Tutorial Membuat Aplikasi Absensi Menggunakan Microsoft Access 2013
DTU MICROSOFT ACCESS Modul Aplikasi Terintegrasi · file Olah Data Akuntansi.accdb ... mengolah...
Transcript of DTU MICROSOFT ACCESS Modul Aplikasi Terintegrasi · file Olah Data Akuntansi.accdb ... mengolah...
1
DTU MICROSOFT ACCESS
PUSDIKLAT KEUANGAN UMUM
Badan Pendidikan Dan Pelatihan Keuangan
Kementerian Keuangan R.I
Modul
Aplikasi Terintegrasi
Soffan Marsus
Modul: Aplikasi Terintegrasi
Modul: Microsoft Word
I
MODUL
APLIKASI TERINTEGRASI
Oleh:
SOFFAN MARSUS
KEMENTERIAN KEUANGAN REPUBLIK INDONESIA
BADAN PENDIDIKAN DAN PELATIHAN KEUANGAN
PUSDIKLAT KEUANGAN UMUM
2015
DIKLAT TEKNIS UMUM
DIKLAT MICROSOFT ACCESS
Modul: Aplikasi Terintegrasi
Modul: Microsoft Word
II
Identitas Modul
Judul Modul:
Aplikasi Terintegrasi
Penulis:
Soffan Marsus
Digunakan untuk:
Diklat Teknis Umum Microsoft Access
Pusdiklat Keuangan Umum
Badan Pendidikan dan Pelatihan
Kementerian Keuangan Republik Indonesia
Cetakan Pertama
2015
Modul: Aplikasi Terintegrasi
Modul: Microsoft Word
III
Kata Pengantar
Puji syukur kami panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa atas rahmat-Nya
sehingga penyusunan modul Aplikasi Terintegrasiuntuk Diklat Microsoft Access dapat
diselesaikan dengan baik. Modul ini digunakan sebagai acuan atau pedoman bagi
pengajar, peserta, dan pihak penyelenggara diklat agar tujuan pembelajaran dapat
tercapai secara sistematis dan efektif, baik dengan metode classical maupun e-learning
Modul Aplikasi Terintegrasi ini disusun oleh Saudara Soffan Marsus berdasarkan
Keputusan Kuasa Pengguna Anggaran Pusat Pendidikan dan Pelatihan Keuangan Umum
Nomor KEP-17/PP.7/2015 tanggal 13 Januari 2015 tentang Pembentukan Tim
Penyusunan Modul Diklat di Lingkungan Pusat Pendidikan dan Pelatihan Keuangan
Umum Tahun Anggaran 2015. Modul ini membantu peserta untuk meningkatkan
pengetahuan dan skill dalam mengembangkan Aplikasi Terintegrasi dengan Microsoft
Access
Penyusunan modul ini mendapatkan dukungan dari berbagai pihak, antara lain
unit pengguna diklat, narasumber, widyaiswara, dan pejabat struktural di lingkungan
Pusdiklat Keuangan Umum. Oleh karena itu, pada kesempatan ini kami mengucapkan
terima kasih kepada semua pihak yang telah membantu proses penyusunan modul ini.
Kami menyadari sepenuhnya bahwa dalam penyusunan modul masih banyak
kekurangan, untuk itu kritik dan saran yang membangun dari pembaca sangat
diharapkan demi kesempurnaan modul ini. Semoga modul ini bermanfaat bagi peserta,
pengajar, panitia diklat, dan pembaca lainnya
Jakarta, Desember 2015
Kepala Pusdiklat Keuangan Umum,
ttd
Syamsu Syakbani NIP 195902241980031001
Modul: Aplikasi Terintegrasi
Modul: Microsoft Word
IV
Daftar Isi
IDENTITAS MODUL ...................................................................................................................... II
KATA PENGANTAR ..................................................................................................................... III
DAFTAR ISI ................................................................................................................................ IV
DAFTAR TABEL .......................................................................................................................... VI
DAFTAR GAMBAR .................................................................................................................... VII
PETUNJUK PENGGUNAAN ..........................................................................................................IX
PETA KONSEP .............................................................................................................................XI
PENDAHULUAN ........................................................................................................................... 2
1. DESKRIPSI ............................................................................................................................... 2
2. PRASYARAT KOMPETENSI ........................................................................................................... 2
3. STANDAR KOMPETENSI.............................................................................................................. 2
4. KOMPETENSI DASAR ................................................................................................................. 2
5. RELEVANSI MODUL .................................................................................................................. 2
KEGIATAN BELAJAR ..................................................................................................................... 4
KB 1: MICROSOFT ACCESS UNTUK MENGOLAH DATA ....................................................................... 4
1. Mengimpor dan Mengkonversi Data ............................................................................... 5
2. Menyiapkan Data Sebelum Diolah ................................................................................... 7
3. Menyusun Statistik Data .................................................................................................. 9
4. Memeriksa Data ............................................................................................................. 13
5. Menstratifikasi dan Mengelompokkan Data .................................................................. 18
6. Melengkapi dan Meringkas Data ................................................................................... 25
Latihan/Tugas ......................................................................................................................... 31
Rangkuman ............................................................................................................................ 31
Tes Formatif 1 ......................................................................................................................... 32
Umpan Balik dan Tindak Lanjut .............................................................................................. 34
KB 2: MICROSOFT ACCESS UNTUK APLIKASI PERSURATAN .............................................................. 35
1. Menyiapkan Business Model .......................................................................................... 36
2. Menuangkan Business Model ke Dalam Tabel Relasional ............................................. 38
3. Menyusun Form .............................................................................................................. 47
Modul: Aplikasi Terintegrasi
Modul: Microsoft Word
V
4. Menyusun Report ........................................................................................................... 54
5. Membuat Menu Aplikasi dengan Switchboard .............................................................. 56
Latihan/ Tugas ........................................................................................................................ 58
Rangkuman ............................................................................................................................ 58
Tes Formatif 2 ......................................................................................................................... 59
Umpan Balik dan Tindak Lanjut .............................................................................................. 61
KB 3: MICROSOFT ACCESS UNTUK APLIKASI AKUNTANSI PERUSAHAAN JASA ................................. 62
1. Memahami Business Model Akuntansi Perusahaan Jasa ............................................... 62
2. Menuangkan Business Model ke Dalam Tabel Relasional ............................................. 66
3. Menyusun Form dan Query ............................................................................................ 72
4. Menyusun report ............................................................................................................ 75
5. Menyusun Menu Aplikasi ............................................................................................... 79
Rangkuman ............................................................................................................................ 81
Tes Formatif 3 ......................................................................................................................... 81
Umpan Balik dan Tindak Lanjut .............................................................................................. 84
PENUTUP .................................................................................................................................. 85
TES SUMATIF ............................................................................................................................. 86
KUNCI JAWABAN ...................................................................................................................... 91
DAFTAR PUSTAKA ..................................................................................................................... 93
Modul: Aplikasi Terintegrasi
Modul: Microsoft Word
VI
Daftar Tabel
Tabel 3.1 Contoh Bentuk Jurnal ...................................................................................................... 63
Tabel 3.2 Contoh Bentuk Daftar Rekening ...................................................................................... 64
Tabel 3.3 Field-Field Tambahan untuk Keperluan Pemrograman ................................................... 71
Modul: Aplikasi Terintegrasi
Modul: Microsoft Word
VII
Daftar Gambar
Gambar 1.1 Proses Pengalihan Data ................................................................................................. 5
Gambar 1.2 Mengimpor Data dari Microsoft Excel .......................................................................... 6
Gambar 1.3 Pilihan First Row Contains Column Headings ................................................................ 7
Gambar 1.4 Bentuk Tabel Employee_Master Hasil Impor ................................................................ 7
Gambar 1.5 Bentuk Tabel 1JurnalNeraca .......................................................................................... 8
Gambar 1.6 Record Selector ............................................................................................................. 9
Gambar 1.7 Memilih Tabel untuk Query ........................................................................................... 9
Gambar 1.8 Query Wizard ................................................................................................................. 9
Gambar 1.9 Summary Option ......................................................................................................... 10
Gambar 1.10 Tampilan Data Hasil Query ........................................................................................ 11
Gambar 1.11 Report Wizard ........................................................................................................... 11
Gambar 1.12 Output Report Awal .................................................................................................. 12
Gambar 1.13 Output Report Akhir .................................................................................................. 12
Gambar 1.14 Design View Output Report Akhir ............................................................................. 13
Gambar 1.15 Data Memo ................................................................................................................ 14
Gambar 1.16 Design Query Memo Awal ......................................................................................... 15
Gambar 1.17 Insert Column pada Query Design ............................................................................. 15
Gambar 1.18 Menambah Field Fungsi If dan Baris Total ................................................................ 16
Gambar 1.19 Desain Report 1Memo .............................................................................................. 17
Gambar 1.20 Tampilan Report 1Memo .......................................................................................... 18
Gambar 1.21 Design dan Datasheet View Query 2StratifikasiPerDebet ......................................... 20
Gambar 1.22 Report 2Stratifikasi .................................................................................................... 21
Gambar 1.23 Desain Query dan Report 3GroupingPerBulan .......................................................... 23
Gambar 1.24 Penjurnalan selalu Mengisi Debit Kredit ................................................................... 24
Gambar 1.25 Desain Query 3GroupingAlt2 ..................................................................................... 24
Gambar 1.26 Report 3GroupingPerBulan Alternatif 2 .................................................................... 25
Gambar 1.27 Make Table Query ..................................................................................................... 27
Gambar 1.28 Melengkapi Data dengan Tabel Referensi ................................................................. 29
Gambar 1.29 Melengkapi Data dengan Field [Satk] dan [Rincian] .................................................. 29
Gambar 1.30 Contoh Hasil Peringkasan Data ................................................................................. 30
Gambar 2.1 Empat Komponen Database System ........................................................................... 35
Gambar2.2 Business Model Agenda Surat Keluar ........................................................................... 37
Modul: Aplikasi Terintegrasi
Modul: Microsoft Word
VIII
Gambar 2.3 Entitiy Relationship Database Agenda Surat ............................................................... 44
Gambar2.4 Panduan Menemukan Relasi ........................................................................................ 45
Gambar2.5 Hasil Desain Tabel dan Relationship Antar Tabel ......................................................... 46
Gambar 2.6 Hasil Desain Form Agenda Surat Keluar ...................................................................... 47
Gambar 2.7 Hasil Perubahan Tampilan Form MasterSuratKeluar .................................................. 48
Gambar 2.8 Menambahkan Combo Box untuk Field [Unit] ............................................................ 49
Gambar 2.9 Menentukan Pilihan pada Combo Box Wizards .......................................................... 49
Gambar 2.10 Langkah-Langkah Menyiapkan Pilihan Saringan (Filter Options) .............................. 51
Gambar 2.11Form Surat Keluar dengan Pilihan Penyaringan ......................................................... 53
Gambar 2.12 Report Daftar Surat Keluar ........................................................................................ 55
Gambar 2.13 Mengkonfigurasi Switchboard................................................................................... 57
Gambar 2.14 Bentuk Akhir Switchboard ......................................................................................... 57
Gambar 3.1 Proses Posting Dari Jurnal ke buku Besar .................................................................... 65
Gambar 3.2 Relatonship antar Tabel Aplikasi Database Akuntansi ................................................ 69
Gambar 3.3 Panduan Menentukan Hubungan antar Tabel ............................................................ 69
Gambar 3.4Pemecahan Tabel Jurnal ke dalam JurnalUmum dan RekeningJU ............................... 70
Gambar 3.5 Diagram E-R setelah Pemecahan Tabel Jurnal ............................................................ 71
Gambar 3.6 Relationship Final ........................................................................................................ 72
Gambar 3.7 Bentuk Form Rekening yang Telah Berisi Data ............................................................ 70
Gambar 3.8 Mengisikan Jurnal pada Form Jurnal ........................................................................... 72
Gambar 3.9 Form Posting................................................................................................................ 72
Gambar 3.10 Desain Query-Query Pada Aplikasi Databse Akuntansi ............................................. 75
Gambar 3.11 Report rptJurnalUmum ............................................................................................. 76
Gambar 3.12 Report Buku Besar dengan Form Pilih Rekening ....................................................... 77
Gambar 3.13 Report Neraca Percobaan ......................................................................................... 78
Gambar 3.14 Report Laporan Laba Rugi ......................................................................................... 78
Gambar 3.15 Report Neraca Saldo .................................................................................................. 79
Gambar 3.16 Menu Utama dan Menu Laporan .............................................................................. 80
Gambar 3.17 Desain Property Form untuk Menu ........................................................................... 80
Modul: Aplikasi Terintegrasi
Modul: Microsoft Word
IX
Petunjuk Penggunaan
Modul Aplikasi Terintegrasi merupakan modul kelima dari 5 modul yang
dikembangkan untuk digunakan dalam Diklat Microsoft Access, dengan alur penggunaan
modul sebagai berikut.
Modul Aplikasi Terintegrasi terdiri atas tiga kegiatan belajar, yaitu Microsoft
Access untuk Mengolah Data, Microsoft Access untuk Aplikasi Persuratan Sederhana,
serta Microsoft Access untuk Aplikasi Akuntansi Perusahaan Jasa. Pada saat mempelajari
modul ini, Anda disarankan membaca secara berurutan mulai dari Kegiatan Belajar 1,
Kegiatan Belajar 2, hingga Kegiatan Belajar 3 agar Anda lebih mudah memahami materi
dalam modul ini. Selanjutnya, Anda harus harus mempersiapkan diri dan melakukan
hal-hal sebagai berikut.
1. Bacalah indikator pembelajaran pada setiap awal Kegiatan Belajar untuk
mengetahui kemampuan yang akan dicapai selama kegiatan pembelajaran!
Konsep Database
Desain Database
Table dan Query
Form dan Report
Aplikasi Terintegrasi
Modul: Aplikasi Terintegrasi
Modul: Microsoft Word
X
2. Bacalah modul baik-baik dan pelajarilah dengan teliti semua topik terkait
dengan Kegiatan Belajar yang Anda baca!
Bersama modul ini disertakan CD yang berisi suplemen pembantu mempelajari
Kegiatan Belajar (KB) I “Microsoft Access untuk Mengolah Data.” CD tersebut di
antaranya berisi:
a. File Microsoft Excel dengan nama file Employee_Master2.xlsx.
b. file Olah Data Akuntansi.accdb
c. Penjelasan video berupa highlight atas seluruh bahasan KB I Modul ini.
3. Kerjakan latihan yang tersedia untuk meningkatkan penguasaan materi
pembelajaran yang telah disajikan dalam uraian dan contoh!
4. Bacalah kembali Rangkuman yang tersedia untuk meningkatkan penguasaan
materi pembelajaran yang telah di pelajari!
5. Kerjakan Tes Formatif yang tersedia dan selanjutnya pergunakan Umpan Balik
dan Tindak Lanjut untuk mengukur kemampuan yang telah Anda kuasai!
6. Apabila nilai Anda masih kurang, pelajari kembali Kegiatan Belajar
tersebut sebelum melanjutkan ke Kegiatan Belajar berikutnya!
7. Diskusikan studi kasus yang tersedia atau bahan-bahan yang sudah Anda
persiapkan dengan teman Anda/pengajar agar penguasaan materi menjadi
lebih baik!
8. Kerjakan Tes Sumatif untuk mengetahui tingkat kompetensi yang telah
Anda miliki secara keseluruhan!
9. Cobalah untuk membaca referensi terkait yang disebutkan dalam Daftar
Pustaka untuk memperkaya pemahaman Anda!
10. Apabila Anda menemui kesulitan, pengajar siap membantu Anda dalam
mencapai pembelajaran yang efektif!
11. Bagi Anda yang bertindak sebagai fasilitator (yang akan mengajarkan materi
ini), dapat mempersiapkan bahan tambahan berupa contoh-contoh kasus
yang akan digunakan sebagai bahan selama diskusi!
12. Adapun waktu yang diperlukan untuk mempelajari modul ini adalah 8
jam pelatihan atau 360 menit dengan pembagian masing-masing kegiatan
belajar disesuaikan dengan kemampuan Anda.
Akhirnya, selamat belajar dan semoga sukses!
Modul: Aplikasi Terintegrasi
Modul: Microsoft Word
XI
Microsoft Access untuk Aplikasi
Persuratan Sederhana
Microsoft Access untuk Aplikasi
Akuntansi Perusahaan Jasa
Peta Konsep
Microsoft Access untuk Mengolah
Data
Modul: Aplikasi Terintegrasi
Modul: Microsoft Word
2
PENDAHULUAN
1. Deskripsi
Microsoft Access merupakan salah satu perangkat lunak yang banyak
dimanfaatkan untuk mendukung penyelesaian tugas-tugas perkantoran terutama yang
terkait dengan database. Mata pelajaran ini membahas Aplikasi Terintegrasi yang
meliputi penjelasan menggunakan Microsoft Access untuk mengolah data, membuat
aplikasi persuratan sederhana serta membuat aplikasi akuntansi untuk perusahaan jasa.
2. Prasyarat Kompetensi
Untuk dapat mempelajari modul ini dengan efektif, pembaca diharapkan sudah
memiliki pengetahuan dasar tentang desain database yang baik dan tepat serta mampu
mengoperasikan pembuatan table, queries, form dan report dengan menggunakan
Microsoft Access dengan baik.
3. Standar Kompetensi
Setelah mengikuti mata pelajaran ini, peserta diharapkan mampu membuat
aplikasi terintegrasi dengan menggunakan Microsoft Access dengan baik.
4. Kompetensi Dasar
Setelah mempelajari kegiatan belajar di modul ini, Anda diharapkan mampu:
a. mendemonstasikan penggunaan Microsoft Access untuk mengolah data dengan
baik
b. membuat aplikasi persuratan sederhana menggunakan Microsoft Access dengan
baik
c. membuat aplikasi akuntansi untuk perusahaan jasa menggunakan Microsoft Access
dengan baik
5. Relevansi Modul
Setelah mempelajari modul ini diharapkan peserta dapat mengaplikasikannya
dalam pekerjaan yang menjadi tugas pokok dan fungsinya sebagai pengembang
Modul: Aplikasi Terintegrasi
Modul: Microsoft Word
3
database. Peserta diklat diharapkan dapat menggunakan Microsoft Access untuk
mengolah data, membuat aplikasi persuratan sederhana serta membuat aplikasi
akuntansi untuk perusahaan jasa dengan baik dan tepat sesuai dengan apa yang
dibutuhkan guna mendukung penyelesaian tugas di unit kerjanya masing-masing.
Modul: Aplikasi Terintegrasi
Modul: Microsoft Word
4
KEGIATAN BELAJAR
KB 1:MICROSOFT ACCESS UNTUK MENGOLAH DATA
URAIAN DAN CONTOH
Pada tahap awal Microsoft Access dapat digunakan untuk mengolah data. Untuk
keperluan pengolah data, Microsoft Access jauh lebih andal daripada MicrosoftExcel,
atau softwarespreadsheet lain yang memang tidak ditujukan untuk mengolah data. Pada
bagian ini akan dijelaskan contoh penggunaan Microsoft Access untuk pengolahan data
untuk audit laporan keuangan. Dalam disiplin audit, kegiatan mengolah data untuk
membantu pelaksanaan audit atas laporan keuangan dinamakan Teknik Audit
Berbantuan Komputer (TABK) atau Computer Assisted Audit Techniques (CAAT). Dengan
demikian Microsoft Access dapat dikatakan merupakan salah satu
media/aplikasi/software dalam rangka TABK.
Selain Microsoft Access, ada banyak aplikasi lain yang merupakan media TABK,
seperti Microsoft Excel serta ACL (Audit Common Language). Secara umum media TABK
dibagi dalam dua golongan, yaitu Generalized Audit Software (GAS) serta Specialized
Audit Software (SAS). MenurutRubrik Ekonomi (2015), GAS terdiri dari serangkaian
rutinitas program komputer yang dapat membaca file komputer, memilih informasi yang
diinginkan, melakukan perhitungan berulang-ulang, dan mencetak laporan dalam format
yang ditentukan. Software ACL (Audit Command Language) dan IDEA (Interactive Data
Extraction and Analysis) merupakan contoh jenis audit software yang termasuk dalam
kategori Generalized Audit Software (GAS). Dengan ACL atau IDEA, auditor akan
INDIKATOR Setelah selesai mengikuti pembelajaran ini peserta
diklat diharapkan dapat:
Menyusun statistik data menggunakan Microsoft Access;
Memeriksa data menggunakan Microsoft Access;
Menstratifikasi dan mengelompokkan data menggunakan Microsoft Access.
Melengkapi dan meringkas data menggunakan Microsoft Access.
KB 1
Modul: Aplikasi Terintegrasi
Modul: Microsoft Word
5
menghemat waktu, tenaga dan biaya dalam pelaksanaan audit di lapangan. Volume data
yang akan dianalisis menjadi lebih besar dan hasil pengolahan data relatif lebih akurat.
Sementara itu SAS adalah software yang didesain untuk melaksanakan tugas-
tugas audit khusus. Specialized software biasanya dipilih dengan alasan-alasan sebagai
berikut:
1. tidak tersedianya software alternatif yang lain;
2. keterbatasan software alternatif yang ada;
3. pertimbangan efisiensi;
4. untuk meningkatkan pemahaman terhadap sistem tersebut;
5. kemungkinan untuk mempermudah persiapan; dan
6. untuk meningkatkan tingkat independensi auditor.
Dengan demikian Microsoft Access, ketika digunakan untuk keperluan audit, termasuk
ke dalam SAS. Microsoft Access ini sebetulnya tidak merupakan software khusus untuk
audit, tapi dapat digunakan untuk keperluan tersebut.
1. Mengimpor dan Mengkonversi Data
Untuk dapat diolah dalam Microsoft Access, data harus ada dalam database
Microsoft Access di komputer kita. Jika pengolahan data dilakukan dalam rangka audit,
maka data dari auditee harus kita
salin ke dalam komputer kita, baik
secara koneksi langsung ataupun
melalui media lain (lihat Gambar
1.1). Ada dua kemungkinan bentuk
data dari klien, yaitu sudah dalam
bentuk Microsoft Access, atau tidak
dalam bentuk Microsoft Access. Data
yang sudah dalam bentuk Microsoft
Access akan ditandai dengan nama file yang berekstensi accdb (nama file xxx.accdb)
untuk Microsoft Access 2007 ke atas, atau mdb (nama file yyyy.mdb) untuk Microsoft
Access sebelum MicrosoftAccess 2007 (MicrosoftAccess 2003 dan sebelumnya). Jika
bukan, maka kita harus melakukan ekspor data terlebih dahulu.
