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CONTABILIDAD GENERALConsultoria Basica para preparacion de

Declaraciones de Impuestos Corporativos

*solo para propósitos informativos y educativos

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Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados (PCGA) Los principios de contabilidad generalmente aceptados son un conjunto de reglas y normas que sirven de guía contable para formular criterios referidos a la medición de patrimonio y a la información de los elementos patrimoniales y económicos de una entidad. Los PCGA constituyen parámetros para que la confección de los estados financieros sea sobre la base de métodos uniformes de técnica contable. Estos tienen como objetivo la uniformidad en la presentación de las informaciones en los estados financiero, sin importar la nacionalidad de quien los estuvieres leyendo e interpretando. 1 – Principio de Equidad El principio de equidad es sinónimo de imparcialidad y justicia, y tiene la condición de postulado básico. Es una guía de orientación con el sentido de lo ético y justo, para la evaluación contable de los hechos que constituyen el objeto de la contabilidad, y se refiere a que la información contable debe prepararse con equidad respecto a terceros y a la propia empresa, a efecto de que los estados financieros reflejen equitativamente los intereses de las partes y que la información que brindan sea lo mas justa posible para los usuarios interesados, sin favorecer o desfavorecer a nadie en particular. 2 – Principio de Ente El principio de ente o principio de entidad establece el supuesto de que el patrimonio de la empresa se independiza del patrimonio personal del propietario, considerado como un tercero. Se efectúa una separación entre la propiedad (accionistas o socios o propietario) y la administración (gerencia) como procedimiento indispensable de rendir cuenta por estos últimos. El ente tiene una vida propia y es sujeto de derechos y obligaciones, distinto de las personas que lo formaron. Los propietarios son acreedores de las empresas que han formado y aunque tengan varias empresas, cada una se trata como una entidad separada, por lo que el propietario es un acreedor más de la entidad, al que contablemente se le representa con la cuenta capital. 3 – Principio de Bienes Económicos. Los estados financieros se refieren siempre a bienes económicos, es decir bienes materiales e inmateriales que posean valor económico y por ende susceptibles de ser valuados en términos monetarios. Cualquier activo, como caja, mercaderías, activos fijos en poder y/o uso de la entidad y sobre el cual se ejerce derecho, sin estar acreditado necesariamente la propiedad de la misma, mientras no entre en conflicto con tercetos que también reclaman la propiedad, están sujetos a ser registrados en libros en vía de regulación, a través de un asiento de ajuste, tratamiento que se hace extensivo a las diferencias en los costos de adquisición o registro en fecha anterior. 4 – Principio de Moneda de Cuenta Los estados financieros reflejan el patrimonio mediante un recurso que se emplea para reducir todos sus componentes heterogéneos a una expresión que permita agruparlos y compararlos fácilmente. Este recurso consiste en elegir una moneda de cuenta y valorizar los elementos patrimoniales aplicando un precio a cada unidad. Generalmente se utiliza como moneda de cuenta el dinero que tiene curso legal en el país dentro del cual funciona el «ente» y en este caso el «precio» esta dado en unidades de dinero de curso legal. En aquellos casos donde la moneda utilizada no constituya un patrón estable de valor, en razón de las fluctuaciones que experimente, no se altera la validez del principio que se sustenta, por cuanto es factible la corrección mediante la aplicación de mecanismos apropiados de ajuste. 5 – Principio de Empresa en marcha Se refiere a todo organismo económico cuya existencia personal tiene plena vigencia y proyección futura. Este principio también conocido continuidad de la empresa se basa en la presunción de que la empresa continuará sus operaciones por un tiempo indefinido y no será liquidado en un futuro previsible, salvo que eUna empresa en marcha agrega valor a los recursos que usa, estableciendo su ganancia por diferencia entre el valor de venta y el costo de los recursos utilizados para generar los ingresos, mostrando en el balance general los recurso no consumidos a su costo de adquisición, y no a su valor actual de mercado.xistan situaciones como: significativas y continuas pérdidas, insolvencia, etc. Una empresa en marcha agrega valor a los recursos que usa, estableciendo su ganancia por diferencia entre el valor de venta y el costo de los recursos utilizados para generar los ingresos, mostrando en el balance general los recurso no consumidos a su costo de adquisición, y no a su valor actual de mercado. 6 – Principio de Valuación al Costo El valor de costo (adquisición o producción) constituye el criterio principal y básico de la valuación, que condiciona la formulación de los estados financieros llamados «de situacion», en correspondencia también con el concepto de «empresa en marcha», razón por la cual esta norma adquiere el carácter de principio. Este principio implica que no debe adoptarse como criterio de valuación el «valor de mercado», entendiéndose como tal el «costo de reposición o de fabricación». Sin embargo, el criterio de «valuación de costo» ligado al de «empresa en marcha», cuando esta última condición se interrumpe o desaparece, por esta empresa en liquidación, incluso fusión, el criterio aplicable será el de «valor de mercado» o «valor de probable realización», según corresponda. 7 – Principio de Ejercicio El principio de ejercicio (periodo) significa dividir la marcha de la empresa en periodos uniformes de tiempo, a efectos de medir los resultados de la gestión y establecer la situación financiera del ente y cumplir con las disposiciones legales y fiscales establecidas, particularmente para determinar el impuesto a la renta y la distribución del resultado. En esta información periódica también están interesados terceras personas, como es el caso de las entidades bancarios y potenciales inversionistas.

