Dokumentu un uzdevumu vadības sistēma – priekšnosacījums … · Dokumentu pārvaldība...
Transcript of Dokumentu un uzdevumu vadības sistēma – priekšnosacījums … · Dokumentu pārvaldība...
Dokumentu un uzdevumu vadības sistēma – priekšnosacījums modernam un nepārtrauktam
iestādes darbam
Vita Viese
RIX Technologies komercdirektore
Tendences
80000 eID 7 mēnešos
Dokumentu skaits
70% iedzīvotāju 1x nedēļā lieto internetu
Mainās paradumi
Palielinās pieejamība
Pieaug elektroniskā informācijas apmaiņa
E-paraksta viedkartes Virtuālais e-paraksts Mobilais ID
Vairums lieto sociālos tīklus Viedtālruņi, planšetes uc. mobilās ierīces
Pieaug informācijas apjoms
Mūsdienīgs uzņēmums
Finanšu uzskaites sistēma
Mājas lapa
71% uzņēmēju uzskata, ka nepieciešamas inovācijas uzņēmuma konkurētspējas uzlabošanai
Fakti
Realitāte: iekšējo procesu sakārtotība
Aktivitātes sociālajos tīklos
ERP, CRM risinājumi
70-90% uzņēmēju nav plānojuši tuvākajā laikā investēt IT
Mīts: Mūsdienīgu uzņēmumu raksturo
Dokumentu vadības sistēma
71%
70-90%
Kā mēdz notikt dokumentu apstrāde un potenciālie riski
Papīra reģistrācija un aprite
Reģistrācija Excel failos
Dokumentu saglabāšana failu sistēmā
Saglabāšana e-pastu folderos
Vienkāršas dokumentu reģistrācijas sistēmas
Kas kavē ieviest inovācijas?
Augstākas prioritātes ir:
• Klienti,
• Partneri
• Piegādātāji
• Valsts iestādes
Laika trūkums
Pretestība pret izmaiņām
Motivācijas trūkums
Dokumentu
pārvaldība Dokumentu
reģistrācija
Dokumentu vadības sistēma Namejs
Sanāksmju
vadība Sanāksmju doku-
menti, kopdarbs
Dokumentu
aprite Uzdevumi,
to plūsmas
Notikumu
kalendārs Tikšanās plāni,
apmeklētāji
Ievadlapa Lietotāja
darba vide
Ko var palīdzēt dokumentu vadības sistēma?
Lietotāju vajadzības
Samazināt izmaksas
Nodrošināt attālinātu iestāžu kopdarbību
Būt pirmajiem tirgū, operatīvi pieņemt lēmumus
Aizsargāt un kontrolēt savu informāciju
Sakārtot sanāksmju dokumentus
Nekavēt izpildes termiņus
Risinājums ar DVS Namejs
Mainīt papīra dokumentu apriti pret elektronisku (izdrukas, pasts, aprite)
Vienā DVS strādā vairākas iestādes: sadarbība un autonoms darbs
Ar internetu strādāt no jebkuras vietas, operatīvi saskaņot jautājumus
Skaidra lēmumu pieņemšana, visas darbības atsekojamas
Ieviest sanāksmju elektronisko vadību, strādāt attālināti
Dokumentu un uzdevumu kontrole
Ieteikumi inovāciju ieviešanai
DVS nav burvju nūjiņa, kas visu sakārtos
DVS ir rīks, ar kura palīdzību realizē izmaiņas
Nepieciešama visu darbinieku iesaiste
Apmācība, apmācība, apmācība
Darbinieki ir dažādi un nepieciešama dažāda pieeja
Video
Ķekavas novada domes piemērs, kā iestāde sakārtojusi savu darba vidi