Gambar 1.1 Proses Pengalihan Data
Modul: Aplikasi Terintegrasi
Modul: Microsoft Word
6
Microsoft Access dapat mengimpor data dari berbagai sumber/ bentuk file ke
dalam tabel MicrosoftAccess, seperti dari MicrosoftExcel, text, atau tabel database
lainnya. MicrosoftAccess menyajikan seperangkat langkah mudah dalam bentuk wizard
yang akan memandu kita melakukan proses mengimpor data. Berikut dijelaskan
langkah-langkah mengimpor data yang berbentuk file kertas kerja MicrosoftExcel yang
data dan langkahnya, diadaptasi dariAlexander (2007).
a. Arahkan mouse ke application ribbon dan pilih tab External Data.
b. Klik icon Excel pada Import & Link Group seperti digambarkan pada Gambar 1.2.
Gambar 1.2 Mengimpor Data dari Microsoft Excel
c. Pilih file MicrosoftExcel yang berisi data yang akan diimpor. Bersama modul ini
disertakan CD yang di antaranya berisi file MicrosoftExcel dengan nama file
Employee_Master2.xlsx. Pilih pilihan pertama Import the source data into a new
table pada database MicrosoftAccess yang terbuka, lalu klik button OK. Langkah ini
akan mengaktifkan Import Spreadsheet Wizard.
d. Lalui setiap screen pada Import Spreadsheet Wizard dengan menjawab pertanyaan
yang diberikan dan klik Next. Pastikan mencentang pilihan First Row Contains
Column Heading saat screen tersebut muncul (lihat Gambar 1.3).
Modul: Aplikasi Terintegrasi
Modul: Microsoft Word
7
Gambar 1.3 Pilihan First Row Contains Column Headings
e. Hasil akhir dari proses impor ini kira-kira sebagaimana ditunjukkan Gambar 1.4
berikut.
Gambar 1.4 Bentuk Tabel Employee_Master Hasil Impor
2. Menyiapkan Data Sebelum Diolah
Untuk keperluan pengolahan data pada bab ini penulis telah menyiapkan contoh
data laporan keuangan Pemerintah Kabupaten X. Asumsinya adalah kita bertugas
sebagai auditor atas laporan keuangantersebut. Kita telah melakukan download atas
data Laporan Keuangan auditee/reviewee yaitu pemerintah Kabupaten X. Dari data
keuangan pemerintah Kabupaten X ini kita hanya mengambil tabel transaski, yaitu jurnal
neraca dan jurnal realisasi. Dalam akuntansi, transaksi menjadi dasar dari seluruh
pengolahan data sampai dengan menjadi laporan keuangan. Proses audit atau review,
Modul: Aplikasi Terintegrasi
Modul: Microsoft Word
8
yang berupaya menelusuri kebenaran penyusunan laporan keuangan apakah sesuai
dengan kriteria penyajian laporan seharusnya, akan sangat terbantu jika kita dapat
mengakses dan men-download data transaksi klien. Dengan hak akses pada tabel
transaksi klien, banyak hal yang dapat kita telusuri untuk membuat kesimpulan terkait
tugas audit kita.
File database MicrosoftAccess yang akan digunakan adalah file Olah Data
Akuntansi.accdb yang tersedia pada CD yang disertakan bersama modul ini. File
database ini belum memenuhi kaidah normalisasi seperti telah dibahas pada modul-
modul sebelumnya, karena tujuan sub bab ini pada pengolahan datanya, bukan pada
penyusunan aplikasi database. Tersedia pula pada CD, penjelasan multimedia berupa
highlight atas seluruh bahasan Bab I Modul ini.
Pada database Olah Data Akuntansi.accdb semula hanya terdapat dua tabel
yaitu:
a. 1JurnalNeraca
b. 2JurnalRealisasi
Tampilan tabel 1JurnalNeraca adalah sebagaimana dapat dilihat pada Gambar 1.5
berikut ini.
Gambar 1.5 Bentuk Tabel 1JurnalNeraca
Terlihat bahwa tabel tersebut terdiri dari 9 field yaitu dari field [Tanggal] sampai
dengan field [Keterangan]. Berapa jumlah record-nya? Untuk melihat jumlah record pada
tabel dapat dilakukan dengan melihat pada bagian bawah layar dimana tabel terbuka,
yaitu sebagaimana yang dapat dilihat pada Gambar1.6 berikut.
Modul: Aplikasi Terintegrasi
Modul: Microsoft Word
9
Jadi tabel tersebut terdiri dari
25.910 record. Posisi kursor saat
ini, yaitu yang disorot berwarna
biru, berada pada record ke-
25.889. Untuk berpindah dari
record satu ke record yang lain,
gunakan tanda panah kiri, untuk
ke record sebelumnya, atau
tanda panah kanan, untuk
berpindah ke record berikutnya. Yang perlu dilihat pula adalah isi record. Pada
Gambar1.5 kita lihat isi field *Tanggal+ adalah ‘31/12/2003’, sementara pada Gambar1.6
isinya adalah ‘31/12/2004’. Jadi data tabel 1JurnalNeraca ini berisi jurnal neraca selama
1 tahun, yaitu tahun 2004, diawali dari tanggal akhir tahun sebelumnya (31/12/2003)
dan diakhiri sampai tanggal akhir tahun 2004 (31/12/2004). Jumlah record selama 1
tahun tersebut adalah 25.910. Jumlah record tersebut cukup banyak dan akan cukup
kompleks jika diolah dengan MicrosoftExcel.
3. Menyusun Statistik Data
Dalam MicrosoftAccess, pengolahan data kita lakukan melalui query. Fungsi
pengolahan pertama dari query ini adalah untuk menyusun statistik atas data, misalkan
atas data transaksi akuntansi, kita dapat melihat nilai transaksi tertinggi, terendah, rata-
rata dan nilai statistik-statistik lainnya. Berdasarkan database Olah Data Akuntansi –
Awal.accdb yang tersedia pada CD, kita akan menyiapkan statistik untuk jurnal realisasi.
Untuk membuat query pertama kali, pada Ribbon, pilih Tab Create, lalu pilih group
Queries, lalu klik Query Wizards sebagaimana dapat dilihat pada Gambar 1.8.
Gambar 1.6 Record Selector
Gambar 1.7 Query Wizard
Gambar 1.8 Memilih Tabel untuk Query
Modul: Aplikasi Terintegrasi
Modul: Microsoft Word
10
Selanjutnya kita ikuti panduan-panduan yang diberikan Query Wizards dan pilih pilihan
default. Misal saat screen memberi pilihan New Query, terpilih default pilihan Simple
Query, kita klik OKmaka pilihan Simple Query yang akan aktif. Selanjutnya kita akan
mendapatkan screen sebagaimana pada Gambar 1.7.
Klik pada panah yang ada, kemudian pindahkan pilihan untuk memilih tabel
2JurnalRealisasi. Selanjutnya pilih [Debet] dari ruang kiri, klik dua kali atau klik tanda
panah sehingga field [Debet] pindah ke ruang kanan. Lakukan hal yang sama untuk field
[Kredit]. Dua field ini yang akan kita tampilkan statistiknya. Selanjutnya klik Next,
Wizards kemudian akan memberikan pertanyaan “Would you like a detail or summary
query?” Karena statistik merupakan ringkasan atas data, maka pilih summary. Kemudian
klik pada Summary Options, sampai kemudian tampil screen berikutnya. Pilih atau beri
centang pada seluruh statistik yang ditawarkan yaitu Sum, Average, Min dan Max, serta
Count. Hasil kedua langkah ini dapat dilihat pada Gambar 1.9 berikut ini. Selanjutnya klik
OK. Lalu Klik Next.
Gambar 1.9 Summary Option
Modul: Aplikasi Terintegrasi
Modul: Microsoft Word
11
Selanjutnya Wizard akan meminta nama query yang akan dibuat. Berikan nama
misalnya StatistikJurnalRealisasi. Bentuk hasil dari queryStatistikJurnalRealisasiyang kita
buat adalah seperti pada Gambar 1.10. Seperti dapat kita lihat, tampilan dari query ini
masih sangat mekanis. Kita dapat membuatnya menjadi lebih nyaman dipandang
dengan menjadikan query ini sebagai sumber untuk membuat report. Report merupakan
obyek dalam database yang ditujukan untuk menyajikan data yang telah diolah untuk
pengguna akhir.
Gambar 1.10 Tampilan Data Hasil Query
Membuat report baru dilakukan seperti membuat query sebelumnya, yaitu pada
Ribbon, pilih Tab Create, pilih group Reports, dan klik Reports Wizards. Selanjutnya kita
ikuti panduan-panduan yang diberikan Reports Wizards dan pilih pilihan default. Misal
saat screen memberi pilihan sumber data untuk report pilihqueryStatistikJurnalRealisasi,
pilihan default yang akan diberikan MicrosoftAccess jika sesudah membuat query tadi
kita belum keluar kemanapun. Jika tidak, maka kita harus memindahkan pilihan ke query
dimaksud. Pilih seluruh field yang ada di sebelah kiri agar pindah ke bagian kanan
dengan mengklik icondua panah di tengah sebagaimana pada Gambar 1.11. Lalu klik
Next.
Gambar 1.11 Report Wizard
Selanjutnya klik Next lagi, karena kita tidak perlu memberikan field sebagai dasar
membuat group pada report ini. Lalu klik Next lagi, karena kita tidak perlu juga
melakukan pengurutan data, karena hanya ada satu record nantinya sebagai statistik
Modul: Aplikasi Terintegrasi
Modul: Microsoft Word
12
atas keseluruhan data untuk field [Debet] dan [Kredit]. Kecuali saat pilihan Layout,
pilihan default tabular, kita ganti menjadi columnar, orientasitetap pada portrait . Lalu
klik Next lagi. Saat diminta memberi Title kembali ikuti nama default sesuai nama query.
Lalu klik Finish. Hasilnya kira-kira sebagaimana pada Gambar 1.12. Untuk berpindah dari
view Report View menjadi Design View¸ klik panah bawah pada tab View, lalu pilih
Design View.
Gambar 1.12 Output Report Awal
Agar tampilan lebih nyaman, kita lakukan sedikit manipulasi layout. Pada Design
View, tekan tombol Shift, bersamaan dengan itu kita pilih mulai dari field [Sum of Kredit]
sampai dengan [Max Of Kredit], label dan isi field-nya. Sesudah terpilih keempat pasang
field tersebut (label dan isi field) lepaskan tombol Shift, lalu kita pindahkan seluruh
rangkaian tersebut ke bagian kanan bersebelahan dengan rangkaian label dan field [Sum
Of Debet] sampai [Max Of Debet]. Lakukan beberapa manipulasi lanjutan sampai
dengan tampilan report-nya kira-kira akan menjadi sebagaimana pada Gambar 1.13,
dalam Report View.
Gambar 1.13 Output Report Akhir
Modul: Aplikasi Terintegrasi
Modul: Microsoft Word
13
Tampilan angka sudah berubah dengan mengubah property pada Design View,
pada Format pilih Standard dan Decimal Places 2, sebagaimana pada Gambar 1.14.
Gambar 1.14 Design View Output Report Akhir
Demikian contoh pengolahan data untuk memperoleh statistik dari data. Dari
statistik ini kita memperoleh informasi terdapat angka debet dan kredit yang negatif dan
angka transaksi tertinggi dalam satu kali transaksi mencapai nilai 21 Milyar. Informasi ini
merupakan informasi yang cukup berharga dalam proses review atau audit atas laporan
keuangan.
4. Memeriksa Data
Fungsi pengolahan query berikutnya adalah untuk memeriksa data, misalkan
untuk memeriksa adanya duplikasi atau gap pada data. Berdasarkan database Olah Data
Akuntansi – Awal.accdb yang tersedia pada CD, kita akan memeriksa adanya duplikasi
atau gap pada data nomor memo.
Untuk melakukan hal tersebut, pertama mari kita periksa tabel 1JurnalNeraca
pada field [NoMemo]secara manual. Field [NoMemo] kitalihat berisi data alphanumeric
(gabungan alfabet/huruf dan angka),tetapi memiliki format yang berbeda-beda.
Sebagian diawali alfabet 1 digit diikuti angka enam digit. Sebagian lagi alfabet 2 digit,
sebagian lagi alfabet 3 digit, keduanya sama kemudian diikuti angka enam digit. Kalau
kita scroll ke bawah memang tidak ada data yang diawali alfabet lebih dari 3 digit. Selain
itu setiap data [NoMemo] kita lihat diakhiri dengan alfabet kembali, satu digit. Antara
alfabet awal dan angka disisipi tanda hubung (“-“) dan antara angka dengan alfabet
terakhir disisipi tanda titik. Dapat disimpulkan bahwa data Memo ini cukup standar dan
teratur. Gambar1.15 mencantumkan sebagian dari data Memo tersebut.
Modul: Aplikasi Terintegrasi
Modul: Microsoft Word
14
1JurnalNeraca
NoMemo NoMemo NoMemo NoMemo NoMemo NoMemo
KK-000072.y MKK-000038.1 KK-000071.y MKK-000055.y KK-000056.y MKK-000056.y
MKK-000072.y KK-000071.y MKK-000071.y KK-000055.y MKK-000056.y KK-000002.1
KK-000072.y MKK-000071.y KK-000071.y MKK-000055.y KK-000056.y MKK-000002.1
MKK-000072.y KK-000071.y MKK-000071.y KK-000055.y MKK-000056.y KK-000017.1
KK-000072.y MKK-000071.y KK-000055.y MKK-000055.y KK-000056.y MKK-000017.1
MKK-000072.y KK-000071.y MKK-000055.y KK-000055.y MKK-000056.y KK-000058.y
KK-000072.y MKK-000071.y KK-000055.y MKK-000055.y KK-000056.y MKK-000058.y
MKK-000072.y KK-000071.y MKK-000055.y KK-000056.y MKK-000056.y KK-000058.y
KK-000038.1 MKK-000071.y KK-000055.y MKK-000056.y KK-000056.y MKK-000058.y
Gambar 1.15 Data Memo
Karena terstandarnya data nomor memo ini, maka kita juga dapat memeriksa
apakah terdapat duplikasi atau gap pada data tersebut. Pemeriksaan adanya duplikasi
atau gap diharapkan akan dapat memberi insight terhadap proses audit atau review
laporan keuangan yang kita lakukan. Untuk itu kita akan membuat query yang akan
mengolah data nomor memo dan mengecek apakah terdapat penomoran yang berulang
(duplikat) pada satu nomor memo dengan nomor memo yang lain. Juga apakah ada
penomoran memo yang loncat angkanya sehingga ada gap atau ada angka nomor memo
yang hilang/tidak dipakai.
Untuk membuat query tersebut, seperti sebelumnya, kita awali dengan pilih Tab
Create, group Queries pada Ribbon, dan klik Query Wizards sebagaimana dapat dilihat
pada Gambar 1.7. Selanjutnya kita ikuti panduan-panduan yang diberikan Query Wizards
dan pilih pilihan default. Misal saat screen memberi pilihan New Query, terpilih default
pilihan Simple Query. Saat dialog Wizards meminta kita memilih tabel sumber, pilih
2JurnalRealisasi. Kecuali saat memilih avaialble fields, kita pilih hanya fields [NoMemo]
yang kita pindahkan dari ruang kiri (Available Fields) ke ruang kanan (Selected Fields).
Saat dialog Wizards menanyakan “What title do you want for your query?” ketikkan
1Memo dan sekalian pindahkan pilihan ke Modify thequery design, agar query terbuka
pada View Design. Lalu klik Finish. Tampilan yang harusnya muncul adalah sebagaimana
pada Gambar 1.6.
Modul: Aplikasi Terintegrasi
Modul: Microsoft Word
15
Sampai di sini query hanya mengambil kolom
[NoMemo] dari tabel 1JurnalNeraca. Jumlah
record [NoMemo] pada query1Memo yang
diberikan sama dengan jumlah record pada
tabel semula, yaitu sebanyak 25.910. Untuk
memeriksa data [NoMemo] ini kita perlu
menggolongkan [NoMemo], yaitu berdasarkan
huruf/alfabet yang mendahuluinya, 1-3 digit.
Untuk itu kita buat field baru misal namanya
[JenisMemo]. Jika kita lihat cuplikan memo yang ada, yang diawali dengan huruf 1 digit,
hanya untuk Memo yang diawali dengan huruf M, jadi nomor memo-nya misalnya “M-
100043”. Selainnya adalah nomor memo yang diawali huruf KK, MKK, dan MKM. Dengan
bantuan query, kita dapat mengambil hanya kode depan yang berjenis huruf dari field
[NoMemo] dan kita jadikan sebagai isi dari field baru yaitu [JenisMemo].
Pada query Design View, klik pada kepala field [NoMemo] untuk memilih satu
kolom desain [NoMemo] tersebut sehingga seluruh kolom tersorot. Selanjutnya klik
pada Insert Columns pada Tab Design, groups Query Setups sebagaimana pada
Gambar1.17.
Maka di sebelah field[NoMemo] akan ditambahkan field baru yang masih
merupakan kolom kosong.
Gambar 1.16 Design Query Memo Awal
Gambar 1.17 Insert Column pada Query Design
Modul: Aplikasi Terintegrasi
Modul: Microsoft Word
16
Selanjutnya isikan ekspresi sebagai berikut pada field baru:
JenisMemo:
IIf(Left([NoMemo];2)="M-";"M-";IIf(Left([NoMemo];3)="KK-";"KK-
";Iif(Left([NoMemo];3) ="KM-";"KM-";Left([NoMemo];4))))
Ekspresi ini terdiri dari 4 bagian yaitu:
IIf(Left([NoMemo];2)="M-";"M-"
IIf(Left([NoMemo];3)="KK-";"KK-"
IIf(Left([NoMemo];3)="KM-";"KM-"
Left([NoMemo];4)
Fungsi Iif pada MS Access ini serupa dengan fungsi If pada Excel dan lainnya.
Syntax fungsi Iif adalah
Iif (condition; value_if_true; value_if_false)
Fungsi Iif akan memberikan suatu nilai jika kondisi yang dievaluasi benar, dan
memberikan nilai lain jika kondisi yang dievaluasi salah. Bagian condition, pada fungsi Iif
tersebut menggunakan fungsi juga, yaitu fungsi Left. Syntax fungsi Left adalah:
Left(text; number_of_characters)
Fungsi Left berfungsi untuk mengambil bagian string/teks dari suatu field, sejumlah
karakter yang disebutkan, dimulai dari kiri.
Selanjutnya lengkapi desainquery
dengan menambahkan field [Hit],
yaitu berasal dari field [NoMemo]
tapi hanya memberikan hitungan
jumlah recordfield [NoMemo]
tersebut. Untuk itu pada desain
query klik pada icon sigma (∑), lalu
pilih count. Lebih jelasnya dapat
dilihat pada Gambar1.18.
Hasil dari query ini selanjutnya
digunakan sebagai sumber data
untuk membuat report. Dengan report wizard, pilih pilihan-pilihan sebagai berikut
secara berturut-turut:
a. Untuk GroupingLevels: Pilih field[JenisMemo]
Gambar 1.18 Menambah Field Fungsi If dan Baris Total
Modul: Aplikasi Terintegrasi
Modul: Microsoft Word
17
b. Untuk Sorting/pengurutan: pilih field [NoMemo]
c. Untuk Layout: Pilih block
Gambar 1.19 Desain Report 1Memo
Kemudian pada Design View ubahlah desain report tersebut menjadi kira-kira
seperti pada Gambar 1.19. Setelah itu masuk ke menu TabPageSetup dan pilih column
menjadi 3. Uji cobalah tampilan report dengan berpindah antara viewReport View, Print
Preview dan Design View. Pastikan ketiga kolom report termuat seluruhnya dalam setiap
halaman. Cara ini sangat membantu mengefisienkan tampilan, ketika informasi yang
perlu ditampilkan hanya sedikit tetapi datanya cukup banyak. Tambahan controlText Box
sebagaimana dapat dilihat dapat memberikan nomor urut pada setiap record pada data
report. Perbandingan nomor urut dari TextBox ini dengan NoMemo inilah yang akan
menjadi dasar pemeriksaan kita. Bentuk akhir report 1Memo dapat dilihat pada Gambar
1.20.
Berdasarkan cuplikan data Report 1Memo pada Gambar1.20 kita dapat
menemukan adanya [NoMemo} yang berulang yaitu pada nomor memo KK-000161.
Sesudah nomor memo tersebut, nomor urut dengan NoMemo menjadi selisih 1 angka.
Selanjutnya selisih antara nomor urut dengan nomor memo menjadi indikator berapa
kali terjadinya persamaan nomor memo, atau mungkin berapa kali jumlah nomor memo
Modul: Aplikasi Terintegrasi
Modul: Microsoft Word
18
yang double atau yang terloncat. Pada nomor urut 260, nomor memo menunjuk KK-
000257, berarti sudah ada 3 nomor memo yang sama. Demikian seterusnya.
Gambar 1.20 Tampilan Report 1Memo
5. Menstratifikasi dan Mengelompokkan Data
Fungsi pengolahan berikutnya melalui queryMicrosoft Access adalah untuk
melakukan stratifikasi dan pengelompokan atas data. Contoh sederhana fungsi
stratifikasi jika kita lakukan pada data akuntansi keuangan pemerintah adalah untuk
memisahkan data jurnal transaksi berdasarkan nilai transaksinya. Sedangkan untuk
pengelompokan data contohnya adalah pengelompokan data berdasarkan bulan
transaksinya. Sumber data stratifikasi adalah field [Debet], karena akan distratifikasi
berdasarkan nilai transaksi Debet. Sementara sumber data pengelompokan adalah field
[Tanggal], karena akan mengelompokkan data berdasarkan bulan yang merupakan
bagian dari field [Tanggal].
Kita dapat melakukan pembuatan query seperti pada contoh sebelumnya saat
menyusun statistik data atau memeriksa data, yaitu melalui New Query wizard. Namun
pada bagian ini kita akan mempelajari cara lain untuk membuat query baru, yaitu
dengan meng-copy query yang sudah ada, rename dan edit desainnya. Untuk itu mari
kita lihat kembali Gambar 1.16 setelah selesai membuat query 1Memo. Di situ kita
menampilkan query 1Memo dalam tampilan desain (design view). Kita akan membuat
Modul: Aplikasi Terintegrasi
Modul: Microsoft Word
19
query baru dengan meng-copyquery dari query1Memotersebut, membukanya dalam
tampilan desain seperti pada Gambar1.16 dan melakukan perubahan sesuai query baru
yang kita inginkan.
Mari kita ikuti langkah-langkah berikut ini:
a. Pada MicrosoftAccess masuk pada navigation pane, pilih object type lalu pilih query.
b. Klik kanan pada query1Memo lalu klik copy.
c. Klik kanan lagi tanpa memilih obyek apapun, lalu klik paste. Pada dialog yang
diberikan beri nama 2StratifikasiPerDebet.
d. Kemudian pilih query baru 2StratifikasiPerDebet tersebut, klik kanan, lalu pilih/klik
design view.
