Dominas la gestin de repuestos de mantenimiento industrial?Cuando se habla de mantenimiento industrial, la imagen que nos viene a la cabeza es la de un montn de trabajadores observando una mquina con una carpeta en la mano, o con un equipo de medida, eso s, con el uniforme impoluto y perfectamente planchado. Y no olvidemos el casco recin estrenado y las gafas de seguridad.No sabes de lo que hablo? Pues escribe en Google mantenimiento industrial y selecciona la pestaa imgenes.Esta idea que se refleja en las imgenes prediseadas, donde se pretende escenificar lo que es el mantenimiento industrial, realmente se aleja bastante del da a da de un tcnico de mantenimiento.No es que se trate de imgenes falsas, sino que ese escenario suele aproximarse al de una gran multinacional, mientras que la inmensa mayora de la industria se reparte entre pequeas y medianas empresas, donde el mantenimiento es un departamento con un papel secundario.

El emprendedor que arranca un proyecto industrial debe pensar primero en cmo pagar las mquinas que compra, y para ello debe conseguir ingresos con urgencia, buscando clientes y vendiendo los productos fabricados.Es normal que se centre en los departamentos de produccin y comercial, porque sin ingresos no hay empresa.En el mejor de los casos, la maquinaria tendr una garanta del fabricante, y la empresa permanecer atenta a cualquier anomala, para reclamar y que se repare antes de agotar este perodo.Como el fabricante impone unas condiciones de mantenimiento para no perder la garanta, la empresa velar por su cumplimiento.Cuando surgen los verdaderos problemas es una vez que ha pasado ese tiempo y ya no contamos con el apoyo del fabricante. Ahora hay que pagar por todo.Las mquinas tienen un desgaste, peroya no tenemos las imposiciones del fabricante, somos un poco ms libres y nos relajamos, dejando de cumplir sus condiciones, porque pensamos que lo que pretendan era vendernos ms aceite con la excusa del mantenimiento preventivo.Navegamos apaciblemente por el ro, dejndonos llevar, sin preocuparnos en lo que vendr ms adelante, que puede ser una fuerte corriente, o una cascada que nos har naufragar (sndrome Nigara).Cuando surge la inesperada avera, debemos improvisar, llamamos al fabricante que nos indica que tardarn varios das en enviarnos las piezas de recambio.Nos quedamos blancos porque la situacin afecta a un pedido importante, y el cliente est esperando.El ro va cada vez ms rpido y omos el ruido de una cascada a lo lejos.Qu es la gestin de repuestosDentro de la gestin del mantenimiento industrial,la gestin del almacn de repuestos es un pilar importante.Una de las causas que ms influyen en las paradas de produccin es el tiempo de espera para recibir un recambio para una mquina.Desde que diagnosticamos la avera y determinamos el repuesto que necesitamos, hay que seguir varios pasos:1. Saber exactamentequ pieza de recambio necesitamos, sus caractersticas, a veces incluso su nombre si no lo conocemos o se trata de una pieza hecha a medida.2. Localizar el proveedorque dispone de existencias para el recambio. Dependiendo de las circunstancias, podremos elegir entre varios dependiendo del precio ofertado, del plazo de entrega, condiciones de garanta, etc.3. Realizar el pedido. En algunos casos se ha establecido que el trmite sea autorizado por una tercera persona. Tambin hay que tener en cuenta los pagos anticipados. Si se trata de un proveedor con el que no trabajamos habitualmente, puede pedir el pago anticipado por transferencia bancaria, lo que retrasa el pedido hasta que el pago es efectivo.4. Esperar el repuesto. Se puede aprovechar este tiempo de inactividad para realizar otras tareas en la mquina, como inspecciones visuales, limpieza, etc.5. Recepcin de la mercanca. Debe comprobarse que el repuesto recibido se corresponde con lo que se ha pedido.6. Montaje y puesta en marcha. Probablemente la mquina debe funcionar a media carga o en vaco, hasta verificar que todo es correcto y empezar a producir con normalidad.