8 – Principio de Devengado Devengar significa reconocer y registrar en cuentas a determinada fecha eventos o transacciones contabilizables. En la aplicación del principio de devengado se registran laos ingresos y gastos en el periodo contable al que se refiere, a pesar de que el documento de soporte tuviera fecha del siguiente ejercicio o que el desembolso pueda ser hecho todo o en parte en el ejercicio siguiente. Este principio elimina la posibilidad de aplicar el criterio de lo percibido para la atribución de resultados. Este último método se halla al margen de los PCGA. 9 – Principio de Objetividad Los cambios en los activos, pasivos y en la expresión contable del patrimonio neto, deben reconocerse formalmente en los registros contables, tan pronto como sea posible medirlos objetivamente y expresar esa medida en moneda de cuenta. La objetividad en términos contables es una evidencia que respalda el registro de la variación patrimonial. 10 – Realización Los resultados económicos solo deben computarse cuando sean realizados, o sea cuando la operación que los origina queda perfeccionada desde el punto de vista de la legislación o practicas comerciales aplicables y se hayan ponderado fundamental todos los riesgos inherentes a tal operación. Debe establecerse con carácter general que el concepto realizado participa en el concepto devengado. 11 – Principio de Prudencia Significa que cuando se deba elegir entre dos valores por un elemento de activo, normalmente se debe optar por el más bajo, o bien que una operación se contabilice de tal modo que la cuota del propietario sea menor. Este principio general se puede expresar también diciendo: «contabilizar todas las pérdidas cuan do se conocen y las ganancias solamente cuando se hayan realzado» 12- Principio de Uniformidad Este principio de contabilidad establece que una vez elaborado unos criterios para la aplicación de los principios contables, estos deberán mantenerse siempre que no se modifiquen las circunstancias que propiciaron dicha elección. 13 – Principio de Materialidad (Significación o Importancia Relativa) Al considerar la correcta aplicación de los principios generales y de las normas particulares debe necesariamente actuarse en sentido práctico. EL principio de significación, también denominado materialidad, esta dirigido por dos aspecto funcamentales de la contabilidad: Cuantificación o Medición del patrimonio y Exposición de partidas de los estados financieros. 14 – Principio de Exposición EL principio de exposición, también denominado revelación suficiente, implica formular los estados financieros en forma comprensible para los usuarios. Tiene relación directa con la presentación adecuada de los rubros contables que agrupan los saldos de las cuentas, para una correcta interpretación de los hechos registrados.