Sampai langkah ini, maka tampilan yang ada akan sama dengan tampilan
Gambar1.16. Sekarang kita akan mengubah kolom-kolom pada query tersebut menjadi
kolom-kolom yang kita inginkan untuk stratifikasi data. Perubahan untuk setiap kolom
adalah perubahan keseluruhan, karena kita akan membuat empat field/kolom baru
semua dengan nama baru. Kita bisa mulai dengan menghapus ketiga isi field dan
mengetik ulang, atau kita langsung menghapus dengan mengisi satu per satu field yang
baru. Keempat field baru kita beri nama sederhana yaitu 1, 2, 3, dan 4. Definisikan
masing-masing field sebagai berikut:
a. Field pertama beri nama 1. Buat isi field sebagai berikut:
Isi field adalah “angka satu” jika data nilai field [Debet] adalah antara 0 sampai
500.000 dan “angka nol” jika data nilai field lebih dari 500.000.
Ekspresi untuk maksud tersebut dengan menggunakan fungsi IIf adalah sebagai
berikut:
1: IIf([Debet]<500000 And [Debet]>0;1;0)
b. Field kedua beri nama 2. Buat isi field sebagai berikut:
Isi field adalah “angka satu” jika data nilai field [Debet] adalah antara 500.000
sampai dengan 100.000.000 dan “angka nol” jika data nilai field tidak seperti itu.
2: IIf([Debet]<100000000 And [Debet]>=500000;1;0)
c. Field ketiga beri nama 3. Buat isi field sebagai berikut:
Modul: Aplikasi Terintegrasi
Modul: Microsoft Word
20
Isi field adalah “angka satu” jika data nilai field [Debet] adalah antara 100.000.000
sampai dengan 1.000.000.000 dan “angka nol” jika data nilai field tidak seperti itu.
3: IIf([Debet]<1000000000 And [Debet]>=100000000;1;0)
d. Field keempat beri nama 4. Buat isi field sebagai berikut:
Isi field adalah “angka satu” jika data nilai field [Debet] adalah antara
100.000.000.000 sampai dengan 500.000.000.000 dan “angka nol” jika data nilai
field tidak seperti itu.
4: IIf([Debet]<500000000000 And [Debet]>=1000000000;1;0)
Tampilan query tersebut, baik tampilan design maupun datasheetnya adalah
sebagaimana pada Gambar 1.21.
Gambar 1.21 Design dan Datasheet View Query 2StratifikasiPerDebet
Modul: Aplikasi Terintegrasi
Modul: Microsoft Word
21
Query2StratifikasiPerDebet ini sebenarnya
belum memberikan informasi yang kita
harapkan terkait stratifikasi. Kita akan
jadikan query ini menjadi sumber data
query selanjutnya. Untuk itu kita kembali
membuat query baru, misalnya dengan
cara copy-pastequery yang ada (ikuti
langkah 1-4 tersebut) dan beri nama baru
yaitu 2Stratifikasi. Pada tampilan Design
Viewquery2Stratifikasi tersebut, klik pada
tabel 1JurnalNeraca pada bagian atas, lalu
tekan Delete. Maka sekarang kolom-kolom atau field pada design query yang
bersesuaian dengan tabel yang dihapus otomatis juga terhapus. Setelah kita menghapus
sisa field yang ada, kita coba tambahkan sumber data baru, sekarang bukan dari tabel,
tapi dari query. Untuk itu pada Tab Design klik icon ShowTable, pilih Tab Query, lalu pilih
query2StratifikasiPerDebet, klik Add untuk memasukkan query tersebut sebagai sumber
data yang baru. Selanjutnya definisikan masing-masing field sebagai berikut:
a. Field pertama beri nama [s/d 500rb]. Buat isi field tersebut sebagai berikut:
Jumlahkan seluruh isi field 1, sehingga field baru tersebut akan menunjukkan
berapa jumlah nilai transaksi Debet yang berkisar antara 1 s.d. 500.000.
s/d500rb: Sum([2StratifikasiPerDebet].[1])
b. Field kedua beri nama [500rb-100J]. Buat isi field tersebut sebagai berikut:
Jumlahkan seluruh isi field 2, sehingga field baru tersebut akan menunjukkan
berapa jumlah nilai transaksi Debet yang berkisar antara 500.000 s.d. 100J
500rb-100J: Sum([2StratifikasiPerDebet].[2])
c. Field ketiga beri nama [100J-1M]. Buat isi field tersebut sebagai berikut:
Jumlahkan seluruh isi field 3, sehingga field baru tersebut akan menunjukkan
berapa jumlah nilai transaksi Debet yang berkisar antara 100 Juta s.d. 1M
100J-1M: Sum([2StratifikasiPerDebet].[3])
Gambar 1.22 Report 2Stratifikasi
Modul: Aplikasi Terintegrasi
Modul: Microsoft Word
22
d. Field keempat beri nama [1M-500M]. Buat isi field tersebut sebagai berikut:
Jumlahkan seluruh isi field 4, sehingga field baru tersebut akan menunjukkan
berapa jumlah nilai transaksi Debet yang berkisar antara 1 M s.d. 500 M
1M-500M:Sum([2Stratifikasi PerDebet].[4])
e. Field kelima beri nama [Tot]. Buat isi field tersebut sebagai berikut:
Jumlahkan keempat field sebelumnya, sehingga field baru [Tot] akan berisi jumlah
seluruh data transaksi untuk keempat stratifikasi yang ditentukan.
Tot:Sum([2StratifikasiPerDebet].[1])+Sum([2StratifikasiPerDe
bet].[2])+Sum([2StratifikasiPerDebet].[3])+Sum([2Stratifikas
iPerDebet].[4])
Selanjutnya query2Stratifikasi menjadi sumber data untuk membuat report
2Stratifikasi. Report dapat dibuat dengan menggunakan reportwizard. Buatlah report
tersebut sehingga tampilannya mendekati Gambar1.22.
Untuk pengelompokkan data, misal berdasarkan bulan transaksi buatlah query
baru baik dengan query wizard, copy pastequery yang ada, atau dengan query design.
Berbeda dengan field-field pada query stratifikasi yang sengaja kita ciptakan baru, sesuai
dengan stratifikasi yang kita harapkan, pada query untuk pengelompokan data ini, kita
tidak membuat field baru, tapi memanipulasi field [Tanggal] yang sudah ada. Desain
query dan report yang dihasilkan dapat dilihat pada Gambar1.23.
Modul: Aplikasi Terintegrasi
Modul: Microsoft Word
23
Gambar 1.23 Desain Query dan Report 3GroupingPerBulan
Field [Akumulasi] pada query dan reporttersebut, sebenarnya adalah field
[Debet] tapi diberikan nama lain. Pada query, field akumulasi ini isinya persis sama
dengan field [Debet], tapi pada report berbeda, dan merupakan akumulasi angka Debet
setiap bulan. Hal ini dapat diperoleh karena atas field [Akumulasi] di report kita
hidupkan propertyrunning sum (bagaimana mengeset property runnningsum di desain
report, dapat dilihat pada Gambar1.19, point 3).
Dari nilai field [Akumulasi] bulan Desember kita dapat menyimpulkan bahwa
pengelompokan ini sudah dilakukan dengan tepat, karena seluruh transaksi atau seluruh
record dari tabel 1JurnalNeraca telah semuanya terkelompokkan sedemikian rupa
Modul: Aplikasi Terintegrasi
Modul: Microsoft Word
24
sehingga jumlah seluruh kelompok berdasarkan bulan, sama dengan jumlah seluruh
record yang ada sebanyak 25.910 record, sebagaimana telah dibahas di sub Bab 2 (atau
lihat Gambar1.6 beserta uraiannya). Namun demikian, kita dapat juga berpikir bahwa
report ini belum begitu informatif untuk memberikan jumlah transaksi yang sebenarnya
karena sifat pencatatan transaksi double entry dalam akuntansi, dalam database harus
dibuat sedemikian rupa sehingga kedua kolom Debet dan Kredit harus diisi meskipun
nilainya nol, seperti dapat kita lihat pada cuplikan tabel 1JurnalNeraca pada
Gambar1.24. Sifat tersebut berlaku untuk seluruh jurnal kecuali jurnal saldo awal.
1JurnalNeraca
Tanggal BSID Rubrik Satk Rincian Debet Kredit NoMemo Keterangan
02/01/2004 794 4. 01.03. 1.01.002.002.4. 0 3900000 KK-000042.y SPM 0004
02/01/2004 795 6. 01.03. 1.01.001.001.6. 3900000 0 MKK-000042.y SPM 0004
02/01/2004 796 4. 01.03. 1.01.002.002.4. 0 546000 KK-000042.y SPM 0004
02/01/2004 797 6. 01.03. 1.01.001.001.6. 546000 0 MKK-000042.y SPM 0004
02/01/2004 798 4. 01.03. 1.01.002.002.4. 0 240720 KK-000042.y SPM 0004
Gambar 1.24 Penjurnalan selalu Mengisi Debit Kredit
Oleh karena itu, menghitung jumlah transaksi dari jumlah record Debet
seluruhnya kurang akurat, karena
mengandung angka nol atau yang transaski
kredit. Jumlah transaksi lebih akurat jika kita
peroleh dengan menghitung jumlah
recordfield [Debet] yang nilainya lebih dari nol.
Untuk itu kita bisa membuat dulu query
perantara, yang mengolah dari tabel
1JurnalTransaksi hanya field [Tanggal] dan
field [Debet] tapi yang field [Debet]-nya
nilainya lebih dari nol. Desain query ini dapat
dilihat pada Gambar1.25. Pada baris kriteria ditambahkan ekpresi “>0” (tanpa tanda
kutip). Selanjutnya atas query ini kita jadikan sumber untuk membuat query yang sama
seperti pada Gambar 23. Bedanya, sumber data query bukan langsung dari tabel
1JurnalNeraca tapi dari query3GroupingAlt2. Hasil akhir report-nya adalah sebagaimana
ditayangkan pada Gambar1.26. Sekarang jumlah data transaksi hanya sebanyak 13.171,
berkurang sekitar setengahnya dari informasi sebelumnya.
Gambar 1.25 Desain Query 3GroupingAlt2
Modul: Aplikasi Terintegrasi
Modul: Microsoft Word
25
Gambar 1.26 Report 3GroupingPerBulan Alternatif 2
6. Melengkapi dan Meringkas Data
Dalam mengelola database, seringkali kita ada keperluan untuk melengkapi data
yang tersedia. Melengkapi data di sini maksudnya adalah menambahkan data dengan
data dari luar tabel-tabel yang telah ada sebelumnya. Data tersebut akan memperjelas
maksud dari data sebelumnya. Misalnya, data sebelumnya karena digunakan berulang-
ulang, direpresentasi dalam bentuk kode. Makna dari kode ini yang perlu kita lengkapi
dengan data tambahan, yang akan dipasangkan dengan data awal tersebut.
Sebagai contoh untuk tabel 1JurnalNeraca hampirsemua field yang ada
merupakan kode-kode. Untuk memperjelas maksud kode-kode tersebut, yang ada pada
field [Satk] dan [Rincian] misalnya, maka kita perlu menambahkan keterangan untuk
setiap kode tersebut. Dalam software akuntansi keterangan-keterangan tersebut biasa
disimpan pada tabel tersendiri yang dinamakan tabel referensi.
Jika dijelaskan dengan konsep database, kode pada field [Satk] pada tabel
1JurnalNeraca merupakan foreign key dari tabel 1JurnalNeraca tersebut. Agar tabel
tersebut dapat dipahami lebih lanjut harus ada relasi dengan tabel lainnya, misal kita
sebut tabel Satkeryang merupakan tabel referensi. Tabel Satker memiliki field [Satk]
juga sebagai primary key danfield-field lainnya, yang dapat menjelaskan lebih lanjut
makna kode dari field [Satk] tersebut. Berbeda dengan tabel 1JurnalNeraca yang isi
Modul: Aplikasi Terintegrasi
Modul: Microsoft Word
26
field[Satk] yang sama bisa muncul berkali-kali, pada tabel Satker, isi field [Satk] harus
unik. Selain itu antara tabel sebelumnya dengan tabel tambahan harus terpenuhi aturan
referential integrity untuk foreign key dan primary key [Satk] sebagai berikut (bukan
ekspresi, hanya logika referential integrity) :
Isi field [Satk] pada tabel 1JurnalNeraca harus terdapat pada
isi field [Satk] pada tabel Satker.
Hal yang sama dapat dijelaskan untuk field [Rincian]. Kode pada field [Rincian]
pada tabel 1JurnalNeraca merupakan foreign key dari tabel 1JurnalNeraca tersebut.
Untuk dapat memahami lebih lanjut makna kode tersebut, harus ada tabel lain yang
memiliki field [Rincian] juga sebagai primary key, yang bernilai unik,danfield-field lainnya
yang dapat lebih menjelaskan makna kode sebelumnya. Antara tabel sebelumnya
dengan tabel baru harus terpenuhi aturan referential integrity.
Untuk kebutuhan melengkapi data dalam konteks ini, kita perlu melakukan tiga
langkah tugas, yaitu:
a. Membuat tabel baru yang akan menjadi tabel relasi ke tabel sebelumnya,
b. Mengisikan data tambahan pada tabel baru untuk melengkapi penjelasan atas tabel
yang sudah ada sebelumnya, dan
c. Membuat query dan report untuk yang memuat data lebih lengkap
Untuk tugas pertama membuat tabel baru, kita bisa langsung membuatnya yang
memuat field [kode] dan menambahkan field penjelasannya masing-masing. Namun
dengan cara ini, saat kita melakukan tugas kedua mengisikan data, kita harus
memastikan seluruh jenis kode sudah teridentifikasi dan terisikan agar aturan referential
integrity terpenuhi, atau sebaliknya kita tidak terlalu banyak menambahkan/mengetik
kode yang sebenarnya tidak digunakan sehingga tidak efisien. Untuk itu terdapat pilihan
lain dalam membuat tabel baru, yaitu dengan cara tidak langsung, dengan
memanfaatkan tabel asal sebagai sumber membuat tabel referensi tersebut. Caranya
kita buat query untuk membuat tabel atau disebut sebagai make table query.
Kita lihat misalnya query untuk membuat tabel Satk. Desain make table query
mtSatkeryang kita buat serta tabel yang dihasilkan adalah sebagaimana dapat dilihat
pada Gambar1.27 sebelah kiri. Pada gambar tersebut dapat kita lihat, kita
Modul: Aplikasi Terintegrasi
Modul: Microsoft Word
27
mendefinsikan query hanya dengan mengambil field [Satk] tapi kita aktifkan pada baris
Total - pilihan Group By. Dengan mengaktifkan pilihan ini maka query hanya akan
menampilkan satu kode Satk satu kali, karena diambil hanya grup-nya saja. Cara ini
digunakan untuk memastikan isi setiap record dari query ini adalah unik. Hasilnya hanya
terdapat 26 kode Satk/Satker yang unik, sebagai grup, untuk seluruh 25.910 record tabel
1JurnalNeraca tersebut.
Gambar 1.27 Make Table Query
Perlu dijelaskan di sini beberapa perbedaan make table query dengan query-
query sebelumnya. Pertama pada tampilan desain tersebut yang penting adalah aktifnya
icon make table pada tab Designgroupquery type. Perbedaan lainnya kita harus lihat
pada view SQL dari query tersebut. Jika kita klik SQL View pada tab Design, pada grup
Result (pojok kiri atas), maka ditampilkan kode SQL query, sebagai berikut:
SELECT [1JurnalNeraca].Satk INTO Satker
FROM 1JurnalNeraca
GROUP BY [1JurnalNeraca].Satk;
Berbeda dengan SQL query lain, pada SQL make table query ini terdapat ekspresi
tambahan yaituINTO Satker. Maksud dari ekspresi SQL ini adalah “masukkan hasil
dari query ke dalam tabel bernama Satker.” Ekspresi ini tidak ditampilkan pada design
Modul: Aplikasi Terintegrasi
Modul: Microsoft Word
28
view sehingga design view terlihat tidak berbeda dengan “select query” biasa. Ekspresi
inilah yang menyebabkan query ini disebut make table query. Dalam hal ini nama tabel
yang dibuat adalah tabel Satker.
Langkah inti dari membuat tabel melalui make table query ini adalah
menjalankan query tersebut. Klik Run pada menu tab DesaingroupResult
pada DesignViewmake table query tersebut. Selanjutnya lihat hasilnya pada Navigation
Windows Object Table. Sekarang tabel baru tabel Satker sudah harus ada, yang telah
kita buat secara tidak langsung.
Selanjutnya langkah kedua dalam melengkapi data adalah, mengisikan data
tambahan pada tabel baru, kita lakukan sebagaimana diperlihatkan pada Gambar 1.27
sebelah kanan. Sebagaimana terlihat pada gambar tersebut, di atas tabel telah
ditambahkan field tambahan nama-nama satker sebagai penjelasan atau referensi kode
pada field [Satk]. Field baru untuk melengkapi data sebelumnya tersebut diberi nama
field [Struktur]. Contoh isi field [Struktur]: DPRD, KDH dan Wa KDH, dan seterusnya.
Langkah ketiga adalah membuat query dan report yang menjadi tujuan akhir
penjelasan ini, yaitu untuk memuat data lebih lengkap tersebut. Jadi tabel baru Satker
selanjutnya kita gabungkan dengan tabel yang telah ada sebelumnya sehingga diperoleh
informasi yang lebih lengkap untuk ditayangkan dalam report. Desain query untuk
maksud ini dapat dilihat pada Gambar1.28. Sebagaimana dapat dilihat pada Gambar
1.28 bagian kiri, pada query ini sumber data berasal dari dua tabel yaitu tabel
1JurnalNeraca serta tabel Satker. Kedua tabel dihubungkan melalui field [Satk]. Pada
query tersebut kita tetapkan seluruh field dari tabel 1JurnalNeraca kita gunakan semua
sehingga pada baris field tercantum isian 1JurnalNeraca.* artinya ambil seluruh field
dari tabel 1JurnalNeraca(saat membuat query hal ini dilakukan cukup dengan men-
double click field “*” dari tabel 1JurnalNeraca). Dari tabel Satker kita ambil field
[Struktur] untuk melengkapi field [Satk] dari tabel sebelumnya. Tayangan Data Sheet
view dari query 4JurnalNeracaDgStruktur adalah seperti pada bagian kanan
Gambar1.28.
Modul: Aplikasi Terintegrasi
Modul: Microsoft Word
29
Gambar 1.28 Melengkapi Data dengan Tabel Referensi
Sebaiknya kita juga memberikan penjelasan atas kode pada field [Rincian] pada
Tabel 1JurnalNeraca. Dengan tiga langkah yang sama, namun dengan pengolahan data
yang lebih kompleks, contoh hasil akhir melengkapi data yang dapat dilakukan sekaligus
atas field [Satk] dan [Rincian] adalah sebagaimana ditampilkan pada
Report4JurnalNeracaDgDataLengkap pada Gambar1.29.
Gambar 1.29 Melengkapi Data dengan Field [Satk] dan [Rincian]
Untuk meringkas data, berikut disampaikan dua tampilan report yang
menunjukkan hasil meringkas data yang ada pada database Olah Data Akuntansi.
Pengolahan data melalui query untuk meringkas lebih kompleks daripada pengolahan
data yang telah kita lakukan sebelumnya. Peserta dapat mempelajari melalui file
database yang telah disediakan bersama modul ini. Dua hasil peringkasan data yang
dicontohkan pada Gambar1.30 adalah Report Neraca Saldo dan Report Rincian
Perhitungan APBD.
Modul: Aplikasi Terintegrasi
Modul: Microsoft Word
30
Gambar 1.30 Contoh Hasil Peringkasan Data
Modul: Aplikasi Terintegrasi
Modul: Microsoft Word
31
Latihan/Tugas
Praktikkan latihan-latihan berikut dengan baik, kemudian bandingkan jawaban Anda
dengan materi yang ada pada Kegiatan Belajar 1.
1. Bukalah CD yang disertakan. Ikuti pembahasan pada modul dan demonstrasikan:
a. Impor data dari MicrosoftExcel menjadi tabel Microsoft Access! Pastikan
hasilnya sama dengan pembahasan bagian uraian dan contoh.
b. Buat query dan reportStatistikJurnalRealisasi! Pastikan hasilnya sama dengan
pembahasan bagian uraian dan contoh.
c. Buat query dan report1Memo! Pastikan hasilnya sama dengan pembahasan
bagian uraian dan contoh.
d. Buat query dan report2SertifikasiPerDebet dan 2Sertifikasi! Pastikan hasilnya
sama dengan pembahasan bagian uraian dan contoh.
e. Buat query dan 3GroupingPerBulan dan 3GroupingAlt2! Pastikan hasilnya sama
dengan pembahasan bagian uraian dan contoh.
f. Buat query dan report4JurnalNeracaDgDataLengkap! Pastikan hasilnya sama
dengan pembahasan bagian uraian dan contoh.
2. Buat pula query/report yang belum ada sebagai berikut:
a. Buat query dan reportStatistikJurnalNeraca! Ikuti langkah-langkah seperti saat
membuat query dan reportStatistikJurnalRealisasi.
b. Buat query dan report4JurnalRealisasiDgDataLengkap! Ikuti langkah-langkah
seperti saat membuat query dan report4JurnalNeracaDgDataLengkap
Rangkuman
1. Microsoft Access dapat digunakan untuk membantu dalam mengolah data seperti
dalam pelaksanaan tugas-tugas audit atas laporan keuangan.
2. Bentuk pengolahan data yang dapat dilakukan dengan Microsoft Access meliputi
menyusun statistik data, memeriksa data, menstratifikasi dan mengelompokkan
data, serta melengkapi dan meringkas data.
3. Suatu query atau report baru dapat dibuat dengan dua cara, yaitu menggunakan
query atau report lainnya yang telah ada dan direname, atau dengan membuat
query atau report yang benar-benar baru.
Modul: Aplikasi Terintegrasi
Modul: Microsoft Word
32
Tes Formatif 1
Pilihlah huruf B jika pernyataannya Benar dan huruf S jika pernyataannya Salah. Waktu
pengerjaan selama 20 menit.
1. B - S Microsoft Access ketika digunakan untuk keperluan audit termasuk ke
dalam generalized audit software.
2. B - S Microsoft Access menyediakan data summary statistik pada Wizard
meliputi statistik Sum, Average, Min, Max dan Count. Tidak termasuk
statistik Standard Deviasi dan Varians.
3. B - S Maksud dari ekspresi
JenisMemo:
Iif(Left([NoMemo];2)=”M-“;”M-“;Left([NoMemo];2))adalah
menstratifikasi data menjadi nomor memo “M-“ dan selain “M-“.
4. B - S Memberi nomor urut pada suatu field pada report, dapat dibuat
dengan membuat field baru dengan property autonumber.
5. B - S Sumber data dari query 2Stratifikasi pada bagian Uraian dan Contoh
adalah dari suatu query juga.