Por qu es importante gestionar correctamente el almacn de repuestosLa gestin de repuestos no provoca ni previene las averas, pero safecta al resultado de la reparacin.Si se hace bien, sepuede disminuir enormemente el tiempo de paradade produccin.Gestionar un almacn de repuestosno solo significa tener recambios para todoy que estn bien organizados.En algunoscasos, es muy interesante tener unstock externalizado. Esto quiere decir que podemos saber que un determinado proveedor tiene suficientes existencias de un producto y puede enviarlo rpidamente, con lo que podemos prescindir de pedirlo por el momento.En el caso contrario, podemos encontrarnos con que tenemos una unidad de un artculo concreto, pero es muy difcil o lento de conseguir, por lo que en el momento de utilizarlo deberemos buscar otro con urgencia.

Gestionar los repuestos tambin implica los pasos de entrada y salida. Es decir, quedebemos optimizar las compras y las expediciones.En muchos casos se requiere gestionar tambin la trazabilidad, sobre todo en materiales o mquinas ms crticos.Latrazabilidades el registro del seguimiento de un producto desde el origen al destino. Esto quiere decir que debemos controlar dnde y cundo hemos comprado un material, y dnde y cundo lo hemos entregado o montado en una mquina.La diferencia entre una gestin correcta y una falta absoluta de ella,puede significar el xito o el fracasode un proyecto empresarial.Te puede parecer que exagero, pero imaginemos un ejemplo.Una cuchilla ha sido fabricada con un material incorrecto, que la hace ms frgil. Tienes cuchillas en el almacn de distintas marcas, proveedores, y pedidos. Durante el trabajo habitual, la cuchilla se rompe y provoca un corte a un trabajador. Debido a las secuelas, el trabajador decide reclamar una compensacin econmica. Un juzgado (o un fiscal, realmente no conozco el procedimiento exacto) puede alegar que la cuchilla podra haber sido mal montada, siendo responsable la propia empresa o el tcnico que ha realizado el montaje. La situacin puede llegar a ser muy desagradable, sobre todo si finalmente la empresa debe pagar una indemnizacin que pone en peligro su futuro. Adems, al no conocer realmente la causa se puede producir un cruce de acusaciones y culpas que no benefician a nadie. Finalmente, resulta que la cuchilla tiene un nmero de serie grabado, y siguiendo la trazabilidad se averigua el proveedor, y ste a su vez identifica al fabricante y el lote de produccin. El fabricante reconoce que ese lote tuvo un problema de calidad y su seguro paga la indemnizacin del trabajador. Adems, se retira del mercado el resto del lote para prevenir otros accidentes.La gestin de repuestos segn los tipos de mantenimiento industrialTras una avera en la que se ha complicado conseguir el repuesto, seguramente aprenderemos la leccin ynos prepararemos paraevitar que se repita esta situacin.Tener el repuesto disponible en caso de avera no es lo nico importante.En el caso de un programa demantenimiento preventivo, la gestin de repuestos cobra especial importancia, porque debemos contar con los materiales necesarios en el momento en que debamos realizar una accin preventiva.Cuando aplicamos un sistema demantenimiento predictivo, debemos conocer los plazos de entrega de cada repuesto, para adaptarlo a los ndices de desgaste. Por ejemplo, si detectamos que un rodamiento va a fallar en menos de cien horas, pero el recambio tardar un mes en llegar, deberemos tener existencias desde antes.Las ventajas e inconvenientes son comunes para los departamentos internos como para las empresas de mantenimiento externas. De hecho, la empresa subcontratada debera gestionar, o como mnimo asesorar sobre estos aspectos, porque puede darse el caso de que la empresa cliente no tenga conocimientos sobre el mantenimiento de equipos, delegando totalmente en la subcontrata.

