Dr.経費精算マニュアル 事業所設定
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事業所設定
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【管理者】事業所設定事業所設定では、会社共通の設定を⾏います。設定の照会・編集は管理者権限を持つ従業員のみです。※PC版のみ設定変更が可能となっております。
PC
Web版ログイン後事業所の設定をクリック
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【管理者】事業所設定〜従業員管理〜従業員管理では、新規従業員の招待及び各従業員の銀⾏⼝座情報、定期区間及び権限設定の照会、変更が可能となっております。
⽒名 従業員の⽒名。部署 従業員が所属する部署名。
※部署設定は「部署管理」にて⾏います。管理者 ONの従業員は事業所設定を照会、変更できます。承認者 ONの従業員はワークフローにおいて承認を⾏うことが可能となります。⽀払⼝座 経費の振込先⼝座の設定ステータス。（設定済or未設定）定期区間 通勤定期の区間
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【管理者】事業所設定〜従業員管理(個別登録)〜従業員管理では、新規従業員の招待及び⽒名、部署、役職の照会及び変更が⾏えます。あわせて権限付与を⾏えます。
PC
①『従業員を追加する』をクリック
②必要項⽬を⼊⼒し、『送信』をクリック
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【管理者】事業所設定〜従業員管理(⼀括登録)〜従業員管理では、新規従業員の招待及び⽒名、部署、役職の照会及び変更が⾏えます。あわせて権限付与を⾏えます。
PC
インポートに成功すると、従業員毎にパスワードを⾃動設定したファイルが出⼒されます。
①『xlsx形式でインポート』をクリック
②ファイル選択後『インポート』をクリック
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【管理者】事業所設定〜従業員管理（編集ロック）〜従業員情報の⼝座設定のロック設定を⾏うことができます。
PC
①設定を有効化
②クリックしてロック
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【管理者】事業所設定〜従業員管理（編集ロック）〜PC
①設定を有効化
②クリックしてロック
従業員情報の定期区間のロック設定を⾏うことができます。
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PC
【管理者】事業所設定〜部署管理：登録〜
部署名 部署の名前を⼊⼒する。親部署 所属している部署に上位の部署が存在する場合は、その部署名を選択する。承認部署 部署⾃体を承認者にする場合にONにする。
使⽤例：経理部に所属している従業員は全員承認者にしたい場合に、経理部の勝因部署をONにする。従業員 所属している従業員数が表⽰される。
部署管理では、従業員が所属する部署を定義することができます。定義した部署はワークフロー上の承認者に設定できるほか、ワークフローを従業員に割り当てる際に、同⼀部署の従業員を⼀律設定できるようになります。
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PC
【管理者】事業所設定〜部署管理：登録〜部署管理では、従業員が所属する部署を定義することができます。定義した部署はワークフロー上の承認者に設定できるほか、ワークフローを従業員に割り当てる際に、同⼀部署の従業員を⼀律設定できるようになります。
①『部署を追加する』をクリック
②必要情報を⼊⼒し、『保存』をクリック※承認を⾏う部署の場合は、チェックボック
スをONする。
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【管理者】事業所設定〜部署管理：削除〜
①削除したい部署にチェックをONする
②『部署を削除する』をクリック
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【管理者】事業所設定〜部署管理：負担部⾨〜
①費⽤負担部署をON
②経費登録ページに⽀払い部署の項⽬が表⽰される
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【管理者】事業所設定〜参加者管理〜
①CSV形式でインポート
②ファイルを選択して『インポート』をクリック
参加者管理では、会議費などに使⽤される参加者⼀覧への登録を⼀括にて⾏うことができます。※こちらで⼀括登録すると全従業員に共有されます。
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【管理者】事業所設定〜申請フロー設定(1/3)〜申請フローとは、申請→承認のフローのことです。申請フローを活⽤することで、社内の内部統制が強化されます。
申請フロー設定の⼿順は以下の通りです。①「ワークフロー設定」画⾯でワークフローの定義②「従業員管理」画⾯で従業員毎に①で定義したワークフローを付与
経費申請
申請者 経理担当者 部⻑承認
差し戻し差し戻し
・・・
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【管理者】事業所設定〜申請フォーム〜PC
①利⽤したい申請名の利⽤するチェックボックスをONにする
②利⽤するを選択された申請が表⽰される