6. B - S Saat mengekspor data menggunakan wizard, dari misalnya aplikasi
Microsoft Excel, maka di antara pilihan yang wajib kita centang adalah
pilihan “Append a copy of a record to the table”
7. B - S Di antara cara untuk memeriksa data nomor bukti, apakah ada
record yang dobel atau loncat, adalah dengan membuat simple
query yang berisi hanya field bukti transaksi dari tabel asal,
ditambah dengan dua field baru, yaitu jenis transaksi dan nomor
berurut. Bandingkan urutan nomor bukti berdasar bukti
transaksi dengan field nomor urut yang kita berikan.
8. B - S Tabel untuk melengkapi suatu data berisi kode pada tabel lain
dengan keterangan tentang kode tentang kode tersebut biasa
Modul: Aplikasi Terintegrasi
Modul: Microsoft Word
33
disebut sebagai tabel keterangan.
9. B - S Dalam design query make table pada SQL View, dapat terlihat
ekspresi yang membedakan antara maka table query dengan
select query biasa, yaitu adanya ekspresi INTO diiringi nama
tabel yang akan dibuat.
10. B - S Antara foreign key dengan primary key untuk melengkapi data,
harus terpenuhi aturan referential integrity yang berarti isi field
pada tabel yang dilengkapi harus ada pada tabel yang
melengkapi.
Modul: Aplikasi Terintegrasi
Modul: Microsoft Word
34
Umpan Balik dan Tindak Lanjut
Pada bagian akhir modul ini, penyusun memuat kunci jawaban tes formatif dan
mempersilakan para peserta diklat untuk menyelesaikan tes formatif di atas sebelum
mencocokkannya dengan kunci jawaban.
Hal ini perlu dilakukan untuk mengukur tingkat penguasaan materi yang diterima
peserta diklat, yang selanjutnya menghitung hasil penilaian sendiri dengan cara
menggunakan rumus berikut ini:
Tingkat Penguasaan = Jumlah jawaban yang benar x 100%
Jumlah Soal
Tingkat Penguasaan yang dicapai akan menghasilkan nilai dengan kriteria:
Persentase 91% - 100% = Amat Baik
Persentase 81% - 90.99% = Baik
Persentase 71% - 80.99% = Cukup
Persentase 61% - 70.99% = Kurang
Persentase 0% - 60.99% = Amat Kurang
Tingkat penguasaan materi pelajaran anda dinyatakan berhasil dengan baik, apabila
hasil penilaian mencapai tingkat penguasaan materi 80% ke atas. Namun apabila
ternyata masih di bawah 80%, anda terpaksa harus mengulang mempelajarinya kembali
materi yang terkandung dalam modul ini.
Modul: Aplikasi Terintegrasi
Modul: Microsoft Word
35
KB 2: MICROSOFT ACCESS UNTUK APLIKASI PERSURATAN
URAIAN DAN CONTOH
Pada Kegiatan Belajar I kita telah mempelajari bagaimana Microsoft Access dapat
digunakan untuk mengolah data. Dalam penjelasan tersebut belum dibahas kegunaan
Microsoft Access secara spesifik sebagai Database Management System (DBMS).
Microsoft Access merupakan salah satu contoh produk DBMS komersial. Contoh produk
DBMS komersial lainnya adalah Oracle dari Oracle Corporation, DB2 dari IBM
Corporation serta SQL Server dari Microsoft.
DBMS merupakan salah satu komponen dalam Database System. Tiga komponen
lainnya dalam Database System adalah User, Database Application serta Database itu
sendiri. Keempat komponen Database System tersebut dapat digambarkan sebagaimana
pada Gambar 2.1.
Dimulai dari paling kiri, pengguna menggunakan sistem database untuk
mengerjakan pekerjaannya. Pengguna menginput data yang baru, memodifikasi data
yang ada, dan menghapus data. Pengguna juga membaca data melalui beberapa cara:
melalui form, query atau memproduksi report. Komponen kedua adalah aplikasi
INDIKATOR Setelah selesai mengikuti pembelajaran ini peserta diklat diharapkan dapat:
memahami business model sebelum membuat aplikasi persuratan;
menuangkan business model persuratan ke dalam tabel relasional;
menyusun form aplikasi persuratan;
menyusun menu aplikasi persuratan dengan switchboard.
KB 2
Gambar 2.1 Empat Komponen Database System
Database
Micosoft Access atau DBMS Personal
Lainnya
Modul: Aplikasi Terintegrasi
Modul: Microsoft Word
36
database, yaitu kumpulan dari satu atau beberapa program komputer yang berperan
menjadi perantara antara pengguna dengan komponen ketiga, yaitu DBMS. Suatu
aplikasi database menghasilkan form-form, query-query dan report-report, mengirim dan
menerima data dari dan ke pengguna, serta mengubah aksi pengguna menjadi
permintaan aktivitas manajemen data oleh DBMS. Fungsi dari DBMS adalah menerima
permintaan dari aplikasi dan menerjemahkan permintaan tersebut. Microsoft Access
atau aplikasi DBMS personal lainnya dapat menggabungkan kedua fungsi tersebut, yaitu
sebagai databaseapplication serta sebagai DBMS sendiri. Pada Kegiatan Belajar ini kita
akan mengembangkan suatu databaseapplication dengan Microsft Access.
1. Menyiapkan Business Model
Dalam perancangan database terkomputerisasi, suatu formulir fisik yang biasa
digunakan yang ada selama ini sebelum aplikasi database dibuat, biasanya menjadi titik
awal seorang developer aplikasi database memulai analisis desainnya. Formulir fisik ini
sekaligus akan menjadi target output dari aplikasi database yang akan dibuat, yaitu yang
akan menjadi bagian dari report yang akan dihasilkan aplikasi database. Perlu diingat,
meski dalam keseharian istilah yang digunakan adalah “formulir,” dalam aplikasi
database yang dimaksud biasanya adalah report. Hal ini dapat dipahami, karena dalam
sistem tradisional yang berbasis manual, fungsi input dan output dari suatu database,
dua-duanya direpresentasikan dalam satu media fisik yaitu formulir.
Karena form dan report mengacu kepada pengertian tersendiri, maka untuk
menyebut formulir fisik yang akan menjadi dasar perancangan database digunakan
istilah lain yaitu business model. Kompleksitas businessmodel bisa beragam dari yang
sangat sederhana sampai yang sangat rumit, tergantung kepada sejauhmana kita akan
men-database-kan urusan dunia nyata tersebut.
Formulir fisik yang akan dijadikan contoh pada bagian ini adalah business model
yang sangat sederhana yaitu formulir agenda surat keluar, sebagaimana dapat dilihat
pada Gambar 2.2. Anggaplah Gambar 2.2 sebagai output dari sistem manual suatu
proses agenda surat keluar pada suatu kantor. Bentuknya dapat berupa spreadsheet di
komputer atau catatan yang sepenuhnya manual dalam suatu buku besar yaitu buku
Agenda Surat Keluar.
Modul: Aplikasi Terintegrasi
Modul: Microsoft Word
37
JenisSurat TglSurat TglCatat NoSurat Kepada Perihal Unit
Keputusan 18-Jan-08 18-Jan-08 KEP.002/BPP.03/2008 Ybs Penunjukan dan Pengangkatan Panitia Pengadaan Barang dan Jasa Konsultasi Perencana, Jasa Pelaksanaan Konstruksi, Jasa Konsultasi Pengaw as, dan Pengelola Administrasi dan Teknis Proyek (PTP) BDK III YGY TA 2008KKU Penyelenggaraan I
Keputusan 18-Jan-08 18-Jan-08 KEP.003/BPP.03/2008 Ybs Penunjukan/Pengangkatan Panitia Pengadaan Barang Non-Konstruksi BDK III Ygy TA 2008KKU Penyelenggaraan I
Nota Dinas 02-Jan-08 02-Jan-08 ND-001/BPP.03/2008 1. Ka. Balai Penanggung Jaw ab Kendaraan Dinas KKU Kepegaw aian dan Rumah Tangga
2. Kasubag Umum
3. KKU RT & Kepegaw aian
Rekomendasi 06-Mar-08 06-Mar-08 REK.001/BPP.03/2008 Suradi, SE, M.Pd, Ak Srt Rekomendasi mengikuti TOT Program Percepatan Akuntabilitas Keuangan Pemerintah Th 2008KKU Penyelenggaraan II
Surat Biasa 02-Jan-08 02-Jan-08 S-001/BPP.03/2008 Para WI BDK III Ygy Pembuatan Rencana Kegiatan Tahunan Kew idyaisw araan Th. 2008KKU Penyelenggaraan I
Surat Biasa 07-Jan-08 07-Jan-08 S-005/BPP.03/2008 Ka. KPKNL Yogyakarta Rekomendasi penghapusan gedung kantor utama BDK III YogyakartaKKU Tata Usaha dan Keuangan
Surat Biasa 07-Jan-08 07-Jan-08 S-006/BPP.03/2008 Sek. BPPK Usulan penghapusan segera gedung kantor utama BDK III YogyakartaKKU Tata Usaha dan Keuangan
Surat Biasa 07-Jan-08 07-Jan-08 S-007/BPP.03/2008 Ka. Kantor Pengadilan Agama Kab. MagelangPersetujuan Permohonan Perceraian Saudara Katino KKU Tata Usaha dan Keuangan
Surat Biasa 08-Jan-08 08-Jan-08 S-008/BPP.03/2008 Pimp. PT Bank Mandiri, Cab. Jl. Katamso Ygy Penggantian Spesimen Tanda Tangan KKU Tata Usaha dan Keuangan
Surat Biasa 08-Jan-08 08-Jan-08 S-010/BPP.03/2008 Pimp. PT Bank Mandiri, Cab. Jl. Katamso Ygy Pengajuan Pembukaan Rekening Giro KKU Tata Usaha dan Keuangan
Surat Biasa 14-Jan-08 14-Jan-08 S-014/BPP.03/2008 Ka Cab PT Angkasa Pura I Bandara Adi SuciptoPermohonan Pembuatan Pass Bandara KKU Kepegaw aian dan Rumah Tangga
Surat Biasa 14-Jan-08 14-Jan-08 S-017/BPP.03/2008 Sek. BPPK Penyampaian Dokumen Pendukung Usulan Penghapusan Gedung BDK III YogyakartaKKU Tata Usaha dan Keuangan
Surat Biasa 14-Jan-08 14-Jan-08 S-019/BPP.03/2008 Ka. KPPN Yk Penyampaian Laporan SAI KKU Tata Usaha dan Keuangan
Surat Biasa 17-Jan-08 17-Jan-08 S-027/BPP.03/2008 Ka Kantor Rigional I Badan Kepegaw aian Negara, YGYPermohonan Blanko Nota Persetujuan Teknis Kenaikan PangkatKKU Tata Usaha dan Keuangan
Surat Biasa 17-Jan-08 17-Jan-08 S-032/BPP.03/2008 Sek. BPPK Laporan Persiapan Pengadaan Barang/Jasa KKU Tata Usaha dan Keuangan
Surat Biasa 05-Mar-08 05-Mar-08 S-082/BPP.03/2008 Kepala KPPN Yogyakarta Penyampaian Laporan SAI KKU Tata Usaha dan Keuangan
Surat Biasa 05-Mar-08 05-Mar-08 S-083/BPP.03/2008 Ka Kanw il Ditjend Perben XIV YogyakartaPermohonan membuka dan memberikan ceramah pada Dikla Pengadaan Barang/Jasa PemerintahKKU Penyelenggaraan I
Surat Keterangan 09-Jan-08 09-Jan-08 KET-001/BPP.03/2008 Budi Nugroho, WI BDK III Yog Surat Ijin melanjutkan Pendidikan di Perguruan Tinggi KKU Kepegaw aian dan Rumah Tangga
Surat Pengantar 09-Jan-08 09-Jan-08 SP-001/BPP.03/2008 Kabag Kepeg. BPPK Laporan DP3 Th 2007 KKU Penyelenggaraan I
Surat Pengantar 17-Jan-08 17-Jan-08 SP-002/BPP.03/2008 Pimp. PT ASKES Boyolali Permohonan perbaikan ASKES baru a.n. Wiyono KKU Kepegaw aian dan Rumah Tangga
Surat Pengantar 18-Jan-08 18-Jan-08 SP-006/BPP.03/2008 Kabag Keuangan BPPK Permintaan Dropping TKPKN bl Feb.2008 KKU Tata Usaha dan Keuangan
Gambar2.2 Business Model Agenda Surat Keluar
Modul: Aplikasi Terintegrasi
Modul: Microsoft Word
38
2. Menuangkan Business Model ke Dalam Tabel Relasional
Langkah pertama seorang perancang aplikasi database adalah bagaimana
menuangkan business model ke dalam tabel-tabel relasional. Kita akan melakukan
proses penuangan ini melalui suatu tahapan teoritis penyusunan tabel-tabel relasional
untuk database SuratKeluar; pada kenyataannya tahapan ini tidak perlu dilalui bertahap
satu persatu, tetapi perlu dijelaskan untuk dapat memahami teori yang ada. Tahap-
tahap penyusunan ini menggambarkan syarat-syarat relasional tabel yang harus
dipenuhi secara bertingkat, dari yang paling mudah dan jelas terlihat sampai yang paling
sulit. Setelah melalui semua persyaratan, barulah tabel-tabel relasional yang disusun
dinyatakan sebagai tabel-tabel yang ‘normal’. Istilah ‘normal’ digunakan untuk
menggambarkan bahwa suatu aplikasi database dapat saja dibuat dengan posisi tabel-
tabel yang ‘tidak normal’ atau memiliki anomali. Namun konsekuensinya nanti dalam
pengembangan database selanjutnya akan banyak inefisiensi dan kompleksitas yang
tidak perlu.
Sejalan dengan pengertian tersebut, maka proses melalui tahap-tahap
penyusunan tabel untuk memenuhi syarat-syarat bertingkat yang ditetapkan agar dapat
memenuhi kriteria tabel normal, disebut sebagai proses normalisasi tabel. Syarat-
syaratnya sendiri dinamakan syarat-syarat normalitas tabel. Syarat-syarat normalitas
tabel bertingkat dari bentuk normalitas pertama (1stnormal form) sampai bentuk
normalitas tertinggi. Namun biasanya sampai dengan bentuk normal ketiga (3rd normal
form), tabel-tabel relasional sudah dapat dikatakan cukup normal.
Bentuk normal pertama yang harus dipenuhi suatu tabel normal adalah sebagai
berikut(Santoso 2013):
a. Setiap data dibentuk dalam flatfile, data dibentuk dalam satu record demi satu
record nilai dari field berupa “atomic value”.
Kita lihat data pada Gambar 2.2, sudah dibentuk dalam flatfile (dua dimensi baris
dan kolom), dan nilai satu field berupa atomic value.
b. Tidak ada satu set atribut yang berulang atau bernilai ganda.
Untuk syarat ini, kalau kita lihat pada Gambar2.2, pada record ketiga, kolom
[Kepada], yang dimaksudkan sebagai alamat surat, kolom tersebut dimaksudkan
diulang sebanyak 3 kali, karena terdapat 3 alamat tujuan surat. Kondisi ini tidak
memenuhi syarat bentuk normalitas pertama (1st normal form) ini.
Modul: Aplikasi Terintegrasi
Modul: Microsoft Word
39
Kondisi ini dapat diatasi dengan 2 cara, yaitu dengan
1) Menambahkan data yang sama pada kolom-kolom lain yang kosong. Dengan
cara ini isi tabel akan menjadi sebagai berikut:
JenisSurat TglSurat NomorSurat Kepada Perihal Unit
Nota Dinas 02-Jan-08 ND-001/BPP.03/2008 1. Ka. Balai Penanggung Jawab Kendaraan Dinas
KKU Kepegawaian dan Rumah Tangga
Nota Dinas 02-Jan-08 ND-001/BPP.03/2008 2. Kasubag Umum Penanggung Jawab Kendaraan Dinas
KKU Kepegawaian dan Rumah Tangga
Nota Dinas 02-Jan-08 ND-001/BPP.03/2008 3. KKU RT & Kepegawaian
Penanggung Jawab Kendaraan Dinas
KKU Kepegawaian dan Rumah Tangga
Dengan langkah ini kita memastikan bahwa tidak ada isi field yang kosong dari
seluruh record (baris) yang ada dan pada saat yang sama tidak ada field yang
berulang, meski isi field tersebut pada beberapa field persis sama dengan isi
fieldrecord sebelumnya, tapi pada field [Kepada] isinya sudah berbeda.
2) Membuat isi field bernilai ganda.
Cara ini memang menjadi menyalahi syarat normalitas pertama, tapi dapat
dipertimbangkan sekiranya kita menganggap kasus satu field bernilai ganda
atau lebih dari satu (multi value attribute) jarang terjadi. Untuk desain aplikasi,
field bernilai ganda lebih mudah ditangani daripada membuat lebih banyak
tabel/relasi. Namun untuk efisiensi database, tidak ada field bernilai ganda
(yang memenuhi bentuk normal), tentu lebih efisien.
Dengan cara ini isi tabel akan menjadi sebagai berikut:
JenisSurat TglSurat NomorSurat Kepada Perihal Unit
Nota Dinas 02-Jan-08 ND-001/BPP.03/2008 1. Ka. Balai, 2 Kasubag Umum, 3. KKU RT & Kepegawaian
Penanggung Jawab Kendaraan Dinas
KKU Kepegawaian dan Rumah Tangga
Pada bagian ini kita akan menangani masalah ini dengan cara kedua karena lebih
sederhana untuk penyusunan aplikasi, tapi dengan mengasumsikan kasus surat
beralamat banyak seperti itu jarang terjadi.
c. Telah ditentukan primarykey untuk atribut tersebut.
Nomor surat dapat menjadi primarykey untuk tabel tersebut.
d. Tiap atribut hanya memiliki satu pengertian.
Tiap field sebagai atribut telah memiliki satu pengertian.
Modul: Aplikasi Terintegrasi
Modul: Microsoft Word
40
Demikian hasil analisis atas tabel untuk keterpenuhannya atas 4 syarat
normalitas bentuk normal pertama. Pada dasarnya tidak ada perubahan yang perlu kita
lakukan, keempat syarat terpenuhi, kecuali cara pengisian data field [Kepada] untuk
record yang berisi tiga alamat surat.
Selanjutnya tabel yang telah lolos saringan bentuk normal pertama ini, harus
kita uji lagi apakah memenuhi syarat normalitas bentuk normal kedua (2nd normal
form). Syarat bentuk normal kedua adalah:
a. Tabel telah memenuhi bentuk normal kesatu.
Ini sudah kita diskusikan di atas tadi.
b. Atribut bukan kunci haruslah hanya memiliki ketergantungan fungsional
sepenuhnya kepada primary key.
Ketergantungan fungsional dapat kita misalkan sebagai berikut:
Jika a = 4
4 a = 16
Maka dikatakan 16 tergantung secara fungsional terhadap a.
Kita notasikan sebagai berikut: 16 a
Mari kita cek apakah setiap field pada tabel kita terakhir hanya tergantung secara
fungsional kepada primary key.
1) [JenisSurat] [NoSurat] ? Tidak benar
[JenisSurat] tidak tergantung secara fungsional terhadap [NoSurat]
2) [TglSurat] [NoSurat] ? Benar
3) [Kepada] [NoSurat] ? Benar
4) [Perihal] [NoSurat] ? Benar
5) [Unit] [NoSurat] ? Tidak Benar
Berdasarkan analisis tersebut, dua field dari tabel kita yaitu [JenisSurat] dan [Unit]
tidak tergantung secara fungsional kepada primarykey. Penyelesaiannya adalah kita
harus memisahkan kedua field tersebut menjadi dua tabel baru, misalnya tabel
JenisSurat dan Tabel UnitPengirim. Dengan memecah tabel dari 1 menjadi 3 tabel,
maka tabel yang tadinya belum memenuhi syarat bentuk normal kedua, menjadi
memenuhi.
Kita dapat mengecek hasil analisis syarat ketergantungan fungsional ini dengan
melihat jumlah record pada setiap entitas tabel yang direpresentasi. Katakanlah 3
Modul: Aplikasi Terintegrasi
Modul: Microsoft Word
41
tabel yang kita miliki terdiri dari tabel 1, 2 dan 3. Tabel 1, setelah field [Jenis Surat]
dan [Unit] kita keluarkan, kita namakan tabel Surat Keluar. Tabel 2 kita sebut tabel
JenisSurat. Terakhir tabel 3 kita namakan tabel UnitPenyusun. Jika jumlah record
tabel SuratKeluar adalah 10, maka untuk surat keluar jumlah 10 ini menunjukkan
jumlah surat keluar juga 10. Tapi untuk Jenis Surat tidak sebanyak 10 juga, biasanya
lebih sedikit. Dengan demikian tepat jika atribut atau field [JenisSurat] ini dibuat
sebagai tabel tersendiri. Demikian juga untuk Unit Pengirim, biasanya jumlah 10
surat tidak berasal dari 10 unit pengirim, sehingga tabel UnitPengirim tepat
sebaiknya dipisahkan. Setelah kita pecah, tabel pecahan harus kita sesuaikan.
Hanya nilai unik yang menjadi isi record tabel, sehingga jumlah record tabel benar
menunjukkan jumlah substansi tabel yang direpresentasi.
Mari kita lihat hasil pemecahan tabel tersebut pada tabel-tabel berikut.
a) Tabel SuratKeluar
TglSurat NoSurat Kepada Perihal 18-Jan-08 KEP.002/BPP.03/2008 Ybs Penunjukan dan Pengangkatan Panitia Pengadaan
Barang dan Jasa Konsultasi Perencana, Jasa Pelaksanaan Konstruksi, Jasa Konsultasi Pengawas, dan Pengelola Administrasi dan Teknis Proyek (PTP) BDK III YGY TA 2008
18-Jan-08 KEP.003/BPP.03/2008 Ybs Penunjukan/Pengangkatan Panitia Pengadaan Barang Non-Konstruksi BDK III Ygy TA 2008
02-Jan-08 ND-001/BPP.03/2008 1. Ka. Balai, 2. Kasubag Umum, 3. KKU RT & Kepegawaian
Penanggung Jawab Kendaraan Dinas
06-Mar-08 REK.001/BPP.03/2008 Suradi, SE, M.Pd, Ak Srt Rekomendasi mengikuti TOT Program Percepatan Akuntabilitas Keuangan Pemerintah Th 2008
02-Jan-08 S-001/BPP.03/2008 Para WI BDK III Ygy Pembuatan Rencana Kegiatan Tahunan Kewidyaiswaraan Th. 2008
07-Jan-08 S-005/BPP.03/2008 Ka. KPKNL Yogyakarta Rekomendasi penghapusan gedung kantor utama BDK III Yogyakarta
07-Jan-08 S-006/BPP.03/2008 Sek. BPPK Usulan penghapusan segera gedung kantor utama BDK III Yogyakarta
07-Jan-08 S-007/BPP.03/2008 Ka. Kantor Pengadilan Agama Kab. Magelang
Persetujuan Permohonan Perceraian Saudara Katino
08-Jan-08 S-008/BPP.03/2008 Pimp. PT Bank
Mandiri, Cab. Jl.
