip] consulter [les documents] dans drsquoautres languesraquo avait eacuteteacute ajouteacutee pour tenir compte du fait que des documents eacutetaient disponibles en allemand Sous la rubrique laquoInformations geacuteneacuteralesraquo du systegraveme avant la reconfiguration on indiquait plus prudemment que les documents eacutetaient 13 STCSSERA37 par 2

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normalement disponibles dans les six langues officielles mais qursquoils nrsquoeacutetaient pas toujours publieacutes dans les six langues et que les diffeacuterentes versions linguistiques ne paraissaient pas forceacutement toujours en mecircme temps Il eacutetait preacuteciseacute que le systegraveme indiquerait quelles eacutetaient les versions linguistiques disponibles Aujourdrsquohui on trouve simplement la mention suivante laquoLes documents sont disponibles dans les langues officielles des organes ou organismes agrave lrsquointention desquels ils ont eacuteteacute publieacutesraquo

27 Comme lrsquoa rappeleacute le CCI dans son rapport sur le multilinguisme dans le systegraveme des Nations Unies14 les langues dans lesquelles sont publieacutes les documents officiels des organes directeurs varient drsquoune organisation agrave lrsquoautre et parfois mecircme au sein de la mecircme organisation drsquoun organe agrave lrsquoautre Crsquoest le regraveglement inteacuterieur de chaque organe directeur qui eacutedicte les prescriptions agrave respecter en la matiegravere Les deacuteclarations drsquoordre geacuteneacuteral laissant entendre que laquotous les documentsraquo devraient paraicirctre dans toutes les langues officielles peuvent donc induire en erreur Agrave cet eacutegard la mention qui apparaicirct actuellement sur le Seacutedoc mecircme si elle reflegravete mieux les regravegles en vigueur serait encore plus preacutecise si elle eacutetait libelleacutee en ces termes laquoLes documents officiels sont afficheacutes sur le Seacutedoc dans les langues prescrites par le regraveglement inteacuterieur de lrsquoorgane consideacutereacuteraquo Il serait ainsi tenu compte du fait que pour certains organes directeurs par exemple les documents sont disponibles uniquement dans les langues de travail et non pas dans toutes les langues officielles

28 Il faut aussi bien voir que si la plupart des documents de lrsquoONU et des organismes affilieacutes sont conserveacutes dans le Seacutedoc les organes directeurs ne sont pas tous tregraves stricts en ce qui concerne la distribution simultaneacutee dans toutes les langues requises La grande majoriteacute des textes originaux est reacutedigeacutee en anglais (environ 76 mecircme agrave lrsquoONUG) et la tentation est grande de publier drsquoabord les documents dans la langue de soumission et mecircme drsquoen diffuser une version preacuteliminaire (laquoadvance copyraquo) geacuteneacuteralement en anglais minus pratique toleacutereacutee voire reacuteclameacutee par les Eacutetats Membres dans certains cas

C Accegraves au Seacutedoc

a) La politique actuelle

29 Lrsquoaccegraves au Seacutedoc est reacuteserveacute aux utilisateursabonneacutes inscrits auxquels sont attribueacutes un code drsquoidentification et un mot de passe Dans sa reacutesolution 51211 F du 15 septembre 1997 lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale a encourageacute le Secreacutetaire geacuteneacuteral agrave laquoeacutelaborer une politique en vue de poursuivre le deacuteveloppement du systegraveme agrave disques optiques de lrsquoOrganisation des Nations Unies preacutevoyant notamment comment ouvrir le systegraveme moyennant un droit drsquoutilisation agrave quiconque srsquoy inteacuteresse eacutetant entendu que lrsquoaccegraves restera gratuit pour les missions permanentes les missions drsquoobservation et les administrations publiques des Eacutetats Membres chacun de ces derniers disposant au maximum de 10 mots de passe et preacutevoyant eacutegalement de donner accegraves au systegraveme agrave tous les fonctionnaires du Secreacutetariatraquo15 Dans la mecircme reacutesolution lrsquoAssembleacutee a eacutegalement prieacute le Secreacutetaire geacuteneacuteral laquodrsquoeacutelaborer cette politique en tenant compte des besoins particuliers des pays en deacuteveloppement et drsquoautres cateacutegories speacuteciales drsquoutilisateurs eacuteventuelsraquo

14 A5893 (JIUREP200211)

15 Par 1 du dispositif

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La capaciteacute du systegraveme eacutetant limiteacutee on nrsquoa accordeacute aux autres organisations et organismes des Nations Unies qursquoun nombre restreint de mots de passe pour leurs fonctionnaires En ce qui concerne lrsquoaccegraves du grand public on a institueacute un droit drsquoabonnement annuel les organisations agrave but non lucratif beacuteneacuteficiant drsquoune reacuteduction

30 Pour les fonctionnaires de lrsquoONU et les missions permanentes agrave New York agrave Genegraveve et agrave Vienne les demandes drsquoaccegraves et drsquoinscription sont traiteacutees respectivement par le Siegravege lrsquoONUG et lrsquoONUV Ce sont la Section de la vente et de la commercialisation du Deacutepartement de lrsquoinformation agrave New York et lrsquoONUG qui srsquooccupent des abonnements

31 Avec la reconfiguration du systegraveme on peut en accroicirctre la capaciteacute en ajoutant simplement des disques et on peut accueillir davantage drsquoutilisateurs en ajoutant des puces meacutemoire et des processeurs Le nombre de mots de passe par Eacutetat Membre est drsquoabord passeacute de 10 agrave 20 le 28 aoucirct 2001 puis reacutecemment a eacuteteacute porteacute agrave 40 Le but est de supprimer toutes les restrictions drsquoici agrave 2004 et le Secreacutetariat a demandeacute des creacutedits pour lrsquoexercice biennal 2004-2005 afin drsquoorganiser lrsquoaccegraves gratuit de tous les utilisateurs au Seacutedoc

b) Neacutecessiteacute de passer drsquoun accegraves payant agrave un accegraves gratuit

32 Les propositions initiales faites par le CCI en 1989 eacutetaient fondeacutees sur le principe drsquoun systegraveme payant qui procurerait des recettes mais aujourdrsquohui de nombreux arguments militent en faveur de lrsquoaccegraves gratuit au Seacutedoc pour tous les utilisateurs et pour tous les documents rendus publics prise de conscience du droit drsquoaccegraves agrave lrsquoinformation interaction croissante avec la socieacuteteacute civile souci de transparence etc En outre les donneacutees fournies par le Secreacutetariat montrent que le nombre drsquoabonnements va diminuant en partie parce qursquoon peut souvent avoir librement accegraves aux documents sur les sites Web des organisations concerneacutees Dans sa reacutesolution 52214 du 22 deacutecembre 1997 lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale a elle-mecircme prieacute le Secreacutetaire geacuteneacuteral laquode veiller agrave ce que le texte de tous les nouveaux documents rendus publics dans les six langues officielles et des documents drsquoinformation de lrsquoOrganisation des Nations Unies soit afficheacute chaque jour sur le site Web de lrsquoOrganisation et puisse ecirctre consulteacute immeacutediatement par les Eacutetats Membresraquo16 Une fois que ces documents sont sur le site Web ils ne sont pas reacuteserveacutes aux Eacutetats Membres mais peuvent ecirctre consulteacutes par tout le monde Les documents officiels de lrsquoONU ont donc eacuteteacute et continuent agrave ecirctre mis agrave disposition sur le principal site Web de lrsquoOrganisation Ils eacutetaient auparavant copieacutes sur ce site qui faisait ainsi double emploi avec le Seacutedoc

33 Dans un rapport ulteacuterieur le Secreacutetaire geacuteneacuteral a signaleacute agrave lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale que laquopour que les documents eacutetablis agrave lrsquointention des organes deacutelibeacuterants puissent ecirctre disponibles sur lrsquoInternet dans les six langues officielles simultaneacutement il vaudrait mieux donner au public la possibiliteacute drsquoacceacuteder gratuitement au Seacutedoc plutocirct que drsquoadapter le site Web de lrsquoOrganisation pour permettre la consultation des documents ce site nrsquoest en effet pas conccedilu pour servir agrave lrsquoarchivageraquo17 Il a souligneacute la neacutecessiteacute de reacuteviser les dispositions de la reacutesolution 51211 F de lrsquoAssembleacutee relatives agrave la politique drsquoaccegraves au systegraveme et a suggeacutereacute drsquoadapter le site Web de

16 Partie C par 2 du dispositif

17 AC55612 par 12

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lrsquoOrganisation pour y ajouter des liens hypertextes directs avec les documents deacutelibeacuteratoires archiveacutes sur le Seacutedoc

34 Pour sa part commentant le rapport du Secreacutetaire geacuteneacuteral sur la reconfiguration du systegraveme le Comiteacute consultatif pour les questions administratives et budgeacutetaires (CCQAB) srsquoest feacuteliciteacute des progregraves accomplis et a encourageacute le Secreacutetariat laquoagrave poursuivre le projet de maniegravere que toutes les organisations non gouvernementales accreacutediteacutees aient un accegraves illimiteacute et gratuit au systegravemeraquo18

35 La Division de lrsquoinformatique compte que la gratuiteacute drsquoaccegraves se traduira par une augmentation spectaculaire du nombre drsquoutilisateurs publics et considegravere que la capaciteacute du systegraveme nrsquoest pas encore suffisante pour pouvoir faire face agrave un tel afflux Le projet de budget-programme pour lrsquoexercice biennal 2002-2003 preacutevoyait une augmentation de 2 116 800 dollars des Eacutetats-Unis des creacutedits requis pour le mobilier et le mateacuteriel de la Division de lrsquoinformatique mais lrsquoAssembleacutee a deacutecideacute de ne pas approuver ce montant19 La Division affirme que de ce fait elle a eacuteteacute obligeacutee de limiter ses activiteacutes aux opeacuterations indispensables agrave lrsquoOrganisation et qursquoelle a ducirc annuler la plupart des nouveaux projets notamment celui qui concernait lrsquoaccegraves gratuit au Seacutedoc Le Comiteacute de lrsquoinformation srsquoest pencheacute sur la question du libre accegraves agrave sa vingt-cinquiegraveme session lorsqursquoil a examineacute le rapport du Secreacutetaire geacuteneacuteral sur la reacuteorientation des activiteacutes de lrsquoONU dans le domaine de lrsquoinformation et de la communication20 dont lrsquoannexe II exposait entre autres les exigences et les avantages du passage agrave la gratuiteacute Comme il est indiqueacute dans cette annexe la Division de lrsquoinformatique a demandeacute un creacutedit de 1 530 000 dollars des Eacutetats-Unis dans le projet de budget-programme pour lrsquoexercice biennal 2004-2005 afin de laquofinancer lrsquoouverture du Seacutedoc au grand public agrave titre gracieuxraquo Dans son rapport agrave lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale21 le Comiteacute de lrsquoinformation a recommandeacute agrave lrsquoAssembleacutee drsquoaccueillir avec satisfaction laquola proposition du Secreacutetaire geacuteneacuteral tendant agrave offrir au public un accegraves gratuit au Systegraveme de diffusion eacutelectronique des documents de lrsquoOrganisation des Nations Unies gracircce au raccordement au site Web de lrsquoOrganisation qui doit ecirctre examineacutee dans le contexte du projet de budget-programme pour lrsquoexercice biennal 2004-2005raquo22

36 Si le principe de la gratuiteacute drsquoaccegraves est approuveacute par lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale il faudra quand mecircme conserver le systegraveme drsquoinscription pour certains utilisateurs car le Seacutedoc contient non seulement des documents pouvant ecirctre consulteacutes par tous mais encore des documents auxquels lrsquoaccegraves est restreint et continuera agrave ecirctre proteacutegeacute par un mot de passe

18 A56475 par 12

19 Reacutesolution 56253 chap 27 D par 159

20 AAC19820032

21 A5821

22 Ibid projet de reacutesolution B par 71 du dispositif

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c) Les diffeacuterents niveaux drsquoaccegraves

37 Actuellement il y a sept niveaux drsquoaccegraves au Seacutedoc comme lrsquoindique le graphique ci-apregraves Crsquoest le Deacutepartement de lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale et de la gestion des confeacuterences qui srsquoen occupe Selon le niveau drsquoaccegraves qui leur est accordeacute les utilisateurs peuvent se voir refuser le droit de consulter certains documents pourtant stockeacutes dans le Seacutedoc Les niveaux 1 agrave 4 donnent accegraves agrave des documents dont la distribution nrsquoest plus restreinte agrave des documents dont la distribution est geacuteneacuterale agrave des documents publieacutes en un nombre limiteacute drsquoexemplaires (seacuterie L) comme les projets de reacutesolution et agrave des documents provisoires La plupart des utilisateurs ont accegraves au systegraveme jusqursquoau niveau 4 Le niveau 5 est accordeacute aux repreacutesentants et permet drsquoacceacuteder agrave des documents dont la distribution est reacuteserveacutee aux participants comme les documents de seacuteance (CRP) en sus des documents accessibles au niveau 4 Seuls quelques fonctionnaires du Deacutepartement ont droit au niveau 6 qui permet de consulter des documents dont la distribution est restreinte outre les documents accessibles au niveau 5 Le niveau 7 est reacuteserveacute pour lrsquoadministration du Seacutedoc

Niveaux drsquoaccegraves au Seacutedoc

Niveau 7 Administration du Seacutedoc Niveau 6 Traducteurs Niveau 5 Repreacutesentants Niveau 4 Accegraves public

Source Deacutepartement de lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale et de la gestion des confeacuterences et Division de lrsquoinformatique

D Politique concernant lrsquoarrieacutereacute drsquoarchivage

38 Bien qursquoau deacutepart le systegraveme fucirct censeacute conserver la laquodocumentation reacutecente et futureraquo du Secreacutetariat de lrsquoONU le Corps commun drsquoinspection a abordeacute la question de lrsquoarchivage des documents anteacuterieurs dans un rapport (JIUREP8911) qui contenait une recommandation (la recommandation 2) adresseacutee agrave lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale tendant agrave ce que celle-ci eacutetudie laquola possibiliteacute de sous-traiter la saisie sur disques optiques de toute la documentation existante de lrsquoONU ce qui [permettrait] de preacuteserver la meacutemoire institutionnelle de lrsquoOrganisation drsquoassurer un accegraves facile agrave toute la documentation de lrsquoONU et de reacutealiser de substantielles eacuteconomies

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suppleacutementairesraquo23 Les estimations faites alors ont abouti agrave la conclusion que la saisie de tous les documents de confeacuterence deacutejagrave parues (environ 40 agrave 50 millions de pages agrave lrsquoeacutepoque) entraicircnerait une deacutepense non renouvelable de 4 agrave 5 millions de dollars des Eacutetats-Unis

39 Dans un se ses rapports peacuteriodiques sur lrsquoapplication des recommandations du CCI le Secreacutetaire geacuteneacuterale et indiqueacute qursquoil avait tenu compte de la recommandation 2 pour lrsquoeacutetablissement du projet de budget-programme Des creacutedits de plus de 100 000 dollars des Eacutetats-Unis ont eacuteteacute ouverts pour la lecture optique et lrsquoindexage de base de toutes les reacutesolutions adopteacutees par les principaux organes de lrsquoONU jusqursquoen 1992 Cette tacircche a eacuteteacute confieacutee agrave des socieacuteteacutes exteacuterieures qui lrsquoont meneacutee agrave bien en 1995 pour un coucirct drsquoenviron 110 000 dollars avec le concours de la Bibliothegraveque Dag Hammarskjoumlld pour lrsquoindexage Le Secreacutetaire geacuteneacuteral a cependant jugeacute que pour pouvoir inclure reacutetroactivement dans le systegraveme laquodes documents autres que les reacutesolutions et deacutecisions des principaux organes de lrsquoOrganisation qui [paraissaient] manifestement les plus utiles agrave premiegravere vue il faudrait faire de longues recherches ndash et peut-ecirctre disposer drsquoindications de la part des Eacutetats Membres ndash pour deacuteterminer quels [eacutetaient] les documents qui [pouvaient] ecirctre consideacutereacutes comme ldquoimportantsrdquo Eacutetant donneacute lrsquoampleur et lrsquoimportance drsquoun tel projet et compte tenu du montant limiteacute des ressources qui [eacutetaient] disponibles au titre du budget ordinaire une solution pourrait consister agrave creacuteer dans ce but speacutecifique un fonds drsquoaffectation speacuteciale alimenteacute au moyen de contributions volontairesraquo24 LrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale nrsquoa pas donneacute drsquoorientations particuliegraveres ni pris de deacutecision agrave ce sujet

40 Malgreacute cette deacutemarche prudente lrsquoInspecteur relegraveve dans le rapport du Secreacutetaire geacuteneacuteral intituleacute laquoLrsquoinformation au Secreacutetariat plan drsquoactionraquo publieacute en 2000 que le Deacutepartement de lrsquoinformation a entrepris de numeacuteriser les documents de lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale et du Conseil de seacutecuriteacute anteacuterieurs agrave 1993 afin qursquoon puisse les consulter au moyen du Seacutedoc25 En outre sur un site Web eacutetabli par ce mecircme deacutepartement (httpwwwunorgDeptsdhllandmarkamajorhtm) on indique qursquoen 1998 la Bibliothegraveque Dag Hammarskjoumlld a entrepris laquoun programme en vue de la numeacuterisation des documents parlementaires des Nations Unies dans toutes les langues officielles pour les anneacutees 1946-1992 en vue de leur inclusion dans le systegraveme [agrave disques optiques] de lrsquoOrganisationraquo et que laquoce projet de numeacuterisation est lrsquoun des nombreux projets reacutealiseacutes par la Bibliothegraveque Dag Hammarskjoumlld afin drsquoameacuteliorer lrsquoaccegraves multilingue et eacutelectronique agrave la documentation de lrsquoOrganisation des Nations Uniesraquo Les Eacutetats Membres devraient ecirctre mieux informeacutes de lrsquoeacutetat drsquoavancement de ce projet de son champ drsquoapplication et de la date drsquoachegravevement preacutevue

41 La question de lrsquoarrieacutereacute drsquoarchivage comporte trois aspects Le premier concerne les documents anteacuterieurs agrave la mise en œuvre du systegraveme Ceux qui existent deacutejagrave sous forme eacutelectronique peuvent ecirctre plus facilement chargeacutes dans le Seacutedoc Ceux qui sont sur papier seulement doivent ecirctre passeacutes au lecteur optique la question qui se pose ici est de savoir jusqursquoougrave remonter dans le temps et si les ressources ne permettent pas drsquoarchiver tous les documents anciens comment deacuteterminer ceux qui sont laquoimportantsraquo et meacuteritent

23 A44684 par 63

24 A52206 laquoApplication des recommandations du Corps commun drsquoinspection par 10

25 A55780 par 45

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UNIDIR Institut des Nations Unies pour la recherche sur le deacutesarmement

UNIFEM Fonds de deacuteveloppement des Nations Unies pour la femme

UNITAR Institut des Nations Unies pour la formation et la recherche

UNOPS Bureau des Nations Unies pour les services drsquoappui aux projets

UNRISD Institut de recherche des Nations Unies pour le deacuteveloppement social

UNRWA Office de secours et de travaux des Nations Unies pour les reacutefugieacutes de Palestine dans le Proche-Orient

UNSSC Eacutecole des cadres du systegraveme des Nations Unies

UNU Universiteacute des Nations Unies

UPU Union postale universelle

VNU Volontaires des Nations Unies

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REacuteSUMEacute OBJECTIF CONCLUSIONS ET RECOMMANDATIONS

OBJECTIF Faire le point de lrsquoapplication du Systegraveme de diffusion eacutelectronique des documents (Seacutedoc) afin de deacutefinir les questions de politique geacuteneacuterale et de gestion agrave reacutegler pour eacutelargir son utilisation en tant que dispositif drsquoarchivage et de recherche des documents officiels de lrsquoONU et drsquoautres organisations inteacuteresseacutees

Questions de politique geacuteneacuterale (chap I)

A Le systegraveme initial agrave disques optiques proposeacute par le Corps commun drsquoinspection (CCI) dans son rapport portant la cote (JIUREP8911) et approuveacute par lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale par sa reacutesolution 44201 B devait ecirctre mis en œuvre en trois phases Il eacutetait preacutevu qursquoil serait drsquoabord installeacute agrave lrsquoOffice des Nations Unies (ONUG) et au Siegravege ougrave il est effectivement devenu opeacuterationnel pendant les exercices biennaux 1990-1991 et 1992-1993 (phases 1 et 2) puis eacutetendu agrave lrsquoOffice des Nations Unies agrave Vienne (ONUV) aux cinq commissions reacutegionales agrave lrsquoOffice des Nations Unies agrave Nairobi (ONUN) et agrave drsquoautres lieux drsquoaffectation durant lrsquoexercice 1994-1995 (phase 3) Presque 10 ans plus tard la Commission eacuteconomique pour lrsquoAfrique (CEA) la Commission eacuteconomique et sociale pour lrsquoAsie et le Pacifique (CESAP) la Commission eacuteconomique pour lrsquoAmeacuterique latine et les Caraiumlbes (CEPALC) ainsi que lrsquoONUN nrsquoeacutetaient que partiellement couvertes par le systegraveme ou ne lrsquoeacutetaient pas du tout (par 15 agrave 21)

RECOMMANDATION 1

LrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale pourrait

a) Reacuteaffirmer qursquoelle a approuveacute la mise en place du systegraveme initial agrave disques optiques en tant que dispositif drsquoarchivage et de recherche des documents officiels eacutetant entendu qursquoil serait appliqueacute agrave lrsquoOrganisation tout entiegravere y compris lrsquoONUN et agrave toutes les commissions reacutegionales

b) Prier le Secreacutetaire geacuteneacuteral drsquoœuvrer activement agrave lrsquoapplication du Systegraveme de diffusion eacutelectronique des documents agrave la CEA agrave la CEPALC agrave la CESAP et agrave lrsquoONUN et de lui rendre compte des progregraves accomplis lors de sa cinquante-neuviegraveme session

B Au paragraphe 1 de sa reacutesolution 36117 B du 10 deacutecembre 1981 lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale a deacutecideacute que laquoles documents [seraient] effectivement distribueacutes simultaneacutement et en temps utile dans les langues officielles et les langues de travail des divers organes de lrsquoOrganisation des Nations Uniesraquo Dans un rapport qursquoil lui a preacutesenteacute agrave sa cinquante-sixiegraveme session (AC55612) le Secreacutetaire geacuteneacuteral a rappeleacute que cette regravegle avait eacuteteacute reacuteaffirmeacutee dans des reacutesolutions ulteacuterieures de lrsquoAssembleacutee et il a indiqueacute que laquoconformeacutement agrave ladite regravegle degraves leur parution dans les langues demandeacutees tous les documents officiels [eacutetaient] publieacutes sur le Seacutedoc dans toutes les langues simultaneacutementraquo Il ressort toutefois drsquoun examen des langues dans lesquelles les documents sont disponibles sur le Seacutedoc que dans certains cas ce principe nrsquoest pas respecteacute Il semble aussi qursquoil faille preacuteciser la regravegle en question notamment sous la rubrique laquoInformations geacuteneacuteralesraquo du Seacutedoc car elle donne parfois lieu agrave des erreurs drsquointerpreacutetation certains pensant qursquoil faut afficher la totaliteacute des documents officiels dans les six langues de lrsquoONU alors que tout deacutepend des dispositions du regraveglement inteacuterieur de lrsquoorgane consideacutereacute (par 22 agrave 28)

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RECOMMANDATION 2

Le Secreacutetaire geacuteneacuteral devrait

a) Rappeler agrave toutes les uniteacutes administratives chargeacutees drsquoafficher des documents sur le Seacutedoc que comme il lrsquoa souligneacute dans le rapport qursquoil a preacutesenteacute agrave lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale agrave sa cinquante-sixiegraveme session (AC55612) elles doivent se conformer strictement agrave la regravegle eacutetablie par la reacutesolution 36117 B du 10 deacutecembre 1981 ainsi qursquoaux reacutesolutions ulteacuterieures de lrsquoAssembleacutee qui prescrivent qursquoaucune version linguistique drsquoun document donneacute pas mecircme la version originale ne doit ecirctre diffuseacutee tant que toutes les autres versions linguistiques requises ne sont pas precirctes agrave ecirctre distribueacutees simultaneacutement

b) Veiller agrave ce que cette regravegle soit preacuteciseacutee et appliqueacutee conformeacutement aux prescriptions du regraveglement inteacuterieur de chaque organe directeur qui concernent les langues de publication des documents

c) Signaler dans son rapport agrave lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale sur le plan des confeacuterences les eacuteventuelles entorses agrave la politique officielle observeacutees dans le Seacutedoc et en donner les raisons

C Depuis que le Seacutedoc est devenu pleinement opeacuterationnel lrsquoaccegraves au systegraveme est accordeacute moyennant lrsquoinscription de lrsquoutilisateurabonneacute auquel est attribueacute un mot de passe Lrsquoaccegraves est gratuit pour les fonctionnaires du Secreacutetariat ainsi que pour les missions permanentes les missions drsquoobservation et drsquoautres services officiels des Eacutetats Membres Le nombre de mots de passe est actuellement limiteacute agrave 40 par Eacutetat Membre Drsquoautres organisations ou organismes des Nations Unies disposent drsquoun nombre tregraves restreint de mots de passe leur permettant drsquoacceacuteder gratuitement au systegraveme Pour les autres utilisateurs lrsquoaccegraves est payant conformeacutement agrave la reacutesolution 51211 F adopteacutee par lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale le 15 septembre 1997 (par 29 agrave 31)

D En deacutecembre 1997 apregraves avoir examineacute un rapport sur la diffusion simultaneacutee des documents deacutelibeacuteratoires dans les six langues officielles sur le site Web de lrsquoONU lrsquoAssembleacutee a eacutegalement demandeacute que le texte de tous les nouveaux documents accessibles au public soit afficheacute sur le site dans toutes ces langues La reconfiguration du systegraveme a permis drsquoen accroicirctre la capaciteacute minus on peut ajouter autant de disques magneacutetiques qursquoon le souhaite minus et le Secreacutetaire geacuteneacuteral a informeacute lrsquoAssembleacutee suite agrave cette demande qursquoil vaudrait mieux que les inteacuteresseacutes aient accegraves gratuitement au Seacutedoc au lieu drsquoutiliser le site Web qui nrsquoeacutetait pas conccedilu pour la consultation des documents Dans le projet de budget-programme pour lrsquoexercice biennal 2004-2005 des creacutedits sont donc preacutevus pour financer le passage agrave la gratuiteacute drsquoaccegraves (par 32 agrave 36)

RECOMMANDATION 3

LrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale pourrait revoir la politique drsquoaccegraves payant au Seacutedoc eacutetablie par sa reacutesolution 51211 F du 15 septembre 1997 et autoriser le Secreacutetaire geacuteneacuteral agrave mettre en œuvre degraves que possible une nouvelle politique drsquoaccegraves gratuit pour tous sous reacuteserve des observations et recommandations du Comiteacute consultatif pour les questions administratives et budgeacutetaires (CCQAB) concernant les creacutedits demandeacutes agrave ce titre dans le projet de budget-programme pour lrsquoexercice biennal 2004-2005

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E Le systegraveme est censeacute srsquoappliquer non seulement agrave la documentation reacutecente et agrave la documentation future mais encore agrave tous les documents anteacuterieurs de lrsquoONU le but eacutetant de faciliter lrsquoaccegraves agrave ces documents et de conserver la meacutemoire institutionnelle de lrsquoOrganisation La Bibliothegraveque Dag Hammarskjoumlld a entrepris en 1998 de numeacuteriser les documents deacutelibeacuteratoires publieacutes entre 1946 et 1992 et a deacutejagrave accompli une bonne partie de la tacircche pour les principaux organes de lrsquoONU Dans les lieux drsquoaffectation ougrave lrsquoarchivage dans le Seacutedoc vient juste de commencer ou a repris apregraves une interruption il peut ecirctre neacutecessaire pour la saisie des documents anteacuterieurs de passer au lecteur optique les textes qui nrsquoexistent pas encore sous forme eacutelectronique Il faudrait consulter les Eacutetats Membres avant de se prononcer sur la question de savoir si le systegraveme devrait comprendre tous les documents publieacutes depuis la creacuteation de lrsquoorganisation ou de lrsquoorgane consideacutereacutes ou seulement les laquodocuments importantsraquo (par 38 agrave 41)

F La question de lrsquoarrieacutereacute drsquoarchivage concerne aussi les documents dont on nrsquoa pas encore reccedilu certaines versions linguistiques en raison surtout du volume de travail des services de traduction Drsquoapregraves le Secreacutetariat les comptes rendus analytiques par exemple ne pourront ecirctre publieacutes dans un deacutelai raisonnable que si lrsquoon renforce nettement les effectifs des six services de traduction ou si lrsquoon preacutevoit des ressources suppleacutementaires consideacuterables pour financer la traduction agrave lrsquoexteacuterieur Pour arriver agrave ameacuteliorer les choses en ce qui concerne les prioriteacutes les deacutelais et les ressources il faudrait dresser un bilan preacutecis de la situation (par 42 agrave 45)

RECOMMANDATION 4

Dans le rapport sur le plan des confeacuterences qursquoil preacutesentera agrave lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale lors de sa cinquante-neuviegraveme session ou au titre drsquoun point plus approprieacute de lrsquoordre du jour le Secreacutetaire geacuteneacuteral devrait fournir des renseignements sur lrsquoeacutetat drsquoavancement du projet de numeacuterisation entrepris par la Bibliothegraveque Dag Hammarskjoumlld et faire le point de la situation en ce qui concerne les documents officiels qui ne sont pas encore parus ou qui ne figurent pas dans le Seacutedoc dans les langues requises et faire des recommandations sur la faccedilon de reacutegler les questions connexes

Questions de gestion (chap II)

G Lrsquoexamen du deacuteroulement des opeacuterations du Seacutedoc montre que la gestion du systegraveme relegraveve agrave la fois de trois deacutepartements du Siegravege et de diffeacuterents offices ou bureaux hors Siegravege Lrsquointroduction de documents dans le systegraveme fait partie inteacutegrante du processus global de gestion de la documentation Au Siegravege cette tacircche eacutetait auparavant confieacutee au Deacutepartement des services de confeacuterence puis elle a eacuteteacute assigneacutee en 1997 agrave la Division de lrsquoinformatique du Bureau des services centraux drsquoappui qui deacutepend du Deacutepartement de la gestion Agrave lrsquoONUG agrave lrsquoONUV et agrave lrsquoONUN elle est toujours exeacutecuteacutee par les divisions responsables des services de confeacuterence Le Deacutepartement de lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale et de la gestion des confeacuterences est chargeacute entre autres de surveiller de coordonner et drsquoameacuteliorer dans leur ensemble la gestion et le fonctionnement des services de confeacuterence de lrsquoONU Quand on constate que le controcircle de la qualiteacute lrsquoorientation et le suivi laissent agrave deacutesirer cela signifie qursquoune meilleure coordination est neacutecessaire entre tous les services qui participent agrave la gestion du Seacutedoc et que leurs rocircles respectifs doivent ecirctre preacuteciseacutes (par 46 agrave 52)

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RECOMMANDATION 5

Le Secreacutetaire geacuteneacuteral devrait revoir la gestion drsquoensemble du Seacutedoc et eacutetudier srsquoil y a lieu de confier de nouveau la fonction drsquointroduction des documents dans le systegraveme au Siegravege au Deacutepartement de lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale et de la gestion des confeacuterences

H Indeacutependamment du projet de libre accegraves au Seacutedoc il convient de faire plus largement connaicirctre les possibiliteacutes de consultation offertes par cet outil comme lrsquoa deacutejagrave suggeacutereacute le CCQAB dans un rapport anteacuterieur Drsquoapregraves des donneacutees fournies par la Division de lrsquoinformatique les Eacutetats Membres eux-mecircmes ne profitent pas suffisamment des 40 mots de passe qui ont eacuteteacute attribueacutes agrave chacun drsquoentre eux Mis agrave part le personnel de lrsquoONU proprement dit les fonctionnaires des autres organisations ou organismes dont les documents sont afficheacutes sur le Seacutedoc en particulier ceux qui travaillent sur le terrain nrsquoont apparemment pas accegraves au systegraveme (par 53 agrave 58)

I La Division de lrsquoinformatique a creacuteeacute une fonction drsquoaccegraves direct permettant lrsquoeacutetablissement drsquohyperliens entre les sites Web autoriseacutes et le Seacutedoc ce dont pourraient profiter diffeacuterents sites outre celui de lrsquoONU Il faudrait aussi former davantage de personnes agrave lrsquoutilisation du systegraveme avec le concours de lrsquoInstitut des Nations Unies pour la formation et la recherche (UNITAR) et des centres drsquoinformation des Nations Unies (par 59 agrave 62)

RECOMMANDATION 6

Pour mieux faire connaicirctre le Seacutedoc agrave tous les inteacuteresseacutes et pour en promouvoir lrsquoutilisation

a) LrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale pourrait inviter les Eacutetats Membres agrave faire plus largement profiter du systegraveme leurs missions diplomatiques selon qursquoil conviendra ainsi que leurs administrations publiques en particulier celles qui srsquooccupent de questions lieacutees aux travaux des organes directeurs dont les documents sont afficheacutes sur le Seacutedoc

b) En attendant que le systegraveme soit gratuit pour tout le monde on devrait assurer et encourager lrsquoaccegraves des fonctionnaires des organisations autres que lrsquoONU proprement dite dont les documents sont afficheacutes sur le Seacutedoc

c) Le Secreacutetaire geacuteneacuteral devrait encourager tous les deacutepartements toutes les commissions reacutegionales et toutes les organisations dont les documents sont afficheacutes sur le Seacutedoc agrave lrsquoindiquer sur leurs propres sites Web et agrave obtenir lrsquoautorisation neacutecessaire pour beacuteneacuteficier de la fonction drsquoaccegraves direct on devrait en particulier pouvoir acceacuteder directement au texte des jugements du Tribunal administratif des Nations Unies (TANU) agrave partir des principaux sites Web eacutetablis par le Siegravege et les grands lieux drsquoaffectation de lrsquoOrganisation

d) Le Secreacutetaire geacuteneacuteral devrait chaque fois que possible prendre des dispositions pour offrir des stages de formation de base agrave lrsquoutilisation du Seacutedoc fondeacutes sur lrsquoexpeacuterience acquise lors des stages organiseacutes chaque anneacutee au Siegravege des ceacutedeacuteroms contenant des modules de formation dans diffeacuterentes langues pourraient ecirctre eacutetablis agrave lrsquointention des centres drsquoinformation des Nations Unies et drsquoautres services selon que de besoin ainsi que pour drsquoautres utilisateurs inteacuteresseacutes

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J Le CCQAB est drsquoavis qursquoil faudrait mettre en place un meacutecanisme permettant de savoir si les utilisateurs sont satisfaits du Seacutedoc La satisfaction des utilisateurs est en effet essentielle si lrsquoon veut que le systegraveme devienne lrsquooutil privileacutegieacute de recherche et de consultation des documents officiels Une surveillance efficace permettrait de mieux tenir compte du fait que les besoins varient selon les utilisateurs La satisfaction des utilisateurs deacutepend aussi de la convivialiteacute des diverses fonctions de recherche qui doivent ecirctre faciles agrave utiliser mecircme pour les personnes qui ne consultent qursquooccasionnellement le systegraveme et qui ne savent pas tregraves bien comment se preacutesentent les documents de lrsquoONU Agrave cet eacutegard la recherche par cote est de loin la solution la plus commode pour lrsquoutilisateur moyen mais actuellement la rubrique laquoInformations geacuteneacuteralesraquo du Seacutedoc ne donne pas assez drsquoindications au sujet des cotes correspondant aux diffeacuterents organes dont les documents sont disponibles sur le systegraveme En outre lrsquoaccegraves aux documents de seacuteance (CRP) devrait ecirctre faciliteacute lorsque ces documents contiennent des donneacutees de base utiles ou sont par ailleurs librement accessibles comme ceux du Programme des Nations Unies pour le deacuteveloppement (PNUD) (par 66 agrave 77)

RECOMMANDATION 7

Le Secreacutetaire geacuteneacuteral devrait prendre des mesures pour ameacuteliorer la satisfaction des utilisateurs et la convivialiteacute du Seacutedoc Il conviendrait notamment

a) De faire une enquecircte de satisfaction aupregraves drsquoun eacutechantillon drsquoutilisateurs comprenant des Eacutetats Membres des traducteurs et certaines cateacutegories drsquoutilisateurs appartenant au grand public

b) De revoir et drsquoactualiser la rubrique du Seacutedoc intituleacutee laquoInformations geacuteneacuteralesraquo pour aider les utilisateurs agrave mieux comprendre les cotes correspondant aux organes dont les documents officiels figurent dans le systegraveme on pourrait en particulier eacutetablir un hyperlien avec une annexe III reacuteviseacutee du document STLIB34Rev2 intituleacute laquoDocumentation de lrsquoOrganisation des Nations Unies Guide succinctraquo cette annexe qui donne la liste des indicatifs de seacuteries de cotes des principaux organes de lrsquoONU devrait ecirctre revue et compleacuteteacutee de faccedilon agrave inclure les cotes des documents de toutes les organisations couvertes par le systegraveme

c) De veiller agrave ce que la version arabe du document STLIB34Rev2 qui nrsquoest actuellement pas disponible sur le Seacutedoc soit publieacutee en temps utile aux fins de lrsquoapplication de la recommandation 7 formuleacutee agrave lrsquoalineacutea b) ci-dessus

d) De revoir la politique drsquoaccegraves aux CRP et de consulter en particulier le PNUD quant agrave la possibiliteacute de diffuser sur le Seacutedoc sans restrictions tous les documents de seacuteance soumis au Conseil drsquoadministration que lrsquoon peut consulter librement sur le site Web du Programme

K Bien que les offices hors Siegravege aient en principe eacuteteacute ducircment consulteacutes au preacutealable la strateacutegie concernant les technologies de lrsquoinformation et de la communication (TIC) preacutesenteacutee par le Secreacutetaire geacuteneacuteral agrave lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale lors de sa cinquante-septiegraveme session ne contient que deux projets relatifs au Seacutedoc au Siegravege et ne mentionne pas les incidences que pourrait avoir lrsquoextension du systegraveme aux lieux drsquoaffectation ougrave il nrsquoest pas encore appliqueacute

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Dans sa reacutesolution 57304 du 15 avril 2003 lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale a entre autres prieacute le Secreacutetaire geacuteneacuteral laquode faire en sorte que les besoins en matiegravere de technologies de lrsquoinformation et des communications des divers lieux drsquoaffectation et des commissions reacutegionales en particulier se situaient dans le pays en deacuteveloppement soient pleinement pris en compte dans ladite strateacutegie et que les dispositions voulues soient prises pour que ces technologies soient mises en œuvre dans ces bureauxraquo (par 78 et 79)

L Vu la rapiditeacute de lrsquoinnovation technique le systegraveme reconfigureacute aura sans doute une dureacutee utile infeacuterieure agrave celle du systegraveme initial agrave disques optiques qui a eacuteteacute utiliseacute pendant pregraves drsquoune deacutecennie Drsquoaucuns estiment que le Seacutedoc est peut-ecirctre deacutejagrave deacutepasseacute car il nrsquoutilise pas les normes modernes des systegravemes de gestion des documents Drsquoautre part la fonction de responsable de lrsquoinformatique devant ecirctre bientocirct inteacutegreacutee dans la structure du Secreacutetariat il importe de veiller agrave ce que le futur Seacutedoc soit conccedilu dans le cadre drsquoune strateacutegie coheacuterente et coordonneacutee de gestion eacutelectronique des documents le manque de coordination srsquoeacutetant jusqursquoagrave preacutesent traduit par lrsquoeacutetablissement de systegravemes le plus souvent autonomes (par 80 agrave 83)

RECOMMANDATION 8

Le Secreacutetaire geacuteneacuteral devrait inclure dans les TIC tous les aspects correspondant de lrsquoapplication du Seacutedoc dans les offices hors Siegravege et veiller agrave ce que une fois nommeacute le responsable de lrsquoinformatique lrsquoeacutevolution future du systegraveme soit consideacutereacutee dans le cadre plus geacuteneacuteral drsquoune strateacutegie coheacuterente et coordonneacutee de gestion eacutelectronique des documents agrave lrsquoONU

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INTRODUCTION

Historique

1 Le systegraveme initial agrave disques optiques a eacuteteacute mis en place agrave lrsquoONU agrave la suite de trois rapports du Corps commun drsquoinspection (CCI) un rapport sur les problegravemes et les coucircts du stockage dans les organismes des Nations Unies (JIUREP869)1 un additif agrave ce document (JIUREP876)2 et un rapport intituleacute laquoDu projet pilote de disques optiques agrave lrsquoONUG agrave un systegraveme agrave disques optiques pour lrsquoONUraquo (JIUREP8911)3 Le projet pilote ayant donneacute de bons reacutesultats agrave lrsquoOffice des Nations Unies agrave Genegraveve (ONUG) les Inspecteurs laquoont abouti agrave la conclusion que le concept combinant la technologie du disque optique et la transmission de donneacutees agrave grande distance et agrave grande vitesse ne reacutevolutionnerait pas seulement la production le stockage et la distribution des documents mais permettrait aussi ils en [eacutetaient] fermement convaincus drsquoattendre une fois qursquoil serait inteacutegralement mis en application une productiviteacute accrue et des eacuteconomies massives de papier de machines de personnel de coucircts drsquoexpeacutedition de places de stockage etc (ce qui en derniegravere analyse [reacuteduirait] de faccedilon significative les deacutepenses de confeacuterence)raquo4 Le systegraveme proposeacute est devenu pleinement opeacuterationnel agrave lrsquoONUG et au Siegravege (New York) pendant la peacuteriode 1991-1992 et a ensuite eacuteteacute eacutetendu agrave drsquoautres lieux drsquoaffectation

2 En 1998-1999 en raison de la croissance exponentielle du nombre de documents stockeacutes sur disques optiques ainsi que du nombre drsquoutilisateurs et du fait que le systegraveme reposait sur des logiciels proteacutegeacutes et une technologie qui datait du deacutebut des anneacutees 90 le Secreacutetariat a ducirc envisager une reconfiguration tacircche entreprise par la Division de lrsquoinformatique Le nouveau systegraveme utilise des disques magneacutetiques et non plus optiques pour stocker les donneacutees Lrsquoexpression laquosystegraveme agrave disques optiquesraquo nrsquoeacutetant plus exacte du point de vue technique on lrsquoa rebaptiseacute laquoSystegraveme de diffusion eacutelectronique des documentsraquo (Seacutedoc) en franccedilais minus et pour ne pas avoir agrave changer de sigle laquoOfficial Documents Systemraquo (ODS) en anglais

Objectif du rapport et meacutethode

3 Le principal objectif de ce rapport du Corps commun est drsquoeacutetudier a) si lrsquoapplication du Seacutedoc jusqursquoagrave ce jour a eacuteteacute pleinement conforme aux deacutecisions prises par lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale et le Secreacutetaire geacuteneacuteral b) si la gestion du systegraveme soulegraveve encore des questions dont le regraveglement pourrait contribuer agrave ameacuteliorer encore le Seacutedoc en tant que dispositif drsquoarchivage et de recherche des documents de lrsquoONU et de mieux reacutepondre aux besoins de tous les inteacuteresseacutes

1 A41806

2 A42724 laquoLes problegravemes et les coucircts du stockage dans les organismes des Nations Unies (Additif)raquo

3 A44684

4 Ibid par 3

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4 LrsquoInspecteur non seulement srsquoest entretenu avec des fonctionnaires du Siegravege de lrsquoONUG de lrsquoOffice des Nations Unies agrave Nairobi (ONUN) et de la Commission eacuteconomique pour lrsquoAfrique (CEA) mais encore a consulteacute des centaines drsquoentreacutees sur le Seacutedoc pour veacuterifier les langues de diffusion et voir si la politique drsquoaffichage simultaneacutee des documents dans toutes les langues requises eacutetait respecteacutee La veacuterification a porteacute sur des documents de tous les principaux organes de lrsquoONU et de plusieurs de leurs organes subsidiaires publieacutes au Siegravege (New York) agrave lrsquoONUG et agrave lrsquoOffice des Nations Unies agrave Vienne (ONUV) ainsi que sur des documents des commissions reacutegionales du Programme des Nations Unies pour le deacuteveloppement (PNUD) du Fonds des Nations Unies pour la population (FNUAP) du Fonds des Nations Unies pour lrsquoenfance (UNICEF) de la Confeacuterence des Nations Unies sur le commerce et le deacuteveloppement (CNUCED) du Haut-Commissariat des Nations Unies pour les reacutefugieacutes (HCR) du Haut-Commissariat des Nations Unies aux droits de lrsquohomme de lrsquoOrganisation des Nations Unies pour le deacuteveloppement industriel (ONUDI) du Programme des Nations Unies pour lrsquoenvironnement (PNUE) du Programme des Nations Unies pour les eacutetablissements humains (ONU-Habitat) du Conseil des chefs de secreacutetariat des organismes des Nations Unies pour la coordination (CCS) qui a remplaceacute le Comiteacute administratif de coordination (CAC) et du Tribunal administratif des Nations Unies (TANU) Pour les lieux drsquoaffectation ougrave la mise en œuvre du Seacutedoc nrsquoa pas encore commenceacute ou a eacuteteacute interrompue lrsquoInspecteur a chercheacute agrave obtenir des indications concernant la date agrave laquelle le systegraveme pourrait devenir pleinement opeacuterationnel et sur les principaux obstacles rencontreacutes le cas eacutecheacuteant

5 Le rapport portant la cote JIUREP8911 contenait une recommandation (la recommandation 3) aux termes de laquelle les organes deacutelibeacuterants eacutetaient inviteacutes agrave eacutetudier laquola possibiliteacute drsquoinstaller des systegravemes opeacuterationnels pour leur propre compteraquo Au sujet de lrsquoapplication de cette recommandation le Secreacutetaire geacuteneacuteral a fait observer en juin 1997 que laquola possibiliteacute drsquoavoir accegraves au systegraveme agrave disques optiques par Internet ougrave que lrsquoon se trouve dans le monde [avait] susciteacute un regain drsquointeacuterecirct pour ce systegraveme parmi tous les organismes des Nations Unies Au lieu de mettre en place leurs propres systegravemes les institutions pourraient envisager drsquoutiliser comme systegraveme commun une version eacutelargie du systegraveme actuel agrave disques optiques baseacute agrave New York et agrave Genegraveveraquo5 La reconfiguration du systegraveme aurait pu ecirctre lrsquooccasion recircveacutee drsquoeacutetudier avec les institutions la viabiliteacute drsquoun tel meacutecanisme mais lrsquoONU a malheureusement poursuivi ses propres plans sans les consulter au preacutealable La preacutesente eacutevaluation de lrsquoapplication du Seacutedoc ne porte donc pas sur la faccedilon dont les organisations et organismes autres que ceux qui sont mentionneacutes au paragraphe 4 stockent et recherchent les documents officiels

6 LrsquoInspecteur remercie tous ceux qui ont contribueacute agrave lrsquoeacutetablissement du preacutesent rapport en lui fournissant des donneacutees ou en formulant des observations

5 A52206 par 11

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I QUESTIONS DE POLITIQUE GEacuteNEacuteRALE

A Champ drsquoapplication du systegraveme

a) Cadre

Le plan initial pour un systegraveme agrave disques optiques

7 Dans son rapport publieacute sous la cote JIUREP8911 le Corps commun drsquoinspection avait recommandeacute a) qursquoun systegraveme agrave disques optiques pleinement opeacuterationnel pour le stockage et la recherche de la documentation reacutecente et future soit installeacute au Secreacutetariat de lrsquoOrganisation des Nations Unies et que des ressources approprieacutees soient preacutevues agrave cette fin dans le budget de lrsquoexercice biennal 1990-1991 (recommandation 1) b) que lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale eacutetudie la possibiliteacute de sous-traiter la saisie sur disques optiques de toute la documentation existante de lrsquoONU afin de preacuteserver la meacutemoire institutionnelle de lrsquoOrganisation drsquoassurer un accegraves facile agrave toute la documentation de lrsquoONU et de reacutealiser de substantielles eacuteconomies suppleacutementaires (recommandation 2)

8 LrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale a prieacute le Secreacutetaire geacuteneacuteral a) laquode mettre en œuvre le systegraveme agrave disques optiques tel que deacutecrit par le Corps commun drsquoinspection conformeacutement aux recommandations du Comiteacute consultatif pour les questions administratives et budgeacutetaires et compte tenu des vues exprimeacutees par les Eacutetats Membres agrave sa quarante-quatriegraveme sessionraquo b) laquodrsquoeacutetablir un rapport contenant un plan deacutetailleacute de mise en œuvre geacuteneacuterale du systegraveme [y compris] dans les commissions reacutegionales et autres lieux drsquoaffectation ainsi que les incidences du systegraveme sur lrsquoaccegraves des Eacutetats Membres agrave la documentation une analyse coucircts-avantages et tous autres renseignements techniques et financiers pertinents et de le lui preacutesenter agrave sa quarante-cinquiegraveme sessionraquo6

9 En reacuteponse agrave cette demande le Secreacutetaire geacuteneacuteral a soumis un premier rapport7 dont lrsquoexamen a eacuteteacute repousseacute agrave la quarante-sixiegraveme session pour laquelle il a eacutetabli un rapport compleacutementaire deacutecrivant un plan drsquoapplication en trois phases8 Pendant les phases I et II qui devaient ecirctre exeacutecuteacutees pendant les exercices biennaux 1990-1991 et 1992-1993 respectivement un systegraveme pleinement opeacuterationnel devait ecirctre installeacute drsquoabord agrave lrsquoOffice des Nations Unies agrave Genegraveve puis au Siegravege agrave New York permettant de stocker et de consulter les documents publieacutes aux deux endroits Lrsquoaccegraves au systegraveme eacutetait au deacutepart limiteacute aux utilisateurs du Secreacutetariat et agrave un nombre restreint de missions permanentes Au cours de la phase III pendant lrsquoexercice biennal 1994-1995 on devait deacutevelopper le systegraveme laquopour lrsquoeacutetendre agrave lrsquoOffice des Nations Unies agrave Vienne aux commissions reacutegionales agrave Nairobi et agrave un certain nombre drsquoautres lieux drsquoaffectation de lrsquoONU et pour permettre aux Eacutetats Membres et autres utilisateurs des documents de confeacuterence de lrsquoONU drsquoy acceacuteder agrave lrsquoeacutechelle mondiale par lrsquointermeacutediaire des reacuteseaux publicsraquo9

6 Reacutesolution 44201 B de lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale sect XVI partie II par 2 et 3

7 AC54558

8 AC54626

9 Ibid par 14

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10 Par sa reacutesolution 46185 B (sect V par 3) lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale a approuveacute la phase II sous reacuteserve de la preacutesentation drsquoun rapport deacutetailleacute sur lrsquoachegravevement de la phase I Ce rapport a eacuteteacute soumis par le Secreacutetaire geacuteneacuteral qui preacutevoyait notamment pour la phase III le stockage drsquoun million de pages par an et recommandait aussi laquoqursquoapregraves 1993 la capaciteacute du systegraveme soit augmenteacutee dans la limite des ressources disponibles et conformeacutement aux dispositions des budgets-programmes approuveacutesraquo10

Le systegraveme reconfigureacute

11 Comme on lrsquoa indiqueacute dans lrsquointroduction lrsquoaugmentation rapide du volume des donneacutees stockeacutees sur disques optiques et du nombre drsquoutilisateurs ont conduit le Secreacutetariat agrave envisager un renforcement de la puissance du systegraveme et finalement son remplacement Dans lrsquoexposeacute qursquoil a preacutesenteacute agrave la Cinquiegraveme Commission en novembre 1999 le Secreacutetaire geacuteneacuteral adjoint agrave lrsquoadministration et agrave la gestion a deacuteclareacute que de 1996 au premier semestre de 1999 le nombre de documents stockeacutes sur disques optiques eacutetait passeacute de 64 524 agrave 117 670 la capaciteacute des bases de donneacutees de 9638 meacutega-octets agrave 1 795 meacutega-octets (autrement dit elle avait presque doubleacute) et le nombre drsquoutilisateurs de 1 326 agrave 6 987

12 Apregraves que le feu vert eut eacuteteacute donneacute un prototype a eacuteteacute mis au point en feacutevrier 2000 et agrave lrsquoissue drsquoessais concluants il a eacuteteacute deacutecideacute drsquoaller de lrsquoavant et de proceacuteder agrave une refonte complegravete du systegraveme Le nouveau systegraveme a eacuteteacute mis en œuvre en deux phases La premiegravere a commenceacute au deacutebut de lrsquoan 2000 et srsquoest acheveacutee au deacutebut du mois de septembre 2001 Il srsquoagissait de transposer lrsquoancien systegraveme dans un nouvel environnement totalement inteacutegreacute au Web et fondeacute sur Windows 2000 et Lotus Notes La deuxiegraveme phase a consisteacute agrave ajouter une fonction drsquoappui multilingue qui est devenue opeacuterationnelle le 4 feacutevrier 2002 et permet aux utilisateurs drsquoacceacuteder au systegraveme et de rechercher des documents en employant nrsquoimporte laquelle des six langues officielles de lrsquoONU alors qursquoauparavant la recherche ne pouvait se faire qursquoen anglais et en franccedilais

13 Drsquoapregraves les chiffres fournis par la Division de lrsquoinformatique le coucirct total de la reconfiguration et de la mise au point du nouveau systegraveme a eacuteteacute estimeacute agrave 1 803 788 dollars des Eacutetats-Unis dont 922 188 dollars ont eacuteteacute consacreacutes en 2000 et en 2001 aux nouveaux logiciels drsquoapplication 381 600 dollars au financement de la deuxiegraveme phase et 500 000 dollars agrave lrsquoachat du mateacuteriel

14 Le nouveau systegraveme ne fait pas lrsquoobjet drsquoun droit de proprieacuteteacute et crsquoest lrsquoONU qui deacutetient maintenant le code source de son programme drsquoapplication Depuis le 1er juin 2002 la Division de lrsquoinformatique assure la maintenance et lrsquoexploitation du systegraveme fonctions auparavant confieacutees agrave une socieacuteteacute priveacutee Agrave lrsquoavenir elle pourra donc mettre au point de nouvelles applications dans le cadre de la gestion des connaissances en se fondant sur des informations sur le Seacutedoc La reconfiguration de 2001 ne srsquoest pas accompagneacutee drsquoun changement de politique en ce qui concerne le champ drsquoapplication final du systegraveme (organisations et lieux drsquoaffectation agrave couvrir) les orientations restant les mecircmes qursquoen 1993

10 AC54718Add1 par 20

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b) Champ drsquoapplication actuel du Seacutedoc

Situation au Siegravege agrave lrsquoONUG et agrave lrsquoONUV

15 Les documents stockeacutes en ligne dans les bases de donneacutees du Siegravege et de lrsquoONUG comprennent les documents publieacutes avant pendant et apregraves les sessions ou reacuteunions de lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale et de ses organes subsidiaires du Conseil de seacutecuriteacute du Conseil eacuteconomique et social et de ses organes subsidiaires ainsi que du Conseil de tutelle Ils comprennent aussi les documents deacutelibeacuteratoires du PNUD du FNUAP et de lrsquoUNICEF et ceux qui sont publieacutes pour les reacuteunions du HCR du Haut-Commissariat aux droits de lrsquohomme de la CNUCED et de la Commission eacuteconomique pour lrsquoEurope (CEE) Les documents eacutetablis agrave lrsquoONUV depuis 1997 y compris ceux de lrsquoONUDI sont stockeacutes sur le Seacutedoc gracircce agrave une liaison de teacuteleacutecommunication avec Genegraveve Les documents eacutetablis pour des confeacuterences mondiales organiseacutees sous lrsquoeacutegide de lrsquoONU sont aussi stockeacutes dans les bases de donneacutees du systegraveme Drsquoautres types de documents comme des textes administratifs et certains avis de vacance de poste sont eacutegalement archiveacutes

Situation dans drsquoautres offices hors Siegravege

16 Pour le Corps commun drsquoinspection les principaux objectifs du systegraveme initial agrave disques optiques pour la gestion des documents de lrsquoONU eacutetaient les suivants a) offrir un moyen de stockage plus eacuteconomique et plus sucircr b) acceacuteleacuterer la distribution agrave lrsquoeacutechelle mondiale et en reacuteduire le coucirct c) faciliter la consultation des documents par des utilisateurs du monde entier La disponibiliteacute immeacutediate de tous les documents de lrsquoONU et la conservation de la meacutemoire institutionnelle de lrsquoOrganisation figuraient parmi les laquoavantages eacutevidentsraquo du systegraveme mis en relief par le CCI dans son rapport publieacute sous la cote JIUREP8911 Le systegraveme proposeacute pour lrsquoarchivage et la recherche des documents officiels devait donc couvrir lrsquoOrganisation tout entiegravere principe clairement approuveacute par lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale dans sa reacutesolution 44201 B dont il a eacuteteacute question plus haut

17 Le systegraveme est devenu pleinement opeacuterationnel agrave lrsquoONUG et au Siegravege il y a pregraves de 10 ans et les raisons qui militent en faveur drsquoune couverture complegravete de lrsquoOrganisation sont aujourdrsquohui plus impeacuterieuses que jamais car tous les lieux drsquoaffectation concerneacutes accueillent des organes directeurs pour lesquels des documents officiels sont eacutetablis agrave des fins drsquoexamen Ces documents sont afficheacutes pendant un certain temps sur les sites Web respectifs de ces lieux drsquoaffectation mais cela ne saurait remplacer lrsquoutilisation du Seacutedoc pour le stockage et la recherche des documents deacutelibeacuteratoires Pour lrsquoONU lrsquoobjectif premier de ce systegraveme devrait rester la conservation de la meacutemoire institutionnelle de lrsquoOrganisation dans son ensemble ainsi que la facilitation de lrsquoaccegraves agrave tous les documents officiels et de leur recherche

18 Il convient de rappeler la deacutefinition du terme laquodocumentraquo dans le contexte onusien qui est donneacute au paragraphe 2 de lrsquoinstruction administrative STAI189Add3Rev2 laquoUn document est un texte soumis pour examen agrave un organe principal ou subsidiaire de lrsquoOrganisation des Nations Unies et porte habituellement sur une ou plusieurs questions inscrites agrave lrsquoordre du jour de lrsquoorgane concerneacuteraquo En outre pour appliquer un systegraveme comme le Seacutedoc il faut tenir ducircment compte de lrsquoorganisation du Secreacutetariat exposeacutee dans la circulaire STSGB19975 du Secreacutetaire geacuteneacuteral dateacutee du 12 septembre 1997 aux termes de laquelle (sect 1) laquoLe Secreacutetariat qui est lrsquoun des organes principaux de lrsquoONU a son siegravege agrave New York

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Les autres lieux drsquoaffectation principaux sont Addis-Abeba Bangkok Beyrouth Genegraveve Nairobi Santiago et Vienneraquo

19 Au fil des ans dans le cadre de la mise en œuvre progressive du Seacutedoc les commissions reacutegionales autres que la CEE et les offices hors siegravege autres que lrsquoONUG et lrsquoONUV se sont comporteacutes diffeacuteremment en ce qui concerne lrsquointroduction de leurs documents dans le systegraveme comme il ressort du tableau de lrsquoannexe I b) Les documents de la Commission eacuteconomique et sociale pour lrsquoAsie occidentale (CESAO) y sont archiveacutes depuis octobre 2000 mais lrsquoapplication du Seacutedoc a eacuteteacute de courte dureacutee pour ceux de la Commission eacuteconomique et sociale pour lrsquoAsie et le Pacifique (CESAP) de la Commission eacuteconomique pour lrsquoAmeacuterique latine et les Caraiumlbes (CEPALC) et des deux organismes baseacutes agrave Nairobi (le PNUE et ONU-Habitat) et agrave la fin de juin 2003 aucun des documents concernant les reacuteunions des organes directeurs de la CEA nrsquoavait encore eacuteteacute chargeacute Hormis lrsquoONUG lrsquoONUV la CEE et la CESAO les lieux drsquoaffectation semblent avoir eacuteteacute traiteacutes surtout comme des laquoutilisateursraquo et ne pas avoir eacuteteacute suffisamment consideacutereacutes comme des laquopourvoyeursraquo du systegraveme dans le cadre drsquoune politique globale drsquoapplication du Seacutedoc agrave lrsquoeacutechelle du Secreacutetariat

c) Incidences drsquoune couverture complegravete de lrsquoOrganisation

20 Consideacuterant les estimations de la Division de lrsquoinformatique en ce qui concerne le mateacuteriel et les logiciels neacutecessaires pour un serveurposte de travail destineacute agrave lrsquointroduction des documents on aurait pu commencer agrave appliquer le Seacutedoc dans tous les lieux drsquoaffectation restants pendant lrsquoexercice biennal en cours au moyen des ressources disponibles sauf peut-ecirctre lagrave ougrave lrsquoacquisition drsquoun lecteur optique rapide (qui coucircte en moyenne entre 7 000 et 10 000 dollars des Eacutetats-Unis) peut poser un problegraveme comme agrave Nairobi en particulier Agrave propos de ce lieu drsquoaffectation rappelons que bien que lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale dans sa reacutesolution 5222011 ait prieacute le Secreacutetaire geacuteneacuteral laquodrsquoaligner les arrangements financiers de lrsquoOffice des Nations Unies agrave Nairobi sur ceux des autres bureaux administratifs analogues de lrsquoOrganisationraquo la Division des services de confeacuterence de lrsquoONUN est toujours beaucoup trop tributaire des ressources extrabudgeacutetaires (provenant du PNUE et drsquoONU-Habitat) Addis-Abeba et Nairobi eacutetant devenus deux lieux drsquoaccueil importants pour les confeacuterences et les reacuteunions organiseacutees sous lrsquoeacutegide de lrsquoONU il est indispensable drsquoy mettre en œuvre le Seacutedoc Dans ces deux villes lrsquoInspecteur a constateacute que les inteacuteresseacutes avaient hacircte de commencer agrave charger les documents dans le systegraveme LrsquoONUN a indiqueacute que tous les documents officiels du PNUE et drsquoONU-Habitat publieacutes apregraves 1991 qui eacutetaient deacutejagrave sous forme eacutelectronique pourraient ecirctre chargeacutes avant la fin de 2003 Pour sa part la CEA srsquoest engageacutee agrave commencer agrave charger les documents degraves que certaines questions administratives auraient eacuteteacute reacutegleacutees La CESAO a fait savoir qursquoen octobre 2000 elle avait entrepris drsquoindexer les documents publieacutes depuis 1974 en arabe et en anglais et de les passer au lecteur optique en vue de leur affichage sur le Seacutedoc et qursquoelle comptait achever cette tacircche en 2004

21 Agrave la reacuteunion tenue en juin 2003 par le Comiteacute directeur pour la modernisation et la gestion inteacutegreacutee des bibliothegraveques de lrsquoONU il a eacuteteacute convenu que la Bibliothegraveque Dag Hammarskjoumlld fournirait une assistance aux commissions reacutegionales pouvant creacuteer des versions en format PDF de la documentation locale et les envoyer agrave la Bibliothegraveque en vue de leur combinaison avec des 11 Par 101

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meacutetadonneacutees et de leur teacuteleacutechargement dans le Seacutedoc La Division de lrsquoinformatique collaborait deacutejagrave avec la CEPALC pour permettre le chargement direct de ses documents officiels dans le Seacutedoc au Siegravege agrave partir de Santiago Agrave la mecircme reacuteunion la CESAP et lrsquoONUN ont indiqueacute qursquoils eacutetaient tout disposeacutes agrave reprendre leurs efforts en vue de charger eux-mecircmes leurs documents Agrave la fin de juillet 2003 la situation geacuteneacuterale dans les offices hors siegravege eacutetait meilleure qursquoagrave la fin de 2002 la CEA la CEPALC et lrsquoONUN travaillaient au chargement des documents Reacutetrospectivement lrsquoInspecteur estime que dans les cas ougrave le Seacutedoc nrsquoa pas eacuteteacute mis en œuvre pour une raison ou pour une autre les lieux drsquoaffectation consideacutereacutes auraient ducirc ecirctre tenus de soumettre leurs documents officiels en vue drsquoun archivage et drsquoune recherche centraliseacutes Le retard pris dans lrsquoapplication du systegraveme dans ces lieux drsquoaffectation est peut-ecirctre ducirc en partie agrave ce que le Siegravege nrsquoa pas fourni de directives claires et nrsquoa pas exerceacute le controcircle voulu

B Politique concernant lrsquoaffichage des documents dans les diffeacuterentes langues

a) La politique officielle

22 Agrave la cinquante-sixiegraveme session de lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale le Secreacutetaire geacuteneacuteral a preacutesenteacute un rapport12 sur la publication simultaneacutee des documents deacutelibeacuteratoires dans les six langues officielles sur le site Web de lrsquoOrganisation dans lequel il a rappeleacute ce qui suit laquoDans sa reacutesolution 36117 B du 10 deacutecembre 1981 lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale a fixeacute une regravegle selon laquelle les documents officiels doivent ecirctre distribueacutes simultaneacutement dans toutes les langues officielles Cette regravegle qui veut qursquoaucune version linguistique drsquoun document donneacute y compris la version originale ne soit diffuseacutee tant que toutes les autres versions linguistiques demandeacutees ne sont pas precirctes agrave ecirctre distribueacutees a eacuteteacute reacuteaffirmeacutee dans les reacutesolutions 42207 C du 11 deacutecembre 1987 5011 du 2 novembre 1995 et 53208 B du 18 deacutecembre 1998 Conformeacutement agrave ladite regravegle degraves leur parution dans les langues demandeacutees tous les documents officiels sont publieacutes sur le Seacutedoc dans toutes les langues simultaneacutementraquo

23 Cette politique a eacuteteacute reacuteaffirmeacutee par lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale dans ses reacutesolutions 54248 C 55222 et 56242 Agrave cet eacutegard selon la Division de lrsquoinformatique la pratique actuelle veut qursquoun document ne soit pas publieacute sur le Seacutedoc tant que les six versions linguistiques ne sont pas precirctes et que les documents soient laquotoujoursraquo afficheacutes simultaneacutement dans les six langues minus avec pour seule exception les rares cas ougrave bien qursquoun document ait eacuteteacute reccedilu dans les six langues une version linguistique pose un problegraveme et doit ecirctre corrigeacutee et rechargeacutee lrsquoaffichage de cette version pouvant alors ecirctre diffeacutereacute de laquoquelques heuresraquo Pour sa part le Deacutepartement de lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale et de la gestion des confeacuterences affirme aussi qursquoil applique strictement le mandat que lui a confieacute lrsquoAssembleacutee dans ses reacutesolutions sur la distribution simultaneacutee des documents dans toutes les langues officielles et que les documents ne sont afficheacutes sur le Seacutedoc que lorsque toutes les versions demandeacutees ont eacuteteacute publieacutees sur papier

12 AC55612

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b) Les entorses agrave la politique officielle

24 Malgreacute les assurances donneacutees par le Secreacutetariat les Eacutetats Membres continuent agrave se plaindre du fait que la politique de distribution simultaneacutee des documents dans les langues requises nrsquoest pas suivie strictement ainsi qursquoen teacutemoigne le paragraphe 3 de la section III de la reacutesolution 57283 B adopteacutee par lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale le 15 avril 2003 Tout en constatant qursquoune grande majoriteacute de documents est afficheacutee sur le Seacutedoc conformeacutement aux principes eacutetablis lrsquoInspecteur ne peut que confirmer agrave lrsquoissue de longues recherches sur les deux principales bases de donneacutees du systegraveme (la base laquoDocumentsraquo et la base laquoReacutesolutionsraquo) que dans de nombreux cas effectivement il y a des entorses agrave la politique officielle avec des retards bien supeacuterieurs aux laquoquelques heuresraquo dont parle le Secreacutetariat Cela vaut pour des documents de presque tous les organes dont certains ne sont toujours pas disponibles dans les langues requises plusieurs anneacutees apregraves leur eacutetablissement Par exemple le rapport de la Cinquiegraveme Commission sur le financement de la Mission drsquoobservation des Nations Unies en Sierra Leone (A54686Add1) a eacuteteacute diffuseacute le 11 juin 2000 en arabe en chinois en espagnol et en franccedilais mais au 30 juillet 2003 le Seacutedoc indiquait que le texte original anglais et la version russe eacutetaient laquonon encore parusraquo

25 Drsquoapregraves le Deacutepartement de lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale et de la gestion des confeacuterences il peut arriver que les copies papier soient publieacutees dans toutes les langues requises mais qursquoune ou plusieurs versions linguistiques ne soient pas afficheacutees simultaneacutement sur le Seacutedoc agrave cause drsquoun dysfonctionnement du systegraveme ou parce que certaines versions doivent ecirctre passeacutees au lecteur optique avant de pouvoir y ecirctre introduites Ces problegravemes sont censeacutes ecirctre reacutegleacutes degraves qursquoon srsquoen aperccediloit mais ce nrsquoest apparemment pas toujours le cas Parfois mecircme ces raisons laquocompreacutehensiblesraquo ne peuvent pas justifier le fait que les documents nrsquoont pas eacuteteacute afficheacutes simultaneacutement dans les langues requises ou du moins diffuseacutes dans un deacutelai plus raisonnable Un exemple parmi bien drsquoautres le document A56791-S2002111 contenant une lettre dateacutee du 23 janvier 2002 adresseacutee au Secreacutetaire geacuteneacuteral par le Repreacutesentant permanent du Qatar aupregraves de lrsquoOrganisation des Nations Unies a eacuteteacute publieacute en chinois le 29 janvier 2002 mais ni lrsquooriginal anglais ni les versions dans les quatre autres langues officielles ne figuraient encore sur le Seacutedoc agrave la fin de juillet 2003 Drsquoautres cas analogues sont citeacutes dans lrsquoannexe I c)

26 Sans remettre en cause le principe de la distribution simultaneacutee dans toutes les langues il convient de preacuteciser les exigences reacuteelles de la politique officielle dont le Secreacutetariat lui-mecircme a sans doute contribueacute agrave brouiller les contours Il est inteacuteressant drsquoobserver lrsquoeacutevolution des termes employeacutes pour deacutecrire les langues dans lesquelles les documents publieacutes avant pendant et apregraves les sessions sont censeacutes ecirctre afficheacutes sur le Seacutedoc pour les reacuteunions du Conseil de seacutecuriteacute de lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale et de ses organes subsidiaires du Conseil eacuteconomique et social et de ses organes subsidiaires et du Conseil de tutelle ainsi que pour les confeacuterences convoqueacutees par lrsquoONU Le premier manuel drsquoutilisation du Seacutedoc publieacute en 1994 (STSCSERA37) indiquait que les documents seraient stockeacutes dans toutes les langues officielles de lrsquoONU13 Le texte reacuteviseacute paru environ un an plus tard signalait qursquoune laquooption permettant de [hellip] consulter [les documents] dans drsquoautres languesraquo avait eacuteteacute ajouteacutee pour tenir compte du fait que des documents eacutetaient disponibles en allemand Sous la rubrique laquoInformations geacuteneacuteralesraquo du systegraveme avant la reconfiguration on indiquait plus prudemment que les documents eacutetaient 13 STCSSERA37 par 2

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normalement disponibles dans les six langues officielles mais qursquoils nrsquoeacutetaient pas toujours publieacutes dans les six langues et que les diffeacuterentes versions linguistiques ne paraissaient pas forceacutement toujours en mecircme temps Il eacutetait preacuteciseacute que le systegraveme indiquerait quelles eacutetaient les versions linguistiques disponibles Aujourdrsquohui on trouve simplement la mention suivante laquoLes documents sont disponibles dans les langues officielles des organes ou organismes agrave lrsquointention desquels ils ont eacuteteacute publieacutesraquo

27 Comme lrsquoa rappeleacute le CCI dans son rapport sur le multilinguisme dans le systegraveme des Nations Unies14 les langues dans lesquelles sont publieacutes les documents officiels des organes directeurs varient drsquoune organisation agrave lrsquoautre et parfois mecircme au sein de la mecircme organisation drsquoun organe agrave lrsquoautre Crsquoest le regraveglement inteacuterieur de chaque organe directeur qui eacutedicte les prescriptions agrave respecter en la matiegravere Les deacuteclarations drsquoordre geacuteneacuteral laissant entendre que laquotous les documentsraquo devraient paraicirctre dans toutes les langues officielles peuvent donc induire en erreur Agrave cet eacutegard la mention qui apparaicirct actuellement sur le Seacutedoc mecircme si elle reflegravete mieux les regravegles en vigueur serait encore plus preacutecise si elle eacutetait libelleacutee en ces termes laquoLes documents officiels sont afficheacutes sur le Seacutedoc dans les langues prescrites par le regraveglement inteacuterieur de lrsquoorgane consideacutereacuteraquo Il serait ainsi tenu compte du fait que pour certains organes directeurs par exemple les documents sont disponibles uniquement dans les langues de travail et non pas dans toutes les langues officielles

28 Il faut aussi bien voir que si la plupart des documents de lrsquoONU et des organismes affilieacutes sont conserveacutes dans le Seacutedoc les organes directeurs ne sont pas tous tregraves stricts en ce qui concerne la distribution simultaneacutee dans toutes les langues requises La grande majoriteacute des textes originaux est reacutedigeacutee en anglais (environ 76 mecircme agrave lrsquoONUG) et la tentation est grande de publier drsquoabord les documents dans la langue de soumission et mecircme drsquoen diffuser une version preacuteliminaire (laquoadvance copyraquo) geacuteneacuteralement en anglais minus pratique toleacutereacutee voire reacuteclameacutee par les Eacutetats Membres dans certains cas

C Accegraves au Seacutedoc

a) La politique actuelle

29 Lrsquoaccegraves au Seacutedoc est reacuteserveacute aux utilisateursabonneacutes inscrits auxquels sont attribueacutes un code drsquoidentification et un mot de passe Dans sa reacutesolution 51211 F du 15 septembre 1997 lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale a encourageacute le Secreacutetaire geacuteneacuteral agrave laquoeacutelaborer une politique en vue de poursuivre le deacuteveloppement du systegraveme agrave disques optiques de lrsquoOrganisation des Nations Unies preacutevoyant notamment comment ouvrir le systegraveme moyennant un droit drsquoutilisation agrave quiconque srsquoy inteacuteresse eacutetant entendu que lrsquoaccegraves restera gratuit pour les missions permanentes les missions drsquoobservation et les administrations publiques des Eacutetats Membres chacun de ces derniers disposant au maximum de 10 mots de passe et preacutevoyant eacutegalement de donner accegraves au systegraveme agrave tous les fonctionnaires du Secreacutetariatraquo15 Dans la mecircme reacutesolution lrsquoAssembleacutee a eacutegalement prieacute le Secreacutetaire geacuteneacuteral laquodrsquoeacutelaborer cette politique en tenant compte des besoins particuliers des pays en deacuteveloppement et drsquoautres cateacutegories speacuteciales drsquoutilisateurs eacuteventuelsraquo

14 A5893 (JIUREP200211)

15 Par 1 du dispositif

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La capaciteacute du systegraveme eacutetant limiteacutee on nrsquoa accordeacute aux autres organisations et organismes des Nations Unies qursquoun nombre restreint de mots de passe pour leurs fonctionnaires En ce qui concerne lrsquoaccegraves du grand public on a institueacute un droit drsquoabonnement annuel les organisations agrave but non lucratif beacuteneacuteficiant drsquoune reacuteduction

30 Pour les fonctionnaires de lrsquoONU et les missions permanentes agrave New York agrave Genegraveve et agrave Vienne les demandes drsquoaccegraves et drsquoinscription sont traiteacutees respectivement par le Siegravege lrsquoONUG et lrsquoONUV Ce sont la Section de la vente et de la commercialisation du Deacutepartement de lrsquoinformation agrave New York et lrsquoONUG qui srsquooccupent des abonnements

31 Avec la reconfiguration du systegraveme on peut en accroicirctre la capaciteacute en ajoutant simplement des disques et on peut accueillir davantage drsquoutilisateurs en ajoutant des puces meacutemoire et des processeurs Le nombre de mots de passe par Eacutetat Membre est drsquoabord passeacute de 10 agrave 20 le 28 aoucirct 2001 puis reacutecemment a eacuteteacute porteacute agrave 40 Le but est de supprimer toutes les restrictions drsquoici agrave 2004 et le Secreacutetariat a demandeacute des creacutedits pour lrsquoexercice biennal 2004-2005 afin drsquoorganiser lrsquoaccegraves gratuit de tous les utilisateurs au Seacutedoc

b) Neacutecessiteacute de passer drsquoun accegraves payant agrave un accegraves gratuit

32 Les propositions initiales faites par le CCI en 1989 eacutetaient fondeacutees sur le principe drsquoun systegraveme payant qui procurerait des recettes mais aujourdrsquohui de nombreux arguments militent en faveur de lrsquoaccegraves gratuit au Seacutedoc pour tous les utilisateurs et pour tous les documents rendus publics prise de conscience du droit drsquoaccegraves agrave lrsquoinformation interaction croissante avec la socieacuteteacute civile souci de transparence etc En outre les donneacutees fournies par le Secreacutetariat montrent que le nombre drsquoabonnements va diminuant en partie parce qursquoon peut souvent avoir librement accegraves aux documents sur les sites Web des organisations concerneacutees Dans sa reacutesolution 52214 du 22 deacutecembre 1997 lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale a elle-mecircme prieacute le Secreacutetaire geacuteneacuteral laquode veiller agrave ce que le texte de tous les nouveaux documents rendus publics dans les six langues officielles et des documents drsquoinformation de lrsquoOrganisation des Nations Unies soit afficheacute chaque jour sur le site Web de lrsquoOrganisation et puisse ecirctre consulteacute immeacutediatement par les Eacutetats Membresraquo16 Une fois que ces documents sont sur le site Web ils ne sont pas reacuteserveacutes aux Eacutetats Membres mais peuvent ecirctre consulteacutes par tout le monde Les documents officiels de lrsquoONU ont donc eacuteteacute et continuent agrave ecirctre mis agrave disposition sur le principal site Web de lrsquoOrganisation Ils eacutetaient auparavant copieacutes sur ce site qui faisait ainsi double emploi avec le Seacutedoc

33 Dans un rapport ulteacuterieur le Secreacutetaire geacuteneacuteral a signaleacute agrave lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale que laquopour que les documents eacutetablis agrave lrsquointention des organes deacutelibeacuterants puissent ecirctre disponibles sur lrsquoInternet dans les six langues officielles simultaneacutement il vaudrait mieux donner au public la possibiliteacute drsquoacceacuteder gratuitement au Seacutedoc plutocirct que drsquoadapter le site Web de lrsquoOrganisation pour permettre la consultation des documents ce site nrsquoest en effet pas conccedilu pour servir agrave lrsquoarchivageraquo17 Il a souligneacute la neacutecessiteacute de reacuteviser les dispositions de la reacutesolution 51211 F de lrsquoAssembleacutee relatives agrave la politique drsquoaccegraves au systegraveme et a suggeacutereacute drsquoadapter le site Web de

16 Partie C par 2 du dispositif

17 AC55612 par 12

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lrsquoOrganisation pour y ajouter des liens hypertextes directs avec les documents deacutelibeacuteratoires archiveacutes sur le Seacutedoc

34 Pour sa part commentant le rapport du Secreacutetaire geacuteneacuteral sur la reconfiguration du systegraveme le Comiteacute consultatif pour les questions administratives et budgeacutetaires (CCQAB) srsquoest feacuteliciteacute des progregraves accomplis et a encourageacute le Secreacutetariat laquoagrave poursuivre le projet de maniegravere que toutes les organisations non gouvernementales accreacutediteacutees aient un accegraves illimiteacute et gratuit au systegravemeraquo18

35 La Division de lrsquoinformatique compte que la gratuiteacute drsquoaccegraves se traduira par une augmentation spectaculaire du nombre drsquoutilisateurs publics et considegravere que la capaciteacute du systegraveme nrsquoest pas encore suffisante pour pouvoir faire face agrave un tel afflux Le projet de budget-programme pour lrsquoexercice biennal 2002-2003 preacutevoyait une augmentation de 2 116 800 dollars des Eacutetats-Unis des creacutedits requis pour le mobilier et le mateacuteriel de la Division de lrsquoinformatique mais lrsquoAssembleacutee a deacutecideacute de ne pas approuver ce montant19 La Division affirme que de ce fait elle a eacuteteacute obligeacutee de limiter ses activiteacutes aux opeacuterations indispensables agrave lrsquoOrganisation et qursquoelle a ducirc annuler la plupart des nouveaux projets notamment celui qui concernait lrsquoaccegraves gratuit au Seacutedoc Le Comiteacute de lrsquoinformation srsquoest pencheacute sur la question du libre accegraves agrave sa vingt-cinquiegraveme session lorsqursquoil a examineacute le rapport du Secreacutetaire geacuteneacuteral sur la reacuteorientation des activiteacutes de lrsquoONU dans le domaine de lrsquoinformation et de la communication20 dont lrsquoannexe II exposait entre autres les exigences et les avantages du passage agrave la gratuiteacute Comme il est indiqueacute dans cette annexe la Division de lrsquoinformatique a demandeacute un creacutedit de 1 530 000 dollars des Eacutetats-Unis dans le projet de budget-programme pour lrsquoexercice biennal 2004-2005 afin de laquofinancer lrsquoouverture du Seacutedoc au grand public agrave titre gracieuxraquo Dans son rapport agrave lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale21 le Comiteacute de lrsquoinformation a recommandeacute agrave lrsquoAssembleacutee drsquoaccueillir avec satisfaction laquola proposition du Secreacutetaire geacuteneacuteral tendant agrave offrir au public un accegraves gratuit au Systegraveme de diffusion eacutelectronique des documents de lrsquoOrganisation des Nations Unies gracircce au raccordement au site Web de lrsquoOrganisation qui doit ecirctre examineacutee dans le contexte du projet de budget-programme pour lrsquoexercice biennal 2004-2005raquo22

36 Si le principe de la gratuiteacute drsquoaccegraves est approuveacute par lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale il faudra quand mecircme conserver le systegraveme drsquoinscription pour certains utilisateurs car le Seacutedoc contient non seulement des documents pouvant ecirctre consulteacutes par tous mais encore des documents auxquels lrsquoaccegraves est restreint et continuera agrave ecirctre proteacutegeacute par un mot de passe

18 A56475 par 12

19 Reacutesolution 56253 chap 27 D par 159

20 AAC19820032

21 A5821

22 Ibid projet de reacutesolution B par 71 du dispositif

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c) Les diffeacuterents niveaux drsquoaccegraves

37 Actuellement il y a sept niveaux drsquoaccegraves au Seacutedoc comme lrsquoindique le graphique ci-apregraves Crsquoest le Deacutepartement de lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale et de la gestion des confeacuterences qui srsquoen occupe Selon le niveau drsquoaccegraves qui leur est accordeacute les utilisateurs peuvent se voir refuser le droit de consulter certains documents pourtant stockeacutes dans le Seacutedoc Les niveaux 1 agrave 4 donnent accegraves agrave des documents dont la distribution nrsquoest plus restreinte agrave des documents dont la distribution est geacuteneacuterale agrave des documents publieacutes en un nombre limiteacute drsquoexemplaires (seacuterie L) comme les projets de reacutesolution et agrave des documents provisoires La plupart des utilisateurs ont accegraves au systegraveme jusqursquoau niveau 4 Le niveau 5 est accordeacute aux repreacutesentants et permet drsquoacceacuteder agrave des documents dont la distribution est reacuteserveacutee aux participants comme les documents de seacuteance (CRP) en sus des documents accessibles au niveau 4 Seuls quelques fonctionnaires du Deacutepartement ont droit au niveau 6 qui permet de consulter des documents dont la distribution est restreinte outre les documents accessibles au niveau 5 Le niveau 7 est reacuteserveacute pour lrsquoadministration du Seacutedoc

Niveaux drsquoaccegraves au Seacutedoc

Niveau 7 Administration du Seacutedoc Niveau 6 Traducteurs Niveau 5 Repreacutesentants Niveau 4 Accegraves public

Source Deacutepartement de lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale et de la gestion des confeacuterences et Division de lrsquoinformatique

D Politique concernant lrsquoarrieacutereacute drsquoarchivage

38 Bien qursquoau deacutepart le systegraveme fucirct censeacute conserver la laquodocumentation reacutecente et futureraquo du Secreacutetariat de lrsquoONU le Corps commun drsquoinspection a abordeacute la question de lrsquoarchivage des documents anteacuterieurs dans un rapport (JIUREP8911) qui contenait une recommandation (la recommandation 2) adresseacutee agrave lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale tendant agrave ce que celle-ci eacutetudie laquola possibiliteacute de sous-traiter la saisie sur disques optiques de toute la documentation existante de lrsquoONU ce qui [permettrait] de preacuteserver la meacutemoire institutionnelle de lrsquoOrganisation drsquoassurer un accegraves facile agrave toute la documentation de lrsquoONU et de reacutealiser de substantielles eacuteconomies

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suppleacutementairesraquo23 Les estimations faites alors ont abouti agrave la conclusion que la saisie de tous les documents de confeacuterence deacutejagrave parues (environ 40 agrave 50 millions de pages agrave lrsquoeacutepoque) entraicircnerait une deacutepense non renouvelable de 4 agrave 5 millions de dollars des Eacutetats-Unis

39 Dans un se ses rapports peacuteriodiques sur lrsquoapplication des recommandations du CCI le Secreacutetaire geacuteneacuterale et indiqueacute qursquoil avait tenu compte de la recommandation 2 pour lrsquoeacutetablissement du projet de budget-programme Des creacutedits de plus de 100 000 dollars des Eacutetats-Unis ont eacuteteacute ouverts pour la lecture optique et lrsquoindexage de base de toutes les reacutesolutions adopteacutees par les principaux organes de lrsquoONU jusqursquoen 1992 Cette tacircche a eacuteteacute confieacutee agrave des socieacuteteacutes exteacuterieures qui lrsquoont meneacutee agrave bien en 1995 pour un coucirct drsquoenviron 110 000 dollars avec le concours de la Bibliothegraveque Dag Hammarskjoumlld pour lrsquoindexage Le Secreacutetaire geacuteneacuteral a cependant jugeacute que pour pouvoir inclure reacutetroactivement dans le systegraveme laquodes documents autres que les reacutesolutions et deacutecisions des principaux organes de lrsquoOrganisation qui [paraissaient] manifestement les plus utiles agrave premiegravere vue il faudrait faire de longues recherches ndash et peut-ecirctre disposer drsquoindications de la part des Eacutetats Membres ndash pour deacuteterminer quels [eacutetaient] les documents qui [pouvaient] ecirctre consideacutereacutes comme ldquoimportantsrdquo Eacutetant donneacute lrsquoampleur et lrsquoimportance drsquoun tel projet et compte tenu du montant limiteacute des ressources qui [eacutetaient] disponibles au titre du budget ordinaire une solution pourrait consister agrave creacuteer dans ce but speacutecifique un fonds drsquoaffectation speacuteciale alimenteacute au moyen de contributions volontairesraquo24 LrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale nrsquoa pas donneacute drsquoorientations particuliegraveres ni pris de deacutecision agrave ce sujet

40 Malgreacute cette deacutemarche prudente lrsquoInspecteur relegraveve dans le rapport du Secreacutetaire geacuteneacuteral intituleacute laquoLrsquoinformation au Secreacutetariat plan drsquoactionraquo publieacute en 2000 que le Deacutepartement de lrsquoinformation a entrepris de numeacuteriser les documents de lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale et du Conseil de seacutecuriteacute anteacuterieurs agrave 1993 afin qursquoon puisse les consulter au moyen du Seacutedoc25 En outre sur un site Web eacutetabli par ce mecircme deacutepartement (httpwwwunorgDeptsdhllandmarkamajorhtm) on indique qursquoen 1998 la Bibliothegraveque Dag Hammarskjoumlld a entrepris laquoun programme en vue de la numeacuterisation des documents parlementaires des Nations Unies dans toutes les langues officielles pour les anneacutees 1946-1992 en vue de leur inclusion dans le systegraveme [agrave disques optiques] de lrsquoOrganisationraquo et que laquoce projet de numeacuterisation est lrsquoun des nombreux projets reacutealiseacutes par la Bibliothegraveque Dag Hammarskjoumlld afin drsquoameacuteliorer lrsquoaccegraves multilingue et eacutelectronique agrave la documentation de lrsquoOrganisation des Nations Uniesraquo Les Eacutetats Membres devraient ecirctre mieux informeacutes de lrsquoeacutetat drsquoavancement de ce projet de son champ drsquoapplication et de la date drsquoachegravevement preacutevue

41 La question de lrsquoarrieacutereacute drsquoarchivage comporte trois aspects Le premier concerne les documents anteacuterieurs agrave la mise en œuvre du systegraveme Ceux qui existent deacutejagrave sous forme eacutelectronique peuvent ecirctre plus facilement chargeacutes dans le Seacutedoc Ceux qui sont sur papier seulement doivent ecirctre passeacutes au lecteur optique la question qui se pose ici est de savoir jusqursquoougrave remonter dans le temps et si les ressources ne permettent pas drsquoarchiver tous les documents anciens comment deacuteterminer ceux qui sont laquoimportantsraquo et meacuteritent

23 A44684 par 63

24 A52206 laquoApplication des recommandations du Corps commun drsquoinspection par 10

25 A55780 par 45

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REacuteSUMEacute OBJECTIF CONCLUSIONS ET RECOMMANDATIONS

OBJECTIF Faire le point de lrsquoapplication du Systegraveme de diffusion eacutelectronique des documents (Seacutedoc) afin de deacutefinir les questions de politique geacuteneacuterale et de gestion agrave reacutegler pour eacutelargir son utilisation en tant que dispositif drsquoarchivage et de recherche des documents officiels de lrsquoONU et drsquoautres organisations inteacuteresseacutees

Questions de politique geacuteneacuterale (chap I)

A Le systegraveme initial agrave disques optiques proposeacute par le Corps commun drsquoinspection (CCI) dans son rapport portant la cote (JIUREP8911) et approuveacute par lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale par sa reacutesolution 44201 B devait ecirctre mis en œuvre en trois phases Il eacutetait preacutevu qursquoil serait drsquoabord installeacute agrave lrsquoOffice des Nations Unies (ONUG) et au Siegravege ougrave il est effectivement devenu opeacuterationnel pendant les exercices biennaux 1990-1991 et 1992-1993 (phases 1 et 2) puis eacutetendu agrave lrsquoOffice des Nations Unies agrave Vienne (ONUV) aux cinq commissions reacutegionales agrave lrsquoOffice des Nations Unies agrave Nairobi (ONUN) et agrave drsquoautres lieux drsquoaffectation durant lrsquoexercice 1994-1995 (phase 3) Presque 10 ans plus tard la Commission eacuteconomique pour lrsquoAfrique (CEA) la Commission eacuteconomique et sociale pour lrsquoAsie et le Pacifique (CESAP) la Commission eacuteconomique pour lrsquoAmeacuterique latine et les Caraiumlbes (CEPALC) ainsi que lrsquoONUN nrsquoeacutetaient que partiellement couvertes par le systegraveme ou ne lrsquoeacutetaient pas du tout (par 15 agrave 21)

RECOMMANDATION 1

LrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale pourrait

a) Reacuteaffirmer qursquoelle a approuveacute la mise en place du systegraveme initial agrave disques optiques en tant que dispositif drsquoarchivage et de recherche des documents officiels eacutetant entendu qursquoil serait appliqueacute agrave lrsquoOrganisation tout entiegravere y compris lrsquoONUN et agrave toutes les commissions reacutegionales

b) Prier le Secreacutetaire geacuteneacuteral drsquoœuvrer activement agrave lrsquoapplication du Systegraveme de diffusion eacutelectronique des documents agrave la CEA agrave la CEPALC agrave la CESAP et agrave lrsquoONUN et de lui rendre compte des progregraves accomplis lors de sa cinquante-neuviegraveme session

B Au paragraphe 1 de sa reacutesolution 36117 B du 10 deacutecembre 1981 lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale a deacutecideacute que laquoles documents [seraient] effectivement distribueacutes simultaneacutement et en temps utile dans les langues officielles et les langues de travail des divers organes de lrsquoOrganisation des Nations Uniesraquo Dans un rapport qursquoil lui a preacutesenteacute agrave sa cinquante-sixiegraveme session (AC55612) le Secreacutetaire geacuteneacuteral a rappeleacute que cette regravegle avait eacuteteacute reacuteaffirmeacutee dans des reacutesolutions ulteacuterieures de lrsquoAssembleacutee et il a indiqueacute que laquoconformeacutement agrave ladite regravegle degraves leur parution dans les langues demandeacutees tous les documents officiels [eacutetaient] publieacutes sur le Seacutedoc dans toutes les langues simultaneacutementraquo Il ressort toutefois drsquoun examen des langues dans lesquelles les documents sont disponibles sur le Seacutedoc que dans certains cas ce principe nrsquoest pas respecteacute Il semble aussi qursquoil faille preacuteciser la regravegle en question notamment sous la rubrique laquoInformations geacuteneacuteralesraquo du Seacutedoc car elle donne parfois lieu agrave des erreurs drsquointerpreacutetation certains pensant qursquoil faut afficher la totaliteacute des documents officiels dans les six langues de lrsquoONU alors que tout deacutepend des dispositions du regraveglement inteacuterieur de lrsquoorgane consideacutereacute (par 22 agrave 28)

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RECOMMANDATION 2

Le Secreacutetaire geacuteneacuteral devrait

a) Rappeler agrave toutes les uniteacutes administratives chargeacutees drsquoafficher des documents sur le Seacutedoc que comme il lrsquoa souligneacute dans le rapport qursquoil a preacutesenteacute agrave lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale agrave sa cinquante-sixiegraveme session (AC55612) elles doivent se conformer strictement agrave la regravegle eacutetablie par la reacutesolution 36117 B du 10 deacutecembre 1981 ainsi qursquoaux reacutesolutions ulteacuterieures de lrsquoAssembleacutee qui prescrivent qursquoaucune version linguistique drsquoun document donneacute pas mecircme la version originale ne doit ecirctre diffuseacutee tant que toutes les autres versions linguistiques requises ne sont pas precirctes agrave ecirctre distribueacutees simultaneacutement

b) Veiller agrave ce que cette regravegle soit preacuteciseacutee et appliqueacutee conformeacutement aux prescriptions du regraveglement inteacuterieur de chaque organe directeur qui concernent les langues de publication des documents

c) Signaler dans son rapport agrave lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale sur le plan des confeacuterences les eacuteventuelles entorses agrave la politique officielle observeacutees dans le Seacutedoc et en donner les raisons

C Depuis que le Seacutedoc est devenu pleinement opeacuterationnel lrsquoaccegraves au systegraveme est accordeacute moyennant lrsquoinscription de lrsquoutilisateurabonneacute auquel est attribueacute un mot de passe Lrsquoaccegraves est gratuit pour les fonctionnaires du Secreacutetariat ainsi que pour les missions permanentes les missions drsquoobservation et drsquoautres services officiels des Eacutetats Membres Le nombre de mots de passe est actuellement limiteacute agrave 40 par Eacutetat Membre Drsquoautres organisations ou organismes des Nations Unies disposent drsquoun nombre tregraves restreint de mots de passe leur permettant drsquoacceacuteder gratuitement au systegraveme Pour les autres utilisateurs lrsquoaccegraves est payant conformeacutement agrave la reacutesolution 51211 F adopteacutee par lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale le 15 septembre 1997 (par 29 agrave 31)

D En deacutecembre 1997 apregraves avoir examineacute un rapport sur la diffusion simultaneacutee des documents deacutelibeacuteratoires dans les six langues officielles sur le site Web de lrsquoONU lrsquoAssembleacutee a eacutegalement demandeacute que le texte de tous les nouveaux documents accessibles au public soit afficheacute sur le site dans toutes ces langues La reconfiguration du systegraveme a permis drsquoen accroicirctre la capaciteacute minus on peut ajouter autant de disques magneacutetiques qursquoon le souhaite minus et le Secreacutetaire geacuteneacuteral a informeacute lrsquoAssembleacutee suite agrave cette demande qursquoil vaudrait mieux que les inteacuteresseacutes aient accegraves gratuitement au Seacutedoc au lieu drsquoutiliser le site Web qui nrsquoeacutetait pas conccedilu pour la consultation des documents Dans le projet de budget-programme pour lrsquoexercice biennal 2004-2005 des creacutedits sont donc preacutevus pour financer le passage agrave la gratuiteacute drsquoaccegraves (par 32 agrave 36)

RECOMMANDATION 3

LrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale pourrait revoir la politique drsquoaccegraves payant au Seacutedoc eacutetablie par sa reacutesolution 51211 F du 15 septembre 1997 et autoriser le Secreacutetaire geacuteneacuteral agrave mettre en œuvre degraves que possible une nouvelle politique drsquoaccegraves gratuit pour tous sous reacuteserve des observations et recommandations du Comiteacute consultatif pour les questions administratives et budgeacutetaires (CCQAB) concernant les creacutedits demandeacutes agrave ce titre dans le projet de budget-programme pour lrsquoexercice biennal 2004-2005

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E Le systegraveme est censeacute srsquoappliquer non seulement agrave la documentation reacutecente et agrave la documentation future mais encore agrave tous les documents anteacuterieurs de lrsquoONU le but eacutetant de faciliter lrsquoaccegraves agrave ces documents et de conserver la meacutemoire institutionnelle de lrsquoOrganisation La Bibliothegraveque Dag Hammarskjoumlld a entrepris en 1998 de numeacuteriser les documents deacutelibeacuteratoires publieacutes entre 1946 et 1992 et a deacutejagrave accompli une bonne partie de la tacircche pour les principaux organes de lrsquoONU Dans les lieux drsquoaffectation ougrave lrsquoarchivage dans le Seacutedoc vient juste de commencer ou a repris apregraves une interruption il peut ecirctre neacutecessaire pour la saisie des documents anteacuterieurs de passer au lecteur optique les textes qui nrsquoexistent pas encore sous forme eacutelectronique Il faudrait consulter les Eacutetats Membres avant de se prononcer sur la question de savoir si le systegraveme devrait comprendre tous les documents publieacutes depuis la creacuteation de lrsquoorganisation ou de lrsquoorgane consideacutereacutes ou seulement les laquodocuments importantsraquo (par 38 agrave 41)

F La question de lrsquoarrieacutereacute drsquoarchivage concerne aussi les documents dont on nrsquoa pas encore reccedilu certaines versions linguistiques en raison surtout du volume de travail des services de traduction Drsquoapregraves le Secreacutetariat les comptes rendus analytiques par exemple ne pourront ecirctre publieacutes dans un deacutelai raisonnable que si lrsquoon renforce nettement les effectifs des six services de traduction ou si lrsquoon preacutevoit des ressources suppleacutementaires consideacuterables pour financer la traduction agrave lrsquoexteacuterieur Pour arriver agrave ameacuteliorer les choses en ce qui concerne les prioriteacutes les deacutelais et les ressources il faudrait dresser un bilan preacutecis de la situation (par 42 agrave 45)

RECOMMANDATION 4

Dans le rapport sur le plan des confeacuterences qursquoil preacutesentera agrave lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale lors de sa cinquante-neuviegraveme session ou au titre drsquoun point plus approprieacute de lrsquoordre du jour le Secreacutetaire geacuteneacuteral devrait fournir des renseignements sur lrsquoeacutetat drsquoavancement du projet de numeacuterisation entrepris par la Bibliothegraveque Dag Hammarskjoumlld et faire le point de la situation en ce qui concerne les documents officiels qui ne sont pas encore parus ou qui ne figurent pas dans le Seacutedoc dans les langues requises et faire des recommandations sur la faccedilon de reacutegler les questions connexes

Questions de gestion (chap II)

G Lrsquoexamen du deacuteroulement des opeacuterations du Seacutedoc montre que la gestion du systegraveme relegraveve agrave la fois de trois deacutepartements du Siegravege et de diffeacuterents offices ou bureaux hors Siegravege Lrsquointroduction de documents dans le systegraveme fait partie inteacutegrante du processus global de gestion de la documentation Au Siegravege cette tacircche eacutetait auparavant confieacutee au Deacutepartement des services de confeacuterence puis elle a eacuteteacute assigneacutee en 1997 agrave la Division de lrsquoinformatique du Bureau des services centraux drsquoappui qui deacutepend du Deacutepartement de la gestion Agrave lrsquoONUG agrave lrsquoONUV et agrave lrsquoONUN elle est toujours exeacutecuteacutee par les divisions responsables des services de confeacuterence Le Deacutepartement de lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale et de la gestion des confeacuterences est chargeacute entre autres de surveiller de coordonner et drsquoameacuteliorer dans leur ensemble la gestion et le fonctionnement des services de confeacuterence de lrsquoONU Quand on constate que le controcircle de la qualiteacute lrsquoorientation et le suivi laissent agrave deacutesirer cela signifie qursquoune meilleure coordination est neacutecessaire entre tous les services qui participent agrave la gestion du Seacutedoc et que leurs rocircles respectifs doivent ecirctre preacuteciseacutes (par 46 agrave 52)

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RECOMMANDATION 5

Le Secreacutetaire geacuteneacuteral devrait revoir la gestion drsquoensemble du Seacutedoc et eacutetudier srsquoil y a lieu de confier de nouveau la fonction drsquointroduction des documents dans le systegraveme au Siegravege au Deacutepartement de lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale et de la gestion des confeacuterences

H Indeacutependamment du projet de libre accegraves au Seacutedoc il convient de faire plus largement connaicirctre les possibiliteacutes de consultation offertes par cet outil comme lrsquoa deacutejagrave suggeacutereacute le CCQAB dans un rapport anteacuterieur Drsquoapregraves des donneacutees fournies par la Division de lrsquoinformatique les Eacutetats Membres eux-mecircmes ne profitent pas suffisamment des 40 mots de passe qui ont eacuteteacute attribueacutes agrave chacun drsquoentre eux Mis agrave part le personnel de lrsquoONU proprement dit les fonctionnaires des autres organisations ou organismes dont les documents sont afficheacutes sur le Seacutedoc en particulier ceux qui travaillent sur le terrain nrsquoont apparemment pas accegraves au systegraveme (par 53 agrave 58)

I La Division de lrsquoinformatique a creacuteeacute une fonction drsquoaccegraves direct permettant lrsquoeacutetablissement drsquohyperliens entre les sites Web autoriseacutes et le Seacutedoc ce dont pourraient profiter diffeacuterents sites outre celui de lrsquoONU Il faudrait aussi former davantage de personnes agrave lrsquoutilisation du systegraveme avec le concours de lrsquoInstitut des Nations Unies pour la formation et la recherche (UNITAR) et des centres drsquoinformation des Nations Unies (par 59 agrave 62)

RECOMMANDATION 6

Pour mieux faire connaicirctre le Seacutedoc agrave tous les inteacuteresseacutes et pour en promouvoir lrsquoutilisation

a) LrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale pourrait inviter les Eacutetats Membres agrave faire plus largement profiter du systegraveme leurs missions diplomatiques selon qursquoil conviendra ainsi que leurs administrations publiques en particulier celles qui srsquooccupent de questions lieacutees aux travaux des organes directeurs dont les documents sont afficheacutes sur le Seacutedoc

b) En attendant que le systegraveme soit gratuit pour tout le monde on devrait assurer et encourager lrsquoaccegraves des fonctionnaires des organisations autres que lrsquoONU proprement dite dont les documents sont afficheacutes sur le Seacutedoc

c) Le Secreacutetaire geacuteneacuteral devrait encourager tous les deacutepartements toutes les commissions reacutegionales et toutes les organisations dont les documents sont afficheacutes sur le Seacutedoc agrave lrsquoindiquer sur leurs propres sites Web et agrave obtenir lrsquoautorisation neacutecessaire pour beacuteneacuteficier de la fonction drsquoaccegraves direct on devrait en particulier pouvoir acceacuteder directement au texte des jugements du Tribunal administratif des Nations Unies (TANU) agrave partir des principaux sites Web eacutetablis par le Siegravege et les grands lieux drsquoaffectation de lrsquoOrganisation

d) Le Secreacutetaire geacuteneacuteral devrait chaque fois que possible prendre des dispositions pour offrir des stages de formation de base agrave lrsquoutilisation du Seacutedoc fondeacutes sur lrsquoexpeacuterience acquise lors des stages organiseacutes chaque anneacutee au Siegravege des ceacutedeacuteroms contenant des modules de formation dans diffeacuterentes langues pourraient ecirctre eacutetablis agrave lrsquointention des centres drsquoinformation des Nations Unies et drsquoautres services selon que de besoin ainsi que pour drsquoautres utilisateurs inteacuteresseacutes

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J Le CCQAB est drsquoavis qursquoil faudrait mettre en place un meacutecanisme permettant de savoir si les utilisateurs sont satisfaits du Seacutedoc La satisfaction des utilisateurs est en effet essentielle si lrsquoon veut que le systegraveme devienne lrsquooutil privileacutegieacute de recherche et de consultation des documents officiels Une surveillance efficace permettrait de mieux tenir compte du fait que les besoins varient selon les utilisateurs La satisfaction des utilisateurs deacutepend aussi de la convivialiteacute des diverses fonctions de recherche qui doivent ecirctre faciles agrave utiliser mecircme pour les personnes qui ne consultent qursquooccasionnellement le systegraveme et qui ne savent pas tregraves bien comment se preacutesentent les documents de lrsquoONU Agrave cet eacutegard la recherche par cote est de loin la solution la plus commode pour lrsquoutilisateur moyen mais actuellement la rubrique laquoInformations geacuteneacuteralesraquo du Seacutedoc ne donne pas assez drsquoindications au sujet des cotes correspondant aux diffeacuterents organes dont les documents sont disponibles sur le systegraveme En outre lrsquoaccegraves aux documents de seacuteance (CRP) devrait ecirctre faciliteacute lorsque ces documents contiennent des donneacutees de base utiles ou sont par ailleurs librement accessibles comme ceux du Programme des Nations Unies pour le deacuteveloppement (PNUD) (par 66 agrave 77)

RECOMMANDATION 7

Le Secreacutetaire geacuteneacuteral devrait prendre des mesures pour ameacuteliorer la satisfaction des utilisateurs et la convivialiteacute du Seacutedoc Il conviendrait notamment

a) De faire une enquecircte de satisfaction aupregraves drsquoun eacutechantillon drsquoutilisateurs comprenant des Eacutetats Membres des traducteurs et certaines cateacutegories drsquoutilisateurs appartenant au grand public

b) De revoir et drsquoactualiser la rubrique du Seacutedoc intituleacutee laquoInformations geacuteneacuteralesraquo pour aider les utilisateurs agrave mieux comprendre les cotes correspondant aux organes dont les documents officiels figurent dans le systegraveme on pourrait en particulier eacutetablir un hyperlien avec une annexe III reacuteviseacutee du document STLIB34Rev2 intituleacute laquoDocumentation de lrsquoOrganisation des Nations Unies Guide succinctraquo cette annexe qui donne la liste des indicatifs de seacuteries de cotes des principaux organes de lrsquoONU devrait ecirctre revue et compleacuteteacutee de faccedilon agrave inclure les cotes des documents de toutes les organisations couvertes par le systegraveme

c) De veiller agrave ce que la version arabe du document STLIB34Rev2 qui nrsquoest actuellement pas disponible sur le Seacutedoc soit publieacutee en temps utile aux fins de lrsquoapplication de la recommandation 7 formuleacutee agrave lrsquoalineacutea b) ci-dessus

d) De revoir la politique drsquoaccegraves aux CRP et de consulter en particulier le PNUD quant agrave la possibiliteacute de diffuser sur le Seacutedoc sans restrictions tous les documents de seacuteance soumis au Conseil drsquoadministration que lrsquoon peut consulter librement sur le site Web du Programme

K Bien que les offices hors Siegravege aient en principe eacuteteacute ducircment consulteacutes au preacutealable la strateacutegie concernant les technologies de lrsquoinformation et de la communication (TIC) preacutesenteacutee par le Secreacutetaire geacuteneacuteral agrave lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale lors de sa cinquante-septiegraveme session ne contient que deux projets relatifs au Seacutedoc au Siegravege et ne mentionne pas les incidences que pourrait avoir lrsquoextension du systegraveme aux lieux drsquoaffectation ougrave il nrsquoest pas encore appliqueacute

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Dans sa reacutesolution 57304 du 15 avril 2003 lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale a entre autres prieacute le Secreacutetaire geacuteneacuteral laquode faire en sorte que les besoins en matiegravere de technologies de lrsquoinformation et des communications des divers lieux drsquoaffectation et des commissions reacutegionales en particulier se situaient dans le pays en deacuteveloppement soient pleinement pris en compte dans ladite strateacutegie et que les dispositions voulues soient prises pour que ces technologies soient mises en œuvre dans ces bureauxraquo (par 78 et 79)

L Vu la rapiditeacute de lrsquoinnovation technique le systegraveme reconfigureacute aura sans doute une dureacutee utile infeacuterieure agrave celle du systegraveme initial agrave disques optiques qui a eacuteteacute utiliseacute pendant pregraves drsquoune deacutecennie Drsquoaucuns estiment que le Seacutedoc est peut-ecirctre deacutejagrave deacutepasseacute car il nrsquoutilise pas les normes modernes des systegravemes de gestion des documents Drsquoautre part la fonction de responsable de lrsquoinformatique devant ecirctre bientocirct inteacutegreacutee dans la structure du Secreacutetariat il importe de veiller agrave ce que le futur Seacutedoc soit conccedilu dans le cadre drsquoune strateacutegie coheacuterente et coordonneacutee de gestion eacutelectronique des documents le manque de coordination srsquoeacutetant jusqursquoagrave preacutesent traduit par lrsquoeacutetablissement de systegravemes le plus souvent autonomes (par 80 agrave 83)

RECOMMANDATION 8

Le Secreacutetaire geacuteneacuteral devrait inclure dans les TIC tous les aspects correspondant de lrsquoapplication du Seacutedoc dans les offices hors Siegravege et veiller agrave ce que une fois nommeacute le responsable de lrsquoinformatique lrsquoeacutevolution future du systegraveme soit consideacutereacutee dans le cadre plus geacuteneacuteral drsquoune strateacutegie coheacuterente et coordonneacutee de gestion eacutelectronique des documents agrave lrsquoONU

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INTRODUCTION

Historique

1 Le systegraveme initial agrave disques optiques a eacuteteacute mis en place agrave lrsquoONU agrave la suite de trois rapports du Corps commun drsquoinspection (CCI) un rapport sur les problegravemes et les coucircts du stockage dans les organismes des Nations Unies (JIUREP869)1 un additif agrave ce document (JIUREP876)2 et un rapport intituleacute laquoDu projet pilote de disques optiques agrave lrsquoONUG agrave un systegraveme agrave disques optiques pour lrsquoONUraquo (JIUREP8911)3 Le projet pilote ayant donneacute de bons reacutesultats agrave lrsquoOffice des Nations Unies agrave Genegraveve (ONUG) les Inspecteurs laquoont abouti agrave la conclusion que le concept combinant la technologie du disque optique et la transmission de donneacutees agrave grande distance et agrave grande vitesse ne reacutevolutionnerait pas seulement la production le stockage et la distribution des documents mais permettrait aussi ils en [eacutetaient] fermement convaincus drsquoattendre une fois qursquoil serait inteacutegralement mis en application une productiviteacute accrue et des eacuteconomies massives de papier de machines de personnel de coucircts drsquoexpeacutedition de places de stockage etc (ce qui en derniegravere analyse [reacuteduirait] de faccedilon significative les deacutepenses de confeacuterence)raquo4 Le systegraveme proposeacute est devenu pleinement opeacuterationnel agrave lrsquoONUG et au Siegravege (New York) pendant la peacuteriode 1991-1992 et a ensuite eacuteteacute eacutetendu agrave drsquoautres lieux drsquoaffectation

2 En 1998-1999 en raison de la croissance exponentielle du nombre de documents stockeacutes sur disques optiques ainsi que du nombre drsquoutilisateurs et du fait que le systegraveme reposait sur des logiciels proteacutegeacutes et une technologie qui datait du deacutebut des anneacutees 90 le Secreacutetariat a ducirc envisager une reconfiguration tacircche entreprise par la Division de lrsquoinformatique Le nouveau systegraveme utilise des disques magneacutetiques et non plus optiques pour stocker les donneacutees Lrsquoexpression laquosystegraveme agrave disques optiquesraquo nrsquoeacutetant plus exacte du point de vue technique on lrsquoa rebaptiseacute laquoSystegraveme de diffusion eacutelectronique des documentsraquo (Seacutedoc) en franccedilais minus et pour ne pas avoir agrave changer de sigle laquoOfficial Documents Systemraquo (ODS) en anglais

Objectif du rapport et meacutethode

3 Le principal objectif de ce rapport du Corps commun est drsquoeacutetudier a) si lrsquoapplication du Seacutedoc jusqursquoagrave ce jour a eacuteteacute pleinement conforme aux deacutecisions prises par lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale et le Secreacutetaire geacuteneacuteral b) si la gestion du systegraveme soulegraveve encore des questions dont le regraveglement pourrait contribuer agrave ameacuteliorer encore le Seacutedoc en tant que dispositif drsquoarchivage et de recherche des documents de lrsquoONU et de mieux reacutepondre aux besoins de tous les inteacuteresseacutes

1 A41806

2 A42724 laquoLes problegravemes et les coucircts du stockage dans les organismes des Nations Unies (Additif)raquo

3 A44684

4 Ibid par 3

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4 LrsquoInspecteur non seulement srsquoest entretenu avec des fonctionnaires du Siegravege de lrsquoONUG de lrsquoOffice des Nations Unies agrave Nairobi (ONUN) et de la Commission eacuteconomique pour lrsquoAfrique (CEA) mais encore a consulteacute des centaines drsquoentreacutees sur le Seacutedoc pour veacuterifier les langues de diffusion et voir si la politique drsquoaffichage simultaneacutee des documents dans toutes les langues requises eacutetait respecteacutee La veacuterification a porteacute sur des documents de tous les principaux organes de lrsquoONU et de plusieurs de leurs organes subsidiaires publieacutes au Siegravege (New York) agrave lrsquoONUG et agrave lrsquoOffice des Nations Unies agrave Vienne (ONUV) ainsi que sur des documents des commissions reacutegionales du Programme des Nations Unies pour le deacuteveloppement (PNUD) du Fonds des Nations Unies pour la population (FNUAP) du Fonds des Nations Unies pour lrsquoenfance (UNICEF) de la Confeacuterence des Nations Unies sur le commerce et le deacuteveloppement (CNUCED) du Haut-Commissariat des Nations Unies pour les reacutefugieacutes (HCR) du Haut-Commissariat des Nations Unies aux droits de lrsquohomme de lrsquoOrganisation des Nations Unies pour le deacuteveloppement industriel (ONUDI) du Programme des Nations Unies pour lrsquoenvironnement (PNUE) du Programme des Nations Unies pour les eacutetablissements humains (ONU-Habitat) du Conseil des chefs de secreacutetariat des organismes des Nations Unies pour la coordination (CCS) qui a remplaceacute le Comiteacute administratif de coordination (CAC) et du Tribunal administratif des Nations Unies (TANU) Pour les lieux drsquoaffectation ougrave la mise en œuvre du Seacutedoc nrsquoa pas encore commenceacute ou a eacuteteacute interrompue lrsquoInspecteur a chercheacute agrave obtenir des indications concernant la date agrave laquelle le systegraveme pourrait devenir pleinement opeacuterationnel et sur les principaux obstacles rencontreacutes le cas eacutecheacuteant

5 Le rapport portant la cote JIUREP8911 contenait une recommandation (la recommandation 3) aux termes de laquelle les organes deacutelibeacuterants eacutetaient inviteacutes agrave eacutetudier laquola possibiliteacute drsquoinstaller des systegravemes opeacuterationnels pour leur propre compteraquo Au sujet de lrsquoapplication de cette recommandation le Secreacutetaire geacuteneacuteral a fait observer en juin 1997 que laquola possibiliteacute drsquoavoir accegraves au systegraveme agrave disques optiques par Internet ougrave que lrsquoon se trouve dans le monde [avait] susciteacute un regain drsquointeacuterecirct pour ce systegraveme parmi tous les organismes des Nations Unies Au lieu de mettre en place leurs propres systegravemes les institutions pourraient envisager drsquoutiliser comme systegraveme commun une version eacutelargie du systegraveme actuel agrave disques optiques baseacute agrave New York et agrave Genegraveveraquo5 La reconfiguration du systegraveme aurait pu ecirctre lrsquooccasion recircveacutee drsquoeacutetudier avec les institutions la viabiliteacute drsquoun tel meacutecanisme mais lrsquoONU a malheureusement poursuivi ses propres plans sans les consulter au preacutealable La preacutesente eacutevaluation de lrsquoapplication du Seacutedoc ne porte donc pas sur la faccedilon dont les organisations et organismes autres que ceux qui sont mentionneacutes au paragraphe 4 stockent et recherchent les documents officiels

6 LrsquoInspecteur remercie tous ceux qui ont contribueacute agrave lrsquoeacutetablissement du preacutesent rapport en lui fournissant des donneacutees ou en formulant des observations

5 A52206 par 11

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I QUESTIONS DE POLITIQUE GEacuteNEacuteRALE

A Champ drsquoapplication du systegraveme

a) Cadre

Le plan initial pour un systegraveme agrave disques optiques

7 Dans son rapport publieacute sous la cote JIUREP8911 le Corps commun drsquoinspection avait recommandeacute a) qursquoun systegraveme agrave disques optiques pleinement opeacuterationnel pour le stockage et la recherche de la documentation reacutecente et future soit installeacute au Secreacutetariat de lrsquoOrganisation des Nations Unies et que des ressources approprieacutees soient preacutevues agrave cette fin dans le budget de lrsquoexercice biennal 1990-1991 (recommandation 1) b) que lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale eacutetudie la possibiliteacute de sous-traiter la saisie sur disques optiques de toute la documentation existante de lrsquoONU afin de preacuteserver la meacutemoire institutionnelle de lrsquoOrganisation drsquoassurer un accegraves facile agrave toute la documentation de lrsquoONU et de reacutealiser de substantielles eacuteconomies suppleacutementaires (recommandation 2)

8 LrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale a prieacute le Secreacutetaire geacuteneacuteral a) laquode mettre en œuvre le systegraveme agrave disques optiques tel que deacutecrit par le Corps commun drsquoinspection conformeacutement aux recommandations du Comiteacute consultatif pour les questions administratives et budgeacutetaires et compte tenu des vues exprimeacutees par les Eacutetats Membres agrave sa quarante-quatriegraveme sessionraquo b) laquodrsquoeacutetablir un rapport contenant un plan deacutetailleacute de mise en œuvre geacuteneacuterale du systegraveme [y compris] dans les commissions reacutegionales et autres lieux drsquoaffectation ainsi que les incidences du systegraveme sur lrsquoaccegraves des Eacutetats Membres agrave la documentation une analyse coucircts-avantages et tous autres renseignements techniques et financiers pertinents et de le lui preacutesenter agrave sa quarante-cinquiegraveme sessionraquo6

9 En reacuteponse agrave cette demande le Secreacutetaire geacuteneacuteral a soumis un premier rapport7 dont lrsquoexamen a eacuteteacute repousseacute agrave la quarante-sixiegraveme session pour laquelle il a eacutetabli un rapport compleacutementaire deacutecrivant un plan drsquoapplication en trois phases8 Pendant les phases I et II qui devaient ecirctre exeacutecuteacutees pendant les exercices biennaux 1990-1991 et 1992-1993 respectivement un systegraveme pleinement opeacuterationnel devait ecirctre installeacute drsquoabord agrave lrsquoOffice des Nations Unies agrave Genegraveve puis au Siegravege agrave New York permettant de stocker et de consulter les documents publieacutes aux deux endroits Lrsquoaccegraves au systegraveme eacutetait au deacutepart limiteacute aux utilisateurs du Secreacutetariat et agrave un nombre restreint de missions permanentes Au cours de la phase III pendant lrsquoexercice biennal 1994-1995 on devait deacutevelopper le systegraveme laquopour lrsquoeacutetendre agrave lrsquoOffice des Nations Unies agrave Vienne aux commissions reacutegionales agrave Nairobi et agrave un certain nombre drsquoautres lieux drsquoaffectation de lrsquoONU et pour permettre aux Eacutetats Membres et autres utilisateurs des documents de confeacuterence de lrsquoONU drsquoy acceacuteder agrave lrsquoeacutechelle mondiale par lrsquointermeacutediaire des reacuteseaux publicsraquo9

6 Reacutesolution 44201 B de lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale sect XVI partie II par 2 et 3

7 AC54558

8 AC54626

9 Ibid par 14

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10 Par sa reacutesolution 46185 B (sect V par 3) lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale a approuveacute la phase II sous reacuteserve de la preacutesentation drsquoun rapport deacutetailleacute sur lrsquoachegravevement de la phase I Ce rapport a eacuteteacute soumis par le Secreacutetaire geacuteneacuteral qui preacutevoyait notamment pour la phase III le stockage drsquoun million de pages par an et recommandait aussi laquoqursquoapregraves 1993 la capaciteacute du systegraveme soit augmenteacutee dans la limite des ressources disponibles et conformeacutement aux dispositions des budgets-programmes approuveacutesraquo10

Le systegraveme reconfigureacute

11 Comme on lrsquoa indiqueacute dans lrsquointroduction lrsquoaugmentation rapide du volume des donneacutees stockeacutees sur disques optiques et du nombre drsquoutilisateurs ont conduit le Secreacutetariat agrave envisager un renforcement de la puissance du systegraveme et finalement son remplacement Dans lrsquoexposeacute qursquoil a preacutesenteacute agrave la Cinquiegraveme Commission en novembre 1999 le Secreacutetaire geacuteneacuteral adjoint agrave lrsquoadministration et agrave la gestion a deacuteclareacute que de 1996 au premier semestre de 1999 le nombre de documents stockeacutes sur disques optiques eacutetait passeacute de 64 524 agrave 117 670 la capaciteacute des bases de donneacutees de 9638 meacutega-octets agrave 1 795 meacutega-octets (autrement dit elle avait presque doubleacute) et le nombre drsquoutilisateurs de 1 326 agrave 6 987

12 Apregraves que le feu vert eut eacuteteacute donneacute un prototype a eacuteteacute mis au point en feacutevrier 2000 et agrave lrsquoissue drsquoessais concluants il a eacuteteacute deacutecideacute drsquoaller de lrsquoavant et de proceacuteder agrave une refonte complegravete du systegraveme Le nouveau systegraveme a eacuteteacute mis en œuvre en deux phases La premiegravere a commenceacute au deacutebut de lrsquoan 2000 et srsquoest acheveacutee au deacutebut du mois de septembre 2001 Il srsquoagissait de transposer lrsquoancien systegraveme dans un nouvel environnement totalement inteacutegreacute au Web et fondeacute sur Windows 2000 et Lotus Notes La deuxiegraveme phase a consisteacute agrave ajouter une fonction drsquoappui multilingue qui est devenue opeacuterationnelle le 4 feacutevrier 2002 et permet aux utilisateurs drsquoacceacuteder au systegraveme et de rechercher des documents en employant nrsquoimporte laquelle des six langues officielles de lrsquoONU alors qursquoauparavant la recherche ne pouvait se faire qursquoen anglais et en franccedilais

13 Drsquoapregraves les chiffres fournis par la Division de lrsquoinformatique le coucirct total de la reconfiguration et de la mise au point du nouveau systegraveme a eacuteteacute estimeacute agrave 1 803 788 dollars des Eacutetats-Unis dont 922 188 dollars ont eacuteteacute consacreacutes en 2000 et en 2001 aux nouveaux logiciels drsquoapplication 381 600 dollars au financement de la deuxiegraveme phase et 500 000 dollars agrave lrsquoachat du mateacuteriel

14 Le nouveau systegraveme ne fait pas lrsquoobjet drsquoun droit de proprieacuteteacute et crsquoest lrsquoONU qui deacutetient maintenant le code source de son programme drsquoapplication Depuis le 1er juin 2002 la Division de lrsquoinformatique assure la maintenance et lrsquoexploitation du systegraveme fonctions auparavant confieacutees agrave une socieacuteteacute priveacutee Agrave lrsquoavenir elle pourra donc mettre au point de nouvelles applications dans le cadre de la gestion des connaissances en se fondant sur des informations sur le Seacutedoc La reconfiguration de 2001 ne srsquoest pas accompagneacutee drsquoun changement de politique en ce qui concerne le champ drsquoapplication final du systegraveme (organisations et lieux drsquoaffectation agrave couvrir) les orientations restant les mecircmes qursquoen 1993

10 AC54718Add1 par 20

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b) Champ drsquoapplication actuel du Seacutedoc

Situation au Siegravege agrave lrsquoONUG et agrave lrsquoONUV

15 Les documents stockeacutes en ligne dans les bases de donneacutees du Siegravege et de lrsquoONUG comprennent les documents publieacutes avant pendant et apregraves les sessions ou reacuteunions de lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale et de ses organes subsidiaires du Conseil de seacutecuriteacute du Conseil eacuteconomique et social et de ses organes subsidiaires ainsi que du Conseil de tutelle Ils comprennent aussi les documents deacutelibeacuteratoires du PNUD du FNUAP et de lrsquoUNICEF et ceux qui sont publieacutes pour les reacuteunions du HCR du Haut-Commissariat aux droits de lrsquohomme de la CNUCED et de la Commission eacuteconomique pour lrsquoEurope (CEE) Les documents eacutetablis agrave lrsquoONUV depuis 1997 y compris ceux de lrsquoONUDI sont stockeacutes sur le Seacutedoc gracircce agrave une liaison de teacuteleacutecommunication avec Genegraveve Les documents eacutetablis pour des confeacuterences mondiales organiseacutees sous lrsquoeacutegide de lrsquoONU sont aussi stockeacutes dans les bases de donneacutees du systegraveme Drsquoautres types de documents comme des textes administratifs et certains avis de vacance de poste sont eacutegalement archiveacutes

Situation dans drsquoautres offices hors Siegravege

16 Pour le Corps commun drsquoinspection les principaux objectifs du systegraveme initial agrave disques optiques pour la gestion des documents de lrsquoONU eacutetaient les suivants a) offrir un moyen de stockage plus eacuteconomique et plus sucircr b) acceacuteleacuterer la distribution agrave lrsquoeacutechelle mondiale et en reacuteduire le coucirct c) faciliter la consultation des documents par des utilisateurs du monde entier La disponibiliteacute immeacutediate de tous les documents de lrsquoONU et la conservation de la meacutemoire institutionnelle de lrsquoOrganisation figuraient parmi les laquoavantages eacutevidentsraquo du systegraveme mis en relief par le CCI dans son rapport publieacute sous la cote JIUREP8911 Le systegraveme proposeacute pour lrsquoarchivage et la recherche des documents officiels devait donc couvrir lrsquoOrganisation tout entiegravere principe clairement approuveacute par lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale dans sa reacutesolution 44201 B dont il a eacuteteacute question plus haut

17 Le systegraveme est devenu pleinement opeacuterationnel agrave lrsquoONUG et au Siegravege il y a pregraves de 10 ans et les raisons qui militent en faveur drsquoune couverture complegravete de lrsquoOrganisation sont aujourdrsquohui plus impeacuterieuses que jamais car tous les lieux drsquoaffectation concerneacutes accueillent des organes directeurs pour lesquels des documents officiels sont eacutetablis agrave des fins drsquoexamen Ces documents sont afficheacutes pendant un certain temps sur les sites Web respectifs de ces lieux drsquoaffectation mais cela ne saurait remplacer lrsquoutilisation du Seacutedoc pour le stockage et la recherche des documents deacutelibeacuteratoires Pour lrsquoONU lrsquoobjectif premier de ce systegraveme devrait rester la conservation de la meacutemoire institutionnelle de lrsquoOrganisation dans son ensemble ainsi que la facilitation de lrsquoaccegraves agrave tous les documents officiels et de leur recherche

18 Il convient de rappeler la deacutefinition du terme laquodocumentraquo dans le contexte onusien qui est donneacute au paragraphe 2 de lrsquoinstruction administrative STAI189Add3Rev2 laquoUn document est un texte soumis pour examen agrave un organe principal ou subsidiaire de lrsquoOrganisation des Nations Unies et porte habituellement sur une ou plusieurs questions inscrites agrave lrsquoordre du jour de lrsquoorgane concerneacuteraquo En outre pour appliquer un systegraveme comme le Seacutedoc il faut tenir ducircment compte de lrsquoorganisation du Secreacutetariat exposeacutee dans la circulaire STSGB19975 du Secreacutetaire geacuteneacuteral dateacutee du 12 septembre 1997 aux termes de laquelle (sect 1) laquoLe Secreacutetariat qui est lrsquoun des organes principaux de lrsquoONU a son siegravege agrave New York

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Les autres lieux drsquoaffectation principaux sont Addis-Abeba Bangkok Beyrouth Genegraveve Nairobi Santiago et Vienneraquo

19 Au fil des ans dans le cadre de la mise en œuvre progressive du Seacutedoc les commissions reacutegionales autres que la CEE et les offices hors siegravege autres que lrsquoONUG et lrsquoONUV se sont comporteacutes diffeacuteremment en ce qui concerne lrsquointroduction de leurs documents dans le systegraveme comme il ressort du tableau de lrsquoannexe I b) Les documents de la Commission eacuteconomique et sociale pour lrsquoAsie occidentale (CESAO) y sont archiveacutes depuis octobre 2000 mais lrsquoapplication du Seacutedoc a eacuteteacute de courte dureacutee pour ceux de la Commission eacuteconomique et sociale pour lrsquoAsie et le Pacifique (CESAP) de la Commission eacuteconomique pour lrsquoAmeacuterique latine et les Caraiumlbes (CEPALC) et des deux organismes baseacutes agrave Nairobi (le PNUE et ONU-Habitat) et agrave la fin de juin 2003 aucun des documents concernant les reacuteunions des organes directeurs de la CEA nrsquoavait encore eacuteteacute chargeacute Hormis lrsquoONUG lrsquoONUV la CEE et la CESAO les lieux drsquoaffectation semblent avoir eacuteteacute traiteacutes surtout comme des laquoutilisateursraquo et ne pas avoir eacuteteacute suffisamment consideacutereacutes comme des laquopourvoyeursraquo du systegraveme dans le cadre drsquoune politique globale drsquoapplication du Seacutedoc agrave lrsquoeacutechelle du Secreacutetariat

c) Incidences drsquoune couverture complegravete de lrsquoOrganisation

20 Consideacuterant les estimations de la Division de lrsquoinformatique en ce qui concerne le mateacuteriel et les logiciels neacutecessaires pour un serveurposte de travail destineacute agrave lrsquointroduction des documents on aurait pu commencer agrave appliquer le Seacutedoc dans tous les lieux drsquoaffectation restants pendant lrsquoexercice biennal en cours au moyen des ressources disponibles sauf peut-ecirctre lagrave ougrave lrsquoacquisition drsquoun lecteur optique rapide (qui coucircte en moyenne entre 7 000 et 10 000 dollars des Eacutetats-Unis) peut poser un problegraveme comme agrave Nairobi en particulier Agrave propos de ce lieu drsquoaffectation rappelons que bien que lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale dans sa reacutesolution 5222011 ait prieacute le Secreacutetaire geacuteneacuteral laquodrsquoaligner les arrangements financiers de lrsquoOffice des Nations Unies agrave Nairobi sur ceux des autres bureaux administratifs analogues de lrsquoOrganisationraquo la Division des services de confeacuterence de lrsquoONUN est toujours beaucoup trop tributaire des ressources extrabudgeacutetaires (provenant du PNUE et drsquoONU-Habitat) Addis-Abeba et Nairobi eacutetant devenus deux lieux drsquoaccueil importants pour les confeacuterences et les reacuteunions organiseacutees sous lrsquoeacutegide de lrsquoONU il est indispensable drsquoy mettre en œuvre le Seacutedoc Dans ces deux villes lrsquoInspecteur a constateacute que les inteacuteresseacutes avaient hacircte de commencer agrave charger les documents dans le systegraveme LrsquoONUN a indiqueacute que tous les documents officiels du PNUE et drsquoONU-Habitat publieacutes apregraves 1991 qui eacutetaient deacutejagrave sous forme eacutelectronique pourraient ecirctre chargeacutes avant la fin de 2003 Pour sa part la CEA srsquoest engageacutee agrave commencer agrave charger les documents degraves que certaines questions administratives auraient eacuteteacute reacutegleacutees La CESAO a fait savoir qursquoen octobre 2000 elle avait entrepris drsquoindexer les documents publieacutes depuis 1974 en arabe et en anglais et de les passer au lecteur optique en vue de leur affichage sur le Seacutedoc et qursquoelle comptait achever cette tacircche en 2004

