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Kompaktworkshop
Sich selbst organisieren!
Dr. Stephan ListRavensburg
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Wegweiser
● Ursprung● Die Grundprinzipien von GTD® ● Betrachtungsebenen● Die 5 Stufen - Übersicht● Die 5 Stufen – Details● Tipps und Tricks
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Ursprung
David Allen„Getting Things Done (GTD®)“
Wie ich die Dinge geregelt kriege
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Die Speichermetapher
Flüchtiger SpeicherVerarbeiten
Permanenter SpeicherAblegen
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Grundprinzipien
● Die Dinge aus dem Kopf bekommen● Entscheiden, ob etwas zu tun ist● Prinzip des „nächsten physischen Schritts“
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Dimensionen des Selbstmanagements
● Horizontal– Was kann ich die Viertelstunde vor der Besprechung
noch alles erledigen?– Ich muss mit meiner Frau besprechen, wohin wir in
den Urlaub fahren.
● Vertikal– Man hat mir eine neue Position angeboten. Soll ich
annehmen oder nicht?– Was ist mein Beitrag zum Leben, zum Universum und
überhaupt Allem?
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Vertikal:Flughöhen im Selbstmanagement
● > 50000 ft. Das ganze Leben● 40000 ft Visionen über 3 bis 5 Jahre● 30000 ft Ziele über 1 bis 2 Jahre● 20000 ft Verantwortungsbereiche● 10000 ft Momentane Projekte● Startbahn Gegenwärtige Handlungen
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Die 5 Stufen
(1) Erfassen (Clearing)(2) Durcharbeiten (Clarifying)(3) Organisieren (Organizing)(4) Durchsehen (Reflecting)(5) Durchführen (Engaging)
Halte die Stufen auseinander!
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Erfassen
Grundsatz: Alles aus dem Kopf!
– Lose Enden ins Erfassungssystem!
– Möglichst wenig Sammelbehälter!
– Regelmäßig leeren!
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Erfassen: Die „Urliste“
Was haben Sie im Kopf?
● Mentaler Kehraus:– Alles aufschreiben.– Immer in eine Zeile.– Die Menge machts.– Nicht weiter darüber nachdenken
(kann man später immer noch machen).
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Erfassen
Hilfsmittel:● Eingangskorb● Schreibpapier und Blöcke● Notizzettel● Elektronische Notizen● Diktiergerät● E-Mail
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Durcharbeiten
● Um was handelt es sich?● Muss/kann ich etwas tun?
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Nein!
● In den Papierkorb● In die Ablage für später● Irgendwann/Vielleicht
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Ja!
Grundfragen:● Was soll dabei herauskommen?● Was ist der nächste physische Schritt?
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Schritt dauert < 2 Minuten
Tu es jetzt sofort!
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Schritt dauert > 2 Minuten
● Muss ich es tun?● Bin ich überhaupt zuständig?
Wenn NEIN, dann
● Weiterleiten● Delegieren
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Schritt dauert > 2 Minuten
● Muss ich es tun?● Bin ich zuständig?
Wenn JA, dann
● Einplanen● Auf Termin legen● Wenn es passt● E-Mail an sich selbst
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Organisieren: Kategorien
● Ergebnisse– Projekte– Ziele– Visionen– Warten auf Andere
● Handlungen– Terminiert– Kontext– Warten auf Andere
● Ausbrüten– Irgendwann/Vielleicht– Einplanen, auf Termin
legen● Unterstützen– Pläne– Notizen– Protokolle
● Ablegen– Allgemeine, spezielle
Informationen
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Organisieren: Hilfsmittel
● Listen● Projektlisten● Kalender● Terminkartei (43 folders)● Ablagen● Checklisten● Mind-Maps● Software
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Durchsicht: Auf der Startbahn
● Mehrmals täglich.● Kalender: Immer, wenn man wissen muss, was
gerade anliegt.● Listen: Immer, wenn man auswählen kann, was
man tun möchte.● Was sagt die Kehraus-Liste?
Tagesgeschäft
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Projekte
Alles was ● > 2 Minuten braucht● aus mehr als 1 Schritt besteht● Innerhalb eines Jahres erledigt sein muss.
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Natürliche Planung
(1) Zweck und Grundsätze festlegen(2) Ergebnis geistig vorwegnehmen(3) Brainstorming(4) Organisieren(5) Nächste Schritte bestimmen
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Durchsehen
● Täglich● Wöchentlich● Gelegentlich bei Bedarf
Alles aus dem Kopf!
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Durchsehen
Grundsätze:● Von oben nach unten● Immer nur EIN Schriftstück● Niemals wieder in den Eingang zurücklegen
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Durchsicht: Flughöhe 10000 ft
Projekte = Ergebnisse, die mehr als einen Schritt benötigen und innerhalb eines Jahres erledigt sein müssen.
● Wöchentliche Durchsicht.● Immer, wenn man das Gefühl hat, die Liste ist
nicht mehr aktuell.
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Durchführen
(1) Kontext(2) Verfügbare Zeit(3) Verfügbare Energie(4) Priorität
In dieser Reihenfolge!
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Das Buch zum Workshop
David Allen:
Wie die Dinge geregelt kriege.
München: Piper, 2005
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Kontakt
Dr. Stephan ListTraining • Beratung • KonzepteRabenweg 13D- 88213 Ravensburg
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