Katamso Ygy
Penggantian Spesimen Tanda Tangan
08-Jan-08 S-010/BPP.03/2008 Pimp. PT Bank
Mandiri, Cab. Jl.
Katamso Ygy
Pengajuan Pembukaan Rekening Giro
14-Jan-08 S-014/BPP.03/2008 Ka Cab PT Angkasa
Pura I Bandara Adi
Sucipto
Permohonan Pembuatan Pass Bandara
Modul: Aplikasi Terintegrasi
Modul: Microsoft Word
42
b) Tabel JenisSurat
JenisSurat
Keputusan
Keputusan KdJnsSurat JnsSurat
Nota Dinas
1 Keputusan
Rekomendasi 2 Nota Dinas
Surat Biasa 3 Rekomendasi
Surat Biasa 4 Surat Biasa
Surat Biasa
Surat Biasa
Surat Biasa
Surat Biasa
Surat Biasa
c) Tabel UnitPengirim
Unit
KKU Penyelenggaraan I
KKU Penyelenggaraan I
KKU Kepegawaian dan Rumah Tangga KdUnit Unit
KKU Penyelenggaraan II 1
KKU Penyelenggaraan I
KKU Penyelenggaraan I 2
KKU Penyelenggaraan II
KKU Tata Usaha dan Keuangan 3
KKU Tata Usaha dan Keuangan
KKU Tata Usaha dan Keuangan 4
KKU Kepegawaian dan Rumah Tangga
KKU Tata Usaha dan Keuangan
KKU Tata Usaha dan Keuangan
KKU Tata Usaha dan Keuangan
KKU Kepegawaian dan Rumah Tangga
Demikian hasil analisis atas tabel untuk keterpenuhannya atas 2 syarat
normalitas bentuk normal kedua. Atas tabel awal sebanyak 1 tabel kita lakukan
pemecahan menjadi 3 tabel. Sebagaimana terlihat pada tabel kedua dan ketiga kita
tambahkan field baru yang akan berfungsi sebagai kunci primer. Hal ini dilakukan agat
tabel baru tetap memenuhi bentuk normal kedua, yaitu pada setiap tabel, setiap kolom
(field)-nya harus hanya tergantung secara fungsional kepada satu kolom (field) kunci dari
tabel tersebut. Kolom (field) kunci ini dinamakan field kunci primer (primary key). Syarat
Modul: Aplikasi Terintegrasi
Modul: Microsoft Word
43
teknis ini sesungguhnya yang membuat jumlah baris setiap tabel menunjukkan jumlah
anggota entitas tabel tersebut.
Sebenarnya, baik untuk field [JnsSurat] maupun [Unit], keduanya memungkinkan
untuk menjadi primary key pada tabel masing-masing, karena nama jenis surat maupun
nama nomenklatur unit dapat dipastikan akan saling berbeda (unik). Namun, karena -
setelah dipecah tabel-tabel harus disatukan kembali, maka harus ada field penghubung
dari tabel awal sebelum dipecah ke tabel baru hasil pemecahan. Jika field penghubung
dari tabel awal ke tabel yang dipecah adalah field lama, maka tabel akan kembali ke
bentuk semula dan tabel menjadi tidak normal kembali. Oleh karena itu lebih baik kita
menambahkan field baru yang akan berfungsi sebagai primary key pada tabel baru, yaitu
dalam hal ini masing-masing adalah [KdJnsSurat] dan [KdUnit]. Fieldprimary key seperti
ini biasa disebut surrogate key. Fieldsurrogate key biasanya berbentuk angka dan
sebenarnya tidak diperlukan oleh user. Dengan menambahkan surrogate key, tabel
SuratKeluar akan menjadi sebagai berikut:
TglSurat NoSurat Kepada Perihal KdJnsSurat KdUnit 18-Jan-08 KEP.003/BPP.03/2008 Ybs Penunjukan/Pengangkatan
Panitia Pengadaan Barang Non-Konstruksi BDK III Ygy TA 2008
1 4
02-Jan-08 ND-001/BPP.03/2008 1. Ka. Balai, 2. Kasubag Umum, 3. KKU RT & Kepegawaian
Penanggung Jawab Kendaraan Dinas 2 3
dst.
Selanjutnya tabel yang telah lolos saringan bentuk normal kedua ini, harus kita
uji lagi apakah memenuhi syarat normalitas bentuk normal ketiga (3rd normal form).
Syarat bentuk normal ketiga adalah:
a. Tabel telah memenuhi bentuk normal kedua.
Syarat ini sudah kita diskusikan di atas dan sudah terpenuhi.
b. Atribut bukan kunci tidak boleh memiliki ketergantungan fungsional terhadap
atribut bukan kunci lainnya.
Ketiga tabel telah memenuhi syarat ini. Bisa terjadi, tabel telah memenuhi bentuk
normal kedua tetapi tidak memenuhi bentuk normal ketiga. Contoh jika terdapat
tabel DataPropertiSiapJual sebagai berikut:
NoProperti AlamatProperti Biaya KodePemilik NamaPemilik
PG4 Jl. Ikan Terbang 7 350 jt C040 Erwin
PG16 Jl. Hiu 8 450 jt C093 Durki
PG36 Jl. Kakap 15 375 jt C093 Durki
Modul: Aplikasi Terintegrasi
Modul: Microsoft Word
44
Antara field [KodePemilik] dengan [NamaPemilik] terdapat ketergantungan
fungsional, yaitu [NamaPemilik] [KodePemilik]. Berdasar bentuk normal ketiga,
hal ini tidak boleh terjadi. Sehingga, tabel harus dipecah lagi menjadi tabel awal
DataPropertiSiapJual dengan tabel baru DataPemilik, misalnya, yang di antaranya
berisi field [KodePemilik] dan [NamaPemilik].
Tabel kita tersebut telah memenuhi bentuk normal ketiga, sehingga kita bisa
melanjutkan ke subtahap berikutnya dalam tahap menuangkan bisnis model ke dalam
tabel relasional. Subtahap ini penting untuk mengembalikan tabel yang telah pecah
berkeping-keping. Untuk bisa memperoleh report sebagaimana dikehendaki bisnis
model yang dibahas, maka kita harus menciptakan mekanisme yang dapat membuat
tabel yang terpecah-pecah dapat dipersatukan kembali. Mekanisme inilah yang
dinamakan relationship atau menghubung-hubungkan antara tabel yang satu dengan
tabel yang lain.
Untuk membantu menentukan relationship dapat digunakan visualisasi
relationship dalam diagram E-R (entity-relationship diagram). Untuk kasus ini dapat
dibuat diagram E-R sebagaimana pada Gambar II.3 berikut.
Panduan praktis untuk menyusun relasi menggunakan diagram E-R adalah
dengan mengajukan pertanyaan dua arah. Misalnya dari tabel SuratKeluar ke tabel
JenisSurat kita tanyakan, “berapa Surat Keluar yang dapat “mengisi” satu Jenis Surat?”
jawabannya banyak. Setelah satu surat keluar termasuk ke dalam satu jenis surat, surat
keluar lainnya masih dapat termasuk atau mengisi jenis surat yang sama tersebut.
Sebaliknya dari tabel JenisSurat ke tabel SuratKeluar kita tanyakan, “berapa Jenis Surat
Surat Keluar Jenis Surat
Unit Pengirim
Gambar 2.3 Entitiy Relationship Database Agenda Surat
Modul: Aplikasi Terintegrasi
Modul: Microsoft Word
45
yang dapat “menaungi” satu Surat Keluar?” Jawabannya hanya satu Jenis Surat. Setelah
satu Jenis Surat menaungi satu surat keluar, jenis surat lainnya tidak dapat menaungi
surat keluar yang sama tersebut. Lebih jelasnya dapat dilihat pada Gambar II.4.
Berdasarkan jawaban atas kedua pertanyaan tersebut, hasil relationship-nya
dengan demikian adalah antara tabel SuratKeluar dan JenisSurat terdapat hubungan
“banyak ke satu” (many to one relationship) atau dari JenisSurat ke SuratKeluar terdapat
hubungan “satu ke banyak” (one to many relationship).
Demikian pula untuk hubungan antara tabel SuratKeluar dengan tabel
UnitPengirim. Ketika ditanyakan dari tabel SuratKeluar ke tabel UnitPengirim, “berapa
banyak Surat Keluar dapat dibuat oleh satu Unit Pengirim?” Jawabannya banyak.
Demikian pula sebaliknya, “berapa banyak Unit Pengirim dapat menjadi pembuat setiap
satu Surat Keluar?” Jawabannya hanya satu. Jadi antara keduanya terdapat hubungan
banyak ke satu atau satu ke banyak (many to one atau one to many relationship).
Pada kasus lain antara dua tabel mungkin terdapat hubungan banyak ke banyak.
Dalam hal ini maka kita harus membuat tabel baru lagi sebagai tabel perantara antara
tabel pertama dengan tabel kedua. Tabel baru ini berfungsi untuk memecah hubungan
banyak ke banyak menjadi hubungan banyak ke satu lalu satu ke banyak. Kasus
penyusunan aplikasi database pada Bab III akan mendiskusikan permasalahan tersebut.
Akhirnya, tabel-tabel tersebut kita rancang desainnya dalam Microsoft Access.
Kemudian kita buat relationshipnya pada menu Database Tools, klik pada Relationship.
Hasil desain tabel-tabel dan relationship antara tabel-tabel tersebut, adalah
sebagaimana pada Gambar2.5.
a
b
c
1
2
3
1
2
3
a
b
c
Surat Keluar Jenis Surat Jenis Surat Surat Keluar
Gambar2.4 Panduan Menemukan Relasi
Modul: Aplikasi Terintegrasi
Modul: Microsoft Word
46
Tabel JenisSurat
Field Name Data Type Key Required? Penjelasan Lain
KdJnsSurat Auto Number Primary Ya Surrogate Key
JnsSurat Text 50 Tidak Ya
Tabel UnitPengirim
Field Name Data Type Key Required? Penjelasan Lain
KdUnit AutoNumber Primary Ya Surrogate Key
NamaUnit Text 50 Tidak Ya
Tabel SuratKeluar
Field Name Data Type Key Required? Penjelasan Lain
NoSurat Text Primary Ya Data Asli bukan Surrogate Key
TglSurat Date/Time Tidak Ya
JenisSurat Number (Long Integer)
Foreign Key ke JenisSurat
Ya
Kepada Text 100 Tidak Ya
Perihal Text 255 Tidak Ya
Unit Number (Long Integer)
Foreign Key ke UnitPengirim
Ya
Catatan Text 50 Tidak Tidak
TglDikirim Date/Time Tidak Tidak
Dikirim Oleh Text 50 Tidak Tidak
Gambar2.5 Hasil Desain Tabel dan Relationship Antar Tabel
Modul: Aplikasi Terintegrasi
Modul: Microsoft Word
47
3. Menyusun Form
Berdasarkan file aplikasi database pada CD yang disertakan pada modul ini, yaitu
file aplikasi database Surat Keluar.accdb, kita akan tambahkan form untuk
menampilkan, menginput dan mengedit surat keluar. Seperti sebelumnya, pertama kali
yang kita lakukan adalah masuk ke menu Create, pada tab Forms pilih icon Form
Wizards. Gunakan tabel SuratKeluar sebagai sumber dari form yang akan kita buat. Pilih
pilihan layout Columnar saat diitanyakan layout apa yang akan digunakan dalam form
yang akan dibuat. Dengan klik Next dan pilih pilihan default sampai Next terakhir, lalu
klik Finish, dan beri nama form MasterSuratKeluar, maka kira-kira hasil desain Form
yang akan kita dapat adalah sebagaimana pada Gambar 2.6 berikut bagian
atas.Selanjutnya, dengan berawal dari gambar II.6 bagian atas, kita lakukan edit desain
form, dengan memindahkan posisi kontrol-kontrol yang diberikan Wizard, juga
menambahkan kontrol-kontrol baru. Perubahan desain form MasterSuratKeluar ini kira-
kira diarahkan menjadi tampilan desain form seperti pada Gambar 2.6 bawah.
Gambar 2.6 Hasil Desain Form Agenda Surat Keluar
Modul: Aplikasi Terintegrasi
Modul: Microsoft Word
48
Gambar 2.7 Hasil Perubahan Tampilan Form MasterSuratKeluar
Terdapat paling tidak 4 perbaikan yang kita lakukan terhadap form awal yang
diperoleh dengan bantuan Wizard untuk menjadi hasil akhir. Keempat perbaikan
tersebut adalah sebagai berikut:
a. Kontrol yang tidak banyak mengalami perubahan, yaitu tetap dalam bentuk TextBox
dengan Labelnya masing-masing. Perubahan yang dilakukan hanya penempatan
ulang label untuk masing-masing kontrol textBox tersebut. Awalnya penempatan
label berdasarkan default yang diberikan Wizard adalah di sebelah kiri kontrol
textbox masing-masing. Dalam perbaikan, penempatan label dipindahkan ke atas
masing-masing textbox-nya. Kontrol-kontrol yang diperlakukan seperti ini di
antaranya adalah kontrol untuk field-field [TglSurat], [NoSurat], [Kepada], [Perihal]
sampai dengan [TglKirim] dan [DikirimOleh].
b. Untuk field [JenisSurat] dan [UnitPengirim], kontrol textbox kitahapus untuk kita
ganti dengan kontrol combo box. Caranya adalah dengan mengaktifkan icon combo
box di Menu Design tab Controls dan memilih field [JenisSurat] dan [UnitPengirim]
pada icon Add Existing Fields pada tab Tools. Lalu combo box [JenisSurat] dan [Unit]
kita tempatkan sesuai tempatnya masing-masing sesuai Gambar 2.6 bagian bawah.
Klik Next setelah selesai menentukan pilihan sampai Next terakhir, lalu klik Finish.
Modul: Aplikasi Terintegrasi
Modul: Microsoft Word
49
Lebih jelasnya proses menempatkan combo box tersebut dapat dilihat pada
Gambar 2.8 dan 2.9 berikut:
Gambar 2.8 Menambahkan Combo Box untuk Field [Unit]
Gambar 2.9 Menentukan Pilihan pada Combo Box Wizards
c. Bagian yang penting dalam form ini adalah bagian kontrol Option
GroupsPilihanSaringan yang kita buat sendiri (tidak dipandu Wizards). Pilihan
saringan ini dapat membantu kita saat mencari, menambah atau ingin memperbaiki
suatu surat pada jenis surat tertentu saja. Kita ketahui, sebagaimana lazimnya di
kantor pemerintahan, surat itu bernomor urut menurut jenis suratnya masing-
Modul: Aplikasi Terintegrasi
Modul: Microsoft Word
50
masing. Oleh karena itu saat akan menomori suatu surat baru, jika kita harus
menelusuri seluruh jenis surat lain satu persatu, untuk menemukan surat yang kita
maksud, tentu akan sangat merepotkan dan makan waktu. Dengan pilihan saringan
ini kita dapat membuat surat yang ditampilkan pada suatu waktu hanya satu jenis
surat tertentu yang kita maksudkan, misal ‘Surat Biasa’ saja, ‘Keputusan’ saja atau
‘Surat Tugas’ saja dan seterusnya sesuai jenis surat yang ada.
Untuk melakukan pilihan penyaringan jenis surat pada form agenda surat keluar
tersebut, pertama kita siapkan ruang kosong untuk pilihan penyaringan, kemudian
pada design view pilih Option Groups pada menu Design tab Controls dan pastikan
icon Wizards aktif. Berikutnya ikuti langkah-langkah berikut atau sebagaimana
digambarkan pada gambar II.9.
1) Klik pada ruang kosong di tengah pada form, yang telah disiapkan untuk option
groups, lalu drag dari kiri atas ke kanan bawah
Optiongroupwizards berjalan, kemudian menanyakan tombol-tombol pilihan
apa saja yang kita inginkan di dalam grup pilihan ini.
2) Ketikkan jenis-jenis surat yang ada sebagaimana terdapat pada tabel jenis
surat, yaitu sebanyak 16 surat dari Surat Biasa sampai dengan Surat
Peringatan.
3) Klik Next.
Wizards kemudian menanyakan apakah kita menginginkan ada sebuah tombol
yang akan terpilih secara otomatis apabila kita membuka form, dan
menyarankan tombol Surat Biasa sebagai pilihan default.
4) Klik Next
Wizard menampilkan nilai-nilai yang akan dimiliki oleh masing-masing pilihan.
Tombol pilihan Surat Biasa bersesuaian dengan angka 1, Keputusan dengan
angka 2, dan seterusnya sampai jenis surat terakhir.
Modul: Aplikasi Terintegrasi
Modul: Microsoft Word
51
Gambar 2.10 Langkah-Langkah Menyiapkan Pilihan Saringan (Filter Options)
5) Klik Next
Wizard kemudian menanyakan apakah kita ingin menggunakan nilai-nilai yang
dipilih nanti untuk disimpan ke dalam field atau disimpan untuk penggunaan
saat diperlukan. Kita pilih pilihan default tidak disimpan sebagai nilai field (tapi
memilih Savethevalueforlateruse). Ini berarti pilihan kita adalah
unboundcontrol, bukan boundcontrol ke suatu field.
6) Klik Next.
Wizard menanyakan style yang kita inginkan. Pilih sesuai keinginan atau pilih
pilihan default.
Modul: Aplikasi Terintegrasi
Modul: Microsoft Word
52
7) Klik Next
Wizard menanyakan label yang kita inginkan untuk grup pilihan ini. Ketikkan
FilterOptions. Lalu klik Finish.
8) Klik kanan pada option groups lalu pilih Properties, terus arahkan ke tab Other.
Pada kotak property name, ketikkan FilterOptions.
9) Selanjutnya klik pada tab Event pada daftar property.
10) Klik kotak property AfterUpdate, lalu klik tombol Build di sebelah kanan
property yang bertandakan kotak elipsis (...).
11) Pilih CodeBuilder, lalu klik OK.
Access berpindah ke VisualBasic dan membuat event procedure After-Update
untuk optiongrup ini
12) Ketikkan kode berikut untuk prosedur tersebut (kecuali baris PrivateSub dan
EndSub yang sudah otomatis tersedia).
Private Sub
FilterOptions_AfterUpdate()
Select Case FilterOptions
Case 1
Me.Filter = "JenisSurat = 1"
Me.FilterOn = True
Case 2
Me.Filter = "JenisSurat = 2"
Me.FilterOn = True
Case 3
Me.Filter = "JenisSurat = 3"
Me.FilterOn = True
Case 4
Me.Filter = "JenisSurat = 4"
Me.FilterOn = True
Case 5
Me.Filter = "JenisSurat = 5"
Me.FilterOn = True
Case 6
Me.Filter = "JenisSurat = 6"
Me.FilterOn = True
Case 7
Me.Filter = "JenisSurat = 7"
Me.FilterOn = True
Case 8
Me.Filter = "JenisSurat = 8"
Me.FilterOn = True
Case 9
Me.Filter = "JenisSurat = 9"
Me.FilterOn = True
Case 10
Me.Filter = "JenisSurat = 10"
Me.FilterOn = True
Case 11
Me.Filter = "JenisSurat = 11"
Me.FilterOn = True
Case 12
Me.Filter = "JenisSurat = 12"
Me.FilterOn = True
Case 13
Me.Filter = "JenisSurat = 13"
Me.FilterOn = True
Case 14
Me.Filter = "JenisSurat = 14"
Me.FilterOn = True
Case 15
Me.Filter = "JenisSurat = 15"
Me.FilterOn = True
Case Null
Me.FilterOn = False
End Select
End Sub
Inilah langkah-langkah untuk memfungsikan option group sebagai tombol
menyaring data yang berasal dari tabel SuratKeluar yang akan ditayangkan. Case 1
sampai dengan case 15 menunjukkan, jika pilihan option group adalah pada nilai 1
Modul: Aplikasi Terintegrasi
Modul: Microsoft Word
53
sampai nilai 15. Saat membuat option group dengan Wizard kita dipandu untuk
menerima nilai untuk setiap tombol pilihan yang kita siapkan, yaitu 1 sampai 15
sesuai jenis surat yang ada. Nah ekspresi Case ini menunjukkan jika yang terpilih
adalah salah satu dari ke-15 kemungkinan case tersebut, maka Microsoft Access
diminta untuk melakukan 2 hal, yaitu PropertiFilterForm (Me) harus diset menjadi
Jenis Surat yang sama dengan nilai Case, serta propertyFilterOn harus dinyatakan
hidup/benar. Hasilnya dengan demikian, setiap kita mengklik salah satu tombol
maka surat keluar yang akan ditampilkan hanya yang sesuai dengan pilihan yang
kita tentukan.
Kita bisa mencoba fungsionalitas form tersebut dengan memindahkan tampilan ke
form view, dan menekan salah satu tombol pilihan saringan secara bergantian.
Gambaran contoh fungsionalitas hasil pilihan saringan tersebut dapat dilihat pada
Gambar 2.10.
Gambar 2.11Form Surat Keluar dengan Pilihan Penyaringan
d. Penambahan 6 tombol navigasi serta satu tombol untuk menetralkan pengaruh
penyaringan (filtering). Keenam tombol navigasi ini dibuat dengan mudah dengan
bantuan Wizard. Kecuali untuk command button keenam Tampilkan Semua Record,
dibuat dengan sedikit tambahan kode. Kode pada commandbutton ini dibuat untuk
menetralkan pengaruh filtering, dengan empat baris kode yang perlu disisipkan,
yaitu sebagai berikut:
Private Sub Command41_Click()
Me.FilterOn = False
FilterOptions = Null
Modul: Aplikasi Terintegrasi
Modul: Microsoft Word
54
End Sub
4. Menyusun Report
Selanjutnya, atas file aplikasi database Surat Keluar.accdb, kita akan tambahkan
report untuk menampilkan surat keluar selama periode tertentu. Seperti sebelumnya,
pertama kali yang kita lakukan adalah masuk ke menu Create, pada tab Report pilih icon
Report Wizards. Langkah-langkah berikutnya adalah sebagai berikut:
a. Wizard menanyakan fields apa yang diinginkan untuk masuk dalam report. Pilih
tabel ke JenisSurat.Di sini pilih field [JenisSurat].
b. Masih di Wizard yang sama, pindahkan tabel ke SuratKeluar, klik field-field
[NoSurat], [TglSurat], [Kepada], dan [Perihal]. Masih di Wizard yang sama,
pindahkan tabel ke UnitPengirim, klik field [NamaUnit]. Klik Next.
c. Wizard menanyakan bagaimana kita ingin menampilkan data. Pilih By [JenisSurat].