21 Agrave la reacuteunion tenue en juin 2003 par le Comiteacute directeur pour la modernisation et la gestion inteacutegreacutee des bibliothegraveques de lrsquoONU il a eacuteteacute convenu que la Bibliothegraveque Dag Hammarskjoumlld fournirait une assistance aux commissions reacutegionales pouvant creacuteer des versions en format PDF de la documentation locale et les envoyer agrave la Bibliothegraveque en vue de leur combinaison avec des 11 Par 101

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meacutetadonneacutees et de leur teacuteleacutechargement dans le Seacutedoc La Division de lrsquoinformatique collaborait deacutejagrave avec la CEPALC pour permettre le chargement direct de ses documents officiels dans le Seacutedoc au Siegravege agrave partir de Santiago Agrave la mecircme reacuteunion la CESAP et lrsquoONUN ont indiqueacute qursquoils eacutetaient tout disposeacutes agrave reprendre leurs efforts en vue de charger eux-mecircmes leurs documents Agrave la fin de juillet 2003 la situation geacuteneacuterale dans les offices hors siegravege eacutetait meilleure qursquoagrave la fin de 2002 la CEA la CEPALC et lrsquoONUN travaillaient au chargement des documents Reacutetrospectivement lrsquoInspecteur estime que dans les cas ougrave le Seacutedoc nrsquoa pas eacuteteacute mis en œuvre pour une raison ou pour une autre les lieux drsquoaffectation consideacutereacutes auraient ducirc ecirctre tenus de soumettre leurs documents officiels en vue drsquoun archivage et drsquoune recherche centraliseacutes Le retard pris dans lrsquoapplication du systegraveme dans ces lieux drsquoaffectation est peut-ecirctre ducirc en partie agrave ce que le Siegravege nrsquoa pas fourni de directives claires et nrsquoa pas exerceacute le controcircle voulu

B Politique concernant lrsquoaffichage des documents dans les diffeacuterentes langues

a) La politique officielle

22 Agrave la cinquante-sixiegraveme session de lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale le Secreacutetaire geacuteneacuteral a preacutesenteacute un rapport12 sur la publication simultaneacutee des documents deacutelibeacuteratoires dans les six langues officielles sur le site Web de lrsquoOrganisation dans lequel il a rappeleacute ce qui suit laquoDans sa reacutesolution 36117 B du 10 deacutecembre 1981 lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale a fixeacute une regravegle selon laquelle les documents officiels doivent ecirctre distribueacutes simultaneacutement dans toutes les langues officielles Cette regravegle qui veut qursquoaucune version linguistique drsquoun document donneacute y compris la version originale ne soit diffuseacutee tant que toutes les autres versions linguistiques demandeacutees ne sont pas precirctes agrave ecirctre distribueacutees a eacuteteacute reacuteaffirmeacutee dans les reacutesolutions 42207 C du 11 deacutecembre 1987 5011 du 2 novembre 1995 et 53208 B du 18 deacutecembre 1998 Conformeacutement agrave ladite regravegle degraves leur parution dans les langues demandeacutees tous les documents officiels sont publieacutes sur le Seacutedoc dans toutes les langues simultaneacutementraquo

23 Cette politique a eacuteteacute reacuteaffirmeacutee par lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale dans ses reacutesolutions 54248 C 55222 et 56242 Agrave cet eacutegard selon la Division de lrsquoinformatique la pratique actuelle veut qursquoun document ne soit pas publieacute sur le Seacutedoc tant que les six versions linguistiques ne sont pas precirctes et que les documents soient laquotoujoursraquo afficheacutes simultaneacutement dans les six langues minus avec pour seule exception les rares cas ougrave bien qursquoun document ait eacuteteacute reccedilu dans les six langues une version linguistique pose un problegraveme et doit ecirctre corrigeacutee et rechargeacutee lrsquoaffichage de cette version pouvant alors ecirctre diffeacutereacute de laquoquelques heuresraquo Pour sa part le Deacutepartement de lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale et de la gestion des confeacuterences affirme aussi qursquoil applique strictement le mandat que lui a confieacute lrsquoAssembleacutee dans ses reacutesolutions sur la distribution simultaneacutee des documents dans toutes les langues officielles et que les documents ne sont afficheacutes sur le Seacutedoc que lorsque toutes les versions demandeacutees ont eacuteteacute publieacutees sur papier

12 AC55612

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b) Les entorses agrave la politique officielle

24 Malgreacute les assurances donneacutees par le Secreacutetariat les Eacutetats Membres continuent agrave se plaindre du fait que la politique de distribution simultaneacutee des documents dans les langues requises nrsquoest pas suivie strictement ainsi qursquoen teacutemoigne le paragraphe 3 de la section III de la reacutesolution 57283 B adopteacutee par lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale le 15 avril 2003 Tout en constatant qursquoune grande majoriteacute de documents est afficheacutee sur le Seacutedoc conformeacutement aux principes eacutetablis lrsquoInspecteur ne peut que confirmer agrave lrsquoissue de longues recherches sur les deux principales bases de donneacutees du systegraveme (la base laquoDocumentsraquo et la base laquoReacutesolutionsraquo) que dans de nombreux cas effectivement il y a des entorses agrave la politique officielle avec des retards bien supeacuterieurs aux laquoquelques heuresraquo dont parle le Secreacutetariat Cela vaut pour des documents de presque tous les organes dont certains ne sont toujours pas disponibles dans les langues requises plusieurs anneacutees apregraves leur eacutetablissement Par exemple le rapport de la Cinquiegraveme Commission sur le financement de la Mission drsquoobservation des Nations Unies en Sierra Leone (A54686Add1) a eacuteteacute diffuseacute le 11 juin 2000 en arabe en chinois en espagnol et en franccedilais mais au 30 juillet 2003 le Seacutedoc indiquait que le texte original anglais et la version russe eacutetaient laquonon encore parusraquo

25 Drsquoapregraves le Deacutepartement de lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale et de la gestion des confeacuterences il peut arriver que les copies papier soient publieacutees dans toutes les langues requises mais qursquoune ou plusieurs versions linguistiques ne soient pas afficheacutees simultaneacutement sur le Seacutedoc agrave cause drsquoun dysfonctionnement du systegraveme ou parce que certaines versions doivent ecirctre passeacutees au lecteur optique avant de pouvoir y ecirctre introduites Ces problegravemes sont censeacutes ecirctre reacutegleacutes degraves qursquoon srsquoen aperccediloit mais ce nrsquoest apparemment pas toujours le cas Parfois mecircme ces raisons laquocompreacutehensiblesraquo ne peuvent pas justifier le fait que les documents nrsquoont pas eacuteteacute afficheacutes simultaneacutement dans les langues requises ou du moins diffuseacutes dans un deacutelai plus raisonnable Un exemple parmi bien drsquoautres le document A56791-S2002111 contenant une lettre dateacutee du 23 janvier 2002 adresseacutee au Secreacutetaire geacuteneacuteral par le Repreacutesentant permanent du Qatar aupregraves de lrsquoOrganisation des Nations Unies a eacuteteacute publieacute en chinois le 29 janvier 2002 mais ni lrsquooriginal anglais ni les versions dans les quatre autres langues officielles ne figuraient encore sur le Seacutedoc agrave la fin de juillet 2003 Drsquoautres cas analogues sont citeacutes dans lrsquoannexe I c)

26 Sans remettre en cause le principe de la distribution simultaneacutee dans toutes les langues il convient de preacuteciser les exigences reacuteelles de la politique officielle dont le Secreacutetariat lui-mecircme a sans doute contribueacute agrave brouiller les contours Il est inteacuteressant drsquoobserver lrsquoeacutevolution des termes employeacutes pour deacutecrire les langues dans lesquelles les documents publieacutes avant pendant et apregraves les sessions sont censeacutes ecirctre afficheacutes sur le Seacutedoc pour les reacuteunions du Conseil de seacutecuriteacute de lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale et de ses organes subsidiaires du Conseil eacuteconomique et social et de ses organes subsidiaires et du Conseil de tutelle ainsi que pour les confeacuterences convoqueacutees par lrsquoONU Le premier manuel drsquoutilisation du Seacutedoc publieacute en 1994 (STSCSERA37) indiquait que les documents seraient stockeacutes dans toutes les langues officielles de lrsquoONU13 Le texte reacuteviseacute paru environ un an plus tard signalait qursquoune laquooption permettant de [hellip] consulter [les documents] dans drsquoautres languesraquo avait eacuteteacute ajouteacutee pour tenir compte du fait que des documents eacutetaient disponibles en allemand Sous la rubrique laquoInformations geacuteneacuteralesraquo du systegraveme avant la reconfiguration on indiquait plus prudemment que les documents eacutetaient 13 STCSSERA37 par 2

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normalement disponibles dans les six langues officielles mais qursquoils nrsquoeacutetaient pas toujours publieacutes dans les six langues et que les diffeacuterentes versions linguistiques ne paraissaient pas forceacutement toujours en mecircme temps Il eacutetait preacuteciseacute que le systegraveme indiquerait quelles eacutetaient les versions linguistiques disponibles Aujourdrsquohui on trouve simplement la mention suivante laquoLes documents sont disponibles dans les langues officielles des organes ou organismes agrave lrsquointention desquels ils ont eacuteteacute publieacutesraquo

27 Comme lrsquoa rappeleacute le CCI dans son rapport sur le multilinguisme dans le systegraveme des Nations Unies14 les langues dans lesquelles sont publieacutes les documents officiels des organes directeurs varient drsquoune organisation agrave lrsquoautre et parfois mecircme au sein de la mecircme organisation drsquoun organe agrave lrsquoautre Crsquoest le regraveglement inteacuterieur de chaque organe directeur qui eacutedicte les prescriptions agrave respecter en la matiegravere Les deacuteclarations drsquoordre geacuteneacuteral laissant entendre que laquotous les documentsraquo devraient paraicirctre dans toutes les langues officielles peuvent donc induire en erreur Agrave cet eacutegard la mention qui apparaicirct actuellement sur le Seacutedoc mecircme si elle reflegravete mieux les regravegles en vigueur serait encore plus preacutecise si elle eacutetait libelleacutee en ces termes laquoLes documents officiels sont afficheacutes sur le Seacutedoc dans les langues prescrites par le regraveglement inteacuterieur de lrsquoorgane consideacutereacuteraquo Il serait ainsi tenu compte du fait que pour certains organes directeurs par exemple les documents sont disponibles uniquement dans les langues de travail et non pas dans toutes les langues officielles

28 Il faut aussi bien voir que si la plupart des documents de lrsquoONU et des organismes affilieacutes sont conserveacutes dans le Seacutedoc les organes directeurs ne sont pas tous tregraves stricts en ce qui concerne la distribution simultaneacutee dans toutes les langues requises La grande majoriteacute des textes originaux est reacutedigeacutee en anglais (environ 76 mecircme agrave lrsquoONUG) et la tentation est grande de publier drsquoabord les documents dans la langue de soumission et mecircme drsquoen diffuser une version preacuteliminaire (laquoadvance copyraquo) geacuteneacuteralement en anglais minus pratique toleacutereacutee voire reacuteclameacutee par les Eacutetats Membres dans certains cas

C Accegraves au Seacutedoc

a) La politique actuelle

29 Lrsquoaccegraves au Seacutedoc est reacuteserveacute aux utilisateursabonneacutes inscrits auxquels sont attribueacutes un code drsquoidentification et un mot de passe Dans sa reacutesolution 51211 F du 15 septembre 1997 lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale a encourageacute le Secreacutetaire geacuteneacuteral agrave laquoeacutelaborer une politique en vue de poursuivre le deacuteveloppement du systegraveme agrave disques optiques de lrsquoOrganisation des Nations Unies preacutevoyant notamment comment ouvrir le systegraveme moyennant un droit drsquoutilisation agrave quiconque srsquoy inteacuteresse eacutetant entendu que lrsquoaccegraves restera gratuit pour les missions permanentes les missions drsquoobservation et les administrations publiques des Eacutetats Membres chacun de ces derniers disposant au maximum de 10 mots de passe et preacutevoyant eacutegalement de donner accegraves au systegraveme agrave tous les fonctionnaires du Secreacutetariatraquo15 Dans la mecircme reacutesolution lrsquoAssembleacutee a eacutegalement prieacute le Secreacutetaire geacuteneacuteral laquodrsquoeacutelaborer cette politique en tenant compte des besoins particuliers des pays en deacuteveloppement et drsquoautres cateacutegories speacuteciales drsquoutilisateurs eacuteventuelsraquo

14 A5893 (JIUREP200211)

15 Par 1 du dispositif

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La capaciteacute du systegraveme eacutetant limiteacutee on nrsquoa accordeacute aux autres organisations et organismes des Nations Unies qursquoun nombre restreint de mots de passe pour leurs fonctionnaires En ce qui concerne lrsquoaccegraves du grand public on a institueacute un droit drsquoabonnement annuel les organisations agrave but non lucratif beacuteneacuteficiant drsquoune reacuteduction

30 Pour les fonctionnaires de lrsquoONU et les missions permanentes agrave New York agrave Genegraveve et agrave Vienne les demandes drsquoaccegraves et drsquoinscription sont traiteacutees respectivement par le Siegravege lrsquoONUG et lrsquoONUV Ce sont la Section de la vente et de la commercialisation du Deacutepartement de lrsquoinformation agrave New York et lrsquoONUG qui srsquooccupent des abonnements

31 Avec la reconfiguration du systegraveme on peut en accroicirctre la capaciteacute en ajoutant simplement des disques et on peut accueillir davantage drsquoutilisateurs en ajoutant des puces meacutemoire et des processeurs Le nombre de mots de passe par Eacutetat Membre est drsquoabord passeacute de 10 agrave 20 le 28 aoucirct 2001 puis reacutecemment a eacuteteacute porteacute agrave 40 Le but est de supprimer toutes les restrictions drsquoici agrave 2004 et le Secreacutetariat a demandeacute des creacutedits pour lrsquoexercice biennal 2004-2005 afin drsquoorganiser lrsquoaccegraves gratuit de tous les utilisateurs au Seacutedoc

b) Neacutecessiteacute de passer drsquoun accegraves payant agrave un accegraves gratuit

32 Les propositions initiales faites par le CCI en 1989 eacutetaient fondeacutees sur le principe drsquoun systegraveme payant qui procurerait des recettes mais aujourdrsquohui de nombreux arguments militent en faveur de lrsquoaccegraves gratuit au Seacutedoc pour tous les utilisateurs et pour tous les documents rendus publics prise de conscience du droit drsquoaccegraves agrave lrsquoinformation interaction croissante avec la socieacuteteacute civile souci de transparence etc En outre les donneacutees fournies par le Secreacutetariat montrent que le nombre drsquoabonnements va diminuant en partie parce qursquoon peut souvent avoir librement accegraves aux documents sur les sites Web des organisations concerneacutees Dans sa reacutesolution 52214 du 22 deacutecembre 1997 lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale a elle-mecircme prieacute le Secreacutetaire geacuteneacuteral laquode veiller agrave ce que le texte de tous les nouveaux documents rendus publics dans les six langues officielles et des documents drsquoinformation de lrsquoOrganisation des Nations Unies soit afficheacute chaque jour sur le site Web de lrsquoOrganisation et puisse ecirctre consulteacute immeacutediatement par les Eacutetats Membresraquo16 Une fois que ces documents sont sur le site Web ils ne sont pas reacuteserveacutes aux Eacutetats Membres mais peuvent ecirctre consulteacutes par tout le monde Les documents officiels de lrsquoONU ont donc eacuteteacute et continuent agrave ecirctre mis agrave disposition sur le principal site Web de lrsquoOrganisation Ils eacutetaient auparavant copieacutes sur ce site qui faisait ainsi double emploi avec le Seacutedoc

33 Dans un rapport ulteacuterieur le Secreacutetaire geacuteneacuteral a signaleacute agrave lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale que laquopour que les documents eacutetablis agrave lrsquointention des organes deacutelibeacuterants puissent ecirctre disponibles sur lrsquoInternet dans les six langues officielles simultaneacutement il vaudrait mieux donner au public la possibiliteacute drsquoacceacuteder gratuitement au Seacutedoc plutocirct que drsquoadapter le site Web de lrsquoOrganisation pour permettre la consultation des documents ce site nrsquoest en effet pas conccedilu pour servir agrave lrsquoarchivageraquo17 Il a souligneacute la neacutecessiteacute de reacuteviser les dispositions de la reacutesolution 51211 F de lrsquoAssembleacutee relatives agrave la politique drsquoaccegraves au systegraveme et a suggeacutereacute drsquoadapter le site Web de

16 Partie C par 2 du dispositif

17 AC55612 par 12

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lrsquoOrganisation pour y ajouter des liens hypertextes directs avec les documents deacutelibeacuteratoires archiveacutes sur le Seacutedoc

34 Pour sa part commentant le rapport du Secreacutetaire geacuteneacuteral sur la reconfiguration du systegraveme le Comiteacute consultatif pour les questions administratives et budgeacutetaires (CCQAB) srsquoest feacuteliciteacute des progregraves accomplis et a encourageacute le Secreacutetariat laquoagrave poursuivre le projet de maniegravere que toutes les organisations non gouvernementales accreacutediteacutees aient un accegraves illimiteacute et gratuit au systegravemeraquo18

35 La Division de lrsquoinformatique compte que la gratuiteacute drsquoaccegraves se traduira par une augmentation spectaculaire du nombre drsquoutilisateurs publics et considegravere que la capaciteacute du systegraveme nrsquoest pas encore suffisante pour pouvoir faire face agrave un tel afflux Le projet de budget-programme pour lrsquoexercice biennal 2002-2003 preacutevoyait une augmentation de 2 116 800 dollars des Eacutetats-Unis des creacutedits requis pour le mobilier et le mateacuteriel de la Division de lrsquoinformatique mais lrsquoAssembleacutee a deacutecideacute de ne pas approuver ce montant19 La Division affirme que de ce fait elle a eacuteteacute obligeacutee de limiter ses activiteacutes aux opeacuterations indispensables agrave lrsquoOrganisation et qursquoelle a ducirc annuler la plupart des nouveaux projets notamment celui qui concernait lrsquoaccegraves gratuit au Seacutedoc Le Comiteacute de lrsquoinformation srsquoest pencheacute sur la question du libre accegraves agrave sa vingt-cinquiegraveme session lorsqursquoil a examineacute le rapport du Secreacutetaire geacuteneacuteral sur la reacuteorientation des activiteacutes de lrsquoONU dans le domaine de lrsquoinformation et de la communication20 dont lrsquoannexe II exposait entre autres les exigences et les avantages du passage agrave la gratuiteacute Comme il est indiqueacute dans cette annexe la Division de lrsquoinformatique a demandeacute un creacutedit de 1 530 000 dollars des Eacutetats-Unis dans le projet de budget-programme pour lrsquoexercice biennal 2004-2005 afin de laquofinancer lrsquoouverture du Seacutedoc au grand public agrave titre gracieuxraquo Dans son rapport agrave lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale21 le Comiteacute de lrsquoinformation a recommandeacute agrave lrsquoAssembleacutee drsquoaccueillir avec satisfaction laquola proposition du Secreacutetaire geacuteneacuteral tendant agrave offrir au public un accegraves gratuit au Systegraveme de diffusion eacutelectronique des documents de lrsquoOrganisation des Nations Unies gracircce au raccordement au site Web de lrsquoOrganisation qui doit ecirctre examineacutee dans le contexte du projet de budget-programme pour lrsquoexercice biennal 2004-2005raquo22

36 Si le principe de la gratuiteacute drsquoaccegraves est approuveacute par lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale il faudra quand mecircme conserver le systegraveme drsquoinscription pour certains utilisateurs car le Seacutedoc contient non seulement des documents pouvant ecirctre consulteacutes par tous mais encore des documents auxquels lrsquoaccegraves est restreint et continuera agrave ecirctre proteacutegeacute par un mot de passe

18 A56475 par 12

19 Reacutesolution 56253 chap 27 D par 159

20 AAC19820032

21 A5821

22 Ibid projet de reacutesolution B par 71 du dispositif

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c) Les diffeacuterents niveaux drsquoaccegraves

37 Actuellement il y a sept niveaux drsquoaccegraves au Seacutedoc comme lrsquoindique le graphique ci-apregraves Crsquoest le Deacutepartement de lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale et de la gestion des confeacuterences qui srsquoen occupe Selon le niveau drsquoaccegraves qui leur est accordeacute les utilisateurs peuvent se voir refuser le droit de consulter certains documents pourtant stockeacutes dans le Seacutedoc Les niveaux 1 agrave 4 donnent accegraves agrave des documents dont la distribution nrsquoest plus restreinte agrave des documents dont la distribution est geacuteneacuterale agrave des documents publieacutes en un nombre limiteacute drsquoexemplaires (seacuterie L) comme les projets de reacutesolution et agrave des documents provisoires La plupart des utilisateurs ont accegraves au systegraveme jusqursquoau niveau 4 Le niveau 5 est accordeacute aux repreacutesentants et permet drsquoacceacuteder agrave des documents dont la distribution est reacuteserveacutee aux participants comme les documents de seacuteance (CRP) en sus des documents accessibles au niveau 4 Seuls quelques fonctionnaires du Deacutepartement ont droit au niveau 6 qui permet de consulter des documents dont la distribution est restreinte outre les documents accessibles au niveau 5 Le niveau 7 est reacuteserveacute pour lrsquoadministration du Seacutedoc

Niveaux drsquoaccegraves au Seacutedoc

Niveau 7 Administration du Seacutedoc Niveau 6 Traducteurs Niveau 5 Repreacutesentants Niveau 4 Accegraves public

Source Deacutepartement de lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale et de la gestion des confeacuterences et Division de lrsquoinformatique

D Politique concernant lrsquoarrieacutereacute drsquoarchivage

38 Bien qursquoau deacutepart le systegraveme fucirct censeacute conserver la laquodocumentation reacutecente et futureraquo du Secreacutetariat de lrsquoONU le Corps commun drsquoinspection a abordeacute la question de lrsquoarchivage des documents anteacuterieurs dans un rapport (JIUREP8911) qui contenait une recommandation (la recommandation 2) adresseacutee agrave lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale tendant agrave ce que celle-ci eacutetudie laquola possibiliteacute de sous-traiter la saisie sur disques optiques de toute la documentation existante de lrsquoONU ce qui [permettrait] de preacuteserver la meacutemoire institutionnelle de lrsquoOrganisation drsquoassurer un accegraves facile agrave toute la documentation de lrsquoONU et de reacutealiser de substantielles eacuteconomies

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suppleacutementairesraquo23 Les estimations faites alors ont abouti agrave la conclusion que la saisie de tous les documents de confeacuterence deacutejagrave parues (environ 40 agrave 50 millions de pages agrave lrsquoeacutepoque) entraicircnerait une deacutepense non renouvelable de 4 agrave 5 millions de dollars des Eacutetats-Unis

39 Dans un se ses rapports peacuteriodiques sur lrsquoapplication des recommandations du CCI le Secreacutetaire geacuteneacuterale et indiqueacute qursquoil avait tenu compte de la recommandation 2 pour lrsquoeacutetablissement du projet de budget-programme Des creacutedits de plus de 100 000 dollars des Eacutetats-Unis ont eacuteteacute ouverts pour la lecture optique et lrsquoindexage de base de toutes les reacutesolutions adopteacutees par les principaux organes de lrsquoONU jusqursquoen 1992 Cette tacircche a eacuteteacute confieacutee agrave des socieacuteteacutes exteacuterieures qui lrsquoont meneacutee agrave bien en 1995 pour un coucirct drsquoenviron 110 000 dollars avec le concours de la Bibliothegraveque Dag Hammarskjoumlld pour lrsquoindexage Le Secreacutetaire geacuteneacuteral a cependant jugeacute que pour pouvoir inclure reacutetroactivement dans le systegraveme laquodes documents autres que les reacutesolutions et deacutecisions des principaux organes de lrsquoOrganisation qui [paraissaient] manifestement les plus utiles agrave premiegravere vue il faudrait faire de longues recherches ndash et peut-ecirctre disposer drsquoindications de la part des Eacutetats Membres ndash pour deacuteterminer quels [eacutetaient] les documents qui [pouvaient] ecirctre consideacutereacutes comme ldquoimportantsrdquo Eacutetant donneacute lrsquoampleur et lrsquoimportance drsquoun tel projet et compte tenu du montant limiteacute des ressources qui [eacutetaient] disponibles au titre du budget ordinaire une solution pourrait consister agrave creacuteer dans ce but speacutecifique un fonds drsquoaffectation speacuteciale alimenteacute au moyen de contributions volontairesraquo24 LrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale nrsquoa pas donneacute drsquoorientations particuliegraveres ni pris de deacutecision agrave ce sujet

40 Malgreacute cette deacutemarche prudente lrsquoInspecteur relegraveve dans le rapport du Secreacutetaire geacuteneacuteral intituleacute laquoLrsquoinformation au Secreacutetariat plan drsquoactionraquo publieacute en 2000 que le Deacutepartement de lrsquoinformation a entrepris de numeacuteriser les documents de lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale et du Conseil de seacutecuriteacute anteacuterieurs agrave 1993 afin qursquoon puisse les consulter au moyen du Seacutedoc25 En outre sur un site Web eacutetabli par ce mecircme deacutepartement (httpwwwunorgDeptsdhllandmarkamajorhtm) on indique qursquoen 1998 la Bibliothegraveque Dag Hammarskjoumlld a entrepris laquoun programme en vue de la numeacuterisation des documents parlementaires des Nations Unies dans toutes les langues officielles pour les anneacutees 1946-1992 en vue de leur inclusion dans le systegraveme [agrave disques optiques] de lrsquoOrganisationraquo et que laquoce projet de numeacuterisation est lrsquoun des nombreux projets reacutealiseacutes par la Bibliothegraveque Dag Hammarskjoumlld afin drsquoameacuteliorer lrsquoaccegraves multilingue et eacutelectronique agrave la documentation de lrsquoOrganisation des Nations Uniesraquo Les Eacutetats Membres devraient ecirctre mieux informeacutes de lrsquoeacutetat drsquoavancement de ce projet de son champ drsquoapplication et de la date drsquoachegravevement preacutevue

41 La question de lrsquoarrieacutereacute drsquoarchivage comporte trois aspects Le premier concerne les documents anteacuterieurs agrave la mise en œuvre du systegraveme Ceux qui existent deacutejagrave sous forme eacutelectronique peuvent ecirctre plus facilement chargeacutes dans le Seacutedoc Ceux qui sont sur papier seulement doivent ecirctre passeacutes au lecteur optique la question qui se pose ici est de savoir jusqursquoougrave remonter dans le temps et si les ressources ne permettent pas drsquoarchiver tous les documents anciens comment deacuteterminer ceux qui sont laquoimportantsraquo et meacuteritent

23 A44684 par 63

24 A52206 laquoApplication des recommandations du Corps commun drsquoinspection par 10

25 A55780 par 45

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RECOMMANDATION 2

Le Secreacutetaire geacuteneacuteral devrait

a) Rappeler agrave toutes les uniteacutes administratives chargeacutees drsquoafficher des documents sur le Seacutedoc que comme il lrsquoa souligneacute dans le rapport qursquoil a preacutesenteacute agrave lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale agrave sa cinquante-sixiegraveme session (AC55612) elles doivent se conformer strictement agrave la regravegle eacutetablie par la reacutesolution 36117 B du 10 deacutecembre 1981 ainsi qursquoaux reacutesolutions ulteacuterieures de lrsquoAssembleacutee qui prescrivent qursquoaucune version linguistique drsquoun document donneacute pas mecircme la version originale ne doit ecirctre diffuseacutee tant que toutes les autres versions linguistiques requises ne sont pas precirctes agrave ecirctre distribueacutees simultaneacutement

b) Veiller agrave ce que cette regravegle soit preacuteciseacutee et appliqueacutee conformeacutement aux prescriptions du regraveglement inteacuterieur de chaque organe directeur qui concernent les langues de publication des documents

c) Signaler dans son rapport agrave lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale sur le plan des confeacuterences les eacuteventuelles entorses agrave la politique officielle observeacutees dans le Seacutedoc et en donner les raisons

C Depuis que le Seacutedoc est devenu pleinement opeacuterationnel lrsquoaccegraves au systegraveme est accordeacute moyennant lrsquoinscription de lrsquoutilisateurabonneacute auquel est attribueacute un mot de passe Lrsquoaccegraves est gratuit pour les fonctionnaires du Secreacutetariat ainsi que pour les missions permanentes les missions drsquoobservation et drsquoautres services officiels des Eacutetats Membres Le nombre de mots de passe est actuellement limiteacute agrave 40 par Eacutetat Membre Drsquoautres organisations ou organismes des Nations Unies disposent drsquoun nombre tregraves restreint de mots de passe leur permettant drsquoacceacuteder gratuitement au systegraveme Pour les autres utilisateurs lrsquoaccegraves est payant conformeacutement agrave la reacutesolution 51211 F adopteacutee par lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale le 15 septembre 1997 (par 29 agrave 31)

D En deacutecembre 1997 apregraves avoir examineacute un rapport sur la diffusion simultaneacutee des documents deacutelibeacuteratoires dans les six langues officielles sur le site Web de lrsquoONU lrsquoAssembleacutee a eacutegalement demandeacute que le texte de tous les nouveaux documents accessibles au public soit afficheacute sur le site dans toutes ces langues La reconfiguration du systegraveme a permis drsquoen accroicirctre la capaciteacute minus on peut ajouter autant de disques magneacutetiques qursquoon le souhaite minus et le Secreacutetaire geacuteneacuteral a informeacute lrsquoAssembleacutee suite agrave cette demande qursquoil vaudrait mieux que les inteacuteresseacutes aient accegraves gratuitement au Seacutedoc au lieu drsquoutiliser le site Web qui nrsquoeacutetait pas conccedilu pour la consultation des documents Dans le projet de budget-programme pour lrsquoexercice biennal 2004-2005 des creacutedits sont donc preacutevus pour financer le passage agrave la gratuiteacute drsquoaccegraves (par 32 agrave 36)

RECOMMANDATION 3

LrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale pourrait revoir la politique drsquoaccegraves payant au Seacutedoc eacutetablie par sa reacutesolution 51211 F du 15 septembre 1997 et autoriser le Secreacutetaire geacuteneacuteral agrave mettre en œuvre degraves que possible une nouvelle politique drsquoaccegraves gratuit pour tous sous reacuteserve des observations et recommandations du Comiteacute consultatif pour les questions administratives et budgeacutetaires (CCQAB) concernant les creacutedits demandeacutes agrave ce titre dans le projet de budget-programme pour lrsquoexercice biennal 2004-2005

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E Le systegraveme est censeacute srsquoappliquer non seulement agrave la documentation reacutecente et agrave la documentation future mais encore agrave tous les documents anteacuterieurs de lrsquoONU le but eacutetant de faciliter lrsquoaccegraves agrave ces documents et de conserver la meacutemoire institutionnelle de lrsquoOrganisation La Bibliothegraveque Dag Hammarskjoumlld a entrepris en 1998 de numeacuteriser les documents deacutelibeacuteratoires publieacutes entre 1946 et 1992 et a deacutejagrave accompli une bonne partie de la tacircche pour les principaux organes de lrsquoONU Dans les lieux drsquoaffectation ougrave lrsquoarchivage dans le Seacutedoc vient juste de commencer ou a repris apregraves une interruption il peut ecirctre neacutecessaire pour la saisie des documents anteacuterieurs de passer au lecteur optique les textes qui nrsquoexistent pas encore sous forme eacutelectronique Il faudrait consulter les Eacutetats Membres avant de se prononcer sur la question de savoir si le systegraveme devrait comprendre tous les documents publieacutes depuis la creacuteation de lrsquoorganisation ou de lrsquoorgane consideacutereacutes ou seulement les laquodocuments importantsraquo (par 38 agrave 41)

F La question de lrsquoarrieacutereacute drsquoarchivage concerne aussi les documents dont on nrsquoa pas encore reccedilu certaines versions linguistiques en raison surtout du volume de travail des services de traduction Drsquoapregraves le Secreacutetariat les comptes rendus analytiques par exemple ne pourront ecirctre publieacutes dans un deacutelai raisonnable que si lrsquoon renforce nettement les effectifs des six services de traduction ou si lrsquoon preacutevoit des ressources suppleacutementaires consideacuterables pour financer la traduction agrave lrsquoexteacuterieur Pour arriver agrave ameacuteliorer les choses en ce qui concerne les prioriteacutes les deacutelais et les ressources il faudrait dresser un bilan preacutecis de la situation (par 42 agrave 45)

RECOMMANDATION 4

Dans le rapport sur le plan des confeacuterences qursquoil preacutesentera agrave lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale lors de sa cinquante-neuviegraveme session ou au titre drsquoun point plus approprieacute de lrsquoordre du jour le Secreacutetaire geacuteneacuteral devrait fournir des renseignements sur lrsquoeacutetat drsquoavancement du projet de numeacuterisation entrepris par la Bibliothegraveque Dag Hammarskjoumlld et faire le point de la situation en ce qui concerne les documents officiels qui ne sont pas encore parus ou qui ne figurent pas dans le Seacutedoc dans les langues requises et faire des recommandations sur la faccedilon de reacutegler les questions connexes

Questions de gestion (chap II)

G Lrsquoexamen du deacuteroulement des opeacuterations du Seacutedoc montre que la gestion du systegraveme relegraveve agrave la fois de trois deacutepartements du Siegravege et de diffeacuterents offices ou bureaux hors Siegravege Lrsquointroduction de documents dans le systegraveme fait partie inteacutegrante du processus global de gestion de la documentation Au Siegravege cette tacircche eacutetait auparavant confieacutee au Deacutepartement des services de confeacuterence puis elle a eacuteteacute assigneacutee en 1997 agrave la Division de lrsquoinformatique du Bureau des services centraux drsquoappui qui deacutepend du Deacutepartement de la gestion Agrave lrsquoONUG agrave lrsquoONUV et agrave lrsquoONUN elle est toujours exeacutecuteacutee par les divisions responsables des services de confeacuterence Le Deacutepartement de lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale et de la gestion des confeacuterences est chargeacute entre autres de surveiller de coordonner et drsquoameacuteliorer dans leur ensemble la gestion et le fonctionnement des services de confeacuterence de lrsquoONU Quand on constate que le controcircle de la qualiteacute lrsquoorientation et le suivi laissent agrave deacutesirer cela signifie qursquoune meilleure coordination est neacutecessaire entre tous les services qui participent agrave la gestion du Seacutedoc et que leurs rocircles respectifs doivent ecirctre preacuteciseacutes (par 46 agrave 52)

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RECOMMANDATION 5

Le Secreacutetaire geacuteneacuteral devrait revoir la gestion drsquoensemble du Seacutedoc et eacutetudier srsquoil y a lieu de confier de nouveau la fonction drsquointroduction des documents dans le systegraveme au Siegravege au Deacutepartement de lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale et de la gestion des confeacuterences

H Indeacutependamment du projet de libre accegraves au Seacutedoc il convient de faire plus largement connaicirctre les possibiliteacutes de consultation offertes par cet outil comme lrsquoa deacutejagrave suggeacutereacute le CCQAB dans un rapport anteacuterieur Drsquoapregraves des donneacutees fournies par la Division de lrsquoinformatique les Eacutetats Membres eux-mecircmes ne profitent pas suffisamment des 40 mots de passe qui ont eacuteteacute attribueacutes agrave chacun drsquoentre eux Mis agrave part le personnel de lrsquoONU proprement dit les fonctionnaires des autres organisations ou organismes dont les documents sont afficheacutes sur le Seacutedoc en particulier ceux qui travaillent sur le terrain nrsquoont apparemment pas accegraves au systegraveme (par 53 agrave 58)

I La Division de lrsquoinformatique a creacuteeacute une fonction drsquoaccegraves direct permettant lrsquoeacutetablissement drsquohyperliens entre les sites Web autoriseacutes et le Seacutedoc ce dont pourraient profiter diffeacuterents sites outre celui de lrsquoONU Il faudrait aussi former davantage de personnes agrave lrsquoutilisation du systegraveme avec le concours de lrsquoInstitut des Nations Unies pour la formation et la recherche (UNITAR) et des centres drsquoinformation des Nations Unies (par 59 agrave 62)

RECOMMANDATION 6

Pour mieux faire connaicirctre le Seacutedoc agrave tous les inteacuteresseacutes et pour en promouvoir lrsquoutilisation

a) LrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale pourrait inviter les Eacutetats Membres agrave faire plus largement profiter du systegraveme leurs missions diplomatiques selon qursquoil conviendra ainsi que leurs administrations publiques en particulier celles qui srsquooccupent de questions lieacutees aux travaux des organes directeurs dont les documents sont afficheacutes sur le Seacutedoc

b) En attendant que le systegraveme soit gratuit pour tout le monde on devrait assurer et encourager lrsquoaccegraves des fonctionnaires des organisations autres que lrsquoONU proprement dite dont les documents sont afficheacutes sur le Seacutedoc

c) Le Secreacutetaire geacuteneacuteral devrait encourager tous les deacutepartements toutes les commissions reacutegionales et toutes les organisations dont les documents sont afficheacutes sur le Seacutedoc agrave lrsquoindiquer sur leurs propres sites Web et agrave obtenir lrsquoautorisation neacutecessaire pour beacuteneacuteficier de la fonction drsquoaccegraves direct on devrait en particulier pouvoir acceacuteder directement au texte des jugements du Tribunal administratif des Nations Unies (TANU) agrave partir des principaux sites Web eacutetablis par le Siegravege et les grands lieux drsquoaffectation de lrsquoOrganisation

d) Le Secreacutetaire geacuteneacuteral devrait chaque fois que possible prendre des dispositions pour offrir des stages de formation de base agrave lrsquoutilisation du Seacutedoc fondeacutes sur lrsquoexpeacuterience acquise lors des stages organiseacutes chaque anneacutee au Siegravege des ceacutedeacuteroms contenant des modules de formation dans diffeacuterentes langues pourraient ecirctre eacutetablis agrave lrsquointention des centres drsquoinformation des Nations Unies et drsquoautres services selon que de besoin ainsi que pour drsquoautres utilisateurs inteacuteresseacutes

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J Le CCQAB est drsquoavis qursquoil faudrait mettre en place un meacutecanisme permettant de savoir si les utilisateurs sont satisfaits du Seacutedoc La satisfaction des utilisateurs est en effet essentielle si lrsquoon veut que le systegraveme devienne lrsquooutil privileacutegieacute de recherche et de consultation des documents officiels Une surveillance efficace permettrait de mieux tenir compte du fait que les besoins varient selon les utilisateurs La satisfaction des utilisateurs deacutepend aussi de la convivialiteacute des diverses fonctions de recherche qui doivent ecirctre faciles agrave utiliser mecircme pour les personnes qui ne consultent qursquooccasionnellement le systegraveme et qui ne savent pas tregraves bien comment se preacutesentent les documents de lrsquoONU Agrave cet eacutegard la recherche par cote est de loin la solution la plus commode pour lrsquoutilisateur moyen mais actuellement la rubrique laquoInformations geacuteneacuteralesraquo du Seacutedoc ne donne pas assez drsquoindications au sujet des cotes correspondant aux diffeacuterents organes dont les documents sont disponibles sur le systegraveme En outre lrsquoaccegraves aux documents de seacuteance (CRP) devrait ecirctre faciliteacute lorsque ces documents contiennent des donneacutees de base utiles ou sont par ailleurs librement accessibles comme ceux du Programme des Nations Unies pour le deacuteveloppement (PNUD) (par 66 agrave 77)

RECOMMANDATION 7

Le Secreacutetaire geacuteneacuteral devrait prendre des mesures pour ameacuteliorer la satisfaction des utilisateurs et la convivialiteacute du Seacutedoc Il conviendrait notamment

a) De faire une enquecircte de satisfaction aupregraves drsquoun eacutechantillon drsquoutilisateurs comprenant des Eacutetats Membres des traducteurs et certaines cateacutegories drsquoutilisateurs appartenant au grand public

b) De revoir et drsquoactualiser la rubrique du Seacutedoc intituleacutee laquoInformations geacuteneacuteralesraquo pour aider les utilisateurs agrave mieux comprendre les cotes correspondant aux organes dont les documents officiels figurent dans le systegraveme on pourrait en particulier eacutetablir un hyperlien avec une annexe III reacuteviseacutee du document STLIB34Rev2 intituleacute laquoDocumentation de lrsquoOrganisation des Nations Unies Guide succinctraquo cette annexe qui donne la liste des indicatifs de seacuteries de cotes des principaux organes de lrsquoONU devrait ecirctre revue et compleacuteteacutee de faccedilon agrave inclure les cotes des documents de toutes les organisations couvertes par le systegraveme

c) De veiller agrave ce que la version arabe du document STLIB34Rev2 qui nrsquoest actuellement pas disponible sur le Seacutedoc soit publieacutee en temps utile aux fins de lrsquoapplication de la recommandation 7 formuleacutee agrave lrsquoalineacutea b) ci-dessus

d) De revoir la politique drsquoaccegraves aux CRP et de consulter en particulier le PNUD quant agrave la possibiliteacute de diffuser sur le Seacutedoc sans restrictions tous les documents de seacuteance soumis au Conseil drsquoadministration que lrsquoon peut consulter librement sur le site Web du Programme

K Bien que les offices hors Siegravege aient en principe eacuteteacute ducircment consulteacutes au preacutealable la strateacutegie concernant les technologies de lrsquoinformation et de la communication (TIC) preacutesenteacutee par le Secreacutetaire geacuteneacuteral agrave lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale lors de sa cinquante-septiegraveme session ne contient que deux projets relatifs au Seacutedoc au Siegravege et ne mentionne pas les incidences que pourrait avoir lrsquoextension du systegraveme aux lieux drsquoaffectation ougrave il nrsquoest pas encore appliqueacute

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Dans sa reacutesolution 57304 du 15 avril 2003 lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale a entre autres prieacute le Secreacutetaire geacuteneacuteral laquode faire en sorte que les besoins en matiegravere de technologies de lrsquoinformation et des communications des divers lieux drsquoaffectation et des commissions reacutegionales en particulier se situaient dans le pays en deacuteveloppement soient pleinement pris en compte dans ladite strateacutegie et que les dispositions voulues soient prises pour que ces technologies soient mises en œuvre dans ces bureauxraquo (par 78 et 79)

L Vu la rapiditeacute de lrsquoinnovation technique le systegraveme reconfigureacute aura sans doute une dureacutee utile infeacuterieure agrave celle du systegraveme initial agrave disques optiques qui a eacuteteacute utiliseacute pendant pregraves drsquoune deacutecennie Drsquoaucuns estiment que le Seacutedoc est peut-ecirctre deacutejagrave deacutepasseacute car il nrsquoutilise pas les normes modernes des systegravemes de gestion des documents Drsquoautre part la fonction de responsable de lrsquoinformatique devant ecirctre bientocirct inteacutegreacutee dans la structure du Secreacutetariat il importe de veiller agrave ce que le futur Seacutedoc soit conccedilu dans le cadre drsquoune strateacutegie coheacuterente et coordonneacutee de gestion eacutelectronique des documents le manque de coordination srsquoeacutetant jusqursquoagrave preacutesent traduit par lrsquoeacutetablissement de systegravemes le plus souvent autonomes (par 80 agrave 83)

RECOMMANDATION 8

Le Secreacutetaire geacuteneacuteral devrait inclure dans les TIC tous les aspects correspondant de lrsquoapplication du Seacutedoc dans les offices hors Siegravege et veiller agrave ce que une fois nommeacute le responsable de lrsquoinformatique lrsquoeacutevolution future du systegraveme soit consideacutereacutee dans le cadre plus geacuteneacuteral drsquoune strateacutegie coheacuterente et coordonneacutee de gestion eacutelectronique des documents agrave lrsquoONU

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INTRODUCTION

Historique

1 Le systegraveme initial agrave disques optiques a eacuteteacute mis en place agrave lrsquoONU agrave la suite de trois rapports du Corps commun drsquoinspection (CCI) un rapport sur les problegravemes et les coucircts du stockage dans les organismes des Nations Unies (JIUREP869)1 un additif agrave ce document (JIUREP876)2 et un rapport intituleacute laquoDu projet pilote de disques optiques agrave lrsquoONUG agrave un systegraveme agrave disques optiques pour lrsquoONUraquo (JIUREP8911)3 Le projet pilote ayant donneacute de bons reacutesultats agrave lrsquoOffice des Nations Unies agrave Genegraveve (ONUG) les Inspecteurs laquoont abouti agrave la conclusion que le concept combinant la technologie du disque optique et la transmission de donneacutees agrave grande distance et agrave grande vitesse ne reacutevolutionnerait pas seulement la production le stockage et la distribution des documents mais permettrait aussi ils en [eacutetaient] fermement convaincus drsquoattendre une fois qursquoil serait inteacutegralement mis en application une productiviteacute accrue et des eacuteconomies massives de papier de machines de personnel de coucircts drsquoexpeacutedition de places de stockage etc (ce qui en derniegravere analyse [reacuteduirait] de faccedilon significative les deacutepenses de confeacuterence)raquo4 Le systegraveme proposeacute est devenu pleinement opeacuterationnel agrave lrsquoONUG et au Siegravege (New York) pendant la peacuteriode 1991-1992 et a ensuite eacuteteacute eacutetendu agrave drsquoautres lieux drsquoaffectation

2 En 1998-1999 en raison de la croissance exponentielle du nombre de documents stockeacutes sur disques optiques ainsi que du nombre drsquoutilisateurs et du fait que le systegraveme reposait sur des logiciels proteacutegeacutes et une technologie qui datait du deacutebut des anneacutees 90 le Secreacutetariat a ducirc envisager une reconfiguration tacircche entreprise par la Division de lrsquoinformatique Le nouveau systegraveme utilise des disques magneacutetiques et non plus optiques pour stocker les donneacutees Lrsquoexpression laquosystegraveme agrave disques optiquesraquo nrsquoeacutetant plus exacte du point de vue technique on lrsquoa rebaptiseacute laquoSystegraveme de diffusion eacutelectronique des documentsraquo (Seacutedoc) en franccedilais minus et pour ne pas avoir agrave changer de sigle laquoOfficial Documents Systemraquo (ODS) en anglais

Objectif du rapport et meacutethode

3 Le principal objectif de ce rapport du Corps commun est drsquoeacutetudier a) si lrsquoapplication du Seacutedoc jusqursquoagrave ce jour a eacuteteacute pleinement conforme aux deacutecisions prises par lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale et le Secreacutetaire geacuteneacuteral b) si la gestion du systegraveme soulegraveve encore des questions dont le regraveglement pourrait contribuer agrave ameacuteliorer encore le Seacutedoc en tant que dispositif drsquoarchivage et de recherche des documents de lrsquoONU et de mieux reacutepondre aux besoins de tous les inteacuteresseacutes

1 A41806

2 A42724 laquoLes problegravemes et les coucircts du stockage dans les organismes des Nations Unies (Additif)raquo

3 A44684

4 Ibid par 3

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4 LrsquoInspecteur non seulement srsquoest entretenu avec des fonctionnaires du Siegravege de lrsquoONUG de lrsquoOffice des Nations Unies agrave Nairobi (ONUN) et de la Commission eacuteconomique pour lrsquoAfrique (CEA) mais encore a consulteacute des centaines drsquoentreacutees sur le Seacutedoc pour veacuterifier les langues de diffusion et voir si la politique drsquoaffichage simultaneacutee des documents dans toutes les langues requises eacutetait respecteacutee La veacuterification a porteacute sur des documents de tous les principaux organes de lrsquoONU et de plusieurs de leurs organes subsidiaires publieacutes au Siegravege (New York) agrave lrsquoONUG et agrave lrsquoOffice des Nations Unies agrave Vienne (ONUV) ainsi que sur des documents des commissions reacutegionales du Programme des Nations Unies pour le deacuteveloppement (PNUD) du Fonds des Nations Unies pour la population (FNUAP) du Fonds des Nations Unies pour lrsquoenfance (UNICEF) de la Confeacuterence des Nations Unies sur le commerce et le deacuteveloppement (CNUCED) du Haut-Commissariat des Nations Unies pour les reacutefugieacutes (HCR) du Haut-Commissariat des Nations Unies aux droits de lrsquohomme de lrsquoOrganisation des Nations Unies pour le deacuteveloppement industriel (ONUDI) du Programme des Nations Unies pour lrsquoenvironnement (PNUE) du Programme des Nations Unies pour les eacutetablissements humains (ONU-Habitat) du Conseil des chefs de secreacutetariat des organismes des Nations Unies pour la coordination (CCS) qui a remplaceacute le Comiteacute administratif de coordination (CAC) et du Tribunal administratif des Nations Unies (TANU) Pour les lieux drsquoaffectation ougrave la mise en œuvre du Seacutedoc nrsquoa pas encore commenceacute ou a eacuteteacute interrompue lrsquoInspecteur a chercheacute agrave obtenir des indications concernant la date agrave laquelle le systegraveme pourrait devenir pleinement opeacuterationnel et sur les principaux obstacles rencontreacutes le cas eacutecheacuteant

5 Le rapport portant la cote JIUREP8911 contenait une recommandation (la recommandation 3) aux termes de laquelle les organes deacutelibeacuterants eacutetaient inviteacutes agrave eacutetudier laquola possibiliteacute drsquoinstaller des systegravemes opeacuterationnels pour leur propre compteraquo Au sujet de lrsquoapplication de cette recommandation le Secreacutetaire geacuteneacuteral a fait observer en juin 1997 que laquola possibiliteacute drsquoavoir accegraves au systegraveme agrave disques optiques par Internet ougrave que lrsquoon se trouve dans le monde [avait] susciteacute un regain drsquointeacuterecirct pour ce systegraveme parmi tous les organismes des Nations Unies Au lieu de mettre en place leurs propres systegravemes les institutions pourraient envisager drsquoutiliser comme systegraveme commun une version eacutelargie du systegraveme actuel agrave disques optiques baseacute agrave New York et agrave Genegraveveraquo5 La reconfiguration du systegraveme aurait pu ecirctre lrsquooccasion recircveacutee drsquoeacutetudier avec les institutions la viabiliteacute drsquoun tel meacutecanisme mais lrsquoONU a malheureusement poursuivi ses propres plans sans les consulter au preacutealable La preacutesente eacutevaluation de lrsquoapplication du Seacutedoc ne porte donc pas sur la faccedilon dont les organisations et organismes autres que ceux qui sont mentionneacutes au paragraphe 4 stockent et recherchent les documents officiels

6 LrsquoInspecteur remercie tous ceux qui ont contribueacute agrave lrsquoeacutetablissement du preacutesent rapport en lui fournissant des donneacutees ou en formulant des observations

5 A52206 par 11

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I QUESTIONS DE POLITIQUE GEacuteNEacuteRALE

A Champ drsquoapplication du systegraveme

a) Cadre

Le plan initial pour un systegraveme agrave disques optiques

7 Dans son rapport publieacute sous la cote JIUREP8911 le Corps commun drsquoinspection avait recommandeacute a) qursquoun systegraveme agrave disques optiques pleinement opeacuterationnel pour le stockage et la recherche de la documentation reacutecente et future soit installeacute au Secreacutetariat de lrsquoOrganisation des Nations Unies et que des ressources approprieacutees soient preacutevues agrave cette fin dans le budget de lrsquoexercice biennal 1990-1991 (recommandation 1) b) que lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale eacutetudie la possibiliteacute de sous-traiter la saisie sur disques optiques de toute la documentation existante de lrsquoONU afin de preacuteserver la meacutemoire institutionnelle de lrsquoOrganisation drsquoassurer un accegraves facile agrave toute la documentation de lrsquoONU et de reacutealiser de substantielles eacuteconomies suppleacutementaires (recommandation 2)

8 LrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale a prieacute le Secreacutetaire geacuteneacuteral a) laquode mettre en œuvre le systegraveme agrave disques optiques tel que deacutecrit par le Corps commun drsquoinspection conformeacutement aux recommandations du Comiteacute consultatif pour les questions administratives et budgeacutetaires et compte tenu des vues exprimeacutees par les Eacutetats Membres agrave sa quarante-quatriegraveme sessionraquo b) laquodrsquoeacutetablir un rapport contenant un plan deacutetailleacute de mise en œuvre geacuteneacuterale du systegraveme [y compris] dans les commissions reacutegionales et autres lieux drsquoaffectation ainsi que les incidences du systegraveme sur lrsquoaccegraves des Eacutetats Membres agrave la documentation une analyse coucircts-avantages et tous autres renseignements techniques et financiers pertinents et de le lui preacutesenter agrave sa quarante-cinquiegraveme sessionraquo6

9 En reacuteponse agrave cette demande le Secreacutetaire geacuteneacuteral a soumis un premier rapport7 dont lrsquoexamen a eacuteteacute repousseacute agrave la quarante-sixiegraveme session pour laquelle il a eacutetabli un rapport compleacutementaire deacutecrivant un plan drsquoapplication en trois phases8 Pendant les phases I et II qui devaient ecirctre exeacutecuteacutees pendant les exercices biennaux 1990-1991 et 1992-1993 respectivement un systegraveme pleinement opeacuterationnel devait ecirctre installeacute drsquoabord agrave lrsquoOffice des Nations Unies agrave Genegraveve puis au Siegravege agrave New York permettant de stocker et de consulter les documents publieacutes aux deux endroits Lrsquoaccegraves au systegraveme eacutetait au deacutepart limiteacute aux utilisateurs du Secreacutetariat et agrave un nombre restreint de missions permanentes Au cours de la phase III pendant lrsquoexercice biennal 1994-1995 on devait deacutevelopper le systegraveme laquopour lrsquoeacutetendre agrave lrsquoOffice des Nations Unies agrave Vienne aux commissions reacutegionales agrave Nairobi et agrave un certain nombre drsquoautres lieux drsquoaffectation de lrsquoONU et pour permettre aux Eacutetats Membres et autres utilisateurs des documents de confeacuterence de lrsquoONU drsquoy acceacuteder agrave lrsquoeacutechelle mondiale par lrsquointermeacutediaire des reacuteseaux publicsraquo9

6 Reacutesolution 44201 B de lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale sect XVI partie II par 2 et 3

7 AC54558

8 AC54626

9 Ibid par 14

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10 Par sa reacutesolution 46185 B (sect V par 3) lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale a approuveacute la phase II sous reacuteserve de la preacutesentation drsquoun rapport deacutetailleacute sur lrsquoachegravevement de la phase I Ce rapport a eacuteteacute soumis par le Secreacutetaire geacuteneacuteral qui preacutevoyait notamment pour la phase III le stockage drsquoun million de pages par an et recommandait aussi laquoqursquoapregraves 1993 la capaciteacute du systegraveme soit augmenteacutee dans la limite des ressources disponibles et conformeacutement aux dispositions des budgets-programmes approuveacutesraquo10

Le systegraveme reconfigureacute

11 Comme on lrsquoa indiqueacute dans lrsquointroduction lrsquoaugmentation rapide du volume des donneacutees stockeacutees sur disques optiques et du nombre drsquoutilisateurs ont conduit le Secreacutetariat agrave envisager un renforcement de la puissance du systegraveme et finalement son remplacement Dans lrsquoexposeacute qursquoil a preacutesenteacute agrave la Cinquiegraveme Commission en novembre 1999 le Secreacutetaire geacuteneacuteral adjoint agrave lrsquoadministration et agrave la gestion a deacuteclareacute que de 1996 au premier semestre de 1999 le nombre de documents stockeacutes sur disques optiques eacutetait passeacute de 64 524 agrave 117 670 la capaciteacute des bases de donneacutees de 9638 meacutega-octets agrave 1 795 meacutega-octets (autrement dit elle avait presque doubleacute) et le nombre drsquoutilisateurs de 1 326 agrave 6 987

12 Apregraves que le feu vert eut eacuteteacute donneacute un prototype a eacuteteacute mis au point en feacutevrier 2000 et agrave lrsquoissue drsquoessais concluants il a eacuteteacute deacutecideacute drsquoaller de lrsquoavant et de proceacuteder agrave une refonte complegravete du systegraveme Le nouveau systegraveme a eacuteteacute mis en œuvre en deux phases La premiegravere a commenceacute au deacutebut de lrsquoan 2000 et srsquoest acheveacutee au deacutebut du mois de septembre 2001 Il srsquoagissait de transposer lrsquoancien systegraveme dans un nouvel environnement totalement inteacutegreacute au Web et fondeacute sur Windows 2000 et Lotus Notes La deuxiegraveme phase a consisteacute agrave ajouter une fonction drsquoappui multilingue qui est devenue opeacuterationnelle le 4 feacutevrier 2002 et permet aux utilisateurs drsquoacceacuteder au systegraveme et de rechercher des documents en employant nrsquoimporte laquelle des six langues officielles de lrsquoONU alors qursquoauparavant la recherche ne pouvait se faire qursquoen anglais et en franccedilais

13 Drsquoapregraves les chiffres fournis par la Division de lrsquoinformatique le coucirct total de la reconfiguration et de la mise au point du nouveau systegraveme a eacuteteacute estimeacute agrave 1 803 788 dollars des Eacutetats-Unis dont 922 188 dollars ont eacuteteacute consacreacutes en 2000 et en 2001 aux nouveaux logiciels drsquoapplication 381 600 dollars au financement de la deuxiegraveme phase et 500 000 dollars agrave lrsquoachat du mateacuteriel

14 Le nouveau systegraveme ne fait pas lrsquoobjet drsquoun droit de proprieacuteteacute et crsquoest lrsquoONU qui deacutetient maintenant le code source de son programme drsquoapplication Depuis le 1er juin 2002 la Division de lrsquoinformatique assure la maintenance et lrsquoexploitation du systegraveme fonctions auparavant confieacutees agrave une socieacuteteacute priveacutee Agrave lrsquoavenir elle pourra donc mettre au point de nouvelles applications dans le cadre de la gestion des connaissances en se fondant sur des informations sur le Seacutedoc La reconfiguration de 2001 ne srsquoest pas accompagneacutee drsquoun changement de politique en ce qui concerne le champ drsquoapplication final du systegraveme (organisations et lieux drsquoaffectation agrave couvrir) les orientations restant les mecircmes qursquoen 1993

10 AC54718Add1 par 20

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b) Champ drsquoapplication actuel du Seacutedoc

Situation au Siegravege agrave lrsquoONUG et agrave lrsquoONUV

15 Les documents stockeacutes en ligne dans les bases de donneacutees du Siegravege et de lrsquoONUG comprennent les documents publieacutes avant pendant et apregraves les sessions ou reacuteunions de lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale et de ses organes subsidiaires du Conseil de seacutecuriteacute du Conseil eacuteconomique et social et de ses organes subsidiaires ainsi que du Conseil de tutelle Ils comprennent aussi les documents deacutelibeacuteratoires du PNUD du FNUAP et de lrsquoUNICEF et ceux qui sont publieacutes pour les reacuteunions du HCR du Haut-Commissariat aux droits de lrsquohomme de la CNUCED et de la Commission eacuteconomique pour lrsquoEurope (CEE) Les documents eacutetablis agrave lrsquoONUV depuis 1997 y compris ceux de lrsquoONUDI sont stockeacutes sur le Seacutedoc gracircce agrave une liaison de teacuteleacutecommunication avec Genegraveve Les documents eacutetablis pour des confeacuterences mondiales organiseacutees sous lrsquoeacutegide de lrsquoONU sont aussi stockeacutes dans les bases de donneacutees du systegraveme Drsquoautres types de documents comme des textes administratifs et certains avis de vacance de poste sont eacutegalement archiveacutes

Situation dans drsquoautres offices hors Siegravege

16 Pour le Corps commun drsquoinspection les principaux objectifs du systegraveme initial agrave disques optiques pour la gestion des documents de lrsquoONU eacutetaient les suivants a) offrir un moyen de stockage plus eacuteconomique et plus sucircr b) acceacuteleacuterer la distribution agrave lrsquoeacutechelle mondiale et en reacuteduire le coucirct c) faciliter la consultation des documents par des utilisateurs du monde entier La disponibiliteacute immeacutediate de tous les documents de lrsquoONU et la conservation de la meacutemoire institutionnelle de lrsquoOrganisation figuraient parmi les laquoavantages eacutevidentsraquo du systegraveme mis en relief par le CCI dans son rapport publieacute sous la cote JIUREP8911 Le systegraveme proposeacute pour lrsquoarchivage et la recherche des documents officiels devait donc couvrir lrsquoOrganisation tout entiegravere principe clairement approuveacute par lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale dans sa reacutesolution 44201 B dont il a eacuteteacute question plus haut

17 Le systegraveme est devenu pleinement opeacuterationnel agrave lrsquoONUG et au Siegravege il y a pregraves de 10 ans et les raisons qui militent en faveur drsquoune couverture complegravete de lrsquoOrganisation sont aujourdrsquohui plus impeacuterieuses que jamais car tous les lieux drsquoaffectation concerneacutes accueillent des organes directeurs pour lesquels des documents officiels sont eacutetablis agrave des fins drsquoexamen Ces documents sont afficheacutes pendant un certain temps sur les sites Web respectifs de ces lieux drsquoaffectation mais cela ne saurait remplacer lrsquoutilisation du Seacutedoc pour le stockage et la recherche des documents deacutelibeacuteratoires Pour lrsquoONU lrsquoobjectif premier de ce systegraveme devrait rester la conservation de la meacutemoire institutionnelle de lrsquoOrganisation dans son ensemble ainsi que la facilitation de lrsquoaccegraves agrave tous les documents officiels et de leur recherche

18 Il convient de rappeler la deacutefinition du terme laquodocumentraquo dans le contexte onusien qui est donneacute au paragraphe 2 de lrsquoinstruction administrative STAI189Add3Rev2 laquoUn document est un texte soumis pour examen agrave un organe principal ou subsidiaire de lrsquoOrganisation des Nations Unies et porte habituellement sur une ou plusieurs questions inscrites agrave lrsquoordre du jour de lrsquoorgane concerneacuteraquo En outre pour appliquer un systegraveme comme le Seacutedoc il faut tenir ducircment compte de lrsquoorganisation du Secreacutetariat exposeacutee dans la circulaire STSGB19975 du Secreacutetaire geacuteneacuteral dateacutee du 12 septembre 1997 aux termes de laquelle (sect 1) laquoLe Secreacutetariat qui est lrsquoun des organes principaux de lrsquoONU a son siegravege agrave New York

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Les autres lieux drsquoaffectation principaux sont Addis-Abeba Bangkok Beyrouth Genegraveve Nairobi Santiago et Vienneraquo

19 Au fil des ans dans le cadre de la mise en œuvre progressive du Seacutedoc les commissions reacutegionales autres que la CEE et les offices hors siegravege autres que lrsquoONUG et lrsquoONUV se sont comporteacutes diffeacuteremment en ce qui concerne lrsquointroduction de leurs documents dans le systegraveme comme il ressort du tableau de lrsquoannexe I b) Les documents de la Commission eacuteconomique et sociale pour lrsquoAsie occidentale (CESAO) y sont archiveacutes depuis octobre 2000 mais lrsquoapplication du Seacutedoc a eacuteteacute de courte dureacutee pour ceux de la Commission eacuteconomique et sociale pour lrsquoAsie et le Pacifique (CESAP) de la Commission eacuteconomique pour lrsquoAmeacuterique latine et les Caraiumlbes (CEPALC) et des deux organismes baseacutes agrave Nairobi (le PNUE et ONU-Habitat) et agrave la fin de juin 2003 aucun des documents concernant les reacuteunions des organes directeurs de la CEA nrsquoavait encore eacuteteacute chargeacute Hormis lrsquoONUG lrsquoONUV la CEE et la CESAO les lieux drsquoaffectation semblent avoir eacuteteacute traiteacutes surtout comme des laquoutilisateursraquo et ne pas avoir eacuteteacute suffisamment consideacutereacutes comme des laquopourvoyeursraquo du systegraveme dans le cadre drsquoune politique globale drsquoapplication du Seacutedoc agrave lrsquoeacutechelle du Secreacutetariat

c) Incidences drsquoune couverture complegravete de lrsquoOrganisation

20 Consideacuterant les estimations de la Division de lrsquoinformatique en ce qui concerne le mateacuteriel et les logiciels neacutecessaires pour un serveurposte de travail destineacute agrave lrsquointroduction des documents on aurait pu commencer agrave appliquer le Seacutedoc dans tous les lieux drsquoaffectation restants pendant lrsquoexercice biennal en cours au moyen des ressources disponibles sauf peut-ecirctre lagrave ougrave lrsquoacquisition drsquoun lecteur optique rapide (qui coucircte en moyenne entre 7 000 et 10 000 dollars des Eacutetats-Unis) peut poser un problegraveme comme agrave Nairobi en particulier Agrave propos de ce lieu drsquoaffectation rappelons que bien que lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale dans sa reacutesolution 5222011 ait prieacute le Secreacutetaire geacuteneacuteral laquodrsquoaligner les arrangements financiers de lrsquoOffice des Nations Unies agrave Nairobi sur ceux des autres bureaux administratifs analogues de lrsquoOrganisationraquo la Division des services de confeacuterence de lrsquoONUN est toujours beaucoup trop tributaire des ressources extrabudgeacutetaires (provenant du PNUE et drsquoONU-Habitat) Addis-Abeba et Nairobi eacutetant devenus deux lieux drsquoaccueil importants pour les confeacuterences et les reacuteunions organiseacutees sous lrsquoeacutegide de lrsquoONU il est indispensable drsquoy mettre en œuvre le Seacutedoc Dans ces deux villes lrsquoInspecteur a constateacute que les inteacuteresseacutes avaient hacircte de commencer agrave charger les documents dans le systegraveme LrsquoONUN a indiqueacute que tous les documents officiels du PNUE et drsquoONU-Habitat publieacutes apregraves 1991 qui eacutetaient deacutejagrave sous forme eacutelectronique pourraient ecirctre chargeacutes avant la fin de 2003 Pour sa part la CEA srsquoest engageacutee agrave commencer agrave charger les documents degraves que certaines questions administratives auraient eacuteteacute reacutegleacutees La CESAO a fait savoir qursquoen octobre 2000 elle avait entrepris drsquoindexer les documents publieacutes depuis 1974 en arabe et en anglais et de les passer au lecteur optique en vue de leur affichage sur le Seacutedoc et qursquoelle comptait achever cette tacircche en 2004

21 Agrave la reacuteunion tenue en juin 2003 par le Comiteacute directeur pour la modernisation et la gestion inteacutegreacutee des bibliothegraveques de lrsquoONU il a eacuteteacute convenu que la Bibliothegraveque Dag Hammarskjoumlld fournirait une assistance aux commissions reacutegionales pouvant creacuteer des versions en format PDF de la documentation locale et les envoyer agrave la Bibliothegraveque en vue de leur combinaison avec des 11 Par 101

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meacutetadonneacutees et de leur teacuteleacutechargement dans le Seacutedoc La Division de lrsquoinformatique collaborait deacutejagrave avec la CEPALC pour permettre le chargement direct de ses documents officiels dans le Seacutedoc au Siegravege agrave partir de Santiago Agrave la mecircme reacuteunion la CESAP et lrsquoONUN ont indiqueacute qursquoils eacutetaient tout disposeacutes agrave reprendre leurs efforts en vue de charger eux-mecircmes leurs documents Agrave la fin de juillet 2003 la situation geacuteneacuterale dans les offices hors siegravege eacutetait meilleure qursquoagrave la fin de 2002 la CEA la CEPALC et lrsquoONUN travaillaient au chargement des documents Reacutetrospectivement lrsquoInspecteur estime que dans les cas ougrave le Seacutedoc nrsquoa pas eacuteteacute mis en œuvre pour une raison ou pour une autre les lieux drsquoaffectation consideacutereacutes auraient ducirc ecirctre tenus de soumettre leurs documents officiels en vue drsquoun archivage et drsquoune recherche centraliseacutes Le retard pris dans lrsquoapplication du systegraveme dans ces lieux drsquoaffectation est peut-ecirctre ducirc en partie agrave ce que le Siegravege nrsquoa pas fourni de directives claires et nrsquoa pas exerceacute le controcircle voulu

B Politique concernant lrsquoaffichage des documents dans les diffeacuterentes langues

a) La politique officielle

22 Agrave la cinquante-sixiegraveme session de lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale le Secreacutetaire geacuteneacuteral a preacutesenteacute un rapport12 sur la publication simultaneacutee des documents deacutelibeacuteratoires dans les six langues officielles sur le site Web de lrsquoOrganisation dans lequel il a rappeleacute ce qui suit laquoDans sa reacutesolution 36117 B du 10 deacutecembre 1981 lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale a fixeacute une regravegle selon laquelle les documents officiels doivent ecirctre distribueacutes simultaneacutement dans toutes les langues officielles Cette regravegle qui veut qursquoaucune version linguistique drsquoun document donneacute y compris la version originale ne soit diffuseacutee tant que toutes les autres versions linguistiques demandeacutees ne sont pas precirctes agrave ecirctre distribueacutees a eacuteteacute reacuteaffirmeacutee dans les reacutesolutions 42207 C du 11 deacutecembre 1987 5011 du 2 novembre 1995 et 53208 B du 18 deacutecembre 1998 Conformeacutement agrave ladite regravegle degraves leur parution dans les langues demandeacutees tous les documents officiels sont publieacutes sur le Seacutedoc dans toutes les langues simultaneacutementraquo

23 Cette politique a eacuteteacute reacuteaffirmeacutee par lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale dans ses reacutesolutions 54248 C 55222 et 56242 Agrave cet eacutegard selon la Division de lrsquoinformatique la pratique actuelle veut qursquoun document ne soit pas publieacute sur le Seacutedoc tant que les six versions linguistiques ne sont pas precirctes et que les documents soient laquotoujoursraquo afficheacutes simultaneacutement dans les six langues minus avec pour seule exception les rares cas ougrave bien qursquoun document ait eacuteteacute reccedilu dans les six langues une version linguistique pose un problegraveme et doit ecirctre corrigeacutee et rechargeacutee lrsquoaffichage de cette version pouvant alors ecirctre diffeacutereacute de laquoquelques heuresraquo Pour sa part le Deacutepartement de lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale et de la gestion des confeacuterences affirme aussi qursquoil applique strictement le mandat que lui a confieacute lrsquoAssembleacutee dans ses reacutesolutions sur la distribution simultaneacutee des documents dans toutes les langues officielles et que les documents ne sont afficheacutes sur le Seacutedoc que lorsque toutes les versions demandeacutees ont eacuteteacute publieacutees sur papier

12 AC55612

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b) Les entorses agrave la politique officielle

24 Malgreacute les assurances donneacutees par le Secreacutetariat les Eacutetats Membres continuent agrave se plaindre du fait que la politique de distribution simultaneacutee des documents dans les langues requises nrsquoest pas suivie strictement ainsi qursquoen teacutemoigne le paragraphe 3 de la section III de la reacutesolution 57283 B adopteacutee par lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale le 15 avril 2003 Tout en constatant qursquoune grande majoriteacute de documents est afficheacutee sur le Seacutedoc conformeacutement aux principes eacutetablis lrsquoInspecteur ne peut que confirmer agrave lrsquoissue de longues recherches sur les deux principales bases de donneacutees du systegraveme (la base laquoDocumentsraquo et la base laquoReacutesolutionsraquo) que dans de nombreux cas effectivement il y a des entorses agrave la politique officielle avec des retards bien supeacuterieurs aux laquoquelques heuresraquo dont parle le Secreacutetariat Cela vaut pour des documents de presque tous les organes dont certains ne sont toujours pas disponibles dans les langues requises plusieurs anneacutees apregraves leur eacutetablissement Par exemple le rapport de la Cinquiegraveme Commission sur le financement de la Mission drsquoobservation des Nations Unies en Sierra Leone (A54686Add1) a eacuteteacute diffuseacute le 11 juin 2000 en arabe en chinois en espagnol et en franccedilais mais au 30 juillet 2003 le Seacutedoc indiquait que le texte original anglais et la version russe eacutetaient laquonon encore parusraquo

25 Drsquoapregraves le Deacutepartement de lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale et de la gestion des confeacuterences il peut arriver que les copies papier soient publieacutees dans toutes les langues requises mais qursquoune ou plusieurs versions linguistiques ne soient pas afficheacutees simultaneacutement sur le Seacutedoc agrave cause drsquoun dysfonctionnement du systegraveme ou parce que certaines versions doivent ecirctre passeacutees au lecteur optique avant de pouvoir y ecirctre introduites Ces problegravemes sont censeacutes ecirctre reacutegleacutes degraves qursquoon srsquoen aperccediloit mais ce nrsquoest apparemment pas toujours le cas Parfois mecircme ces raisons laquocompreacutehensiblesraquo ne peuvent pas justifier le fait que les documents nrsquoont pas eacuteteacute afficheacutes simultaneacutement dans les langues requises ou du moins diffuseacutes dans un deacutelai plus raisonnable Un exemple parmi bien drsquoautres le document A56791-S2002111 contenant une lettre dateacutee du 23 janvier 2002 adresseacutee au Secreacutetaire geacuteneacuteral par le Repreacutesentant permanent du Qatar aupregraves de lrsquoOrganisation des Nations Unies a eacuteteacute publieacute en chinois le 29 janvier 2002 mais ni lrsquooriginal anglais ni les versions dans les quatre autres langues officielles ne figuraient encore sur le Seacutedoc agrave la fin de juillet 2003 Drsquoautres cas analogues sont citeacutes dans lrsquoannexe I c)

26 Sans remettre en cause le principe de la distribution simultaneacutee dans toutes les langues il convient de preacuteciser les exigences reacuteelles de la politique officielle dont le Secreacutetariat lui-mecircme a sans doute contribueacute agrave brouiller les contours Il est inteacuteressant drsquoobserver lrsquoeacutevolution des termes employeacutes pour deacutecrire les langues dans lesquelles les documents publieacutes avant pendant et apregraves les sessions sont censeacutes ecirctre afficheacutes sur le Seacutedoc pour les reacuteunions du Conseil de seacutecuriteacute de lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale et de ses organes subsidiaires du Conseil eacuteconomique et social et de ses organes subsidiaires et du Conseil de tutelle ainsi que pour les confeacuterences convoqueacutees par lrsquoONU Le premier manuel drsquoutilisation du Seacutedoc publieacute en 1994 (STSCSERA37) indiquait que les documents seraient stockeacutes dans toutes les langues officielles de lrsquoONU13 Le texte reacuteviseacute paru environ un an plus tard signalait qursquoune laquooption permettant de [hellip] consulter [les documents] dans drsquoautres languesraquo avait eacuteteacute ajouteacutee pour tenir compte du fait que des documents eacutetaient disponibles en allemand Sous la rubrique laquoInformations geacuteneacuteralesraquo du systegraveme avant la reconfiguration on indiquait plus prudemment que les documents eacutetaient 13 STCSSERA37 par 2

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normalement disponibles dans les six langues officielles mais qursquoils nrsquoeacutetaient pas toujours publieacutes dans les six langues et que les diffeacuterentes versions linguistiques ne paraissaient pas forceacutement toujours en mecircme temps Il eacutetait preacuteciseacute que le systegraveme indiquerait quelles eacutetaient les versions linguistiques disponibles Aujourdrsquohui on trouve simplement la mention suivante laquoLes documents sont disponibles dans les langues officielles des organes ou organismes agrave lrsquointention desquels ils ont eacuteteacute publieacutesraquo

27 Comme lrsquoa rappeleacute le CCI dans son rapport sur le multilinguisme dans le systegraveme des Nations Unies14 les langues dans lesquelles sont publieacutes les documents officiels des organes directeurs varient drsquoune organisation agrave lrsquoautre et parfois mecircme au sein de la mecircme organisation drsquoun organe agrave lrsquoautre Crsquoest le regraveglement inteacuterieur de chaque organe directeur qui eacutedicte les prescriptions agrave respecter en la matiegravere Les deacuteclarations drsquoordre geacuteneacuteral laissant entendre que laquotous les documentsraquo devraient paraicirctre dans toutes les langues officielles peuvent donc induire en erreur Agrave cet eacutegard la mention qui apparaicirct actuellement sur le Seacutedoc mecircme si elle reflegravete mieux les regravegles en vigueur serait encore plus preacutecise si elle eacutetait libelleacutee en ces termes laquoLes documents officiels sont afficheacutes sur le Seacutedoc dans les langues prescrites par le regraveglement inteacuterieur de lrsquoorgane consideacutereacuteraquo Il serait ainsi tenu compte du fait que pour certains organes directeurs par exemple les documents sont disponibles uniquement dans les langues de travail et non pas dans toutes les langues officielles

28 Il faut aussi bien voir que si la plupart des documents de lrsquoONU et des organismes affilieacutes sont conserveacutes dans le Seacutedoc les organes directeurs ne sont pas tous tregraves stricts en ce qui concerne la distribution simultaneacutee dans toutes les langues requises La grande majoriteacute des textes originaux est reacutedigeacutee en anglais (environ 76 mecircme agrave lrsquoONUG) et la tentation est grande de publier drsquoabord les documents dans la langue de soumission et mecircme drsquoen diffuser une version preacuteliminaire (laquoadvance copyraquo) geacuteneacuteralement en anglais minus pratique toleacutereacutee voire reacuteclameacutee par les Eacutetats Membres dans certains cas

C Accegraves au Seacutedoc

a) La politique actuelle

29 Lrsquoaccegraves au Seacutedoc est reacuteserveacute aux utilisateursabonneacutes inscrits auxquels sont attribueacutes un code drsquoidentification et un mot de passe Dans sa reacutesolution 51211 F du 15 septembre 1997 lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale a encourageacute le Secreacutetaire geacuteneacuteral agrave laquoeacutelaborer une politique en vue de poursuivre le deacuteveloppement du systegraveme agrave disques optiques de lrsquoOrganisation des Nations Unies preacutevoyant notamment comment ouvrir le systegraveme moyennant un droit drsquoutilisation agrave quiconque srsquoy inteacuteresse eacutetant entendu que lrsquoaccegraves restera gratuit pour les missions permanentes les missions drsquoobservation et les administrations publiques des Eacutetats Membres chacun de ces derniers disposant au maximum de 10 mots de passe et preacutevoyant eacutegalement de donner accegraves au systegraveme agrave tous les fonctionnaires du Secreacutetariatraquo15 Dans la mecircme reacutesolution lrsquoAssembleacutee a eacutegalement prieacute le Secreacutetaire geacuteneacuteral laquodrsquoeacutelaborer cette politique en tenant compte des besoins particuliers des pays en deacuteveloppement et drsquoautres cateacutegories speacuteciales drsquoutilisateurs eacuteventuelsraquo

14 A5893 (JIUREP200211)

15 Par 1 du dispositif

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La capaciteacute du systegraveme eacutetant limiteacutee on nrsquoa accordeacute aux autres organisations et organismes des Nations Unies qursquoun nombre restreint de mots de passe pour leurs fonctionnaires En ce qui concerne lrsquoaccegraves du grand public on a institueacute un droit drsquoabonnement annuel les organisations agrave but non lucratif beacuteneacuteficiant drsquoune reacuteduction

30 Pour les fonctionnaires de lrsquoONU et les missions permanentes agrave New York agrave Genegraveve et agrave Vienne les demandes drsquoaccegraves et drsquoinscription sont traiteacutees respectivement par le Siegravege lrsquoONUG et lrsquoONUV Ce sont la Section de la vente et de la commercialisation du Deacutepartement de lrsquoinformation agrave New York et lrsquoONUG qui srsquooccupent des abonnements

31 Avec la reconfiguration du systegraveme on peut en accroicirctre la capaciteacute en ajoutant simplement des disques et on peut accueillir davantage drsquoutilisateurs en ajoutant des puces meacutemoire et des processeurs Le nombre de mots de passe par Eacutetat Membre est drsquoabord passeacute de 10 agrave 20 le 28 aoucirct 2001 puis reacutecemment a eacuteteacute porteacute agrave 40 Le but est de supprimer toutes les restrictions drsquoici agrave 2004 et le Secreacutetariat a demandeacute des creacutedits pour lrsquoexercice biennal 2004-2005 afin drsquoorganiser lrsquoaccegraves gratuit de tous les utilisateurs au Seacutedoc

b) Neacutecessiteacute de passer drsquoun accegraves payant agrave un accegraves gratuit

32 Les propositions initiales faites par le CCI en 1989 eacutetaient fondeacutees sur le principe drsquoun systegraveme payant qui procurerait des recettes mais aujourdrsquohui de nombreux arguments militent en faveur de lrsquoaccegraves gratuit au Seacutedoc pour tous les utilisateurs et pour tous les documents rendus publics prise de conscience du droit drsquoaccegraves agrave lrsquoinformation interaction croissante avec la socieacuteteacute civile souci de transparence etc En outre les donneacutees fournies par le Secreacutetariat montrent que le nombre drsquoabonnements va diminuant en partie parce qursquoon peut souvent avoir librement accegraves aux documents sur les sites Web des organisations concerneacutees Dans sa reacutesolution 52214 du 22 deacutecembre 1997 lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale a elle-mecircme prieacute le Secreacutetaire geacuteneacuteral laquode veiller agrave ce que le texte de tous les nouveaux documents rendus publics dans les six langues officielles et des documents drsquoinformation de lrsquoOrganisation des Nations Unies soit afficheacute chaque jour sur le site Web de lrsquoOrganisation et puisse ecirctre consulteacute immeacutediatement par les Eacutetats Membresraquo16 Une fois que ces documents sont sur le site Web ils ne sont pas reacuteserveacutes aux Eacutetats Membres mais peuvent ecirctre consulteacutes par tout le monde Les documents officiels de lrsquoONU ont donc eacuteteacute et continuent agrave ecirctre mis agrave disposition sur le principal site Web de lrsquoOrganisation Ils eacutetaient auparavant copieacutes sur ce site qui faisait ainsi double emploi avec le Seacutedoc

33 Dans un rapport ulteacuterieur le Secreacutetaire geacuteneacuteral a signaleacute agrave lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale que laquopour que les documents eacutetablis agrave lrsquointention des organes deacutelibeacuterants puissent ecirctre disponibles sur lrsquoInternet dans les six langues officielles simultaneacutement il vaudrait mieux donner au public la possibiliteacute drsquoacceacuteder gratuitement au Seacutedoc plutocirct que drsquoadapter le site Web de lrsquoOrganisation pour permettre la consultation des documents ce site nrsquoest en effet pas conccedilu pour servir agrave lrsquoarchivageraquo17 Il a souligneacute la neacutecessiteacute de reacuteviser les dispositions de la reacutesolution 51211 F de lrsquoAssembleacutee relatives agrave la politique drsquoaccegraves au systegraveme et a suggeacutereacute drsquoadapter le site Web de

16 Partie C par 2 du dispositif

17 AC55612 par 12

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lrsquoOrganisation pour y ajouter des liens hypertextes directs avec les documents deacutelibeacuteratoires archiveacutes sur le Seacutedoc

34 Pour sa part commentant le rapport du Secreacutetaire geacuteneacuteral sur la reconfiguration du systegraveme le Comiteacute consultatif pour les questions administratives et budgeacutetaires (CCQAB) srsquoest feacuteliciteacute des progregraves accomplis et a encourageacute le Secreacutetariat laquoagrave poursuivre le projet de maniegravere que toutes les organisations non gouvernementales accreacutediteacutees aient un accegraves illimiteacute et gratuit au systegravemeraquo18

35 La Division de lrsquoinformatique compte que la gratuiteacute drsquoaccegraves se traduira par une augmentation spectaculaire du nombre drsquoutilisateurs publics et considegravere que la capaciteacute du systegraveme nrsquoest pas encore suffisante pour pouvoir faire face agrave un tel afflux Le projet de budget-programme pour lrsquoexercice biennal 2002-2003 preacutevoyait une augmentation de 2 116 800 dollars des Eacutetats-Unis des creacutedits requis pour le mobilier et le mateacuteriel de la Division de lrsquoinformatique mais lrsquoAssembleacutee a deacutecideacute de ne pas approuver ce montant19 La Division affirme que de ce fait elle a eacuteteacute obligeacutee de limiter ses activiteacutes aux opeacuterations indispensables agrave lrsquoOrganisation et qursquoelle a ducirc annuler la plupart des nouveaux projets notamment celui qui concernait lrsquoaccegraves gratuit au Seacutedoc Le Comiteacute de lrsquoinformation srsquoest pencheacute sur la question du libre accegraves agrave sa vingt-cinquiegraveme session lorsqursquoil a examineacute le rapport du Secreacutetaire geacuteneacuteral sur la reacuteorientation des activiteacutes de lrsquoONU dans le domaine de lrsquoinformation et de la communication20 dont lrsquoannexe II exposait entre autres les exigences et les avantages du passage agrave la gratuiteacute Comme il est indiqueacute dans cette annexe la Division de lrsquoinformatique a demandeacute un creacutedit de 1 530 000 dollars des Eacutetats-Unis dans le projet de budget-programme pour lrsquoexercice biennal 2004-2005 afin de laquofinancer lrsquoouverture du Seacutedoc au grand public agrave titre gracieuxraquo Dans son rapport agrave lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale21 le Comiteacute de lrsquoinformation a recommandeacute agrave lrsquoAssembleacutee drsquoaccueillir avec satisfaction laquola proposition du Secreacutetaire geacuteneacuteral tendant agrave offrir au public un accegraves gratuit au Systegraveme de diffusion eacutelectronique des documents de lrsquoOrganisation des Nations Unies gracircce au raccordement au site Web de lrsquoOrganisation qui doit ecirctre examineacutee dans le contexte du projet de budget-programme pour lrsquoexercice biennal 2004-2005raquo22

36 Si le principe de la gratuiteacute drsquoaccegraves est approuveacute par lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale il faudra quand mecircme conserver le systegraveme drsquoinscription pour certains utilisateurs car le Seacutedoc contient non seulement des documents pouvant ecirctre consulteacutes par tous mais encore des documents auxquels lrsquoaccegraves est restreint et continuera agrave ecirctre proteacutegeacute par un mot de passe

18 A56475 par 12

19 Reacutesolution 56253 chap 27 D par 159

20 AAC19820032

21 A5821

22 Ibid projet de reacutesolution B par 71 du dispositif

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c) Les diffeacuterents niveaux drsquoaccegraves

37 Actuellement il y a sept niveaux drsquoaccegraves au Seacutedoc comme lrsquoindique le graphique ci-apregraves Crsquoest le Deacutepartement de lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale et de la gestion des confeacuterences qui srsquoen occupe Selon le niveau drsquoaccegraves qui leur est accordeacute les utilisateurs peuvent se voir refuser le droit de consulter certains documents pourtant stockeacutes dans le Seacutedoc Les niveaux 1 agrave 4 donnent accegraves agrave des documents dont la distribution nrsquoest plus restreinte agrave des documents dont la distribution est geacuteneacuterale agrave des documents publieacutes en un nombre limiteacute drsquoexemplaires (seacuterie L) comme les projets de reacutesolution et agrave des documents provisoires La plupart des utilisateurs ont accegraves au systegraveme jusqursquoau niveau 4 Le niveau 5 est accordeacute aux repreacutesentants et permet drsquoacceacuteder agrave des documents dont la distribution est reacuteserveacutee aux participants comme les documents de seacuteance (CRP) en sus des documents accessibles au niveau 4 Seuls quelques fonctionnaires du Deacutepartement ont droit au niveau 6 qui permet de consulter des documents dont la distribution est restreinte outre les documents accessibles au niveau 5 Le niveau 7 est reacuteserveacute pour lrsquoadministration du Seacutedoc

Niveaux drsquoaccegraves au Seacutedoc

Niveau 7 Administration du Seacutedoc Niveau 6 Traducteurs Niveau 5 Repreacutesentants Niveau 4 Accegraves public

Source Deacutepartement de lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale et de la gestion des confeacuterences et Division de lrsquoinformatique

D Politique concernant lrsquoarrieacutereacute drsquoarchivage

38 Bien qursquoau deacutepart le systegraveme fucirct censeacute conserver la laquodocumentation reacutecente et futureraquo du Secreacutetariat de lrsquoONU le Corps commun drsquoinspection a abordeacute la question de lrsquoarchivage des documents anteacuterieurs dans un rapport (JIUREP8911) qui contenait une recommandation (la recommandation 2) adresseacutee agrave lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale tendant agrave ce que celle-ci eacutetudie laquola possibiliteacute de sous-traiter la saisie sur disques optiques de toute la documentation existante de lrsquoONU ce qui [permettrait] de preacuteserver la meacutemoire institutionnelle de lrsquoOrganisation drsquoassurer un accegraves facile agrave toute la documentation de lrsquoONU et de reacutealiser de substantielles eacuteconomies

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suppleacutementairesraquo23 Les estimations faites alors ont abouti agrave la conclusion que la saisie de tous les documents de confeacuterence deacutejagrave parues (environ 40 agrave 50 millions de pages agrave lrsquoeacutepoque) entraicircnerait une deacutepense non renouvelable de 4 agrave 5 millions de dollars des Eacutetats-Unis

39 Dans un se ses rapports peacuteriodiques sur lrsquoapplication des recommandations du CCI le Secreacutetaire geacuteneacuterale et indiqueacute qursquoil avait tenu compte de la recommandation 2 pour lrsquoeacutetablissement du projet de budget-programme Des creacutedits de plus de 100 000 dollars des Eacutetats-Unis ont eacuteteacute ouverts pour la lecture optique et lrsquoindexage de base de toutes les reacutesolutions adopteacutees par les principaux organes de lrsquoONU jusqursquoen 1992 Cette tacircche a eacuteteacute confieacutee agrave des socieacuteteacutes exteacuterieures qui lrsquoont meneacutee agrave bien en 1995 pour un coucirct drsquoenviron 110 000 dollars avec le concours de la Bibliothegraveque Dag Hammarskjoumlld pour lrsquoindexage Le Secreacutetaire geacuteneacuteral a cependant jugeacute que pour pouvoir inclure reacutetroactivement dans le systegraveme laquodes documents autres que les reacutesolutions et deacutecisions des principaux organes de lrsquoOrganisation qui [paraissaient] manifestement les plus utiles agrave premiegravere vue il faudrait faire de longues recherches ndash et peut-ecirctre disposer drsquoindications de la part des Eacutetats Membres ndash pour deacuteterminer quels [eacutetaient] les documents qui [pouvaient] ecirctre consideacutereacutes comme ldquoimportantsrdquo Eacutetant donneacute lrsquoampleur et lrsquoimportance drsquoun tel projet et compte tenu du montant limiteacute des ressources qui [eacutetaient] disponibles au titre du budget ordinaire une solution pourrait consister agrave creacuteer dans ce but speacutecifique un fonds drsquoaffectation speacuteciale alimenteacute au moyen de contributions volontairesraquo24 LrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale nrsquoa pas donneacute drsquoorientations particuliegraveres ni pris de deacutecision agrave ce sujet

40 Malgreacute cette deacutemarche prudente lrsquoInspecteur relegraveve dans le rapport du Secreacutetaire geacuteneacuteral intituleacute laquoLrsquoinformation au Secreacutetariat plan drsquoactionraquo publieacute en 2000 que le Deacutepartement de lrsquoinformation a entrepris de numeacuteriser les documents de lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale et du Conseil de seacutecuriteacute anteacuterieurs agrave 1993 afin qursquoon puisse les consulter au moyen du Seacutedoc25 En outre sur un site Web eacutetabli par ce mecircme deacutepartement (httpwwwunorgDeptsdhllandmarkamajorhtm) on indique qursquoen 1998 la Bibliothegraveque Dag Hammarskjoumlld a entrepris laquoun programme en vue de la numeacuterisation des documents parlementaires des Nations Unies dans toutes les langues officielles pour les anneacutees 1946-1992 en vue de leur inclusion dans le systegraveme [agrave disques optiques] de lrsquoOrganisationraquo et que laquoce projet de numeacuterisation est lrsquoun des nombreux projets reacutealiseacutes par la Bibliothegraveque Dag Hammarskjoumlld afin drsquoameacuteliorer lrsquoaccegraves multilingue et eacutelectronique agrave la documentation de lrsquoOrganisation des Nations Uniesraquo Les Eacutetats Membres devraient ecirctre mieux informeacutes de lrsquoeacutetat drsquoavancement de ce projet de son champ drsquoapplication et de la date drsquoachegravevement preacutevue

41 La question de lrsquoarrieacutereacute drsquoarchivage comporte trois aspects Le premier concerne les documents anteacuterieurs agrave la mise en œuvre du systegraveme Ceux qui existent deacutejagrave sous forme eacutelectronique peuvent ecirctre plus facilement chargeacutes dans le Seacutedoc Ceux qui sont sur papier seulement doivent ecirctre passeacutes au lecteur optique la question qui se pose ici est de savoir jusqursquoougrave remonter dans le temps et si les ressources ne permettent pas drsquoarchiver tous les documents anciens comment deacuteterminer ceux qui sont laquoimportantsraquo et meacuteritent

23 A44684 par 63

24 A52206 laquoApplication des recommandations du Corps commun drsquoinspection par 10

25 A55780 par 45

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E Le systegraveme est censeacute srsquoappliquer non seulement agrave la documentation reacutecente et agrave la documentation future mais encore agrave tous les documents anteacuterieurs de lrsquoONU le but eacutetant de faciliter lrsquoaccegraves agrave ces documents et de conserver la meacutemoire institutionnelle de lrsquoOrganisation La Bibliothegraveque Dag Hammarskjoumlld a entrepris en 1998 de numeacuteriser les documents deacutelibeacuteratoires publieacutes entre 1946 et 1992 et a deacutejagrave accompli une bonne partie de la tacircche pour les principaux organes de lrsquoONU Dans les lieux drsquoaffectation ougrave lrsquoarchivage dans le Seacutedoc vient juste de commencer ou a repris apregraves une interruption il peut ecirctre neacutecessaire pour la saisie des documents anteacuterieurs de passer au lecteur optique les textes qui nrsquoexistent pas encore sous forme eacutelectronique Il faudrait consulter les Eacutetats Membres avant de se prononcer sur la question de savoir si le systegraveme devrait comprendre tous les documents publieacutes depuis la creacuteation de lrsquoorganisation ou de lrsquoorgane consideacutereacutes ou seulement les laquodocuments importantsraquo (par 38 agrave 41)

F La question de lrsquoarrieacutereacute drsquoarchivage concerne aussi les documents dont on nrsquoa pas encore reccedilu certaines versions linguistiques en raison surtout du volume de travail des services de traduction Drsquoapregraves le Secreacutetariat les comptes rendus analytiques par exemple ne pourront ecirctre publieacutes dans un deacutelai raisonnable que si lrsquoon renforce nettement les effectifs des six services de traduction ou si lrsquoon preacutevoit des ressources suppleacutementaires consideacuterables pour financer la traduction agrave lrsquoexteacuterieur Pour arriver agrave ameacuteliorer les choses en ce qui concerne les prioriteacutes les deacutelais et les ressources il faudrait dresser un bilan preacutecis de la situation (par 42 agrave 45)

RECOMMANDATION 4

Dans le rapport sur le plan des confeacuterences qursquoil preacutesentera agrave lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale lors de sa cinquante-neuviegraveme session ou au titre drsquoun point plus approprieacute de lrsquoordre du jour le Secreacutetaire geacuteneacuteral devrait fournir des renseignements sur lrsquoeacutetat drsquoavancement du projet de numeacuterisation entrepris par la Bibliothegraveque Dag Hammarskjoumlld et faire le point de la situation en ce qui concerne les documents officiels qui ne sont pas encore parus ou qui ne figurent pas dans le Seacutedoc dans les langues requises et faire des recommandations sur la faccedilon de reacutegler les questions connexes

Questions de gestion (chap II)

G Lrsquoexamen du deacuteroulement des opeacuterations du Seacutedoc montre que la gestion du systegraveme relegraveve agrave la fois de trois deacutepartements du Siegravege et de diffeacuterents offices ou bureaux hors Siegravege Lrsquointroduction de documents dans le systegraveme fait partie inteacutegrante du processus global de gestion de la documentation Au Siegravege cette tacircche eacutetait auparavant confieacutee au Deacutepartement des services de confeacuterence puis elle a eacuteteacute assigneacutee en 1997 agrave la Division de lrsquoinformatique du Bureau des services centraux drsquoappui qui deacutepend du Deacutepartement de la gestion Agrave lrsquoONUG agrave lrsquoONUV et agrave lrsquoONUN elle est toujours exeacutecuteacutee par les divisions responsables des services de confeacuterence Le Deacutepartement de lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale et de la gestion des confeacuterences est chargeacute entre autres de surveiller de coordonner et drsquoameacuteliorer dans leur ensemble la gestion et le fonctionnement des services de confeacuterence de lrsquoONU Quand on constate que le controcircle de la qualiteacute lrsquoorientation et le suivi laissent agrave deacutesirer cela signifie qursquoune meilleure coordination est neacutecessaire entre tous les services qui participent agrave la gestion du Seacutedoc et que leurs rocircles respectifs doivent ecirctre preacuteciseacutes (par 46 agrave 52)

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RECOMMANDATION 5

Le Secreacutetaire geacuteneacuteral devrait revoir la gestion drsquoensemble du Seacutedoc et eacutetudier srsquoil y a lieu de confier de nouveau la fonction drsquointroduction des documents dans le systegraveme au Siegravege au Deacutepartement de lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale et de la gestion des confeacuterences

H Indeacutependamment du projet de libre accegraves au Seacutedoc il convient de faire plus largement connaicirctre les possibiliteacutes de consultation offertes par cet outil comme lrsquoa deacutejagrave suggeacutereacute le CCQAB dans un rapport anteacuterieur Drsquoapregraves des donneacutees fournies par la Division de lrsquoinformatique les Eacutetats Membres eux-mecircmes ne profitent pas suffisamment des 40 mots de passe qui ont eacuteteacute attribueacutes agrave chacun drsquoentre eux Mis agrave part le personnel de lrsquoONU proprement dit les fonctionnaires des autres organisations ou organismes dont les documents sont afficheacutes sur le Seacutedoc en particulier ceux qui travaillent sur le terrain nrsquoont apparemment pas accegraves au systegraveme (par 53 agrave 58)

I La Division de lrsquoinformatique a creacuteeacute une fonction drsquoaccegraves direct permettant lrsquoeacutetablissement drsquohyperliens entre les sites Web autoriseacutes et le Seacutedoc ce dont pourraient profiter diffeacuterents sites outre celui de lrsquoONU Il faudrait aussi former davantage de personnes agrave lrsquoutilisation du systegraveme avec le concours de lrsquoInstitut des Nations Unies pour la formation et la recherche (UNITAR) et des centres drsquoinformation des Nations Unies (par 59 agrave 62)

RECOMMANDATION 6

Pour mieux faire connaicirctre le Seacutedoc agrave tous les inteacuteresseacutes et pour en promouvoir lrsquoutilisation

a) LrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale pourrait inviter les Eacutetats Membres agrave faire plus largement profiter du systegraveme leurs missions diplomatiques selon qursquoil conviendra ainsi que leurs administrations publiques en particulier celles qui srsquooccupent de questions lieacutees aux travaux des organes directeurs dont les documents sont afficheacutes sur le Seacutedoc

b) En attendant que le systegraveme soit gratuit pour tout le monde on devrait assurer et encourager lrsquoaccegraves des fonctionnaires des organisations autres que lrsquoONU proprement dite dont les documents sont afficheacutes sur le Seacutedoc

c) Le Secreacutetaire geacuteneacuteral devrait encourager tous les deacutepartements toutes les commissions reacutegionales et toutes les organisations dont les documents sont afficheacutes sur le Seacutedoc agrave lrsquoindiquer sur leurs propres sites Web et agrave obtenir lrsquoautorisation neacutecessaire pour beacuteneacuteficier de la fonction drsquoaccegraves direct on devrait en particulier pouvoir acceacuteder directement au texte des jugements du Tribunal administratif des Nations Unies (TANU) agrave partir des principaux sites Web eacutetablis par le Siegravege et les grands lieux drsquoaffectation de lrsquoOrganisation

d) Le Secreacutetaire geacuteneacuteral devrait chaque fois que possible prendre des dispositions pour offrir des stages de formation de base agrave lrsquoutilisation du Seacutedoc fondeacutes sur lrsquoexpeacuterience acquise lors des stages organiseacutes chaque anneacutee au Siegravege des ceacutedeacuteroms contenant des modules de formation dans diffeacuterentes langues pourraient ecirctre eacutetablis agrave lrsquointention des centres drsquoinformation des Nations Unies et drsquoautres services selon que de besoin ainsi que pour drsquoautres utilisateurs inteacuteresseacutes

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J Le CCQAB est drsquoavis qursquoil faudrait mettre en place un meacutecanisme permettant de savoir si les utilisateurs sont satisfaits du Seacutedoc La satisfaction des utilisateurs est en effet essentielle si lrsquoon veut que le systegraveme devienne lrsquooutil privileacutegieacute de recherche et de consultation des documents officiels Une surveillance efficace permettrait de mieux tenir compte du fait que les besoins varient selon les utilisateurs La satisfaction des utilisateurs deacutepend aussi de la convivialiteacute des diverses fonctions de recherche qui doivent ecirctre faciles agrave utiliser mecircme pour les personnes qui ne consultent qursquooccasionnellement le systegraveme et qui ne savent pas tregraves bien comment se preacutesentent les documents de lrsquoONU Agrave cet eacutegard la recherche par cote est de loin la solution la plus commode pour lrsquoutilisateur moyen mais actuellement la rubrique laquoInformations geacuteneacuteralesraquo du Seacutedoc ne donne pas assez drsquoindications au sujet des cotes correspondant aux diffeacuterents organes dont les documents sont disponibles sur le systegraveme En outre lrsquoaccegraves aux documents de seacuteance (CRP) devrait ecirctre faciliteacute lorsque ces documents contiennent des donneacutees de base utiles ou sont par ailleurs librement accessibles comme ceux du Programme des Nations Unies pour le deacuteveloppement (PNUD) (par 66 agrave 77)

RECOMMANDATION 7

Le Secreacutetaire geacuteneacuteral devrait prendre des mesures pour ameacuteliorer la satisfaction des utilisateurs et la convivialiteacute du Seacutedoc Il conviendrait notamment

a) De faire une enquecircte de satisfaction aupregraves drsquoun eacutechantillon drsquoutilisateurs comprenant des Eacutetats Membres des traducteurs et certaines cateacutegories drsquoutilisateurs appartenant au grand public

b) De revoir et drsquoactualiser la rubrique du Seacutedoc intituleacutee laquoInformations geacuteneacuteralesraquo pour aider les utilisateurs agrave mieux comprendre les cotes correspondant aux organes dont les documents officiels figurent dans le systegraveme on pourrait en particulier eacutetablir un hyperlien avec une annexe III reacuteviseacutee du document STLIB34Rev2 intituleacute laquoDocumentation de lrsquoOrganisation des Nations Unies Guide succinctraquo cette annexe qui donne la liste des indicatifs de seacuteries de cotes des principaux organes de lrsquoONU devrait ecirctre revue et compleacuteteacutee de faccedilon agrave inclure les cotes des documents de toutes les organisations couvertes par le systegraveme

c) De veiller agrave ce que la version arabe du document STLIB34Rev2 qui nrsquoest actuellement pas disponible sur le Seacutedoc soit publieacutee en temps utile aux fins de lrsquoapplication de la recommandation 7 formuleacutee agrave lrsquoalineacutea b) ci-dessus

d) De revoir la politique drsquoaccegraves aux CRP et de consulter en particulier le PNUD quant agrave la possibiliteacute de diffuser sur le Seacutedoc sans restrictions tous les documents de seacuteance soumis au Conseil drsquoadministration que lrsquoon peut consulter librement sur le site Web du Programme

K Bien que les offices hors Siegravege aient en principe eacuteteacute ducircment consulteacutes au preacutealable la strateacutegie concernant les technologies de lrsquoinformation et de la communication (TIC) preacutesenteacutee par le Secreacutetaire geacuteneacuteral agrave lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale lors de sa cinquante-septiegraveme session ne contient que deux projets relatifs au Seacutedoc au Siegravege et ne mentionne pas les incidences que pourrait avoir lrsquoextension du systegraveme aux lieux drsquoaffectation ougrave il nrsquoest pas encore appliqueacute

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Dans sa reacutesolution 57304 du 15 avril 2003 lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale a entre autres prieacute le Secreacutetaire geacuteneacuteral laquode faire en sorte que les besoins en matiegravere de technologies de lrsquoinformation et des communications des divers lieux drsquoaffectation et des commissions reacutegionales en particulier se situaient dans le pays en deacuteveloppement soient pleinement pris en compte dans ladite strateacutegie et que les dispositions voulues soient prises pour que ces technologies soient mises en œuvre dans ces bureauxraquo (par 78 et 79)

L Vu la rapiditeacute de lrsquoinnovation technique le systegraveme reconfigureacute aura sans doute une dureacutee utile infeacuterieure agrave celle du systegraveme initial agrave disques optiques qui a eacuteteacute utiliseacute pendant pregraves drsquoune deacutecennie Drsquoaucuns estiment que le Seacutedoc est peut-ecirctre deacutejagrave deacutepasseacute car il nrsquoutilise pas les normes modernes des systegravemes de gestion des documents Drsquoautre part la fonction de responsable de lrsquoinformatique devant ecirctre bientocirct inteacutegreacutee dans la structure du Secreacutetariat il importe de veiller agrave ce que le futur Seacutedoc soit conccedilu dans le cadre drsquoune strateacutegie coheacuterente et coordonneacutee de gestion eacutelectronique des documents le manque de coordination srsquoeacutetant jusqursquoagrave preacutesent traduit par lrsquoeacutetablissement de systegravemes le plus souvent autonomes (par 80 agrave 83)

RECOMMANDATION 8

Le Secreacutetaire geacuteneacuteral devrait inclure dans les TIC tous les aspects correspondant de lrsquoapplication du Seacutedoc dans les offices hors Siegravege et veiller agrave ce que une fois nommeacute le responsable de lrsquoinformatique lrsquoeacutevolution future du systegraveme soit consideacutereacutee dans le cadre plus geacuteneacuteral drsquoune strateacutegie coheacuterente et coordonneacutee de gestion eacutelectronique des documents agrave lrsquoONU

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INTRODUCTION

Historique

1 Le systegraveme initial agrave disques optiques a eacuteteacute mis en place agrave lrsquoONU agrave la suite de trois rapports du Corps commun drsquoinspection (CCI) un rapport sur les problegravemes et les coucircts du stockage dans les organismes des Nations Unies (JIUREP869)1 un additif agrave ce document (JIUREP876)2 et un rapport intituleacute laquoDu projet pilote de disques optiques agrave lrsquoONUG agrave un systegraveme agrave disques optiques pour lrsquoONUraquo (JIUREP8911)3 Le projet pilote ayant donneacute de bons reacutesultats agrave lrsquoOffice des Nations Unies agrave Genegraveve (ONUG) les Inspecteurs laquoont abouti agrave la conclusion que le concept combinant la technologie du disque optique et la transmission de donneacutees agrave grande distance et agrave grande vitesse ne reacutevolutionnerait pas seulement la production le stockage et la distribution des documents mais permettrait aussi ils en [eacutetaient] fermement convaincus drsquoattendre une fois qursquoil serait inteacutegralement mis en application une productiviteacute accrue et des eacuteconomies massives de papier de machines de personnel de coucircts drsquoexpeacutedition de places de stockage etc (ce qui en derniegravere analyse [reacuteduirait] de faccedilon significative les deacutepenses de confeacuterence)raquo4 Le systegraveme proposeacute est devenu pleinement opeacuterationnel agrave lrsquoONUG et au Siegravege (New York) pendant la peacuteriode 1991-1992 et a ensuite eacuteteacute eacutetendu agrave drsquoautres lieux drsquoaffectation

2 En 1998-1999 en raison de la croissance exponentielle du nombre de documents stockeacutes sur disques optiques ainsi que du nombre drsquoutilisateurs et du fait que le systegraveme reposait sur des logiciels proteacutegeacutes et une technologie qui datait du deacutebut des anneacutees 90 le Secreacutetariat a ducirc envisager une reconfiguration tacircche entreprise par la Division de lrsquoinformatique Le nouveau systegraveme utilise des disques magneacutetiques et non plus optiques pour stocker les donneacutees Lrsquoexpression laquosystegraveme agrave disques optiquesraquo nrsquoeacutetant plus exacte du point de vue technique on lrsquoa rebaptiseacute laquoSystegraveme de diffusion eacutelectronique des documentsraquo (Seacutedoc) en franccedilais minus et pour ne pas avoir agrave changer de sigle laquoOfficial Documents Systemraquo (ODS) en anglais

Objectif du rapport et meacutethode

3 Le principal objectif de ce rapport du Corps commun est drsquoeacutetudier a) si lrsquoapplication du Seacutedoc jusqursquoagrave ce jour a eacuteteacute pleinement conforme aux deacutecisions prises par lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale et le Secreacutetaire geacuteneacuteral b) si la gestion du systegraveme soulegraveve encore des questions dont le regraveglement pourrait contribuer agrave ameacuteliorer encore le Seacutedoc en tant que dispositif drsquoarchivage et de recherche des documents de lrsquoONU et de mieux reacutepondre aux besoins de tous les inteacuteresseacutes

1 A41806

2 A42724 laquoLes problegravemes et les coucircts du stockage dans les organismes des Nations Unies (Additif)raquo

3 A44684

4 Ibid par 3

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4 LrsquoInspecteur non seulement srsquoest entretenu avec des fonctionnaires du Siegravege de lrsquoONUG de lrsquoOffice des Nations Unies agrave Nairobi (ONUN) et de la Commission eacuteconomique pour lrsquoAfrique (CEA) mais encore a consulteacute des centaines drsquoentreacutees sur le Seacutedoc pour veacuterifier les langues de diffusion et voir si la politique drsquoaffichage simultaneacutee des documents dans toutes les langues requises eacutetait respecteacutee La veacuterification a porteacute sur des documents de tous les principaux organes de lrsquoONU et de plusieurs de leurs organes subsidiaires publieacutes au Siegravege (New York) agrave lrsquoONUG et agrave lrsquoOffice des Nations Unies agrave Vienne (ONUV) ainsi que sur des documents des commissions reacutegionales du Programme des Nations Unies pour le deacuteveloppement (PNUD) du Fonds des Nations Unies pour la population (FNUAP) du Fonds des Nations Unies pour lrsquoenfance (UNICEF) de la Confeacuterence des Nations Unies sur le commerce et le deacuteveloppement (CNUCED) du Haut-Commissariat des Nations Unies pour les reacutefugieacutes (HCR) du Haut-Commissariat des Nations Unies aux droits de lrsquohomme de lrsquoOrganisation des Nations Unies pour le deacuteveloppement industriel (ONUDI) du Programme des Nations Unies pour lrsquoenvironnement (PNUE) du Programme des Nations Unies pour les eacutetablissements humains (ONU-Habitat) du Conseil des chefs de secreacutetariat des organismes des Nations Unies pour la coordination (CCS) qui a remplaceacute le Comiteacute administratif de coordination (CAC) et du Tribunal administratif des Nations Unies (TANU) Pour les lieux drsquoaffectation ougrave la mise en œuvre du Seacutedoc nrsquoa pas encore commenceacute ou a eacuteteacute interrompue lrsquoInspecteur a chercheacute agrave obtenir des indications concernant la date agrave laquelle le systegraveme pourrait devenir pleinement opeacuterationnel et sur les principaux obstacles rencontreacutes le cas eacutecheacuteant

5 Le rapport portant la cote JIUREP8911 contenait une recommandation (la recommandation 3) aux termes de laquelle les organes deacutelibeacuterants eacutetaient inviteacutes agrave eacutetudier laquola possibiliteacute drsquoinstaller des systegravemes opeacuterationnels pour leur propre compteraquo Au sujet de lrsquoapplication de cette recommandation le Secreacutetaire geacuteneacuteral a fait observer en juin 1997 que laquola possibiliteacute drsquoavoir accegraves au systegraveme agrave disques optiques par Internet ougrave que lrsquoon se trouve dans le monde [avait] susciteacute un regain drsquointeacuterecirct pour ce systegraveme parmi tous les organismes des Nations Unies Au lieu de mettre en place leurs propres systegravemes les institutions pourraient envisager drsquoutiliser comme systegraveme commun une version eacutelargie du systegraveme actuel agrave disques optiques baseacute agrave New York et agrave Genegraveveraquo5 La reconfiguration du systegraveme aurait pu ecirctre lrsquooccasion recircveacutee drsquoeacutetudier avec les institutions la viabiliteacute drsquoun tel meacutecanisme mais lrsquoONU a malheureusement poursuivi ses propres plans sans les consulter au preacutealable La preacutesente eacutevaluation de lrsquoapplication du Seacutedoc ne porte donc pas sur la faccedilon dont les organisations et organismes autres que ceux qui sont mentionneacutes au paragraphe 4 stockent et recherchent les documents officiels

6 LrsquoInspecteur remercie tous ceux qui ont contribueacute agrave lrsquoeacutetablissement du preacutesent rapport en lui fournissant des donneacutees ou en formulant des observations

5 A52206 par 11

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I QUESTIONS DE POLITIQUE GEacuteNEacuteRALE

A Champ drsquoapplication du systegraveme

a) Cadre

Le plan initial pour un systegraveme agrave disques optiques

7 Dans son rapport publieacute sous la cote JIUREP8911 le Corps commun drsquoinspection avait recommandeacute a) qursquoun systegraveme agrave disques optiques pleinement opeacuterationnel pour le stockage et la recherche de la documentation reacutecente et future soit installeacute au Secreacutetariat de lrsquoOrganisation des Nations Unies et que des ressources approprieacutees soient preacutevues agrave cette fin dans le budget de lrsquoexercice biennal 1990-1991 (recommandation 1) b) que lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale eacutetudie la possibiliteacute de sous-traiter la saisie sur disques optiques de toute la documentation existante de lrsquoONU afin de preacuteserver la meacutemoire institutionnelle de lrsquoOrganisation drsquoassurer un accegraves facile agrave toute la documentation de lrsquoONU et de reacutealiser de substantielles eacuteconomies suppleacutementaires (recommandation 2)

8 LrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale a prieacute le Secreacutetaire geacuteneacuteral a) laquode mettre en œuvre le systegraveme agrave disques optiques tel que deacutecrit par le Corps commun drsquoinspection conformeacutement aux recommandations du Comiteacute consultatif pour les questions administratives et budgeacutetaires et compte tenu des vues exprimeacutees par les Eacutetats Membres agrave sa quarante-quatriegraveme sessionraquo b) laquodrsquoeacutetablir un rapport contenant un plan deacutetailleacute de mise en œuvre geacuteneacuterale du systegraveme [y compris] dans les commissions reacutegionales et autres lieux drsquoaffectation ainsi que les incidences du systegraveme sur lrsquoaccegraves des Eacutetats Membres agrave la documentation une analyse coucircts-avantages et tous autres renseignements techniques et financiers pertinents et de le lui preacutesenter agrave sa quarante-cinquiegraveme sessionraquo6

9 En reacuteponse agrave cette demande le Secreacutetaire geacuteneacuteral a soumis un premier rapport7 dont lrsquoexamen a eacuteteacute repousseacute agrave la quarante-sixiegraveme session pour laquelle il a eacutetabli un rapport compleacutementaire deacutecrivant un plan drsquoapplication en trois phases8 Pendant les phases I et II qui devaient ecirctre exeacutecuteacutees pendant les exercices biennaux 1990-1991 et 1992-1993 respectivement un systegraveme pleinement opeacuterationnel devait ecirctre installeacute drsquoabord agrave lrsquoOffice des Nations Unies agrave Genegraveve puis au Siegravege agrave New York permettant de stocker et de consulter les documents publieacutes aux deux endroits Lrsquoaccegraves au systegraveme eacutetait au deacutepart limiteacute aux utilisateurs du Secreacutetariat et agrave un nombre restreint de missions permanentes Au cours de la phase III pendant lrsquoexercice biennal 1994-1995 on devait deacutevelopper le systegraveme laquopour lrsquoeacutetendre agrave lrsquoOffice des Nations Unies agrave Vienne aux commissions reacutegionales agrave Nairobi et agrave un certain nombre drsquoautres lieux drsquoaffectation de lrsquoONU et pour permettre aux Eacutetats Membres et autres utilisateurs des documents de confeacuterence de lrsquoONU drsquoy acceacuteder agrave lrsquoeacutechelle mondiale par lrsquointermeacutediaire des reacuteseaux publicsraquo9

6 Reacutesolution 44201 B de lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale sect XVI partie II par 2 et 3

7 AC54558

8 AC54626

9 Ibid par 14

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10 Par sa reacutesolution 46185 B (sect V par 3) lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale a approuveacute la phase II sous reacuteserve de la preacutesentation drsquoun rapport deacutetailleacute sur lrsquoachegravevement de la phase I Ce rapport a eacuteteacute soumis par le Secreacutetaire geacuteneacuteral qui preacutevoyait notamment pour la phase III le stockage drsquoun million de pages par an et recommandait aussi laquoqursquoapregraves 1993 la capaciteacute du systegraveme soit augmenteacutee dans la limite des ressources disponibles et conformeacutement aux dispositions des budgets-programmes approuveacutesraquo10

Le systegraveme reconfigureacute

11 Comme on lrsquoa indiqueacute dans lrsquointroduction lrsquoaugmentation rapide du volume des donneacutees stockeacutees sur disques optiques et du nombre drsquoutilisateurs ont conduit le Secreacutetariat agrave envisager un renforcement de la puissance du systegraveme et finalement son remplacement Dans lrsquoexposeacute qursquoil a preacutesenteacute agrave la Cinquiegraveme Commission en novembre 1999 le Secreacutetaire geacuteneacuteral adjoint agrave lrsquoadministration et agrave la gestion a deacuteclareacute que de 1996 au premier semestre de 1999 le nombre de documents stockeacutes sur disques optiques eacutetait passeacute de 64 524 agrave 117 670 la capaciteacute des bases de donneacutees de 9638 meacutega-octets agrave 1 795 meacutega-octets (autrement dit elle avait presque doubleacute) et le nombre drsquoutilisateurs de 1 326 agrave 6 987

12 Apregraves que le feu vert eut eacuteteacute donneacute un prototype a eacuteteacute mis au point en feacutevrier 2000 et agrave lrsquoissue drsquoessais concluants il a eacuteteacute deacutecideacute drsquoaller de lrsquoavant et de proceacuteder agrave une refonte complegravete du systegraveme Le nouveau systegraveme a eacuteteacute mis en œuvre en deux phases La premiegravere a commenceacute au deacutebut de lrsquoan 2000 et srsquoest acheveacutee au deacutebut du mois de septembre 2001 Il srsquoagissait de transposer lrsquoancien systegraveme dans un nouvel environnement totalement inteacutegreacute au Web et fondeacute sur Windows 2000 et Lotus Notes La deuxiegraveme phase a consisteacute agrave ajouter une fonction drsquoappui multilingue qui est devenue opeacuterationnelle le 4 feacutevrier 2002 et permet aux utilisateurs drsquoacceacuteder au systegraveme et de rechercher des documents en employant nrsquoimporte laquelle des six langues officielles de lrsquoONU alors qursquoauparavant la recherche ne pouvait se faire qursquoen anglais et en franccedilais

13 Drsquoapregraves les chiffres fournis par la Division de lrsquoinformatique le coucirct total de la reconfiguration et de la mise au point du nouveau systegraveme a eacuteteacute estimeacute agrave 1 803 788 dollars des Eacutetats-Unis dont 922 188 dollars ont eacuteteacute consacreacutes en 2000 et en 2001 aux nouveaux logiciels drsquoapplication 381 600 dollars au financement de la deuxiegraveme phase et 500 000 dollars agrave lrsquoachat du mateacuteriel

14 Le nouveau systegraveme ne fait pas lrsquoobjet drsquoun droit de proprieacuteteacute et crsquoest lrsquoONU qui deacutetient maintenant le code source de son programme drsquoapplication Depuis le 1er juin 2002 la Division de lrsquoinformatique assure la maintenance et lrsquoexploitation du systegraveme fonctions auparavant confieacutees agrave une socieacuteteacute priveacutee Agrave lrsquoavenir elle pourra donc mettre au point de nouvelles applications dans le cadre de la gestion des connaissances en se fondant sur des informations sur le Seacutedoc La reconfiguration de 2001 ne srsquoest pas accompagneacutee drsquoun changement de politique en ce qui concerne le champ drsquoapplication final du systegraveme (organisations et lieux drsquoaffectation agrave couvrir) les orientations restant les mecircmes qursquoen 1993

10 AC54718Add1 par 20

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b) Champ drsquoapplication actuel du Seacutedoc

Situation au Siegravege agrave lrsquoONUG et agrave lrsquoONUV

15 Les documents stockeacutes en ligne dans les bases de donneacutees du Siegravege et de lrsquoONUG comprennent les documents publieacutes avant pendant et apregraves les sessions ou reacuteunions de lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale et de ses organes subsidiaires du Conseil de seacutecuriteacute du Conseil eacuteconomique et social et de ses organes subsidiaires ainsi que du Conseil de tutelle Ils comprennent aussi les documents deacutelibeacuteratoires du PNUD du FNUAP et de lrsquoUNICEF et ceux qui sont publieacutes pour les reacuteunions du HCR du Haut-Commissariat aux droits de lrsquohomme de la CNUCED et de la Commission eacuteconomique pour lrsquoEurope (CEE) Les documents eacutetablis agrave lrsquoONUV depuis 1997 y compris ceux de lrsquoONUDI sont stockeacutes sur le Seacutedoc gracircce agrave une liaison de teacuteleacutecommunication avec Genegraveve Les documents eacutetablis pour des confeacuterences mondiales organiseacutees sous lrsquoeacutegide de lrsquoONU sont aussi stockeacutes dans les bases de donneacutees du systegraveme Drsquoautres types de documents comme des textes administratifs et certains avis de vacance de poste sont eacutegalement archiveacutes

Situation dans drsquoautres offices hors Siegravege

16 Pour le Corps commun drsquoinspection les principaux objectifs du systegraveme initial agrave disques optiques pour la gestion des documents de lrsquoONU eacutetaient les suivants a) offrir un moyen de stockage plus eacuteconomique et plus sucircr b) acceacuteleacuterer la distribution agrave lrsquoeacutechelle mondiale et en reacuteduire le coucirct c) faciliter la consultation des documents par des utilisateurs du monde entier La disponibiliteacute immeacutediate de tous les documents de lrsquoONU et la conservation de la meacutemoire institutionnelle de lrsquoOrganisation figuraient parmi les laquoavantages eacutevidentsraquo du systegraveme mis en relief par le CCI dans son rapport publieacute sous la cote JIUREP8911 Le systegraveme proposeacute pour lrsquoarchivage et la recherche des documents officiels devait donc couvrir lrsquoOrganisation tout entiegravere principe clairement approuveacute par lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale dans sa reacutesolution 44201 B dont il a eacuteteacute question plus haut

17 Le systegraveme est devenu pleinement opeacuterationnel agrave lrsquoONUG et au Siegravege il y a pregraves de 10 ans et les raisons qui militent en faveur drsquoune couverture complegravete de lrsquoOrganisation sont aujourdrsquohui plus impeacuterieuses que jamais car tous les lieux drsquoaffectation concerneacutes accueillent des organes directeurs pour lesquels des documents officiels sont eacutetablis agrave des fins drsquoexamen Ces documents sont afficheacutes pendant un certain temps sur les sites Web respectifs de ces lieux drsquoaffectation mais cela ne saurait remplacer lrsquoutilisation du Seacutedoc pour le stockage et la recherche des documents deacutelibeacuteratoires Pour lrsquoONU lrsquoobjectif premier de ce systegraveme devrait rester la conservation de la meacutemoire institutionnelle de lrsquoOrganisation dans son ensemble ainsi que la facilitation de lrsquoaccegraves agrave tous les documents officiels et de leur recherche

18 Il convient de rappeler la deacutefinition du terme laquodocumentraquo dans le contexte onusien qui est donneacute au paragraphe 2 de lrsquoinstruction administrative STAI189Add3Rev2 laquoUn document est un texte soumis pour examen agrave un organe principal ou subsidiaire de lrsquoOrganisation des Nations Unies et porte habituellement sur une ou plusieurs questions inscrites agrave lrsquoordre du jour de lrsquoorgane concerneacuteraquo En outre pour appliquer un systegraveme comme le Seacutedoc il faut tenir ducircment compte de lrsquoorganisation du Secreacutetariat exposeacutee dans la circulaire STSGB19975 du Secreacutetaire geacuteneacuteral dateacutee du 12 septembre 1997 aux termes de laquelle (sect 1) laquoLe Secreacutetariat qui est lrsquoun des organes principaux de lrsquoONU a son siegravege agrave New York

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Les autres lieux drsquoaffectation principaux sont Addis-Abeba Bangkok Beyrouth Genegraveve Nairobi Santiago et Vienneraquo

19 Au fil des ans dans le cadre de la mise en œuvre progressive du Seacutedoc les commissions reacutegionales autres que la CEE et les offices hors siegravege autres que lrsquoONUG et lrsquoONUV se sont comporteacutes diffeacuteremment en ce qui concerne lrsquointroduction de leurs documents dans le systegraveme comme il ressort du tableau de lrsquoannexe I b) Les documents de la Commission eacuteconomique et sociale pour lrsquoAsie occidentale (CESAO) y sont archiveacutes depuis octobre 2000 mais lrsquoapplication du Seacutedoc a eacuteteacute de courte dureacutee pour ceux de la Commission eacuteconomique et sociale pour lrsquoAsie et le Pacifique (CESAP) de la Commission eacuteconomique pour lrsquoAmeacuterique latine et les Caraiumlbes (CEPALC) et des deux organismes baseacutes agrave Nairobi (le PNUE et ONU-Habitat) et agrave la fin de juin 2003 aucun des documents concernant les reacuteunions des organes directeurs de la CEA nrsquoavait encore eacuteteacute chargeacute Hormis lrsquoONUG lrsquoONUV la CEE et la CESAO les lieux drsquoaffectation semblent avoir eacuteteacute traiteacutes surtout comme des laquoutilisateursraquo et ne pas avoir eacuteteacute suffisamment consideacutereacutes comme des laquopourvoyeursraquo du systegraveme dans le cadre drsquoune politique globale drsquoapplication du Seacutedoc agrave lrsquoeacutechelle du Secreacutetariat

c) Incidences drsquoune couverture complegravete de lrsquoOrganisation

20 Consideacuterant les estimations de la Division de lrsquoinformatique en ce qui concerne le mateacuteriel et les logiciels neacutecessaires pour un serveurposte de travail destineacute agrave lrsquointroduction des documents on aurait pu commencer agrave appliquer le Seacutedoc dans tous les lieux drsquoaffectation restants pendant lrsquoexercice biennal en cours au moyen des ressources disponibles sauf peut-ecirctre lagrave ougrave lrsquoacquisition drsquoun lecteur optique rapide (qui coucircte en moyenne entre 7 000 et 10 000 dollars des Eacutetats-Unis) peut poser un problegraveme comme agrave Nairobi en particulier Agrave propos de ce lieu drsquoaffectation rappelons que bien que lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale dans sa reacutesolution 5222011 ait prieacute le Secreacutetaire geacuteneacuteral laquodrsquoaligner les arrangements financiers de lrsquoOffice des Nations Unies agrave Nairobi sur ceux des autres bureaux administratifs analogues de lrsquoOrganisationraquo la Division des services de confeacuterence de lrsquoONUN est toujours beaucoup trop tributaire des ressources extrabudgeacutetaires (provenant du PNUE et drsquoONU-Habitat) Addis-Abeba et Nairobi eacutetant devenus deux lieux drsquoaccueil importants pour les confeacuterences et les reacuteunions organiseacutees sous lrsquoeacutegide de lrsquoONU il est indispensable drsquoy mettre en œuvre le Seacutedoc Dans ces deux villes lrsquoInspecteur a constateacute que les inteacuteresseacutes avaient hacircte de commencer agrave charger les documents dans le systegraveme LrsquoONUN a indiqueacute que tous les documents officiels du PNUE et drsquoONU-Habitat publieacutes apregraves 1991 qui eacutetaient deacutejagrave sous forme eacutelectronique pourraient ecirctre chargeacutes avant la fin de 2003 Pour sa part la CEA srsquoest engageacutee agrave commencer agrave charger les documents degraves que certaines questions administratives auraient eacuteteacute reacutegleacutees La CESAO a fait savoir qursquoen octobre 2000 elle avait entrepris drsquoindexer les documents publieacutes depuis 1974 en arabe et en anglais et de les passer au lecteur optique en vue de leur affichage sur le Seacutedoc et qursquoelle comptait achever cette tacircche en 2004

21 Agrave la reacuteunion tenue en juin 2003 par le Comiteacute directeur pour la modernisation et la gestion inteacutegreacutee des bibliothegraveques de lrsquoONU il a eacuteteacute convenu que la Bibliothegraveque Dag Hammarskjoumlld fournirait une assistance aux commissions reacutegionales pouvant creacuteer des versions en format PDF de la documentation locale et les envoyer agrave la Bibliothegraveque en vue de leur combinaison avec des 11 Par 101

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meacutetadonneacutees et de leur teacuteleacutechargement dans le Seacutedoc La Division de lrsquoinformatique collaborait deacutejagrave avec la CEPALC pour permettre le chargement direct de ses documents officiels dans le Seacutedoc au Siegravege agrave partir de Santiago Agrave la mecircme reacuteunion la CESAP et lrsquoONUN ont indiqueacute qursquoils eacutetaient tout disposeacutes agrave reprendre leurs efforts en vue de charger eux-mecircmes leurs documents Agrave la fin de juillet 2003 la situation geacuteneacuterale dans les offices hors siegravege eacutetait meilleure qursquoagrave la fin de 2002 la CEA la CEPALC et lrsquoONUN travaillaient au chargement des documents Reacutetrospectivement lrsquoInspecteur estime que dans les cas ougrave le Seacutedoc nrsquoa pas eacuteteacute mis en œuvre pour une raison ou pour une autre les lieux drsquoaffectation consideacutereacutes auraient ducirc ecirctre tenus de soumettre leurs documents officiels en vue drsquoun archivage et drsquoune recherche centraliseacutes Le retard pris dans lrsquoapplication du systegraveme dans ces lieux drsquoaffectation est peut-ecirctre ducirc en partie agrave ce que le Siegravege nrsquoa pas fourni de directives claires et nrsquoa pas exerceacute le controcircle voulu

B Politique concernant lrsquoaffichage des documents dans les diffeacuterentes langues

a) La politique officielle

22 Agrave la cinquante-sixiegraveme session de lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale le Secreacutetaire geacuteneacuteral a preacutesenteacute un rapport12 sur la publication simultaneacutee des documents deacutelibeacuteratoires dans les six langues officielles sur le site Web de lrsquoOrganisation dans lequel il a rappeleacute ce qui suit laquoDans sa reacutesolution 36117 B du 10 deacutecembre 1981 lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale a fixeacute une regravegle selon laquelle les documents officiels doivent ecirctre distribueacutes simultaneacutement dans toutes les langues officielles Cette regravegle qui veut qursquoaucune version linguistique drsquoun document donneacute y compris la version originale ne soit diffuseacutee tant que toutes les autres versions linguistiques demandeacutees ne sont pas precirctes agrave ecirctre distribueacutees a eacuteteacute reacuteaffirmeacutee dans les reacutesolutions 42207 C du 11 deacutecembre 1987 5011 du 2 novembre 1995 et 53208 B du 18 deacutecembre 1998 Conformeacutement agrave ladite regravegle degraves leur parution dans les langues demandeacutees tous les documents officiels sont publieacutes sur le Seacutedoc dans toutes les langues simultaneacutementraquo

23 Cette politique a eacuteteacute reacuteaffirmeacutee par lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale dans ses reacutesolutions 54248 C 55222 et 56242 Agrave cet eacutegard selon la Division de lrsquoinformatique la pratique actuelle veut qursquoun document ne soit pas publieacute sur le Seacutedoc tant que les six versions linguistiques ne sont pas precirctes et que les documents soient laquotoujoursraquo afficheacutes simultaneacutement dans les six langues minus avec pour seule exception les rares cas ougrave bien qursquoun document ait eacuteteacute reccedilu dans les six langues une version linguistique pose un problegraveme et doit ecirctre corrigeacutee et rechargeacutee lrsquoaffichage de cette version pouvant alors ecirctre diffeacutereacute de laquoquelques heuresraquo Pour sa part le Deacutepartement de lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale et de la gestion des confeacuterences affirme aussi qursquoil applique strictement le mandat que lui a confieacute lrsquoAssembleacutee dans ses reacutesolutions sur la distribution simultaneacutee des documents dans toutes les langues officielles et que les documents ne sont afficheacutes sur le Seacutedoc que lorsque toutes les versions demandeacutees ont eacuteteacute publieacutees sur papier

12 AC55612

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b) Les entorses agrave la politique officielle

