TUGAS SISTEM PENDUKUNG KEPUTUSAN

DECISION SUPPORT SYSTEM (DSS) dan END USER COMPUTING (EUC)

Kelompok :

Rr. Dhianita A 05523079

Rima Wati 05523098

Teti Widiarti 05523 139

Putri Novitasari 05523201

Irvina Yuliyanti 05523255

Asti Ratnasari 05523274

JURUSAN TEKNIK INFORMATIKA

FAKULTAS TEKNOLOGI INDUSTRI

UNIVERSITAS ISLAM INDONESIA

YOGYAKARTA

2008

Sistem informasi manajemen atau SIM (management information system) adalah sistem

informasi yang dirancang untuk menyediakan informasi akurat, tepat waktu, dan relevan yang

dibutuhkan untuk pengambilan keputusan oleh para manajer. Konsep SIM adalah meniadakan

pengembangan yang tidak efisien dan penggunaan komputer yang tidak efektif. Konsep SIM

sangat penting untuk sistem informasi yang efektif dan efisien oleh karena:

Menekankan pada orientasi manajemen (management orientation) dari pemrosesan informasi

pada bisnis yang bertujuan mendukung pengambilan keputusan manajemen (management

decision making).

Menekankan bahwa kerangka sistem (system framework) harus digunakan untuk mengatur

penggunaan sistem informasi. Penggunaan sistem informasi pada bisnis harus dilihat sebagai

suatu integrasi dan berhubungan, tidak sebagai proses yang berdiri sendiri.

Secara garis besar SIM terdiri dari 3 macam, yaitu (1) information reporting systems, (2)

decision support systems, dan (3) executive information systems.

Information Reporting Systems

Information reporting systems (IRS) menyediakan informasi produk bagi manajerial end

users untuk membantu mereka dalam pengambilan keputusan dari hari ke hari. Akses data

IRS berisi informasi tentang operasi internal yang telah diproses sebelumnya oleh

transaction processing systems. Informasi produk memberi gambaran dan laporan yang dapat

dilengkapi (1) berdasarkan permintaan, (2) secara periodik, atau (3) ketika terjadi situasi

pengecualian. Sebagai contoh, manajer penjualan dapat menerima laporan analisa penjualan

setiap minggunya untuk mengevaluasi hasil penjualan produk.

Decision Support Systems

Decision support systems (DSS) merupakan kemajuan dari information reporting systems

dan transaction processing systems. DSS adalah sistem informasi berbasis komputer yang

menggunakan model keputusan dan database khusus untuk membantu proses pengambilan

keputusan bagi manajerial end users. Sebagai contoh, program kertas kerja elektronik

memudahkan manajerial end users menerima respon secara interaktif untuk peramalan

penjualan atau keuntungan.

Executive Information Systems

Executive information systems (EIS) adalah tipe SIM yang sesuai untuk kebutuhan informasi

strategis bagi manajemen atas. Tujuan dari sistem informasi eksekutif berbasis komputer

adalah menyediakan akses yang mudah dan cepat untuk informasi selektif tentang faktor-

faktor kunci dalam menjalankan tujuan strategis perusahaan bagi manajemen atas. Jadi EIS

harus mudah untuk dioperasikan dan dimengerti.

DSS (DECISION SUPPORT SYSTEM)

A. DEFINISI DECISION SUPPORT SYSTEM

DSS ini merupakan suatu sistem informasi yang diharapkan dapat membantu

manajemen dalam proses pengambilan keputusan. Hal yang perlu ditekankan di sini adalah

bahwa keberadaan DSS bukan untuk menggantikan tugas-tugas manajer, tetapi untuk

menjadi sarana penunjang (tools) bagi mereka. DSS sebenarnya merupakan implementasi

teori-teori pengambilan keputusan yang telah diperkenalkan oleh ilmu-ilmu seperti

operation research dan management science. Hanya bedanya adalah bahwa jika dahulu

untuk mencari penyelesaian masalah yang dihadapi harus dilakukan perhitungan iterasi

secara manual (biasanya untuk mencari nilai minimum, maksimum, atau optimum), saat ini

komputer PC telah menawarkan kemampuannya untuk menyelesaikan persoalan yang sama

dalam waktu relatif singkat. Dalam kedua bidang ilmu di atas, dikenal istilah decision

modeling, decision theory, dan decision analysis – yang pada hakekatnya adalah

merepresentasikan permasalahan manajemen yang dihadapi setiap hari ke dalam bentuk

kuantitatif (misalnya dalam bentuk model matematika). Contoh-contoh klasik dari persoalan

dalam bidang ini adalah linear programming, game’s theory, transportation problem,

inventory system, decision tree, dan lain sebagainya. Dari sekian banyak problem klasik

yang kerap dijumpai dalam aktivitas bisnis perusahaan sehari-hari, sebagian dapat dengan

mudah disimulasikan dan diselesaikan dengan menggunakan formula atau rumus-rumus

sederhana. Tetapi banyak pula masalahan yang ada sangat rumit sehingga membutuhkan

kecanggihan komputer.

