Frukostseminarium  25  augus1  2011    på  Nalen/Stacken  i  Stockholm  

 Lisa  Sjöström,  Rapsodi  Kommunika1on  

Lisa:  Jag  heter  Lisa  Sjöström.  Jag  driver  Rapsodi  Kommunika1on.  Det  var  meningen  aH  jag  skulle  arbeta  som  jurist,  men  lusten  aH  jobba  med  färg  och  form  tog  över.  Men  jag  tog  min  examen  och  byHe  sedan  bana  och  blev  formgivare.  Under  studie1den  lärde  jag  mig  aH  hantera  stora  mängder  informa0on  och  aH  plocka  ut  det  vik0gaste.  Det  har  jag  nyHa  av  när  jag  jobbar  med  kommunika0on  och  framför  allt  med  powerpointbilder.  Det  här  kommer  inte  aH  handla  om  hur  programmet  Powerpoint  fungerar  rent  tekniskt  utan  om  hur  avsändare  och  mo;agare  fungerar.  

Lisa:  Minst  så  här  mycket  text  brukar  många  –  även  de  smarta  –  skriva  på  sina  powerpointbilder.    En  föreläsare  pratar  och  säger  inte  ens  det  som  står  på  bilden.  Publiken  läser.  Vad  blir  publikens  upplevelse  av  det?    

Lisa:  Trots  aH  det  egentligen  räcker  med  det  här!  Det  finns  ingen  som  kan  läsa  och  lyssna  sam0digt.  Varför  lägga  mer  text  på  powerpointbilderna  än  vad  som  behövs?  

Lisa:  När  man  gör  powerpointbilder  tycker  jag  aH  man  ska  ställa  samma  höga  krav  på  innehåll  och  u>ormning  som  man  gör  med  1ll  exempel  en  genomarbetad  broschyr  som  beskriver  företagets  produkter  och/eller  tjänster.    Jag  har  funderat  på  hur  mycket  dåliga  ppt-­‐bilder  egentligen  kostar  för  företagen?  Är  det  veZgt  utnyHjad  1d  aH  människor  på  alla  nivåer  i  företagen  använder  sin  arbets1d  1ll  aH  göra  ppt-­‐bilder  som  dessutom  o\a  är  dåliga?    

Lisa:  En  sak  som  jag  tycker  är  ännu  vik1gare  i  längden  är  aH  bra  ppt-­‐bilder  ger  goodwill.  Precis  som  väl  genomarbetade  och  snygga  broschyrer  eller  annat  material  som  företaget  ta  fram.  Dåliga  ppt-­‐bilder,  t  ex  med  tön1ga  clip-­‐artgubbar,  ger  bara  badwill  och  sannolikt  eH  antal  missade  affärer.    

R. Virchow

Der Mensch ist so alt wie seine

Gefässe

Longevity is vascular question - a man is only as old as

his arteries

Stor skillnad på åldern på kärlen och den kronologiska åldern hos dialyspatienter.

Lisa: Här är ett exempel på en riktigt gräslig powerpointbild. Hur är det tänkt att man ska uppfatta budskapet?

Lisa:  Här  är  eH  dåligt  exempel  1ll.  AH  lägga  för  mycket  informa1on  på  sina  powerpointbilder  är  det  absolut  vanligaste  misstaget.  Nästan  alla  gör  det.  Om publiken ska läsa sig till budskapet kan väl talaren lika gärna gå hem?  

Lisa:  Jag  har  jobbat  med  presenta1oner  och  powerpointbilder  i  20  år  nu  och  har  kommit  fram  1ll  en  metod  i  fyra  enkla  steg  som  gör  aH  man  undviker  vanliga  fällor  och  fel.    Första  steget  är  eH  mantra  som  du  kan  upprepa  gång  på  gång  när  dugör  en  presenta1on.  Det  är  så  här:  (nästa  bild)  

Lisa:  Vad  är  vik1gast  just  där  och  just  då?  Just  där  och  just  då  är  det  specifika  presenta1ons1llfället  som  du  gör  en  presenta1on  för.    Hur  ska  man  veta  vad  som  är  vik1gast  just  där  och  just  då?  Jo  ,  då  måste  vi  ha  några  saker  klart  för  oss…  (nästa  bidl)  

Lisa:  Vad  är  det  som  ska  uppnås  med  presenta1onen?  Till  vem  eller  vilka  vänder  vi  oss?    Vilket  är  vårt  vik1gaste  budskap?  Vad  vill  vi  aH  målgruppen  ska  veta,  tycka,  eller  göra?    Hur  ska  presenta1onen  användas?  Med  talare  eller  utan  –  som  eH  självgående  bildspel?    