24 Malgreacute les assurances donneacutees par le Secreacutetariat les Eacutetats Membres continuent agrave se plaindre du fait que la politique de distribution simultaneacutee des documents dans les langues requises nrsquoest pas suivie strictement ainsi qursquoen teacutemoigne le paragraphe 3 de la section III de la reacutesolution 57283 B adopteacutee par lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale le 15 avril 2003 Tout en constatant qursquoune grande majoriteacute de documents est afficheacutee sur le Seacutedoc conformeacutement aux principes eacutetablis lrsquoInspecteur ne peut que confirmer agrave lrsquoissue de longues recherches sur les deux principales bases de donneacutees du systegraveme (la base laquoDocumentsraquo et la base laquoReacutesolutionsraquo) que dans de nombreux cas effectivement il y a des entorses agrave la politique officielle avec des retards bien supeacuterieurs aux laquoquelques heuresraquo dont parle le Secreacutetariat Cela vaut pour des documents de presque tous les organes dont certains ne sont toujours pas disponibles dans les langues requises plusieurs anneacutees apregraves leur eacutetablissement Par exemple le rapport de la Cinquiegraveme Commission sur le financement de la Mission drsquoobservation des Nations Unies en Sierra Leone (A54686Add1) a eacuteteacute diffuseacute le 11 juin 2000 en arabe en chinois en espagnol et en franccedilais mais au 30 juillet 2003 le Seacutedoc indiquait que le texte original anglais et la version russe eacutetaient laquonon encore parusraquo

25 Drsquoapregraves le Deacutepartement de lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale et de la gestion des confeacuterences il peut arriver que les copies papier soient publieacutees dans toutes les langues requises mais qursquoune ou plusieurs versions linguistiques ne soient pas afficheacutees simultaneacutement sur le Seacutedoc agrave cause drsquoun dysfonctionnement du systegraveme ou parce que certaines versions doivent ecirctre passeacutees au lecteur optique avant de pouvoir y ecirctre introduites Ces problegravemes sont censeacutes ecirctre reacutegleacutes degraves qursquoon srsquoen aperccediloit mais ce nrsquoest apparemment pas toujours le cas Parfois mecircme ces raisons laquocompreacutehensiblesraquo ne peuvent pas justifier le fait que les documents nrsquoont pas eacuteteacute afficheacutes simultaneacutement dans les langues requises ou du moins diffuseacutes dans un deacutelai plus raisonnable Un exemple parmi bien drsquoautres le document A56791-S2002111 contenant une lettre dateacutee du 23 janvier 2002 adresseacutee au Secreacutetaire geacuteneacuteral par le Repreacutesentant permanent du Qatar aupregraves de lrsquoOrganisation des Nations Unies a eacuteteacute publieacute en chinois le 29 janvier 2002 mais ni lrsquooriginal anglais ni les versions dans les quatre autres langues officielles ne figuraient encore sur le Seacutedoc agrave la fin de juillet 2003 Drsquoautres cas analogues sont citeacutes dans lrsquoannexe I c)

26 Sans remettre en cause le principe de la distribution simultaneacutee dans toutes les langues il convient de preacuteciser les exigences reacuteelles de la politique officielle dont le Secreacutetariat lui-mecircme a sans doute contribueacute agrave brouiller les contours Il est inteacuteressant drsquoobserver lrsquoeacutevolution des termes employeacutes pour deacutecrire les langues dans lesquelles les documents publieacutes avant pendant et apregraves les sessions sont censeacutes ecirctre afficheacutes sur le Seacutedoc pour les reacuteunions du Conseil de seacutecuriteacute de lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale et de ses organes subsidiaires du Conseil eacuteconomique et social et de ses organes subsidiaires et du Conseil de tutelle ainsi que pour les confeacuterences convoqueacutees par lrsquoONU Le premier manuel drsquoutilisation du Seacutedoc publieacute en 1994 (STSCSERA37) indiquait que les documents seraient stockeacutes dans toutes les langues officielles de lrsquoONU13 Le texte reacuteviseacute paru environ un an plus tard signalait qursquoune laquooption permettant de [hellip] consulter [les documents] dans drsquoautres languesraquo avait eacuteteacute ajouteacutee pour tenir compte du fait que des documents eacutetaient disponibles en allemand Sous la rubrique laquoInformations geacuteneacuteralesraquo du systegraveme avant la reconfiguration on indiquait plus prudemment que les documents eacutetaient 13 STCSSERA37 par 2

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normalement disponibles dans les six langues officielles mais qursquoils nrsquoeacutetaient pas toujours publieacutes dans les six langues et que les diffeacuterentes versions linguistiques ne paraissaient pas forceacutement toujours en mecircme temps Il eacutetait preacuteciseacute que le systegraveme indiquerait quelles eacutetaient les versions linguistiques disponibles Aujourdrsquohui on trouve simplement la mention suivante laquoLes documents sont disponibles dans les langues officielles des organes ou organismes agrave lrsquointention desquels ils ont eacuteteacute publieacutesraquo

27 Comme lrsquoa rappeleacute le CCI dans son rapport sur le multilinguisme dans le systegraveme des Nations Unies14 les langues dans lesquelles sont publieacutes les documents officiels des organes directeurs varient drsquoune organisation agrave lrsquoautre et parfois mecircme au sein de la mecircme organisation drsquoun organe agrave lrsquoautre Crsquoest le regraveglement inteacuterieur de chaque organe directeur qui eacutedicte les prescriptions agrave respecter en la matiegravere Les deacuteclarations drsquoordre geacuteneacuteral laissant entendre que laquotous les documentsraquo devraient paraicirctre dans toutes les langues officielles peuvent donc induire en erreur Agrave cet eacutegard la mention qui apparaicirct actuellement sur le Seacutedoc mecircme si elle reflegravete mieux les regravegles en vigueur serait encore plus preacutecise si elle eacutetait libelleacutee en ces termes laquoLes documents officiels sont afficheacutes sur le Seacutedoc dans les langues prescrites par le regraveglement inteacuterieur de lrsquoorgane consideacutereacuteraquo Il serait ainsi tenu compte du fait que pour certains organes directeurs par exemple les documents sont disponibles uniquement dans les langues de travail et non pas dans toutes les langues officielles

28 Il faut aussi bien voir que si la plupart des documents de lrsquoONU et des organismes affilieacutes sont conserveacutes dans le Seacutedoc les organes directeurs ne sont pas tous tregraves stricts en ce qui concerne la distribution simultaneacutee dans toutes les langues requises La grande majoriteacute des textes originaux est reacutedigeacutee en anglais (environ 76 mecircme agrave lrsquoONUG) et la tentation est grande de publier drsquoabord les documents dans la langue de soumission et mecircme drsquoen diffuser une version preacuteliminaire (laquoadvance copyraquo) geacuteneacuteralement en anglais minus pratique toleacutereacutee voire reacuteclameacutee par les Eacutetats Membres dans certains cas

C Accegraves au Seacutedoc

a) La politique actuelle

29 Lrsquoaccegraves au Seacutedoc est reacuteserveacute aux utilisateursabonneacutes inscrits auxquels sont attribueacutes un code drsquoidentification et un mot de passe Dans sa reacutesolution 51211 F du 15 septembre 1997 lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale a encourageacute le Secreacutetaire geacuteneacuteral agrave laquoeacutelaborer une politique en vue de poursuivre le deacuteveloppement du systegraveme agrave disques optiques de lrsquoOrganisation des Nations Unies preacutevoyant notamment comment ouvrir le systegraveme moyennant un droit drsquoutilisation agrave quiconque srsquoy inteacuteresse eacutetant entendu que lrsquoaccegraves restera gratuit pour les missions permanentes les missions drsquoobservation et les administrations publiques des Eacutetats Membres chacun de ces derniers disposant au maximum de 10 mots de passe et preacutevoyant eacutegalement de donner accegraves au systegraveme agrave tous les fonctionnaires du Secreacutetariatraquo15 Dans la mecircme reacutesolution lrsquoAssembleacutee a eacutegalement prieacute le Secreacutetaire geacuteneacuteral laquodrsquoeacutelaborer cette politique en tenant compte des besoins particuliers des pays en deacuteveloppement et drsquoautres cateacutegories speacuteciales drsquoutilisateurs eacuteventuelsraquo

14 A5893 (JIUREP200211)

15 Par 1 du dispositif

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La capaciteacute du systegraveme eacutetant limiteacutee on nrsquoa accordeacute aux autres organisations et organismes des Nations Unies qursquoun nombre restreint de mots de passe pour leurs fonctionnaires En ce qui concerne lrsquoaccegraves du grand public on a institueacute un droit drsquoabonnement annuel les organisations agrave but non lucratif beacuteneacuteficiant drsquoune reacuteduction

30 Pour les fonctionnaires de lrsquoONU et les missions permanentes agrave New York agrave Genegraveve et agrave Vienne les demandes drsquoaccegraves et drsquoinscription sont traiteacutees respectivement par le Siegravege lrsquoONUG et lrsquoONUV Ce sont la Section de la vente et de la commercialisation du Deacutepartement de lrsquoinformation agrave New York et lrsquoONUG qui srsquooccupent des abonnements

31 Avec la reconfiguration du systegraveme on peut en accroicirctre la capaciteacute en ajoutant simplement des disques et on peut accueillir davantage drsquoutilisateurs en ajoutant des puces meacutemoire et des processeurs Le nombre de mots de passe par Eacutetat Membre est drsquoabord passeacute de 10 agrave 20 le 28 aoucirct 2001 puis reacutecemment a eacuteteacute porteacute agrave 40 Le but est de supprimer toutes les restrictions drsquoici agrave 2004 et le Secreacutetariat a demandeacute des creacutedits pour lrsquoexercice biennal 2004-2005 afin drsquoorganiser lrsquoaccegraves gratuit de tous les utilisateurs au Seacutedoc

b) Neacutecessiteacute de passer drsquoun accegraves payant agrave un accegraves gratuit

32 Les propositions initiales faites par le CCI en 1989 eacutetaient fondeacutees sur le principe drsquoun systegraveme payant qui procurerait des recettes mais aujourdrsquohui de nombreux arguments militent en faveur de lrsquoaccegraves gratuit au Seacutedoc pour tous les utilisateurs et pour tous les documents rendus publics prise de conscience du droit drsquoaccegraves agrave lrsquoinformation interaction croissante avec la socieacuteteacute civile souci de transparence etc En outre les donneacutees fournies par le Secreacutetariat montrent que le nombre drsquoabonnements va diminuant en partie parce qursquoon peut souvent avoir librement accegraves aux documents sur les sites Web des organisations concerneacutees Dans sa reacutesolution 52214 du 22 deacutecembre 1997 lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale a elle-mecircme prieacute le Secreacutetaire geacuteneacuteral laquode veiller agrave ce que le texte de tous les nouveaux documents rendus publics dans les six langues officielles et des documents drsquoinformation de lrsquoOrganisation des Nations Unies soit afficheacute chaque jour sur le site Web de lrsquoOrganisation et puisse ecirctre consulteacute immeacutediatement par les Eacutetats Membresraquo16 Une fois que ces documents sont sur le site Web ils ne sont pas reacuteserveacutes aux Eacutetats Membres mais peuvent ecirctre consulteacutes par tout le monde Les documents officiels de lrsquoONU ont donc eacuteteacute et continuent agrave ecirctre mis agrave disposition sur le principal site Web de lrsquoOrganisation Ils eacutetaient auparavant copieacutes sur ce site qui faisait ainsi double emploi avec le Seacutedoc

33 Dans un rapport ulteacuterieur le Secreacutetaire geacuteneacuteral a signaleacute agrave lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale que laquopour que les documents eacutetablis agrave lrsquointention des organes deacutelibeacuterants puissent ecirctre disponibles sur lrsquoInternet dans les six langues officielles simultaneacutement il vaudrait mieux donner au public la possibiliteacute drsquoacceacuteder gratuitement au Seacutedoc plutocirct que drsquoadapter le site Web de lrsquoOrganisation pour permettre la consultation des documents ce site nrsquoest en effet pas conccedilu pour servir agrave lrsquoarchivageraquo17 Il a souligneacute la neacutecessiteacute de reacuteviser les dispositions de la reacutesolution 51211 F de lrsquoAssembleacutee relatives agrave la politique drsquoaccegraves au systegraveme et a suggeacutereacute drsquoadapter le site Web de

16 Partie C par 2 du dispositif

17 AC55612 par 12

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lrsquoOrganisation pour y ajouter des liens hypertextes directs avec les documents deacutelibeacuteratoires archiveacutes sur le Seacutedoc

34 Pour sa part commentant le rapport du Secreacutetaire geacuteneacuteral sur la reconfiguration du systegraveme le Comiteacute consultatif pour les questions administratives et budgeacutetaires (CCQAB) srsquoest feacuteliciteacute des progregraves accomplis et a encourageacute le Secreacutetariat laquoagrave poursuivre le projet de maniegravere que toutes les organisations non gouvernementales accreacutediteacutees aient un accegraves illimiteacute et gratuit au systegravemeraquo18

35 La Division de lrsquoinformatique compte que la gratuiteacute drsquoaccegraves se traduira par une augmentation spectaculaire du nombre drsquoutilisateurs publics et considegravere que la capaciteacute du systegraveme nrsquoest pas encore suffisante pour pouvoir faire face agrave un tel afflux Le projet de budget-programme pour lrsquoexercice biennal 2002-2003 preacutevoyait une augmentation de 2 116 800 dollars des Eacutetats-Unis des creacutedits requis pour le mobilier et le mateacuteriel de la Division de lrsquoinformatique mais lrsquoAssembleacutee a deacutecideacute de ne pas approuver ce montant19 La Division affirme que de ce fait elle a eacuteteacute obligeacutee de limiter ses activiteacutes aux opeacuterations indispensables agrave lrsquoOrganisation et qursquoelle a ducirc annuler la plupart des nouveaux projets notamment celui qui concernait lrsquoaccegraves gratuit au Seacutedoc Le Comiteacute de lrsquoinformation srsquoest pencheacute sur la question du libre accegraves agrave sa vingt-cinquiegraveme session lorsqursquoil a examineacute le rapport du Secreacutetaire geacuteneacuteral sur la reacuteorientation des activiteacutes de lrsquoONU dans le domaine de lrsquoinformation et de la communication20 dont lrsquoannexe II exposait entre autres les exigences et les avantages du passage agrave la gratuiteacute Comme il est indiqueacute dans cette annexe la Division de lrsquoinformatique a demandeacute un creacutedit de 1 530 000 dollars des Eacutetats-Unis dans le projet de budget-programme pour lrsquoexercice biennal 2004-2005 afin de laquofinancer lrsquoouverture du Seacutedoc au grand public agrave titre gracieuxraquo Dans son rapport agrave lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale21 le Comiteacute de lrsquoinformation a recommandeacute agrave lrsquoAssembleacutee drsquoaccueillir avec satisfaction laquola proposition du Secreacutetaire geacuteneacuteral tendant agrave offrir au public un accegraves gratuit au Systegraveme de diffusion eacutelectronique des documents de lrsquoOrganisation des Nations Unies gracircce au raccordement au site Web de lrsquoOrganisation qui doit ecirctre examineacutee dans le contexte du projet de budget-programme pour lrsquoexercice biennal 2004-2005raquo22

36 Si le principe de la gratuiteacute drsquoaccegraves est approuveacute par lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale il faudra quand mecircme conserver le systegraveme drsquoinscription pour certains utilisateurs car le Seacutedoc contient non seulement des documents pouvant ecirctre consulteacutes par tous mais encore des documents auxquels lrsquoaccegraves est restreint et continuera agrave ecirctre proteacutegeacute par un mot de passe

18 A56475 par 12

19 Reacutesolution 56253 chap 27 D par 159

20 AAC19820032

21 A5821

22 Ibid projet de reacutesolution B par 71 du dispositif

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c) Les diffeacuterents niveaux drsquoaccegraves

37 Actuellement il y a sept niveaux drsquoaccegraves au Seacutedoc comme lrsquoindique le graphique ci-apregraves Crsquoest le Deacutepartement de lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale et de la gestion des confeacuterences qui srsquoen occupe Selon le niveau drsquoaccegraves qui leur est accordeacute les utilisateurs peuvent se voir refuser le droit de consulter certains documents pourtant stockeacutes dans le Seacutedoc Les niveaux 1 agrave 4 donnent accegraves agrave des documents dont la distribution nrsquoest plus restreinte agrave des documents dont la distribution est geacuteneacuterale agrave des documents publieacutes en un nombre limiteacute drsquoexemplaires (seacuterie L) comme les projets de reacutesolution et agrave des documents provisoires La plupart des utilisateurs ont accegraves au systegraveme jusqursquoau niveau 4 Le niveau 5 est accordeacute aux repreacutesentants et permet drsquoacceacuteder agrave des documents dont la distribution est reacuteserveacutee aux participants comme les documents de seacuteance (CRP) en sus des documents accessibles au niveau 4 Seuls quelques fonctionnaires du Deacutepartement ont droit au niveau 6 qui permet de consulter des documents dont la distribution est restreinte outre les documents accessibles au niveau 5 Le niveau 7 est reacuteserveacute pour lrsquoadministration du Seacutedoc

Niveaux drsquoaccegraves au Seacutedoc

Niveau 7 Administration du Seacutedoc Niveau 6 Traducteurs Niveau 5 Repreacutesentants Niveau 4 Accegraves public

Source Deacutepartement de lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale et de la gestion des confeacuterences et Division de lrsquoinformatique

D Politique concernant lrsquoarrieacutereacute drsquoarchivage

38 Bien qursquoau deacutepart le systegraveme fucirct censeacute conserver la laquodocumentation reacutecente et futureraquo du Secreacutetariat de lrsquoONU le Corps commun drsquoinspection a abordeacute la question de lrsquoarchivage des documents anteacuterieurs dans un rapport (JIUREP8911) qui contenait une recommandation (la recommandation 2) adresseacutee agrave lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale tendant agrave ce que celle-ci eacutetudie laquola possibiliteacute de sous-traiter la saisie sur disques optiques de toute la documentation existante de lrsquoONU ce qui [permettrait] de preacuteserver la meacutemoire institutionnelle de lrsquoOrganisation drsquoassurer un accegraves facile agrave toute la documentation de lrsquoONU et de reacutealiser de substantielles eacuteconomies

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suppleacutementairesraquo23 Les estimations faites alors ont abouti agrave la conclusion que la saisie de tous les documents de confeacuterence deacutejagrave parues (environ 40 agrave 50 millions de pages agrave lrsquoeacutepoque) entraicircnerait une deacutepense non renouvelable de 4 agrave 5 millions de dollars des Eacutetats-Unis

39 Dans un se ses rapports peacuteriodiques sur lrsquoapplication des recommandations du CCI le Secreacutetaire geacuteneacuterale et indiqueacute qursquoil avait tenu compte de la recommandation 2 pour lrsquoeacutetablissement du projet de budget-programme Des creacutedits de plus de 100 000 dollars des Eacutetats-Unis ont eacuteteacute ouverts pour la lecture optique et lrsquoindexage de base de toutes les reacutesolutions adopteacutees par les principaux organes de lrsquoONU jusqursquoen 1992 Cette tacircche a eacuteteacute confieacutee agrave des socieacuteteacutes exteacuterieures qui lrsquoont meneacutee agrave bien en 1995 pour un coucirct drsquoenviron 110 000 dollars avec le concours de la Bibliothegraveque Dag Hammarskjoumlld pour lrsquoindexage Le Secreacutetaire geacuteneacuteral a cependant jugeacute que pour pouvoir inclure reacutetroactivement dans le systegraveme laquodes documents autres que les reacutesolutions et deacutecisions des principaux organes de lrsquoOrganisation qui [paraissaient] manifestement les plus utiles agrave premiegravere vue il faudrait faire de longues recherches ndash et peut-ecirctre disposer drsquoindications de la part des Eacutetats Membres ndash pour deacuteterminer quels [eacutetaient] les documents qui [pouvaient] ecirctre consideacutereacutes comme ldquoimportantsrdquo Eacutetant donneacute lrsquoampleur et lrsquoimportance drsquoun tel projet et compte tenu du montant limiteacute des ressources qui [eacutetaient] disponibles au titre du budget ordinaire une solution pourrait consister agrave creacuteer dans ce but speacutecifique un fonds drsquoaffectation speacuteciale alimenteacute au moyen de contributions volontairesraquo24 LrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale nrsquoa pas donneacute drsquoorientations particuliegraveres ni pris de deacutecision agrave ce sujet

40 Malgreacute cette deacutemarche prudente lrsquoInspecteur relegraveve dans le rapport du Secreacutetaire geacuteneacuteral intituleacute laquoLrsquoinformation au Secreacutetariat plan drsquoactionraquo publieacute en 2000 que le Deacutepartement de lrsquoinformation a entrepris de numeacuteriser les documents de lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale et du Conseil de seacutecuriteacute anteacuterieurs agrave 1993 afin qursquoon puisse les consulter au moyen du Seacutedoc25 En outre sur un site Web eacutetabli par ce mecircme deacutepartement (httpwwwunorgDeptsdhllandmarkamajorhtm) on indique qursquoen 1998 la Bibliothegraveque Dag Hammarskjoumlld a entrepris laquoun programme en vue de la numeacuterisation des documents parlementaires des Nations Unies dans toutes les langues officielles pour les anneacutees 1946-1992 en vue de leur inclusion dans le systegraveme [agrave disques optiques] de lrsquoOrganisationraquo et que laquoce projet de numeacuterisation est lrsquoun des nombreux projets reacutealiseacutes par la Bibliothegraveque Dag Hammarskjoumlld afin drsquoameacuteliorer lrsquoaccegraves multilingue et eacutelectronique agrave la documentation de lrsquoOrganisation des Nations Uniesraquo Les Eacutetats Membres devraient ecirctre mieux informeacutes de lrsquoeacutetat drsquoavancement de ce projet de son champ drsquoapplication et de la date drsquoachegravevement preacutevue

41 La question de lrsquoarrieacutereacute drsquoarchivage comporte trois aspects Le premier concerne les documents anteacuterieurs agrave la mise en œuvre du systegraveme Ceux qui existent deacutejagrave sous forme eacutelectronique peuvent ecirctre plus facilement chargeacutes dans le Seacutedoc Ceux qui sont sur papier seulement doivent ecirctre passeacutes au lecteur optique la question qui se pose ici est de savoir jusqursquoougrave remonter dans le temps et si les ressources ne permettent pas drsquoarchiver tous les documents anciens comment deacuteterminer ceux qui sont laquoimportantsraquo et meacuteritent

23 A44684 par 63

24 A52206 laquoApplication des recommandations du Corps commun drsquoinspection par 10

25 A55780 par 45

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RECOMMANDATION 5

Le Secreacutetaire geacuteneacuteral devrait revoir la gestion drsquoensemble du Seacutedoc et eacutetudier srsquoil y a lieu de confier de nouveau la fonction drsquointroduction des documents dans le systegraveme au Siegravege au Deacutepartement de lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale et de la gestion des confeacuterences

H Indeacutependamment du projet de libre accegraves au Seacutedoc il convient de faire plus largement connaicirctre les possibiliteacutes de consultation offertes par cet outil comme lrsquoa deacutejagrave suggeacutereacute le CCQAB dans un rapport anteacuterieur Drsquoapregraves des donneacutees fournies par la Division de lrsquoinformatique les Eacutetats Membres eux-mecircmes ne profitent pas suffisamment des 40 mots de passe qui ont eacuteteacute attribueacutes agrave chacun drsquoentre eux Mis agrave part le personnel de lrsquoONU proprement dit les fonctionnaires des autres organisations ou organismes dont les documents sont afficheacutes sur le Seacutedoc en particulier ceux qui travaillent sur le terrain nrsquoont apparemment pas accegraves au systegraveme (par 53 agrave 58)

I La Division de lrsquoinformatique a creacuteeacute une fonction drsquoaccegraves direct permettant lrsquoeacutetablissement drsquohyperliens entre les sites Web autoriseacutes et le Seacutedoc ce dont pourraient profiter diffeacuterents sites outre celui de lrsquoONU Il faudrait aussi former davantage de personnes agrave lrsquoutilisation du systegraveme avec le concours de lrsquoInstitut des Nations Unies pour la formation et la recherche (UNITAR) et des centres drsquoinformation des Nations Unies (par 59 agrave 62)

RECOMMANDATION 6

Pour mieux faire connaicirctre le Seacutedoc agrave tous les inteacuteresseacutes et pour en promouvoir lrsquoutilisation

a) LrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale pourrait inviter les Eacutetats Membres agrave faire plus largement profiter du systegraveme leurs missions diplomatiques selon qursquoil conviendra ainsi que leurs administrations publiques en particulier celles qui srsquooccupent de questions lieacutees aux travaux des organes directeurs dont les documents sont afficheacutes sur le Seacutedoc

b) En attendant que le systegraveme soit gratuit pour tout le monde on devrait assurer et encourager lrsquoaccegraves des fonctionnaires des organisations autres que lrsquoONU proprement dite dont les documents sont afficheacutes sur le Seacutedoc

c) Le Secreacutetaire geacuteneacuteral devrait encourager tous les deacutepartements toutes les commissions reacutegionales et toutes les organisations dont les documents sont afficheacutes sur le Seacutedoc agrave lrsquoindiquer sur leurs propres sites Web et agrave obtenir lrsquoautorisation neacutecessaire pour beacuteneacuteficier de la fonction drsquoaccegraves direct on devrait en particulier pouvoir acceacuteder directement au texte des jugements du Tribunal administratif des Nations Unies (TANU) agrave partir des principaux sites Web eacutetablis par le Siegravege et les grands lieux drsquoaffectation de lrsquoOrganisation

d) Le Secreacutetaire geacuteneacuteral devrait chaque fois que possible prendre des dispositions pour offrir des stages de formation de base agrave lrsquoutilisation du Seacutedoc fondeacutes sur lrsquoexpeacuterience acquise lors des stages organiseacutes chaque anneacutee au Siegravege des ceacutedeacuteroms contenant des modules de formation dans diffeacuterentes langues pourraient ecirctre eacutetablis agrave lrsquointention des centres drsquoinformation des Nations Unies et drsquoautres services selon que de besoin ainsi que pour drsquoautres utilisateurs inteacuteresseacutes

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J Le CCQAB est drsquoavis qursquoil faudrait mettre en place un meacutecanisme permettant de savoir si les utilisateurs sont satisfaits du Seacutedoc La satisfaction des utilisateurs est en effet essentielle si lrsquoon veut que le systegraveme devienne lrsquooutil privileacutegieacute de recherche et de consultation des documents officiels Une surveillance efficace permettrait de mieux tenir compte du fait que les besoins varient selon les utilisateurs La satisfaction des utilisateurs deacutepend aussi de la convivialiteacute des diverses fonctions de recherche qui doivent ecirctre faciles agrave utiliser mecircme pour les personnes qui ne consultent qursquooccasionnellement le systegraveme et qui ne savent pas tregraves bien comment se preacutesentent les documents de lrsquoONU Agrave cet eacutegard la recherche par cote est de loin la solution la plus commode pour lrsquoutilisateur moyen mais actuellement la rubrique laquoInformations geacuteneacuteralesraquo du Seacutedoc ne donne pas assez drsquoindications au sujet des cotes correspondant aux diffeacuterents organes dont les documents sont disponibles sur le systegraveme En outre lrsquoaccegraves aux documents de seacuteance (CRP) devrait ecirctre faciliteacute lorsque ces documents contiennent des donneacutees de base utiles ou sont par ailleurs librement accessibles comme ceux du Programme des Nations Unies pour le deacuteveloppement (PNUD) (par 66 agrave 77)

RECOMMANDATION 7

Le Secreacutetaire geacuteneacuteral devrait prendre des mesures pour ameacuteliorer la satisfaction des utilisateurs et la convivialiteacute du Seacutedoc Il conviendrait notamment

a) De faire une enquecircte de satisfaction aupregraves drsquoun eacutechantillon drsquoutilisateurs comprenant des Eacutetats Membres des traducteurs et certaines cateacutegories drsquoutilisateurs appartenant au grand public

b) De revoir et drsquoactualiser la rubrique du Seacutedoc intituleacutee laquoInformations geacuteneacuteralesraquo pour aider les utilisateurs agrave mieux comprendre les cotes correspondant aux organes dont les documents officiels figurent dans le systegraveme on pourrait en particulier eacutetablir un hyperlien avec une annexe III reacuteviseacutee du document STLIB34Rev2 intituleacute laquoDocumentation de lrsquoOrganisation des Nations Unies Guide succinctraquo cette annexe qui donne la liste des indicatifs de seacuteries de cotes des principaux organes de lrsquoONU devrait ecirctre revue et compleacuteteacutee de faccedilon agrave inclure les cotes des documents de toutes les organisations couvertes par le systegraveme

c) De veiller agrave ce que la version arabe du document STLIB34Rev2 qui nrsquoest actuellement pas disponible sur le Seacutedoc soit publieacutee en temps utile aux fins de lrsquoapplication de la recommandation 7 formuleacutee agrave lrsquoalineacutea b) ci-dessus

d) De revoir la politique drsquoaccegraves aux CRP et de consulter en particulier le PNUD quant agrave la possibiliteacute de diffuser sur le Seacutedoc sans restrictions tous les documents de seacuteance soumis au Conseil drsquoadministration que lrsquoon peut consulter librement sur le site Web du Programme

K Bien que les offices hors Siegravege aient en principe eacuteteacute ducircment consulteacutes au preacutealable la strateacutegie concernant les technologies de lrsquoinformation et de la communication (TIC) preacutesenteacutee par le Secreacutetaire geacuteneacuteral agrave lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale lors de sa cinquante-septiegraveme session ne contient que deux projets relatifs au Seacutedoc au Siegravege et ne mentionne pas les incidences que pourrait avoir lrsquoextension du systegraveme aux lieux drsquoaffectation ougrave il nrsquoest pas encore appliqueacute

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Dans sa reacutesolution 57304 du 15 avril 2003 lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale a entre autres prieacute le Secreacutetaire geacuteneacuteral laquode faire en sorte que les besoins en matiegravere de technologies de lrsquoinformation et des communications des divers lieux drsquoaffectation et des commissions reacutegionales en particulier se situaient dans le pays en deacuteveloppement soient pleinement pris en compte dans ladite strateacutegie et que les dispositions voulues soient prises pour que ces technologies soient mises en œuvre dans ces bureauxraquo (par 78 et 79)

L Vu la rapiditeacute de lrsquoinnovation technique le systegraveme reconfigureacute aura sans doute une dureacutee utile infeacuterieure agrave celle du systegraveme initial agrave disques optiques qui a eacuteteacute utiliseacute pendant pregraves drsquoune deacutecennie Drsquoaucuns estiment que le Seacutedoc est peut-ecirctre deacutejagrave deacutepasseacute car il nrsquoutilise pas les normes modernes des systegravemes de gestion des documents Drsquoautre part la fonction de responsable de lrsquoinformatique devant ecirctre bientocirct inteacutegreacutee dans la structure du Secreacutetariat il importe de veiller agrave ce que le futur Seacutedoc soit conccedilu dans le cadre drsquoune strateacutegie coheacuterente et coordonneacutee de gestion eacutelectronique des documents le manque de coordination srsquoeacutetant jusqursquoagrave preacutesent traduit par lrsquoeacutetablissement de systegravemes le plus souvent autonomes (par 80 agrave 83)

RECOMMANDATION 8

Le Secreacutetaire geacuteneacuteral devrait inclure dans les TIC tous les aspects correspondant de lrsquoapplication du Seacutedoc dans les offices hors Siegravege et veiller agrave ce que une fois nommeacute le responsable de lrsquoinformatique lrsquoeacutevolution future du systegraveme soit consideacutereacutee dans le cadre plus geacuteneacuteral drsquoune strateacutegie coheacuterente et coordonneacutee de gestion eacutelectronique des documents agrave lrsquoONU

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INTRODUCTION

Historique

1 Le systegraveme initial agrave disques optiques a eacuteteacute mis en place agrave lrsquoONU agrave la suite de trois rapports du Corps commun drsquoinspection (CCI) un rapport sur les problegravemes et les coucircts du stockage dans les organismes des Nations Unies (JIUREP869)1 un additif agrave ce document (JIUREP876)2 et un rapport intituleacute laquoDu projet pilote de disques optiques agrave lrsquoONUG agrave un systegraveme agrave disques optiques pour lrsquoONUraquo (JIUREP8911)3 Le projet pilote ayant donneacute de bons reacutesultats agrave lrsquoOffice des Nations Unies agrave Genegraveve (ONUG) les Inspecteurs laquoont abouti agrave la conclusion que le concept combinant la technologie du disque optique et la transmission de donneacutees agrave grande distance et agrave grande vitesse ne reacutevolutionnerait pas seulement la production le stockage et la distribution des documents mais permettrait aussi ils en [eacutetaient] fermement convaincus drsquoattendre une fois qursquoil serait inteacutegralement mis en application une productiviteacute accrue et des eacuteconomies massives de papier de machines de personnel de coucircts drsquoexpeacutedition de places de stockage etc (ce qui en derniegravere analyse [reacuteduirait] de faccedilon significative les deacutepenses de confeacuterence)raquo4 Le systegraveme proposeacute est devenu pleinement opeacuterationnel agrave lrsquoONUG et au Siegravege (New York) pendant la peacuteriode 1991-1992 et a ensuite eacuteteacute eacutetendu agrave drsquoautres lieux drsquoaffectation

2 En 1998-1999 en raison de la croissance exponentielle du nombre de documents stockeacutes sur disques optiques ainsi que du nombre drsquoutilisateurs et du fait que le systegraveme reposait sur des logiciels proteacutegeacutes et une technologie qui datait du deacutebut des anneacutees 90 le Secreacutetariat a ducirc envisager une reconfiguration tacircche entreprise par la Division de lrsquoinformatique Le nouveau systegraveme utilise des disques magneacutetiques et non plus optiques pour stocker les donneacutees Lrsquoexpression laquosystegraveme agrave disques optiquesraquo nrsquoeacutetant plus exacte du point de vue technique on lrsquoa rebaptiseacute laquoSystegraveme de diffusion eacutelectronique des documentsraquo (Seacutedoc) en franccedilais minus et pour ne pas avoir agrave changer de sigle laquoOfficial Documents Systemraquo (ODS) en anglais

Objectif du rapport et meacutethode

3 Le principal objectif de ce rapport du Corps commun est drsquoeacutetudier a) si lrsquoapplication du Seacutedoc jusqursquoagrave ce jour a eacuteteacute pleinement conforme aux deacutecisions prises par lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale et le Secreacutetaire geacuteneacuteral b) si la gestion du systegraveme soulegraveve encore des questions dont le regraveglement pourrait contribuer agrave ameacuteliorer encore le Seacutedoc en tant que dispositif drsquoarchivage et de recherche des documents de lrsquoONU et de mieux reacutepondre aux besoins de tous les inteacuteresseacutes

1 A41806

2 A42724 laquoLes problegravemes et les coucircts du stockage dans les organismes des Nations Unies (Additif)raquo

3 A44684

4 Ibid par 3

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4 LrsquoInspecteur non seulement srsquoest entretenu avec des fonctionnaires du Siegravege de lrsquoONUG de lrsquoOffice des Nations Unies agrave Nairobi (ONUN) et de la Commission eacuteconomique pour lrsquoAfrique (CEA) mais encore a consulteacute des centaines drsquoentreacutees sur le Seacutedoc pour veacuterifier les langues de diffusion et voir si la politique drsquoaffichage simultaneacutee des documents dans toutes les langues requises eacutetait respecteacutee La veacuterification a porteacute sur des documents de tous les principaux organes de lrsquoONU et de plusieurs de leurs organes subsidiaires publieacutes au Siegravege (New York) agrave lrsquoONUG et agrave lrsquoOffice des Nations Unies agrave Vienne (ONUV) ainsi que sur des documents des commissions reacutegionales du Programme des Nations Unies pour le deacuteveloppement (PNUD) du Fonds des Nations Unies pour la population (FNUAP) du Fonds des Nations Unies pour lrsquoenfance (UNICEF) de la Confeacuterence des Nations Unies sur le commerce et le deacuteveloppement (CNUCED) du Haut-Commissariat des Nations Unies pour les reacutefugieacutes (HCR) du Haut-Commissariat des Nations Unies aux droits de lrsquohomme de lrsquoOrganisation des Nations Unies pour le deacuteveloppement industriel (ONUDI) du Programme des Nations Unies pour lrsquoenvironnement (PNUE) du Programme des Nations Unies pour les eacutetablissements humains (ONU-Habitat) du Conseil des chefs de secreacutetariat des organismes des Nations Unies pour la coordination (CCS) qui a remplaceacute le Comiteacute administratif de coordination (CAC) et du Tribunal administratif des Nations Unies (TANU) Pour les lieux drsquoaffectation ougrave la mise en œuvre du Seacutedoc nrsquoa pas encore commenceacute ou a eacuteteacute interrompue lrsquoInspecteur a chercheacute agrave obtenir des indications concernant la date agrave laquelle le systegraveme pourrait devenir pleinement opeacuterationnel et sur les principaux obstacles rencontreacutes le cas eacutecheacuteant

5 Le rapport portant la cote JIUREP8911 contenait une recommandation (la recommandation 3) aux termes de laquelle les organes deacutelibeacuterants eacutetaient inviteacutes agrave eacutetudier laquola possibiliteacute drsquoinstaller des systegravemes opeacuterationnels pour leur propre compteraquo Au sujet de lrsquoapplication de cette recommandation le Secreacutetaire geacuteneacuteral a fait observer en juin 1997 que laquola possibiliteacute drsquoavoir accegraves au systegraveme agrave disques optiques par Internet ougrave que lrsquoon se trouve dans le monde [avait] susciteacute un regain drsquointeacuterecirct pour ce systegraveme parmi tous les organismes des Nations Unies Au lieu de mettre en place leurs propres systegravemes les institutions pourraient envisager drsquoutiliser comme systegraveme commun une version eacutelargie du systegraveme actuel agrave disques optiques baseacute agrave New York et agrave Genegraveveraquo5 La reconfiguration du systegraveme aurait pu ecirctre lrsquooccasion recircveacutee drsquoeacutetudier avec les institutions la viabiliteacute drsquoun tel meacutecanisme mais lrsquoONU a malheureusement poursuivi ses propres plans sans les consulter au preacutealable La preacutesente eacutevaluation de lrsquoapplication du Seacutedoc ne porte donc pas sur la faccedilon dont les organisations et organismes autres que ceux qui sont mentionneacutes au paragraphe 4 stockent et recherchent les documents officiels

6 LrsquoInspecteur remercie tous ceux qui ont contribueacute agrave lrsquoeacutetablissement du preacutesent rapport en lui fournissant des donneacutees ou en formulant des observations

5 A52206 par 11

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I QUESTIONS DE POLITIQUE GEacuteNEacuteRALE

A Champ drsquoapplication du systegraveme

a) Cadre

Le plan initial pour un systegraveme agrave disques optiques

7 Dans son rapport publieacute sous la cote JIUREP8911 le Corps commun drsquoinspection avait recommandeacute a) qursquoun systegraveme agrave disques optiques pleinement opeacuterationnel pour le stockage et la recherche de la documentation reacutecente et future soit installeacute au Secreacutetariat de lrsquoOrganisation des Nations Unies et que des ressources approprieacutees soient preacutevues agrave cette fin dans le budget de lrsquoexercice biennal 1990-1991 (recommandation 1) b) que lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale eacutetudie la possibiliteacute de sous-traiter la saisie sur disques optiques de toute la documentation existante de lrsquoONU afin de preacuteserver la meacutemoire institutionnelle de lrsquoOrganisation drsquoassurer un accegraves facile agrave toute la documentation de lrsquoONU et de reacutealiser de substantielles eacuteconomies suppleacutementaires (recommandation 2)

8 LrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale a prieacute le Secreacutetaire geacuteneacuteral a) laquode mettre en œuvre le systegraveme agrave disques optiques tel que deacutecrit par le Corps commun drsquoinspection conformeacutement aux recommandations du Comiteacute consultatif pour les questions administratives et budgeacutetaires et compte tenu des vues exprimeacutees par les Eacutetats Membres agrave sa quarante-quatriegraveme sessionraquo b) laquodrsquoeacutetablir un rapport contenant un plan deacutetailleacute de mise en œuvre geacuteneacuterale du systegraveme [y compris] dans les commissions reacutegionales et autres lieux drsquoaffectation ainsi que les incidences du systegraveme sur lrsquoaccegraves des Eacutetats Membres agrave la documentation une analyse coucircts-avantages et tous autres renseignements techniques et financiers pertinents et de le lui preacutesenter agrave sa quarante-cinquiegraveme sessionraquo6

9 En reacuteponse agrave cette demande le Secreacutetaire geacuteneacuteral a soumis un premier rapport7 dont lrsquoexamen a eacuteteacute repousseacute agrave la quarante-sixiegraveme session pour laquelle il a eacutetabli un rapport compleacutementaire deacutecrivant un plan drsquoapplication en trois phases8 Pendant les phases I et II qui devaient ecirctre exeacutecuteacutees pendant les exercices biennaux 1990-1991 et 1992-1993 respectivement un systegraveme pleinement opeacuterationnel devait ecirctre installeacute drsquoabord agrave lrsquoOffice des Nations Unies agrave Genegraveve puis au Siegravege agrave New York permettant de stocker et de consulter les documents publieacutes aux deux endroits Lrsquoaccegraves au systegraveme eacutetait au deacutepart limiteacute aux utilisateurs du Secreacutetariat et agrave un nombre restreint de missions permanentes Au cours de la phase III pendant lrsquoexercice biennal 1994-1995 on devait deacutevelopper le systegraveme laquopour lrsquoeacutetendre agrave lrsquoOffice des Nations Unies agrave Vienne aux commissions reacutegionales agrave Nairobi et agrave un certain nombre drsquoautres lieux drsquoaffectation de lrsquoONU et pour permettre aux Eacutetats Membres et autres utilisateurs des documents de confeacuterence de lrsquoONU drsquoy acceacuteder agrave lrsquoeacutechelle mondiale par lrsquointermeacutediaire des reacuteseaux publicsraquo9

6 Reacutesolution 44201 B de lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale sect XVI partie II par 2 et 3

7 AC54558

8 AC54626

9 Ibid par 14

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10 Par sa reacutesolution 46185 B (sect V par 3) lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale a approuveacute la phase II sous reacuteserve de la preacutesentation drsquoun rapport deacutetailleacute sur lrsquoachegravevement de la phase I Ce rapport a eacuteteacute soumis par le Secreacutetaire geacuteneacuteral qui preacutevoyait notamment pour la phase III le stockage drsquoun million de pages par an et recommandait aussi laquoqursquoapregraves 1993 la capaciteacute du systegraveme soit augmenteacutee dans la limite des ressources disponibles et conformeacutement aux dispositions des budgets-programmes approuveacutesraquo10

Le systegraveme reconfigureacute

11 Comme on lrsquoa indiqueacute dans lrsquointroduction lrsquoaugmentation rapide du volume des donneacutees stockeacutees sur disques optiques et du nombre drsquoutilisateurs ont conduit le Secreacutetariat agrave envisager un renforcement de la puissance du systegraveme et finalement son remplacement Dans lrsquoexposeacute qursquoil a preacutesenteacute agrave la Cinquiegraveme Commission en novembre 1999 le Secreacutetaire geacuteneacuteral adjoint agrave lrsquoadministration et agrave la gestion a deacuteclareacute que de 1996 au premier semestre de 1999 le nombre de documents stockeacutes sur disques optiques eacutetait passeacute de 64 524 agrave 117 670 la capaciteacute des bases de donneacutees de 9638 meacutega-octets agrave 1 795 meacutega-octets (autrement dit elle avait presque doubleacute) et le nombre drsquoutilisateurs de 1 326 agrave 6 987

12 Apregraves que le feu vert eut eacuteteacute donneacute un prototype a eacuteteacute mis au point en feacutevrier 2000 et agrave lrsquoissue drsquoessais concluants il a eacuteteacute deacutecideacute drsquoaller de lrsquoavant et de proceacuteder agrave une refonte complegravete du systegraveme Le nouveau systegraveme a eacuteteacute mis en œuvre en deux phases La premiegravere a commenceacute au deacutebut de lrsquoan 2000 et srsquoest acheveacutee au deacutebut du mois de septembre 2001 Il srsquoagissait de transposer lrsquoancien systegraveme dans un nouvel environnement totalement inteacutegreacute au Web et fondeacute sur Windows 2000 et Lotus Notes La deuxiegraveme phase a consisteacute agrave ajouter une fonction drsquoappui multilingue qui est devenue opeacuterationnelle le 4 feacutevrier 2002 et permet aux utilisateurs drsquoacceacuteder au systegraveme et de rechercher des documents en employant nrsquoimporte laquelle des six langues officielles de lrsquoONU alors qursquoauparavant la recherche ne pouvait se faire qursquoen anglais et en franccedilais

13 Drsquoapregraves les chiffres fournis par la Division de lrsquoinformatique le coucirct total de la reconfiguration et de la mise au point du nouveau systegraveme a eacuteteacute estimeacute agrave 1 803 788 dollars des Eacutetats-Unis dont 922 188 dollars ont eacuteteacute consacreacutes en 2000 et en 2001 aux nouveaux logiciels drsquoapplication 381 600 dollars au financement de la deuxiegraveme phase et 500 000 dollars agrave lrsquoachat du mateacuteriel

14 Le nouveau systegraveme ne fait pas lrsquoobjet drsquoun droit de proprieacuteteacute et crsquoest lrsquoONU qui deacutetient maintenant le code source de son programme drsquoapplication Depuis le 1er juin 2002 la Division de lrsquoinformatique assure la maintenance et lrsquoexploitation du systegraveme fonctions auparavant confieacutees agrave une socieacuteteacute priveacutee Agrave lrsquoavenir elle pourra donc mettre au point de nouvelles applications dans le cadre de la gestion des connaissances en se fondant sur des informations sur le Seacutedoc La reconfiguration de 2001 ne srsquoest pas accompagneacutee drsquoun changement de politique en ce qui concerne le champ drsquoapplication final du systegraveme (organisations et lieux drsquoaffectation agrave couvrir) les orientations restant les mecircmes qursquoen 1993

10 AC54718Add1 par 20

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b) Champ drsquoapplication actuel du Seacutedoc

Situation au Siegravege agrave lrsquoONUG et agrave lrsquoONUV

15 Les documents stockeacutes en ligne dans les bases de donneacutees du Siegravege et de lrsquoONUG comprennent les documents publieacutes avant pendant et apregraves les sessions ou reacuteunions de lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale et de ses organes subsidiaires du Conseil de seacutecuriteacute du Conseil eacuteconomique et social et de ses organes subsidiaires ainsi que du Conseil de tutelle Ils comprennent aussi les documents deacutelibeacuteratoires du PNUD du FNUAP et de lrsquoUNICEF et ceux qui sont publieacutes pour les reacuteunions du HCR du Haut-Commissariat aux droits de lrsquohomme de la CNUCED et de la Commission eacuteconomique pour lrsquoEurope (CEE) Les documents eacutetablis agrave lrsquoONUV depuis 1997 y compris ceux de lrsquoONUDI sont stockeacutes sur le Seacutedoc gracircce agrave une liaison de teacuteleacutecommunication avec Genegraveve Les documents eacutetablis pour des confeacuterences mondiales organiseacutees sous lrsquoeacutegide de lrsquoONU sont aussi stockeacutes dans les bases de donneacutees du systegraveme Drsquoautres types de documents comme des textes administratifs et certains avis de vacance de poste sont eacutegalement archiveacutes

Situation dans drsquoautres offices hors Siegravege

16 Pour le Corps commun drsquoinspection les principaux objectifs du systegraveme initial agrave disques optiques pour la gestion des documents de lrsquoONU eacutetaient les suivants a) offrir un moyen de stockage plus eacuteconomique et plus sucircr b) acceacuteleacuterer la distribution agrave lrsquoeacutechelle mondiale et en reacuteduire le coucirct c) faciliter la consultation des documents par des utilisateurs du monde entier La disponibiliteacute immeacutediate de tous les documents de lrsquoONU et la conservation de la meacutemoire institutionnelle de lrsquoOrganisation figuraient parmi les laquoavantages eacutevidentsraquo du systegraveme mis en relief par le CCI dans son rapport publieacute sous la cote JIUREP8911 Le systegraveme proposeacute pour lrsquoarchivage et la recherche des documents officiels devait donc couvrir lrsquoOrganisation tout entiegravere principe clairement approuveacute par lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale dans sa reacutesolution 44201 B dont il a eacuteteacute question plus haut

17 Le systegraveme est devenu pleinement opeacuterationnel agrave lrsquoONUG et au Siegravege il y a pregraves de 10 ans et les raisons qui militent en faveur drsquoune couverture complegravete de lrsquoOrganisation sont aujourdrsquohui plus impeacuterieuses que jamais car tous les lieux drsquoaffectation concerneacutes accueillent des organes directeurs pour lesquels des documents officiels sont eacutetablis agrave des fins drsquoexamen Ces documents sont afficheacutes pendant un certain temps sur les sites Web respectifs de ces lieux drsquoaffectation mais cela ne saurait remplacer lrsquoutilisation du Seacutedoc pour le stockage et la recherche des documents deacutelibeacuteratoires Pour lrsquoONU lrsquoobjectif premier de ce systegraveme devrait rester la conservation de la meacutemoire institutionnelle de lrsquoOrganisation dans son ensemble ainsi que la facilitation de lrsquoaccegraves agrave tous les documents officiels et de leur recherche

18 Il convient de rappeler la deacutefinition du terme laquodocumentraquo dans le contexte onusien qui est donneacute au paragraphe 2 de lrsquoinstruction administrative STAI189Add3Rev2 laquoUn document est un texte soumis pour examen agrave un organe principal ou subsidiaire de lrsquoOrganisation des Nations Unies et porte habituellement sur une ou plusieurs questions inscrites agrave lrsquoordre du jour de lrsquoorgane concerneacuteraquo En outre pour appliquer un systegraveme comme le Seacutedoc il faut tenir ducircment compte de lrsquoorganisation du Secreacutetariat exposeacutee dans la circulaire STSGB19975 du Secreacutetaire geacuteneacuteral dateacutee du 12 septembre 1997 aux termes de laquelle (sect 1) laquoLe Secreacutetariat qui est lrsquoun des organes principaux de lrsquoONU a son siegravege agrave New York

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Les autres lieux drsquoaffectation principaux sont Addis-Abeba Bangkok Beyrouth Genegraveve Nairobi Santiago et Vienneraquo

19 Au fil des ans dans le cadre de la mise en œuvre progressive du Seacutedoc les commissions reacutegionales autres que la CEE et les offices hors siegravege autres que lrsquoONUG et lrsquoONUV se sont comporteacutes diffeacuteremment en ce qui concerne lrsquointroduction de leurs documents dans le systegraveme comme il ressort du tableau de lrsquoannexe I b) Les documents de la Commission eacuteconomique et sociale pour lrsquoAsie occidentale (CESAO) y sont archiveacutes depuis octobre 2000 mais lrsquoapplication du Seacutedoc a eacuteteacute de courte dureacutee pour ceux de la Commission eacuteconomique et sociale pour lrsquoAsie et le Pacifique (CESAP) de la Commission eacuteconomique pour lrsquoAmeacuterique latine et les Caraiumlbes (CEPALC) et des deux organismes baseacutes agrave Nairobi (le PNUE et ONU-Habitat) et agrave la fin de juin 2003 aucun des documents concernant les reacuteunions des organes directeurs de la CEA nrsquoavait encore eacuteteacute chargeacute Hormis lrsquoONUG lrsquoONUV la CEE et la CESAO les lieux drsquoaffectation semblent avoir eacuteteacute traiteacutes surtout comme des laquoutilisateursraquo et ne pas avoir eacuteteacute suffisamment consideacutereacutes comme des laquopourvoyeursraquo du systegraveme dans le cadre drsquoune politique globale drsquoapplication du Seacutedoc agrave lrsquoeacutechelle du Secreacutetariat

c) Incidences drsquoune couverture complegravete de lrsquoOrganisation

20 Consideacuterant les estimations de la Division de lrsquoinformatique en ce qui concerne le mateacuteriel et les logiciels neacutecessaires pour un serveurposte de travail destineacute agrave lrsquointroduction des documents on aurait pu commencer agrave appliquer le Seacutedoc dans tous les lieux drsquoaffectation restants pendant lrsquoexercice biennal en cours au moyen des ressources disponibles sauf peut-ecirctre lagrave ougrave lrsquoacquisition drsquoun lecteur optique rapide (qui coucircte en moyenne entre 7 000 et 10 000 dollars des Eacutetats-Unis) peut poser un problegraveme comme agrave Nairobi en particulier Agrave propos de ce lieu drsquoaffectation rappelons que bien que lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale dans sa reacutesolution 5222011 ait prieacute le Secreacutetaire geacuteneacuteral laquodrsquoaligner les arrangements financiers de lrsquoOffice des Nations Unies agrave Nairobi sur ceux des autres bureaux administratifs analogues de lrsquoOrganisationraquo la Division des services de confeacuterence de lrsquoONUN est toujours beaucoup trop tributaire des ressources extrabudgeacutetaires (provenant du PNUE et drsquoONU-Habitat) Addis-Abeba et Nairobi eacutetant devenus deux lieux drsquoaccueil importants pour les confeacuterences et les reacuteunions organiseacutees sous lrsquoeacutegide de lrsquoONU il est indispensable drsquoy mettre en œuvre le Seacutedoc Dans ces deux villes lrsquoInspecteur a constateacute que les inteacuteresseacutes avaient hacircte de commencer agrave charger les documents dans le systegraveme LrsquoONUN a indiqueacute que tous les documents officiels du PNUE et drsquoONU-Habitat publieacutes apregraves 1991 qui eacutetaient deacutejagrave sous forme eacutelectronique pourraient ecirctre chargeacutes avant la fin de 2003 Pour sa part la CEA srsquoest engageacutee agrave commencer agrave charger les documents degraves que certaines questions administratives auraient eacuteteacute reacutegleacutees La CESAO a fait savoir qursquoen octobre 2000 elle avait entrepris drsquoindexer les documents publieacutes depuis 1974 en arabe et en anglais et de les passer au lecteur optique en vue de leur affichage sur le Seacutedoc et qursquoelle comptait achever cette tacircche en 2004

21 Agrave la reacuteunion tenue en juin 2003 par le Comiteacute directeur pour la modernisation et la gestion inteacutegreacutee des bibliothegraveques de lrsquoONU il a eacuteteacute convenu que la Bibliothegraveque Dag Hammarskjoumlld fournirait une assistance aux commissions reacutegionales pouvant creacuteer des versions en format PDF de la documentation locale et les envoyer agrave la Bibliothegraveque en vue de leur combinaison avec des 11 Par 101

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meacutetadonneacutees et de leur teacuteleacutechargement dans le Seacutedoc La Division de lrsquoinformatique collaborait deacutejagrave avec la CEPALC pour permettre le chargement direct de ses documents officiels dans le Seacutedoc au Siegravege agrave partir de Santiago Agrave la mecircme reacuteunion la CESAP et lrsquoONUN ont indiqueacute qursquoils eacutetaient tout disposeacutes agrave reprendre leurs efforts en vue de charger eux-mecircmes leurs documents Agrave la fin de juillet 2003 la situation geacuteneacuterale dans les offices hors siegravege eacutetait meilleure qursquoagrave la fin de 2002 la CEA la CEPALC et lrsquoONUN travaillaient au chargement des documents Reacutetrospectivement lrsquoInspecteur estime que dans les cas ougrave le Seacutedoc nrsquoa pas eacuteteacute mis en œuvre pour une raison ou pour une autre les lieux drsquoaffectation consideacutereacutes auraient ducirc ecirctre tenus de soumettre leurs documents officiels en vue drsquoun archivage et drsquoune recherche centraliseacutes Le retard pris dans lrsquoapplication du systegraveme dans ces lieux drsquoaffectation est peut-ecirctre ducirc en partie agrave ce que le Siegravege nrsquoa pas fourni de directives claires et nrsquoa pas exerceacute le controcircle voulu

B Politique concernant lrsquoaffichage des documents dans les diffeacuterentes langues

a) La politique officielle

22 Agrave la cinquante-sixiegraveme session de lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale le Secreacutetaire geacuteneacuteral a preacutesenteacute un rapport12 sur la publication simultaneacutee des documents deacutelibeacuteratoires dans les six langues officielles sur le site Web de lrsquoOrganisation dans lequel il a rappeleacute ce qui suit laquoDans sa reacutesolution 36117 B du 10 deacutecembre 1981 lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale a fixeacute une regravegle selon laquelle les documents officiels doivent ecirctre distribueacutes simultaneacutement dans toutes les langues officielles Cette regravegle qui veut qursquoaucune version linguistique drsquoun document donneacute y compris la version originale ne soit diffuseacutee tant que toutes les autres versions linguistiques demandeacutees ne sont pas precirctes agrave ecirctre distribueacutees a eacuteteacute reacuteaffirmeacutee dans les reacutesolutions 42207 C du 11 deacutecembre 1987 5011 du 2 novembre 1995 et 53208 B du 18 deacutecembre 1998 Conformeacutement agrave ladite regravegle degraves leur parution dans les langues demandeacutees tous les documents officiels sont publieacutes sur le Seacutedoc dans toutes les langues simultaneacutementraquo

23 Cette politique a eacuteteacute reacuteaffirmeacutee par lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale dans ses reacutesolutions 54248 C 55222 et 56242 Agrave cet eacutegard selon la Division de lrsquoinformatique la pratique actuelle veut qursquoun document ne soit pas publieacute sur le Seacutedoc tant que les six versions linguistiques ne sont pas precirctes et que les documents soient laquotoujoursraquo afficheacutes simultaneacutement dans les six langues minus avec pour seule exception les rares cas ougrave bien qursquoun document ait eacuteteacute reccedilu dans les six langues une version linguistique pose un problegraveme et doit ecirctre corrigeacutee et rechargeacutee lrsquoaffichage de cette version pouvant alors ecirctre diffeacutereacute de laquoquelques heuresraquo Pour sa part le Deacutepartement de lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale et de la gestion des confeacuterences affirme aussi qursquoil applique strictement le mandat que lui a confieacute lrsquoAssembleacutee dans ses reacutesolutions sur la distribution simultaneacutee des documents dans toutes les langues officielles et que les documents ne sont afficheacutes sur le Seacutedoc que lorsque toutes les versions demandeacutees ont eacuteteacute publieacutees sur papier

12 AC55612

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b) Les entorses agrave la politique officielle

24 Malgreacute les assurances donneacutees par le Secreacutetariat les Eacutetats Membres continuent agrave se plaindre du fait que la politique de distribution simultaneacutee des documents dans les langues requises nrsquoest pas suivie strictement ainsi qursquoen teacutemoigne le paragraphe 3 de la section III de la reacutesolution 57283 B adopteacutee par lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale le 15 avril 2003 Tout en constatant qursquoune grande majoriteacute de documents est afficheacutee sur le Seacutedoc conformeacutement aux principes eacutetablis lrsquoInspecteur ne peut que confirmer agrave lrsquoissue de longues recherches sur les deux principales bases de donneacutees du systegraveme (la base laquoDocumentsraquo et la base laquoReacutesolutionsraquo) que dans de nombreux cas effectivement il y a des entorses agrave la politique officielle avec des retards bien supeacuterieurs aux laquoquelques heuresraquo dont parle le Secreacutetariat Cela vaut pour des documents de presque tous les organes dont certains ne sont toujours pas disponibles dans les langues requises plusieurs anneacutees apregraves leur eacutetablissement Par exemple le rapport de la Cinquiegraveme Commission sur le financement de la Mission drsquoobservation des Nations Unies en Sierra Leone (A54686Add1) a eacuteteacute diffuseacute le 11 juin 2000 en arabe en chinois en espagnol et en franccedilais mais au 30 juillet 2003 le Seacutedoc indiquait que le texte original anglais et la version russe eacutetaient laquonon encore parusraquo

25 Drsquoapregraves le Deacutepartement de lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale et de la gestion des confeacuterences il peut arriver que les copies papier soient publieacutees dans toutes les langues requises mais qursquoune ou plusieurs versions linguistiques ne soient pas afficheacutees simultaneacutement sur le Seacutedoc agrave cause drsquoun dysfonctionnement du systegraveme ou parce que certaines versions doivent ecirctre passeacutees au lecteur optique avant de pouvoir y ecirctre introduites Ces problegravemes sont censeacutes ecirctre reacutegleacutes degraves qursquoon srsquoen aperccediloit mais ce nrsquoest apparemment pas toujours le cas Parfois mecircme ces raisons laquocompreacutehensiblesraquo ne peuvent pas justifier le fait que les documents nrsquoont pas eacuteteacute afficheacutes simultaneacutement dans les langues requises ou du moins diffuseacutes dans un deacutelai plus raisonnable Un exemple parmi bien drsquoautres le document A56791-S2002111 contenant une lettre dateacutee du 23 janvier 2002 adresseacutee au Secreacutetaire geacuteneacuteral par le Repreacutesentant permanent du Qatar aupregraves de lrsquoOrganisation des Nations Unies a eacuteteacute publieacute en chinois le 29 janvier 2002 mais ni lrsquooriginal anglais ni les versions dans les quatre autres langues officielles ne figuraient encore sur le Seacutedoc agrave la fin de juillet 2003 Drsquoautres cas analogues sont citeacutes dans lrsquoannexe I c)

26 Sans remettre en cause le principe de la distribution simultaneacutee dans toutes les langues il convient de preacuteciser les exigences reacuteelles de la politique officielle dont le Secreacutetariat lui-mecircme a sans doute contribueacute agrave brouiller les contours Il est inteacuteressant drsquoobserver lrsquoeacutevolution des termes employeacutes pour deacutecrire les langues dans lesquelles les documents publieacutes avant pendant et apregraves les sessions sont censeacutes ecirctre afficheacutes sur le Seacutedoc pour les reacuteunions du Conseil de seacutecuriteacute de lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale et de ses organes subsidiaires du Conseil eacuteconomique et social et de ses organes subsidiaires et du Conseil de tutelle ainsi que pour les confeacuterences convoqueacutees par lrsquoONU Le premier manuel drsquoutilisation du Seacutedoc publieacute en 1994 (STSCSERA37) indiquait que les documents seraient stockeacutes dans toutes les langues officielles de lrsquoONU13 Le texte reacuteviseacute paru environ un an plus tard signalait qursquoune laquooption permettant de [hellip] consulter [les documents] dans drsquoautres languesraquo avait eacuteteacute ajouteacutee pour tenir compte du fait que des documents eacutetaient disponibles en allemand Sous la rubrique laquoInformations geacuteneacuteralesraquo du systegraveme avant la reconfiguration on indiquait plus prudemment que les documents eacutetaient 13 STCSSERA37 par 2

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normalement disponibles dans les six langues officielles mais qursquoils nrsquoeacutetaient pas toujours publieacutes dans les six langues et que les diffeacuterentes versions linguistiques ne paraissaient pas forceacutement toujours en mecircme temps Il eacutetait preacuteciseacute que le systegraveme indiquerait quelles eacutetaient les versions linguistiques disponibles Aujourdrsquohui on trouve simplement la mention suivante laquoLes documents sont disponibles dans les langues officielles des organes ou organismes agrave lrsquointention desquels ils ont eacuteteacute publieacutesraquo

27 Comme lrsquoa rappeleacute le CCI dans son rapport sur le multilinguisme dans le systegraveme des Nations Unies14 les langues dans lesquelles sont publieacutes les documents officiels des organes directeurs varient drsquoune organisation agrave lrsquoautre et parfois mecircme au sein de la mecircme organisation drsquoun organe agrave lrsquoautre Crsquoest le regraveglement inteacuterieur de chaque organe directeur qui eacutedicte les prescriptions agrave respecter en la matiegravere Les deacuteclarations drsquoordre geacuteneacuteral laissant entendre que laquotous les documentsraquo devraient paraicirctre dans toutes les langues officielles peuvent donc induire en erreur Agrave cet eacutegard la mention qui apparaicirct actuellement sur le Seacutedoc mecircme si elle reflegravete mieux les regravegles en vigueur serait encore plus preacutecise si elle eacutetait libelleacutee en ces termes laquoLes documents officiels sont afficheacutes sur le Seacutedoc dans les langues prescrites par le regraveglement inteacuterieur de lrsquoorgane consideacutereacuteraquo Il serait ainsi tenu compte du fait que pour certains organes directeurs par exemple les documents sont disponibles uniquement dans les langues de travail et non pas dans toutes les langues officielles

28 Il faut aussi bien voir que si la plupart des documents de lrsquoONU et des organismes affilieacutes sont conserveacutes dans le Seacutedoc les organes directeurs ne sont pas tous tregraves stricts en ce qui concerne la distribution simultaneacutee dans toutes les langues requises La grande majoriteacute des textes originaux est reacutedigeacutee en anglais (environ 76 mecircme agrave lrsquoONUG) et la tentation est grande de publier drsquoabord les documents dans la langue de soumission et mecircme drsquoen diffuser une version preacuteliminaire (laquoadvance copyraquo) geacuteneacuteralement en anglais minus pratique toleacutereacutee voire reacuteclameacutee par les Eacutetats Membres dans certains cas

C Accegraves au Seacutedoc

a) La politique actuelle

29 Lrsquoaccegraves au Seacutedoc est reacuteserveacute aux utilisateursabonneacutes inscrits auxquels sont attribueacutes un code drsquoidentification et un mot de passe Dans sa reacutesolution 51211 F du 15 septembre 1997 lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale a encourageacute le Secreacutetaire geacuteneacuteral agrave laquoeacutelaborer une politique en vue de poursuivre le deacuteveloppement du systegraveme agrave disques optiques de lrsquoOrganisation des Nations Unies preacutevoyant notamment comment ouvrir le systegraveme moyennant un droit drsquoutilisation agrave quiconque srsquoy inteacuteresse eacutetant entendu que lrsquoaccegraves restera gratuit pour les missions permanentes les missions drsquoobservation et les administrations publiques des Eacutetats Membres chacun de ces derniers disposant au maximum de 10 mots de passe et preacutevoyant eacutegalement de donner accegraves au systegraveme agrave tous les fonctionnaires du Secreacutetariatraquo15 Dans la mecircme reacutesolution lrsquoAssembleacutee a eacutegalement prieacute le Secreacutetaire geacuteneacuteral laquodrsquoeacutelaborer cette politique en tenant compte des besoins particuliers des pays en deacuteveloppement et drsquoautres cateacutegories speacuteciales drsquoutilisateurs eacuteventuelsraquo

14 A5893 (JIUREP200211)

15 Par 1 du dispositif

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La capaciteacute du systegraveme eacutetant limiteacutee on nrsquoa accordeacute aux autres organisations et organismes des Nations Unies qursquoun nombre restreint de mots de passe pour leurs fonctionnaires En ce qui concerne lrsquoaccegraves du grand public on a institueacute un droit drsquoabonnement annuel les organisations agrave but non lucratif beacuteneacuteficiant drsquoune reacuteduction

30 Pour les fonctionnaires de lrsquoONU et les missions permanentes agrave New York agrave Genegraveve et agrave Vienne les demandes drsquoaccegraves et drsquoinscription sont traiteacutees respectivement par le Siegravege lrsquoONUG et lrsquoONUV Ce sont la Section de la vente et de la commercialisation du Deacutepartement de lrsquoinformation agrave New York et lrsquoONUG qui srsquooccupent des abonnements

31 Avec la reconfiguration du systegraveme on peut en accroicirctre la capaciteacute en ajoutant simplement des disques et on peut accueillir davantage drsquoutilisateurs en ajoutant des puces meacutemoire et des processeurs Le nombre de mots de passe par Eacutetat Membre est drsquoabord passeacute de 10 agrave 20 le 28 aoucirct 2001 puis reacutecemment a eacuteteacute porteacute agrave 40 Le but est de supprimer toutes les restrictions drsquoici agrave 2004 et le Secreacutetariat a demandeacute des creacutedits pour lrsquoexercice biennal 2004-2005 afin drsquoorganiser lrsquoaccegraves gratuit de tous les utilisateurs au Seacutedoc

b) Neacutecessiteacute de passer drsquoun accegraves payant agrave un accegraves gratuit

32 Les propositions initiales faites par le CCI en 1989 eacutetaient fondeacutees sur le principe drsquoun systegraveme payant qui procurerait des recettes mais aujourdrsquohui de nombreux arguments militent en faveur de lrsquoaccegraves gratuit au Seacutedoc pour tous les utilisateurs et pour tous les documents rendus publics prise de conscience du droit drsquoaccegraves agrave lrsquoinformation interaction croissante avec la socieacuteteacute civile souci de transparence etc En outre les donneacutees fournies par le Secreacutetariat montrent que le nombre drsquoabonnements va diminuant en partie parce qursquoon peut souvent avoir librement accegraves aux documents sur les sites Web des organisations concerneacutees Dans sa reacutesolution 52214 du 22 deacutecembre 1997 lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale a elle-mecircme prieacute le Secreacutetaire geacuteneacuteral laquode veiller agrave ce que le texte de tous les nouveaux documents rendus publics dans les six langues officielles et des documents drsquoinformation de lrsquoOrganisation des Nations Unies soit afficheacute chaque jour sur le site Web de lrsquoOrganisation et puisse ecirctre consulteacute immeacutediatement par les Eacutetats Membresraquo16 Une fois que ces documents sont sur le site Web ils ne sont pas reacuteserveacutes aux Eacutetats Membres mais peuvent ecirctre consulteacutes par tout le monde Les documents officiels de lrsquoONU ont donc eacuteteacute et continuent agrave ecirctre mis agrave disposition sur le principal site Web de lrsquoOrganisation Ils eacutetaient auparavant copieacutes sur ce site qui faisait ainsi double emploi avec le Seacutedoc

33 Dans un rapport ulteacuterieur le Secreacutetaire geacuteneacuteral a signaleacute agrave lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale que laquopour que les documents eacutetablis agrave lrsquointention des organes deacutelibeacuterants puissent ecirctre disponibles sur lrsquoInternet dans les six langues officielles simultaneacutement il vaudrait mieux donner au public la possibiliteacute drsquoacceacuteder gratuitement au Seacutedoc plutocirct que drsquoadapter le site Web de lrsquoOrganisation pour permettre la consultation des documents ce site nrsquoest en effet pas conccedilu pour servir agrave lrsquoarchivageraquo17 Il a souligneacute la neacutecessiteacute de reacuteviser les dispositions de la reacutesolution 51211 F de lrsquoAssembleacutee relatives agrave la politique drsquoaccegraves au systegraveme et a suggeacutereacute drsquoadapter le site Web de

16 Partie C par 2 du dispositif

17 AC55612 par 12

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lrsquoOrganisation pour y ajouter des liens hypertextes directs avec les documents deacutelibeacuteratoires archiveacutes sur le Seacutedoc

34 Pour sa part commentant le rapport du Secreacutetaire geacuteneacuteral sur la reconfiguration du systegraveme le Comiteacute consultatif pour les questions administratives et budgeacutetaires (CCQAB) srsquoest feacuteliciteacute des progregraves accomplis et a encourageacute le Secreacutetariat laquoagrave poursuivre le projet de maniegravere que toutes les organisations non gouvernementales accreacutediteacutees aient un accegraves illimiteacute et gratuit au systegravemeraquo18

35 La Division de lrsquoinformatique compte que la gratuiteacute drsquoaccegraves se traduira par une augmentation spectaculaire du nombre drsquoutilisateurs publics et considegravere que la capaciteacute du systegraveme nrsquoest pas encore suffisante pour pouvoir faire face agrave un tel afflux Le projet de budget-programme pour lrsquoexercice biennal 2002-2003 preacutevoyait une augmentation de 2 116 800 dollars des Eacutetats-Unis des creacutedits requis pour le mobilier et le mateacuteriel de la Division de lrsquoinformatique mais lrsquoAssembleacutee a deacutecideacute de ne pas approuver ce montant19 La Division affirme que de ce fait elle a eacuteteacute obligeacutee de limiter ses activiteacutes aux opeacuterations indispensables agrave lrsquoOrganisation et qursquoelle a ducirc annuler la plupart des nouveaux projets notamment celui qui concernait lrsquoaccegraves gratuit au Seacutedoc Le Comiteacute de lrsquoinformation srsquoest pencheacute sur la question du libre accegraves agrave sa vingt-cinquiegraveme session lorsqursquoil a examineacute le rapport du Secreacutetaire geacuteneacuteral sur la reacuteorientation des activiteacutes de lrsquoONU dans le domaine de lrsquoinformation et de la communication20 dont lrsquoannexe II exposait entre autres les exigences et les avantages du passage agrave la gratuiteacute Comme il est indiqueacute dans cette annexe la Division de lrsquoinformatique a demandeacute un creacutedit de 1 530 000 dollars des Eacutetats-Unis dans le projet de budget-programme pour lrsquoexercice biennal 2004-2005 afin de laquofinancer lrsquoouverture du Seacutedoc au grand public agrave titre gracieuxraquo Dans son rapport agrave lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale21 le Comiteacute de lrsquoinformation a recommandeacute agrave lrsquoAssembleacutee drsquoaccueillir avec satisfaction laquola proposition du Secreacutetaire geacuteneacuteral tendant agrave offrir au public un accegraves gratuit au Systegraveme de diffusion eacutelectronique des documents de lrsquoOrganisation des Nations Unies gracircce au raccordement au site Web de lrsquoOrganisation qui doit ecirctre examineacutee dans le contexte du projet de budget-programme pour lrsquoexercice biennal 2004-2005raquo22

36 Si le principe de la gratuiteacute drsquoaccegraves est approuveacute par lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale il faudra quand mecircme conserver le systegraveme drsquoinscription pour certains utilisateurs car le Seacutedoc contient non seulement des documents pouvant ecirctre consulteacutes par tous mais encore des documents auxquels lrsquoaccegraves est restreint et continuera agrave ecirctre proteacutegeacute par un mot de passe

18 A56475 par 12

19 Reacutesolution 56253 chap 27 D par 159

20 AAC19820032

21 A5821

22 Ibid projet de reacutesolution B par 71 du dispositif

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c) Les diffeacuterents niveaux drsquoaccegraves

37 Actuellement il y a sept niveaux drsquoaccegraves au Seacutedoc comme lrsquoindique le graphique ci-apregraves Crsquoest le Deacutepartement de lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale et de la gestion des confeacuterences qui srsquoen occupe Selon le niveau drsquoaccegraves qui leur est accordeacute les utilisateurs peuvent se voir refuser le droit de consulter certains documents pourtant stockeacutes dans le Seacutedoc Les niveaux 1 agrave 4 donnent accegraves agrave des documents dont la distribution nrsquoest plus restreinte agrave des documents dont la distribution est geacuteneacuterale agrave des documents publieacutes en un nombre limiteacute drsquoexemplaires (seacuterie L) comme les projets de reacutesolution et agrave des documents provisoires La plupart des utilisateurs ont accegraves au systegraveme jusqursquoau niveau 4 Le niveau 5 est accordeacute aux repreacutesentants et permet drsquoacceacuteder agrave des documents dont la distribution est reacuteserveacutee aux participants comme les documents de seacuteance (CRP) en sus des documents accessibles au niveau 4 Seuls quelques fonctionnaires du Deacutepartement ont droit au niveau 6 qui permet de consulter des documents dont la distribution est restreinte outre les documents accessibles au niveau 5 Le niveau 7 est reacuteserveacute pour lrsquoadministration du Seacutedoc

Niveaux drsquoaccegraves au Seacutedoc

Niveau 7 Administration du Seacutedoc Niveau 6 Traducteurs Niveau 5 Repreacutesentants Niveau 4 Accegraves public

Source Deacutepartement de lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale et de la gestion des confeacuterences et Division de lrsquoinformatique

D Politique concernant lrsquoarrieacutereacute drsquoarchivage

38 Bien qursquoau deacutepart le systegraveme fucirct censeacute conserver la laquodocumentation reacutecente et futureraquo du Secreacutetariat de lrsquoONU le Corps commun drsquoinspection a abordeacute la question de lrsquoarchivage des documents anteacuterieurs dans un rapport (JIUREP8911) qui contenait une recommandation (la recommandation 2) adresseacutee agrave lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale tendant agrave ce que celle-ci eacutetudie laquola possibiliteacute de sous-traiter la saisie sur disques optiques de toute la documentation existante de lrsquoONU ce qui [permettrait] de preacuteserver la meacutemoire institutionnelle de lrsquoOrganisation drsquoassurer un accegraves facile agrave toute la documentation de lrsquoONU et de reacutealiser de substantielles eacuteconomies

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suppleacutementairesraquo23 Les estimations faites alors ont abouti agrave la conclusion que la saisie de tous les documents de confeacuterence deacutejagrave parues (environ 40 agrave 50 millions de pages agrave lrsquoeacutepoque) entraicircnerait une deacutepense non renouvelable de 4 agrave 5 millions de dollars des Eacutetats-Unis

39 Dans un se ses rapports peacuteriodiques sur lrsquoapplication des recommandations du CCI le Secreacutetaire geacuteneacuterale et indiqueacute qursquoil avait tenu compte de la recommandation 2 pour lrsquoeacutetablissement du projet de budget-programme Des creacutedits de plus de 100 000 dollars des Eacutetats-Unis ont eacuteteacute ouverts pour la lecture optique et lrsquoindexage de base de toutes les reacutesolutions adopteacutees par les principaux organes de lrsquoONU jusqursquoen 1992 Cette tacircche a eacuteteacute confieacutee agrave des socieacuteteacutes exteacuterieures qui lrsquoont meneacutee agrave bien en 1995 pour un coucirct drsquoenviron 110 000 dollars avec le concours de la Bibliothegraveque Dag Hammarskjoumlld pour lrsquoindexage Le Secreacutetaire geacuteneacuteral a cependant jugeacute que pour pouvoir inclure reacutetroactivement dans le systegraveme laquodes documents autres que les reacutesolutions et deacutecisions des principaux organes de lrsquoOrganisation qui [paraissaient] manifestement les plus utiles agrave premiegravere vue il faudrait faire de longues recherches ndash et peut-ecirctre disposer drsquoindications de la part des Eacutetats Membres ndash pour deacuteterminer quels [eacutetaient] les documents qui [pouvaient] ecirctre consideacutereacutes comme ldquoimportantsrdquo Eacutetant donneacute lrsquoampleur et lrsquoimportance drsquoun tel projet et compte tenu du montant limiteacute des ressources qui [eacutetaient] disponibles au titre du budget ordinaire une solution pourrait consister agrave creacuteer dans ce but speacutecifique un fonds drsquoaffectation speacuteciale alimenteacute au moyen de contributions volontairesraquo24 LrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale nrsquoa pas donneacute drsquoorientations particuliegraveres ni pris de deacutecision agrave ce sujet

40 Malgreacute cette deacutemarche prudente lrsquoInspecteur relegraveve dans le rapport du Secreacutetaire geacuteneacuteral intituleacute laquoLrsquoinformation au Secreacutetariat plan drsquoactionraquo publieacute en 2000 que le Deacutepartement de lrsquoinformation a entrepris de numeacuteriser les documents de lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale et du Conseil de seacutecuriteacute anteacuterieurs agrave 1993 afin qursquoon puisse les consulter au moyen du Seacutedoc25 En outre sur un site Web eacutetabli par ce mecircme deacutepartement (httpwwwunorgDeptsdhllandmarkamajorhtm) on indique qursquoen 1998 la Bibliothegraveque Dag Hammarskjoumlld a entrepris laquoun programme en vue de la numeacuterisation des documents parlementaires des Nations Unies dans toutes les langues officielles pour les anneacutees 1946-1992 en vue de leur inclusion dans le systegraveme [agrave disques optiques] de lrsquoOrganisationraquo et que laquoce projet de numeacuterisation est lrsquoun des nombreux projets reacutealiseacutes par la Bibliothegraveque Dag Hammarskjoumlld afin drsquoameacuteliorer lrsquoaccegraves multilingue et eacutelectronique agrave la documentation de lrsquoOrganisation des Nations Uniesraquo Les Eacutetats Membres devraient ecirctre mieux informeacutes de lrsquoeacutetat drsquoavancement de ce projet de son champ drsquoapplication et de la date drsquoachegravevement preacutevue

41 La question de lrsquoarrieacutereacute drsquoarchivage comporte trois aspects Le premier concerne les documents anteacuterieurs agrave la mise en œuvre du systegraveme Ceux qui existent deacutejagrave sous forme eacutelectronique peuvent ecirctre plus facilement chargeacutes dans le Seacutedoc Ceux qui sont sur papier seulement doivent ecirctre passeacutes au lecteur optique la question qui se pose ici est de savoir jusqursquoougrave remonter dans le temps et si les ressources ne permettent pas drsquoarchiver tous les documents anciens comment deacuteterminer ceux qui sont laquoimportantsraquo et meacuteritent

23 A44684 par 63

24 A52206 laquoApplication des recommandations du Corps commun drsquoinspection par 10

25 A55780 par 45

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J Le CCQAB est drsquoavis qursquoil faudrait mettre en place un meacutecanisme permettant de savoir si les utilisateurs sont satisfaits du Seacutedoc La satisfaction des utilisateurs est en effet essentielle si lrsquoon veut que le systegraveme devienne lrsquooutil privileacutegieacute de recherche et de consultation des documents officiels Une surveillance efficace permettrait de mieux tenir compte du fait que les besoins varient selon les utilisateurs La satisfaction des utilisateurs deacutepend aussi de la convivialiteacute des diverses fonctions de recherche qui doivent ecirctre faciles agrave utiliser mecircme pour les personnes qui ne consultent qursquooccasionnellement le systegraveme et qui ne savent pas tregraves bien comment se preacutesentent les documents de lrsquoONU Agrave cet eacutegard la recherche par cote est de loin la solution la plus commode pour lrsquoutilisateur moyen mais actuellement la rubrique laquoInformations geacuteneacuteralesraquo du Seacutedoc ne donne pas assez drsquoindications au sujet des cotes correspondant aux diffeacuterents organes dont les documents sont disponibles sur le systegraveme En outre lrsquoaccegraves aux documents de seacuteance (CRP) devrait ecirctre faciliteacute lorsque ces documents contiennent des donneacutees de base utiles ou sont par ailleurs librement accessibles comme ceux du Programme des Nations Unies pour le deacuteveloppement (PNUD) (par 66 agrave 77)

RECOMMANDATION 7

Le Secreacutetaire geacuteneacuteral devrait prendre des mesures pour ameacuteliorer la satisfaction des utilisateurs et la convivialiteacute du Seacutedoc Il conviendrait notamment

a) De faire une enquecircte de satisfaction aupregraves drsquoun eacutechantillon drsquoutilisateurs comprenant des Eacutetats Membres des traducteurs et certaines cateacutegories drsquoutilisateurs appartenant au grand public

b) De revoir et drsquoactualiser la rubrique du Seacutedoc intituleacutee laquoInformations geacuteneacuteralesraquo pour aider les utilisateurs agrave mieux comprendre les cotes correspondant aux organes dont les documents officiels figurent dans le systegraveme on pourrait en particulier eacutetablir un hyperlien avec une annexe III reacuteviseacutee du document STLIB34Rev2 intituleacute laquoDocumentation de lrsquoOrganisation des Nations Unies Guide succinctraquo cette annexe qui donne la liste des indicatifs de seacuteries de cotes des principaux organes de lrsquoONU devrait ecirctre revue et compleacuteteacutee de faccedilon agrave inclure les cotes des documents de toutes les organisations couvertes par le systegraveme

c) De veiller agrave ce que la version arabe du document STLIB34Rev2 qui nrsquoest actuellement pas disponible sur le Seacutedoc soit publieacutee en temps utile aux fins de lrsquoapplication de la recommandation 7 formuleacutee agrave lrsquoalineacutea b) ci-dessus

d) De revoir la politique drsquoaccegraves aux CRP et de consulter en particulier le PNUD quant agrave la possibiliteacute de diffuser sur le Seacutedoc sans restrictions tous les documents de seacuteance soumis au Conseil drsquoadministration que lrsquoon peut consulter librement sur le site Web du Programme

K Bien que les offices hors Siegravege aient en principe eacuteteacute ducircment consulteacutes au preacutealable la strateacutegie concernant les technologies de lrsquoinformation et de la communication (TIC) preacutesenteacutee par le Secreacutetaire geacuteneacuteral agrave lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale lors de sa cinquante-septiegraveme session ne contient que deux projets relatifs au Seacutedoc au Siegravege et ne mentionne pas les incidences que pourrait avoir lrsquoextension du systegraveme aux lieux drsquoaffectation ougrave il nrsquoest pas encore appliqueacute

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Dans sa reacutesolution 57304 du 15 avril 2003 lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale a entre autres prieacute le Secreacutetaire geacuteneacuteral laquode faire en sorte que les besoins en matiegravere de technologies de lrsquoinformation et des communications des divers lieux drsquoaffectation et des commissions reacutegionales en particulier se situaient dans le pays en deacuteveloppement soient pleinement pris en compte dans ladite strateacutegie et que les dispositions voulues soient prises pour que ces technologies soient mises en œuvre dans ces bureauxraquo (par 78 et 79)

L Vu la rapiditeacute de lrsquoinnovation technique le systegraveme reconfigureacute aura sans doute une dureacutee utile infeacuterieure agrave celle du systegraveme initial agrave disques optiques qui a eacuteteacute utiliseacute pendant pregraves drsquoune deacutecennie Drsquoaucuns estiment que le Seacutedoc est peut-ecirctre deacutejagrave deacutepasseacute car il nrsquoutilise pas les normes modernes des systegravemes de gestion des documents Drsquoautre part la fonction de responsable de lrsquoinformatique devant ecirctre bientocirct inteacutegreacutee dans la structure du Secreacutetariat il importe de veiller agrave ce que le futur Seacutedoc soit conccedilu dans le cadre drsquoune strateacutegie coheacuterente et coordonneacutee de gestion eacutelectronique des documents le manque de coordination srsquoeacutetant jusqursquoagrave preacutesent traduit par lrsquoeacutetablissement de systegravemes le plus souvent autonomes (par 80 agrave 83)

RECOMMANDATION 8

Le Secreacutetaire geacuteneacuteral devrait inclure dans les TIC tous les aspects correspondant de lrsquoapplication du Seacutedoc dans les offices hors Siegravege et veiller agrave ce que une fois nommeacute le responsable de lrsquoinformatique lrsquoeacutevolution future du systegraveme soit consideacutereacutee dans le cadre plus geacuteneacuteral drsquoune strateacutegie coheacuterente et coordonneacutee de gestion eacutelectronique des documents agrave lrsquoONU

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INTRODUCTION

Historique

1 Le systegraveme initial agrave disques optiques a eacuteteacute mis en place agrave lrsquoONU agrave la suite de trois rapports du Corps commun drsquoinspection (CCI) un rapport sur les problegravemes et les coucircts du stockage dans les organismes des Nations Unies (JIUREP869)1 un additif agrave ce document (JIUREP876)2 et un rapport intituleacute laquoDu projet pilote de disques optiques agrave lrsquoONUG agrave un systegraveme agrave disques optiques pour lrsquoONUraquo (JIUREP8911)3 Le projet pilote ayant donneacute de bons reacutesultats agrave lrsquoOffice des Nations Unies agrave Genegraveve (ONUG) les Inspecteurs laquoont abouti agrave la conclusion que le concept combinant la technologie du disque optique et la transmission de donneacutees agrave grande distance et agrave grande vitesse ne reacutevolutionnerait pas seulement la production le stockage et la distribution des documents mais permettrait aussi ils en [eacutetaient] fermement convaincus drsquoattendre une fois qursquoil serait inteacutegralement mis en application une productiviteacute accrue et des eacuteconomies massives de papier de machines de personnel de coucircts drsquoexpeacutedition de places de stockage etc (ce qui en derniegravere analyse [reacuteduirait] de faccedilon significative les deacutepenses de confeacuterence)raquo4 Le systegraveme proposeacute est devenu pleinement opeacuterationnel agrave lrsquoONUG et au Siegravege (New York) pendant la peacuteriode 1991-1992 et a ensuite eacuteteacute eacutetendu agrave drsquoautres lieux drsquoaffectation

2 En 1998-1999 en raison de la croissance exponentielle du nombre de documents stockeacutes sur disques optiques ainsi que du nombre drsquoutilisateurs et du fait que le systegraveme reposait sur des logiciels proteacutegeacutes et une technologie qui datait du deacutebut des anneacutees 90 le Secreacutetariat a ducirc envisager une reconfiguration tacircche entreprise par la Division de lrsquoinformatique Le nouveau systegraveme utilise des disques magneacutetiques et non plus optiques pour stocker les donneacutees Lrsquoexpression laquosystegraveme agrave disques optiquesraquo nrsquoeacutetant plus exacte du point de vue technique on lrsquoa rebaptiseacute laquoSystegraveme de diffusion eacutelectronique des documentsraquo (Seacutedoc) en franccedilais minus et pour ne pas avoir agrave changer de sigle laquoOfficial Documents Systemraquo (ODS) en anglais

Objectif du rapport et meacutethode

3 Le principal objectif de ce rapport du Corps commun est drsquoeacutetudier a) si lrsquoapplication du Seacutedoc jusqursquoagrave ce jour a eacuteteacute pleinement conforme aux deacutecisions prises par lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale et le Secreacutetaire geacuteneacuteral b) si la gestion du systegraveme soulegraveve encore des questions dont le regraveglement pourrait contribuer agrave ameacuteliorer encore le Seacutedoc en tant que dispositif drsquoarchivage et de recherche des documents de lrsquoONU et de mieux reacutepondre aux besoins de tous les inteacuteresseacutes

1 A41806

2 A42724 laquoLes problegravemes et les coucircts du stockage dans les organismes des Nations Unies (Additif)raquo

3 A44684

4 Ibid par 3

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4 LrsquoInspecteur non seulement srsquoest entretenu avec des fonctionnaires du Siegravege de lrsquoONUG de lrsquoOffice des Nations Unies agrave Nairobi (ONUN) et de la Commission eacuteconomique pour lrsquoAfrique (CEA) mais encore a consulteacute des centaines drsquoentreacutees sur le Seacutedoc pour veacuterifier les langues de diffusion et voir si la politique drsquoaffichage simultaneacutee des documents dans toutes les langues requises eacutetait respecteacutee La veacuterification a porteacute sur des documents de tous les principaux organes de lrsquoONU et de plusieurs de leurs organes subsidiaires publieacutes au Siegravege (New York) agrave lrsquoONUG et agrave lrsquoOffice des Nations Unies agrave Vienne (ONUV) ainsi que sur des documents des commissions reacutegionales du Programme des Nations Unies pour le deacuteveloppement (PNUD) du Fonds des Nations Unies pour la population (FNUAP) du Fonds des Nations Unies pour lrsquoenfance (UNICEF) de la Confeacuterence des Nations Unies sur le commerce et le deacuteveloppement (CNUCED) du Haut-Commissariat des Nations Unies pour les reacutefugieacutes (HCR) du Haut-Commissariat des Nations Unies aux droits de lrsquohomme de lrsquoOrganisation des Nations Unies pour le deacuteveloppement industriel (ONUDI) du Programme des Nations Unies pour lrsquoenvironnement (PNUE) du Programme des Nations Unies pour les eacutetablissements humains (ONU-Habitat) du Conseil des chefs de secreacutetariat des organismes des Nations Unies pour la coordination (CCS) qui a remplaceacute le Comiteacute administratif de coordination (CAC) et du Tribunal administratif des Nations Unies (TANU) Pour les lieux drsquoaffectation ougrave la mise en œuvre du Seacutedoc nrsquoa pas encore commenceacute ou a eacuteteacute interrompue lrsquoInspecteur a chercheacute agrave obtenir des indications concernant la date agrave laquelle le systegraveme pourrait devenir pleinement opeacuterationnel et sur les principaux obstacles rencontreacutes le cas eacutecheacuteant

5 Le rapport portant la cote JIUREP8911 contenait une recommandation (la recommandation 3) aux termes de laquelle les organes deacutelibeacuterants eacutetaient inviteacutes agrave eacutetudier laquola possibiliteacute drsquoinstaller des systegravemes opeacuterationnels pour leur propre compteraquo Au sujet de lrsquoapplication de cette recommandation le Secreacutetaire geacuteneacuteral a fait observer en juin 1997 que laquola possibiliteacute drsquoavoir accegraves au systegraveme agrave disques optiques par Internet ougrave que lrsquoon se trouve dans le monde [avait] susciteacute un regain drsquointeacuterecirct pour ce systegraveme parmi tous les organismes des Nations Unies Au lieu de mettre en place leurs propres systegravemes les institutions pourraient envisager drsquoutiliser comme systegraveme commun une version eacutelargie du systegraveme actuel agrave disques optiques baseacute agrave New York et agrave Genegraveveraquo5 La reconfiguration du systegraveme aurait pu ecirctre lrsquooccasion recircveacutee drsquoeacutetudier avec les institutions la viabiliteacute drsquoun tel meacutecanisme mais lrsquoONU a malheureusement poursuivi ses propres plans sans les consulter au preacutealable La preacutesente eacutevaluation de lrsquoapplication du Seacutedoc ne porte donc pas sur la faccedilon dont les organisations et organismes autres que ceux qui sont mentionneacutes au paragraphe 4 stockent et recherchent les documents officiels

6 LrsquoInspecteur remercie tous ceux qui ont contribueacute agrave lrsquoeacutetablissement du preacutesent rapport en lui fournissant des donneacutees ou en formulant des observations

5 A52206 par 11

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I QUESTIONS DE POLITIQUE GEacuteNEacuteRALE

A Champ drsquoapplication du systegraveme

a) Cadre

Le plan initial pour un systegraveme agrave disques optiques

7 Dans son rapport publieacute sous la cote JIUREP8911 le Corps commun drsquoinspection avait recommandeacute a) qursquoun systegraveme agrave disques optiques pleinement opeacuterationnel pour le stockage et la recherche de la documentation reacutecente et future soit installeacute au Secreacutetariat de lrsquoOrganisation des Nations Unies et que des ressources approprieacutees soient preacutevues agrave cette fin dans le budget de lrsquoexercice biennal 1990-1991 (recommandation 1) b) que lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale eacutetudie la possibiliteacute de sous-traiter la saisie sur disques optiques de toute la documentation existante de lrsquoONU afin de preacuteserver la meacutemoire institutionnelle de lrsquoOrganisation drsquoassurer un accegraves facile agrave toute la documentation de lrsquoONU et de reacutealiser de substantielles eacuteconomies suppleacutementaires (recommandation 2)

8 LrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale a prieacute le Secreacutetaire geacuteneacuteral a) laquode mettre en œuvre le systegraveme agrave disques optiques tel que deacutecrit par le Corps commun drsquoinspection conformeacutement aux recommandations du Comiteacute consultatif pour les questions administratives et budgeacutetaires et compte tenu des vues exprimeacutees par les Eacutetats Membres agrave sa quarante-quatriegraveme sessionraquo b) laquodrsquoeacutetablir un rapport contenant un plan deacutetailleacute de mise en œuvre geacuteneacuterale du systegraveme [y compris] dans les commissions reacutegionales et autres lieux drsquoaffectation ainsi que les incidences du systegraveme sur lrsquoaccegraves des Eacutetats Membres agrave la documentation une analyse coucircts-avantages et tous autres renseignements techniques et financiers pertinents et de le lui preacutesenter agrave sa quarante-cinquiegraveme sessionraquo6

9 En reacuteponse agrave cette demande le Secreacutetaire geacuteneacuteral a soumis un premier rapport7 dont lrsquoexamen a eacuteteacute repousseacute agrave la quarante-sixiegraveme session pour laquelle il a eacutetabli un rapport compleacutementaire deacutecrivant un plan drsquoapplication en trois phases8 Pendant les phases I et II qui devaient ecirctre exeacutecuteacutees pendant les exercices biennaux 1990-1991 et 1992-1993 respectivement un systegraveme pleinement opeacuterationnel devait ecirctre installeacute drsquoabord agrave lrsquoOffice des Nations Unies agrave Genegraveve puis au Siegravege agrave New York permettant de stocker et de consulter les documents publieacutes aux deux endroits Lrsquoaccegraves au systegraveme eacutetait au deacutepart limiteacute aux utilisateurs du Secreacutetariat et agrave un nombre restreint de missions permanentes Au cours de la phase III pendant lrsquoexercice biennal 1994-1995 on devait deacutevelopper le systegraveme laquopour lrsquoeacutetendre agrave lrsquoOffice des Nations Unies agrave Vienne aux commissions reacutegionales agrave Nairobi et agrave un certain nombre drsquoautres lieux drsquoaffectation de lrsquoONU et pour permettre aux Eacutetats Membres et autres utilisateurs des documents de confeacuterence de lrsquoONU drsquoy acceacuteder agrave lrsquoeacutechelle mondiale par lrsquointermeacutediaire des reacuteseaux publicsraquo9

6 Reacutesolution 44201 B de lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale sect XVI partie II par 2 et 3

7 AC54558

8 AC54626

9 Ibid par 14

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10 Par sa reacutesolution 46185 B (sect V par 3) lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale a approuveacute la phase II sous reacuteserve de la preacutesentation drsquoun rapport deacutetailleacute sur lrsquoachegravevement de la phase I Ce rapport a eacuteteacute soumis par le Secreacutetaire geacuteneacuteral qui preacutevoyait notamment pour la phase III le stockage drsquoun million de pages par an et recommandait aussi laquoqursquoapregraves 1993 la capaciteacute du systegraveme soit augmenteacutee dans la limite des ressources disponibles et conformeacutement aux dispositions des budgets-programmes approuveacutesraquo10

Le systegraveme reconfigureacute

11 Comme on lrsquoa indiqueacute dans lrsquointroduction lrsquoaugmentation rapide du volume des donneacutees stockeacutees sur disques optiques et du nombre drsquoutilisateurs ont conduit le Secreacutetariat agrave envisager un renforcement de la puissance du systegraveme et finalement son remplacement Dans lrsquoexposeacute qursquoil a preacutesenteacute agrave la Cinquiegraveme Commission en novembre 1999 le Secreacutetaire geacuteneacuteral adjoint agrave lrsquoadministration et agrave la gestion a deacuteclareacute que de 1996 au premier semestre de 1999 le nombre de documents stockeacutes sur disques optiques eacutetait passeacute de 64 524 agrave 117 670 la capaciteacute des bases de donneacutees de 9638 meacutega-octets agrave 1 795 meacutega-octets (autrement dit elle avait presque doubleacute) et le nombre drsquoutilisateurs de 1 326 agrave 6 987

12 Apregraves que le feu vert eut eacuteteacute donneacute un prototype a eacuteteacute mis au point en feacutevrier 2000 et agrave lrsquoissue drsquoessais concluants il a eacuteteacute deacutecideacute drsquoaller de lrsquoavant et de proceacuteder agrave une refonte complegravete du systegraveme Le nouveau systegraveme a eacuteteacute mis en œuvre en deux phases La premiegravere a commenceacute au deacutebut de lrsquoan 2000 et srsquoest acheveacutee au deacutebut du mois de septembre 2001 Il srsquoagissait de transposer lrsquoancien systegraveme dans un nouvel environnement totalement inteacutegreacute au Web et fondeacute sur Windows 2000 et Lotus Notes La deuxiegraveme phase a consisteacute agrave ajouter une fonction drsquoappui multilingue qui est devenue opeacuterationnelle le 4 feacutevrier 2002 et permet aux utilisateurs drsquoacceacuteder au systegraveme et de rechercher des documents en employant nrsquoimporte laquelle des six langues officielles de lrsquoONU alors qursquoauparavant la recherche ne pouvait se faire qursquoen anglais et en franccedilais

13 Drsquoapregraves les chiffres fournis par la Division de lrsquoinformatique le coucirct total de la reconfiguration et de la mise au point du nouveau systegraveme a eacuteteacute estimeacute agrave 1 803 788 dollars des Eacutetats-Unis dont 922 188 dollars ont eacuteteacute consacreacutes en 2000 et en 2001 aux nouveaux logiciels drsquoapplication 381 600 dollars au financement de la deuxiegraveme phase et 500 000 dollars agrave lrsquoachat du mateacuteriel

14 Le nouveau systegraveme ne fait pas lrsquoobjet drsquoun droit de proprieacuteteacute et crsquoest lrsquoONU qui deacutetient maintenant le code source de son programme drsquoapplication Depuis le 1er juin 2002 la Division de lrsquoinformatique assure la maintenance et lrsquoexploitation du systegraveme fonctions auparavant confieacutees agrave une socieacuteteacute priveacutee Agrave lrsquoavenir elle pourra donc mettre au point de nouvelles applications dans le cadre de la gestion des connaissances en se fondant sur des informations sur le Seacutedoc La reconfiguration de 2001 ne srsquoest pas accompagneacutee drsquoun changement de politique en ce qui concerne le champ drsquoapplication final du systegraveme (organisations et lieux drsquoaffectation agrave couvrir) les orientations restant les mecircmes qursquoen 1993

10 AC54718Add1 par 20

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b) Champ drsquoapplication actuel du Seacutedoc

Situation au Siegravege agrave lrsquoONUG et agrave lrsquoONUV

15 Les documents stockeacutes en ligne dans les bases de donneacutees du Siegravege et de lrsquoONUG comprennent les documents publieacutes avant pendant et apregraves les sessions ou reacuteunions de lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale et de ses organes subsidiaires du Conseil de seacutecuriteacute du Conseil eacuteconomique et social et de ses organes subsidiaires ainsi que du Conseil de tutelle Ils comprennent aussi les documents deacutelibeacuteratoires du PNUD du FNUAP et de lrsquoUNICEF et ceux qui sont publieacutes pour les reacuteunions du HCR du Haut-Commissariat aux droits de lrsquohomme de la CNUCED et de la Commission eacuteconomique pour lrsquoEurope (CEE) Les documents eacutetablis agrave lrsquoONUV depuis 1997 y compris ceux de lrsquoONUDI sont stockeacutes sur le Seacutedoc gracircce agrave une liaison de teacuteleacutecommunication avec Genegraveve Les documents eacutetablis pour des confeacuterences mondiales organiseacutees sous lrsquoeacutegide de lrsquoONU sont aussi stockeacutes dans les bases de donneacutees du systegraveme Drsquoautres types de documents comme des textes administratifs et certains avis de vacance de poste sont eacutegalement archiveacutes

Situation dans drsquoautres offices hors Siegravege

16 Pour le Corps commun drsquoinspection les principaux objectifs du systegraveme initial agrave disques optiques pour la gestion des documents de lrsquoONU eacutetaient les suivants a) offrir un moyen de stockage plus eacuteconomique et plus sucircr b) acceacuteleacuterer la distribution agrave lrsquoeacutechelle mondiale et en reacuteduire le coucirct c) faciliter la consultation des documents par des utilisateurs du monde entier La disponibiliteacute immeacutediate de tous les documents de lrsquoONU et la conservation de la meacutemoire institutionnelle de lrsquoOrganisation figuraient parmi les laquoavantages eacutevidentsraquo du systegraveme mis en relief par le CCI dans son rapport publieacute sous la cote JIUREP8911 Le systegraveme proposeacute pour lrsquoarchivage et la recherche des documents officiels devait donc couvrir lrsquoOrganisation tout entiegravere principe clairement approuveacute par lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale dans sa reacutesolution 44201 B dont il a eacuteteacute question plus haut

17 Le systegraveme est devenu pleinement opeacuterationnel agrave lrsquoONUG et au Siegravege il y a pregraves de 10 ans et les raisons qui militent en faveur drsquoune couverture complegravete de lrsquoOrganisation sont aujourdrsquohui plus impeacuterieuses que jamais car tous les lieux drsquoaffectation concerneacutes accueillent des organes directeurs pour lesquels des documents officiels sont eacutetablis agrave des fins drsquoexamen Ces documents sont afficheacutes pendant un certain temps sur les sites Web respectifs de ces lieux drsquoaffectation mais cela ne saurait remplacer lrsquoutilisation du Seacutedoc pour le stockage et la recherche des documents deacutelibeacuteratoires Pour lrsquoONU lrsquoobjectif premier de ce systegraveme devrait rester la conservation de la meacutemoire institutionnelle de lrsquoOrganisation dans son ensemble ainsi que la facilitation de lrsquoaccegraves agrave tous les documents officiels et de leur recherche

18 Il convient de rappeler la deacutefinition du terme laquodocumentraquo dans le contexte onusien qui est donneacute au paragraphe 2 de lrsquoinstruction administrative STAI189Add3Rev2 laquoUn document est un texte soumis pour examen agrave un organe principal ou subsidiaire de lrsquoOrganisation des Nations Unies et porte habituellement sur une ou plusieurs questions inscrites agrave lrsquoordre du jour de lrsquoorgane concerneacuteraquo En outre pour appliquer un systegraveme comme le Seacutedoc il faut tenir ducircment compte de lrsquoorganisation du Secreacutetariat exposeacutee dans la circulaire STSGB19975 du Secreacutetaire geacuteneacuteral dateacutee du 12 septembre 1997 aux termes de laquelle (sect 1) laquoLe Secreacutetariat qui est lrsquoun des organes principaux de lrsquoONU a son siegravege agrave New York

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Les autres lieux drsquoaffectation principaux sont Addis-Abeba Bangkok Beyrouth Genegraveve Nairobi Santiago et Vienneraquo

19 Au fil des ans dans le cadre de la mise en œuvre progressive du Seacutedoc les commissions reacutegionales autres que la CEE et les offices hors siegravege autres que lrsquoONUG et lrsquoONUV se sont comporteacutes diffeacuteremment en ce qui concerne lrsquointroduction de leurs documents dans le systegraveme comme il ressort du tableau de lrsquoannexe I b) Les documents de la Commission eacuteconomique et sociale pour lrsquoAsie occidentale (CESAO) y sont archiveacutes depuis octobre 2000 mais lrsquoapplication du Seacutedoc a eacuteteacute de courte dureacutee pour ceux de la Commission eacuteconomique et sociale pour lrsquoAsie et le Pacifique (CESAP) de la Commission eacuteconomique pour lrsquoAmeacuterique latine et les Caraiumlbes (CEPALC) et des deux organismes baseacutes agrave Nairobi (le PNUE et ONU-Habitat) et agrave la fin de juin 2003 aucun des documents concernant les reacuteunions des organes directeurs de la CEA nrsquoavait encore eacuteteacute chargeacute Hormis lrsquoONUG lrsquoONUV la CEE et la CESAO les lieux drsquoaffectation semblent avoir eacuteteacute traiteacutes surtout comme des laquoutilisateursraquo et ne pas avoir eacuteteacute suffisamment consideacutereacutes comme des laquopourvoyeursraquo du systegraveme dans le cadre drsquoune politique globale drsquoapplication du Seacutedoc agrave lrsquoeacutechelle du Secreacutetariat

c) Incidences drsquoune couverture complegravete de lrsquoOrganisation

20 Consideacuterant les estimations de la Division de lrsquoinformatique en ce qui concerne le mateacuteriel et les logiciels neacutecessaires pour un serveurposte de travail destineacute agrave lrsquointroduction des documents on aurait pu commencer agrave appliquer le Seacutedoc dans tous les lieux drsquoaffectation restants pendant lrsquoexercice biennal en cours au moyen des ressources disponibles sauf peut-ecirctre lagrave ougrave lrsquoacquisition drsquoun lecteur optique rapide (qui coucircte en moyenne entre 7 000 et 10 000 dollars des Eacutetats-Unis) peut poser un problegraveme comme agrave Nairobi en particulier Agrave propos de ce lieu drsquoaffectation rappelons que bien que lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale dans sa reacutesolution 5222011 ait prieacute le Secreacutetaire geacuteneacuteral laquodrsquoaligner les arrangements financiers de lrsquoOffice des Nations Unies agrave Nairobi sur ceux des autres bureaux administratifs analogues de lrsquoOrganisationraquo la Division des services de confeacuterence de lrsquoONUN est toujours beaucoup trop tributaire des ressources extrabudgeacutetaires (provenant du PNUE et drsquoONU-Habitat) Addis-Abeba et Nairobi eacutetant devenus deux lieux drsquoaccueil importants pour les confeacuterences et les reacuteunions organiseacutees sous lrsquoeacutegide de lrsquoONU il est indispensable drsquoy mettre en œuvre le Seacutedoc Dans ces deux villes lrsquoInspecteur a constateacute que les inteacuteresseacutes avaient hacircte de commencer agrave charger les documents dans le systegraveme LrsquoONUN a indiqueacute que tous les documents officiels du PNUE et drsquoONU-Habitat publieacutes apregraves 1991 qui eacutetaient deacutejagrave sous forme eacutelectronique pourraient ecirctre chargeacutes avant la fin de 2003 Pour sa part la CEA srsquoest engageacutee agrave commencer agrave charger les documents degraves que certaines questions administratives auraient eacuteteacute reacutegleacutees La CESAO a fait savoir qursquoen octobre 2000 elle avait entrepris drsquoindexer les documents publieacutes depuis 1974 en arabe et en anglais et de les passer au lecteur optique en vue de leur affichage sur le Seacutedoc et qursquoelle comptait achever cette tacircche en 2004

21 Agrave la reacuteunion tenue en juin 2003 par le Comiteacute directeur pour la modernisation et la gestion inteacutegreacutee des bibliothegraveques de lrsquoONU il a eacuteteacute convenu que la Bibliothegraveque Dag Hammarskjoumlld fournirait une assistance aux commissions reacutegionales pouvant creacuteer des versions en format PDF de la documentation locale et les envoyer agrave la Bibliothegraveque en vue de leur combinaison avec des 11 Par 101

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meacutetadonneacutees et de leur teacuteleacutechargement dans le Seacutedoc La Division de lrsquoinformatique collaborait deacutejagrave avec la CEPALC pour permettre le chargement direct de ses documents officiels dans le Seacutedoc au Siegravege agrave partir de Santiago Agrave la mecircme reacuteunion la CESAP et lrsquoONUN ont indiqueacute qursquoils eacutetaient tout disposeacutes agrave reprendre leurs efforts en vue de charger eux-mecircmes leurs documents Agrave la fin de juillet 2003 la situation geacuteneacuterale dans les offices hors siegravege eacutetait meilleure qursquoagrave la fin de 2002 la CEA la CEPALC et lrsquoONUN travaillaient au chargement des documents Reacutetrospectivement lrsquoInspecteur estime que dans les cas ougrave le Seacutedoc nrsquoa pas eacuteteacute mis en œuvre pour une raison ou pour une autre les lieux drsquoaffectation consideacutereacutes auraient ducirc ecirctre tenus de soumettre leurs documents officiels en vue drsquoun archivage et drsquoune recherche centraliseacutes Le retard pris dans lrsquoapplication du systegraveme dans ces lieux drsquoaffectation est peut-ecirctre ducirc en partie agrave ce que le Siegravege nrsquoa pas fourni de directives claires et nrsquoa pas exerceacute le controcircle voulu

B Politique concernant lrsquoaffichage des documents dans les diffeacuterentes langues

a) La politique officielle

22 Agrave la cinquante-sixiegraveme session de lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale le Secreacutetaire geacuteneacuteral a preacutesenteacute un rapport12 sur la publication simultaneacutee des documents deacutelibeacuteratoires dans les six langues officielles sur le site Web de lrsquoOrganisation dans lequel il a rappeleacute ce qui suit laquoDans sa reacutesolution 36117 B du 10 deacutecembre 1981 lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale a fixeacute une regravegle selon laquelle les documents officiels doivent ecirctre distribueacutes simultaneacutement dans toutes les langues officielles Cette regravegle qui veut qursquoaucune version linguistique drsquoun document donneacute y compris la version originale ne soit diffuseacutee tant que toutes les autres versions linguistiques demandeacutees ne sont pas precirctes agrave ecirctre distribueacutees a eacuteteacute reacuteaffirmeacutee dans les reacutesolutions 42207 C du 11 deacutecembre 1987 5011 du 2 novembre 1995 et 53208 B du 18 deacutecembre 1998 Conformeacutement agrave ladite regravegle degraves leur parution dans les langues demandeacutees tous les documents officiels sont publieacutes sur le Seacutedoc dans toutes les langues simultaneacutementraquo

23 Cette politique a eacuteteacute reacuteaffirmeacutee par lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale dans ses reacutesolutions 54248 C 55222 et 56242 Agrave cet eacutegard selon la Division de lrsquoinformatique la pratique actuelle veut qursquoun document ne soit pas publieacute sur le Seacutedoc tant que les six versions linguistiques ne sont pas precirctes et que les documents soient laquotoujoursraquo afficheacutes simultaneacutement dans les six langues minus avec pour seule exception les rares cas ougrave bien qursquoun document ait eacuteteacute reccedilu dans les six langues une version linguistique pose un problegraveme et doit ecirctre corrigeacutee et rechargeacutee lrsquoaffichage de cette version pouvant alors ecirctre diffeacutereacute de laquoquelques heuresraquo Pour sa part le Deacutepartement de lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale et de la gestion des confeacuterences affirme aussi qursquoil applique strictement le mandat que lui a confieacute lrsquoAssembleacutee dans ses reacutesolutions sur la distribution simultaneacutee des documents dans toutes les langues officielles et que les documents ne sont afficheacutes sur le Seacutedoc que lorsque toutes les versions demandeacutees ont eacuteteacute publieacutees sur papier

12 AC55612

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b) Les entorses agrave la politique officielle

24 Malgreacute les assurances donneacutees par le Secreacutetariat les Eacutetats Membres continuent agrave se plaindre du fait que la politique de distribution simultaneacutee des documents dans les langues requises nrsquoest pas suivie strictement ainsi qursquoen teacutemoigne le paragraphe 3 de la section III de la reacutesolution 57283 B adopteacutee par lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale le 15 avril 2003 Tout en constatant qursquoune grande majoriteacute de documents est afficheacutee sur le Seacutedoc conformeacutement aux principes eacutetablis lrsquoInspecteur ne peut que confirmer agrave lrsquoissue de longues recherches sur les deux principales bases de donneacutees du systegraveme (la base laquoDocumentsraquo et la base laquoReacutesolutionsraquo) que dans de nombreux cas effectivement il y a des entorses agrave la politique officielle avec des retards bien supeacuterieurs aux laquoquelques heuresraquo dont parle le Secreacutetariat Cela vaut pour des documents de presque tous les organes dont certains ne sont toujours pas disponibles dans les langues requises plusieurs anneacutees apregraves leur eacutetablissement Par exemple le rapport de la Cinquiegraveme Commission sur le financement de la Mission drsquoobservation des Nations Unies en Sierra Leone (A54686Add1) a eacuteteacute diffuseacute le 11 juin 2000 en arabe en chinois en espagnol et en franccedilais mais au 30 juillet 2003 le Seacutedoc indiquait que le texte original anglais et la version russe eacutetaient laquonon encore parusraquo

25 Drsquoapregraves le Deacutepartement de lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale et de la gestion des confeacuterences il peut arriver que les copies papier soient publieacutees dans toutes les langues requises mais qursquoune ou plusieurs versions linguistiques ne soient pas afficheacutees simultaneacutement sur le Seacutedoc agrave cause drsquoun dysfonctionnement du systegraveme ou parce que certaines versions doivent ecirctre passeacutees au lecteur optique avant de pouvoir y ecirctre introduites Ces problegravemes sont censeacutes ecirctre reacutegleacutes degraves qursquoon srsquoen aperccediloit mais ce nrsquoest apparemment pas toujours le cas Parfois mecircme ces raisons laquocompreacutehensiblesraquo ne peuvent pas justifier le fait que les documents nrsquoont pas eacuteteacute afficheacutes simultaneacutement dans les langues requises ou du moins diffuseacutes dans un deacutelai plus raisonnable Un exemple parmi bien drsquoautres le document A56791-S2002111 contenant une lettre dateacutee du 23 janvier 2002 adresseacutee au Secreacutetaire geacuteneacuteral par le Repreacutesentant permanent du Qatar aupregraves de lrsquoOrganisation des Nations Unies a eacuteteacute publieacute en chinois le 29 janvier 2002 mais ni lrsquooriginal anglais ni les versions dans les quatre autres langues officielles ne figuraient encore sur le Seacutedoc agrave la fin de juillet 2003 Drsquoautres cas analogues sont citeacutes dans lrsquoannexe I c)

26 Sans remettre en cause le principe de la distribution simultaneacutee dans toutes les langues il convient de preacuteciser les exigences reacuteelles de la politique officielle dont le Secreacutetariat lui-mecircme a sans doute contribueacute agrave brouiller les contours Il est inteacuteressant drsquoobserver lrsquoeacutevolution des termes employeacutes pour deacutecrire les langues dans lesquelles les documents publieacutes avant pendant et apregraves les sessions sont censeacutes ecirctre afficheacutes sur le Seacutedoc pour les reacuteunions du Conseil de seacutecuriteacute de lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale et de ses organes subsidiaires du Conseil eacuteconomique et social et de ses organes subsidiaires et du Conseil de tutelle ainsi que pour les confeacuterences convoqueacutees par lrsquoONU Le premier manuel drsquoutilisation du Seacutedoc publieacute en 1994 (STSCSERA37) indiquait que les documents seraient stockeacutes dans toutes les langues officielles de lrsquoONU13 Le texte reacuteviseacute paru environ un an plus tard signalait qursquoune laquooption permettant de [hellip] consulter [les documents] dans drsquoautres languesraquo avait eacuteteacute ajouteacutee pour tenir compte du fait que des documents eacutetaient disponibles en allemand Sous la rubrique laquoInformations geacuteneacuteralesraquo du systegraveme avant la reconfiguration on indiquait plus prudemment que les documents eacutetaient 13 STCSSERA37 par 2

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normalement disponibles dans les six langues officielles mais qursquoils nrsquoeacutetaient pas toujours publieacutes dans les six langues et que les diffeacuterentes versions linguistiques ne paraissaient pas forceacutement toujours en mecircme temps Il eacutetait preacuteciseacute que le systegraveme indiquerait quelles eacutetaient les versions linguistiques disponibles Aujourdrsquohui on trouve simplement la mention suivante laquoLes documents sont disponibles dans les langues officielles des organes ou organismes agrave lrsquointention desquels ils ont eacuteteacute publieacutesraquo

27 Comme lrsquoa rappeleacute le CCI dans son rapport sur le multilinguisme dans le systegraveme des Nations Unies14 les langues dans lesquelles sont publieacutes les documents officiels des organes directeurs varient drsquoune organisation agrave lrsquoautre et parfois mecircme au sein de la mecircme organisation drsquoun organe agrave lrsquoautre Crsquoest le regraveglement inteacuterieur de chaque organe directeur qui eacutedicte les prescriptions agrave respecter en la matiegravere Les deacuteclarations drsquoordre geacuteneacuteral laissant entendre que laquotous les documentsraquo devraient paraicirctre dans toutes les langues officielles peuvent donc induire en erreur Agrave cet eacutegard la mention qui apparaicirct actuellement sur le Seacutedoc mecircme si elle reflegravete mieux les regravegles en vigueur serait encore plus preacutecise si elle eacutetait libelleacutee en ces termes laquoLes documents officiels sont afficheacutes sur le Seacutedoc dans les langues prescrites par le regraveglement inteacuterieur de lrsquoorgane consideacutereacuteraquo Il serait ainsi tenu compte du fait que pour certains organes directeurs par exemple les documents sont disponibles uniquement dans les langues de travail et non pas dans toutes les langues officielles

28 Il faut aussi bien voir que si la plupart des documents de lrsquoONU et des organismes affilieacutes sont conserveacutes dans le Seacutedoc les organes directeurs ne sont pas tous tregraves stricts en ce qui concerne la distribution simultaneacutee dans toutes les langues requises La grande majoriteacute des textes originaux est reacutedigeacutee en anglais (environ 76 mecircme agrave lrsquoONUG) et la tentation est grande de publier drsquoabord les documents dans la langue de soumission et mecircme drsquoen diffuser une version preacuteliminaire (laquoadvance copyraquo) geacuteneacuteralement en anglais minus pratique toleacutereacutee voire reacuteclameacutee par les Eacutetats Membres dans certains cas

C Accegraves au Seacutedoc

a) La politique actuelle

29 Lrsquoaccegraves au Seacutedoc est reacuteserveacute aux utilisateursabonneacutes inscrits auxquels sont attribueacutes un code drsquoidentification et un mot de passe Dans sa reacutesolution 51211 F du 15 septembre 1997 lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale a encourageacute le Secreacutetaire geacuteneacuteral agrave laquoeacutelaborer une politique en vue de poursuivre le deacuteveloppement du systegraveme agrave disques optiques de lrsquoOrganisation des Nations Unies preacutevoyant notamment comment ouvrir le systegraveme moyennant un droit drsquoutilisation agrave quiconque srsquoy inteacuteresse eacutetant entendu que lrsquoaccegraves restera gratuit pour les missions permanentes les missions drsquoobservation et les administrations publiques des Eacutetats Membres chacun de ces derniers disposant au maximum de 10 mots de passe et preacutevoyant eacutegalement de donner accegraves au systegraveme agrave tous les fonctionnaires du Secreacutetariatraquo15 Dans la mecircme reacutesolution lrsquoAssembleacutee a eacutegalement prieacute le Secreacutetaire geacuteneacuteral laquodrsquoeacutelaborer cette politique en tenant compte des besoins particuliers des pays en deacuteveloppement et drsquoautres cateacutegories speacuteciales drsquoutilisateurs eacuteventuelsraquo

14 A5893 (JIUREP200211)

15 Par 1 du dispositif

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La capaciteacute du systegraveme eacutetant limiteacutee on nrsquoa accordeacute aux autres organisations et organismes des Nations Unies qursquoun nombre restreint de mots de passe pour leurs fonctionnaires En ce qui concerne lrsquoaccegraves du grand public on a institueacute un droit drsquoabonnement annuel les organisations agrave but non lucratif beacuteneacuteficiant drsquoune reacuteduction

30 Pour les fonctionnaires de lrsquoONU et les missions permanentes agrave New York agrave Genegraveve et agrave Vienne les demandes drsquoaccegraves et drsquoinscription sont traiteacutees respectivement par le Siegravege lrsquoONUG et lrsquoONUV Ce sont la Section de la vente et de la commercialisation du Deacutepartement de lrsquoinformation agrave New York et lrsquoONUG qui srsquooccupent des abonnements

31 Avec la reconfiguration du systegraveme on peut en accroicirctre la capaciteacute en ajoutant simplement des disques et on peut accueillir davantage drsquoutilisateurs en ajoutant des puces meacutemoire et des processeurs Le nombre de mots de passe par Eacutetat Membre est drsquoabord passeacute de 10 agrave 20 le 28 aoucirct 2001 puis reacutecemment a eacuteteacute porteacute agrave 40 Le but est de supprimer toutes les restrictions drsquoici agrave 2004 et le Secreacutetariat a demandeacute des creacutedits pour lrsquoexercice biennal 2004-2005 afin drsquoorganiser lrsquoaccegraves gratuit de tous les utilisateurs au Seacutedoc

b) Neacutecessiteacute de passer drsquoun accegraves payant agrave un accegraves gratuit

32 Les propositions initiales faites par le CCI en 1989 eacutetaient fondeacutees sur le principe drsquoun systegraveme payant qui procurerait des recettes mais aujourdrsquohui de nombreux arguments militent en faveur de lrsquoaccegraves gratuit au Seacutedoc pour tous les utilisateurs et pour tous les documents rendus publics prise de conscience du droit drsquoaccegraves agrave lrsquoinformation interaction croissante avec la socieacuteteacute civile souci de transparence etc En outre les donneacutees fournies par le Secreacutetariat montrent que le nombre drsquoabonnements va diminuant en partie parce qursquoon peut souvent avoir librement accegraves aux documents sur les sites Web des organisations concerneacutees Dans sa reacutesolution 52214 du 22 deacutecembre 1997 lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale a elle-mecircme prieacute le Secreacutetaire geacuteneacuteral laquode veiller agrave ce que le texte de tous les nouveaux documents rendus publics dans les six langues officielles et des documents drsquoinformation de lrsquoOrganisation des Nations Unies soit afficheacute chaque jour sur le site Web de lrsquoOrganisation et puisse ecirctre consulteacute immeacutediatement par les Eacutetats Membresraquo16 Une fois que ces documents sont sur le site Web ils ne sont pas reacuteserveacutes aux Eacutetats Membres mais peuvent ecirctre consulteacutes par tout le monde Les documents officiels de lrsquoONU ont donc eacuteteacute et continuent agrave ecirctre mis agrave disposition sur le principal site Web de lrsquoOrganisation Ils eacutetaient auparavant copieacutes sur ce site qui faisait ainsi double emploi avec le Seacutedoc

33 Dans un rapport ulteacuterieur le Secreacutetaire geacuteneacuteral a signaleacute agrave lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale que laquopour que les documents eacutetablis agrave lrsquointention des organes deacutelibeacuterants puissent ecirctre disponibles sur lrsquoInternet dans les six langues officielles simultaneacutement il vaudrait mieux donner au public la possibiliteacute drsquoacceacuteder gratuitement au Seacutedoc plutocirct que drsquoadapter le site Web de lrsquoOrganisation pour permettre la consultation des documents ce site nrsquoest en effet pas conccedilu pour servir agrave lrsquoarchivageraquo17 Il a souligneacute la neacutecessiteacute de reacuteviser les dispositions de la reacutesolution 51211 F de lrsquoAssembleacutee relatives agrave la politique drsquoaccegraves au systegraveme et a suggeacutereacute drsquoadapter le site Web de

16 Partie C par 2 du dispositif

17 AC55612 par 12

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lrsquoOrganisation pour y ajouter des liens hypertextes directs avec les documents deacutelibeacuteratoires archiveacutes sur le Seacutedoc

34 Pour sa part commentant le rapport du Secreacutetaire geacuteneacuteral sur la reconfiguration du systegraveme le Comiteacute consultatif pour les questions administratives et budgeacutetaires (CCQAB) srsquoest feacuteliciteacute des progregraves accomplis et a encourageacute le Secreacutetariat laquoagrave poursuivre le projet de maniegravere que toutes les organisations non gouvernementales accreacutediteacutees aient un accegraves illimiteacute et gratuit au systegravemeraquo18

35 La Division de lrsquoinformatique compte que la gratuiteacute drsquoaccegraves se traduira par une augmentation spectaculaire du nombre drsquoutilisateurs publics et considegravere que la capaciteacute du systegraveme nrsquoest pas encore suffisante pour pouvoir faire face agrave un tel afflux Le projet de budget-programme pour lrsquoexercice biennal 2002-2003 preacutevoyait une augmentation de 2 116 800 dollars des Eacutetats-Unis des creacutedits requis pour le mobilier et le mateacuteriel de la Division de lrsquoinformatique mais lrsquoAssembleacutee a deacutecideacute de ne pas approuver ce montant19 La Division affirme que de ce fait elle a eacuteteacute obligeacutee de limiter ses activiteacutes aux opeacuterations indispensables agrave lrsquoOrganisation et qursquoelle a ducirc annuler la plupart des nouveaux projets notamment celui qui concernait lrsquoaccegraves gratuit au Seacutedoc Le Comiteacute de lrsquoinformation srsquoest pencheacute sur la question du libre accegraves agrave sa vingt-cinquiegraveme session lorsqursquoil a examineacute le rapport du Secreacutetaire geacuteneacuteral sur la reacuteorientation des activiteacutes de lrsquoONU dans le domaine de lrsquoinformation et de la communication20 dont lrsquoannexe II exposait entre autres les exigences et les avantages du passage agrave la gratuiteacute Comme il est indiqueacute dans cette annexe la Division de lrsquoinformatique a demandeacute un creacutedit de 1 530 000 dollars des Eacutetats-Unis dans le projet de budget-programme pour lrsquoexercice biennal 2004-2005 afin de laquofinancer lrsquoouverture du Seacutedoc au grand public agrave titre gracieuxraquo Dans son rapport agrave lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale21 le Comiteacute de lrsquoinformation a recommandeacute agrave lrsquoAssembleacutee drsquoaccueillir avec satisfaction laquola proposition du Secreacutetaire geacuteneacuteral tendant agrave offrir au public un accegraves gratuit au Systegraveme de diffusion eacutelectronique des documents de lrsquoOrganisation des Nations Unies gracircce au raccordement au site Web de lrsquoOrganisation qui doit ecirctre examineacutee dans le contexte du projet de budget-programme pour lrsquoexercice biennal 2004-2005raquo22

36 Si le principe de la gratuiteacute drsquoaccegraves est approuveacute par lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale il faudra quand mecircme conserver le systegraveme drsquoinscription pour certains utilisateurs car le Seacutedoc contient non seulement des documents pouvant ecirctre consulteacutes par tous mais encore des documents auxquels lrsquoaccegraves est restreint et continuera agrave ecirctre proteacutegeacute par un mot de passe

18 A56475 par 12

19 Reacutesolution 56253 chap 27 D par 159

20 AAC19820032

21 A5821

22 Ibid projet de reacutesolution B par 71 du dispositif

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c) Les diffeacuterents niveaux drsquoaccegraves

37 Actuellement il y a sept niveaux drsquoaccegraves au Seacutedoc comme lrsquoindique le graphique ci-apregraves Crsquoest le Deacutepartement de lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale et de la gestion des confeacuterences qui srsquoen occupe Selon le niveau drsquoaccegraves qui leur est accordeacute les utilisateurs peuvent se voir refuser le droit de consulter certains documents pourtant stockeacutes dans le Seacutedoc Les niveaux 1 agrave 4 donnent accegraves agrave des documents dont la distribution nrsquoest plus restreinte agrave des documents dont la distribution est geacuteneacuterale agrave des documents publieacutes en un nombre limiteacute drsquoexemplaires (seacuterie L) comme les projets de reacutesolution et agrave des documents provisoires La plupart des utilisateurs ont accegraves au systegraveme jusqursquoau niveau 4 Le niveau 5 est accordeacute aux repreacutesentants et permet drsquoacceacuteder agrave des documents dont la distribution est reacuteserveacutee aux participants comme les documents de seacuteance (CRP) en sus des documents accessibles au niveau 4 Seuls quelques fonctionnaires du Deacutepartement ont droit au niveau 6 qui permet de consulter des documents dont la distribution est restreinte outre les documents accessibles au niveau 5 Le niveau 7 est reacuteserveacute pour lrsquoadministration du Seacutedoc

Niveaux drsquoaccegraves au Seacutedoc

Niveau 7 Administration du Seacutedoc Niveau 6 Traducteurs Niveau 5 Repreacutesentants Niveau 4 Accegraves public

Source Deacutepartement de lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale et de la gestion des confeacuterences et Division de lrsquoinformatique

D Politique concernant lrsquoarrieacutereacute drsquoarchivage

38 Bien qursquoau deacutepart le systegraveme fucirct censeacute conserver la laquodocumentation reacutecente et futureraquo du Secreacutetariat de lrsquoONU le Corps commun drsquoinspection a abordeacute la question de lrsquoarchivage des documents anteacuterieurs dans un rapport (JIUREP8911) qui contenait une recommandation (la recommandation 2) adresseacutee agrave lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale tendant agrave ce que celle-ci eacutetudie laquola possibiliteacute de sous-traiter la saisie sur disques optiques de toute la documentation existante de lrsquoONU ce qui [permettrait] de preacuteserver la meacutemoire institutionnelle de lrsquoOrganisation drsquoassurer un accegraves facile agrave toute la documentation de lrsquoONU et de reacutealiser de substantielles eacuteconomies

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suppleacutementairesraquo23 Les estimations faites alors ont abouti agrave la conclusion que la saisie de tous les documents de confeacuterence deacutejagrave parues (environ 40 agrave 50 millions de pages agrave lrsquoeacutepoque) entraicircnerait une deacutepense non renouvelable de 4 agrave 5 millions de dollars des Eacutetats-Unis

39 Dans un se ses rapports peacuteriodiques sur lrsquoapplication des recommandations du CCI le Secreacutetaire geacuteneacuterale et indiqueacute qursquoil avait tenu compte de la recommandation 2 pour lrsquoeacutetablissement du projet de budget-programme Des creacutedits de plus de 100 000 dollars des Eacutetats-Unis ont eacuteteacute ouverts pour la lecture optique et lrsquoindexage de base de toutes les reacutesolutions adopteacutees par les principaux organes de lrsquoONU jusqursquoen 1992 Cette tacircche a eacuteteacute confieacutee agrave des socieacuteteacutes exteacuterieures qui lrsquoont meneacutee agrave bien en 1995 pour un coucirct drsquoenviron 110 000 dollars avec le concours de la Bibliothegraveque Dag Hammarskjoumlld pour lrsquoindexage Le Secreacutetaire geacuteneacuteral a cependant jugeacute que pour pouvoir inclure reacutetroactivement dans le systegraveme laquodes documents autres que les reacutesolutions et deacutecisions des principaux organes de lrsquoOrganisation qui [paraissaient] manifestement les plus utiles agrave premiegravere vue il faudrait faire de longues recherches ndash et peut-ecirctre disposer drsquoindications de la part des Eacutetats Membres ndash pour deacuteterminer quels [eacutetaient] les documents qui [pouvaient] ecirctre consideacutereacutes comme ldquoimportantsrdquo Eacutetant donneacute lrsquoampleur et lrsquoimportance drsquoun tel projet et compte tenu du montant limiteacute des ressources qui [eacutetaient] disponibles au titre du budget ordinaire une solution pourrait consister agrave creacuteer dans ce but speacutecifique un fonds drsquoaffectation speacuteciale alimenteacute au moyen de contributions volontairesraquo24 LrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale nrsquoa pas donneacute drsquoorientations particuliegraveres ni pris de deacutecision agrave ce sujet