Sprague dan Carlson mendefinisikan DSS dengan cukup baik, sebagai sistem yang

memiliki lima karakteristik utama (Sprague et.al., 1993):

1. Sistem yang berbasis komputer;

2. Dipergunakan untuk membantu para pengambil keputusan;

3. Untuk memecahkan masalah-masalah rumit yang “mustahil” dilakukan dengan kalkulasi

manual;

4. Melalui cara simulasi yang interaktif;

5. Data dan model analisis sebagai komponen utama.

B. KOMPONEN DECISION SUPPORT SYSTEM

Secara garis besar DSS dibangun oleh tiga komponen besar:

1. Database : Sistem database berisi kumpulan dari semua data bisnis yang dimiliki

perusahaan, baik yang berasal dari transaksi sehari-hari, maupun data dasar (master file).

Untuk keperluan DSS, diperlukan data yang relevan dengan permasalahan yang hendak

dipecahkan melalui simulasi.

2. Model Base : Komponen kedua adalah Model Base atau suatu model yang

merepresentasikan permasalahan ke dalam format kuantitatif (model matematika sebagai

contohnya) sebagai dasar simulasi atau pengambilan keputusan, termasuk di dalamnya

tujuan dari permasalahan (obyektif), komponen-komponen terkait, batasan-batasan yang

ada (constraints), dan hal-hal terkait lainnya.

3. Software System : Kedua komponen tersebut untuk selanjutnya disatukan dalam

komponen ketiga (software system), setelah sebelumnya direpresentasikan dalam bentuk

model yang “dimengerti” komputer . Contohnya adalah penggunaan teknik RDBMS

(Relational Database Management System), OODBMS (Object Oriented Database

Management System) untuk memodelkan struktur data. Sedangkan MBMS (Model Base

2 Management System) dipergunakan untuk mere-presentasikan masalah yang ingin

dicari pemecahannya. Entiti lain yang terdapat pada produk DSS baru adalah DGMS

(Dialog Generation and Management System), yang merupakan suatu sistem untuk

memungkinkan terjadinya “dialog” interaktif antara komputer dan manusia (user) sebagai

pengambil keputusan.

C. JENIS-JENIS DECISION SUPPORT SYSTEM

Aplikasi DSS yang ditawarkan di pasar sangat beraneka ragam, dari yang paling

sederhana (quick-hit DSS) sampai dengan yang sangat kompleks (institutional DSS). “Quick-

Hit DSS” biasanya ditujukan untuk para manajer yang baru belajar menggunakan DSS

(sebagai pengembangan setelah jenis pelaporan yang disediakan oleh MIS = Management

Information System, satu level sistem di bawah DSS). Biasanya masalah yang dihadapi

cukup sederhana (simple) dan dibutuhkan dengan segera penyelesaiannya. Misalnya untuk

kebutuhan pelaporan (report) atau pencarian informasi (query). Sistem yang sama biasa pula

dipergunakan untuk melakukan analisa sederhana. Contohnya adalah melihat dampak yang

terjadi pada sebuah formulasi, apabila variabel-variabel atau parameter-parameternya diubah.

Misalnya adalah DSS untuk menyusun anggaran tahunan, DSS untuk melakukan kenaikan

gaji karyawan, DSS untuk menentukan besanya jam lembur karyawan, dan lain sebagainya.

Sumber: Sprague et.al.,1993

“Institutional DSS” merupakan suatu aplikasi yang dibangun oleh para pakar bisnis

dan ahli DSS. Sesuai dengan namanya, DSS jenis ini biasanya bekerja pada level perusahaan,

dimana data yang dimiliki oleh masing-masing fungsi organisasi telah diintegrasikan (dibuat

strukturnya dan didefinisikan kaitankaitannya). Contohnya adalah DSS untuk memprediksi

pendapatan perusahaan di masa mendatang (forecasting) yang akan mensimulasikan data

yang berasal dari Divisi Sales, Divisi Marketing, Divisi Logistik dan Divisi Operasional.

Contoh implementasi yang tidak kalah menariknya adalah suatu sistem, dimana jika

manajemen memiliki rencana untuk mem-PHK-kan beberapa karyawannya, akan dapat

disimulasikan dampaknya terhadap neraca profit-and-loss perusahaan. Contoh aplikasi

penggunaan DSS lain yang paling banyak digunakan di dalam dunia bisnis adalah untuk

keperluan analisa marketing, operasi logistik dan distribusi, serta masalah-masalah yang

berkaitan dengan keuangan dan akuntansi (taxation, budgeting, dsb.)

D. SISTEM BERBASIS GRAFIK

Dalam merepresentasikan DSS agar mudah dipergunakan dan dimengeri oleh user

(dalam hal ini adalah manajer perusahaan), format grafik mutlak dipergunakan untuk

melengkapi teks yang ada. Contoh-contoh model grafik yang populer dipergunakan adalah

sebagai berikut:

• Time Series Charts – untuk melihat dampak sebuah variable terhadap waktu;

• Bar Charts – untuk memperbandingkan kinerja beberapa entiti;

• Pie Charts – untuk melihat komposisi atau persentasi suatu hal;

• Scattered Diagrams – untuk menganalisa hubungan antara beberapa variabel;

• Maps – untuk merepresentasikan data secara geografis;

• Layouts – untuk menggambarkan lokasi barang secara fisik, seperti pada

bangunan dan kantor;

• Hierarchy Charts – untuk menggambarkan struktur organisasi;

• Sequence Charts – untuk merepresentasikan sesuatu dengan logika yang

tersetruktur (contohnya adalah diagram flowchart); dan

• Motion Graphics – untuk memperlihat-kan perilaku dari variabel yang diamati

dengan cara animasi.