Lisa:  Det  här  är  eH  bra  exempel  på  anpassad  informa1on.  En  ekonomichef  redogjorde  för  ekonomin  de  tre  senaste  kvartalen  på  en  intern  konferens.    Hon  behövde  inte  prata  på  detaljnivå  då  utan  valde  aH  beräHa  och  visa  det  som  var  vik0gast  just  där  och  just  då.    

Lisa:  EH  rik1gt  bra  säH  aH  anpassa  sin  presenta1on  1ll  eH  specifikt  1llfälle  är  aH  göra  den  klickbar.  Det  blir  ungefär  som  webbsidor,  fast  med  mycket  mindre  info  på  varje  sida.  Presenta1onen  blir  målgruppsstyrd  –  man  kan  lägga  in  info  för  olika  fördjupningsgrader  och  anpassa  siH  säH  aH  förklara  under  1den  man  håller  presenta1onen.  Man  kan  använda  samma  presenta1on  aH  prata  1ll  15  minuter  eller  4  1mmar  om  man  har  lagt  in  1llräckligt  mycket  informa1on  i  den.    Suveränt  för    •  Säljpresenta1oner  •  Förklaringar  av  komplexa  flöden/processer/strukturer  •  Utbildning    

Lisa:  För  aH  få  struktur  på  sin  presenta1on  är  det  bra  aH  börja  med  aH  skriva  ner  siH  budskap  i  t  ex  Word  utan  aH  tänka  på  vilka  bilder  som  ska  visas.    Många  använder  själva  powerpointbilderna  som  siH  manus.  Vad  leder  det  1ll?  Jo,  för  mycket  info  på  bilderna.  Så  här  kan  det  se  ut  …  (nästa  bild)  

• Vi kan förvänta oss en epidemi av kronisk njursvikt inom 10-20 år. • Trots de senaste årens tekniska framsteg inom dialys-behandling har överlevnaden inte förbättrats. • Riskfaktorer för hjärt-kärlsjukdom och död skiljer sig åt mellan njurfriska och njursjuka patienter. • Med genetisk diagnostik kan riskpatienter identifieras långt innan allvarliga komplikationer uppstår. • Forskning på njursjuka patienter kan lära oss mycket om uppkomst-mekanismer för åderförkalkning även hos njurfriska.

Vad har vi lärt oss de senaste 30 åren?

Lisa: Ett exempel på en bild där man har skrivit sitt manus direkt på bilden. Inte bra! Publiken har svårt att låta bli att läsa texten och tappar fokus från det talaren berättar.

Lisa:  Har  ni  tänkt  på  aH  bakom  alla  torra  fakta  som  vi  serveras  på  seminarier  finns  det  historier  om  människor?  Försök  aH  hi;a  en  mänsklig  historia  bakom  de  fakta  du  ska  presentera  och  lägg  in  den  i  manuset.    

Lisa:  Först  e\er  aH  manuset  är  klart  är  det  dags  aH  öppna  Powerpoint  och  börja  fundera  på  hur  bilderna  ska  se  ut!  Brukar  du,  som  alla  andra,  istället  börja  med  aH  öppna  powerpoint  och  göra  bilder  direkt?  Okej,  du  behöver  inte  svara  J    

Lisa:  Och  hur  ska  man  veta  vad  man  ska  visa  på  sina  powerpointbilder,  då?  Vad  är  det  vi  ska  ly\a  fram  ur  vårt  manus?    Super1ps:  Powerpointbilden  ska  vara  som  en  rubrik  i  en  1dning.  Rubriken  är  det  som  visas  på  powerpointbilden.  Resten  ska  man  beräHa!  EH  annat  1ps  är  aH  1Ha  på  hur  dags1dningarna  skriver  sina  löpsedlar  –  kort  och  koncist.  Gör  likadant  när  du  gör  dina  powerpointbilder!    