40 Malgreacute cette deacutemarche prudente lrsquoInspecteur relegraveve dans le rapport du Secreacutetaire geacuteneacuteral intituleacute laquoLrsquoinformation au Secreacutetariat plan drsquoactionraquo publieacute en 2000 que le Deacutepartement de lrsquoinformation a entrepris de numeacuteriser les documents de lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale et du Conseil de seacutecuriteacute anteacuterieurs agrave 1993 afin qursquoon puisse les consulter au moyen du Seacutedoc25 En outre sur un site Web eacutetabli par ce mecircme deacutepartement (httpwwwunorgDeptsdhllandmarkamajorhtm) on indique qursquoen 1998 la Bibliothegraveque Dag Hammarskjoumlld a entrepris laquoun programme en vue de la numeacuterisation des documents parlementaires des Nations Unies dans toutes les langues officielles pour les anneacutees 1946-1992 en vue de leur inclusion dans le systegraveme [agrave disques optiques] de lrsquoOrganisationraquo et que laquoce projet de numeacuterisation est lrsquoun des nombreux projets reacutealiseacutes par la Bibliothegraveque Dag Hammarskjoumlld afin drsquoameacuteliorer lrsquoaccegraves multilingue et eacutelectronique agrave la documentation de lrsquoOrganisation des Nations Uniesraquo Les Eacutetats Membres devraient ecirctre mieux informeacutes de lrsquoeacutetat drsquoavancement de ce projet de son champ drsquoapplication et de la date drsquoachegravevement preacutevue

41 La question de lrsquoarrieacutereacute drsquoarchivage comporte trois aspects Le premier concerne les documents anteacuterieurs agrave la mise en œuvre du systegraveme Ceux qui existent deacutejagrave sous forme eacutelectronique peuvent ecirctre plus facilement chargeacutes dans le Seacutedoc Ceux qui sont sur papier seulement doivent ecirctre passeacutes au lecteur optique la question qui se pose ici est de savoir jusqursquoougrave remonter dans le temps et si les ressources ne permettent pas drsquoarchiver tous les documents anciens comment deacuteterminer ceux qui sont laquoimportantsraquo et meacuteritent

23 A44684 par 63

24 A52206 laquoApplication des recommandations du Corps commun drsquoinspection par 10

25 A55780 par 45

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Dans sa reacutesolution 57304 du 15 avril 2003 lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale a entre autres prieacute le Secreacutetaire geacuteneacuteral laquode faire en sorte que les besoins en matiegravere de technologies de lrsquoinformation et des communications des divers lieux drsquoaffectation et des commissions reacutegionales en particulier se situaient dans le pays en deacuteveloppement soient pleinement pris en compte dans ladite strateacutegie et que les dispositions voulues soient prises pour que ces technologies soient mises en œuvre dans ces bureauxraquo (par 78 et 79)

L Vu la rapiditeacute de lrsquoinnovation technique le systegraveme reconfigureacute aura sans doute une dureacutee utile infeacuterieure agrave celle du systegraveme initial agrave disques optiques qui a eacuteteacute utiliseacute pendant pregraves drsquoune deacutecennie Drsquoaucuns estiment que le Seacutedoc est peut-ecirctre deacutejagrave deacutepasseacute car il nrsquoutilise pas les normes modernes des systegravemes de gestion des documents Drsquoautre part la fonction de responsable de lrsquoinformatique devant ecirctre bientocirct inteacutegreacutee dans la structure du Secreacutetariat il importe de veiller agrave ce que le futur Seacutedoc soit conccedilu dans le cadre drsquoune strateacutegie coheacuterente et coordonneacutee de gestion eacutelectronique des documents le manque de coordination srsquoeacutetant jusqursquoagrave preacutesent traduit par lrsquoeacutetablissement de systegravemes le plus souvent autonomes (par 80 agrave 83)

RECOMMANDATION 8

Le Secreacutetaire geacuteneacuteral devrait inclure dans les TIC tous les aspects correspondant de lrsquoapplication du Seacutedoc dans les offices hors Siegravege et veiller agrave ce que une fois nommeacute le responsable de lrsquoinformatique lrsquoeacutevolution future du systegraveme soit consideacutereacutee dans le cadre plus geacuteneacuteral drsquoune strateacutegie coheacuterente et coordonneacutee de gestion eacutelectronique des documents agrave lrsquoONU

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INTRODUCTION

Historique

1 Le systegraveme initial agrave disques optiques a eacuteteacute mis en place agrave lrsquoONU agrave la suite de trois rapports du Corps commun drsquoinspection (CCI) un rapport sur les problegravemes et les coucircts du stockage dans les organismes des Nations Unies (JIUREP869)1 un additif agrave ce document (JIUREP876)2 et un rapport intituleacute laquoDu projet pilote de disques optiques agrave lrsquoONUG agrave un systegraveme agrave disques optiques pour lrsquoONUraquo (JIUREP8911)3 Le projet pilote ayant donneacute de bons reacutesultats agrave lrsquoOffice des Nations Unies agrave Genegraveve (ONUG) les Inspecteurs laquoont abouti agrave la conclusion que le concept combinant la technologie du disque optique et la transmission de donneacutees agrave grande distance et agrave grande vitesse ne reacutevolutionnerait pas seulement la production le stockage et la distribution des documents mais permettrait aussi ils en [eacutetaient] fermement convaincus drsquoattendre une fois qursquoil serait inteacutegralement mis en application une productiviteacute accrue et des eacuteconomies massives de papier de machines de personnel de coucircts drsquoexpeacutedition de places de stockage etc (ce qui en derniegravere analyse [reacuteduirait] de faccedilon significative les deacutepenses de confeacuterence)raquo4 Le systegraveme proposeacute est devenu pleinement opeacuterationnel agrave lrsquoONUG et au Siegravege (New York) pendant la peacuteriode 1991-1992 et a ensuite eacuteteacute eacutetendu agrave drsquoautres lieux drsquoaffectation

2 En 1998-1999 en raison de la croissance exponentielle du nombre de documents stockeacutes sur disques optiques ainsi que du nombre drsquoutilisateurs et du fait que le systegraveme reposait sur des logiciels proteacutegeacutes et une technologie qui datait du deacutebut des anneacutees 90 le Secreacutetariat a ducirc envisager une reconfiguration tacircche entreprise par la Division de lrsquoinformatique Le nouveau systegraveme utilise des disques magneacutetiques et non plus optiques pour stocker les donneacutees Lrsquoexpression laquosystegraveme agrave disques optiquesraquo nrsquoeacutetant plus exacte du point de vue technique on lrsquoa rebaptiseacute laquoSystegraveme de diffusion eacutelectronique des documentsraquo (Seacutedoc) en franccedilais minus et pour ne pas avoir agrave changer de sigle laquoOfficial Documents Systemraquo (ODS) en anglais

Objectif du rapport et meacutethode

3 Le principal objectif de ce rapport du Corps commun est drsquoeacutetudier a) si lrsquoapplication du Seacutedoc jusqursquoagrave ce jour a eacuteteacute pleinement conforme aux deacutecisions prises par lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale et le Secreacutetaire geacuteneacuteral b) si la gestion du systegraveme soulegraveve encore des questions dont le regraveglement pourrait contribuer agrave ameacuteliorer encore le Seacutedoc en tant que dispositif drsquoarchivage et de recherche des documents de lrsquoONU et de mieux reacutepondre aux besoins de tous les inteacuteresseacutes

1 A41806

2 A42724 laquoLes problegravemes et les coucircts du stockage dans les organismes des Nations Unies (Additif)raquo

3 A44684

4 Ibid par 3

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4 LrsquoInspecteur non seulement srsquoest entretenu avec des fonctionnaires du Siegravege de lrsquoONUG de lrsquoOffice des Nations Unies agrave Nairobi (ONUN) et de la Commission eacuteconomique pour lrsquoAfrique (CEA) mais encore a consulteacute des centaines drsquoentreacutees sur le Seacutedoc pour veacuterifier les langues de diffusion et voir si la politique drsquoaffichage simultaneacutee des documents dans toutes les langues requises eacutetait respecteacutee La veacuterification a porteacute sur des documents de tous les principaux organes de lrsquoONU et de plusieurs de leurs organes subsidiaires publieacutes au Siegravege (New York) agrave lrsquoONUG et agrave lrsquoOffice des Nations Unies agrave Vienne (ONUV) ainsi que sur des documents des commissions reacutegionales du Programme des Nations Unies pour le deacuteveloppement (PNUD) du Fonds des Nations Unies pour la population (FNUAP) du Fonds des Nations Unies pour lrsquoenfance (UNICEF) de la Confeacuterence des Nations Unies sur le commerce et le deacuteveloppement (CNUCED) du Haut-Commissariat des Nations Unies pour les reacutefugieacutes (HCR) du Haut-Commissariat des Nations Unies aux droits de lrsquohomme de lrsquoOrganisation des Nations Unies pour le deacuteveloppement industriel (ONUDI) du Programme des Nations Unies pour lrsquoenvironnement (PNUE) du Programme des Nations Unies pour les eacutetablissements humains (ONU-Habitat) du Conseil des chefs de secreacutetariat des organismes des Nations Unies pour la coordination (CCS) qui a remplaceacute le Comiteacute administratif de coordination (CAC) et du Tribunal administratif des Nations Unies (TANU) Pour les lieux drsquoaffectation ougrave la mise en œuvre du Seacutedoc nrsquoa pas encore commenceacute ou a eacuteteacute interrompue lrsquoInspecteur a chercheacute agrave obtenir des indications concernant la date agrave laquelle le systegraveme pourrait devenir pleinement opeacuterationnel et sur les principaux obstacles rencontreacutes le cas eacutecheacuteant

5 Le rapport portant la cote JIUREP8911 contenait une recommandation (la recommandation 3) aux termes de laquelle les organes deacutelibeacuterants eacutetaient inviteacutes agrave eacutetudier laquola possibiliteacute drsquoinstaller des systegravemes opeacuterationnels pour leur propre compteraquo Au sujet de lrsquoapplication de cette recommandation le Secreacutetaire geacuteneacuteral a fait observer en juin 1997 que laquola possibiliteacute drsquoavoir accegraves au systegraveme agrave disques optiques par Internet ougrave que lrsquoon se trouve dans le monde [avait] susciteacute un regain drsquointeacuterecirct pour ce systegraveme parmi tous les organismes des Nations Unies Au lieu de mettre en place leurs propres systegravemes les institutions pourraient envisager drsquoutiliser comme systegraveme commun une version eacutelargie du systegraveme actuel agrave disques optiques baseacute agrave New York et agrave Genegraveveraquo5 La reconfiguration du systegraveme aurait pu ecirctre lrsquooccasion recircveacutee drsquoeacutetudier avec les institutions la viabiliteacute drsquoun tel meacutecanisme mais lrsquoONU a malheureusement poursuivi ses propres plans sans les consulter au preacutealable La preacutesente eacutevaluation de lrsquoapplication du Seacutedoc ne porte donc pas sur la faccedilon dont les organisations et organismes autres que ceux qui sont mentionneacutes au paragraphe 4 stockent et recherchent les documents officiels

6 LrsquoInspecteur remercie tous ceux qui ont contribueacute agrave lrsquoeacutetablissement du preacutesent rapport en lui fournissant des donneacutees ou en formulant des observations

5 A52206 par 11

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I QUESTIONS DE POLITIQUE GEacuteNEacuteRALE

A Champ drsquoapplication du systegraveme

a) Cadre

Le plan initial pour un systegraveme agrave disques optiques

7 Dans son rapport publieacute sous la cote JIUREP8911 le Corps commun drsquoinspection avait recommandeacute a) qursquoun systegraveme agrave disques optiques pleinement opeacuterationnel pour le stockage et la recherche de la documentation reacutecente et future soit installeacute au Secreacutetariat de lrsquoOrganisation des Nations Unies et que des ressources approprieacutees soient preacutevues agrave cette fin dans le budget de lrsquoexercice biennal 1990-1991 (recommandation 1) b) que lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale eacutetudie la possibiliteacute de sous-traiter la saisie sur disques optiques de toute la documentation existante de lrsquoONU afin de preacuteserver la meacutemoire institutionnelle de lrsquoOrganisation drsquoassurer un accegraves facile agrave toute la documentation de lrsquoONU et de reacutealiser de substantielles eacuteconomies suppleacutementaires (recommandation 2)

8 LrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale a prieacute le Secreacutetaire geacuteneacuteral a) laquode mettre en œuvre le systegraveme agrave disques optiques tel que deacutecrit par le Corps commun drsquoinspection conformeacutement aux recommandations du Comiteacute consultatif pour les questions administratives et budgeacutetaires et compte tenu des vues exprimeacutees par les Eacutetats Membres agrave sa quarante-quatriegraveme sessionraquo b) laquodrsquoeacutetablir un rapport contenant un plan deacutetailleacute de mise en œuvre geacuteneacuterale du systegraveme [y compris] dans les commissions reacutegionales et autres lieux drsquoaffectation ainsi que les incidences du systegraveme sur lrsquoaccegraves des Eacutetats Membres agrave la documentation une analyse coucircts-avantages et tous autres renseignements techniques et financiers pertinents et de le lui preacutesenter agrave sa quarante-cinquiegraveme sessionraquo6

9 En reacuteponse agrave cette demande le Secreacutetaire geacuteneacuteral a soumis un premier rapport7 dont lrsquoexamen a eacuteteacute repousseacute agrave la quarante-sixiegraveme session pour laquelle il a eacutetabli un rapport compleacutementaire deacutecrivant un plan drsquoapplication en trois phases8 Pendant les phases I et II qui devaient ecirctre exeacutecuteacutees pendant les exercices biennaux 1990-1991 et 1992-1993 respectivement un systegraveme pleinement opeacuterationnel devait ecirctre installeacute drsquoabord agrave lrsquoOffice des Nations Unies agrave Genegraveve puis au Siegravege agrave New York permettant de stocker et de consulter les documents publieacutes aux deux endroits Lrsquoaccegraves au systegraveme eacutetait au deacutepart limiteacute aux utilisateurs du Secreacutetariat et agrave un nombre restreint de missions permanentes Au cours de la phase III pendant lrsquoexercice biennal 1994-1995 on devait deacutevelopper le systegraveme laquopour lrsquoeacutetendre agrave lrsquoOffice des Nations Unies agrave Vienne aux commissions reacutegionales agrave Nairobi et agrave un certain nombre drsquoautres lieux drsquoaffectation de lrsquoONU et pour permettre aux Eacutetats Membres et autres utilisateurs des documents de confeacuterence de lrsquoONU drsquoy acceacuteder agrave lrsquoeacutechelle mondiale par lrsquointermeacutediaire des reacuteseaux publicsraquo9

6 Reacutesolution 44201 B de lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale sect XVI partie II par 2 et 3

7 AC54558

8 AC54626

9 Ibid par 14

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10 Par sa reacutesolution 46185 B (sect V par 3) lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale a approuveacute la phase II sous reacuteserve de la preacutesentation drsquoun rapport deacutetailleacute sur lrsquoachegravevement de la phase I Ce rapport a eacuteteacute soumis par le Secreacutetaire geacuteneacuteral qui preacutevoyait notamment pour la phase III le stockage drsquoun million de pages par an et recommandait aussi laquoqursquoapregraves 1993 la capaciteacute du systegraveme soit augmenteacutee dans la limite des ressources disponibles et conformeacutement aux dispositions des budgets-programmes approuveacutesraquo10

Le systegraveme reconfigureacute

11 Comme on lrsquoa indiqueacute dans lrsquointroduction lrsquoaugmentation rapide du volume des donneacutees stockeacutees sur disques optiques et du nombre drsquoutilisateurs ont conduit le Secreacutetariat agrave envisager un renforcement de la puissance du systegraveme et finalement son remplacement Dans lrsquoexposeacute qursquoil a preacutesenteacute agrave la Cinquiegraveme Commission en novembre 1999 le Secreacutetaire geacuteneacuteral adjoint agrave lrsquoadministration et agrave la gestion a deacuteclareacute que de 1996 au premier semestre de 1999 le nombre de documents stockeacutes sur disques optiques eacutetait passeacute de 64 524 agrave 117 670 la capaciteacute des bases de donneacutees de 9638 meacutega-octets agrave 1 795 meacutega-octets (autrement dit elle avait presque doubleacute) et le nombre drsquoutilisateurs de 1 326 agrave 6 987

12 Apregraves que le feu vert eut eacuteteacute donneacute un prototype a eacuteteacute mis au point en feacutevrier 2000 et agrave lrsquoissue drsquoessais concluants il a eacuteteacute deacutecideacute drsquoaller de lrsquoavant et de proceacuteder agrave une refonte complegravete du systegraveme Le nouveau systegraveme a eacuteteacute mis en œuvre en deux phases La premiegravere a commenceacute au deacutebut de lrsquoan 2000 et srsquoest acheveacutee au deacutebut du mois de septembre 2001 Il srsquoagissait de transposer lrsquoancien systegraveme dans un nouvel environnement totalement inteacutegreacute au Web et fondeacute sur Windows 2000 et Lotus Notes La deuxiegraveme phase a consisteacute agrave ajouter une fonction drsquoappui multilingue qui est devenue opeacuterationnelle le 4 feacutevrier 2002 et permet aux utilisateurs drsquoacceacuteder au systegraveme et de rechercher des documents en employant nrsquoimporte laquelle des six langues officielles de lrsquoONU alors qursquoauparavant la recherche ne pouvait se faire qursquoen anglais et en franccedilais

13 Drsquoapregraves les chiffres fournis par la Division de lrsquoinformatique le coucirct total de la reconfiguration et de la mise au point du nouveau systegraveme a eacuteteacute estimeacute agrave 1 803 788 dollars des Eacutetats-Unis dont 922 188 dollars ont eacuteteacute consacreacutes en 2000 et en 2001 aux nouveaux logiciels drsquoapplication 381 600 dollars au financement de la deuxiegraveme phase et 500 000 dollars agrave lrsquoachat du mateacuteriel

14 Le nouveau systegraveme ne fait pas lrsquoobjet drsquoun droit de proprieacuteteacute et crsquoest lrsquoONU qui deacutetient maintenant le code source de son programme drsquoapplication Depuis le 1er juin 2002 la Division de lrsquoinformatique assure la maintenance et lrsquoexploitation du systegraveme fonctions auparavant confieacutees agrave une socieacuteteacute priveacutee Agrave lrsquoavenir elle pourra donc mettre au point de nouvelles applications dans le cadre de la gestion des connaissances en se fondant sur des informations sur le Seacutedoc La reconfiguration de 2001 ne srsquoest pas accompagneacutee drsquoun changement de politique en ce qui concerne le champ drsquoapplication final du systegraveme (organisations et lieux drsquoaffectation agrave couvrir) les orientations restant les mecircmes qursquoen 1993

10 AC54718Add1 par 20

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b) Champ drsquoapplication actuel du Seacutedoc

Situation au Siegravege agrave lrsquoONUG et agrave lrsquoONUV

15 Les documents stockeacutes en ligne dans les bases de donneacutees du Siegravege et de lrsquoONUG comprennent les documents publieacutes avant pendant et apregraves les sessions ou reacuteunions de lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale et de ses organes subsidiaires du Conseil de seacutecuriteacute du Conseil eacuteconomique et social et de ses organes subsidiaires ainsi que du Conseil de tutelle Ils comprennent aussi les documents deacutelibeacuteratoires du PNUD du FNUAP et de lrsquoUNICEF et ceux qui sont publieacutes pour les reacuteunions du HCR du Haut-Commissariat aux droits de lrsquohomme de la CNUCED et de la Commission eacuteconomique pour lrsquoEurope (CEE) Les documents eacutetablis agrave lrsquoONUV depuis 1997 y compris ceux de lrsquoONUDI sont stockeacutes sur le Seacutedoc gracircce agrave une liaison de teacuteleacutecommunication avec Genegraveve Les documents eacutetablis pour des confeacuterences mondiales organiseacutees sous lrsquoeacutegide de lrsquoONU sont aussi stockeacutes dans les bases de donneacutees du systegraveme Drsquoautres types de documents comme des textes administratifs et certains avis de vacance de poste sont eacutegalement archiveacutes

Situation dans drsquoautres offices hors Siegravege

16 Pour le Corps commun drsquoinspection les principaux objectifs du systegraveme initial agrave disques optiques pour la gestion des documents de lrsquoONU eacutetaient les suivants a) offrir un moyen de stockage plus eacuteconomique et plus sucircr b) acceacuteleacuterer la distribution agrave lrsquoeacutechelle mondiale et en reacuteduire le coucirct c) faciliter la consultation des documents par des utilisateurs du monde entier La disponibiliteacute immeacutediate de tous les documents de lrsquoONU et la conservation de la meacutemoire institutionnelle de lrsquoOrganisation figuraient parmi les laquoavantages eacutevidentsraquo du systegraveme mis en relief par le CCI dans son rapport publieacute sous la cote JIUREP8911 Le systegraveme proposeacute pour lrsquoarchivage et la recherche des documents officiels devait donc couvrir lrsquoOrganisation tout entiegravere principe clairement approuveacute par lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale dans sa reacutesolution 44201 B dont il a eacuteteacute question plus haut

17 Le systegraveme est devenu pleinement opeacuterationnel agrave lrsquoONUG et au Siegravege il y a pregraves de 10 ans et les raisons qui militent en faveur drsquoune couverture complegravete de lrsquoOrganisation sont aujourdrsquohui plus impeacuterieuses que jamais car tous les lieux drsquoaffectation concerneacutes accueillent des organes directeurs pour lesquels des documents officiels sont eacutetablis agrave des fins drsquoexamen Ces documents sont afficheacutes pendant un certain temps sur les sites Web respectifs de ces lieux drsquoaffectation mais cela ne saurait remplacer lrsquoutilisation du Seacutedoc pour le stockage et la recherche des documents deacutelibeacuteratoires Pour lrsquoONU lrsquoobjectif premier de ce systegraveme devrait rester la conservation de la meacutemoire institutionnelle de lrsquoOrganisation dans son ensemble ainsi que la facilitation de lrsquoaccegraves agrave tous les documents officiels et de leur recherche

18 Il convient de rappeler la deacutefinition du terme laquodocumentraquo dans le contexte onusien qui est donneacute au paragraphe 2 de lrsquoinstruction administrative STAI189Add3Rev2 laquoUn document est un texte soumis pour examen agrave un organe principal ou subsidiaire de lrsquoOrganisation des Nations Unies et porte habituellement sur une ou plusieurs questions inscrites agrave lrsquoordre du jour de lrsquoorgane concerneacuteraquo En outre pour appliquer un systegraveme comme le Seacutedoc il faut tenir ducircment compte de lrsquoorganisation du Secreacutetariat exposeacutee dans la circulaire STSGB19975 du Secreacutetaire geacuteneacuteral dateacutee du 12 septembre 1997 aux termes de laquelle (sect 1) laquoLe Secreacutetariat qui est lrsquoun des organes principaux de lrsquoONU a son siegravege agrave New York

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Les autres lieux drsquoaffectation principaux sont Addis-Abeba Bangkok Beyrouth Genegraveve Nairobi Santiago et Vienneraquo

19 Au fil des ans dans le cadre de la mise en œuvre progressive du Seacutedoc les commissions reacutegionales autres que la CEE et les offices hors siegravege autres que lrsquoONUG et lrsquoONUV se sont comporteacutes diffeacuteremment en ce qui concerne lrsquointroduction de leurs documents dans le systegraveme comme il ressort du tableau de lrsquoannexe I b) Les documents de la Commission eacuteconomique et sociale pour lrsquoAsie occidentale (CESAO) y sont archiveacutes depuis octobre 2000 mais lrsquoapplication du Seacutedoc a eacuteteacute de courte dureacutee pour ceux de la Commission eacuteconomique et sociale pour lrsquoAsie et le Pacifique (CESAP) de la Commission eacuteconomique pour lrsquoAmeacuterique latine et les Caraiumlbes (CEPALC) et des deux organismes baseacutes agrave Nairobi (le PNUE et ONU-Habitat) et agrave la fin de juin 2003 aucun des documents concernant les reacuteunions des organes directeurs de la CEA nrsquoavait encore eacuteteacute chargeacute Hormis lrsquoONUG lrsquoONUV la CEE et la CESAO les lieux drsquoaffectation semblent avoir eacuteteacute traiteacutes surtout comme des laquoutilisateursraquo et ne pas avoir eacuteteacute suffisamment consideacutereacutes comme des laquopourvoyeursraquo du systegraveme dans le cadre drsquoune politique globale drsquoapplication du Seacutedoc agrave lrsquoeacutechelle du Secreacutetariat

c) Incidences drsquoune couverture complegravete de lrsquoOrganisation

20 Consideacuterant les estimations de la Division de lrsquoinformatique en ce qui concerne le mateacuteriel et les logiciels neacutecessaires pour un serveurposte de travail destineacute agrave lrsquointroduction des documents on aurait pu commencer agrave appliquer le Seacutedoc dans tous les lieux drsquoaffectation restants pendant lrsquoexercice biennal en cours au moyen des ressources disponibles sauf peut-ecirctre lagrave ougrave lrsquoacquisition drsquoun lecteur optique rapide (qui coucircte en moyenne entre 7 000 et 10 000 dollars des Eacutetats-Unis) peut poser un problegraveme comme agrave Nairobi en particulier Agrave propos de ce lieu drsquoaffectation rappelons que bien que lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale dans sa reacutesolution 5222011 ait prieacute le Secreacutetaire geacuteneacuteral laquodrsquoaligner les arrangements financiers de lrsquoOffice des Nations Unies agrave Nairobi sur ceux des autres bureaux administratifs analogues de lrsquoOrganisationraquo la Division des services de confeacuterence de lrsquoONUN est toujours beaucoup trop tributaire des ressources extrabudgeacutetaires (provenant du PNUE et drsquoONU-Habitat) Addis-Abeba et Nairobi eacutetant devenus deux lieux drsquoaccueil importants pour les confeacuterences et les reacuteunions organiseacutees sous lrsquoeacutegide de lrsquoONU il est indispensable drsquoy mettre en œuvre le Seacutedoc Dans ces deux villes lrsquoInspecteur a constateacute que les inteacuteresseacutes avaient hacircte de commencer agrave charger les documents dans le systegraveme LrsquoONUN a indiqueacute que tous les documents officiels du PNUE et drsquoONU-Habitat publieacutes apregraves 1991 qui eacutetaient deacutejagrave sous forme eacutelectronique pourraient ecirctre chargeacutes avant la fin de 2003 Pour sa part la CEA srsquoest engageacutee agrave commencer agrave charger les documents degraves que certaines questions administratives auraient eacuteteacute reacutegleacutees La CESAO a fait savoir qursquoen octobre 2000 elle avait entrepris drsquoindexer les documents publieacutes depuis 1974 en arabe et en anglais et de les passer au lecteur optique en vue de leur affichage sur le Seacutedoc et qursquoelle comptait achever cette tacircche en 2004

21 Agrave la reacuteunion tenue en juin 2003 par le Comiteacute directeur pour la modernisation et la gestion inteacutegreacutee des bibliothegraveques de lrsquoONU il a eacuteteacute convenu que la Bibliothegraveque Dag Hammarskjoumlld fournirait une assistance aux commissions reacutegionales pouvant creacuteer des versions en format PDF de la documentation locale et les envoyer agrave la Bibliothegraveque en vue de leur combinaison avec des 11 Par 101

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meacutetadonneacutees et de leur teacuteleacutechargement dans le Seacutedoc La Division de lrsquoinformatique collaborait deacutejagrave avec la CEPALC pour permettre le chargement direct de ses documents officiels dans le Seacutedoc au Siegravege agrave partir de Santiago Agrave la mecircme reacuteunion la CESAP et lrsquoONUN ont indiqueacute qursquoils eacutetaient tout disposeacutes agrave reprendre leurs efforts en vue de charger eux-mecircmes leurs documents Agrave la fin de juillet 2003 la situation geacuteneacuterale dans les offices hors siegravege eacutetait meilleure qursquoagrave la fin de 2002 la CEA la CEPALC et lrsquoONUN travaillaient au chargement des documents Reacutetrospectivement lrsquoInspecteur estime que dans les cas ougrave le Seacutedoc nrsquoa pas eacuteteacute mis en œuvre pour une raison ou pour une autre les lieux drsquoaffectation consideacutereacutes auraient ducirc ecirctre tenus de soumettre leurs documents officiels en vue drsquoun archivage et drsquoune recherche centraliseacutes Le retard pris dans lrsquoapplication du systegraveme dans ces lieux drsquoaffectation est peut-ecirctre ducirc en partie agrave ce que le Siegravege nrsquoa pas fourni de directives claires et nrsquoa pas exerceacute le controcircle voulu

B Politique concernant lrsquoaffichage des documents dans les diffeacuterentes langues

a) La politique officielle

22 Agrave la cinquante-sixiegraveme session de lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale le Secreacutetaire geacuteneacuteral a preacutesenteacute un rapport12 sur la publication simultaneacutee des documents deacutelibeacuteratoires dans les six langues officielles sur le site Web de lrsquoOrganisation dans lequel il a rappeleacute ce qui suit laquoDans sa reacutesolution 36117 B du 10 deacutecembre 1981 lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale a fixeacute une regravegle selon laquelle les documents officiels doivent ecirctre distribueacutes simultaneacutement dans toutes les langues officielles Cette regravegle qui veut qursquoaucune version linguistique drsquoun document donneacute y compris la version originale ne soit diffuseacutee tant que toutes les autres versions linguistiques demandeacutees ne sont pas precirctes agrave ecirctre distribueacutees a eacuteteacute reacuteaffirmeacutee dans les reacutesolutions 42207 C du 11 deacutecembre 1987 5011 du 2 novembre 1995 et 53208 B du 18 deacutecembre 1998 Conformeacutement agrave ladite regravegle degraves leur parution dans les langues demandeacutees tous les documents officiels sont publieacutes sur le Seacutedoc dans toutes les langues simultaneacutementraquo

23 Cette politique a eacuteteacute reacuteaffirmeacutee par lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale dans ses reacutesolutions 54248 C 55222 et 56242 Agrave cet eacutegard selon la Division de lrsquoinformatique la pratique actuelle veut qursquoun document ne soit pas publieacute sur le Seacutedoc tant que les six versions linguistiques ne sont pas precirctes et que les documents soient laquotoujoursraquo afficheacutes simultaneacutement dans les six langues minus avec pour seule exception les rares cas ougrave bien qursquoun document ait eacuteteacute reccedilu dans les six langues une version linguistique pose un problegraveme et doit ecirctre corrigeacutee et rechargeacutee lrsquoaffichage de cette version pouvant alors ecirctre diffeacutereacute de laquoquelques heuresraquo Pour sa part le Deacutepartement de lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale et de la gestion des confeacuterences affirme aussi qursquoil applique strictement le mandat que lui a confieacute lrsquoAssembleacutee dans ses reacutesolutions sur la distribution simultaneacutee des documents dans toutes les langues officielles et que les documents ne sont afficheacutes sur le Seacutedoc que lorsque toutes les versions demandeacutees ont eacuteteacute publieacutees sur papier

12 AC55612

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b) Les entorses agrave la politique officielle

24 Malgreacute les assurances donneacutees par le Secreacutetariat les Eacutetats Membres continuent agrave se plaindre du fait que la politique de distribution simultaneacutee des documents dans les langues requises nrsquoest pas suivie strictement ainsi qursquoen teacutemoigne le paragraphe 3 de la section III de la reacutesolution 57283 B adopteacutee par lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale le 15 avril 2003 Tout en constatant qursquoune grande majoriteacute de documents est afficheacutee sur le Seacutedoc conformeacutement aux principes eacutetablis lrsquoInspecteur ne peut que confirmer agrave lrsquoissue de longues recherches sur les deux principales bases de donneacutees du systegraveme (la base laquoDocumentsraquo et la base laquoReacutesolutionsraquo) que dans de nombreux cas effectivement il y a des entorses agrave la politique officielle avec des retards bien supeacuterieurs aux laquoquelques heuresraquo dont parle le Secreacutetariat Cela vaut pour des documents de presque tous les organes dont certains ne sont toujours pas disponibles dans les langues requises plusieurs anneacutees apregraves leur eacutetablissement Par exemple le rapport de la Cinquiegraveme Commission sur le financement de la Mission drsquoobservation des Nations Unies en Sierra Leone (A54686Add1) a eacuteteacute diffuseacute le 11 juin 2000 en arabe en chinois en espagnol et en franccedilais mais au 30 juillet 2003 le Seacutedoc indiquait que le texte original anglais et la version russe eacutetaient laquonon encore parusraquo

25 Drsquoapregraves le Deacutepartement de lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale et de la gestion des confeacuterences il peut arriver que les copies papier soient publieacutees dans toutes les langues requises mais qursquoune ou plusieurs versions linguistiques ne soient pas afficheacutees simultaneacutement sur le Seacutedoc agrave cause drsquoun dysfonctionnement du systegraveme ou parce que certaines versions doivent ecirctre passeacutees au lecteur optique avant de pouvoir y ecirctre introduites Ces problegravemes sont censeacutes ecirctre reacutegleacutes degraves qursquoon srsquoen aperccediloit mais ce nrsquoest apparemment pas toujours le cas Parfois mecircme ces raisons laquocompreacutehensiblesraquo ne peuvent pas justifier le fait que les documents nrsquoont pas eacuteteacute afficheacutes simultaneacutement dans les langues requises ou du moins diffuseacutes dans un deacutelai plus raisonnable Un exemple parmi bien drsquoautres le document A56791-S2002111 contenant une lettre dateacutee du 23 janvier 2002 adresseacutee au Secreacutetaire geacuteneacuteral par le Repreacutesentant permanent du Qatar aupregraves de lrsquoOrganisation des Nations Unies a eacuteteacute publieacute en chinois le 29 janvier 2002 mais ni lrsquooriginal anglais ni les versions dans les quatre autres langues officielles ne figuraient encore sur le Seacutedoc agrave la fin de juillet 2003 Drsquoautres cas analogues sont citeacutes dans lrsquoannexe I c)

26 Sans remettre en cause le principe de la distribution simultaneacutee dans toutes les langues il convient de preacuteciser les exigences reacuteelles de la politique officielle dont le Secreacutetariat lui-mecircme a sans doute contribueacute agrave brouiller les contours Il est inteacuteressant drsquoobserver lrsquoeacutevolution des termes employeacutes pour deacutecrire les langues dans lesquelles les documents publieacutes avant pendant et apregraves les sessions sont censeacutes ecirctre afficheacutes sur le Seacutedoc pour les reacuteunions du Conseil de seacutecuriteacute de lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale et de ses organes subsidiaires du Conseil eacuteconomique et social et de ses organes subsidiaires et du Conseil de tutelle ainsi que pour les confeacuterences convoqueacutees par lrsquoONU Le premier manuel drsquoutilisation du Seacutedoc publieacute en 1994 (STSCSERA37) indiquait que les documents seraient stockeacutes dans toutes les langues officielles de lrsquoONU13 Le texte reacuteviseacute paru environ un an plus tard signalait qursquoune laquooption permettant de [hellip] consulter [les documents] dans drsquoautres languesraquo avait eacuteteacute ajouteacutee pour tenir compte du fait que des documents eacutetaient disponibles en allemand Sous la rubrique laquoInformations geacuteneacuteralesraquo du systegraveme avant la reconfiguration on indiquait plus prudemment que les documents eacutetaient 13 STCSSERA37 par 2

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normalement disponibles dans les six langues officielles mais qursquoils nrsquoeacutetaient pas toujours publieacutes dans les six langues et que les diffeacuterentes versions linguistiques ne paraissaient pas forceacutement toujours en mecircme temps Il eacutetait preacuteciseacute que le systegraveme indiquerait quelles eacutetaient les versions linguistiques disponibles Aujourdrsquohui on trouve simplement la mention suivante laquoLes documents sont disponibles dans les langues officielles des organes ou organismes agrave lrsquointention desquels ils ont eacuteteacute publieacutesraquo

27 Comme lrsquoa rappeleacute le CCI dans son rapport sur le multilinguisme dans le systegraveme des Nations Unies14 les langues dans lesquelles sont publieacutes les documents officiels des organes directeurs varient drsquoune organisation agrave lrsquoautre et parfois mecircme au sein de la mecircme organisation drsquoun organe agrave lrsquoautre Crsquoest le regraveglement inteacuterieur de chaque organe directeur qui eacutedicte les prescriptions agrave respecter en la matiegravere Les deacuteclarations drsquoordre geacuteneacuteral laissant entendre que laquotous les documentsraquo devraient paraicirctre dans toutes les langues officielles peuvent donc induire en erreur Agrave cet eacutegard la mention qui apparaicirct actuellement sur le Seacutedoc mecircme si elle reflegravete mieux les regravegles en vigueur serait encore plus preacutecise si elle eacutetait libelleacutee en ces termes laquoLes documents officiels sont afficheacutes sur le Seacutedoc dans les langues prescrites par le regraveglement inteacuterieur de lrsquoorgane consideacutereacuteraquo Il serait ainsi tenu compte du fait que pour certains organes directeurs par exemple les documents sont disponibles uniquement dans les langues de travail et non pas dans toutes les langues officielles

28 Il faut aussi bien voir que si la plupart des documents de lrsquoONU et des organismes affilieacutes sont conserveacutes dans le Seacutedoc les organes directeurs ne sont pas tous tregraves stricts en ce qui concerne la distribution simultaneacutee dans toutes les langues requises La grande majoriteacute des textes originaux est reacutedigeacutee en anglais (environ 76 mecircme agrave lrsquoONUG) et la tentation est grande de publier drsquoabord les documents dans la langue de soumission et mecircme drsquoen diffuser une version preacuteliminaire (laquoadvance copyraquo) geacuteneacuteralement en anglais minus pratique toleacutereacutee voire reacuteclameacutee par les Eacutetats Membres dans certains cas

C Accegraves au Seacutedoc

a) La politique actuelle

29 Lrsquoaccegraves au Seacutedoc est reacuteserveacute aux utilisateursabonneacutes inscrits auxquels sont attribueacutes un code drsquoidentification et un mot de passe Dans sa reacutesolution 51211 F du 15 septembre 1997 lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale a encourageacute le Secreacutetaire geacuteneacuteral agrave laquoeacutelaborer une politique en vue de poursuivre le deacuteveloppement du systegraveme agrave disques optiques de lrsquoOrganisation des Nations Unies preacutevoyant notamment comment ouvrir le systegraveme moyennant un droit drsquoutilisation agrave quiconque srsquoy inteacuteresse eacutetant entendu que lrsquoaccegraves restera gratuit pour les missions permanentes les missions drsquoobservation et les administrations publiques des Eacutetats Membres chacun de ces derniers disposant au maximum de 10 mots de passe et preacutevoyant eacutegalement de donner accegraves au systegraveme agrave tous les fonctionnaires du Secreacutetariatraquo15 Dans la mecircme reacutesolution lrsquoAssembleacutee a eacutegalement prieacute le Secreacutetaire geacuteneacuteral laquodrsquoeacutelaborer cette politique en tenant compte des besoins particuliers des pays en deacuteveloppement et drsquoautres cateacutegories speacuteciales drsquoutilisateurs eacuteventuelsraquo

14 A5893 (JIUREP200211)

15 Par 1 du dispositif

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La capaciteacute du systegraveme eacutetant limiteacutee on nrsquoa accordeacute aux autres organisations et organismes des Nations Unies qursquoun nombre restreint de mots de passe pour leurs fonctionnaires En ce qui concerne lrsquoaccegraves du grand public on a institueacute un droit drsquoabonnement annuel les organisations agrave but non lucratif beacuteneacuteficiant drsquoune reacuteduction

30 Pour les fonctionnaires de lrsquoONU et les missions permanentes agrave New York agrave Genegraveve et agrave Vienne les demandes drsquoaccegraves et drsquoinscription sont traiteacutees respectivement par le Siegravege lrsquoONUG et lrsquoONUV Ce sont la Section de la vente et de la commercialisation du Deacutepartement de lrsquoinformation agrave New York et lrsquoONUG qui srsquooccupent des abonnements

31 Avec la reconfiguration du systegraveme on peut en accroicirctre la capaciteacute en ajoutant simplement des disques et on peut accueillir davantage drsquoutilisateurs en ajoutant des puces meacutemoire et des processeurs Le nombre de mots de passe par Eacutetat Membre est drsquoabord passeacute de 10 agrave 20 le 28 aoucirct 2001 puis reacutecemment a eacuteteacute porteacute agrave 40 Le but est de supprimer toutes les restrictions drsquoici agrave 2004 et le Secreacutetariat a demandeacute des creacutedits pour lrsquoexercice biennal 2004-2005 afin drsquoorganiser lrsquoaccegraves gratuit de tous les utilisateurs au Seacutedoc

b) Neacutecessiteacute de passer drsquoun accegraves payant agrave un accegraves gratuit

32 Les propositions initiales faites par le CCI en 1989 eacutetaient fondeacutees sur le principe drsquoun systegraveme payant qui procurerait des recettes mais aujourdrsquohui de nombreux arguments militent en faveur de lrsquoaccegraves gratuit au Seacutedoc pour tous les utilisateurs et pour tous les documents rendus publics prise de conscience du droit drsquoaccegraves agrave lrsquoinformation interaction croissante avec la socieacuteteacute civile souci de transparence etc En outre les donneacutees fournies par le Secreacutetariat montrent que le nombre drsquoabonnements va diminuant en partie parce qursquoon peut souvent avoir librement accegraves aux documents sur les sites Web des organisations concerneacutees Dans sa reacutesolution 52214 du 22 deacutecembre 1997 lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale a elle-mecircme prieacute le Secreacutetaire geacuteneacuteral laquode veiller agrave ce que le texte de tous les nouveaux documents rendus publics dans les six langues officielles et des documents drsquoinformation de lrsquoOrganisation des Nations Unies soit afficheacute chaque jour sur le site Web de lrsquoOrganisation et puisse ecirctre consulteacute immeacutediatement par les Eacutetats Membresraquo16 Une fois que ces documents sont sur le site Web ils ne sont pas reacuteserveacutes aux Eacutetats Membres mais peuvent ecirctre consulteacutes par tout le monde Les documents officiels de lrsquoONU ont donc eacuteteacute et continuent agrave ecirctre mis agrave disposition sur le principal site Web de lrsquoOrganisation Ils eacutetaient auparavant copieacutes sur ce site qui faisait ainsi double emploi avec le Seacutedoc

33 Dans un rapport ulteacuterieur le Secreacutetaire geacuteneacuteral a signaleacute agrave lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale que laquopour que les documents eacutetablis agrave lrsquointention des organes deacutelibeacuterants puissent ecirctre disponibles sur lrsquoInternet dans les six langues officielles simultaneacutement il vaudrait mieux donner au public la possibiliteacute drsquoacceacuteder gratuitement au Seacutedoc plutocirct que drsquoadapter le site Web de lrsquoOrganisation pour permettre la consultation des documents ce site nrsquoest en effet pas conccedilu pour servir agrave lrsquoarchivageraquo17 Il a souligneacute la neacutecessiteacute de reacuteviser les dispositions de la reacutesolution 51211 F de lrsquoAssembleacutee relatives agrave la politique drsquoaccegraves au systegraveme et a suggeacutereacute drsquoadapter le site Web de

16 Partie C par 2 du dispositif

17 AC55612 par 12

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lrsquoOrganisation pour y ajouter des liens hypertextes directs avec les documents deacutelibeacuteratoires archiveacutes sur le Seacutedoc

34 Pour sa part commentant le rapport du Secreacutetaire geacuteneacuteral sur la reconfiguration du systegraveme le Comiteacute consultatif pour les questions administratives et budgeacutetaires (CCQAB) srsquoest feacuteliciteacute des progregraves accomplis et a encourageacute le Secreacutetariat laquoagrave poursuivre le projet de maniegravere que toutes les organisations non gouvernementales accreacutediteacutees aient un accegraves illimiteacute et gratuit au systegravemeraquo18

35 La Division de lrsquoinformatique compte que la gratuiteacute drsquoaccegraves se traduira par une augmentation spectaculaire du nombre drsquoutilisateurs publics et considegravere que la capaciteacute du systegraveme nrsquoest pas encore suffisante pour pouvoir faire face agrave un tel afflux Le projet de budget-programme pour lrsquoexercice biennal 2002-2003 preacutevoyait une augmentation de 2 116 800 dollars des Eacutetats-Unis des creacutedits requis pour le mobilier et le mateacuteriel de la Division de lrsquoinformatique mais lrsquoAssembleacutee a deacutecideacute de ne pas approuver ce montant19 La Division affirme que de ce fait elle a eacuteteacute obligeacutee de limiter ses activiteacutes aux opeacuterations indispensables agrave lrsquoOrganisation et qursquoelle a ducirc annuler la plupart des nouveaux projets notamment celui qui concernait lrsquoaccegraves gratuit au Seacutedoc Le Comiteacute de lrsquoinformation srsquoest pencheacute sur la question du libre accegraves agrave sa vingt-cinquiegraveme session lorsqursquoil a examineacute le rapport du Secreacutetaire geacuteneacuteral sur la reacuteorientation des activiteacutes de lrsquoONU dans le domaine de lrsquoinformation et de la communication20 dont lrsquoannexe II exposait entre autres les exigences et les avantages du passage agrave la gratuiteacute Comme il est indiqueacute dans cette annexe la Division de lrsquoinformatique a demandeacute un creacutedit de 1 530 000 dollars des Eacutetats-Unis dans le projet de budget-programme pour lrsquoexercice biennal 2004-2005 afin de laquofinancer lrsquoouverture du Seacutedoc au grand public agrave titre gracieuxraquo Dans son rapport agrave lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale21 le Comiteacute de lrsquoinformation a recommandeacute agrave lrsquoAssembleacutee drsquoaccueillir avec satisfaction laquola proposition du Secreacutetaire geacuteneacuteral tendant agrave offrir au public un accegraves gratuit au Systegraveme de diffusion eacutelectronique des documents de lrsquoOrganisation des Nations Unies gracircce au raccordement au site Web de lrsquoOrganisation qui doit ecirctre examineacutee dans le contexte du projet de budget-programme pour lrsquoexercice biennal 2004-2005raquo22

36 Si le principe de la gratuiteacute drsquoaccegraves est approuveacute par lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale il faudra quand mecircme conserver le systegraveme drsquoinscription pour certains utilisateurs car le Seacutedoc contient non seulement des documents pouvant ecirctre consulteacutes par tous mais encore des documents auxquels lrsquoaccegraves est restreint et continuera agrave ecirctre proteacutegeacute par un mot de passe

18 A56475 par 12

19 Reacutesolution 56253 chap 27 D par 159

20 AAC19820032

21 A5821

22 Ibid projet de reacutesolution B par 71 du dispositif

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c) Les diffeacuterents niveaux drsquoaccegraves

37 Actuellement il y a sept niveaux drsquoaccegraves au Seacutedoc comme lrsquoindique le graphique ci-apregraves Crsquoest le Deacutepartement de lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale et de la gestion des confeacuterences qui srsquoen occupe Selon le niveau drsquoaccegraves qui leur est accordeacute les utilisateurs peuvent se voir refuser le droit de consulter certains documents pourtant stockeacutes dans le Seacutedoc Les niveaux 1 agrave 4 donnent accegraves agrave des documents dont la distribution nrsquoest plus restreinte agrave des documents dont la distribution est geacuteneacuterale agrave des documents publieacutes en un nombre limiteacute drsquoexemplaires (seacuterie L) comme les projets de reacutesolution et agrave des documents provisoires La plupart des utilisateurs ont accegraves au systegraveme jusqursquoau niveau 4 Le niveau 5 est accordeacute aux repreacutesentants et permet drsquoacceacuteder agrave des documents dont la distribution est reacuteserveacutee aux participants comme les documents de seacuteance (CRP) en sus des documents accessibles au niveau 4 Seuls quelques fonctionnaires du Deacutepartement ont droit au niveau 6 qui permet de consulter des documents dont la distribution est restreinte outre les documents accessibles au niveau 5 Le niveau 7 est reacuteserveacute pour lrsquoadministration du Seacutedoc

Niveaux drsquoaccegraves au Seacutedoc

Niveau 7 Administration du Seacutedoc Niveau 6 Traducteurs Niveau 5 Repreacutesentants Niveau 4 Accegraves public

Source Deacutepartement de lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale et de la gestion des confeacuterences et Division de lrsquoinformatique

D Politique concernant lrsquoarrieacutereacute drsquoarchivage

38 Bien qursquoau deacutepart le systegraveme fucirct censeacute conserver la laquodocumentation reacutecente et futureraquo du Secreacutetariat de lrsquoONU le Corps commun drsquoinspection a abordeacute la question de lrsquoarchivage des documents anteacuterieurs dans un rapport (JIUREP8911) qui contenait une recommandation (la recommandation 2) adresseacutee agrave lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale tendant agrave ce que celle-ci eacutetudie laquola possibiliteacute de sous-traiter la saisie sur disques optiques de toute la documentation existante de lrsquoONU ce qui [permettrait] de preacuteserver la meacutemoire institutionnelle de lrsquoOrganisation drsquoassurer un accegraves facile agrave toute la documentation de lrsquoONU et de reacutealiser de substantielles eacuteconomies

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suppleacutementairesraquo23 Les estimations faites alors ont abouti agrave la conclusion que la saisie de tous les documents de confeacuterence deacutejagrave parues (environ 40 agrave 50 millions de pages agrave lrsquoeacutepoque) entraicircnerait une deacutepense non renouvelable de 4 agrave 5 millions de dollars des Eacutetats-Unis

39 Dans un se ses rapports peacuteriodiques sur lrsquoapplication des recommandations du CCI le Secreacutetaire geacuteneacuterale et indiqueacute qursquoil avait tenu compte de la recommandation 2 pour lrsquoeacutetablissement du projet de budget-programme Des creacutedits de plus de 100 000 dollars des Eacutetats-Unis ont eacuteteacute ouverts pour la lecture optique et lrsquoindexage de base de toutes les reacutesolutions adopteacutees par les principaux organes de lrsquoONU jusqursquoen 1992 Cette tacircche a eacuteteacute confieacutee agrave des socieacuteteacutes exteacuterieures qui lrsquoont meneacutee agrave bien en 1995 pour un coucirct drsquoenviron 110 000 dollars avec le concours de la Bibliothegraveque Dag Hammarskjoumlld pour lrsquoindexage Le Secreacutetaire geacuteneacuteral a cependant jugeacute que pour pouvoir inclure reacutetroactivement dans le systegraveme laquodes documents autres que les reacutesolutions et deacutecisions des principaux organes de lrsquoOrganisation qui [paraissaient] manifestement les plus utiles agrave premiegravere vue il faudrait faire de longues recherches ndash et peut-ecirctre disposer drsquoindications de la part des Eacutetats Membres ndash pour deacuteterminer quels [eacutetaient] les documents qui [pouvaient] ecirctre consideacutereacutes comme ldquoimportantsrdquo Eacutetant donneacute lrsquoampleur et lrsquoimportance drsquoun tel projet et compte tenu du montant limiteacute des ressources qui [eacutetaient] disponibles au titre du budget ordinaire une solution pourrait consister agrave creacuteer dans ce but speacutecifique un fonds drsquoaffectation speacuteciale alimenteacute au moyen de contributions volontairesraquo24 LrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale nrsquoa pas donneacute drsquoorientations particuliegraveres ni pris de deacutecision agrave ce sujet

40 Malgreacute cette deacutemarche prudente lrsquoInspecteur relegraveve dans le rapport du Secreacutetaire geacuteneacuteral intituleacute laquoLrsquoinformation au Secreacutetariat plan drsquoactionraquo publieacute en 2000 que le Deacutepartement de lrsquoinformation a entrepris de numeacuteriser les documents de lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale et du Conseil de seacutecuriteacute anteacuterieurs agrave 1993 afin qursquoon puisse les consulter au moyen du Seacutedoc25 En outre sur un site Web eacutetabli par ce mecircme deacutepartement (httpwwwunorgDeptsdhllandmarkamajorhtm) on indique qursquoen 1998 la Bibliothegraveque Dag Hammarskjoumlld a entrepris laquoun programme en vue de la numeacuterisation des documents parlementaires des Nations Unies dans toutes les langues officielles pour les anneacutees 1946-1992 en vue de leur inclusion dans le systegraveme [agrave disques optiques] de lrsquoOrganisationraquo et que laquoce projet de numeacuterisation est lrsquoun des nombreux projets reacutealiseacutes par la Bibliothegraveque Dag Hammarskjoumlld afin drsquoameacuteliorer lrsquoaccegraves multilingue et eacutelectronique agrave la documentation de lrsquoOrganisation des Nations Uniesraquo Les Eacutetats Membres devraient ecirctre mieux informeacutes de lrsquoeacutetat drsquoavancement de ce projet de son champ drsquoapplication et de la date drsquoachegravevement preacutevue

41 La question de lrsquoarrieacutereacute drsquoarchivage comporte trois aspects Le premier concerne les documents anteacuterieurs agrave la mise en œuvre du systegraveme Ceux qui existent deacutejagrave sous forme eacutelectronique peuvent ecirctre plus facilement chargeacutes dans le Seacutedoc Ceux qui sont sur papier seulement doivent ecirctre passeacutes au lecteur optique la question qui se pose ici est de savoir jusqursquoougrave remonter dans le temps et si les ressources ne permettent pas drsquoarchiver tous les documents anciens comment deacuteterminer ceux qui sont laquoimportantsraquo et meacuteritent

23 A44684 par 63

24 A52206 laquoApplication des recommandations du Corps commun drsquoinspection par 10

25 A55780 par 45

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INTRODUCTION

Historique

1 Le systegraveme initial agrave disques optiques a eacuteteacute mis en place agrave lrsquoONU agrave la suite de trois rapports du Corps commun drsquoinspection (CCI) un rapport sur les problegravemes et les coucircts du stockage dans les organismes des Nations Unies (JIUREP869)1 un additif agrave ce document (JIUREP876)2 et un rapport intituleacute laquoDu projet pilote de disques optiques agrave lrsquoONUG agrave un systegraveme agrave disques optiques pour lrsquoONUraquo (JIUREP8911)3 Le projet pilote ayant donneacute de bons reacutesultats agrave lrsquoOffice des Nations Unies agrave Genegraveve (ONUG) les Inspecteurs laquoont abouti agrave la conclusion que le concept combinant la technologie du disque optique et la transmission de donneacutees agrave grande distance et agrave grande vitesse ne reacutevolutionnerait pas seulement la production le stockage et la distribution des documents mais permettrait aussi ils en [eacutetaient] fermement convaincus drsquoattendre une fois qursquoil serait inteacutegralement mis en application une productiviteacute accrue et des eacuteconomies massives de papier de machines de personnel de coucircts drsquoexpeacutedition de places de stockage etc (ce qui en derniegravere analyse [reacuteduirait] de faccedilon significative les deacutepenses de confeacuterence)raquo4 Le systegraveme proposeacute est devenu pleinement opeacuterationnel agrave lrsquoONUG et au Siegravege (New York) pendant la peacuteriode 1991-1992 et a ensuite eacuteteacute eacutetendu agrave drsquoautres lieux drsquoaffectation

2 En 1998-1999 en raison de la croissance exponentielle du nombre de documents stockeacutes sur disques optiques ainsi que du nombre drsquoutilisateurs et du fait que le systegraveme reposait sur des logiciels proteacutegeacutes et une technologie qui datait du deacutebut des anneacutees 90 le Secreacutetariat a ducirc envisager une reconfiguration tacircche entreprise par la Division de lrsquoinformatique Le nouveau systegraveme utilise des disques magneacutetiques et non plus optiques pour stocker les donneacutees Lrsquoexpression laquosystegraveme agrave disques optiquesraquo nrsquoeacutetant plus exacte du point de vue technique on lrsquoa rebaptiseacute laquoSystegraveme de diffusion eacutelectronique des documentsraquo (Seacutedoc) en franccedilais minus et pour ne pas avoir agrave changer de sigle laquoOfficial Documents Systemraquo (ODS) en anglais

Objectif du rapport et meacutethode

3 Le principal objectif de ce rapport du Corps commun est drsquoeacutetudier a) si lrsquoapplication du Seacutedoc jusqursquoagrave ce jour a eacuteteacute pleinement conforme aux deacutecisions prises par lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale et le Secreacutetaire geacuteneacuteral b) si la gestion du systegraveme soulegraveve encore des questions dont le regraveglement pourrait contribuer agrave ameacuteliorer encore le Seacutedoc en tant que dispositif drsquoarchivage et de recherche des documents de lrsquoONU et de mieux reacutepondre aux besoins de tous les inteacuteresseacutes

1 A41806

2 A42724 laquoLes problegravemes et les coucircts du stockage dans les organismes des Nations Unies (Additif)raquo

3 A44684

4 Ibid par 3

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4 LrsquoInspecteur non seulement srsquoest entretenu avec des fonctionnaires du Siegravege de lrsquoONUG de lrsquoOffice des Nations Unies agrave Nairobi (ONUN) et de la Commission eacuteconomique pour lrsquoAfrique (CEA) mais encore a consulteacute des centaines drsquoentreacutees sur le Seacutedoc pour veacuterifier les langues de diffusion et voir si la politique drsquoaffichage simultaneacutee des documents dans toutes les langues requises eacutetait respecteacutee La veacuterification a porteacute sur des documents de tous les principaux organes de lrsquoONU et de plusieurs de leurs organes subsidiaires publieacutes au Siegravege (New York) agrave lrsquoONUG et agrave lrsquoOffice des Nations Unies agrave Vienne (ONUV) ainsi que sur des documents des commissions reacutegionales du Programme des Nations Unies pour le deacuteveloppement (PNUD) du Fonds des Nations Unies pour la population (FNUAP) du Fonds des Nations Unies pour lrsquoenfance (UNICEF) de la Confeacuterence des Nations Unies sur le commerce et le deacuteveloppement (CNUCED) du Haut-Commissariat des Nations Unies pour les reacutefugieacutes (HCR) du Haut-Commissariat des Nations Unies aux droits de lrsquohomme de lrsquoOrganisation des Nations Unies pour le deacuteveloppement industriel (ONUDI) du Programme des Nations Unies pour lrsquoenvironnement (PNUE) du Programme des Nations Unies pour les eacutetablissements humains (ONU-Habitat) du Conseil des chefs de secreacutetariat des organismes des Nations Unies pour la coordination (CCS) qui a remplaceacute le Comiteacute administratif de coordination (CAC) et du Tribunal administratif des Nations Unies (TANU) Pour les lieux drsquoaffectation ougrave la mise en œuvre du Seacutedoc nrsquoa pas encore commenceacute ou a eacuteteacute interrompue lrsquoInspecteur a chercheacute agrave obtenir des indications concernant la date agrave laquelle le systegraveme pourrait devenir pleinement opeacuterationnel et sur les principaux obstacles rencontreacutes le cas eacutecheacuteant

5 Le rapport portant la cote JIUREP8911 contenait une recommandation (la recommandation 3) aux termes de laquelle les organes deacutelibeacuterants eacutetaient inviteacutes agrave eacutetudier laquola possibiliteacute drsquoinstaller des systegravemes opeacuterationnels pour leur propre compteraquo Au sujet de lrsquoapplication de cette recommandation le Secreacutetaire geacuteneacuteral a fait observer en juin 1997 que laquola possibiliteacute drsquoavoir accegraves au systegraveme agrave disques optiques par Internet ougrave que lrsquoon se trouve dans le monde [avait] susciteacute un regain drsquointeacuterecirct pour ce systegraveme parmi tous les organismes des Nations Unies Au lieu de mettre en place leurs propres systegravemes les institutions pourraient envisager drsquoutiliser comme systegraveme commun une version eacutelargie du systegraveme actuel agrave disques optiques baseacute agrave New York et agrave Genegraveveraquo5 La reconfiguration du systegraveme aurait pu ecirctre lrsquooccasion recircveacutee drsquoeacutetudier avec les institutions la viabiliteacute drsquoun tel meacutecanisme mais lrsquoONU a malheureusement poursuivi ses propres plans sans les consulter au preacutealable La preacutesente eacutevaluation de lrsquoapplication du Seacutedoc ne porte donc pas sur la faccedilon dont les organisations et organismes autres que ceux qui sont mentionneacutes au paragraphe 4 stockent et recherchent les documents officiels

6 LrsquoInspecteur remercie tous ceux qui ont contribueacute agrave lrsquoeacutetablissement du preacutesent rapport en lui fournissant des donneacutees ou en formulant des observations

5 A52206 par 11

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I QUESTIONS DE POLITIQUE GEacuteNEacuteRALE

A Champ drsquoapplication du systegraveme

a) Cadre

Le plan initial pour un systegraveme agrave disques optiques

7 Dans son rapport publieacute sous la cote JIUREP8911 le Corps commun drsquoinspection avait recommandeacute a) qursquoun systegraveme agrave disques optiques pleinement opeacuterationnel pour le stockage et la recherche de la documentation reacutecente et future soit installeacute au Secreacutetariat de lrsquoOrganisation des Nations Unies et que des ressources approprieacutees soient preacutevues agrave cette fin dans le budget de lrsquoexercice biennal 1990-1991 (recommandation 1) b) que lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale eacutetudie la possibiliteacute de sous-traiter la saisie sur disques optiques de toute la documentation existante de lrsquoONU afin de preacuteserver la meacutemoire institutionnelle de lrsquoOrganisation drsquoassurer un accegraves facile agrave toute la documentation de lrsquoONU et de reacutealiser de substantielles eacuteconomies suppleacutementaires (recommandation 2)

8 LrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale a prieacute le Secreacutetaire geacuteneacuteral a) laquode mettre en œuvre le systegraveme agrave disques optiques tel que deacutecrit par le Corps commun drsquoinspection conformeacutement aux recommandations du Comiteacute consultatif pour les questions administratives et budgeacutetaires et compte tenu des vues exprimeacutees par les Eacutetats Membres agrave sa quarante-quatriegraveme sessionraquo b) laquodrsquoeacutetablir un rapport contenant un plan deacutetailleacute de mise en œuvre geacuteneacuterale du systegraveme [y compris] dans les commissions reacutegionales et autres lieux drsquoaffectation ainsi que les incidences du systegraveme sur lrsquoaccegraves des Eacutetats Membres agrave la documentation une analyse coucircts-avantages et tous autres renseignements techniques et financiers pertinents et de le lui preacutesenter agrave sa quarante-cinquiegraveme sessionraquo6

9 En reacuteponse agrave cette demande le Secreacutetaire geacuteneacuteral a soumis un premier rapport7 dont lrsquoexamen a eacuteteacute repousseacute agrave la quarante-sixiegraveme session pour laquelle il a eacutetabli un rapport compleacutementaire deacutecrivant un plan drsquoapplication en trois phases8 Pendant les phases I et II qui devaient ecirctre exeacutecuteacutees pendant les exercices biennaux 1990-1991 et 1992-1993 respectivement un systegraveme pleinement opeacuterationnel devait ecirctre installeacute drsquoabord agrave lrsquoOffice des Nations Unies agrave Genegraveve puis au Siegravege agrave New York permettant de stocker et de consulter les documents publieacutes aux deux endroits Lrsquoaccegraves au systegraveme eacutetait au deacutepart limiteacute aux utilisateurs du Secreacutetariat et agrave un nombre restreint de missions permanentes Au cours de la phase III pendant lrsquoexercice biennal 1994-1995 on devait deacutevelopper le systegraveme laquopour lrsquoeacutetendre agrave lrsquoOffice des Nations Unies agrave Vienne aux commissions reacutegionales agrave Nairobi et agrave un certain nombre drsquoautres lieux drsquoaffectation de lrsquoONU et pour permettre aux Eacutetats Membres et autres utilisateurs des documents de confeacuterence de lrsquoONU drsquoy acceacuteder agrave lrsquoeacutechelle mondiale par lrsquointermeacutediaire des reacuteseaux publicsraquo9

6 Reacutesolution 44201 B de lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale sect XVI partie II par 2 et 3

7 AC54558

8 AC54626

9 Ibid par 14

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10 Par sa reacutesolution 46185 B (sect V par 3) lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale a approuveacute la phase II sous reacuteserve de la preacutesentation drsquoun rapport deacutetailleacute sur lrsquoachegravevement de la phase I Ce rapport a eacuteteacute soumis par le Secreacutetaire geacuteneacuteral qui preacutevoyait notamment pour la phase III le stockage drsquoun million de pages par an et recommandait aussi laquoqursquoapregraves 1993 la capaciteacute du systegraveme soit augmenteacutee dans la limite des ressources disponibles et conformeacutement aux dispositions des budgets-programmes approuveacutesraquo10

Le systegraveme reconfigureacute

11 Comme on lrsquoa indiqueacute dans lrsquointroduction lrsquoaugmentation rapide du volume des donneacutees stockeacutees sur disques optiques et du nombre drsquoutilisateurs ont conduit le Secreacutetariat agrave envisager un renforcement de la puissance du systegraveme et finalement son remplacement Dans lrsquoexposeacute qursquoil a preacutesenteacute agrave la Cinquiegraveme Commission en novembre 1999 le Secreacutetaire geacuteneacuteral adjoint agrave lrsquoadministration et agrave la gestion a deacuteclareacute que de 1996 au premier semestre de 1999 le nombre de documents stockeacutes sur disques optiques eacutetait passeacute de 64 524 agrave 117 670 la capaciteacute des bases de donneacutees de 9638 meacutega-octets agrave 1 795 meacutega-octets (autrement dit elle avait presque doubleacute) et le nombre drsquoutilisateurs de 1 326 agrave 6 987

12 Apregraves que le feu vert eut eacuteteacute donneacute un prototype a eacuteteacute mis au point en feacutevrier 2000 et agrave lrsquoissue drsquoessais concluants il a eacuteteacute deacutecideacute drsquoaller de lrsquoavant et de proceacuteder agrave une refonte complegravete du systegraveme Le nouveau systegraveme a eacuteteacute mis en œuvre en deux phases La premiegravere a commenceacute au deacutebut de lrsquoan 2000 et srsquoest acheveacutee au deacutebut du mois de septembre 2001 Il srsquoagissait de transposer lrsquoancien systegraveme dans un nouvel environnement totalement inteacutegreacute au Web et fondeacute sur Windows 2000 et Lotus Notes La deuxiegraveme phase a consisteacute agrave ajouter une fonction drsquoappui multilingue qui est devenue opeacuterationnelle le 4 feacutevrier 2002 et permet aux utilisateurs drsquoacceacuteder au systegraveme et de rechercher des documents en employant nrsquoimporte laquelle des six langues officielles de lrsquoONU alors qursquoauparavant la recherche ne pouvait se faire qursquoen anglais et en franccedilais

13 Drsquoapregraves les chiffres fournis par la Division de lrsquoinformatique le coucirct total de la reconfiguration et de la mise au point du nouveau systegraveme a eacuteteacute estimeacute agrave 1 803 788 dollars des Eacutetats-Unis dont 922 188 dollars ont eacuteteacute consacreacutes en 2000 et en 2001 aux nouveaux logiciels drsquoapplication 381 600 dollars au financement de la deuxiegraveme phase et 500 000 dollars agrave lrsquoachat du mateacuteriel

14 Le nouveau systegraveme ne fait pas lrsquoobjet drsquoun droit de proprieacuteteacute et crsquoest lrsquoONU qui deacutetient maintenant le code source de son programme drsquoapplication Depuis le 1er juin 2002 la Division de lrsquoinformatique assure la maintenance et lrsquoexploitation du systegraveme fonctions auparavant confieacutees agrave une socieacuteteacute priveacutee Agrave lrsquoavenir elle pourra donc mettre au point de nouvelles applications dans le cadre de la gestion des connaissances en se fondant sur des informations sur le Seacutedoc La reconfiguration de 2001 ne srsquoest pas accompagneacutee drsquoun changement de politique en ce qui concerne le champ drsquoapplication final du systegraveme (organisations et lieux drsquoaffectation agrave couvrir) les orientations restant les mecircmes qursquoen 1993

10 AC54718Add1 par 20

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b) Champ drsquoapplication actuel du Seacutedoc

Situation au Siegravege agrave lrsquoONUG et agrave lrsquoONUV

15 Les documents stockeacutes en ligne dans les bases de donneacutees du Siegravege et de lrsquoONUG comprennent les documents publieacutes avant pendant et apregraves les sessions ou reacuteunions de lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale et de ses organes subsidiaires du Conseil de seacutecuriteacute du Conseil eacuteconomique et social et de ses organes subsidiaires ainsi que du Conseil de tutelle Ils comprennent aussi les documents deacutelibeacuteratoires du PNUD du FNUAP et de lrsquoUNICEF et ceux qui sont publieacutes pour les reacuteunions du HCR du Haut-Commissariat aux droits de lrsquohomme de la CNUCED et de la Commission eacuteconomique pour lrsquoEurope (CEE) Les documents eacutetablis agrave lrsquoONUV depuis 1997 y compris ceux de lrsquoONUDI sont stockeacutes sur le Seacutedoc gracircce agrave une liaison de teacuteleacutecommunication avec Genegraveve Les documents eacutetablis pour des confeacuterences mondiales organiseacutees sous lrsquoeacutegide de lrsquoONU sont aussi stockeacutes dans les bases de donneacutees du systegraveme Drsquoautres types de documents comme des textes administratifs et certains avis de vacance de poste sont eacutegalement archiveacutes

Situation dans drsquoautres offices hors Siegravege

16 Pour le Corps commun drsquoinspection les principaux objectifs du systegraveme initial agrave disques optiques pour la gestion des documents de lrsquoONU eacutetaient les suivants a) offrir un moyen de stockage plus eacuteconomique et plus sucircr b) acceacuteleacuterer la distribution agrave lrsquoeacutechelle mondiale et en reacuteduire le coucirct c) faciliter la consultation des documents par des utilisateurs du monde entier La disponibiliteacute immeacutediate de tous les documents de lrsquoONU et la conservation de la meacutemoire institutionnelle de lrsquoOrganisation figuraient parmi les laquoavantages eacutevidentsraquo du systegraveme mis en relief par le CCI dans son rapport publieacute sous la cote JIUREP8911 Le systegraveme proposeacute pour lrsquoarchivage et la recherche des documents officiels devait donc couvrir lrsquoOrganisation tout entiegravere principe clairement approuveacute par lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale dans sa reacutesolution 44201 B dont il a eacuteteacute question plus haut

17 Le systegraveme est devenu pleinement opeacuterationnel agrave lrsquoONUG et au Siegravege il y a pregraves de 10 ans et les raisons qui militent en faveur drsquoune couverture complegravete de lrsquoOrganisation sont aujourdrsquohui plus impeacuterieuses que jamais car tous les lieux drsquoaffectation concerneacutes accueillent des organes directeurs pour lesquels des documents officiels sont eacutetablis agrave des fins drsquoexamen Ces documents sont afficheacutes pendant un certain temps sur les sites Web respectifs de ces lieux drsquoaffectation mais cela ne saurait remplacer lrsquoutilisation du Seacutedoc pour le stockage et la recherche des documents deacutelibeacuteratoires Pour lrsquoONU lrsquoobjectif premier de ce systegraveme devrait rester la conservation de la meacutemoire institutionnelle de lrsquoOrganisation dans son ensemble ainsi que la facilitation de lrsquoaccegraves agrave tous les documents officiels et de leur recherche

18 Il convient de rappeler la deacutefinition du terme laquodocumentraquo dans le contexte onusien qui est donneacute au paragraphe 2 de lrsquoinstruction administrative STAI189Add3Rev2 laquoUn document est un texte soumis pour examen agrave un organe principal ou subsidiaire de lrsquoOrganisation des Nations Unies et porte habituellement sur une ou plusieurs questions inscrites agrave lrsquoordre du jour de lrsquoorgane concerneacuteraquo En outre pour appliquer un systegraveme comme le Seacutedoc il faut tenir ducircment compte de lrsquoorganisation du Secreacutetariat exposeacutee dans la circulaire STSGB19975 du Secreacutetaire geacuteneacuteral dateacutee du 12 septembre 1997 aux termes de laquelle (sect 1) laquoLe Secreacutetariat qui est lrsquoun des organes principaux de lrsquoONU a son siegravege agrave New York

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Les autres lieux drsquoaffectation principaux sont Addis-Abeba Bangkok Beyrouth Genegraveve Nairobi Santiago et Vienneraquo

19 Au fil des ans dans le cadre de la mise en œuvre progressive du Seacutedoc les commissions reacutegionales autres que la CEE et les offices hors siegravege autres que lrsquoONUG et lrsquoONUV se sont comporteacutes diffeacuteremment en ce qui concerne lrsquointroduction de leurs documents dans le systegraveme comme il ressort du tableau de lrsquoannexe I b) Les documents de la Commission eacuteconomique et sociale pour lrsquoAsie occidentale (CESAO) y sont archiveacutes depuis octobre 2000 mais lrsquoapplication du Seacutedoc a eacuteteacute de courte dureacutee pour ceux de la Commission eacuteconomique et sociale pour lrsquoAsie et le Pacifique (CESAP) de la Commission eacuteconomique pour lrsquoAmeacuterique latine et les Caraiumlbes (CEPALC) et des deux organismes baseacutes agrave Nairobi (le PNUE et ONU-Habitat) et agrave la fin de juin 2003 aucun des documents concernant les reacuteunions des organes directeurs de la CEA nrsquoavait encore eacuteteacute chargeacute Hormis lrsquoONUG lrsquoONUV la CEE et la CESAO les lieux drsquoaffectation semblent avoir eacuteteacute traiteacutes surtout comme des laquoutilisateursraquo et ne pas avoir eacuteteacute suffisamment consideacutereacutes comme des laquopourvoyeursraquo du systegraveme dans le cadre drsquoune politique globale drsquoapplication du Seacutedoc agrave lrsquoeacutechelle du Secreacutetariat

c) Incidences drsquoune couverture complegravete de lrsquoOrganisation

20 Consideacuterant les estimations de la Division de lrsquoinformatique en ce qui concerne le mateacuteriel et les logiciels neacutecessaires pour un serveurposte de travail destineacute agrave lrsquointroduction des documents on aurait pu commencer agrave appliquer le Seacutedoc dans tous les lieux drsquoaffectation restants pendant lrsquoexercice biennal en cours au moyen des ressources disponibles sauf peut-ecirctre lagrave ougrave lrsquoacquisition drsquoun lecteur optique rapide (qui coucircte en moyenne entre 7 000 et 10 000 dollars des Eacutetats-Unis) peut poser un problegraveme comme agrave Nairobi en particulier Agrave propos de ce lieu drsquoaffectation rappelons que bien que lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale dans sa reacutesolution 5222011 ait prieacute le Secreacutetaire geacuteneacuteral laquodrsquoaligner les arrangements financiers de lrsquoOffice des Nations Unies agrave Nairobi sur ceux des autres bureaux administratifs analogues de lrsquoOrganisationraquo la Division des services de confeacuterence de lrsquoONUN est toujours beaucoup trop tributaire des ressources extrabudgeacutetaires (provenant du PNUE et drsquoONU-Habitat) Addis-Abeba et Nairobi eacutetant devenus deux lieux drsquoaccueil importants pour les confeacuterences et les reacuteunions organiseacutees sous lrsquoeacutegide de lrsquoONU il est indispensable drsquoy mettre en œuvre le Seacutedoc Dans ces deux villes lrsquoInspecteur a constateacute que les inteacuteresseacutes avaient hacircte de commencer agrave charger les documents dans le systegraveme LrsquoONUN a indiqueacute que tous les documents officiels du PNUE et drsquoONU-Habitat publieacutes apregraves 1991 qui eacutetaient deacutejagrave sous forme eacutelectronique pourraient ecirctre chargeacutes avant la fin de 2003 Pour sa part la CEA srsquoest engageacutee agrave commencer agrave charger les documents degraves que certaines questions administratives auraient eacuteteacute reacutegleacutees La CESAO a fait savoir qursquoen octobre 2000 elle avait entrepris drsquoindexer les documents publieacutes depuis 1974 en arabe et en anglais et de les passer au lecteur optique en vue de leur affichage sur le Seacutedoc et qursquoelle comptait achever cette tacircche en 2004

21 Agrave la reacuteunion tenue en juin 2003 par le Comiteacute directeur pour la modernisation et la gestion inteacutegreacutee des bibliothegraveques de lrsquoONU il a eacuteteacute convenu que la Bibliothegraveque Dag Hammarskjoumlld fournirait une assistance aux commissions reacutegionales pouvant creacuteer des versions en format PDF de la documentation locale et les envoyer agrave la Bibliothegraveque en vue de leur combinaison avec des 11 Par 101

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meacutetadonneacutees et de leur teacuteleacutechargement dans le Seacutedoc La Division de lrsquoinformatique collaborait deacutejagrave avec la CEPALC pour permettre le chargement direct de ses documents officiels dans le Seacutedoc au Siegravege agrave partir de Santiago Agrave la mecircme reacuteunion la CESAP et lrsquoONUN ont indiqueacute qursquoils eacutetaient tout disposeacutes agrave reprendre leurs efforts en vue de charger eux-mecircmes leurs documents Agrave la fin de juillet 2003 la situation geacuteneacuterale dans les offices hors siegravege eacutetait meilleure qursquoagrave la fin de 2002 la CEA la CEPALC et lrsquoONUN travaillaient au chargement des documents Reacutetrospectivement lrsquoInspecteur estime que dans les cas ougrave le Seacutedoc nrsquoa pas eacuteteacute mis en œuvre pour une raison ou pour une autre les lieux drsquoaffectation consideacutereacutes auraient ducirc ecirctre tenus de soumettre leurs documents officiels en vue drsquoun archivage et drsquoune recherche centraliseacutes Le retard pris dans lrsquoapplication du systegraveme dans ces lieux drsquoaffectation est peut-ecirctre ducirc en partie agrave ce que le Siegravege nrsquoa pas fourni de directives claires et nrsquoa pas exerceacute le controcircle voulu

B Politique concernant lrsquoaffichage des documents dans les diffeacuterentes langues

a) La politique officielle

22 Agrave la cinquante-sixiegraveme session de lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale le Secreacutetaire geacuteneacuteral a preacutesenteacute un rapport12 sur la publication simultaneacutee des documents deacutelibeacuteratoires dans les six langues officielles sur le site Web de lrsquoOrganisation dans lequel il a rappeleacute ce qui suit laquoDans sa reacutesolution 36117 B du 10 deacutecembre 1981 lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale a fixeacute une regravegle selon laquelle les documents officiels doivent ecirctre distribueacutes simultaneacutement dans toutes les langues officielles Cette regravegle qui veut qursquoaucune version linguistique drsquoun document donneacute y compris la version originale ne soit diffuseacutee tant que toutes les autres versions linguistiques demandeacutees ne sont pas precirctes agrave ecirctre distribueacutees a eacuteteacute reacuteaffirmeacutee dans les reacutesolutions 42207 C du 11 deacutecembre 1987 5011 du 2 novembre 1995 et 53208 B du 18 deacutecembre 1998 Conformeacutement agrave ladite regravegle degraves leur parution dans les langues demandeacutees tous les documents officiels sont publieacutes sur le Seacutedoc dans toutes les langues simultaneacutementraquo

23 Cette politique a eacuteteacute reacuteaffirmeacutee par lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale dans ses reacutesolutions 54248 C 55222 et 56242 Agrave cet eacutegard selon la Division de lrsquoinformatique la pratique actuelle veut qursquoun document ne soit pas publieacute sur le Seacutedoc tant que les six versions linguistiques ne sont pas precirctes et que les documents soient laquotoujoursraquo afficheacutes simultaneacutement dans les six langues minus avec pour seule exception les rares cas ougrave bien qursquoun document ait eacuteteacute reccedilu dans les six langues une version linguistique pose un problegraveme et doit ecirctre corrigeacutee et rechargeacutee lrsquoaffichage de cette version pouvant alors ecirctre diffeacutereacute de laquoquelques heuresraquo Pour sa part le Deacutepartement de lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale et de la gestion des confeacuterences affirme aussi qursquoil applique strictement le mandat que lui a confieacute lrsquoAssembleacutee dans ses reacutesolutions sur la distribution simultaneacutee des documents dans toutes les langues officielles et que les documents ne sont afficheacutes sur le Seacutedoc que lorsque toutes les versions demandeacutees ont eacuteteacute publieacutees sur papier

12 AC55612

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b) Les entorses agrave la politique officielle

24 Malgreacute les assurances donneacutees par le Secreacutetariat les Eacutetats Membres continuent agrave se plaindre du fait que la politique de distribution simultaneacutee des documents dans les langues requises nrsquoest pas suivie strictement ainsi qursquoen teacutemoigne le paragraphe 3 de la section III de la reacutesolution 57283 B adopteacutee par lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale le 15 avril 2003 Tout en constatant qursquoune grande majoriteacute de documents est afficheacutee sur le Seacutedoc conformeacutement aux principes eacutetablis lrsquoInspecteur ne peut que confirmer agrave lrsquoissue de longues recherches sur les deux principales bases de donneacutees du systegraveme (la base laquoDocumentsraquo et la base laquoReacutesolutionsraquo) que dans de nombreux cas effectivement il y a des entorses agrave la politique officielle avec des retards bien supeacuterieurs aux laquoquelques heuresraquo dont parle le Secreacutetariat Cela vaut pour des documents de presque tous les organes dont certains ne sont toujours pas disponibles dans les langues requises plusieurs anneacutees apregraves leur eacutetablissement Par exemple le rapport de la Cinquiegraveme Commission sur le financement de la Mission drsquoobservation des Nations Unies en Sierra Leone (A54686Add1) a eacuteteacute diffuseacute le 11 juin 2000 en arabe en chinois en espagnol et en franccedilais mais au 30 juillet 2003 le Seacutedoc indiquait que le texte original anglais et la version russe eacutetaient laquonon encore parusraquo

25 Drsquoapregraves le Deacutepartement de lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale et de la gestion des confeacuterences il peut arriver que les copies papier soient publieacutees dans toutes les langues requises mais qursquoune ou plusieurs versions linguistiques ne soient pas afficheacutees simultaneacutement sur le Seacutedoc agrave cause drsquoun dysfonctionnement du systegraveme ou parce que certaines versions doivent ecirctre passeacutees au lecteur optique avant de pouvoir y ecirctre introduites Ces problegravemes sont censeacutes ecirctre reacutegleacutes degraves qursquoon srsquoen aperccediloit mais ce nrsquoest apparemment pas toujours le cas Parfois mecircme ces raisons laquocompreacutehensiblesraquo ne peuvent pas justifier le fait que les documents nrsquoont pas eacuteteacute afficheacutes simultaneacutement dans les langues requises ou du moins diffuseacutes dans un deacutelai plus raisonnable Un exemple parmi bien drsquoautres le document A56791-S2002111 contenant une lettre dateacutee du 23 janvier 2002 adresseacutee au Secreacutetaire geacuteneacuteral par le Repreacutesentant permanent du Qatar aupregraves de lrsquoOrganisation des Nations Unies a eacuteteacute publieacute en chinois le 29 janvier 2002 mais ni lrsquooriginal anglais ni les versions dans les quatre autres langues officielles ne figuraient encore sur le Seacutedoc agrave la fin de juillet 2003 Drsquoautres cas analogues sont citeacutes dans lrsquoannexe I c)

26 Sans remettre en cause le principe de la distribution simultaneacutee dans toutes les langues il convient de preacuteciser les exigences reacuteelles de la politique officielle dont le Secreacutetariat lui-mecircme a sans doute contribueacute agrave brouiller les contours Il est inteacuteressant drsquoobserver lrsquoeacutevolution des termes employeacutes pour deacutecrire les langues dans lesquelles les documents publieacutes avant pendant et apregraves les sessions sont censeacutes ecirctre afficheacutes sur le Seacutedoc pour les reacuteunions du Conseil de seacutecuriteacute de lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale et de ses organes subsidiaires du Conseil eacuteconomique et social et de ses organes subsidiaires et du Conseil de tutelle ainsi que pour les confeacuterences convoqueacutees par lrsquoONU Le premier manuel drsquoutilisation du Seacutedoc publieacute en 1994 (STSCSERA37) indiquait que les documents seraient stockeacutes dans toutes les langues officielles de lrsquoONU13 Le texte reacuteviseacute paru environ un an plus tard signalait qursquoune laquooption permettant de [hellip] consulter [les documents] dans drsquoautres languesraquo avait eacuteteacute ajouteacutee pour tenir compte du fait que des documents eacutetaient disponibles en allemand Sous la rubrique laquoInformations geacuteneacuteralesraquo du systegraveme avant la reconfiguration on indiquait plus prudemment que les documents eacutetaient 13 STCSSERA37 par 2

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normalement disponibles dans les six langues officielles mais qursquoils nrsquoeacutetaient pas toujours publieacutes dans les six langues et que les diffeacuterentes versions linguistiques ne paraissaient pas forceacutement toujours en mecircme temps Il eacutetait preacuteciseacute que le systegraveme indiquerait quelles eacutetaient les versions linguistiques disponibles Aujourdrsquohui on trouve simplement la mention suivante laquoLes documents sont disponibles dans les langues officielles des organes ou organismes agrave lrsquointention desquels ils ont eacuteteacute publieacutesraquo

27 Comme lrsquoa rappeleacute le CCI dans son rapport sur le multilinguisme dans le systegraveme des Nations Unies14 les langues dans lesquelles sont publieacutes les documents officiels des organes directeurs varient drsquoune organisation agrave lrsquoautre et parfois mecircme au sein de la mecircme organisation drsquoun organe agrave lrsquoautre Crsquoest le regraveglement inteacuterieur de chaque organe directeur qui eacutedicte les prescriptions agrave respecter en la matiegravere Les deacuteclarations drsquoordre geacuteneacuteral laissant entendre que laquotous les documentsraquo devraient paraicirctre dans toutes les langues officielles peuvent donc induire en erreur Agrave cet eacutegard la mention qui apparaicirct actuellement sur le Seacutedoc mecircme si elle reflegravete mieux les regravegles en vigueur serait encore plus preacutecise si elle eacutetait libelleacutee en ces termes laquoLes documents officiels sont afficheacutes sur le Seacutedoc dans les langues prescrites par le regraveglement inteacuterieur de lrsquoorgane consideacutereacuteraquo Il serait ainsi tenu compte du fait que pour certains organes directeurs par exemple les documents sont disponibles uniquement dans les langues de travail et non pas dans toutes les langues officielles

28 Il faut aussi bien voir que si la plupart des documents de lrsquoONU et des organismes affilieacutes sont conserveacutes dans le Seacutedoc les organes directeurs ne sont pas tous tregraves stricts en ce qui concerne la distribution simultaneacutee dans toutes les langues requises La grande majoriteacute des textes originaux est reacutedigeacutee en anglais (environ 76 mecircme agrave lrsquoONUG) et la tentation est grande de publier drsquoabord les documents dans la langue de soumission et mecircme drsquoen diffuser une version preacuteliminaire (laquoadvance copyraquo) geacuteneacuteralement en anglais minus pratique toleacutereacutee voire reacuteclameacutee par les Eacutetats Membres dans certains cas

C Accegraves au Seacutedoc

a) La politique actuelle

29 Lrsquoaccegraves au Seacutedoc est reacuteserveacute aux utilisateursabonneacutes inscrits auxquels sont attribueacutes un code drsquoidentification et un mot de passe Dans sa reacutesolution 51211 F du 15 septembre 1997 lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale a encourageacute le Secreacutetaire geacuteneacuteral agrave laquoeacutelaborer une politique en vue de poursuivre le deacuteveloppement du systegraveme agrave disques optiques de lrsquoOrganisation des Nations Unies preacutevoyant notamment comment ouvrir le systegraveme moyennant un droit drsquoutilisation agrave quiconque srsquoy inteacuteresse eacutetant entendu que lrsquoaccegraves restera gratuit pour les missions permanentes les missions drsquoobservation et les administrations publiques des Eacutetats Membres chacun de ces derniers disposant au maximum de 10 mots de passe et preacutevoyant eacutegalement de donner accegraves au systegraveme agrave tous les fonctionnaires du Secreacutetariatraquo15 Dans la mecircme reacutesolution lrsquoAssembleacutee a eacutegalement prieacute le Secreacutetaire geacuteneacuteral laquodrsquoeacutelaborer cette politique en tenant compte des besoins particuliers des pays en deacuteveloppement et drsquoautres cateacutegories speacuteciales drsquoutilisateurs eacuteventuelsraquo

14 A5893 (JIUREP200211)

15 Par 1 du dispositif

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La capaciteacute du systegraveme eacutetant limiteacutee on nrsquoa accordeacute aux autres organisations et organismes des Nations Unies qursquoun nombre restreint de mots de passe pour leurs fonctionnaires En ce qui concerne lrsquoaccegraves du grand public on a institueacute un droit drsquoabonnement annuel les organisations agrave but non lucratif beacuteneacuteficiant drsquoune reacuteduction

30 Pour les fonctionnaires de lrsquoONU et les missions permanentes agrave New York agrave Genegraveve et agrave Vienne les demandes drsquoaccegraves et drsquoinscription sont traiteacutees respectivement par le Siegravege lrsquoONUG et lrsquoONUV Ce sont la Section de la vente et de la commercialisation du Deacutepartement de lrsquoinformation agrave New York et lrsquoONUG qui srsquooccupent des abonnements

31 Avec la reconfiguration du systegraveme on peut en accroicirctre la capaciteacute en ajoutant simplement des disques et on peut accueillir davantage drsquoutilisateurs en ajoutant des puces meacutemoire et des processeurs Le nombre de mots de passe par Eacutetat Membre est drsquoabord passeacute de 10 agrave 20 le 28 aoucirct 2001 puis reacutecemment a eacuteteacute porteacute agrave 40 Le but est de supprimer toutes les restrictions drsquoici agrave 2004 et le Secreacutetariat a demandeacute des creacutedits pour lrsquoexercice biennal 2004-2005 afin drsquoorganiser lrsquoaccegraves gratuit de tous les utilisateurs au Seacutedoc

b) Neacutecessiteacute de passer drsquoun accegraves payant agrave un accegraves gratuit

32 Les propositions initiales faites par le CCI en 1989 eacutetaient fondeacutees sur le principe drsquoun systegraveme payant qui procurerait des recettes mais aujourdrsquohui de nombreux arguments militent en faveur de lrsquoaccegraves gratuit au Seacutedoc pour tous les utilisateurs et pour tous les documents rendus publics prise de conscience du droit drsquoaccegraves agrave lrsquoinformation interaction croissante avec la socieacuteteacute civile souci de transparence etc En outre les donneacutees fournies par le Secreacutetariat montrent que le nombre drsquoabonnements va diminuant en partie parce qursquoon peut souvent avoir librement accegraves aux documents sur les sites Web des organisations concerneacutees Dans sa reacutesolution 52214 du 22 deacutecembre 1997 lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale a elle-mecircme prieacute le Secreacutetaire geacuteneacuteral laquode veiller agrave ce que le texte de tous les nouveaux documents rendus publics dans les six langues officielles et des documents drsquoinformation de lrsquoOrganisation des Nations Unies soit afficheacute chaque jour sur le site Web de lrsquoOrganisation et puisse ecirctre consulteacute immeacutediatement par les Eacutetats Membresraquo16 Une fois que ces documents sont sur le site Web ils ne sont pas reacuteserveacutes aux Eacutetats Membres mais peuvent ecirctre consulteacutes par tout le monde Les documents officiels de lrsquoONU ont donc eacuteteacute et continuent agrave ecirctre mis agrave disposition sur le principal site Web de lrsquoOrganisation Ils eacutetaient auparavant copieacutes sur ce site qui faisait ainsi double emploi avec le Seacutedoc

33 Dans un rapport ulteacuterieur le Secreacutetaire geacuteneacuteral a signaleacute agrave lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale que laquopour que les documents eacutetablis agrave lrsquointention des organes deacutelibeacuterants puissent ecirctre disponibles sur lrsquoInternet dans les six langues officielles simultaneacutement il vaudrait mieux donner au public la possibiliteacute drsquoacceacuteder gratuitement au Seacutedoc plutocirct que drsquoadapter le site Web de lrsquoOrganisation pour permettre la consultation des documents ce site nrsquoest en effet pas conccedilu pour servir agrave lrsquoarchivageraquo17 Il a souligneacute la neacutecessiteacute de reacuteviser les dispositions de la reacutesolution 51211 F de lrsquoAssembleacutee relatives agrave la politique drsquoaccegraves au systegraveme et a suggeacutereacute drsquoadapter le site Web de

16 Partie C par 2 du dispositif

17 AC55612 par 12

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lrsquoOrganisation pour y ajouter des liens hypertextes directs avec les documents deacutelibeacuteratoires archiveacutes sur le Seacutedoc

34 Pour sa part commentant le rapport du Secreacutetaire geacuteneacuteral sur la reconfiguration du systegraveme le Comiteacute consultatif pour les questions administratives et budgeacutetaires (CCQAB) srsquoest feacuteliciteacute des progregraves accomplis et a encourageacute le Secreacutetariat laquoagrave poursuivre le projet de maniegravere que toutes les organisations non gouvernementales accreacutediteacutees aient un accegraves illimiteacute et gratuit au systegravemeraquo18

35 La Division de lrsquoinformatique compte que la gratuiteacute drsquoaccegraves se traduira par une augmentation spectaculaire du nombre drsquoutilisateurs publics et considegravere que la capaciteacute du systegraveme nrsquoest pas encore suffisante pour pouvoir faire face agrave un tel afflux Le projet de budget-programme pour lrsquoexercice biennal 2002-2003 preacutevoyait une augmentation de 2 116 800 dollars des Eacutetats-Unis des creacutedits requis pour le mobilier et le mateacuteriel de la Division de lrsquoinformatique mais lrsquoAssembleacutee a deacutecideacute de ne pas approuver ce montant19 La Division affirme que de ce fait elle a eacuteteacute obligeacutee de limiter ses activiteacutes aux opeacuterations indispensables agrave lrsquoOrganisation et qursquoelle a ducirc annuler la plupart des nouveaux projets notamment celui qui concernait lrsquoaccegraves gratuit au Seacutedoc Le Comiteacute de lrsquoinformation srsquoest pencheacute sur la question du libre accegraves agrave sa vingt-cinquiegraveme session lorsqursquoil a examineacute le rapport du Secreacutetaire geacuteneacuteral sur la reacuteorientation des activiteacutes de lrsquoONU dans le domaine de lrsquoinformation et de la communication20 dont lrsquoannexe II exposait entre autres les exigences et les avantages du passage agrave la gratuiteacute Comme il est indiqueacute dans cette annexe la Division de lrsquoinformatique a demandeacute un creacutedit de 1 530 000 dollars des Eacutetats-Unis dans le projet de budget-programme pour lrsquoexercice biennal 2004-2005 afin de laquofinancer lrsquoouverture du Seacutedoc au grand public agrave titre gracieuxraquo Dans son rapport agrave lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale21 le Comiteacute de lrsquoinformation a recommandeacute agrave lrsquoAssembleacutee drsquoaccueillir avec satisfaction laquola proposition du Secreacutetaire geacuteneacuteral tendant agrave offrir au public un accegraves gratuit au Systegraveme de diffusion eacutelectronique des documents de lrsquoOrganisation des Nations Unies gracircce au raccordement au site Web de lrsquoOrganisation qui doit ecirctre examineacutee dans le contexte du projet de budget-programme pour lrsquoexercice biennal 2004-2005raquo22

36 Si le principe de la gratuiteacute drsquoaccegraves est approuveacute par lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale il faudra quand mecircme conserver le systegraveme drsquoinscription pour certains utilisateurs car le Seacutedoc contient non seulement des documents pouvant ecirctre consulteacutes par tous mais encore des documents auxquels lrsquoaccegraves est restreint et continuera agrave ecirctre proteacutegeacute par un mot de passe

18 A56475 par 12

19 Reacutesolution 56253 chap 27 D par 159

20 AAC19820032

21 A5821

22 Ibid projet de reacutesolution B par 71 du dispositif

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c) Les diffeacuterents niveaux drsquoaccegraves

37 Actuellement il y a sept niveaux drsquoaccegraves au Seacutedoc comme lrsquoindique le graphique ci-apregraves Crsquoest le Deacutepartement de lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale et de la gestion des confeacuterences qui srsquoen occupe Selon le niveau drsquoaccegraves qui leur est accordeacute les utilisateurs peuvent se voir refuser le droit de consulter certains documents pourtant stockeacutes dans le Seacutedoc Les niveaux 1 agrave 4 donnent accegraves agrave des documents dont la distribution nrsquoest plus restreinte agrave des documents dont la distribution est geacuteneacuterale agrave des documents publieacutes en un nombre limiteacute drsquoexemplaires (seacuterie L) comme les projets de reacutesolution et agrave des documents provisoires La plupart des utilisateurs ont accegraves au systegraveme jusqursquoau niveau 4 Le niveau 5 est accordeacute aux repreacutesentants et permet drsquoacceacuteder agrave des documents dont la distribution est reacuteserveacutee aux participants comme les documents de seacuteance (CRP) en sus des documents accessibles au niveau 4 Seuls quelques fonctionnaires du Deacutepartement ont droit au niveau 6 qui permet de consulter des documents dont la distribution est restreinte outre les documents accessibles au niveau 5 Le niveau 7 est reacuteserveacute pour lrsquoadministration du Seacutedoc

Niveaux drsquoaccegraves au Seacutedoc

Niveau 7 Administration du Seacutedoc Niveau 6 Traducteurs Niveau 5 Repreacutesentants Niveau 4 Accegraves public

Source Deacutepartement de lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale et de la gestion des confeacuterences et Division de lrsquoinformatique

D Politique concernant lrsquoarrieacutereacute drsquoarchivage

38 Bien qursquoau deacutepart le systegraveme fucirct censeacute conserver la laquodocumentation reacutecente et futureraquo du Secreacutetariat de lrsquoONU le Corps commun drsquoinspection a abordeacute la question de lrsquoarchivage des documents anteacuterieurs dans un rapport (JIUREP8911) qui contenait une recommandation (la recommandation 2) adresseacutee agrave lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale tendant agrave ce que celle-ci eacutetudie laquola possibiliteacute de sous-traiter la saisie sur disques optiques de toute la documentation existante de lrsquoONU ce qui [permettrait] de preacuteserver la meacutemoire institutionnelle de lrsquoOrganisation drsquoassurer un accegraves facile agrave toute la documentation de lrsquoONU et de reacutealiser de substantielles eacuteconomies

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suppleacutementairesraquo23 Les estimations faites alors ont abouti agrave la conclusion que la saisie de tous les documents de confeacuterence deacutejagrave parues (environ 40 agrave 50 millions de pages agrave lrsquoeacutepoque) entraicircnerait une deacutepense non renouvelable de 4 agrave 5 millions de dollars des Eacutetats-Unis

39 Dans un se ses rapports peacuteriodiques sur lrsquoapplication des recommandations du CCI le Secreacutetaire geacuteneacuterale et indiqueacute qursquoil avait tenu compte de la recommandation 2 pour lrsquoeacutetablissement du projet de budget-programme Des creacutedits de plus de 100 000 dollars des Eacutetats-Unis ont eacuteteacute ouverts pour la lecture optique et lrsquoindexage de base de toutes les reacutesolutions adopteacutees par les principaux organes de lrsquoONU jusqursquoen 1992 Cette tacircche a eacuteteacute confieacutee agrave des socieacuteteacutes exteacuterieures qui lrsquoont meneacutee agrave bien en 1995 pour un coucirct drsquoenviron 110 000 dollars avec le concours de la Bibliothegraveque Dag Hammarskjoumlld pour lrsquoindexage Le Secreacutetaire geacuteneacuteral a cependant jugeacute que pour pouvoir inclure reacutetroactivement dans le systegraveme laquodes documents autres que les reacutesolutions et deacutecisions des principaux organes de lrsquoOrganisation qui [paraissaient] manifestement les plus utiles agrave premiegravere vue il faudrait faire de longues recherches ndash et peut-ecirctre disposer drsquoindications de la part des Eacutetats Membres ndash pour deacuteterminer quels [eacutetaient] les documents qui [pouvaient] ecirctre consideacutereacutes comme ldquoimportantsrdquo Eacutetant donneacute lrsquoampleur et lrsquoimportance drsquoun tel projet et compte tenu du montant limiteacute des ressources qui [eacutetaient] disponibles au titre du budget ordinaire une solution pourrait consister agrave creacuteer dans ce but speacutecifique un fonds drsquoaffectation speacuteciale alimenteacute au moyen de contributions volontairesraquo24 LrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale nrsquoa pas donneacute drsquoorientations particuliegraveres ni pris de deacutecision agrave ce sujet

40 Malgreacute cette deacutemarche prudente lrsquoInspecteur relegraveve dans le rapport du Secreacutetaire geacuteneacuteral intituleacute laquoLrsquoinformation au Secreacutetariat plan drsquoactionraquo publieacute en 2000 que le Deacutepartement de lrsquoinformation a entrepris de numeacuteriser les documents de lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale et du Conseil de seacutecuriteacute anteacuterieurs agrave 1993 afin qursquoon puisse les consulter au moyen du Seacutedoc25 En outre sur un site Web eacutetabli par ce mecircme deacutepartement (httpwwwunorgDeptsdhllandmarkamajorhtm) on indique qursquoen 1998 la Bibliothegraveque Dag Hammarskjoumlld a entrepris laquoun programme en vue de la numeacuterisation des documents parlementaires des Nations Unies dans toutes les langues officielles pour les anneacutees 1946-1992 en vue de leur inclusion dans le systegraveme [agrave disques optiques] de lrsquoOrganisationraquo et que laquoce projet de numeacuterisation est lrsquoun des nombreux projets reacutealiseacutes par la Bibliothegraveque Dag Hammarskjoumlld afin drsquoameacuteliorer lrsquoaccegraves multilingue et eacutelectronique agrave la documentation de lrsquoOrganisation des Nations Uniesraquo Les Eacutetats Membres devraient ecirctre mieux informeacutes de lrsquoeacutetat drsquoavancement de ce projet de son champ drsquoapplication et de la date drsquoachegravevement preacutevue

41 La question de lrsquoarrieacutereacute drsquoarchivage comporte trois aspects Le premier concerne les documents anteacuterieurs agrave la mise en œuvre du systegraveme Ceux qui existent deacutejagrave sous forme eacutelectronique peuvent ecirctre plus facilement chargeacutes dans le Seacutedoc Ceux qui sont sur papier seulement doivent ecirctre passeacutes au lecteur optique la question qui se pose ici est de savoir jusqursquoougrave remonter dans le temps et si les ressources ne permettent pas drsquoarchiver tous les documents anciens comment deacuteterminer ceux qui sont laquoimportantsraquo et meacuteritent

23 A44684 par 63

24 A52206 laquoApplication des recommandations du Corps commun drsquoinspection par 10

25 A55780 par 45

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4 LrsquoInspecteur non seulement srsquoest entretenu avec des fonctionnaires du Siegravege de lrsquoONUG de lrsquoOffice des Nations Unies agrave Nairobi (ONUN) et de la Commission eacuteconomique pour lrsquoAfrique (CEA) mais encore a consulteacute des centaines drsquoentreacutees sur le Seacutedoc pour veacuterifier les langues de diffusion et voir si la politique drsquoaffichage simultaneacutee des documents dans toutes les langues requises eacutetait respecteacutee La veacuterification a porteacute sur des documents de tous les principaux organes de lrsquoONU et de plusieurs de leurs organes subsidiaires publieacutes au Siegravege (New York) agrave lrsquoONUG et agrave lrsquoOffice des Nations Unies agrave Vienne (ONUV) ainsi que sur des documents des commissions reacutegionales du Programme des Nations Unies pour le deacuteveloppement (PNUD) du Fonds des Nations Unies pour la population (FNUAP) du Fonds des Nations Unies pour lrsquoenfance (UNICEF) de la Confeacuterence des Nations Unies sur le commerce et le deacuteveloppement (CNUCED) du Haut-Commissariat des Nations Unies pour les reacutefugieacutes (HCR) du Haut-Commissariat des Nations Unies aux droits de lrsquohomme de lrsquoOrganisation des Nations Unies pour le deacuteveloppement industriel (ONUDI) du Programme des Nations Unies pour lrsquoenvironnement (PNUE) du Programme des Nations Unies pour les eacutetablissements humains (ONU-Habitat) du Conseil des chefs de secreacutetariat des organismes des Nations Unies pour la coordination (CCS) qui a remplaceacute le Comiteacute administratif de coordination (CAC) et du Tribunal administratif des Nations Unies (TANU) Pour les lieux drsquoaffectation ougrave la mise en œuvre du Seacutedoc nrsquoa pas encore commenceacute ou a eacuteteacute interrompue lrsquoInspecteur a chercheacute agrave obtenir des indications concernant la date agrave laquelle le systegraveme pourrait devenir pleinement opeacuterationnel et sur les principaux obstacles rencontreacutes le cas eacutecheacuteant

5 Le rapport portant la cote JIUREP8911 contenait une recommandation (la recommandation 3) aux termes de laquelle les organes deacutelibeacuterants eacutetaient inviteacutes agrave eacutetudier laquola possibiliteacute drsquoinstaller des systegravemes opeacuterationnels pour leur propre compteraquo Au sujet de lrsquoapplication de cette recommandation le Secreacutetaire geacuteneacuteral a fait observer en juin 1997 que laquola possibiliteacute drsquoavoir accegraves au systegraveme agrave disques optiques par Internet ougrave que lrsquoon se trouve dans le monde [avait] susciteacute un regain drsquointeacuterecirct pour ce systegraveme parmi tous les organismes des Nations Unies Au lieu de mettre en place leurs propres systegravemes les institutions pourraient envisager drsquoutiliser comme systegraveme commun une version eacutelargie du systegraveme actuel agrave disques optiques baseacute agrave New York et agrave Genegraveveraquo5 La reconfiguration du systegraveme aurait pu ecirctre lrsquooccasion recircveacutee drsquoeacutetudier avec les institutions la viabiliteacute drsquoun tel meacutecanisme mais lrsquoONU a malheureusement poursuivi ses propres plans sans les consulter au preacutealable La preacutesente eacutevaluation de lrsquoapplication du Seacutedoc ne porte donc pas sur la faccedilon dont les organisations et organismes autres que ceux qui sont mentionneacutes au paragraphe 4 stockent et recherchent les documents officiels

6 LrsquoInspecteur remercie tous ceux qui ont contribueacute agrave lrsquoeacutetablissement du preacutesent rapport en lui fournissant des donneacutees ou en formulant des observations

5 A52206 par 11

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I QUESTIONS DE POLITIQUE GEacuteNEacuteRALE

A Champ drsquoapplication du systegraveme

a) Cadre

Le plan initial pour un systegraveme agrave disques optiques

7 Dans son rapport publieacute sous la cote JIUREP8911 le Corps commun drsquoinspection avait recommandeacute a) qursquoun systegraveme agrave disques optiques pleinement opeacuterationnel pour le stockage et la recherche de la documentation reacutecente et future soit installeacute au Secreacutetariat de lrsquoOrganisation des Nations Unies et que des ressources approprieacutees soient preacutevues agrave cette fin dans le budget de lrsquoexercice biennal 1990-1991 (recommandation 1) b) que lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale eacutetudie la possibiliteacute de sous-traiter la saisie sur disques optiques de toute la documentation existante de lrsquoONU afin de preacuteserver la meacutemoire institutionnelle de lrsquoOrganisation drsquoassurer un accegraves facile agrave toute la documentation de lrsquoONU et de reacutealiser de substantielles eacuteconomies suppleacutementaires (recommandation 2)

8 LrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale a prieacute le Secreacutetaire geacuteneacuteral a) laquode mettre en œuvre le systegraveme agrave disques optiques tel que deacutecrit par le Corps commun drsquoinspection conformeacutement aux recommandations du Comiteacute consultatif pour les questions administratives et budgeacutetaires et compte tenu des vues exprimeacutees par les Eacutetats Membres agrave sa quarante-quatriegraveme sessionraquo b) laquodrsquoeacutetablir un rapport contenant un plan deacutetailleacute de mise en œuvre geacuteneacuterale du systegraveme [y compris] dans les commissions reacutegionales et autres lieux drsquoaffectation ainsi que les incidences du systegraveme sur lrsquoaccegraves des Eacutetats Membres agrave la documentation une analyse coucircts-avantages et tous autres renseignements techniques et financiers pertinents et de le lui preacutesenter agrave sa quarante-cinquiegraveme sessionraquo6

9 En reacuteponse agrave cette demande le Secreacutetaire geacuteneacuteral a soumis un premier rapport7 dont lrsquoexamen a eacuteteacute repousseacute agrave la quarante-sixiegraveme session pour laquelle il a eacutetabli un rapport compleacutementaire deacutecrivant un plan drsquoapplication en trois phases8 Pendant les phases I et II qui devaient ecirctre exeacutecuteacutees pendant les exercices biennaux 1990-1991 et 1992-1993 respectivement un systegraveme pleinement opeacuterationnel devait ecirctre installeacute drsquoabord agrave lrsquoOffice des Nations Unies agrave Genegraveve puis au Siegravege agrave New York permettant de stocker et de consulter les documents publieacutes aux deux endroits Lrsquoaccegraves au systegraveme eacutetait au deacutepart limiteacute aux utilisateurs du Secreacutetariat et agrave un nombre restreint de missions permanentes Au cours de la phase III pendant lrsquoexercice biennal 1994-1995 on devait deacutevelopper le systegraveme laquopour lrsquoeacutetendre agrave lrsquoOffice des Nations Unies agrave Vienne aux commissions reacutegionales agrave Nairobi et agrave un certain nombre drsquoautres lieux drsquoaffectation de lrsquoONU et pour permettre aux Eacutetats Membres et autres utilisateurs des documents de confeacuterence de lrsquoONU drsquoy acceacuteder agrave lrsquoeacutechelle mondiale par lrsquointermeacutediaire des reacuteseaux publicsraquo9

6 Reacutesolution 44201 B de lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale sect XVI partie II par 2 et 3

7 AC54558

8 AC54626

9 Ibid par 14

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10 Par sa reacutesolution 46185 B (sect V par 3) lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale a approuveacute la phase II sous reacuteserve de la preacutesentation drsquoun rapport deacutetailleacute sur lrsquoachegravevement de la phase I Ce rapport a eacuteteacute soumis par le Secreacutetaire geacuteneacuteral qui preacutevoyait notamment pour la phase III le stockage drsquoun million de pages par an et recommandait aussi laquoqursquoapregraves 1993 la capaciteacute du systegraveme soit augmenteacutee dans la limite des ressources disponibles et conformeacutement aux dispositions des budgets-programmes approuveacutesraquo10

Le systegraveme reconfigureacute

11 Comme on lrsquoa indiqueacute dans lrsquointroduction lrsquoaugmentation rapide du volume des donneacutees stockeacutees sur disques optiques et du nombre drsquoutilisateurs ont conduit le Secreacutetariat agrave envisager un renforcement de la puissance du systegraveme et finalement son remplacement Dans lrsquoexposeacute qursquoil a preacutesenteacute agrave la Cinquiegraveme Commission en novembre 1999 le Secreacutetaire geacuteneacuteral adjoint agrave lrsquoadministration et agrave la gestion a deacuteclareacute que de 1996 au premier semestre de 1999 le nombre de documents stockeacutes sur disques optiques eacutetait passeacute de 64 524 agrave 117 670 la capaciteacute des bases de donneacutees de 9638 meacutega-octets agrave 1 795 meacutega-octets (autrement dit elle avait presque doubleacute) et le nombre drsquoutilisateurs de 1 326 agrave 6 987

12 Apregraves que le feu vert eut eacuteteacute donneacute un prototype a eacuteteacute mis au point en feacutevrier 2000 et agrave lrsquoissue drsquoessais concluants il a eacuteteacute deacutecideacute drsquoaller de lrsquoavant et de proceacuteder agrave une refonte complegravete du systegraveme Le nouveau systegraveme a eacuteteacute mis en œuvre en deux phases La premiegravere a commenceacute au deacutebut de lrsquoan 2000 et srsquoest acheveacutee au deacutebut du mois de septembre 2001 Il srsquoagissait de transposer lrsquoancien systegraveme dans un nouvel environnement totalement inteacutegreacute au Web et fondeacute sur Windows 2000 et Lotus Notes La deuxiegraveme phase a consisteacute agrave ajouter une fonction drsquoappui multilingue qui est devenue opeacuterationnelle le 4 feacutevrier 2002 et permet aux utilisateurs drsquoacceacuteder au systegraveme et de rechercher des documents en employant nrsquoimporte laquelle des six langues officielles de lrsquoONU alors qursquoauparavant la recherche ne pouvait se faire qursquoen anglais et en franccedilais

13 Drsquoapregraves les chiffres fournis par la Division de lrsquoinformatique le coucirct total de la reconfiguration et de la mise au point du nouveau systegraveme a eacuteteacute estimeacute agrave 1 803 788 dollars des Eacutetats-Unis dont 922 188 dollars ont eacuteteacute consacreacutes en 2000 et en 2001 aux nouveaux logiciels drsquoapplication 381 600 dollars au financement de la deuxiegraveme phase et 500 000 dollars agrave lrsquoachat du mateacuteriel

14 Le nouveau systegraveme ne fait pas lrsquoobjet drsquoun droit de proprieacuteteacute et crsquoest lrsquoONU qui deacutetient maintenant le code source de son programme drsquoapplication Depuis le 1er juin 2002 la Division de lrsquoinformatique assure la maintenance et lrsquoexploitation du systegraveme fonctions auparavant confieacutees agrave une socieacuteteacute priveacutee Agrave lrsquoavenir elle pourra donc mettre au point de nouvelles applications dans le cadre de la gestion des connaissances en se fondant sur des informations sur le Seacutedoc La reconfiguration de 2001 ne srsquoest pas accompagneacutee drsquoun changement de politique en ce qui concerne le champ drsquoapplication final du systegraveme (organisations et lieux drsquoaffectation agrave couvrir) les orientations restant les mecircmes qursquoen 1993

10 AC54718Add1 par 20

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b) Champ drsquoapplication actuel du Seacutedoc

Situation au Siegravege agrave lrsquoONUG et agrave lrsquoONUV

15 Les documents stockeacutes en ligne dans les bases de donneacutees du Siegravege et de lrsquoONUG comprennent les documents publieacutes avant pendant et apregraves les sessions ou reacuteunions de lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale et de ses organes subsidiaires du Conseil de seacutecuriteacute du Conseil eacuteconomique et social et de ses organes subsidiaires ainsi que du Conseil de tutelle Ils comprennent aussi les documents deacutelibeacuteratoires du PNUD du FNUAP et de lrsquoUNICEF et ceux qui sont publieacutes pour les reacuteunions du HCR du Haut-Commissariat aux droits de lrsquohomme de la CNUCED et de la Commission eacuteconomique pour lrsquoEurope (CEE) Les documents eacutetablis agrave lrsquoONUV depuis 1997 y compris ceux de lrsquoONUDI sont stockeacutes sur le Seacutedoc gracircce agrave une liaison de teacuteleacutecommunication avec Genegraveve Les documents eacutetablis pour des confeacuterences mondiales organiseacutees sous lrsquoeacutegide de lrsquoONU sont aussi stockeacutes dans les bases de donneacutees du systegraveme Drsquoautres types de documents comme des textes administratifs et certains avis de vacance de poste sont eacutegalement archiveacutes

Situation dans drsquoautres offices hors Siegravege

16 Pour le Corps commun drsquoinspection les principaux objectifs du systegraveme initial agrave disques optiques pour la gestion des documents de lrsquoONU eacutetaient les suivants a) offrir un moyen de stockage plus eacuteconomique et plus sucircr b) acceacuteleacuterer la distribution agrave lrsquoeacutechelle mondiale et en reacuteduire le coucirct c) faciliter la consultation des documents par des utilisateurs du monde entier La disponibiliteacute immeacutediate de tous les documents de lrsquoONU et la conservation de la meacutemoire institutionnelle de lrsquoOrganisation figuraient parmi les laquoavantages eacutevidentsraquo du systegraveme mis en relief par le CCI dans son rapport publieacute sous la cote JIUREP8911 Le systegraveme proposeacute pour lrsquoarchivage et la recherche des documents officiels devait donc couvrir lrsquoOrganisation tout entiegravere principe clairement approuveacute par lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale dans sa reacutesolution 44201 B dont il a eacuteteacute question plus haut

17 Le systegraveme est devenu pleinement opeacuterationnel agrave lrsquoONUG et au Siegravege il y a pregraves de 10 ans et les raisons qui militent en faveur drsquoune couverture complegravete de lrsquoOrganisation sont aujourdrsquohui plus impeacuterieuses que jamais car tous les lieux drsquoaffectation concerneacutes accueillent des organes directeurs pour lesquels des documents officiels sont eacutetablis agrave des fins drsquoexamen Ces documents sont afficheacutes pendant un certain temps sur les sites Web respectifs de ces lieux drsquoaffectation mais cela ne saurait remplacer lrsquoutilisation du Seacutedoc pour le stockage et la recherche des documents deacutelibeacuteratoires Pour lrsquoONU lrsquoobjectif premier de ce systegraveme devrait rester la conservation de la meacutemoire institutionnelle de lrsquoOrganisation dans son ensemble ainsi que la facilitation de lrsquoaccegraves agrave tous les documents officiels et de leur recherche

18 Il convient de rappeler la deacutefinition du terme laquodocumentraquo dans le contexte onusien qui est donneacute au paragraphe 2 de lrsquoinstruction administrative STAI189Add3Rev2 laquoUn document est un texte soumis pour examen agrave un organe principal ou subsidiaire de lrsquoOrganisation des Nations Unies et porte habituellement sur une ou plusieurs questions inscrites agrave lrsquoordre du jour de lrsquoorgane concerneacuteraquo En outre pour appliquer un systegraveme comme le Seacutedoc il faut tenir ducircment compte de lrsquoorganisation du Secreacutetariat exposeacutee dans la circulaire STSGB19975 du Secreacutetaire geacuteneacuteral dateacutee du 12 septembre 1997 aux termes de laquelle (sect 1) laquoLe Secreacutetariat qui est lrsquoun des organes principaux de lrsquoONU a son siegravege agrave New York

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Les autres lieux drsquoaffectation principaux sont Addis-Abeba Bangkok Beyrouth Genegraveve Nairobi Santiago et Vienneraquo

19 Au fil des ans dans le cadre de la mise en œuvre progressive du Seacutedoc les commissions reacutegionales autres que la CEE et les offices hors siegravege autres que lrsquoONUG et lrsquoONUV se sont comporteacutes diffeacuteremment en ce qui concerne lrsquointroduction de leurs documents dans le systegraveme comme il ressort du tableau de lrsquoannexe I b) Les documents de la Commission eacuteconomique et sociale pour lrsquoAsie occidentale (CESAO) y sont archiveacutes depuis octobre 2000 mais lrsquoapplication du Seacutedoc a eacuteteacute de courte dureacutee pour ceux de la Commission eacuteconomique et sociale pour lrsquoAsie et le Pacifique (CESAP) de la Commission eacuteconomique pour lrsquoAmeacuterique latine et les Caraiumlbes (CEPALC) et des deux organismes baseacutes agrave Nairobi (le PNUE et ONU-Habitat) et agrave la fin de juin 2003 aucun des documents concernant les reacuteunions des organes directeurs de la CEA nrsquoavait encore eacuteteacute chargeacute Hormis lrsquoONUG lrsquoONUV la CEE et la CESAO les lieux drsquoaffectation semblent avoir eacuteteacute traiteacutes surtout comme des laquoutilisateursraquo et ne pas avoir eacuteteacute suffisamment consideacutereacutes comme des laquopourvoyeursraquo du systegraveme dans le cadre drsquoune politique globale drsquoapplication du Seacutedoc agrave lrsquoeacutechelle du Secreacutetariat

c) Incidences drsquoune couverture complegravete de lrsquoOrganisation

20 Consideacuterant les estimations de la Division de lrsquoinformatique en ce qui concerne le mateacuteriel et les logiciels neacutecessaires pour un serveurposte de travail destineacute agrave lrsquointroduction des documents on aurait pu commencer agrave appliquer le Seacutedoc dans tous les lieux drsquoaffectation restants pendant lrsquoexercice biennal en cours au moyen des ressources disponibles sauf peut-ecirctre lagrave ougrave lrsquoacquisition drsquoun lecteur optique rapide (qui coucircte en moyenne entre 7 000 et 10 000 dollars des Eacutetats-Unis) peut poser un problegraveme comme agrave Nairobi en particulier Agrave propos de ce lieu drsquoaffectation rappelons que bien que lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale dans sa reacutesolution 5222011 ait prieacute le Secreacutetaire geacuteneacuteral laquodrsquoaligner les arrangements financiers de lrsquoOffice des Nations Unies agrave Nairobi sur ceux des autres bureaux administratifs analogues de lrsquoOrganisationraquo la Division des services de confeacuterence de lrsquoONUN est toujours beaucoup trop tributaire des ressources extrabudgeacutetaires (provenant du PNUE et drsquoONU-Habitat) Addis-Abeba et Nairobi eacutetant devenus deux lieux drsquoaccueil importants pour les confeacuterences et les reacuteunions organiseacutees sous lrsquoeacutegide de lrsquoONU il est indispensable drsquoy mettre en œuvre le Seacutedoc Dans ces deux villes lrsquoInspecteur a constateacute que les inteacuteresseacutes avaient hacircte de commencer agrave charger les documents dans le systegraveme LrsquoONUN a indiqueacute que tous les documents officiels du PNUE et drsquoONU-Habitat publieacutes apregraves 1991 qui eacutetaient deacutejagrave sous forme eacutelectronique pourraient ecirctre chargeacutes avant la fin de 2003 Pour sa part la CEA srsquoest engageacutee agrave commencer agrave charger les documents degraves que certaines questions administratives auraient eacuteteacute reacutegleacutees La CESAO a fait savoir qursquoen octobre 2000 elle avait entrepris drsquoindexer les documents publieacutes depuis 1974 en arabe et en anglais et de les passer au lecteur optique en vue de leur affichage sur le Seacutedoc et qursquoelle comptait achever cette tacircche en 2004

21 Agrave la reacuteunion tenue en juin 2003 par le Comiteacute directeur pour la modernisation et la gestion inteacutegreacutee des bibliothegraveques de lrsquoONU il a eacuteteacute convenu que la Bibliothegraveque Dag Hammarskjoumlld fournirait une assistance aux commissions reacutegionales pouvant creacuteer des versions en format PDF de la documentation locale et les envoyer agrave la Bibliothegraveque en vue de leur combinaison avec des 11 Par 101

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meacutetadonneacutees et de leur teacuteleacutechargement dans le Seacutedoc La Division de lrsquoinformatique collaborait deacutejagrave avec la CEPALC pour permettre le chargement direct de ses documents officiels dans le Seacutedoc au Siegravege agrave partir de Santiago Agrave la mecircme reacuteunion la CESAP et lrsquoONUN ont indiqueacute qursquoils eacutetaient tout disposeacutes agrave reprendre leurs efforts en vue de charger eux-mecircmes leurs documents Agrave la fin de juillet 2003 la situation geacuteneacuterale dans les offices hors siegravege eacutetait meilleure qursquoagrave la fin de 2002 la CEA la CEPALC et lrsquoONUN travaillaient au chargement des documents Reacutetrospectivement lrsquoInspecteur estime que dans les cas ougrave le Seacutedoc nrsquoa pas eacuteteacute mis en œuvre pour une raison ou pour une autre les lieux drsquoaffectation consideacutereacutes auraient ducirc ecirctre tenus de soumettre leurs documents officiels en vue drsquoun archivage et drsquoune recherche centraliseacutes Le retard pris dans lrsquoapplication du systegraveme dans ces lieux drsquoaffectation est peut-ecirctre ducirc en partie agrave ce que le Siegravege nrsquoa pas fourni de directives claires et nrsquoa pas exerceacute le controcircle voulu

B Politique concernant lrsquoaffichage des documents dans les diffeacuterentes langues

a) La politique officielle

22 Agrave la cinquante-sixiegraveme session de lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale le Secreacutetaire geacuteneacuteral a preacutesenteacute un rapport12 sur la publication simultaneacutee des documents deacutelibeacuteratoires dans les six langues officielles sur le site Web de lrsquoOrganisation dans lequel il a rappeleacute ce qui suit laquoDans sa reacutesolution 36117 B du 10 deacutecembre 1981 lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale a fixeacute une regravegle selon laquelle les documents officiels doivent ecirctre distribueacutes simultaneacutement dans toutes les langues officielles Cette regravegle qui veut qursquoaucune version linguistique drsquoun document donneacute y compris la version originale ne soit diffuseacutee tant que toutes les autres versions linguistiques demandeacutees ne sont pas precirctes agrave ecirctre distribueacutees a eacuteteacute reacuteaffirmeacutee dans les reacutesolutions 42207 C du 11 deacutecembre 1987 5011 du 2 novembre 1995 et 53208 B du 18 deacutecembre 1998 Conformeacutement agrave ladite regravegle degraves leur parution dans les langues demandeacutees tous les documents officiels sont publieacutes sur le Seacutedoc dans toutes les langues simultaneacutementraquo

23 Cette politique a eacuteteacute reacuteaffirmeacutee par lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale dans ses reacutesolutions 54248 C 55222 et 56242 Agrave cet eacutegard selon la Division de lrsquoinformatique la pratique actuelle veut qursquoun document ne soit pas publieacute sur le Seacutedoc tant que les six versions linguistiques ne sont pas precirctes et que les documents soient laquotoujoursraquo afficheacutes simultaneacutement dans les six langues minus avec pour seule exception les rares cas ougrave bien qursquoun document ait eacuteteacute reccedilu dans les six langues une version linguistique pose un problegraveme et doit ecirctre corrigeacutee et rechargeacutee lrsquoaffichage de cette version pouvant alors ecirctre diffeacutereacute de laquoquelques heuresraquo Pour sa part le Deacutepartement de lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale et de la gestion des confeacuterences affirme aussi qursquoil applique strictement le mandat que lui a confieacute lrsquoAssembleacutee dans ses reacutesolutions sur la distribution simultaneacutee des documents dans toutes les langues officielles et que les documents ne sont afficheacutes sur le Seacutedoc que lorsque toutes les versions demandeacutees ont eacuteteacute publieacutees sur papier

12 AC55612

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b) Les entorses agrave la politique officielle

24 Malgreacute les assurances donneacutees par le Secreacutetariat les Eacutetats Membres continuent agrave se plaindre du fait que la politique de distribution simultaneacutee des documents dans les langues requises nrsquoest pas suivie strictement ainsi qursquoen teacutemoigne le paragraphe 3 de la section III de la reacutesolution 57283 B adopteacutee par lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale le 15 avril 2003 Tout en constatant qursquoune grande majoriteacute de documents est afficheacutee sur le Seacutedoc conformeacutement aux principes eacutetablis lrsquoInspecteur ne peut que confirmer agrave lrsquoissue de longues recherches sur les deux principales bases de donneacutees du systegraveme (la base laquoDocumentsraquo et la base laquoReacutesolutionsraquo) que dans de nombreux cas effectivement il y a des entorses agrave la politique officielle avec des retards bien supeacuterieurs aux laquoquelques heuresraquo dont parle le Secreacutetariat Cela vaut pour des documents de presque tous les organes dont certains ne sont toujours pas disponibles dans les langues requises plusieurs anneacutees apregraves leur eacutetablissement Par exemple le rapport de la Cinquiegraveme Commission sur le financement de la Mission drsquoobservation des Nations Unies en Sierra Leone (A54686Add1) a eacuteteacute diffuseacute le 11 juin 2000 en arabe en chinois en espagnol et en franccedilais mais au 30 juillet 2003 le Seacutedoc indiquait que le texte original anglais et la version russe eacutetaient laquonon encore parusraquo

25 Drsquoapregraves le Deacutepartement de lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale et de la gestion des confeacuterences il peut arriver que les copies papier soient publieacutees dans toutes les langues requises mais qursquoune ou plusieurs versions linguistiques ne soient pas afficheacutees simultaneacutement sur le Seacutedoc agrave cause drsquoun dysfonctionnement du systegraveme ou parce que certaines versions doivent ecirctre passeacutees au lecteur optique avant de pouvoir y ecirctre introduites Ces problegravemes sont censeacutes ecirctre reacutegleacutes degraves qursquoon srsquoen aperccediloit mais ce nrsquoest apparemment pas toujours le cas Parfois mecircme ces raisons laquocompreacutehensiblesraquo ne peuvent pas justifier le fait que les documents nrsquoont pas eacuteteacute afficheacutes simultaneacutement dans les langues requises ou du moins diffuseacutes dans un deacutelai plus raisonnable Un exemple parmi bien drsquoautres le document A56791-S2002111 contenant une lettre dateacutee du 23 janvier 2002 adresseacutee au Secreacutetaire geacuteneacuteral par le Repreacutesentant permanent du Qatar aupregraves de lrsquoOrganisation des Nations Unies a eacuteteacute publieacute en chinois le 29 janvier 2002 mais ni lrsquooriginal anglais ni les versions dans les quatre autres langues officielles ne figuraient encore sur le Seacutedoc agrave la fin de juillet 2003 Drsquoautres cas analogues sont citeacutes dans lrsquoannexe I c)

26 Sans remettre en cause le principe de la distribution simultaneacutee dans toutes les langues il convient de preacuteciser les exigences reacuteelles de la politique officielle dont le Secreacutetariat lui-mecircme a sans doute contribueacute agrave brouiller les contours Il est inteacuteressant drsquoobserver lrsquoeacutevolution des termes employeacutes pour deacutecrire les langues dans lesquelles les documents publieacutes avant pendant et apregraves les sessions sont censeacutes ecirctre afficheacutes sur le Seacutedoc pour les reacuteunions du Conseil de seacutecuriteacute de lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale et de ses organes subsidiaires du Conseil eacuteconomique et social et de ses organes subsidiaires et du Conseil de tutelle ainsi que pour les confeacuterences convoqueacutees par lrsquoONU Le premier manuel drsquoutilisation du Seacutedoc publieacute en 1994 (STSCSERA37) indiquait que les documents seraient stockeacutes dans toutes les langues officielles de lrsquoONU13 Le texte reacuteviseacute paru environ un an plus tard signalait qursquoune laquooption permettant de [hellip] consulter [les documents] dans drsquoautres languesraquo avait eacuteteacute ajouteacutee pour tenir compte du fait que des documents eacutetaient disponibles en allemand Sous la rubrique laquoInformations geacuteneacuteralesraquo du systegraveme avant la reconfiguration on indiquait plus prudemment que les documents eacutetaient 13 STCSSERA37 par 2

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normalement disponibles dans les six langues officielles mais qursquoils nrsquoeacutetaient pas toujours publieacutes dans les six langues et que les diffeacuterentes versions linguistiques ne paraissaient pas forceacutement toujours en mecircme temps Il eacutetait preacuteciseacute que le systegraveme indiquerait quelles eacutetaient les versions linguistiques disponibles Aujourdrsquohui on trouve simplement la mention suivante laquoLes documents sont disponibles dans les langues officielles des organes ou organismes agrave lrsquointention desquels ils ont eacuteteacute publieacutesraquo

27 Comme lrsquoa rappeleacute le CCI dans son rapport sur le multilinguisme dans le systegraveme des Nations Unies14 les langues dans lesquelles sont publieacutes les documents officiels des organes directeurs varient drsquoune organisation agrave lrsquoautre et parfois mecircme au sein de la mecircme organisation drsquoun organe agrave lrsquoautre Crsquoest le regraveglement inteacuterieur de chaque organe directeur qui eacutedicte les prescriptions agrave respecter en la matiegravere Les deacuteclarations drsquoordre geacuteneacuteral laissant entendre que laquotous les documentsraquo devraient paraicirctre dans toutes les langues officielles peuvent donc induire en erreur Agrave cet eacutegard la mention qui apparaicirct actuellement sur le Seacutedoc mecircme si elle reflegravete mieux les regravegles en vigueur serait encore plus preacutecise si elle eacutetait libelleacutee en ces termes laquoLes documents officiels sont afficheacutes sur le Seacutedoc dans les langues prescrites par le regraveglement inteacuterieur de lrsquoorgane consideacutereacuteraquo Il serait ainsi tenu compte du fait que pour certains organes directeurs par exemple les documents sont disponibles uniquement dans les langues de travail et non pas dans toutes les langues officielles