• Jenis-jenis grafik di atas biasanya dapat ditampilkan dalam dua macam format:

dua dimensi dan tiga dimensi.

E. PERKEMBANGAN DECISION SUPPORT SYSTEM

DSS yang saat ini populer untuk digunakan adalah yang berbasis tabel atau

spreadsheets, karena para manajer sudah terbiasa membaca data dengan cara tersebut.

Tabel inilah yang menjadi media manajer dalam “mengkutak-katik” (mengganti atau

merubah) variabel yang ada, di mana hasilnya akan ditampilkan dalam format grafik yang

telah dijelaskan sebelumnya. Untuk keperluan ini, biasanya sebuah stand-alone PC sudah

cukup untuk mengimplementasikannya. Sejalan dengan perkembangan teknologi

informasi, telah banyak ditawarkan aplikasi DSS yang bekerja dalam infrastruktur jaringan

(LAN, WAN, Intranet, Internet, dsb.). Beberapa manajer pengambil keputusan

dihubungkan satu dengan lainnya melalui jaringan komputer, sehingga dapat saling

mempertukarkan data dan informasi untuk keperluan pengambilan keputusan. Bahkan

sudah ada DSS yang diperlengkapi dengan expert system (dibuat berdasarkan teori

kecerdasan buatan = artifial intelligence), sehingga keputusan bisnis secara langsung dapat

dilakukan oleh komputer, tanpa campur tangan manusia.

END-USER COMPUTING

A. DEFINISI END-USER COMPUTING

Selama tahun tahun terakhir ini ,banyak pemakai telah mengambil inisiatif untuk

mengembangkan aplikasi mereka sendiri dari pada bergantung sepenuhnya pada para

specialist informasi. Pendekatan ini dinamakan end-user computing atau EUC. Namun

pemakai dapat menggunakan para specialist informasi untuk melaksanakan pekerjaan

pengembangan atau untuk menjadi konsultan. Sejumlah perusahaan mula-mula

menggunakan komputer berusaha untuk menjastifikasi sistem pengolahan data mereka

berdasarkan biaya administrasi yang digantikan ,namun gagal untuk melaksanakan

pemberhentian bagi pegawai -pegawai yang tidak diperlukan.

B. LATAR BELAKANG MUNCULNYA EUC

Bila CIO mempunyai pengaruh, sumber-sumber informasi perusahaan juga akan

mengalami perubahan. Selama beberapa tahun, trend operasi pelayanan informasi terpusat

telah berubah menjadi trend pendistribusian sumber-sumber komputerisasi keseluruh

perusahaan, terutama dalam bentuk mikrokomputer.

Sebagian besar dari peralatan yang didistribusikan ini digunakan oleh pemakaian yang tidak

mempunyai pemahaman komputer secara khusus. Aplikasi-aplikasi dari pemakai ini terdiri

atas software tertulis yang telah dibuat oleh bagian unit pelayanan informasi atau diperoleh

dari sumber-sumber luar. Namun demikian, ada juga pemakai yang hanya mengunakan

komputer. Mereka ini juga mendisain dan mengimplementasikan aplikasinya sendiri.

Sekarang perusahaan dihadapkan pada tantangan untuk mengolah sumber-sumber informasi

yang tersebar tersebut . dalam bagian in, kita akan meneliti gejal-gejalanya dan mencari

beberapa cara yang dapat dilakukan oleh perusahaan agar ia dapat mencapai tingkat kontrol

yang diharapkan.

C. END – USER COMPUTING sebagai masalah strategis

Para pemakai akhir dapat dikelompokkan menjadi 4 golongan berdasarkan kemampuan

komputer .

1. Pemakai Akhir tingkat menu (menu- level end– users)

Yaitu pemakai akhir yang tidak mapu menciptakan perangkat lunak sendiri tetapi dapat

berkomunikasi dengan perangkat lunak jadi dengan menggunakan menu yang ditampilkan

oleh perangkat lunak berbasis Windows dan Mac

2. Pemakai akhir tingkat perintah (command level end-users)

Pemakai akhir memiliki kemampuan menggunakan perangkat lunak jadi untuk memilih

menu dan menggunakan bahasa perintah dari perangkat lunak untuk melaksanakan operasi

aritmatika dan logika pada data.

3. Pemakai akhir tingkat programmer (end-user programmer)

Pemakai akhir dapat menggunakan bahasa-bahasa pemrograman seperti BASIC atau C++

dan mengembangkan program-program sesuai kebutuhan.

4. Personil pendukung fungsional

Yaitu spesialis informasi dalam arti sesungguhnya tetapi mereka berdidikasi pada area

pemakai tertentu dan melapor pada manajer fungsional mereka.