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La contabilidad empresarial. 1. Estados Financieros basicos y sus formulas de calculo. Balance General o Estado de Situacion / Balance Sheet Se rige por la formula siguiente: ACTIVOS O MEDIOS DE LA EMPRESA = PASIVOS QUE FINANCIAN A LA EMPRESA ACTIVOS = PASIVOS + CAPITAL ASSETS = LIABILITIES + EQUAL Pasivos / Liabities Efectivo en Caja (Cash on Hand) Cuentas por Pagar (Account Payable Trade) Efectivo en Banco (Cash in Bank) Prestamos Bancarios (Bank Loans) Inventarios (Inventory) Nominas por Pagar (Accrued Salaries & Wages) -De materiales (Materials Stock) -De mercancias (Merchandise or Commercial Stock) Capital / Equal Pagos Anticipados (Advance Payments) Capital Aportado (Capital in Paid) Cuentas por Cobrar (Account Receivable) Capital en Acciones (Common or Preferred Stocks) Activos Fijos Tangibles (Fixed Assets) Utilidades Retenidas (Retained Earning) Activos Fijos Intangibles (Intangible Assets) Prestamos de Accionistas o Propietarios (Loan to Stockholders) Prestamos a Accionistas (Loan from Stockholders) Estado de Ganancia o Perdida o Estado de Resultado / Profit & Loss or Income Statement Se rige por la formula siguiente: INGRESOS - COSTO - GASTOS = RESULTADO (GANANCIA O PERDIDA) INCOME - COST - EXPENSES = NET PROFIT OR NET LOSS Ingresos Ventas de Mercancias y Servicios / Sales & Service Revenue Ventas de Productos Terminados / Sales of Manufactured Productions Costo Inventario Inicial de Mercancias o Materiales / Initial Commmercial or Materials Stock Compras de mercancias o Materiales / Purchases (Merchandise or Materials) Inventario Final de Mercancias o Materiales / Final Commercial or Materials Stock Costo de las Mercancias Vendidas / Cost of Good Sold Costo de Materiales / Cost of Materials Costo de Labor o Mano de Obra / Cost of Labor Costo de Servicios comprados a terceros / Cost of Services or Serves Costo de los Servicios / Cost of Good Sold Gastos Contabilidad / Accounting Autos y vehiculos de trabajos / Autos, Trucks or Vehicles expenses Licencias y Permisos de trabajo / Licenses and fees Reparacion y Mantenimientos de Vehiculos / Repair and Maintenance of Vehicles Rentas de Oficinas y locales de trabajo / Office Rent or Warehouse Rent Materiales y otros gastos de Oficina / Office Expenses Gastos de comidas en horario de trabajo / Entertainment (Lunch/snack) Salarios e impuestos de salarios / Officer Salaries and Wages and Employees Salaries and Wages Sumnistros generales / General Supplies Subscripciones / Due and Subscription Parqueo y Peaje / Parking and Road Toll Telefonos y Servicios de Internet / Telephone and Internet Services Otros / Others Ganancia o Perdida del Periodo / Net Profit o Loss

2. El registro contable La cuenta de la contabilidad y sus reglas de registro ACTIVOS COSTOS Y GASTOS PASIVOS E INGRESOS ___________________________________________ __________________________________________ Debe o Debitos (Debit) | Creditos o Abonos (Credit) Debe o Debitos (Debit) | Creditos o Abonos (Credit) > por el debe | < por el haber < por el debe | > por el haber | | | | | | | | Debitar es la accion de anotar o registrar en la columna DEBE y la accion se denomina DEBITAR Acreditar es la accion de anotar o registrar en la columna HABER y la accion se denomina ACREDITAR o ABONAR El registro contable se ejecuta mediante Asientos de Diario (Journal Entries) por su orden cronologico de ejecucion. Despues el registro contable se clasifica por cada cuenta contable en un registro contable denominado Libro Mayor (General Ledger) donde se obtiene por cada cuenta el saldo (balance) De acuerdo a la naturaleza de las cuentas las Cuentas de Activo y de Costo o Gastos normalmente deben tener un saldo (balance) DEUDOR. Las cuentas de Pasivo, Capital e Ingresos deben tener un saldo ACREEDOR Ejemplo. Compras de Mercancias pagadas en parte por efectivo en banco ______Inventario de Mercancancias___________ _________Efectivo en Banco______________ (1) $2,500.00 | $10,000.00 | (1) $2,500.00 (2) 3,000.00 | 2,500.00 | Saldo $5,500.00 Deudor Saldo $7,500.00 Deudor _________Cuentas por Pagar______________ | (2) $3,000.00 | Saldo $3,000.00 (Acreedor) Con la evolucion del registro del registro contable el clasico asiento de diario que era un libro encuadernado de hojas pre-impresas y folios consecutivos se convirtio en lo que se denomina hoy el comprobante de diario