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【管理者】事業所設定〜申請フォーム〜PC
①『追加する』をクリックする
編集時にクリック
削除時にクリック
②⼊⼒項⽬を追加するをクリック
③必要な項⽬を作成し、追加をクリック
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【管理者】事業所設定〜申請フロー〜PC
申請フローを作成することによって、⾦額や経費科⽬などの条件に応じた申請/承認を⾏うことができるようになり、社内の内部統制が強化されます。
①『申請フローを作成する』をクリック
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【管理者】事業所設定〜申請フロー〜「申請フロー設定」画⾯では、勘定の種類や⾦額に応じたワークフローの起動条件及び、承認者を定義できます。
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フロー名 ワークフローを区別するためのフロー名を定義します。
条件ワークフローが起動する条件を定義します。経費科⽬の種類や⾦額に応じた条件式を定義可能です。また、条件式同⼠をAND⼜はOR条件でつなげられます。例：交際費 > 50000 or 消耗品費 > 10000
優先順位 従業員が⼊⼒した経費データが複数のワークフローの条件を満たした場合に、優先順位に設定した数値が最も⼩さいものが採⽤されます。
第○承認 ボックスの中にデフォルトで提案する承認者を設定します。承認者は複数⼈設定可能です。全員/誰か⼀⼈ 「全員」の場合はボックスに設定された承認者全員の承認が必要です。「誰か⼀⼈」の場合はボック
ス内に設定された承認者のうち⼀⼈の承認が必要です。編集不可 チェックボックスをONにすると、定義された承認者を経費申請時に変更できなくなります。
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【管理者】事業所設定〜申請フロー〜PC
①承認タイプを選択します。
②承認者を3つのカテゴリから選択します。
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【管理者】事業所設定〜申請フロー設定〜「ワークフロー設定」で定義されたワークフローを従業員毎に付与します。1従業員につき複数のワークフローを設定可能です。複数のワークフローの起動条件を満たした場合には、ワークフローの「優先順位」の数値が⼩さいものが採⽤されます。
PC
承認フロー 現在設定されている承認フロー名が表⽰されます。
全員の承認フローを設定するクリックすれば、全従業員の承認フローを⼀度に設定可能です。※従業員ごとに使⽤する承認フローを分ける場合は、⽒名の左にあるチェックボックスで複数⼈の承認フローを同時に変える事が可能です。
部署を選択する クリックすると、定義されている部署⼀覧が表⽰します。部署をクリックすると、その部署に所属する従業員のチェックボックスがONになります。
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【管理者】事業所設定〜申請フロー〜PC
①適⽤したい従業員を選択します。
②適⽤したい申請名を選択します。
③適⽤したい承認フローを選択します。
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【管理者】事業所設定〜プロジェクト管理〜プロジェクト毎の経費管理を⾏う必要がある場合に、当機能を使⽤します。当機能により、経費データにプロジェクトIDを付与することができます。
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①設定を有効化します
②必要項⽬を⼊⼒し、作成をクリック
③削除したい場合にクリック
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【管理者】事業所設定〜外貨管理〜外貨で経費データを登録する際に使⽤される通貨レートの設定を⾏います。レートには適⽤期間を持たせることができ、その適⽤期間に応じて使⽤されるレートを登録できます。
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基準通貨 外貨で経費を登録した際に換算される通貨の種類。通常は円を設定します。通貨を追加 新たに使⽤する外貨を登録できます。レート設定を追加 登録済みの通貨にレートを追加できます。通貨 新たに追加する通貨を設定します。為替レート レートを設定します。
例：1ユーロ110円の場合、「110」を設定。端数の取り扱い 外貨を円換算したときの端数の取扱い。切り上げ、切り捨て、四捨五⼊から選択。適⽤期間 レートが使⽤される期間を設定します。
①通貨を追加をクリック
②必要情報を⼊⼒し、登録をクリック
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【管理者】事業所設定〜会計データ出⼒形式(1/4)〜レポート出⼒形式では以下の設定を⾏います。1. 集計設定・・・会計仕訳ファイルのデータの粒度を設定します。2. 摘要欄フォーマット・・・会計仕訳ファイルの摘要欄に出⼒する内容を設定します。3. レポート出⼒形式・・・出⼒する会計ソフトの形式を設定します。