Klik Next.
d. Wizard menanyakan apakah ingin menambahkan tingkat pengelompokan lain. Pilih
[NoSurat]. Klik Next.
e. Wizard menanyakan urutan apa yang akan digunakan. Pilih [TglSurat]. Klik Next.
f. Wizard menanyakan apa layout yang akan digunakan. Pilih Block dan
OrientationLandscape.
Selanjutnya kita dapat mengedit lebih jauh, misal ukuran font, lebar field dan lain-lain
melalui design view. Contoh report jadinya adalah seperti pada Gambar 2. 12.
Modul: Aplikasi Terintegrasi
Modul: Microsoft Word
55
Gambar 2.12 Report Daftar Surat Keluar
Modul: Aplikasi Terintegrasi
Modul: Microsoft Word
56
5. Membuat Menu Aplikasi dengan Switchboard
Untuk menyempurnakan aplikasi, kita bisa sepenuhnya membuat user tidak
perlu mengakses desain database dan memberikan mereka tampilan antar muka khusus
yang akan menjadi menu atau media-antara untuk mereka menggunakan aplikasi
database ini. Membuat layar menu ini dapat dilakukan secara otomatis melalui fasilitas
switchboard pada Microsoft Access atau membuat layar menu khusus yang dibuat
menggunakan object Form. Khusus toolsswitchboard, tools ini tersedia padaMicrosoft
Access 2007, dihilangkan padaMicrosoft Access 2010, tetapi muncul kembali pada
Microsoft Access 2013. Berikut kita akan membuat menu aplikasi dengan menggunakan
fasilitas switchboard. Di Kegiatan Belajar III nanti akan digunakan object Formuntuk
membuat menu seperti switchboard ini. Langkah-langkah membuat menu dengan
switchboard adalah sebagai berikut.
a. Pilih Switchboard Manager pada menu Database Tools, tab Database Tools.
Switchboard kemudian akan mengecek apakah sudah ada switchboard sebelumnya
dan jika belum ada menawarkan apakah kita akan membuat switchboard baru. Klik
Yes.
b. Layar switchboard pertama menampilkan pilihan Close, New, Edit, Delete dan Make
Default. Pilih New kalau akan menambah layar menu karena memiliki lebih dari
satu layar menu. Karena kita cukup hanya akan memiliki satu layar menu, pilih Edit.
c. Berikutnya muncul layar Edit Switchboard Page. Pada bagian atas terdapat
switchboard name dengan nama default Main Switchboard. Pada bagian bawah
terdapat ruang untuk menambahkan item apa yang akan dimasukkan pada
switchboard tersebut. Ganti nama switchboard menjadi misalnya “Layar Menu
Aplikasi Surat Keluar.” Untuk ruang bawah item isi switchboard, masukkan isian
item sebagai berikut:
1) Text: Menambah dan Melihat Surat Keluar
2) Command: Open Form in Add Mode
3) Form: frmSuratKeluar
d. Masih pada layar Edit Switchboard Page. Klik new untuk menambah item baru
dengan isian item sebagai berikut:
1) Text: Daftar Surat Keluar
Modul: Aplikasi Terintegrasi
Modul: Microsoft Word
57
2) Command: Open Report
3) Form: frmSuratKeluar
Lebih jelasnya sampai dengan langkah ini dapat dibandingkan dengan Gambar 2.13.
Gambar 2.13 Mengkonfigurasi Switchboard
e. Masih pada layar Edit Switchboard Page. Klik new untuk menambah item baru
untuk keluar aplikasi dengan isian item sebagai berikut:
1) Text: Keluar dari Aplikasi Surat Keluar
2) Command: Exit Application
Hasil akhir switchboard ini adalah sebagaimana pada Gambar 2.14. Kita dapat
menjadikan sebagai satu-satunya layar yang terlihat saat menjalankan aplikasi. Caranya
masuk ke AccessOption. Pilih CurrentDatabase. Pada bagian Display Form, pilih
Switchboard. Pada Navigation tanda ceklis pada DisplaynavigationPane.
Gambar 2.14 Bentuk Akhir Switchboard
Modul: Aplikasi Terintegrasi
Modul: Microsoft Word
58
Latihan/ Tugas
Praktikkan latihan-latihan berikut dengan baik, kemudian bandingkan jawaban Anda
dengan materi yang ada pada Kegiatan Belajar 2.
1. Bukalah CD yang disertakan. Ikuti pembahasan pada modul dan demonstrasikan:
a. Membuat tabel SuratKeluar, JenisSurat dan UnitPengirim! Pastikan hasilnya
sama dengan pembahasan bagian A. Uraian dan Contoh.
b. Membuat formSuratKeluar! Pastikan hasilnya sama dengan pembahasan
bagian A. Uraian dan Contoh.
c. Memberi kode pada Pilihan Penyaringan pada form SuratKeluar.Pastikan
hasilnya sama dengan pembahasan bagian A. Uraian dan Contoh.
d. Membuat report DaftarSuratKeluar! Pastikan hasilnya sama dengan
pembahasan bagian A. Uraian dan Contoh.
e. Membuat menu dengan switchboard untuk aplikasi persuratan! Pastikan
hasilnya sama dengan pembahasan bagian A. Uraian dan Contoh.
2. Buat pula tabel, formdan query untuk surat masuk yang belum ada sebagai berikut:
a. Buat tabel SuratMasuk! Ikuti langkah-langkah seperti saat membuat tabel
SuratKeluar (Buat business model seperti agenda surat masuk di kantor Anda).
b. Buat form SuratMasuk! Ikuti langkah-langkah seperti saat membuat form
SuratKeluar.
c. Buat report SuratMasuk! Ikuti langkah-langkah seperti saat membuat report
SuratKeluar.
d. Tambahkan menu form SuratMasuk dan report SuratMasuk pada switchboard
yang tersedia!
Rangkuman
1. Microsoft Access dapat digunakan untuk membuat aplikasi persuratan sederhana,
yang terdiri dari agenda surat masuk dan surat keluar.
2. Untuk agenda surat keluar, untuk memudahkan pencarian dan penomoran sesuai
jenis surat yang ada, dapat digunakan fungsi case atas option group jenis surat.
3. Menu aplikasi sebagai layar awal yang muncul dapat dibuat dengan menggunakan
Modul: Aplikasi Terintegrasi
Modul: Microsoft Word
59
fasilitas switchboard yang ada pada Microsoft Access versi sampai dengan 2007.
Tes Formatif 2
Pilihlah huruf B jika pernyataannya Benar dan huruf S jika pernyataannya Salah. Waktu
pengerjaan selama 20 menit.
1. B - S Aplikasi persuratan sederhana yang dimaksud dalam pembahasan
modul ini termasuk fasilitas penomoran surat keluar secara
otomatis oleh aplikasi.
2. B - S Isi field bernilai ganda menyalahi bentuk normal pertama, tetapi
pada aplikasi surat ini kita abaikan karena nilai ganda sangat jarang
terjadi.
3. B - S Tabel JenisSurat dan UnitPengirim sebenarnya tidak harus dibuat
khusus, dapat digabungkan pada tabel SuratKeluar.
4. B - S Field [JenisSurat] tidak tergantung secara fungsional kepada
[NoSurat].
5. B - S Antara tabel JenisSurat dengan SuratKeluar terdapat hubungan
banyak ke satu sekaligus satu ke banyak.
6. B - S Agar Microsoft Access melakukan penyaringan data dengan Option
Group saat terpilih tombol Option Group bernilai tertentu, maka
aktifkan property FilterOn dari Option Group menjadi benar pada
eventbeforeupdate.
7. B - S Report yang dibuat pada aplikasi persuratan dibuat berbeda
dengan business model agar lebih informatif bagi pengguna.
8. B - S Kelebihan menggunakan switchboard sebagai layar navigasi menu
adalah tidak perlu lagi membuat kode secara manual untuk
menciptakan menu untuk berpindah antar obyek aplikasi.
9. B - S Ekspresi kode di belakang option group untuk berganti antar jenis
surat pada Aplikasi Surat Keluar menggunakan fungsi Case, tidak
Modul: Aplikasi Terintegrasi
Modul: Microsoft Word
60
dapat digantikan dengan fungsi If, Then, Else.
10. B - S Hubungan antara tabel Jenis Surat dengan tabel Unit Pengirim
adalah satu ke banyak, yang berarti Jumlah Surat Keluar yang dapat dibuat oleh satu Unit Pengirim adalah banyak.
Modul: Aplikasi Terintegrasi
Modul: Microsoft Word
61
Umpan Balik dan Tindak Lanjut
Pada bagian akhir modul ini, penyusun memuat kunci jawaban tes formatif dan
mempersilakan para peserta diklat untuk menyelesaikan tes formatif di atas sebelum
mencocokkannya dengan kunci jawaban.
Hal ini perlu dilakukan untuk mengukur tingkat penguasaan materi yang diterima
peserta diklat, yang selanjutnya menghitung hasil penilaian sendiri dengan cara
menggunakan rumus berikut ini:
Tingkat Penguasaan = Jumlah jawaban yang benar x 100%
Jumlah Soal
Tingkat Penguasaan yang dicapai akan menghasilkan nilai dengan kriteria:
Persentase 91% - 100% = Amat Baik
Persentase 81% - 90.99% = Baik
Persentase 71% - 80.99% = Cukup
Persentase 61% - 70.99% = Kurang
Persentase 0% - 60.99% = Amat Kurang
Tingkat penguasaan materi pelajaran anda dinyatakan berhasil dengan baik, apabila
hasil penilaian mencapai tingkat penguasaan materi 80% ke atas. Namun apabila
ternyata masih di bawah 80%, anda harus mengulang mempelajarinya kembali materi
yang terkandung dalam modul ini.
Modul: Aplikasi Terintegrasi
Modul: Microsoft Word
62
KB 3: MICROSOFT ACCESS UNTUK APLIKASI AKUNTANSI
PERUSAHAAN JASA
URAIAN DAN CONTOH
1. Memahami Business Model Akuntansi Perusahaan Jasa
Untuk dapat membangun aplikasi database akuntansi, pengembang aplikasi
tentunya harus dapat memahami business model akuntansi. Pemahaman tersebut tidak
harus semendalam seperti seorang yang berlatar belakang pendidikan akuntansi, tetapi
cukup sampai dengan pemahaman yang dapat membekali proses pembuatan aplikasi.
Kompleksitas suatu aplikasi database akuntansi juga akan bertambah dengan semakin
kompleksnya bentuk perusahaan yang dihadapi. Namun, memahami prinsip dasar
business model akuntansi pada perusahaan yang paling sederhana tetap yang paling
penting, karena menjadi dasar pemahaman untuk perusahaan-perusahaan yang lebih
besar.
Akuntansi pada dasarnya adalah catatan transaksi yang digolongkan menurut
rekening-rekening/pos-pos akuntansi yang telah ditetapkan sebelumnya. Catatan
transaksi harian dinamakan jurnal. Setiap jurnal dibukukan ke dalam akun-akun/
rekening-rekening yang dikumpulkan dalam suatu daftar bernama buku besar. Dari buku
besar kemudian diringkas menjadi laporan yang akan dibawa ke tahun-tahun berikutnya,
yang mengikhtisarkan posisi kekayaan perusahaan per tanggal akhir periode tertentu,
serta laporan yang berakhir di periode berjalan, yang memberikan gambaran kinerja
perusahaan selama satu periode tersebut. Laporan pertama dikenal sebagai neraca atau
balance sheet, sementara laporan kedua dinamakan laporan laba-rugi atau income
statement.
INDIKATOR
Setelah selesai mengikuti pembelajaran ini peserta diklat diharapkan dapat:
memahami business model sebelum membuat aplikasi akuntansi;
menuangkan business model akuntansi ke dalam tabel relasional;
menyusun form dan query aplikasi akuntansi;
menyusun menu aplikasi akuntansi tanpa switchboard.
KB 3
Modul: Aplikasi Terintegrasi
Modul: Microsoft Word
63
Berdasarkan gambaran tersebut, business model akuntansi yang pertama harus
dipahami adalah yang tercermin dalam form jurnal. Dari jurnal ini akan lahir form atau
report-report lainnya. Tabel 3.1 berikut memberikan contoh jurnal dalam akuntansi
manual (tanpa aplikasi database akuntansi). Perusahaan yang dicontohkan adalah
perusahaan perseorangan yang bergerak dalam bidang jasa. Perusahaan tersebut
bernama Salon Jessica, dimiliki oleh Jessica (Saba 2015).
Tabel 3.1 Contoh Bentuk Jurnal
Tanggal Keterangan Ref Debet Kredit
2014
Des 3
Kas
Pendapatan Jasa
111
411
3.000.000
3.000.000
4 Beban Listrik dan Air
Kas
513
111
600.000
600.000
8 Perlengkapan Salon
Kas
113
111
400.000
400.000
10 Peralatan Salon
Utang Usaha
121
211
1.000.000
1.000.000
18 Peralatan Salon
Kas
121
111
800.000
800.000
21 Kas
Pendapatan Jasa
111
411
10.000.000
10.000.000
25 Peralatan Salon
Utang Usaha
121
211
2.000.000
2.000.000
27 Kas
Pendapatan Jasa
111
411
1.500.000
1.500.000
29 Beban Gaji
Kas
511
111
3.000.000
3.000.000
Business model kedua yang harus dipahami adalah Daftar Rekening. Daftar ini
memuat seluruh nama-nama akun atau rekening yang telah disiapkan sebelumnya
untuk digunakan dalam catatan transaksi perusahaan baik di jurnal maupun selanjutnya
di buku besar. Karena memuat seluruh nama rekening, pemilik perusahaan harus dapat
memikirkan seluruh rekening yang harus ada atau akan diperlukan oleh perusahaan
selama satu atau beberapa tahun ke depan. Memang saat menjurnal transaksi pada
suatu tahun berjalan, perusahaan dapat saja menambahkan rekening baru, tapi hal ini
akan merepotkan karena harus juga menambahkan di daftar rekening dan di buku
besar. Kalau dalam sistem terkomputerisasi, berarti harus masuk mengubah desain
database yang ada; tindakan ini merupakan ciri dari database yang tidak terencana
dengan baik.
Modul: Aplikasi Terintegrasi
Modul: Microsoft Word
64
Selain memuat semua nama-nama rekening yang tersedia, daftar rekening juga
memuat saldo-saldo rekening-rekening tersebut. Oleh karena itu daftar ini juga disebut
neraca saldo (dengan catatan saldo rekening dengan nilai nol pun harus dimasukkan;
Neraca saldo kadang diasumsikan hanya mencantumkan rekening dengan saldo lebih
dari nol). Saldo tersebut bisa merupakan saldo awal, jika jurnal belum dibukukan,
ataupun saldo akhir setelah jurnal-jurnal dibukukan. Misalkan untuk jurnal tersebut,
nama-nama rekening pada daftar rekening dengan saldo awalnya adalah sebagaimana
pada Tabel 3.2 berikut.
Tabel 3.2 Contoh Bentuk Daftar Rekening
No Akun Akun Debet Credit
111 Kas 20.000.000
121 Piutang Usaha 2.500.000
113 Sewa Dibayar di Muka 3.600.000
114 Perlengkapan Salon 3.800.000
121 Peralatan Salon
211 Utang Usaha 10.000.000
311 Modal Jessica 15.000.000
312 Prive Jessica 200.000
411 Pendapatan Jasa 7.000.000
511 Beban Gaji 800.000
512 Beban Iklan 700.000
513 Beban Listrik dan Air
514 Beban Serba-Serbi 400.000
Business model ketiga adalah buku besar. Catatan transaksi harian dalam jurnal
secara periodik harus dibukukan ke dalam buku besar ke dalam rekening masing-masing.
Jika dihubungkan dengan daftar rekening cerita lengkap siklus akuntansi menjadi
sebagai berikut:
a. Pada awalnya pemilik perusahaan mempersiapkan semua nama rekening yang akan
ada pada perusahaan. Karena baru mengawali perusahaan, maka saldo-saldo
semua rekening bernilai nol.
b. Kemudian staf akuntansi perusahaan menjurnal transaksi perusahaan mereka.
Sebagian besar rekening yang ada digunakan untuk mencatat transaksi tersebut,
baik berupa penambahan atau pengurangan dalam nilai rupiah. Penambahan atau
Modul: Aplikasi Terintegrasi
Modul: Microsoft Word
65
Gambar 3.1 Proses Posting Dari Jurnal ke buku Besar
pengurangan tersebut realisasinya dikonversi ke dalam logika akuntansi Debet atau
Kredit.
c. Untuk melihat pengaruh dari transaksi ke dalam saldo-saldo setiap rekening, maka
nilai rupiah setiap transaksi kemudian dimasukkan ke dalam buku per masing-
masing rekening. Seluruh buku tersebut dinamakan buku besar.
d. Nilai saldo akhir dari setiap rekening kemudian di-update ke saldo rekening di
dalam daftar rekening. Daftar rekening sekarang menjadi neraca “saldo akhir”
perusahaan.
e. Saat memulai pencatatan periode baru, maka siklus akuntansi berulang kembali ke
nomor 1. Daftar rekening sekarang menjadi neraca saldo awal perusahaan. Yang
berbeda dengan neraca saldo awal di awal perusahaan berdiri adalah saldo-saldo
rekening tidak lagi bernilai nol, kecuali untuk beberapa rekening yang selama
periode tersebut tidak ada transaksi. Selanjutnya masuk ke langkah 2 kembali,
langkah 3 kembali, langkah 4 dan selanjutnya kembali ke langkah 1 lagi, demikian
seterusnya siklus akuntansi berputar.
Dari gambaran tersebut, dapat disimpulkan bahwa buku besar untuk setiap
rekening adalah dokumen yang terus berkembang. Kalau jurnal adalah kumpulan
catatan transaksi, maka buku besar adalah kumpulan catatan seluruh akibat transaksi
tersebut ke dalam setiap rekening perusahaan. Tujuan buku besar ini dapat tercapai
melalui suatu proses pembukuan (posting) dari jurnal ke buku besar. Cara memposting
jurnal ke dalam buku besar dalam business model akuntansi sistem manual dapat
digambarkan pada Gambar 3.1.
Modal
Modul: Aplikasi Terintegrasi
Modul: Microsoft Word
66
Pada poin (d) siklus akuntansi, seluruh rekening dihitung saldo akhirnya,
kemudian dilakukan rekapitulasi dan di-update ke dalam daftar rekening atau neraca
saldo (trial balance) sebelumnya. Istilah lebih tepat untuk neraca saldo sesungguhnya
adalah daftar saldo karena merupakan “daftar rekening yang ditambah saldo” saja.
Dalam sistem manual, daftar rekening dan neraca saldo merupakan dokumen terpisah.
Namun sebagaimana dijelaskan sebelumnya, kedua daftar ini sebetulnya identik.
Dengan penjelasan ini, kita dapat memahami mengapa dalam sistem terkomputerisasi,
sebagaimana akan dibahas di subbab berikut, kedua daftar ini tidak dibedakan.
Neraca saldo inilah yang menjadi dasar untuk menyusun laporan keuangan, baik
Neraca maupun Laporan Laba Rugi. Saldo akun-akun yang akan terbawa ke periode-
periode selanjutnya di masa yang akan datang, dilaporkan di Neraca. Sementara saldo-
saldo akun yang harus selesai pada periode berjalan, agar terlihat kinerja perusahaan
selama periode tersebut, dilaporkan di Laporan Laba Rugi.
2. Menuangkan Business Model ke Dalam Tabel Relasional
Business model akuntansi merupakan contoh business model yang telah
disiapkan dengan logika yang sangat sistematis sehingga sudah sejak awal melahirkan
form-form dan report-report yang sudah mendekati kaidah database relasional. Fakta ini
mengagumkan mengingat akuntansi lahir sekitar dua-tiga abad sebelum konsep
database komputer dikembangkan.
Sebagaimana telah dibahas pada Kegiatan Belajar2, mengembangkan database
relasional dapat dilakukan melalui tahap analisis normalitas tabel sejak bentuk normal
pertama sampai bentuk normal ketiga. Syarat yang harus dipenuhi agar tabel-tabel
database relasional memenuhi bentuk normal pertama, kedua dan ketigas secara
bersama-sama adalah sebagai berikut:
Bentuk Normal Pertama
a. Setiap data dibentuk dalam flat file, data dibentuk dalam satu record demi satu
record nilai dari field berupa “atomic value”.
b. Tidak ada satu set atribut yang berulang atau bernilai ganda.
c. Telah ditentukan primary key untuk atribut tersebut.
Modul: Aplikasi Terintegrasi
Modul: Microsoft Word
67
d. Tiap atribut hanya memiliki satu pengertian.
Bentuk normal kedua adalah:
a. Tabel telah memenuhi bentuk normal pertama.
b. Atribut bukan kunci haruslah hanya memiliki ketergantungan fungsional
sepenuhnya kepada primary key.
Bentuk normal ketiga adalah:
a. Tabel telah memenuhi bentuk normal kedua.
b. Atribut bukan kunci tidak boleh memiliki ketergantungan fungsional terhadap
atribut bukan kunci lainnya.
Dengan mengkonversi sepenuhnya form pada business model akuntansi manual
menjadi tabel, maka ada tiga tabel yang kita simpulkan harus ada dalam database
akuntansi terkomputerisasi menggunakan database relasional. Ketiga tabel tersebut
adalah: tabel Jurnal,Rekening dan BukuBesar. Kita akan melakukan tiga langkah analisis
saja sekarang untuk mengembangkan dan menguji tabel relasional ini, yaitu pertama,
kita akan konversi terlebih dahulu business model akuntansi manual menjadi tabel
database relasional, kedua kita akan cek keterpenuhan syarat tabel-tabel tersebut atas
bentuk normal pertama, bentuk normal kedua dan bentuk normal ketiga secara
sekaligus, dan ketiga baru kita akan memberikan relationship atas tabel-tabel tersebut.
Untuk langkah pertama konversi business model ke dalam tabel relasional, akan
menghasilkan tiga jenis desain tabel sebagaimana pada tabel III.3 berikut. Masing-
masing dirumuskan berdasarkan contoh bentuk jurnal pada Tabel 3.1, contoh bentuk
Daftar Rekening pada Tabel 3.2, dan contoh Buku Besar pada Gambar3.1. Desain tabel
dan database aplikasi akuntansi ini diadaptasi dari aplikasi akuntansi yang sudah dibuat
sebelumnya (Susanto dan Hartono 2003).