Procedimiento financiero de la cuenta de banco de negocios. 1. Depósitos y otros créditos.

- Cobros de Servicios prestados a entidades y personas en base a la facturación periódica. (Sales & ServicesRevenue)

- Transferencias de efectivo de cuentas corrientes personales que se consideran préstamos del propietario a laentidad. (Transfer from stockholders)

- Devoluciones y rebajas de servicios prestados. (Return & allowances)- Devoluciones de compras de bienes y servicios comprados y que son aceptados por los proveedores. (Item

return, purchases refund, etc.)2. Pagos y otros débitos.

- Compras de materiales directos para la producción material o el servicio prestado. (Facturas en archivo) (Cost ofMaterials or Merchandise)

- Pagos de servicios a otras empresas y entidades requeridos para el funcionamiento del negocio (Facturas enarchivo) (Cost of Services)

- Pagos de publicidad y mercadeo para el desarrollo del negocio. (Facturas en archivo) (advertising & marketing)- Rentas de vehículos y otros equipos para trabajo en el negocio. (Facturas en archivo) (equipment rental)- Gastos de combustible, seguro, reparación y mantenimiento de vehículos propios utilizados en más de un 95% en

el negocio (fuel/diesel, insurance, repair & maintenance)- Pagos por los servicios de internet del negocio. (facturas en archivo) (Wifi /Online services)- Pagos por gastos materiales de oficina (papel, tinta de impresoras, bolígrafos, sobres, etc.)- Pagos por mensajería de correo postal certificados, sellos y otros gastos de entrega (postage & deliveries)- Pagos de electricidad, agua y otros servicios publicos de oficinas rentadas para el negocio (electricity, water &

sewer, other) y si son oficinas dentro la vivienda personal, los pagos de estas facturas se aceptan en base a lospies cuadrados de la oficina entre los pies cuadrados de la vivienda total. (SQ or square feet)En este último caso si se paga el total de las facturas desde la cuenta de banco del negocio solo se considerangastos la parte correspondiente a los pies cuadrados de la oficina. (facturas en archivo)

- Pagos por servicios de almuerzos y meriendas en horario de trabajo, un promedio de $US 15 por día laborable(business days). (Facturas en archivo) (meals, lunch, snack).

- Pagos por gastos de viajes de trabajo: Alojamientos, pasajes de avion y otros medios, taxis y comidas (facturas enarchivo) (Lodging in Resorts/Inn, Air Tickets, Bus Tickets, taxis, general meals-Lunch, snacks, dinners)

- Gastos de parqueo y de peajes utilizados en viajes o vehículos de negocio (parking and road toll)- Gastos legales y gastos profesionales (diseños, consultorías, planos y otros) relacionados con el negocio. (Legal &

professional services/ Designs, Consulting, Advising, others)- Herramientas y utensilios de trabajo (tools, appliances, utensils)- Gastos de contabilidad si se utilizan servicios profesionales de esta actividad (Accounting & Tax Services)- Gastos relacionados con sistemas de alarma instalados en las oficinas del negocio (security / alarm systems)- Gastos por servicios bancarios e intereses sobre préstamos relacionados con el negocio (bank charges &

any interest)- Gastos por el servicio telefonico del negocio. Celulares puestos en funcion del negocio se incluyen (phone &

cellular expenses)- Gastos por Servicios de Computacion y suministros de medios de computacion del negocio (computer services &

supplies)- Gastos de nominas de salarios (payroll) de directivos y empleados, incluidos los impuestos de la nomina (payroll

tax) que generan formas W2 al final del año fiscal.- Pagos por trabajos a otras empresas o personas individuales que laboran por cuenta propia (self-employment) que

generan formas 1099-NEC (Not employee compensation) al final del año fiscal.- Otros gastos de negocio no especificados.