D. JENIS - JENIS APLIKASI END – USER COMPUTING

Sebagian besar aplikasi end-user computing dibatasi pada:

• Sistem pendukung keputusan (DSS) yang relatif mudah

• Aplikasi kantor virtual yang memenuhi kebutuhan perseorangan

Selebihnya adalah tanggung jawab spesialis informasi untuk bekerja sama dengan

pemakai dalam mengembangkan:

• aplikasi SIM dan SIA

• DSS yang rumit

• Aplikasi kantor virtual yang memenuhi kebutuhan organisasional

• Sistem berbasis pengetahuan

E. MANFAAT END – USER COMPUTING :

• EUC menyeimbangkan kemampuan pengembang dengan tantangan sistem

• EUC menghilangkan atau mengurangi kesenjangan komunikasi antara pemakai dan

spesialis informasi.

• Kreasi, pengendalian, dan implementasi oleh pemakai

• Sistem yang memenuhi kebutuhan pemakai

• Ketepatan waktu

• Membebaskan sumber daya sistem

• Kefleksibilitasan dan kemudahan penggunaan

F. APLIKASI END-USER POTENSIAL

Nampaknya beralasan bila ada anggapan bahwa end-user lebih berusaha menerapkan

aplikasinya untuk memenuhi kebutuhan informasinya sendiri atau kebutuhan informasi untuk

unitnya, dari pada untuk kebutuhan informasi perusahaan. Oleh karena itu, end-user

sebenarnya tidak mengembangkan aplikasi pemrosesan data, MIS, dan otomatisasi kantor,

seperti voice mail dan video conferencing, sebab ia biasanya mengimplementasikan secara

umum. Juga, end-user sebenarnya tidak boleh mengembangkan expert system karena sistem

ini mempunyai sifat khusus.

Hal ini berarti bahwa end-user computing hanya terbatas pada aplikasi DSS dan

otomatisasi kantor, seperti word processing, pengiriman elektronik, dan pengkalenderan

elektronik, yang dapat disesuaikan dengan sekelompok kecil pemakai. Dengan memahami

aplikasi yang mana yang mungkin dikembangkan dan yang mungkin tidak bisa

dikembangkan oleh end-user , maka hal ini akan menjadi teka-teki bagi arah perkembangan

end-user computing. Ia memberikan indikasi mengenai bagaimana end-user dan spesialis

informasi akan berdampingan dimasa mendatang.

G. RESIKO END – USER COMPUTING:

Perusahaan dihadapkan pada resiko ketika para pemakai mengembangkan sistem mereka

sendiri antara lain adalah :

• Sistem yang buruk sasarannya

• Sistem yang buruk rancangan dan dokumentasinya

• Penggunaan Sumber daya informasi yang tidak efisien

• Hilangnya Integritas Data

• Hilangnya keamanan

• Hilangnya pengendalian

Resiko di atas dapat berkurang jika jasa informasi yang mengembangkan sistem, karena

adanya pengendalian terpusat.

H. JENIS END-USER COMPUTING

Salah satu study pertama mengenai end-user dilakukan pada tahun 1993 oleh John

Rockart dari MIT dan Lauren S. Flannery, seorang mahasiswa jurusan MIT. Mereka

menginterview 200 end-user ditujuh perusahaan dan menidentifikasi enam jenis, yaitu:

1. End-User Non-Pemrograman. Pemakai (user) ini hanya mempunyai pemahaman

komputer yang sedikit atau mungkin tak punya sama sekali, dan ia hanya menggunakan

sofware yang telah dibuat oleh orang lain. Ia berkomunikasi dengan hadware dengan

bantuan menu dan mengandalkan orang lain untuk memberikan bantuan teknis.

2. User Tingkatan Perintah. Pemakai (user) ini menggunakan sofware tertulis yang telah

tersedia, namun ia juga menggunakan 4GL untuk mengakses database dan membuat

laporan khusus.

3. Progemmer End-User. Selain menggunakan sofware tertulis dan 4GL, pemakaian ini

juga dapat menulis programnya sendiri dan menggunakan bahasa programan. Karena ia

mempunyai pemahaman komputer yang lebih baik, ia biasanya menghasilkan informasi

untuk pemakian non-programan dan pemakai tingkat perintah. Contoh pemakai jenis ini

adalah aktuaris (penaksir), analis keuangan, dan insiyur.

4. Personel Pendukung Fungsional. Pemakai ini ditugaskan di unit fungsional perusahaan

dan menangani penggunaan komputer. Ia mempunyai tingkatan sebagai ahli seperti yang

ada di unit pelayanan informasi.

5. Personel Pendukung Komputerisasi End-User. Spesialis informasi ini ditugaskan di unit

pelayanan informasi, namun membantu end-user dalam pengembangan sistem.

6. Programmer DP. Ia merupakan golongan programer khusus, yang ditugaskan di

pelayanan informasi, yang diharapkan memberikan dukungan kepada end-user.

Dukungan ini biasanya diberikan untuk menentukan harga kontrak.

I. TAHAP PERTUMBUHAN END-USER COMPUTING

Selama jangka waktu yang pendek ketika end-user computing telah mendapatkan

popularitas, para pemakai dan aplikasi mereka menjadi lebih canggih. Kita telah melihat

bagaimana Richard Nolan menggunakan tahapan siklus hidup untuk mendefinisikan evolusi

jangka panjang penggunaan perusahaan dalam penggunaan komputer. Cara yang sama dapat

dilakukan untuk mendeskripsikan evolusi end-user computing dalam perusahaan.