28 Il faut aussi bien voir que si la plupart des documents de lrsquoONU et des organismes affilieacutes sont conserveacutes dans le Seacutedoc les organes directeurs ne sont pas tous tregraves stricts en ce qui concerne la distribution simultaneacutee dans toutes les langues requises La grande majoriteacute des textes originaux est reacutedigeacutee en anglais (environ 76 mecircme agrave lrsquoONUG) et la tentation est grande de publier drsquoabord les documents dans la langue de soumission et mecircme drsquoen diffuser une version preacuteliminaire (laquoadvance copyraquo) geacuteneacuteralement en anglais minus pratique toleacutereacutee voire reacuteclameacutee par les Eacutetats Membres dans certains cas

C Accegraves au Seacutedoc

a) La politique actuelle

29 Lrsquoaccegraves au Seacutedoc est reacuteserveacute aux utilisateursabonneacutes inscrits auxquels sont attribueacutes un code drsquoidentification et un mot de passe Dans sa reacutesolution 51211 F du 15 septembre 1997 lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale a encourageacute le Secreacutetaire geacuteneacuteral agrave laquoeacutelaborer une politique en vue de poursuivre le deacuteveloppement du systegraveme agrave disques optiques de lrsquoOrganisation des Nations Unies preacutevoyant notamment comment ouvrir le systegraveme moyennant un droit drsquoutilisation agrave quiconque srsquoy inteacuteresse eacutetant entendu que lrsquoaccegraves restera gratuit pour les missions permanentes les missions drsquoobservation et les administrations publiques des Eacutetats Membres chacun de ces derniers disposant au maximum de 10 mots de passe et preacutevoyant eacutegalement de donner accegraves au systegraveme agrave tous les fonctionnaires du Secreacutetariatraquo15 Dans la mecircme reacutesolution lrsquoAssembleacutee a eacutegalement prieacute le Secreacutetaire geacuteneacuteral laquodrsquoeacutelaborer cette politique en tenant compte des besoins particuliers des pays en deacuteveloppement et drsquoautres cateacutegories speacuteciales drsquoutilisateurs eacuteventuelsraquo

14 A5893 (JIUREP200211)

15 Par 1 du dispositif

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La capaciteacute du systegraveme eacutetant limiteacutee on nrsquoa accordeacute aux autres organisations et organismes des Nations Unies qursquoun nombre restreint de mots de passe pour leurs fonctionnaires En ce qui concerne lrsquoaccegraves du grand public on a institueacute un droit drsquoabonnement annuel les organisations agrave but non lucratif beacuteneacuteficiant drsquoune reacuteduction

30 Pour les fonctionnaires de lrsquoONU et les missions permanentes agrave New York agrave Genegraveve et agrave Vienne les demandes drsquoaccegraves et drsquoinscription sont traiteacutees respectivement par le Siegravege lrsquoONUG et lrsquoONUV Ce sont la Section de la vente et de la commercialisation du Deacutepartement de lrsquoinformation agrave New York et lrsquoONUG qui srsquooccupent des abonnements

31 Avec la reconfiguration du systegraveme on peut en accroicirctre la capaciteacute en ajoutant simplement des disques et on peut accueillir davantage drsquoutilisateurs en ajoutant des puces meacutemoire et des processeurs Le nombre de mots de passe par Eacutetat Membre est drsquoabord passeacute de 10 agrave 20 le 28 aoucirct 2001 puis reacutecemment a eacuteteacute porteacute agrave 40 Le but est de supprimer toutes les restrictions drsquoici agrave 2004 et le Secreacutetariat a demandeacute des creacutedits pour lrsquoexercice biennal 2004-2005 afin drsquoorganiser lrsquoaccegraves gratuit de tous les utilisateurs au Seacutedoc

b) Neacutecessiteacute de passer drsquoun accegraves payant agrave un accegraves gratuit

32 Les propositions initiales faites par le CCI en 1989 eacutetaient fondeacutees sur le principe drsquoun systegraveme payant qui procurerait des recettes mais aujourdrsquohui de nombreux arguments militent en faveur de lrsquoaccegraves gratuit au Seacutedoc pour tous les utilisateurs et pour tous les documents rendus publics prise de conscience du droit drsquoaccegraves agrave lrsquoinformation interaction croissante avec la socieacuteteacute civile souci de transparence etc En outre les donneacutees fournies par le Secreacutetariat montrent que le nombre drsquoabonnements va diminuant en partie parce qursquoon peut souvent avoir librement accegraves aux documents sur les sites Web des organisations concerneacutees Dans sa reacutesolution 52214 du 22 deacutecembre 1997 lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale a elle-mecircme prieacute le Secreacutetaire geacuteneacuteral laquode veiller agrave ce que le texte de tous les nouveaux documents rendus publics dans les six langues officielles et des documents drsquoinformation de lrsquoOrganisation des Nations Unies soit afficheacute chaque jour sur le site Web de lrsquoOrganisation et puisse ecirctre consulteacute immeacutediatement par les Eacutetats Membresraquo16 Une fois que ces documents sont sur le site Web ils ne sont pas reacuteserveacutes aux Eacutetats Membres mais peuvent ecirctre consulteacutes par tout le monde Les documents officiels de lrsquoONU ont donc eacuteteacute et continuent agrave ecirctre mis agrave disposition sur le principal site Web de lrsquoOrganisation Ils eacutetaient auparavant copieacutes sur ce site qui faisait ainsi double emploi avec le Seacutedoc

33 Dans un rapport ulteacuterieur le Secreacutetaire geacuteneacuteral a signaleacute agrave lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale que laquopour que les documents eacutetablis agrave lrsquointention des organes deacutelibeacuterants puissent ecirctre disponibles sur lrsquoInternet dans les six langues officielles simultaneacutement il vaudrait mieux donner au public la possibiliteacute drsquoacceacuteder gratuitement au Seacutedoc plutocirct que drsquoadapter le site Web de lrsquoOrganisation pour permettre la consultation des documents ce site nrsquoest en effet pas conccedilu pour servir agrave lrsquoarchivageraquo17 Il a souligneacute la neacutecessiteacute de reacuteviser les dispositions de la reacutesolution 51211 F de lrsquoAssembleacutee relatives agrave la politique drsquoaccegraves au systegraveme et a suggeacutereacute drsquoadapter le site Web de

16 Partie C par 2 du dispositif

17 AC55612 par 12

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lrsquoOrganisation pour y ajouter des liens hypertextes directs avec les documents deacutelibeacuteratoires archiveacutes sur le Seacutedoc

34 Pour sa part commentant le rapport du Secreacutetaire geacuteneacuteral sur la reconfiguration du systegraveme le Comiteacute consultatif pour les questions administratives et budgeacutetaires (CCQAB) srsquoest feacuteliciteacute des progregraves accomplis et a encourageacute le Secreacutetariat laquoagrave poursuivre le projet de maniegravere que toutes les organisations non gouvernementales accreacutediteacutees aient un accegraves illimiteacute et gratuit au systegravemeraquo18

35 La Division de lrsquoinformatique compte que la gratuiteacute drsquoaccegraves se traduira par une augmentation spectaculaire du nombre drsquoutilisateurs publics et considegravere que la capaciteacute du systegraveme nrsquoest pas encore suffisante pour pouvoir faire face agrave un tel afflux Le projet de budget-programme pour lrsquoexercice biennal 2002-2003 preacutevoyait une augmentation de 2 116 800 dollars des Eacutetats-Unis des creacutedits requis pour le mobilier et le mateacuteriel de la Division de lrsquoinformatique mais lrsquoAssembleacutee a deacutecideacute de ne pas approuver ce montant19 La Division affirme que de ce fait elle a eacuteteacute obligeacutee de limiter ses activiteacutes aux opeacuterations indispensables agrave lrsquoOrganisation et qursquoelle a ducirc annuler la plupart des nouveaux projets notamment celui qui concernait lrsquoaccegraves gratuit au Seacutedoc Le Comiteacute de lrsquoinformation srsquoest pencheacute sur la question du libre accegraves agrave sa vingt-cinquiegraveme session lorsqursquoil a examineacute le rapport du Secreacutetaire geacuteneacuteral sur la reacuteorientation des activiteacutes de lrsquoONU dans le domaine de lrsquoinformation et de la communication20 dont lrsquoannexe II exposait entre autres les exigences et les avantages du passage agrave la gratuiteacute Comme il est indiqueacute dans cette annexe la Division de lrsquoinformatique a demandeacute un creacutedit de 1 530 000 dollars des Eacutetats-Unis dans le projet de budget-programme pour lrsquoexercice biennal 2004-2005 afin de laquofinancer lrsquoouverture du Seacutedoc au grand public agrave titre gracieuxraquo Dans son rapport agrave lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale21 le Comiteacute de lrsquoinformation a recommandeacute agrave lrsquoAssembleacutee drsquoaccueillir avec satisfaction laquola proposition du Secreacutetaire geacuteneacuteral tendant agrave offrir au public un accegraves gratuit au Systegraveme de diffusion eacutelectronique des documents de lrsquoOrganisation des Nations Unies gracircce au raccordement au site Web de lrsquoOrganisation qui doit ecirctre examineacutee dans le contexte du projet de budget-programme pour lrsquoexercice biennal 2004-2005raquo22

36 Si le principe de la gratuiteacute drsquoaccegraves est approuveacute par lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale il faudra quand mecircme conserver le systegraveme drsquoinscription pour certains utilisateurs car le Seacutedoc contient non seulement des documents pouvant ecirctre consulteacutes par tous mais encore des documents auxquels lrsquoaccegraves est restreint et continuera agrave ecirctre proteacutegeacute par un mot de passe

18 A56475 par 12

19 Reacutesolution 56253 chap 27 D par 159

20 AAC19820032

21 A5821

22 Ibid projet de reacutesolution B par 71 du dispositif

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c) Les diffeacuterents niveaux drsquoaccegraves

37 Actuellement il y a sept niveaux drsquoaccegraves au Seacutedoc comme lrsquoindique le graphique ci-apregraves Crsquoest le Deacutepartement de lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale et de la gestion des confeacuterences qui srsquoen occupe Selon le niveau drsquoaccegraves qui leur est accordeacute les utilisateurs peuvent se voir refuser le droit de consulter certains documents pourtant stockeacutes dans le Seacutedoc Les niveaux 1 agrave 4 donnent accegraves agrave des documents dont la distribution nrsquoest plus restreinte agrave des documents dont la distribution est geacuteneacuterale agrave des documents publieacutes en un nombre limiteacute drsquoexemplaires (seacuterie L) comme les projets de reacutesolution et agrave des documents provisoires La plupart des utilisateurs ont accegraves au systegraveme jusqursquoau niveau 4 Le niveau 5 est accordeacute aux repreacutesentants et permet drsquoacceacuteder agrave des documents dont la distribution est reacuteserveacutee aux participants comme les documents de seacuteance (CRP) en sus des documents accessibles au niveau 4 Seuls quelques fonctionnaires du Deacutepartement ont droit au niveau 6 qui permet de consulter des documents dont la distribution est restreinte outre les documents accessibles au niveau 5 Le niveau 7 est reacuteserveacute pour lrsquoadministration du Seacutedoc

Niveaux drsquoaccegraves au Seacutedoc

Niveau 7 Administration du Seacutedoc Niveau 6 Traducteurs Niveau 5 Repreacutesentants Niveau 4 Accegraves public

Source Deacutepartement de lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale et de la gestion des confeacuterences et Division de lrsquoinformatique

D Politique concernant lrsquoarrieacutereacute drsquoarchivage

38 Bien qursquoau deacutepart le systegraveme fucirct censeacute conserver la laquodocumentation reacutecente et futureraquo du Secreacutetariat de lrsquoONU le Corps commun drsquoinspection a abordeacute la question de lrsquoarchivage des documents anteacuterieurs dans un rapport (JIUREP8911) qui contenait une recommandation (la recommandation 2) adresseacutee agrave lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale tendant agrave ce que celle-ci eacutetudie laquola possibiliteacute de sous-traiter la saisie sur disques optiques de toute la documentation existante de lrsquoONU ce qui [permettrait] de preacuteserver la meacutemoire institutionnelle de lrsquoOrganisation drsquoassurer un accegraves facile agrave toute la documentation de lrsquoONU et de reacutealiser de substantielles eacuteconomies

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suppleacutementairesraquo23 Les estimations faites alors ont abouti agrave la conclusion que la saisie de tous les documents de confeacuterence deacutejagrave parues (environ 40 agrave 50 millions de pages agrave lrsquoeacutepoque) entraicircnerait une deacutepense non renouvelable de 4 agrave 5 millions de dollars des Eacutetats-Unis

39 Dans un se ses rapports peacuteriodiques sur lrsquoapplication des recommandations du CCI le Secreacutetaire geacuteneacuterale et indiqueacute qursquoil avait tenu compte de la recommandation 2 pour lrsquoeacutetablissement du projet de budget-programme Des creacutedits de plus de 100 000 dollars des Eacutetats-Unis ont eacuteteacute ouverts pour la lecture optique et lrsquoindexage de base de toutes les reacutesolutions adopteacutees par les principaux organes de lrsquoONU jusqursquoen 1992 Cette tacircche a eacuteteacute confieacutee agrave des socieacuteteacutes exteacuterieures qui lrsquoont meneacutee agrave bien en 1995 pour un coucirct drsquoenviron 110 000 dollars avec le concours de la Bibliothegraveque Dag Hammarskjoumlld pour lrsquoindexage Le Secreacutetaire geacuteneacuteral a cependant jugeacute que pour pouvoir inclure reacutetroactivement dans le systegraveme laquodes documents autres que les reacutesolutions et deacutecisions des principaux organes de lrsquoOrganisation qui [paraissaient] manifestement les plus utiles agrave premiegravere vue il faudrait faire de longues recherches ndash et peut-ecirctre disposer drsquoindications de la part des Eacutetats Membres ndash pour deacuteterminer quels [eacutetaient] les documents qui [pouvaient] ecirctre consideacutereacutes comme ldquoimportantsrdquo Eacutetant donneacute lrsquoampleur et lrsquoimportance drsquoun tel projet et compte tenu du montant limiteacute des ressources qui [eacutetaient] disponibles au titre du budget ordinaire une solution pourrait consister agrave creacuteer dans ce but speacutecifique un fonds drsquoaffectation speacuteciale alimenteacute au moyen de contributions volontairesraquo24 LrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale nrsquoa pas donneacute drsquoorientations particuliegraveres ni pris de deacutecision agrave ce sujet

40 Malgreacute cette deacutemarche prudente lrsquoInspecteur relegraveve dans le rapport du Secreacutetaire geacuteneacuteral intituleacute laquoLrsquoinformation au Secreacutetariat plan drsquoactionraquo publieacute en 2000 que le Deacutepartement de lrsquoinformation a entrepris de numeacuteriser les documents de lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale et du Conseil de seacutecuriteacute anteacuterieurs agrave 1993 afin qursquoon puisse les consulter au moyen du Seacutedoc25 En outre sur un site Web eacutetabli par ce mecircme deacutepartement (httpwwwunorgDeptsdhllandmarkamajorhtm) on indique qursquoen 1998 la Bibliothegraveque Dag Hammarskjoumlld a entrepris laquoun programme en vue de la numeacuterisation des documents parlementaires des Nations Unies dans toutes les langues officielles pour les anneacutees 1946-1992 en vue de leur inclusion dans le systegraveme [agrave disques optiques] de lrsquoOrganisationraquo et que laquoce projet de numeacuterisation est lrsquoun des nombreux projets reacutealiseacutes par la Bibliothegraveque Dag Hammarskjoumlld afin drsquoameacuteliorer lrsquoaccegraves multilingue et eacutelectronique agrave la documentation de lrsquoOrganisation des Nations Uniesraquo Les Eacutetats Membres devraient ecirctre mieux informeacutes de lrsquoeacutetat drsquoavancement de ce projet de son champ drsquoapplication et de la date drsquoachegravevement preacutevue

41 La question de lrsquoarrieacutereacute drsquoarchivage comporte trois aspects Le premier concerne les documents anteacuterieurs agrave la mise en œuvre du systegraveme Ceux qui existent deacutejagrave sous forme eacutelectronique peuvent ecirctre plus facilement chargeacutes dans le Seacutedoc Ceux qui sont sur papier seulement doivent ecirctre passeacutes au lecteur optique la question qui se pose ici est de savoir jusqursquoougrave remonter dans le temps et si les ressources ne permettent pas drsquoarchiver tous les documents anciens comment deacuteterminer ceux qui sont laquoimportantsraquo et meacuteritent

23 A44684 par 63

24 A52206 laquoApplication des recommandations du Corps commun drsquoinspection par 10

25 A55780 par 45

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I QUESTIONS DE POLITIQUE GEacuteNEacuteRALE

A Champ drsquoapplication du systegraveme

a) Cadre

Le plan initial pour un systegraveme agrave disques optiques

7 Dans son rapport publieacute sous la cote JIUREP8911 le Corps commun drsquoinspection avait recommandeacute a) qursquoun systegraveme agrave disques optiques pleinement opeacuterationnel pour le stockage et la recherche de la documentation reacutecente et future soit installeacute au Secreacutetariat de lrsquoOrganisation des Nations Unies et que des ressources approprieacutees soient preacutevues agrave cette fin dans le budget de lrsquoexercice biennal 1990-1991 (recommandation 1) b) que lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale eacutetudie la possibiliteacute de sous-traiter la saisie sur disques optiques de toute la documentation existante de lrsquoONU afin de preacuteserver la meacutemoire institutionnelle de lrsquoOrganisation drsquoassurer un accegraves facile agrave toute la documentation de lrsquoONU et de reacutealiser de substantielles eacuteconomies suppleacutementaires (recommandation 2)

8 LrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale a prieacute le Secreacutetaire geacuteneacuteral a) laquode mettre en œuvre le systegraveme agrave disques optiques tel que deacutecrit par le Corps commun drsquoinspection conformeacutement aux recommandations du Comiteacute consultatif pour les questions administratives et budgeacutetaires et compte tenu des vues exprimeacutees par les Eacutetats Membres agrave sa quarante-quatriegraveme sessionraquo b) laquodrsquoeacutetablir un rapport contenant un plan deacutetailleacute de mise en œuvre geacuteneacuterale du systegraveme [y compris] dans les commissions reacutegionales et autres lieux drsquoaffectation ainsi que les incidences du systegraveme sur lrsquoaccegraves des Eacutetats Membres agrave la documentation une analyse coucircts-avantages et tous autres renseignements techniques et financiers pertinents et de le lui preacutesenter agrave sa quarante-cinquiegraveme sessionraquo6

9 En reacuteponse agrave cette demande le Secreacutetaire geacuteneacuteral a soumis un premier rapport7 dont lrsquoexamen a eacuteteacute repousseacute agrave la quarante-sixiegraveme session pour laquelle il a eacutetabli un rapport compleacutementaire deacutecrivant un plan drsquoapplication en trois phases8 Pendant les phases I et II qui devaient ecirctre exeacutecuteacutees pendant les exercices biennaux 1990-1991 et 1992-1993 respectivement un systegraveme pleinement opeacuterationnel devait ecirctre installeacute drsquoabord agrave lrsquoOffice des Nations Unies agrave Genegraveve puis au Siegravege agrave New York permettant de stocker et de consulter les documents publieacutes aux deux endroits Lrsquoaccegraves au systegraveme eacutetait au deacutepart limiteacute aux utilisateurs du Secreacutetariat et agrave un nombre restreint de missions permanentes Au cours de la phase III pendant lrsquoexercice biennal 1994-1995 on devait deacutevelopper le systegraveme laquopour lrsquoeacutetendre agrave lrsquoOffice des Nations Unies agrave Vienne aux commissions reacutegionales agrave Nairobi et agrave un certain nombre drsquoautres lieux drsquoaffectation de lrsquoONU et pour permettre aux Eacutetats Membres et autres utilisateurs des documents de confeacuterence de lrsquoONU drsquoy acceacuteder agrave lrsquoeacutechelle mondiale par lrsquointermeacutediaire des reacuteseaux publicsraquo9

6 Reacutesolution 44201 B de lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale sect XVI partie II par 2 et 3

7 AC54558

8 AC54626

9 Ibid par 14

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10 Par sa reacutesolution 46185 B (sect V par 3) lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale a approuveacute la phase II sous reacuteserve de la preacutesentation drsquoun rapport deacutetailleacute sur lrsquoachegravevement de la phase I Ce rapport a eacuteteacute soumis par le Secreacutetaire geacuteneacuteral qui preacutevoyait notamment pour la phase III le stockage drsquoun million de pages par an et recommandait aussi laquoqursquoapregraves 1993 la capaciteacute du systegraveme soit augmenteacutee dans la limite des ressources disponibles et conformeacutement aux dispositions des budgets-programmes approuveacutesraquo10

Le systegraveme reconfigureacute

11 Comme on lrsquoa indiqueacute dans lrsquointroduction lrsquoaugmentation rapide du volume des donneacutees stockeacutees sur disques optiques et du nombre drsquoutilisateurs ont conduit le Secreacutetariat agrave envisager un renforcement de la puissance du systegraveme et finalement son remplacement Dans lrsquoexposeacute qursquoil a preacutesenteacute agrave la Cinquiegraveme Commission en novembre 1999 le Secreacutetaire geacuteneacuteral adjoint agrave lrsquoadministration et agrave la gestion a deacuteclareacute que de 1996 au premier semestre de 1999 le nombre de documents stockeacutes sur disques optiques eacutetait passeacute de 64 524 agrave 117 670 la capaciteacute des bases de donneacutees de 9638 meacutega-octets agrave 1 795 meacutega-octets (autrement dit elle avait presque doubleacute) et le nombre drsquoutilisateurs de 1 326 agrave 6 987

12 Apregraves que le feu vert eut eacuteteacute donneacute un prototype a eacuteteacute mis au point en feacutevrier 2000 et agrave lrsquoissue drsquoessais concluants il a eacuteteacute deacutecideacute drsquoaller de lrsquoavant et de proceacuteder agrave une refonte complegravete du systegraveme Le nouveau systegraveme a eacuteteacute mis en œuvre en deux phases La premiegravere a commenceacute au deacutebut de lrsquoan 2000 et srsquoest acheveacutee au deacutebut du mois de septembre 2001 Il srsquoagissait de transposer lrsquoancien systegraveme dans un nouvel environnement totalement inteacutegreacute au Web et fondeacute sur Windows 2000 et Lotus Notes La deuxiegraveme phase a consisteacute agrave ajouter une fonction drsquoappui multilingue qui est devenue opeacuterationnelle le 4 feacutevrier 2002 et permet aux utilisateurs drsquoacceacuteder au systegraveme et de rechercher des documents en employant nrsquoimporte laquelle des six langues officielles de lrsquoONU alors qursquoauparavant la recherche ne pouvait se faire qursquoen anglais et en franccedilais

13 Drsquoapregraves les chiffres fournis par la Division de lrsquoinformatique le coucirct total de la reconfiguration et de la mise au point du nouveau systegraveme a eacuteteacute estimeacute agrave 1 803 788 dollars des Eacutetats-Unis dont 922 188 dollars ont eacuteteacute consacreacutes en 2000 et en 2001 aux nouveaux logiciels drsquoapplication 381 600 dollars au financement de la deuxiegraveme phase et 500 000 dollars agrave lrsquoachat du mateacuteriel

14 Le nouveau systegraveme ne fait pas lrsquoobjet drsquoun droit de proprieacuteteacute et crsquoest lrsquoONU qui deacutetient maintenant le code source de son programme drsquoapplication Depuis le 1er juin 2002 la Division de lrsquoinformatique assure la maintenance et lrsquoexploitation du systegraveme fonctions auparavant confieacutees agrave une socieacuteteacute priveacutee Agrave lrsquoavenir elle pourra donc mettre au point de nouvelles applications dans le cadre de la gestion des connaissances en se fondant sur des informations sur le Seacutedoc La reconfiguration de 2001 ne srsquoest pas accompagneacutee drsquoun changement de politique en ce qui concerne le champ drsquoapplication final du systegraveme (organisations et lieux drsquoaffectation agrave couvrir) les orientations restant les mecircmes qursquoen 1993

10 AC54718Add1 par 20

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b) Champ drsquoapplication actuel du Seacutedoc

Situation au Siegravege agrave lrsquoONUG et agrave lrsquoONUV

15 Les documents stockeacutes en ligne dans les bases de donneacutees du Siegravege et de lrsquoONUG comprennent les documents publieacutes avant pendant et apregraves les sessions ou reacuteunions de lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale et de ses organes subsidiaires du Conseil de seacutecuriteacute du Conseil eacuteconomique et social et de ses organes subsidiaires ainsi que du Conseil de tutelle Ils comprennent aussi les documents deacutelibeacuteratoires du PNUD du FNUAP et de lrsquoUNICEF et ceux qui sont publieacutes pour les reacuteunions du HCR du Haut-Commissariat aux droits de lrsquohomme de la CNUCED et de la Commission eacuteconomique pour lrsquoEurope (CEE) Les documents eacutetablis agrave lrsquoONUV depuis 1997 y compris ceux de lrsquoONUDI sont stockeacutes sur le Seacutedoc gracircce agrave une liaison de teacuteleacutecommunication avec Genegraveve Les documents eacutetablis pour des confeacuterences mondiales organiseacutees sous lrsquoeacutegide de lrsquoONU sont aussi stockeacutes dans les bases de donneacutees du systegraveme Drsquoautres types de documents comme des textes administratifs et certains avis de vacance de poste sont eacutegalement archiveacutes

Situation dans drsquoautres offices hors Siegravege

16 Pour le Corps commun drsquoinspection les principaux objectifs du systegraveme initial agrave disques optiques pour la gestion des documents de lrsquoONU eacutetaient les suivants a) offrir un moyen de stockage plus eacuteconomique et plus sucircr b) acceacuteleacuterer la distribution agrave lrsquoeacutechelle mondiale et en reacuteduire le coucirct c) faciliter la consultation des documents par des utilisateurs du monde entier La disponibiliteacute immeacutediate de tous les documents de lrsquoONU et la conservation de la meacutemoire institutionnelle de lrsquoOrganisation figuraient parmi les laquoavantages eacutevidentsraquo du systegraveme mis en relief par le CCI dans son rapport publieacute sous la cote JIUREP8911 Le systegraveme proposeacute pour lrsquoarchivage et la recherche des documents officiels devait donc couvrir lrsquoOrganisation tout entiegravere principe clairement approuveacute par lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale dans sa reacutesolution 44201 B dont il a eacuteteacute question plus haut

17 Le systegraveme est devenu pleinement opeacuterationnel agrave lrsquoONUG et au Siegravege il y a pregraves de 10 ans et les raisons qui militent en faveur drsquoune couverture complegravete de lrsquoOrganisation sont aujourdrsquohui plus impeacuterieuses que jamais car tous les lieux drsquoaffectation concerneacutes accueillent des organes directeurs pour lesquels des documents officiels sont eacutetablis agrave des fins drsquoexamen Ces documents sont afficheacutes pendant un certain temps sur les sites Web respectifs de ces lieux drsquoaffectation mais cela ne saurait remplacer lrsquoutilisation du Seacutedoc pour le stockage et la recherche des documents deacutelibeacuteratoires Pour lrsquoONU lrsquoobjectif premier de ce systegraveme devrait rester la conservation de la meacutemoire institutionnelle de lrsquoOrganisation dans son ensemble ainsi que la facilitation de lrsquoaccegraves agrave tous les documents officiels et de leur recherche

18 Il convient de rappeler la deacutefinition du terme laquodocumentraquo dans le contexte onusien qui est donneacute au paragraphe 2 de lrsquoinstruction administrative STAI189Add3Rev2 laquoUn document est un texte soumis pour examen agrave un organe principal ou subsidiaire de lrsquoOrganisation des Nations Unies et porte habituellement sur une ou plusieurs questions inscrites agrave lrsquoordre du jour de lrsquoorgane concerneacuteraquo En outre pour appliquer un systegraveme comme le Seacutedoc il faut tenir ducircment compte de lrsquoorganisation du Secreacutetariat exposeacutee dans la circulaire STSGB19975 du Secreacutetaire geacuteneacuteral dateacutee du 12 septembre 1997 aux termes de laquelle (sect 1) laquoLe Secreacutetariat qui est lrsquoun des organes principaux de lrsquoONU a son siegravege agrave New York

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Les autres lieux drsquoaffectation principaux sont Addis-Abeba Bangkok Beyrouth Genegraveve Nairobi Santiago et Vienneraquo

19 Au fil des ans dans le cadre de la mise en œuvre progressive du Seacutedoc les commissions reacutegionales autres que la CEE et les offices hors siegravege autres que lrsquoONUG et lrsquoONUV se sont comporteacutes diffeacuteremment en ce qui concerne lrsquointroduction de leurs documents dans le systegraveme comme il ressort du tableau de lrsquoannexe I b) Les documents de la Commission eacuteconomique et sociale pour lrsquoAsie occidentale (CESAO) y sont archiveacutes depuis octobre 2000 mais lrsquoapplication du Seacutedoc a eacuteteacute de courte dureacutee pour ceux de la Commission eacuteconomique et sociale pour lrsquoAsie et le Pacifique (CESAP) de la Commission eacuteconomique pour lrsquoAmeacuterique latine et les Caraiumlbes (CEPALC) et des deux organismes baseacutes agrave Nairobi (le PNUE et ONU-Habitat) et agrave la fin de juin 2003 aucun des documents concernant les reacuteunions des organes directeurs de la CEA nrsquoavait encore eacuteteacute chargeacute Hormis lrsquoONUG lrsquoONUV la CEE et la CESAO les lieux drsquoaffectation semblent avoir eacuteteacute traiteacutes surtout comme des laquoutilisateursraquo et ne pas avoir eacuteteacute suffisamment consideacutereacutes comme des laquopourvoyeursraquo du systegraveme dans le cadre drsquoune politique globale drsquoapplication du Seacutedoc agrave lrsquoeacutechelle du Secreacutetariat

c) Incidences drsquoune couverture complegravete de lrsquoOrganisation

20 Consideacuterant les estimations de la Division de lrsquoinformatique en ce qui concerne le mateacuteriel et les logiciels neacutecessaires pour un serveurposte de travail destineacute agrave lrsquointroduction des documents on aurait pu commencer agrave appliquer le Seacutedoc dans tous les lieux drsquoaffectation restants pendant lrsquoexercice biennal en cours au moyen des ressources disponibles sauf peut-ecirctre lagrave ougrave lrsquoacquisition drsquoun lecteur optique rapide (qui coucircte en moyenne entre 7 000 et 10 000 dollars des Eacutetats-Unis) peut poser un problegraveme comme agrave Nairobi en particulier Agrave propos de ce lieu drsquoaffectation rappelons que bien que lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale dans sa reacutesolution 5222011 ait prieacute le Secreacutetaire geacuteneacuteral laquodrsquoaligner les arrangements financiers de lrsquoOffice des Nations Unies agrave Nairobi sur ceux des autres bureaux administratifs analogues de lrsquoOrganisationraquo la Division des services de confeacuterence de lrsquoONUN est toujours beaucoup trop tributaire des ressources extrabudgeacutetaires (provenant du PNUE et drsquoONU-Habitat) Addis-Abeba et Nairobi eacutetant devenus deux lieux drsquoaccueil importants pour les confeacuterences et les reacuteunions organiseacutees sous lrsquoeacutegide de lrsquoONU il est indispensable drsquoy mettre en œuvre le Seacutedoc Dans ces deux villes lrsquoInspecteur a constateacute que les inteacuteresseacutes avaient hacircte de commencer agrave charger les documents dans le systegraveme LrsquoONUN a indiqueacute que tous les documents officiels du PNUE et drsquoONU-Habitat publieacutes apregraves 1991 qui eacutetaient deacutejagrave sous forme eacutelectronique pourraient ecirctre chargeacutes avant la fin de 2003 Pour sa part la CEA srsquoest engageacutee agrave commencer agrave charger les documents degraves que certaines questions administratives auraient eacuteteacute reacutegleacutees La CESAO a fait savoir qursquoen octobre 2000 elle avait entrepris drsquoindexer les documents publieacutes depuis 1974 en arabe et en anglais et de les passer au lecteur optique en vue de leur affichage sur le Seacutedoc et qursquoelle comptait achever cette tacircche en 2004

21 Agrave la reacuteunion tenue en juin 2003 par le Comiteacute directeur pour la modernisation et la gestion inteacutegreacutee des bibliothegraveques de lrsquoONU il a eacuteteacute convenu que la Bibliothegraveque Dag Hammarskjoumlld fournirait une assistance aux commissions reacutegionales pouvant creacuteer des versions en format PDF de la documentation locale et les envoyer agrave la Bibliothegraveque en vue de leur combinaison avec des 11 Par 101

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meacutetadonneacutees et de leur teacuteleacutechargement dans le Seacutedoc La Division de lrsquoinformatique collaborait deacutejagrave avec la CEPALC pour permettre le chargement direct de ses documents officiels dans le Seacutedoc au Siegravege agrave partir de Santiago Agrave la mecircme reacuteunion la CESAP et lrsquoONUN ont indiqueacute qursquoils eacutetaient tout disposeacutes agrave reprendre leurs efforts en vue de charger eux-mecircmes leurs documents Agrave la fin de juillet 2003 la situation geacuteneacuterale dans les offices hors siegravege eacutetait meilleure qursquoagrave la fin de 2002 la CEA la CEPALC et lrsquoONUN travaillaient au chargement des documents Reacutetrospectivement lrsquoInspecteur estime que dans les cas ougrave le Seacutedoc nrsquoa pas eacuteteacute mis en œuvre pour une raison ou pour une autre les lieux drsquoaffectation consideacutereacutes auraient ducirc ecirctre tenus de soumettre leurs documents officiels en vue drsquoun archivage et drsquoune recherche centraliseacutes Le retard pris dans lrsquoapplication du systegraveme dans ces lieux drsquoaffectation est peut-ecirctre ducirc en partie agrave ce que le Siegravege nrsquoa pas fourni de directives claires et nrsquoa pas exerceacute le controcircle voulu

B Politique concernant lrsquoaffichage des documents dans les diffeacuterentes langues

a) La politique officielle

22 Agrave la cinquante-sixiegraveme session de lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale le Secreacutetaire geacuteneacuteral a preacutesenteacute un rapport12 sur la publication simultaneacutee des documents deacutelibeacuteratoires dans les six langues officielles sur le site Web de lrsquoOrganisation dans lequel il a rappeleacute ce qui suit laquoDans sa reacutesolution 36117 B du 10 deacutecembre 1981 lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale a fixeacute une regravegle selon laquelle les documents officiels doivent ecirctre distribueacutes simultaneacutement dans toutes les langues officielles Cette regravegle qui veut qursquoaucune version linguistique drsquoun document donneacute y compris la version originale ne soit diffuseacutee tant que toutes les autres versions linguistiques demandeacutees ne sont pas precirctes agrave ecirctre distribueacutees a eacuteteacute reacuteaffirmeacutee dans les reacutesolutions 42207 C du 11 deacutecembre 1987 5011 du 2 novembre 1995 et 53208 B du 18 deacutecembre 1998 Conformeacutement agrave ladite regravegle degraves leur parution dans les langues demandeacutees tous les documents officiels sont publieacutes sur le Seacutedoc dans toutes les langues simultaneacutementraquo

23 Cette politique a eacuteteacute reacuteaffirmeacutee par lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale dans ses reacutesolutions 54248 C 55222 et 56242 Agrave cet eacutegard selon la Division de lrsquoinformatique la pratique actuelle veut qursquoun document ne soit pas publieacute sur le Seacutedoc tant que les six versions linguistiques ne sont pas precirctes et que les documents soient laquotoujoursraquo afficheacutes simultaneacutement dans les six langues minus avec pour seule exception les rares cas ougrave bien qursquoun document ait eacuteteacute reccedilu dans les six langues une version linguistique pose un problegraveme et doit ecirctre corrigeacutee et rechargeacutee lrsquoaffichage de cette version pouvant alors ecirctre diffeacutereacute de laquoquelques heuresraquo Pour sa part le Deacutepartement de lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale et de la gestion des confeacuterences affirme aussi qursquoil applique strictement le mandat que lui a confieacute lrsquoAssembleacutee dans ses reacutesolutions sur la distribution simultaneacutee des documents dans toutes les langues officielles et que les documents ne sont afficheacutes sur le Seacutedoc que lorsque toutes les versions demandeacutees ont eacuteteacute publieacutees sur papier

12 AC55612

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b) Les entorses agrave la politique officielle

24 Malgreacute les assurances donneacutees par le Secreacutetariat les Eacutetats Membres continuent agrave se plaindre du fait que la politique de distribution simultaneacutee des documents dans les langues requises nrsquoest pas suivie strictement ainsi qursquoen teacutemoigne le paragraphe 3 de la section III de la reacutesolution 57283 B adopteacutee par lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale le 15 avril 2003 Tout en constatant qursquoune grande majoriteacute de documents est afficheacutee sur le Seacutedoc conformeacutement aux principes eacutetablis lrsquoInspecteur ne peut que confirmer agrave lrsquoissue de longues recherches sur les deux principales bases de donneacutees du systegraveme (la base laquoDocumentsraquo et la base laquoReacutesolutionsraquo) que dans de nombreux cas effectivement il y a des entorses agrave la politique officielle avec des retards bien supeacuterieurs aux laquoquelques heuresraquo dont parle le Secreacutetariat Cela vaut pour des documents de presque tous les organes dont certains ne sont toujours pas disponibles dans les langues requises plusieurs anneacutees apregraves leur eacutetablissement Par exemple le rapport de la Cinquiegraveme Commission sur le financement de la Mission drsquoobservation des Nations Unies en Sierra Leone (A54686Add1) a eacuteteacute diffuseacute le 11 juin 2000 en arabe en chinois en espagnol et en franccedilais mais au 30 juillet 2003 le Seacutedoc indiquait que le texte original anglais et la version russe eacutetaient laquonon encore parusraquo

25 Drsquoapregraves le Deacutepartement de lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale et de la gestion des confeacuterences il peut arriver que les copies papier soient publieacutees dans toutes les langues requises mais qursquoune ou plusieurs versions linguistiques ne soient pas afficheacutees simultaneacutement sur le Seacutedoc agrave cause drsquoun dysfonctionnement du systegraveme ou parce que certaines versions doivent ecirctre passeacutees au lecteur optique avant de pouvoir y ecirctre introduites Ces problegravemes sont censeacutes ecirctre reacutegleacutes degraves qursquoon srsquoen aperccediloit mais ce nrsquoest apparemment pas toujours le cas Parfois mecircme ces raisons laquocompreacutehensiblesraquo ne peuvent pas justifier le fait que les documents nrsquoont pas eacuteteacute afficheacutes simultaneacutement dans les langues requises ou du moins diffuseacutes dans un deacutelai plus raisonnable Un exemple parmi bien drsquoautres le document A56791-S2002111 contenant une lettre dateacutee du 23 janvier 2002 adresseacutee au Secreacutetaire geacuteneacuteral par le Repreacutesentant permanent du Qatar aupregraves de lrsquoOrganisation des Nations Unies a eacuteteacute publieacute en chinois le 29 janvier 2002 mais ni lrsquooriginal anglais ni les versions dans les quatre autres langues officielles ne figuraient encore sur le Seacutedoc agrave la fin de juillet 2003 Drsquoautres cas analogues sont citeacutes dans lrsquoannexe I c)

26 Sans remettre en cause le principe de la distribution simultaneacutee dans toutes les langues il convient de preacuteciser les exigences reacuteelles de la politique officielle dont le Secreacutetariat lui-mecircme a sans doute contribueacute agrave brouiller les contours Il est inteacuteressant drsquoobserver lrsquoeacutevolution des termes employeacutes pour deacutecrire les langues dans lesquelles les documents publieacutes avant pendant et apregraves les sessions sont censeacutes ecirctre afficheacutes sur le Seacutedoc pour les reacuteunions du Conseil de seacutecuriteacute de lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale et de ses organes subsidiaires du Conseil eacuteconomique et social et de ses organes subsidiaires et du Conseil de tutelle ainsi que pour les confeacuterences convoqueacutees par lrsquoONU Le premier manuel drsquoutilisation du Seacutedoc publieacute en 1994 (STSCSERA37) indiquait que les documents seraient stockeacutes dans toutes les langues officielles de lrsquoONU13 Le texte reacuteviseacute paru environ un an plus tard signalait qursquoune laquooption permettant de [hellip] consulter [les documents] dans drsquoautres languesraquo avait eacuteteacute ajouteacutee pour tenir compte du fait que des documents eacutetaient disponibles en allemand Sous la rubrique laquoInformations geacuteneacuteralesraquo du systegraveme avant la reconfiguration on indiquait plus prudemment que les documents eacutetaient 13 STCSSERA37 par 2

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normalement disponibles dans les six langues officielles mais qursquoils nrsquoeacutetaient pas toujours publieacutes dans les six langues et que les diffeacuterentes versions linguistiques ne paraissaient pas forceacutement toujours en mecircme temps Il eacutetait preacuteciseacute que le systegraveme indiquerait quelles eacutetaient les versions linguistiques disponibles Aujourdrsquohui on trouve simplement la mention suivante laquoLes documents sont disponibles dans les langues officielles des organes ou organismes agrave lrsquointention desquels ils ont eacuteteacute publieacutesraquo

27 Comme lrsquoa rappeleacute le CCI dans son rapport sur le multilinguisme dans le systegraveme des Nations Unies14 les langues dans lesquelles sont publieacutes les documents officiels des organes directeurs varient drsquoune organisation agrave lrsquoautre et parfois mecircme au sein de la mecircme organisation drsquoun organe agrave lrsquoautre Crsquoest le regraveglement inteacuterieur de chaque organe directeur qui eacutedicte les prescriptions agrave respecter en la matiegravere Les deacuteclarations drsquoordre geacuteneacuteral laissant entendre que laquotous les documentsraquo devraient paraicirctre dans toutes les langues officielles peuvent donc induire en erreur Agrave cet eacutegard la mention qui apparaicirct actuellement sur le Seacutedoc mecircme si elle reflegravete mieux les regravegles en vigueur serait encore plus preacutecise si elle eacutetait libelleacutee en ces termes laquoLes documents officiels sont afficheacutes sur le Seacutedoc dans les langues prescrites par le regraveglement inteacuterieur de lrsquoorgane consideacutereacuteraquo Il serait ainsi tenu compte du fait que pour certains organes directeurs par exemple les documents sont disponibles uniquement dans les langues de travail et non pas dans toutes les langues officielles

28 Il faut aussi bien voir que si la plupart des documents de lrsquoONU et des organismes affilieacutes sont conserveacutes dans le Seacutedoc les organes directeurs ne sont pas tous tregraves stricts en ce qui concerne la distribution simultaneacutee dans toutes les langues requises La grande majoriteacute des textes originaux est reacutedigeacutee en anglais (environ 76 mecircme agrave lrsquoONUG) et la tentation est grande de publier drsquoabord les documents dans la langue de soumission et mecircme drsquoen diffuser une version preacuteliminaire (laquoadvance copyraquo) geacuteneacuteralement en anglais minus pratique toleacutereacutee voire reacuteclameacutee par les Eacutetats Membres dans certains cas

C Accegraves au Seacutedoc

a) La politique actuelle

29 Lrsquoaccegraves au Seacutedoc est reacuteserveacute aux utilisateursabonneacutes inscrits auxquels sont attribueacutes un code drsquoidentification et un mot de passe Dans sa reacutesolution 51211 F du 15 septembre 1997 lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale a encourageacute le Secreacutetaire geacuteneacuteral agrave laquoeacutelaborer une politique en vue de poursuivre le deacuteveloppement du systegraveme agrave disques optiques de lrsquoOrganisation des Nations Unies preacutevoyant notamment comment ouvrir le systegraveme moyennant un droit drsquoutilisation agrave quiconque srsquoy inteacuteresse eacutetant entendu que lrsquoaccegraves restera gratuit pour les missions permanentes les missions drsquoobservation et les administrations publiques des Eacutetats Membres chacun de ces derniers disposant au maximum de 10 mots de passe et preacutevoyant eacutegalement de donner accegraves au systegraveme agrave tous les fonctionnaires du Secreacutetariatraquo15 Dans la mecircme reacutesolution lrsquoAssembleacutee a eacutegalement prieacute le Secreacutetaire geacuteneacuteral laquodrsquoeacutelaborer cette politique en tenant compte des besoins particuliers des pays en deacuteveloppement et drsquoautres cateacutegories speacuteciales drsquoutilisateurs eacuteventuelsraquo

14 A5893 (JIUREP200211)

15 Par 1 du dispositif

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La capaciteacute du systegraveme eacutetant limiteacutee on nrsquoa accordeacute aux autres organisations et organismes des Nations Unies qursquoun nombre restreint de mots de passe pour leurs fonctionnaires En ce qui concerne lrsquoaccegraves du grand public on a institueacute un droit drsquoabonnement annuel les organisations agrave but non lucratif beacuteneacuteficiant drsquoune reacuteduction

30 Pour les fonctionnaires de lrsquoONU et les missions permanentes agrave New York agrave Genegraveve et agrave Vienne les demandes drsquoaccegraves et drsquoinscription sont traiteacutees respectivement par le Siegravege lrsquoONUG et lrsquoONUV Ce sont la Section de la vente et de la commercialisation du Deacutepartement de lrsquoinformation agrave New York et lrsquoONUG qui srsquooccupent des abonnements

31 Avec la reconfiguration du systegraveme on peut en accroicirctre la capaciteacute en ajoutant simplement des disques et on peut accueillir davantage drsquoutilisateurs en ajoutant des puces meacutemoire et des processeurs Le nombre de mots de passe par Eacutetat Membre est drsquoabord passeacute de 10 agrave 20 le 28 aoucirct 2001 puis reacutecemment a eacuteteacute porteacute agrave 40 Le but est de supprimer toutes les restrictions drsquoici agrave 2004 et le Secreacutetariat a demandeacute des creacutedits pour lrsquoexercice biennal 2004-2005 afin drsquoorganiser lrsquoaccegraves gratuit de tous les utilisateurs au Seacutedoc

b) Neacutecessiteacute de passer drsquoun accegraves payant agrave un accegraves gratuit

32 Les propositions initiales faites par le CCI en 1989 eacutetaient fondeacutees sur le principe drsquoun systegraveme payant qui procurerait des recettes mais aujourdrsquohui de nombreux arguments militent en faveur de lrsquoaccegraves gratuit au Seacutedoc pour tous les utilisateurs et pour tous les documents rendus publics prise de conscience du droit drsquoaccegraves agrave lrsquoinformation interaction croissante avec la socieacuteteacute civile souci de transparence etc En outre les donneacutees fournies par le Secreacutetariat montrent que le nombre drsquoabonnements va diminuant en partie parce qursquoon peut souvent avoir librement accegraves aux documents sur les sites Web des organisations concerneacutees Dans sa reacutesolution 52214 du 22 deacutecembre 1997 lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale a elle-mecircme prieacute le Secreacutetaire geacuteneacuteral laquode veiller agrave ce que le texte de tous les nouveaux documents rendus publics dans les six langues officielles et des documents drsquoinformation de lrsquoOrganisation des Nations Unies soit afficheacute chaque jour sur le site Web de lrsquoOrganisation et puisse ecirctre consulteacute immeacutediatement par les Eacutetats Membresraquo16 Une fois que ces documents sont sur le site Web ils ne sont pas reacuteserveacutes aux Eacutetats Membres mais peuvent ecirctre consulteacutes par tout le monde Les documents officiels de lrsquoONU ont donc eacuteteacute et continuent agrave ecirctre mis agrave disposition sur le principal site Web de lrsquoOrganisation Ils eacutetaient auparavant copieacutes sur ce site qui faisait ainsi double emploi avec le Seacutedoc

33 Dans un rapport ulteacuterieur le Secreacutetaire geacuteneacuteral a signaleacute agrave lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale que laquopour que les documents eacutetablis agrave lrsquointention des organes deacutelibeacuterants puissent ecirctre disponibles sur lrsquoInternet dans les six langues officielles simultaneacutement il vaudrait mieux donner au public la possibiliteacute drsquoacceacuteder gratuitement au Seacutedoc plutocirct que drsquoadapter le site Web de lrsquoOrganisation pour permettre la consultation des documents ce site nrsquoest en effet pas conccedilu pour servir agrave lrsquoarchivageraquo17 Il a souligneacute la neacutecessiteacute de reacuteviser les dispositions de la reacutesolution 51211 F de lrsquoAssembleacutee relatives agrave la politique drsquoaccegraves au systegraveme et a suggeacutereacute drsquoadapter le site Web de

16 Partie C par 2 du dispositif

17 AC55612 par 12

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lrsquoOrganisation pour y ajouter des liens hypertextes directs avec les documents deacutelibeacuteratoires archiveacutes sur le Seacutedoc

34 Pour sa part commentant le rapport du Secreacutetaire geacuteneacuteral sur la reconfiguration du systegraveme le Comiteacute consultatif pour les questions administratives et budgeacutetaires (CCQAB) srsquoest feacuteliciteacute des progregraves accomplis et a encourageacute le Secreacutetariat laquoagrave poursuivre le projet de maniegravere que toutes les organisations non gouvernementales accreacutediteacutees aient un accegraves illimiteacute et gratuit au systegravemeraquo18

35 La Division de lrsquoinformatique compte que la gratuiteacute drsquoaccegraves se traduira par une augmentation spectaculaire du nombre drsquoutilisateurs publics et considegravere que la capaciteacute du systegraveme nrsquoest pas encore suffisante pour pouvoir faire face agrave un tel afflux Le projet de budget-programme pour lrsquoexercice biennal 2002-2003 preacutevoyait une augmentation de 2 116 800 dollars des Eacutetats-Unis des creacutedits requis pour le mobilier et le mateacuteriel de la Division de lrsquoinformatique mais lrsquoAssembleacutee a deacutecideacute de ne pas approuver ce montant19 La Division affirme que de ce fait elle a eacuteteacute obligeacutee de limiter ses activiteacutes aux opeacuterations indispensables agrave lrsquoOrganisation et qursquoelle a ducirc annuler la plupart des nouveaux projets notamment celui qui concernait lrsquoaccegraves gratuit au Seacutedoc Le Comiteacute de lrsquoinformation srsquoest pencheacute sur la question du libre accegraves agrave sa vingt-cinquiegraveme session lorsqursquoil a examineacute le rapport du Secreacutetaire geacuteneacuteral sur la reacuteorientation des activiteacutes de lrsquoONU dans le domaine de lrsquoinformation et de la communication20 dont lrsquoannexe II exposait entre autres les exigences et les avantages du passage agrave la gratuiteacute Comme il est indiqueacute dans cette annexe la Division de lrsquoinformatique a demandeacute un creacutedit de 1 530 000 dollars des Eacutetats-Unis dans le projet de budget-programme pour lrsquoexercice biennal 2004-2005 afin de laquofinancer lrsquoouverture du Seacutedoc au grand public agrave titre gracieuxraquo Dans son rapport agrave lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale21 le Comiteacute de lrsquoinformation a recommandeacute agrave lrsquoAssembleacutee drsquoaccueillir avec satisfaction laquola proposition du Secreacutetaire geacuteneacuteral tendant agrave offrir au public un accegraves gratuit au Systegraveme de diffusion eacutelectronique des documents de lrsquoOrganisation des Nations Unies gracircce au raccordement au site Web de lrsquoOrganisation qui doit ecirctre examineacutee dans le contexte du projet de budget-programme pour lrsquoexercice biennal 2004-2005raquo22

36 Si le principe de la gratuiteacute drsquoaccegraves est approuveacute par lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale il faudra quand mecircme conserver le systegraveme drsquoinscription pour certains utilisateurs car le Seacutedoc contient non seulement des documents pouvant ecirctre consulteacutes par tous mais encore des documents auxquels lrsquoaccegraves est restreint et continuera agrave ecirctre proteacutegeacute par un mot de passe

18 A56475 par 12

19 Reacutesolution 56253 chap 27 D par 159

20 AAC19820032

21 A5821

22 Ibid projet de reacutesolution B par 71 du dispositif

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c) Les diffeacuterents niveaux drsquoaccegraves

37 Actuellement il y a sept niveaux drsquoaccegraves au Seacutedoc comme lrsquoindique le graphique ci-apregraves Crsquoest le Deacutepartement de lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale et de la gestion des confeacuterences qui srsquoen occupe Selon le niveau drsquoaccegraves qui leur est accordeacute les utilisateurs peuvent se voir refuser le droit de consulter certains documents pourtant stockeacutes dans le Seacutedoc Les niveaux 1 agrave 4 donnent accegraves agrave des documents dont la distribution nrsquoest plus restreinte agrave des documents dont la distribution est geacuteneacuterale agrave des documents publieacutes en un nombre limiteacute drsquoexemplaires (seacuterie L) comme les projets de reacutesolution et agrave des documents provisoires La plupart des utilisateurs ont accegraves au systegraveme jusqursquoau niveau 4 Le niveau 5 est accordeacute aux repreacutesentants et permet drsquoacceacuteder agrave des documents dont la distribution est reacuteserveacutee aux participants comme les documents de seacuteance (CRP) en sus des documents accessibles au niveau 4 Seuls quelques fonctionnaires du Deacutepartement ont droit au niveau 6 qui permet de consulter des documents dont la distribution est restreinte outre les documents accessibles au niveau 5 Le niveau 7 est reacuteserveacute pour lrsquoadministration du Seacutedoc

Niveaux drsquoaccegraves au Seacutedoc

Niveau 7 Administration du Seacutedoc Niveau 6 Traducteurs Niveau 5 Repreacutesentants Niveau 4 Accegraves public

Source Deacutepartement de lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale et de la gestion des confeacuterences et Division de lrsquoinformatique

D Politique concernant lrsquoarrieacutereacute drsquoarchivage

38 Bien qursquoau deacutepart le systegraveme fucirct censeacute conserver la laquodocumentation reacutecente et futureraquo du Secreacutetariat de lrsquoONU le Corps commun drsquoinspection a abordeacute la question de lrsquoarchivage des documents anteacuterieurs dans un rapport (JIUREP8911) qui contenait une recommandation (la recommandation 2) adresseacutee agrave lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale tendant agrave ce que celle-ci eacutetudie laquola possibiliteacute de sous-traiter la saisie sur disques optiques de toute la documentation existante de lrsquoONU ce qui [permettrait] de preacuteserver la meacutemoire institutionnelle de lrsquoOrganisation drsquoassurer un accegraves facile agrave toute la documentation de lrsquoONU et de reacutealiser de substantielles eacuteconomies

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suppleacutementairesraquo23 Les estimations faites alors ont abouti agrave la conclusion que la saisie de tous les documents de confeacuterence deacutejagrave parues (environ 40 agrave 50 millions de pages agrave lrsquoeacutepoque) entraicircnerait une deacutepense non renouvelable de 4 agrave 5 millions de dollars des Eacutetats-Unis

39 Dans un se ses rapports peacuteriodiques sur lrsquoapplication des recommandations du CCI le Secreacutetaire geacuteneacuterale et indiqueacute qursquoil avait tenu compte de la recommandation 2 pour lrsquoeacutetablissement du projet de budget-programme Des creacutedits de plus de 100 000 dollars des Eacutetats-Unis ont eacuteteacute ouverts pour la lecture optique et lrsquoindexage de base de toutes les reacutesolutions adopteacutees par les principaux organes de lrsquoONU jusqursquoen 1992 Cette tacircche a eacuteteacute confieacutee agrave des socieacuteteacutes exteacuterieures qui lrsquoont meneacutee agrave bien en 1995 pour un coucirct drsquoenviron 110 000 dollars avec le concours de la Bibliothegraveque Dag Hammarskjoumlld pour lrsquoindexage Le Secreacutetaire geacuteneacuteral a cependant jugeacute que pour pouvoir inclure reacutetroactivement dans le systegraveme laquodes documents autres que les reacutesolutions et deacutecisions des principaux organes de lrsquoOrganisation qui [paraissaient] manifestement les plus utiles agrave premiegravere vue il faudrait faire de longues recherches ndash et peut-ecirctre disposer drsquoindications de la part des Eacutetats Membres ndash pour deacuteterminer quels [eacutetaient] les documents qui [pouvaient] ecirctre consideacutereacutes comme ldquoimportantsrdquo Eacutetant donneacute lrsquoampleur et lrsquoimportance drsquoun tel projet et compte tenu du montant limiteacute des ressources qui [eacutetaient] disponibles au titre du budget ordinaire une solution pourrait consister agrave creacuteer dans ce but speacutecifique un fonds drsquoaffectation speacuteciale alimenteacute au moyen de contributions volontairesraquo24 LrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale nrsquoa pas donneacute drsquoorientations particuliegraveres ni pris de deacutecision agrave ce sujet

40 Malgreacute cette deacutemarche prudente lrsquoInspecteur relegraveve dans le rapport du Secreacutetaire geacuteneacuteral intituleacute laquoLrsquoinformation au Secreacutetariat plan drsquoactionraquo publieacute en 2000 que le Deacutepartement de lrsquoinformation a entrepris de numeacuteriser les documents de lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale et du Conseil de seacutecuriteacute anteacuterieurs agrave 1993 afin qursquoon puisse les consulter au moyen du Seacutedoc25 En outre sur un site Web eacutetabli par ce mecircme deacutepartement (httpwwwunorgDeptsdhllandmarkamajorhtm) on indique qursquoen 1998 la Bibliothegraveque Dag Hammarskjoumlld a entrepris laquoun programme en vue de la numeacuterisation des documents parlementaires des Nations Unies dans toutes les langues officielles pour les anneacutees 1946-1992 en vue de leur inclusion dans le systegraveme [agrave disques optiques] de lrsquoOrganisationraquo et que laquoce projet de numeacuterisation est lrsquoun des nombreux projets reacutealiseacutes par la Bibliothegraveque Dag Hammarskjoumlld afin drsquoameacuteliorer lrsquoaccegraves multilingue et eacutelectronique agrave la documentation de lrsquoOrganisation des Nations Uniesraquo Les Eacutetats Membres devraient ecirctre mieux informeacutes de lrsquoeacutetat drsquoavancement de ce projet de son champ drsquoapplication et de la date drsquoachegravevement preacutevue

41 La question de lrsquoarrieacutereacute drsquoarchivage comporte trois aspects Le premier concerne les documents anteacuterieurs agrave la mise en œuvre du systegraveme Ceux qui existent deacutejagrave sous forme eacutelectronique peuvent ecirctre plus facilement chargeacutes dans le Seacutedoc Ceux qui sont sur papier seulement doivent ecirctre passeacutes au lecteur optique la question qui se pose ici est de savoir jusqursquoougrave remonter dans le temps et si les ressources ne permettent pas drsquoarchiver tous les documents anciens comment deacuteterminer ceux qui sont laquoimportantsraquo et meacuteritent

23 A44684 par 63

24 A52206 laquoApplication des recommandations du Corps commun drsquoinspection par 10

25 A55780 par 45

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10 Par sa reacutesolution 46185 B (sect V par 3) lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale a approuveacute la phase II sous reacuteserve de la preacutesentation drsquoun rapport deacutetailleacute sur lrsquoachegravevement de la phase I Ce rapport a eacuteteacute soumis par le Secreacutetaire geacuteneacuteral qui preacutevoyait notamment pour la phase III le stockage drsquoun million de pages par an et recommandait aussi laquoqursquoapregraves 1993 la capaciteacute du systegraveme soit augmenteacutee dans la limite des ressources disponibles et conformeacutement aux dispositions des budgets-programmes approuveacutesraquo10

Le systegraveme reconfigureacute

11 Comme on lrsquoa indiqueacute dans lrsquointroduction lrsquoaugmentation rapide du volume des donneacutees stockeacutees sur disques optiques et du nombre drsquoutilisateurs ont conduit le Secreacutetariat agrave envisager un renforcement de la puissance du systegraveme et finalement son remplacement Dans lrsquoexposeacute qursquoil a preacutesenteacute agrave la Cinquiegraveme Commission en novembre 1999 le Secreacutetaire geacuteneacuteral adjoint agrave lrsquoadministration et agrave la gestion a deacuteclareacute que de 1996 au premier semestre de 1999 le nombre de documents stockeacutes sur disques optiques eacutetait passeacute de 64 524 agrave 117 670 la capaciteacute des bases de donneacutees de 9638 meacutega-octets agrave 1 795 meacutega-octets (autrement dit elle avait presque doubleacute) et le nombre drsquoutilisateurs de 1 326 agrave 6 987

12 Apregraves que le feu vert eut eacuteteacute donneacute un prototype a eacuteteacute mis au point en feacutevrier 2000 et agrave lrsquoissue drsquoessais concluants il a eacuteteacute deacutecideacute drsquoaller de lrsquoavant et de proceacuteder agrave une refonte complegravete du systegraveme Le nouveau systegraveme a eacuteteacute mis en œuvre en deux phases La premiegravere a commenceacute au deacutebut de lrsquoan 2000 et srsquoest acheveacutee au deacutebut du mois de septembre 2001 Il srsquoagissait de transposer lrsquoancien systegraveme dans un nouvel environnement totalement inteacutegreacute au Web et fondeacute sur Windows 2000 et Lotus Notes La deuxiegraveme phase a consisteacute agrave ajouter une fonction drsquoappui multilingue qui est devenue opeacuterationnelle le 4 feacutevrier 2002 et permet aux utilisateurs drsquoacceacuteder au systegraveme et de rechercher des documents en employant nrsquoimporte laquelle des six langues officielles de lrsquoONU alors qursquoauparavant la recherche ne pouvait se faire qursquoen anglais et en franccedilais

13 Drsquoapregraves les chiffres fournis par la Division de lrsquoinformatique le coucirct total de la reconfiguration et de la mise au point du nouveau systegraveme a eacuteteacute estimeacute agrave 1 803 788 dollars des Eacutetats-Unis dont 922 188 dollars ont eacuteteacute consacreacutes en 2000 et en 2001 aux nouveaux logiciels drsquoapplication 381 600 dollars au financement de la deuxiegraveme phase et 500 000 dollars agrave lrsquoachat du mateacuteriel

14 Le nouveau systegraveme ne fait pas lrsquoobjet drsquoun droit de proprieacuteteacute et crsquoest lrsquoONU qui deacutetient maintenant le code source de son programme drsquoapplication Depuis le 1er juin 2002 la Division de lrsquoinformatique assure la maintenance et lrsquoexploitation du systegraveme fonctions auparavant confieacutees agrave une socieacuteteacute priveacutee Agrave lrsquoavenir elle pourra donc mettre au point de nouvelles applications dans le cadre de la gestion des connaissances en se fondant sur des informations sur le Seacutedoc La reconfiguration de 2001 ne srsquoest pas accompagneacutee drsquoun changement de politique en ce qui concerne le champ drsquoapplication final du systegraveme (organisations et lieux drsquoaffectation agrave couvrir) les orientations restant les mecircmes qursquoen 1993

10 AC54718Add1 par 20

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b) Champ drsquoapplication actuel du Seacutedoc

Situation au Siegravege agrave lrsquoONUG et agrave lrsquoONUV

15 Les documents stockeacutes en ligne dans les bases de donneacutees du Siegravege et de lrsquoONUG comprennent les documents publieacutes avant pendant et apregraves les sessions ou reacuteunions de lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale et de ses organes subsidiaires du Conseil de seacutecuriteacute du Conseil eacuteconomique et social et de ses organes subsidiaires ainsi que du Conseil de tutelle Ils comprennent aussi les documents deacutelibeacuteratoires du PNUD du FNUAP et de lrsquoUNICEF et ceux qui sont publieacutes pour les reacuteunions du HCR du Haut-Commissariat aux droits de lrsquohomme de la CNUCED et de la Commission eacuteconomique pour lrsquoEurope (CEE) Les documents eacutetablis agrave lrsquoONUV depuis 1997 y compris ceux de lrsquoONUDI sont stockeacutes sur le Seacutedoc gracircce agrave une liaison de teacuteleacutecommunication avec Genegraveve Les documents eacutetablis pour des confeacuterences mondiales organiseacutees sous lrsquoeacutegide de lrsquoONU sont aussi stockeacutes dans les bases de donneacutees du systegraveme Drsquoautres types de documents comme des textes administratifs et certains avis de vacance de poste sont eacutegalement archiveacutes

Situation dans drsquoautres offices hors Siegravege

16 Pour le Corps commun drsquoinspection les principaux objectifs du systegraveme initial agrave disques optiques pour la gestion des documents de lrsquoONU eacutetaient les suivants a) offrir un moyen de stockage plus eacuteconomique et plus sucircr b) acceacuteleacuterer la distribution agrave lrsquoeacutechelle mondiale et en reacuteduire le coucirct c) faciliter la consultation des documents par des utilisateurs du monde entier La disponibiliteacute immeacutediate de tous les documents de lrsquoONU et la conservation de la meacutemoire institutionnelle de lrsquoOrganisation figuraient parmi les laquoavantages eacutevidentsraquo du systegraveme mis en relief par le CCI dans son rapport publieacute sous la cote JIUREP8911 Le systegraveme proposeacute pour lrsquoarchivage et la recherche des documents officiels devait donc couvrir lrsquoOrganisation tout entiegravere principe clairement approuveacute par lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale dans sa reacutesolution 44201 B dont il a eacuteteacute question plus haut

17 Le systegraveme est devenu pleinement opeacuterationnel agrave lrsquoONUG et au Siegravege il y a pregraves de 10 ans et les raisons qui militent en faveur drsquoune couverture complegravete de lrsquoOrganisation sont aujourdrsquohui plus impeacuterieuses que jamais car tous les lieux drsquoaffectation concerneacutes accueillent des organes directeurs pour lesquels des documents officiels sont eacutetablis agrave des fins drsquoexamen Ces documents sont afficheacutes pendant un certain temps sur les sites Web respectifs de ces lieux drsquoaffectation mais cela ne saurait remplacer lrsquoutilisation du Seacutedoc pour le stockage et la recherche des documents deacutelibeacuteratoires Pour lrsquoONU lrsquoobjectif premier de ce systegraveme devrait rester la conservation de la meacutemoire institutionnelle de lrsquoOrganisation dans son ensemble ainsi que la facilitation de lrsquoaccegraves agrave tous les documents officiels et de leur recherche

18 Il convient de rappeler la deacutefinition du terme laquodocumentraquo dans le contexte onusien qui est donneacute au paragraphe 2 de lrsquoinstruction administrative STAI189Add3Rev2 laquoUn document est un texte soumis pour examen agrave un organe principal ou subsidiaire de lrsquoOrganisation des Nations Unies et porte habituellement sur une ou plusieurs questions inscrites agrave lrsquoordre du jour de lrsquoorgane concerneacuteraquo En outre pour appliquer un systegraveme comme le Seacutedoc il faut tenir ducircment compte de lrsquoorganisation du Secreacutetariat exposeacutee dans la circulaire STSGB19975 du Secreacutetaire geacuteneacuteral dateacutee du 12 septembre 1997 aux termes de laquelle (sect 1) laquoLe Secreacutetariat qui est lrsquoun des organes principaux de lrsquoONU a son siegravege agrave New York

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Les autres lieux drsquoaffectation principaux sont Addis-Abeba Bangkok Beyrouth Genegraveve Nairobi Santiago et Vienneraquo

19 Au fil des ans dans le cadre de la mise en œuvre progressive du Seacutedoc les commissions reacutegionales autres que la CEE et les offices hors siegravege autres que lrsquoONUG et lrsquoONUV se sont comporteacutes diffeacuteremment en ce qui concerne lrsquointroduction de leurs documents dans le systegraveme comme il ressort du tableau de lrsquoannexe I b) Les documents de la Commission eacuteconomique et sociale pour lrsquoAsie occidentale (CESAO) y sont archiveacutes depuis octobre 2000 mais lrsquoapplication du Seacutedoc a eacuteteacute de courte dureacutee pour ceux de la Commission eacuteconomique et sociale pour lrsquoAsie et le Pacifique (CESAP) de la Commission eacuteconomique pour lrsquoAmeacuterique latine et les Caraiumlbes (CEPALC) et des deux organismes baseacutes agrave Nairobi (le PNUE et ONU-Habitat) et agrave la fin de juin 2003 aucun des documents concernant les reacuteunions des organes directeurs de la CEA nrsquoavait encore eacuteteacute chargeacute Hormis lrsquoONUG lrsquoONUV la CEE et la CESAO les lieux drsquoaffectation semblent avoir eacuteteacute traiteacutes surtout comme des laquoutilisateursraquo et ne pas avoir eacuteteacute suffisamment consideacutereacutes comme des laquopourvoyeursraquo du systegraveme dans le cadre drsquoune politique globale drsquoapplication du Seacutedoc agrave lrsquoeacutechelle du Secreacutetariat

c) Incidences drsquoune couverture complegravete de lrsquoOrganisation

20 Consideacuterant les estimations de la Division de lrsquoinformatique en ce qui concerne le mateacuteriel et les logiciels neacutecessaires pour un serveurposte de travail destineacute agrave lrsquointroduction des documents on aurait pu commencer agrave appliquer le Seacutedoc dans tous les lieux drsquoaffectation restants pendant lrsquoexercice biennal en cours au moyen des ressources disponibles sauf peut-ecirctre lagrave ougrave lrsquoacquisition drsquoun lecteur optique rapide (qui coucircte en moyenne entre 7 000 et 10 000 dollars des Eacutetats-Unis) peut poser un problegraveme comme agrave Nairobi en particulier Agrave propos de ce lieu drsquoaffectation rappelons que bien que lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale dans sa reacutesolution 5222011 ait prieacute le Secreacutetaire geacuteneacuteral laquodrsquoaligner les arrangements financiers de lrsquoOffice des Nations Unies agrave Nairobi sur ceux des autres bureaux administratifs analogues de lrsquoOrganisationraquo la Division des services de confeacuterence de lrsquoONUN est toujours beaucoup trop tributaire des ressources extrabudgeacutetaires (provenant du PNUE et drsquoONU-Habitat) Addis-Abeba et Nairobi eacutetant devenus deux lieux drsquoaccueil importants pour les confeacuterences et les reacuteunions organiseacutees sous lrsquoeacutegide de lrsquoONU il est indispensable drsquoy mettre en œuvre le Seacutedoc Dans ces deux villes lrsquoInspecteur a constateacute que les inteacuteresseacutes avaient hacircte de commencer agrave charger les documents dans le systegraveme LrsquoONUN a indiqueacute que tous les documents officiels du PNUE et drsquoONU-Habitat publieacutes apregraves 1991 qui eacutetaient deacutejagrave sous forme eacutelectronique pourraient ecirctre chargeacutes avant la fin de 2003 Pour sa part la CEA srsquoest engageacutee agrave commencer agrave charger les documents degraves que certaines questions administratives auraient eacuteteacute reacutegleacutees La CESAO a fait savoir qursquoen octobre 2000 elle avait entrepris drsquoindexer les documents publieacutes depuis 1974 en arabe et en anglais et de les passer au lecteur optique en vue de leur affichage sur le Seacutedoc et qursquoelle comptait achever cette tacircche en 2004

21 Agrave la reacuteunion tenue en juin 2003 par le Comiteacute directeur pour la modernisation et la gestion inteacutegreacutee des bibliothegraveques de lrsquoONU il a eacuteteacute convenu que la Bibliothegraveque Dag Hammarskjoumlld fournirait une assistance aux commissions reacutegionales pouvant creacuteer des versions en format PDF de la documentation locale et les envoyer agrave la Bibliothegraveque en vue de leur combinaison avec des 11 Par 101

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meacutetadonneacutees et de leur teacuteleacutechargement dans le Seacutedoc La Division de lrsquoinformatique collaborait deacutejagrave avec la CEPALC pour permettre le chargement direct de ses documents officiels dans le Seacutedoc au Siegravege agrave partir de Santiago Agrave la mecircme reacuteunion la CESAP et lrsquoONUN ont indiqueacute qursquoils eacutetaient tout disposeacutes agrave reprendre leurs efforts en vue de charger eux-mecircmes leurs documents Agrave la fin de juillet 2003 la situation geacuteneacuterale dans les offices hors siegravege eacutetait meilleure qursquoagrave la fin de 2002 la CEA la CEPALC et lrsquoONUN travaillaient au chargement des documents Reacutetrospectivement lrsquoInspecteur estime que dans les cas ougrave le Seacutedoc nrsquoa pas eacuteteacute mis en œuvre pour une raison ou pour une autre les lieux drsquoaffectation consideacutereacutes auraient ducirc ecirctre tenus de soumettre leurs documents officiels en vue drsquoun archivage et drsquoune recherche centraliseacutes Le retard pris dans lrsquoapplication du systegraveme dans ces lieux drsquoaffectation est peut-ecirctre ducirc en partie agrave ce que le Siegravege nrsquoa pas fourni de directives claires et nrsquoa pas exerceacute le controcircle voulu

B Politique concernant lrsquoaffichage des documents dans les diffeacuterentes langues

a) La politique officielle

22 Agrave la cinquante-sixiegraveme session de lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale le Secreacutetaire geacuteneacuteral a preacutesenteacute un rapport12 sur la publication simultaneacutee des documents deacutelibeacuteratoires dans les six langues officielles sur le site Web de lrsquoOrganisation dans lequel il a rappeleacute ce qui suit laquoDans sa reacutesolution 36117 B du 10 deacutecembre 1981 lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale a fixeacute une regravegle selon laquelle les documents officiels doivent ecirctre distribueacutes simultaneacutement dans toutes les langues officielles Cette regravegle qui veut qursquoaucune version linguistique drsquoun document donneacute y compris la version originale ne soit diffuseacutee tant que toutes les autres versions linguistiques demandeacutees ne sont pas precirctes agrave ecirctre distribueacutees a eacuteteacute reacuteaffirmeacutee dans les reacutesolutions 42207 C du 11 deacutecembre 1987 5011 du 2 novembre 1995 et 53208 B du 18 deacutecembre 1998 Conformeacutement agrave ladite regravegle degraves leur parution dans les langues demandeacutees tous les documents officiels sont publieacutes sur le Seacutedoc dans toutes les langues simultaneacutementraquo

23 Cette politique a eacuteteacute reacuteaffirmeacutee par lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale dans ses reacutesolutions 54248 C 55222 et 56242 Agrave cet eacutegard selon la Division de lrsquoinformatique la pratique actuelle veut qursquoun document ne soit pas publieacute sur le Seacutedoc tant que les six versions linguistiques ne sont pas precirctes et que les documents soient laquotoujoursraquo afficheacutes simultaneacutement dans les six langues minus avec pour seule exception les rares cas ougrave bien qursquoun document ait eacuteteacute reccedilu dans les six langues une version linguistique pose un problegraveme et doit ecirctre corrigeacutee et rechargeacutee lrsquoaffichage de cette version pouvant alors ecirctre diffeacutereacute de laquoquelques heuresraquo Pour sa part le Deacutepartement de lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale et de la gestion des confeacuterences affirme aussi qursquoil applique strictement le mandat que lui a confieacute lrsquoAssembleacutee dans ses reacutesolutions sur la distribution simultaneacutee des documents dans toutes les langues officielles et que les documents ne sont afficheacutes sur le Seacutedoc que lorsque toutes les versions demandeacutees ont eacuteteacute publieacutees sur papier

12 AC55612

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b) Les entorses agrave la politique officielle

24 Malgreacute les assurances donneacutees par le Secreacutetariat les Eacutetats Membres continuent agrave se plaindre du fait que la politique de distribution simultaneacutee des documents dans les langues requises nrsquoest pas suivie strictement ainsi qursquoen teacutemoigne le paragraphe 3 de la section III de la reacutesolution 57283 B adopteacutee par lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale le 15 avril 2003 Tout en constatant qursquoune grande majoriteacute de documents est afficheacutee sur le Seacutedoc conformeacutement aux principes eacutetablis lrsquoInspecteur ne peut que confirmer agrave lrsquoissue de longues recherches sur les deux principales bases de donneacutees du systegraveme (la base laquoDocumentsraquo et la base laquoReacutesolutionsraquo) que dans de nombreux cas effectivement il y a des entorses agrave la politique officielle avec des retards bien supeacuterieurs aux laquoquelques heuresraquo dont parle le Secreacutetariat Cela vaut pour des documents de presque tous les organes dont certains ne sont toujours pas disponibles dans les langues requises plusieurs anneacutees apregraves leur eacutetablissement Par exemple le rapport de la Cinquiegraveme Commission sur le financement de la Mission drsquoobservation des Nations Unies en Sierra Leone (A54686Add1) a eacuteteacute diffuseacute le 11 juin 2000 en arabe en chinois en espagnol et en franccedilais mais au 30 juillet 2003 le Seacutedoc indiquait que le texte original anglais et la version russe eacutetaient laquonon encore parusraquo

25 Drsquoapregraves le Deacutepartement de lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale et de la gestion des confeacuterences il peut arriver que les copies papier soient publieacutees dans toutes les langues requises mais qursquoune ou plusieurs versions linguistiques ne soient pas afficheacutees simultaneacutement sur le Seacutedoc agrave cause drsquoun dysfonctionnement du systegraveme ou parce que certaines versions doivent ecirctre passeacutees au lecteur optique avant de pouvoir y ecirctre introduites Ces problegravemes sont censeacutes ecirctre reacutegleacutes degraves qursquoon srsquoen aperccediloit mais ce nrsquoest apparemment pas toujours le cas Parfois mecircme ces raisons laquocompreacutehensiblesraquo ne peuvent pas justifier le fait que les documents nrsquoont pas eacuteteacute afficheacutes simultaneacutement dans les langues requises ou du moins diffuseacutes dans un deacutelai plus raisonnable Un exemple parmi bien drsquoautres le document A56791-S2002111 contenant une lettre dateacutee du 23 janvier 2002 adresseacutee au Secreacutetaire geacuteneacuteral par le Repreacutesentant permanent du Qatar aupregraves de lrsquoOrganisation des Nations Unies a eacuteteacute publieacute en chinois le 29 janvier 2002 mais ni lrsquooriginal anglais ni les versions dans les quatre autres langues officielles ne figuraient encore sur le Seacutedoc agrave la fin de juillet 2003 Drsquoautres cas analogues sont citeacutes dans lrsquoannexe I c)

26 Sans remettre en cause le principe de la distribution simultaneacutee dans toutes les langues il convient de preacuteciser les exigences reacuteelles de la politique officielle dont le Secreacutetariat lui-mecircme a sans doute contribueacute agrave brouiller les contours Il est inteacuteressant drsquoobserver lrsquoeacutevolution des termes employeacutes pour deacutecrire les langues dans lesquelles les documents publieacutes avant pendant et apregraves les sessions sont censeacutes ecirctre afficheacutes sur le Seacutedoc pour les reacuteunions du Conseil de seacutecuriteacute de lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale et de ses organes subsidiaires du Conseil eacuteconomique et social et de ses organes subsidiaires et du Conseil de tutelle ainsi que pour les confeacuterences convoqueacutees par lrsquoONU Le premier manuel drsquoutilisation du Seacutedoc publieacute en 1994 (STSCSERA37) indiquait que les documents seraient stockeacutes dans toutes les langues officielles de lrsquoONU13 Le texte reacuteviseacute paru environ un an plus tard signalait qursquoune laquooption permettant de [hellip] consulter [les documents] dans drsquoautres languesraquo avait eacuteteacute ajouteacutee pour tenir compte du fait que des documents eacutetaient disponibles en allemand Sous la rubrique laquoInformations geacuteneacuteralesraquo du systegraveme avant la reconfiguration on indiquait plus prudemment que les documents eacutetaient 13 STCSSERA37 par 2

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normalement disponibles dans les six langues officielles mais qursquoils nrsquoeacutetaient pas toujours publieacutes dans les six langues et que les diffeacuterentes versions linguistiques ne paraissaient pas forceacutement toujours en mecircme temps Il eacutetait preacuteciseacute que le systegraveme indiquerait quelles eacutetaient les versions linguistiques disponibles Aujourdrsquohui on trouve simplement la mention suivante laquoLes documents sont disponibles dans les langues officielles des organes ou organismes agrave lrsquointention desquels ils ont eacuteteacute publieacutesraquo

27 Comme lrsquoa rappeleacute le CCI dans son rapport sur le multilinguisme dans le systegraveme des Nations Unies14 les langues dans lesquelles sont publieacutes les documents officiels des organes directeurs varient drsquoune organisation agrave lrsquoautre et parfois mecircme au sein de la mecircme organisation drsquoun organe agrave lrsquoautre Crsquoest le regraveglement inteacuterieur de chaque organe directeur qui eacutedicte les prescriptions agrave respecter en la matiegravere Les deacuteclarations drsquoordre geacuteneacuteral laissant entendre que laquotous les documentsraquo devraient paraicirctre dans toutes les langues officielles peuvent donc induire en erreur Agrave cet eacutegard la mention qui apparaicirct actuellement sur le Seacutedoc mecircme si elle reflegravete mieux les regravegles en vigueur serait encore plus preacutecise si elle eacutetait libelleacutee en ces termes laquoLes documents officiels sont afficheacutes sur le Seacutedoc dans les langues prescrites par le regraveglement inteacuterieur de lrsquoorgane consideacutereacuteraquo Il serait ainsi tenu compte du fait que pour certains organes directeurs par exemple les documents sont disponibles uniquement dans les langues de travail et non pas dans toutes les langues officielles

28 Il faut aussi bien voir que si la plupart des documents de lrsquoONU et des organismes affilieacutes sont conserveacutes dans le Seacutedoc les organes directeurs ne sont pas tous tregraves stricts en ce qui concerne la distribution simultaneacutee dans toutes les langues requises La grande majoriteacute des textes originaux est reacutedigeacutee en anglais (environ 76 mecircme agrave lrsquoONUG) et la tentation est grande de publier drsquoabord les documents dans la langue de soumission et mecircme drsquoen diffuser une version preacuteliminaire (laquoadvance copyraquo) geacuteneacuteralement en anglais minus pratique toleacutereacutee voire reacuteclameacutee par les Eacutetats Membres dans certains cas

C Accegraves au Seacutedoc

a) La politique actuelle

29 Lrsquoaccegraves au Seacutedoc est reacuteserveacute aux utilisateursabonneacutes inscrits auxquels sont attribueacutes un code drsquoidentification et un mot de passe Dans sa reacutesolution 51211 F du 15 septembre 1997 lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale a encourageacute le Secreacutetaire geacuteneacuteral agrave laquoeacutelaborer une politique en vue de poursuivre le deacuteveloppement du systegraveme agrave disques optiques de lrsquoOrganisation des Nations Unies preacutevoyant notamment comment ouvrir le systegraveme moyennant un droit drsquoutilisation agrave quiconque srsquoy inteacuteresse eacutetant entendu que lrsquoaccegraves restera gratuit pour les missions permanentes les missions drsquoobservation et les administrations publiques des Eacutetats Membres chacun de ces derniers disposant au maximum de 10 mots de passe et preacutevoyant eacutegalement de donner accegraves au systegraveme agrave tous les fonctionnaires du Secreacutetariatraquo15 Dans la mecircme reacutesolution lrsquoAssembleacutee a eacutegalement prieacute le Secreacutetaire geacuteneacuteral laquodrsquoeacutelaborer cette politique en tenant compte des besoins particuliers des pays en deacuteveloppement et drsquoautres cateacutegories speacuteciales drsquoutilisateurs eacuteventuelsraquo

14 A5893 (JIUREP200211)

15 Par 1 du dispositif

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La capaciteacute du systegraveme eacutetant limiteacutee on nrsquoa accordeacute aux autres organisations et organismes des Nations Unies qursquoun nombre restreint de mots de passe pour leurs fonctionnaires En ce qui concerne lrsquoaccegraves du grand public on a institueacute un droit drsquoabonnement annuel les organisations agrave but non lucratif beacuteneacuteficiant drsquoune reacuteduction

30 Pour les fonctionnaires de lrsquoONU et les missions permanentes agrave New York agrave Genegraveve et agrave Vienne les demandes drsquoaccegraves et drsquoinscription sont traiteacutees respectivement par le Siegravege lrsquoONUG et lrsquoONUV Ce sont la Section de la vente et de la commercialisation du Deacutepartement de lrsquoinformation agrave New York et lrsquoONUG qui srsquooccupent des abonnements

31 Avec la reconfiguration du systegraveme on peut en accroicirctre la capaciteacute en ajoutant simplement des disques et on peut accueillir davantage drsquoutilisateurs en ajoutant des puces meacutemoire et des processeurs Le nombre de mots de passe par Eacutetat Membre est drsquoabord passeacute de 10 agrave 20 le 28 aoucirct 2001 puis reacutecemment a eacuteteacute porteacute agrave 40 Le but est de supprimer toutes les restrictions drsquoici agrave 2004 et le Secreacutetariat a demandeacute des creacutedits pour lrsquoexercice biennal 2004-2005 afin drsquoorganiser lrsquoaccegraves gratuit de tous les utilisateurs au Seacutedoc

b) Neacutecessiteacute de passer drsquoun accegraves payant agrave un accegraves gratuit

32 Les propositions initiales faites par le CCI en 1989 eacutetaient fondeacutees sur le principe drsquoun systegraveme payant qui procurerait des recettes mais aujourdrsquohui de nombreux arguments militent en faveur de lrsquoaccegraves gratuit au Seacutedoc pour tous les utilisateurs et pour tous les documents rendus publics prise de conscience du droit drsquoaccegraves agrave lrsquoinformation interaction croissante avec la socieacuteteacute civile souci de transparence etc En outre les donneacutees fournies par le Secreacutetariat montrent que le nombre drsquoabonnements va diminuant en partie parce qursquoon peut souvent avoir librement accegraves aux documents sur les sites Web des organisations concerneacutees Dans sa reacutesolution 52214 du 22 deacutecembre 1997 lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale a elle-mecircme prieacute le Secreacutetaire geacuteneacuteral laquode veiller agrave ce que le texte de tous les nouveaux documents rendus publics dans les six langues officielles et des documents drsquoinformation de lrsquoOrganisation des Nations Unies soit afficheacute chaque jour sur le site Web de lrsquoOrganisation et puisse ecirctre consulteacute immeacutediatement par les Eacutetats Membresraquo16 Une fois que ces documents sont sur le site Web ils ne sont pas reacuteserveacutes aux Eacutetats Membres mais peuvent ecirctre consulteacutes par tout le monde Les documents officiels de lrsquoONU ont donc eacuteteacute et continuent agrave ecirctre mis agrave disposition sur le principal site Web de lrsquoOrganisation Ils eacutetaient auparavant copieacutes sur ce site qui faisait ainsi double emploi avec le Seacutedoc

33 Dans un rapport ulteacuterieur le Secreacutetaire geacuteneacuteral a signaleacute agrave lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale que laquopour que les documents eacutetablis agrave lrsquointention des organes deacutelibeacuterants puissent ecirctre disponibles sur lrsquoInternet dans les six langues officielles simultaneacutement il vaudrait mieux donner au public la possibiliteacute drsquoacceacuteder gratuitement au Seacutedoc plutocirct que drsquoadapter le site Web de lrsquoOrganisation pour permettre la consultation des documents ce site nrsquoest en effet pas conccedilu pour servir agrave lrsquoarchivageraquo17 Il a souligneacute la neacutecessiteacute de reacuteviser les dispositions de la reacutesolution 51211 F de lrsquoAssembleacutee relatives agrave la politique drsquoaccegraves au systegraveme et a suggeacutereacute drsquoadapter le site Web de

16 Partie C par 2 du dispositif

17 AC55612 par 12

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lrsquoOrganisation pour y ajouter des liens hypertextes directs avec les documents deacutelibeacuteratoires archiveacutes sur le Seacutedoc

34 Pour sa part commentant le rapport du Secreacutetaire geacuteneacuteral sur la reconfiguration du systegraveme le Comiteacute consultatif pour les questions administratives et budgeacutetaires (CCQAB) srsquoest feacuteliciteacute des progregraves accomplis et a encourageacute le Secreacutetariat laquoagrave poursuivre le projet de maniegravere que toutes les organisations non gouvernementales accreacutediteacutees aient un accegraves illimiteacute et gratuit au systegravemeraquo18

35 La Division de lrsquoinformatique compte que la gratuiteacute drsquoaccegraves se traduira par une augmentation spectaculaire du nombre drsquoutilisateurs publics et considegravere que la capaciteacute du systegraveme nrsquoest pas encore suffisante pour pouvoir faire face agrave un tel afflux Le projet de budget-programme pour lrsquoexercice biennal 2002-2003 preacutevoyait une augmentation de 2 116 800 dollars des Eacutetats-Unis des creacutedits requis pour le mobilier et le mateacuteriel de la Division de lrsquoinformatique mais lrsquoAssembleacutee a deacutecideacute de ne pas approuver ce montant19 La Division affirme que de ce fait elle a eacuteteacute obligeacutee de limiter ses activiteacutes aux opeacuterations indispensables agrave lrsquoOrganisation et qursquoelle a ducirc annuler la plupart des nouveaux projets notamment celui qui concernait lrsquoaccegraves gratuit au Seacutedoc Le Comiteacute de lrsquoinformation srsquoest pencheacute sur la question du libre accegraves agrave sa vingt-cinquiegraveme session lorsqursquoil a examineacute le rapport du Secreacutetaire geacuteneacuteral sur la reacuteorientation des activiteacutes de lrsquoONU dans le domaine de lrsquoinformation et de la communication20 dont lrsquoannexe II exposait entre autres les exigences et les avantages du passage agrave la gratuiteacute Comme il est indiqueacute dans cette annexe la Division de lrsquoinformatique a demandeacute un creacutedit de 1 530 000 dollars des Eacutetats-Unis dans le projet de budget-programme pour lrsquoexercice biennal 2004-2005 afin de laquofinancer lrsquoouverture du Seacutedoc au grand public agrave titre gracieuxraquo Dans son rapport agrave lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale21 le Comiteacute de lrsquoinformation a recommandeacute agrave lrsquoAssembleacutee drsquoaccueillir avec satisfaction laquola proposition du Secreacutetaire geacuteneacuteral tendant agrave offrir au public un accegraves gratuit au Systegraveme de diffusion eacutelectronique des documents de lrsquoOrganisation des Nations Unies gracircce au raccordement au site Web de lrsquoOrganisation qui doit ecirctre examineacutee dans le contexte du projet de budget-programme pour lrsquoexercice biennal 2004-2005raquo22

36 Si le principe de la gratuiteacute drsquoaccegraves est approuveacute par lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale il faudra quand mecircme conserver le systegraveme drsquoinscription pour certains utilisateurs car le Seacutedoc contient non seulement des documents pouvant ecirctre consulteacutes par tous mais encore des documents auxquels lrsquoaccegraves est restreint et continuera agrave ecirctre proteacutegeacute par un mot de passe

18 A56475 par 12

19 Reacutesolution 56253 chap 27 D par 159

20 AAC19820032

21 A5821

22 Ibid projet de reacutesolution B par 71 du dispositif

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c) Les diffeacuterents niveaux drsquoaccegraves

37 Actuellement il y a sept niveaux drsquoaccegraves au Seacutedoc comme lrsquoindique le graphique ci-apregraves Crsquoest le Deacutepartement de lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale et de la gestion des confeacuterences qui srsquoen occupe Selon le niveau drsquoaccegraves qui leur est accordeacute les utilisateurs peuvent se voir refuser le droit de consulter certains documents pourtant stockeacutes dans le Seacutedoc Les niveaux 1 agrave 4 donnent accegraves agrave des documents dont la distribution nrsquoest plus restreinte agrave des documents dont la distribution est geacuteneacuterale agrave des documents publieacutes en un nombre limiteacute drsquoexemplaires (seacuterie L) comme les projets de reacutesolution et agrave des documents provisoires La plupart des utilisateurs ont accegraves au systegraveme jusqursquoau niveau 4 Le niveau 5 est accordeacute aux repreacutesentants et permet drsquoacceacuteder agrave des documents dont la distribution est reacuteserveacutee aux participants comme les documents de seacuteance (CRP) en sus des documents accessibles au niveau 4 Seuls quelques fonctionnaires du Deacutepartement ont droit au niveau 6 qui permet de consulter des documents dont la distribution est restreinte outre les documents accessibles au niveau 5 Le niveau 7 est reacuteserveacute pour lrsquoadministration du Seacutedoc

Niveaux drsquoaccegraves au Seacutedoc

Niveau 7 Administration du Seacutedoc Niveau 6 Traducteurs Niveau 5 Repreacutesentants Niveau 4 Accegraves public

Source Deacutepartement de lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale et de la gestion des confeacuterences et Division de lrsquoinformatique

D Politique concernant lrsquoarrieacutereacute drsquoarchivage

38 Bien qursquoau deacutepart le systegraveme fucirct censeacute conserver la laquodocumentation reacutecente et futureraquo du Secreacutetariat de lrsquoONU le Corps commun drsquoinspection a abordeacute la question de lrsquoarchivage des documents anteacuterieurs dans un rapport (JIUREP8911) qui contenait une recommandation (la recommandation 2) adresseacutee agrave lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale tendant agrave ce que celle-ci eacutetudie laquola possibiliteacute de sous-traiter la saisie sur disques optiques de toute la documentation existante de lrsquoONU ce qui [permettrait] de preacuteserver la meacutemoire institutionnelle de lrsquoOrganisation drsquoassurer un accegraves facile agrave toute la documentation de lrsquoONU et de reacutealiser de substantielles eacuteconomies

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suppleacutementairesraquo23 Les estimations faites alors ont abouti agrave la conclusion que la saisie de tous les documents de confeacuterence deacutejagrave parues (environ 40 agrave 50 millions de pages agrave lrsquoeacutepoque) entraicircnerait une deacutepense non renouvelable de 4 agrave 5 millions de dollars des Eacutetats-Unis

39 Dans un se ses rapports peacuteriodiques sur lrsquoapplication des recommandations du CCI le Secreacutetaire geacuteneacuterale et indiqueacute qursquoil avait tenu compte de la recommandation 2 pour lrsquoeacutetablissement du projet de budget-programme Des creacutedits de plus de 100 000 dollars des Eacutetats-Unis ont eacuteteacute ouverts pour la lecture optique et lrsquoindexage de base de toutes les reacutesolutions adopteacutees par les principaux organes de lrsquoONU jusqursquoen 1992 Cette tacircche a eacuteteacute confieacutee agrave des socieacuteteacutes exteacuterieures qui lrsquoont meneacutee agrave bien en 1995 pour un coucirct drsquoenviron 110 000 dollars avec le concours de la Bibliothegraveque Dag Hammarskjoumlld pour lrsquoindexage Le Secreacutetaire geacuteneacuteral a cependant jugeacute que pour pouvoir inclure reacutetroactivement dans le systegraveme laquodes documents autres que les reacutesolutions et deacutecisions des principaux organes de lrsquoOrganisation qui [paraissaient] manifestement les plus utiles agrave premiegravere vue il faudrait faire de longues recherches ndash et peut-ecirctre disposer drsquoindications de la part des Eacutetats Membres ndash pour deacuteterminer quels [eacutetaient] les documents qui [pouvaient] ecirctre consideacutereacutes comme ldquoimportantsrdquo Eacutetant donneacute lrsquoampleur et lrsquoimportance drsquoun tel projet et compte tenu du montant limiteacute des ressources qui [eacutetaient] disponibles au titre du budget ordinaire une solution pourrait consister agrave creacuteer dans ce but speacutecifique un fonds drsquoaffectation speacuteciale alimenteacute au moyen de contributions volontairesraquo24 LrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale nrsquoa pas donneacute drsquoorientations particuliegraveres ni pris de deacutecision agrave ce sujet

40 Malgreacute cette deacutemarche prudente lrsquoInspecteur relegraveve dans le rapport du Secreacutetaire geacuteneacuteral intituleacute laquoLrsquoinformation au Secreacutetariat plan drsquoactionraquo publieacute en 2000 que le Deacutepartement de lrsquoinformation a entrepris de numeacuteriser les documents de lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale et du Conseil de seacutecuriteacute anteacuterieurs agrave 1993 afin qursquoon puisse les consulter au moyen du Seacutedoc25 En outre sur un site Web eacutetabli par ce mecircme deacutepartement (httpwwwunorgDeptsdhllandmarkamajorhtm) on indique qursquoen 1998 la Bibliothegraveque Dag Hammarskjoumlld a entrepris laquoun programme en vue de la numeacuterisation des documents parlementaires des Nations Unies dans toutes les langues officielles pour les anneacutees 1946-1992 en vue de leur inclusion dans le systegraveme [agrave disques optiques] de lrsquoOrganisationraquo et que laquoce projet de numeacuterisation est lrsquoun des nombreux projets reacutealiseacutes par la Bibliothegraveque Dag Hammarskjoumlld afin drsquoameacuteliorer lrsquoaccegraves multilingue et eacutelectronique agrave la documentation de lrsquoOrganisation des Nations Uniesraquo Les Eacutetats Membres devraient ecirctre mieux informeacutes de lrsquoeacutetat drsquoavancement de ce projet de son champ drsquoapplication et de la date drsquoachegravevement preacutevue

41 La question de lrsquoarrieacutereacute drsquoarchivage comporte trois aspects Le premier concerne les documents anteacuterieurs agrave la mise en œuvre du systegraveme Ceux qui existent deacutejagrave sous forme eacutelectronique peuvent ecirctre plus facilement chargeacutes dans le Seacutedoc Ceux qui sont sur papier seulement doivent ecirctre passeacutes au lecteur optique la question qui se pose ici est de savoir jusqursquoougrave remonter dans le temps et si les ressources ne permettent pas drsquoarchiver tous les documents anciens comment deacuteterminer ceux qui sont laquoimportantsraquo et meacuteritent

23 A44684 par 63

24 A52206 laquoApplication des recommandations du Corps commun drsquoinspection par 10

25 A55780 par 45

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b) Champ drsquoapplication actuel du Seacutedoc

Situation au Siegravege agrave lrsquoONUG et agrave lrsquoONUV

15 Les documents stockeacutes en ligne dans les bases de donneacutees du Siegravege et de lrsquoONUG comprennent les documents publieacutes avant pendant et apregraves les sessions ou reacuteunions de lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale et de ses organes subsidiaires du Conseil de seacutecuriteacute du Conseil eacuteconomique et social et de ses organes subsidiaires ainsi que du Conseil de tutelle Ils comprennent aussi les documents deacutelibeacuteratoires du PNUD du FNUAP et de lrsquoUNICEF et ceux qui sont publieacutes pour les reacuteunions du HCR du Haut-Commissariat aux droits de lrsquohomme de la CNUCED et de la Commission eacuteconomique pour lrsquoEurope (CEE) Les documents eacutetablis agrave lrsquoONUV depuis 1997 y compris ceux de lrsquoONUDI sont stockeacutes sur le Seacutedoc gracircce agrave une liaison de teacuteleacutecommunication avec Genegraveve Les documents eacutetablis pour des confeacuterences mondiales organiseacutees sous lrsquoeacutegide de lrsquoONU sont aussi stockeacutes dans les bases de donneacutees du systegraveme Drsquoautres types de documents comme des textes administratifs et certains avis de vacance de poste sont eacutegalement archiveacutes

Situation dans drsquoautres offices hors Siegravege

16 Pour le Corps commun drsquoinspection les principaux objectifs du systegraveme initial agrave disques optiques pour la gestion des documents de lrsquoONU eacutetaient les suivants a) offrir un moyen de stockage plus eacuteconomique et plus sucircr b) acceacuteleacuterer la distribution agrave lrsquoeacutechelle mondiale et en reacuteduire le coucirct c) faciliter la consultation des documents par des utilisateurs du monde entier La disponibiliteacute immeacutediate de tous les documents de lrsquoONU et la conservation de la meacutemoire institutionnelle de lrsquoOrganisation figuraient parmi les laquoavantages eacutevidentsraquo du systegraveme mis en relief par le CCI dans son rapport publieacute sous la cote JIUREP8911 Le systegraveme proposeacute pour lrsquoarchivage et la recherche des documents officiels devait donc couvrir lrsquoOrganisation tout entiegravere principe clairement approuveacute par lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale dans sa reacutesolution 44201 B dont il a eacuteteacute question plus haut

17 Le systegraveme est devenu pleinement opeacuterationnel agrave lrsquoONUG et au Siegravege il y a pregraves de 10 ans et les raisons qui militent en faveur drsquoune couverture complegravete de lrsquoOrganisation sont aujourdrsquohui plus impeacuterieuses que jamais car tous les lieux drsquoaffectation concerneacutes accueillent des organes directeurs pour lesquels des documents officiels sont eacutetablis agrave des fins drsquoexamen Ces documents sont afficheacutes pendant un certain temps sur les sites Web respectifs de ces lieux drsquoaffectation mais cela ne saurait remplacer lrsquoutilisation du Seacutedoc pour le stockage et la recherche des documents deacutelibeacuteratoires Pour lrsquoONU lrsquoobjectif premier de ce systegraveme devrait rester la conservation de la meacutemoire institutionnelle de lrsquoOrganisation dans son ensemble ainsi que la facilitation de lrsquoaccegraves agrave tous les documents officiels et de leur recherche

18 Il convient de rappeler la deacutefinition du terme laquodocumentraquo dans le contexte onusien qui est donneacute au paragraphe 2 de lrsquoinstruction administrative STAI189Add3Rev2 laquoUn document est un texte soumis pour examen agrave un organe principal ou subsidiaire de lrsquoOrganisation des Nations Unies et porte habituellement sur une ou plusieurs questions inscrites agrave lrsquoordre du jour de lrsquoorgane concerneacuteraquo En outre pour appliquer un systegraveme comme le Seacutedoc il faut tenir ducircment compte de lrsquoorganisation du Secreacutetariat exposeacutee dans la circulaire STSGB19975 du Secreacutetaire geacuteneacuteral dateacutee du 12 septembre 1997 aux termes de laquelle (sect 1) laquoLe Secreacutetariat qui est lrsquoun des organes principaux de lrsquoONU a son siegravege agrave New York

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Les autres lieux drsquoaffectation principaux sont Addis-Abeba Bangkok Beyrouth Genegraveve Nairobi Santiago et Vienneraquo

19 Au fil des ans dans le cadre de la mise en œuvre progressive du Seacutedoc les commissions reacutegionales autres que la CEE et les offices hors siegravege autres que lrsquoONUG et lrsquoONUV se sont comporteacutes diffeacuteremment en ce qui concerne lrsquointroduction de leurs documents dans le systegraveme comme il ressort du tableau de lrsquoannexe I b) Les documents de la Commission eacuteconomique et sociale pour lrsquoAsie occidentale (CESAO) y sont archiveacutes depuis octobre 2000 mais lrsquoapplication du Seacutedoc a eacuteteacute de courte dureacutee pour ceux de la Commission eacuteconomique et sociale pour lrsquoAsie et le Pacifique (CESAP) de la Commission eacuteconomique pour lrsquoAmeacuterique latine et les Caraiumlbes (CEPALC) et des deux organismes baseacutes agrave Nairobi (le PNUE et ONU-Habitat) et agrave la fin de juin 2003 aucun des documents concernant les reacuteunions des organes directeurs de la CEA nrsquoavait encore eacuteteacute chargeacute Hormis lrsquoONUG lrsquoONUV la CEE et la CESAO les lieux drsquoaffectation semblent avoir eacuteteacute traiteacutes surtout comme des laquoutilisateursraquo et ne pas avoir eacuteteacute suffisamment consideacutereacutes comme des laquopourvoyeursraquo du systegraveme dans le cadre drsquoune politique globale drsquoapplication du Seacutedoc agrave lrsquoeacutechelle du Secreacutetariat

c) Incidences drsquoune couverture complegravete de lrsquoOrganisation

20 Consideacuterant les estimations de la Division de lrsquoinformatique en ce qui concerne le mateacuteriel et les logiciels neacutecessaires pour un serveurposte de travail destineacute agrave lrsquointroduction des documents on aurait pu commencer agrave appliquer le Seacutedoc dans tous les lieux drsquoaffectation restants pendant lrsquoexercice biennal en cours au moyen des ressources disponibles sauf peut-ecirctre lagrave ougrave lrsquoacquisition drsquoun lecteur optique rapide (qui coucircte en moyenne entre 7 000 et 10 000 dollars des Eacutetats-Unis) peut poser un problegraveme comme agrave Nairobi en particulier Agrave propos de ce lieu drsquoaffectation rappelons que bien que lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale dans sa reacutesolution 5222011 ait prieacute le Secreacutetaire geacuteneacuteral laquodrsquoaligner les arrangements financiers de lrsquoOffice des Nations Unies agrave Nairobi sur ceux des autres bureaux administratifs analogues de lrsquoOrganisationraquo la Division des services de confeacuterence de lrsquoONUN est toujours beaucoup trop tributaire des ressources extrabudgeacutetaires (provenant du PNUE et drsquoONU-Habitat) Addis-Abeba et Nairobi eacutetant devenus deux lieux drsquoaccueil importants pour les confeacuterences et les reacuteunions organiseacutees sous lrsquoeacutegide de lrsquoONU il est indispensable drsquoy mettre en œuvre le Seacutedoc Dans ces deux villes lrsquoInspecteur a constateacute que les inteacuteresseacutes avaient hacircte de commencer agrave charger les documents dans le systegraveme LrsquoONUN a indiqueacute que tous les documents officiels du PNUE et drsquoONU-Habitat publieacutes apregraves 1991 qui eacutetaient deacutejagrave sous forme eacutelectronique pourraient ecirctre chargeacutes avant la fin de 2003 Pour sa part la CEA srsquoest engageacutee agrave commencer agrave charger les documents degraves que certaines questions administratives auraient eacuteteacute reacutegleacutees La CESAO a fait savoir qursquoen octobre 2000 elle avait entrepris drsquoindexer les documents publieacutes depuis 1974 en arabe et en anglais et de les passer au lecteur optique en vue de leur affichage sur le Seacutedoc et qursquoelle comptait achever cette tacircche en 2004

21 Agrave la reacuteunion tenue en juin 2003 par le Comiteacute directeur pour la modernisation et la gestion inteacutegreacutee des bibliothegraveques de lrsquoONU il a eacuteteacute convenu que la Bibliothegraveque Dag Hammarskjoumlld fournirait une assistance aux commissions reacutegionales pouvant creacuteer des versions en format PDF de la documentation locale et les envoyer agrave la Bibliothegraveque en vue de leur combinaison avec des 11 Par 101

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meacutetadonneacutees et de leur teacuteleacutechargement dans le Seacutedoc La Division de lrsquoinformatique collaborait deacutejagrave avec la CEPALC pour permettre le chargement direct de ses documents officiels dans le Seacutedoc au Siegravege agrave partir de Santiago Agrave la mecircme reacuteunion la CESAP et lrsquoONUN ont indiqueacute qursquoils eacutetaient tout disposeacutes agrave reprendre leurs efforts en vue de charger eux-mecircmes leurs documents Agrave la fin de juillet 2003 la situation geacuteneacuterale dans les offices hors siegravege eacutetait meilleure qursquoagrave la fin de 2002 la CEA la CEPALC et lrsquoONUN travaillaient au chargement des documents Reacutetrospectivement lrsquoInspecteur estime que dans les cas ougrave le Seacutedoc nrsquoa pas eacuteteacute mis en œuvre pour une raison ou pour une autre les lieux drsquoaffectation consideacutereacutes auraient ducirc ecirctre tenus de soumettre leurs documents officiels en vue drsquoun archivage et drsquoune recherche centraliseacutes Le retard pris dans lrsquoapplication du systegraveme dans ces lieux drsquoaffectation est peut-ecirctre ducirc en partie agrave ce que le Siegravege nrsquoa pas fourni de directives claires et nrsquoa pas exerceacute le controcircle voulu

B Politique concernant lrsquoaffichage des documents dans les diffeacuterentes langues

a) La politique officielle

22 Agrave la cinquante-sixiegraveme session de lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale le Secreacutetaire geacuteneacuteral a preacutesenteacute un rapport12 sur la publication simultaneacutee des documents deacutelibeacuteratoires dans les six langues officielles sur le site Web de lrsquoOrganisation dans lequel il a rappeleacute ce qui suit laquoDans sa reacutesolution 36117 B du 10 deacutecembre 1981 lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale a fixeacute une regravegle selon laquelle les documents officiels doivent ecirctre distribueacutes simultaneacutement dans toutes les langues officielles Cette regravegle qui veut qursquoaucune version linguistique drsquoun document donneacute y compris la version originale ne soit diffuseacutee tant que toutes les autres versions linguistiques demandeacutees ne sont pas precirctes agrave ecirctre distribueacutees a eacuteteacute reacuteaffirmeacutee dans les reacutesolutions 42207 C du 11 deacutecembre 1987 5011 du 2 novembre 1995 et 53208 B du 18 deacutecembre 1998 Conformeacutement agrave ladite regravegle degraves leur parution dans les langues demandeacutees tous les documents officiels sont publieacutes sur le Seacutedoc dans toutes les langues simultaneacutementraquo

23 Cette politique a eacuteteacute reacuteaffirmeacutee par lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale dans ses reacutesolutions 54248 C 55222 et 56242 Agrave cet eacutegard selon la Division de lrsquoinformatique la pratique actuelle veut qursquoun document ne soit pas publieacute sur le Seacutedoc tant que les six versions linguistiques ne sont pas precirctes et que les documents soient laquotoujoursraquo afficheacutes simultaneacutement dans les six langues minus avec pour seule exception les rares cas ougrave bien qursquoun document ait eacuteteacute reccedilu dans les six langues une version linguistique pose un problegraveme et doit ecirctre corrigeacutee et rechargeacutee lrsquoaffichage de cette version pouvant alors ecirctre diffeacutereacute de laquoquelques heuresraquo Pour sa part le Deacutepartement de lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale et de la gestion des confeacuterences affirme aussi qursquoil applique strictement le mandat que lui a confieacute lrsquoAssembleacutee dans ses reacutesolutions sur la distribution simultaneacutee des documents dans toutes les langues officielles et que les documents ne sont afficheacutes sur le Seacutedoc que lorsque toutes les versions demandeacutees ont eacuteteacute publieacutees sur papier

12 AC55612

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b) Les entorses agrave la politique officielle

24 Malgreacute les assurances donneacutees par le Secreacutetariat les Eacutetats Membres continuent agrave se plaindre du fait que la politique de distribution simultaneacutee des documents dans les langues requises nrsquoest pas suivie strictement ainsi qursquoen teacutemoigne le paragraphe 3 de la section III de la reacutesolution 57283 B adopteacutee par lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale le 15 avril 2003 Tout en constatant qursquoune grande majoriteacute de documents est afficheacutee sur le Seacutedoc conformeacutement aux principes eacutetablis lrsquoInspecteur ne peut que confirmer agrave lrsquoissue de longues recherches sur les deux principales bases de donneacutees du systegraveme (la base laquoDocumentsraquo et la base laquoReacutesolutionsraquo) que dans de nombreux cas effectivement il y a des entorses agrave la politique officielle avec des retards bien supeacuterieurs aux laquoquelques heuresraquo dont parle le Secreacutetariat Cela vaut pour des documents de presque tous les organes dont certains ne sont toujours pas disponibles dans les langues requises plusieurs anneacutees apregraves leur eacutetablissement Par exemple le rapport de la Cinquiegraveme Commission sur le financement de la Mission drsquoobservation des Nations Unies en Sierra Leone (A54686Add1) a eacuteteacute diffuseacute le 11 juin 2000 en arabe en chinois en espagnol et en franccedilais mais au 30 juillet 2003 le Seacutedoc indiquait que le texte original anglais et la version russe eacutetaient laquonon encore parusraquo

25 Drsquoapregraves le Deacutepartement de lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale et de la gestion des confeacuterences il peut arriver que les copies papier soient publieacutees dans toutes les langues requises mais qursquoune ou plusieurs versions linguistiques ne soient pas afficheacutees simultaneacutement sur le Seacutedoc agrave cause drsquoun dysfonctionnement du systegraveme ou parce que certaines versions doivent ecirctre passeacutees au lecteur optique avant de pouvoir y ecirctre introduites Ces problegravemes sont censeacutes ecirctre reacutegleacutes degraves qursquoon srsquoen aperccediloit mais ce nrsquoest apparemment pas toujours le cas Parfois mecircme ces raisons laquocompreacutehensiblesraquo ne peuvent pas justifier le fait que les documents nrsquoont pas eacuteteacute afficheacutes simultaneacutement dans les langues requises ou du moins diffuseacutes dans un deacutelai plus raisonnable Un exemple parmi bien drsquoautres le document A56791-S2002111 contenant une lettre dateacutee du 23 janvier 2002 adresseacutee au Secreacutetaire geacuteneacuteral par le Repreacutesentant permanent du Qatar aupregraves de lrsquoOrganisation des Nations Unies a eacuteteacute publieacute en chinois le 29 janvier 2002 mais ni lrsquooriginal anglais ni les versions dans les quatre autres langues officielles ne figuraient encore sur le Seacutedoc agrave la fin de juillet 2003 Drsquoautres cas analogues sont citeacutes dans lrsquoannexe I c)

26 Sans remettre en cause le principe de la distribution simultaneacutee dans toutes les langues il convient de preacuteciser les exigences reacuteelles de la politique officielle dont le Secreacutetariat lui-mecircme a sans doute contribueacute agrave brouiller les contours Il est inteacuteressant drsquoobserver lrsquoeacutevolution des termes employeacutes pour deacutecrire les langues dans lesquelles les documents publieacutes avant pendant et apregraves les sessions sont censeacutes ecirctre afficheacutes sur le Seacutedoc pour les reacuteunions du Conseil de seacutecuriteacute de lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale et de ses organes subsidiaires du Conseil eacuteconomique et social et de ses organes subsidiaires et du Conseil de tutelle ainsi que pour les confeacuterences convoqueacutees par lrsquoONU Le premier manuel drsquoutilisation du Seacutedoc publieacute en 1994 (STSCSERA37) indiquait que les documents seraient stockeacutes dans toutes les langues officielles de lrsquoONU13 Le texte reacuteviseacute paru environ un an plus tard signalait qursquoune laquooption permettant de [hellip] consulter [les documents] dans drsquoautres languesraquo avait eacuteteacute ajouteacutee pour tenir compte du fait que des documents eacutetaient disponibles en allemand Sous la rubrique laquoInformations geacuteneacuteralesraquo du systegraveme avant la reconfiguration on indiquait plus prudemment que les documents eacutetaient 13 STCSSERA37 par 2

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normalement disponibles dans les six langues officielles mais qursquoils nrsquoeacutetaient pas toujours publieacutes dans les six langues et que les diffeacuterentes versions linguistiques ne paraissaient pas forceacutement toujours en mecircme temps Il eacutetait preacuteciseacute que le systegraveme indiquerait quelles eacutetaient les versions linguistiques disponibles Aujourdrsquohui on trouve simplement la mention suivante laquoLes documents sont disponibles dans les langues officielles des organes ou organismes agrave lrsquointention desquels ils ont eacuteteacute publieacutesraquo

27 Comme lrsquoa rappeleacute le CCI dans son rapport sur le multilinguisme dans le systegraveme des Nations Unies14 les langues dans lesquelles sont publieacutes les documents officiels des organes directeurs varient drsquoune organisation agrave lrsquoautre et parfois mecircme au sein de la mecircme organisation drsquoun organe agrave lrsquoautre Crsquoest le regraveglement inteacuterieur de chaque organe directeur qui eacutedicte les prescriptions agrave respecter en la matiegravere Les deacuteclarations drsquoordre geacuteneacuteral laissant entendre que laquotous les documentsraquo devraient paraicirctre dans toutes les langues officielles peuvent donc induire en erreur Agrave cet eacutegard la mention qui apparaicirct actuellement sur le Seacutedoc mecircme si elle reflegravete mieux les regravegles en vigueur serait encore plus preacutecise si elle eacutetait libelleacutee en ces termes laquoLes documents officiels sont afficheacutes sur le Seacutedoc dans les langues prescrites par le regraveglement inteacuterieur de lrsquoorgane consideacutereacuteraquo Il serait ainsi tenu compte du fait que pour certains organes directeurs par exemple les documents sont disponibles uniquement dans les langues de travail et non pas dans toutes les langues officielles

28 Il faut aussi bien voir que si la plupart des documents de lrsquoONU et des organismes affilieacutes sont conserveacutes dans le Seacutedoc les organes directeurs ne sont pas tous tregraves stricts en ce qui concerne la distribution simultaneacutee dans toutes les langues requises La grande majoriteacute des textes originaux est reacutedigeacutee en anglais (environ 76 mecircme agrave lrsquoONUG) et la tentation est grande de publier drsquoabord les documents dans la langue de soumission et mecircme drsquoen diffuser une version preacuteliminaire (laquoadvance copyraquo) geacuteneacuteralement en anglais minus pratique toleacutereacutee voire reacuteclameacutee par les Eacutetats Membres dans certains cas

C Accegraves au Seacutedoc

a) La politique actuelle

29 Lrsquoaccegraves au Seacutedoc est reacuteserveacute aux utilisateursabonneacutes inscrits auxquels sont attribueacutes un code drsquoidentification et un mot de passe Dans sa reacutesolution 51211 F du 15 septembre 1997 lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale a encourageacute le Secreacutetaire geacuteneacuteral agrave laquoeacutelaborer une politique en vue de poursuivre le deacuteveloppement du systegraveme agrave disques optiques de lrsquoOrganisation des Nations Unies preacutevoyant notamment comment ouvrir le systegraveme moyennant un droit drsquoutilisation agrave quiconque srsquoy inteacuteresse eacutetant entendu que lrsquoaccegraves restera gratuit pour les missions permanentes les missions drsquoobservation et les administrations publiques des Eacutetats Membres chacun de ces derniers disposant au maximum de 10 mots de passe et preacutevoyant eacutegalement de donner accegraves au systegraveme agrave tous les fonctionnaires du Secreacutetariatraquo15 Dans la mecircme reacutesolution lrsquoAssembleacutee a eacutegalement prieacute le Secreacutetaire geacuteneacuteral laquodrsquoeacutelaborer cette politique en tenant compte des besoins particuliers des pays en deacuteveloppement et drsquoautres cateacutegories speacuteciales drsquoutilisateurs eacuteventuelsraquo

14 A5893 (JIUREP200211)

15 Par 1 du dispositif

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La capaciteacute du systegraveme eacutetant limiteacutee on nrsquoa accordeacute aux autres organisations et organismes des Nations Unies qursquoun nombre restreint de mots de passe pour leurs fonctionnaires En ce qui concerne lrsquoaccegraves du grand public on a institueacute un droit drsquoabonnement annuel les organisations agrave but non lucratif beacuteneacuteficiant drsquoune reacuteduction

30 Pour les fonctionnaires de lrsquoONU et les missions permanentes agrave New York agrave Genegraveve et agrave Vienne les demandes drsquoaccegraves et drsquoinscription sont traiteacutees respectivement par le Siegravege lrsquoONUG et lrsquoONUV Ce sont la Section de la vente et de la commercialisation du Deacutepartement de lrsquoinformation agrave New York et lrsquoONUG qui srsquooccupent des abonnements

31 Avec la reconfiguration du systegraveme on peut en accroicirctre la capaciteacute en ajoutant simplement des disques et on peut accueillir davantage drsquoutilisateurs en ajoutant des puces meacutemoire et des processeurs Le nombre de mots de passe par Eacutetat Membre est drsquoabord passeacute de 10 agrave 20 le 28 aoucirct 2001 puis reacutecemment a eacuteteacute porteacute agrave 40 Le but est de supprimer toutes les restrictions drsquoici agrave 2004 et le Secreacutetariat a demandeacute des creacutedits pour lrsquoexercice biennal 2004-2005 afin drsquoorganiser lrsquoaccegraves gratuit de tous les utilisateurs au Seacutedoc

b) Neacutecessiteacute de passer drsquoun accegraves payant agrave un accegraves gratuit

32 Les propositions initiales faites par le CCI en 1989 eacutetaient fondeacutees sur le principe drsquoun systegraveme payant qui procurerait des recettes mais aujourdrsquohui de nombreux arguments militent en faveur de lrsquoaccegraves gratuit au Seacutedoc pour tous les utilisateurs et pour tous les documents rendus publics prise de conscience du droit drsquoaccegraves agrave lrsquoinformation interaction croissante avec la socieacuteteacute civile souci de transparence etc En outre les donneacutees fournies par le Secreacutetariat montrent que le nombre drsquoabonnements va diminuant en partie parce qursquoon peut souvent avoir librement accegraves aux documents sur les sites Web des organisations concerneacutees Dans sa reacutesolution 52214 du 22 deacutecembre 1997 lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale a elle-mecircme prieacute le Secreacutetaire geacuteneacuteral laquode veiller agrave ce que le texte de tous les nouveaux documents rendus publics dans les six langues officielles et des documents drsquoinformation de lrsquoOrganisation des Nations Unies soit afficheacute chaque jour sur le site Web de lrsquoOrganisation et puisse ecirctre consulteacute immeacutediatement par les Eacutetats Membresraquo16 Une fois que ces documents sont sur le site Web ils ne sont pas reacuteserveacutes aux Eacutetats Membres mais peuvent ecirctre consulteacutes par tout le monde Les documents officiels de lrsquoONU ont donc eacuteteacute et continuent agrave ecirctre mis agrave disposition sur le principal site Web de lrsquoOrganisation Ils eacutetaient auparavant copieacutes sur ce site qui faisait ainsi double emploi avec le Seacutedoc

33 Dans un rapport ulteacuterieur le Secreacutetaire geacuteneacuteral a signaleacute agrave lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale que laquopour que les documents eacutetablis agrave lrsquointention des organes deacutelibeacuterants puissent ecirctre disponibles sur lrsquoInternet dans les six langues officielles simultaneacutement il vaudrait mieux donner au public la possibiliteacute drsquoacceacuteder gratuitement au Seacutedoc plutocirct que drsquoadapter le site Web de lrsquoOrganisation pour permettre la consultation des documents ce site nrsquoest en effet pas conccedilu pour servir agrave lrsquoarchivageraquo17 Il a souligneacute la neacutecessiteacute de reacuteviser les dispositions de la reacutesolution 51211 F de lrsquoAssembleacutee relatives agrave la politique drsquoaccegraves au systegraveme et a suggeacutereacute drsquoadapter le site Web de

16 Partie C par 2 du dispositif

17 AC55612 par 12

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lrsquoOrganisation pour y ajouter des liens hypertextes directs avec les documents deacutelibeacuteratoires archiveacutes sur le Seacutedoc

34 Pour sa part commentant le rapport du Secreacutetaire geacuteneacuteral sur la reconfiguration du systegraveme le Comiteacute consultatif pour les questions administratives et budgeacutetaires (CCQAB) srsquoest feacuteliciteacute des progregraves accomplis et a encourageacute le Secreacutetariat laquoagrave poursuivre le projet de maniegravere que toutes les organisations non gouvernementales accreacutediteacutees aient un accegraves illimiteacute et gratuit au systegravemeraquo18

35 La Division de lrsquoinformatique compte que la gratuiteacute drsquoaccegraves se traduira par une augmentation spectaculaire du nombre drsquoutilisateurs publics et considegravere que la capaciteacute du systegraveme nrsquoest pas encore suffisante pour pouvoir faire face agrave un tel afflux Le projet de budget-programme pour lrsquoexercice biennal 2002-2003 preacutevoyait une augmentation de 2 116 800 dollars des Eacutetats-Unis des creacutedits requis pour le mobilier et le mateacuteriel de la Division de lrsquoinformatique mais lrsquoAssembleacutee a deacutecideacute de ne pas approuver ce montant19 La Division affirme que de ce fait elle a eacuteteacute obligeacutee de limiter ses activiteacutes aux opeacuterations indispensables agrave lrsquoOrganisation et qursquoelle a ducirc annuler la plupart des nouveaux projets notamment celui qui concernait lrsquoaccegraves gratuit au Seacutedoc Le Comiteacute de lrsquoinformation srsquoest pencheacute sur la question du libre accegraves agrave sa vingt-cinquiegraveme session lorsqursquoil a examineacute le rapport du Secreacutetaire geacuteneacuteral sur la reacuteorientation des activiteacutes de lrsquoONU dans le domaine de lrsquoinformation et de la communication20 dont lrsquoannexe II exposait entre autres les exigences et les avantages du passage agrave la gratuiteacute Comme il est indiqueacute dans cette annexe la Division de lrsquoinformatique a demandeacute un creacutedit de 1 530 000 dollars des Eacutetats-Unis dans le projet de budget-programme pour lrsquoexercice biennal 2004-2005 afin de laquofinancer lrsquoouverture du Seacutedoc au grand public agrave titre gracieuxraquo Dans son rapport agrave lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale21 le Comiteacute de lrsquoinformation a recommandeacute agrave lrsquoAssembleacutee drsquoaccueillir avec satisfaction laquola proposition du Secreacutetaire geacuteneacuteral tendant agrave offrir au public un accegraves gratuit au Systegraveme de diffusion eacutelectronique des documents de lrsquoOrganisation des Nations Unies gracircce au raccordement au site Web de lrsquoOrganisation qui doit ecirctre examineacutee dans le contexte du projet de budget-programme pour lrsquoexercice biennal 2004-2005raquo22

36 Si le principe de la gratuiteacute drsquoaccegraves est approuveacute par lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale il faudra quand mecircme conserver le systegraveme drsquoinscription pour certains utilisateurs car le Seacutedoc contient non seulement des documents pouvant ecirctre consulteacutes par tous mais encore des documents auxquels lrsquoaccegraves est restreint et continuera agrave ecirctre proteacutegeacute par un mot de passe

18 A56475 par 12

19 Reacutesolution 56253 chap 27 D par 159

20 AAC19820032

21 A5821

22 Ibid projet de reacutesolution B par 71 du dispositif

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c) Les diffeacuterents niveaux drsquoaccegraves

37 Actuellement il y a sept niveaux drsquoaccegraves au Seacutedoc comme lrsquoindique le graphique ci-apregraves Crsquoest le Deacutepartement de lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale et de la gestion des confeacuterences qui srsquoen occupe Selon le niveau drsquoaccegraves qui leur est accordeacute les utilisateurs peuvent se voir refuser le droit de consulter certains documents pourtant stockeacutes dans le Seacutedoc Les niveaux 1 agrave 4 donnent accegraves agrave des documents dont la distribution nrsquoest plus restreinte agrave des documents dont la distribution est geacuteneacuterale agrave des documents publieacutes en un nombre limiteacute drsquoexemplaires (seacuterie L) comme les projets de reacutesolution et agrave des documents provisoires La plupart des utilisateurs ont accegraves au systegraveme jusqursquoau niveau 4 Le niveau 5 est accordeacute aux repreacutesentants et permet drsquoacceacuteder agrave des documents dont la distribution est reacuteserveacutee aux participants comme les documents de seacuteance (CRP) en sus des documents accessibles au niveau 4 Seuls quelques fonctionnaires du Deacutepartement ont droit au niveau 6 qui permet de consulter des documents dont la distribution est restreinte outre les documents accessibles au niveau 5 Le niveau 7 est reacuteserveacute pour lrsquoadministration du Seacutedoc

Niveaux drsquoaccegraves au Seacutedoc

Niveau 7 Administration du Seacutedoc Niveau 6 Traducteurs Niveau 5 Repreacutesentants Niveau 4 Accegraves public

Source Deacutepartement de lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale et de la gestion des confeacuterences et Division de lrsquoinformatique

D Politique concernant lrsquoarrieacutereacute drsquoarchivage

38 Bien qursquoau deacutepart le systegraveme fucirct censeacute conserver la laquodocumentation reacutecente et futureraquo du Secreacutetariat de lrsquoONU le Corps commun drsquoinspection a abordeacute la question de lrsquoarchivage des documents anteacuterieurs dans un rapport (JIUREP8911) qui contenait une recommandation (la recommandation 2) adresseacutee agrave lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale tendant agrave ce que celle-ci eacutetudie laquola possibiliteacute de sous-traiter la saisie sur disques optiques de toute la documentation existante de lrsquoONU ce qui [permettrait] de preacuteserver la meacutemoire institutionnelle de lrsquoOrganisation drsquoassurer un accegraves facile agrave toute la documentation de lrsquoONU et de reacutealiser de substantielles eacuteconomies

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suppleacutementairesraquo23 Les estimations faites alors ont abouti agrave la conclusion que la saisie de tous les documents de confeacuterence deacutejagrave parues (environ 40 agrave 50 millions de pages agrave lrsquoeacutepoque) entraicircnerait une deacutepense non renouvelable de 4 agrave 5 millions de dollars des Eacutetats-Unis

39 Dans un se ses rapports peacuteriodiques sur lrsquoapplication des recommandations du CCI le Secreacutetaire geacuteneacuterale et indiqueacute qursquoil avait tenu compte de la recommandation 2 pour lrsquoeacutetablissement du projet de budget-programme Des creacutedits de plus de 100 000 dollars des Eacutetats-Unis ont eacuteteacute ouverts pour la lecture optique et lrsquoindexage de base de toutes les reacutesolutions adopteacutees par les principaux organes de lrsquoONU jusqursquoen 1992 Cette tacircche a eacuteteacute confieacutee agrave des socieacuteteacutes exteacuterieures qui lrsquoont meneacutee agrave bien en 1995 pour un coucirct drsquoenviron 110 000 dollars avec le concours de la Bibliothegraveque Dag Hammarskjoumlld pour lrsquoindexage Le Secreacutetaire geacuteneacuteral a cependant jugeacute que pour pouvoir inclure reacutetroactivement dans le systegraveme laquodes documents autres que les reacutesolutions et deacutecisions des principaux organes de lrsquoOrganisation qui [paraissaient] manifestement les plus utiles agrave premiegravere vue il faudrait faire de longues recherches ndash et peut-ecirctre disposer drsquoindications de la part des Eacutetats Membres ndash pour deacuteterminer quels [eacutetaient] les documents qui [pouvaient] ecirctre consideacutereacutes comme ldquoimportantsrdquo Eacutetant donneacute lrsquoampleur et lrsquoimportance drsquoun tel projet et compte tenu du montant limiteacute des ressources qui [eacutetaient] disponibles au titre du budget ordinaire une solution pourrait consister agrave creacuteer dans ce but speacutecifique un fonds drsquoaffectation speacuteciale alimenteacute au moyen de contributions volontairesraquo24 LrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale nrsquoa pas donneacute drsquoorientations particuliegraveres ni pris de deacutecision agrave ce sujet

40 Malgreacute cette deacutemarche prudente lrsquoInspecteur relegraveve dans le rapport du Secreacutetaire geacuteneacuteral intituleacute laquoLrsquoinformation au Secreacutetariat plan drsquoactionraquo publieacute en 2000 que le Deacutepartement de lrsquoinformation a entrepris de numeacuteriser les documents de lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale et du Conseil de seacutecuriteacute anteacuterieurs agrave 1993 afin qursquoon puisse les consulter au moyen du Seacutedoc25 En outre sur un site Web eacutetabli par ce mecircme deacutepartement (httpwwwunorgDeptsdhllandmarkamajorhtm) on indique qursquoen 1998 la Bibliothegraveque Dag Hammarskjoumlld a entrepris laquoun programme en vue de la numeacuterisation des documents parlementaires des Nations Unies dans toutes les langues officielles pour les anneacutees 1946-1992 en vue de leur inclusion dans le systegraveme [agrave disques optiques] de lrsquoOrganisationraquo et que laquoce projet de numeacuterisation est lrsquoun des nombreux projets reacutealiseacutes par la Bibliothegraveque Dag Hammarskjoumlld afin drsquoameacuteliorer lrsquoaccegraves multilingue et eacutelectronique agrave la documentation de lrsquoOrganisation des Nations Uniesraquo Les Eacutetats Membres devraient ecirctre mieux informeacutes de lrsquoeacutetat drsquoavancement de ce projet de son champ drsquoapplication et de la date drsquoachegravevement preacutevue

41 La question de lrsquoarrieacutereacute drsquoarchivage comporte trois aspects Le premier concerne les documents anteacuterieurs agrave la mise en œuvre du systegraveme Ceux qui existent deacutejagrave sous forme eacutelectronique peuvent ecirctre plus facilement chargeacutes dans le Seacutedoc Ceux qui sont sur papier seulement doivent ecirctre passeacutes au lecteur optique la question qui se pose ici est de savoir jusqursquoougrave remonter dans le temps et si les ressources ne permettent pas drsquoarchiver tous les documents anciens comment deacuteterminer ceux qui sont laquoimportantsraquo et meacuteritent

23 A44684 par 63

24 A52206 laquoApplication des recommandations du Corps commun drsquoinspection par 10

25 A55780 par 45

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Les autres lieux drsquoaffectation principaux sont Addis-Abeba Bangkok Beyrouth Genegraveve Nairobi Santiago et Vienneraquo