Tabel Jurnal
Field Name Data Type Key Required? Penjelasan Lain
NoJurnal Autonumber Primary Ya Surrogate Key
TglJurnal Date.Time Bukan Tidak
NoRekening Text, 7 Foreign Key ke Rekening
Tidak
Keterangan Text, 50 Bukan Tidak
Modul: Aplikasi Terintegrasi
Modul: Microsoft Word
68
Debet Number (Long Integer) Bukan Tidak
Kredit Number (Long Integer) Bukan Tidak
Tabel Rekening
Field Name Data Type Key Required? Penjelasan Lain
NoRekening Text, 7 Primary Ya
Keterangan Text, 50 Bukan Tidak
Saldo Number (Long Integer) Bukan Tidak
Tabel BukuBesar
Field Name Data Type Key Required? Penjelasan Lain
Id Autonumber Primary Ya Surrogate Key
NoRekening Text, 7 Foreign Key ke Rekening
Tidak
Tanggal Date.Time Bukan Tidak
Debet Number (Long Integer) Bukan Tidak
Kredit Number (Long Integer) Bukan Tidak
Mari kita lanjutkan pada langkah kedua yaitu melihat keterpenuhan syarat
normalitas bentuk pertama, kedua dan ketiga dari tabel-tabel tersebut. Untuk syarat
normalitas pertama, setiap data dibentuk dalam flatfile, data dibentuk dalam satu
record demi satu record nilai dari field berupa “atomicvalue”, sudah terpenuhi oleh
semua tabel. Demikian pula syarat normalitas bentuk pertama butir kedua, tidak ada
satu set atribut yang berulang atau bernilai ganda, butir ketiga telah ditentukan primary
key untuk atribut tersebut, serta butir keempat, tiap atribut hanya memiliki satu
pengertian.
Demikian pula syarat tambahan untuk bentuk normal kedua, atribut bukan
kunci haruslah hanya memiliki ketergantungan fungsional sepenuhnya kepada
primary key, dan syarat tambahan bentuk normal ketiga, atribut bukan kunci
tidak boleh memiliki ketergantungan fungsional terhadap atribut bukan kunci
lainnya, keduanya telah terpenuhi. Setiap tabel telah mengacu pada satu pengertian
sendiri-sendiri dan hanya memiliki ketergantungan fungsional pada kunci primer. Syarat-
syarat normalitas ini mudah terpenuhi karena business model akuntansi ini telah
Modul: Aplikasi Terintegrasi
Modul: Microsoft Word
69
didesain dengan kaidah logika yang sistematis yang telah teruji dalam 2-3 abad praktek
akuntansi.
Yang sedikit berbeda dengan business model adalah bentuk tabel buku besar.
Dalam buku besar manual, untuk setiap rekening dibuat dalam daftar sendiri-sendiri.
Mengapa dalam sistem manual dibuat seperti itu? Alasannya karena sejak awal jumlah
transaksi yang akan mempengaruhi suatu rekening belum diketahui, sementara tidak
ada cara manual apapun yang dapat menyisipkan tambahan data ke rekening tertentu,
jika buku besar dibuat dalam satu daftar. Untuk masing-masing rekening harus
disediakan ruang yang cukup untuk menampung kemungkinan transaksi selama satu
atau beberapa periode. Namun jika buku besar itu dalam bentuk tabel dalam database,
maka buku besar cukup ditempatkan dalam satu tabel. Meskipun suatu transaksi
berbeda rekening, saat memposting ke BukuBesar mesin database akan dapat
menyisipkan angka transaksi ke akun yang tepat.
Untuk langkah ketiga memberikan relationship atas tabel-tabel tersebut,
terlebih dahulu kita gambarkan diagram E-R, sebagai berikut.
Dalam diagram E-R tersebut, dari tabel BukuBesar ke Rekeningterdapathubunganbanyak
ke satu. Hubungan tersebut dapat dicek dengan mengajukan pertanyaan dari BukuBesar
ke Rekening, berapa banyak BukuBesar yang dapat ditempati satu Rekening?
Jawabannya banyak. Sebaliknya dari Rekening ke BukuBesar, dengan mengajukan
pertanyaan berapa banyak Rekening dapat masuk ke satu BukuBesar? Jawabannya
hanya satu. Lebih jelasnya dapat dilihat pada Gambar III.3.
Rekening Jurnal
BukuBesar
Id BB 1 Id BB 2 Id BB 3
Rek 1 Rek 2 Rek 3
Rek 1 Rek 2 Rek 3
Id BB 1 Id BB 2 Id BB 3
Buku Besar Rekening Rekening Buku Besar
Gambar 3.2 Relatonship antar Tabel Aplikasi Database Akuntansi
Gambar 3.3 Panduan Menentukan Hubungan antar Tabel
Modul: Aplikasi Terintegrasi
Modul: Microsoft Word
70
Sementara untuk hubungan dari tabel Rekening ke
Jurnalterdapathubunganbanyak ke banyak (many to many). Hubungan tersebut dapat
dicek dengan mengajukan pertanyaan dari Rekening ke Jurnal, berapa banyak rekening
yang dapat digunakan oleh satu jurnal? Jawabannya banyak. Sebaliknya dari Jurnal ke
Rekening, dengan mengajukan pertanyaan, berapa banyak Jurnal dapat ditempati oleh
satu Rekening? Jawabannya juga banyak.
Hubungan banyak ke banyak akan menyulitkan dalam penyiapan form dan
query, oleh karena itu harus dilakukan pemecahan tabel untuk membuat tabel
perantara antara tabel Rekening dan Jurnal. Pemecahan tabel awal dibuat sedemikian
rupa sehingga antara tabel Rekening ke tabelantara berrelasi banyak ke satu, dan antara
tabelantara ke tabel Jurnal berrelasi satu ke banyak. Sebutlah tabelantara ini sebagai
tabel RekeningJU berisi field [NoRekening], [Keterangan], [Debet] dan [Kredit]. Maka
field tabel Jurnal, kita namakan sekarang tabel JurnalUmum, hanya tinggal [NoJurnal]
dan [TglJurnal]. Jangan lupa antara Tabel JurnalUmum dengan tabel RekeningJU harus
dibuat hubungan dengan menyiapkan tabel NoJurnal pada tabel RekeningJU sebagai
foreign key. Dengan demikian selengkapnya hasil pemecahan tabel Jurnal menjadi dua
tabel JurnalUmum dan RekeningJU adalah seperti pada Gambar III.4.
Tabel Jurnal Tabel JurnalUmum TabelRekeningJU
Field Name JurnalUmum RekeningJU
NoJurnal NoJurnal NoJurnal
TglJurnal TglJurnal NoRekening
NoRekening Keterangan
Keterangan Debet
Debet Kredit
Kredit
Gambar 3.4Pemecahan Tabel Jurnal ke dalam JurnalUmum dan RekeningJU
Setelah dilakukan pemecahan tabel Jurnal menjadi JurnalUmum dan RekeningJU
maka Diagram E-R tabel-tabel kita menjadi sebagaimana pada Gambar III.5.
Modul: Aplikasi Terintegrasi
Modul: Microsoft Word
71
Selain itu untuk kepentingan pemrograman isi field dari tabel-tabel tersebut juga
dilakukan penambahan, yaitu penambahan field [Posting] dan [TglPosting] pada tabel
JurnalUmum, field [Urut] pada tabel RekeningJU, field [D/K], [SaldoAwal] dan
[TanggalSaldo] pada tabel Rekening, serta field SaldoAwal pada tabel BukuBesar. Desain
field pada masing-masing tabel dari field-field tambahan tersebut dicantumkan pada
Tabel 3.3.
Tabel 3.3 Field-Field Tambahan untuk Keperluan Pemrograman
Field Name Ditambahkan pada
Tabel Data Type Key Required?
Posting JurnalUmum Yes, No Primary Ya
TglPosting JurnalUmum Date,Time Bukan Tidak
Urut RekeningJU Number (Long Integer) Bukan Tidak
D/K Rekening Text, 2 Bukan Ya
SaldoAwal Rekening Number (Long Integer) Bukan Tidak
TanggalSaldo Rekening Date,Time Bukan Tidak
SaldoAwal BukuBesar Number (Long Integer) Bukan Tidak
Terakhir, setelah tabel-tabel disiapkan dalam desain aplikasi database Microsoft
Access, kemudian relationship didefinisikan antar tabel-tabel tersebut, maka hasil
relationship tersebut dapat digambarkan sebagaimana pada Gambar 3.6.
Rekening JurnalUmum
BukuBesar
RekeningJU
Gambar 3.5 Diagram E-R setelah Pemecahan Tabel Jurnal
Modul: Aplikasi Terintegrasi
Modul: Microsoft Word
72
Gambar 3.6 Relationship Final
3. Menyusun Form dan Query
Obyek form dan query untuk aplikasi database akuntansi yang akan kita buat
terdiri dari:
a. Form Rekening
b. Form Jurnal
c. Form Posting
d. Form Penutup
e. Query qryJU
f. Query qryBukuBesar dan qryNeraca
Percobaan
g. Query qryRL dan qryTotRL
h. Query qryNeraca dan qry123
Untuk form pertama Rekening, langkah-langkah untuk membuatnya adalah
sebagai berikut:
a. Pilih FormWizard di tab Create pada TabbedRibbon, group Create.
b. Pilih Rekening pada bagian Tables/Queries, lalu masukkan seluruh field.
c. Wizard menanyakan layout yang akan digunakan. Pilih Columnar. Klk Next.
d. Wizard menanyakan nama judul yang akan digunakan dalam form. Ikuti pilihan
default yang memberikan nama form Rekening. Klik Finish.
Sebelum melanjutkan membuat obyek yang lain, mari kita coba terlebih dahulu
mengisikan data pada form Rekening yang telah kita buat tersebut. Untuk mengisi data
pada form Rekening, lebih mudah untuk memasukkan dari tabel Rekening. Caranya, dari
NavigationPane, pilih TabelRekening. Masukkan ke tabel tersebut data-data
Modul: Aplikasi Terintegrasi
70
sebagaimana pada Tabel 3.2, dengan menambahkan isian untuk field D/K berupa saldo
normal rekening, yaitu D jika “Debet” atau K jika “Kredit.” Hasil form Rekening setelah
berisi data adalah sebagaimana pada Gambar 3.7.
Gambar 3.7 Bentuk Form Rekening yang Telah Berisi Data
Untuk form kedua, Jurnal, langkah-langkah untuk membuatnya adalah sebagai
berikut:
a. Pilih Form Wizard di tab Create, pada Tabbed Ribbon, group Create.
b. Pilih JurnalUmum pada bagian Tables/Queries, lalu masukkan seluruh field.
c. Lanjutkan pilih RekeningJU pada bagian Tables/Queries yang sama, lalu masukkan
secara berurutan field [NoRekening], [Keterangan], [Debet], [Kredit] dan [Urut].
Biarkan [NoJurnal] tidak masuk pada bagian Selected Fields. Klik Next.
d. Wizard menanyakan, “How do you want to view your data?” Tetap pada pilihan
default by JurnalUmum. Klik Next.
e. Wizard menanyakan layout yang akan digunakan. Pindahkan pilihan ke tabular. Klk
Next.
f. Wizard menanyakan nama judul yang akan digunakan dalam form. Ketikkan Jurnal
dan SubformJU. Klik Finish.
g. Ubah sedikit desain form dengan menghapus labelSubFormJU dan melebarkan
SubForm tersebut sehingga sejajar dengan field-field di atasnya.
h. Atas form Jurnal ini kita masih perlu melakukan modifikasi yaitu agar pada
fieldNoRek, dicantumkan pilihan No Rekening yang tersedia, sebagaimana yang
telah kita masukkan pada tabel/form Rekening. Kemudian kita juga perlu
Modul: Aplikasi Terintegrasi
71
menambahkan nama rekening sesuai nama rekening yang dipilih. Untuk melakukan
modifikasi tersebut langkah-langkah yang kita lakukan adalah sebagai berikut:
1) Masuk ke formDesign. Lalu tekan tombol Shift pada keyboard dan klik pada
[NoRek] dan [Keterangan] dan tekan Delete.
2) Pada SubFormJU, klik kanan pada kotak hitam pada sudut kiri atas SubFormJU
dan klik pada Properties.
3) Pada Properties, klik pada tab Data, masuk pada baris RecordSource lalu klik
pada tanda elipsis (...). Microsoft Access kemudian menanyakan, “Do you want
to creat a query based on the table?” Klik Yes.
4) Pada tampilan query by example SubFormJU query builder, masukkan table
tambahan, yaitu tabel Rekening. Tambahkan field-field [NoRekening], [Debet],
[Kredit] dan [Urut] dari tabel RekeningJU dan field [Keterangan] dari tabel
Rekening. Tutup SubFormJU query builder.
5) Tutup Form Jurnal. Kemudian buka SubFormJU. Dengan kontrol combobox
dan Add Existing Field aktif, pilih [NoRek]. Kemudian drag dari ComboBox ke
tempat field [NoRek] yang sebelumnya dihapus. Pada dialogComboBox yang
muncul, pilih pilihan pertama I want the combo box to get the values from
another table or query seperti pada Gambar III.2.
6) Selanjutnya tambahkan di sebelah [NoRek], field [Keterangan] menggantikan
field [Keterangan] yang dihapus sebelumnya.
i. Jika sudah diposting, maka jurnal harus tidak dapat diedit dan dihapus. Untuk
memastikan hal tersebut, maka pada property form (klik kotak kecil warna hitam
pada bagian atas kiri form), pada tab event baris on current harus ditambahkan
kode dengan sintaks sebagai berikut.
Private Sub Form_Current()
If Not IsNull(Me!Posting) Then
If Me!Posting Then
Me.AllowDeletions = False
Me.AllowEdits = False
Me!SubFormJU.Locked = True
Else
Me.AllowDeletions = True
Me.AllowEdits = True
Me!SubFormJU.Locked = False
End If
Else
Me.AllowDeletions = True
Me.AllowEdits = True
Me!SubFormJU.Locked = False
Modul: Aplikasi Terintegrasi
72
End If
End Sub
j. Isikan jurnal-jurnal sebagaimana pada tabel III.1. Hasil form Jurnal final yang telah
mendapat modifikasi desain lanjutan dan telah berisi data isian jurnal yang pertama
adalah sebagaimana pada Gambar 3.8 berikut.
Gambar 3.8 Mengisikan Jurnal pada Form Jurnal
Selanjutnya form ketiga yang perlu kita buat adalah form Posting. Form ini
diperlukan agar jurnal yang telah kita catat dapat dimasukkan ke rekeningnya masing-
masing. Form posting akan sepenuhnya menggunakan ekspresi kode program atas
command buttton posting pada form Posting. Langkah yang kita lakukan adalah sebagai
berikut:
a. Buat form seperti pada Gambar 3.9.
Gambar 3.9 Form Posting
b. Pada tampilan design klik kanan pada commandbuttonPosting. Selanjutnya pilih
Properties dan masuk ke Tab Event, lalu klik pada tanda elipsis (...). Ketikkan sintaks
kode sebagai berikut:
Private Sub Posting_Click()
'buka query gryJU
'
Set myRecJU = CurrentDb().OpenRecordset("qryJU")
Modul: Aplikasi Terintegrasi
73
'buka tabel buku besar
Set myrecBB = CurrentDb().OpenRecordset("BukuBesar")
'cek, apakah ada data yang dihasilkan?
If Not myRecJU.EOF And Not myRecJU.BOF Then
'jika ada, lakukan perulangan
'sampai akhir file (EOF)
While Not myRecJU.EOF
'tambahkan ke Buku Besar
myrecBB.AddNew
myrecBB!NoRek = myRecJU!NoRek
myrecBB!Tanggal = myRecJU!TglJurnal
myrecBB!Debet = myRecJU!Debet
myrecBB!Kredit = myRecJU!Kredit
myrecBB!SaldoAwal = False
myrecBB.Update
'cek tentang status normal rekening
If myRecJU![D/K] = "D" Then
'jika rekening yang akan diupdate adalah Debet
'update saldo terakhir di tabel rekening
'dengan saldo = Saldo + Debet
CurrentDb().Execute "update Rekening set " & _
" saldo = saldo + " & myRecJU!Debet & _
" where NoRek = """ & myRecJU!NoRek & """"
'dan dengan saldo = saldo - Kredit
CurrentDb().Execute "update Rekening set " & _
" saldo = saldo - " & myRecJU!Kredit & _
" where NoRek = """ & myRecJU!NoRek & """"
Else
'jika rekening yang akan diupdate adalah Debet
'update saldo terakhir di tabel Rekening
'dengan saldo = saldo - Debet
CurrentDb().Execute "update Rekening set " & _
" saldo = saldo - " & myRecJU!Debet & _
" where NoRek = """ & myRecJU!NoRek & """"
'dan dengan saldo = saldo + Kredit
CurrentDb().Execute "update Rekening set " & _
" saldo = saldo + " & myRecJU!Kredit & _
" where NoRek = """ & myRecJU!NoRek & """"
End If
'pindah ke record berikutnya
myRecJU.MoveNext
Wend
'update field Posting tabel JurnalUmum dengan True
CurrentDb().Execute "update JurnalUmum set " & _
"Posting=True, TglPosting=#" & Me!Waktu & "#" & _
"where Not Posting"
End If
Set myRecJU = Nothing
Set myrecBB = Nothing
End Sub
c. Untuk command button Selesai, gunakan Wizard dan pilih CloseForm.
Modul: Aplikasi Terintegrasi
74
Untuk menyusun query-query yang diperlukan sebanyak 7 query, ikuti panduan
menyusun query pada Bab 1 dan 2 serta desain query yang akan dibuat sebagaimana
dicontohkan pada Gambar 3.10 berikut.
Modul: Aplikasi Terintegrasi
75
Gambar 3.10 Desain Query-Query Pada Aplikasi Databse Akuntansi
Untuk query terakhir, query Neraca dibuat dengan SQL pada tampilan SQL View.
Isikan sintaks kode sebagai berikut.
Select * from qry123
UNION ALL select * from qryTotRL;
4. Menyusun report
Report-report untuk aplikasi ini paling tidak berjumlah 5 report, yaitu terdiri
dari:
Modul: Aplikasi Terintegrasi
76
a. Report rptJurnalUmum (Gambar 3.11)
b. Report rptBukuBesar (Gambar 3.12)
c. Report rptNeracaPercobaan (Gambar 3.13)
d. Report rptNeracaSaldo (Gambar 3.14)
e. Report rptRugi/Laba (Gambar 3.15)
Gambar 3.11 Report rptJurnalUmum
Untuk report-report lainnya, isinya baru representatif menunjukkan efek dari
penjurnalan jika jurnal sudah diposting. Berdasarkan Gambar 3.11, kita dapat
memastikan bahwa jurnal belum di-posting karena isi fieldposting masih kosong semua.
Untuk itu mari kita coba masuk ke formPosting yang telah kita buat. Setelah muncul
form Posting seperti pada Gambar 3.9, masukkan pada isian “tanggal hari ini” isian “31-
12-2014” (pada penggunaan sebenarnya dapat menggunakan tanggal hari ini yang
sebenarnya). Setelah itu klik Posting. Barulah setelah ini kita dapat melihat efek jurnal
pada report-report yang ada. Report-report ini dapat kita review sebagai berikut.
a. Untuk report rptBukuBesar. Report ini harus diaktifkan melalui form PilihRekening.
Pilih pada combo box rekening yang akan dibuka Buku Besar-nya, misalkan rekening
Modul: Aplikasi Terintegrasi
77
Kas dengan nomor rekening 111. Selanjutnya klik command button “Buka Report
Buku Besar.” Akan ditampilkan Buku Besar sebagaimana pada Gambar 3.12.
Gambar 3.12 Report Buku Besar dengan Form Pilih Rekening
b. Report rptNeracaPercobaan pada dasarnya merepresentasi businessmodel
sebagaimana pada Tabel 3.2. Report ini menggunakan query qryNeracaPercobaan
sebagai sumber data. Bentuk report ini adalah sebagaimana pada Gambar 3.13.
Modul: Aplikasi Terintegrasi
78
Gambar 3.13 Report Neraca Percobaan
c. Report Laporan Laba Rugi menjadikan query qryRL sebagai sumber data.
Gambar 3.14 Report Laporan Laba Rugi
d. Terakhir report rptNeracaSaldo menggunakan query qryNeracaSaldo sebagai
sumber data. Report ini perlu diproses lebih lanjut untuk menyusun Neraca. Proses
yang harus dilakukan adalah (1) mengekspor report ke dalam file Microsoft Excel,
(2) menambahkan saldo “Modal Jessica” dengan “Ikhtisar Laba Rugi” (jika bersaldo
Kredit, jika Debet dikurangkan) dan (3) mengurangkan saldo “Model Jessica” lagi
dengan “Prive Jessica”. Saldo “Modal Jessica” terakhir inilah yang merupakan saldo
“Modal Jessica” yang paling update untuk ditampilkan di Neraca, tentu dengan
Modul: Aplikasi Terintegrasi
79
tidak menampilkan lagi saldo “Ikhtisar Laba Rugi” dan “Prive Jessica”. Bentuk report
ini adalah sebagaimana pada Gambar 3.15.
Gambar 3.15 Report Neraca Saldo
5. Menyusun Menu Aplikasi
Sebagaimana disebutkan pada Kegiatan Belajar 2, menu aplikasi pada Aplikasi
Database Akuntansi ini tidak menggunakan switchboard tetapi menggunakan form
biasa, untuk lebih memberikan variasi artistik dalam mendesain menu. Namun ada dua
hal yang harus diperhatikan dalam menggunakan form sebagai menu (layar navigasi
antar obyek yang menjadi fasilitas aplikasi). Pertama, navigasi antar menu tetap
mengikuti logika yang sama sebagaimana pada menu dengan switchboard. Untuk
memungkinkan navigasi antar menu ini, kita akan menggunakan fasilitas command
button wizard. Kedua, tampilan form harus dimodifikasi agar desainnya terlihat pantas
sebagai suatu menu.
Terdapat dua menu / layar navigasi dalam aplikasi database akuntansi ini, yaitu
layar “Menu Utama” dan layar “Menu Laporan”. Bentuk kedua menu ini adalah
sebagaimana pada Gambar 3.16 berikut.
Modul: Aplikasi Terintegrasi
80
Gambar 3.16 Menu Utama dan Menu Laporan
Saat aplikasi diaktifkan yang akan muncul adalah “Menu Utama”. Pada menu utama
terdapat empat pilihan obyek serta proses yang dapat dilakukan. Jika selanjutnya akan
melihat atau memprint-out laporan, maka kita harus meng-klik tombol “Ke Menu
Laporan”, untuk mengaktifkan layar menu kedua yaitu “Menu Laporan.” Pada menu ini
terdapat lima jenis laporan yang dapat ditampilkan. Seluruh menu ini didesain dengan
wizard dari command button, yang intinya diarahkan untuk membuka form serta report
yang sesuai dengan caption masing-masing tombol / command button tersebut. Jangan
lupa untuk tombol “Buku Besar” arahkan command button untuk membuka form
PilihRekening, tidak langsung ke rptBukuBesar.
Agar form tampak pantas sebagai sebuah layar menu, maka property pada
desain form harus diubah di antaranya mengikuti sebagaimana pada Gambar3.17
berikut.