Sid Huff bersama dengan Malcolm Munro, profesor pada University of Calgary, dan

Barbara Marin, seorang konsultan free-lance, menjelaskan bagaiman aplikasi end-user

berevolusi melalui tahapan pertumbuhan dan menjadi lebih matang pada setiap tahapan

tersebut. Mereka mendefinisikan kematangan dengan istilah connectivity – yaitu kemampuan

aplikasi-aplikasi untuk saling berinterface melalui transfer data.

1. Isolasi, selama tahap isolasi, pemakai melihat tiap aplikasi sebagai entry yang terpisah.

Pemakai menerima dukungan nyata yang sedikit dari sistem dan pemakai ini

menggunakan sistem tersebut terutama untuk mendapatkan pengenalan dengan

pemrosesan komputer.

2. Sound-Alone, pemakai mulai melihat hubungan logis antara sistem-sistemnya. Dalam

usahanya untuk memadukan sistem tersebut, pemakai biasanya akan memasukkan

kembali output dari satu sistem untuk meberikan input kepada sistem lain.

3. Integrasi Manual, para pemakai mulai menukarkan data diantara mereka dan dengan

fasilitas komputerisasi sentral. Namun demikian, pertukaran ini dilakukan dengan

mentransfer file dari satu program ke program yang lain biasanya dalam bentuk disket.

Contohnya adalah penggunaan file dBASE sebagai input bagi spreadsheet 1-2-3. jika

pelayanan informasi tidak menentukan standar untuk aktivitas ini, maka pemakai mebuat

standarnya sendiri.

4. Integritas Otomatisasi, pemakai bisa menukar data dengan database sentral dengan

menggunakan jaringan komunikasi . pertukaran ini dilakukan oleh DBMS yang

mengelola database sentral. Agar dapat membuat dan mengunakan system ini, pemakai

harus menyesuaikan standar yang telah ditentukan oleh pelayanan informasi.

5. Integrasi Terdistribusi, pada tingkat kematangan yang paling tinggi ini, aplikasi end-user

berada pada tingkat organisasional, kelompok kerja, dan pemakai perorangan. Database

terpisah didistribusikan ke seluruh perusahaan pada setiap tingkat, dan integrasi

dilakukan oleh DBMS terdistribusi.

Professor Munro dan Huff, bersama dengan mahasiswa S2 dari University British

Columbia, Gary Moore, mempelajari status end-user computing di 47 organisasi, dan

mendapati bahwa tak ada perusahaan yang dijadikan obyek studi tersebut telah mencapai

tahap kematangan integrasi terdistribusinya. Mungkin hal tersebut disebabkan adanya

kebutuhan DBMS yang lebih canggih untuk mendukung database terdistribusinya. Namun

demikian, muff, Munro, dan Martin, mendapatkan suatu kesimpulan bahwa, “walaupun

dengan alat yang lebih baik, pasti akan ada hal (point) – yang belum diketahui – yang berada

diatas jangkauan pemakai, yang tidak akan bisa dijelajahi oleh pemakai.

J. FAKTOR YANG MENDORONG END-USER COMPUTING

Pada sebagian besar perusahaan, bagian pelayanan informasi terlalu banyak muatan

kerja dan disitu terdapat antrean panjang pekerjaan yang menunggu

pengimplemenstasiannya.

• Adanya timbunan pelayanan informasi ini merupakan sebab utama mengapa end-user

computing menjadi popular, dimana pemakai menjadi tidak sabar dan memutuskan untuk

melakukan pekerjaannya sendiri.

• Faktor lain adalah murahnya dan mudahnya penggunaan hardware dan software.

Pemakai dapat membeli PC dan beberapa software pengembangan aplikasi dengan hanya

seribu dolar atau sekitarnya, seringkali tidak usah melalui channel yang resmi.

• Pemahaman pemakai mengenai komputer dan informasi juga merupakan faktor menjadi

populernya end-user computing ini. Sekarang semakin banyak pemakai yang telah

mempelajari keterampilan komputer di sekolah dan mereka mempunyaikeyaknan yang

kuat terhadap kemampuannya ini. Mereka tidak ragu-ragu lagi untuk mengembangkan

dan membuat aplikasinya sendiri.

• Beberapa pemakai terdorong oleh prospek mengenai diperolehnya kemampuan untuk

melakukan kontrol yag lebih cermat atas komputerisasi mereka. Pandangan ini

diakibatkan oleh ketidakpercayaan mereka terhadap pelayanan informasi. Mungkin ada

beberapa kasu-kasus kesalahan dan penembusan keamanan dalam pelayanan informasi.

• Pemakai mungkin juga terdorong untuk mengurangi biaya pemrosesan. Situadi ini terjadi

dalam perusahaan yang memindahkan pembiayaan pengembangan dan penggunaan

sistemkepada departemen yang memakai sistem tersebut, dan biaya tersebut diangap

terlalu tinggi.