Cmo gestionar un almacn de repuestosPara m, hay varios aspectos que son necesarios controlar acerca de los recambios. Hay muchos ms que pueden ser interesantes para la organizacin de la empresa y coordinacin con otros departamentos. Como depende mucho de cada situacin, me centrar en los que creo que son comunes en la mayora de empresas: Existencias(stock). Debemos conocer en todo momento la cantidad disponible de un artculo. En caso contrario, podemos estar pidiendo algo que ya tenamos, o encontrarnos con que nos falta un recambio cuando ms lo necesitamos. Una buena aplicacin nos permitir automatizar bastante la gestin de inventarios y existencias. Ubicaciones. Debemos saber dnde encontrar cada artculo, sobre todo si tenemos un almacn muy grande, repartido en varias sedes, o con muchas referencias distintas. En los casos de vehculos, si en ellos se guardan piezas de repuesto, deben considerarse como almacenes o ubicaciones independientes. El objetivo es localizar rpidamente un producto, sin tener que rebuscar. Previsiones. Es necesario prever cuntos productos vamos a consumir para asegurarnos de que no nos quedaremos sin existencias, y a la vez evitar acumular materiales que apenas se usan. No olvidemos que almacenar piezas de recambiocuesta dinero, tanto por tratarse de activos inmovilizados, como por el espacio que ocupan (un almacn ms grande tiene ms gastos), incluso por la gestin que requieren (imagina cuando tienes que hacer un inventario y debes contar uno a uno todos los materiales). Puedes hacer una previsin muy simple, nicamente anotando en una caja hacer pedido cuando queden menos de 10 unidades. Un software de gestin de almacnsuele permitir automatizar un aviso cuando el stock es inferior a una cantidad configurada previamente. Origen y destino. Como hemos visto antes, en algunos casos puede resultar esencial la trazabilidad. En otras ocasiones no es posible llevar un control exhaustivo (por ejemplo, no puedes anotar un nmero de serie en un tornillo), o simplemente el beneficio del control es inferior a los gastos (tanto en dinero como en tiempo u otros recursos). Yo utilizoFidesGeMdesde hace algunos aos, que automticamente guarda un historial de los movimientos de repuestos. As queda registrado cada movimiento. Si se utilizan nmeros de lote o serie, es posible relacionar el material con el pedido de compra y con la orden de trabajo donde se ha consumido. Estos datos tambin ayudan a mejorar las previsiones. Enmecatrnicala trazabilidad puede ser fundamental, porque hay componentes crticos que pueden provocar averas en cadena. Compraso entradas. Hacer un pedido no es solamente hacer una llamada o enviar un email. En algunas ocasiones requiere seguir muchos pasos, y adems suelen intervenir varios departamentos (mantenimiento, compras, contabilidad). Es importante reunir toda la documentacin importante en el mismo lugar, o al menos tener unas referencias que sirvan para encontrar toda la informacin necesaria. Es habitual que se produzcan errores. Puede ser que hablemos con un comercial y nos recomiende un producto que finalmente no sirva, o que nos reclamen un pago que ya hemos hecho, etc. Al recibir el material hay que sumarlo a las existencias. Una buena opcin es tener una zona habilitada como recepcin de mercanca, donde se coloca para ser revisado antes de almacenarlo. Si tienes los stocks separados por ubicaciones, puedes sumarlo al recibirlo, porque estarlocalizado. Si tienes un solo stock, no debes sumarlo hasta que entre realmente en el almacn. La zona de recepcin puede ser una caja, o una nave, dependiendo del volumen de los materiales. Expedicioneso salidas. Para mejorar la gestin, puede ser recomendable tratar el almacn como si fuese un departamento independiente. As, cuando retiramos un producto, se debe registrar su salida y restar del stock. Si se va a montar en una mquina, se debe documentar segn las necesidades. Posiblemente nos interese llevar la contabilidad por mquinas, por departamentos, etc. Para m es muy importante relacionar la salida de almacn con la orden de