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【管理者】事業所設定〜会計データ出⼒形式(2/4)〜集計設定会計仕訳ファイルは、デフォルトでは1経費データにつき1仕訳データが作成されます。しかし、会社によっては同⼀勘定の明細は1明細にまとめて仕訳作成することもあります。そこで、Dr.経費精算では経費データの集計粒度を設定する事ができます。例：勘定科⽬を集計項⽬に設定した場合、以下の仕訳が作成される。
経費太郎 会議費 1000円経費太郎 会議費 2000円経費太郎 交際費 6000円経費太郎 交際費 3000円
PC
⇒仕訳ファイル会議費 3000円 /未払⾦3000円交際費 9000円 /未払⾦9000円
集計したい項⽬を選択
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【管理者】事業所設定〜会計データ出⼒形式(3/4)〜摘要欄フォーマット会計仕訳ファイルの摘要欄に出⼒する内容を設定します。特殊フォーマットを使⽤すると、経費データにより異なる値を出⼒可能です。例：申請者名が「経費太郎」、摘要欄フォーマットに「⽴替経費_{username}」と設定した場合、摘要欄には「⽴替経費_経費太郎」と出⼒します。
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利⽤したい特殊フォーマットを⼊⼒
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【管理者】事業所設定〜会計データ出⼒形式(4/4)〜会計データ出⼒形式仕訳データを出⼒する際の、会計ソフトの種類を選択します。選択された会計ソフトのフォーマットに合わせて仕訳ファイルが出⼒されます。※鉛筆マークをクリックすれば、科⽬コードや科⽬名等を変更可能です。
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【管理者】事業所設定〜経費科⽬設定(1/3)〜交通費デフォルト⼊⼒メニュー：「交通費⼊⼒」を使⽤して経費登録する際に初期提案される勘定科⽬を
設定します。通常は「旅費交通費」を使⽤します。
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【管理者】事業所設定〜経費科⽬設定(2/3)〜経費科⽬設定では以下の設定を⾏います。勘定科⽬設定・・・勘定科⽬マスタの設定をします。
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【管理者】事業所設定〜経費科⽬設定(3/3)〜経費科⽬設定経費科⽬マスタの設定を⾏うことができます。
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経費科⽬名称 経費登録時に「勘定科⽬」の欄に表⽰する経費の種類。登録者は経費科⽬名称から経費の種類を選択する。
勘定科⽬経費科⽬に紐づく勘定科⽬。会計仕訳データ上で使⽤される。会計ソフト上の勘定科⽬と、当勘定科⽬を紐づけることで仕訳データが作成される。※会計ソフト上の勘定科⽬との紐付けは「レポート出⼒形式」より⾏います。
補助科⽬ 経費科⽬に紐づく補助科⽬。会計仕訳データ上で使⽤される。領収書添付 必須に設定すると、領収書が添付されていない経費データに警告表⽰される。同⾏者⼊⼒ 必須に設定すると、同⾏者を⼊⼒できるようになる。通常「会議費」と「交際費」に設定します。並び順 経費登録時、勘定科⽬のプルダウンには番号が若い順番に表⽰される。利⽤する 経費登録時、「する」が設定された経費科⽬のみ、使⽤可能となる。
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【管理者】事業所設定〜経費科⽬設定(補⾜)〜経費科⽬と勘定科⽬Dr.経費精算上の科⽬は「経費科⽬」「Dr.経費精算上の勘定科⽬」「会計ソフト上の勘定科⽬」の3種類に分かれます。経費科⽬とDr.経費精算上の勘定科⽬との紐付けは「経費科⽬設定」上で、Dr.経費精算上の勘定科⽬と会計ソフト上の勘定科⽬との紐付けは「会計データ出⼒形式」上で⾏います。
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【管理者】事業所設定〜⾃動⼊⼒科⽬設定〜⾃動⼊⼒時に割り当てられる経費科⽬名を設定することができます。
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【管理者】事業所設定〜経費⼊⼒・申請設定〜各種帳票設定をすることができます。
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メモ欄に表⽰したい内容を⼊⼒し、設定するをクリックする
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【管理者】事業所設定〜経費⼊⼒・申請設定〜申請書名フォーマット経費申請者が経費を登録する際、申請書名を⼊⼒する必要があります。当設定で、申請書名の初期提案値を定義することができます。例： {year}年{month}⽉分_経費_{username}と設定。申請者：経費太郎 経費登録⽇時：2016年4⽉の申請書名は「2016年4⽉分_経費_経費太郎」となります。
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【管理者】事業所設定〜ICカードオプション〜ICカードオプション交通費⼊⼒時のIC乗⾞券の初期提案値を設定します。
PC
IC乗⾞券オプションをONにした場合、交通費⼊⼒時にIC乗⾞券がデフォル
トでONになります。
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【管理者】事業所設定〜締め⽇設定〜PC