• Pengaruh atau dorongan eksekutif juga merupakan faktor. Phillip Ein-Dor dan Eli Segev,

profesor pada Tel Aviv Univeristy, mangumpulkan data dari 21 perusahaan d wilayah

Los Angeles dan mendapatkan bahwa persentasi end-user manajemen dan non-

manajemen akan lebih tinggi jika CEO adalah pemakai.

K. KEUNTUNGAN DARI END-USER COMPUTING

End-user computing memberikan keuntungan baik kepada perusahaan maupun

pemakai. Pertama, perusahaan akan memperoleh keuntungan dengan memindahkan beberapa

muatan kerja dari bagian pelayanan informasi kepada end-user. Hal ini memungkinkan

bagian pelayaan informasi untuk mengembangkan sistem organisasional yang mungkin lebih

menjadi muatan kerja yang menumpuk selama beberapa bulan atau tahun. Ia juga

memungkinkannya lebih mempunyai waktu untuk memelihara sistem yang telah berada

pada komputer.

Kedua, tidak dikutsertakannya spesialis informasi dalam proses pengembangan bisa

mengatasi masalah yang telah menggangu pengimpleentasian sepanjang era komputer – yaitu

komunikasi. Banyak pemakai yang tidak memahami jargon komputer yang diungkapkan

spesialis informasi, dan banyak spesialis informasi yang tidak memahami tugas atau

tanggung jawab pemakai. Karena para pemakai memahami kebutuhannya sendiri dengan

lebh baik dari pada orang lain, maka ketika mereka mengembangkan sistem mereka sendiri,

mereka mungkin akan lebih puas dengan hasilnya. Mereka juga mempunyai perasaan

memiliki “ini adalah sistem saya”.

Hasil akhir dari kedua keuntungan tersebut adalah bahwa akan tercapainya tingkat

keterampilan penggunaan komputer yang lebih tinggi. Sedangkan keuntungan yang paling

penting adalah dalam dukungan kebutuhan pemakai dalam memecahkan masalah dan sistem

memberikan apa yang dibutuhkan oleh pemakai.

L. ANALISIS RISIKO DARI END-USER COMPUTING

Kehilangan kendali pusat Sistem dan program bisa jadi dikembangkan

tanpa memperhatikan standar atau tujuan

organisasi secara keseluruhan

Kekurangtahuan metode dokumentasi

dan pengembangan

Aplikasi yang dibuat pemakai bisa jadi

mengandung kesalahan-kesalahan; tidak melalui

pengujian yang seharusnya dilakukan atau

kurang terdokumentasi, sehingga dapat

menimbulkan masalah dalam pengembangan di

kemudian hari

Redundansi Sumber daya Para pemakai dapat mengembangkan aplikasi

mereka sendiri padahal beberapa aplikasi dapat

dipakai bersama-sama oleh sejumlah pemakai,

atau perangkat keras digandakan di beberapa

departemen. Dengan demikian terjadi “pulau-

pulau otomasi” dalam perusahaan

Ketidakkompatibilitasan Kebanyakan mikrokomputer dirancang untuk

beroperasi sebagai peranti yang mandiri.

Masalah teknis yang serius dapat muncul

manakala mikrokomputer mencoba

menggunakan program dari sistem yang berbeda,

untuk berbagi data dengan sistem lain, atau

untuk beroperasi dalam sistem komunikasi data

Ancaman terhadap keamaanan Masalah-masalah pengaksesan data oleh pihak

yang tidak berwewenang dan ketidakamanan

berkas-berkas data pada mikrokomputer lebih

besar daripada pada sistem mainframe. Selain

itu, pemakai mungkin kurang memahami tentang

masalah keamanan data

Permasalahan dalam lingkungan

operasi

Pemasangan sistem komputer mungkin tidak

memperhatikan aspek-aspek teknis, seperti

penyedia daya, listrik statik, dan bahkan ventilasi

Perolehan keuntungan dari end-user computing pasti disertai dengan risiko-risiko.

Maryam Alavi dari Universty of Maryland di College park dan Ira R. Weiss dari University

of Houston mengungkapkan berbagai risiko yang muncul selamasiklus hidup sistem. Tabel

diatas menyebutkan beberapa risiko yang telah didentifikasi. Paling tidak satu mekanisme

kontrol dapat diimplementasikan untuk mengatasi risiko tersebut.

Salah satu kekhawatiran, bila pemakai diberi keleluasan untuk menerapkan apa yang

menjadi pertimbangannya sendiri, adalah bahwa pemakai akan merancang hardware

campuran yang tidak dapat diinterface dan menerapkan software yang tidak dapat digunakan

secara bersama-sama. Inilah risiko analis yang pertama yang ada dalam tabel tersebut.

Perusahaan dapat mencegah terjadinya hal ini dengan menetapkan standar untuk

pemerolehan hardware dan software.

Munro, Huff, dan Moore menemukan bahwa perusahaan yang menjadi obyek

studinya mengontrol pembelian mikrokomputer. 21 persen dari perusahaan-perusahaan

tersebut melakukan kontrol seketat mungkin dengan cara menetukan hanya satu peralatan

dari suatu pabrikan yang bisa diterima. 19 persen dari perusahaan-perusahaan tersebut

menetapkan kontrol minimum dengan memberi keleluasan kepada pemakai untuk memilih

peralatan (hardware dan software) dari daftar yag telah disediakan. Mayoritas dari

perusahaan-perusahaan tersebut (60 persen) melakukan kebijaksanaan yang tidak berlebihan

dengan juga menerima peralatan dari pabrik tertentu lainnya. Tak ada dari perusahaan-

perusahaan tersebut yang mengijinkan pemakainya untuk mendapatkan peralatan secara

bebas.