trabajo (OT). Si trabajamos con papel o aplicaciones software separadas, deberemos registrar el nmero de OT en el registro del almacn, y el nmero de albarn en la OT. Si el GMAO integra los dos mdulos se har en un solo paso. Por ejemplo, FidesGeM permite retirar el material del almacn desde el propio formulario de la OT, creando todos los registros y restando el stock.En mi caso, tengo un pequeo almacn, pero con una gran cantidad de referencias, sobre todo componentes electrnicos, que aunque ocupan poco espacio, pueden complicar la gestin. Como recepcin de mercanca utilizo una caja grande, porque raramente tengo materiales de gran tamao.La organizacin es algo engorrosa al principio, clasificando y registrandoel material en la aplicacin, pero una vez puesta en marcha, facilita y agiliza enormemente el trabajo. El tiempo invertido se recupera y rentabiliza rpidamente.Cmo se mejora la gestin de los repuestos con un GMAOSeguro que ya sabes o intuyes las ventajas que un buen software de gestin del mantenimiento aporta a la gestin de repuestos.Solo hay que imaginar cmo se gestionaba un almacn cuando no haba computadoras. Montones de papel y cuadernos de registro. A la hora de consultar, todo era muy lento y complicado.Afortunadamente, ahoratodos tenemos los equipos y conocimientos suficientespara llevar a cabo esta tarea.Es suficiente con usar alguna aplicacin que permita guardar listas y hacer bsquedas.Sin embargo, cuanto ms complejo sea el almacn que queremos gestionar, ms funciones necesitaremos. Esto quiere decir que necesitaremos aplicaciones ms caras y difciles de aprender.

Las aplicacionesGMAO(Gestin del Mantenimiento Asistida por Ordenador) administran bases de datos relacionadas. Esto quiere decir que tienes listados de proveedores, mquinas, productos, etc., y que puedes interrelacionar los datos. Adems, tienen formularios que automatizan muchos pasos, por lo que los trmites son muy giles.En los casos de pequeas empresas con poco volumen y movimiento de material, no es necesario hacer grandes inversiones de tiempo y dinero, porque una aplicacin econmica, incluso gratuita nos puede servir perfectamente.Comprar un software de mantenimiento demasiado potente puede ser un error, porque requiere ms tiempo de puesta en marcha, adems de ser manejadopor una persona especializada. Esto puede suponer un coste de implementacin y operacin muy alto para una PyME (Pequea y Mediana Empresa). Muchas empresas han invertido mucho tiempo y dinero en sistemas que no han llegado a estar finalmenteoperativos.Para las grandes empresas, con mucha carga de trabajo en el mantenimiento de mquinas,el coste inicial de una aplicacin es prcticamente irrelevante, lo importante es que se vea claramente compensado por los beneficios que aporte. Por eso muchas optan por aplicaciones hechas a medida.Te toca a tiComo ves, aunque las pautas bsicas son sencillas, la gestin del almacn de recambios puede ser un tema extenso y complejo.Si tienes que enfrentarte a esta tarea desde cero, lo ideal es que cuentes con el apoyo de alguien con experiencia, para no tener que desandar el camino porque hayas pasado por alto algn detalle.Si quieres, puedo ayudarte. Simplemente cuntame el proyecto y te har una propuesta de colaboracin. As ahorrars mucho tiempo y los disgustos que ya he sufrido yo.Tambin he hablado de FidesGeM. Es la aplicacin que desarroll y utilizo desde hace varios aos, pensada especficamente para autnomos y pequeas empresas o departamentos de mantenimiento. Si tienes curiosidad, puedesver ms detalles aqu.Deja tu comentario ms abajo. Cuntame tu experiencia en la gestin de almacenes, algn reto que hayas superado, o qu inconveniente te supuso ms dificultades.Si te ha parecido interesante, comparte este artculo en tus redes sociales. As seremos ms aprendiendo.Y si no ests suscrito, hazlo ahora para no perderte ms publicaciones de este tipo y otras cositas interesantes que no aparecen en el blog.- See more at: http://fidestec.com/blog/gestion-de-repuestos/#sthash.dFozQ4SP.dpuf

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