19 Au fil des ans dans le cadre de la mise en œuvre progressive du Seacutedoc les commissions reacutegionales autres que la CEE et les offices hors siegravege autres que lrsquoONUG et lrsquoONUV se sont comporteacutes diffeacuteremment en ce qui concerne lrsquointroduction de leurs documents dans le systegraveme comme il ressort du tableau de lrsquoannexe I b) Les documents de la Commission eacuteconomique et sociale pour lrsquoAsie occidentale (CESAO) y sont archiveacutes depuis octobre 2000 mais lrsquoapplication du Seacutedoc a eacuteteacute de courte dureacutee pour ceux de la Commission eacuteconomique et sociale pour lrsquoAsie et le Pacifique (CESAP) de la Commission eacuteconomique pour lrsquoAmeacuterique latine et les Caraiumlbes (CEPALC) et des deux organismes baseacutes agrave Nairobi (le PNUE et ONU-Habitat) et agrave la fin de juin 2003 aucun des documents concernant les reacuteunions des organes directeurs de la CEA nrsquoavait encore eacuteteacute chargeacute Hormis lrsquoONUG lrsquoONUV la CEE et la CESAO les lieux drsquoaffectation semblent avoir eacuteteacute traiteacutes surtout comme des laquoutilisateursraquo et ne pas avoir eacuteteacute suffisamment consideacutereacutes comme des laquopourvoyeursraquo du systegraveme dans le cadre drsquoune politique globale drsquoapplication du Seacutedoc agrave lrsquoeacutechelle du Secreacutetariat

c) Incidences drsquoune couverture complegravete de lrsquoOrganisation

20 Consideacuterant les estimations de la Division de lrsquoinformatique en ce qui concerne le mateacuteriel et les logiciels neacutecessaires pour un serveurposte de travail destineacute agrave lrsquointroduction des documents on aurait pu commencer agrave appliquer le Seacutedoc dans tous les lieux drsquoaffectation restants pendant lrsquoexercice biennal en cours au moyen des ressources disponibles sauf peut-ecirctre lagrave ougrave lrsquoacquisition drsquoun lecteur optique rapide (qui coucircte en moyenne entre 7 000 et 10 000 dollars des Eacutetats-Unis) peut poser un problegraveme comme agrave Nairobi en particulier Agrave propos de ce lieu drsquoaffectation rappelons que bien que lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale dans sa reacutesolution 5222011 ait prieacute le Secreacutetaire geacuteneacuteral laquodrsquoaligner les arrangements financiers de lrsquoOffice des Nations Unies agrave Nairobi sur ceux des autres bureaux administratifs analogues de lrsquoOrganisationraquo la Division des services de confeacuterence de lrsquoONUN est toujours beaucoup trop tributaire des ressources extrabudgeacutetaires (provenant du PNUE et drsquoONU-Habitat) Addis-Abeba et Nairobi eacutetant devenus deux lieux drsquoaccueil importants pour les confeacuterences et les reacuteunions organiseacutees sous lrsquoeacutegide de lrsquoONU il est indispensable drsquoy mettre en œuvre le Seacutedoc Dans ces deux villes lrsquoInspecteur a constateacute que les inteacuteresseacutes avaient hacircte de commencer agrave charger les documents dans le systegraveme LrsquoONUN a indiqueacute que tous les documents officiels du PNUE et drsquoONU-Habitat publieacutes apregraves 1991 qui eacutetaient deacutejagrave sous forme eacutelectronique pourraient ecirctre chargeacutes avant la fin de 2003 Pour sa part la CEA srsquoest engageacutee agrave commencer agrave charger les documents degraves que certaines questions administratives auraient eacuteteacute reacutegleacutees La CESAO a fait savoir qursquoen octobre 2000 elle avait entrepris drsquoindexer les documents publieacutes depuis 1974 en arabe et en anglais et de les passer au lecteur optique en vue de leur affichage sur le Seacutedoc et qursquoelle comptait achever cette tacircche en 2004

21 Agrave la reacuteunion tenue en juin 2003 par le Comiteacute directeur pour la modernisation et la gestion inteacutegreacutee des bibliothegraveques de lrsquoONU il a eacuteteacute convenu que la Bibliothegraveque Dag Hammarskjoumlld fournirait une assistance aux commissions reacutegionales pouvant creacuteer des versions en format PDF de la documentation locale et les envoyer agrave la Bibliothegraveque en vue de leur combinaison avec des 11 Par 101

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meacutetadonneacutees et de leur teacuteleacutechargement dans le Seacutedoc La Division de lrsquoinformatique collaborait deacutejagrave avec la CEPALC pour permettre le chargement direct de ses documents officiels dans le Seacutedoc au Siegravege agrave partir de Santiago Agrave la mecircme reacuteunion la CESAP et lrsquoONUN ont indiqueacute qursquoils eacutetaient tout disposeacutes agrave reprendre leurs efforts en vue de charger eux-mecircmes leurs documents Agrave la fin de juillet 2003 la situation geacuteneacuterale dans les offices hors siegravege eacutetait meilleure qursquoagrave la fin de 2002 la CEA la CEPALC et lrsquoONUN travaillaient au chargement des documents Reacutetrospectivement lrsquoInspecteur estime que dans les cas ougrave le Seacutedoc nrsquoa pas eacuteteacute mis en œuvre pour une raison ou pour une autre les lieux drsquoaffectation consideacutereacutes auraient ducirc ecirctre tenus de soumettre leurs documents officiels en vue drsquoun archivage et drsquoune recherche centraliseacutes Le retard pris dans lrsquoapplication du systegraveme dans ces lieux drsquoaffectation est peut-ecirctre ducirc en partie agrave ce que le Siegravege nrsquoa pas fourni de directives claires et nrsquoa pas exerceacute le controcircle voulu

B Politique concernant lrsquoaffichage des documents dans les diffeacuterentes langues

a) La politique officielle

22 Agrave la cinquante-sixiegraveme session de lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale le Secreacutetaire geacuteneacuteral a preacutesenteacute un rapport12 sur la publication simultaneacutee des documents deacutelibeacuteratoires dans les six langues officielles sur le site Web de lrsquoOrganisation dans lequel il a rappeleacute ce qui suit laquoDans sa reacutesolution 36117 B du 10 deacutecembre 1981 lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale a fixeacute une regravegle selon laquelle les documents officiels doivent ecirctre distribueacutes simultaneacutement dans toutes les langues officielles Cette regravegle qui veut qursquoaucune version linguistique drsquoun document donneacute y compris la version originale ne soit diffuseacutee tant que toutes les autres versions linguistiques demandeacutees ne sont pas precirctes agrave ecirctre distribueacutees a eacuteteacute reacuteaffirmeacutee dans les reacutesolutions 42207 C du 11 deacutecembre 1987 5011 du 2 novembre 1995 et 53208 B du 18 deacutecembre 1998 Conformeacutement agrave ladite regravegle degraves leur parution dans les langues demandeacutees tous les documents officiels sont publieacutes sur le Seacutedoc dans toutes les langues simultaneacutementraquo

23 Cette politique a eacuteteacute reacuteaffirmeacutee par lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale dans ses reacutesolutions 54248 C 55222 et 56242 Agrave cet eacutegard selon la Division de lrsquoinformatique la pratique actuelle veut qursquoun document ne soit pas publieacute sur le Seacutedoc tant que les six versions linguistiques ne sont pas precirctes et que les documents soient laquotoujoursraquo afficheacutes simultaneacutement dans les six langues minus avec pour seule exception les rares cas ougrave bien qursquoun document ait eacuteteacute reccedilu dans les six langues une version linguistique pose un problegraveme et doit ecirctre corrigeacutee et rechargeacutee lrsquoaffichage de cette version pouvant alors ecirctre diffeacutereacute de laquoquelques heuresraquo Pour sa part le Deacutepartement de lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale et de la gestion des confeacuterences affirme aussi qursquoil applique strictement le mandat que lui a confieacute lrsquoAssembleacutee dans ses reacutesolutions sur la distribution simultaneacutee des documents dans toutes les langues officielles et que les documents ne sont afficheacutes sur le Seacutedoc que lorsque toutes les versions demandeacutees ont eacuteteacute publieacutees sur papier

12 AC55612

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b) Les entorses agrave la politique officielle

24 Malgreacute les assurances donneacutees par le Secreacutetariat les Eacutetats Membres continuent agrave se plaindre du fait que la politique de distribution simultaneacutee des documents dans les langues requises nrsquoest pas suivie strictement ainsi qursquoen teacutemoigne le paragraphe 3 de la section III de la reacutesolution 57283 B adopteacutee par lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale le 15 avril 2003 Tout en constatant qursquoune grande majoriteacute de documents est afficheacutee sur le Seacutedoc conformeacutement aux principes eacutetablis lrsquoInspecteur ne peut que confirmer agrave lrsquoissue de longues recherches sur les deux principales bases de donneacutees du systegraveme (la base laquoDocumentsraquo et la base laquoReacutesolutionsraquo) que dans de nombreux cas effectivement il y a des entorses agrave la politique officielle avec des retards bien supeacuterieurs aux laquoquelques heuresraquo dont parle le Secreacutetariat Cela vaut pour des documents de presque tous les organes dont certains ne sont toujours pas disponibles dans les langues requises plusieurs anneacutees apregraves leur eacutetablissement Par exemple le rapport de la Cinquiegraveme Commission sur le financement de la Mission drsquoobservation des Nations Unies en Sierra Leone (A54686Add1) a eacuteteacute diffuseacute le 11 juin 2000 en arabe en chinois en espagnol et en franccedilais mais au 30 juillet 2003 le Seacutedoc indiquait que le texte original anglais et la version russe eacutetaient laquonon encore parusraquo

25 Drsquoapregraves le Deacutepartement de lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale et de la gestion des confeacuterences il peut arriver que les copies papier soient publieacutees dans toutes les langues requises mais qursquoune ou plusieurs versions linguistiques ne soient pas afficheacutees simultaneacutement sur le Seacutedoc agrave cause drsquoun dysfonctionnement du systegraveme ou parce que certaines versions doivent ecirctre passeacutees au lecteur optique avant de pouvoir y ecirctre introduites Ces problegravemes sont censeacutes ecirctre reacutegleacutes degraves qursquoon srsquoen aperccediloit mais ce nrsquoest apparemment pas toujours le cas Parfois mecircme ces raisons laquocompreacutehensiblesraquo ne peuvent pas justifier le fait que les documents nrsquoont pas eacuteteacute afficheacutes simultaneacutement dans les langues requises ou du moins diffuseacutes dans un deacutelai plus raisonnable Un exemple parmi bien drsquoautres le document A56791-S2002111 contenant une lettre dateacutee du 23 janvier 2002 adresseacutee au Secreacutetaire geacuteneacuteral par le Repreacutesentant permanent du Qatar aupregraves de lrsquoOrganisation des Nations Unies a eacuteteacute publieacute en chinois le 29 janvier 2002 mais ni lrsquooriginal anglais ni les versions dans les quatre autres langues officielles ne figuraient encore sur le Seacutedoc agrave la fin de juillet 2003 Drsquoautres cas analogues sont citeacutes dans lrsquoannexe I c)

26 Sans remettre en cause le principe de la distribution simultaneacutee dans toutes les langues il convient de preacuteciser les exigences reacuteelles de la politique officielle dont le Secreacutetariat lui-mecircme a sans doute contribueacute agrave brouiller les contours Il est inteacuteressant drsquoobserver lrsquoeacutevolution des termes employeacutes pour deacutecrire les langues dans lesquelles les documents publieacutes avant pendant et apregraves les sessions sont censeacutes ecirctre afficheacutes sur le Seacutedoc pour les reacuteunions du Conseil de seacutecuriteacute de lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale et de ses organes subsidiaires du Conseil eacuteconomique et social et de ses organes subsidiaires et du Conseil de tutelle ainsi que pour les confeacuterences convoqueacutees par lrsquoONU Le premier manuel drsquoutilisation du Seacutedoc publieacute en 1994 (STSCSERA37) indiquait que les documents seraient stockeacutes dans toutes les langues officielles de lrsquoONU13 Le texte reacuteviseacute paru environ un an plus tard signalait qursquoune laquooption permettant de [hellip] consulter [les documents] dans drsquoautres languesraquo avait eacuteteacute ajouteacutee pour tenir compte du fait que des documents eacutetaient disponibles en allemand Sous la rubrique laquoInformations geacuteneacuteralesraquo du systegraveme avant la reconfiguration on indiquait plus prudemment que les documents eacutetaient 13 STCSSERA37 par 2

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normalement disponibles dans les six langues officielles mais qursquoils nrsquoeacutetaient pas toujours publieacutes dans les six langues et que les diffeacuterentes versions linguistiques ne paraissaient pas forceacutement toujours en mecircme temps Il eacutetait preacuteciseacute que le systegraveme indiquerait quelles eacutetaient les versions linguistiques disponibles Aujourdrsquohui on trouve simplement la mention suivante laquoLes documents sont disponibles dans les langues officielles des organes ou organismes agrave lrsquointention desquels ils ont eacuteteacute publieacutesraquo

27 Comme lrsquoa rappeleacute le CCI dans son rapport sur le multilinguisme dans le systegraveme des Nations Unies14 les langues dans lesquelles sont publieacutes les documents officiels des organes directeurs varient drsquoune organisation agrave lrsquoautre et parfois mecircme au sein de la mecircme organisation drsquoun organe agrave lrsquoautre Crsquoest le regraveglement inteacuterieur de chaque organe directeur qui eacutedicte les prescriptions agrave respecter en la matiegravere Les deacuteclarations drsquoordre geacuteneacuteral laissant entendre que laquotous les documentsraquo devraient paraicirctre dans toutes les langues officielles peuvent donc induire en erreur Agrave cet eacutegard la mention qui apparaicirct actuellement sur le Seacutedoc mecircme si elle reflegravete mieux les regravegles en vigueur serait encore plus preacutecise si elle eacutetait libelleacutee en ces termes laquoLes documents officiels sont afficheacutes sur le Seacutedoc dans les langues prescrites par le regraveglement inteacuterieur de lrsquoorgane consideacutereacuteraquo Il serait ainsi tenu compte du fait que pour certains organes directeurs par exemple les documents sont disponibles uniquement dans les langues de travail et non pas dans toutes les langues officielles

28 Il faut aussi bien voir que si la plupart des documents de lrsquoONU et des organismes affilieacutes sont conserveacutes dans le Seacutedoc les organes directeurs ne sont pas tous tregraves stricts en ce qui concerne la distribution simultaneacutee dans toutes les langues requises La grande majoriteacute des textes originaux est reacutedigeacutee en anglais (environ 76 mecircme agrave lrsquoONUG) et la tentation est grande de publier drsquoabord les documents dans la langue de soumission et mecircme drsquoen diffuser une version preacuteliminaire (laquoadvance copyraquo) geacuteneacuteralement en anglais minus pratique toleacutereacutee voire reacuteclameacutee par les Eacutetats Membres dans certains cas

C Accegraves au Seacutedoc

a) La politique actuelle

29 Lrsquoaccegraves au Seacutedoc est reacuteserveacute aux utilisateursabonneacutes inscrits auxquels sont attribueacutes un code drsquoidentification et un mot de passe Dans sa reacutesolution 51211 F du 15 septembre 1997 lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale a encourageacute le Secreacutetaire geacuteneacuteral agrave laquoeacutelaborer une politique en vue de poursuivre le deacuteveloppement du systegraveme agrave disques optiques de lrsquoOrganisation des Nations Unies preacutevoyant notamment comment ouvrir le systegraveme moyennant un droit drsquoutilisation agrave quiconque srsquoy inteacuteresse eacutetant entendu que lrsquoaccegraves restera gratuit pour les missions permanentes les missions drsquoobservation et les administrations publiques des Eacutetats Membres chacun de ces derniers disposant au maximum de 10 mots de passe et preacutevoyant eacutegalement de donner accegraves au systegraveme agrave tous les fonctionnaires du Secreacutetariatraquo15 Dans la mecircme reacutesolution lrsquoAssembleacutee a eacutegalement prieacute le Secreacutetaire geacuteneacuteral laquodrsquoeacutelaborer cette politique en tenant compte des besoins particuliers des pays en deacuteveloppement et drsquoautres cateacutegories speacuteciales drsquoutilisateurs eacuteventuelsraquo

14 A5893 (JIUREP200211)

15 Par 1 du dispositif

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La capaciteacute du systegraveme eacutetant limiteacutee on nrsquoa accordeacute aux autres organisations et organismes des Nations Unies qursquoun nombre restreint de mots de passe pour leurs fonctionnaires En ce qui concerne lrsquoaccegraves du grand public on a institueacute un droit drsquoabonnement annuel les organisations agrave but non lucratif beacuteneacuteficiant drsquoune reacuteduction

30 Pour les fonctionnaires de lrsquoONU et les missions permanentes agrave New York agrave Genegraveve et agrave Vienne les demandes drsquoaccegraves et drsquoinscription sont traiteacutees respectivement par le Siegravege lrsquoONUG et lrsquoONUV Ce sont la Section de la vente et de la commercialisation du Deacutepartement de lrsquoinformation agrave New York et lrsquoONUG qui srsquooccupent des abonnements

31 Avec la reconfiguration du systegraveme on peut en accroicirctre la capaciteacute en ajoutant simplement des disques et on peut accueillir davantage drsquoutilisateurs en ajoutant des puces meacutemoire et des processeurs Le nombre de mots de passe par Eacutetat Membre est drsquoabord passeacute de 10 agrave 20 le 28 aoucirct 2001 puis reacutecemment a eacuteteacute porteacute agrave 40 Le but est de supprimer toutes les restrictions drsquoici agrave 2004 et le Secreacutetariat a demandeacute des creacutedits pour lrsquoexercice biennal 2004-2005 afin drsquoorganiser lrsquoaccegraves gratuit de tous les utilisateurs au Seacutedoc

b) Neacutecessiteacute de passer drsquoun accegraves payant agrave un accegraves gratuit

32 Les propositions initiales faites par le CCI en 1989 eacutetaient fondeacutees sur le principe drsquoun systegraveme payant qui procurerait des recettes mais aujourdrsquohui de nombreux arguments militent en faveur de lrsquoaccegraves gratuit au Seacutedoc pour tous les utilisateurs et pour tous les documents rendus publics prise de conscience du droit drsquoaccegraves agrave lrsquoinformation interaction croissante avec la socieacuteteacute civile souci de transparence etc En outre les donneacutees fournies par le Secreacutetariat montrent que le nombre drsquoabonnements va diminuant en partie parce qursquoon peut souvent avoir librement accegraves aux documents sur les sites Web des organisations concerneacutees Dans sa reacutesolution 52214 du 22 deacutecembre 1997 lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale a elle-mecircme prieacute le Secreacutetaire geacuteneacuteral laquode veiller agrave ce que le texte de tous les nouveaux documents rendus publics dans les six langues officielles et des documents drsquoinformation de lrsquoOrganisation des Nations Unies soit afficheacute chaque jour sur le site Web de lrsquoOrganisation et puisse ecirctre consulteacute immeacutediatement par les Eacutetats Membresraquo16 Une fois que ces documents sont sur le site Web ils ne sont pas reacuteserveacutes aux Eacutetats Membres mais peuvent ecirctre consulteacutes par tout le monde Les documents officiels de lrsquoONU ont donc eacuteteacute et continuent agrave ecirctre mis agrave disposition sur le principal site Web de lrsquoOrganisation Ils eacutetaient auparavant copieacutes sur ce site qui faisait ainsi double emploi avec le Seacutedoc

33 Dans un rapport ulteacuterieur le Secreacutetaire geacuteneacuteral a signaleacute agrave lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale que laquopour que les documents eacutetablis agrave lrsquointention des organes deacutelibeacuterants puissent ecirctre disponibles sur lrsquoInternet dans les six langues officielles simultaneacutement il vaudrait mieux donner au public la possibiliteacute drsquoacceacuteder gratuitement au Seacutedoc plutocirct que drsquoadapter le site Web de lrsquoOrganisation pour permettre la consultation des documents ce site nrsquoest en effet pas conccedilu pour servir agrave lrsquoarchivageraquo17 Il a souligneacute la neacutecessiteacute de reacuteviser les dispositions de la reacutesolution 51211 F de lrsquoAssembleacutee relatives agrave la politique drsquoaccegraves au systegraveme et a suggeacutereacute drsquoadapter le site Web de

16 Partie C par 2 du dispositif

17 AC55612 par 12

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lrsquoOrganisation pour y ajouter des liens hypertextes directs avec les documents deacutelibeacuteratoires archiveacutes sur le Seacutedoc

34 Pour sa part commentant le rapport du Secreacutetaire geacuteneacuteral sur la reconfiguration du systegraveme le Comiteacute consultatif pour les questions administratives et budgeacutetaires (CCQAB) srsquoest feacuteliciteacute des progregraves accomplis et a encourageacute le Secreacutetariat laquoagrave poursuivre le projet de maniegravere que toutes les organisations non gouvernementales accreacutediteacutees aient un accegraves illimiteacute et gratuit au systegravemeraquo18

35 La Division de lrsquoinformatique compte que la gratuiteacute drsquoaccegraves se traduira par une augmentation spectaculaire du nombre drsquoutilisateurs publics et considegravere que la capaciteacute du systegraveme nrsquoest pas encore suffisante pour pouvoir faire face agrave un tel afflux Le projet de budget-programme pour lrsquoexercice biennal 2002-2003 preacutevoyait une augmentation de 2 116 800 dollars des Eacutetats-Unis des creacutedits requis pour le mobilier et le mateacuteriel de la Division de lrsquoinformatique mais lrsquoAssembleacutee a deacutecideacute de ne pas approuver ce montant19 La Division affirme que de ce fait elle a eacuteteacute obligeacutee de limiter ses activiteacutes aux opeacuterations indispensables agrave lrsquoOrganisation et qursquoelle a ducirc annuler la plupart des nouveaux projets notamment celui qui concernait lrsquoaccegraves gratuit au Seacutedoc Le Comiteacute de lrsquoinformation srsquoest pencheacute sur la question du libre accegraves agrave sa vingt-cinquiegraveme session lorsqursquoil a examineacute le rapport du Secreacutetaire geacuteneacuteral sur la reacuteorientation des activiteacutes de lrsquoONU dans le domaine de lrsquoinformation et de la communication20 dont lrsquoannexe II exposait entre autres les exigences et les avantages du passage agrave la gratuiteacute Comme il est indiqueacute dans cette annexe la Division de lrsquoinformatique a demandeacute un creacutedit de 1 530 000 dollars des Eacutetats-Unis dans le projet de budget-programme pour lrsquoexercice biennal 2004-2005 afin de laquofinancer lrsquoouverture du Seacutedoc au grand public agrave titre gracieuxraquo Dans son rapport agrave lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale21 le Comiteacute de lrsquoinformation a recommandeacute agrave lrsquoAssembleacutee drsquoaccueillir avec satisfaction laquola proposition du Secreacutetaire geacuteneacuteral tendant agrave offrir au public un accegraves gratuit au Systegraveme de diffusion eacutelectronique des documents de lrsquoOrganisation des Nations Unies gracircce au raccordement au site Web de lrsquoOrganisation qui doit ecirctre examineacutee dans le contexte du projet de budget-programme pour lrsquoexercice biennal 2004-2005raquo22

36 Si le principe de la gratuiteacute drsquoaccegraves est approuveacute par lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale il faudra quand mecircme conserver le systegraveme drsquoinscription pour certains utilisateurs car le Seacutedoc contient non seulement des documents pouvant ecirctre consulteacutes par tous mais encore des documents auxquels lrsquoaccegraves est restreint et continuera agrave ecirctre proteacutegeacute par un mot de passe

18 A56475 par 12

19 Reacutesolution 56253 chap 27 D par 159

20 AAC19820032

21 A5821

22 Ibid projet de reacutesolution B par 71 du dispositif

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c) Les diffeacuterents niveaux drsquoaccegraves

37 Actuellement il y a sept niveaux drsquoaccegraves au Seacutedoc comme lrsquoindique le graphique ci-apregraves Crsquoest le Deacutepartement de lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale et de la gestion des confeacuterences qui srsquoen occupe Selon le niveau drsquoaccegraves qui leur est accordeacute les utilisateurs peuvent se voir refuser le droit de consulter certains documents pourtant stockeacutes dans le Seacutedoc Les niveaux 1 agrave 4 donnent accegraves agrave des documents dont la distribution nrsquoest plus restreinte agrave des documents dont la distribution est geacuteneacuterale agrave des documents publieacutes en un nombre limiteacute drsquoexemplaires (seacuterie L) comme les projets de reacutesolution et agrave des documents provisoires La plupart des utilisateurs ont accegraves au systegraveme jusqursquoau niveau 4 Le niveau 5 est accordeacute aux repreacutesentants et permet drsquoacceacuteder agrave des documents dont la distribution est reacuteserveacutee aux participants comme les documents de seacuteance (CRP) en sus des documents accessibles au niveau 4 Seuls quelques fonctionnaires du Deacutepartement ont droit au niveau 6 qui permet de consulter des documents dont la distribution est restreinte outre les documents accessibles au niveau 5 Le niveau 7 est reacuteserveacute pour lrsquoadministration du Seacutedoc

Niveaux drsquoaccegraves au Seacutedoc

Niveau 7 Administration du Seacutedoc Niveau 6 Traducteurs Niveau 5 Repreacutesentants Niveau 4 Accegraves public

Source Deacutepartement de lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale et de la gestion des confeacuterences et Division de lrsquoinformatique

D Politique concernant lrsquoarrieacutereacute drsquoarchivage

38 Bien qursquoau deacutepart le systegraveme fucirct censeacute conserver la laquodocumentation reacutecente et futureraquo du Secreacutetariat de lrsquoONU le Corps commun drsquoinspection a abordeacute la question de lrsquoarchivage des documents anteacuterieurs dans un rapport (JIUREP8911) qui contenait une recommandation (la recommandation 2) adresseacutee agrave lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale tendant agrave ce que celle-ci eacutetudie laquola possibiliteacute de sous-traiter la saisie sur disques optiques de toute la documentation existante de lrsquoONU ce qui [permettrait] de preacuteserver la meacutemoire institutionnelle de lrsquoOrganisation drsquoassurer un accegraves facile agrave toute la documentation de lrsquoONU et de reacutealiser de substantielles eacuteconomies

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suppleacutementairesraquo23 Les estimations faites alors ont abouti agrave la conclusion que la saisie de tous les documents de confeacuterence deacutejagrave parues (environ 40 agrave 50 millions de pages agrave lrsquoeacutepoque) entraicircnerait une deacutepense non renouvelable de 4 agrave 5 millions de dollars des Eacutetats-Unis

39 Dans un se ses rapports peacuteriodiques sur lrsquoapplication des recommandations du CCI le Secreacutetaire geacuteneacuterale et indiqueacute qursquoil avait tenu compte de la recommandation 2 pour lrsquoeacutetablissement du projet de budget-programme Des creacutedits de plus de 100 000 dollars des Eacutetats-Unis ont eacuteteacute ouverts pour la lecture optique et lrsquoindexage de base de toutes les reacutesolutions adopteacutees par les principaux organes de lrsquoONU jusqursquoen 1992 Cette tacircche a eacuteteacute confieacutee agrave des socieacuteteacutes exteacuterieures qui lrsquoont meneacutee agrave bien en 1995 pour un coucirct drsquoenviron 110 000 dollars avec le concours de la Bibliothegraveque Dag Hammarskjoumlld pour lrsquoindexage Le Secreacutetaire geacuteneacuteral a cependant jugeacute que pour pouvoir inclure reacutetroactivement dans le systegraveme laquodes documents autres que les reacutesolutions et deacutecisions des principaux organes de lrsquoOrganisation qui [paraissaient] manifestement les plus utiles agrave premiegravere vue il faudrait faire de longues recherches ndash et peut-ecirctre disposer drsquoindications de la part des Eacutetats Membres ndash pour deacuteterminer quels [eacutetaient] les documents qui [pouvaient] ecirctre consideacutereacutes comme ldquoimportantsrdquo Eacutetant donneacute lrsquoampleur et lrsquoimportance drsquoun tel projet et compte tenu du montant limiteacute des ressources qui [eacutetaient] disponibles au titre du budget ordinaire une solution pourrait consister agrave creacuteer dans ce but speacutecifique un fonds drsquoaffectation speacuteciale alimenteacute au moyen de contributions volontairesraquo24 LrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale nrsquoa pas donneacute drsquoorientations particuliegraveres ni pris de deacutecision agrave ce sujet

40 Malgreacute cette deacutemarche prudente lrsquoInspecteur relegraveve dans le rapport du Secreacutetaire geacuteneacuteral intituleacute laquoLrsquoinformation au Secreacutetariat plan drsquoactionraquo publieacute en 2000 que le Deacutepartement de lrsquoinformation a entrepris de numeacuteriser les documents de lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale et du Conseil de seacutecuriteacute anteacuterieurs agrave 1993 afin qursquoon puisse les consulter au moyen du Seacutedoc25 En outre sur un site Web eacutetabli par ce mecircme deacutepartement (httpwwwunorgDeptsdhllandmarkamajorhtm) on indique qursquoen 1998 la Bibliothegraveque Dag Hammarskjoumlld a entrepris laquoun programme en vue de la numeacuterisation des documents parlementaires des Nations Unies dans toutes les langues officielles pour les anneacutees 1946-1992 en vue de leur inclusion dans le systegraveme [agrave disques optiques] de lrsquoOrganisationraquo et que laquoce projet de numeacuterisation est lrsquoun des nombreux projets reacutealiseacutes par la Bibliothegraveque Dag Hammarskjoumlld afin drsquoameacuteliorer lrsquoaccegraves multilingue et eacutelectronique agrave la documentation de lrsquoOrganisation des Nations Uniesraquo Les Eacutetats Membres devraient ecirctre mieux informeacutes de lrsquoeacutetat drsquoavancement de ce projet de son champ drsquoapplication et de la date drsquoachegravevement preacutevue

41 La question de lrsquoarrieacutereacute drsquoarchivage comporte trois aspects Le premier concerne les documents anteacuterieurs agrave la mise en œuvre du systegraveme Ceux qui existent deacutejagrave sous forme eacutelectronique peuvent ecirctre plus facilement chargeacutes dans le Seacutedoc Ceux qui sont sur papier seulement doivent ecirctre passeacutes au lecteur optique la question qui se pose ici est de savoir jusqursquoougrave remonter dans le temps et si les ressources ne permettent pas drsquoarchiver tous les documents anciens comment deacuteterminer ceux qui sont laquoimportantsraquo et meacuteritent

23 A44684 par 63

24 A52206 laquoApplication des recommandations du Corps commun drsquoinspection par 10

25 A55780 par 45

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meacutetadonneacutees et de leur teacuteleacutechargement dans le Seacutedoc La Division de lrsquoinformatique collaborait deacutejagrave avec la CEPALC pour permettre le chargement direct de ses documents officiels dans le Seacutedoc au Siegravege agrave partir de Santiago Agrave la mecircme reacuteunion la CESAP et lrsquoONUN ont indiqueacute qursquoils eacutetaient tout disposeacutes agrave reprendre leurs efforts en vue de charger eux-mecircmes leurs documents Agrave la fin de juillet 2003 la situation geacuteneacuterale dans les offices hors siegravege eacutetait meilleure qursquoagrave la fin de 2002 la CEA la CEPALC et lrsquoONUN travaillaient au chargement des documents Reacutetrospectivement lrsquoInspecteur estime que dans les cas ougrave le Seacutedoc nrsquoa pas eacuteteacute mis en œuvre pour une raison ou pour une autre les lieux drsquoaffectation consideacutereacutes auraient ducirc ecirctre tenus de soumettre leurs documents officiels en vue drsquoun archivage et drsquoune recherche centraliseacutes Le retard pris dans lrsquoapplication du systegraveme dans ces lieux drsquoaffectation est peut-ecirctre ducirc en partie agrave ce que le Siegravege nrsquoa pas fourni de directives claires et nrsquoa pas exerceacute le controcircle voulu

B Politique concernant lrsquoaffichage des documents dans les diffeacuterentes langues

a) La politique officielle

22 Agrave la cinquante-sixiegraveme session de lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale le Secreacutetaire geacuteneacuteral a preacutesenteacute un rapport12 sur la publication simultaneacutee des documents deacutelibeacuteratoires dans les six langues officielles sur le site Web de lrsquoOrganisation dans lequel il a rappeleacute ce qui suit laquoDans sa reacutesolution 36117 B du 10 deacutecembre 1981 lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale a fixeacute une regravegle selon laquelle les documents officiels doivent ecirctre distribueacutes simultaneacutement dans toutes les langues officielles Cette regravegle qui veut qursquoaucune version linguistique drsquoun document donneacute y compris la version originale ne soit diffuseacutee tant que toutes les autres versions linguistiques demandeacutees ne sont pas precirctes agrave ecirctre distribueacutees a eacuteteacute reacuteaffirmeacutee dans les reacutesolutions 42207 C du 11 deacutecembre 1987 5011 du 2 novembre 1995 et 53208 B du 18 deacutecembre 1998 Conformeacutement agrave ladite regravegle degraves leur parution dans les langues demandeacutees tous les documents officiels sont publieacutes sur le Seacutedoc dans toutes les langues simultaneacutementraquo

23 Cette politique a eacuteteacute reacuteaffirmeacutee par lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale dans ses reacutesolutions 54248 C 55222 et 56242 Agrave cet eacutegard selon la Division de lrsquoinformatique la pratique actuelle veut qursquoun document ne soit pas publieacute sur le Seacutedoc tant que les six versions linguistiques ne sont pas precirctes et que les documents soient laquotoujoursraquo afficheacutes simultaneacutement dans les six langues minus avec pour seule exception les rares cas ougrave bien qursquoun document ait eacuteteacute reccedilu dans les six langues une version linguistique pose un problegraveme et doit ecirctre corrigeacutee et rechargeacutee lrsquoaffichage de cette version pouvant alors ecirctre diffeacutereacute de laquoquelques heuresraquo Pour sa part le Deacutepartement de lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale et de la gestion des confeacuterences affirme aussi qursquoil applique strictement le mandat que lui a confieacute lrsquoAssembleacutee dans ses reacutesolutions sur la distribution simultaneacutee des documents dans toutes les langues officielles et que les documents ne sont afficheacutes sur le Seacutedoc que lorsque toutes les versions demandeacutees ont eacuteteacute publieacutees sur papier

12 AC55612

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b) Les entorses agrave la politique officielle

24 Malgreacute les assurances donneacutees par le Secreacutetariat les Eacutetats Membres continuent agrave se plaindre du fait que la politique de distribution simultaneacutee des documents dans les langues requises nrsquoest pas suivie strictement ainsi qursquoen teacutemoigne le paragraphe 3 de la section III de la reacutesolution 57283 B adopteacutee par lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale le 15 avril 2003 Tout en constatant qursquoune grande majoriteacute de documents est afficheacutee sur le Seacutedoc conformeacutement aux principes eacutetablis lrsquoInspecteur ne peut que confirmer agrave lrsquoissue de longues recherches sur les deux principales bases de donneacutees du systegraveme (la base laquoDocumentsraquo et la base laquoReacutesolutionsraquo) que dans de nombreux cas effectivement il y a des entorses agrave la politique officielle avec des retards bien supeacuterieurs aux laquoquelques heuresraquo dont parle le Secreacutetariat Cela vaut pour des documents de presque tous les organes dont certains ne sont toujours pas disponibles dans les langues requises plusieurs anneacutees apregraves leur eacutetablissement Par exemple le rapport de la Cinquiegraveme Commission sur le financement de la Mission drsquoobservation des Nations Unies en Sierra Leone (A54686Add1) a eacuteteacute diffuseacute le 11 juin 2000 en arabe en chinois en espagnol et en franccedilais mais au 30 juillet 2003 le Seacutedoc indiquait que le texte original anglais et la version russe eacutetaient laquonon encore parusraquo

25 Drsquoapregraves le Deacutepartement de lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale et de la gestion des confeacuterences il peut arriver que les copies papier soient publieacutees dans toutes les langues requises mais qursquoune ou plusieurs versions linguistiques ne soient pas afficheacutees simultaneacutement sur le Seacutedoc agrave cause drsquoun dysfonctionnement du systegraveme ou parce que certaines versions doivent ecirctre passeacutees au lecteur optique avant de pouvoir y ecirctre introduites Ces problegravemes sont censeacutes ecirctre reacutegleacutes degraves qursquoon srsquoen aperccediloit mais ce nrsquoest apparemment pas toujours le cas Parfois mecircme ces raisons laquocompreacutehensiblesraquo ne peuvent pas justifier le fait que les documents nrsquoont pas eacuteteacute afficheacutes simultaneacutement dans les langues requises ou du moins diffuseacutes dans un deacutelai plus raisonnable Un exemple parmi bien drsquoautres le document A56791-S2002111 contenant une lettre dateacutee du 23 janvier 2002 adresseacutee au Secreacutetaire geacuteneacuteral par le Repreacutesentant permanent du Qatar aupregraves de lrsquoOrganisation des Nations Unies a eacuteteacute publieacute en chinois le 29 janvier 2002 mais ni lrsquooriginal anglais ni les versions dans les quatre autres langues officielles ne figuraient encore sur le Seacutedoc agrave la fin de juillet 2003 Drsquoautres cas analogues sont citeacutes dans lrsquoannexe I c)

26 Sans remettre en cause le principe de la distribution simultaneacutee dans toutes les langues il convient de preacuteciser les exigences reacuteelles de la politique officielle dont le Secreacutetariat lui-mecircme a sans doute contribueacute agrave brouiller les contours Il est inteacuteressant drsquoobserver lrsquoeacutevolution des termes employeacutes pour deacutecrire les langues dans lesquelles les documents publieacutes avant pendant et apregraves les sessions sont censeacutes ecirctre afficheacutes sur le Seacutedoc pour les reacuteunions du Conseil de seacutecuriteacute de lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale et de ses organes subsidiaires du Conseil eacuteconomique et social et de ses organes subsidiaires et du Conseil de tutelle ainsi que pour les confeacuterences convoqueacutees par lrsquoONU Le premier manuel drsquoutilisation du Seacutedoc publieacute en 1994 (STSCSERA37) indiquait que les documents seraient stockeacutes dans toutes les langues officielles de lrsquoONU13 Le texte reacuteviseacute paru environ un an plus tard signalait qursquoune laquooption permettant de [hellip] consulter [les documents] dans drsquoautres languesraquo avait eacuteteacute ajouteacutee pour tenir compte du fait que des documents eacutetaient disponibles en allemand Sous la rubrique laquoInformations geacuteneacuteralesraquo du systegraveme avant la reconfiguration on indiquait plus prudemment que les documents eacutetaient 13 STCSSERA37 par 2

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normalement disponibles dans les six langues officielles mais qursquoils nrsquoeacutetaient pas toujours publieacutes dans les six langues et que les diffeacuterentes versions linguistiques ne paraissaient pas forceacutement toujours en mecircme temps Il eacutetait preacuteciseacute que le systegraveme indiquerait quelles eacutetaient les versions linguistiques disponibles Aujourdrsquohui on trouve simplement la mention suivante laquoLes documents sont disponibles dans les langues officielles des organes ou organismes agrave lrsquointention desquels ils ont eacuteteacute publieacutesraquo

27 Comme lrsquoa rappeleacute le CCI dans son rapport sur le multilinguisme dans le systegraveme des Nations Unies14 les langues dans lesquelles sont publieacutes les documents officiels des organes directeurs varient drsquoune organisation agrave lrsquoautre et parfois mecircme au sein de la mecircme organisation drsquoun organe agrave lrsquoautre Crsquoest le regraveglement inteacuterieur de chaque organe directeur qui eacutedicte les prescriptions agrave respecter en la matiegravere Les deacuteclarations drsquoordre geacuteneacuteral laissant entendre que laquotous les documentsraquo devraient paraicirctre dans toutes les langues officielles peuvent donc induire en erreur Agrave cet eacutegard la mention qui apparaicirct actuellement sur le Seacutedoc mecircme si elle reflegravete mieux les regravegles en vigueur serait encore plus preacutecise si elle eacutetait libelleacutee en ces termes laquoLes documents officiels sont afficheacutes sur le Seacutedoc dans les langues prescrites par le regraveglement inteacuterieur de lrsquoorgane consideacutereacuteraquo Il serait ainsi tenu compte du fait que pour certains organes directeurs par exemple les documents sont disponibles uniquement dans les langues de travail et non pas dans toutes les langues officielles

28 Il faut aussi bien voir que si la plupart des documents de lrsquoONU et des organismes affilieacutes sont conserveacutes dans le Seacutedoc les organes directeurs ne sont pas tous tregraves stricts en ce qui concerne la distribution simultaneacutee dans toutes les langues requises La grande majoriteacute des textes originaux est reacutedigeacutee en anglais (environ 76 mecircme agrave lrsquoONUG) et la tentation est grande de publier drsquoabord les documents dans la langue de soumission et mecircme drsquoen diffuser une version preacuteliminaire (laquoadvance copyraquo) geacuteneacuteralement en anglais minus pratique toleacutereacutee voire reacuteclameacutee par les Eacutetats Membres dans certains cas

C Accegraves au Seacutedoc

a) La politique actuelle

29 Lrsquoaccegraves au Seacutedoc est reacuteserveacute aux utilisateursabonneacutes inscrits auxquels sont attribueacutes un code drsquoidentification et un mot de passe Dans sa reacutesolution 51211 F du 15 septembre 1997 lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale a encourageacute le Secreacutetaire geacuteneacuteral agrave laquoeacutelaborer une politique en vue de poursuivre le deacuteveloppement du systegraveme agrave disques optiques de lrsquoOrganisation des Nations Unies preacutevoyant notamment comment ouvrir le systegraveme moyennant un droit drsquoutilisation agrave quiconque srsquoy inteacuteresse eacutetant entendu que lrsquoaccegraves restera gratuit pour les missions permanentes les missions drsquoobservation et les administrations publiques des Eacutetats Membres chacun de ces derniers disposant au maximum de 10 mots de passe et preacutevoyant eacutegalement de donner accegraves au systegraveme agrave tous les fonctionnaires du Secreacutetariatraquo15 Dans la mecircme reacutesolution lrsquoAssembleacutee a eacutegalement prieacute le Secreacutetaire geacuteneacuteral laquodrsquoeacutelaborer cette politique en tenant compte des besoins particuliers des pays en deacuteveloppement et drsquoautres cateacutegories speacuteciales drsquoutilisateurs eacuteventuelsraquo

14 A5893 (JIUREP200211)

15 Par 1 du dispositif

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La capaciteacute du systegraveme eacutetant limiteacutee on nrsquoa accordeacute aux autres organisations et organismes des Nations Unies qursquoun nombre restreint de mots de passe pour leurs fonctionnaires En ce qui concerne lrsquoaccegraves du grand public on a institueacute un droit drsquoabonnement annuel les organisations agrave but non lucratif beacuteneacuteficiant drsquoune reacuteduction

30 Pour les fonctionnaires de lrsquoONU et les missions permanentes agrave New York agrave Genegraveve et agrave Vienne les demandes drsquoaccegraves et drsquoinscription sont traiteacutees respectivement par le Siegravege lrsquoONUG et lrsquoONUV Ce sont la Section de la vente et de la commercialisation du Deacutepartement de lrsquoinformation agrave New York et lrsquoONUG qui srsquooccupent des abonnements

31 Avec la reconfiguration du systegraveme on peut en accroicirctre la capaciteacute en ajoutant simplement des disques et on peut accueillir davantage drsquoutilisateurs en ajoutant des puces meacutemoire et des processeurs Le nombre de mots de passe par Eacutetat Membre est drsquoabord passeacute de 10 agrave 20 le 28 aoucirct 2001 puis reacutecemment a eacuteteacute porteacute agrave 40 Le but est de supprimer toutes les restrictions drsquoici agrave 2004 et le Secreacutetariat a demandeacute des creacutedits pour lrsquoexercice biennal 2004-2005 afin drsquoorganiser lrsquoaccegraves gratuit de tous les utilisateurs au Seacutedoc

b) Neacutecessiteacute de passer drsquoun accegraves payant agrave un accegraves gratuit

32 Les propositions initiales faites par le CCI en 1989 eacutetaient fondeacutees sur le principe drsquoun systegraveme payant qui procurerait des recettes mais aujourdrsquohui de nombreux arguments militent en faveur de lrsquoaccegraves gratuit au Seacutedoc pour tous les utilisateurs et pour tous les documents rendus publics prise de conscience du droit drsquoaccegraves agrave lrsquoinformation interaction croissante avec la socieacuteteacute civile souci de transparence etc En outre les donneacutees fournies par le Secreacutetariat montrent que le nombre drsquoabonnements va diminuant en partie parce qursquoon peut souvent avoir librement accegraves aux documents sur les sites Web des organisations concerneacutees Dans sa reacutesolution 52214 du 22 deacutecembre 1997 lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale a elle-mecircme prieacute le Secreacutetaire geacuteneacuteral laquode veiller agrave ce que le texte de tous les nouveaux documents rendus publics dans les six langues officielles et des documents drsquoinformation de lrsquoOrganisation des Nations Unies soit afficheacute chaque jour sur le site Web de lrsquoOrganisation et puisse ecirctre consulteacute immeacutediatement par les Eacutetats Membresraquo16 Une fois que ces documents sont sur le site Web ils ne sont pas reacuteserveacutes aux Eacutetats Membres mais peuvent ecirctre consulteacutes par tout le monde Les documents officiels de lrsquoONU ont donc eacuteteacute et continuent agrave ecirctre mis agrave disposition sur le principal site Web de lrsquoOrganisation Ils eacutetaient auparavant copieacutes sur ce site qui faisait ainsi double emploi avec le Seacutedoc

33 Dans un rapport ulteacuterieur le Secreacutetaire geacuteneacuteral a signaleacute agrave lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale que laquopour que les documents eacutetablis agrave lrsquointention des organes deacutelibeacuterants puissent ecirctre disponibles sur lrsquoInternet dans les six langues officielles simultaneacutement il vaudrait mieux donner au public la possibiliteacute drsquoacceacuteder gratuitement au Seacutedoc plutocirct que drsquoadapter le site Web de lrsquoOrganisation pour permettre la consultation des documents ce site nrsquoest en effet pas conccedilu pour servir agrave lrsquoarchivageraquo17 Il a souligneacute la neacutecessiteacute de reacuteviser les dispositions de la reacutesolution 51211 F de lrsquoAssembleacutee relatives agrave la politique drsquoaccegraves au systegraveme et a suggeacutereacute drsquoadapter le site Web de

16 Partie C par 2 du dispositif

17 AC55612 par 12

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lrsquoOrganisation pour y ajouter des liens hypertextes directs avec les documents deacutelibeacuteratoires archiveacutes sur le Seacutedoc

34 Pour sa part commentant le rapport du Secreacutetaire geacuteneacuteral sur la reconfiguration du systegraveme le Comiteacute consultatif pour les questions administratives et budgeacutetaires (CCQAB) srsquoest feacuteliciteacute des progregraves accomplis et a encourageacute le Secreacutetariat laquoagrave poursuivre le projet de maniegravere que toutes les organisations non gouvernementales accreacutediteacutees aient un accegraves illimiteacute et gratuit au systegravemeraquo18

35 La Division de lrsquoinformatique compte que la gratuiteacute drsquoaccegraves se traduira par une augmentation spectaculaire du nombre drsquoutilisateurs publics et considegravere que la capaciteacute du systegraveme nrsquoest pas encore suffisante pour pouvoir faire face agrave un tel afflux Le projet de budget-programme pour lrsquoexercice biennal 2002-2003 preacutevoyait une augmentation de 2 116 800 dollars des Eacutetats-Unis des creacutedits requis pour le mobilier et le mateacuteriel de la Division de lrsquoinformatique mais lrsquoAssembleacutee a deacutecideacute de ne pas approuver ce montant19 La Division affirme que de ce fait elle a eacuteteacute obligeacutee de limiter ses activiteacutes aux opeacuterations indispensables agrave lrsquoOrganisation et qursquoelle a ducirc annuler la plupart des nouveaux projets notamment celui qui concernait lrsquoaccegraves gratuit au Seacutedoc Le Comiteacute de lrsquoinformation srsquoest pencheacute sur la question du libre accegraves agrave sa vingt-cinquiegraveme session lorsqursquoil a examineacute le rapport du Secreacutetaire geacuteneacuteral sur la reacuteorientation des activiteacutes de lrsquoONU dans le domaine de lrsquoinformation et de la communication20 dont lrsquoannexe II exposait entre autres les exigences et les avantages du passage agrave la gratuiteacute Comme il est indiqueacute dans cette annexe la Division de lrsquoinformatique a demandeacute un creacutedit de 1 530 000 dollars des Eacutetats-Unis dans le projet de budget-programme pour lrsquoexercice biennal 2004-2005 afin de laquofinancer lrsquoouverture du Seacutedoc au grand public agrave titre gracieuxraquo Dans son rapport agrave lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale21 le Comiteacute de lrsquoinformation a recommandeacute agrave lrsquoAssembleacutee drsquoaccueillir avec satisfaction laquola proposition du Secreacutetaire geacuteneacuteral tendant agrave offrir au public un accegraves gratuit au Systegraveme de diffusion eacutelectronique des documents de lrsquoOrganisation des Nations Unies gracircce au raccordement au site Web de lrsquoOrganisation qui doit ecirctre examineacutee dans le contexte du projet de budget-programme pour lrsquoexercice biennal 2004-2005raquo22

36 Si le principe de la gratuiteacute drsquoaccegraves est approuveacute par lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale il faudra quand mecircme conserver le systegraveme drsquoinscription pour certains utilisateurs car le Seacutedoc contient non seulement des documents pouvant ecirctre consulteacutes par tous mais encore des documents auxquels lrsquoaccegraves est restreint et continuera agrave ecirctre proteacutegeacute par un mot de passe

18 A56475 par 12

19 Reacutesolution 56253 chap 27 D par 159

20 AAC19820032

21 A5821

22 Ibid projet de reacutesolution B par 71 du dispositif

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c) Les diffeacuterents niveaux drsquoaccegraves

37 Actuellement il y a sept niveaux drsquoaccegraves au Seacutedoc comme lrsquoindique le graphique ci-apregraves Crsquoest le Deacutepartement de lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale et de la gestion des confeacuterences qui srsquoen occupe Selon le niveau drsquoaccegraves qui leur est accordeacute les utilisateurs peuvent se voir refuser le droit de consulter certains documents pourtant stockeacutes dans le Seacutedoc Les niveaux 1 agrave 4 donnent accegraves agrave des documents dont la distribution nrsquoest plus restreinte agrave des documents dont la distribution est geacuteneacuterale agrave des documents publieacutes en un nombre limiteacute drsquoexemplaires (seacuterie L) comme les projets de reacutesolution et agrave des documents provisoires La plupart des utilisateurs ont accegraves au systegraveme jusqursquoau niveau 4 Le niveau 5 est accordeacute aux repreacutesentants et permet drsquoacceacuteder agrave des documents dont la distribution est reacuteserveacutee aux participants comme les documents de seacuteance (CRP) en sus des documents accessibles au niveau 4 Seuls quelques fonctionnaires du Deacutepartement ont droit au niveau 6 qui permet de consulter des documents dont la distribution est restreinte outre les documents accessibles au niveau 5 Le niveau 7 est reacuteserveacute pour lrsquoadministration du Seacutedoc

Niveaux drsquoaccegraves au Seacutedoc

Niveau 7 Administration du Seacutedoc Niveau 6 Traducteurs Niveau 5 Repreacutesentants Niveau 4 Accegraves public

Source Deacutepartement de lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale et de la gestion des confeacuterences et Division de lrsquoinformatique

D Politique concernant lrsquoarrieacutereacute drsquoarchivage

38 Bien qursquoau deacutepart le systegraveme fucirct censeacute conserver la laquodocumentation reacutecente et futureraquo du Secreacutetariat de lrsquoONU le Corps commun drsquoinspection a abordeacute la question de lrsquoarchivage des documents anteacuterieurs dans un rapport (JIUREP8911) qui contenait une recommandation (la recommandation 2) adresseacutee agrave lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale tendant agrave ce que celle-ci eacutetudie laquola possibiliteacute de sous-traiter la saisie sur disques optiques de toute la documentation existante de lrsquoONU ce qui [permettrait] de preacuteserver la meacutemoire institutionnelle de lrsquoOrganisation drsquoassurer un accegraves facile agrave toute la documentation de lrsquoONU et de reacutealiser de substantielles eacuteconomies

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suppleacutementairesraquo23 Les estimations faites alors ont abouti agrave la conclusion que la saisie de tous les documents de confeacuterence deacutejagrave parues (environ 40 agrave 50 millions de pages agrave lrsquoeacutepoque) entraicircnerait une deacutepense non renouvelable de 4 agrave 5 millions de dollars des Eacutetats-Unis

39 Dans un se ses rapports peacuteriodiques sur lrsquoapplication des recommandations du CCI le Secreacutetaire geacuteneacuterale et indiqueacute qursquoil avait tenu compte de la recommandation 2 pour lrsquoeacutetablissement du projet de budget-programme Des creacutedits de plus de 100 000 dollars des Eacutetats-Unis ont eacuteteacute ouverts pour la lecture optique et lrsquoindexage de base de toutes les reacutesolutions adopteacutees par les principaux organes de lrsquoONU jusqursquoen 1992 Cette tacircche a eacuteteacute confieacutee agrave des socieacuteteacutes exteacuterieures qui lrsquoont meneacutee agrave bien en 1995 pour un coucirct drsquoenviron 110 000 dollars avec le concours de la Bibliothegraveque Dag Hammarskjoumlld pour lrsquoindexage Le Secreacutetaire geacuteneacuteral a cependant jugeacute que pour pouvoir inclure reacutetroactivement dans le systegraveme laquodes documents autres que les reacutesolutions et deacutecisions des principaux organes de lrsquoOrganisation qui [paraissaient] manifestement les plus utiles agrave premiegravere vue il faudrait faire de longues recherches ndash et peut-ecirctre disposer drsquoindications de la part des Eacutetats Membres ndash pour deacuteterminer quels [eacutetaient] les documents qui [pouvaient] ecirctre consideacutereacutes comme ldquoimportantsrdquo Eacutetant donneacute lrsquoampleur et lrsquoimportance drsquoun tel projet et compte tenu du montant limiteacute des ressources qui [eacutetaient] disponibles au titre du budget ordinaire une solution pourrait consister agrave creacuteer dans ce but speacutecifique un fonds drsquoaffectation speacuteciale alimenteacute au moyen de contributions volontairesraquo24 LrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale nrsquoa pas donneacute drsquoorientations particuliegraveres ni pris de deacutecision agrave ce sujet

40 Malgreacute cette deacutemarche prudente lrsquoInspecteur relegraveve dans le rapport du Secreacutetaire geacuteneacuteral intituleacute laquoLrsquoinformation au Secreacutetariat plan drsquoactionraquo publieacute en 2000 que le Deacutepartement de lrsquoinformation a entrepris de numeacuteriser les documents de lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale et du Conseil de seacutecuriteacute anteacuterieurs agrave 1993 afin qursquoon puisse les consulter au moyen du Seacutedoc25 En outre sur un site Web eacutetabli par ce mecircme deacutepartement (httpwwwunorgDeptsdhllandmarkamajorhtm) on indique qursquoen 1998 la Bibliothegraveque Dag Hammarskjoumlld a entrepris laquoun programme en vue de la numeacuterisation des documents parlementaires des Nations Unies dans toutes les langues officielles pour les anneacutees 1946-1992 en vue de leur inclusion dans le systegraveme [agrave disques optiques] de lrsquoOrganisationraquo et que laquoce projet de numeacuterisation est lrsquoun des nombreux projets reacutealiseacutes par la Bibliothegraveque Dag Hammarskjoumlld afin drsquoameacuteliorer lrsquoaccegraves multilingue et eacutelectronique agrave la documentation de lrsquoOrganisation des Nations Uniesraquo Les Eacutetats Membres devraient ecirctre mieux informeacutes de lrsquoeacutetat drsquoavancement de ce projet de son champ drsquoapplication et de la date drsquoachegravevement preacutevue

41 La question de lrsquoarrieacutereacute drsquoarchivage comporte trois aspects Le premier concerne les documents anteacuterieurs agrave la mise en œuvre du systegraveme Ceux qui existent deacutejagrave sous forme eacutelectronique peuvent ecirctre plus facilement chargeacutes dans le Seacutedoc Ceux qui sont sur papier seulement doivent ecirctre passeacutes au lecteur optique la question qui se pose ici est de savoir jusqursquoougrave remonter dans le temps et si les ressources ne permettent pas drsquoarchiver tous les documents anciens comment deacuteterminer ceux qui sont laquoimportantsraquo et meacuteritent

23 A44684 par 63

24 A52206 laquoApplication des recommandations du Corps commun drsquoinspection par 10

25 A55780 par 45

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b) Les entorses agrave la politique officielle

24 Malgreacute les assurances donneacutees par le Secreacutetariat les Eacutetats Membres continuent agrave se plaindre du fait que la politique de distribution simultaneacutee des documents dans les langues requises nrsquoest pas suivie strictement ainsi qursquoen teacutemoigne le paragraphe 3 de la section III de la reacutesolution 57283 B adopteacutee par lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale le 15 avril 2003 Tout en constatant qursquoune grande majoriteacute de documents est afficheacutee sur le Seacutedoc conformeacutement aux principes eacutetablis lrsquoInspecteur ne peut que confirmer agrave lrsquoissue de longues recherches sur les deux principales bases de donneacutees du systegraveme (la base laquoDocumentsraquo et la base laquoReacutesolutionsraquo) que dans de nombreux cas effectivement il y a des entorses agrave la politique officielle avec des retards bien supeacuterieurs aux laquoquelques heuresraquo dont parle le Secreacutetariat Cela vaut pour des documents de presque tous les organes dont certains ne sont toujours pas disponibles dans les langues requises plusieurs anneacutees apregraves leur eacutetablissement Par exemple le rapport de la Cinquiegraveme Commission sur le financement de la Mission drsquoobservation des Nations Unies en Sierra Leone (A54686Add1) a eacuteteacute diffuseacute le 11 juin 2000 en arabe en chinois en espagnol et en franccedilais mais au 30 juillet 2003 le Seacutedoc indiquait que le texte original anglais et la version russe eacutetaient laquonon encore parusraquo

25 Drsquoapregraves le Deacutepartement de lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale et de la gestion des confeacuterences il peut arriver que les copies papier soient publieacutees dans toutes les langues requises mais qursquoune ou plusieurs versions linguistiques ne soient pas afficheacutees simultaneacutement sur le Seacutedoc agrave cause drsquoun dysfonctionnement du systegraveme ou parce que certaines versions doivent ecirctre passeacutees au lecteur optique avant de pouvoir y ecirctre introduites Ces problegravemes sont censeacutes ecirctre reacutegleacutes degraves qursquoon srsquoen aperccediloit mais ce nrsquoest apparemment pas toujours le cas Parfois mecircme ces raisons laquocompreacutehensiblesraquo ne peuvent pas justifier le fait que les documents nrsquoont pas eacuteteacute afficheacutes simultaneacutement dans les langues requises ou du moins diffuseacutes dans un deacutelai plus raisonnable Un exemple parmi bien drsquoautres le document A56791-S2002111 contenant une lettre dateacutee du 23 janvier 2002 adresseacutee au Secreacutetaire geacuteneacuteral par le Repreacutesentant permanent du Qatar aupregraves de lrsquoOrganisation des Nations Unies a eacuteteacute publieacute en chinois le 29 janvier 2002 mais ni lrsquooriginal anglais ni les versions dans les quatre autres langues officielles ne figuraient encore sur le Seacutedoc agrave la fin de juillet 2003 Drsquoautres cas analogues sont citeacutes dans lrsquoannexe I c)

26 Sans remettre en cause le principe de la distribution simultaneacutee dans toutes les langues il convient de preacuteciser les exigences reacuteelles de la politique officielle dont le Secreacutetariat lui-mecircme a sans doute contribueacute agrave brouiller les contours Il est inteacuteressant drsquoobserver lrsquoeacutevolution des termes employeacutes pour deacutecrire les langues dans lesquelles les documents publieacutes avant pendant et apregraves les sessions sont censeacutes ecirctre afficheacutes sur le Seacutedoc pour les reacuteunions du Conseil de seacutecuriteacute de lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale et de ses organes subsidiaires du Conseil eacuteconomique et social et de ses organes subsidiaires et du Conseil de tutelle ainsi que pour les confeacuterences convoqueacutees par lrsquoONU Le premier manuel drsquoutilisation du Seacutedoc publieacute en 1994 (STSCSERA37) indiquait que les documents seraient stockeacutes dans toutes les langues officielles de lrsquoONU13 Le texte reacuteviseacute paru environ un an plus tard signalait qursquoune laquooption permettant de [hellip] consulter [les documents] dans drsquoautres languesraquo avait eacuteteacute ajouteacutee pour tenir compte du fait que des documents eacutetaient disponibles en allemand Sous la rubrique laquoInformations geacuteneacuteralesraquo du systegraveme avant la reconfiguration on indiquait plus prudemment que les documents eacutetaient 13 STCSSERA37 par 2

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normalement disponibles dans les six langues officielles mais qursquoils nrsquoeacutetaient pas toujours publieacutes dans les six langues et que les diffeacuterentes versions linguistiques ne paraissaient pas forceacutement toujours en mecircme temps Il eacutetait preacuteciseacute que le systegraveme indiquerait quelles eacutetaient les versions linguistiques disponibles Aujourdrsquohui on trouve simplement la mention suivante laquoLes documents sont disponibles dans les langues officielles des organes ou organismes agrave lrsquointention desquels ils ont eacuteteacute publieacutesraquo

27 Comme lrsquoa rappeleacute le CCI dans son rapport sur le multilinguisme dans le systegraveme des Nations Unies14 les langues dans lesquelles sont publieacutes les documents officiels des organes directeurs varient drsquoune organisation agrave lrsquoautre et parfois mecircme au sein de la mecircme organisation drsquoun organe agrave lrsquoautre Crsquoest le regraveglement inteacuterieur de chaque organe directeur qui eacutedicte les prescriptions agrave respecter en la matiegravere Les deacuteclarations drsquoordre geacuteneacuteral laissant entendre que laquotous les documentsraquo devraient paraicirctre dans toutes les langues officielles peuvent donc induire en erreur Agrave cet eacutegard la mention qui apparaicirct actuellement sur le Seacutedoc mecircme si elle reflegravete mieux les regravegles en vigueur serait encore plus preacutecise si elle eacutetait libelleacutee en ces termes laquoLes documents officiels sont afficheacutes sur le Seacutedoc dans les langues prescrites par le regraveglement inteacuterieur de lrsquoorgane consideacutereacuteraquo Il serait ainsi tenu compte du fait que pour certains organes directeurs par exemple les documents sont disponibles uniquement dans les langues de travail et non pas dans toutes les langues officielles

28 Il faut aussi bien voir que si la plupart des documents de lrsquoONU et des organismes affilieacutes sont conserveacutes dans le Seacutedoc les organes directeurs ne sont pas tous tregraves stricts en ce qui concerne la distribution simultaneacutee dans toutes les langues requises La grande majoriteacute des textes originaux est reacutedigeacutee en anglais (environ 76 mecircme agrave lrsquoONUG) et la tentation est grande de publier drsquoabord les documents dans la langue de soumission et mecircme drsquoen diffuser une version preacuteliminaire (laquoadvance copyraquo) geacuteneacuteralement en anglais minus pratique toleacutereacutee voire reacuteclameacutee par les Eacutetats Membres dans certains cas

C Accegraves au Seacutedoc

a) La politique actuelle

29 Lrsquoaccegraves au Seacutedoc est reacuteserveacute aux utilisateursabonneacutes inscrits auxquels sont attribueacutes un code drsquoidentification et un mot de passe Dans sa reacutesolution 51211 F du 15 septembre 1997 lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale a encourageacute le Secreacutetaire geacuteneacuteral agrave laquoeacutelaborer une politique en vue de poursuivre le deacuteveloppement du systegraveme agrave disques optiques de lrsquoOrganisation des Nations Unies preacutevoyant notamment comment ouvrir le systegraveme moyennant un droit drsquoutilisation agrave quiconque srsquoy inteacuteresse eacutetant entendu que lrsquoaccegraves restera gratuit pour les missions permanentes les missions drsquoobservation et les administrations publiques des Eacutetats Membres chacun de ces derniers disposant au maximum de 10 mots de passe et preacutevoyant eacutegalement de donner accegraves au systegraveme agrave tous les fonctionnaires du Secreacutetariatraquo15 Dans la mecircme reacutesolution lrsquoAssembleacutee a eacutegalement prieacute le Secreacutetaire geacuteneacuteral laquodrsquoeacutelaborer cette politique en tenant compte des besoins particuliers des pays en deacuteveloppement et drsquoautres cateacutegories speacuteciales drsquoutilisateurs eacuteventuelsraquo

14 A5893 (JIUREP200211)

15 Par 1 du dispositif

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La capaciteacute du systegraveme eacutetant limiteacutee on nrsquoa accordeacute aux autres organisations et organismes des Nations Unies qursquoun nombre restreint de mots de passe pour leurs fonctionnaires En ce qui concerne lrsquoaccegraves du grand public on a institueacute un droit drsquoabonnement annuel les organisations agrave but non lucratif beacuteneacuteficiant drsquoune reacuteduction

30 Pour les fonctionnaires de lrsquoONU et les missions permanentes agrave New York agrave Genegraveve et agrave Vienne les demandes drsquoaccegraves et drsquoinscription sont traiteacutees respectivement par le Siegravege lrsquoONUG et lrsquoONUV Ce sont la Section de la vente et de la commercialisation du Deacutepartement de lrsquoinformation agrave New York et lrsquoONUG qui srsquooccupent des abonnements

31 Avec la reconfiguration du systegraveme on peut en accroicirctre la capaciteacute en ajoutant simplement des disques et on peut accueillir davantage drsquoutilisateurs en ajoutant des puces meacutemoire et des processeurs Le nombre de mots de passe par Eacutetat Membre est drsquoabord passeacute de 10 agrave 20 le 28 aoucirct 2001 puis reacutecemment a eacuteteacute porteacute agrave 40 Le but est de supprimer toutes les restrictions drsquoici agrave 2004 et le Secreacutetariat a demandeacute des creacutedits pour lrsquoexercice biennal 2004-2005 afin drsquoorganiser lrsquoaccegraves gratuit de tous les utilisateurs au Seacutedoc

b) Neacutecessiteacute de passer drsquoun accegraves payant agrave un accegraves gratuit

32 Les propositions initiales faites par le CCI en 1989 eacutetaient fondeacutees sur le principe drsquoun systegraveme payant qui procurerait des recettes mais aujourdrsquohui de nombreux arguments militent en faveur de lrsquoaccegraves gratuit au Seacutedoc pour tous les utilisateurs et pour tous les documents rendus publics prise de conscience du droit drsquoaccegraves agrave lrsquoinformation interaction croissante avec la socieacuteteacute civile souci de transparence etc En outre les donneacutees fournies par le Secreacutetariat montrent que le nombre drsquoabonnements va diminuant en partie parce qursquoon peut souvent avoir librement accegraves aux documents sur les sites Web des organisations concerneacutees Dans sa reacutesolution 52214 du 22 deacutecembre 1997 lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale a elle-mecircme prieacute le Secreacutetaire geacuteneacuteral laquode veiller agrave ce que le texte de tous les nouveaux documents rendus publics dans les six langues officielles et des documents drsquoinformation de lrsquoOrganisation des Nations Unies soit afficheacute chaque jour sur le site Web de lrsquoOrganisation et puisse ecirctre consulteacute immeacutediatement par les Eacutetats Membresraquo16 Une fois que ces documents sont sur le site Web ils ne sont pas reacuteserveacutes aux Eacutetats Membres mais peuvent ecirctre consulteacutes par tout le monde Les documents officiels de lrsquoONU ont donc eacuteteacute et continuent agrave ecirctre mis agrave disposition sur le principal site Web de lrsquoOrganisation Ils eacutetaient auparavant copieacutes sur ce site qui faisait ainsi double emploi avec le Seacutedoc

33 Dans un rapport ulteacuterieur le Secreacutetaire geacuteneacuteral a signaleacute agrave lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale que laquopour que les documents eacutetablis agrave lrsquointention des organes deacutelibeacuterants puissent ecirctre disponibles sur lrsquoInternet dans les six langues officielles simultaneacutement il vaudrait mieux donner au public la possibiliteacute drsquoacceacuteder gratuitement au Seacutedoc plutocirct que drsquoadapter le site Web de lrsquoOrganisation pour permettre la consultation des documents ce site nrsquoest en effet pas conccedilu pour servir agrave lrsquoarchivageraquo17 Il a souligneacute la neacutecessiteacute de reacuteviser les dispositions de la reacutesolution 51211 F de lrsquoAssembleacutee relatives agrave la politique drsquoaccegraves au systegraveme et a suggeacutereacute drsquoadapter le site Web de

16 Partie C par 2 du dispositif

17 AC55612 par 12

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lrsquoOrganisation pour y ajouter des liens hypertextes directs avec les documents deacutelibeacuteratoires archiveacutes sur le Seacutedoc

34 Pour sa part commentant le rapport du Secreacutetaire geacuteneacuteral sur la reconfiguration du systegraveme le Comiteacute consultatif pour les questions administratives et budgeacutetaires (CCQAB) srsquoest feacuteliciteacute des progregraves accomplis et a encourageacute le Secreacutetariat laquoagrave poursuivre le projet de maniegravere que toutes les organisations non gouvernementales accreacutediteacutees aient un accegraves illimiteacute et gratuit au systegravemeraquo18

35 La Division de lrsquoinformatique compte que la gratuiteacute drsquoaccegraves se traduira par une augmentation spectaculaire du nombre drsquoutilisateurs publics et considegravere que la capaciteacute du systegraveme nrsquoest pas encore suffisante pour pouvoir faire face agrave un tel afflux Le projet de budget-programme pour lrsquoexercice biennal 2002-2003 preacutevoyait une augmentation de 2 116 800 dollars des Eacutetats-Unis des creacutedits requis pour le mobilier et le mateacuteriel de la Division de lrsquoinformatique mais lrsquoAssembleacutee a deacutecideacute de ne pas approuver ce montant19 La Division affirme que de ce fait elle a eacuteteacute obligeacutee de limiter ses activiteacutes aux opeacuterations indispensables agrave lrsquoOrganisation et qursquoelle a ducirc annuler la plupart des nouveaux projets notamment celui qui concernait lrsquoaccegraves gratuit au Seacutedoc Le Comiteacute de lrsquoinformation srsquoest pencheacute sur la question du libre accegraves agrave sa vingt-cinquiegraveme session lorsqursquoil a examineacute le rapport du Secreacutetaire geacuteneacuteral sur la reacuteorientation des activiteacutes de lrsquoONU dans le domaine de lrsquoinformation et de la communication20 dont lrsquoannexe II exposait entre autres les exigences et les avantages du passage agrave la gratuiteacute Comme il est indiqueacute dans cette annexe la Division de lrsquoinformatique a demandeacute un creacutedit de 1 530 000 dollars des Eacutetats-Unis dans le projet de budget-programme pour lrsquoexercice biennal 2004-2005 afin de laquofinancer lrsquoouverture du Seacutedoc au grand public agrave titre gracieuxraquo Dans son rapport agrave lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale21 le Comiteacute de lrsquoinformation a recommandeacute agrave lrsquoAssembleacutee drsquoaccueillir avec satisfaction laquola proposition du Secreacutetaire geacuteneacuteral tendant agrave offrir au public un accegraves gratuit au Systegraveme de diffusion eacutelectronique des documents de lrsquoOrganisation des Nations Unies gracircce au raccordement au site Web de lrsquoOrganisation qui doit ecirctre examineacutee dans le contexte du projet de budget-programme pour lrsquoexercice biennal 2004-2005raquo22

36 Si le principe de la gratuiteacute drsquoaccegraves est approuveacute par lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale il faudra quand mecircme conserver le systegraveme drsquoinscription pour certains utilisateurs car le Seacutedoc contient non seulement des documents pouvant ecirctre consulteacutes par tous mais encore des documents auxquels lrsquoaccegraves est restreint et continuera agrave ecirctre proteacutegeacute par un mot de passe

18 A56475 par 12

19 Reacutesolution 56253 chap 27 D par 159

20 AAC19820032

21 A5821

22 Ibid projet de reacutesolution B par 71 du dispositif

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c) Les diffeacuterents niveaux drsquoaccegraves

37 Actuellement il y a sept niveaux drsquoaccegraves au Seacutedoc comme lrsquoindique le graphique ci-apregraves Crsquoest le Deacutepartement de lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale et de la gestion des confeacuterences qui srsquoen occupe Selon le niveau drsquoaccegraves qui leur est accordeacute les utilisateurs peuvent se voir refuser le droit de consulter certains documents pourtant stockeacutes dans le Seacutedoc Les niveaux 1 agrave 4 donnent accegraves agrave des documents dont la distribution nrsquoest plus restreinte agrave des documents dont la distribution est geacuteneacuterale agrave des documents publieacutes en un nombre limiteacute drsquoexemplaires (seacuterie L) comme les projets de reacutesolution et agrave des documents provisoires La plupart des utilisateurs ont accegraves au systegraveme jusqursquoau niveau 4 Le niveau 5 est accordeacute aux repreacutesentants et permet drsquoacceacuteder agrave des documents dont la distribution est reacuteserveacutee aux participants comme les documents de seacuteance (CRP) en sus des documents accessibles au niveau 4 Seuls quelques fonctionnaires du Deacutepartement ont droit au niveau 6 qui permet de consulter des documents dont la distribution est restreinte outre les documents accessibles au niveau 5 Le niveau 7 est reacuteserveacute pour lrsquoadministration du Seacutedoc

Niveaux drsquoaccegraves au Seacutedoc

Niveau 7 Administration du Seacutedoc Niveau 6 Traducteurs Niveau 5 Repreacutesentants Niveau 4 Accegraves public

Source Deacutepartement de lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale et de la gestion des confeacuterences et Division de lrsquoinformatique

D Politique concernant lrsquoarrieacutereacute drsquoarchivage

38 Bien qursquoau deacutepart le systegraveme fucirct censeacute conserver la laquodocumentation reacutecente et futureraquo du Secreacutetariat de lrsquoONU le Corps commun drsquoinspection a abordeacute la question de lrsquoarchivage des documents anteacuterieurs dans un rapport (JIUREP8911) qui contenait une recommandation (la recommandation 2) adresseacutee agrave lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale tendant agrave ce que celle-ci eacutetudie laquola possibiliteacute de sous-traiter la saisie sur disques optiques de toute la documentation existante de lrsquoONU ce qui [permettrait] de preacuteserver la meacutemoire institutionnelle de lrsquoOrganisation drsquoassurer un accegraves facile agrave toute la documentation de lrsquoONU et de reacutealiser de substantielles eacuteconomies

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suppleacutementairesraquo23 Les estimations faites alors ont abouti agrave la conclusion que la saisie de tous les documents de confeacuterence deacutejagrave parues (environ 40 agrave 50 millions de pages agrave lrsquoeacutepoque) entraicircnerait une deacutepense non renouvelable de 4 agrave 5 millions de dollars des Eacutetats-Unis

39 Dans un se ses rapports peacuteriodiques sur lrsquoapplication des recommandations du CCI le Secreacutetaire geacuteneacuterale et indiqueacute qursquoil avait tenu compte de la recommandation 2 pour lrsquoeacutetablissement du projet de budget-programme Des creacutedits de plus de 100 000 dollars des Eacutetats-Unis ont eacuteteacute ouverts pour la lecture optique et lrsquoindexage de base de toutes les reacutesolutions adopteacutees par les principaux organes de lrsquoONU jusqursquoen 1992 Cette tacircche a eacuteteacute confieacutee agrave des socieacuteteacutes exteacuterieures qui lrsquoont meneacutee agrave bien en 1995 pour un coucirct drsquoenviron 110 000 dollars avec le concours de la Bibliothegraveque Dag Hammarskjoumlld pour lrsquoindexage Le Secreacutetaire geacuteneacuteral a cependant jugeacute que pour pouvoir inclure reacutetroactivement dans le systegraveme laquodes documents autres que les reacutesolutions et deacutecisions des principaux organes de lrsquoOrganisation qui [paraissaient] manifestement les plus utiles agrave premiegravere vue il faudrait faire de longues recherches ndash et peut-ecirctre disposer drsquoindications de la part des Eacutetats Membres ndash pour deacuteterminer quels [eacutetaient] les documents qui [pouvaient] ecirctre consideacutereacutes comme ldquoimportantsrdquo Eacutetant donneacute lrsquoampleur et lrsquoimportance drsquoun tel projet et compte tenu du montant limiteacute des ressources qui [eacutetaient] disponibles au titre du budget ordinaire une solution pourrait consister agrave creacuteer dans ce but speacutecifique un fonds drsquoaffectation speacuteciale alimenteacute au moyen de contributions volontairesraquo24 LrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale nrsquoa pas donneacute drsquoorientations particuliegraveres ni pris de deacutecision agrave ce sujet

40 Malgreacute cette deacutemarche prudente lrsquoInspecteur relegraveve dans le rapport du Secreacutetaire geacuteneacuteral intituleacute laquoLrsquoinformation au Secreacutetariat plan drsquoactionraquo publieacute en 2000 que le Deacutepartement de lrsquoinformation a entrepris de numeacuteriser les documents de lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale et du Conseil de seacutecuriteacute anteacuterieurs agrave 1993 afin qursquoon puisse les consulter au moyen du Seacutedoc25 En outre sur un site Web eacutetabli par ce mecircme deacutepartement (httpwwwunorgDeptsdhllandmarkamajorhtm) on indique qursquoen 1998 la Bibliothegraveque Dag Hammarskjoumlld a entrepris laquoun programme en vue de la numeacuterisation des documents parlementaires des Nations Unies dans toutes les langues officielles pour les anneacutees 1946-1992 en vue de leur inclusion dans le systegraveme [agrave disques optiques] de lrsquoOrganisationraquo et que laquoce projet de numeacuterisation est lrsquoun des nombreux projets reacutealiseacutes par la Bibliothegraveque Dag Hammarskjoumlld afin drsquoameacuteliorer lrsquoaccegraves multilingue et eacutelectronique agrave la documentation de lrsquoOrganisation des Nations Uniesraquo Les Eacutetats Membres devraient ecirctre mieux informeacutes de lrsquoeacutetat drsquoavancement de ce projet de son champ drsquoapplication et de la date drsquoachegravevement preacutevue

41 La question de lrsquoarrieacutereacute drsquoarchivage comporte trois aspects Le premier concerne les documents anteacuterieurs agrave la mise en œuvre du systegraveme Ceux qui existent deacutejagrave sous forme eacutelectronique peuvent ecirctre plus facilement chargeacutes dans le Seacutedoc Ceux qui sont sur papier seulement doivent ecirctre passeacutes au lecteur optique la question qui se pose ici est de savoir jusqursquoougrave remonter dans le temps et si les ressources ne permettent pas drsquoarchiver tous les documents anciens comment deacuteterminer ceux qui sont laquoimportantsraquo et meacuteritent

23 A44684 par 63

24 A52206 laquoApplication des recommandations du Corps commun drsquoinspection par 10

25 A55780 par 45

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normalement disponibles dans les six langues officielles mais qursquoils nrsquoeacutetaient pas toujours publieacutes dans les six langues et que les diffeacuterentes versions linguistiques ne paraissaient pas forceacutement toujours en mecircme temps Il eacutetait preacuteciseacute que le systegraveme indiquerait quelles eacutetaient les versions linguistiques disponibles Aujourdrsquohui on trouve simplement la mention suivante laquoLes documents sont disponibles dans les langues officielles des organes ou organismes agrave lrsquointention desquels ils ont eacuteteacute publieacutesraquo

27 Comme lrsquoa rappeleacute le CCI dans son rapport sur le multilinguisme dans le systegraveme des Nations Unies14 les langues dans lesquelles sont publieacutes les documents officiels des organes directeurs varient drsquoune organisation agrave lrsquoautre et parfois mecircme au sein de la mecircme organisation drsquoun organe agrave lrsquoautre Crsquoest le regraveglement inteacuterieur de chaque organe directeur qui eacutedicte les prescriptions agrave respecter en la matiegravere Les deacuteclarations drsquoordre geacuteneacuteral laissant entendre que laquotous les documentsraquo devraient paraicirctre dans toutes les langues officielles peuvent donc induire en erreur Agrave cet eacutegard la mention qui apparaicirct actuellement sur le Seacutedoc mecircme si elle reflegravete mieux les regravegles en vigueur serait encore plus preacutecise si elle eacutetait libelleacutee en ces termes laquoLes documents officiels sont afficheacutes sur le Seacutedoc dans les langues prescrites par le regraveglement inteacuterieur de lrsquoorgane consideacutereacuteraquo Il serait ainsi tenu compte du fait que pour certains organes directeurs par exemple les documents sont disponibles uniquement dans les langues de travail et non pas dans toutes les langues officielles

28 Il faut aussi bien voir que si la plupart des documents de lrsquoONU et des organismes affilieacutes sont conserveacutes dans le Seacutedoc les organes directeurs ne sont pas tous tregraves stricts en ce qui concerne la distribution simultaneacutee dans toutes les langues requises La grande majoriteacute des textes originaux est reacutedigeacutee en anglais (environ 76 mecircme agrave lrsquoONUG) et la tentation est grande de publier drsquoabord les documents dans la langue de soumission et mecircme drsquoen diffuser une version preacuteliminaire (laquoadvance copyraquo) geacuteneacuteralement en anglais minus pratique toleacutereacutee voire reacuteclameacutee par les Eacutetats Membres dans certains cas

C Accegraves au Seacutedoc

a) La politique actuelle

29 Lrsquoaccegraves au Seacutedoc est reacuteserveacute aux utilisateursabonneacutes inscrits auxquels sont attribueacutes un code drsquoidentification et un mot de passe Dans sa reacutesolution 51211 F du 15 septembre 1997 lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale a encourageacute le Secreacutetaire geacuteneacuteral agrave laquoeacutelaborer une politique en vue de poursuivre le deacuteveloppement du systegraveme agrave disques optiques de lrsquoOrganisation des Nations Unies preacutevoyant notamment comment ouvrir le systegraveme moyennant un droit drsquoutilisation agrave quiconque srsquoy inteacuteresse eacutetant entendu que lrsquoaccegraves restera gratuit pour les missions permanentes les missions drsquoobservation et les administrations publiques des Eacutetats Membres chacun de ces derniers disposant au maximum de 10 mots de passe et preacutevoyant eacutegalement de donner accegraves au systegraveme agrave tous les fonctionnaires du Secreacutetariatraquo15 Dans la mecircme reacutesolution lrsquoAssembleacutee a eacutegalement prieacute le Secreacutetaire geacuteneacuteral laquodrsquoeacutelaborer cette politique en tenant compte des besoins particuliers des pays en deacuteveloppement et drsquoautres cateacutegories speacuteciales drsquoutilisateurs eacuteventuelsraquo

14 A5893 (JIUREP200211)

15 Par 1 du dispositif

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La capaciteacute du systegraveme eacutetant limiteacutee on nrsquoa accordeacute aux autres organisations et organismes des Nations Unies qursquoun nombre restreint de mots de passe pour leurs fonctionnaires En ce qui concerne lrsquoaccegraves du grand public on a institueacute un droit drsquoabonnement annuel les organisations agrave but non lucratif beacuteneacuteficiant drsquoune reacuteduction

30 Pour les fonctionnaires de lrsquoONU et les missions permanentes agrave New York agrave Genegraveve et agrave Vienne les demandes drsquoaccegraves et drsquoinscription sont traiteacutees respectivement par le Siegravege lrsquoONUG et lrsquoONUV Ce sont la Section de la vente et de la commercialisation du Deacutepartement de lrsquoinformation agrave New York et lrsquoONUG qui srsquooccupent des abonnements

31 Avec la reconfiguration du systegraveme on peut en accroicirctre la capaciteacute en ajoutant simplement des disques et on peut accueillir davantage drsquoutilisateurs en ajoutant des puces meacutemoire et des processeurs Le nombre de mots de passe par Eacutetat Membre est drsquoabord passeacute de 10 agrave 20 le 28 aoucirct 2001 puis reacutecemment a eacuteteacute porteacute agrave 40 Le but est de supprimer toutes les restrictions drsquoici agrave 2004 et le Secreacutetariat a demandeacute des creacutedits pour lrsquoexercice biennal 2004-2005 afin drsquoorganiser lrsquoaccegraves gratuit de tous les utilisateurs au Seacutedoc

b) Neacutecessiteacute de passer drsquoun accegraves payant agrave un accegraves gratuit

32 Les propositions initiales faites par le CCI en 1989 eacutetaient fondeacutees sur le principe drsquoun systegraveme payant qui procurerait des recettes mais aujourdrsquohui de nombreux arguments militent en faveur de lrsquoaccegraves gratuit au Seacutedoc pour tous les utilisateurs et pour tous les documents rendus publics prise de conscience du droit drsquoaccegraves agrave lrsquoinformation interaction croissante avec la socieacuteteacute civile souci de transparence etc En outre les donneacutees fournies par le Secreacutetariat montrent que le nombre drsquoabonnements va diminuant en partie parce qursquoon peut souvent avoir librement accegraves aux documents sur les sites Web des organisations concerneacutees Dans sa reacutesolution 52214 du 22 deacutecembre 1997 lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale a elle-mecircme prieacute le Secreacutetaire geacuteneacuteral laquode veiller agrave ce que le texte de tous les nouveaux documents rendus publics dans les six langues officielles et des documents drsquoinformation de lrsquoOrganisation des Nations Unies soit afficheacute chaque jour sur le site Web de lrsquoOrganisation et puisse ecirctre consulteacute immeacutediatement par les Eacutetats Membresraquo16 Une fois que ces documents sont sur le site Web ils ne sont pas reacuteserveacutes aux Eacutetats Membres mais peuvent ecirctre consulteacutes par tout le monde Les documents officiels de lrsquoONU ont donc eacuteteacute et continuent agrave ecirctre mis agrave disposition sur le principal site Web de lrsquoOrganisation Ils eacutetaient auparavant copieacutes sur ce site qui faisait ainsi double emploi avec le Seacutedoc

33 Dans un rapport ulteacuterieur le Secreacutetaire geacuteneacuteral a signaleacute agrave lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale que laquopour que les documents eacutetablis agrave lrsquointention des organes deacutelibeacuterants puissent ecirctre disponibles sur lrsquoInternet dans les six langues officielles simultaneacutement il vaudrait mieux donner au public la possibiliteacute drsquoacceacuteder gratuitement au Seacutedoc plutocirct que drsquoadapter le site Web de lrsquoOrganisation pour permettre la consultation des documents ce site nrsquoest en effet pas conccedilu pour servir agrave lrsquoarchivageraquo17 Il a souligneacute la neacutecessiteacute de reacuteviser les dispositions de la reacutesolution 51211 F de lrsquoAssembleacutee relatives agrave la politique drsquoaccegraves au systegraveme et a suggeacutereacute drsquoadapter le site Web de

16 Partie C par 2 du dispositif

17 AC55612 par 12

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lrsquoOrganisation pour y ajouter des liens hypertextes directs avec les documents deacutelibeacuteratoires archiveacutes sur le Seacutedoc

34 Pour sa part commentant le rapport du Secreacutetaire geacuteneacuteral sur la reconfiguration du systegraveme le Comiteacute consultatif pour les questions administratives et budgeacutetaires (CCQAB) srsquoest feacuteliciteacute des progregraves accomplis et a encourageacute le Secreacutetariat laquoagrave poursuivre le projet de maniegravere que toutes les organisations non gouvernementales accreacutediteacutees aient un accegraves illimiteacute et gratuit au systegravemeraquo18

35 La Division de lrsquoinformatique compte que la gratuiteacute drsquoaccegraves se traduira par une augmentation spectaculaire du nombre drsquoutilisateurs publics et considegravere que la capaciteacute du systegraveme nrsquoest pas encore suffisante pour pouvoir faire face agrave un tel afflux Le projet de budget-programme pour lrsquoexercice biennal 2002-2003 preacutevoyait une augmentation de 2 116 800 dollars des Eacutetats-Unis des creacutedits requis pour le mobilier et le mateacuteriel de la Division de lrsquoinformatique mais lrsquoAssembleacutee a deacutecideacute de ne pas approuver ce montant19 La Division affirme que de ce fait elle a eacuteteacute obligeacutee de limiter ses activiteacutes aux opeacuterations indispensables agrave lrsquoOrganisation et qursquoelle a ducirc annuler la plupart des nouveaux projets notamment celui qui concernait lrsquoaccegraves gratuit au Seacutedoc Le Comiteacute de lrsquoinformation srsquoest pencheacute sur la question du libre accegraves agrave sa vingt-cinquiegraveme session lorsqursquoil a examineacute le rapport du Secreacutetaire geacuteneacuteral sur la reacuteorientation des activiteacutes de lrsquoONU dans le domaine de lrsquoinformation et de la communication20 dont lrsquoannexe II exposait entre autres les exigences et les avantages du passage agrave la gratuiteacute Comme il est indiqueacute dans cette annexe la Division de lrsquoinformatique a demandeacute un creacutedit de 1 530 000 dollars des Eacutetats-Unis dans le projet de budget-programme pour lrsquoexercice biennal 2004-2005 afin de laquofinancer lrsquoouverture du Seacutedoc au grand public agrave titre gracieuxraquo Dans son rapport agrave lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale21 le Comiteacute de lrsquoinformation a recommandeacute agrave lrsquoAssembleacutee drsquoaccueillir avec satisfaction laquola proposition du Secreacutetaire geacuteneacuteral tendant agrave offrir au public un accegraves gratuit au Systegraveme de diffusion eacutelectronique des documents de lrsquoOrganisation des Nations Unies gracircce au raccordement au site Web de lrsquoOrganisation qui doit ecirctre examineacutee dans le contexte du projet de budget-programme pour lrsquoexercice biennal 2004-2005raquo22

36 Si le principe de la gratuiteacute drsquoaccegraves est approuveacute par lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale il faudra quand mecircme conserver le systegraveme drsquoinscription pour certains utilisateurs car le Seacutedoc contient non seulement des documents pouvant ecirctre consulteacutes par tous mais encore des documents auxquels lrsquoaccegraves est restreint et continuera agrave ecirctre proteacutegeacute par un mot de passe

18 A56475 par 12

19 Reacutesolution 56253 chap 27 D par 159

20 AAC19820032

21 A5821

22 Ibid projet de reacutesolution B par 71 du dispositif

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c) Les diffeacuterents niveaux drsquoaccegraves

37 Actuellement il y a sept niveaux drsquoaccegraves au Seacutedoc comme lrsquoindique le graphique ci-apregraves Crsquoest le Deacutepartement de lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale et de la gestion des confeacuterences qui srsquoen occupe Selon le niveau drsquoaccegraves qui leur est accordeacute les utilisateurs peuvent se voir refuser le droit de consulter certains documents pourtant stockeacutes dans le Seacutedoc Les niveaux 1 agrave 4 donnent accegraves agrave des documents dont la distribution nrsquoest plus restreinte agrave des documents dont la distribution est geacuteneacuterale agrave des documents publieacutes en un nombre limiteacute drsquoexemplaires (seacuterie L) comme les projets de reacutesolution et agrave des documents provisoires La plupart des utilisateurs ont accegraves au systegraveme jusqursquoau niveau 4 Le niveau 5 est accordeacute aux repreacutesentants et permet drsquoacceacuteder agrave des documents dont la distribution est reacuteserveacutee aux participants comme les documents de seacuteance (CRP) en sus des documents accessibles au niveau 4 Seuls quelques fonctionnaires du Deacutepartement ont droit au niveau 6 qui permet de consulter des documents dont la distribution est restreinte outre les documents accessibles au niveau 5 Le niveau 7 est reacuteserveacute pour lrsquoadministration du Seacutedoc

Niveaux drsquoaccegraves au Seacutedoc

Niveau 7 Administration du Seacutedoc Niveau 6 Traducteurs Niveau 5 Repreacutesentants Niveau 4 Accegraves public

Source Deacutepartement de lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale et de la gestion des confeacuterences et Division de lrsquoinformatique

D Politique concernant lrsquoarrieacutereacute drsquoarchivage

38 Bien qursquoau deacutepart le systegraveme fucirct censeacute conserver la laquodocumentation reacutecente et futureraquo du Secreacutetariat de lrsquoONU le Corps commun drsquoinspection a abordeacute la question de lrsquoarchivage des documents anteacuterieurs dans un rapport (JIUREP8911) qui contenait une recommandation (la recommandation 2) adresseacutee agrave lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale tendant agrave ce que celle-ci eacutetudie laquola possibiliteacute de sous-traiter la saisie sur disques optiques de toute la documentation existante de lrsquoONU ce qui [permettrait] de preacuteserver la meacutemoire institutionnelle de lrsquoOrganisation drsquoassurer un accegraves facile agrave toute la documentation de lrsquoONU et de reacutealiser de substantielles eacuteconomies

- 13 -

suppleacutementairesraquo23 Les estimations faites alors ont abouti agrave la conclusion que la saisie de tous les documents de confeacuterence deacutejagrave parues (environ 40 agrave 50 millions de pages agrave lrsquoeacutepoque) entraicircnerait une deacutepense non renouvelable de 4 agrave 5 millions de dollars des Eacutetats-Unis

39 Dans un se ses rapports peacuteriodiques sur lrsquoapplication des recommandations du CCI le Secreacutetaire geacuteneacuterale et indiqueacute qursquoil avait tenu compte de la recommandation 2 pour lrsquoeacutetablissement du projet de budget-programme Des creacutedits de plus de 100 000 dollars des Eacutetats-Unis ont eacuteteacute ouverts pour la lecture optique et lrsquoindexage de base de toutes les reacutesolutions adopteacutees par les principaux organes de lrsquoONU jusqursquoen 1992 Cette tacircche a eacuteteacute confieacutee agrave des socieacuteteacutes exteacuterieures qui lrsquoont meneacutee agrave bien en 1995 pour un coucirct drsquoenviron 110 000 dollars avec le concours de la Bibliothegraveque Dag Hammarskjoumlld pour lrsquoindexage Le Secreacutetaire geacuteneacuteral a cependant jugeacute que pour pouvoir inclure reacutetroactivement dans le systegraveme laquodes documents autres que les reacutesolutions et deacutecisions des principaux organes de lrsquoOrganisation qui [paraissaient] manifestement les plus utiles agrave premiegravere vue il faudrait faire de longues recherches ndash et peut-ecirctre disposer drsquoindications de la part des Eacutetats Membres ndash pour deacuteterminer quels [eacutetaient] les documents qui [pouvaient] ecirctre consideacutereacutes comme ldquoimportantsrdquo Eacutetant donneacute lrsquoampleur et lrsquoimportance drsquoun tel projet et compte tenu du montant limiteacute des ressources qui [eacutetaient] disponibles au titre du budget ordinaire une solution pourrait consister agrave creacuteer dans ce but speacutecifique un fonds drsquoaffectation speacuteciale alimenteacute au moyen de contributions volontairesraquo24 LrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale nrsquoa pas donneacute drsquoorientations particuliegraveres ni pris de deacutecision agrave ce sujet

40 Malgreacute cette deacutemarche prudente lrsquoInspecteur relegraveve dans le rapport du Secreacutetaire geacuteneacuteral intituleacute laquoLrsquoinformation au Secreacutetariat plan drsquoactionraquo publieacute en 2000 que le Deacutepartement de lrsquoinformation a entrepris de numeacuteriser les documents de lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale et du Conseil de seacutecuriteacute anteacuterieurs agrave 1993 afin qursquoon puisse les consulter au moyen du Seacutedoc25 En outre sur un site Web eacutetabli par ce mecircme deacutepartement (httpwwwunorgDeptsdhllandmarkamajorhtm) on indique qursquoen 1998 la Bibliothegraveque Dag Hammarskjoumlld a entrepris laquoun programme en vue de la numeacuterisation des documents parlementaires des Nations Unies dans toutes les langues officielles pour les anneacutees 1946-1992 en vue de leur inclusion dans le systegraveme [agrave disques optiques] de lrsquoOrganisationraquo et que laquoce projet de numeacuterisation est lrsquoun des nombreux projets reacutealiseacutes par la Bibliothegraveque Dag Hammarskjoumlld afin drsquoameacuteliorer lrsquoaccegraves multilingue et eacutelectronique agrave la documentation de lrsquoOrganisation des Nations Uniesraquo Les Eacutetats Membres devraient ecirctre mieux informeacutes de lrsquoeacutetat drsquoavancement de ce projet de son champ drsquoapplication et de la date drsquoachegravevement preacutevue

41 La question de lrsquoarrieacutereacute drsquoarchivage comporte trois aspects Le premier concerne les documents anteacuterieurs agrave la mise en œuvre du systegraveme Ceux qui existent deacutejagrave sous forme eacutelectronique peuvent ecirctre plus facilement chargeacutes dans le Seacutedoc Ceux qui sont sur papier seulement doivent ecirctre passeacutes au lecteur optique la question qui se pose ici est de savoir jusqursquoougrave remonter dans le temps et si les ressources ne permettent pas drsquoarchiver tous les documents anciens comment deacuteterminer ceux qui sont laquoimportantsraquo et meacuteritent

23 A44684 par 63

24 A52206 laquoApplication des recommandations du Corps commun drsquoinspection par 10

25 A55780 par 45

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La capaciteacute du systegraveme eacutetant limiteacutee on nrsquoa accordeacute aux autres organisations et organismes des Nations Unies qursquoun nombre restreint de mots de passe pour leurs fonctionnaires En ce qui concerne lrsquoaccegraves du grand public on a institueacute un droit drsquoabonnement annuel les organisations agrave but non lucratif beacuteneacuteficiant drsquoune reacuteduction

30 Pour les fonctionnaires de lrsquoONU et les missions permanentes agrave New York agrave Genegraveve et agrave Vienne les demandes drsquoaccegraves et drsquoinscription sont traiteacutees respectivement par le Siegravege lrsquoONUG et lrsquoONUV Ce sont la Section de la vente et de la commercialisation du Deacutepartement de lrsquoinformation agrave New York et lrsquoONUG qui srsquooccupent des abonnements

31 Avec la reconfiguration du systegraveme on peut en accroicirctre la capaciteacute en ajoutant simplement des disques et on peut accueillir davantage drsquoutilisateurs en ajoutant des puces meacutemoire et des processeurs Le nombre de mots de passe par Eacutetat Membre est drsquoabord passeacute de 10 agrave 20 le 28 aoucirct 2001 puis reacutecemment a eacuteteacute porteacute agrave 40 Le but est de supprimer toutes les restrictions drsquoici agrave 2004 et le Secreacutetariat a demandeacute des creacutedits pour lrsquoexercice biennal 2004-2005 afin drsquoorganiser lrsquoaccegraves gratuit de tous les utilisateurs au Seacutedoc

b) Neacutecessiteacute de passer drsquoun accegraves payant agrave un accegraves gratuit

32 Les propositions initiales faites par le CCI en 1989 eacutetaient fondeacutees sur le principe drsquoun systegraveme payant qui procurerait des recettes mais aujourdrsquohui de nombreux arguments militent en faveur de lrsquoaccegraves gratuit au Seacutedoc pour tous les utilisateurs et pour tous les documents rendus publics prise de conscience du droit drsquoaccegraves agrave lrsquoinformation interaction croissante avec la socieacuteteacute civile souci de transparence etc En outre les donneacutees fournies par le Secreacutetariat montrent que le nombre drsquoabonnements va diminuant en partie parce qursquoon peut souvent avoir librement accegraves aux documents sur les sites Web des organisations concerneacutees Dans sa reacutesolution 52214 du 22 deacutecembre 1997 lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale a elle-mecircme prieacute le Secreacutetaire geacuteneacuteral laquode veiller agrave ce que le texte de tous les nouveaux documents rendus publics dans les six langues officielles et des documents drsquoinformation de lrsquoOrganisation des Nations Unies soit afficheacute chaque jour sur le site Web de lrsquoOrganisation et puisse ecirctre consulteacute immeacutediatement par les Eacutetats Membresraquo16 Une fois que ces documents sont sur le site Web ils ne sont pas reacuteserveacutes aux Eacutetats Membres mais peuvent ecirctre consulteacutes par tout le monde Les documents officiels de lrsquoONU ont donc eacuteteacute et continuent agrave ecirctre mis agrave disposition sur le principal site Web de lrsquoOrganisation Ils eacutetaient auparavant copieacutes sur ce site qui faisait ainsi double emploi avec le Seacutedoc

33 Dans un rapport ulteacuterieur le Secreacutetaire geacuteneacuteral a signaleacute agrave lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale que laquopour que les documents eacutetablis agrave lrsquointention des organes deacutelibeacuterants puissent ecirctre disponibles sur lrsquoInternet dans les six langues officielles simultaneacutement il vaudrait mieux donner au public la possibiliteacute drsquoacceacuteder gratuitement au Seacutedoc plutocirct que drsquoadapter le site Web de lrsquoOrganisation pour permettre la consultation des documents ce site nrsquoest en effet pas conccedilu pour servir agrave lrsquoarchivageraquo17 Il a souligneacute la neacutecessiteacute de reacuteviser les dispositions de la reacutesolution 51211 F de lrsquoAssembleacutee relatives agrave la politique drsquoaccegraves au systegraveme et a suggeacutereacute drsquoadapter le site Web de

16 Partie C par 2 du dispositif

17 AC55612 par 12

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lrsquoOrganisation pour y ajouter des liens hypertextes directs avec les documents deacutelibeacuteratoires archiveacutes sur le Seacutedoc

34 Pour sa part commentant le rapport du Secreacutetaire geacuteneacuteral sur la reconfiguration du systegraveme le Comiteacute consultatif pour les questions administratives et budgeacutetaires (CCQAB) srsquoest feacuteliciteacute des progregraves accomplis et a encourageacute le Secreacutetariat laquoagrave poursuivre le projet de maniegravere que toutes les organisations non gouvernementales accreacutediteacutees aient un accegraves illimiteacute et gratuit au systegravemeraquo18

35 La Division de lrsquoinformatique compte que la gratuiteacute drsquoaccegraves se traduira par une augmentation spectaculaire du nombre drsquoutilisateurs publics et considegravere que la capaciteacute du systegraveme nrsquoest pas encore suffisante pour pouvoir faire face agrave un tel afflux Le projet de budget-programme pour lrsquoexercice biennal 2002-2003 preacutevoyait une augmentation de 2 116 800 dollars des Eacutetats-Unis des creacutedits requis pour le mobilier et le mateacuteriel de la Division de lrsquoinformatique mais lrsquoAssembleacutee a deacutecideacute de ne pas approuver ce montant19 La Division affirme que de ce fait elle a eacuteteacute obligeacutee de limiter ses activiteacutes aux opeacuterations indispensables agrave lrsquoOrganisation et qursquoelle a ducirc annuler la plupart des nouveaux projets notamment celui qui concernait lrsquoaccegraves gratuit au Seacutedoc Le Comiteacute de lrsquoinformation srsquoest pencheacute sur la question du libre accegraves agrave sa vingt-cinquiegraveme session lorsqursquoil a examineacute le rapport du Secreacutetaire geacuteneacuteral sur la reacuteorientation des activiteacutes de lrsquoONU dans le domaine de lrsquoinformation et de la communication20 dont lrsquoannexe II exposait entre autres les exigences et les avantages du passage agrave la gratuiteacute Comme il est indiqueacute dans cette annexe la Division de lrsquoinformatique a demandeacute un creacutedit de 1 530 000 dollars des Eacutetats-Unis dans le projet de budget-programme pour lrsquoexercice biennal 2004-2005 afin de laquofinancer lrsquoouverture du Seacutedoc au grand public agrave titre gracieuxraquo Dans son rapport agrave lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale21 le Comiteacute de lrsquoinformation a recommandeacute agrave lrsquoAssembleacutee drsquoaccueillir avec satisfaction laquola proposition du Secreacutetaire geacuteneacuteral tendant agrave offrir au public un accegraves gratuit au Systegraveme de diffusion eacutelectronique des documents de lrsquoOrganisation des Nations Unies gracircce au raccordement au site Web de lrsquoOrganisation qui doit ecirctre examineacutee dans le contexte du projet de budget-programme pour lrsquoexercice biennal 2004-2005raquo22

36 Si le principe de la gratuiteacute drsquoaccegraves est approuveacute par lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale il faudra quand mecircme conserver le systegraveme drsquoinscription pour certains utilisateurs car le Seacutedoc contient non seulement des documents pouvant ecirctre consulteacutes par tous mais encore des documents auxquels lrsquoaccegraves est restreint et continuera agrave ecirctre proteacutegeacute par un mot de passe

18 A56475 par 12

19 Reacutesolution 56253 chap 27 D par 159

20 AAC19820032

21 A5821

22 Ibid projet de reacutesolution B par 71 du dispositif

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c) Les diffeacuterents niveaux drsquoaccegraves

37 Actuellement il y a sept niveaux drsquoaccegraves au Seacutedoc comme lrsquoindique le graphique ci-apregraves Crsquoest le Deacutepartement de lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale et de la gestion des confeacuterences qui srsquoen occupe Selon le niveau drsquoaccegraves qui leur est accordeacute les utilisateurs peuvent se voir refuser le droit de consulter certains documents pourtant stockeacutes dans le Seacutedoc Les niveaux 1 agrave 4 donnent accegraves agrave des documents dont la distribution nrsquoest plus restreinte agrave des documents dont la distribution est geacuteneacuterale agrave des documents publieacutes en un nombre limiteacute drsquoexemplaires (seacuterie L) comme les projets de reacutesolution et agrave des documents provisoires La plupart des utilisateurs ont accegraves au systegraveme jusqursquoau niveau 4 Le niveau 5 est accordeacute aux repreacutesentants et permet drsquoacceacuteder agrave des documents dont la distribution est reacuteserveacutee aux participants comme les documents de seacuteance (CRP) en sus des documents accessibles au niveau 4 Seuls quelques fonctionnaires du Deacutepartement ont droit au niveau 6 qui permet de consulter des documents dont la distribution est restreinte outre les documents accessibles au niveau 5 Le niveau 7 est reacuteserveacute pour lrsquoadministration du Seacutedoc

Niveaux drsquoaccegraves au Seacutedoc

Niveau 7 Administration du Seacutedoc Niveau 6 Traducteurs Niveau 5 Repreacutesentants Niveau 4 Accegraves public

Source Deacutepartement de lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale et de la gestion des confeacuterences et Division de lrsquoinformatique

D Politique concernant lrsquoarrieacutereacute drsquoarchivage

38 Bien qursquoau deacutepart le systegraveme fucirct censeacute conserver la laquodocumentation reacutecente et futureraquo du Secreacutetariat de lrsquoONU le Corps commun drsquoinspection a abordeacute la question de lrsquoarchivage des documents anteacuterieurs dans un rapport (JIUREP8911) qui contenait une recommandation (la recommandation 2) adresseacutee agrave lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale tendant agrave ce que celle-ci eacutetudie laquola possibiliteacute de sous-traiter la saisie sur disques optiques de toute la documentation existante de lrsquoONU ce qui [permettrait] de preacuteserver la meacutemoire institutionnelle de lrsquoOrganisation drsquoassurer un accegraves facile agrave toute la documentation de lrsquoONU et de reacutealiser de substantielles eacuteconomies

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suppleacutementairesraquo23 Les estimations faites alors ont abouti agrave la conclusion que la saisie de tous les documents de confeacuterence deacutejagrave parues (environ 40 agrave 50 millions de pages agrave lrsquoeacutepoque) entraicircnerait une deacutepense non renouvelable de 4 agrave 5 millions de dollars des Eacutetats-Unis

39 Dans un se ses rapports peacuteriodiques sur lrsquoapplication des recommandations du CCI le Secreacutetaire geacuteneacuterale et indiqueacute qursquoil avait tenu compte de la recommandation 2 pour lrsquoeacutetablissement du projet de budget-programme Des creacutedits de plus de 100 000 dollars des Eacutetats-Unis ont eacuteteacute ouverts pour la lecture optique et lrsquoindexage de base de toutes les reacutesolutions adopteacutees par les principaux organes de lrsquoONU jusqursquoen 1992 Cette tacircche a eacuteteacute confieacutee agrave des socieacuteteacutes exteacuterieures qui lrsquoont meneacutee agrave bien en 1995 pour un coucirct drsquoenviron 110 000 dollars avec le concours de la Bibliothegraveque Dag Hammarskjoumlld pour lrsquoindexage Le Secreacutetaire geacuteneacuteral a cependant jugeacute que pour pouvoir inclure reacutetroactivement dans le systegraveme laquodes documents autres que les reacutesolutions et deacutecisions des principaux organes de lrsquoOrganisation qui [paraissaient] manifestement les plus utiles agrave premiegravere vue il faudrait faire de longues recherches ndash et peut-ecirctre disposer drsquoindications de la part des Eacutetats Membres ndash pour deacuteterminer quels [eacutetaient] les documents qui [pouvaient] ecirctre consideacutereacutes comme ldquoimportantsrdquo Eacutetant donneacute lrsquoampleur et lrsquoimportance drsquoun tel projet et compte tenu du montant limiteacute des ressources qui [eacutetaient] disponibles au titre du budget ordinaire une solution pourrait consister agrave creacuteer dans ce but speacutecifique un fonds drsquoaffectation speacuteciale alimenteacute au moyen de contributions volontairesraquo24 LrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale nrsquoa pas donneacute drsquoorientations particuliegraveres ni pris de deacutecision agrave ce sujet

40 Malgreacute cette deacutemarche prudente lrsquoInspecteur relegraveve dans le rapport du Secreacutetaire geacuteneacuteral intituleacute laquoLrsquoinformation au Secreacutetariat plan drsquoactionraquo publieacute en 2000 que le Deacutepartement de lrsquoinformation a entrepris de numeacuteriser les documents de lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale et du Conseil de seacutecuriteacute anteacuterieurs agrave 1993 afin qursquoon puisse les consulter au moyen du Seacutedoc25 En outre sur un site Web eacutetabli par ce mecircme deacutepartement (httpwwwunorgDeptsdhllandmarkamajorhtm) on indique qursquoen 1998 la Bibliothegraveque Dag Hammarskjoumlld a entrepris laquoun programme en vue de la numeacuterisation des documents parlementaires des Nations Unies dans toutes les langues officielles pour les anneacutees 1946-1992 en vue de leur inclusion dans le systegraveme [agrave disques optiques] de lrsquoOrganisationraquo et que laquoce projet de numeacuterisation est lrsquoun des nombreux projets reacutealiseacutes par la Bibliothegraveque Dag Hammarskjoumlld afin drsquoameacuteliorer lrsquoaccegraves multilingue et eacutelectronique agrave la documentation de lrsquoOrganisation des Nations Uniesraquo Les Eacutetats Membres devraient ecirctre mieux informeacutes de lrsquoeacutetat drsquoavancement de ce projet de son champ drsquoapplication et de la date drsquoachegravevement preacutevue

41 La question de lrsquoarrieacutereacute drsquoarchivage comporte trois aspects Le premier concerne les documents anteacuterieurs agrave la mise en œuvre du systegraveme Ceux qui existent deacutejagrave sous forme eacutelectronique peuvent ecirctre plus facilement chargeacutes dans le Seacutedoc Ceux qui sont sur papier seulement doivent ecirctre passeacutes au lecteur optique la question qui se pose ici est de savoir jusqursquoougrave remonter dans le temps et si les ressources ne permettent pas drsquoarchiver tous les documents anciens comment deacuteterminer ceux qui sont laquoimportantsraquo et meacuteritent

23 A44684 par 63

24 A52206 laquoApplication des recommandations du Corps commun drsquoinspection par 10

25 A55780 par 45

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lrsquoOrganisation pour y ajouter des liens hypertextes directs avec les documents deacutelibeacuteratoires archiveacutes sur le Seacutedoc

34 Pour sa part commentant le rapport du Secreacutetaire geacuteneacuteral sur la reconfiguration du systegraveme le Comiteacute consultatif pour les questions administratives et budgeacutetaires (CCQAB) srsquoest feacuteliciteacute des progregraves accomplis et a encourageacute le Secreacutetariat laquoagrave poursuivre le projet de maniegravere que toutes les organisations non gouvernementales accreacutediteacutees aient un accegraves illimiteacute et gratuit au systegravemeraquo18

35 La Division de lrsquoinformatique compte que la gratuiteacute drsquoaccegraves se traduira par une augmentation spectaculaire du nombre drsquoutilisateurs publics et considegravere que la capaciteacute du systegraveme nrsquoest pas encore suffisante pour pouvoir faire face agrave un tel afflux Le projet de budget-programme pour lrsquoexercice biennal 2002-2003 preacutevoyait une augmentation de 2 116 800 dollars des Eacutetats-Unis des creacutedits requis pour le mobilier et le mateacuteriel de la Division de lrsquoinformatique mais lrsquoAssembleacutee a deacutecideacute de ne pas approuver ce montant19 La Division affirme que de ce fait elle a eacuteteacute obligeacutee de limiter ses activiteacutes aux opeacuterations indispensables agrave lrsquoOrganisation et qursquoelle a ducirc annuler la plupart des nouveaux projets notamment celui qui concernait lrsquoaccegraves gratuit au Seacutedoc Le Comiteacute de lrsquoinformation srsquoest pencheacute sur la question du libre accegraves agrave sa vingt-cinquiegraveme session lorsqursquoil a examineacute le rapport du Secreacutetaire geacuteneacuteral sur la reacuteorientation des activiteacutes de lrsquoONU dans le domaine de lrsquoinformation et de la communication20 dont lrsquoannexe II exposait entre autres les exigences et les avantages du passage agrave la gratuiteacute Comme il est indiqueacute dans cette annexe la Division de lrsquoinformatique a demandeacute un creacutedit de 1 530 000 dollars des Eacutetats-Unis dans le projet de budget-programme pour lrsquoexercice biennal 2004-2005 afin de laquofinancer lrsquoouverture du Seacutedoc au grand public agrave titre gracieuxraquo Dans son rapport agrave lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale21 le Comiteacute de lrsquoinformation a recommandeacute agrave lrsquoAssembleacutee drsquoaccueillir avec satisfaction laquola proposition du Secreacutetaire geacuteneacuteral tendant agrave offrir au public un accegraves gratuit au Systegraveme de diffusion eacutelectronique des documents de lrsquoOrganisation des Nations Unies gracircce au raccordement au site Web de lrsquoOrganisation qui doit ecirctre examineacutee dans le contexte du projet de budget-programme pour lrsquoexercice biennal 2004-2005raquo22

36 Si le principe de la gratuiteacute drsquoaccegraves est approuveacute par lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale il faudra quand mecircme conserver le systegraveme drsquoinscription pour certains utilisateurs car le Seacutedoc contient non seulement des documents pouvant ecirctre consulteacutes par tous mais encore des documents auxquels lrsquoaccegraves est restreint et continuera agrave ecirctre proteacutegeacute par un mot de passe

18 A56475 par 12

19 Reacutesolution 56253 chap 27 D par 159

20 AAC19820032

21 A5821

22 Ibid projet de reacutesolution B par 71 du dispositif

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c) Les diffeacuterents niveaux drsquoaccegraves

37 Actuellement il y a sept niveaux drsquoaccegraves au Seacutedoc comme lrsquoindique le graphique ci-apregraves Crsquoest le Deacutepartement de lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale et de la gestion des confeacuterences qui srsquoen occupe Selon le niveau drsquoaccegraves qui leur est accordeacute les utilisateurs peuvent se voir refuser le droit de consulter certains documents pourtant stockeacutes dans le Seacutedoc Les niveaux 1 agrave 4 donnent accegraves agrave des documents dont la distribution nrsquoest plus restreinte agrave des documents dont la distribution est geacuteneacuterale agrave des documents publieacutes en un nombre limiteacute drsquoexemplaires (seacuterie L) comme les projets de reacutesolution et agrave des documents provisoires La plupart des utilisateurs ont accegraves au systegraveme jusqursquoau niveau 4 Le niveau 5 est accordeacute aux repreacutesentants et permet drsquoacceacuteder agrave des documents dont la distribution est reacuteserveacutee aux participants comme les documents de seacuteance (CRP) en sus des documents accessibles au niveau 4 Seuls quelques fonctionnaires du Deacutepartement ont droit au niveau 6 qui permet de consulter des documents dont la distribution est restreinte outre les documents accessibles au niveau 5 Le niveau 7 est reacuteserveacute pour lrsquoadministration du Seacutedoc

Niveaux drsquoaccegraves au Seacutedoc

Niveau 7 Administration du Seacutedoc Niveau 6 Traducteurs Niveau 5 Repreacutesentants Niveau 4 Accegraves public

Source Deacutepartement de lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale et de la gestion des confeacuterences et Division de lrsquoinformatique

D Politique concernant lrsquoarrieacutereacute drsquoarchivage

38 Bien qursquoau deacutepart le systegraveme fucirct censeacute conserver la laquodocumentation reacutecente et futureraquo du Secreacutetariat de lrsquoONU le Corps commun drsquoinspection a abordeacute la question de lrsquoarchivage des documents anteacuterieurs dans un rapport (JIUREP8911) qui contenait une recommandation (la recommandation 2) adresseacutee agrave lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale tendant agrave ce que celle-ci eacutetudie laquola possibiliteacute de sous-traiter la saisie sur disques optiques de toute la documentation existante de lrsquoONU ce qui [permettrait] de preacuteserver la meacutemoire institutionnelle de lrsquoOrganisation drsquoassurer un accegraves facile agrave toute la documentation de lrsquoONU et de reacutealiser de substantielles eacuteconomies

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suppleacutementairesraquo23 Les estimations faites alors ont abouti agrave la conclusion que la saisie de tous les documents de confeacuterence deacutejagrave parues (environ 40 agrave 50 millions de pages agrave lrsquoeacutepoque) entraicircnerait une deacutepense non renouvelable de 4 agrave 5 millions de dollars des Eacutetats-Unis

39 Dans un se ses rapports peacuteriodiques sur lrsquoapplication des recommandations du CCI le Secreacutetaire geacuteneacuterale et indiqueacute qursquoil avait tenu compte de la recommandation 2 pour lrsquoeacutetablissement du projet de budget-programme Des creacutedits de plus de 100 000 dollars des Eacutetats-Unis ont eacuteteacute ouverts pour la lecture optique et lrsquoindexage de base de toutes les reacutesolutions adopteacutees par les principaux organes de lrsquoONU jusqursquoen 1992 Cette tacircche a eacuteteacute confieacutee agrave des socieacuteteacutes exteacuterieures qui lrsquoont meneacutee agrave bien en 1995 pour un coucirct drsquoenviron 110 000 dollars avec le concours de la Bibliothegraveque Dag Hammarskjoumlld pour lrsquoindexage Le Secreacutetaire geacuteneacuteral a cependant jugeacute que pour pouvoir inclure reacutetroactivement dans le systegraveme laquodes documents autres que les reacutesolutions et deacutecisions des principaux organes de lrsquoOrganisation qui [paraissaient] manifestement les plus utiles agrave premiegravere vue il faudrait faire de longues recherches ndash et peut-ecirctre disposer drsquoindications de la part des Eacutetats Membres ndash pour deacuteterminer quels [eacutetaient] les documents qui [pouvaient] ecirctre consideacutereacutes comme ldquoimportantsrdquo Eacutetant donneacute lrsquoampleur et lrsquoimportance drsquoun tel projet et compte tenu du montant limiteacute des ressources qui [eacutetaient] disponibles au titre du budget ordinaire une solution pourrait consister agrave creacuteer dans ce but speacutecifique un fonds drsquoaffectation speacuteciale alimenteacute au moyen de contributions volontairesraquo24 LrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale nrsquoa pas donneacute drsquoorientations particuliegraveres ni pris de deacutecision agrave ce sujet

40 Malgreacute cette deacutemarche prudente lrsquoInspecteur relegraveve dans le rapport du Secreacutetaire geacuteneacuteral intituleacute laquoLrsquoinformation au Secreacutetariat plan drsquoactionraquo publieacute en 2000 que le Deacutepartement de lrsquoinformation a entrepris de numeacuteriser les documents de lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale et du Conseil de seacutecuriteacute anteacuterieurs agrave 1993 afin qursquoon puisse les consulter au moyen du Seacutedoc25 En outre sur un site Web eacutetabli par ce mecircme deacutepartement (httpwwwunorgDeptsdhllandmarkamajorhtm) on indique qursquoen 1998 la Bibliothegraveque Dag Hammarskjoumlld a entrepris laquoun programme en vue de la numeacuterisation des documents parlementaires des Nations Unies dans toutes les langues officielles pour les anneacutees 1946-1992 en vue de leur inclusion dans le systegraveme [agrave disques optiques] de lrsquoOrganisationraquo et que laquoce projet de numeacuterisation est lrsquoun des nombreux projets reacutealiseacutes par la Bibliothegraveque Dag Hammarskjoumlld afin drsquoameacuteliorer lrsquoaccegraves multilingue et eacutelectronique agrave la documentation de lrsquoOrganisation des Nations Uniesraquo Les Eacutetats Membres devraient ecirctre mieux informeacutes de lrsquoeacutetat drsquoavancement de ce projet de son champ drsquoapplication et de la date drsquoachegravevement preacutevue

41 La question de lrsquoarrieacutereacute drsquoarchivage comporte trois aspects Le premier concerne les documents anteacuterieurs agrave la mise en œuvre du systegraveme Ceux qui existent deacutejagrave sous forme eacutelectronique peuvent ecirctre plus facilement chargeacutes dans le Seacutedoc Ceux qui sont sur papier seulement doivent ecirctre passeacutes au lecteur optique la question qui se pose ici est de savoir jusqursquoougrave remonter dans le temps et si les ressources ne permettent pas drsquoarchiver tous les documents anciens comment deacuteterminer ceux qui sont laquoimportantsraquo et meacuteritent

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24 A52206 laquoApplication des recommandations du Corps commun drsquoinspection par 10

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c) Les diffeacuterents niveaux drsquoaccegraves

37 Actuellement il y a sept niveaux drsquoaccegraves au Seacutedoc comme lrsquoindique le graphique ci-apregraves Crsquoest le Deacutepartement de lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale et de la gestion des confeacuterences qui srsquoen occupe Selon le niveau drsquoaccegraves qui leur est accordeacute les utilisateurs peuvent se voir refuser le droit de consulter certains documents pourtant stockeacutes dans le Seacutedoc Les niveaux 1 agrave 4 donnent accegraves agrave des documents dont la distribution nrsquoest plus restreinte agrave des documents dont la distribution est geacuteneacuterale agrave des documents publieacutes en un nombre limiteacute drsquoexemplaires (seacuterie L) comme les projets de reacutesolution et agrave des documents provisoires La plupart des utilisateurs ont accegraves au systegraveme jusqursquoau niveau 4 Le niveau 5 est accordeacute aux repreacutesentants et permet drsquoacceacuteder agrave des documents dont la distribution est reacuteserveacutee aux participants comme les documents de seacuteance (CRP) en sus des documents accessibles au niveau 4 Seuls quelques fonctionnaires du Deacutepartement ont droit au niveau 6 qui permet de consulter des documents dont la distribution est restreinte outre les documents accessibles au niveau 5 Le niveau 7 est reacuteserveacute pour lrsquoadministration du Seacutedoc

Niveaux drsquoaccegraves au Seacutedoc

Niveau 7 Administration du Seacutedoc Niveau 6 Traducteurs Niveau 5 Repreacutesentants Niveau 4 Accegraves public

Source Deacutepartement de lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale et de la gestion des confeacuterences et Division de lrsquoinformatique

D Politique concernant lrsquoarrieacutereacute drsquoarchivage

38 Bien qursquoau deacutepart le systegraveme fucirct censeacute conserver la laquodocumentation reacutecente et futureraquo du Secreacutetariat de lrsquoONU le Corps commun drsquoinspection a abordeacute la question de lrsquoarchivage des documents anteacuterieurs dans un rapport (JIUREP8911) qui contenait une recommandation (la recommandation 2) adresseacutee agrave lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale tendant agrave ce que celle-ci eacutetudie laquola possibiliteacute de sous-traiter la saisie sur disques optiques de toute la documentation existante de lrsquoONU ce qui [permettrait] de preacuteserver la meacutemoire institutionnelle de lrsquoOrganisation drsquoassurer un accegraves facile agrave toute la documentation de lrsquoONU et de reacutealiser de substantielles eacuteconomies

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suppleacutementairesraquo23 Les estimations faites alors ont abouti agrave la conclusion que la saisie de tous les documents de confeacuterence deacutejagrave parues (environ 40 agrave 50 millions de pages agrave lrsquoeacutepoque) entraicircnerait une deacutepense non renouvelable de 4 agrave 5 millions de dollars des Eacutetats-Unis

39 Dans un se ses rapports peacuteriodiques sur lrsquoapplication des recommandations du CCI le Secreacutetaire geacuteneacuterale et indiqueacute qursquoil avait tenu compte de la recommandation 2 pour lrsquoeacutetablissement du projet de budget-programme Des creacutedits de plus de 100 000 dollars des Eacutetats-Unis ont eacuteteacute ouverts pour la lecture optique et lrsquoindexage de base de toutes les reacutesolutions adopteacutees par les principaux organes de lrsquoONU jusqursquoen 1992 Cette tacircche a eacuteteacute confieacutee agrave des socieacuteteacutes exteacuterieures qui lrsquoont meneacutee agrave bien en 1995 pour un coucirct drsquoenviron 110 000 dollars avec le concours de la Bibliothegraveque Dag Hammarskjoumlld pour lrsquoindexage Le Secreacutetaire geacuteneacuteral a cependant jugeacute que pour pouvoir inclure reacutetroactivement dans le systegraveme laquodes documents autres que les reacutesolutions et deacutecisions des principaux organes de lrsquoOrganisation qui [paraissaient] manifestement les plus utiles agrave premiegravere vue il faudrait faire de longues recherches ndash et peut-ecirctre disposer drsquoindications de la part des Eacutetats Membres ndash pour deacuteterminer quels [eacutetaient] les documents qui [pouvaient] ecirctre consideacutereacutes comme ldquoimportantsrdquo Eacutetant donneacute lrsquoampleur et lrsquoimportance drsquoun tel projet et compte tenu du montant limiteacute des ressources qui [eacutetaient] disponibles au titre du budget ordinaire une solution pourrait consister agrave creacuteer dans ce but speacutecifique un fonds drsquoaffectation speacuteciale alimenteacute au moyen de contributions volontairesraquo24 LrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale nrsquoa pas donneacute drsquoorientations particuliegraveres ni pris de deacutecision agrave ce sujet

40 Malgreacute cette deacutemarche prudente lrsquoInspecteur relegraveve dans le rapport du Secreacutetaire geacuteneacuteral intituleacute laquoLrsquoinformation au Secreacutetariat plan drsquoactionraquo publieacute en 2000 que le Deacutepartement de lrsquoinformation a entrepris de numeacuteriser les documents de lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale et du Conseil de seacutecuriteacute anteacuterieurs agrave 1993 afin qursquoon puisse les consulter au moyen du Seacutedoc25 En outre sur un site Web eacutetabli par ce mecircme deacutepartement (httpwwwunorgDeptsdhllandmarkamajorhtm) on indique qursquoen 1998 la Bibliothegraveque Dag Hammarskjoumlld a entrepris laquoun programme en vue de la numeacuterisation des documents parlementaires des Nations Unies dans toutes les langues officielles pour les anneacutees 1946-1992 en vue de leur inclusion dans le systegraveme [agrave disques optiques] de lrsquoOrganisationraquo et que laquoce projet de numeacuterisation est lrsquoun des nombreux projets reacutealiseacutes par la Bibliothegraveque Dag Hammarskjoumlld afin drsquoameacuteliorer lrsquoaccegraves multilingue et eacutelectronique agrave la documentation de lrsquoOrganisation des Nations Uniesraquo Les Eacutetats Membres devraient ecirctre mieux informeacutes de lrsquoeacutetat drsquoavancement de ce projet de son champ drsquoapplication et de la date drsquoachegravevement preacutevue

41 La question de lrsquoarrieacutereacute drsquoarchivage comporte trois aspects Le premier concerne les documents anteacuterieurs agrave la mise en œuvre du systegraveme Ceux qui existent deacutejagrave sous forme eacutelectronique peuvent ecirctre plus facilement chargeacutes dans le Seacutedoc Ceux qui sont sur papier seulement doivent ecirctre passeacutes au lecteur optique la question qui se pose ici est de savoir jusqursquoougrave remonter dans le temps et si les ressources ne permettent pas drsquoarchiver tous les documents anciens comment deacuteterminer ceux qui sont laquoimportantsraquo et meacuteritent

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24 A52206 laquoApplication des recommandations du Corps commun drsquoinspection par 10

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suppleacutementairesraquo23 Les estimations faites alors ont abouti agrave la conclusion que la saisie de tous les documents de confeacuterence deacutejagrave parues (environ 40 agrave 50 millions de pages agrave lrsquoeacutepoque) entraicircnerait une deacutepense non renouvelable de 4 agrave 5 millions de dollars des Eacutetats-Unis

39 Dans un se ses rapports peacuteriodiques sur lrsquoapplication des recommandations du CCI le Secreacutetaire geacuteneacuterale et indiqueacute qursquoil avait tenu compte de la recommandation 2 pour lrsquoeacutetablissement du projet de budget-programme Des creacutedits de plus de 100 000 dollars des Eacutetats-Unis ont eacuteteacute ouverts pour la lecture optique et lrsquoindexage de base de toutes les reacutesolutions adopteacutees par les principaux organes de lrsquoONU jusqursquoen 1992 Cette tacircche a eacuteteacute confieacutee agrave des socieacuteteacutes exteacuterieures qui lrsquoont meneacutee agrave bien en 1995 pour un coucirct drsquoenviron 110 000 dollars avec le concours de la Bibliothegraveque Dag Hammarskjoumlld pour lrsquoindexage Le Secreacutetaire geacuteneacuteral a cependant jugeacute que pour pouvoir inclure reacutetroactivement dans le systegraveme laquodes documents autres que les reacutesolutions et deacutecisions des principaux organes de lrsquoOrganisation qui [paraissaient] manifestement les plus utiles agrave premiegravere vue il faudrait faire de longues recherches ndash et peut-ecirctre disposer drsquoindications de la part des Eacutetats Membres ndash pour deacuteterminer quels [eacutetaient] les documents qui [pouvaient] ecirctre consideacutereacutes comme ldquoimportantsrdquo Eacutetant donneacute lrsquoampleur et lrsquoimportance drsquoun tel projet et compte tenu du montant limiteacute des ressources qui [eacutetaient] disponibles au titre du budget ordinaire une solution pourrait consister agrave creacuteer dans ce but speacutecifique un fonds drsquoaffectation speacuteciale alimenteacute au moyen de contributions volontairesraquo24 LrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale nrsquoa pas donneacute drsquoorientations particuliegraveres ni pris de deacutecision agrave ce sujet

40 Malgreacute cette deacutemarche prudente lrsquoInspecteur relegraveve dans le rapport du Secreacutetaire geacuteneacuteral intituleacute laquoLrsquoinformation au Secreacutetariat plan drsquoactionraquo publieacute en 2000 que le Deacutepartement de lrsquoinformation a entrepris de numeacuteriser les documents de lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale et du Conseil de seacutecuriteacute anteacuterieurs agrave 1993 afin qursquoon puisse les consulter au moyen du Seacutedoc25 En outre sur un site Web eacutetabli par ce mecircme deacutepartement (httpwwwunorgDeptsdhllandmarkamajorhtm) on indique qursquoen 1998 la Bibliothegraveque Dag Hammarskjoumlld a entrepris laquoun programme en vue de la numeacuterisation des documents parlementaires des Nations Unies dans toutes les langues officielles pour les anneacutees 1946-1992 en vue de leur inclusion dans le systegraveme [agrave disques optiques] de lrsquoOrganisationraquo et que laquoce projet de numeacuterisation est lrsquoun des nombreux projets reacutealiseacutes par la Bibliothegraveque Dag Hammarskjoumlld afin drsquoameacuteliorer lrsquoaccegraves multilingue et eacutelectronique agrave la documentation de lrsquoOrganisation des Nations Uniesraquo Les Eacutetats Membres devraient ecirctre mieux informeacutes de lrsquoeacutetat drsquoavancement de ce projet de son champ drsquoapplication et de la date drsquoachegravevement preacutevue

41 La question de lrsquoarrieacutereacute drsquoarchivage comporte trois aspects Le premier concerne les documents anteacuterieurs agrave la mise en œuvre du systegraveme Ceux qui existent deacutejagrave sous forme eacutelectronique peuvent ecirctre plus facilement chargeacutes dans le Seacutedoc Ceux qui sont sur papier seulement doivent ecirctre passeacutes au lecteur optique la question qui se pose ici est de savoir jusqursquoougrave remonter dans le temps et si les ressources ne permettent pas drsquoarchiver tous les documents anciens comment deacuteterminer ceux qui sont laquoimportantsraquo et meacuteritent

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24 A52206 laquoApplication des recommandations du Corps commun drsquoinspection par 10

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drsquoecirctre conserveacutes Le Secreacutetariat ne devrait pas prendre de deacutecisions agrave ce sujet sans avoir reccedilu des orientations de la part des organes deacutelibeacuterants consideacutereacutes