RESUMEN CONTABLE UTILIZANDO EL SISTEMA AUTOMATIZADO (EASYACCT)

La contabilidad que se registra es por el metodo EFECTIVO o CASH. Antes de comenzar el registro del mes debe comprobarse que el saldo inicial del estado de cuenta del banco y el saldo inicial contable sean iguales. Primero se registran los depositos de efectivo segun el estado de cuenta de banco del negocio y despues se registran los gastos y pagos en base al movimiento monetario de cada mes. Los asientos o comprobantes de diario que se ejecutan estaran de acuerdo al siguiente ejemplo. Al final del registro contable del mes se comprueba que el saldo final del estado de cuenta del banco y el saldo final contable sean iguales.

(A) - DEPOSITOS Y OTROS CREDITOS (JE) Debe Haber

1. 1100 - Efectivo en Banco 39,554.25 Depositos o creditos del banco 4017- Costo de Materiales 28.56 Devolucion de Home Depot-Materiales (disminucion de gasto) 6250- Cargos Bancarios 3.00 Credito del banco por gastos bancarios (disminucion de gasto) 3060- Ingresos por Servicios 9,522.69 Credito por ingresos de servicios

Total de Cuadre 39,554.25 39,554.25 El sistema muestra saldo 0.00 cuando no hay diferencias

(B) - PAGOS Y OTROS CREDITOS - CHEQUES PAGADOS (CH #)

2. 4018-Costo de labor (Ch#1050) 600.00 Costo de Labor por cheque a David Pino 4018-Costo de labor (Ch#1052) 240.00 Costo de Labor por cheque a Jonathan Acosta

4017-Costo de Materiales (Ch#1053) 3,589.00 Marcos Pino-Costo de Materiales 4018-Costo de Labor (Ch#1056) 120.00 Costo de Labor por cheque a Terran Berry Jr 4018-Costo de Labor (Ch#1057) 1,070.00 Costo de Labor por cheque a Cynthia O Ruiz 4018-Costo de Labor (Ch#1093) 360.00 Costo de Labor por cheque a Angel D Bravo Soto Cuenta de gastos (Ch#xxxx) 999.99 Cuenta de gasto que corresponda Ch # xxxx

- - Cuenta de gasto que corresponda Ch # xxxx - - Cuenta de gasto que corresponda Ch # xxxx - - Cuenta de gasto que corresponda Ch # xxxx - - Cuenta de gasto que corresponda Ch # xxxx

1100-Efectivo en Banco 16,502.85 Debito general por el total de cheques Total de Cuadre 16,502.85 16,502.85 El sistema muestra saldo 0.00 cuando no hay diferencias

Comprobar el Saldo Inicial del Estado de Cuenta $15,362.58

Este ejemplo es del modulo contable de EasyAcct. Si usted utiliza Quick Book busque las opciones similaresdel modulo contable