Gambar 3.17 Desain Property Form untuk Menu
Modul: Aplikasi Terintegrasi
81
Rangkuman
1. Aplikasi Akuntansi dengan MS Access menggunakan tabel-tabel dan report-report
yang hampir seusai dengan penggunaan akuntansi secara manual. Bussiness model
akuntansi manual menjadi dasar pendesainan aplikasi.
2. Hubungan antara tabel-tabel dalam aplikasi akuntansi bermacam-macam, ada satu
ke banyak, banyak ke banyak dan banyak ke satu.
3. Untuk mengotomatisasikan aplikasi digunakan kode-kode perintah berbasis visual
basic (visual basic application), misalnya setelah tombol posting diklik, maka jurnal
harus tidak dapat diedit atau dihapus, atau untuk membuat Laporan Neraca Saldo
dibuat query yang menggabungkan data rugi laba dengan neraca.
Tes Formatif 3
Pilihlah huruf B jika pernyataannya Benar dan huruf S jika pernyataannya Salah. Waktu
pengerjaan selama 20 menit.
1. B - S Bussines model akuntansi yang paling penting dipahami untuk
membuat aplikasi akuntansi adalah bussiness model akuntansi pada
perusahaan sederhana, karena semua aplikasi akuntansi untuk semua
jenis perusahaan lainnya pada dasarnya sama saja tingkat
kerumitannya.
2. B - S Menambahkan rekening baru pada suatu aplikasi akuntansi harus
dapat dilakukan setiap saat melakukan pencatatan transaksi dalam
jurnal, sesuai praktek akuntansi secara manual pada umumnya.
3. B - S Salah satu contoh perbedaan praktek akuntansi manual dengan
akuntansi dengan aplikasi adalah dalam penyusunan tabel Buku Besar.
Dalam aplikasi akuntansi, buku besar dibuat cukup dengan satu tabel,
sementara dalam aplikasi akuntansi manual, buku besar dibuat dalam
beberapa buku/daftar sebanyak jumlah rekening.
4. B - S Relasi antara tabel Buku Besar dengan Rekening adalah relasi banyak
Modul: Aplikasi Terintegrasi
82
ke satu, karena dari Buku Besar ke Rekening, jumlah Buku Besar yang
dapat ditempati satu Rekening adalah banyak, dan dari Rekening ke
Buku Besar, jumlah Rekening yang dapat masuk ke satu Buku Besar
adalah hanya satu.
5. B - S Relasi antara tabel Rekening dengan tabel Jurnal adalah banyak ke
banyak, sehingga perlu dibuat tabel baru sehingga relasi tabel
Rekening dengan tabel Jurnal menjadi banyak ke satu.
6. B - S Saat menjurnal, jika aplikasi membuat tombol posting, maka atas
jurnal yang masih belum di-posting, jurnal tersebut masih dapat diedit.
Sebaliknya jika atas jurnal tersebut sudah dilakukan posting, maka
jurnal tersebut sudah tidak dapat diedit
7. B - S Diketahui sebuah form berikut yang aktif jika diklik menu buku besar.
Maka ekspresi yang disertakan dalam kriteria dari query terkait adalah
Forms!PilihRekening.cboNoteRec.
8. B - S Fungsi dari ekspresi perintah berikut
Select * from qry123
Union All Select *from qry123
Adalah menggabungkan data laba rugi dengan data neraca.
9. B - S Yang membedakan jurnal sudah di posting atau belum adalah jika
pada field tanggal posting pada tabel JurnalUmum belum ada data
tanggal, berarti jurnal belum diposting.
10. B - S Agar form dapat berfungsi sebagai menu navigasi aplikasi, bisa
digunakan command button serta menyesuaikan format property from
Modul: Aplikasi Terintegrasi
83
seperti Autor Center dan Auto Resize menjadi No.
Modul: Aplikasi Terintegrasi
84
Umpan Balik dan Tindak Lanjut
Pada bagian akhir modul ini, penyusun memuat kunci jawaban tes formatif dan
mempersilakan para peserta diklat untuk menyelesaikan tes formatif di atas sebelum
mencocokkannya dengan kunci jawaban.
Hal ini perlu dilakukan untuk mengukur tingkat penguasaan materi yang diterima
peserta diklat, yang selanjutnya menghitung hasil penilaian sendiri dengan cara
menggunakan rumus berikut ini:
Tingkat Penguasaan = Jumlah jawaban yang benar x 100%
Jumlah Soal
Tingkat Penguasaan yang dicapai akan menghasilkan nilai dengan kriteria:
Persentase 91% - 100% = Amat Baik
Persentase 81% - 90.99% = Baik
Persentase 71% - 80.99% = Cukup
Persentase 61% - 70.99% = Kurang
Persentase 0% - 60.99% = Amat Kurang
Tingkat penguasaan materi pelajaran anda dinyatakan berhasil dengan baik, apabila
hasil penilaian mencapai tingkat penguasaan materi 80% ke atas. Namun apabila
ternyata masih di bawah 80%, anda harus mengulang mempelajari kembali materi yang
terkandung dalam modul ini.
Modul: Aplikasi Terintegrasi
85
PENUTUP
SELAMAT !!!.
Rangkaian materi dalam modul ini disusun dengan bahasa yang mudah dipahami
oleh pembaca modul ini. Penggunaan bahasa yang mudah dimengerti tersebut,
didukung juga dengan ilustrasi-ilustrasi dan gambar-gambar berwarna yang akan
semakin membantu memahami materi di modul ini.
Besar harapan kami, hanya dengan membaca modul ini, pembaca dapat
membuat aplikasi dengan menggunakan Microsoft Access untuk kebutuhan sehari-hari
terkait pekerjaan ataupun keperluan pribadi dengan baik, baik terkait keperluan
pengolahan data yang temporer atau pembuatan aplikasi yang lebih permanen.
Kami sangat menyadari bahwa materi dalam modul ini belum sempurna. Oleh
karena itu perbaikan secara terus-menerus akan kami lakukan agar materi di modul ini
menjadi sumber pengetahuan yang berguna bagi pembacanya sekarang dan di masa
yang akan datang.
Modul: Aplikasi Terintegrasi
86
TES SUMATIF
Pilihan Ganda: Pilihlah jawaban yang paling tepat!
1. Suatu file excel akan kita pindahkan seluruhnya menjadi suatu tabel baru dalam MS Access. Jika isi file Excel tersebut adalah sebagai berikut:
Employee_Number Last_Name First_Name Employee_Status
104 WIBB MAURICE A
1044 BLECKMAN PHILLIP A
1050 VALLOFUIRTE LOUIS I
1054 STEMPFL JOHN A
Maka salah satu yang harus kita lakukan saat mengikuti panduan Wizard
adalah:
a. Di application ribbon pilih Database Tools b. Pilih icon Access pada group Import & Link c. Pada dialog Get External Data pilih “Append a copy of a record to the
table” d. Pada dialog wizard pilih pilihan “First Row Contains Column Headings”
2. Pilihan yang harus kita tentukan saat akan menyusun statistik suatu data menggunakan wizard create new query adalah sebagai berikut, kecuali:
a. Pilih darimana data yang akan dibuat statistiknya akan diperoleh, misal dari tabel atau dari query.
b. Pilih pilihan summary query saat diminta menentukan detail atau summary query.
c. Tuliskan formula statistik yang sesuai, seperti sum atau average. d. Beri nama query misal dengan nama “statistik jurnal.”
3. Untuk memindahkan secara bersama-sama sekelompok field dengan isinya pada desain suatu report, dapat dilakukan dengan mengklik mouse dan memilih field-field tersebut sambil menekan tombol
a. Tab b. Esc c. Shift d. Ctrl
TES SUMATIF 86
4. Kita bisa memindah data dari file lain seperti spreadsheet microsoft excel ke dalam suatu tabel di microsoft access dengan menggunakan menu:
a. New b. Copy c. Import d. Export
5. Perintah sql untuk mengambil data data dari satu tabel atau lebih adalah: a. Alter b. Insert c. Update d. Select
Untuk Soal Nomor 6-8
Suatu tabel berisi catatan transaksi kas masuk dengan kode KM, kas keluar
dengan kode KK, penjualan kredit dengan kode PJK dan pembelian kredit dengan
kode PBK. Setiap transaksi dibuktikan dengan bukti transaksi dengan format:
(Kode transaksi)(tanda strip)(nomor urut transaksi per jenis transaksi dalam 4
digit, diawali nol jika kurang). Contoh transaksi kas masuk ke 25, maka bukti
transaksinya akan berbentuk sebagai berikut: KM-0025.
6. Untuk memeriksa kebenaran pencatatan bukti transaksi, manakah dari pilihan berikut yang merupakan salah satu contoh proses pengolahan data dengan Microsoft Access yang benar yang dapat dilakukan?
a. Buat simple query yang berisi hanya field bukti transaksi dari tabel asal, ditambah dengan dua field baru, yaitu jenis transaksi dan nomor berurut. Bandingkan urutan nomor bukti berdasar bukti transaksi dengan field nomor urut yang kita berikan.
b. Buat crosstab query yang memetakan nomor urut sebagai baris dan jenis transaksi sebagai kolom, dan berikan ceklis pada pertemuan baris dan kolom yang bukti transaksi dan jenis transaksinya ada.
c. Buat simple query yang berisi field-field bukti transaksi, tanggal transaksi dan nilai transaksi dan buat report berdasarkan query tersebut.
d. Buat crosstab query yang memetakan tanggal transaksi sebagai baris dan jenis transaksi sebagai kolom, dan berikan value pada isi crosstabquery pada pertemuan baris dan kolom berupa nomor bukti transaksi yang bersesuaian.
7. Ekspresi bagaimana yang dapat dibuat pada desain query untuk field baru untuk memisahkan antara satu jenis transaksi dengan jenis transaksi yang lain?
a. JenisTransaksi: IIf(Left([KodeTransaksi];3)="KM-";"KM-";IIf((Left
(KodeTransaksi];3)="KK-";"KK-";Iif(Left([[Kode Transaksi];4) ="PJK-";"PJK-
";Left([KodeTransaksi];4))))
TES SUMATIF 87
b. JenisTransaksi:IIf(Left([KodeTransaksi];2)="KM";"KM";IIf((Left
([KodeTransaksi];2)="KK";"KK";Iif(Left([[KodeTransaksi];3)="PJK";"PJK";Left([
KodeTransaksi];3))))
c. JenisTransaksi: IIf(Left([KodeTransaksi];2)="KM";"KM";IIf((Left
(KodeTransaksi];2)="KK";"KK";Iif(Left([[KodeTransaksi];3) ="PJK";"PJK";
IIf((Left(KodeTransaksi];3)=”PBK”;”PBK”;”Lainnya”)))))
d. JenisTransaksi: IIf(Left([KodeTransaksi];3)="KM-";"KM-";IIf((Left
(KodeTransaksi];3)="KK-";"KK-";Iif(Left([[KodeTransaksi];4) ="PJK-";"PJK-";
IIf((Left(KodeTransaksi];3)=”PBK-”;”PBK-”;”Lainnya”)))))
8. Untuk membuat nomor urut dalam suatu pengolahan data, beberapa hal yang perlu dilakukan adalah sebagai berikut, kecuali:
a. Terlebih dahulu buat simple query dengan field-field yang diperlukan baik dari tabel sumber maupun field baru hasil pengolahan dari field yang ada.
b. Untuk membuat field nomor urut di query hidupkan pilihan sigma pada tab Design. Pilih count pada baris Total untuk field yang akan menjadi nomor urut dan Group By pada field lainnya.
c. Jadikan query sebagai sumber report, dan buat di report tersebut field nomor urut menggunakan textbox dan hidupkan pada property-nya running sum over group.
d. Urutan record pada tabel asal akan berbeda dengan field nomor urut yang baru tergantung group by yang didefinisikan pada query.
9. Dalam menstratifikasi data, misalnya membagi transaksi berdasarkan nilai transaksi secara berjenjang, maka penerapan urutan logika yang benar untuk pengolahan data dengan microsoft access adalah:
a. Dibuat query yang akan mengurutkan data berdasarkan nilai transaksinya secara ascending, kemudian dari urutan tersebut dibuat stratifikasi dengan query baru yang membagi data menjadi berapa kelompok berjenjang sesuai kebutuhan.
b. Dibuat query dengan dua field, yaitu pertama field kategorinilai transaksi yang dikelompokkan ke dalam beberapa jenjang yang bertingkat sesuai nilai transaksi sesuai kebutuhan, serta kedua field jumlah transaksi yang menghitung berapa jumlah transaksi yang memenuhi masing-masing kategori berdasarkan jenjang tersebut.
c. Setiap transaksi nilai transaksinya dicek pada query pertama apakah memenuhi kriteria jenjang tertentu berdasarkan nilai transaksi. Selanjutnya dibuat query kedua yang menghitung jumlah record pada setiap jenjangnya.
TES SUMATIF 88
d. Ketiga pilihan a, b, dan c dapat dilakukan.
Untuk soal nomor 10-13
Diketahui suatu aplikasi persuratan memiliki form menu sebagai berikut:
10. Berapa jumlah surat yang telah diinput ke dalam aplikasi tersebut? a. Terdapat 1 surat yaitu yang ditampilkan form tersebut b. Terdapat sebanyak 563 surat c. Tidak dapat diketahui secara jelas berapa jumlah surat yang telah di-
entry. d. Jumlah surat berbeda-beda tergantung jenis surat yang dipilih.
11. Control apa yang digunakan untuk membuat bagian dalam form dengan caption Pilihan Saringan?
a. Option Group b. List Box c. Combo box d. Subform
12. Fungsi dari mengisi property After Update yang diterapkan pada bagian Pilihan Saringan dari aplikasi tersebut adalah:
a. Mengupdate data surat sesuai hasil input terakhir b. Melanjutkan penyimpanan surat yang dilengkapi dengan kemudahan
pencarian data jika diperlukan selanjutnya
TES SUMATIF 89
c. Memastikan surat hanya menampilkan jenis surat yang dipilih pada pilihan.
d. Memastikan hanya jumlah surat yang sesuai dengan pilihan jenis surat yang ditampilkan pada form.
13. Misalnya diketahui, kode yang diterapkan untuk property After Update adalah sebagai berikut:
Private Sub FilterOptions_AfterUpdate() Select Case FilterOptions Case 1 Me.Filter = "JenisSurat = 1" Me.FilterOn = True Case 2 Me.Filter = "JenisSurat = 2" Me.FilterOn = True
dst.
Pernyataan-pernyataan berikut benar terkait dengan penulisan kode
tersebut, kecuali:
a. Akan terdapat kode Case berikutnya sampai sejumlah jenis surat keluar
b. Alternatif lain penggunan kode dengan fungsi Case adalah dengan If,Then, Else
c. Penggunaan nilai JenisSurat = 1, 2, dst. adalah sesuai yang telah didefinisikan sebelumnya melalui pilihan yang kita berikan saat mengikuti wizard.
d. Dengan menetapkan FilterOn = True, maka pencarian surat akan dapat serta lebih mudah untuk dilakukan.
Untuk nomor 14-15
Diketahui suatu diagram E-R sebagai berikut:
14. Pernyataan berikut yang benar terkait diagram E-Rtersebut adalah:
Surat Keluar Jenis Surat
Unit Pengirim
TES SUMATIF 90
a. Jumlah Surat Keluar yang dapat menjadi bagian dari Jenis Surat adalah banyak
b. Jumlah Jenis Surat yang dapat menaungi satu Surat Keluar adalah satu saja
c. Jumlah Surat Keluar yang dapat dibuat oleh satu Unit Pengirim adalah satu saja.
d. Antara Jenis Surat dan Surat Keluar terdapat hubungan banyak ke satu (many to one)
15. Surrogate Key berdasarkan diagram E-R di atas akan terbentuk pada tabel: a. Surat Keluar b. Jenis Surat c. Jenis Surat dan Unit Pengirim d. Surat Keluar dan Jenis Surat
16. Jika field [NomorSurat] menjadi primary key dari tabel SuratKeluar maka field berikut yang tidak memiliki ketergantungan fungsional kepada primary key adalah:
a. [TglSurat] b. [UnitPenyusunSurat] c. [AlamatSurat] d. [PerihalSurat]
17. Berikut adalah urutan langkah-langkah yang benar yang harus kita lengkapi saat membuat switchboard pada Microsoft Access:
a. Pilih Switchboard Manager pada menu Database Tools, tab Database Tools. Pilih Edit. Beri nama switchboard misalnya “Layar Menu Aplikasi”. Isikan item switchboard.
b. Pilih Switchboard Manager pada menu Database Tools, tab Database Tools. Pilih New. Beri nama switchboard misalnya “Layar Menu Aplikasi”. Pilih New untuk memberi pilihan item menu. Isikan item switchboard.
c. Pilih Switchboard Manager pada menu Database Tools, tab Database Tools. Pilih Edit. Beri nama switchboard misalnya “Layar Menu Aplikasi”. Pilih New untuk memberi pilihan item menu. Isikan item switchboard.
d. Pilih Switchboard Manager pada menu Database Tools, tab Database Tools. Pilih Edit. Pilih New untuk memberi pilihan item menu. Isikan item switchboard.Beri nama switchboard misalnya “Layar Menu Aplikasi”.
18. Diketahui diagram E-R untuk suatu aplikasi database akuntansi sebagai berikut:
TES SUMATIF 91
Pernyataan yang benar terkait diagram E-R tersebut adalah sebagai berikut,
kecuali:
a. Hubungan banyak-ke-banyak terjadi antara tabel Rekening dengan Jurnal
b. Antara hubungan banyak-ke-banyak harus dilakukan pemecahan tabel menjadi hubungan banyak-ke-satu dan banyak-ke-satu
c. Untuk mengatasi hubungan banyak-ke-banyak dibuat tabel antara yang akan mengambil sebagian field dari kedua tabel sebelumnya.
d. Antara tabel BukuBesar dengan tabel Jurnal tidak terdapat hubungan langsung
19. Cara yang mudah untuk membuat report yaitu dengan cara: a. Create query in design view b. Create table by entering data c. Create query by using chart wizard d. Create report by using wizard
20. Pada Program Microsoft Access fungsi dari outer join adalah: a. Membuat tabel baru b. Mengganti semua data c. Membuat master data d. Membuat hubungan antar table
Peserta Diklat Microsoft Access yang mencapai prestasi yang baik (5 sampai 10
besar) pada diklat-diklat sebelumnya, mendapat kesempatan untuk mengikuti
Ujian Sertifikasi Microsoft Access Specialist (MOS). Ujian ini diselenggarakan
langsung oleh Microsoft secara on-line dengan bahasa pengantar bahasa Inggris.
Meskipun soal yang diberikan pada sertifikasi MOS tersebut berbentuk soal
praktek langsung pada aplikasi Microsoft Access, namun untuk Anda
mempersiapkan diri, khususnya secara bahasa, pada bagian berikut ditambahkan
soal pilihan ganda berbahasa Inggris.
Rekening Jurnal
BukuBesar
TES SUMATIF 92
21. After Entering All Fields Required For A Table, If You Realize That The Third Field Is Not Needed, How Will You Remove?
a. You Need To Delete The Whole Table. There Is No Method To Remove A Particular Field Only.
b. Delete All The Fields From Third Downwards And Reenter The Required Fields Again.
c. Select The Third Column In Datasheet View Then Delete d. Select The Third Row In Table Design View Then Delete
22. A Small Button With Three Dots Usually Displayed At The Right Of Field Properties Box
a. Make Button b. Expression Button c. Build Button d. None Of Above
23. In Access, this displays the results of a calculation in a query a. Lookup field b. Calculated field c. Source field d. Child field
24. This form displays the field name labels down the left side of the column, with the data for each field just to the right of its corresponding label.
a. Tabular b. Justified c. Columnar d. Datasheet
25. Query design window has two parts. The upper part shows a. Name of fields, field type and size b. Tables with fields and relationships between tables c. Criteria d. Sorting check boxes
26. Which of the following statement is true a. Reports can be used to retrieve data from tables and calculate b. Queries can be printed in well formatted manner and presented as
the information c. Queries can include calculated fields that do not exist in table d. Reports and forms are similar but forms are use to print but reports
to display on screen only
TES SUMATIF 93
27. What do you mean by one to many relationship between Student and Class table?
a. One student can have many classes b. One class may have many student c. Many classes may have many students d. Many students may have manu classes
28. Referential integrity means a. Do not enter a value in the foreign key field of a child table if that
value does not exist in the primary key of the parent table b. Do not enter a value in the primary key field of child table if that
value does not exist in the primary key of the parent table c. Do not enter a value in the foreign key field of a parent table if that
value does not exist in the primary key of the child table d. All of above
29. Cascade delete option a. is used to delete all the records of all tables in a database b. will repeat the recent delete operation to all the records of current
table c. is available in Edit relationship dialog box which makes sure that all
the related records will be deleted automatically whn the record from parent table is deleted
d. None of above
30. To achieve AND effect when you are entering criteria in a query design window
a. write criteria values vertically one in a row b. write criteria values horizontally c. Write criteria values in same field separated with AND d. Write criteria values in same field separated with &
--00--
KUNCI JAWABAN 91
KUNCI JAWABAN
Tes Formatif 1 Tes Formatif 2 Tes Formatif 3
1) S` 1) S 1) S
2) B 2) B 2) S
3) B 3) S 3) B
4) S 4) B 4) B
5) B 5) S 5) S
6) S 6) S 6) B
7) B 7) B 7) B
8) S 8) B 8) B
9) B 9) S 9) B
10) B 10) S 10) S
KUNCI JAWABAN 92
Tes Sumatif
Pilihan Ganda
1) D 11) A 21) C
2) C 12) C 22) C
3) C 13) D 23) B
4) C 14) B 24) C
5) A 15) D 25) B
6) A
7) B
8) B
9) A
10) B
16) B
17) B
18) B
19) D
20) D
26) C
27) A
28) A
29) C
30) B
DAFTAR PUSTAKA 93
DAFTAR PUSTAKA
Alexander, Michael. 2007. Microsoft Access 2007 Data Analysis. New Jersey: John
Wiley & Sons.
2015. Rubrik Ekonomi. June 05. http://ekonomister.blogspot.co.id/2010/10/teknik-
audit-berbantuan-komputer-dan.html?m=1.
Saba, Dwi Subekti. 2015. "Siklus Akuntansi Perusahaan Jasa." Blog Dwi Subekti Saba
di Wordpress. May 10. Accessed May 10, 2015.
https://dwisubektisaba.wordpress.com/diklat-akuntansi-kelas-xi-
ips/materi-bab-3.
Santoso, Khamami Heru. 2013. Konsep Database. Jakarta: Pusdiklat Keuangan
Umum, Kementerian Keuangan.
Susanto, Budi, and Andreas Hartono. 2003. Aplikasi Akuntansi dengan Microsoft
Access. Jakarta: Elex Media Komputindo.
94
Pusdiklat Keuangan Umum
Jalan Pancoran Timur 2 nomor 1
Jakarta Selatan
Telepon/ Fax : 021 – 7996109
email: [email protected]