42 Le deuxiegraveme aspect concerne les documents dont une ou plusieurs versions linguistiques requises nrsquoont pas eacuteteacute afficheacutes sur le Seacutedoc bien qursquoun numeacutero de travail soit indiqueacute pour les versions manquantes Pour certains de ces documents apparaicirct la mention laquonon encore paruraquo pour drsquoautres la date de mise en distribution est donneacutee mais le document nrsquoest pas afficheacute pour une raison ou pour une autre En pareil cas il semble que la version linguistique manquante existe sur papier (et bien souvent aussi sur support eacutelectronique) et il devrait ecirctre facile de remeacutedier agrave la situation en ameacuteliorant le controcircle de la qualiteacute

43 Le troisiegraveme aspect concerne les documents dont les versions linguistiques requises nrsquoont pas toutes eacuteteacute mises sur le Seacutedoc soit parce que les services de traduction sont surchargeacutes soit parce que lrsquoon nrsquoa pas respecteacute agrave la lettre les dispositions du regraveglement inteacuterieur des organes consideacutereacutes relatives agrave lrsquoemploi des langues En geacuteneacuteral cette troisiegraveme cateacutegorie drsquoarrieacutereacutes comprend les comptes rendus analytiques de seacuteances ou les documents de certaines commissions reacutegionales comme la CESAO

44 Pour les comptes rendus analytiques il convient de citer un rapport du Secreacutetaire geacuteneacuteral intituleacute laquoAmeacuteliorer lrsquoefficaciteacute du fonctionnement du Deacutepartement des affaires de lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale et des services de confeacuterenceraquo26 laquoLes comptes rendus sont deacutesormais pratiquement toujours publieacutes des mois voire des anneacutees apregraves les seacuteances auxquelles ils se rapportent Ils nrsquoont de ce fait plus aucune valeur en tant qursquooutil de travail que les deacuteleacutegations peuvent utiliser en cours de session pour se tenir au courant des deacutebats et eacutetablir des rapports inteacuterimaires adresseacutes agrave leur capitaleraquo27 Si la publication des comptes rendus originaux est tregraves lente leur traduction dans les langues requises prend encore plus de temps Par exemple drsquoapregraves une eacutetude faite agrave la fin de feacutevrier 2003 qui portait sur 33 comptes rendus analytiques des seacuteances pleacuteniegraveres de la quarante-septiegraveme session de lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale 29 nrsquoeacutetaient pas encore afficheacutes en anglais sur le Seacutedoc et en ce qui concerne les autres langues les chiffres correspondants eacutetaient de 3 pour lrsquoarabe 28 pour le chinois 28 pour le franccedilais 27 pour le russe et 17 pour lrsquoespagnol Dans le rapport susmentionneacute le Secreacutetaire geacuteneacuteral a exprimeacute lrsquoopinion suivante laquoPour que les comptes rendus analytiques paraissent dans un deacutelai raisonnable il faudrait renforcer notablement lrsquoeffectif des six services de traduction ou allouer des ressources suppleacutementaires consideacuterables pour couvrir le coucirct de la traduction externe des comptes rendus analytiquesraquo28 Il a donc proposeacute de remplacer ces comptes rendus par laquolrsquoenregistrement sonore numeacuterique des deacutebats des organes qui serait disponible dans les six langues officielles sur le site Web de lrsquoONU ou dans des cabines drsquoeacutecoute eacutequipeacutees agrave cet effetraquo Une eacutetude sur les incidences drsquoune telle innovation sera effectueacutee et les reacutesultats en seront communiqueacutes agrave lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale par lrsquointermeacutediaire du Comiteacute des confeacuterences Srsquoil est approuveacute ce changement srsquoappliquera aux futurs enregistrements mais la question de lrsquoarrieacutereacute de comptes rendus ne sera pas reacutegleacutee pour autant

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27 Ibid par 60

28 Ibid par 61

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45 En ce qui concerne les documents de la CESAO dont les langues de travail sont lrsquoanglais lrsquoarabe et le franccedilais une eacutetude a montreacute que sur les 962 documents figurant dans le Seacutedoc agrave la fin de juillet 2003 sous la cote de base EESCWA- beaucoup eacutetaient en anglais seulement ou en anglais et en arabe et que les documents en franccedilais eacutetaient peu nombreux La situation est comparable agrave la CEA Ce devrait ecirctre aux Eacutetats Membres de deacutecider si certains documents anciens doivent ou non ecirctre afficheacutes dans les versions linguistiques manquantes La question de lrsquoarrieacutereacute devrait ecirctre reacutegleacutee cas par cas apregraves un examen du volume de travail total agrave preacutevoir Il faut arriver agrave concilier les prescriptions des regraveglements inteacuterieurs concernant les langues de publication des documents et le fait que si on limite le champ drsquoapplication du Seacutedoc agrave la documentation reacutecente et future on laissera certainement de cocircteacute des documents importants qui font partie de la meacutemoire institutionnelle de lrsquoONU et devraient donc ecirctre conserveacutes

II QUESTIONS DE GESTION

A La gestion du Seacutedoc

a) Partage des responsabiliteacutes et controcircle de la qualiteacute

Le deacuteroulement des opeacuterations

46 Une description deacutetailleacutee du deacuteroulement des opeacuterations fournie par la Division de lrsquoinformatique montre que la gestion du Seacutedoc relegraveve agrave la fois de trois deacutepartements du Siegravege et des offices hors Siegravege Au Siegravege le Deacutepartement de lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale et de la gestion des confeacuterences est chargeacute de controcircler la teneur et la qualiteacute des documents Au sein du Deacutepartement de lrsquoinformation la Bibliothegraveque Dag Hammarskjoumlld et la Section de la vente et de la commercialisation srsquooccupent respectivement de lrsquoindexage des documents et des abonnements au Seacutedoc (souscrits surtout par des utilisateurs des Ameacuteriques drsquoAsie occidentale et de la reacutegion du Pacifique) La Division de lrsquoinformatique qui deacutepend du Bureau des services centraux drsquoappui du Deacutepartement de la gestion est responsable de lrsquoinfrastructure et de la maintenance du systegraveme de la mise au point et de la maintenance des applications du chargement des documents et des donneacutees drsquoindexage fournis par le Deacutepartement de lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale et de la gestion des confeacuterences et par la Bibliothegraveque Dag Hammarskjoumlld ainsi que de lrsquoinscription des utilisateurs

47 En ce qui concerne les offices ou bureaux hors Siegravege lrsquoONUG preacutepare introduit et indexe les documents publieacutes agrave Genegraveve et srsquooccupe des abonnements pour les utilisateurs drsquoAfrique drsquoEurope et du Moyen-Orient LrsquoONUV et la CESAO preacuteparent et introduisent les documents publieacutes sur place et la CESAP se contente de les preacuteparer la saisie eacutetant effectueacutee par la Bibliothegraveque Dag Hammarskjoumlld Pour les autres offices hors Siegravege qui preacutevoient de commencer ou de recommencer agrave archiver leurs documents dans le Seacutedoc des dispositions idoines seront prises en consultation avec la Division de lrsquoinformatique

48 Lrsquointroduction de documents dans le Seacutedoc fait partie inteacutegrante du processus global de gestion de la documentation Depuis la mise en place du systegraveme la Division des services de confeacuterence de lrsquoONUG est entiegraverement responsable de toute la chaicircne des opeacuterations de la preacuteparation des documents jusqursquoagrave leur affichage proprement dit Au Siegravege le Deacutepartement des services de confeacuterence eacutetait eacutegalement chargeacute de lrsquoensemble des opeacuterations mais depuis feacutevrier 1997 le chargement des documents et des donneacutees drsquoindexage est confieacute agrave la Division de

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lrsquoinformatique Comme lrsquoaffichage effectif des documents precircts agrave ecirctre diffuseacutes sur le Seacutedoc deacutepend de la liste des prioriteacutes mais relegraveve actuellement de la Division de lrsquoinformatique et non pas de la Section du controcircle des documents du Deacutepartement de lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale et de la gestion des confeacuterences la chaicircne logique des opeacuterations est rompue minus drsquoougrave des problegravemes de coordination pour arriver agrave publier les documents en mecircme temps sur support papier et sur le Seacutedoc Lrsquoaffichage devrait ecirctre deacuteclencheacute par la reacuteception du document dans toutes les versions linguistiques eacutetablies ce qui au Siegravege relegraveve du service chargeacute des archives et des dossiers du Deacutepartement de lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale et de la gestion des confeacuterences La seacuteparation actuelle des activiteacutes drsquoimpression et de distribution (Deacutepartement de lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale et de la gestion des confeacuterences) et de lrsquoaffichage sur le Seacutedoc (Division de lrsquoinformatique) creacutee parfois des problegravemes de synchronisation srsquoagissant de publier simultaneacutement la version sur papier et la version Web des documents Il faudrait peut-ecirctre confier de nouveau lrsquoaffichage agrave la Section du controcircle des documents Pour sa part la Division de lrsquoinformatique considegravere que la question du controcircle de la qualiteacute est une question de fond dont elle nrsquoest pas responsable

49 Compte tenu des changements apporteacutes reacutecemment agrave la structure du Secreacutetariat lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale a prieacute le Secreacutetaire geacuteneacuteral de veiller laquoagrave ce que le Deacutepartement des affaires de lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale et des services de confeacuterence du Secreacutetariat soit reconnu comme lrsquoautoriteacute compeacutetente chargeacutee de superviser de coordonner et drsquoameacuteliorer dans leur ensemble la gestion et la prestation des services de confeacuterence de lrsquoOrganisation sous son autoriteacute en tant qursquoorgane deacutelibeacuterant et sous la supervision et le controcircle du Comiteacute des confeacuterencesraquo29 Dans sa reacutesolution 57283 B lrsquoAssembleacutee a en outre souligneacute que ce deacutepartement rebaptiseacute Deacutepartement de lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale et de la gestion des confeacuterences eacutetait laquochargeacute drsquoappliquer les politiques de formuler les normes et les directives de superviser et de coordonner les services de confeacuterence de lrsquoOrganisation des Nations Unies et drsquoadministrer lrsquoensemble des ressources preacutevues au chapitre pertinent du budget alors que les Offices des Nations Unies agrave Genegraveve Vienne et Nairobi sont responsables de leurs activiteacutes opeacuterationnelles quotidiennes et doivent en rendre compteraquo30 Agrave lrsquoissue de ses missions agrave Addis-Abeba et agrave Nairobi lrsquoInspecteur est parvenu agrave la conclusion que le Seacutedoc aurait pu ecirctre mis en œuvre beaucoup plus tocirct dans ces deux lieux drsquoaffectation si le Siegravege avait donneacute davantage drsquoorientations et suivi de plus pregraves la situation et si lrsquoon avait insisteacute sur la responsabilisation

Cas ougrave le controcircle de la qualiteacute laisse agrave deacutesirer

50 Drsquoune faccedilon geacuteneacuterale lrsquoaffichage des documents sur le Seacutedoc est digne drsquoeacuteloges Toutefois lrsquoexamen auquel a proceacutedeacute le Corps commun drsquoinspection a reacuteveacuteleacute que dans certains cas le controcircle de la qualiteacute laissait agrave deacutesirer a) certains documents sont disponibles dans quelques langues seulement en deacutepit du fait que des numeacuteros de travail et des dates de mise en distribution sont donneacutes pour les six langues officielles b) certains documents nrsquoont pas de titre alors que la recherche par titre est une des options offertes par le systegraveme c) certains documents sont catalogueacutes mais ne sont pas afficheacutes Ces lacunes ont eacuteteacute constateacutees pour des documents de plusieurs organes et de confeacuterences mondiales convoqueacutees par lrsquoONU

29 Reacutesolution 56242 de lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale sect II par 3

30 Sect II B par 7

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51 Contrairement agrave ce qui se fait ailleurs certains documents reacutecents de la CESAO minus comme le document EESCWA2210Rev1 qui contient le rapport de la Commission sur sa vingt-deuxiegraveme session (tenue agrave Beyrouth du 14 au 17 avril 2003) minus ont des cotes diffeacuterentes dans les versions arabe et franccedilaise les lettres A ou F eacutetant ajouteacutees agrave la cote de la version anglaise La Division de lrsquoinformatique a confirmeacute que cela nrsquoeacutetait pas conforme agrave la regravegle eacutetablie par le Deacutepartement de lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale et de la gestion des confeacuterences selon laquelle il ne doit y avoir qursquoune seule cote par document et six numeacuteros de travail par cote (un pour chaque version linguistique) Il est manifestement neacutecessaire drsquoassurer une meilleure coordination entre les deacutepartements du Siegravege et les offices hors Siegravege qui participent agrave la gestion du Seacutedoc

52 De lrsquoavis de lrsquoInspecteur le partage des responsabiliteacutes pour la gestion du Seacutedoc et le deacuteroulement des opeacuterations suppose que les principaux acteurs srsquoemploient tous agrave ameacuteliorer la qualiteacute des opeacuterations en vue de garantir un fonctionnement optimal du systegraveme Si lrsquoon maintient le principe de la distribution simultaneacutee minus que lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale a jusqursquoagrave preacutesent constamment reacuteaffirmeacute minus les services chargeacutes de la saisie des documents devraient srsquoassurer de leur cocircteacute que toutes les versions linguistiques prescrites leur ont eacuteteacute remises avant de proceacuteder au chargement sur le Seacutedoc

b) Il faut faire mieux connaicirctre les possibiliteacutes de consultation offertes par le Seacutedoc

53 Il convient de prendre ducircment en consideacuteration lrsquoopinion du CCQAB selon laquelle il faut laquofaire connaicirctre agrave tous lrsquoexistence du systegraveme tant au Siegravege de lrsquoONU que dans les bureaux reacutegionaux et dans les centres drsquoinformation des Nations Uniesraquo31 Si lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale approuve le principe de la gratuiteacute drsquoaccegraves pareille campagne drsquoinformation deviendra particuliegraverement neacutecessaire et devra viser toutes les cateacutegories drsquoutilisateurs y compris les Eacutetats Membres eux-mecircmes Tous les centres drsquoinformation des Nations Unies disposent deacutesormais drsquoun mot de passe pour acceacuteder au Seacutedoc qursquoils utilisent quotidiennement pour faire leurs propres recherches documentaires ainsi que pour fournir de la documentation aux utilisateurs de leur bibliothegraveque et pour reacutepondre aux demandes drsquoinformation du grand public srsquoil y a lieu Il est preacutevu de faire figurer un renvoi au Seacutedoc sur leurs sites Web (il y a actuellement 50 sites dans 26 langues outre les langues officielles)

54 Pour faire mieux connaicirctre le Seacutedoc il est impeacuteratif drsquoutiliser systeacutematiquement son nouveau nom minus agrave savoir laquosystegraveme de diffusion eacutelectronique des documentsraquo et non plus laquosystegraveme agrave disques optiquesraquo minus pour ne pas induire les utilisateurs en erreur en leur donnant lrsquoimpression qursquoil y a deux systegravemes distincts Comme il est indiqueacute dans le tableau de lrsquoannexe I b) sur les sites Web du PNUD et de lrsquoUNICEF le Seacutedoc est toujours deacutenommeacute laquosystegraveme agrave disques optiquesraquo Agrave cet eacutegard signalons que cette appellation a eacuteteacute utiliseacutee jusqursquoagrave la fin du mois de juin 2003 sur le site Web du service drsquoappui technique du Seacutedoc eacutetabli par la Division de lrsquoinformatique elle-mecircme Celle-ci a corrigeacute cette erreur depuis lors et conseillera au PNUD et agrave lrsquoUNICEF drsquoen faire autant

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Les Eacutetats Membres ne tirent pas pleinement parti du Seacutedoc

55 La meacuteconnaissance des possibiliteacutes offertes par le Seacutedoc est peut-ecirctre plus grande qursquoon ne le croit Agrave la demande du Corps commun la Division de lrsquoinformatique a fourni des donneacutees sur le nombre total de mots de passe attribueacutes aux Eacutetats Membres (1 289 agrave la mi-juin 2003) et sur leur reacutepartition entre les missions permanentes et les administrations nationales Drsquoapregraves ces donneacutees reacutecapituleacutees dans lrsquoannexe II quatre Eacutetats Membres seulement avaient demandeacute les 20 mots de passe qui leur avaient eacuteteacute attribueacutes en aoucirct 2002 et aucun nrsquoavait encore reacuteclameacute de mots de passe suppleacutementaires depuis que la limite avait eacuteteacute porteacutee agrave 40 par pays Douze Eacutetats Membres nrsquoont jamais demandeacute de mot de passe et 21 nrsquoen ont demandeacute qursquoun seul En moyenne le nombre de mots de passe demandeacutes par les Eacutetats Membres varie entre 5 et 10 Qui plus est il apparaicirct agrave lrsquousage que les mots de passe ne sont pas reacutepartis assez largement entre les missions permanentes accreacutediteacutees aupregraves du Siegravege de lrsquoONUG et de lrsquoONUV drsquoune part et les ministegraveres des affaires eacutetrangegraveres et les administrations nationales de lrsquoautre

56 Il appartient aux Eacutetats Membres de reacuteclamer le nombre de mots de passe auxquels ils ont droit et de deacutecider ensuite comment les reacutepartir entre leurs missions diplomatiques et leurs administrations nationales mais il serait peut-ecirctre bon qursquoils eacutetudient la situation en vue de tirer tout le parti possible du systegraveme Lorsque le Seacutedoc sera pleinement opeacuterationnel dans les lieux drsquoaffectation restants les documents qursquoil contiendra inteacuteresseront aussi des ministegraveres autres que celui des affaires eacutetrangegraveres comme les ministegraveres de lrsquoindustrie de la planification des finances de lrsquoenvironnement etc La gratuiteacute drsquoaccegraves au systegraveme contribuerait partiellement agrave reacutegler le problegraveme mais les Eacutetats Membres ne tireront profit du Seacutedoc que srsquoils lrsquoutilisent effectivement

Fonctionnaires des diffeacuterents secreacutetariats

57 Actuellement outre les fonctionnaires de lrsquoONU en poste au Siegravege et agrave lrsquoONUG le personnel drsquoautres offices ou bureaux hors siegravege dont toutes les commissions reacutegionales a la possibiliteacute drsquoacceacuteder directement au Seacutedoc gracircce au reacuteseau eacutetendu de lrsquoONU sans passer par lrsquoInternet

58 Que le principe de la gratuiteacute drsquoaccegraves pour tous soit approuveacute ou non le droit de libre accegraves dont jouissent les fonctionnaires de lrsquoONU proprement dite devrait ecirctre eacutetendu au personnel des autres entiteacutes ou organismes dont les documents officiels des organes directeurs sont ou seront afficheacutes sur le Seacutedoc crsquoest-agrave-dire des commissions reacutegionales du PNUD du FNUAP de lrsquoUNICEF de lrsquoONUDI du PNUE et drsquoONU-Habitat Ce droit devrait ecirctre accordeacute non seulement aux fonctionnaires en poste au siegravege de ces organismes mais encore agrave ceux qui travaillent sur le terrain Drsquoapregraves la Division de lrsquoinformatique les agents de liaison du Seacutedoc au PNUD au FNUAP et agrave lrsquoUNICEF ont reccedilu un certain nombre de mots de passe et crsquoest agrave eux qursquoil appartient de demander les mots de passe requis pour leurs lieux drsquoaffectation respectifs

Utilisation des sites Web pour faire connaicirctre le Seacutedoc

59 En examinant les sites Web des organisations ou organismes dont les documents officiels sont afficheacutes sur le Seacutedoc on a constateacute que certains drsquoentre eux nrsquoindiquaient pas que les documents en question pouvaient ecirctre consulteacutes au moyen de ce systegraveme Crsquoest le cas des sites Web du HCR (httpwwwunhcrch) de la CNUCED (httpwwwunctadorg) du CCS

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45 En ce qui concerne les documents de la CESAO dont les langues de travail sont lrsquoanglais lrsquoarabe et le franccedilais une eacutetude a montreacute que sur les 962 documents figurant dans le Seacutedoc agrave la fin de juillet 2003 sous la cote de base EESCWA- beaucoup eacutetaient en anglais seulement ou en anglais et en arabe et que les documents en franccedilais eacutetaient peu nombreux La situation est comparable agrave la CEA Ce devrait ecirctre aux Eacutetats Membres de deacutecider si certains documents anciens doivent ou non ecirctre afficheacutes dans les versions linguistiques manquantes La question de lrsquoarrieacutereacute devrait ecirctre reacutegleacutee cas par cas apregraves un examen du volume de travail total agrave preacutevoir Il faut arriver agrave concilier les prescriptions des regraveglements inteacuterieurs concernant les langues de publication des documents et le fait que si on limite le champ drsquoapplication du Seacutedoc agrave la documentation reacutecente et future on laissera certainement de cocircteacute des documents importants qui font partie de la meacutemoire institutionnelle de lrsquoONU et devraient donc ecirctre conserveacutes

II QUESTIONS DE GESTION

A La gestion du Seacutedoc

a) Partage des responsabiliteacutes et controcircle de la qualiteacute

Le deacuteroulement des opeacuterations

46 Une description deacutetailleacutee du deacuteroulement des opeacuterations fournie par la Division de lrsquoinformatique montre que la gestion du Seacutedoc relegraveve agrave la fois de trois deacutepartements du Siegravege et des offices hors Siegravege Au Siegravege le Deacutepartement de lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale et de la gestion des confeacuterences est chargeacute de controcircler la teneur et la qualiteacute des documents Au sein du Deacutepartement de lrsquoinformation la Bibliothegraveque Dag Hammarskjoumlld et la Section de la vente et de la commercialisation srsquooccupent respectivement de lrsquoindexage des documents et des abonnements au Seacutedoc (souscrits surtout par des utilisateurs des Ameacuteriques drsquoAsie occidentale et de la reacutegion du Pacifique) La Division de lrsquoinformatique qui deacutepend du Bureau des services centraux drsquoappui du Deacutepartement de la gestion est responsable de lrsquoinfrastructure et de la maintenance du systegraveme de la mise au point et de la maintenance des applications du chargement des documents et des donneacutees drsquoindexage fournis par le Deacutepartement de lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale et de la gestion des confeacuterences et par la Bibliothegraveque Dag Hammarskjoumlld ainsi que de lrsquoinscription des utilisateurs

47 En ce qui concerne les offices ou bureaux hors Siegravege lrsquoONUG preacutepare introduit et indexe les documents publieacutes agrave Genegraveve et srsquooccupe des abonnements pour les utilisateurs drsquoAfrique drsquoEurope et du Moyen-Orient LrsquoONUV et la CESAO preacuteparent et introduisent les documents publieacutes sur place et la CESAP se contente de les preacuteparer la saisie eacutetant effectueacutee par la Bibliothegraveque Dag Hammarskjoumlld Pour les autres offices hors Siegravege qui preacutevoient de commencer ou de recommencer agrave archiver leurs documents dans le Seacutedoc des dispositions idoines seront prises en consultation avec la Division de lrsquoinformatique

48 Lrsquointroduction de documents dans le Seacutedoc fait partie inteacutegrante du processus global de gestion de la documentation Depuis la mise en place du systegraveme la Division des services de confeacuterence de lrsquoONUG est entiegraverement responsable de toute la chaicircne des opeacuterations de la preacuteparation des documents jusqursquoagrave leur affichage proprement dit Au Siegravege le Deacutepartement des services de confeacuterence eacutetait eacutegalement chargeacute de lrsquoensemble des opeacuterations mais depuis feacutevrier 1997 le chargement des documents et des donneacutees drsquoindexage est confieacute agrave la Division de

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lrsquoinformatique Comme lrsquoaffichage effectif des documents precircts agrave ecirctre diffuseacutes sur le Seacutedoc deacutepend de la liste des prioriteacutes mais relegraveve actuellement de la Division de lrsquoinformatique et non pas de la Section du controcircle des documents du Deacutepartement de lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale et de la gestion des confeacuterences la chaicircne logique des opeacuterations est rompue minus drsquoougrave des problegravemes de coordination pour arriver agrave publier les documents en mecircme temps sur support papier et sur le Seacutedoc Lrsquoaffichage devrait ecirctre deacuteclencheacute par la reacuteception du document dans toutes les versions linguistiques eacutetablies ce qui au Siegravege relegraveve du service chargeacute des archives et des dossiers du Deacutepartement de lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale et de la gestion des confeacuterences La seacuteparation actuelle des activiteacutes drsquoimpression et de distribution (Deacutepartement de lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale et de la gestion des confeacuterences) et de lrsquoaffichage sur le Seacutedoc (Division de lrsquoinformatique) creacutee parfois des problegravemes de synchronisation srsquoagissant de publier simultaneacutement la version sur papier et la version Web des documents Il faudrait peut-ecirctre confier de nouveau lrsquoaffichage agrave la Section du controcircle des documents Pour sa part la Division de lrsquoinformatique considegravere que la question du controcircle de la qualiteacute est une question de fond dont elle nrsquoest pas responsable

49 Compte tenu des changements apporteacutes reacutecemment agrave la structure du Secreacutetariat lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale a prieacute le Secreacutetaire geacuteneacuteral de veiller laquoagrave ce que le Deacutepartement des affaires de lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale et des services de confeacuterence du Secreacutetariat soit reconnu comme lrsquoautoriteacute compeacutetente chargeacutee de superviser de coordonner et drsquoameacuteliorer dans leur ensemble la gestion et la prestation des services de confeacuterence de lrsquoOrganisation sous son autoriteacute en tant qursquoorgane deacutelibeacuterant et sous la supervision et le controcircle du Comiteacute des confeacuterencesraquo29 Dans sa reacutesolution 57283 B lrsquoAssembleacutee a en outre souligneacute que ce deacutepartement rebaptiseacute Deacutepartement de lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale et de la gestion des confeacuterences eacutetait laquochargeacute drsquoappliquer les politiques de formuler les normes et les directives de superviser et de coordonner les services de confeacuterence de lrsquoOrganisation des Nations Unies et drsquoadministrer lrsquoensemble des ressources preacutevues au chapitre pertinent du budget alors que les Offices des Nations Unies agrave Genegraveve Vienne et Nairobi sont responsables de leurs activiteacutes opeacuterationnelles quotidiennes et doivent en rendre compteraquo30 Agrave lrsquoissue de ses missions agrave Addis-Abeba et agrave Nairobi lrsquoInspecteur est parvenu agrave la conclusion que le Seacutedoc aurait pu ecirctre mis en œuvre beaucoup plus tocirct dans ces deux lieux drsquoaffectation si le Siegravege avait donneacute davantage drsquoorientations et suivi de plus pregraves la situation et si lrsquoon avait insisteacute sur la responsabilisation

Cas ougrave le controcircle de la qualiteacute laisse agrave deacutesirer

50 Drsquoune faccedilon geacuteneacuterale lrsquoaffichage des documents sur le Seacutedoc est digne drsquoeacuteloges Toutefois lrsquoexamen auquel a proceacutedeacute le Corps commun drsquoinspection a reacuteveacuteleacute que dans certains cas le controcircle de la qualiteacute laissait agrave deacutesirer a) certains documents sont disponibles dans quelques langues seulement en deacutepit du fait que des numeacuteros de travail et des dates de mise en distribution sont donneacutes pour les six langues officielles b) certains documents nrsquoont pas de titre alors que la recherche par titre est une des options offertes par le systegraveme c) certains documents sont catalogueacutes mais ne sont pas afficheacutes Ces lacunes ont eacuteteacute constateacutees pour des documents de plusieurs organes et de confeacuterences mondiales convoqueacutees par lrsquoONU

29 Reacutesolution 56242 de lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale sect II par 3

30 Sect II B par 7

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51 Contrairement agrave ce qui se fait ailleurs certains documents reacutecents de la CESAO minus comme le document EESCWA2210Rev1 qui contient le rapport de la Commission sur sa vingt-deuxiegraveme session (tenue agrave Beyrouth du 14 au 17 avril 2003) minus ont des cotes diffeacuterentes dans les versions arabe et franccedilaise les lettres A ou F eacutetant ajouteacutees agrave la cote de la version anglaise La Division de lrsquoinformatique a confirmeacute que cela nrsquoeacutetait pas conforme agrave la regravegle eacutetablie par le Deacutepartement de lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale et de la gestion des confeacuterences selon laquelle il ne doit y avoir qursquoune seule cote par document et six numeacuteros de travail par cote (un pour chaque version linguistique) Il est manifestement neacutecessaire drsquoassurer une meilleure coordination entre les deacutepartements du Siegravege et les offices hors Siegravege qui participent agrave la gestion du Seacutedoc

52 De lrsquoavis de lrsquoInspecteur le partage des responsabiliteacutes pour la gestion du Seacutedoc et le deacuteroulement des opeacuterations suppose que les principaux acteurs srsquoemploient tous agrave ameacuteliorer la qualiteacute des opeacuterations en vue de garantir un fonctionnement optimal du systegraveme Si lrsquoon maintient le principe de la distribution simultaneacutee minus que lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale a jusqursquoagrave preacutesent constamment reacuteaffirmeacute minus les services chargeacutes de la saisie des documents devraient srsquoassurer de leur cocircteacute que toutes les versions linguistiques prescrites leur ont eacuteteacute remises avant de proceacuteder au chargement sur le Seacutedoc

b) Il faut faire mieux connaicirctre les possibiliteacutes de consultation offertes par le Seacutedoc

53 Il convient de prendre ducircment en consideacuteration lrsquoopinion du CCQAB selon laquelle il faut laquofaire connaicirctre agrave tous lrsquoexistence du systegraveme tant au Siegravege de lrsquoONU que dans les bureaux reacutegionaux et dans les centres drsquoinformation des Nations Uniesraquo31 Si lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale approuve le principe de la gratuiteacute drsquoaccegraves pareille campagne drsquoinformation deviendra particuliegraverement neacutecessaire et devra viser toutes les cateacutegories drsquoutilisateurs y compris les Eacutetats Membres eux-mecircmes Tous les centres drsquoinformation des Nations Unies disposent deacutesormais drsquoun mot de passe pour acceacuteder au Seacutedoc qursquoils utilisent quotidiennement pour faire leurs propres recherches documentaires ainsi que pour fournir de la documentation aux utilisateurs de leur bibliothegraveque et pour reacutepondre aux demandes drsquoinformation du grand public srsquoil y a lieu Il est preacutevu de faire figurer un renvoi au Seacutedoc sur leurs sites Web (il y a actuellement 50 sites dans 26 langues outre les langues officielles)

54 Pour faire mieux connaicirctre le Seacutedoc il est impeacuteratif drsquoutiliser systeacutematiquement son nouveau nom minus agrave savoir laquosystegraveme de diffusion eacutelectronique des documentsraquo et non plus laquosystegraveme agrave disques optiquesraquo minus pour ne pas induire les utilisateurs en erreur en leur donnant lrsquoimpression qursquoil y a deux systegravemes distincts Comme il est indiqueacute dans le tableau de lrsquoannexe I b) sur les sites Web du PNUD et de lrsquoUNICEF le Seacutedoc est toujours deacutenommeacute laquosystegraveme agrave disques optiquesraquo Agrave cet eacutegard signalons que cette appellation a eacuteteacute utiliseacutee jusqursquoagrave la fin du mois de juin 2003 sur le site Web du service drsquoappui technique du Seacutedoc eacutetabli par la Division de lrsquoinformatique elle-mecircme Celle-ci a corrigeacute cette erreur depuis lors et conseillera au PNUD et agrave lrsquoUNICEF drsquoen faire autant

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Les Eacutetats Membres ne tirent pas pleinement parti du Seacutedoc

55 La meacuteconnaissance des possibiliteacutes offertes par le Seacutedoc est peut-ecirctre plus grande qursquoon ne le croit Agrave la demande du Corps commun la Division de lrsquoinformatique a fourni des donneacutees sur le nombre total de mots de passe attribueacutes aux Eacutetats Membres (1 289 agrave la mi-juin 2003) et sur leur reacutepartition entre les missions permanentes et les administrations nationales Drsquoapregraves ces donneacutees reacutecapituleacutees dans lrsquoannexe II quatre Eacutetats Membres seulement avaient demandeacute les 20 mots de passe qui leur avaient eacuteteacute attribueacutes en aoucirct 2002 et aucun nrsquoavait encore reacuteclameacute de mots de passe suppleacutementaires depuis que la limite avait eacuteteacute porteacutee agrave 40 par pays Douze Eacutetats Membres nrsquoont jamais demandeacute de mot de passe et 21 nrsquoen ont demandeacute qursquoun seul En moyenne le nombre de mots de passe demandeacutes par les Eacutetats Membres varie entre 5 et 10 Qui plus est il apparaicirct agrave lrsquousage que les mots de passe ne sont pas reacutepartis assez largement entre les missions permanentes accreacutediteacutees aupregraves du Siegravege de lrsquoONUG et de lrsquoONUV drsquoune part et les ministegraveres des affaires eacutetrangegraveres et les administrations nationales de lrsquoautre

56 Il appartient aux Eacutetats Membres de reacuteclamer le nombre de mots de passe auxquels ils ont droit et de deacutecider ensuite comment les reacutepartir entre leurs missions diplomatiques et leurs administrations nationales mais il serait peut-ecirctre bon qursquoils eacutetudient la situation en vue de tirer tout le parti possible du systegraveme Lorsque le Seacutedoc sera pleinement opeacuterationnel dans les lieux drsquoaffectation restants les documents qursquoil contiendra inteacuteresseront aussi des ministegraveres autres que celui des affaires eacutetrangegraveres comme les ministegraveres de lrsquoindustrie de la planification des finances de lrsquoenvironnement etc La gratuiteacute drsquoaccegraves au systegraveme contribuerait partiellement agrave reacutegler le problegraveme mais les Eacutetats Membres ne tireront profit du Seacutedoc que srsquoils lrsquoutilisent effectivement

Fonctionnaires des diffeacuterents secreacutetariats

57 Actuellement outre les fonctionnaires de lrsquoONU en poste au Siegravege et agrave lrsquoONUG le personnel drsquoautres offices ou bureaux hors siegravege dont toutes les commissions reacutegionales a la possibiliteacute drsquoacceacuteder directement au Seacutedoc gracircce au reacuteseau eacutetendu de lrsquoONU sans passer par lrsquoInternet

58 Que le principe de la gratuiteacute drsquoaccegraves pour tous soit approuveacute ou non le droit de libre accegraves dont jouissent les fonctionnaires de lrsquoONU proprement dite devrait ecirctre eacutetendu au personnel des autres entiteacutes ou organismes dont les documents officiels des organes directeurs sont ou seront afficheacutes sur le Seacutedoc crsquoest-agrave-dire des commissions reacutegionales du PNUD du FNUAP de lrsquoUNICEF de lrsquoONUDI du PNUE et drsquoONU-Habitat Ce droit devrait ecirctre accordeacute non seulement aux fonctionnaires en poste au siegravege de ces organismes mais encore agrave ceux qui travaillent sur le terrain Drsquoapregraves la Division de lrsquoinformatique les agents de liaison du Seacutedoc au PNUD au FNUAP et agrave lrsquoUNICEF ont reccedilu un certain nombre de mots de passe et crsquoest agrave eux qursquoil appartient de demander les mots de passe requis pour leurs lieux drsquoaffectation respectifs

Utilisation des sites Web pour faire connaicirctre le Seacutedoc

59 En examinant les sites Web des organisations ou organismes dont les documents officiels sont afficheacutes sur le Seacutedoc on a constateacute que certains drsquoentre eux nrsquoindiquaient pas que les documents en question pouvaient ecirctre consulteacutes au moyen de ce systegraveme Crsquoest le cas des sites Web du HCR (httpwwwunhcrch) de la CNUCED (httpwwwunctadorg) du CCS

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lrsquoinformatique Comme lrsquoaffichage effectif des documents precircts agrave ecirctre diffuseacutes sur le Seacutedoc deacutepend de la liste des prioriteacutes mais relegraveve actuellement de la Division de lrsquoinformatique et non pas de la Section du controcircle des documents du Deacutepartement de lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale et de la gestion des confeacuterences la chaicircne logique des opeacuterations est rompue minus drsquoougrave des problegravemes de coordination pour arriver agrave publier les documents en mecircme temps sur support papier et sur le Seacutedoc Lrsquoaffichage devrait ecirctre deacuteclencheacute par la reacuteception du document dans toutes les versions linguistiques eacutetablies ce qui au Siegravege relegraveve du service chargeacute des archives et des dossiers du Deacutepartement de lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale et de la gestion des confeacuterences La seacuteparation actuelle des activiteacutes drsquoimpression et de distribution (Deacutepartement de lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale et de la gestion des confeacuterences) et de lrsquoaffichage sur le Seacutedoc (Division de lrsquoinformatique) creacutee parfois des problegravemes de synchronisation srsquoagissant de publier simultaneacutement la version sur papier et la version Web des documents Il faudrait peut-ecirctre confier de nouveau lrsquoaffichage agrave la Section du controcircle des documents Pour sa part la Division de lrsquoinformatique considegravere que la question du controcircle de la qualiteacute est une question de fond dont elle nrsquoest pas responsable

49 Compte tenu des changements apporteacutes reacutecemment agrave la structure du Secreacutetariat lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale a prieacute le Secreacutetaire geacuteneacuteral de veiller laquoagrave ce que le Deacutepartement des affaires de lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale et des services de confeacuterence du Secreacutetariat soit reconnu comme lrsquoautoriteacute compeacutetente chargeacutee de superviser de coordonner et drsquoameacuteliorer dans leur ensemble la gestion et la prestation des services de confeacuterence de lrsquoOrganisation sous son autoriteacute en tant qursquoorgane deacutelibeacuterant et sous la supervision et le controcircle du Comiteacute des confeacuterencesraquo29 Dans sa reacutesolution 57283 B lrsquoAssembleacutee a en outre souligneacute que ce deacutepartement rebaptiseacute Deacutepartement de lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale et de la gestion des confeacuterences eacutetait laquochargeacute drsquoappliquer les politiques de formuler les normes et les directives de superviser et de coordonner les services de confeacuterence de lrsquoOrganisation des Nations Unies et drsquoadministrer lrsquoensemble des ressources preacutevues au chapitre pertinent du budget alors que les Offices des Nations Unies agrave Genegraveve Vienne et Nairobi sont responsables de leurs activiteacutes opeacuterationnelles quotidiennes et doivent en rendre compteraquo30 Agrave lrsquoissue de ses missions agrave Addis-Abeba et agrave Nairobi lrsquoInspecteur est parvenu agrave la conclusion que le Seacutedoc aurait pu ecirctre mis en œuvre beaucoup plus tocirct dans ces deux lieux drsquoaffectation si le Siegravege avait donneacute davantage drsquoorientations et suivi de plus pregraves la situation et si lrsquoon avait insisteacute sur la responsabilisation

Cas ougrave le controcircle de la qualiteacute laisse agrave deacutesirer

50 Drsquoune faccedilon geacuteneacuterale lrsquoaffichage des documents sur le Seacutedoc est digne drsquoeacuteloges Toutefois lrsquoexamen auquel a proceacutedeacute le Corps commun drsquoinspection a reacuteveacuteleacute que dans certains cas le controcircle de la qualiteacute laissait agrave deacutesirer a) certains documents sont disponibles dans quelques langues seulement en deacutepit du fait que des numeacuteros de travail et des dates de mise en distribution sont donneacutes pour les six langues officielles b) certains documents nrsquoont pas de titre alors que la recherche par titre est une des options offertes par le systegraveme c) certains documents sont catalogueacutes mais ne sont pas afficheacutes Ces lacunes ont eacuteteacute constateacutees pour des documents de plusieurs organes et de confeacuterences mondiales convoqueacutees par lrsquoONU

29 Reacutesolution 56242 de lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale sect II par 3

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51 Contrairement agrave ce qui se fait ailleurs certains documents reacutecents de la CESAO minus comme le document EESCWA2210Rev1 qui contient le rapport de la Commission sur sa vingt-deuxiegraveme session (tenue agrave Beyrouth du 14 au 17 avril 2003) minus ont des cotes diffeacuterentes dans les versions arabe et franccedilaise les lettres A ou F eacutetant ajouteacutees agrave la cote de la version anglaise La Division de lrsquoinformatique a confirmeacute que cela nrsquoeacutetait pas conforme agrave la regravegle eacutetablie par le Deacutepartement de lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale et de la gestion des confeacuterences selon laquelle il ne doit y avoir qursquoune seule cote par document et six numeacuteros de travail par cote (un pour chaque version linguistique) Il est manifestement neacutecessaire drsquoassurer une meilleure coordination entre les deacutepartements du Siegravege et les offices hors Siegravege qui participent agrave la gestion du Seacutedoc

52 De lrsquoavis de lrsquoInspecteur le partage des responsabiliteacutes pour la gestion du Seacutedoc et le deacuteroulement des opeacuterations suppose que les principaux acteurs srsquoemploient tous agrave ameacuteliorer la qualiteacute des opeacuterations en vue de garantir un fonctionnement optimal du systegraveme Si lrsquoon maintient le principe de la distribution simultaneacutee minus que lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale a jusqursquoagrave preacutesent constamment reacuteaffirmeacute minus les services chargeacutes de la saisie des documents devraient srsquoassurer de leur cocircteacute que toutes les versions linguistiques prescrites leur ont eacuteteacute remises avant de proceacuteder au chargement sur le Seacutedoc

b) Il faut faire mieux connaicirctre les possibiliteacutes de consultation offertes par le Seacutedoc

53 Il convient de prendre ducircment en consideacuteration lrsquoopinion du CCQAB selon laquelle il faut laquofaire connaicirctre agrave tous lrsquoexistence du systegraveme tant au Siegravege de lrsquoONU que dans les bureaux reacutegionaux et dans les centres drsquoinformation des Nations Uniesraquo31 Si lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale approuve le principe de la gratuiteacute drsquoaccegraves pareille campagne drsquoinformation deviendra particuliegraverement neacutecessaire et devra viser toutes les cateacutegories drsquoutilisateurs y compris les Eacutetats Membres eux-mecircmes Tous les centres drsquoinformation des Nations Unies disposent deacutesormais drsquoun mot de passe pour acceacuteder au Seacutedoc qursquoils utilisent quotidiennement pour faire leurs propres recherches documentaires ainsi que pour fournir de la documentation aux utilisateurs de leur bibliothegraveque et pour reacutepondre aux demandes drsquoinformation du grand public srsquoil y a lieu Il est preacutevu de faire figurer un renvoi au Seacutedoc sur leurs sites Web (il y a actuellement 50 sites dans 26 langues outre les langues officielles)

54 Pour faire mieux connaicirctre le Seacutedoc il est impeacuteratif drsquoutiliser systeacutematiquement son nouveau nom minus agrave savoir laquosystegraveme de diffusion eacutelectronique des documentsraquo et non plus laquosystegraveme agrave disques optiquesraquo minus pour ne pas induire les utilisateurs en erreur en leur donnant lrsquoimpression qursquoil y a deux systegravemes distincts Comme il est indiqueacute dans le tableau de lrsquoannexe I b) sur les sites Web du PNUD et de lrsquoUNICEF le Seacutedoc est toujours deacutenommeacute laquosystegraveme agrave disques optiquesraquo Agrave cet eacutegard signalons que cette appellation a eacuteteacute utiliseacutee jusqursquoagrave la fin du mois de juin 2003 sur le site Web du service drsquoappui technique du Seacutedoc eacutetabli par la Division de lrsquoinformatique elle-mecircme Celle-ci a corrigeacute cette erreur depuis lors et conseillera au PNUD et agrave lrsquoUNICEF drsquoen faire autant

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Les Eacutetats Membres ne tirent pas pleinement parti du Seacutedoc

55 La meacuteconnaissance des possibiliteacutes offertes par le Seacutedoc est peut-ecirctre plus grande qursquoon ne le croit Agrave la demande du Corps commun la Division de lrsquoinformatique a fourni des donneacutees sur le nombre total de mots de passe attribueacutes aux Eacutetats Membres (1 289 agrave la mi-juin 2003) et sur leur reacutepartition entre les missions permanentes et les administrations nationales Drsquoapregraves ces donneacutees reacutecapituleacutees dans lrsquoannexe II quatre Eacutetats Membres seulement avaient demandeacute les 20 mots de passe qui leur avaient eacuteteacute attribueacutes en aoucirct 2002 et aucun nrsquoavait encore reacuteclameacute de mots de passe suppleacutementaires depuis que la limite avait eacuteteacute porteacutee agrave 40 par pays Douze Eacutetats Membres nrsquoont jamais demandeacute de mot de passe et 21 nrsquoen ont demandeacute qursquoun seul En moyenne le nombre de mots de passe demandeacutes par les Eacutetats Membres varie entre 5 et 10 Qui plus est il apparaicirct agrave lrsquousage que les mots de passe ne sont pas reacutepartis assez largement entre les missions permanentes accreacutediteacutees aupregraves du Siegravege de lrsquoONUG et de lrsquoONUV drsquoune part et les ministegraveres des affaires eacutetrangegraveres et les administrations nationales de lrsquoautre

56 Il appartient aux Eacutetats Membres de reacuteclamer le nombre de mots de passe auxquels ils ont droit et de deacutecider ensuite comment les reacutepartir entre leurs missions diplomatiques et leurs administrations nationales mais il serait peut-ecirctre bon qursquoils eacutetudient la situation en vue de tirer tout le parti possible du systegraveme Lorsque le Seacutedoc sera pleinement opeacuterationnel dans les lieux drsquoaffectation restants les documents qursquoil contiendra inteacuteresseront aussi des ministegraveres autres que celui des affaires eacutetrangegraveres comme les ministegraveres de lrsquoindustrie de la planification des finances de lrsquoenvironnement etc La gratuiteacute drsquoaccegraves au systegraveme contribuerait partiellement agrave reacutegler le problegraveme mais les Eacutetats Membres ne tireront profit du Seacutedoc que srsquoils lrsquoutilisent effectivement

Fonctionnaires des diffeacuterents secreacutetariats

57 Actuellement outre les fonctionnaires de lrsquoONU en poste au Siegravege et agrave lrsquoONUG le personnel drsquoautres offices ou bureaux hors siegravege dont toutes les commissions reacutegionales a la possibiliteacute drsquoacceacuteder directement au Seacutedoc gracircce au reacuteseau eacutetendu de lrsquoONU sans passer par lrsquoInternet

58 Que le principe de la gratuiteacute drsquoaccegraves pour tous soit approuveacute ou non le droit de libre accegraves dont jouissent les fonctionnaires de lrsquoONU proprement dite devrait ecirctre eacutetendu au personnel des autres entiteacutes ou organismes dont les documents officiels des organes directeurs sont ou seront afficheacutes sur le Seacutedoc crsquoest-agrave-dire des commissions reacutegionales du PNUD du FNUAP de lrsquoUNICEF de lrsquoONUDI du PNUE et drsquoONU-Habitat Ce droit devrait ecirctre accordeacute non seulement aux fonctionnaires en poste au siegravege de ces organismes mais encore agrave ceux qui travaillent sur le terrain Drsquoapregraves la Division de lrsquoinformatique les agents de liaison du Seacutedoc au PNUD au FNUAP et agrave lrsquoUNICEF ont reccedilu un certain nombre de mots de passe et crsquoest agrave eux qursquoil appartient de demander les mots de passe requis pour leurs lieux drsquoaffectation respectifs

Utilisation des sites Web pour faire connaicirctre le Seacutedoc

59 En examinant les sites Web des organisations ou organismes dont les documents officiels sont afficheacutes sur le Seacutedoc on a constateacute que certains drsquoentre eux nrsquoindiquaient pas que les documents en question pouvaient ecirctre consulteacutes au moyen de ce systegraveme Crsquoest le cas des sites Web du HCR (httpwwwunhcrch) de la CNUCED (httpwwwunctadorg) du CCS

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51 Contrairement agrave ce qui se fait ailleurs certains documents reacutecents de la CESAO minus comme le document EESCWA2210Rev1 qui contient le rapport de la Commission sur sa vingt-deuxiegraveme session (tenue agrave Beyrouth du 14 au 17 avril 2003) minus ont des cotes diffeacuterentes dans les versions arabe et franccedilaise les lettres A ou F eacutetant ajouteacutees agrave la cote de la version anglaise La Division de lrsquoinformatique a confirmeacute que cela nrsquoeacutetait pas conforme agrave la regravegle eacutetablie par le Deacutepartement de lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale et de la gestion des confeacuterences selon laquelle il ne doit y avoir qursquoune seule cote par document et six numeacuteros de travail par cote (un pour chaque version linguistique) Il est manifestement neacutecessaire drsquoassurer une meilleure coordination entre les deacutepartements du Siegravege et les offices hors Siegravege qui participent agrave la gestion du Seacutedoc

52 De lrsquoavis de lrsquoInspecteur le partage des responsabiliteacutes pour la gestion du Seacutedoc et le deacuteroulement des opeacuterations suppose que les principaux acteurs srsquoemploient tous agrave ameacuteliorer la qualiteacute des opeacuterations en vue de garantir un fonctionnement optimal du systegraveme Si lrsquoon maintient le principe de la distribution simultaneacutee minus que lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale a jusqursquoagrave preacutesent constamment reacuteaffirmeacute minus les services chargeacutes de la saisie des documents devraient srsquoassurer de leur cocircteacute que toutes les versions linguistiques prescrites leur ont eacuteteacute remises avant de proceacuteder au chargement sur le Seacutedoc

b) Il faut faire mieux connaicirctre les possibiliteacutes de consultation offertes par le Seacutedoc

53 Il convient de prendre ducircment en consideacuteration lrsquoopinion du CCQAB selon laquelle il faut laquofaire connaicirctre agrave tous lrsquoexistence du systegraveme tant au Siegravege de lrsquoONU que dans les bureaux reacutegionaux et dans les centres drsquoinformation des Nations Uniesraquo31 Si lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale approuve le principe de la gratuiteacute drsquoaccegraves pareille campagne drsquoinformation deviendra particuliegraverement neacutecessaire et devra viser toutes les cateacutegories drsquoutilisateurs y compris les Eacutetats Membres eux-mecircmes Tous les centres drsquoinformation des Nations Unies disposent deacutesormais drsquoun mot de passe pour acceacuteder au Seacutedoc qursquoils utilisent quotidiennement pour faire leurs propres recherches documentaires ainsi que pour fournir de la documentation aux utilisateurs de leur bibliothegraveque et pour reacutepondre aux demandes drsquoinformation du grand public srsquoil y a lieu Il est preacutevu de faire figurer un renvoi au Seacutedoc sur leurs sites Web (il y a actuellement 50 sites dans 26 langues outre les langues officielles)

54 Pour faire mieux connaicirctre le Seacutedoc il est impeacuteratif drsquoutiliser systeacutematiquement son nouveau nom minus agrave savoir laquosystegraveme de diffusion eacutelectronique des documentsraquo et non plus laquosystegraveme agrave disques optiquesraquo minus pour ne pas induire les utilisateurs en erreur en leur donnant lrsquoimpression qursquoil y a deux systegravemes distincts Comme il est indiqueacute dans le tableau de lrsquoannexe I b) sur les sites Web du PNUD et de lrsquoUNICEF le Seacutedoc est toujours deacutenommeacute laquosystegraveme agrave disques optiquesraquo Agrave cet eacutegard signalons que cette appellation a eacuteteacute utiliseacutee jusqursquoagrave la fin du mois de juin 2003 sur le site Web du service drsquoappui technique du Seacutedoc eacutetabli par la Division de lrsquoinformatique elle-mecircme Celle-ci a corrigeacute cette erreur depuis lors et conseillera au PNUD et agrave lrsquoUNICEF drsquoen faire autant

31 A56475 par 12

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Les Eacutetats Membres ne tirent pas pleinement parti du Seacutedoc

55 La meacuteconnaissance des possibiliteacutes offertes par le Seacutedoc est peut-ecirctre plus grande qursquoon ne le croit Agrave la demande du Corps commun la Division de lrsquoinformatique a fourni des donneacutees sur le nombre total de mots de passe attribueacutes aux Eacutetats Membres (1 289 agrave la mi-juin 2003) et sur leur reacutepartition entre les missions permanentes et les administrations nationales Drsquoapregraves ces donneacutees reacutecapituleacutees dans lrsquoannexe II quatre Eacutetats Membres seulement avaient demandeacute les 20 mots de passe qui leur avaient eacuteteacute attribueacutes en aoucirct 2002 et aucun nrsquoavait encore reacuteclameacute de mots de passe suppleacutementaires depuis que la limite avait eacuteteacute porteacutee agrave 40 par pays Douze Eacutetats Membres nrsquoont jamais demandeacute de mot de passe et 21 nrsquoen ont demandeacute qursquoun seul En moyenne le nombre de mots de passe demandeacutes par les Eacutetats Membres varie entre 5 et 10 Qui plus est il apparaicirct agrave lrsquousage que les mots de passe ne sont pas reacutepartis assez largement entre les missions permanentes accreacutediteacutees aupregraves du Siegravege de lrsquoONUG et de lrsquoONUV drsquoune part et les ministegraveres des affaires eacutetrangegraveres et les administrations nationales de lrsquoautre

56 Il appartient aux Eacutetats Membres de reacuteclamer le nombre de mots de passe auxquels ils ont droit et de deacutecider ensuite comment les reacutepartir entre leurs missions diplomatiques et leurs administrations nationales mais il serait peut-ecirctre bon qursquoils eacutetudient la situation en vue de tirer tout le parti possible du systegraveme Lorsque le Seacutedoc sera pleinement opeacuterationnel dans les lieux drsquoaffectation restants les documents qursquoil contiendra inteacuteresseront aussi des ministegraveres autres que celui des affaires eacutetrangegraveres comme les ministegraveres de lrsquoindustrie de la planification des finances de lrsquoenvironnement etc La gratuiteacute drsquoaccegraves au systegraveme contribuerait partiellement agrave reacutegler le problegraveme mais les Eacutetats Membres ne tireront profit du Seacutedoc que srsquoils lrsquoutilisent effectivement

Fonctionnaires des diffeacuterents secreacutetariats

57 Actuellement outre les fonctionnaires de lrsquoONU en poste au Siegravege et agrave lrsquoONUG le personnel drsquoautres offices ou bureaux hors siegravege dont toutes les commissions reacutegionales a la possibiliteacute drsquoacceacuteder directement au Seacutedoc gracircce au reacuteseau eacutetendu de lrsquoONU sans passer par lrsquoInternet

58 Que le principe de la gratuiteacute drsquoaccegraves pour tous soit approuveacute ou non le droit de libre accegraves dont jouissent les fonctionnaires de lrsquoONU proprement dite devrait ecirctre eacutetendu au personnel des autres entiteacutes ou organismes dont les documents officiels des organes directeurs sont ou seront afficheacutes sur le Seacutedoc crsquoest-agrave-dire des commissions reacutegionales du PNUD du FNUAP de lrsquoUNICEF de lrsquoONUDI du PNUE et drsquoONU-Habitat Ce droit devrait ecirctre accordeacute non seulement aux fonctionnaires en poste au siegravege de ces organismes mais encore agrave ceux qui travaillent sur le terrain Drsquoapregraves la Division de lrsquoinformatique les agents de liaison du Seacutedoc au PNUD au FNUAP et agrave lrsquoUNICEF ont reccedilu un certain nombre de mots de passe et crsquoest agrave eux qursquoil appartient de demander les mots de passe requis pour leurs lieux drsquoaffectation respectifs

Utilisation des sites Web pour faire connaicirctre le Seacutedoc

59 En examinant les sites Web des organisations ou organismes dont les documents officiels sont afficheacutes sur le Seacutedoc on a constateacute que certains drsquoentre eux nrsquoindiquaient pas que les documents en question pouvaient ecirctre consulteacutes au moyen de ce systegraveme Crsquoest le cas des sites Web du HCR (httpwwwunhcrch) de la CNUCED (httpwwwunctadorg) du CCS

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Les Eacutetats Membres ne tirent pas pleinement parti du Seacutedoc

55 La meacuteconnaissance des possibiliteacutes offertes par le Seacutedoc est peut-ecirctre plus grande qursquoon ne le croit Agrave la demande du Corps commun la Division de lrsquoinformatique a fourni des donneacutees sur le nombre total de mots de passe attribueacutes aux Eacutetats Membres (1 289 agrave la mi-juin 2003) et sur leur reacutepartition entre les missions permanentes et les administrations nationales Drsquoapregraves ces donneacutees reacutecapituleacutees dans lrsquoannexe II quatre Eacutetats Membres seulement avaient demandeacute les 20 mots de passe qui leur avaient eacuteteacute attribueacutes en aoucirct 2002 et aucun nrsquoavait encore reacuteclameacute de mots de passe suppleacutementaires depuis que la limite avait eacuteteacute porteacutee agrave 40 par pays Douze Eacutetats Membres nrsquoont jamais demandeacute de mot de passe et 21 nrsquoen ont demandeacute qursquoun seul En moyenne le nombre de mots de passe demandeacutes par les Eacutetats Membres varie entre 5 et 10 Qui plus est il apparaicirct agrave lrsquousage que les mots de passe ne sont pas reacutepartis assez largement entre les missions permanentes accreacutediteacutees aupregraves du Siegravege de lrsquoONUG et de lrsquoONUV drsquoune part et les ministegraveres des affaires eacutetrangegraveres et les administrations nationales de lrsquoautre

56 Il appartient aux Eacutetats Membres de reacuteclamer le nombre de mots de passe auxquels ils ont droit et de deacutecider ensuite comment les reacutepartir entre leurs missions diplomatiques et leurs administrations nationales mais il serait peut-ecirctre bon qursquoils eacutetudient la situation en vue de tirer tout le parti possible du systegraveme Lorsque le Seacutedoc sera pleinement opeacuterationnel dans les lieux drsquoaffectation restants les documents qursquoil contiendra inteacuteresseront aussi des ministegraveres autres que celui des affaires eacutetrangegraveres comme les ministegraveres de lrsquoindustrie de la planification des finances de lrsquoenvironnement etc La gratuiteacute drsquoaccegraves au systegraveme contribuerait partiellement agrave reacutegler le problegraveme mais les Eacutetats Membres ne tireront profit du Seacutedoc que srsquoils lrsquoutilisent effectivement

Fonctionnaires des diffeacuterents secreacutetariats

57 Actuellement outre les fonctionnaires de lrsquoONU en poste au Siegravege et agrave lrsquoONUG le personnel drsquoautres offices ou bureaux hors siegravege dont toutes les commissions reacutegionales a la possibiliteacute drsquoacceacuteder directement au Seacutedoc gracircce au reacuteseau eacutetendu de lrsquoONU sans passer par lrsquoInternet

58 Que le principe de la gratuiteacute drsquoaccegraves pour tous soit approuveacute ou non le droit de libre accegraves dont jouissent les fonctionnaires de lrsquoONU proprement dite devrait ecirctre eacutetendu au personnel des autres entiteacutes ou organismes dont les documents officiels des organes directeurs sont ou seront afficheacutes sur le Seacutedoc crsquoest-agrave-dire des commissions reacutegionales du PNUD du FNUAP de lrsquoUNICEF de lrsquoONUDI du PNUE et drsquoONU-Habitat Ce droit devrait ecirctre accordeacute non seulement aux fonctionnaires en poste au siegravege de ces organismes mais encore agrave ceux qui travaillent sur le terrain Drsquoapregraves la Division de lrsquoinformatique les agents de liaison du Seacutedoc au PNUD au FNUAP et agrave lrsquoUNICEF ont reccedilu un certain nombre de mots de passe et crsquoest agrave eux qursquoil appartient de demander les mots de passe requis pour leurs lieux drsquoaffectation respectifs

Utilisation des sites Web pour faire connaicirctre le Seacutedoc

59 En examinant les sites Web des organisations ou organismes dont les documents officiels sont afficheacutes sur le Seacutedoc on a constateacute que certains drsquoentre eux nrsquoindiquaient pas que les documents en question pouvaient ecirctre consulteacutes au moyen de ce systegraveme Crsquoest le cas des sites Web du HCR (httpwwwunhcrch) de la CNUCED (httpwwwunctadorg) du CCS

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(httpcebunsystemorg) et de lrsquoONUDI (httpwwwunidoorg) Le site de lrsquoONUDI est en anglais seulement et bien que la plupart des documents qui y figurent soient en anglais en espagnol et en franccedilais il gagnerait sucircrement du point de vue du multilinguisme agrave ecirctre relieacute au Seacutedoc ougrave les mecircmes documents sont geacuteneacuteralement disponibles dans les six langues officielles

60 Le site Web du Haut-Commissariat aux droits de lrsquohomme (HCDH) nrsquoindique pas expresseacutement que les documents de la Commission sont afficheacutes sur le Seacutedoc mais contient une page inteacuteressante reacutesumant les cotes des documents de lrsquoONU (httpwwwunhchrchhtmlmenu4docsymhtm

61 Le Tribunal administratif des Nations Unies a un site sur lrsquoIntranet du Siegravege qui contient des reacutesumeacutes de jurisprudence et des extraits de jugements avec un deacuteni de responsabiliteacute indiquant que seul le texte inteacutegral des jugements a un caractegravere officiel et qursquoil est publieacute sur le Seacutedoc depuis 1995 Consideacuterant que lrsquoaccegraves agrave lrsquoIntranet est restreint par deacutefinition mais qursquoil est important de donner libre accegraves aux jugements du TANU il serait utile de suivre la mecircme pratique que lrsquoOrganisation internationale du Travail (OIT) les jugements du Tribunal administratif de cette organisation sont accessibles agrave partir drsquoun site Web public (httpwwwiloorgpublicenglishtribunal Cette ameacutelioration serait faciliteacutee par lrsquoeacutetablissement drsquoun accegraves direct au Seacutedoc dont il a eacuteteacute question plus haut La Bibliothegraveque Dag Hammarskjoumlld est en train de creacuteer des liens directs entre ses notices bibliographiques et le Seacutedoc Elle preacutevoit aussi en collaboration avec le secreacutetariat du TANU de numeacuteriser les jugements du Tribunal qui nrsquoexistent pas encore sous forme eacutelectronique en vue de les afficher sur le systegraveme et drsquoindexer les jugements anteacuterieurs agrave 1979 qui nrsquoont pas encore eacuteteacute reacutepertorieacutes

Importance de la formation agrave lrsquoutilisation du Seacutedoc

62 Une formation insuffisante agrave lrsquoutilisation du Seacutedoc risque de faire obstacle agrave une plus large application du systegraveme Chaque anneacutee au deacutebut de la session ordinaire de lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale agrave New York une reacuteunion drsquoinformation est organiseacutee par la Division de lrsquoinformatique agrave lrsquointention des nouveaux repreacutesentants en collaboration avec lrsquoInstitut des Nations Unies pour la formation et la recherche (UNITAR) Les participants sont mis au courant des services offerts par la Division aux missions permanentes et assistent agrave une deacutemonstration du Seacutedoc La Bibliothegraveque Dag Hammarskjoumlld forme eacutegalement le personnel des missions permanentes et du Secreacutetariat au maniement du systegraveme Les stages sont ouverts agrave la communauteacute du Siegravege y compris aux journalistes et aux repreacutesentants drsquoorganisations non gouvernementales (ONG) ainsi qursquoagrave des fonctionnaires venus des centres drsquoinformation des Nations Unies Des programmes reacutegionaux de formation sont eacutegalement mis sur pied agrave lrsquointention des bibliothegraveques de deacutepocirct qui portent notamment sur lrsquoutilisation du Seacutedoc Il conviendrait drsquoencourager drsquoautres types de formation en particulier quand les documents des commissions reacutegionales et des organismes baseacutes agrave Nairobi seront disponibles sur le Seacutedoc Les efforts du Secreacutetariat dans ce domaine pourraient ecirctre utilement eacutetayeacutes par les Eacutetats Membres eux-mecircmes qui devraient veiller agrave ce que leurs administrations nationales soient mieux au fait des possibiliteacutes offertes par le systegraveme et agrave ce qursquoelles y aient accegraves

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c) Neacutecessiteacute de reacuteviser les informations geacuteneacuterales et de mettre agrave jour la liste des bases de donneacutees

63 Outre les bases de donneacutees laquoDocuments de lrsquoONUraquo et laquoReacutesolutionsraquo qui sont les plus souvent consulteacutees drsquoautres bases sont accessibles en mode de recherche complexe laquoDiversraquo avec un seul document laquoVacances de posteraquo base qui est censeacutee regrouper tous les avis de vacance de poste en anglais et en franccedilais mais crsquoest en fait loin drsquoecirctre le cas laquoDocuments non officielsraquo laquoTextes administratifs actualiseacutesraquo base qui contient seulement deux documents tous les textes administratifs en vigueur eacutetant afficheacutes sur lrsquoIntranet par le Bureau de la gestion des ressources humaines laquoPublications des Nations Uniesraquo avec seulement deux documents laquoJournal minus New Yorkraquo laquoJournal minus Genegraveveraquo laquoJournal minus Vienneraquo laquoListe quotidienne des documents minus New Yorkraquo laquoListe quotidienne des documents minus Genegraveveraquo et laquoListe quotidienne des documents minus Vienneraquo

64 Cette liste a eacuteteacute reprise du systegraveme initial agrave disques optiques et elle devrait ecirctre reacuteviseacutee et actualiseacutee compte tenu des changements survenus depuis la reconfiguration du systegraveme Par exemple laquotous les avis de vacance de posteraquo sont censeacutes ecirctre afficheacutes sur le Seacutedoc mais le plus reacutecent que lrsquoon y trouve date du 14 aoucirct 2002 sans doute en raison de la mise en place du systegraveme Galaxy qui donne une liste plus agrave jour de ces avis La laquoListe quotidienne des documentsraquo publieacutes agrave New York a eacuteteacute regroupeacutee avec le Journal lorsque lrsquoon a institueacute lrsquoaccegraves direct Il conviendrait drsquoeacutetudier tous les cas ougrave les bases de donneacutees font inutilement double emploi

65 La base laquoPublication des Nations Uniesraquo ne fonctionne pas du fait que les publications destineacutees agrave la vente ne sont pas afficheacutees sur le Seacutedoc mais la situation devrait ecirctre reacuteexamineacutee en partie parce que lrsquoaffichage de reacutesumeacutes de ces documents pourrait ecirctre un moyen de stimuler leur vente et en partie parce que certaines publications gratuites pourraient ecirctre chargeacutees dans le systegraveme

d) Satisfaction des utilisateurs

66 De lrsquoavis du CCQAB il faudrait laquomettre en place un systegraveme de suivi du degreacute de satisfaction des utilisateursraquo32 opinion agrave laquelle lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale a souscrit dans sa reacutesolution 53208 C33 LrsquoInspecteur estime lui aussi que la satisfaction des utilisateurs est indispensable si lrsquoon veut que le Seacutedoc devienne lrsquooutil privileacutegieacute drsquoaccegraves aux documents officiels Elle deacutepend avant tout de la convivialiteacute du systegraveme

Les diffeacuterents modes et options de recherche

67 Le Seacutedoc offre deux modes de recherche minus laquorecherche simpleraquo et laquorecherche complexeraquo minus et en mode standard le systegraveme propose drsquoabord la fonction de recherche simple qui comporte trois options agrave savoir la recherche par cote la recherche par date de publication ou la recherche plein-texte En mode de recherche complexe il est en outre possible de chercher les documents

32 A53507 par 13

33 Par 10 du dispositif 18 deacutecembre 1998

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drsquoapregraves la date de mise en distribution le numeacutero de travail le sujet la session de lrsquoorgane consideacutereacute le point de lrsquoordre du jour ou des mots du titre Il importe de souligner que la date de publication est la date agrave laquelle la reacutedaction du document a eacuteteacute acheveacutee et le manuscrit a eacuteteacute soumis pour traitement (eacutedition traduction frappe et impression) alors que la date de mise en distribution est celle agrave laquelle le document a eacuteteacute effectivement diffuseacute La date de publication figure au sommet du document (en-tecircte) geacuteneacuteralement apregraves la cote Il srsquoeacutecoule parfois plus drsquoun an entre la date de publication et la date de mise en distribution

68 Les documents stockeacutes dans le Seacutedoc sont deacutecrits et indexeacutes conformeacutement au Systegraveme drsquoinformation bibliographique des Nations Unies (UNBIS) sur lequel sont fondeacutees les cotes des documents LrsquoUNBISnet la version Web de lrsquoUNBIS est accessible agrave lrsquoadresse suivante httpunbisnetunorg Une cote est un ensemble de chiffres et de lettres qui sert agrave identifier un document particulier Geacuteneacuteralement le premier eacuteleacutement deacutesigne lrsquoorgane principal qui publie le document ou auquel il est soumis et les deuxiegraveme et troisiegraveme eacuteleacutements deacutesignent les organes subsidiaires Il y a des exceptions certains organes ayant une cote speacuteciale qui nrsquoindique pas lrsquoorgane principal La Bibliothegraveque Dag Hammarskjoumlld a creacuteeacute un site Web (httpwwwunorgDeptsdhlresguidesymbolhtm) dans les six langues officielles qui offre un guide de recherche et donne de plus amples renseignements agrave ce sujet Le site Web du Seacutedoc est relieacute agrave ce site ainsi qursquoagrave drsquoautres outils de reacutefeacuterence de la Bibliothegraveque

69 Pour lrsquoutilisateur moyen la recherche par cote est de loin la meacutethode la plus commode et aussi la plus preacutecise car elle permet de trouver juste le document voulu avec ses eacuteventuels additifs rectificatifs et reacutevisions Cela dit elle nrsquoest pas toujours aiseacutee en partie parce que la cote de base de certains organes nrsquoest pas forceacutement la seule agrave conduire aux documents concernant ces organes Par exemple certains documents de la CEE ont pour cote de base EECE- mais il y a plus de 100 cotes suppleacutementaires pour drsquoautres documents de la Commission Le premier eacuteleacutement E deacutesigne le Conseil eacuteconomique et social comme organe principal mais cela vaut pour toutes les commissions reacutegionales agrave lrsquoexception de la CEPALC dont les documents ont une cote commenccedilant par LG La bibliothegraveque Dag Hammarskjoumlld a indiqueacute qursquoelle eacutetait depuis longtemps deacutejagrave consciente du manque drsquouniformiteacute des cotes des documents et qursquoelle avait tenu pas plus tard qursquoen juin 2003 une reacuteunion avec le Deacutepartement de lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale et de la gestion des confeacuterences en vue drsquoinciter la Section du controcircle des documents de ce deacutepartement agrave jouer un rocircle plus directif en particulier agrave lrsquoeacutegard des offices et bureaux hors Siegravege Le Deacutepartement de lrsquoinformation la Division de lrsquoinformatique et le Deacutepartement de lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale et de la gestion des confeacuterences devraient tenir des reacuteunions visant agrave assurer une plus grande uniformiteacute entre lrsquoUNBISnet le Seacutedoc et le e-DRITS qui est la version Web du Systegraveme informatiseacute de suivi de la production documentaire (DRITS)

70 La faccedilon dont certaines cotes ont eacuteteacute enregistreacutees dans le Seacutedoc peut eacutegalement ecirctre source de difficulteacutes Par exemple le premier rapport du CCQAB sur le projet de budget-programme pour lrsquoexercice biennal 2002-2003 avait pour cote exacte A567 et ses additifs ont eacuteteacute publieacutes sous la cote A567Add- Si lrsquoon tape A567 apregraves avoir opteacute pour la laquotroncature de la coteraquo agrave droite on obtient un total de 44 documents dont celui que lrsquoon cherche En principe il devrait ecirctre possible de tomber uniquement sur le document A567 en choisissant lrsquooption laquoaucuneraquo pour la troncature Mais si lrsquoon procegravede ainsi on voit srsquoafficher la mention laquo0 document(s) correspondant agrave la requecircteraquo et ce aussi bien en recherche simple qursquoen recherche complexe On ne peut acceacuteder au document de cette faccedilon que si lrsquoon tape A567(Supp) parce que la

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drsquoapregraves la date de mise en distribution le numeacutero de travail le sujet la session de lrsquoorgane consideacutereacute le point de lrsquoordre du jour ou des mots du titre Il importe de souligner que la date de publication est la date agrave laquelle la reacutedaction du document a eacuteteacute acheveacutee et le manuscrit a eacuteteacute soumis pour traitement (eacutedition traduction frappe et impression) alors que la date de mise en distribution est celle agrave laquelle le document a eacuteteacute effectivement diffuseacute La date de publication figure au sommet du document (en-tecircte) geacuteneacuteralement apregraves la cote Il srsquoeacutecoule parfois plus drsquoun an entre la date de publication et la date de mise en distribution

68 Les documents stockeacutes dans le Seacutedoc sont deacutecrits et indexeacutes conformeacutement au Systegraveme drsquoinformation bibliographique des Nations Unies (UNBIS) sur lequel sont fondeacutees les cotes des documents LrsquoUNBISnet la version Web de lrsquoUNBIS est accessible agrave lrsquoadresse suivante httpunbisnetunorg Une cote est un ensemble de chiffres et de lettres qui sert agrave identifier un document particulier Geacuteneacuteralement le premier eacuteleacutement deacutesigne lrsquoorgane principal qui publie le document ou auquel il est soumis et les deuxiegraveme et troisiegraveme eacuteleacutements deacutesignent les organes subsidiaires Il y a des exceptions certains organes ayant une cote speacuteciale qui nrsquoindique pas lrsquoorgane principal La Bibliothegraveque Dag Hammarskjoumlld a creacuteeacute un site Web (httpwwwunorgDeptsdhlresguidesymbolhtm) dans les six langues officielles qui offre un guide de recherche et donne de plus amples renseignements agrave ce sujet Le site Web du Seacutedoc est relieacute agrave ce site ainsi qursquoagrave drsquoautres outils de reacutefeacuterence de la Bibliothegraveque

69 Pour lrsquoutilisateur moyen la recherche par cote est de loin la meacutethode la plus commode et aussi la plus preacutecise car elle permet de trouver juste le document voulu avec ses eacuteventuels additifs rectificatifs et reacutevisions Cela dit elle nrsquoest pas toujours aiseacutee en partie parce que la cote de base de certains organes nrsquoest pas forceacutement la seule agrave conduire aux documents concernant ces organes Par exemple certains documents de la CEE ont pour cote de base EECE- mais il y a plus de 100 cotes suppleacutementaires pour drsquoautres documents de la Commission Le premier eacuteleacutement E deacutesigne le Conseil eacuteconomique et social comme organe principal mais cela vaut pour toutes les commissions reacutegionales agrave lrsquoexception de la CEPALC dont les documents ont une cote commenccedilant par LG La bibliothegraveque Dag Hammarskjoumlld a indiqueacute qursquoelle eacutetait depuis longtemps deacutejagrave consciente du manque drsquouniformiteacute des cotes des documents et qursquoelle avait tenu pas plus tard qursquoen juin 2003 une reacuteunion avec le Deacutepartement de lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale et de la gestion des confeacuterences en vue drsquoinciter la Section du controcircle des documents de ce deacutepartement agrave jouer un rocircle plus directif en particulier agrave lrsquoeacutegard des offices et bureaux hors Siegravege Le Deacutepartement de lrsquoinformation la Division de lrsquoinformatique et le Deacutepartement de lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale et de la gestion des confeacuterences devraient tenir des reacuteunions visant agrave assurer une plus grande uniformiteacute entre lrsquoUNBISnet le Seacutedoc et le e-DRITS qui est la version Web du Systegraveme informatiseacute de suivi de la production documentaire (DRITS)

70 La faccedilon dont certaines cotes ont eacuteteacute enregistreacutees dans le Seacutedoc peut eacutegalement ecirctre source de difficulteacutes Par exemple le premier rapport du CCQAB sur le projet de budget-programme pour lrsquoexercice biennal 2002-2003 avait pour cote exacte A567 et ses additifs ont eacuteteacute publieacutes sous la cote A567Add- Si lrsquoon tape A567 apregraves avoir opteacute pour la laquotroncature de la coteraquo agrave droite on obtient un total de 44 documents dont celui que lrsquoon cherche En principe il devrait ecirctre possible de tomber uniquement sur le document A567 en choisissant lrsquooption laquoaucuneraquo pour la troncature Mais si lrsquoon procegravede ainsi on voit srsquoafficher la mention laquo0 document(s) correspondant agrave la requecircteraquo et ce aussi bien en recherche simple qursquoen recherche complexe On ne peut acceacuteder au document de cette faccedilon que si lrsquoon tape A567(Supp) parce que la

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version afficheacutee sur le Seacutedoc a eacuteteacute publieacutee en tant que Suppleacutement no 7 des documents officiels de la cinquante-sixiegraveme session

71 La Bibliothegraveque Dag Hammarskjoumlld a creacuteeacute une base de donneacutees de reacutefeacuterence appeleacutee UN-I-QUE (United Nations Info Quest) ougrave sont enregistreacutees des milliers de cotes correspondant agrave des documents de lrsquoONU souvent demandeacutes (httplib-uniqueunorglibuniquensf) et qui peut faciliter la recherche de certains documents sur le Seacutedoc Cette base nrsquoest toutefois accessible qursquoen anglais En 1994 la Bibliothegraveque a eacutegalement publieacute un document tregraves utile intituleacute laquoDocumentation de lrsquoOrganisation des Nations Unies guide succinctraquo (STLIB34Rev2) dont lrsquoannexe III donne la liste des indicatifs de seacuteries de cotes des principaux organes de lrsquoONU et fournit agrave cet eacutegard des renseignements plus deacutetailleacutes que le site Web mentionneacute plus haut au paragraphe 68 Ce guide a eacuteteacute publieacute en principe dans les six langues officielles mais il nrsquoest disponible sur le Seacutedoc qursquoen anglais en chinois en espagnol en franccedilais et en russe Ces cinq versions linguistiques ont eacuteteacute mises en distribution le 15 mai 1995 il y a bien un numeacutero de travail et une mecircme date de mise en distribution pour la version arabe mais celle-ci fait deacutefaut Sous la rubrique laquoautreraquo le Seacutedoc indique eacutegalement que le document est laquonon disponibleraquo ce qui srsquoapplique agrave la version allemande La recherche des cotes relatives agrave tous les organes dont les documents officiels sont afficheacutes sur le Seacutedoc serait grandement faciliteacutee si lrsquoon eacutetablissait un lien direct entre le systegraveme et une annexe III mise agrave jour du document STLIB34Rev2 dans les six langues officielles

La fonction drsquoaccegraves direct

72 En avril 2002 apregraves lrsquoavoir testeacutee de faccedilon approfondie dans toutes les langues officielles en coopeacuteration avec le Deacutepartement de lrsquoinformation la Division de lrsquoinformatique a mis en place la fonction drsquoaccegraves direct qui permet aux utilisateurs de consulter directement les documents agrave partir de sites Web autoriseacutes Au deacutepart cette nouvelle fonction a eacuteteacute greffeacutee uniquement sur le principal site Web de lrsquoONU ougrave des documents dans les six langues officielles sont publieacutes principalement par le Deacutepartement de lrsquoinformation avec des hyperliens directs entre ce site et les documents stockeacutes dans le Seacutedoc La fonction drsquoaccegraves direct est maintenant utiliseacutee par la CEE la CNUCED le HCR lrsquoONUV la CEPALC et lrsquoUniversiteacute des Nations Unies (UNU) Pregraves de 1 900 documents eacutetablis pour les cinquante-sixiegraveme et cinquante-septiegraveme sessions de lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale ont eacuteteacute diffuseacutes par le Deacutepartement de lrsquoinformation au moyen de cette fonction En application des directives techniques concernant la publication sur lrsquoInternet les administrateurs de sites de tous les deacutepartements sont deacutesormais tenus drsquoeacutetablir des liens directs avec les documents du Seacutedoc au lieu de copier ceux-ci et de les afficher sur le serveur Web Le Deacutepartement de lrsquoinformation en tant que responsable du site Web de lrsquoONU encourage vivement tous les bureaux offices et organisations agrave demander agrave la Division de lrsquoinformatique lrsquoautorisation drsquoincorporer la fonction drsquoaccegraves direct agrave leurs sites Web ce qui permet de faire des recherches multilingues dans les six langues officielles de lrsquoOrganisation et de reacuteduire sensiblement lrsquoespace disque neacutecessaire pour les sites en question Voilagrave encore une bonne raison drsquoinstaurer la gratuiteacute drsquoaccegraves au Seacutedoc

Les besoins varient selon les utilisateurs

73 La plupart des utilisateurs du Seacutedoc sont agrave la recherche drsquoun document complet mais drsquoautres comme les traducteurs veulent retrouver seulement un passage donneacute et nrsquoont pas besoin du texte inteacutegral Les traducteurs se servent beaucoup du Seacutedoc pour consulter des

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documents de base ou de reacutefeacuterence et il semble que souvent ils ne parviennent pas agrave trouver ce qursquoils cherchent car ils se heurtent agrave deux problegravemes a) certains documents sont disponibles en fichier image (documents passeacutes au lecteur optique) mais non en format texte (consultable) et b) la recherche est lente Le Seacutedoc donne une liste de documents ougrave figurent les mots rechercheacutes Pour trouver le passage voulu il faut ouvrir le document repeacuterer lrsquoendroit ougrave apparaissent les mots en question fermer le document ouvrir le suivant etc Si lrsquoon veut restreindre le champ de la recherche on doit repartir de zeacutero Le Seacutedoc est donc un instrument de recherche assez lent et peu pratique pour les traducteurs Crsquoest pourquoi le Deacutepartement de lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale et de la gestion des confeacuterences a creacuteeacute un systegraveme drsquoarchivage suppleacutementaire appeleacute LEO (Language Exchange Operation) qui a eacuteteacute preacutesenteacute lors drsquoun exposeacute sur les outils de traduction actuels et futurs au Siegravege de lrsquoONU dans le cadre de la Reacuteunion interinstitutions sur la terminologie et la traduction assisteacutees par ordinateur (JIAMCATT) qui srsquoest tenue agrave Vienne du 23 au 25 avril 2003

Eacutetude de cas sur lrsquoaccegraves aux documents du PNUD afficheacutes sur le Seacutedoc

74 Certains utilisateurs du systegraveme peuvent avoir du mal agrave trouver des documents pour cause drsquoinformation ou de classification precirctant agrave confusion Un examen des documents du PNUD afficheacutes sur le Seacutedoc illustre les difficulteacutes rencontreacutees Sur son site Web (httpwwwundporg) le PNUD donne accegraves agrave diffeacuterents documents pour les sessions du Conseil drsquoadministration Une note indique que ces documents sont des laquoversions preacuteliminairesraquo disponibles dans la langue de soumission qursquoils pourront ecirctre modifieacutes et que les versions finales figureront sur le laquosystegraveme agrave disques optiquesraquo de lrsquoONU dans les six langues apregraves leur publication officielle

75 Contrairement agrave ce que laisse entendre cette note les documents du PNUD ne sont pas tous afficheacutes sur le Seacutedoc dans les six langues et drsquoailleurs drsquoapregraves le regraveglement inteacuterieur nrsquoont pas tous agrave lrsquoecirctre Outre les rapports portant la cote de base DPanneacutee- qui eux doivent ecirctre publieacutes dans les six langues officielles la documentation comprend des documents de seacuteance (CRP) des cadres de coopeacuteration de pays et des rapports drsquoexamen de pays publieacutes respectivement sous les cotes DPanneacuteeCRP- DPCCFabreacuteviation du pays- et DPCRRabreacuteviation du pays- Ces documents sont publieacutes au mieux dans les langues de travail du Conseil drsquoadministration (anglais espagnol et franccedilais) mais souvent dans la langue de soumission seulement Les CRP peuvent ecirctre consulteacutes sur le Seacutedoc par les utilisateurs disposant du niveau drsquoaccegraves voulu mais les cadres et les rapports drsquoexamen de pays nrsquoy sont pas afficheacutes du tout Qui plus est du point de vue des utilisateurs on peut se demander pourquoi certains points de lrsquoordre du jour font lrsquoobjet de CRP disponibles dans trois langues seulement auxquels lrsquoaccegraves est limiteacute sur le Seacutedoc Crsquoest le cas par exemple du document DP2001CRP17 sur la rationalisation de la documentation et la simplification des meacutethodes de travail du Conseil drsquoadministration qui contient une recommandation tendant agrave laquoreacuteduire de 50 le volume global de la documentation et agrave limiter la longueur de certains rapportsraquo et du document DP2001CRP18 qui contient un projet de modification des regravegles de gestion financiegravere du PNUD

76 Pour trouver ces documents de seacuteance sur le Seacutedoc il faut deacutejagrave ecirctre familiariseacute avec le systegraveme Bien que la laquorecherche simpleraquo soit le mode standard on ne peut pas acceacuteder aux CRP au moyen de ce mode (qui est utiliseacute par la plupart des gens) et la recherche se solde par lrsquoaffichage de la mention laquo0 documentraquo Lrsquoutilisateur doit cliquer sur le bouton laquorecherche complexeraquo mais il ne trouvera ce qursquoil cherche que srsquoil va consulter la base laquoDocuments non officielsraquo au lieu de la base laquoDocuments de lrsquoONUraquo qui est la premiegravere de la liste et dans laquelle figurent les autres rapports dont la cote commence par DP- Consideacuterant que les CRP

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sont soumis au titre drsquoun point de lrsquoordre du jour de la reacuteunion du Conseil drsquoadministration du PNUD et du FNUAP la question qui se pose est de savoir si leurs modaliteacutes drsquoaffichage sur le Seacutedoc et leur accessibiliteacute cadrent bien avec la deacutefinition du terme laquodocumentraquo qui est rappeleacutee au paragraphe 18 Il est paradoxal que les CRP soient librement accessibles sur le site Web du PNUD mais malaiseacutes agrave trouver sur le Seacutedoc Le PNUD convient avec le Corps commun de la neacutecessiteacute de publier les CRP sur le Seacutedoc de la mecircme maniegravere que les autres documents officiels du Conseil drsquoadministration eacutetant donneacute qursquoils sont de plus en plus souvent utiliseacutes pour fournir des renseignements compleacutementaires demandeacutes par le Conseil

77 Le Deacutepartement de lrsquoinformation a eacutegalement fait observer que la question de lrsquoaccegraves aux CRP ne concerne pas seulement les documents du PNUD et que bon nombre drsquoautres documents de seacuteance contiennent des renseignements de base tregraves utiles Ils devraient donc ecirctre mis agrave la disposition du grand public quel que soit le niveau drsquoaccegraves au Seacutedoc

B Le Seacutedoc dans le cadre de la strateacutegie globale de lrsquoOrganisation concernant les technologies de lrsquoinformation et de la communication (TIC)

78 Le Secreacutetaire geacuteneacuteral a soumis agrave lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale lors de sa cinquante-septiegraveme session un rapport intituleacute laquoune strateacutegie en matiegravere de technologies de lrsquoinformation et de la communicationraquo34 qui laquodonne une vision strateacutegique de lrsquoutilisation de lrsquoinformatique et de la teacuteleacutematique au Secreacutetariat dans le monde entierraquo et contient des propositions visant agrave a) laquofaciliter le partage du savoir institutionnelraquo et b) laquoameacuteliorer la qualiteacute des services fournis aux organes directeurs et aux Eacutetats Membresraquo35 Le CCQAB a eacuteteacute informeacute laquoque le rapport du Secreacutetaire geacuteneacuteral avait eacuteteacute mis au point apregraves drsquoamples consultations avec les deacutepartements du Siegravege et les bureaux exteacuterieursraquo36 LrsquoInspecteur note toutefois que la strateacutegie concernant les TIC proposeacutee pour la peacuteriode allant jusqursquoagrave la fin de 2005 ne comprend que deux projets relatifs au Seacutedoc laquoOuverture de lrsquoaccegraves au Seacutedocraquo au titre du laquoPartage du savoirraquo et laquoRenvois entre le Seacutedoc le Journal et la liste quotidienne des documentsraquo au titre de la laquoPrestation de services aux organes directeursraquo Il nrsquoest pas fait mention des incidences possibles qursquoaurait une extension du Seacutedoc aux lieux drsquoaffectation ougrave le systegraveme nrsquoa pas encore eacuteteacute mis en œuvre

79 Dans ce mecircme rapport le Secreacutetaire geacuteneacuteral souligne aussi que compte tenu de lrsquoeacutevolution du partage des responsabiliteacutes entre le Siegravege et les bureaux exteacuterieurs laquola nouvelle tendance est agrave la prise en charge par le Siegravege des tacircches qui consistent agrave deacutefinir les grandes options fournir les ressources adeacutequates et eacutevaluer les reacutesultatsraquo37 Dans cette optique il serait donc logique que les plans relatifs au Seacutedoc agrave lrsquoeacutechelle du Secreacutetariat srsquoinscrivent dans la strateacutegie Agrave cet eacutegard lrsquoInspecteur note qursquoapregraves avoir examineacute le rapport du Secreacutetaire geacuteneacuteral lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale a adopteacute la reacutesolution 57304 dans laquelle elle a prieacute celui-ci laquode faire en sorte que les besoins en matiegravere de technologies de lrsquoinformation et des communications des divers lieux drsquoaffectation

34 A57620

35 Ibid par 16

36 A567 par 82

37 A57620 par 11

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et des commissions reacutegionales en particulier ceux situeacutes dans les pays en deacuteveloppement soient pleinement pris en compte dans ladite strateacutegie et que les dispositions voulues soient prises pour que ces technologies puissent ecirctre mises en œuvre dans ces bureauxraquo38

80 Le systegraveme initial a reacutepondu aux besoins pendant pregraves de 10 ans ce qui est beaucoup si lrsquoon considegravere la rapiditeacute de lrsquoinnovation technique Vu lrsquoacceacuteleacuteration de celle-ci le systegraveme reconfigureacute aura sans doute une dureacutee utile moins longue Drsquoaucuns estiment que lrsquoOrganisation a peut-ecirctre perfectionneacute un systegraveme qui eacutetait deacutejagrave deacutepasseacute en tant que dispositif de gestion des documents Ils font observer qursquoagrave lrsquoONU les documents sont toujours eacutetablis dans la perspective drsquoun tirage sur papier et qursquoactuellement ils ne sont pas encodeacutes au moyen drsquoun langage type comme le langage normaliseacute de balisage geacuteneacuteraliseacute (SGML) ou lrsquoExtensible Markup Language (XML) ce qui faciliterait pourtant la recherche plein-texte en format fichier image TIFF sur le Seacutedoc En outre les meacutetadonneacutees minus crsquoest-agrave-dire les laquodonneacutees sur les donneacuteesraquo comme les titres les sujets et divers autres eacuteleacutements drsquoindexation des documents minus devraient ecirctre encodeacutees dans les documents au stade de la frappe ce qui nrsquoest pas le cas actuellement dans tout le Secreacutetariat La saisie de ces identificateurs doit parfois ecirctre effectueacutee manuellement La tacircche est laborieuse et prend beaucoup de temps (de trois agrave six mois) et elle repreacutesente un surcroicirct de travail quand les ressources en personnel sont limiteacutees

81 Bien que lrsquoobjectif premier du Seacutedoc soit le stockage et la recherche des documents officiels le champ du systegraveme nrsquoest pas circonscrit aux seuls laquodocumentsraquo qui reacutepondent agrave la deacutefinition restrictive donneacutee au paragraphe 2 de lrsquoinstruction administrative STAI189Add3Rev2 (voir le paragraphe 18 du preacutesent rapport) Comme on lrsquoa indiqueacute au paragraphe 63 le Seacutedoc est utiliseacute pour archiver non seulement les documents deacutelibeacuteratoires mais encore les textes administratifs les avis de vacance de poste et les deacutecisions du TANU qui ne peuvent pas ecirctre consideacutereacutes comme des textes laquosoumis pour examen agrave un organe principal ou subsidiairehellip et [portant] habituellement sur une ou plusieurs questions inscrites agrave lrsquoordre du jour de lrsquoorgane concerneacuteraquo

82 De nombreuses socieacuteteacutes du secteur priveacute ont mis en place des systegravemes agrave lrsquoeacutechelle de lrsquoentreprise et certaines organisations intergouvernementales srsquoorientent dans la mecircme direction Dans le cadre de sa propre strateacutegie concernant les TIC le PNUD a approuveacute reacutecemment (en mai 2003) une laquopolitique de gestion des documents eacutelectroniquesraquo visant agrave eacutelectroniser la documentation et les donneacutees en vue de leur stockage et de leur consultation agrave partir de nrsquoimporte quel point de son reacuteseau deacutecentraliseacute LrsquoONU recourt de plus en plus agrave la documentation eacutelectronique et il faudra traiter de faccedilon coheacuterente et coordonneacutee la question de lrsquoarchivage et de la recherche des diffeacuterents types de documents eacutetablis dans lrsquoensemble de lrsquoOrganisation Comme lrsquoa souligneacute le CCQAB dans son premier rapport sur le projet de budget-programme pour lrsquoexercice biennal 2002-2003 agrave cause du laquomanque de coordination plusieurs des systegravemes utiliseacutes par le Secreacutetariat ont eacuteteacute conccedilus comme des entiteacutes autonomesraquo39 Lrsquoavenir du Seacutedoc devrait ecirctre envisageacute dans cette perspective en prenant ducircment en consideacuteration la faccedilon dont la prochaine version du systegraveme srsquointeacutegrera dans le cadre

38 Par 5

39 A567 par 93

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plus geacuteneacuteral de la gestion des documents agrave lrsquoONU et il faudra en rendre compte aux fins des futures reacutevisions de la strateacutegie concernant les TIC

83 Cette deacutemarche devrait ecirctre faciliteacutee par la deacutecision reacutecente de lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale qui dans sa reacutesolution 57304 a prieacute le Secreacutetaire geacuteneacuteral de faire des propositions concernant la meilleure faccedilon drsquointeacutegrer dans la structure du Secreacutetariat la fonction de responsable des technologies de lrsquoinformation et de la communication fonction qui devrait ecirctre confieacutee au chef de la Division de lrsquoinformatique comme lrsquoa suggeacutereacute le CCQAB

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Annexe I a)

ACCEgraveS AUX DOCUMENTS OFFICIELS SITUATION DANS LES COMMISSIONS REacuteGIONALES AU PNUE ET Agrave ONU-HABITAT

Organisme Cote des documents

Accegraves aux documents sur le Seacutedoc ou les sites Web (fin mai 2003)

Commissions reacutegionales (langues de travail officielles) Reacuteunions drsquoorganes

CEA (Ar A F)

minus Session ministeacuterielle

minus 7 organes subsidiaires

EECA entre autres

minus Aucun document sur le Seacutedoc

minus Certains documents officiels publieacutes depuis 1994 et portant la cote de base EECA- figurent sur le principal site Web de la CEA (httpwwwunecaorg) ou sur le site Web consacreacute agrave la Confeacuterence des ministres (httpwwwunecaorgconferenceofministers)

minus Lrsquoaccegraves agrave la plupart des documents nrsquoest pas convivial les langues sont surtout lrsquoanglais et dans une moindre mesure le franccedilais pas drsquoarabe

CEE (A F R)

minus Sessions annuelles de la Commission et reacuteunions de nombreux organes subsidiaires et groupes drsquoexperts

EECE- entre autres

minus Les documents sont afficheacutes sur le Seacutedoc depuis 1993 certains sous la cote de base EECE- mais beaucoup drsquoautres sous une cote speacuteciale qui nrsquoindique pas lrsquoorgane principal

minus Depuis 2000 les documents des sessions annuelles de la Commission sont classeacutes par session sur le site Web (httpwwwuneceorgcommissionindexhtm) et disponibles dans toutes les langues de travail

CEPALC (A E F)

minus Session ministeacuterielle

LCG minus Cinq documents sur le Seacutedoc portant la cote LCG

minus Les documents officiels des trois derniegraveres sessions biennales tenues par la Commission depuis 1998 (classeacutes par session) sont disponibles en anglais et en espagnol sur le site Web (httpwwweclacorgacercadefault-iaspfile=perdses-ihtm)

CESAP (A C F R)

minus Session ministeacuterielle

minus 5 organes subsidiaires

EESCAP- minus 72 documents publieacutes entre 1997 et 2000 figurent sur le Seacutedoc

minus Les documents officiels des sessions annuelles de la Commission depuis 1999 classeacutes par session sont disponibles dans toutes les langues de travail sur le site Web (httpwwwunescaporgsessionshtm)

CESAO (A Ar F)

minus Session ministeacuterielle

minus 6 organes subsidiaires

EESCWA- minus Le Seacutedoc contient lrsquoensemble des documents publieacutes depuis 1974 Contrairement agrave ce qui se fait ailleurs les versions linguistiques drsquoun mecircme document ne portent pas toutes la mecircme cote (les documents en arabe et en franccedilais portent la cote du texte anglais agrave laquelle est ajouteacutee la lettre A pour lrsquoarabe et F pour le franccedilais)

minus Certains documents figurent sur le site Web (httpwwwescwaorglbaboutgovmainhtm)

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et des commissions reacutegionales en particulier ceux situeacutes dans les pays en deacuteveloppement soient pleinement pris en compte dans ladite strateacutegie et que les dispositions voulues soient prises pour que ces technologies puissent ecirctre mises en œuvre dans ces bureauxraquo38

80 Le systegraveme initial a reacutepondu aux besoins pendant pregraves de 10 ans ce qui est beaucoup si lrsquoon considegravere la rapiditeacute de lrsquoinnovation technique Vu lrsquoacceacuteleacuteration de celle-ci le systegraveme reconfigureacute aura sans doute une dureacutee utile moins longue Drsquoaucuns estiment que lrsquoOrganisation a peut-ecirctre perfectionneacute un systegraveme qui eacutetait deacutejagrave deacutepasseacute en tant que dispositif de gestion des documents Ils font observer qursquoagrave lrsquoONU les documents sont toujours eacutetablis dans la perspective drsquoun tirage sur papier et qursquoactuellement ils ne sont pas encodeacutes au moyen drsquoun langage type comme le langage normaliseacute de balisage geacuteneacuteraliseacute (SGML) ou lrsquoExtensible Markup Language (XML) ce qui faciliterait pourtant la recherche plein-texte en format fichier image TIFF sur le Seacutedoc En outre les meacutetadonneacutees minus crsquoest-agrave-dire les laquodonneacutees sur les donneacuteesraquo comme les titres les sujets et divers autres eacuteleacutements drsquoindexation des documents minus devraient ecirctre encodeacutees dans les documents au stade de la frappe ce qui nrsquoest pas le cas actuellement dans tout le Secreacutetariat La saisie de ces identificateurs doit parfois ecirctre effectueacutee manuellement La tacircche est laborieuse et prend beaucoup de temps (de trois agrave six mois) et elle repreacutesente un surcroicirct de travail quand les ressources en personnel sont limiteacutees

81 Bien que lrsquoobjectif premier du Seacutedoc soit le stockage et la recherche des documents officiels le champ du systegraveme nrsquoest pas circonscrit aux seuls laquodocumentsraquo qui reacutepondent agrave la deacutefinition restrictive donneacutee au paragraphe 2 de lrsquoinstruction administrative STAI189Add3Rev2 (voir le paragraphe 18 du preacutesent rapport) Comme on lrsquoa indiqueacute au paragraphe 63 le Seacutedoc est utiliseacute pour archiver non seulement les documents deacutelibeacuteratoires mais encore les textes administratifs les avis de vacance de poste et les deacutecisions du TANU qui ne peuvent pas ecirctre consideacutereacutes comme des textes laquosoumis pour examen agrave un organe principal ou subsidiairehellip et [portant] habituellement sur une ou plusieurs questions inscrites agrave lrsquoordre du jour de lrsquoorgane concerneacuteraquo

82 De nombreuses socieacuteteacutes du secteur priveacute ont mis en place des systegravemes agrave lrsquoeacutechelle de lrsquoentreprise et certaines organisations intergouvernementales srsquoorientent dans la mecircme direction Dans le cadre de sa propre strateacutegie concernant les TIC le PNUD a approuveacute reacutecemment (en mai 2003) une laquopolitique de gestion des documents eacutelectroniquesraquo visant agrave eacutelectroniser la documentation et les donneacutees en vue de leur stockage et de leur consultation agrave partir de nrsquoimporte quel point de son reacuteseau deacutecentraliseacute LrsquoONU recourt de plus en plus agrave la documentation eacutelectronique et il faudra traiter de faccedilon coheacuterente et coordonneacutee la question de lrsquoarchivage et de la recherche des diffeacuterents types de documents eacutetablis dans lrsquoensemble de lrsquoOrganisation Comme lrsquoa souligneacute le CCQAB dans son premier rapport sur le projet de budget-programme pour lrsquoexercice biennal 2002-2003 agrave cause du laquomanque de coordination plusieurs des systegravemes utiliseacutes par le Secreacutetariat ont eacuteteacute conccedilus comme des entiteacutes autonomesraquo39 Lrsquoavenir du Seacutedoc devrait ecirctre envisageacute dans cette perspective en prenant ducircment en consideacuteration la faccedilon dont la prochaine version du systegraveme srsquointeacutegrera dans le cadre

38 Par 5

39 A567 par 93

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plus geacuteneacuteral de la gestion des documents agrave lrsquoONU et il faudra en rendre compte aux fins des futures reacutevisions de la strateacutegie concernant les TIC

83 Cette deacutemarche devrait ecirctre faciliteacutee par la deacutecision reacutecente de lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale qui dans sa reacutesolution 57304 a prieacute le Secreacutetaire geacuteneacuteral de faire des propositions concernant la meilleure faccedilon drsquointeacutegrer dans la structure du Secreacutetariat la fonction de responsable des technologies de lrsquoinformation et de la communication fonction qui devrait ecirctre confieacutee au chef de la Division de lrsquoinformatique comme lrsquoa suggeacutereacute le CCQAB

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Annexe I a)

ACCEgraveS AUX DOCUMENTS OFFICIELS SITUATION DANS LES COMMISSIONS REacuteGIONALES AU PNUE ET Agrave ONU-HABITAT

Organisme Cote des documents

Accegraves aux documents sur le Seacutedoc ou les sites Web (fin mai 2003)

Commissions reacutegionales (langues de travail officielles) Reacuteunions drsquoorganes

CEA (Ar A F)

minus Session ministeacuterielle

minus 7 organes subsidiaires

EECA entre autres

minus Aucun document sur le Seacutedoc

minus Certains documents officiels publieacutes depuis 1994 et portant la cote de base EECA- figurent sur le principal site Web de la CEA (httpwwwunecaorg) ou sur le site Web consacreacute agrave la Confeacuterence des ministres (httpwwwunecaorgconferenceofministers)

minus Lrsquoaccegraves agrave la plupart des documents nrsquoest pas convivial les langues sont surtout lrsquoanglais et dans une moindre mesure le franccedilais pas drsquoarabe

CEE (A F R)

minus Sessions annuelles de la Commission et reacuteunions de nombreux organes subsidiaires et groupes drsquoexperts

EECE- entre autres

minus Les documents sont afficheacutes sur le Seacutedoc depuis 1993 certains sous la cote de base EECE- mais beaucoup drsquoautres sous une cote speacuteciale qui nrsquoindique pas lrsquoorgane principal

minus Depuis 2000 les documents des sessions annuelles de la Commission sont classeacutes par session sur le site Web (httpwwwuneceorgcommissionindexhtm) et disponibles dans toutes les langues de travail

CEPALC (A E F)

minus Session ministeacuterielle

LCG minus Cinq documents sur le Seacutedoc portant la cote LCG

minus Les documents officiels des trois derniegraveres sessions biennales tenues par la Commission depuis 1998 (classeacutes par session) sont disponibles en anglais et en espagnol sur le site Web (httpwwweclacorgacercadefault-iaspfile=perdses-ihtm)

CESAP (A C F R)

minus Session ministeacuterielle

minus 5 organes subsidiaires

EESCAP- minus 72 documents publieacutes entre 1997 et 2000 figurent sur le Seacutedoc

minus Les documents officiels des sessions annuelles de la Commission depuis 1999 classeacutes par session sont disponibles dans toutes les langues de travail sur le site Web (httpwwwunescaporgsessionshtm)

CESAO (A Ar F)

minus Session ministeacuterielle

minus 6 organes subsidiaires

EESCWA- minus Le Seacutedoc contient lrsquoensemble des documents publieacutes depuis 1974 Contrairement agrave ce qui se fait ailleurs les versions linguistiques drsquoun mecircme document ne portent pas toutes la mecircme cote (les documents en arabe et en franccedilais portent la cote du texte anglais agrave laquelle est ajouteacutee la lettre A pour lrsquoarabe et F pour le franccedilais)

minus Certains documents figurent sur le site Web (httpwwwescwaorglbaboutgovmainhtm)

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plus geacuteneacuteral de la gestion des documents agrave lrsquoONU et il faudra en rendre compte aux fins des futures reacutevisions de la strateacutegie concernant les TIC

83 Cette deacutemarche devrait ecirctre faciliteacutee par la deacutecision reacutecente de lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale qui dans sa reacutesolution 57304 a prieacute le Secreacutetaire geacuteneacuteral de faire des propositions concernant la meilleure faccedilon drsquointeacutegrer dans la structure du Secreacutetariat la fonction de responsable des technologies de lrsquoinformation et de la communication fonction qui devrait ecirctre confieacutee au chef de la Division de lrsquoinformatique comme lrsquoa suggeacutereacute le CCQAB

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Annexe I a)

ACCEgraveS AUX DOCUMENTS OFFICIELS SITUATION DANS LES COMMISSIONS REacuteGIONALES AU PNUE ET Agrave ONU-HABITAT

Organisme Cote des documents

Accegraves aux documents sur le Seacutedoc ou les sites Web (fin mai 2003)

Commissions reacutegionales (langues de travail officielles) Reacuteunions drsquoorganes

CEA (Ar A F)

minus Session ministeacuterielle

minus 7 organes subsidiaires

EECA entre autres

minus Aucun document sur le Seacutedoc

minus Certains documents officiels publieacutes depuis 1994 et portant la cote de base EECA- figurent sur le principal site Web de la CEA (httpwwwunecaorg) ou sur le site Web consacreacute agrave la Confeacuterence des ministres (httpwwwunecaorgconferenceofministers)

minus Lrsquoaccegraves agrave la plupart des documents nrsquoest pas convivial les langues sont surtout lrsquoanglais et dans une moindre mesure le franccedilais pas drsquoarabe

CEE (A F R)

minus Sessions annuelles de la Commission et reacuteunions de nombreux organes subsidiaires et groupes drsquoexperts

EECE- entre autres

minus Les documents sont afficheacutes sur le Seacutedoc depuis 1993 certains sous la cote de base EECE- mais beaucoup drsquoautres sous une cote speacuteciale qui nrsquoindique pas lrsquoorgane principal

minus Depuis 2000 les documents des sessions annuelles de la Commission sont classeacutes par session sur le site Web (httpwwwuneceorgcommissionindexhtm) et disponibles dans toutes les langues de travail

CEPALC (A E F)

minus Session ministeacuterielle

LCG minus Cinq documents sur le Seacutedoc portant la cote LCG

minus Les documents officiels des trois derniegraveres sessions biennales tenues par la Commission depuis 1998 (classeacutes par session) sont disponibles en anglais et en espagnol sur le site Web (httpwwweclacorgacercadefault-iaspfile=perdses-ihtm)

CESAP (A C F R)

minus Session ministeacuterielle

minus 5 organes subsidiaires

EESCAP- minus 72 documents publieacutes entre 1997 et 2000 figurent sur le Seacutedoc

minus Les documents officiels des sessions annuelles de la Commission depuis 1999 classeacutes par session sont disponibles dans toutes les langues de travail sur le site Web (httpwwwunescaporgsessionshtm)

CESAO (A Ar F)

minus Session ministeacuterielle

minus 6 organes subsidiaires

EESCWA- minus Le Seacutedoc contient lrsquoensemble des documents publieacutes depuis 1974 Contrairement agrave ce qui se fait ailleurs les versions linguistiques drsquoun mecircme document ne portent pas toutes la mecircme cote (les documents en arabe et en franccedilais portent la cote du texte anglais agrave laquelle est ajouteacutee la lettre A pour lrsquoarabe et F pour le franccedilais)

minus Certains documents figurent sur le site Web (httpwwwescwaorglbaboutgovmainhtm)

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Annexe I a)

ACCEgraveS AUX DOCUMENTS OFFICIELS SITUATION DANS LES COMMISSIONS REacuteGIONALES AU PNUE ET Agrave ONU-HABITAT

Organisme Cote des documents

Accegraves aux documents sur le Seacutedoc ou les sites Web (fin mai 2003)

Commissions reacutegionales (langues de travail officielles) Reacuteunions drsquoorganes

CEA (Ar A F)

minus Session ministeacuterielle

minus 7 organes subsidiaires

EECA entre autres

minus Aucun document sur le Seacutedoc

minus Certains documents officiels publieacutes depuis 1994 et portant la cote de base EECA- figurent sur le principal site Web de la CEA (httpwwwunecaorg) ou sur le site Web consacreacute agrave la Confeacuterence des ministres (httpwwwunecaorgconferenceofministers)

minus Lrsquoaccegraves agrave la plupart des documents nrsquoest pas convivial les langues sont surtout lrsquoanglais et dans une moindre mesure le franccedilais pas drsquoarabe

CEE (A F R)

minus Sessions annuelles de la Commission et reacuteunions de nombreux organes subsidiaires et groupes drsquoexperts

EECE- entre autres

minus Les documents sont afficheacutes sur le Seacutedoc depuis 1993 certains sous la cote de base EECE- mais beaucoup drsquoautres sous une cote speacuteciale qui nrsquoindique pas lrsquoorgane principal

minus Depuis 2000 les documents des sessions annuelles de la Commission sont classeacutes par session sur le site Web (httpwwwuneceorgcommissionindexhtm) et disponibles dans toutes les langues de travail

CEPALC (A E F)

minus Session ministeacuterielle

LCG minus Cinq documents sur le Seacutedoc portant la cote LCG

minus Les documents officiels des trois derniegraveres sessions biennales tenues par la Commission depuis 1998 (classeacutes par session) sont disponibles en anglais et en espagnol sur le site Web (httpwwweclacorgacercadefault-iaspfile=perdses-ihtm)

CESAP (A C F R)

minus Session ministeacuterielle

minus 5 organes subsidiaires

EESCAP- minus 72 documents publieacutes entre 1997 et 2000 figurent sur le Seacutedoc

minus Les documents officiels des sessions annuelles de la Commission depuis 1999 classeacutes par session sont disponibles dans toutes les langues de travail sur le site Web (httpwwwunescaporgsessionshtm)

CESAO (A Ar F)

minus Session ministeacuterielle

minus 6 organes subsidiaires

EESCWA- minus Le Seacutedoc contient lrsquoensemble des documents publieacutes depuis 1974 Contrairement agrave ce qui se fait ailleurs les versions linguistiques drsquoun mecircme document ne portent pas toutes la mecircme cote (les documents en arabe et en franccedilais portent la cote du texte anglais agrave laquelle est ajouteacutee la lettre A pour lrsquoarabe et F pour le franccedilais)

minus Certains documents figurent sur le site Web (httpwwwescwaorglbaboutgovmainhtm)

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Organisme Cote des documents

Accegraves aux documents sur le Seacutedoc ou les sites Web (fin mai 2003)

Organismes baseacutes agrave Nairobi

PNUE (A Ar C E F R)

minus Conseil drsquoadministration

PNUE-

PNUEGC-

minus 19 documents publieacutes sous la cote de base UNEP- figurent sur le Seacutedoc [fin mai 2003]

minus Comme les reacutesolutions du Conseil drsquoadministration sont reproduites dans les rapports de ses sessions soumis agrave lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale les reacutesolutions qursquoil a adopteacutees depuis sa quatorziegraveme session figurent sur le Seacutedoc dans les rapports correspondants agrave lrsquoAssembleacutee (par exemple A5825)

minus La plupart des documents du Conseil drsquoadministration (portant la cote de base UNEPGC-) sont disponibles dans toutes les langues de travail sur le site Web (httpwwwuneporgDocuments)

ONU-Habitat (A Ar C E F R)

minus Conseil drsquoadministration

HSC-

HSP

minus 40 documents sur le Seacutedoc portant la cote HSC- [fin mai 2003]

minus La plupart des documents du Conseil portant la cote HSPGC- sont disponibles dans toutes les langues de travail sur le site Web (httpwwwunhabitatorggoverningbodies)

Langues A anglais Ar arabe C chinois E espagnol F franccedilais R russe

Un document portant par erreur la cote EECACM163Rev1 figure sur le Seacutedoc mais il srsquoagit en fait drsquoun document du Conseil de seacutecuriteacute

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Annexe I b)

DISPONIBILITEacute DES DOCUMENTS OFFICIELS SUR LE SEacuteDOC ET SUR LES SITES WEB DES FONDS ET PROGRAMMES

ET DrsquoAUTRES ORGANISMES DES NATIONS UNIES

Organisationorganisme Cote des documents Observations

Fonds et programmes

CNUCED TDB- TDBEX TDBCOM TDBWP UNCTAD-

Les documents de la CNUCED portent les cotes suivantes TDB pour les sessions ordinaires du Conseil du commerce et du deacuteveloppement et TDBEX pour ses reacuteunions directives TDBCOM1- TDBCOM2- et TDBCOM3- pour les trois commissions du Conseil TDBWP pour le Groupe de travail du plan agrave moyen terme et du budget-programme Les documents de la derniegravere session de la Confeacuterence (la dixiegraveme) et de la session annuelle du Conseil sont afficheacutes sur les sites Web mais sans renvoi au Seacutedoc en tant que moyen drsquoaccegraves aux documents officiels

PNUD DP- La version preacuteliminaire des documents est disponible dans la langue de soumission (en geacuteneacuteral lrsquoanglais) sur le site Web avec une note indiquant que la version deacutefinitive sera afficheacutee sur le laquosystegraveme agrave disques optiquesraquo dans les six langues apregraves sa publication officielle

FNUAP DPFPA- La base de donneacutees sur les deacutecisions du FNUAP contient les deacutecisions prises par le Conseil drsquoadministration de 1973 agrave ce jour En outre le site Web indique que le FNUAP srsquoest efforceacute drsquoinclure tous les documents du Conseil drsquoadministration publieacutes depuis lrsquoan 2000 et que pour les documents anteacuterieurs on peut consulter le Seacutedoc

UNICEF EICEF- Les documents du Conseil drsquoadministration sont disponibles non pas sur le site Web (httpwwwuniceforg) mais sur lrsquoExtranet proteacutegeacute par un mot de passe agrave lrsquoadresse suivante httpwwwextranetuniceforg Il est preacuteciseacute que la base de donneacutees contient des versions preacuteliminaires des documents dans les langues originales et que les versions linguistiques deacutefinitives sont disponibles sur le laquosystegraveme agrave disques optiquesraquo de lrsquoONU

HCR AAC96- Les documents du Comiteacute exeacutecutif datant de 2000 et de 2003 les rapports annuels preacutesenteacutes au Conseil eacuteconomique et social depuis 1995 ainsi que les reacutesolutions du Conseil et de lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale concernant le HCR sont afficheacutes sur le site Web souvent en anglais et en franccedilais Il nrsquoest pas fait mention des possibiliteacutes de consultation offertes par le Seacutedoc

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Organisationorganisme Cote des documents Observations

HCDH ECN4- Les documents de la Sous-Commission de la promotion et de la protection des droits de lrsquohomme qui ont eacuteteacute publieacutes depuis sa quarante-deuxiegraveme session (1990) figurent sur le site Web (httpwwwunhchrchhtmlmenu22schtm) lequel contient une page inteacuteressante reacutesumant les cotes des documents de lrsquoONU (httpwwwunhchrchhtmlmenu4docsymhtm) Il nrsquoest pas fait mention du Seacutedoc

Autres organisations ou organismes

ONUDI GC- IDB- PBC-

Les documents de la Confeacuterence geacuteneacuterale (GC-) depuis 1997 ainsi que ceux du Conseil du deacuteveloppement industriel (IDB-) et du Comiteacute des programmes et des budgets (PBC-) depuis 1998 figurent sur le Seacutedoc geacuteneacuteralement dans les six langues officielles et sur le site Web de lrsquoONUDI (httpwwwunidoorg) le plus souvent dans trois langues (A E F) Il nrsquoy est pas fait mention des possibiliteacutes de consultation offertes par le Seacutedoc

PAM WFC- Un seul document trouveacute (WFC51 Mandat et regraveglement inteacuterieur du Conseil mondial de lrsquoalimentation) (date de publication 1er aoucirct 1977)

CAC CCS

ACCanneacutee- CEBanneacutee-

187 documents portant la cote ACCanneacutee- avec des dates de publication srsquoeacutechelonnant entre le 24 septembre 1993 et le 4 janvier 2002 4 documents portant la cote CEBanneacutee- publieacutes agrave partir du 23 mars 2002 Le nouveau site Web du CCS nrsquooffre aucune possibiliteacute drsquoaccegraves aux documents et ne signale pas que des documents ACCCEB sont disponibles sur le Seacutedoc

TANU ATDEC- Le TANU a un site sur lrsquoIntranet du Siegravege qui contient des reacutesumeacutes de jurisprudence et des extraits de jugements (http1571501969unatunat_home_refmathtm) Ce site preacutecise que le texte inteacutegral des jugements rendus depuis 1995 peut ecirctre consulteacute au moyen du laquosystegraveme agrave disques optiquesraquo [Pourquoi ne pas donner accegraves aux documents ATDEC- agrave partir du site Web de lrsquoONU comme crsquoest le cas pour les jugements du TAOIT sur le site Web de lrsquoOIT]

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Annexe I c)

EXEMPLES DrsquoENTORSES Agrave LA POLITIQUE OFFICIELLE DrsquoAFFICHAGE SIMULTANEacute DANS LES LANGUES REQUISES (FIN JUILLET 2003)

Cote du document Titre (date de publication)

Observations Version

linguistique non trouveacutee () ou pas encore

parue ()

Assembleacutee geacuteneacuterale (Langues officielles et langues de travail A Ar C E F R)

A56991 Financement de lrsquoAdministration transitoire des Nations Unies pour la Slavonie orientale la Baranja et le Srem occidental et du Groupe drsquoappui de la police civile (19 juin 2002)

C ()

A56791 S2002111

Lettre dateacutee du 23 janvier 2002 adresseacutee au Secreacutetaire geacuteneacuteral par le Repreacutesentant du Qatar aupregraves de lrsquoOrganisation des Nations Unies (23 janvier 2002)

Ar C E F R ()

A56484

Programme drsquoassistance des Nations Unies aux fins de lrsquoenseignement de lrsquoeacutetude de la diffusion et drsquoune compreacutehension plus large du droit international (19 octobre 2001)

C ()

A56193Add1 Demande drsquoinscription drsquoune question suppleacutementaire agrave lrsquoordre du jour de la cinquante-sixiegraveme session (31 aoucirct 2001)

F ()

A5629(Supp) Rapport du Comiteacute speacutecial de lrsquooceacutean Indien (1er janvier 2001) F ()

A5615(Part II) Rapport du Conseil du commerce et du deacuteveloppement sur sa vingt-septiegraveme reacuteunion directive (Genegraveve 19 juillet 2001) (18 septembre 2001)

Ar C E F R ()

A55839 Financement de la Mission des Nations Unies en Sierra Leone rapport du Comiteacute consultatif pour les questions administratives et budgeacutetaires (16 mars 2001)

A ()

A55336 Note transmettant le texte drsquoune lettre dateacutee du 23 aoucirct 2003 adresseacutee au Secreacutetaire geacuteneacuteral par le Secreacutetaire exeacutecutif de la Commission preacuteparatoire de lrsquoOrganisation du Traiteacute drsquointerdiction complegravete des essais nucleacuteaires (24 aoucirct 2000)

E ()

A5593 Lettre dateacutee du 26 juin 2000 adresseacutee au Secreacutetaire geacuteneacuteral par le Repreacutesentant permanent de la Feacutedeacuteration de Russie aupregraves de lrsquoOrganisation des Nations Unies (28 juin 2000)

C ()

A5572 Application de la Deacuteclaration sur lrsquooctroi de lrsquoindeacutependance aux pays et aux peuples coloniaux par les institutions speacutecialiseacutees et les organismes internationaux associeacutes agrave lrsquoOrganisation des Nations Unies (9 mai 2000)

Ar () (2 frac12 pages)

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Cote du document Titre (date de publication)

Observations Version

linguistique non trouveacutee () ou pas encore

parue ()

A5536 Rapport du Haut-Commissaire des Nations Unies aux droits de lrsquohomme (1er janvier 2000)

C ()

A5518Add1 (Supp)

Rapport du Comiteacute pour lrsquoeacutelimination de la discrimination raciale ndash additif incidences sur le budget-programme de la deacutecision 1 (56) (2 octobre 2000)

Ar ()

A556 (Introduction) Projet de plan agrave moyen terme pour la peacuteriode 2002-2005 introduction (4 avril 2000)

Ar ()

A54686Add1 Financement de la Mission drsquoobservation des Nations Unies en Sierra Leone rapport de la Cinquiegraveme Commission (7 juin 2000)

A original et R ()

A54663 Armes leacutegegraveres ndash Incidences sur le budget-programme du projet de reacutesolution AC154L42Rev1 rapport de la Cinquiegraveme Commission (10 deacutecembre 1999)

Ar ()

A54659 Mission internationale civile drsquoappui en Haiumlti incidences sur le budget-programme du projet de reacutesolution A54L36 ndash rapport du Comiteacute consultatif pour les questions administratives et budgeacutetaires (9 deacutecembre 1999)

R ()

A54654 Question du Timor oriental rapport inteacuterimaire du Secreacutetaire geacuteneacuteral (13 deacutecembre 1999)

Ar ()

A54605Add5 Questions relatives aux droits de lrsquohomme rapport du Haut-Commissaire des Nations Unies aux droits de lrsquohomme minus rapport de la Troisiegraveme Commission (10 deacutecembre 1999)

Ar ()

A54605Add4 Questions relatives aux droits de lrsquohomme application et suivi meacutethodiques de la Deacuteclaration et du Programme drsquoaction de Vienne minus rapport de la Troisiegraveme Commission (10 deacutecembre 1999)

Ar ()

Conseil de seacutecuriteacute (Langues officielles et langues de travail A Ar C E F R)

S2003631 Lettre dateacutee du 10 juin 2003 adresseacutee par le Preacutesident du Comiteacute du Conseil de seacutecuriteacute creacuteeacute par la reacutesolution 1373 (2001) concernant la lutte antiterroriste (9 juin 2003)

R ()

S2002622 Lettre dateacutee du 6 juin 2002 adresseacutee par le Chargeacute drsquoaffaires par inteacuterim de la Mission permanente de Singapour aupregraves de lrsquoOrganisation des Nations Unies (6 juin 2002)

C E ()

S2002359 Lettre dateacutee du 6 avril 2002 adresseacutee par le Repreacutesentant permanent de la Tunisie aupregraves de lrsquoOrganisation des Nations Unies (7 avril 2002)

C () E ()

- 33 -

Cote du document Titre (date de publication)

Observations Version

linguistique non trouveacutee () ou pas encore

parue ()

S2002111 A56791

Lettre dateacutee du 23 janvier 2002 adresseacutee par le Repreacutesentant permanent du Qatar aupregraves de lrsquoOrganisation des Nations Unies (23 janvier 2002)

Ar C E F R ()

S2001753 Lettre dateacutee du 31 juillet 2001 adresseacutee par le Chargeacute drsquoaffaires par inteacuterim de la Mission permanente de la Tunisie aupregraves de lrsquoOrganisation des Nations Unies (31 juillet 2001)

C ()

S2001200 Lettre dateacutee du 28 feacutevrier 2001 adresseacutee par le Chargeacute drsquoaffaires par inteacuterim de la Mission permanente de la Suegravede aupregraves de lrsquoOrganisation des Nations Unies (7 mars 2001)

C ()

S200183 Lettre dateacutee du 25 janvier 2001 adresseacutee par le Repreacutesentant permanent du Portugal aupregraves de lrsquoOrganisation des Nations Unies (25 janvier 2001)

Ar C E F R ()

S200115Add44 Exposeacute succinct du Secreacutetaire geacuteneacuteral sur les questions dont le Conseil de seacutecuriteacute est saisi et sur lrsquoeacutetat drsquoavancement de leur examen (9 novembre 2001)

F ()

A43470 S20032

Lettre dateacutee du 18 juillet 1988 adresseacutee par le Repreacutesentant permanent du Viet Nam aupregraves de lrsquoOrganisation des Nations Unies (19 juillet 1988)

Ar C E F R ()

Conseil eacuteconomique et social (Langues officielles A Ar C E F R langues de travail A E F)

E200166 Examen triennal drsquoensemble des activiteacutes opeacuterationnelles de deacuteveloppement du systegraveme des Nations Unies (17 mai 2001)

Ar F ()

E200142Rev1 Forum des Nations Unies sur les forecircts rapport sur les travaux de la session drsquoorganisation et de la premiegravere session (18 septembre 2001)

Ar C R ()

E200134 Conseil drsquoadministration du Fonds des Nations Unies pour lrsquoenfance rapport sur les travaux des premiegravere et deuxiegraveme sessions ordinaires et de la session annuelle de 2001 (9 avril 2002)

E F ()

E2001L27 Questions sociales et questions relatives aux droits de lrsquohomme Instance permanente sur les questions autochtones (23 juillet 2001)

Ar ()

E200125 ECN920017

Commission de la population et du deacuteveloppement rapport sur les travaux de la trente-quatriegraveme session (1er janvier 2001)

A E F ()

E2000L14 Projet de reacutesolution sur le financement des activiteacutes opeacuterationnelles de deacuteveloppement du systegraveme des Nations Unies (24 juillet 2000)

A Ar C E R () Original anglais

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Cote du document Titre (date de publication)

Observations Version

linguistique non trouveacutee () ou pas encore

parue ()

E199497 Application du Programme drsquoaction pour la troisiegraveme deacutecennie de la lutte contre le racisme et la discrimination raciale (8 juillet 1994)

R ()

E199486 Version preacuteliminaire de lrsquoEacutetude mondiale sur le rocircle des femmes dans le deacuteveloppement (27 juin 1994)

R ()

E199483 Progregraves reacutealiseacutes dans la mise en œuvre de la collaboration multisectorielle concernant lrsquooption laquoTabac ou santeacuteraquo (21 juin 1994)

F R ()

E199476 Lutte contre la traite des ecirctres humains et lrsquoexploitation de la prostitution drsquoautrui (17 juin 1994)

F R ()

E199471 Coordination des activiteacutes des Nations Unies dans le domaine de la lutte contre le VIHsida progregraves reacutealiseacutes en vue de la creacuteation drsquoun programme commun des Nations Unies sur le VIHsida (15 juin 1994)

Ar F R ()

E199469 Coopeacuteration technique entre pays en deacuteveloppement (17 juin 1994) R ()

E199451 Vue drsquoensemble des eacuteconomies en transition en 1993-1994 (16 juin 1994)

R ()

ERES301(XI) Rapport annuel de la Commission eacuteconomique pour lrsquoAmeacuterique latine (7 aoucirct 1950)

Ar F ()

HCR (Les documents devraient ecirctre publieacutes en A Ar C E F R et les comptes rendus analytiques en A E et F)

AAC96SR568 Compte rendu analytique de la 568e seacuteance tenue au Palais des Nations agrave Genegraveve le jeudi 3 octobre 2002 agrave 15 heures (14 octobre 2002)

E F ()

AAC96SR556 Compte rendu analytique de la 556e seacuteance tenue au Palais des Nations agrave Genegraveve le mercredi 3 octobre 2001 agrave 10 heures (9 octobre 2001)

E F ()

AAC96SR544 Compte rendu analytique de la 544e seacuteance tenue au Palais des Nations agrave Genegraveve le lundi 2 octobre 2000 agrave 17 heures (6 octobre 2000)

E F ()

AAC96SR542 Compte rendu analytique de la 542e seacuteance tenue au Palais des Nations agrave Genegraveve le vendredi 8 octobre 1999 (12 octobre 1999)

F ()

AAC96SR509 Compte rendu analytique de la 509e seacuteance tenue au Palais des Nations agrave Genegraveve le mardi 8 octobre 1996 agrave 10 heures (8 janvier 1996)

E ()

- 35 -

Cote du document Titre (date de publication)

Observations Version

linguistique non trouveacutee () ou pas encore

parue ()

AAC96901 Rapport du Comiteacute des commissaires aux comptes agrave lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale sur les comptes relatifs aux contributions volontaires geacutereacutees par le Haut-Commissaire des Nations Unies pour les reacutefugieacutes pour lrsquoexercice termineacute le 31 deacutecembre 1997 (7 octobre 1998)

Ar C E F R () (lrsquoAdd1 et lrsquoAdd2 ont eacuteteacute publieacutes dans les 6 langues)

AAC96865Add2 Preacutesentation geacuteneacuterale des activiteacutes du HCR 1995-1997 minus additif 2 cartes drsquoopeacuterations choisies (15 aoucirct 1996)

Ar C E R ()

AAC96865Add4 Preacutesentation geacuteneacuterale des activiteacutes du HCR 1995-1997 minus additif 4 rapport du CCQAB (27 septembre 1996)

Ar C E F R ()

AAC96854 Activiteacutes du HCR financeacutees par des contributions volontaires rapport pour 1994-1995 et projet de budget-programme pour 1996 minus Rapport du CCQAB (28 septembre 1995)

Ar C E F R ()

AAC96853Add1 Rapport du Comiteacute des commissaires aux comptes agrave lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale sur les comptes relatifs aux contributions volontaires geacutereacutees par le Haut-Commissaire des Nations Unies pour les reacutefugieacutes pour lrsquoexercice biennal termineacute le 31 deacutecembre 1994 (31 octobre 1995)

R ()

- 36 -

Annexe II

ACCEgraveS DES EacuteTATS MEMBRES AU SEacuteDOC

Pays Nombre de mots de passe demandeacutes et reacutepartition

Code Nom Mission agrave Genegraveve

Mission agrave

New York

Mission agrave Vienne

Autres missions

Administrations publiques Total

AFG Afghanistan 0 1 0 0 0 1 ZAF Afrique du Sud 1 3 6 0 2 12 ALB Albanie 2 3 2 0 0 7 DZA Algeacuterie 5 5 0 0 0 10 DEU Allemagne 3 2 2 0 5 12 AND Andorre 0 5 0 0 6 11 AGO Angola 2 5 0 0 0 7 ATG Antigua-et-Barbuda 0 5 0 0 0 5 SAU Arabie saoudite 1 10 0 0 9 20 ARG Argentine 1 2 0 0 7 10 ARM Armeacutenie 3 1 0 0 4 8 AUS Australie 2 5 4 0 5 16 AUT Autriche 1 4 0 0 4 9 AZE Azerbaiumldjan 2 1 6 0 0 9 BHS Bahamas 0 4 0 0 1 5 BHR Bahreiumln 2 2 0 0 0 4 BGD Bangladesh 0 4 0 0 4 8 BRB Barbade 4 4 0 0 0 8 BLR Beacutelarus 1 7 0 0 0 8 BEL Belgique 2 2 1 0 5 10 BLZ Belize 0 10 0 0 0 10 BEN Beacutenin 0 0 0 0 0 0 BTN Bhoutan 0 3 0 0 0 3 BOL Bolivie 3 6 0 0 2 11 BIH Bosnie-Herzeacutegovine 1 0 0 0 1 2 BWA Botswana 0 10 0 0 10 20 BRA Breacutesil 0 10 0 0 0 10 BRN Bruneacutei Darussalam 1 1 0 0 0 2 BGR Bulgarie 0 7 1 0 5 13 BFA Burkina Faso 0 5 0 0 4 9 BDI Burundi 0 0 0 0 0 0 KHM Cambodge 0 2 0 0 0 2 CMR Cameroun 0 1 0 0 0 1 CAN Canada 4 2 1 0 5 12 CPV Cap-Vert 0 2 0 0 0 2

- 37 -

Pays Nombre de mots de passe demandeacutes et reacutepartition

Code Nom Mission agrave Genegraveve

Mission agrave

New York

Mission agrave Vienne

Autres missions

Administrations publiques Total

CHL Chili 4 4 1 0 2 11 CHN Chine 3 2 3 0 4 12 CYP Chypre 3 4 0 0 0 7 COL Colombie 1 2 5 0 0 8 COM Comores 0 2 0 0 0 2 COG Congo 0 1 0 0 0 1 CRI Costa Rica 2 3 2 0 2 9 CIV Cocircte drsquoIvoire 0 5 0 0 0 5 HRV Croatie 0 1 0 0 8 9 CUB Cuba 1 2 0 0 5 8 DNK Danemark 2 2 1 0 1 6 DJI Djibouti 0 4 0 0 0 4 DMA Dominique 0 0 0 0 0 0 EGY Eacutegypte 2 5 0 0 4 11 SLV El Salvador 0 4 0 0 0 4 ARE Eacutemirats arabes unis 2 7 0 0 1 10 GNQ Guineacutee eacutequatoriale 0 0 0 0 0 0 ECU Eacutequateur 4 4 1 0 4 13 ERI Eacuterythreacutee 0 1 0 0 1 2 ESP Espagne 1 4 5 0 0 10 EST Estonie 3 3 0 0 1 7 USA Eacutetats-Unis drsquoAmeacuterique 1 14 1 0 4 20 ETH Eacutethiopie 2 1 0 0 2 5 MKD Ex-Reacutepublique yougoslave

de Maceacutedoine 0 2 0 0 4 6 RUS Feacutedeacuteration de Russie 1 4 2 0 4 11 FJI Fidji 0 1 0 0 0 1 FIN Finlande 0 6 0 0 4 10 FRA France 2 3 3 0 2 10 GAB Gabon 6 4 0 0 0 10 GMB Gambie 0 1 0 0 0 1 GEO Geacuteorgie 0 5 0 0 0 5 GHA Ghana 9 1 0 0 0 10 GRC Gregravece 2 6 1 0 1 10 GRD Grenade 0 1 0 0 0 1 GTM Guatemala 4 1 3 0 1 9 GIN Guineacutee 0 1 1 0 2 4 GNB Guineacutee-Bissau 0 0 1 0 0 1 GUY Guyana 0 9 0 0 1 10