(C) - PAGOS Y OTROS CREDITOS - DEBITOS A LA CUENTA (WITHDRAWALS) Debe Haber 3. 6250-Combustible 63.53 Combustible-Shell/Chevron/Others 4017-Costo de Materiales 125.21 Home Depot-Costo de Materiales 4017-Costo de Materiales 150.10 Home Depot-Costo de Materiales 1470-Prestamos al Accionista 56.68 Gastos Personales/Mercados/Restaurantes/Tiendas/Otros 4017-Costo de Materiales 145.71 Fellers Inc-Costo de Materiales 4019-Costo de Servicios 40.59 Uber trips-Costo de Servicios 7600-Gastos de Telefonos 173.25 Phone-T-Moblie/Others 6250-Gastos/Cargos Bancarios 1.00 Bank Charges 6600-Gastos de Comidas (Trabajo) 11.58 Entertainment/Meals-Lunch/Snack-Working time-Lugar: Cuenta de gastos (Debito dia xx/xx) 999.99 Cuenta de gasto que corresponda (Debito dia xx/xx) - - Cuenta de gasto que corresponda (Debito dia xx/xx) - - Cuenta de gasto que corresponda (Debito dia xx/xx) - - Cuenta de gasto que corresponda (Debito dia xx/xx) - - Cuenta de gasto que corresponda (Debito dia xx/xx) 1100-Efectivo en Banco 10,987.25 Debito general por el total de debitos efectuados Total de Cuadre 10,987.25 10,987.25 El sistema muestra saldo 0.00 cuando no hay diferencias PROCEDIMIENTO CONTABLE RESUMEN POR EL METODO DE EFECTIVO O CASH Debe Haber -1- 1100-Efectivo en Banco 999.99 Por los depositos totales del estado de cuenta 3010-Ventas de Mercancias 999.99 Actividad Comercial Minorista o Mayorista (Sales Revenue) 3060-Ventas de Servicios 999.99 Actividad de Servicios (Service Revenue) 2750-Loan from Stockholders 999.99 Traslado de recursos financieros desde cuentas personales de los propietarios para desarrollo o para cubrir deficits financieros xxxx-Cuentas de costo o de gasto que procedan 999.99 Por las devoluciones de compras o servicios recibidos -2- xxxx-Cuentas de costo o de gasto Por los cheques pagados debitados en la cuenta por dia que procedan 999.99 Por los debitos efectuados por dia en la cuenta de banco 1470-Loan to Stockholders 999.99 Traslado de recursos financieros hacia cuentas personales de los propietarios a cuenta de la ganancia para pagos personales o por pagos de gastos personales en Mercados, Tiendas, Restaurantes, Farmacias, Centros Medicos y otros pagados con la cuenta de banco del negocio 1100-Efectivo en Banco 999.99 Por los debitos totales del estado de cuenta

Comprobar el Saldo Final del Estado de Cuenta $22,644.85

(D) - PROCEDIMIENTO ESPECIFICO PARA EL REGISTRO CONTABLE DE LA NOMINA DE EMPLEADOS (PAYROLL)

1. Por el importe del cheque, transferencia de banco, pago por zelle u otra app de cash out, donde se traslada el monto del salario neto del empleado de la cuenta bancaria de la compania hacia la cuenta corriente personal del empleado. DEBE HABER 2450-Nomina por Pagar 500.00 Dismunucion de la Nomina por Pagar (Accrued Wages & Salaries) Se utilizo un vendor #44 Net Salary Payment asociado a la cuenta 2450 1100-Efectivo en Banco 500.00 Disminucion de la cuenta de banco por la salida del efectivo de la cuenta de banco de la compania 2. Por el asiento de diario (Journal Entry -JE) que se prepara para registrar el gasto de salario y de los impuestos acumulandose la Nomina por Pagar y los Impuestos del salario por pagar.

DEBE HABER 7350-Salario de Directivos 609.00 Salaries Officers- Gross Salary-Empleado X- Mes 02/2021 7500-Gasto por impuesto de Social Security y Medicare 46.59 Taxes FICA Expenses-Empleado X- Mes 02/2021 Gross Salary x (6.2%+1.45%=7.65%) Mitad de SS y Medicare 7510-Gasto por impuesto estatal de desempleo 16.44 Taxes SUTA Expenses-Empleado X- Mes 02/2021 Gross Salary x 2.7% (Primer nivel del % de desempleo) 7520-Gasto por impuesto federal de desempleo 3.65 Taxes FUTA Expenses-Empleado X- Mes 02/2021 Gross Salary x 0.6% (% de desempleo federal) 2200-Impuesto Federal de Salario por Pagar 62.41 Federal Withholding Payable-Empleado X- Mes 02/2021 Impuesto federal del 10% descontado en la nomina 2210-Impuesto FICA por Pagar 93.18 FICA Tax Payable-Empleado X- Mes 02/2021 Gross Salary x (12.4% de SS + 2.9% de Med =15.3%) 2240-Impuesto de Desempleo Federal por Pagar 3.65 Federal Unemployment Payable-Empleado X- Mes 02/2021 Importe calculado en la cuenta 7520 2250-Impuesto de Desempleo Estatal por Pagar 16.44 State Unemployment Payable-Empleado X- Mes 02/2021 Importe calculado en la cuenta 7510 2450-Nomina de Empleados por Pagar 500.00 Accrued Wages & Salaries- Net Salary Payment Se utilizo el vendor #44 Net Salary Payment (Cta 2450)