Risiko analisis yang kedua, berkenaan dengan pengontrolan keamanan dengan cara

membatasi akses pemakai ke database sentral. Munro, Huff dan Moore juga menyangsikan

perusahaan-perusahaan tersebut. Kaitannya dengan point ini, dan penemuan mereka. Tak ada

perusahaan yang memberi kebebasan kepada pemakainya untuk mendapatkan akses yang tak

terbatas dengan membaca dari dan menulis ke semua file. Hanya 4 persen dari perusahaan-

perusahaan tersebut yang tidak mengijinkan sama sekali pemakai melakukan akses ke semua

file. Sebagian besar perusahaan mengikuti kebijaksanaan yang moderat (tidak berlebih-

lebihan) dengan memberika keleluasan pemakai untuk mengakses file tertentu, akses untuk

mengkopy file, dan memberikan kemampuan read-only.

Dengan cara ini perusahaan menetapkan kebijaksanaan untuk mencapai tingkat

kontrol bagi tiap risiko seperti yang dikehendakinya. Kolom sebelah kanan pada tabel diatas

memberikan gambaran mengenai berbagai macam kontrol yang ada.

M. STRATEGI END-USER COMPUTING

Tugas perusahaan adalah untuk menetapkan kebijaksanaan end-user computing yang

memberikan fleksibilitas kepada pemakai untuk melekukan inovasi dalam penggunaan

komputer, namun juga harus menetapkan kontrol untuk memastikan bahwa penggunaan

tersebut mendukung tujuan perusahaan.

Suatu strategi yang telah terkenal adalah penetapan atau pembangunan pusat

informasi, ini merupakan pemecahan yang dapatdiimplemestasikan dengan cepat, namun hal

ini harus diikuti oleh perubahan-perubahan yang mendasar dari sifat-sifat yang telah

permanen. Sutu contoh perubahan yang mendasar ini adalahbahwa pelayanan informasi

melepaskan tugas sebagai pemrosesan dan ia diberi tugas khusus untuk mengontrol jaringan.

Pada bagian dibawah ini, kita akan membahas dua strategi tersebut.

1. PUSAT INFORMASI

Information center (pusat informasi) adalah area dalam perusahaan yang berisi sumber-

sumber komputerisasi yang perlu dikembangkan oleh pemakai dan dengan aplikasinya

sendiri. Sumber-sumber tersebut meliputi hardware, seperti terminal, mikros, printer,

letter-quality, plotter, dan juga meliputi software, seperti paket spreadsheet elektronik,

DBMS, 4GL, dan paket grafik. Disitu terdapat pula spesialis informasi, yang ditugaskan

untuk membantu pemakai dalam mengembangkan atau membuat sistemnya. Tujuan dari

hal ini adalah agar pemakai mendapatkan kepuasan dalam menggunakan komputer.

IBM Canada dianggap yang membangun pusat komputer yang pertama pada tahun1974,

dan ide tersebut secara cepat tersebar ke berbagai perusahaan-perusahaan. Beberapa

pusatnya bersifat sangat sederhana, yaitu hanya dikelola oleh satu orang. Sedangkan yang

lain memiliki lebih dari 50 spesialis yang dapat membantu para pemakai. Rata-rata ada 8

spesialis yang menjadi staff di satu pusat informasi itu.

Pusat informasi yang baru dibuka setiap tahunnya, namun berbagai pusat yang sudah tua

ditutup. Perusahaan merasa bahwa pusat-pusat tersebut memberikan kegunaan; para

pemakai bisa mengembangkan apa yang menjadi kepuasannya dan mereka dapat

memperoleh sumber-sumber mereka sendiri. Itulah yang terjadi di Quaker Oats. Pusat

informasinya dibuka pada tahun 1984, dan kurang dari tiga tahun, perusahaan tersebut

mencapai tujuannya. Lebih dari dua ribu pemakai diberi pelatihan, dan lebih dari 1200

mikros dan tiga ribu paket software telah diinstal.

Salah satu masalah yang berkaitan dengan pusat informasi ini adalah perelokasian para

spesialis. Mereka dapat diberi berbagai tugas dalam perusahaan, dengan dipekerjakan di

pelayanan informasi atau dipekerjakan di departemen pemakai. Strategi yang mungkin

dengan menugaskan mereka delam area perusahaan yang ketinggalan dalam

menggunakan komputer.

Gambar Empat kebijaksanaan komputerisasi desentralisasi

2. KONTROL JARINGAN

Seorang profesor MIT dan konsultan, John D. Donovan menggambarkan penyebaran

end-user computing dalam suatu organisasi dengan diagram tiga dimensi, yang terlihat

pada gambar diatas Aksis X menunjukkan bagaimana perusahaan mendistribusikan

peralatan komputerisasinya , dan aksis Y menunjukkan bagaimana perusahaan

mendesentralisasi proses pengembangan sistemnya.