Lisa:  Det  här  är  en  ganska  tråkig  bild.  Visserligen  innehåller  den  inte  så  mycket  informa1on,  men  det  kan  ändå  göras  roligare.  Jag  har  delat  upp  den  i  fyra  bilder  som  visar  hur  mycket  trevligare  det  blir  med  foton  på  powerpointbilderna  …  (nästa  bild)      

!"#$%&"#'("''%)

!"#$%&'($)*(+',$-.&,/-$0"$("*$-*11"2.$#+.3$0/0+4&./0$4"'./'.$%&25/.+',$&--/.-$&'0$.&4.+4-6

!"!#$%&'(&'#)*+,('-&.#'+(&/0!!"!!#$%&!'($!)*++!,-#.$/!#$,-0', +1

!"!!#

$"!!#

%!"!!#

%$"!!#

&!"!!#

&$"!!#

!

%

&

'

(

$

)*+,-./01-$

1*.-23+,

!"#$%&$'"()*()$+,"-.')%"($/"0.1*$'!2(3%(3$4*2,$"/*,$4*2,5

2345!6+!745849:!;<!54=7;9>49:=!=44!?9!@9854?=4!@9!8;9:49:!75;>A8:@;9!@9!)*++B!?9>!;9CD!)!745849:!=44!?!>4854?=4E!F;5!+G!745849:!;<!H?5I4:45=B!8;9:49:!3;CAH4!=:?D=!<C?:E

IncreaseStays Flat

Not SureDecrease

70.5%

13.9%

13.9%

1.6%

Kommer man att öka eller minska content?

Källa:  IT  Marke-ng  World  

Lisa:  EH  tradi1onellt  tråkigt  diagram.  Vad  är  det  egentligen  man  vill  visa?  Jo,  aH  70,5%  vill  öka  content  och  1,6%  vill  minska.  Det  kan  man  visa  så  här  istället  …  (nästa  bild)  

Lisa:  Den  här  bilden  är  ganska  okej.  Ren  och  prydlig  men  jag  lovar  aH  publiken  kommer  ihåg  budskapet  om  man  gör  så  här  istället  …  (nästa  bild)  

Lisa:  EH  av  de  vanligaste  argumenten  mot  aH  ha  lite  text  på  powerpointbilderna  är  aH  man  vill  kunna  använda  dem  som  dokumenta1on  av  sin  presenta1on.  Man  menar  aH  man  behöver  skriva  långa  texter  annars  kommer  ingen  aH  förstå.    Men  hallå!  Vad  är  vik1gast  just  där  och  just  då?  I  presenta1ons-­‐1llfället?  AH  publiken  lyssnar  och  inte  irriteras  av  dåliga  bilder,  eller  hur?  Dokumenta1ons1llfället  är  något  helt  annat.  Lämna  därför  istället  ut  en  sammanfaHning  av  presenta1onen  i  eH  worddokument.  Eller  gör  en  sådan  här  nätversion  med  pratbubblor  av  din  presenta1on.  

PRESENTATIONSANALYS

Många har problem med att komma igång och göra powerpointpresen-

tationer. Man kommer helt enkelt inte ur startblocken. Eller så är det

svårt att få en överblick över de presentationer som finns i företaget

och vad man uppnår med dem. Fyller de sitt syfte? Kan de anpassas till

de olika tillfällen de används i?

Känner du igen dig?

Skicka en presentation till mig. Jag bjuder på en översiktligt genom-

gång och kommer med tips på hur du ska ändra den så att den bättre

bär fram budskapet till mottagaren.

Om du vill jobba vidare med presentationen bokar vi sedan ett möte för

en workshop där vi går igenom presentationen i detalj.

Lisa Sjöström

0708-262120

lisa@rapsodikommunikation.se

www.rapsodikommunika1on.se  

lisa@rapsodikommunika1on.se  

rapsodikommunika1on.se/blogg  

0708-­‐262120