- 38 -

Pays Nombre de mots de passe demandeacutes et reacutepartition

Code Nom Mission agrave Genegraveve

Mission agrave

New York

Mission agrave Vienne

Autres missions

Administrations publiques Total

HTI Haiumlti 0 10 0 0 0 10 HND Honduras 2 4 0 0 2 8 HUN Hongrie 1 7 0 0 3 11 COK Icircles Cook 0 0 0 0 0 0 MHL Icircles Marshall 0 4 0 0 3 7 SLB Icircles Salomon 0 4 0 0 0 4 IND Inde 0 1 5 0 4 10 IDN Indoneacutesie 2 4 0 0 4 10 IRN Iran 3 4 2 0 4 13 IRQ Iraq 3 2 0 0 2 7 IRL Irlande 4 5 0 0 4 13 ISL Islande 2 5 0 0 4 11 ISR Israeumll 1 3 0 0 1 5 ITA Italie 8 4 2 0 2 16 LBY Jamahiriya arabe libyenne 0 4 1 0 0 5 JAM Jamaiumlque 0 4 0 0 1 5 JPN Japon 3 4 1 0 4 12 JOR Jordanie 1 1 0 0 2 4 KAZ Kazakhstan 0 5 0 0 2 7 KEN Kenya 1 3 0 0 0 4 KGZ Kirghizistan 0 6 0 0 2 8 KIR Kiribati 0 0 0 0 0 0 KWT Koweiumlt 1 1 0 0 0 2 LSO Lesotho 0 1 0 0 0 1 LVA Lettonie 5 5 0 0 1 11 LBN Liban 1 3 1 0 1 6 LBR Libeacuteria 0 0 0 0 0 0 LIE Liechtenstein 0 3 1 0 1 5 LTU Lituanie 1 1 0 0 5 7 LUX Luxembourg 2 1 1 0 0 4 MDG Madagascar 1 0 0 0 0 1 MYS Malaisie 3 1 0 0 6 10 MWI Malawi 0 5 0 0 6 11 MDV Maldives 0 1 0 0 1 2 MLI Mali 0 2 0 0 0 2 MLT Malte 1 2 0 0 1 4 MAR Maroc 2 6 0 0 4 12 MUS Maurice 5 2 0 0 0 7

- 39 -

Pays Nombre de mots de passe demandeacutes et reacutepartition

Code Nom Mission agrave Genegraveve

Mission agrave

New York

Mission agrave Vienne

Autres missions

Administrations publiques Total

MRT Mauritanie 0 1 0 0 0 1 MEX Mexique 1 3 4 0 7 15 FSM Microneacutesie 0 5 0 0 0 5 MCO Monaco 1 1 0 0 0 2 MNG Mongolie 5 3 0 0 2 10 MOZ Mozambique 0 1 0 0 1 2 MMR Myanmar 1 1 0 4 0 6 NAM Namibie 0 4 0 0 5 9 NRU Nauru 0 6 0 0 0 6 NPL Neacutepal 0 4 0 0 0 4 NIC Nicaragua 0 4 0 0 4 8 NER Niger 0 0 0 0 0 0 NGA Nigeacuteria 1 2 0 0 0 3 NIU Nioueacute 0 0 0 0 0 0 NOR Norvegravege 1 3 0 0 6 10 NZL Nouvelle-Zeacutelande 4 4 0 0 4 12 OMN Oman 1 1 1 0 2 5 UGA Ouganda 1 2 0 3 1 7 UZB Ouzbeacutekistan 0 2 0 5 0 7 PAK Pakistan 1 3 5 0 5 14 PLW Palaos 0 0 0 0 0 0 PAN Panama 1 4 2 0 4 11 PNG Papouasie-Nouvelle-Guineacutee 0 3 0 0 1 4 PRY Paraguay 1 1 0 0 0 2 NLD Pays-Bas 1 2 1 0 4 8 PER Peacuterou 5 2 0 0 0 7 PHL Philippines 0 4 4 0 4 12 POL Pologne 3 1 1 0 3 8 PRT Portugal 0 2 3 0 1 6 QAT Qatar 0 3 0 0 7 10 SYR Reacutepublique arabe syrienne 1 4 0 0 6 11 CAF Reacutepublique centrafricaine 1 0 0 0 0 1 KOR Reacutepublique de Coreacutee 1 4 0 0 4 9 MDA Reacutepublique de Moldova 0 1 0 0 0 1 LAO Reacutepublique deacutemocratique

populaire lao 0 3 0 0 0 3 DOM Reacutepublique dominicaine 4 6 0 0 0 10

- 40 -

Pays Nombre de mots de passe demandeacutes et reacutepartition

Code Nom Mission agrave Genegraveve

Mission agrave

New York

Mission agrave Vienne

Autres missions

Administrations publiques Total

PRK Reacutepublique populaire deacutemocratique de Coreacutee 0 1 0 0 0 1

CZE Reacutepublique tchegraveque 0 2 4 0 2 8 TZA Reacutepublique-Unie de

Tanzanie 0 5 0 0 0 5 ROM Roumanie 1 4 0 0 0 5 GBR Royaume-Uni de

Grande-Bretagne et drsquoIrlande du Nord 2 5 0 0 4 11

RWA Rwanda 0 3 0 5 0 8 LCA Sainte-Lucie 0 1 0 0 0 1 KNA Saint-Kitts-et-Nevis 0 0 0 0 0 0 SMR Saint-Marin 0 3 0 0 1 4 VAT Saint-Siegravege 0 0 1 0 0 1 VCT Saint-Vincent-et-les

Grenadines 0 0 0 0 0 0 WSM Samoa 0 1 0 0 0 1 STP Sao Tomeacute-et-Principe 0 0 0 0 0 0 SEN Seacuteneacutegal 0 0 0 0 0 0 SYC Seychelles 0 1 0 0 0 1 SLE Sierra Leone 0 1 0 0 0 1 SGP Singapour 1 5 0 0 0 6 SVK Slovaquie 1 5 3 0 2 11 SVN Sloveacutenie 0 4 0 0 3 7 SOM Somalie 2 2 0 0 0 4 SDN Soudan 1 4 3 0 0 8 LKA Sri Lanka 1 1 1 0 0 3 SWE Suegravede 4 6 3 0 7 20 CHE Suisse 1 5 4 0 2 12 SUR Suriname 0 4 0 0 7 11 SWZ Swaziland 0 1 0 0 0 1 TJK Tadjikistan 0 3 0 0 0 3 TCD Tchad 0 1 0 0 0 1 THA Thaiumllande 4 1 4 1 6 16 TGO Togo 0 5 0 0 0 5 TON Tonga 0 2 0 0 1 3 TTO Triniteacute-et-Tobago 0 1 0 0 1 2 TUN Tunisie 0 4 1 0 0 5 TKM Turkmeacutenistan 0 4 0 0 0 4 TUR Turquie 2 1 4 0 0 7

- 41 -

Pays Nombre de mots de passe demandeacutes et reacutepartition

Code Nom Mission agrave Genegraveve

Mission agrave

New York

Mission agrave Vienne

Autres missions

Administrations publiques Total

TUV Tuvalu 0 0 0 0 0 0 UKR Ukraine 3 4 0 0 4 11 URY Uruguay 1 4 4 0 13 VUT Vanuatu 0 0 0 0 0 0 VEN Venezuela 1 4 0 0 1 6 VNM Viet Nam 1 6 0 0 0 7 YEM Yeacutemen 5 2 3 0 1 11 YUG Yougoslavie 1 2 0 0 2 5 ZAR Zaiumlre 0 2 0 0 2 4 ZMB Zambie 1 0 0 0 0 1 ZWE Zimbabwe 0 2 0 0 0 2

4

Source Division de lrsquoinformatique

- 42 -

Annexe III

ACCEgraveS AU SEacuteDOC NOMBRE DE MOTS DE PASSE ATTRIBUEacuteS Agrave DES ORGANISATIONS OU ORGANISMES DU SYSTEgraveME DES NATIONS UNIES

Programmes et fonds de lrsquoOrganisation des Nations Unies CNUCED 136 Centre du commerce international 27 PNUCID 115 PNUE 128 ONU-Habitat 3 PNUD 102 UNIFEM 4 VNU 4 FNUAP 6 HCR 24 UNICEF 55 PAM 4 UNRWA 8

Autres organismes des Nations Unies HCDH 12 UNOPS 18 UNU 12 UNSSC 0 ONUSIDA 1

Instituts de recherche et de formation INSTRAW 8 UNITAR 29 UNIDIR 12 UNICRI 0 UNRISD 13

Institutions speacutecialiseacutees OIT 25 FAO 13 UNESCO 25 OMS 38 Groupe de la Banque mondiale 8 FMI 8 OACI 9 OMI 2 UIT 4 UPU 3 OMM 9 OMPI 13 FIDA 8 ONUDI 41

Organisations apparenteacutees AIEA 39 OMC 8 OMT 0 Commission preacuteparatoire de lrsquoOTICE 1

Source Division de lrsquoinformatique 27 juin 2003

-----

• Cote du document
• Conseil eacuteconomique et social (Langues officiel
• Total

- 32 -

Cote du document Titre (date de publication)

Observations Version

linguistique non trouveacutee () ou pas encore

parue ()

A5536 Rapport du Haut-Commissaire des Nations Unies aux droits de lrsquohomme (1er janvier 2000)

C ()

A5518Add1 (Supp)

Rapport du Comiteacute pour lrsquoeacutelimination de la discrimination raciale ndash additif incidences sur le budget-programme de la deacutecision 1 (56) (2 octobre 2000)

Ar ()

A556 (Introduction) Projet de plan agrave moyen terme pour la peacuteriode 2002-2005 introduction (4 avril 2000)

Ar ()

A54686Add1 Financement de la Mission drsquoobservation des Nations Unies en Sierra Leone rapport de la Cinquiegraveme Commission (7 juin 2000)

A original et R ()

A54663 Armes leacutegegraveres ndash Incidences sur le budget-programme du projet de reacutesolution AC154L42Rev1 rapport de la Cinquiegraveme Commission (10 deacutecembre 1999)

Ar ()

A54659 Mission internationale civile drsquoappui en Haiumlti incidences sur le budget-programme du projet de reacutesolution A54L36 ndash rapport du Comiteacute consultatif pour les questions administratives et budgeacutetaires (9 deacutecembre 1999)

R ()

A54654 Question du Timor oriental rapport inteacuterimaire du Secreacutetaire geacuteneacuteral (13 deacutecembre 1999)

Ar ()

A54605Add5 Questions relatives aux droits de lrsquohomme rapport du Haut-Commissaire des Nations Unies aux droits de lrsquohomme minus rapport de la Troisiegraveme Commission (10 deacutecembre 1999)

Ar ()

A54605Add4 Questions relatives aux droits de lrsquohomme application et suivi meacutethodiques de la Deacuteclaration et du Programme drsquoaction de Vienne minus rapport de la Troisiegraveme Commission (10 deacutecembre 1999)

Ar ()

Conseil de seacutecuriteacute (Langues officielles et langues de travail A Ar C E F R)

S2003631 Lettre dateacutee du 10 juin 2003 adresseacutee par le Preacutesident du Comiteacute du Conseil de seacutecuriteacute creacuteeacute par la reacutesolution 1373 (2001) concernant la lutte antiterroriste (9 juin 2003)

R ()

S2002622 Lettre dateacutee du 6 juin 2002 adresseacutee par le Chargeacute drsquoaffaires par inteacuterim de la Mission permanente de Singapour aupregraves de lrsquoOrganisation des Nations Unies (6 juin 2002)

C E ()

S2002359 Lettre dateacutee du 6 avril 2002 adresseacutee par le Repreacutesentant permanent de la Tunisie aupregraves de lrsquoOrganisation des Nations Unies (7 avril 2002)

C () E ()

- 33 -

Cote du document Titre (date de publication)

Observations Version

linguistique non trouveacutee () ou pas encore

parue ()

S2002111 A56791

Lettre dateacutee du 23 janvier 2002 adresseacutee par le Repreacutesentant permanent du Qatar aupregraves de lrsquoOrganisation des Nations Unies (23 janvier 2002)

Ar C E F R ()

S2001753 Lettre dateacutee du 31 juillet 2001 adresseacutee par le Chargeacute drsquoaffaires par inteacuterim de la Mission permanente de la Tunisie aupregraves de lrsquoOrganisation des Nations Unies (31 juillet 2001)

C ()

S2001200 Lettre dateacutee du 28 feacutevrier 2001 adresseacutee par le Chargeacute drsquoaffaires par inteacuterim de la Mission permanente de la Suegravede aupregraves de lrsquoOrganisation des Nations Unies (7 mars 2001)

C ()

S200183 Lettre dateacutee du 25 janvier 2001 adresseacutee par le Repreacutesentant permanent du Portugal aupregraves de lrsquoOrganisation des Nations Unies (25 janvier 2001)

Ar C E F R ()

S200115Add44 Exposeacute succinct du Secreacutetaire geacuteneacuteral sur les questions dont le Conseil de seacutecuriteacute est saisi et sur lrsquoeacutetat drsquoavancement de leur examen (9 novembre 2001)

F ()

A43470 S20032

Lettre dateacutee du 18 juillet 1988 adresseacutee par le Repreacutesentant permanent du Viet Nam aupregraves de lrsquoOrganisation des Nations Unies (19 juillet 1988)

Ar C E F R ()

Conseil eacuteconomique et social (Langues officielles A Ar C E F R langues de travail A E F)

E200166 Examen triennal drsquoensemble des activiteacutes opeacuterationnelles de deacuteveloppement du systegraveme des Nations Unies (17 mai 2001)

Ar F ()

E200142Rev1 Forum des Nations Unies sur les forecircts rapport sur les travaux de la session drsquoorganisation et de la premiegravere session (18 septembre 2001)

Ar C R ()

E200134 Conseil drsquoadministration du Fonds des Nations Unies pour lrsquoenfance rapport sur les travaux des premiegravere et deuxiegraveme sessions ordinaires et de la session annuelle de 2001 (9 avril 2002)

E F ()

E2001L27 Questions sociales et questions relatives aux droits de lrsquohomme Instance permanente sur les questions autochtones (23 juillet 2001)

Ar ()

E200125 ECN920017

Commission de la population et du deacuteveloppement rapport sur les travaux de la trente-quatriegraveme session (1er janvier 2001)

A E F ()

E2000L14 Projet de reacutesolution sur le financement des activiteacutes opeacuterationnelles de deacuteveloppement du systegraveme des Nations Unies (24 juillet 2000)

A Ar C E R () Original anglais

- 34 -

Cote du document Titre (date de publication)

Observations Version

linguistique non trouveacutee () ou pas encore

parue ()

E199497 Application du Programme drsquoaction pour la troisiegraveme deacutecennie de la lutte contre le racisme et la discrimination raciale (8 juillet 1994)

R ()

E199486 Version preacuteliminaire de lrsquoEacutetude mondiale sur le rocircle des femmes dans le deacuteveloppement (27 juin 1994)

R ()

E199483 Progregraves reacutealiseacutes dans la mise en œuvre de la collaboration multisectorielle concernant lrsquooption laquoTabac ou santeacuteraquo (21 juin 1994)

F R ()

E199476 Lutte contre la traite des ecirctres humains et lrsquoexploitation de la prostitution drsquoautrui (17 juin 1994)

F R ()

E199471 Coordination des activiteacutes des Nations Unies dans le domaine de la lutte contre le VIHsida progregraves reacutealiseacutes en vue de la creacuteation drsquoun programme commun des Nations Unies sur le VIHsida (15 juin 1994)

Ar F R ()

E199469 Coopeacuteration technique entre pays en deacuteveloppement (17 juin 1994) R ()

E199451 Vue drsquoensemble des eacuteconomies en transition en 1993-1994 (16 juin 1994)

R ()

ERES301(XI) Rapport annuel de la Commission eacuteconomique pour lrsquoAmeacuterique latine (7 aoucirct 1950)

Ar F ()

HCR (Les documents devraient ecirctre publieacutes en A Ar C E F R et les comptes rendus analytiques en A E et F)

AAC96SR568 Compte rendu analytique de la 568e seacuteance tenue au Palais des Nations agrave Genegraveve le jeudi 3 octobre 2002 agrave 15 heures (14 octobre 2002)

E F ()

AAC96SR556 Compte rendu analytique de la 556e seacuteance tenue au Palais des Nations agrave Genegraveve le mercredi 3 octobre 2001 agrave 10 heures (9 octobre 2001)

E F ()

AAC96SR544 Compte rendu analytique de la 544e seacuteance tenue au Palais des Nations agrave Genegraveve le lundi 2 octobre 2000 agrave 17 heures (6 octobre 2000)

E F ()

AAC96SR542 Compte rendu analytique de la 542e seacuteance tenue au Palais des Nations agrave Genegraveve le vendredi 8 octobre 1999 (12 octobre 1999)

F ()

AAC96SR509 Compte rendu analytique de la 509e seacuteance tenue au Palais des Nations agrave Genegraveve le mardi 8 octobre 1996 agrave 10 heures (8 janvier 1996)

E ()

- 35 -

Cote du document Titre (date de publication)

Observations Version

linguistique non trouveacutee () ou pas encore

parue ()

AAC96901 Rapport du Comiteacute des commissaires aux comptes agrave lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale sur les comptes relatifs aux contributions volontaires geacutereacutees par le Haut-Commissaire des Nations Unies pour les reacutefugieacutes pour lrsquoexercice termineacute le 31 deacutecembre 1997 (7 octobre 1998)

Ar C E F R () (lrsquoAdd1 et lrsquoAdd2 ont eacuteteacute publieacutes dans les 6 langues)

AAC96865Add2 Preacutesentation geacuteneacuterale des activiteacutes du HCR 1995-1997 minus additif 2 cartes drsquoopeacuterations choisies (15 aoucirct 1996)

Ar C E R ()

AAC96865Add4 Preacutesentation geacuteneacuterale des activiteacutes du HCR 1995-1997 minus additif 4 rapport du CCQAB (27 septembre 1996)

Ar C E F R ()

AAC96854 Activiteacutes du HCR financeacutees par des contributions volontaires rapport pour 1994-1995 et projet de budget-programme pour 1996 minus Rapport du CCQAB (28 septembre 1995)

Ar C E F R ()

AAC96853Add1 Rapport du Comiteacute des commissaires aux comptes agrave lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale sur les comptes relatifs aux contributions volontaires geacutereacutees par le Haut-Commissaire des Nations Unies pour les reacutefugieacutes pour lrsquoexercice biennal termineacute le 31 deacutecembre 1994 (31 octobre 1995)

R ()

- 36 -

Annexe II

ACCEgraveS DES EacuteTATS MEMBRES AU SEacuteDOC

Pays Nombre de mots de passe demandeacutes et reacutepartition

Code Nom Mission agrave Genegraveve

Mission agrave

New York

Mission agrave Vienne

Autres missions

Administrations publiques Total

AFG Afghanistan 0 1 0 0 0 1 ZAF Afrique du Sud 1 3 6 0 2 12 ALB Albanie 2 3 2 0 0 7 DZA Algeacuterie 5 5 0 0 0 10 DEU Allemagne 3 2 2 0 5 12 AND Andorre 0 5 0 0 6 11 AGO Angola 2 5 0 0 0 7 ATG Antigua-et-Barbuda 0 5 0 0 0 5 SAU Arabie saoudite 1 10 0 0 9 20 ARG Argentine 1 2 0 0 7 10 ARM Armeacutenie 3 1 0 0 4 8 AUS Australie 2 5 4 0 5 16 AUT Autriche 1 4 0 0 4 9 AZE Azerbaiumldjan 2 1 6 0 0 9 BHS Bahamas 0 4 0 0 1 5 BHR Bahreiumln 2 2 0 0 0 4 BGD Bangladesh 0 4 0 0 4 8 BRB Barbade 4 4 0 0 0 8 BLR Beacutelarus 1 7 0 0 0 8 BEL Belgique 2 2 1 0 5 10 BLZ Belize 0 10 0 0 0 10 BEN Beacutenin 0 0 0 0 0 0 BTN Bhoutan 0 3 0 0 0 3 BOL Bolivie 3 6 0 0 2 11 BIH Bosnie-Herzeacutegovine 1 0 0 0 1 2 BWA Botswana 0 10 0 0 10 20 BRA Breacutesil 0 10 0 0 0 10 BRN Bruneacutei Darussalam 1 1 0 0 0 2 BGR Bulgarie 0 7 1 0 5 13 BFA Burkina Faso 0 5 0 0 4 9 BDI Burundi 0 0 0 0 0 0 KHM Cambodge 0 2 0 0 0 2 CMR Cameroun 0 1 0 0 0 1 CAN Canada 4 2 1 0 5 12 CPV Cap-Vert 0 2 0 0 0 2

- 37 -

Pays Nombre de mots de passe demandeacutes et reacutepartition

Code Nom Mission agrave Genegraveve

Mission agrave

New York

Mission agrave Vienne

Autres missions

Administrations publiques Total

CHL Chili 4 4 1 0 2 11 CHN Chine 3 2 3 0 4 12 CYP Chypre 3 4 0 0 0 7 COL Colombie 1 2 5 0 0 8 COM Comores 0 2 0 0 0 2 COG Congo 0 1 0 0 0 1 CRI Costa Rica 2 3 2 0 2 9 CIV Cocircte drsquoIvoire 0 5 0 0 0 5 HRV Croatie 0 1 0 0 8 9 CUB Cuba 1 2 0 0 5 8 DNK Danemark 2 2 1 0 1 6 DJI Djibouti 0 4 0 0 0 4 DMA Dominique 0 0 0 0 0 0 EGY Eacutegypte 2 5 0 0 4 11 SLV El Salvador 0 4 0 0 0 4 ARE Eacutemirats arabes unis 2 7 0 0 1 10 GNQ Guineacutee eacutequatoriale 0 0 0 0 0 0 ECU Eacutequateur 4 4 1 0 4 13 ERI Eacuterythreacutee 0 1 0 0 1 2 ESP Espagne 1 4 5 0 0 10 EST Estonie 3 3 0 0 1 7 USA Eacutetats-Unis drsquoAmeacuterique 1 14 1 0 4 20 ETH Eacutethiopie 2 1 0 0 2 5 MKD Ex-Reacutepublique yougoslave

de Maceacutedoine 0 2 0 0 4 6 RUS Feacutedeacuteration de Russie 1 4 2 0 4 11 FJI Fidji 0 1 0 0 0 1 FIN Finlande 0 6 0 0 4 10 FRA France 2 3 3 0 2 10 GAB Gabon 6 4 0 0 0 10 GMB Gambie 0 1 0 0 0 1 GEO Geacuteorgie 0 5 0 0 0 5 GHA Ghana 9 1 0 0 0 10 GRC Gregravece 2 6 1 0 1 10 GRD Grenade 0 1 0 0 0 1 GTM Guatemala 4 1 3 0 1 9 GIN Guineacutee 0 1 1 0 2 4 GNB Guineacutee-Bissau 0 0 1 0 0 1 GUY Guyana 0 9 0 0 1 10

- 38 -

Pays Nombre de mots de passe demandeacutes et reacutepartition

Code Nom Mission agrave Genegraveve

Mission agrave

New York

Mission agrave Vienne

Autres missions

Administrations publiques Total

HTI Haiumlti 0 10 0 0 0 10 HND Honduras 2 4 0 0 2 8 HUN Hongrie 1 7 0 0 3 11 COK Icircles Cook 0 0 0 0 0 0 MHL Icircles Marshall 0 4 0 0 3 7 SLB Icircles Salomon 0 4 0 0 0 4 IND Inde 0 1 5 0 4 10 IDN Indoneacutesie 2 4 0 0 4 10 IRN Iran 3 4 2 0 4 13 IRQ Iraq 3 2 0 0 2 7 IRL Irlande 4 5 0 0 4 13 ISL Islande 2 5 0 0 4 11 ISR Israeumll 1 3 0 0 1 5 ITA Italie 8 4 2 0 2 16 LBY Jamahiriya arabe libyenne 0 4 1 0 0 5 JAM Jamaiumlque 0 4 0 0 1 5 JPN Japon 3 4 1 0 4 12 JOR Jordanie 1 1 0 0 2 4 KAZ Kazakhstan 0 5 0 0 2 7 KEN Kenya 1 3 0 0 0 4 KGZ Kirghizistan 0 6 0 0 2 8 KIR Kiribati 0 0 0 0 0 0 KWT Koweiumlt 1 1 0 0 0 2 LSO Lesotho 0 1 0 0 0 1 LVA Lettonie 5 5 0 0 1 11 LBN Liban 1 3 1 0 1 6 LBR Libeacuteria 0 0 0 0 0 0 LIE Liechtenstein 0 3 1 0 1 5 LTU Lituanie 1 1 0 0 5 7 LUX Luxembourg 2 1 1 0 0 4 MDG Madagascar 1 0 0 0 0 1 MYS Malaisie 3 1 0 0 6 10 MWI Malawi 0 5 0 0 6 11 MDV Maldives 0 1 0 0 1 2 MLI Mali 0 2 0 0 0 2 MLT Malte 1 2 0 0 1 4 MAR Maroc 2 6 0 0 4 12 MUS Maurice 5 2 0 0 0 7

- 39 -

Pays Nombre de mots de passe demandeacutes et reacutepartition

Code Nom Mission agrave Genegraveve

Mission agrave

New York

Mission agrave Vienne

Autres missions

Administrations publiques Total

MRT Mauritanie 0 1 0 0 0 1 MEX Mexique 1 3 4 0 7 15 FSM Microneacutesie 0 5 0 0 0 5 MCO Monaco 1 1 0 0 0 2 MNG Mongolie 5 3 0 0 2 10 MOZ Mozambique 0 1 0 0 1 2 MMR Myanmar 1 1 0 4 0 6 NAM Namibie 0 4 0 0 5 9 NRU Nauru 0 6 0 0 0 6 NPL Neacutepal 0 4 0 0 0 4 NIC Nicaragua 0 4 0 0 4 8 NER Niger 0 0 0 0 0 0 NGA Nigeacuteria 1 2 0 0 0 3 NIU Nioueacute 0 0 0 0 0 0 NOR Norvegravege 1 3 0 0 6 10 NZL Nouvelle-Zeacutelande 4 4 0 0 4 12 OMN Oman 1 1 1 0 2 5 UGA Ouganda 1 2 0 3 1 7 UZB Ouzbeacutekistan 0 2 0 5 0 7 PAK Pakistan 1 3 5 0 5 14 PLW Palaos 0 0 0 0 0 0 PAN Panama 1 4 2 0 4 11 PNG Papouasie-Nouvelle-Guineacutee 0 3 0 0 1 4 PRY Paraguay 1 1 0 0 0 2 NLD Pays-Bas 1 2 1 0 4 8 PER Peacuterou 5 2 0 0 0 7 PHL Philippines 0 4 4 0 4 12 POL Pologne 3 1 1 0 3 8 PRT Portugal 0 2 3 0 1 6 QAT Qatar 0 3 0 0 7 10 SYR Reacutepublique arabe syrienne 1 4 0 0 6 11 CAF Reacutepublique centrafricaine 1 0 0 0 0 1 KOR Reacutepublique de Coreacutee 1 4 0 0 4 9 MDA Reacutepublique de Moldova 0 1 0 0 0 1 LAO Reacutepublique deacutemocratique

populaire lao 0 3 0 0 0 3 DOM Reacutepublique dominicaine 4 6 0 0 0 10

- 40 -

Pays Nombre de mots de passe demandeacutes et reacutepartition

Code Nom Mission agrave Genegraveve

Mission agrave

New York

Mission agrave Vienne

Autres missions

Administrations publiques Total

PRK Reacutepublique populaire deacutemocratique de Coreacutee 0 1 0 0 0 1

CZE Reacutepublique tchegraveque 0 2 4 0 2 8 TZA Reacutepublique-Unie de

Tanzanie 0 5 0 0 0 5 ROM Roumanie 1 4 0 0 0 5 GBR Royaume-Uni de

Grande-Bretagne et drsquoIrlande du Nord 2 5 0 0 4 11

RWA Rwanda 0 3 0 5 0 8 LCA Sainte-Lucie 0 1 0 0 0 1 KNA Saint-Kitts-et-Nevis 0 0 0 0 0 0 SMR Saint-Marin 0 3 0 0 1 4 VAT Saint-Siegravege 0 0 1 0 0 1 VCT Saint-Vincent-et-les

Grenadines 0 0 0 0 0 0 WSM Samoa 0 1 0 0 0 1 STP Sao Tomeacute-et-Principe 0 0 0 0 0 0 SEN Seacuteneacutegal 0 0 0 0 0 0 SYC Seychelles 0 1 0 0 0 1 SLE Sierra Leone 0 1 0 0 0 1 SGP Singapour 1 5 0 0 0 6 SVK Slovaquie 1 5 3 0 2 11 SVN Sloveacutenie 0 4 0 0 3 7 SOM Somalie 2 2 0 0 0 4 SDN Soudan 1 4 3 0 0 8 LKA Sri Lanka 1 1 1 0 0 3 SWE Suegravede 4 6 3 0 7 20 CHE Suisse 1 5 4 0 2 12 SUR Suriname 0 4 0 0 7 11 SWZ Swaziland 0 1 0 0 0 1 TJK Tadjikistan 0 3 0 0 0 3 TCD Tchad 0 1 0 0 0 1 THA Thaiumllande 4 1 4 1 6 16 TGO Togo 0 5 0 0 0 5 TON Tonga 0 2 0 0 1 3 TTO Triniteacute-et-Tobago 0 1 0 0 1 2 TUN Tunisie 0 4 1 0 0 5 TKM Turkmeacutenistan 0 4 0 0 0 4 TUR Turquie 2 1 4 0 0 7

- 41 -

Pays Nombre de mots de passe demandeacutes et reacutepartition

Code Nom Mission agrave Genegraveve

Mission agrave

New York

Mission agrave Vienne

Autres missions

Administrations publiques Total

TUV Tuvalu 0 0 0 0 0 0 UKR Ukraine 3 4 0 0 4 11 URY Uruguay 1 4 4 0 13 VUT Vanuatu 0 0 0 0 0 0 VEN Venezuela 1 4 0 0 1 6 VNM Viet Nam 1 6 0 0 0 7 YEM Yeacutemen 5 2 3 0 1 11 YUG Yougoslavie 1 2 0 0 2 5 ZAR Zaiumlre 0 2 0 0 2 4 ZMB Zambie 1 0 0 0 0 1 ZWE Zimbabwe 0 2 0 0 0 2

4

Source Division de lrsquoinformatique

- 42 -

Annexe III

ACCEgraveS AU SEacuteDOC NOMBRE DE MOTS DE PASSE ATTRIBUEacuteS Agrave DES ORGANISATIONS OU ORGANISMES DU SYSTEgraveME DES NATIONS UNIES

Programmes et fonds de lrsquoOrganisation des Nations Unies CNUCED 136 Centre du commerce international 27 PNUCID 115 PNUE 128 ONU-Habitat 3 PNUD 102 UNIFEM 4 VNU 4 FNUAP 6 HCR 24 UNICEF 55 PAM 4 UNRWA 8

Autres organismes des Nations Unies HCDH 12 UNOPS 18 UNU 12 UNSSC 0 ONUSIDA 1

Instituts de recherche et de formation INSTRAW 8 UNITAR 29 UNIDIR 12 UNICRI 0 UNRISD 13

Institutions speacutecialiseacutees OIT 25 FAO 13 UNESCO 25 OMS 38 Groupe de la Banque mondiale 8 FMI 8 OACI 9 OMI 2 UIT 4 UPU 3 OMM 9 OMPI 13 FIDA 8 ONUDI 41

Organisations apparenteacutees AIEA 39 OMC 8 OMT 0 Commission preacuteparatoire de lrsquoOTICE 1

Source Division de lrsquoinformatique 27 juin 2003

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• Cote du document
• Conseil eacuteconomique et social (Langues officiel
• Total

- 33 -

Cote du document Titre (date de publication)

Observations Version

linguistique non trouveacutee () ou pas encore

parue ()

S2002111 A56791

Lettre dateacutee du 23 janvier 2002 adresseacutee par le Repreacutesentant permanent du Qatar aupregraves de lrsquoOrganisation des Nations Unies (23 janvier 2002)

Ar C E F R ()

S2001753 Lettre dateacutee du 31 juillet 2001 adresseacutee par le Chargeacute drsquoaffaires par inteacuterim de la Mission permanente de la Tunisie aupregraves de lrsquoOrganisation des Nations Unies (31 juillet 2001)

C ()

S2001200 Lettre dateacutee du 28 feacutevrier 2001 adresseacutee par le Chargeacute drsquoaffaires par inteacuterim de la Mission permanente de la Suegravede aupregraves de lrsquoOrganisation des Nations Unies (7 mars 2001)

C ()

S200183 Lettre dateacutee du 25 janvier 2001 adresseacutee par le Repreacutesentant permanent du Portugal aupregraves de lrsquoOrganisation des Nations Unies (25 janvier 2001)

Ar C E F R ()

S200115Add44 Exposeacute succinct du Secreacutetaire geacuteneacuteral sur les questions dont le Conseil de seacutecuriteacute est saisi et sur lrsquoeacutetat drsquoavancement de leur examen (9 novembre 2001)

F ()

A43470 S20032

Lettre dateacutee du 18 juillet 1988 adresseacutee par le Repreacutesentant permanent du Viet Nam aupregraves de lrsquoOrganisation des Nations Unies (19 juillet 1988)

Ar C E F R ()

Conseil eacuteconomique et social (Langues officielles A Ar C E F R langues de travail A E F)

E200166 Examen triennal drsquoensemble des activiteacutes opeacuterationnelles de deacuteveloppement du systegraveme des Nations Unies (17 mai 2001)

Ar F ()

E200142Rev1 Forum des Nations Unies sur les forecircts rapport sur les travaux de la session drsquoorganisation et de la premiegravere session (18 septembre 2001)

Ar C R ()

E200134 Conseil drsquoadministration du Fonds des Nations Unies pour lrsquoenfance rapport sur les travaux des premiegravere et deuxiegraveme sessions ordinaires et de la session annuelle de 2001 (9 avril 2002)

E F ()

E2001L27 Questions sociales et questions relatives aux droits de lrsquohomme Instance permanente sur les questions autochtones (23 juillet 2001)

Ar ()

E200125 ECN920017

Commission de la population et du deacuteveloppement rapport sur les travaux de la trente-quatriegraveme session (1er janvier 2001)

A E F ()

E2000L14 Projet de reacutesolution sur le financement des activiteacutes opeacuterationnelles de deacuteveloppement du systegraveme des Nations Unies (24 juillet 2000)

A Ar C E R () Original anglais

- 34 -

Cote du document Titre (date de publication)

Observations Version

linguistique non trouveacutee () ou pas encore

parue ()

E199497 Application du Programme drsquoaction pour la troisiegraveme deacutecennie de la lutte contre le racisme et la discrimination raciale (8 juillet 1994)

R ()

E199486 Version preacuteliminaire de lrsquoEacutetude mondiale sur le rocircle des femmes dans le deacuteveloppement (27 juin 1994)

R ()

E199483 Progregraves reacutealiseacutes dans la mise en œuvre de la collaboration multisectorielle concernant lrsquooption laquoTabac ou santeacuteraquo (21 juin 1994)

F R ()

E199476 Lutte contre la traite des ecirctres humains et lrsquoexploitation de la prostitution drsquoautrui (17 juin 1994)

F R ()

E199471 Coordination des activiteacutes des Nations Unies dans le domaine de la lutte contre le VIHsida progregraves reacutealiseacutes en vue de la creacuteation drsquoun programme commun des Nations Unies sur le VIHsida (15 juin 1994)

Ar F R ()

E199469 Coopeacuteration technique entre pays en deacuteveloppement (17 juin 1994) R ()

E199451 Vue drsquoensemble des eacuteconomies en transition en 1993-1994 (16 juin 1994)

R ()

ERES301(XI) Rapport annuel de la Commission eacuteconomique pour lrsquoAmeacuterique latine (7 aoucirct 1950)

Ar F ()

HCR (Les documents devraient ecirctre publieacutes en A Ar C E F R et les comptes rendus analytiques en A E et F)

AAC96SR568 Compte rendu analytique de la 568e seacuteance tenue au Palais des Nations agrave Genegraveve le jeudi 3 octobre 2002 agrave 15 heures (14 octobre 2002)

E F ()

AAC96SR556 Compte rendu analytique de la 556e seacuteance tenue au Palais des Nations agrave Genegraveve le mercredi 3 octobre 2001 agrave 10 heures (9 octobre 2001)

E F ()

AAC96SR544 Compte rendu analytique de la 544e seacuteance tenue au Palais des Nations agrave Genegraveve le lundi 2 octobre 2000 agrave 17 heures (6 octobre 2000)

E F ()

AAC96SR542 Compte rendu analytique de la 542e seacuteance tenue au Palais des Nations agrave Genegraveve le vendredi 8 octobre 1999 (12 octobre 1999)

F ()

AAC96SR509 Compte rendu analytique de la 509e seacuteance tenue au Palais des Nations agrave Genegraveve le mardi 8 octobre 1996 agrave 10 heures (8 janvier 1996)

E ()

- 35 -

Cote du document Titre (date de publication)

Observations Version

linguistique non trouveacutee () ou pas encore

parue ()

AAC96901 Rapport du Comiteacute des commissaires aux comptes agrave lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale sur les comptes relatifs aux contributions volontaires geacutereacutees par le Haut-Commissaire des Nations Unies pour les reacutefugieacutes pour lrsquoexercice termineacute le 31 deacutecembre 1997 (7 octobre 1998)

Ar C E F R () (lrsquoAdd1 et lrsquoAdd2 ont eacuteteacute publieacutes dans les 6 langues)

AAC96865Add2 Preacutesentation geacuteneacuterale des activiteacutes du HCR 1995-1997 minus additif 2 cartes drsquoopeacuterations choisies (15 aoucirct 1996)

Ar C E R ()

AAC96865Add4 Preacutesentation geacuteneacuterale des activiteacutes du HCR 1995-1997 minus additif 4 rapport du CCQAB (27 septembre 1996)

Ar C E F R ()

AAC96854 Activiteacutes du HCR financeacutees par des contributions volontaires rapport pour 1994-1995 et projet de budget-programme pour 1996 minus Rapport du CCQAB (28 septembre 1995)

Ar C E F R ()

AAC96853Add1 Rapport du Comiteacute des commissaires aux comptes agrave lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale sur les comptes relatifs aux contributions volontaires geacutereacutees par le Haut-Commissaire des Nations Unies pour les reacutefugieacutes pour lrsquoexercice biennal termineacute le 31 deacutecembre 1994 (31 octobre 1995)

R ()

- 36 -

Annexe II

ACCEgraveS DES EacuteTATS MEMBRES AU SEacuteDOC

Pays Nombre de mots de passe demandeacutes et reacutepartition

Code Nom Mission agrave Genegraveve

Mission agrave

New York

Mission agrave Vienne

Autres missions

Administrations publiques Total

AFG Afghanistan 0 1 0 0 0 1 ZAF Afrique du Sud 1 3 6 0 2 12 ALB Albanie 2 3 2 0 0 7 DZA Algeacuterie 5 5 0 0 0 10 DEU Allemagne 3 2 2 0 5 12 AND Andorre 0 5 0 0 6 11 AGO Angola 2 5 0 0 0 7 ATG Antigua-et-Barbuda 0 5 0 0 0 5 SAU Arabie saoudite 1 10 0 0 9 20 ARG Argentine 1 2 0 0 7 10 ARM Armeacutenie 3 1 0 0 4 8 AUS Australie 2 5 4 0 5 16 AUT Autriche 1 4 0 0 4 9 AZE Azerbaiumldjan 2 1 6 0 0 9 BHS Bahamas 0 4 0 0 1 5 BHR Bahreiumln 2 2 0 0 0 4 BGD Bangladesh 0 4 0 0 4 8 BRB Barbade 4 4 0 0 0 8 BLR Beacutelarus 1 7 0 0 0 8 BEL Belgique 2 2 1 0 5 10 BLZ Belize 0 10 0 0 0 10 BEN Beacutenin 0 0 0 0 0 0 BTN Bhoutan 0 3 0 0 0 3 BOL Bolivie 3 6 0 0 2 11 BIH Bosnie-Herzeacutegovine 1 0 0 0 1 2 BWA Botswana 0 10 0 0 10 20 BRA Breacutesil 0 10 0 0 0 10 BRN Bruneacutei Darussalam 1 1 0 0 0 2 BGR Bulgarie 0 7 1 0 5 13 BFA Burkina Faso 0 5 0 0 4 9 BDI Burundi 0 0 0 0 0 0 KHM Cambodge 0 2 0 0 0 2 CMR Cameroun 0 1 0 0 0 1 CAN Canada 4 2 1 0 5 12 CPV Cap-Vert 0 2 0 0 0 2

- 37 -

Pays Nombre de mots de passe demandeacutes et reacutepartition

Code Nom Mission agrave Genegraveve

Mission agrave

New York

Mission agrave Vienne

Autres missions

Administrations publiques Total

CHL Chili 4 4 1 0 2 11 CHN Chine 3 2 3 0 4 12 CYP Chypre 3 4 0 0 0 7 COL Colombie 1 2 5 0 0 8 COM Comores 0 2 0 0 0 2 COG Congo 0 1 0 0 0 1 CRI Costa Rica 2 3 2 0 2 9 CIV Cocircte drsquoIvoire 0 5 0 0 0 5 HRV Croatie 0 1 0 0 8 9 CUB Cuba 1 2 0 0 5 8 DNK Danemark 2 2 1 0 1 6 DJI Djibouti 0 4 0 0 0 4 DMA Dominique 0 0 0 0 0 0 EGY Eacutegypte 2 5 0 0 4 11 SLV El Salvador 0 4 0 0 0 4 ARE Eacutemirats arabes unis 2 7 0 0 1 10 GNQ Guineacutee eacutequatoriale 0 0 0 0 0 0 ECU Eacutequateur 4 4 1 0 4 13 ERI Eacuterythreacutee 0 1 0 0 1 2 ESP Espagne 1 4 5 0 0 10 EST Estonie 3 3 0 0 1 7 USA Eacutetats-Unis drsquoAmeacuterique 1 14 1 0 4 20 ETH Eacutethiopie 2 1 0 0 2 5 MKD Ex-Reacutepublique yougoslave

de Maceacutedoine 0 2 0 0 4 6 RUS Feacutedeacuteration de Russie 1 4 2 0 4 11 FJI Fidji 0 1 0 0 0 1 FIN Finlande 0 6 0 0 4 10 FRA France 2 3 3 0 2 10 GAB Gabon 6 4 0 0 0 10 GMB Gambie 0 1 0 0 0 1 GEO Geacuteorgie 0 5 0 0 0 5 GHA Ghana 9 1 0 0 0 10 GRC Gregravece 2 6 1 0 1 10 GRD Grenade 0 1 0 0 0 1 GTM Guatemala 4 1 3 0 1 9 GIN Guineacutee 0 1 1 0 2 4 GNB Guineacutee-Bissau 0 0 1 0 0 1 GUY Guyana 0 9 0 0 1 10

- 38 -

Pays Nombre de mots de passe demandeacutes et reacutepartition

Code Nom Mission agrave Genegraveve

Mission agrave

New York

Mission agrave Vienne

Autres missions

Administrations publiques Total

HTI Haiumlti 0 10 0 0 0 10 HND Honduras 2 4 0 0 2 8 HUN Hongrie 1 7 0 0 3 11 COK Icircles Cook 0 0 0 0 0 0 MHL Icircles Marshall 0 4 0 0 3 7 SLB Icircles Salomon 0 4 0 0 0 4 IND Inde 0 1 5 0 4 10 IDN Indoneacutesie 2 4 0 0 4 10 IRN Iran 3 4 2 0 4 13 IRQ Iraq 3 2 0 0 2 7 IRL Irlande 4 5 0 0 4 13 ISL Islande 2 5 0 0 4 11 ISR Israeumll 1 3 0 0 1 5 ITA Italie 8 4 2 0 2 16 LBY Jamahiriya arabe libyenne 0 4 1 0 0 5 JAM Jamaiumlque 0 4 0 0 1 5 JPN Japon 3 4 1 0 4 12 JOR Jordanie 1 1 0 0 2 4 KAZ Kazakhstan 0 5 0 0 2 7 KEN Kenya 1 3 0 0 0 4 KGZ Kirghizistan 0 6 0 0 2 8 KIR Kiribati 0 0 0 0 0 0 KWT Koweiumlt 1 1 0 0 0 2 LSO Lesotho 0 1 0 0 0 1 LVA Lettonie 5 5 0 0 1 11 LBN Liban 1 3 1 0 1 6 LBR Libeacuteria 0 0 0 0 0 0 LIE Liechtenstein 0 3 1 0 1 5 LTU Lituanie 1 1 0 0 5 7 LUX Luxembourg 2 1 1 0 0 4 MDG Madagascar 1 0 0 0 0 1 MYS Malaisie 3 1 0 0 6 10 MWI Malawi 0 5 0 0 6 11 MDV Maldives 0 1 0 0 1 2 MLI Mali 0 2 0 0 0 2 MLT Malte 1 2 0 0 1 4 MAR Maroc 2 6 0 0 4 12 MUS Maurice 5 2 0 0 0 7

- 39 -

Pays Nombre de mots de passe demandeacutes et reacutepartition

Code Nom Mission agrave Genegraveve

Mission agrave

New York

Mission agrave Vienne

Autres missions

Administrations publiques Total

MRT Mauritanie 0 1 0 0 0 1 MEX Mexique 1 3 4 0 7 15 FSM Microneacutesie 0 5 0 0 0 5 MCO Monaco 1 1 0 0 0 2 MNG Mongolie 5 3 0 0 2 10 MOZ Mozambique 0 1 0 0 1 2 MMR Myanmar 1 1 0 4 0 6 NAM Namibie 0 4 0 0 5 9 NRU Nauru 0 6 0 0 0 6 NPL Neacutepal 0 4 0 0 0 4 NIC Nicaragua 0 4 0 0 4 8 NER Niger 0 0 0 0 0 0 NGA Nigeacuteria 1 2 0 0 0 3 NIU Nioueacute 0 0 0 0 0 0 NOR Norvegravege 1 3 0 0 6 10 NZL Nouvelle-Zeacutelande 4 4 0 0 4 12 OMN Oman 1 1 1 0 2 5 UGA Ouganda 1 2 0 3 1 7 UZB Ouzbeacutekistan 0 2 0 5 0 7 PAK Pakistan 1 3 5 0 5 14 PLW Palaos 0 0 0 0 0 0 PAN Panama 1 4 2 0 4 11 PNG Papouasie-Nouvelle-Guineacutee 0 3 0 0 1 4 PRY Paraguay 1 1 0 0 0 2 NLD Pays-Bas 1 2 1 0 4 8 PER Peacuterou 5 2 0 0 0 7 PHL Philippines 0 4 4 0 4 12 POL Pologne 3 1 1 0 3 8 PRT Portugal 0 2 3 0 1 6 QAT Qatar 0 3 0 0 7 10 SYR Reacutepublique arabe syrienne 1 4 0 0 6 11 CAF Reacutepublique centrafricaine 1 0 0 0 0 1 KOR Reacutepublique de Coreacutee 1 4 0 0 4 9 MDA Reacutepublique de Moldova 0 1 0 0 0 1 LAO Reacutepublique deacutemocratique

populaire lao 0 3 0 0 0 3 DOM Reacutepublique dominicaine 4 6 0 0 0 10

- 40 -

Pays Nombre de mots de passe demandeacutes et reacutepartition

Code Nom Mission agrave Genegraveve

Mission agrave

New York

Mission agrave Vienne

Autres missions

Administrations publiques Total

PRK Reacutepublique populaire deacutemocratique de Coreacutee 0 1 0 0 0 1

CZE Reacutepublique tchegraveque 0 2 4 0 2 8 TZA Reacutepublique-Unie de

Tanzanie 0 5 0 0 0 5 ROM Roumanie 1 4 0 0 0 5 GBR Royaume-Uni de

Grande-Bretagne et drsquoIrlande du Nord 2 5 0 0 4 11

RWA Rwanda 0 3 0 5 0 8 LCA Sainte-Lucie 0 1 0 0 0 1 KNA Saint-Kitts-et-Nevis 0 0 0 0 0 0 SMR Saint-Marin 0 3 0 0 1 4 VAT Saint-Siegravege 0 0 1 0 0 1 VCT Saint-Vincent-et-les

Grenadines 0 0 0 0 0 0 WSM Samoa 0 1 0 0 0 1 STP Sao Tomeacute-et-Principe 0 0 0 0 0 0 SEN Seacuteneacutegal 0 0 0 0 0 0 SYC Seychelles 0 1 0 0 0 1 SLE Sierra Leone 0 1 0 0 0 1 SGP Singapour 1 5 0 0 0 6 SVK Slovaquie 1 5 3 0 2 11 SVN Sloveacutenie 0 4 0 0 3 7 SOM Somalie 2 2 0 0 0 4 SDN Soudan 1 4 3 0 0 8 LKA Sri Lanka 1 1 1 0 0 3 SWE Suegravede 4 6 3 0 7 20 CHE Suisse 1 5 4 0 2 12 SUR Suriname 0 4 0 0 7 11 SWZ Swaziland 0 1 0 0 0 1 TJK Tadjikistan 0 3 0 0 0 3 TCD Tchad 0 1 0 0 0 1 THA Thaiumllande 4 1 4 1 6 16 TGO Togo 0 5 0 0 0 5 TON Tonga 0 2 0 0 1 3 TTO Triniteacute-et-Tobago 0 1 0 0 1 2 TUN Tunisie 0 4 1 0 0 5 TKM Turkmeacutenistan 0 4 0 0 0 4 TUR Turquie 2 1 4 0 0 7

- 41 -

Pays Nombre de mots de passe demandeacutes et reacutepartition

Code Nom Mission agrave Genegraveve

Mission agrave

New York

Mission agrave Vienne

Autres missions

Administrations publiques Total

TUV Tuvalu 0 0 0 0 0 0 UKR Ukraine 3 4 0 0 4 11 URY Uruguay 1 4 4 0 13 VUT Vanuatu 0 0 0 0 0 0 VEN Venezuela 1 4 0 0 1 6 VNM Viet Nam 1 6 0 0 0 7 YEM Yeacutemen 5 2 3 0 1 11 YUG Yougoslavie 1 2 0 0 2 5 ZAR Zaiumlre 0 2 0 0 2 4 ZMB Zambie 1 0 0 0 0 1 ZWE Zimbabwe 0 2 0 0 0 2

4

Source Division de lrsquoinformatique

- 42 -

Annexe III

ACCEgraveS AU SEacuteDOC NOMBRE DE MOTS DE PASSE ATTRIBUEacuteS Agrave DES ORGANISATIONS OU ORGANISMES DU SYSTEgraveME DES NATIONS UNIES

Programmes et fonds de lrsquoOrganisation des Nations Unies CNUCED 136 Centre du commerce international 27 PNUCID 115 PNUE 128 ONU-Habitat 3 PNUD 102 UNIFEM 4 VNU 4 FNUAP 6 HCR 24 UNICEF 55 PAM 4 UNRWA 8

Autres organismes des Nations Unies HCDH 12 UNOPS 18 UNU 12 UNSSC 0 ONUSIDA 1

Instituts de recherche et de formation INSTRAW 8 UNITAR 29 UNIDIR 12 UNICRI 0 UNRISD 13

Institutions speacutecialiseacutees OIT 25 FAO 13 UNESCO 25 OMS 38 Groupe de la Banque mondiale 8 FMI 8 OACI 9 OMI 2 UIT 4 UPU 3 OMM 9 OMPI 13 FIDA 8 ONUDI 41

Organisations apparenteacutees AIEA 39 OMC 8 OMT 0 Commission preacuteparatoire de lrsquoOTICE 1

Source Division de lrsquoinformatique 27 juin 2003

-----

• Cote du document
• Conseil eacuteconomique et social (Langues officiel
• Total

- 34 -

Cote du document Titre (date de publication)

Observations Version

linguistique non trouveacutee () ou pas encore

parue ()

E199497 Application du Programme drsquoaction pour la troisiegraveme deacutecennie de la lutte contre le racisme et la discrimination raciale (8 juillet 1994)

R ()

E199486 Version preacuteliminaire de lrsquoEacutetude mondiale sur le rocircle des femmes dans le deacuteveloppement (27 juin 1994)

R ()

E199483 Progregraves reacutealiseacutes dans la mise en œuvre de la collaboration multisectorielle concernant lrsquooption laquoTabac ou santeacuteraquo (21 juin 1994)

F R ()

E199476 Lutte contre la traite des ecirctres humains et lrsquoexploitation de la prostitution drsquoautrui (17 juin 1994)

F R ()

E199471 Coordination des activiteacutes des Nations Unies dans le domaine de la lutte contre le VIHsida progregraves reacutealiseacutes en vue de la creacuteation drsquoun programme commun des Nations Unies sur le VIHsida (15 juin 1994)

Ar F R ()

E199469 Coopeacuteration technique entre pays en deacuteveloppement (17 juin 1994) R ()

E199451 Vue drsquoensemble des eacuteconomies en transition en 1993-1994 (16 juin 1994)

R ()

ERES301(XI) Rapport annuel de la Commission eacuteconomique pour lrsquoAmeacuterique latine (7 aoucirct 1950)

Ar F ()

HCR (Les documents devraient ecirctre publieacutes en A Ar C E F R et les comptes rendus analytiques en A E et F)

AAC96SR568 Compte rendu analytique de la 568e seacuteance tenue au Palais des Nations agrave Genegraveve le jeudi 3 octobre 2002 agrave 15 heures (14 octobre 2002)

E F ()

AAC96SR556 Compte rendu analytique de la 556e seacuteance tenue au Palais des Nations agrave Genegraveve le mercredi 3 octobre 2001 agrave 10 heures (9 octobre 2001)

E F ()

AAC96SR544 Compte rendu analytique de la 544e seacuteance tenue au Palais des Nations agrave Genegraveve le lundi 2 octobre 2000 agrave 17 heures (6 octobre 2000)

E F ()

AAC96SR542 Compte rendu analytique de la 542e seacuteance tenue au Palais des Nations agrave Genegraveve le vendredi 8 octobre 1999 (12 octobre 1999)

F ()

AAC96SR509 Compte rendu analytique de la 509e seacuteance tenue au Palais des Nations agrave Genegraveve le mardi 8 octobre 1996 agrave 10 heures (8 janvier 1996)

E ()

- 35 -

Cote du document Titre (date de publication)

Observations Version

linguistique non trouveacutee () ou pas encore

parue ()

AAC96901 Rapport du Comiteacute des commissaires aux comptes agrave lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale sur les comptes relatifs aux contributions volontaires geacutereacutees par le Haut-Commissaire des Nations Unies pour les reacutefugieacutes pour lrsquoexercice termineacute le 31 deacutecembre 1997 (7 octobre 1998)

Ar C E F R () (lrsquoAdd1 et lrsquoAdd2 ont eacuteteacute publieacutes dans les 6 langues)

AAC96865Add2 Preacutesentation geacuteneacuterale des activiteacutes du HCR 1995-1997 minus additif 2 cartes drsquoopeacuterations choisies (15 aoucirct 1996)

Ar C E R ()

AAC96865Add4 Preacutesentation geacuteneacuterale des activiteacutes du HCR 1995-1997 minus additif 4 rapport du CCQAB (27 septembre 1996)

Ar C E F R ()

AAC96854 Activiteacutes du HCR financeacutees par des contributions volontaires rapport pour 1994-1995 et projet de budget-programme pour 1996 minus Rapport du CCQAB (28 septembre 1995)

Ar C E F R ()

AAC96853Add1 Rapport du Comiteacute des commissaires aux comptes agrave lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale sur les comptes relatifs aux contributions volontaires geacutereacutees par le Haut-Commissaire des Nations Unies pour les reacutefugieacutes pour lrsquoexercice biennal termineacute le 31 deacutecembre 1994 (31 octobre 1995)

R ()

- 36 -

Annexe II

ACCEgraveS DES EacuteTATS MEMBRES AU SEacuteDOC

Pays Nombre de mots de passe demandeacutes et reacutepartition

Code Nom Mission agrave Genegraveve

Mission agrave

New York

Mission agrave Vienne

Autres missions

Administrations publiques Total

AFG Afghanistan 0 1 0 0 0 1 ZAF Afrique du Sud 1 3 6 0 2 12 ALB Albanie 2 3 2 0 0 7 DZA Algeacuterie 5 5 0 0 0 10 DEU Allemagne 3 2 2 0 5 12 AND Andorre 0 5 0 0 6 11 AGO Angola 2 5 0 0 0 7 ATG Antigua-et-Barbuda 0 5 0 0 0 5 SAU Arabie saoudite 1 10 0 0 9 20 ARG Argentine 1 2 0 0 7 10 ARM Armeacutenie 3 1 0 0 4 8 AUS Australie 2 5 4 0 5 16 AUT Autriche 1 4 0 0 4 9 AZE Azerbaiumldjan 2 1 6 0 0 9 BHS Bahamas 0 4 0 0 1 5 BHR Bahreiumln 2 2 0 0 0 4 BGD Bangladesh 0 4 0 0 4 8 BRB Barbade 4 4 0 0 0 8 BLR Beacutelarus 1 7 0 0 0 8 BEL Belgique 2 2 1 0 5 10 BLZ Belize 0 10 0 0 0 10 BEN Beacutenin 0 0 0 0 0 0 BTN Bhoutan 0 3 0 0 0 3 BOL Bolivie 3 6 0 0 2 11 BIH Bosnie-Herzeacutegovine 1 0 0 0 1 2 BWA Botswana 0 10 0 0 10 20 BRA Breacutesil 0 10 0 0 0 10 BRN Bruneacutei Darussalam 1 1 0 0 0 2 BGR Bulgarie 0 7 1 0 5 13 BFA Burkina Faso 0 5 0 0 4 9 BDI Burundi 0 0 0 0 0 0 KHM Cambodge 0 2 0 0 0 2 CMR Cameroun 0 1 0 0 0 1 CAN Canada 4 2 1 0 5 12 CPV Cap-Vert 0 2 0 0 0 2

- 37 -

Pays Nombre de mots de passe demandeacutes et reacutepartition

Code Nom Mission agrave Genegraveve

Mission agrave

New York

Mission agrave Vienne

Autres missions

Administrations publiques Total

CHL Chili 4 4 1 0 2 11 CHN Chine 3 2 3 0 4 12 CYP Chypre 3 4 0 0 0 7 COL Colombie 1 2 5 0 0 8 COM Comores 0 2 0 0 0 2 COG Congo 0 1 0 0 0 1 CRI Costa Rica 2 3 2 0 2 9 CIV Cocircte drsquoIvoire 0 5 0 0 0 5 HRV Croatie 0 1 0 0 8 9 CUB Cuba 1 2 0 0 5 8 DNK Danemark 2 2 1 0 1 6 DJI Djibouti 0 4 0 0 0 4 DMA Dominique 0 0 0 0 0 0 EGY Eacutegypte 2 5 0 0 4 11 SLV El Salvador 0 4 0 0 0 4 ARE Eacutemirats arabes unis 2 7 0 0 1 10 GNQ Guineacutee eacutequatoriale 0 0 0 0 0 0 ECU Eacutequateur 4 4 1 0 4 13 ERI Eacuterythreacutee 0 1 0 0 1 2 ESP Espagne 1 4 5 0 0 10 EST Estonie 3 3 0 0 1 7 USA Eacutetats-Unis drsquoAmeacuterique 1 14 1 0 4 20 ETH Eacutethiopie 2 1 0 0 2 5 MKD Ex-Reacutepublique yougoslave

de Maceacutedoine 0 2 0 0 4 6 RUS Feacutedeacuteration de Russie 1 4 2 0 4 11 FJI Fidji 0 1 0 0 0 1 FIN Finlande 0 6 0 0 4 10 FRA France 2 3 3 0 2 10 GAB Gabon 6 4 0 0 0 10 GMB Gambie 0 1 0 0 0 1 GEO Geacuteorgie 0 5 0 0 0 5 GHA Ghana 9 1 0 0 0 10 GRC Gregravece 2 6 1 0 1 10 GRD Grenade 0 1 0 0 0 1 GTM Guatemala 4 1 3 0 1 9 GIN Guineacutee 0 1 1 0 2 4 GNB Guineacutee-Bissau 0 0 1 0 0 1 GUY Guyana 0 9 0 0 1 10

- 38 -

Pays Nombre de mots de passe demandeacutes et reacutepartition

Code Nom Mission agrave Genegraveve

Mission agrave

New York

Mission agrave Vienne

Autres missions

Administrations publiques Total

HTI Haiumlti 0 10 0 0 0 10 HND Honduras 2 4 0 0 2 8 HUN Hongrie 1 7 0 0 3 11 COK Icircles Cook 0 0 0 0 0 0 MHL Icircles Marshall 0 4 0 0 3 7 SLB Icircles Salomon 0 4 0 0 0 4 IND Inde 0 1 5 0 4 10 IDN Indoneacutesie 2 4 0 0 4 10 IRN Iran 3 4 2 0 4 13 IRQ Iraq 3 2 0 0 2 7 IRL Irlande 4 5 0 0 4 13 ISL Islande 2 5 0 0 4 11 ISR Israeumll 1 3 0 0 1 5 ITA Italie 8 4 2 0 2 16 LBY Jamahiriya arabe libyenne 0 4 1 0 0 5 JAM Jamaiumlque 0 4 0 0 1 5 JPN Japon 3 4 1 0 4 12 JOR Jordanie 1 1 0 0 2 4 KAZ Kazakhstan 0 5 0 0 2 7 KEN Kenya 1 3 0 0 0 4 KGZ Kirghizistan 0 6 0 0 2 8 KIR Kiribati 0 0 0 0 0 0 KWT Koweiumlt 1 1 0 0 0 2 LSO Lesotho 0 1 0 0 0 1 LVA Lettonie 5 5 0 0 1 11 LBN Liban 1 3 1 0 1 6 LBR Libeacuteria 0 0 0 0 0 0 LIE Liechtenstein 0 3 1 0 1 5 LTU Lituanie 1 1 0 0 5 7 LUX Luxembourg 2 1 1 0 0 4 MDG Madagascar 1 0 0 0 0 1 MYS Malaisie 3 1 0 0 6 10 MWI Malawi 0 5 0 0 6 11 MDV Maldives 0 1 0 0 1 2 MLI Mali 0 2 0 0 0 2 MLT Malte 1 2 0 0 1 4 MAR Maroc 2 6 0 0 4 12 MUS Maurice 5 2 0 0 0 7

- 39 -

Pays Nombre de mots de passe demandeacutes et reacutepartition

Code Nom Mission agrave Genegraveve

Mission agrave

New York

Mission agrave Vienne

Autres missions

Administrations publiques Total

MRT Mauritanie 0 1 0 0 0 1 MEX Mexique 1 3 4 0 7 15 FSM Microneacutesie 0 5 0 0 0 5 MCO Monaco 1 1 0 0 0 2 MNG Mongolie 5 3 0 0 2 10 MOZ Mozambique 0 1 0 0 1 2 MMR Myanmar 1 1 0 4 0 6 NAM Namibie 0 4 0 0 5 9 NRU Nauru 0 6 0 0 0 6 NPL Neacutepal 0 4 0 0 0 4 NIC Nicaragua 0 4 0 0 4 8 NER Niger 0 0 0 0 0 0 NGA Nigeacuteria 1 2 0 0 0 3 NIU Nioueacute 0 0 0 0 0 0 NOR Norvegravege 1 3 0 0 6 10 NZL Nouvelle-Zeacutelande 4 4 0 0 4 12 OMN Oman 1 1 1 0 2 5 UGA Ouganda 1 2 0 3 1 7 UZB Ouzbeacutekistan 0 2 0 5 0 7 PAK Pakistan 1 3 5 0 5 14 PLW Palaos 0 0 0 0 0 0 PAN Panama 1 4 2 0 4 11 PNG Papouasie-Nouvelle-Guineacutee 0 3 0 0 1 4 PRY Paraguay 1 1 0 0 0 2 NLD Pays-Bas 1 2 1 0 4 8 PER Peacuterou 5 2 0 0 0 7 PHL Philippines 0 4 4 0 4 12 POL Pologne 3 1 1 0 3 8 PRT Portugal 0 2 3 0 1 6 QAT Qatar 0 3 0 0 7 10 SYR Reacutepublique arabe syrienne 1 4 0 0 6 11 CAF Reacutepublique centrafricaine 1 0 0 0 0 1 KOR Reacutepublique de Coreacutee 1 4 0 0 4 9 MDA Reacutepublique de Moldova 0 1 0 0 0 1 LAO Reacutepublique deacutemocratique

populaire lao 0 3 0 0 0 3 DOM Reacutepublique dominicaine 4 6 0 0 0 10

- 40 -

Pays Nombre de mots de passe demandeacutes et reacutepartition

Code Nom Mission agrave Genegraveve

Mission agrave

New York

Mission agrave Vienne

Autres missions

Administrations publiques Total

PRK Reacutepublique populaire deacutemocratique de Coreacutee 0 1 0 0 0 1

CZE Reacutepublique tchegraveque 0 2 4 0 2 8 TZA Reacutepublique-Unie de

Tanzanie 0 5 0 0 0 5 ROM Roumanie 1 4 0 0 0 5 GBR Royaume-Uni de

Grande-Bretagne et drsquoIrlande du Nord 2 5 0 0 4 11

RWA Rwanda 0 3 0 5 0 8 LCA Sainte-Lucie 0 1 0 0 0 1 KNA Saint-Kitts-et-Nevis 0 0 0 0 0 0 SMR Saint-Marin 0 3 0 0 1 4 VAT Saint-Siegravege 0 0 1 0 0 1 VCT Saint-Vincent-et-les

Grenadines 0 0 0 0 0 0 WSM Samoa 0 1 0 0 0 1 STP Sao Tomeacute-et-Principe 0 0 0 0 0 0 SEN Seacuteneacutegal 0 0 0 0 0 0 SYC Seychelles 0 1 0 0 0 1 SLE Sierra Leone 0 1 0 0 0 1 SGP Singapour 1 5 0 0 0 6 SVK Slovaquie 1 5 3 0 2 11 SVN Sloveacutenie 0 4 0 0 3 7 SOM Somalie 2 2 0 0 0 4 SDN Soudan 1 4 3 0 0 8 LKA Sri Lanka 1 1 1 0 0 3 SWE Suegravede 4 6 3 0 7 20 CHE Suisse 1 5 4 0 2 12 SUR Suriname 0 4 0 0 7 11 SWZ Swaziland 0 1 0 0 0 1 TJK Tadjikistan 0 3 0 0 0 3 TCD Tchad 0 1 0 0 0 1 THA Thaiumllande 4 1 4 1 6 16 TGO Togo 0 5 0 0 0 5 TON Tonga 0 2 0 0 1 3 TTO Triniteacute-et-Tobago 0 1 0 0 1 2 TUN Tunisie 0 4 1 0 0 5 TKM Turkmeacutenistan 0 4 0 0 0 4 TUR Turquie 2 1 4 0 0 7

- 41 -

Pays Nombre de mots de passe demandeacutes et reacutepartition

Code Nom Mission agrave Genegraveve

Mission agrave

New York

Mission agrave Vienne

Autres missions

Administrations publiques Total

TUV Tuvalu 0 0 0 0 0 0 UKR Ukraine 3 4 0 0 4 11 URY Uruguay 1 4 4 0 13 VUT Vanuatu 0 0 0 0 0 0 VEN Venezuela 1 4 0 0 1 6 VNM Viet Nam 1 6 0 0 0 7 YEM Yeacutemen 5 2 3 0 1 11 YUG Yougoslavie 1 2 0 0 2 5 ZAR Zaiumlre 0 2 0 0 2 4 ZMB Zambie 1 0 0 0 0 1 ZWE Zimbabwe 0 2 0 0 0 2

4

Source Division de lrsquoinformatique

- 42 -

Annexe III

ACCEgraveS AU SEacuteDOC NOMBRE DE MOTS DE PASSE ATTRIBUEacuteS Agrave DES ORGANISATIONS OU ORGANISMES DU SYSTEgraveME DES NATIONS UNIES

Programmes et fonds de lrsquoOrganisation des Nations Unies CNUCED 136 Centre du commerce international 27 PNUCID 115 PNUE 128 ONU-Habitat 3 PNUD 102 UNIFEM 4 VNU 4 FNUAP 6 HCR 24 UNICEF 55 PAM 4 UNRWA 8

Autres organismes des Nations Unies HCDH 12 UNOPS 18 UNU 12 UNSSC 0 ONUSIDA 1

Instituts de recherche et de formation INSTRAW 8 UNITAR 29 UNIDIR 12 UNICRI 0 UNRISD 13

Institutions speacutecialiseacutees OIT 25 FAO 13 UNESCO 25 OMS 38 Groupe de la Banque mondiale 8 FMI 8 OACI 9 OMI 2 UIT 4 UPU 3 OMM 9 OMPI 13 FIDA 8 ONUDI 41

Organisations apparenteacutees AIEA 39 OMC 8 OMT 0 Commission preacuteparatoire de lrsquoOTICE 1

Source Division de lrsquoinformatique 27 juin 2003

-----

• Cote du document
• Conseil eacuteconomique et social (Langues officiel
• Total

- 35 -

Cote du document Titre (date de publication)

Observations Version

linguistique non trouveacutee () ou pas encore

parue ()

AAC96901 Rapport du Comiteacute des commissaires aux comptes agrave lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale sur les comptes relatifs aux contributions volontaires geacutereacutees par le Haut-Commissaire des Nations Unies pour les reacutefugieacutes pour lrsquoexercice termineacute le 31 deacutecembre 1997 (7 octobre 1998)

Ar C E F R () (lrsquoAdd1 et lrsquoAdd2 ont eacuteteacute publieacutes dans les 6 langues)

AAC96865Add2 Preacutesentation geacuteneacuterale des activiteacutes du HCR 1995-1997 minus additif 2 cartes drsquoopeacuterations choisies (15 aoucirct 1996)

Ar C E R ()

AAC96865Add4 Preacutesentation geacuteneacuterale des activiteacutes du HCR 1995-1997 minus additif 4 rapport du CCQAB (27 septembre 1996)

Ar C E F R ()

AAC96854 Activiteacutes du HCR financeacutees par des contributions volontaires rapport pour 1994-1995 et projet de budget-programme pour 1996 minus Rapport du CCQAB (28 septembre 1995)

Ar C E F R ()

AAC96853Add1 Rapport du Comiteacute des commissaires aux comptes agrave lrsquoAssembleacutee geacuteneacuterale sur les comptes relatifs aux contributions volontaires geacutereacutees par le Haut-Commissaire des Nations Unies pour les reacutefugieacutes pour lrsquoexercice biennal termineacute le 31 deacutecembre 1994 (31 octobre 1995)

R ()

- 36 -

Annexe II

ACCEgraveS DES EacuteTATS MEMBRES AU SEacuteDOC

Pays Nombre de mots de passe demandeacutes et reacutepartition

Code Nom Mission agrave Genegraveve

Mission agrave

New York

Mission agrave Vienne

Autres missions

Administrations publiques Total

AFG Afghanistan 0 1 0 0 0 1 ZAF Afrique du Sud 1 3 6 0 2 12 ALB Albanie 2 3 2 0 0 7 DZA Algeacuterie 5 5 0 0 0 10 DEU Allemagne 3 2 2 0 5 12 AND Andorre 0 5 0 0 6 11 AGO Angola 2 5 0 0 0 7 ATG Antigua-et-Barbuda 0 5 0 0 0 5 SAU Arabie saoudite 1 10 0 0 9 20 ARG Argentine 1 2 0 0 7 10 ARM Armeacutenie 3 1 0 0 4 8 AUS Australie 2 5 4 0 5 16 AUT Autriche 1 4 0 0 4 9 AZE Azerbaiumldjan 2 1 6 0 0 9 BHS Bahamas 0 4 0 0 1 5 BHR Bahreiumln 2 2 0 0 0 4 BGD Bangladesh 0 4 0 0 4 8 BRB Barbade 4 4 0 0 0 8 BLR Beacutelarus 1 7 0 0 0 8 BEL Belgique 2 2 1 0 5 10 BLZ Belize 0 10 0 0 0 10 BEN Beacutenin 0 0 0 0 0 0 BTN Bhoutan 0 3 0 0 0 3 BOL Bolivie 3 6 0 0 2 11 BIH Bosnie-Herzeacutegovine 1 0 0 0 1 2 BWA Botswana 0 10 0 0 10 20 BRA Breacutesil 0 10 0 0 0 10 BRN Bruneacutei Darussalam 1 1 0 0 0 2 BGR Bulgarie 0 7 1 0 5 13 BFA Burkina Faso 0 5 0 0 4 9 BDI Burundi 0 0 0 0 0 0 KHM Cambodge 0 2 0 0 0 2 CMR Cameroun 0 1 0 0 0 1 CAN Canada 4 2 1 0 5 12 CPV Cap-Vert 0 2 0 0 0 2

- 37 -

Pays Nombre de mots de passe demandeacutes et reacutepartition

Code Nom Mission agrave Genegraveve

Mission agrave

New York

Mission agrave Vienne

Autres missions

Administrations publiques Total

CHL Chili 4 4 1 0 2 11 CHN Chine 3 2 3 0 4 12 CYP Chypre 3 4 0 0 0 7 COL Colombie 1 2 5 0 0 8 COM Comores 0 2 0 0 0 2 COG Congo 0 1 0 0 0 1 CRI Costa Rica 2 3 2 0 2 9 CIV Cocircte drsquoIvoire 0 5 0 0 0 5 HRV Croatie 0 1 0 0 8 9 CUB Cuba 1 2 0 0 5 8 DNK Danemark 2 2 1 0 1 6 DJI Djibouti 0 4 0 0 0 4 DMA Dominique 0 0 0 0 0 0 EGY Eacutegypte 2 5 0 0 4 11 SLV El Salvador 0 4 0 0 0 4 ARE Eacutemirats arabes unis 2 7 0 0 1 10 GNQ Guineacutee eacutequatoriale 0 0 0 0 0 0 ECU Eacutequateur 4 4 1 0 4 13 ERI Eacuterythreacutee 0 1 0 0 1 2 ESP Espagne 1 4 5 0 0 10 EST Estonie 3 3 0 0 1 7 USA Eacutetats-Unis drsquoAmeacuterique 1 14 1 0 4 20 ETH Eacutethiopie 2 1 0 0 2 5 MKD Ex-Reacutepublique yougoslave

de Maceacutedoine 0 2 0 0 4 6 RUS Feacutedeacuteration de Russie 1 4 2 0 4 11 FJI Fidji 0 1 0 0 0 1 FIN Finlande 0 6 0 0 4 10 FRA France 2 3 3 0 2 10 GAB Gabon 6 4 0 0 0 10 GMB Gambie 0 1 0 0 0 1 GEO Geacuteorgie 0 5 0 0 0 5 GHA Ghana 9 1 0 0 0 10 GRC Gregravece 2 6 1 0 1 10 GRD Grenade 0 1 0 0 0 1 GTM Guatemala 4 1 3 0 1 9 GIN Guineacutee 0 1 1 0 2 4 GNB Guineacutee-Bissau 0 0 1 0 0 1 GUY Guyana 0 9 0 0 1 10

- 38 -

Pays Nombre de mots de passe demandeacutes et reacutepartition

Code Nom Mission agrave Genegraveve

Mission agrave

New York

Mission agrave Vienne

Autres missions

Administrations publiques Total

HTI Haiumlti 0 10 0 0 0 10 HND Honduras 2 4 0 0 2 8 HUN Hongrie 1 7 0 0 3 11 COK Icircles Cook 0 0 0 0 0 0 MHL Icircles Marshall 0 4 0 0 3 7 SLB Icircles Salomon 0 4 0 0 0 4 IND Inde 0 1 5 0 4 10 IDN Indoneacutesie 2 4 0 0 4 10 IRN Iran 3 4 2 0 4 13 IRQ Iraq 3 2 0 0 2 7 IRL Irlande 4 5 0 0 4 13 ISL Islande 2 5 0 0 4 11 ISR Israeumll 1 3 0 0 1 5 ITA Italie 8 4 2 0 2 16 LBY Jamahiriya arabe libyenne 0 4 1 0 0 5 JAM Jamaiumlque 0 4 0 0 1 5 JPN Japon 3 4 1 0 4 12 JOR Jordanie 1 1 0 0 2 4 KAZ Kazakhstan 0 5 0 0 2 7 KEN Kenya 1 3 0 0 0 4 KGZ Kirghizistan 0 6 0 0 2 8 KIR Kiribati 0 0 0 0 0 0 KWT Koweiumlt 1 1 0 0 0 2 LSO Lesotho 0 1 0 0 0 1 LVA Lettonie 5 5 0 0 1 11 LBN Liban 1 3 1 0 1 6 LBR Libeacuteria 0 0 0 0 0 0 LIE Liechtenstein 0 3 1 0 1 5 LTU Lituanie 1 1 0 0 5 7 LUX Luxembourg 2 1 1 0 0 4 MDG Madagascar 1 0 0 0 0 1 MYS Malaisie 3 1 0 0 6 10 MWI Malawi 0 5 0 0 6 11 MDV Maldives 0 1 0 0 1 2 MLI Mali 0 2 0 0 0 2 MLT Malte 1 2 0 0 1 4 MAR Maroc 2 6 0 0 4 12 MUS Maurice 5 2 0 0 0 7

- 39 -

Pays Nombre de mots de passe demandeacutes et reacutepartition

Code Nom Mission agrave Genegraveve

Mission agrave

New York

Mission agrave Vienne

Autres missions

Administrations publiques Total

MRT Mauritanie 0 1 0 0 0 1 MEX Mexique 1 3 4 0 7 15 FSM Microneacutesie 0 5 0 0 0 5 MCO Monaco 1 1 0 0 0 2 MNG Mongolie 5 3 0 0 2 10 MOZ Mozambique 0 1 0 0 1 2 MMR Myanmar 1 1 0 4 0 6 NAM Namibie 0 4 0 0 5 9 NRU Nauru 0 6 0 0 0 6 NPL Neacutepal 0 4 0 0 0 4 NIC Nicaragua 0 4 0 0 4 8 NER Niger 0 0 0 0 0 0 NGA Nigeacuteria 1 2 0 0 0 3 NIU Nioueacute 0 0 0 0 0 0 NOR Norvegravege 1 3 0 0 6 10 NZL Nouvelle-Zeacutelande 4 4 0 0 4 12 OMN Oman 1 1 1 0 2 5 UGA Ouganda 1 2 0 3 1 7 UZB Ouzbeacutekistan 0 2 0 5 0 7 PAK Pakistan 1 3 5 0 5 14 PLW Palaos 0 0 0 0 0 0 PAN Panama 1 4 2 0 4 11 PNG Papouasie-Nouvelle-Guineacutee 0 3 0 0 1 4 PRY Paraguay 1 1 0 0 0 2 NLD Pays-Bas 1 2 1 0 4 8 PER Peacuterou 5 2 0 0 0 7 PHL Philippines 0 4 4 0 4 12 POL Pologne 3 1 1 0 3 8 PRT Portugal 0 2 3 0 1 6 QAT Qatar 0 3 0 0 7 10 SYR Reacutepublique arabe syrienne 1 4 0 0 6 11 CAF Reacutepublique centrafricaine 1 0 0 0 0 1 KOR Reacutepublique de Coreacutee 1 4 0 0 4 9 MDA Reacutepublique de Moldova 0 1 0 0 0 1 LAO Reacutepublique deacutemocratique

populaire lao 0 3 0 0 0 3 DOM Reacutepublique dominicaine 4 6 0 0 0 10

- 40 -

Pays Nombre de mots de passe demandeacutes et reacutepartition

Code Nom Mission agrave Genegraveve

Mission agrave

New York

Mission agrave Vienne

Autres missions

Administrations publiques Total

PRK Reacutepublique populaire deacutemocratique de Coreacutee 0 1 0 0 0 1

CZE Reacutepublique tchegraveque 0 2 4 0 2 8 TZA Reacutepublique-Unie de

Tanzanie 0 5 0 0 0 5 ROM Roumanie 1 4 0 0 0 5 GBR Royaume-Uni de

Grande-Bretagne et drsquoIrlande du Nord 2 5 0 0 4 11

RWA Rwanda 0 3 0 5 0 8 LCA Sainte-Lucie 0 1 0 0 0 1 KNA Saint-Kitts-et-Nevis 0 0 0 0 0 0 SMR Saint-Marin 0 3 0 0 1 4 VAT Saint-Siegravege 0 0 1 0 0 1 VCT Saint-Vincent-et-les

Grenadines 0 0 0 0 0 0 WSM Samoa 0 1 0 0 0 1 STP Sao Tomeacute-et-Principe 0 0 0 0 0 0 SEN Seacuteneacutegal 0 0 0 0 0 0 SYC Seychelles 0 1 0 0 0 1 SLE Sierra Leone 0 1 0 0 0 1 SGP Singapour 1 5 0 0 0 6 SVK Slovaquie 1 5 3 0 2 11 SVN Sloveacutenie 0 4 0 0 3 7 SOM Somalie 2 2 0 0 0 4 SDN Soudan 1 4 3 0 0 8 LKA Sri Lanka 1 1 1 0 0 3 SWE Suegravede 4 6 3 0 7 20 CHE Suisse 1 5 4 0 2 12 SUR Suriname 0 4 0 0 7 11 SWZ Swaziland 0 1 0 0 0 1 TJK Tadjikistan 0 3 0 0 0 3 TCD Tchad 0 1 0 0 0 1 THA Thaiumllande 4 1 4 1 6 16 TGO Togo 0 5 0 0 0 5 TON Tonga 0 2 0 0 1 3 TTO Triniteacute-et-Tobago 0 1 0 0 1 2 TUN Tunisie 0 4 1 0 0 5 TKM Turkmeacutenistan 0 4 0 0 0 4 TUR Turquie 2 1 4 0 0 7

- 41 -

Pays Nombre de mots de passe demandeacutes et reacutepartition

Code Nom Mission agrave Genegraveve

Mission agrave

New York

Mission agrave Vienne

Autres missions

Administrations publiques Total

TUV Tuvalu 0 0 0 0 0 0 UKR Ukraine 3 4 0 0 4 11 URY Uruguay 1 4 4 0 13 VUT Vanuatu 0 0 0 0 0 0 VEN Venezuela 1 4 0 0 1 6 VNM Viet Nam 1 6 0 0 0 7 YEM Yeacutemen 5 2 3 0 1 11 YUG Yougoslavie 1 2 0 0 2 5 ZAR Zaiumlre 0 2 0 0 2 4 ZMB Zambie 1 0 0 0 0 1 ZWE Zimbabwe 0 2 0 0 0 2

4

Source Division de lrsquoinformatique

- 42 -

Annexe III

ACCEgraveS AU SEacuteDOC NOMBRE DE MOTS DE PASSE ATTRIBUEacuteS Agrave DES ORGANISATIONS OU ORGANISMES DU SYSTEgraveME DES NATIONS UNIES

Programmes et fonds de lrsquoOrganisation des Nations Unies CNUCED 136 Centre du commerce international 27 PNUCID 115 PNUE 128 ONU-Habitat 3 PNUD 102 UNIFEM 4 VNU 4 FNUAP 6 HCR 24 UNICEF 55 PAM 4 UNRWA 8

Autres organismes des Nations Unies HCDH 12 UNOPS 18 UNU 12 UNSSC 0 ONUSIDA 1

Instituts de recherche et de formation INSTRAW 8 UNITAR 29 UNIDIR 12 UNICRI 0 UNRISD 13

Institutions speacutecialiseacutees OIT 25 FAO 13 UNESCO 25 OMS 38 Groupe de la Banque mondiale 8 FMI 8 OACI 9 OMI 2 UIT 4 UPU 3 OMM 9 OMPI 13 FIDA 8 ONUDI 41

Organisations apparenteacutees AIEA 39 OMC 8 OMT 0 Commission preacuteparatoire de lrsquoOTICE 1

Source Division de lrsquoinformatique 27 juin 2003

-----

• Cote du document
• Conseil eacuteconomique et social (Langues officiel
• Total

- 36 -

Annexe II

ACCEgraveS DES EacuteTATS MEMBRES AU SEacuteDOC

Pays Nombre de mots de passe demandeacutes et reacutepartition

Code Nom Mission agrave Genegraveve

Mission agrave

New York

Mission agrave Vienne

Autres missions

Administrations publiques Total

AFG Afghanistan 0 1 0 0 0 1 ZAF Afrique du Sud 1 3 6 0 2 12 ALB Albanie 2 3 2 0 0 7 DZA Algeacuterie 5 5 0 0 0 10 DEU Allemagne 3 2 2 0 5 12 AND Andorre 0 5 0 0 6 11 AGO Angola 2 5 0 0 0 7 ATG Antigua-et-Barbuda 0 5 0 0 0 5 SAU Arabie saoudite 1 10 0 0 9 20 ARG Argentine 1 2 0 0 7 10 ARM Armeacutenie 3 1 0 0 4 8 AUS Australie 2 5 4 0 5 16 AUT Autriche 1 4 0 0 4 9 AZE Azerbaiumldjan 2 1 6 0 0 9 BHS Bahamas 0 4 0 0 1 5 BHR Bahreiumln 2 2 0 0 0 4 BGD Bangladesh 0 4 0 0 4 8 BRB Barbade 4 4 0 0 0 8 BLR Beacutelarus 1 7 0 0 0 8 BEL Belgique 2 2 1 0 5 10 BLZ Belize 0 10 0 0 0 10 BEN Beacutenin 0 0 0 0 0 0 BTN Bhoutan 0 3 0 0 0 3 BOL Bolivie 3 6 0 0 2 11 BIH Bosnie-Herzeacutegovine 1 0 0 0 1 2 BWA Botswana 0 10 0 0 10 20 BRA Breacutesil 0 10 0 0 0 10 BRN Bruneacutei Darussalam 1 1 0 0 0 2 BGR Bulgarie 0 7 1 0 5 13 BFA Burkina Faso 0 5 0 0 4 9 BDI Burundi 0 0 0 0 0 0 KHM Cambodge 0 2 0 0 0 2 CMR Cameroun 0 1 0 0 0 1 CAN Canada 4 2 1 0 5 12 CPV Cap-Vert 0 2 0 0 0 2

- 37 -

Pays Nombre de mots de passe demandeacutes et reacutepartition

Code Nom Mission agrave Genegraveve

Mission agrave

New York

Mission agrave Vienne

Autres missions

Administrations publiques Total

CHL Chili 4 4 1 0 2 11 CHN Chine 3 2 3 0 4 12 CYP Chypre 3 4 0 0 0 7 COL Colombie 1 2 5 0 0 8 COM Comores 0 2 0 0 0 2 COG Congo 0 1 0 0 0 1 CRI Costa Rica 2 3 2 0 2 9 CIV Cocircte drsquoIvoire 0 5 0 0 0 5 HRV Croatie 0 1 0 0 8 9 CUB Cuba 1 2 0 0 5 8 DNK Danemark 2 2 1 0 1 6 DJI Djibouti 0 4 0 0 0 4 DMA Dominique 0 0 0 0 0 0 EGY Eacutegypte 2 5 0 0 4 11 SLV El Salvador 0 4 0 0 0 4 ARE Eacutemirats arabes unis 2 7 0 0 1 10 GNQ Guineacutee eacutequatoriale 0 0 0 0 0 0 ECU Eacutequateur 4 4 1 0 4 13 ERI Eacuterythreacutee 0 1 0 0 1 2 ESP Espagne 1 4 5 0 0 10 EST Estonie 3 3 0 0 1 7 USA Eacutetats-Unis drsquoAmeacuterique 1 14 1 0 4 20 ETH Eacutethiopie 2 1 0 0 2 5 MKD Ex-Reacutepublique yougoslave

de Maceacutedoine 0 2 0 0 4 6 RUS Feacutedeacuteration de Russie 1 4 2 0 4 11 FJI Fidji 0 1 0 0 0 1 FIN Finlande 0 6 0 0 4 10 FRA France 2 3 3 0 2 10 GAB Gabon 6 4 0 0 0 10 GMB Gambie 0 1 0 0 0 1 GEO Geacuteorgie 0 5 0 0 0 5 GHA Ghana 9 1 0 0 0 10 GRC Gregravece 2 6 1 0 1 10 GRD Grenade 0 1 0 0 0 1 GTM Guatemala 4 1 3 0 1 9 GIN Guineacutee 0 1 1 0 2 4 GNB Guineacutee-Bissau 0 0 1 0 0 1 GUY Guyana 0 9 0 0 1 10

- 38 -

Pays Nombre de mots de passe demandeacutes et reacutepartition

Code Nom Mission agrave Genegraveve

Mission agrave

New York

Mission agrave Vienne

Autres missions

Administrations publiques Total

HTI Haiumlti 0 10 0 0 0 10 HND Honduras 2 4 0 0 2 8 HUN Hongrie 1 7 0 0 3 11 COK Icircles Cook 0 0 0 0 0 0 MHL Icircles Marshall 0 4 0 0 3 7 SLB Icircles Salomon 0 4 0 0 0 4 IND Inde 0 1 5 0 4 10 IDN Indoneacutesie 2 4 0 0 4 10 IRN Iran 3 4 2 0 4 13 IRQ Iraq 3 2 0 0 2 7 IRL Irlande 4 5 0 0 4 13 ISL Islande 2 5 0 0 4 11 ISR Israeumll 1 3 0 0 1 5 ITA Italie 8 4 2 0 2 16 LBY Jamahiriya arabe libyenne 0 4 1 0 0 5 JAM Jamaiumlque 0 4 0 0 1 5 JPN Japon 3 4 1 0 4 12 JOR Jordanie 1 1 0 0 2 4 KAZ Kazakhstan 0 5 0 0 2 7 KEN Kenya 1 3 0 0 0 4 KGZ Kirghizistan 0 6 0 0 2 8 KIR Kiribati 0 0 0 0 0 0 KWT Koweiumlt 1 1 0 0 0 2 LSO Lesotho 0 1 0 0 0 1 LVA Lettonie 5 5 0 0 1 11 LBN Liban 1 3 1 0 1 6 LBR Libeacuteria 0 0 0 0 0 0 LIE Liechtenstein 0 3 1 0 1 5 LTU Lituanie 1 1 0 0 5 7 LUX Luxembourg 2 1 1 0 0 4 MDG Madagascar 1 0 0 0 0 1 MYS Malaisie 3 1 0 0 6 10 MWI Malawi 0 5 0 0 6 11 MDV Maldives 0 1 0 0 1 2 MLI Mali 0 2 0 0 0 2 MLT Malte 1 2 0 0 1 4 MAR Maroc 2 6 0 0 4 12 MUS Maurice 5 2 0 0 0 7

- 39 -

Pays Nombre de mots de passe demandeacutes et reacutepartition

Code Nom Mission agrave Genegraveve

Mission agrave

New York

Mission agrave Vienne

Autres missions

Administrations publiques Total

MRT Mauritanie 0 1 0 0 0 1 MEX Mexique 1 3 4 0 7 15 FSM Microneacutesie 0 5 0 0 0 5 MCO Monaco 1 1 0 0 0 2 MNG Mongolie 5 3 0 0 2 10 MOZ Mozambique 0 1 0 0 1 2 MMR Myanmar 1 1 0 4 0 6 NAM Namibie 0 4 0 0 5 9 NRU Nauru 0 6 0 0 0 6 NPL Neacutepal 0 4 0 0 0 4 NIC Nicaragua 0 4 0 0 4 8 NER Niger 0 0 0 0 0 0 NGA Nigeacuteria 1 2 0 0 0 3 NIU Nioueacute 0 0 0 0 0 0 NOR Norvegravege 1 3 0 0 6 10 NZL Nouvelle-Zeacutelande 4 4 0 0 4 12 OMN Oman 1 1 1 0 2 5 UGA Ouganda 1 2 0 3 1 7 UZB Ouzbeacutekistan 0 2 0 5 0 7 PAK Pakistan 1 3 5 0 5 14 PLW Palaos 0 0 0 0 0 0 PAN Panama 1 4 2 0 4 11 PNG Papouasie-Nouvelle-Guineacutee 0 3 0 0 1 4 PRY Paraguay 1 1 0 0 0 2 NLD Pays-Bas 1 2 1 0 4 8 PER Peacuterou 5 2 0 0 0 7 PHL Philippines 0 4 4 0 4 12 POL Pologne 3 1 1 0 3 8 PRT Portugal 0 2 3 0 1 6 QAT Qatar 0 3 0 0 7 10 SYR Reacutepublique arabe syrienne 1 4 0 0 6 11 CAF Reacutepublique centrafricaine 1 0 0 0 0 1 KOR Reacutepublique de Coreacutee 1 4 0 0 4 9 MDA Reacutepublique de Moldova 0 1 0 0 0 1 LAO Reacutepublique deacutemocratique

populaire lao 0 3 0 0 0 3 DOM Reacutepublique dominicaine 4 6 0 0 0 10

- 40 -

Pays Nombre de mots de passe demandeacutes et reacutepartition

Code Nom Mission agrave Genegraveve

Mission agrave

New York

Mission agrave Vienne

Autres missions

Administrations publiques Total

PRK Reacutepublique populaire deacutemocratique de Coreacutee 0 1 0 0 0 1

CZE Reacutepublique tchegraveque 0 2 4 0 2 8 TZA Reacutepublique-Unie de

Tanzanie 0 5 0 0 0 5 ROM Roumanie 1 4 0 0 0 5 GBR Royaume-Uni de

Grande-Bretagne et drsquoIrlande du Nord 2 5 0 0 4 11

RWA Rwanda 0 3 0 5 0 8 LCA Sainte-Lucie 0 1 0 0 0 1 KNA Saint-Kitts-et-Nevis 0 0 0 0 0 0 SMR Saint-Marin 0 3 0 0 1 4 VAT Saint-Siegravege 0 0 1 0 0 1 VCT Saint-Vincent-et-les

Grenadines 0 0 0 0 0 0 WSM Samoa 0 1 0 0 0 1 STP Sao Tomeacute-et-Principe 0 0 0 0 0 0 SEN Seacuteneacutegal 0 0 0 0 0 0 SYC Seychelles 0 1 0 0 0 1 SLE Sierra Leone 0 1 0 0 0 1 SGP Singapour 1 5 0 0 0 6 SVK Slovaquie 1 5 3 0 2 11 SVN Sloveacutenie 0 4 0 0 3 7 SOM Somalie 2 2 0 0 0 4 SDN Soudan 1 4 3 0 0 8 LKA Sri Lanka 1 1 1 0 0 3 SWE Suegravede 4 6 3 0 7 20 CHE Suisse 1 5 4 0 2 12 SUR Suriname 0 4 0 0 7 11 SWZ Swaziland 0 1 0 0 0 1 TJK Tadjikistan 0 3 0 0 0 3 TCD Tchad 0 1 0 0 0 1 THA Thaiumllande 4 1 4 1 6 16 TGO Togo 0 5 0 0 0 5 TON Tonga 0 2 0 0 1 3 TTO Triniteacute-et-Tobago 0 1 0 0 1 2 TUN Tunisie 0 4 1 0 0 5 TKM Turkmeacutenistan 0 4 0 0 0 4 TUR Turquie 2 1 4 0 0 7

- 41 -

Pays Nombre de mots de passe demandeacutes et reacutepartition

Code Nom Mission agrave Genegraveve

Mission agrave

New York

Mission agrave Vienne

Autres missions

Administrations publiques Total

TUV Tuvalu 0 0 0 0 0 0 UKR Ukraine 3 4 0 0 4 11 URY Uruguay 1 4 4 0 13 VUT Vanuatu 0 0 0 0 0 0 VEN Venezuela 1 4 0 0 1 6 VNM Viet Nam 1 6 0 0 0 7 YEM Yeacutemen 5 2 3 0 1 11 YUG Yougoslavie 1 2 0 0 2 5 ZAR Zaiumlre 0 2 0 0 2 4 ZMB Zambie 1 0 0 0 0 1 ZWE Zimbabwe 0 2 0 0 0 2

4

Source Division de lrsquoinformatique

- 42 -

Annexe III

ACCEgraveS AU SEacuteDOC NOMBRE DE MOTS DE PASSE ATTRIBUEacuteS Agrave DES ORGANISATIONS OU ORGANISMES DU SYSTEgraveME DES NATIONS UNIES

Programmes et fonds de lrsquoOrganisation des Nations Unies CNUCED 136 Centre du commerce international 27 PNUCID 115 PNUE 128 ONU-Habitat 3 PNUD 102 UNIFEM 4 VNU 4 FNUAP 6 HCR 24 UNICEF 55 PAM 4 UNRWA 8

Autres organismes des Nations Unies HCDH 12 UNOPS 18 UNU 12 UNSSC 0 ONUSIDA 1

Instituts de recherche et de formation INSTRAW 8 UNITAR 29 UNIDIR 12 UNICRI 0 UNRISD 13

Institutions speacutecialiseacutees OIT 25 FAO 13 UNESCO 25 OMS 38 Groupe de la Banque mondiale 8 FMI 8 OACI 9 OMI 2 UIT 4 UPU 3 OMM 9 OMPI 13 FIDA 8 ONUDI 41

Organisations apparenteacutees AIEA 39 OMC 8 OMT 0 Commission preacuteparatoire de lrsquoOTICE 1

Source Division de lrsquoinformatique 27 juin 2003

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• Cote du document
• Conseil eacuteconomique et social (Langues officiel
• Total

- 37 -

Pays Nombre de mots de passe demandeacutes et reacutepartition

Code Nom Mission agrave Genegraveve

Mission agrave

New York

Mission agrave Vienne

Autres missions

Administrations publiques Total

CHL Chili 4 4 1 0 2 11 CHN Chine 3 2 3 0 4 12 CYP Chypre 3 4 0 0 0 7 COL Colombie 1 2 5 0 0 8 COM Comores 0 2 0 0 0 2 COG Congo 0 1 0 0 0 1 CRI Costa Rica 2 3 2 0 2 9 CIV Cocircte drsquoIvoire 0 5 0 0 0 5 HRV Croatie 0 1 0 0 8 9 CUB Cuba 1 2 0 0 5 8 DNK Danemark 2 2 1 0 1 6 DJI Djibouti 0 4 0 0 0 4 DMA Dominique 0 0 0 0 0 0 EGY Eacutegypte 2 5 0 0 4 11 SLV El Salvador 0 4 0 0 0 4 ARE Eacutemirats arabes unis 2 7 0 0 1 10 GNQ Guineacutee eacutequatoriale 0 0 0 0 0 0 ECU Eacutequateur 4 4 1 0 4 13 ERI Eacuterythreacutee 0 1 0 0 1 2 ESP Espagne 1 4 5 0 0 10 EST Estonie 3 3 0 0 1 7 USA Eacutetats-Unis drsquoAmeacuterique 1 14 1 0 4 20 ETH Eacutethiopie 2 1 0 0 2 5 MKD Ex-Reacutepublique yougoslave

de Maceacutedoine 0 2 0 0 4 6 RUS Feacutedeacuteration de Russie 1 4 2 0 4 11 FJI Fidji 0 1 0 0 0 1 FIN Finlande 0 6 0 0 4 10 FRA France 2 3 3 0 2 10 GAB Gabon 6 4 0 0 0 10 GMB Gambie 0 1 0 0 0 1 GEO Geacuteorgie 0 5 0 0 0 5 GHA Ghana 9 1 0 0 0 10 GRC Gregravece 2 6 1 0 1 10 GRD Grenade 0 1 0 0 0 1 GTM Guatemala 4 1 3 0 1 9 GIN Guineacutee 0 1 1 0 2 4 GNB Guineacutee-Bissau 0 0 1 0 0 1 GUY Guyana 0 9 0 0 1 10

- 38 -

Pays Nombre de mots de passe demandeacutes et reacutepartition

Code Nom Mission agrave Genegraveve

Mission agrave

New York

Mission agrave Vienne

Autres missions

Administrations publiques Total

HTI Haiumlti 0 10 0 0 0 10 HND Honduras 2 4 0 0 2 8 HUN Hongrie 1 7 0 0 3 11 COK Icircles Cook 0 0 0 0 0 0 MHL Icircles Marshall 0 4 0 0 3 7 SLB Icircles Salomon 0 4 0 0 0 4 IND Inde 0 1 5 0 4 10 IDN Indoneacutesie 2 4 0 0 4 10 IRN Iran 3 4 2 0 4 13 IRQ Iraq 3 2 0 0 2 7 IRL Irlande 4 5 0 0 4 13 ISL Islande 2 5 0 0 4 11 ISR Israeumll 1 3 0 0 1 5 ITA Italie 8 4 2 0 2 16 LBY Jamahiriya arabe libyenne 0 4 1 0 0 5 JAM Jamaiumlque 0 4 0 0 1 5 JPN Japon 3 4 1 0 4 12 JOR Jordanie 1 1 0 0 2 4 KAZ Kazakhstan 0 5 0 0 2 7 KEN Kenya 1 3 0 0 0 4 KGZ Kirghizistan 0 6 0 0 2 8 KIR Kiribati 0 0 0 0 0 0 KWT Koweiumlt 1 1 0 0 0 2 LSO Lesotho 0 1 0 0 0 1 LVA Lettonie 5 5 0 0 1 11 LBN Liban 1 3 1 0 1 6 LBR Libeacuteria 0 0 0 0 0 0 LIE Liechtenstein 0 3 1 0 1 5 LTU Lituanie 1 1 0 0 5 7 LUX Luxembourg 2 1 1 0 0 4 MDG Madagascar 1 0 0 0 0 1 MYS Malaisie 3 1 0 0 6 10 MWI Malawi 0 5 0 0 6 11 MDV Maldives 0 1 0 0 1 2 MLI Mali 0 2 0 0 0 2 MLT Malte 1 2 0 0 1 4 MAR Maroc 2 6 0 0 4 12 MUS Maurice 5 2 0 0 0 7

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Pays Nombre de mots de passe demandeacutes et reacutepartition

Code Nom Mission agrave Genegraveve

Mission agrave

New York

Mission agrave Vienne

Autres missions

Administrations publiques Total

MRT Mauritanie 0 1 0 0 0 1 MEX Mexique 1 3 4 0 7 15 FSM Microneacutesie 0 5 0 0 0 5 MCO Monaco 1 1 0 0 0 2 MNG Mongolie 5 3 0 0 2 10 MOZ Mozambique 0 1 0 0 1 2 MMR Myanmar 1 1 0 4 0 6 NAM Namibie 0 4 0 0 5 9 NRU Nauru 0 6 0 0 0 6 NPL Neacutepal 0 4 0 0 0 4 NIC Nicaragua 0 4 0 0 4 8 NER Niger 0 0 0 0 0 0 NGA Nigeacuteria 1 2 0 0 0 3 NIU Nioueacute 0 0 0 0 0 0 NOR Norvegravege 1 3 0 0 6 10 NZL Nouvelle-Zeacutelande 4 4 0 0 4 12 OMN Oman 1 1 1 0 2 5 UGA Ouganda 1 2 0 3 1 7 UZB Ouzbeacutekistan 0 2 0 5 0 7 PAK Pakistan 1 3 5 0 5 14 PLW Palaos 0 0 0 0 0 0 PAN Panama 1 4 2 0 4 11 PNG Papouasie-Nouvelle-Guineacutee 0 3 0 0 1 4 PRY Paraguay 1 1 0 0 0 2 NLD Pays-Bas 1 2 1 0 4 8 PER Peacuterou 5 2 0 0 0 7 PHL Philippines 0 4 4 0 4 12 POL Pologne 3 1 1 0 3 8 PRT Portugal 0 2 3 0 1 6 QAT Qatar 0 3 0 0 7 10 SYR Reacutepublique arabe syrienne 1 4 0 0 6 11 CAF Reacutepublique centrafricaine 1 0 0 0 0 1 KOR Reacutepublique de Coreacutee 1 4 0 0 4 9 MDA Reacutepublique de Moldova 0 1 0 0 0 1 LAO Reacutepublique deacutemocratique

populaire lao 0 3 0 0 0 3 DOM Reacutepublique dominicaine 4 6 0 0 0 10

- 40 -

Pays Nombre de mots de passe demandeacutes et reacutepartition

Code Nom Mission agrave Genegraveve

Mission agrave

New York

Mission agrave Vienne

Autres missions

Administrations publiques Total

PRK Reacutepublique populaire deacutemocratique de Coreacutee 0 1 0 0 0 1

CZE Reacutepublique tchegraveque 0 2 4 0 2 8 TZA Reacutepublique-Unie de

Tanzanie 0 5 0 0 0 5 ROM Roumanie 1 4 0 0 0 5 GBR Royaume-Uni de

Grande-Bretagne et drsquoIrlande du Nord 2 5 0 0 4 11

RWA Rwanda 0 3 0 5 0 8 LCA Sainte-Lucie 0 1 0 0 0 1 KNA Saint-Kitts-et-Nevis 0 0 0 0 0 0 SMR Saint-Marin 0 3 0 0 1 4 VAT Saint-Siegravege 0 0 1 0 0 1 VCT Saint-Vincent-et-les

Grenadines 0 0 0 0 0 0 WSM Samoa 0 1 0 0 0 1 STP Sao Tomeacute-et-Principe 0 0 0 0 0 0 SEN Seacuteneacutegal 0 0 0 0 0 0 SYC Seychelles 0 1 0 0 0 1 SLE Sierra Leone 0 1 0 0 0 1 SGP Singapour 1 5 0 0 0 6 SVK Slovaquie 1 5 3 0 2 11 SVN Sloveacutenie 0 4 0 0 3 7 SOM Somalie 2 2 0 0 0 4 SDN Soudan 1 4 3 0 0 8 LKA Sri Lanka 1 1 1 0 0 3 SWE Suegravede 4 6 3 0 7 20 CHE Suisse 1 5 4 0 2 12 SUR Suriname 0 4 0 0 7 11 SWZ Swaziland 0 1 0 0 0 1 TJK Tadjikistan 0 3 0 0 0 3 TCD Tchad 0 1 0 0 0 1 THA Thaiumllande 4 1 4 1 6 16 TGO Togo 0 5 0 0 0 5 TON Tonga 0 2 0 0 1 3 TTO Triniteacute-et-Tobago 0 1 0 0 1 2 TUN Tunisie 0 4 1 0 0 5 TKM Turkmeacutenistan 0 4 0 0 0 4 TUR Turquie 2 1 4 0 0 7

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Pays Nombre de mots de passe demandeacutes et reacutepartition

Code Nom Mission agrave Genegraveve

Mission agrave

New York

Mission agrave Vienne

Autres missions

Administrations publiques Total

TUV Tuvalu 0 0 0 0 0 0 UKR Ukraine 3 4 0 0 4 11 URY Uruguay 1 4 4 0 13 VUT Vanuatu 0 0 0 0 0 0 VEN Venezuela 1 4 0 0 1 6 VNM Viet Nam 1 6 0 0 0 7 YEM Yeacutemen 5 2 3 0 1 11 YUG Yougoslavie 1 2 0 0 2 5 ZAR Zaiumlre 0 2 0 0 2 4 ZMB Zambie 1 0 0 0 0 1 ZWE Zimbabwe 0 2 0 0 0 2

4

Source Division de lrsquoinformatique

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Annexe III

ACCEgraveS AU SEacuteDOC NOMBRE DE MOTS DE PASSE ATTRIBUEacuteS Agrave DES ORGANISATIONS OU ORGANISMES DU SYSTEgraveME DES NATIONS UNIES

Programmes et fonds de lrsquoOrganisation des Nations Unies CNUCED 136 Centre du commerce international 27 PNUCID 115 PNUE 128 ONU-Habitat 3 PNUD 102 UNIFEM 4 VNU 4 FNUAP 6 HCR 24 UNICEF 55 PAM 4 UNRWA 8

Autres organismes des Nations Unies HCDH 12 UNOPS 18 UNU 12 UNSSC 0 ONUSIDA 1

Instituts de recherche et de formation INSTRAW 8 UNITAR 29 UNIDIR 12 UNICRI 0 UNRISD 13

Institutions speacutecialiseacutees OIT 25 FAO 13 UNESCO 25 OMS 38 Groupe de la Banque mondiale 8 FMI 8 OACI 9 OMI 2 UIT 4 UPU 3 OMM 9 OMPI 13 FIDA 8 ONUDI 41

Organisations apparenteacutees AIEA 39 OMC 8 OMT 0 Commission preacuteparatoire de lrsquoOTICE 1

Source Division de lrsquoinformatique 27 juin 2003

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• Cote du document
• Conseil eacuteconomique et social (Langues officiel
• Total

- 38 -

Pays Nombre de mots de passe demandeacutes et reacutepartition

Code Nom Mission agrave Genegraveve

Mission agrave

New York

Mission agrave Vienne

Autres missions

Administrations publiques Total

HTI Haiumlti 0 10 0 0 0 10 HND Honduras 2 4 0 0 2 8 HUN Hongrie 1 7 0 0 3 11 COK Icircles Cook 0 0 0 0 0 0 MHL Icircles Marshall 0 4 0 0 3 7 SLB Icircles Salomon 0 4 0 0 0 4 IND Inde 0 1 5 0 4 10 IDN Indoneacutesie 2 4 0 0 4 10 IRN Iran 3 4 2 0 4 13 IRQ Iraq 3 2 0 0 2 7 IRL Irlande 4 5 0 0 4 13 ISL Islande 2 5 0 0 4 11 ISR Israeumll 1 3 0 0 1 5 ITA Italie 8 4 2 0 2 16 LBY Jamahiriya arabe libyenne 0 4 1 0 0 5 JAM Jamaiumlque 0 4 0 0 1 5 JPN Japon 3 4 1 0 4 12 JOR Jordanie 1 1 0 0 2 4 KAZ Kazakhstan 0 5 0 0 2 7 KEN Kenya 1 3 0 0 0 4 KGZ Kirghizistan 0 6 0 0 2 8 KIR Kiribati 0 0 0 0 0 0 KWT Koweiumlt 1 1 0 0 0 2 LSO Lesotho 0 1 0 0 0 1 LVA Lettonie 5 5 0 0 1 11 LBN Liban 1 3 1 0 1 6 LBR Libeacuteria 0 0 0 0 0 0 LIE Liechtenstein 0 3 1 0 1 5 LTU Lituanie 1 1 0 0 5 7 LUX Luxembourg 2 1 1 0 0 4 MDG Madagascar 1 0 0 0 0 1 MYS Malaisie 3 1 0 0 6 10 MWI Malawi 0 5 0 0 6 11 MDV Maldives 0 1 0 0 1 2 MLI Mali 0 2 0 0 0 2 MLT Malte 1 2 0 0 1 4 MAR Maroc 2 6 0 0 4 12 MUS Maurice 5 2 0 0 0 7

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Pays Nombre de mots de passe demandeacutes et reacutepartition

Code Nom Mission agrave Genegraveve

Mission agrave

New York

Mission agrave Vienne

Autres missions

Administrations publiques Total

MRT Mauritanie 0 1 0 0 0 1 MEX Mexique 1 3 4 0 7 15 FSM Microneacutesie 0 5 0 0 0 5 MCO Monaco 1 1 0 0 0 2 MNG Mongolie 5 3 0 0 2 10 MOZ Mozambique 0 1 0 0 1 2 MMR Myanmar 1 1 0 4 0 6 NAM Namibie 0 4 0 0 5 9 NRU Nauru 0 6 0 0 0 6 NPL Neacutepal 0 4 0 0 0 4 NIC Nicaragua 0 4 0 0 4 8 NER Niger 0 0 0 0 0 0 NGA Nigeacuteria 1 2 0 0 0 3 NIU Nioueacute 0 0 0 0 0 0 NOR Norvegravege 1 3 0 0 6 10 NZL Nouvelle-Zeacutelande 4 4 0 0 4 12 OMN Oman 1 1 1 0 2 5 UGA Ouganda 1 2 0 3 1 7 UZB Ouzbeacutekistan 0 2 0 5 0 7 PAK Pakistan 1 3 5 0 5 14 PLW Palaos 0 0 0 0 0 0 PAN Panama 1 4 2 0 4 11 PNG Papouasie-Nouvelle-Guineacutee 0 3 0 0 1 4 PRY Paraguay 1 1 0 0 0 2 NLD Pays-Bas 1 2 1 0 4 8 PER Peacuterou 5 2 0 0 0 7 PHL Philippines 0 4 4 0 4 12 POL Pologne 3 1 1 0 3 8 PRT Portugal 0 2 3 0 1 6 QAT Qatar 0 3 0 0 7 10 SYR Reacutepublique arabe syrienne 1 4 0 0 6 11 CAF Reacutepublique centrafricaine 1 0 0 0 0 1 KOR Reacutepublique de Coreacutee 1 4 0 0 4 9 MDA Reacutepublique de Moldova 0 1 0 0 0 1 LAO Reacutepublique deacutemocratique

populaire lao 0 3 0 0 0 3 DOM Reacutepublique dominicaine 4 6 0 0 0 10

- 40 -

Pays Nombre de mots de passe demandeacutes et reacutepartition

Code Nom Mission agrave Genegraveve

Mission agrave

New York

Mission agrave Vienne

Autres missions

Administrations publiques Total

PRK Reacutepublique populaire deacutemocratique de Coreacutee 0 1 0 0 0 1

CZE Reacutepublique tchegraveque 0 2 4 0 2 8 TZA Reacutepublique-Unie de

Tanzanie 0 5 0 0 0 5 ROM Roumanie 1 4 0 0 0 5 GBR Royaume-Uni de

Grande-Bretagne et drsquoIrlande du Nord 2 5 0 0 4 11

RWA Rwanda 0 3 0 5 0 8 LCA Sainte-Lucie 0 1 0 0 0 1 KNA Saint-Kitts-et-Nevis 0 0 0 0 0 0 SMR Saint-Marin 0 3 0 0 1 4 VAT Saint-Siegravege 0 0 1 0 0 1 VCT Saint-Vincent-et-les

Grenadines 0 0 0 0 0 0 WSM Samoa 0 1 0 0 0 1 STP Sao Tomeacute-et-Principe 0 0 0 0 0 0 SEN Seacuteneacutegal 0 0 0 0 0 0 SYC Seychelles 0 1 0 0 0 1 SLE Sierra Leone 0 1 0 0 0 1 SGP Singapour 1 5 0 0 0 6 SVK Slovaquie 1 5 3 0 2 11 SVN Sloveacutenie 0 4 0 0 3 7 SOM Somalie 2 2 0 0 0 4 SDN Soudan 1 4 3 0 0 8 LKA Sri Lanka 1 1 1 0 0 3 SWE Suegravede 4 6 3 0 7 20 CHE Suisse 1 5 4 0 2 12 SUR Suriname 0 4 0 0 7 11 SWZ Swaziland 0 1 0 0 0 1 TJK Tadjikistan 0 3 0 0 0 3 TCD Tchad 0 1 0 0 0 1 THA Thaiumllande 4 1 4 1 6 16 TGO Togo 0 5 0 0 0 5 TON Tonga 0 2 0 0 1 3 TTO Triniteacute-et-Tobago 0 1 0 0 1 2 TUN Tunisie 0 4 1 0 0 5 TKM Turkmeacutenistan 0 4 0 0 0 4 TUR Turquie 2 1 4 0 0 7

- 41 -

Pays Nombre de mots de passe demandeacutes et reacutepartition

Code Nom Mission agrave Genegraveve

Mission agrave

New York

Mission agrave Vienne

Autres missions

Administrations publiques Total

TUV Tuvalu 0 0 0 0 0 0 UKR Ukraine 3 4 0 0 4 11 URY Uruguay 1 4 4 0 13 VUT Vanuatu 0 0 0 0 0 0 VEN Venezuela 1 4 0 0 1 6 VNM Viet Nam 1 6 0 0 0 7 YEM Yeacutemen 5 2 3 0 1 11 YUG Yougoslavie 1 2 0 0 2 5 ZAR Zaiumlre 0 2 0 0 2 4 ZMB Zambie 1 0 0 0 0 1 ZWE Zimbabwe 0 2 0 0 0 2

4

Source Division de lrsquoinformatique

- 42 -

Annexe III

ACCEgraveS AU SEacuteDOC NOMBRE DE MOTS DE PASSE ATTRIBUEacuteS Agrave DES ORGANISATIONS OU ORGANISMES DU SYSTEgraveME DES NATIONS UNIES

Programmes et fonds de lrsquoOrganisation des Nations Unies CNUCED 136 Centre du commerce international 27 PNUCID 115 PNUE 128 ONU-Habitat 3 PNUD 102 UNIFEM 4 VNU 4 FNUAP 6 HCR 24 UNICEF 55 PAM 4 UNRWA 8

Autres organismes des Nations Unies HCDH 12 UNOPS 18 UNU 12 UNSSC 0 ONUSIDA 1

Instituts de recherche et de formation INSTRAW 8 UNITAR 29 UNIDIR 12 UNICRI 0 UNRISD 13

Institutions speacutecialiseacutees OIT 25 FAO 13 UNESCO 25 OMS 38 Groupe de la Banque mondiale 8 FMI 8 OACI 9 OMI 2 UIT 4 UPU 3 OMM 9 OMPI 13 FIDA 8 ONUDI 41

Organisations apparenteacutees AIEA 39 OMC 8 OMT 0 Commission preacuteparatoire de lrsquoOTICE 1

Source Division de lrsquoinformatique 27 juin 2003

-----

• Cote du document
• Conseil eacuteconomique et social (Langues officiel
• Total

- 39 -

Pays Nombre de mots de passe demandeacutes et reacutepartition

Code Nom Mission agrave Genegraveve

Mission agrave

New York

Mission agrave Vienne

Autres missions

Administrations publiques Total

MRT Mauritanie 0 1 0 0 0 1 MEX Mexique 1 3 4 0 7 15 FSM Microneacutesie 0 5 0 0 0 5 MCO Monaco 1 1 0 0 0 2 MNG Mongolie 5 3 0 0 2 10 MOZ Mozambique 0 1 0 0 1 2 MMR Myanmar 1 1 0 4 0 6 NAM Namibie 0 4 0 0 5 9 NRU Nauru 0 6 0 0 0 6 NPL Neacutepal 0 4 0 0 0 4 NIC Nicaragua 0 4 0 0 4 8 NER Niger 0 0 0 0 0 0 NGA Nigeacuteria 1 2 0 0 0 3 NIU Nioueacute 0 0 0 0 0 0 NOR Norvegravege 1 3 0 0 6 10 NZL Nouvelle-Zeacutelande 4 4 0 0 4 12 OMN Oman 1 1 1 0 2 5 UGA Ouganda 1 2 0 3 1 7 UZB Ouzbeacutekistan 0 2 0 5 0 7 PAK Pakistan 1 3 5 0 5 14 PLW Palaos 0 0 0 0 0 0 PAN Panama 1 4 2 0 4 11 PNG Papouasie-Nouvelle-Guineacutee 0 3 0 0 1 4 PRY Paraguay 1 1 0 0 0 2 NLD Pays-Bas 1 2 1 0 4 8 PER Peacuterou 5 2 0 0 0 7 PHL Philippines 0 4 4 0 4 12 POL Pologne 3 1 1 0 3 8 PRT Portugal 0 2 3 0 1 6 QAT Qatar 0 3 0 0 7 10 SYR Reacutepublique arabe syrienne 1 4 0 0 6 11 CAF Reacutepublique centrafricaine 1 0 0 0 0 1 KOR Reacutepublique de Coreacutee 1 4 0 0 4 9 MDA Reacutepublique de Moldova 0 1 0 0 0 1 LAO Reacutepublique deacutemocratique

populaire lao 0 3 0 0 0 3 DOM Reacutepublique dominicaine 4 6 0 0 0 10

- 40 -

Pays Nombre de mots de passe demandeacutes et reacutepartition

Code Nom Mission agrave Genegraveve

Mission agrave

New York

Mission agrave Vienne

Autres missions

Administrations publiques Total

PRK Reacutepublique populaire deacutemocratique de Coreacutee 0 1 0 0 0 1

CZE Reacutepublique tchegraveque 0 2 4 0 2 8 TZA Reacutepublique-Unie de

Tanzanie 0 5 0 0 0 5 ROM Roumanie 1 4 0 0 0 5 GBR Royaume-Uni de

Grande-Bretagne et drsquoIrlande du Nord 2 5 0 0 4 11

RWA Rwanda 0 3 0 5 0 8 LCA Sainte-Lucie 0 1 0 0 0 1 KNA Saint-Kitts-et-Nevis 0 0 0 0 0 0 SMR Saint-Marin 0 3 0 0 1 4 VAT Saint-Siegravege 0 0 1 0 0 1 VCT Saint-Vincent-et-les

Grenadines 0 0 0 0 0 0 WSM Samoa 0 1 0 0 0 1 STP Sao Tomeacute-et-Principe 0 0 0 0 0 0 SEN Seacuteneacutegal 0 0 0 0 0 0 SYC Seychelles 0 1 0 0 0 1 SLE Sierra Leone 0 1 0 0 0 1 SGP Singapour 1 5 0 0 0 6 SVK Slovaquie 1 5 3 0 2 11 SVN Sloveacutenie 0 4 0 0 3 7 SOM Somalie 2 2 0 0 0 4 SDN Soudan 1 4 3 0 0 8 LKA Sri Lanka 1 1 1 0 0 3 SWE Suegravede 4 6 3 0 7 20 CHE Suisse 1 5 4 0 2 12 SUR Suriname 0 4 0 0 7 11 SWZ Swaziland 0 1 0 0 0 1 TJK Tadjikistan 0 3 0 0 0 3 TCD Tchad 0 1 0 0 0 1 THA Thaiumllande 4 1 4 1 6 16 TGO Togo 0 5 0 0 0 5 TON Tonga 0 2 0 0 1 3 TTO Triniteacute-et-Tobago 0 1 0 0 1 2 TUN Tunisie 0 4 1 0 0 5 TKM Turkmeacutenistan 0 4 0 0 0 4 TUR Turquie 2 1 4 0 0 7

- 41 -

Pays Nombre de mots de passe demandeacutes et reacutepartition

Code Nom Mission agrave Genegraveve

Mission agrave

New York

Mission agrave Vienne

Autres missions

Administrations publiques Total

TUV Tuvalu 0 0 0 0 0 0 UKR Ukraine 3 4 0 0 4 11 URY Uruguay 1 4 4 0 13 VUT Vanuatu 0 0 0 0 0 0 VEN Venezuela 1 4 0 0 1 6 VNM Viet Nam 1 6 0 0 0 7 YEM Yeacutemen 5 2 3 0 1 11 YUG Yougoslavie 1 2 0 0 2 5 ZAR Zaiumlre 0 2 0 0 2 4 ZMB Zambie 1 0 0 0 0 1 ZWE Zimbabwe 0 2 0 0 0 2

4

Source Division de lrsquoinformatique

- 42 -

Annexe III

ACCEgraveS AU SEacuteDOC NOMBRE DE MOTS DE PASSE ATTRIBUEacuteS Agrave DES ORGANISATIONS OU ORGANISMES DU SYSTEgraveME DES NATIONS UNIES

Programmes et fonds de lrsquoOrganisation des Nations Unies CNUCED 136 Centre du commerce international 27 PNUCID 115 PNUE 128 ONU-Habitat 3 PNUD 102 UNIFEM 4 VNU 4 FNUAP 6 HCR 24 UNICEF 55 PAM 4 UNRWA 8

Autres organismes des Nations Unies HCDH 12 UNOPS 18 UNU 12 UNSSC 0 ONUSIDA 1

Instituts de recherche et de formation INSTRAW 8 UNITAR 29 UNIDIR 12 UNICRI 0 UNRISD 13

Institutions speacutecialiseacutees OIT 25 FAO 13 UNESCO 25 OMS 38 Groupe de la Banque mondiale 8 FMI 8 OACI 9 OMI 2 UIT 4 UPU 3 OMM 9 OMPI 13 FIDA 8 ONUDI 41

Organisations apparenteacutees AIEA 39 OMC 8 OMT 0 Commission preacuteparatoire de lrsquoOTICE 1

Source Division de lrsquoinformatique 27 juin 2003

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• Cote du document
• Conseil eacuteconomique et social (Langues officiel
• Total

- 40 -

Pays Nombre de mots de passe demandeacutes et reacutepartition

Code Nom Mission agrave Genegraveve

Mission agrave

New York

Mission agrave Vienne

Autres missions

Administrations publiques Total

PRK Reacutepublique populaire deacutemocratique de Coreacutee 0 1 0 0 0 1

CZE Reacutepublique tchegraveque 0 2 4 0 2 8 TZA Reacutepublique-Unie de

Tanzanie 0 5 0 0 0 5 ROM Roumanie 1 4 0 0 0 5 GBR Royaume-Uni de

Grande-Bretagne et drsquoIrlande du Nord 2 5 0 0 4 11

RWA Rwanda 0 3 0 5 0 8 LCA Sainte-Lucie 0 1 0 0 0 1 KNA Saint-Kitts-et-Nevis 0 0 0 0 0 0 SMR Saint-Marin 0 3 0 0 1 4 VAT Saint-Siegravege 0 0 1 0 0 1 VCT Saint-Vincent-et-les

Grenadines 0 0 0 0 0 0 WSM Samoa 0 1 0 0 0 1 STP Sao Tomeacute-et-Principe 0 0 0 0 0 0 SEN Seacuteneacutegal 0 0 0 0 0 0 SYC Seychelles 0 1 0 0 0 1 SLE Sierra Leone 0 1 0 0 0 1 SGP Singapour 1 5 0 0 0 6 SVK Slovaquie 1 5 3 0 2 11 SVN Sloveacutenie 0 4 0 0 3 7 SOM Somalie 2 2 0 0 0 4 SDN Soudan 1 4 3 0 0 8 LKA Sri Lanka 1 1 1 0 0 3 SWE Suegravede 4 6 3 0 7 20 CHE Suisse 1 5 4 0 2 12 SUR Suriname 0 4 0 0 7 11 SWZ Swaziland 0 1 0 0 0 1 TJK Tadjikistan 0 3 0 0 0 3 TCD Tchad 0 1 0 0 0 1 THA Thaiumllande 4 1 4 1 6 16 TGO Togo 0 5 0 0 0 5 TON Tonga 0 2 0 0 1 3 TTO Triniteacute-et-Tobago 0 1 0 0 1 2 TUN Tunisie 0 4 1 0 0 5 TKM Turkmeacutenistan 0 4 0 0 0 4 TUR Turquie 2 1 4 0 0 7

- 41 -

Pays Nombre de mots de passe demandeacutes et reacutepartition

Code Nom Mission agrave Genegraveve

Mission agrave

New York

Mission agrave Vienne

Autres missions

Administrations publiques Total

TUV Tuvalu 0 0 0 0 0 0 UKR Ukraine 3 4 0 0 4 11 URY Uruguay 1 4 4 0 13 VUT Vanuatu 0 0 0 0 0 0 VEN Venezuela 1 4 0 0 1 6 VNM Viet Nam 1 6 0 0 0 7 YEM Yeacutemen 5 2 3 0 1 11 YUG Yougoslavie 1 2 0 0 2 5 ZAR Zaiumlre 0 2 0 0 2 4 ZMB Zambie 1 0 0 0 0 1 ZWE Zimbabwe 0 2 0 0 0 2

4

Source Division de lrsquoinformatique

- 42 -

Annexe III

ACCEgraveS AU SEacuteDOC NOMBRE DE MOTS DE PASSE ATTRIBUEacuteS Agrave DES ORGANISATIONS OU ORGANISMES DU SYSTEgraveME DES NATIONS UNIES

Programmes et fonds de lrsquoOrganisation des Nations Unies CNUCED 136 Centre du commerce international 27 PNUCID 115 PNUE 128 ONU-Habitat 3 PNUD 102 UNIFEM 4 VNU 4 FNUAP 6 HCR 24 UNICEF 55 PAM 4 UNRWA 8

Autres organismes des Nations Unies HCDH 12 UNOPS 18 UNU 12 UNSSC 0 ONUSIDA 1

Instituts de recherche et de formation INSTRAW 8 UNITAR 29 UNIDIR 12 UNICRI 0 UNRISD 13

Institutions speacutecialiseacutees OIT 25 FAO 13 UNESCO 25 OMS 38 Groupe de la Banque mondiale 8 FMI 8 OACI 9 OMI 2 UIT 4 UPU 3 OMM 9 OMPI 13 FIDA 8 ONUDI 41

Organisations apparenteacutees AIEA 39 OMC 8 OMT 0 Commission preacuteparatoire de lrsquoOTICE 1

Source Division de lrsquoinformatique 27 juin 2003

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• Cote du document
• Conseil eacuteconomique et social (Langues officiel
• Total

- 41 -

Pays Nombre de mots de passe demandeacutes et reacutepartition

Code Nom Mission agrave Genegraveve

Mission agrave

New York

Mission agrave Vienne

Autres missions

Administrations publiques Total

TUV Tuvalu 0 0 0 0 0 0 UKR Ukraine 3 4 0 0 4 11 URY Uruguay 1 4 4 0 13 VUT Vanuatu 0 0 0 0 0 0 VEN Venezuela 1 4 0 0 1 6 VNM Viet Nam 1 6 0 0 0 7 YEM Yeacutemen 5 2 3 0 1 11 YUG Yougoslavie 1 2 0 0 2 5 ZAR Zaiumlre 0 2 0 0 2 4 ZMB Zambie 1 0 0 0 0 1 ZWE Zimbabwe 0 2 0 0 0 2

4

Source Division de lrsquoinformatique

- 42 -

Annexe III

ACCEgraveS AU SEacuteDOC NOMBRE DE MOTS DE PASSE ATTRIBUEacuteS Agrave DES ORGANISATIONS OU ORGANISMES DU SYSTEgraveME DES NATIONS UNIES

Programmes et fonds de lrsquoOrganisation des Nations Unies CNUCED 136 Centre du commerce international 27 PNUCID 115 PNUE 128 ONU-Habitat 3 PNUD 102 UNIFEM 4 VNU 4 FNUAP 6 HCR 24 UNICEF 55 PAM 4 UNRWA 8

Autres organismes des Nations Unies HCDH 12 UNOPS 18 UNU 12 UNSSC 0 ONUSIDA 1

Instituts de recherche et de formation INSTRAW 8 UNITAR 29 UNIDIR 12 UNICRI 0 UNRISD 13

Institutions speacutecialiseacutees OIT 25 FAO 13 UNESCO 25 OMS 38 Groupe de la Banque mondiale 8 FMI 8 OACI 9 OMI 2 UIT 4 UPU 3 OMM 9 OMPI 13 FIDA 8 ONUDI 41

Organisations apparenteacutees AIEA 39 OMC 8 OMT 0 Commission preacuteparatoire de lrsquoOTICE 1

Source Division de lrsquoinformatique 27 juin 2003

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• Cote du document
• Conseil eacuteconomique et social (Langues officiel
• Total

- 42 -

Annexe III

ACCEgraveS AU SEacuteDOC NOMBRE DE MOTS DE PASSE ATTRIBUEacuteS Agrave DES ORGANISATIONS OU ORGANISMES DU SYSTEgraveME DES NATIONS UNIES

Programmes et fonds de lrsquoOrganisation des Nations Unies CNUCED 136 Centre du commerce international 27 PNUCID 115 PNUE 128 ONU-Habitat 3 PNUD 102 UNIFEM 4 VNU 4 FNUAP 6 HCR 24 UNICEF 55 PAM 4 UNRWA 8

Autres organismes des Nations Unies HCDH 12 UNOPS 18 UNU 12 UNSSC 0 ONUSIDA 1

Instituts de recherche et de formation INSTRAW 8 UNITAR 29 UNIDIR 12 UNICRI 0 UNRISD 13

Institutions speacutecialiseacutees OIT 25 FAO 13 UNESCO 25 OMS 38 Groupe de la Banque mondiale 8 FMI 8 OACI 9 OMI 2 UIT 4 UPU 3 OMM 9 OMPI 13 FIDA 8 ONUDI 41

Organisations apparenteacutees AIEA 39 OMC 8 OMT 0 Commission preacuteparatoire de lrsquoOTICE 1

Source Division de lrsquoinformatique 27 juin 2003

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• Cote du document
• Conseil eacuteconomique et social (Langues officiel
• Total