Bila perusahaan menaikan aksis Y dari gambar tersebu, maka pemakai menjadi lebih

mampu merancang dan mengembangkan sistemnya sendiri, tidak tergantung kepada unit

pelayanan informasi sentralaksis Z juga menunjukkan bagaimana perusahaan

mendesentralisasikan pembuatan keputusan mengenai sumber-sumber informasinya –

yaitu membuat keputusan, misalnya peralatan yang bagaimana yang akan didapatkan dan

aplikasi apa yang akan dikembangkan.

Point awal dari ketiga aksis itu adalah gambaran tempat perusahaan pada waktu pertama

kali menggunakan komputer. Segala sesuatunya telah dilakukan dalam pelayanan

informasi sentral. Sebagian perusahaan telah bergerak ke point A, yang disebut sebagai

Big brother (keluarga besar). Disini, peralatan didistribusikan, namun pelayanan

informasi masih mebuat keputusan dan mengembangkan sistem. Masalah yang dihadapi

perusahaan ketika ia berada di point A adalah terjadinya momentum diman trend end-

user computing muncul. Jauh sebelumnya, permintaan akan dukungan informasi

meningkat begitu besar, dan pelayana informasi tidak bisa mengatasi permintaan ini.

Dalam situasi ini, perusahaan bisa melakukan salah satu dai tiga strategi dasar. Ia dapat

memberika keleluasaan kepada pemakai untuk menentukan aplikasi mana yang ia ingin

kembangkan, namun pelayanan informasi mengembangkannya juga. Strategi ini

menggerakan perusahaan ke point B, yang diebut Helping Hand pelayana inforamsi juga

membiarkan pemakai untuk mengembangkan sistemnya sendiri, namun pelayanan

informasi yang memutuskan sistem yang akan dikembangkan tersebut. Ini berada di point

C, yang disebut Watchdog.

Menurut Donovan, point Helping Hand dan Watchdog ini tidak memiliki tujuan jangka

panjang yang berguna. Bila penggunaan komputer meluas ke area-area lain, seperti

sistem informasi eksekutif dan expert system, maka akan lebih sulit bagi pelayanan

informasi untuk memberikan semua bantuan yang dibutuhkan oleh point Helping Hand.

Juga, mustahil bagi unit pelayanan informasi sentral untuk mengawasi segala sesuatu

yang terjadi pada point Watchdog. Oleh karena itu, tujuan terakhir dari perusahaan adalah

mencapai point D. Pada point ini, sumber-sumber komputerisasi diberikan dan

pembuatan keputusan mengenai sumber-sumber tersebut didesentralisasi. Tanggung

jawab utama pelayanan informasi adalah menghubungkan network ke sumber-sumber

tersebut. Agar pencapaian status network ini lancar, Donovan menyarankan bahwa CIO

harus memelopori meninggalkan atau melepaskan sumber-sumber komputerisasi

perusahaan dan membiarkannya agar dikontrol oleh departemen yang menggunakannya.

Tujuan CIO dan pelayanan informasi adalah terjadinya penyambungan atau hubungan

dalam network.

Jika cara diatas benar-benar dilakukan, nampaknya akan menarik. Satu pertanyan

mengenai aplikasi yang kita kemukakan sebelumnya maka tidak akan berlaku lagi bagi

end-user computing. Jika pelayanan informasi melepaskan diri dari sumber-sumber

pemrosesan, maka siapa yang akan mengembangkan dan memelihara sistem pemrosesan

data, MIS, aplikasi OA berskala perusahaan, dan expert system? Secara realistis, tujuan

seharusnya tidak berada di point D, namun pada tempat yang mendekati point D.

Pelayanan informasi mungkin dapat melepaskan diri dari porsi besar pengurusan

sumber-sumber pemrosesan.

N. Mengelola dan Mengendalikan End-User Computing

Help Desk. Kewajiban help desk antara lain :

• Memberikan bantuan 24 jam untuk membantu mengatasi masalah

• Bertindak sebagai penjelas informasi, koordinasi, dan pemberi bantuan

• Melatih para pemakai akhir tentang bagaimana menggunakan hardware atau software

tertentu, dan menyediakan pemeliharaan dan dukungan yang memadai

• Mengevaluasi produk hardware dan produk software pemakai akhir yang baru

• Membantu pengembangan aplikasi

• Mengembangkan dan mengimplementasikan berbagai standar

• Mengendalikan data perusahaan

Referensi

• Aronsky, D Haug, PJ. An Integrated Decision Support System for Diagnosing and Managing Patients with Community-Acquired Pneumonia. Proceding of AMIA Conference 2002

• Zupana, B, Porenta, A. Vidmard, G, Aoki, N. Bratko, I. Beckc, JR.Decisions at Hand: A Decision Support System on Handhelds. Proceeding of MEDINFO 2001 in V. Patel et al. (Eds)Amsterdam: IOS Press 2001

• Turban, E. 1995. Decision support and expert systems. Englewood Cliffs, NJ: Prentice-Hall, Inc.

• http://www.google.com • jbptgunadarma-gdl-course-2005-timpengajar