CONFIGURACION BASICA DEL SISTEMA AUTOMATIZADO (EASYACCT) 1. CONFIGURACION DEL NOMENCLADOR O PLAN DE CUENTAS EN EL SISTEMA AUTOMATIZADO (EASYACCT)  

  

  

  

El path o camino es: General Ledger / Update Company Files / General Ledger Accounts

El plan de cuenta se carga a mano por primera vez cuando no hay companias activas. Si hay companias activas se puede tomar el plan de cuentas de una de las companias activas que mas se asemeje a la compania actual que se configura. Y se eliminan, modifican o agregan cuentas nuevas. Lo mas recomendable es tener un plan de cuentas master o patron y anadir cuentas a partir del patron

En cada cuenta debe haber una clasificacion A-Activo (Asset) y L-Pasivo/Capital (Liability/Equal) para las que clasifican en el Balance General o Balance Sheet. Y debe haber una clasificacion aparte para las cuentas de Ingresos (Revenue) y para las de Costo o Gasto (Expense) para las que clasifican en el Estado de Ganancia o Perdida (Profit & Loss or Income Statement). Las clasificaciones P,D,I,C solo se utilizan para cuando se configuran cuentas de contabilidad cuyos asientos de diario son repetitivos o cuando existe contabilidad de subsidiarias que se contabilizan y consolidan en una casa matriz o division.

Estas clasificaciones son opcionales y se utilizan cuando hay una configuracion de algun estado especifico donde se indica el formulario y linea donde se reflejara el saldo de la cuenta, en caso de que se utilice el sistema para ese fin

PLAN DE CUENTAS ESTANDAR O PATRON QUE SE PUEDE UTILIZAR EN LA PRACTICA 

   

  

     

2. CONFIGURACION DE LOS VENDORS O NOMENCLADOR CONTABLE DE CLIENTES Y PROVEEDORES   

  

  

 

El path o camino es: Account Payable / Update Company Files / Vendor Information

Este nomenclador se carga a mano por primera vez cuando no hay companias activas. Si hay companias activas se puede tomar el nomenclador de una de las companias activas que mas se asemeje a la compania actual que se configura. Y se eliminan, modifican o agregan vendors segun se necesitan. Lo mas recomendable es tener un nomenclador master o patron para conceptos que son comunes y anadir o eliminar a partir del patron

Es recomendable que los nombres de los vendor se escriban acorde a la nomenclatura que utiliza el banco para describir sus transacciones y poder ubicar rapido el contenido al leerlo en el estado de cuenta. Ahora cuando se trata de identificadores comunes como combustible, comidas en hoario de trabajo, licencias y permisos de las ciudades y condados, etc. se utilicen genericos para ese fin. Por ejemplo: Fuel-Shell/Chevron/Others; City/County Licenses & Permits; Entertainment-Lunch/Snacks, etc.

Es recomendable que al configurar internamente algunos vendors, se tenga en cuenta el aprovechar ciertos campos para describir informacion util como es el caso de los contratistas independientes que se necesitan tener a mano los datos para elaborar las formas 1099-NEC y por eso se pueden aprovechar campos para consignar ademas del nombre del CI, el SSN y la direccion personal.

Se teclea o busca en el nomenclador que se despliega la cuenta contable asociada al vendor